skkn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của trường tiểu học bình phú

Không nằm ngoài sự phát triển đó hầu như trong các tổ chức, cơ quan ban ngành nói chung và đơn vị trường học nói riêng thì việc ứng dụng CNTT trong công tác dạy học, quản lý điều hành đ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN

Kính gửi: Hội đồng sáng kiến trường Tiểu học Bình Phú

1 Tôi (chúng tôi) ghi tên dưới đây:

Số

TT

Họ và tên Ngày tháng

năm sinh

Nơi công tác (hoặc nơi thường trú)

Chức danh

Trình độ chuyên môn

Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến (ghi rõ đối với từng đồng tác giả, nếu có)

1 Nguyễn Ngọc Kim Thơ 01/01/1984 Trường TH Bình Phú Kế toán Đại học kế toán

2 Là tác giả (nhóm tác giả) đề nghị xét công nhận sáng kiến:

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của Trường tiểu học Bình Phú

3 Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến (trường hợp tác giả không đồng thời là chủ đầu tư tạo ra sáng kiến:

4 Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giáo dục

5 Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử, (ghi ngày nào sớm hơn): ngày 01/01/2023

6 Mô tả bản chất của sáng kiến:

6.1 Tình trạng của giải pháp đã biết:

a)

Trường Tiểu học Bình Phú được sát nhập dựa trên 2 trường là Trường Tiểu học Bình Phú 1 và Trường Tiểu học Bình Phú 2 và được giao quyền tự chủ trong sử dụng chi ngân sách hàng năm trong đó tỷ lệ chi lương, phụ cấp, bảo hiểm là 80%, chi hoạt động khác là 20%, với đội ngũ nhân sự tăng gấp đôi Do

đó, công tác kế toán đòi hỏi cũng phải tăng công suất làm việc lên tương ứng

Để kịp thời đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ, việc ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ

kế toán là hết sức cấp thiết Với việc vận dụng các phần mềm hỗ trợ các nội dung như cập nhật thông tin, xử lí kịp thời, báo cáo chính xác và hiệu quả là rất cần thiết Trong cuộc sống tất bật hiện nay, mọi việc đều được đơn giản và tối

ưu hóa thời gian thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các công việc hàng ngày CNTT đã và đang phát triển, có mặt ở hầu hết tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội, không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT Không nằm ngoài sự phát triển đó hầu như trong các tổ chức, cơ quan ban ngành nói chung và đơn vị trường học nói riêng thì việc ứng dụng CNTT trong công tác dạy học, quản lý điều hành đơn vị lại được chú trọng và ứng dụng rất nhiều đặc biệt là trong công tác kế toán

Kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị,

tổ chức nào nói chung và trường học nói riêng, kế toán là bộ phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính – Kế toán theo chế độ Nhà nước ban hành.Việc thực hiện chức năng này

có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin Theo đà phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán là vô cùng cần thiết và mang tính thiết yếu, không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở

để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán Đó cũng là lý do tôi

chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán”

Quy trình các bước thực hiện như sau:

Bước 2: Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính hoặc tải các biểu mẫu từ

Excel lên Google drive rồi lưu dưới dạng google trang tính

3

Bước 3: Chuyển tệp mới tải về lưu lại dưới dạng google trang tính (Nếu tạo mẫu trực tiếp trên trang tính thì ta có thể chia sẽ thẳng không phải chuyển sang google trang tính)

Bước 4: Chia sẽ dữ liệu

Bước 5: Tiến hành khóa trang tính và tải trang tính về để tổng hợp báo cáo

b) Thuận lợi, khó khăn khi áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại Trường Tiểu học Bình Phú

Thuận lợi:

- Luôn được sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát của bộ phận kế toán Phòng GD-ĐT

Công nghệ thông tin giúp ta làm việc nhanh chóng với những con số đa dạng Báo cáo nhanh và hiệu quả cao khi cấp trên chỉ đạo

Theo đà phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán là vô cùng cần thiết và mang tính thiết yếu, không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán

- Bản thân luôn tự học hỏi nâng cao trình độ CNTT, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ trong giai đoạn mới

- Được trang bị khá đầy đủ hệ thống máy vi tính, máy in và đường truyền Internet nhằm hiện đại hóa trong trao đổi thông tin và cũng để đáp ứng nhu cầu học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

- Đa số cán bộ giáo viên nhân viên trong đơn vị đều sử dụng được vi tính tạo nhiều thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT trong phối hợp thực hiện thống kê, tổng hợp cáo nội bộ hay báo cáo cấp trên

Khó khăn:

Tuy rất cố gắng, nhưng việc hướng dẫn cho tất cả cán bộ – giáo viên nhân

viên trong đơn vị cùng ứng dụng CNTT vào công tác không phải là công việc mau chóng Việc ứng dụng chưa đồng bộ trong đơn vị cũng gây nhiều khó khăn cho công tác kế toán Việc báo cáo nhanh và gấp về cho cấp trên mất rất nhiều

thời gian, cộng nhiều con số lại với nhau, nhiều năm khác nhau

Tuy còn gặp nhiều khó khăn trong công tác báo cáo nhưng nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán mà các lập kế hoạch tiết kiệm ngân sách nhà trường và hiệu quả của công việc được thuận lơi hơn trước nhiều Nhờ vậy, hàng năm kế toán đã tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hướng dẫn cho tất

cả cán bộ – giáo viên và nhân viên nên áp dụng vào công tác của bản thân

6.2 Nội dung của giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến: (Nêu rõ các nội dung sau)

a) Mục đích của giải pháp;

- Giúp cho Cán bộ - Giáo viên và nhân viên thao tác công nghệ thông tin một cách dễ hiểu

- Kiểm soát nhanh, gọn lẹ trong công việc của mình và của nhà trường

- Là căn cứ để quản lý, thanh toán các khoản chi tiêu trong đơn vị, thực hiện kiểm soát, của kho bạc Nhà nước, cơ quan tài chính theo quy định

- Giúp lập kế hoạch chi tiêu trong tháng, quý, năm được nhanh chóng, chuẩn xác

- Giúp kế toán chủ động trong việc báo cáo nhanh, báo cao khẩn

- Giúp cán bộ giáo viên, công nhân viên kiểm tra đối chiếu các khoản thanh toán xem có đúng với trong quy chế không?

Để nâng cao hiệu quả tiết kiệm thời gian, chính xác hơn trong việc báo cáo và lập những nội dung thanh toán cho nhà trường một cách tiện lợi theo tôi kế toán cần làm những bước sau:

b) Tính mới của giải pháp (đối với giải pháp mới hoàn toàn) hoặc những điểm khác biệt, tỉnh mới của các giải pháp so với các giải pháp đã biết (đối với các giải pháp có sự cải tiến đối với các giải pháp đã có)

Lập kế hoạch và báo cáo chi tiêu cho từng tháng, từng quý

Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ để báo cáo:

Bước 1: Đăng nhập vào Google drive

- Trên giao diện gmail đăng nhập vào Google drive

5

Bước 2: Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính hoặc tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive rồi lưu dưới dạng google trang tính

• Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính:

- Xuất hiện cửa sổ như hình dưới đây

Click vào dấu cộng

để vào trang tính

1.Nhập vào các ô

2 Chọn mục Driver

- Xuất hiện giao diện google trang tính như hình bên dưới và ta tiến hành lập các

biểu mẫu để thu thập thông tin (soạn thảo bảng biểu trên google trang tính giống như trên Excel thông thường)

• Tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive:

- Từ giao diện như hình bên dưới ta không chọn google trang tính mà ta chọn mục

“Thư mục” để tạo thư mục chứa tệp tải lên

Click vào google trang tính tạo bảng tính mới

7

- Xuất hiện hộp thoại sau

Chọn thư mục

2.Nhấn nút Tạo 1.Đặt tên cho thư mục

- Xuất hiện hộp thoại sau

Nhấp vào thư mục vừa tạo

Chọn mới

9

Chọn tải tệp lên

Chọn tệp cần tải lên và nhấn nút Open

Bước 3: Chuyển tệp mới tải về lưu lại dưới dạng google trang tính (Nếu tạo mẫu trực tiếp trên trang tính thì ta có thể chia sẽ thẳng không phải chuyển sang google trang tính)

- Lưu ý: Để chia sẽ dữ liệu ta nên mở tệp Excel dưới dạng google trang tính và lưu Google drive

- Double click vào tệp Excel vừa tạo xuất hiện cửa sổ sau:

1.Sổ nút mũi tên xuống

2.Click chọn google trang tính

1.Trạng thái đang tải lên

2.Khi tải xong tệp được lưu dưới

dạng Excel

11

- Xuất hiện hộp thoại sau

Bước 4: Chia sẽ dữ liệu

Sau khi được lưu dưới dạng trang tính ta mở tệp vừa lưu dưới dạng google trang tính xuất hiện hộp thoại sau:

2.Chọn Lưu dưới dạng google trang tính

1 Click vào Tệp

5 Nhấp gửi

4.Nhập nội

dung cần thu thập

thôngtin

1 Nhấp vào nút chia sẽ

2 Nhập địa chỉ người cần chia sẽ (.docx)

3 Sổ nút mũi tến xuống click chọn người chỉnh sửa

• Về phía người được chia sẽ:

- Trên gmail trong hộp thư đến sẽ có thư mới gửi như sau:

- Xuất hiện cửa sổ sau:

- Tiếp theo người được chia sẽ tiến hành nhập trực tiếp lên gmail vừa mở mà không cần phải tải về (hoặc nếu không muốn nhập trực tiếp lên google trang tính ta có thể nhập lên Excel rồi copy dán lên trang tính)

Đây là gmail vừa được chia sẽ và người nhận được sẽ mở gmail này

Nhấp mở trang tính

13

Bước 5: Tiến hành khóa trang tính và tải trang tính về để tổng hợp báo cáo

• Khóa trang tính:

- Sau khi hết thời hạn nhập báo cáo ta vào lại google trang tính đã chia sẽ để khóa trang tính sau:

- Xuất hiện hộp thoại sau

Người được chia sẽ tiến hành nhập dữ liệu bình thường

như trên Excel

Nhấp chọn chia sẽ

- Sau khi chuyển từ chế độ Người chỉnh sửa sang Người xem thì lúc này người

được chia sẽ chỉ được xem chứ không thể nhập liệu vào google trang tính

• Tải trang tính:

Sau khi thực hiện khóa trang tính thì ta tải trang tính về để dưới dạng Excel để tiến hành lập và gửi báo cáo

Sổ nút Người chỉnh sửa sau đó tích chọn lại Người xem

Nhấn lưu

15

- Vào google trang tính đã chia sẽ ta thực hiện các thao tác sau;

- Mở tệp vừa save lên ta tiến hành định dạng lại thể thức cho hoàn chỉnh là ta có

thể hoàn thành xong danh sách học sinh tham gia BHYT hoàn chỉnh

1 Nhấp vào tệp

2.Nhấp chọn tải xuống

3.Chọn Microsofl Excel

2.Đặt tên cho tệp cần lưu

3.Chọn Save 1.Chọn nơi cần lưu

c) Ưu, nhược, điểm của giải pháp mới: Trình bày rõ những ưu điểm và

nhược điểm (nếu có) của giải pháp mới

Ưu điểm: Giảm tối đa khối lượng thời gian công việc, dễ dàng tìm thấy nơi lưu trữ hồ sơ, báo cáo nhanh chóng về cho nhà trường cũng như báo cáo lên cấp trên

Hướng dẫn mọi cán bộ giáo viên, công nhân viên trong đơn vị đều ứng dụng công nghệ thông tin từ đơn giản đến thành thạo, để báo cáo, lập danh sách học sinh, sổ theo dõi học sinh, sổ các khoản thu gửi về nhà trường nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả

Trong báo cáo cần độ chính xác, nhanh lẹ và tiết kiệm thời gian cho bản cũng như cho nhà trường

Thời buổi hiện nay sử dụng công nghệ thông tin áp dụng tất cả các hồ sơ sổ sách cập nhật đầy đủ thông tin của học sinh, nên phần nào đó đã tiết kiệm được văn phòng phẩm

Trong hồ sơ của giáo viên thì tổ khối nên tạo trang tính cho giáo viên trong

tổ mình làm theo tránh sai sót và không thống nhất với nhau làm cho hao giấy in của tổ mình

Nhược điểm: Công việc kế toán như ghi chép, thu nhận, xử lý cung cấp các thông tin tài chính của đơn vị cần thực hiện chế độ cho cán bộ giáo viên và học sinh trong Đơn vị Trường học phải được thực hiện đầy đủ và kịp thời Đặc biệt hơn do trường Tiểu học Bình Phú nơi tôi công tác thuộc Xã khó khăn, nên CB-GV học sinh

17

được ưu ái hơn so với các đơn vị khác do được hưởng nhiều chế độ chính sách từ xã khó khăn, từ đó khối lượng công việc cũng tăng lên đặc biệt là việc thu thập, xử lý thông tin và nhập liệu để thực hiện các chế độ cho học sinh rất lớn như: rà soát học sinh được cấp thẻ BHYT, lên hồ sơ học sinh nghèo được hỗ trợ chi phí học tập mất rất nhiều thời gian để xử lý xong công việc

7 Khả năng áp dụng của giải pháp: Trình bày về khả năng áp dụng vào

thực tế của giải pháp tạo ra; có thể áp dụng cho những đối tượng, cơ quan, tổ chức nào

Sáng kiến kinh nghiệm này của tôi có thể áp dụng cho tất cả các trường tiểu học có cùng thực trạng và điều kiện

8 Hiệu quả, lơi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng giải pháp: theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã áp dụng sáng kiến (nếu có); và theo ý kiến của tác giả sáng kiến

Do ứng dụng công nghệ thông tin có các bước chỉ dẫn rõ ràng, đầy đủ và

dễ hiểu nên :

- Được cán bộ giáo viên, công nhân viên, cũng như cấp trên áp dụng cho đơn vị mình

- Động viên khích lệ tinh thần hăng hái thi đua, chủ động tích cực áp dụng công nghệ thông tin trong công tác

Tiết kiệm, chống lãng phí trong chi tiêu

- Mọi cán bộ giáo viên, công nhân viên trong đơn vị đều theo dõi, kiểm soát, giám sát mọi hoạt động chi tiêu của nhà trường

9 Những thông tin cần được bảo mật (nếu có): không

10 Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến:

Đơn vị sử dụng ngân sách được giao quyền tự chủ thu, chi ngân sách tại đơn vị

Kế toán được tập huấn công nghệ thông tin vào kế toán, hiểu nguyên tắc thu chi tài chính hiện hành

11 Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả:

Mỗi năm đều được PGD xếp thi đua đạt vị trí cao trong phong trào thi đua

nộp báo cáo của toàn huyện, đảm bảo chất lượng dạy học, cơ sở vật chất tại đơn

vị được trang bị đầy đủ nhưng chi thu nhập tăng thêm năm sau cao hơn năm trước

12 Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu, kể cả áp dụng thử (nếu có)

13 Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có):

Số

TT

Họ và tên

Ngày tháng năm sinh

Nơi công tác (hoặc nơi thường trú)

Chức danh

Trình độ chuyên môn

Nội dung công việc hỗ trợ

Tôi (chúng tôi) xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./

Tân Hồng, ngày 01 tháng 4 năm 2024

NGƯỜI NỘP ĐƠN

(Ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Ngọc Kim Thơ