Cụ thể, Kim An là nền tảng công nghệ financial platform chuyên kết nối các sản phẩm của Ngân hàng và Công ty Tài chính đến các Hộ kinh doanh và Doanh nghiệp vi mô MSME – Micro, small and
Khái quát về công ty
a) Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư Kim An được thành lập từ tháng 05 năm 2013, hoạt động theo mô hình công ty Công nghệ Tài chính (Fintech company) Cụ thể, Kim An là nền tảng công nghệ (financial platform) chuyên kết nối các sản phẩm của Ngân hàng và Công ty Tài chính đến các Hộ kinh doanh và Doanh nghiệp vi mô (MSME – Micro, small and medium enterprises)
Trong quá trình thành lập và phát triển cho tới nay, công ty đã có những thành tựu như:
• Cuối năm 2016: Kim An có 20 chi nhánh hoạt động hiệu quả tại TP.HCM và Cần Thơ
• Năm 2017 – 2018: Bắt đầu chiến lược 3 năm phủ mạng lưới toàn quốc khởi đầu với hơn 40 chi nhánh ở miền Nam
• Năm 2019 – 2020: ký kết hợp tác chiến lược > 1,000 tỉ với 4 Công ty Tài chính & Ngân hàng, hơn 60 chi nhánh bao phủ 2 miền Nam và Trung Chuyển đổi vận hành qua App Mở mảng Kinh doanh liên kết để bán các sản phẩm tài chính với hơn 2,000 sale và khoảng 1,500 thẻ mở mới/ tháng
• Năm 2021 đến nay: chiếm lĩnh 30% thị phần cho vay Hộ kinh doanh và Chủ doanh nghiệp vi mô tại Việt Nam với xấp xỉ 1 triệu khách hàng Mạng lưới phục vụ trên toàn quốc
Hình 1.1 Logo của Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư Kim An
Công ty được thành lập vào năm 2013, giấy phép kinh doanh số: 0314660705
Tên công ty: Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư Kim An (Kim An Consultant Investment Joint
5 Địa chỉ: 92G – 92H Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí
Minh, Việt Nam Đại diện pháp lý: Bà Phan Phương Thảo
Web site: https://kimangroup.com/
Số điện thoại: 0911383538 b) Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi công ty:
“Kim An định hướng trở thành Doanh Nghiệp Fintech dẫn đầu áp dụng nền tảng công nghệ trong phân khúc dịch vụ/sản phẩm tài chính phục vụ cho Hộ kinh doanh cá thể và Doanh nghiệp vi mô (MSME – Micro, small and medium enterprises) tại Việt Nam” (Hiệp hội thương mại điện tử Việt Nam, 03/2021)
“Bằng việc tư vấn và hỗ trợ những cá nhân không được tiếp cận tài chính có thể vay được, chúng ta sẽ tạo ra một thị trường thuận tiện hơn, an toàn hơn, và công bằng hơn với tất cả mọi người”
• Giá trị cốt lõi: o Đạo đức nghề nghiệp: đạo đức nghề nghiệp quan trọng hơn kết quả kinh doanh o Phát triển tài chính khách hàng: chỉ cho vay khi khoản vay cải thiện được tình hình tài chính của khách hàng o Lãnh đạo nhúng tay trực tiếp: trưởng phòng ban HO (Head Office) dùng ít nhất 7 ngày/tháng tại chi nhánh hoặc khối Kinh doanh o Đội ngũ cầu tiếng và khát khao: ưu tiên đào tạo và thăng tiến nội bộ nhanh chóng theo năng lực o Sáng tạo giải pháp: không than vãn mà không đưa ra giải pháp o Tổ chức trách nhiệm và phi chính trị: chủ động khích lệ, đào tạo hoặc cảnh cáo kỷ luật để xây dựng đội ngũ nhân sự giỏi c) Lĩnh vực hoạt động
Fintech là viết tắt của từ Financial Technology (công nghệ tài chính), được sử dụng chung cho tất cả các công ty sử dụng internet, điện thoại di động, công nghệ điện toán đám mây và các phần mềm mã nguồn mở nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của hoạt động ngân hàng và đầu tư Fintech đã và đang thu hút được sự chú ý của nhiều chuyên gia công nghệ,
6 tài chính và giới đầu tư trên thế giới Tổng lượng đầu tư vào công nghệ tài chính trong nửa đầu năm 2018 đã đạt mức 31,7 tỷ USD với khoảng 450 thương vụ đầu tư được thực hiện thành công, tăng gần gấp 3 lần về giá trị so với cùng kỳ năm 2017 (KPMG) Không nằm ngoài guồng quay phát triển của Fintech toàn cầu, Việt Nam những năm trở lại đây cũng chứng kiến sức phát triển mạnh mẽ, sâu rộng của lĩnh vực Fintech Đến nay, Việt Nam có
48 công ty Fintech và 48% công ty tham gia vào hoạt động thanh toán, cung cấp cho khách hàng và các nhà bán lẻ các dịch vụ thanh toán trực tuyến hoặc các giải pháp thanh toán kỹ thuật số (2C2P, VTPay, OnePay, VTCPay, BankPlus,VinaPay, VNPay, Senpay, NganLuong, ZingPay, BaoKim, 123Pay…) (Viện ISB)
Kim An là một công ty startup trong lĩnh vực công nghệ tài chính (Financial Technology) và là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong hỗ trợ vay vốn kinh doanh, chuyên kết nối các tổ chức tín dụng đến các khách hàng cá nhân, các doanh nghiệp siêu nhỏ, vừa và nhỏ (MSME) Với hệ thống cơ sở dữ liệu hơn 1 triệu hộ kinh doanh và doanh nghiệp vi mô, Kim An đã góp phần thúc đẩy tài chính toàn diện thông qua hợp tác sâu rộng với các đối tác Ngân hàng và Công ty Tài chính trong lĩnh vực phân phối sản phẩm, cung cấp chấm điểm tín dụng và tích hợp công nghệ tài chính Kim An hợp tác với các Ngân hàng và Công ty Tài chính như: VPBank, FE Credit, Mirae Asset để kết nối, cung cấp các sản phẩm vay vốn như: Vay kinh doanh ngắn hạn (hạn mức tối đa lên đến
100 triệu đồng), Vay kinh doanh trung hạn (hạn mức tối đa lên đến 300 triệu đồng) và Vay kinh doanh online (hạn mức tối đa lên đến 100 triệu đồng) Mục tiêu của doanh nghiệp là trở thành một cánh tay fintech đắc lực hỗ trợ các Tổ chức tín dụng khác triển khai nhiều loại hình sản phẩm, dịch vụ tài chính hướng đến các đối tượng khách hàng mục tiêu là: chủ hộ kinh doanh cá nhân, phụ nữ, chủ doanh nghiệp vi mô ở vùng sâu, vùng xa, nông thôn và các khu vực có nền kinh tế khó khăn Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng định hướng trở thành đơn vị công nghệ hỗ trợ các doanh nghiệp vi mô chuyển đổi số để gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng tiếp cận vốn từ các tổ chức tín dụng d) Các sản phẩm của công ty
Kim An group cung cấp các sản phẩm vay vốn kinh doanh như: sản phẩm ngày, sản phẩm kỳ và sản phẩm ứng vốn thông qua việc liên kết với các tổ chức tài chính khác như:
Hình 1.2: Các đối tác của Kim An Sản phẩm ngày: Khách hàng tự kinh doanh có thu nhập theo ngày, để có khả năng đóng tiền cho thu nợ hàng ngày (trừ ngày chủ nhật) Đối tác giải ngân:
• B1 Sản phẩm ngày E (FE giải ngân)
• B3 Sản phẩm ngày M (Mira giải ngân)
• Mira giải ngân: 11,5tr – 97.7tr
• FE giải ngân: 11.5tr - 69tr
- Có sạp/ kiốt KD trong và ngoài chợ, khu vực KD tập trung
- Hạn mức vay từ 10-100tr
- Thu tiền tại địa điểm kinh doanh hàng ngày
Sản phẩm kỳ: Khách hàng tự kinh doanh có thu nhập phù hợp với điều kiện đóng tiền của Kim An (15 ngày đóng 1 lần) Đối tác giải ngân:
• A1 Sản phẩm kỳ E (FE giải ngân)
• A3 Sản phẩm kỳ M (Mira giải ngân)
• Mira giải ngân:10tr – 70tr
• FE giải ngân: 10tr - 70tr
- Thời gian vay: 6+1 kỳ cho
- Khoản vay < 35tr; 8+1 kỳ cho khoản vay từ 35tr - 100tr
- Có sạp/ kiốt kinh doanh trong và ngoài chợ, khu vực kinh doanh tập trung
- Hạn mức vay từ 10-100tr
- Khách hàng chuyển khoản đóng tiền
Sản phẩm ứng vốn chủ kinh doanh: dành cho những khách hàng có nhu cầu ứng vốn, dùng tiền vào mục đích thanh toán tiền hàng, tiền nhà, mặt bằng kinh doanh hoạc các chi phí kinh doanh khác Gói sản phẩm này có ưu đãi miễn phí sử dụng lên đến 30 ngày nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn sẽ hoàn toàn được miễn lãi suất Có thể tăng hạn mức lên gấp đôi sau 6 tháng sử dụng
• Đối tượng khách hàng: chủ kinh doanh theo từng mặt đường lớn được giao (không giải ngân cho các chủ kinh doanh trong khu vực hẻm, đường nhỏ, ngoài khu vực hoạt động của công ty), phải có tình hình kinh doanh ổn định trên 6 tháng, sử dụng được điện thoại thông minh, ứng dụng zalo và không kinh doanh các lĩnh vực, ngành nghề mà Kim An hạn chế
Cơ cấu tổ chức nhân sự công ty
a) Tổ chức nhân sự của công ty
Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức tinh gọn với 03 khối chính:
• Khối Kinh Doanh bao gồm 5 Giám Đốc Khu Vực và hơn 60 chi nhánh trên toàn quốc
• Khối Vận Hành Tập Trung bao gồm bộ phận Phát Triển Sản Phẩm, Khai Thác Thông Tin, Chất Lượng Dịch Vụ Khách Hàng, Quan Hệ Đối Tác, Sản Phẩm Ứng Vốn, TT Quản Lý Sau Giải Ngân
• Khối Hỗ Trợ bao gồm bộ phận Kế Toán, Nhân Sự và IT
• CEO office do Tổng Giám đốc (CEO) quản lý gồm Bộ phận Trợ lý, Bộ phận Hậu kiểm, Bộ phận Sản phẩm
• Triết lý: Khối kinh doanh là khách hàng của Hội sở
Hình 1.5: Sơ đồ tổ chức
TT QUẢN LÝ SAU GN
TT TIỂU THƯƠNG CNTT CAO CẤP
P CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ KH
KHỐI RỦI RO NV PHÂN TÍCH
TT KINH DOANH LIÊN KẾT 3P
TT KINH DANH TRỰC TIẾP
MIỀN/VÙNG KHU VỰC CHI NHÁNH
12 b) Chức năng, nhiệm vụ chính của từng bộ phận:
• CEO: là người có quyền hành cao nhất, người đưa ra các mục tiêu chiến lược và chỉ đạo phương hướng cho các hoạt động kế tiếp Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Phòng nhân sự: đảm nhận chính sách lương thưởng, các chế độ bảo hiểm, thai sản và quyền lợi của nhân viên Hoạch định nguồn nhân lực và thu hút nhân tài trong việc lập ra các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo
• Phòng Kinh doanh: đảm nhận việc tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ Là bộ phận chủ chốt giúp đem lại lợi nhuận cho công ty, đội ngũ nhân sự đông đúc và được đào tạo chuyên sâu về các kỹ năng kinh doanh
• Bộ phận quan hệ khách hàng: xử lý các hồ sơ phát sinh nợ xấu, đàm phán giảm lãi cho khách hàng
• Bộ phận IT: hỗ trợ tạo email/user hệ thống, lập các báo cáo kinh doanh Xử lý hệ thống CRM, app thu nợ, app thẩm định Sửa các lỗi trên phần mềm máy tính, máy in
• Bộ phận Kế toán: hỗ trợ các vấn đề liên quan đến quỹ, chi phí, nhập thu tiền khách hàng chuyển khoản
• Bộ phận Khai thác thông tin: quy trình thẩm định hồ sơ khách hàng, đảm nhận các chính sách sản phẩm: FE, VP
• Bộ phận Hậu kiểm: có nhiệm vụ xử lý gian lận về con người, hỗ trợ đào tạo, giải đáp các nội dung vận hành Khi các Chi nhánh trưởng gặp vấn đề thì liên hệ hậu kiểm hỗ trợ, giải đáp thắc mắc
• Bộ phận Phát triển mạng lưới: cung cấp, sửa chữa trang thiết bị Mở mới, đóng hoặc chuyển mặt bằng các chi nhánh
13 c) Phân tích tình hình nhân sự trong công ty
Kim An có đội ngũ nhân viên lớn mạnh, có thâm niên lâu năm trong lĩnh vực tài chính trải dài khắp các khu vực cả nước Từ tháng 01/2022 đến tháng 10/2022 ước tính có khoảng 181 nhân viên nộp hồ sơ nhận việc, trong đó có khoảng 60 nhân viên chính thức và hơn 120 cộng tác viên các khu vực khắp cả nước
Phòng ban Số lượng Tỷ lệ
Hình 1.6: Bảng số lượng nhân sự tại Head Office
Khu vực Số lượng Tỷ lệ
Hình 1.7: Bảng số lượng nhân sự tại các khu vực trên cả nước
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty Kim An)
Tên Level Tầm ảnh hưởng/Quy mô nhân sự
Bao quát ít nhất 1/3 hoạt động của công ty
Từ 10 nhân sự trở lên
Có từ 3 Bộ Phận/Phòng trở lên
Nằm dưới Khối quản lý Quy mô từ 7 nhân sự trở lên
Có thể có các Phòng/ Nhóm trực thuộc Trung tâm: Front/Middle, Bộ Phận: back
Quản lý kinh doanh 1 trong các vùng tại Việt Nam: Vùng Miền Bắc/Trung/Đông và HCM/ Mekong
Nằm dưới Khối hoặc BP quản lý Quy mô từ 3 nhân sự trở lên
Có thể có các Nhóm trực thuộc hoặc không
Khu vực N – 3 Quản lý kinh doanh 1 đến 1 vài tỉnh trong vùng
Nhóm N – 4 Quy mô ảnh hưởng nhỏ
Quản lý khách hàng trong phạm vi bán được phân công
Có từ 2 Chi nhánh đặt tại địa điểm
Chi nhánh N – 4 Quản lý khách hàng trong phạm vi bán được phân công
Hình 1.8: Bảng định nghĩa các chức danh tên trong công ty
Qua các số liệu thu thập được cho thấy Kim An có đội ngũ nhân sự dồi dào, mạng lưới rộng khắp cả nước Tại trụ sở chính thì đội ngũ nhân viên sale và quan hệ đối tác có số lượng nhiều nhất Cho thấy Kim An chú trọng vào việc đưa sản phẩm tới người vay vốn và mối quan hệ giữa các đối tác khác để phát triển kinh doanh, tạo ra nguồn lợi nhuận chính Kim An luôn hướng đến việc đào tạo chuyên sâu nhân viên kinh doanh, nhằm đem lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Vị trí thực tập sinh
Phòng Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong bộ máy nhân sự của công ty Vì đây là nơi cung cấp các ứng viên tiềm năng cho các bộ phận khác, góp phần đào tạo các kiến thức kỹ năng cần thiết, chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân sự của công ty Bên cạnh đó, còn là trung gian liên kết giữa người lao động và phía công ty Chịu trách nhiệm cho các vấn đề phát sinh giữa quyền lợi của người lao động và lợi ích của công ty
15 b) Thực tập sinh Lương thưởng và Chế độ
Với vị trí thực tập sinh Lương thưởng và Chế độ tại Kim An, các chức năng và nhiệm vụ chính mà bản thân đảm nhận cụ thể như sau:
• Về Bảo hiểm xã hội: phụ trách báo tăng khi người lao động ký hợp đồng chính thức, báo giảm khi người lao động nghỉ việc, khai báo các chế độ (ốm đau, thai sản, khai báo người phụ thuộc), điều chỉnh các thông tin sai, thay đổi nơi khám chữa bệnh Khi người lao động nghỉ việc, kiểm tra quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội và làm tờ khai cùng phiếu giao nhận đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tờ rời, sau đó chốt sổ và liên hệ gửi trả người lao động
• Về Thuế: kiểm tra email hằng ngày xem có yêu cầu cấp thư các nhận thu nhập từ người lao động, xem trong file Quyết toán thuế thu nhập người yêu cầu thuộc Pháp nhân nào, có mức thu nhập trong năm 2021 là bao nhiêu, có thuế thu nhập cá nhân hay không (nếu có phải cấp kèm chứng từ thuế), sau đó mailing vào mẫu thư xác định thu nhập, trình ký và đóng dấu, cuối cùng là gửi về cho người lao động yêu cầu Đăng ký mã số thuế, khai báo giảm trừ gia cảnh
• Về hệ thống quản lý nhân sự (HRM): nhập thông tin ứng viên, thuyên chuyển nhân viên, cập nhật thông tin, theo dõi thời hạn hợp đồng và ký mới mỗi tháng Nhận thông tin nghỉ việc của nhân viên từ phòng đào tạo, cập nhật ngày nghỉ việc, chốt nghỉ việc lên hệ thống HRM, viết mail thông báo đến các phòng ban liên quan và quản lý trực tiếp yêu cầu bổ sung hồ sơ để chốt nghỉ việc
• Các công việc khác như: thiết kế thiệp chúc mừng sinh nhật, thiệp chúc mừng các ngày lễ, đảm nhận việc lưu trữ hồ sơ (quyết định thôi việc, đơn nghỉ việc, hợp đồng lao động, thư mời nhận việc, hồ sơ nhân viên) Lập bảng chấm công và xét thăng tiến, hạ bậc các Giám đốc khu vực, Chi nhánh trưởng mỗi tháng Để có thể đảm nhận vị trí Thực tập sinh Lương và Chế độ sinh viên cần có tính cẩn trọng, tỉ mỉ vì hầu hết công việc liên quan đến thông tin, quyền lợi của người lao động và lợi ích của công ty nên không thể có quá nhiều sai sót trong quy trình làm việc Bên cạnh đó, sinh viên cần thành thạo tin học văn phòng (word, excel và các hàm tính toán số liệu, power point, phần mềm thiết kế canva) cùng các ứng dụng phục vụ quá trình xử lý công việc, trao đổi thông tin giữa các phòng ban (zalo, outlook, gmail, whatsapp, ) Để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất, bản thân sinh viên cần chủ động trong công việc,
16 chủ động cập nhật các điều luật, văn bản mới nhất bảo hiểm xã hội, có tính kiên nhẫn, tận tình hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi người lao động yêu cầu c) Mục tiêu thực hiện học kỳ doanh nghiệp
Khi lựa chọn thực tập tại Kim An vị với vị trí Thực tập sinh Lương và Chế độ, em đã đặt ra một vài mục tiêu chính cho bản thân, cụ thể là:
• Hiểu biết cơ bản về các điều luật lao động, luật bảo hiểm xã hội và thuế Ứng dụng các điều luật này vào công việc giải quyết quyền lợi cho người lao động và lợi ích của công ty
• Trao dồi được các kỹ năng mềm, tích lũy được kinh nghiệm, kiến thức trong lĩnh vực HR đặc biệt là C&B
• Thành thạo các ứng dụng phần mềm phục vụ công việc (eBH, HTKK), học về các hàm excel (ifs, vlookup, index, countifs, match, sumifs, ) Đọc hiểu các công văn của cơ quan bảo hiểm xã hội ban hành
• Xây dựng tác phong làm việc có trách nhiệm, hoàn thành tốt các công việc được giao, tránh gây ra những sai sót và được doanh nghiệp đánh giá cao trong kỳ thực tập, từ đó mở rộng cơ hội tìm kiếm việc làm cho tương lai
Từ những mục tiêu trên làm cơ sở để cố gắng hoàn thiện kỳ thực tập tại Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư Kim An cũng như hoàn thành tốt báo cáo Học Kỳ Doanh Nghiệp theo yêu cầu của Trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM.
Tổng quan kết quả thực hiện “Học kỳ Doanh nghiệp”
Nội dung công việc và quy trình triển khai
Hình 2.1: Tổng quan về quy trình làm việc, triển khai công việc
Thủ tục nhân viên vào nhận việc
Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc của nhân viên
Phản hồi kết quả với nhân viên, người hướng dẫn
Thủ tục nhân viên nghỉ việc và sau nghỉ việc
Nội dung công việc của Thực tập sinh Lương và Chế độ tại Kim An xoay quanh việc giải quyết, hỗ trợ các vấn đề của nhân viên trong suốt quá trình họ vào làm việc cho đến khi kết thúc công việc tại công ty Từng giai đoạn của nhân viên sẽ có các đầu việc khác nhau, cụ thể như sao:
Thủ tục nhân viên vào nhận việc: nhập thông tin nhân viên vào hệ thống quản lý, tạo hợp đồng thử việc trên hệ thống và tạo bảng giấy cho nhân viên ký, tạo bản cam kết thuế, cam kết thực hiện công việc sau đó đem trình ký, đóng dấu Trả cho nhân viên một bản, bản còn lại lưu vào hồ sơ công ty Viết mail thông báo đến nhân viên những hồ sơ cần bổ sung như: hộ khẩu, căn cước công dân, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe,…
Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc của nhân viên
• Đối với nhân viên từ Hợp đồng cộng tác viên lên Hợp đồng đào tạo chỉ cần in hợp đồng thành hai bản và cho nhân viên ký, sau đó trình ký đóng dấu và trả về họ một bản, cập nhật trạng thái và thời hạn hợp đồng mới lên hệ thống HRM
• Đối với nhân viên từ Hợp đồng đào tạo lên Hợp đồng thử việc quy trình tương tự như từ HĐ CTV → HĐ Đào Tạo
• Đối với nhân viên từ Hợp đồng thử việc lên Hợp đồng lao động cần phải đánh giá nhân sự trước khi ký hợp đồng
Bước 1: Tải dữ liệu nhân viên từ hệ thống quản lý nhân sự về máy, lọc thông tin nhân viên có thời hạn hợp đồng kết thúc trong tháng đó
Bước 2: Nếu nhân viên làm việc tại head office thì in mẫu đánh giá nhân sự (theo pháp nhân của nhân viên) và gửi trực tiếp cho quản lý của nhân viên đó đánh giá Nếu nhân viên làm việc tại các khu vực khác thì gửi mail yêu cầu đánh giá nhân sự, đính kèm mẫu Phiếu đánh giá nhân sự (theo pháp nhân của nhân viên) cho quản lý trực tiếp của nhân viên đó và CC (carbon copy) cho cấp trên của người quản lý đó Cho thời hạn đánh giá nhân sự là hai ngày, sau hai ngày phải gửi kết quả đánh giá về Phòng nhân sự để tiến hành lập hợp đồng lao động
Bước 3: Nhận được Phiếu đánh giá nhân sự kết quả “đạt” bắt đầu tạo hợp đồng mới trên hệ thống HRM, in hợp đồng giấy cho nhân sự ký sau đó trình ký, đóng dấu Trường hợp nhân viên ở các khu vực khác thì viết mail đính kèm bản hợp đồng lao
18 động gửi cho quản lý yêu cầu cho nhân viên ký và gửi về Phòng nhân sự trước thời hạn kết thúc hợp đồng cũ, nếu không có sẽ tạm thời giam lương kỳ đó
• Đối với nhân viên hết hợp đồng lao động thì cần gửi Phiếu đánh giá tái ký trước khi ký hợp đồng lao động mới (1 năm, 3 năm, và không xác định thời hạn)
Về bảo hiểm xã hội:
• Báo tăng bảo hiểm xã hội: khi nhân viên bắt đầu ký hợp đồng lao động, kiểm tra xem tháng đó nhân viên làm trên 16 ngày thì khai báo đóng bảo hiểm xã hội tháng đó cho nhân viên trên phần mềm eBH, nếu thời hạn hợp đồng lao động chưa đủ 16 ngày thì báo tăng vào tháng kế tiếp Trước khi khai báo phải kiểm tra trên trang web https://baohiemxahoi.gov.vn/ xem nhân viên đó đã có sổ bảo hiểm xã hội chưa, nếu có thì tiếp tục khai báo thông tin, nếu chưa có phải khai báo tất cả thành viên trong sổ hộ khẩu để cấp số sổ bảo hiểm xã hội
• Đăng ký hoặc thay đổi nơi khám chữa bệnh: đối với nhân viên mới báo tăng, liên hệ với họ xem mong muốn được khám chữa bệnh ở khu vực nào Đối với trường hợp muốn thay đổi nơi khám chữa bệnh khác thì tiến hành khai báo trên eBH và nộp điện tử
• Khai báo chế độ (Thai sản, ốm đau,…):
Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ nhân viên gửi về Phòng nhân sự (giấy khám chữa bệnh, giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh)
Bước 2: Lên phần mềm eBH chọn đúng pháp nhân của nhân viên để khai báo thông tin về số hồ sơ khám bệnh, tên bệnh,ngày nghỉ bệnh, ngày sinh con, số con, tại bệnh viện nào Cuối cùng là ký điện tử và nộp hồ sơ online (có mã số hồ sơ)
Bước 3: Đợi nhận mail thông báo đã tiếp nhận hồ sơ từ cơ quan bảo hiểm xã hội sau đó in ra và gửi cùng các loại giấy tờ trên về cơ quan bảo hiểm xã hội kèm theo mã số hồ sơ đã nộp online trước đó
• Đăng ký mã số thuế: những nhân viên chưa có mã số thuế thì tiến hành khai báo thông tin trên phần mềm hỗ trợ HTKK, sau khi khai báo đủ thông tin thì mượn chữ ký số theo đúng pháp nhân của nhân viên từ bộ phận kế toán để ký điện tử và đăng ký mã số thuế cho họ
• Đăng ký người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh: đối với người cùng hộ khẩu cần phải photo hộ khẩu, người phụ thuộc là nam trên 60 tuổi và nữ trên 55 tuổi cần có giấy chứng minh nhân dân/căn cước công dân, trẻ em dưới 14 tuổi cần giấy khai sinh, trẻ em trên 14 tuổi cần giấy chứng minh nhân dân/căn cước công dân Đối tượng là “con, cháu” cần có giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân về nuôi dưỡng
Bước 1: nhập thông tin vào file BangtonghopGTGC
Bước 2: Vào phần mềm HTKK chọn mục Thuế thu nhập cá nhân → Đăng ký người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh → chọn đúng năm khai, sau đó ghi và kết xuất XML Bước 3: kết xuất vào file Ho so NPT, lưu tên file bằng mã số nhân viên của người đó và báo cáo lại người hướng dẫn Đợi kết quả từ cơ quan Thuế và Copy mã thuế thuế trở lại vào file tổng hợp
Về lập bảng chấm công, xét thăng tiến hạ bậc
• Bảng chấm công: làm chấm công tự động trên công cụ excel theo mẫu có sẵn trước đó
Tổng kết kết quả công việc so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
Mục tiêu 1: Hiểu biết cơ bản về các điều luật lao động, luật bảo hiểm xã hội và thuế Ứng dụng các điều luật này vào công việc giải quyết quyền lợi cho người lao động và lợi ích của công ty
Trước khi vào Thực tập tại Kim An bản thân vẫn chưa tìm hiểu về bảo hiểm xã hội, luật lao động vì học khác chuyên ngành Tuy nhiên sau khoảng thời gian gần 10 tuần Thực tập tại vị trí Lương và Chế độ bản thân đã có sự hiểu biết về các điều luật và quyền lợi cơ bản Phần lớn nhờ các anh chị hỗ trợ nhiệt tình, tận tình chỉ bảo và giảng giải cho mỗi khi bản thân thắc mắc Cụ thể về bảo hiểm xã hội trong điều thứ 21 Trách nhiệm của người sử dụng lao động, mỗi khi nhân viên nghỉ việc Công ty cần phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật (Lập tờ khai TK1, phiếu giao nhận số 620 để đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội chốt tờ rời quá trình đóng BHXH cho người lao động) Điều 25 Điều kiện hưởng chế độ ốm đau, phải có giấy xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền
(mỗi khi lập hồ sơ ốm đau cần nhân viên nộp giấy xác nhận khám chữa bệnh để gửi về cơ quan bảo hiểm xã hội) Điều 31 Điều kiện hưởng chế độ thai sản, người lao động cần phải đóng bảo hiểm xã hội từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con hoặc nhận nuôi con, các quy định về ngày nghỉ thai sản Các trình tự, thủ tục để hưởng chế độ,… Về luật lao động, Thời gian thử việc không quá 60 ngày đối với các công việc có
23 chức danh nghề cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao Không quá 30 ngày đối với các công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn trung cấp và không quá 6 ngày đối với các công việc khác (áp dụng làm hợp đồng thử việc có thời hạn 2 tháng cho nhân viên kinh doanh, 1 tháng cho các vị trí chính thức tại các phòng ban tại HO) Lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương chính thức (áp dụng vào tính mức lương thử việc khi làm thư mời nhận việc) Mức lương cơ sở tại các vùng, không được giữ bản chính hồ sơ giấy tờ tùy thân của nhân viên, các ngày nghỉ lễ tết theo quy định
Nhìn chung, tuy sự tiếp thu và hiểu biết về các điều luật chưa được nhiều, cận kẽ nhưng tại mục tiêu này bản thân đánh giá đạt được mức độ 90% theo sự kỳ vọng của bản thân và em tin rằng với sự trợ giúp, sẵn lòng hỗ trợ từ các anh, chị trong tương lai thì kiến thức về luật sẽ đáp ứng được yêu cầu công việc
Mục tiêu 2: Trao dồi được các kỹ năng mềm, tích lũy được kinh nghiệm, kiến thức trong lĩnh vực HR đặc biệt là C&B
Vị trí thực tập sinh Lương và Chế độ tại Phòng nhân sự cần trao đổi, giao tiếp với nhân viên cũng như các phòng ban khác rất nhiều Do đó, bản thân đã trao dồi được kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin nhanh gọn, đầy đủ, dễ hiểu và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy trình về hợp đồng, bảo hiểm xã hội Đối với kỹ năng lắng nghe, tập trung chú ý vào người hướng dẫn mỗi khi chỉ đạo công việc, hầu hết sau khi được hướng dẫn lần đầu tiên bản thân đã nắm rõ quá trình và có thể tự triển khai thực hiện công việc được giao và hoàn thành tốt Về mặt kinh nghiệm, kiến thức trong lĩnh vực HR thì bản thân đã hiểu được quá trình từ một nhân viên vào nhận việc cho đến khi kết thúc công việc tại công ty Sử dụng kiến thức đã được học trong môn ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực) để hiểu rõ và quản lý thông tin nhân viên trên hệ thống HRM của công ty Biết được các phòng ban chức năng, nhiệm vụ của họ và sự liên kết, hỗ trợ giữa các phòng ban diễn ra như thế nào Từ đó có thể phát triển các kiến thức, kỹ năng liên quan để dễ dàng trao đổi, học hỏi qua lại Với kinh nghiệm hiện tại của bản thân có thể đảm nhiệm được vị trí chính thức tại công ty chịu trách nhiệm về mảng bảo hiểm xã hội cho người lao động Đây có thể coi là một thành tựu lớn của bản thân khi sắp bước chân ra trường, bước vào môi trường chuyên nghiệp
Mục tiêu 3: Thành thạo các ứng dụng phần mềm phục vụ công việc (eBH, HTKK), học về các hàm excel (ifs, vlookup, index, countifs, match, sumifs, ) Đọc hiểu các công văn của cơ quan bảo hiểm xã hội ban hành
Bản thân đã thành thạo sử dụng các phần mềm hỗ trợ khai báo về thuế như HTKK và phần mềm về bảo hiểm xã hội như eBH, biết được các hồ sơ cần thiết cũng như quy trình cần thực hiện để giải quyết các vấn đề về chế độ bảo hiểm xã hội Ứng dụng được các hàm tính toán trên excel vào lập bảng chấm công, xét thăng tiến, hạ bật cho Chi nhánh trưởng, Giám đốc khu vực mỗi tháng bằng cách lấy data từ các báo cáo dư nợ do IT gửi mỗi ngày Việc vận dụng các hàm tính toán đa số thuộc về mảng tính Lương thưởng cho nhân viên
Do là thực tập sinh nên không được hướng dẫn về bảng lương thưởng vì chưa có kinh nghiệm và không đủ khả năng vận dụng nhiều Ở vị trí này nhiệm vụ chủ yếu chỉ xoay quanh về các cơ chế bảo hiểm xã hội, thuế và quản lý hệ thống nhân sự Tuy nhiên, so với mục tiêu ban đầu đã đề ra thì đến hiện tại kết quả đạt được nhiều hơn so với mong muốn học hỏi, trao dồi của bản thân Về việc các bảng tính Lương hay phúc lợi cho nhân viên cần phải trao dồi thêm bằng các khóa học chuyên sâu từ trường, các tổ chức đào tạo về nhân sự khác Với việc đọc hiểu và giải quyết được các công văn của cơ quan Bảo hiểm xã hội thì bản thân đã tiếp thu rất tốt, minh chứng là việc Công văn số 4887 về việc đồng bộ dữ liệu công dân lên hệ thống quốc gia em đã được người hướng dẫn giao toàn quyền phụ trách cũng như triển khai công văn tới toàn bộ nhân viên trong công ty Kết quả của việc triển khai khá thành công vì đã hoàn thành cập nhật thông tin của nhân viên theo đúng thời hạn mà cơ quan bảo hiểm xã hội ban hành
Mục tiêu 4: Xây dựng tác phong làm việc có trách nhiệm, hoàn thành tốt các công việc được giao, tránh gây ra những sai sót và được doanh nghiệp đánh giá cao trong kỳ thực tập
Với mục tiêu này em tự tin bản thân đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, có trách nhiệm trong công việc, tuy còn có sai sót nhỏ nhưng luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn, xử lý nhanh chóng các đầu việc được giao, báo cáo lại với người hướng dẫn và luôn được đánh giá tốt
Bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai công việc
Qua hơn 10 tuần đảm nhận vị trí Thực tập sinh Lương và Chế độ tại Kim An, bản thân đã rút ra được một số bài học kinh nghiệm cho bản thân và quá trình định hướng, phát triển bản thân sau này
Bởi vì Lương và các chế độ, chính sách phúc lợi là rất quan trọng đối với một công ty
Nó ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên, mức độ giữ chân nhân viên và hiệu quả công
25 việc cho nên yêu cầu nhân sự đảm nhận vị trí này phải có sự cẩn thận và chính xác cao Vì khi làm việc với các phần mềm hỗ trợ khai báo và nộp hồ sơ điện tử lên cơ quan bảo hiểm xã hội cần phải nhập thông tin chính xác, nếu không hồ sơ sẽ bị báo lỗi và không được trả kết quả, quá trình phải thực hiện lại từ đầu gây mất thời gian, hơn hết là ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động
Vì công ty có khá nhiều pháp nhân KMT, KMD, KSG (đã giải thể) và hiện tại còn hai pháp nhân chính là Kim An và TD Kim An nên việc trình ký hồ sơ, soạn thảo hợp đồng lao động và cấp thư quyết toán thuế cần xem xét cẩn thận pháp nhân của nhân viên đó để dùng cho đúng mẫu, ghi vào sổ giao nhận đúng con dấu của pháp nhân đó Nếu sai mẫu hoặc sai con dấu thì hồ sơ, văn bản và hợp đồng đó sẽ không có hiệu lực, cần phải làm lại Trong suốt 10 tuần vừa qua được thực tập tại Kim An đã mang đến cho bản thân em nhiều giá trị có thể làm hành trang trên con đường phát triển sự nghiệp sau này Được làm việc trong môi trường thực tế, chuyên nghiệp giúp em định hình được cấu trúc, cách vận hành cơ bản của một tổ chức, nhận được sự giúp đỡ tận tình và động viên cũng như giúp em định hướng được tương lai công việc sau này của các anh/chị đã tiếp thêm động lực giúp em hoàn thành tốt Học kỳ doanh nghiệp
Quá trình làm việc tại vị trí này đem lại cho em nhiều kiến thức, kinh nghiệm liên quan đến luật lao động, luật tham gia bảo hiểm xã hội, quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của công ty cũng như sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ như phần mềm eBH, HTKK, các hàm excel tính toán
Ngoài kiến thức và kinh nghiệm thì khóa học kỳ doanh nghiệp này còn đem lại cho em nhiều kỹ năng mềm như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc với con người và kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm Khi làm việc thì em đã biết cách quản lý, phân bổ thời gian sao cho đảm bảo được hiệu quả công việc, hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn
Bên cạnh việc bản thân tích lũy được nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng cần thiết cho vị trí này thì còn những khó khăn mà bản thân đã và đang cố gắng khắc phục Điển hình là việc chưa cẩn thận trong việc lập hồ sơ (chủ yếu là sử dụng mẫu hồ sơ sai pháp nhân của nhân viên), khai báo thông tin nhân viên chưa chính xác, còn thiếu sót Đây là điều quan trọng nhất bản thân cần khắc phục vì như đã nói ở trên, vị trí cho công việc này đòi hỏi người làm việc phải có tính cẩn trọng Với việc định hướng theo mảng C&B ngay
26 từ ban đầu thì bản thân cần trao dồi nhiều hơn về các điều luật, học thêm các hàm tính toán lương, thưởng cho nhân viên để phục vụ cho con đường sự nghiệp sau này.
Đề xuất và kiến nghị
Các hạn chế tồn tại trong hệ thống
Trong quá trình làm việc tại Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư Kim An, bản thân nhận thấy rằng đây là một môi trường làm việc chuyên nghiệp, các công việc được xử lý có kế hoạch, trình tự rõ ràng, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và tác phong chuyên nghiệp Mặc dù vậy, nhưng đã là một tổ chức thì chắc hẳn sẽ còn tồn tại một số vấn đề khó khăn, hạn chế trong quá trình triển khai công việc Có thể những mặt hạn chế này đem lại rủi ro không lớn cho công ty nhưng nếu chúng ta có thể đưa ra các biện pháp khắc phục, cải tiến sẽ góp phần giúp tổ chức hoạt động năng suất hơn, hiệu quả hơn
Bởi vì phạm vi công việc của bản thân phần lớn đến từ việc quản lý hệ thống quản lý nhân sự, đảm nhận việc lưu trữ hồ sơ nhân viên và các công việc liên quan đến vấn đề giải quyết chế độ về Bảo hiểm xã hội cho người lao động nên nhận thấy được còn các mặt hạn chế xoay quanh phạm vi công việc đã triển khai thực hiện trên, cụ thể như sau:
1.1 Sai sót và thiếu thông tin về hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên
Về bảo hiểm xã hội khi giải quyết chế độ thai sản cho nhân viên rất dễ bị Cơ quan bảo hiểm xã hội xuống thanh tra (bởi vì trên thực tế có nhiều doanh nghiệp, cá nhân lợi dụng, quy phạm quy định của pháp luật để hưởng trợ cấp thai sản, lạm dụng quỹ BHXH khi lập công ty chuyên ký hợp đồng với người lao động đang mang thai, nâng cao mức đóng BHXH để hưởng chế độ thai sản) Do đó, để ngăn chặn tình trạng trên, BHXH Việt Nam đã ban hành Công văn số 1019/BHXH-CSXH ngày 23/3/2012, Công văn số 2388/BHXH- CSXH ngày 27/6/2013, Công văn số 1973/BHXH-CSXH ngày 27/5/2017 chỉ đạo BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tăng cường kiểm tra, rà soát kỹ các trường hợp đề nghị giải quyết chế độ thai sản mà có thời gian đóng BHXH từ đủ 6 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con Công ty cần chuẩn bị rất nhiều hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan BHXH (giấy phép kinh doanh, hợp đồng lao động của tất cả các nhân viên đang làm việc tại công ty, hệ thống thang lương, bảng lương, cơ chế lương, bảng chấm công, giấy khai sinh, chứng sinh,…) Khi em vào làm việc thì được tiếp xúc với trường hợp như vậy và em được giao nhiệm vụ chuẩn bị các hồ sơ trên Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ thì gặp phải khó khăn do tìm không thấy hợp đồng lao động của nhân viên, hợp
27 đồng bị sai pháp nhân, sai con dấu, thiếu chữ ký nên không có hiệu lực Điều này dẫn đến việc tiến độ chuẩn bị hồ sơ thanh tra bị trì hoãn vì Kim An có đội ngũ nhân sự lớn, trải dài khắp cả nước nên việc liên hệ nhân viên gửi hợp đồng, làm lại hợp đồng hợp lệ mất rất nhiều thời gian
1.2 Thích ứng của người lao động đối với các chính sách của nhà nước
Hạn chế thứ hai mà bản thân đã nhìn thấy được trong quá trình làm việc đó chính là việc Thích ứng của người lao động đối với các chính sách của nhà nước Khi cơ quan nhà nước đưa ra chính sách mới thì bộ phận Lương và Chế độ có nhiệm vụ tìm hiểu, nắm bắt thông tin và sau đó truyền đạt cho nhân viên tại HO, nhân viên tại các khu vực khác Cho ví dụ về trường hợp gần đây thì cơ quan Bảo hiểm xã hội có ban hành công văn số 4887/BHXH-CNTT về việc cập nhật bổ sung số CCCD/mã ĐDCN của người tham gia trong CSDL Bảo hiểm xã hội Việt Nam quản lý và cài đặt, sử dụng ứng dụng VSSID (công văn này gồm 2 mẫu đính kèm Mẫu 01 là danh sách người lao động đã được đồng bộ dữ liệu lên hệ thống CSDL quốc gia cần họ ký tên xác nhận thông tin chính xác, mẫu
02 là danh sách người lao động chưa có số CCCD/ĐNCN, yêu cầu người lao động bổ sung) Phòng nhân sự đã nhanh chóng triển khai, thực hiện thu thập thông tin của nhân viên theo hai mẫu trên bằng cách tạo link google form đính kèm trong email hướng dẫn thực hiện công văn này cho nhân viên, có ghi rõ thời gian quy định để nộp hồ sơ về phòng nhân sự Tuy nhiên việc thu thập thông tin rất kém khả thi, tiến độ nhân viên xác nhận, điền thông tin vào link google form cũng như gửi hồ sơ về HO rất chậm Hầu như các nhân viên không chú ý đến thông báo này cho đến khi gửi mail cho quản lý trực tiếp của họ nhắc nhở, đề nghị giữ lương kỳ đó nếu chưa nhận được hồ sơ Và hơn hết do có nhiều khu vực khắp cả nước nên lượng hồ sơ nhân viên gửi về riêng lẻ rất nhiều, làm cho quá trình tổng hợp, theo dõi hơi khó khăn, dễ xảy ra tình trạng lạc mất hồ sơ Bên cạnh đó, mặc dù đã ghi rõ cách làm, hướng dẫn rõ nhưng vẫn còn rất nhiều nhân viên gửi thắc mắc về, quá trình giải đáp thắc mắc của nhân viên chiếm dụng rất nhiều thời gian làm việc Một số nhân viên khác thì hầu như không quan tâm đến công văn này, phải liên hệ nhắc nhở rất nhiều lần, thậm chí nhắc nhở cả quản lý trực tiếp của họ
1.3 Quy trình giải quyết và quản lý hồ sơ đầu vào, đầu ra của nhân viên tại các khu vực
Hạn chế thứ ba nằm ở quy trình giải quyết và quản lý hồ sơ đầu vào, đầu ra của nhân viên tại các khu vực Từng khâu thủ tục đầu vào, đầu ra của nhân viên điều được gửi mail thông báo yêu cầu làm các thủ tục, nộp đầy đủ hồ sơ để giải quyết việc chi lương hay chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội Tuy nhiên vì có rất nhiều chi nhánh tại các khu vực trên cả nước mà mọi thông tin điều do Phòng nhân sự quản lý nên lượng thông tin rất lớn, khó kiểm soát Và do vị trí địa lý nên việc gửi, trả hồ sơ cũng mất khá nhiều thời gian (tầm 1 tuần) nên mỗi khi nhân viên gửi thiếu hồ sơ, quên gửi thì quá trình sẽ bị gián đoạn, phải đợi khi nào đầy đủ hồ sơ mới có thể giải quyết Điều này có thể dẫn đến việc ảnh hưởng quyền lợi của người lao động và làm mất thời gian, công sức của bộ phận nhân sự Bản thân cũng đã được trải qua tình trạng về vấn đề này tại công ty, đó là trường hợp của một nhân viên đã nghỉ việc gửi yêu cầu công ty chốt tờ rời bổ sung để làm trợ cấp thất nghiệp Phòng nhân sự cũng đã hỗ trợ hết mình khi gửi phản hồi qua email chỉ dẫn cách bổ sung hồ sơ, yêu cầu gửi sổ BHXH về để PNS có thể làm tờ khai chốt tờ rời Nhưng do quá trình gửi hồ sơ vào bị thiếu và phải gửi đi gửi lại khiến thời gian nghỉ việc vượt quá 3 tháng, cộng thêm việc NLĐ thiếu hiểu biết về quá trình đóng bảo hiểm xã hội nên khi lên cơ quan BHXH phát hiện quá trình đóng của NLĐ đó từ 2 công ty trước vẫn chưa được chốt Như vậy thì NLĐ này sẽ không đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp Một số nhân viên khác thì dù đã nhắc nhở vẫn không gửi đơn nghỉ việc về HO, theo quy định của công ty chỉ khi có đơn nghỉ việc bản cứng mới được gửi trả sổ bảo hiểm xã hội Cho nên đến khi NLĐ cần thì họ mới quan tâm đến sổ BHXH của mình và gửi mail, gọi điện liên tục để thúc giục xử lý cho họ
2.1 Sai sót và thiếu thông tin về hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên
Có rất nhiều yếu tố gây nên tình trạng về việc sai sót, lạc mất và thiếu thông tin về các văn bản, hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên khiến chúng trở nên mất hiệu lực về mặt luật pháp Ở đây, để thể hiện rõ những yếu tố ấy em chọn áp dụng sơ đồ xương cá để tìm hiểu các nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến kết quả trên
Về mặt lý thuyết: sơ đồ xương cá hay còn được gọi là sơ đồ nguyên nhân và kết quả, biểu đồ Ishikawa (tên của một kỹ sư người Nhật người đã phổ biến ra biểu đồ xương cá,Kaoru Ishikawa) – đây là một trong những công cụ chính được sử dụng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ
Hình 3.1: Sơ đồ xương cá về việc sai sót, thất lạc hồ sơ, hợp đồng
Từ sơ đồ trên chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy các nguyên nhân dẫn đến việc hồ sơ, hợp đồng của nhân viên bị thất lạc, sai sót và sai thông tin
Trong yếu tố con người, bởi vì nhiệm vụ lưu hồ sơ là do Thực tập sinh phụ trách Theo hợp đồng cộng tác thì mỗi thực tập sinh chỉ làm việc trong vòng 3 tháng nên việc truyền đạt trách nhiệm từ người này sang người khác thường xuyên sẽ không đảm bảo được chất lượng Từ vị trí của em khi vào thực tập chỉ được bạn thực tập sinh trước hướng dẫn tất cả các nghiệp vụ trong vòng 4 buổi Lượng công việc và thông tin cần ghi nhớ rất nhiều nên việc để xảy ra sai sót là hoàn toàn có khả năng Còn tùy vào tính cách của Thực tập sinh đó có cẩn thận kiểm tra lại hay không mà mức độ sai sót sẽ được cải thiện Sau khi các hồ sơ được Trưởng phòng nhân sự ký thì phải đưa vào phòng trợ lý trình ký – quá trình này thường diễn ra từ 2 đến 3 ngày nên dễ dẫn đến việc quên vào nhận lại hồ sơ Trong yếu tố quy trình, do PNS phải quản lý tất cả nhân viên tại các khu vực nên lượng thông tin, hồ sơ gửi về rất lớn và công ty có nhiều pháp nhân, mỗi pháp nhân lưu vào một chỗ khác nhau nên dễ gây nên nhầm lẫn, thất lạc, lưu nhầm pháp nhân dẫn đến việc khi cần sẽ tìm không thấy
Trong yếu tố tài liệu, nhân viên theo pháp nhân nào phải dùng mẫu hợp đồng, hồ sơ theo pháp nhân đó Có nhiều trường hợp nhân viên bị thuyên chuyển từ pháp nhân này sang pháp nhân khác nhưng hồ sơ đang làm lại của pháp nhân cũ Nếu không kiểm tra lại quá
30 trình làm việc trong quá khứ sẽ dẫn đến sai sót, làm sai pháp nhân và hồ sơ đó sẽ không còn hiệu lực pháp lý
Trong yếu tố phương pháp, mỗi thực tập sinh sẽ có một cách quản lý hồ sơ, cách lưu riêng Có bạn sẽ lưu lập tức khi nhận hồ sơ, hợp đồng và có bạn sẽ chọn cách để dần khi nào nhiều mới lưu
2.2 Thích ứng của người lao động đối với các chính sách của nhà nước
Về vấn đề trên, do nhân viên ở nhiều khu vực khác nhau, trình độ và sự hiểu biết có sự khác biệt, hạn chế theo khu vực địa lý Nhiều nhân viên chưa hiểu được ứng dụng VSSID là gì và tại sao cần phải bỏ thời gian đi làm căn cước công dân trong khi họ vẫn dùng chứng minh nhân dân Đồng thời thông báo gửi đi vẫn còn nguyên văn phong của công văn do cơ quan BHXH ban hành khiến NLĐ khó hiểu sẽ nghĩ PNS cố ý gây khó khăn cho họ Nhiều nhân viên phản hồi với sự khó chịu vì trong thông báo có đề cập đến việc giữ lương kỳ 1 tháng đó nếu qua thời hạn cho phép mà không gửi hồ sơ về Một số khác phản ánh thời gian quá gấp gút không thể thu xếp về quê làm giấy căn cước công dân mặc dù trong thông báo có ghi rõ có thể dùng số định danh cá nhân thay thế tạm thời và việc xin số định danh cá nhân tốt rất ít thời gian
2.3 Quy trình giải quyết và quản lý hồ sơ đầu vào, đầu ra của nhân viên tại các khu vực
Hình 3.2: Quá trình quản lý hồ sơ đầu vào của nhân viên Sau khi phỏng vấn có kết quả thì Phòng đào tạo sẽ gửi thư mời nhận việc trực tiếp cho nhân viên ấy Trong thư bao gồm thời gian nhận việc, các hồ sơ cần chuẩn bị để nộp về PNS Theo quy định của công ty nếu nhân viên chưa nộp bản photo công chứng Hộ