kinh doanh xuất nhập khẩu chủ đề đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

Khái niệm Đàm phan Đàm phán là hành ví và quá trình, ma trong đó hai hay nhiều bên tiễn hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, đề đi đến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

ĐẠI HỌC NHA TRANG

1959

KINH DOANH XUAT NHAP KHAU

CHU DE: DAM PHAN HOP DONG XUAT NHAP KHAU

LỚP: 63.TCNH - I GV: NGUYÊN THỊ QUỲNH TRANG

Khánh Hòa, năm 2023

SINH VIÊN THỰC HIỆN: NHÓM 2

Nguyễn Đức Minh - 61133003 - 61Marktl

Vũ Yên Khánh Linh- 61132340 - 61-Marktl

Trịnh Thị Bích Duyên - 61136492 -6IMarktl

Lê Tuần Khôi - 61130454 - 61Marktl

Võ Phúc Bảo - 61133398 - 61Marktl

Nguyễn Thị Ngọc Tú -62132517 - 62Markt3

Lê Thị Thanh Tuyền-63131640- 63.TCNH-2

Hồ Thị Khánh Ly 63134557 63.TCNH-2

Hoàng Thị Ngọc Hà - 61131728 - 61.MARKT2

10 Trần Ngọc Ý Nhi - 60136425 - 60.MARKTI

11 Trần Ngọc Tâm- 61131018 - 61.Markt-2

12 Nguyễn Thị Thanh Thân - 62131872 -62Marktl

13 Nguyễn Thu Huyễn - 63130543 - 63TCNH-2

14 Trương Hồ Quang Huy - 63130530 - 63.TCNH-3

15 Văn Thị Thu Nguyệt - 63134878 - 63.TCNH - 2

I Khái niệm Đàm phan

Đàm phán là hành ví và quá trình, ma trong đó hai hay nhiều bên tiễn hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, đề đi đến một thỏa thuận thống nhất

Đàm phán ngoại thương là một quá trình mà đối thoại giữa người mua và người bán nhăm đạt được những thỏa thuận, nhất trí về những nội dung của hợp đồng, để sau quá trình đàm phán, người mua và người bán có thê đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương

Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hành vi và quá trình, mà trong đó các bên, có nền văn hóa khác nhau, tiến hành trao đồi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng đề đi đến một thỏa thuận thông nhất

IL Nguyên tắc cơ bản trong dam phan

1 Quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên nhằm đi đến ý kiến thống nhất Dam phan 1a qua trình điều chỉnh nhu cầu của các bên Đảm phán không đơn thuân là quá trình theo đuôi nhu câu, lợi ích của riêng một bén mà là quá trình các

bên, thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu lợi ích của mình, xích lại gần nhau và cuỗi cùng đạt tới một thỏa thuận thống nhất Có thê hiểu, đàm phán là quá trình đề ra yêu cầu, chịu nhượng bộ và cudi cùng đạt tới nhất trí Đàm phán có thành công hay không phụ thuộc chủ yếu vào việc nhận thức của các bên về xung dột lợi ích, vào khả năng và thiện chí nhượng bộ và vào trình độ đàm phán của các bên tham gia

2 Sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột”

Một hợp tác của đàm phán thê hiện ở việc thông qua đàm phán các bên tiến tới một thỏa thuận chung Mặt xung đột thê hiện ở việc trong quá trình thương lượng các bên đều luôn cố găng giành được hay đạt được lợi ích tối đa cho mình Hợp tác và xung đột là hai mặt mâu thuẫn cần phải được thống nhất hài hòa trong quá trình đàm phán, thương lượng Nếu chỉ nhắn mạnh đến hợp tác thì một bên có thế sẽ đễ dàng chấp nhận những điều khoản bất lợi Nếu nhân mạnh xung đột, nghĩa

là không chịu nhượng bộ thì đàm phán khó có thể thành công, thậm chí có thê dẫn đên phương hại môi quan hệ giữa các bên

3 Đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi” và mở rộng lợi ích tông thế Đàm phán chỉ thỏa mãn lợi ích một cách tương đối Các bên đàm phán luôn luôn

cô gắng tối đa hóa lợi ích của mình, nhưng đồng thời không thê không nhìn nhận lợi ích của các bên còn lại, không thể kéo hết lợi ích về phía mình Nếu một bên nào đó không được thỏa mãn lợi ích ở một mức tối thiểu chấp nhận được thì chắc chắn bên

đó sẽ rút khỏi bản đàm phán và cuộc đàm phán đô vỡ Nghĩa là muốn đàm phán thành công thì các bên phải biết chừng mực, giới hạn nhất định trong quá trình tối đa hóa lợi ích bản thân, biết điều chỉnh lợi ích đó Hay nói khác đi, lợi ích của từng bên không bao giờ có thê là tuyệt đối mà chỉ là tương đối trong so sánh với lợi ích của các bên còn lại

4 Đánh giá kết quả đàm phán phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tông hợp

Các tiêu chuẩn đánh giá tông hợp khi tiền hành đánh giá kết quả đàm phán giúp hình thành những nhận định, phán đoán và kết quả của cuộc đàm phán, dựa vào sự

phân tích những thông tin thu được, đối chiếu với những mục tiêu, tiêu chuẩn đã để

ra , nhằm đề xuất những quyết định thích hợp đề cải tạo thực trạng, điều chỉnh nâng cao chât lượng và hiệu quả cuộc đàm phán

5 Đàm phán là khoa học, đồng thời là một nghệ thuật

Đàm phán là một khoa học, đàm phán có tính phân tích, giải quyết vẫn đề tư duy, nghiên cứu các quy luật, quy tắc, xử lý thông tin, đưa chiến lược, sách lược đàm phán Liên quan đến nhiều ngành KH như giao tiếp, tâm lý học, kinh tế học, luật,

kế toán tài chính, marketing Đồng thời, đàm phán cũng là một nghệ thuật, chúng ta phải vận dụng điêu luyện các nguyên tắc, phương pháp, kỹ năng giao tiếp như kỹ năng lăng nghe, thuyết phục, đặt câu hỏi,trả lời Nội dung như nhau nhưng những người đi đàm phán khác nhau sẽ đem lại kết quả khác nhau

III Phan loai dam phán

1 Phân loại theo thái độ của người đàm phan

Đàm phán kiểu mềm còn gọi là đảm phán kiểu hữu nghị, trong đó

người đàm phán cô gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ, nhằm

dat được thoả thuận và giữ gìn mỗi quan hệ giữa đôi bên Họ đặt mục đích phải đạt được thoả thuận lên hàng đầu, chứ không nhắn mạnh phải chiếm ưu thế Người đàm phán theo kiểu mềm không coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu Trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và gìn giữ mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được xem trọng

Ưu điểm

+ Cuộc đàm phán ít xảy ra xung đột, mâu thuẫn giữa đôi bên

+ Dễ dàng đi đến thỏa thuận trong thời gian ngắn

+ Luôn chú trọng đến việc giữ gìn, xây dựng các mỗi quan hệ tốt đẹp lâu dài với doi tac

+ Luôn tin tướng, tin cậy đối tác của mình

Nhược điểm

+ Sẽ có một bên phải nhượng bộ, chịu thiệt thỏi dé giữ quan hệ

+ Chấp nhận một số những tôn hại về mặt tài chính của công ty mỉnh

+ Dễ lùi bước trước áp lực

+ Luôn phải thay đôi mục tiêu, lập trường thường xuyên

Đàm phán theo kiểu cứng còn gọi là đàm phán kiểu lập trường điễn hình trong

đó người đàm phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, lo sao đè bẹp cho được đối phương

Ưu điểm

+ Đạt được những lợi ích như mình mong muốn

+ Luôn có lập trường ổn định, tỏ thái độ kiên quyết không dễ bị lung lay trước đối thủ

+Dễ áp đảo và khiến đối thủ nhượng bộ bằng thái độ kiên định

+ Doanh nghiệp sẽ ở thế chủ động và có thê gây được sức ép lên đối tác

Nhược điểm

+ Cuộc đàm phán dễ nảy sinh xích mích, bất đồng và căng thăng

+ Các cuộc thỏa thuận dễ đàng bị thất bại do không tìm được tiếng nói chung + Dễ dàng mắt đi quan hệ những đối tác quan trọng

+ Luôn phải đè chừng, xem xét đối tác của mình

+ Sẽ mắt rất nhiều thời gian và công sức cho cuộc đàm phán

Đàm phán kiểu nguyên tắc (Thuật dam phan Harvard):

Gồm 4 đặc điểm:

- Tách rời con người ra khỏi vẫn đề, chu trương: Đối với người: ôn hoà, đối với việc: cứng rắn

- Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cô giữ lấy lập trường cá nhân, chủ trương: thành thực, công khai, không đùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình

- Cần đưa ra các phương án khác nhau đề lựa chọn, thay thế

- Kết quả của sự thoả thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học

Ưu điểm

+ Cùng với đối tác giải quyết vấn đề, đưa ra những lợi ích chung cả đôi bên cùng có lợi

+ Cuộc đàm phán diễn ra trong sự thân thiện và thấu hiểu đôi bên

+ Mềm mỏng trong công tác xử lý vấn đề nhưng vẫn sẽ cứng rắn với yếu tố con n8ười

+ Cảm xúc luôn tách biệt với công việc

+ Tìm ra được nhiều phương án đề lựa chọn thay thé

+ Duy trì được mỗi quan hệ hữu nghị giữa đôi bên

Nhược điểm

+ Đôi khi sự cứng nhắc về nguyên tắc sẽ làm cho bên đối tác cảm giác dập khuôn thiếu linh hoạt

+ Phải đào tạo hoặc thuê được người đàm phán tài g1ỏi và nhiều kinh nghiệm

2 Phân loại theo hình thức đàm phán

Đàm phán giao dịch bằng thư tín

Thư tín được xem như phương thức đàm phán từ những thời kỳ đầu tiên nhưng vẫn hữu hiệu đến tận bây giờ Khi máy tính và các thiết bị internet chưa phát triển thì mọi người sẽ dùng đến bưu điện đề gửi thư qua lại dé dam phan

Ngày nay, các doanh nghiệp chỉ cần gửi thư qua email, fax, Trong các kiêu đàm phan thi đây là hình thức tốn nhiều thời gian, đòi hỏi sự kiên nhẫn, viết ngắn gọn dễ hiểu và thật súc tích nhưng lại tiết kiệm chỉ phí nhất

Đàm phản qua điện thoại

Điện thoại thông minh đang trở thành hành trang “bất ly thân” của tat cả mọi người

Sự phô biến của những dòng máy hiện đại cho phép con người xử lý các công việc đơn giản mọi lúc mọi nơi Chỉ cần một chiếc smartphone, bạn có thể soạn văn bản, gửi báo cáo, họp online hay đàm phản nhanh

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những sự hạn chế như thiếu tính hình thức, chuyên nghiệp Mặt khác, nó cũng rất khó giải quyết toàn bộ những khúc mắc hay đưa ra được hết ý muốn của mình cho đối tác Do đó, các cuộc gọi thường chỉ được dùng đề thống nhất lại những điểm cơ bản, không có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ công việc chung

Gặp mặt trực tiếp dé dam phan

Gặp mặt trực tiếp dé dam phan van được coi là hình thức tối ưu nhất và đạt hiệu quả cao nhất Việc gặp mặt trực tiếp đề trao đôi sẽ giúp tiễn độ đàm được phán thúc đây nhanh hơn, đễ dàng đạt được những kết quả như mong muốn

Việc dành thời gian giải thích, lý luận va phản bác cũng giúp cho những bên liên quan giải quyết được những vấn đề còn khúc mắc Bên cạnh ưu điểm, kiểu đàm phán này yêu cầu nguồn lực rất lớn

Đề một cuộc họp đàm phán trực tiếp diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp sẽ phải lo thêm rất chỉ phí như: vé máy bay, tiền ăn, tiền khách sạn, tiền đi lại Đồng thời, bạn

cũng phải cử ra đội ngũ nhân sự đảm nhận các vỊ trí tô chức, hậu cân, dân dắt, shi

chép,

IV Các kiểu đàm phán

Mục tiêu | Đạt được thoả Gianh thang lợi Giải quyết vân đề hiệu

thuận và giữ mối bằng mọi giá quả và thân thiện

quan hệ

Chủ trương | Nhượng bộ đề giữ | Yêu câu đôi tác Ôn hoà với người, cứng

moi quan hé nhượng bộ rắn với công việc Lập trường | Dê thay đôi Kiên tri giữ vững lập | Chú ý đên lợi ích chứ

trường không phải lập trường Phương | Đề xuất ý kiến, để | Uy hiếp đối tác, bắt | Cùng tìm kiểm lợi ích pháp đàng nhượng bộ đối tác nhượng bộ chung

Giải quyết | Tìm phương án để | Tìm phương án có Tìm nhiều phương án đề

đối tác tiếp thu lợi cho mình lựa chọn

được

Biêu hiện | Rât tránh xung đột | Thị đua sức mạnh, ý | Căn cử vào tiêu chuan

chí giữa đôi bên khách quan đề đạt được

thoả thuận Kêt quả Khuât phục trước | Tăng sức ép khiến Khuât phục nguyên tắc

sức ép của đối tác _ | đối tác khuất phục chứ không khuất phục

sức ép đối phương

1 Đàm phán trực tiếp

Khái niệm:

Đàm phán trực tiếp là quá trình mà các bên tham gia sẽ thông qua các buôi gặp mặt đề trực tiếp đưa ra các đề xuất, yêu cầu hoặc đòi hỏi nhằm đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề nào đó giữa các bên Hình thức này thường được sử dụng khi vẫn đề đàm phán có tính phức tạp cao vả yêu cầu nhiều thành phần tham gia

Ưu điểm:

- _ Đàm phán điễn ra nhanh chóng có thé dién ra trong | lần

- _ Hạn chế nhiều rủi ro phát sinh do sự thiếu hụt lượng thông tin mà các bên có thể nhận vẻ

- _ Dễ nắm bắt được mục đích và động thái của các đối tác qua cử chỉ và ngôn ngữ

- _ Xử lý nhanh và dứt điểm khúc mắc giữa các bên và đuy trì mối quan hệ đối tác lâu dài

- _ Kết quả đàm phán có thế được pháp lý hóa ngay giúp hợp đồng mau chóng được thực hiện

Nhược điểm:

- _ Tốn nhiều thời gian và chí phí

- Dé dang that bai khi các bên không có kinh nghiệm đàm phán trực tiếp

- _ Dễ gây ra sự bất đồng quan điểm (Các bên tham gia có thể có những quan điểm khác nhau về các vấn đề, điều này có thể đẫn đến mâu thuẫn và khó đạt được thỏa thuận — không đưa vào slide)

- Áp lực lên các bên tham gia là rất lớn dễ làm họ mắt sai lầm

2 Đàm phán qua điện thoại

Vì là đàm phán qua điện thoại nên người ta chỉ hay thường sử dụng đề thoả thuận các chỉ tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô

nhỏ

Ưu Điểm :

- Nhanh chóng

- Đoán được ý của đối phương qua giọng nói

Nhược điểm :

- Trình bày không hết ý

- Chi phi cao

- Trao đổi miệng , không có cơ sở bằng chứng cho những thảo luận đã trao đôi

Ví dụ : Người mua liên hệ với người bán đề thảo luận về việc nên đùng phương tiện gì dé vận tải hàng hóa

3 Đàm phán qua thư

Thư tín được xem như phương thức đàm phán từ những thời kỳ đầu tiên nhưng vẫn

hữu hiệu đến tận bây giờ Khi máy tính và các thiết bị internet chưa phát triển thì mọi người sẽ dùng đến bưu điện đề gửi thư qua lại dé dam phan

Ngày nay, các doanh nghiệp chỉ cần gửi thư qua email, fax Trong các kiêu đàm phan thi đây là hình thức tốn nhiều thời gian, đòi hỏi sự kiên nhẫn, viết ngắn gọn

dễ hiểu va that súc tích nhưng lại tiết kiệm chỉ phí nhất

Ưu điểm:

- Giao dich qua thu tin tiết kiệm được nhiều chỉ phí

- Có thể giao dịch đồng thời với nhiều khách hàng

- _ Các quyết định đưa ra được quyết định kỹ càng và tranh thủ được nhiều ý kiến của tập thé

dé tiếp cận, đùng làm bằng chứng cho giao dịch

Nhược điểm:

- Cham tré, ton thoi gian, dé bỏ lỡ cơ hội

- Khó biết ý đồ thật của khách hàng và không ứng xử được linh hoạt do thông tin hạn chế

=> Đàm phán bằng thư tín thường được áp đụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ

VI Quy trình đàm phán

CÁC QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN

Chuan bi =>Tiép xúc=> Đàm phán=> Soạn thảo, ký kết hợp đồng=> Tô chức thực hiện hợp đồng=> Rút kinh nghiệm

GIAI DOAN 1: CHUAN BI

I.Ngon ngit dam phan

1.Ngôn ngữ thường dam phan là tiếng Anh

2.Người phiên dịch nên nắm rõ nội dung ban bac

3 Nói ngắn, chậm rãi, rõ ràng

4 Không sử dụng từ ngữ địa phương

5 Xác nhận lại bằng văn bản sau khi đàm phán kết thúc

2.Thông tin

Luật pháp: Công ước, Hiệp định, TỌTMQT, Luật quốc gia, chính sách TMQT Hàng hóa: Công dụng, sản xuất, mùa vụ, chu kỳ sống SP, giá cả, tý giá

Thị trường: Chính trị, kinh tế, xã hội, dung lượng thị trường, kênh phân phối, thị

hiểu NTD

Đối tác: Năng lực, nhu cầu, ý định, uy tín, quyền quyết định

Doanh nghiệp: NLCT, quy mô, SP, chiến lược

3.Chuẩn bị năng lực đàm phán

Nghiệp vụ kinh doanh XNK

Kỹ thuật liên quan đến hàng hoá

Pháp lý liên quan đến hợp đồng

Trinh độ ngoại ngữ

Tâm lý & kỹ năng đàm phán

4.Chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán

CHUAN BI DIA DIEM

+ Địa điểm thích hợp, thoải mái

+ Trụ sở công ty/ một địa điểm khác

CHUAN BI THOI GIAN

+ Nên có lịch đàm phán gửi trước cho các bên

+ Chú ý chênh lệch múi giờ

5.Lập phương án kinh doanh xuất nhập khẩu

1.Đánh giá tỉnh hình thị trường

2.Lựa chọn thị trường mục tiêu, mặt hàng, phương thức kinh doanh

3.Đề ra mục tiêu cụ thê

4.Biện pháp thực hiện

5 Đánh giá hiệu quả phương án xuất nhập khâu

GIAI DOAN 2: TIẾP XÚC

Tiếp xúc là giai đoạn tiếp theo khi đàm phán trong kinh doanh đề bạn đưa ra những nhận định về đối tác bằng việc kết hợp các công tác chuân bị và cảm nhận qua cuộc øặp trực tiếp Tại bước này, bạn cần phải có một số kỹ năng sau:

- Tạo không khí tiếp xúc: Hai bên có thê bàn về sở thích hay những vấn đề liên quan trước khi đi vào vấn đề chính để tạo ra bầu không khí thoải mái

- Tạo niềm tin: Điều quan trọng nhất trong hợp tác kinh doanh chính là sự tin tưởng

Vì vậy, bạn cần tạo cho đối phương thấy rằng, mình là người nhất quán, đáng tin cậy

để mọi việc được thuận lợi

- Thiện chí hợp tác: Thiện chí chính là chia khóa giúp tăng tỷ lệ thành công cho các

10