giáo trình tổ chức hạch toán kế toán ngành kế toán cao đẳng trường cao đẳng xây dựng số 1

NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Nội dung các công việc chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao gồm những nội dung công việc sau: - Tổ chức thu nhận thông t

1

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

NGÀNH: KẾ TOÁN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 368 ĐT /QĐ-CĐXD1 ngày 10 tháng 08 năm 2021

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1)

Hà Nội, năm 2021

2

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

3

LỜI GIỚI THIỆU

Tổ chức hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán, nó không ngừng được hoàn thiện cho phù hợp với Luật kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực

kế toán và các thông lệ kế toán quốc tế nhằm có được thông tin kế toán chất lượng cao nhất Với nhận thức đó, cuốn giáo trình “Tổ chức hạch toán kế toán” được biên soạn cho chuyên ngành kế toán - hệ Cao đẳng chính quy nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu đào tạo của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 với mục tiêu giúp cho các cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, sinh viên, học sinh có tài liệu giảng dạy, nghiên cứu và học tập

Trong quá trình nghiên cứu, biên soạn và hoàn thiện cuốn giáo trình này, tập thể giảng viên Bộ môn Kế toán – Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã cập nhật những quy định pháp lý mới nhất về kế toán, chọn lọc nội dung cơ bản và biên soạn theo hướng tiếp cận năng lực cho sinh viên

Cuốn giáo trình “Tổ chức hạch toán kế toán” được biên soạn trên cơ sở sự đóng góp của tập thể tác giả là các giảng viên thuộc tổ môn Kế toán, khoa Kế toán tài chính

Trong quá trình biên soạn, mặc dù tập thể tác giả đã cố gắng song bài giảng chắc chắn không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định, vì vậy chúng tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến góp ý để cuốn tài liệu được hoàn thiện hơn

Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, năm 2021

4

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ

TOÁN 7

1.1 NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 7

1.2 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 7

1.2.1 Yêu cầu 7

1.2.2 Nguyên tắc 8

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 9

2.1 NGUYÊN TẮC VÀ CĂN CỨ LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 9

2.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 11

2.3 NHIỆM VỤ KẾ TOÁN 15

2.3.1 Kế toán trưởng 15

2.3.1 Nhân viên kế toán 16

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN 2019

3.1 YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN 19 3.1.1 Thông tin kế toán và yêu cầu của việc thu nhận thông tin kế toán 20

3.1.2 Nội dung tổ chức thu nhận thông tin kế toán 20

3.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CỦA MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU 23

3.2.1 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán vốn bằng tiền, tạm ứng 23

3.2.2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán vật tư 34

3.2.3 Tổ chức thu nhận thông tin tài sản cố định 39

3.2.4 Tổ chức thu nhận thông tin tiền lương và các khoản trích theo lương 45

3.2.5 Tổ chức thu nhận thông tin giá thành sản xuất sản phẩm 45

3.2.6 Tổ chức thu nhận thông tin về bán hàng 46

3.2.7 Tổ chức thu nhận thông tin kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận 50

3.2.8 Bài tập thực hành 50

CHƯƠNG 4 TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HOÁ THÔNG TIN KẾ TOÁN 51

4.1 YÊU CẦU XỬ LÝ, HỆ THỐNG HOÁ THÔNG TIN 51

4.2 TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HOÁ THÔNG TIN KẾ TOÁN 52

5

4.1 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 52

4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 55

4.3 Bài tập tổng hợp 67

CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC CUNG CẤP THÔNG TIN KẾ TOÁN 71

5.1 Đối tượng cần sử dụng thông tin 71

5.2 Lập báo cáo 72

5.3 Tổ chức cung cấp thông tin 85

6

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC

Tên môn học: TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

Mã môn học: MH21

Thời gian thực hiện môn học: 60 giờ; (Lý thuyết: 30 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo

luận, bài tập: 28 giờ; Kiểm tra: 02 giờ)

I Vị trí, tính chất của môn học:

- Vị trí:

+ Môn học được bố trí ở kỳ học thứ III

+ Môn học tiên quyết: Kế toán tài chính doanh nghiệp 2

+ Trình bày nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán;

+ Trình bày nội dung tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán

+ Trình bày nội dung công tác cung cấp thông tin kế toán

- Về kỹ năng:

+ Lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán;

+ Ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo các hình thức kế toán;

+ Lập các báo cáo kế toán trong doanh nghiệp

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Cẩn thận, trung thực, tự chủ trong công việc

+ Cập nhật kịp thời các văn bản, chế độ kế toán

+ Linh hoạt vận dụng tổ chức công tác kế toán ở đơn vị

III Nội dung môn học:

- Trình bày khái quát nội dung tổ chức công tác kế toán

- Trình bày các yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

* Nội dung:

1.1 NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Nội dung các công việc chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao gồm những nội dung công việc sau:

- Tổ chức thu nhận thông tin kế toán về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó

Để thực hiện điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu để ghi nhận thông tin vào chứng

từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời

- Tổ chức hệ thông hoá và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin kế toán Thực hiện điểu đó cần phải tổ chức thực hiện các phướng pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thông sổ kế toán để có thể hệ thông hoá thông tin kế toán

- Tổ chức cung cấp thông tin kê toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ

mô và vi mô Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức việc lập các báo cáo kế toán định

kỳ, các báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và của nội bộ doanh nghiệp

- Tổ chức bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện toàn bộ công việc kế toán'ở doanh nghiệp; tổ chức trang bị sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho các nhân viên kế toán

- Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ

về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán nói riêng

Nắm chắc các công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán là điều kiện cần thiết để có thể tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở đơn vị mình

1.2 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

1.2.1 Yêu cầu

- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo chấp hành tốt các

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm

1.2.2 Nguyên tắc

- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và các quy định của Hiệp hội nghề nghiệp về kế toán

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thông nhất

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thông nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kê toán ở công ty mẹ và các công ty con

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý của doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình

độ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán, cũng phải phù hợp với trình độ trang bị các thiết bị, phương tiện tính toán và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung trong toàn doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

Câu 1: Trình bày nội dung của tổ chức công tác kế toán?

Câu 2: Trình bày yêu cầu của tổ chức hạch toán kế toán?

Câu 3: Trình bày nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán?

9

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

* Giới thiệu:

Thông qua chương 2 người học nắm bắt được nguyên tắc, căn cứ để tổ chức bộ

máy kế toán trong doanh nghiệp

* Mục tiêu:

- Trình bày nguyên tắc, căn cứ tổ chức bộ máy kế toán

- Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán

- Nhiệm vụ của kế toán trưởng, kế toán viên

* Nội dung:

2.1 Nguyên tắc và căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán

a/ Nguyên tắc khi tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị:

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng qui định trong luật kế toán và

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau

Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp

10

nên để tôt chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán

Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đới với công tác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau

Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp nên để tôt chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán

Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đới với công tác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản

lý, cán bộ kế toán

11

- Tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm

và hiệu quả

b/ Căn cứ tổ chức bộ máy kế toán:

- Lĩnh vực hoạt động của đơn vị

- Quy mô và địa bàn hoạt động

- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ

- Trình độ trang bị sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán

- Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ kế toán hiện có

2.2 Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Công tác kế toán trong các doanh nghiệp bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho đối tượng sử dụng thông tin của đơn vị kế toán

- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

- Khi tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, doanh nghiệp đồng thời phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

- Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tài chính

về hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ

để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị kế toán

Kế toán chi tiết thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn

vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán Số liệu kế toán chi tiêt phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán

Như vậy tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp bao gồm tổ chức công tác kế toán tài chính và tổ chức công tác kế toán quản trị

Khi tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động; tính chất và yêu cầu quản lý của mình để tổ chức thực hiện cả 2 nội dung này cho phù hợp theo 1 trong 3 mô hình sau:

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính tách rời với kế toán quản trị (mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt)

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị (mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp

- Mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp

12

2.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt

Theo mô hình này, toàn bộ nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính và tổ chức kế toán quản trị được tách rời, thực hiện một cách riêng rẽ, độc lập với nhau Khi

tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức ra 2 bộ phận riêng biệt là bộ phận kế toán tài chính và bộ phận kế toán quản trị, mỗi bộ phận này đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ cụ thể riêng biệt Tùy theo đặc điểm tình hình cụ thể, tùy theo biên chế bộ máy kế toán mà doanh nghiệp tổ chức ra bộ phận kế toán cho phù hợp từng nội dung kế toán

Bộ phận kế toán tài chính thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin phục vụ chủ yếu cho việc lập, trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp Đồng thời doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dung như: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán đúng theo chế độ kế toán tài chính đã quy định

Bộ phận kế toán quản trị có chức năng thu thập, xử lý, phân tích các thông tin kinh tế tài chính phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin cho các nhà quản tị trong nội bộ doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống chứng từ; tài khoản; sổ kế toán và hệ thống báo cáo quản trị cho phù hợp Ngoài việc thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính đã thực hiện, kế toán quản trị phải thu thập, phân tích các thông tin mang tính chất dự đoán, dự báo phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh và ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình riêng biệt

Bộ máy kế

toán

Bộ phận riêng: thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính

Bộ phận riêng: thu nhận, xử lý và cung cáo thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị

Chứng từ kế

toán

Tổ chức thực hiện theo quy định Xây dựng hệ thống chứng từ riêng

biệt cho phù hợp: mẫu biểu, nội dung, lập và luân chuyển tùy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp

Hệ thống tài

khoản kế toán

Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định;

gồm tài khoản cấp 1,2,3

Xây dựng hệ thống tài khoản riêng cho phù hợp với yêu cầu quản trị cụ thể của doanh nghiệp các tài khoản được mở chi tiết tùy theo yêu cầu

Hệ thống sổ

kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán được quy đinh trong chế độ theo hình thức kế toán doanh nghiệp đang

áp dụng cho phù hợp

Xây dựng hệ thống sổ kế toán với nội dung, mẫu biểu riêng theo yêu cầu Bao gồm cả sổ kế toán tổng hợp và

sổ kế toán chi tiết

Hệ thống báo

cáo

Tổ chức lập, trình bày hệ thống báo cáo tài chính theo quy định Xây dựng hệ thống báp cáo kế toán quản trị trên cơ sở thông tin của kế

toán quản trị (báo cáo thực hiện và

13

báo cáo dự đoán) Hệ thống báo cáo này tách biệt với hệ thống báo cáo tài chính

Thực hiện mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt này có rất nhiều hạn chế:

Tổ chức nhiều nội dung có sự trùng lặp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị; tổ chức công tác kế toán riêng biệt khá phức tâp; hiệu quả không cao; bộ máy kế toán cồng kềnh; chưa phát huy được vai trò của từng bộ phận kế toán cũng như hiệu quả của việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán Do vậy trong thực tế hình thức này hầu như khôngđược áp dụng

2.2.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp

Theo mô hình này trong từng nội dung tổ chức công tác kế toán đều có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

Khi tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp, trong từng nội dung tổ chức công tác kế toán như: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán…doanh nghiệp căn cứ vào chế độ quy định để tổ chức thực hiện vận dụng cho phù hợp những nội dung của kế toán tài chính doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ đúng chế độ Đồng thời căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để xây dựng các nội dung này một cách chi tiết cụ thể để có thể cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ doanh nghiệp

Khi tổ chức bộ máy kế toán không cần phải tách ra hai bộ phận kế toán tài chính

và kế toán quản trị riêng biệt trong từng bộ phận kế toán theo từng phần hành kế toán

đã có sự kết hợp thực hiện các nhiệm vụ của cả kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị Mỗi bộ phận kế toán như:kế toán vật tư, hàng hóa; kế toán tiền lương; kế toán chi phí, giá thành…đều có nhiệm vụ thu thập xử lý; cung cấp những thông tin liên quan đến từng đối tượng kế toán cụ thể vừa phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính; vừa phục

vụ cho việc lập báo cáo quản trị Do vậy, trong mỗi mỗi bộ phận này đồng thời phải tiến hành kế toán chi tiết cũng như kế toán tổng hợp

Mặc dù tổ chức theo mô hình kết hợp như vậy,doanh nghiệp vẫn phải bố trí một

bộ phận riêng để thực hiện nhiệm vụ thu thập, sử lý và phân tích thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, xử lý và phân tích thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh và ra quyết định kinh doanh

Khi áp dụng mô hình này, tổ chưc thực hiện một số nội dung công tác kế toán

cụ thể sau:

- Dựa vào hệ thống chứng từu bắt buộc và chứng từ hướng dẫn sử dụng trong

kế toán tài chính để thu thập các thông tin thực hiện (quá khứ) chi tiết theo yêu cầu của

kế toán quản trị Ngoài ra, kế toán quản trị còn cần thiết phải lập phải thiết lập (tổ chức) hệ thống chứng từ riêng để thu thập những thông tin sử dụng riêng của kế toán quản trị (ví dụ như: thông tin liên quan chi tiết hơn và có các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán tài chính chưa thu thập được, hoặc những thông tin liên quan đến tương lai…)

- Kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán doanh nghiệp đang

áp dụng để xử lý, tổng hợp thông tin để phục vụ lập báo cáo tài chính và cả hệ thống báo cáo quản trị Ngoài ra, kế toán theo dõi các chỉ tiêu chi tiết theo nhu cầu thông tin của kế toán quản trị

- Bộ phận kế toán doanh nghiệp ngoài việc lập hệ thống báo cáo tài chính còn có thể sử dụng thông tin của kế toán tài chính để lập các báo cáo kế toán quản trị như lập các báo cáo tổng hợp cân đối bộ phận – báo cáo nội bộ, đó là báo cáo thực hiện Đồng thời, lập các báo cáo, các bảng phân tích số liệu chi phí, doanh thu, kết quả để so sánh các phương án đang xem xét và quyết định trong tương lai, lập các cân đối trong dự toán, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu cầu sản xuất kinh doanh và các nguồn lực được huy động

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp

- Xây dựng hệ thống chứng từ riêng biệt cho phù hợpđể thu thập thông tin quá khứ, thông tin dự đoán phục vụ yêu cầu quản trị cụ thể

Hệ thống

tài khoản

kế toán

Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định;

- Mở thêm các tài khoản khác tùy theo yêu cầu

Hệ thống

sổ kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán được quy đinh trong chế độ theo

- Sử dụng hệ thống sổ theo hình thức kế toán đang áp dụng

Hệ hống

báo cáo

Tổ chức lập, trình bày hệ thống báo cáo tài chính theo quy định

Ngoài hệ thống báo cáo tài chính còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị trên cơ sở thông tin của kế toán quản trị (có thể dựng thông tin kế toán tài chính)

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp có nhiều ưu điểm: tránh được sự trùng lắp trong việc tổ chức thực hiện các nội dung kế toán; tổ chức công tác kế toán đơn giản; tạo điều kiện phát huy tối đa vai trò, khả năng của từng bộ phận kế toán cũng như từng cán bộ kế toán cụ thể; đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao Tạo điều kiện phát huy hiệu quả của việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán Mô hình này hiện nay đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp

2.2.3 Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị hỗn hợp

Đây là mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính - kế toán quản trị có sự kết hợp hai mô hình trên

Đặc trưng của mô hình này là: trong toàn bộ những nội dung của kế toán có những nội dung được tổ chức kế toán riêng biệt, có những nội dung được tổ chức kết hợp

- Đối với những nội dung kế toán được tổ chức riêng biệt: phải tổ chức bộ phận

kế toán tài chính, bộ phận kế toán quản trị riêng; áp dụng chế độ, các quy định về tổ chức kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính Đồng thời, xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán quản trị riêng biệt theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp; tổ chức lập, trình bày hệ thống báo cáo quản trị trên cơ sở thông tin đầu vào của kế toán quản trị, tách rời những thông tin trên báo cáo tài chính

- Đối với nhứng nội dung kế toán được tổ chức kết hợp: không phải tổ chức bộ phận kế toán riêng mà bộ phận kế toán này thu thập, xử lý, cung cấp thông tin theo yêu cầu củ kế toán tài chính Đồng thời được tổ chức chi tiết, cụ thể đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị Sử dụng số liệu, thông tin của kế toán để lập hệ thống báo cáo tài chính cũng như hệ thống báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu

Trong các doanh nghiệp, nếu áp dung mô hình này thường tổ chức kế toán riêng giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị về kế toán chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả; còn các nội dung khác được tổ chức theo hình thức kết hợp

2.3 Nhiệm vụ kế toán

2.3.1 Kế toán trưởng

16

Theo Luật kế toán Việt nam đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải có người phụ trách kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng

Kế toán trưởng trong đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp theo quy định

Theo quy định hiện hành của Luật kế toán Việt nam, kế toán trưởng của doanh nghiệp nhà nước ngoài nhiệm vụ trên còn có nhiệm vụ giúp người dại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán

Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nhiệm vụ

Cũng theo quy định của Luật kế toán hiện hành, kế toán trưởng của doanh nghiệp phải thỏa mãn các tiêu chuẩn và điều kiện sau:

* Tiêu chuẩn của Kế toán trưởng:

+ Có đủ các tiêu chuẩn của người làm kế toán

+ Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên

+ Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp

- Điều kiện để làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng

* Trách nhiệm:

- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán tài chính trong đơn vị

- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán

- Lập báo cáo tài chính

Trên cơ sở các quy định của pháp luật như vậy, doanh nghiệp phải tổ chức, bố trí nhân sự cho bộ máy kế toán đảm bảo cho bộ máy kế toán có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, bao gồm các công việc cụ thể sau:

- Lựa chọn để bổ nhiệm hoặc thuê kế toán trưởng cho đơn vị

- Lựa chọn những người đủ tiêu chuẩn và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp hoặc thuê kế toán cho doanh nghiệp

- Kế toán trưởng phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán cụ thể đảm bảo phù hợp với năng lực trình độ từng người và đảm bảo thuận tiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

- Lựa chọn và bố trí đội ngũ nhân viên kế toán ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất

Doanh nghiệp muốn tổ chức bộ máy kế toán thì phải tổ chức nhân sự cho bộ máy kế toán

Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:

- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật

- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán

- Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế

toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình

Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận kế toán:

- Kế toán tiền mặt: Hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền Lập báo cáo dự kiến thu chi hàng tuần, tháng, cân đối tài chính Phản ánh số liệu vào sổ kế toán và lập báo cáo tiền mặt

- Kế toán vật tư: Hạch toán chi tiết và tổng hợp về nhập xuất vật tư, lập bảng kê nhập xuất tồn vật tư Định kỳ để kế toán kiểm tra, đối chiếu nhập xuất tồn kho vật tư với thủ kho và kế toán liên quan

- Kế toán TSCĐ: theo dõi, ghi sổ tình hình tăng, giảm, trích khấu hao, sửa chữa TSCĐ

- Kế toán tiền lương:

+ Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách về chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động

+ Hạch toán tiền lương, các khoản trích trên lương

+ Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán

+ Tổ chức phân tích tình hình lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

- Kế toán CPSX, giá thành:

18

+ Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và yêu cầu của công tác quản lý

+ Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

+ Đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang, xác định giá thành và hạch toán chi phí sản xuất, giá thành sản xuất trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác

- Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:

+ Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình số lượng, giá trị (doanh thu, giá vốn) từng mặt hàng đã bán

+ Phản ánh thuế GTGT đầu ra của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng…) , cân đối thuế GTGT đầu vào, đầu ra, lập tờ khai thuế GTGT

+ Theo dõi từng hợp đồng, tính toán chiết khấu cho khách hàng

+ Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ…

+ Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ, cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh)

+ Lập báo cáo bán hàng theo quy định: Báo cáo doanh số bán hàng theo nhân viên, phân tích doanh số theo mặt hàng, chủng loại, địa điểm, bộ phận… Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng, báo cáo về đối soát với kế toán kho, kế toán công nợ,

kế toán ngân hàng… và các báo cáo khác tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý quỹ và nhập xuất quỹ tiền mặt

+ Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và báo ngay với lãnh đạo phòng để có biện pháp xử

lý

+ Lập báo cáo quỹ, ghi sổ quỹ tiền mặt của công ty phát sinh trong ngày

+ Kiểm tra, đối chiếu số thực phát sinh với phiếu chi, sau đó tập hợp chứng từ chuyển cho kế toán

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2

Câu 1: Trình bày nguyên tắc khi tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị?

Câu 2: Trình bày nội dung các mô hình tổ chức bộ máy kế toán?

Câu 3: Trình bày nhiệm vụ của kế toán trưởng và kế toán viên?

20

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN

Giới thiệu:

Thông qua chương 3 người học tiến hành lập và luân chuyển, lưu trữ chứng từ

về vốn bằng tiền, tạm ứng, vật tư, TSCĐ, chi phí giá thành, tiền lương, bán hàng

Mục tiêu:

- Trình bày được yêu cầu và nội dung của tổ chức thu nhận thông tin kế toán

- Trình bày nội dung tổ chức lập, luân chuyển chứng từ về vốn bằng tiền, tạm ứng, vật tư, TSCĐ, chi phí giá thành, tiền lương, bán hàng

- Lập và luân chuyển, lưu trữ chứng từ về vốn bằng tiền, tạm ứng, vật tư, TSCĐ, chi phí giá thành, tiền lương, bán hàng

Nội dung:

3.1 YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN 3.1.1.Thông tin kế toán và yêu cầu của việc thu nhận thông tin kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán

Đó là thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực

sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị

Vì vậy, thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh ở đơn vị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của đơn vị

Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán,

có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số’ liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị

Do đó, việc thu nhận thông tin kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng, nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị

- Ghi nhận, phản ánh rõ tên và địa chỉ của những người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này khi cần thiết

- Ghi nhận, phản ánh rõ các chỉ tiêu số lượng hiện, vật và giá trị (bằng tiền) mà

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, đồng thòi phải trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin

kế toán và giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của hoạt động kinh tế, tài

21

chính ở đơn vị vì thông tin kế toán là thông tin sô" lượng

- Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng thực tình

hình tài sản và sự vận động của tài sản ở đơn vị, phục vụ tốt cho công việc điều hành

và quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị Hiệu lực của thông tin kế toán chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thòi, đặc biệt là trong cơ chế thị trường

3.1.2 Nội dung tổ chức thu nhận thông tin kế toán

Thu nhận thông tin kê toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán,

có ý nghĩa quyết định tới tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán cung cấp

Để thực hiện điều này thì công việc đầu tiên là phải thiết lập hệ thông chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán vừa là phương tiện thông tin, vừa là phương tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực

sự hoàn thành

Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán là công việc việc chủ yếu của công tác xây dựng hệ thông thông tin kế toán Nội dung của công việc này là tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận doanh nghiệp và gồm các công việc sau đây:

* Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp và các biểu mẫu chứng từ kế toán:

Để tổ chức thu nhận thông tin kế toán các doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ nhất định, xác định những chứng từ nào dùng cho kế toán quản trị, những chứng từ nào dùng cho kế toán tài chính và các chứng từ sử dụng cho một nghiệp vụ cụ thể Tuỳ theo quy định của từng quốc gia mà xây dựng biểu mẫu chứng từ cho phù hợp Tuy nhiên, nội dung và phương pháp ghi chép trên chứng từ phải đảm bảo sự thông nhất Việc xây dựng và quy định biểu mẫu chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng nó đảm bảo cho quá trình thu nhận các thông tin kế toán một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời

* Tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

Các nghiệp vụ kinh tê, tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận và moi người lao động trong đơn vị có liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ Vì vậy, để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch toán ban đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn toàn do người làm kế toán thực hiện,

mà do mọi người lao động trong đơn vị thực hiện

Nội dung công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm:

- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp vối yêu cầu

- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Hướng dẫn họ

22

cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tô" của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kê toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp chứng từ kế toán có thể lập thủ công hoặc lập bằng máy Việc lập các chứng từ kế toán cũng có thể sử dụng các chứng

từ thủ công (chứng từ trên giấy) hoặc chứng từ điện tử

* Tổ chức kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán:

Tổ chức kiểm tra kê toán là công việc quan trọng của người làm kế toán nó quyết định tính trung thực của số liệu kế toán Trước khi ghi sổ kế toán, người làm kế toán phải kiểm tra thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trên các chứng từ kế toán Đây là công việc thường xuyên và cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác cho việc ghi chép và cung cấp thông tin Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc trước khi tiến hành ghi sổ kế toán

Tổ chức phân công, phân nhiệm cho từng người làm kế toán, đảm bảo tính hợp

lý, tính hiệu quả trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán cần được đặt ra đối vối phòng kế toán của các doanh nghiệp

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán, bao gồm:

- Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ỏ đơn vị nhằm loại trừ những sai sót, những hiện tượng giả mạo chứng từ để tham ô hoặc thanh toán không;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị;

- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kê toán Tính hợp lý đòi hỏi nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, phù hợp với định mức kinh tế, kỹ thuật, phù hợp với giá cả thị trường

- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị;

- Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán;

- Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tô' của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán

Sau khi kiểm tra các chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của từng loại chứng từ Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào từng hình thức kế toán áp dụng ỏ mỗi đơn vị

* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

23

Để tổ chức khoa học và hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ, cần phải quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng nhân viên đối với từng loại nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Mỗi loại chứng từ kế toán có vị trí, tác dụng và đặc tính vận động khác nhau trong quản lý, vì thế cần phải xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển chứng từ hợp

lý, đảm bảo cho chứng từ kê toán vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh được khâu trung gian Để xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý cần dựa vào những căn cứ sau:

- Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh khác nhau, do đó khôi lượng và các loại nghiệp vụ kinh, tế phát sinh cũng khác nhau, dẫn đến số lượng và các loại chứng từ kế toán cũng nhiều ít khác nhau Điều này ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển chứng từ;

- Căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán và tổ chức hệ thông thông tin trong doanh nghiệp

Việc xác định đường đi của các chứng từ kế toán phụ thuộc khá nhiều vào tình hình tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán cũng như vấn đề tổ chức hệ thông thông tin trong doanh nghiệp Khi từng bộ phận trong bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, nghĩa là các bộ phận này được phân công thu nhận,

xử lý và cung cấp các thông tin đối với các nghiệp vụ kinh tế cùng loại thì việc xác định đường đi của chứng từ kế toán sẽ đơn giản hơn và ngược lại

- Căn cứ vào đặc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh

Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành được phản ánh ở những loại chứng từ khác nhau Mỗi loại chứng từ này lại được phản ánh vào các sổ kế toán hay tài khoản kế toán khác nhau Do đó, xác định đường đi của chứng từ phụ thuộc vào loại chứng từ và các loại nghiệp vụ mà chứng từ phản ánh

Như vậy, việc xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý cần phải dựa vào nhiều yếu tô" khác nhau Trong tổ chức công tác kế toán nói chung cần lưu ý đến những vấn đề này

* Tổ chức bảo quản, lưu trữ và huỷ bỏ chứng từ kê toán

Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành đúng theo các quy định hiện hành Đơn vị phải thực hiện về loại chứng từ lưu trữ, địa điểm lưu trữ và thòi hạn lưu trữ Tuyệt đối không để hư hỏng, mất mát, đảm bảo có thể sử dụng khi cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra kế toán, thanh tra kinh tế Mọi trường hợp mất mát chứng từ gốc đều phải báo cáo với bộ phận chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời Đối với trường hợp mất chứng từ (hoá đơn bán hàng, séc trắng ) phải báo cáo

Trên cơ sỏ yêu cầu chung của chứng từ kế toán, tuỳ theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đớn vị cần tổ chức chứng từ kế toán sao cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý

3.2 TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN CỦA MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU

3.2.1 Tổ chức thu nhận thông tin vốn bằng tiền, tạm ứng

3.2.1.1 Chứng từ sử dụng để thu nhận thông tin

- Thu nhận thông tin vốn bằng tiền:

Phiếu thu: Phản ánh các nghiệp vụ thu tiền tập trung vào quỹ

Phiếu chi: Phản ánh các nghiệp vụ chi tiền từ quỹ

Giấy báo Có ngân hàng: Phản ánh nghiệp vụ chuyển tiền vào tài khoản của doanh nghiệp

Ủy nhiệm chi: Phản ánh nghiệp vụ chi tiền từ tài khoản của doanh nghiệp

- Thu nhận thông tin các khoản tạm ứng: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng

3.2.1.2 Trình tự xử lý và luân chuyển một số chứng từ chủ yếu

a/ Chứng từ thu tiền mặt (phiếu thu)

25

1- Người nộp tiền đề nghị nộp tiền

2- Kế toán viết phiếu thu tiền (3 liên)

3- Kế toán trưởng, thủ trưởng ký phiếu thu (3 liên)

4- Phiếu thu chuyển lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên 1

5- Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

6- Thủ quỹ thu tiền và ký vào phiếu sau đó: liên 3 chuyển cho người nộp tiền giữ, liên 2 thủ quỹ sử dụng để ghi sổ qũy

7- Thủ quỹ chuyển phiếu thu liên 2 cho kế toán tiền mặt

8- Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt, sau đó chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi số

9- Bộ phận kế toán liên quan ghi sổ xong sau đó chuyển trả phiếu thu cho

kế toán tiền mặt

10- Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu

1.1.1 Mẫu Phiếu thu:

ngày 22/12/2014 của BTC)

PHIẾU THU

26

Quyển số:

Ngày tháng năm Số:

Nợ: Có:

Họ và tên người nộp tiền: Địa chỉ:

Lý do nộp:

Số tiền: (Viết bằng chữ): Kèm theo: Chứng từ gốc:

Ngày tháng năm

trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

b/ Chứng từ chi tiền mặt (phiếu chi)

27

1- Người nhận tiền đề nghị doanh nghiệp chi tiền

2- Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng duyệt chi

3- Kế toán thanh toán lập phiếu chi (3 liên)

4- Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký phiếu chi (3 liên)

5- Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký, lưu liên 1

6- Chuyển phiếu chi liên 2, 3 cho thủ quỹ

7- Thủ quỹ xuất tiền mặt và giao cho người nhận tiền và ký vào phiếu chi sau đó chuyển cho người nhận tiền giữ liên 3

8- Liên 2 thủ quỹ ghi sổ quỹ xong chuyển lại cho kế toán thanh toán

9- Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt, sau đó chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để ghi sổ, ghi sổ xong kế toán các bộ phận khác chuyển lại cho kế toán thanh toán để lưu

10- Bảo quản chứng từ trong kỳ, chuyển vào lưu trữ năm tài chính

Mẫu Phiếu chi:

Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của 200/2014/TT-BTC)

PHIẾU CHI

trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi:

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

29

c/ Chứng từ thu tiền gửi ngân hàng

1- Ngân hàng phục vụ đơn vị nhận ủy nhiệm chi của khách hàng ( liên 2, 3) 2- Ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi đến cho kế toán Tiền gửi ngân hàng 3- Cuối ngày ngân hàng phát giấy báo số dư tài khoản cho đơn vị

4- Kế toán ngân hàng ghi sổ kế toán Tiền gửi ngân hàng

5- Kế toán ngân hàng chuyển uỷ nhiệm chi cho bộ phận kế toán có liên quan

6- Kế toán liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả ủy nhiệm chi cho kế toán ngân hàng

7- Kế toán ngân hàng lưu trữ chứng từ

d/ Chứng từ chi tiền gửi ngân hàng (Séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi)

UNC hay lệnh chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh theo mẫu do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định ,gửi cho tổ chức cung ứng dịch

vụ thanh toán nơi mình mở tài khoản, yêu cầu tổ chức đó trích một số tiền nhất định trả cho người thụ hưởng

30

Đơn vị trả tiền sau khi nhận được hàng hoá, dịch vụ cung ứng, trong thời gian nhất định phải lập các UNC gửi đến ngân hàng để trích tài khoản chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng Tuỳ theo phạm vi và tổ chức thanh toán, đơn vị phải lập từ 3-4 liên với đâỳ

đủ nội dung và các yếu tố cần thiết Khi lập và nộp UNC vào ngân hàng, đơn vị trả tiền phải đảm bảo đủ số dư trên tài khoản để đảm bảo chi trả Nếu chứng từ hợp lệ, tài khoản đủ tiền, trong phạm vi một ngày làm việc, ngân hàng phải hoàn tất UNC đó Nếu chứng từ không hợp lệ, hợp pháp, tài khoản không đủ số dư thì ngân hàng không thanh

toán

Séc là một hình thức thanh toán quan trọng không thể thiếu được trong thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay Séc là môt tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu đã quy định sẵn, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ séc hay người cầm tờ séc

Séc chuyển khoản chỉ được áp dụng trong phạm vi thanh toán giữa các khách hàng có tài khoản ở cùng một chi nhánh nhưng các chi nhánh này có tham gia giao nhận chứng từ trực tiếp cho nhau theo quy định từ trước, thời gian hiệu lực của tờ séc tối đa là 10 ngày làm việc Khác với séc lĩnh tiền mặt, khi phát hành séc thanh toán chuyển khoản, chủ tài khoản phải gạch hai đường song song chéo góc hoặc viết chữ

"chuyển khoản " ở góc phía trên bên trái mặt trước tờ séc trước khi giao người thụ hưởng

Về nguyên tắc, séc chuyển khoản phải được phát hành trên cơ sở số dư tài khoản tiền gửi hiện có tại ngân hàng Nếu tài khoản tiền gửi không đủ để thanh toán, séc sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán, chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm thanh toán

tờ séc đó và những khoản tiền phạt chi phí phát sinh liên quan đến việc khiếu nại và khởi kiện

*) Séc bảo chi:

Séc bảo chi là một loại séc thanh toán được ngân hàng đảm bảo khả năng chi trả bằng cách trích trước số tiền trên tờ séc từ tài khoản tiền gửi của người trả tiền sang tài khoản " Đảm bảo thanh toán séc " nhằm đảm bảo khả năng thanh toán của tờ séc đó

Séc bảo chi có phạm vi thanh toán rộng hơn séc chuyển khoản Ngoài việc sử dụng để thanh toán giữa các chủ thể mở tài khoản tại cùng một chi nhánh ngân hàng hoặc hai ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trên cùng địa bàn séc bảo chi còn được sử dụng để thanh toán giữa khách hàng mở tài khoản tại các chi nhánh trong cùng

hệ thống trong phạm vi cả nước

*) Séc tiền mặt:

Séc tiền mặt: Dùng để rút tiền mặt tại NH

32

1 Kế toán Tiền gửi ngân hàng viết séc

2 Kế toán trưởng ký séc

3 Kế toán Tiền gửi ngân hàng nhận lại séc đã ký

4 Chuyển séc cho người lĩnh tiền

5 Nộp séc vào ngân hàng

6 Ngân hàng làm thủ tục chi tiền và người nhận tiền ký nhận

7 Người lĩnh tiền về viết giấy nộp tiền chuyển cho kế toán tiền mặt

8 Kế toán tiền mặt viết phiếu thu

9 Thủ quỹ thu tiền

10 Ngân hàng cuối ngày phát hành giấy báo số dư cho đơn vị

11 Kế toán Tiền gửi ngân hàng ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng và lưu chứng

từ

33

35

Bộ phận (hoặc Địa chỉ):………

Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

I.Số tiền tạm ứng:

1 Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết

2 Số tạm ứng kỳ này

- Phiếu chi số:……ngày………

- Phiếu chi số:……ngày………

………

………

………

………

………

36

3.2.2.2 Trình tự xử lý và luân chuyển một số chứng từ chủ yếu

a/ Chứng từ nhập kho vật tư (hàng hóa) do doanh nghiệp mua ngoài

1 -Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu yêu cầu

2- Phiếu yêu cầu được chuyển đến phòng cung ứng vật tư được phụ trách phòng

ký xác nhận

3 - Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua vật tư làm các thủ tục mua như thu thập báo giá, chọn báo giá hợp lý nhất để trưởng phòng xác nhận, quyết định mua

4 - Phòng cung ứng lập hợp đồng để giám đốc ký hợp đồng với người bán

5 - Thông báo số lượng và thời hạn nhập hàng cho thủ kho

6 - Hàng được người bán giao đến thủ kho hoặc được nhân viên phòng mua hàng đưa về kho

7 - Phòng cung ứng lập phiếu nhập kho làm 2 liên (Trường hợp mua ngoài)

8 - Phòng cung ứng cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập

9 - Phiếu nhập kho được chuyển một liên cho thủ kho

10 - Thủ kho nhập hàng và ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho rồi ký vào phiếu nhập kho

11 - Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho

12 - Người bán giao hóa đơn bán hàng cho nhân viên mua hàng và ký vào hóa đơn

200/2014/TT-BTC)

PHIẾU NHẬP KHO Ngày….tháng….năm…

Số:………

Nợ………… Có…………

- Họ và tên người giao:……… …………

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo chứng

từ

Thự

c nhập

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên)

b/ Chứng từ nhập kho vật tư hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất gia công

1- Căn cứ vào yêu cầu nhập kho vật tư, bộ phận sản xuất hoặc gia công lập phiếu nhập kho (3 liên) có chữ ký của phụ trách bộ phận sản xuất

2- Phiếu nhập kho được chuyển liên 2, 3 xuống cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho

3- Sản phẩm hàng hóa nhập kho, người nhập và thủ kho ký vào phiếu nhập, người nhập giữ liên 3

4- Liên 2, thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho

5- Ghi thẻ kho xong thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán hàng tồn kho

6- Bộ phận chi phí giá thành chuyển tài liệu giá thành cho bộ phận kế toán hàng tồn kho để hoàn chỉnh phiếu nhập kho, ghi sổ

7- Kế toán tồn kho chuyển chứng từ nhập cho bộ phận kế toán có liên quan

để ghi sổ, ghi sổ xong chuyển lại cho kế toán hàng tồn kho

8- Lưu chứng từ nhập kho ở bộ phận kế toán hàng tồn kho

c/ Chứng từ xuất kho vật tư (hàng hóa)

3- Phiếu xuất kho được chuyển đến kế toán hàng tồn kho, kế toán hàng tồn kho hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán có liên quan

4- Phiếu xuất kho được chuyển đến cho bộ phận kế toán có liên quan để ghi sổ 5- Phiếu xuất kho được chuyển về cho bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưu trữ

Mẫu Phiếu xuất kho:

Đơn vị: ……

Địa chỉ:………

Mẫu số 02-VT

(Ban hành theo TT số BTC

200/2014/TT-Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO Ngày….tháng….năm…

Số:………

Nợ………… Có…………

- Họ và tên người nhận hàng:………Địa chỉ (bộ phận)…

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo chứng

từ

Thự

c xuat

3.2.3 Tổ chức thu nhận thông tin tài sản cố định

3.2.3.1 Chứng từ sử dụng

a/ Chứng từ phản ánh tăng TSCĐ

- Mua ngoài: Hóa đơn mua TSCĐ, Hợp đồng mua TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, các chứng từ khác (ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ ngân hàng), biên lai nộp thuế, hóa đơn cước phí vận chuyển…

- Trường hợp nhận góp vốn: Hợp đồng góp vốn, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh, Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp vốn (hoặc văn bản định giá của tổ chức có chức năng định giá theo quy định của pháp luật), kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản

-Xây dựng cơ bản hoàn thành: Biên bản giao nhận TSCĐ, Hợp đồng xây dựng (hoặc hợp đồng giao khoán), biên bản thanh lý hợp đồng

- Được cấp: Quyết định cấp (giao) vốn của cấp trên, Biên bản giao nhận TSCĐ b/ Chứng từ phản ánh giảm TSCĐ

- Bán TSCĐ: Hóa đơn bán TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, chứng từ khác (phiếu thu tiền, giấy báo Có ngân hàng…)

- Thanh lý TSCĐ: Biên bản thanh lý TSCĐ

3.2.3.2 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ

a/ Biên bản giao, nhận TSCĐ

Biên bản giao nhận tài sản cố định nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau

khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, được tặng biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài,…

Là cơ sở kế toán ghi tăng TSCĐ trên thẻ và sổ chi tiết TSCĐ

Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, chuyển cho phòng kế toán ghi sổ và lưu

Số:

Nợ:

Có Căn cứ HĐ GTGT số ngày tháng năm của về việc bàn giao TSCĐ

Ban giao nhận TSCĐ gồm:

Ông/Bà Chứcvụ: .Đại diện bên giao

Ông/Bà: Chức vụ: .Đại diện bên nhận

Ông/Bà Chức vụ: Đại diện bên

Địa điểm giao nhận TSCĐ:

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

Nước sản xuất (XD)

Năm sản xuất

Tháng, năm đưa vào

SD

Công suất (diện tích TK)

Tính nguyên giá TSCĐ

Thời gian

sử dụng

Tài liệu

kỹ thuật kèm theo

Giá mua (ZSX)

Cước phí V/C

Chi phí chạy thử

NG TSCĐ