đề tài tìm hiểu về hệ thống thông tin quản trị hrm human resource management cụ thể là phần mềm quản trị nhân sự fasst hmr online

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA KINH TẾ - LUẬT

BÀI THẢO LUẬN

Đề tài : Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản trị HRM ( Human ResourceManagement ) Cụ thể là phần mềm quản trị nhân sự Fasst HMR Online

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thị HộiLớp học phần: 2204eCIT0311

Môn: Hệ thống thông tin quản lýNhóm : 7

Hà Nội 2022

MỤC LỤC

BÀI THẢO LUẬN 1

I HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1

1 Khái niệm về Hệ thống thông tin quản trị nhân sự 1

2 Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin quản trị nhân sự 1

3 Mô hình của hệ thống thông tin quản trị nhân sự 3

4 Lợi ích của hệ thống thông tin quản trị nhân sự 5

5 Thuận lợi khi triển khai hệ thống thông tin quản trị nhân sự 5

6 Khó khăn khi triển khai hệ thống thông tin quản trị nhân sự 7

7 Quy trình triển khai 9

II HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Fast HRM Online 10

2.1 Giới thiệu chung về Fast HRM online 10

2.2 Đặc điểm chính của phần mềm Fast HRM Online 11

2.3.5 Quản lý tính lương và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) 21

2.3.6 Quản lý bảo hiểm 23

2.4 Tình hình ứng dụng trên thế giới và ở Việt Nam phần mềm nhân sự HRM 23

2.5 Ưu nhược điểm 25

III Giải pháp cải thiện 25Biên bản thảo luận + Phân công nhiệm vụ

I HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển như hiện nay thì việc sử dụng các phầnmềm trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết Nó mở ra nhiều cơ hội cho các doanhnghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp vận dụng được công nghệ vào trong sản xuất,bán hàng và quản trị một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, những phần mềm nào thực sự là cần thiết, và nên dùng phần mềm nàocho riêng doanh nghiệp của mình là điều mà các nhà quản trị đặc biệt quan tâm Trongđó, hầu hết các doanh nghiệp, phần mềm quản trị nhân sự là một vô cùng hữu ích vàtrợ giúp rất nhiều trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp

1 Khái niệm về Hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Nhân sự là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào hai

hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công việckhông thể tự động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa lànguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lậptrình, hoạch định công việc,…) Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững mạnhthì phải có chính sách chiêu mộ cũng như quản trị nhân sự hiệu quả.

Hệ thống thông tin quản trị nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập,

xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực, làmột hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lựccủa từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượngtrong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai Hệ thống thông tinquản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệthống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tạicơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2 Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin quản trị nhân sự

 Vai trò của hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Hệ thống thông tin trong quản trị nhân sự đóng vai trò lưu trữ dữ liệu, từ đó sựquản trị nhân viên sẽ trở nên hiệu quả hơn Hệ thống sẽ mang đến cho tổ chức nhiềuthuận lợi:

 Đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp; Quản trị chặt chẽ nguồn lực tổ chức;

 Tối đa hiệu quả lao động;

 Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển khả năng;

 Nâng cao yếu tố con người và sự gắn kết giữa cá nhân với doanh nghiệp Hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp

 Báo cáo thống kê Hỗ trợ ra quyết định

 Chức năng của hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nguồn nhân lực và sửdụng có hiệu quả những người lao động cho doanh nghiệp Các hệ thống thông tinquản trị nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thôngtin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch và chiếnlược bằng cách cung cấp cho bộ phận quản trị công cụ để mô phỏng, dự báo, phântích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác….

Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống thông tin quản trịnhân sự bao gồm:

 Đánh giá các ứng viên và người lao động của tổ chức Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động Tuyển chọn người lao động

 Đào tạo và phát triển người lao động

 Quản trị lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động Cung cấp báo cáo cho cơ quan quản trị nhà nước theo yêu cầu

 Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực

 Phân tích, sắp xếp và phân công công việc một cách hợp trị

Hệ thống thông tin quản trị nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trònhư một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về thể lực, trílực của từng con người trong một tập thể, đơn vị Chúng bao gồm cả về mặt số lượng,chất lượng được đánh giá đầy đủ trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và tương lai.

Hệ thống này được gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệthống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tinmarketing…

Có thể nói, chức năng mà hệ thống thông tin quản trị nhân sự mang lại là thật sựcần thiết để các tổ chức, doanh nghiệp phát triển một cách toàn diện và bền vững theothời gian.

3 Mô hình của hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Mô hình quản trị nhân sự là tất cả hoạt động của doanh nghiệp hay tổ chức liênquan đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực, bao gồm thu hút, sử dụng, đánh giá, pháttriển và gìn giữ đội ngũ lao động phù hợp với doanh nghiệp, đủ về số lượng và cao vềchất lượng.

Mô hình quản trị nhân sự liên quan chặt chẽ đến mô hình kinh doanh của doanhnghiệp Nếu có một mô hình quản trị nhân lực tốt, doanh nghiệp có thể:

 Thu hút – đào tạo được nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp

 Phát triển – duy trì số lượng nhân sự đủ để đảm bảo hoạt động kinh doanh,sản xuất theo đúng kế hoạch Giữ chân được người tài, đặc biệt là những nhân sự phùhợp

 Tối đa hiệu quả sử dụng nguồn lực: Khai thác được hết các kỹ năng và tốchất của nhân viên, sử dụng đúng người đúng việc

Mô hình hệ thống thông tin quản trị được biểu diễn theo hình dưới đây, trongđó thông tin đầu vào gồm tất cả các thông tin nhân sự bên trong các hệ thống khác cótrong doanh nghiệp, các hoạt động trong bộ phận tổ chức nhân sự và các nguồn dữ liệubên ngoài liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp.

(PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình Hệ thống thông tin quản trị, Trường Đại học Thương Mại)

Trong kế hoạch chiến lược của tổ chức thường bao gồm các mục tiêu và chiếnlược quan trọng về nguồn nhân lực Các chương trình chiến lược do các nhà lãnh đạoxác định sẽ là những định hướng hoạt động quan trọng của bộ phận quản trị nhân sự.Ngoài ra, việc việc đề ra các chính sách kinh doanh, tách nhập các bộ phận trong đơnvị và mọi liên kết giữa các tổ chức cũng sẽ ảnh hưởng đến chức năng quản trị nhân sự Dữ liệu về nhân sự của tổ chức thường bao gồm dữ liệu về nghề nghiệp, kỹ năng,kinh nghiệm làm việc và các thông tin quan trọng khác trong CSDL Những dữ liệunày có thể sẽ rất hữu ích cho việc lựa chọn đúng đối tượng nhân lực cho các công việchoặc dự án.

Để thực hiện được các chức năng nghiệp vụ của mình, bộ phận quản trị nhân lựcthường phải sử dụng dữ liệu do các Hệ thống xử trị giao dịch cung cấp, ví dụ, số giờcông và đơn giá ngày công của mỗi nhân công được sử dụng để tính tiền lương chonhân công đó Những dữ liệu này được dùng để tính tổng chi phí lương cho từng bộphận trong tổ chức và cho toàn tổ chức Tổng chi phí mà đơn vị dành cho chăm sócsức khỏe, lương hưu và các chương trình phúc lợi khác của nhân viên cũng có thể cóđược một cách trực tiếp từ các HTTT xử trị lương.

Dữ liệu về đặt hàng của khách hàng cũng thường được sử dụng để lên kế hoạchvề nguồn nhân lực Trên cơ sở các đơn đặt hàng cho những tháng tới hoặc năm tớingười ta có thể dễ dàng tính toán được nhu cầu về nhân lực.

Rất nhiều các nguồn dữ liệu quan trọng từ bên ngoài có thể được dùng cho HTTTquản trị nhân sự, ví dụ, mức lương trả cho nhân công ở các cơ quan khác hoặc dữ liệuthống kê về nhân lực có thể được sử dụng để xác định mức lương hoặc tiền công chonhân viên trong tổ chức Ngoài ra, các hiệp hội và tổ chức lao động khác cũng lànhững nguồn dữ liệu quan trọng đối với HTTT quản trị nhân lực.

Đầu ra của HTTT quản trị nhân sự bao gồm các báo cáo quản trị như báo cáolương thưởng, các khoản phúc lợi bảo hiểm; kế hoạch nhu cầu nhân sự; hồ sơ, trị lịchnhân sự; báo cáo kỹ năng làm việc Bằng việc cung cấp các báo cáo quản trị, HTTTquản trị nguồn nhân lực có khả năng gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ củađơn vị Ví dụ, trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh, vào thời điểm nhạy cảm nhưNoel hay những ngày lễ, việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quảlà hết sức mấu chốt và quan trọng Các nhà quản trị sẽ dựa trên các báo cáo quản trịnguồn nhân lực và kế hoạch nhu cầu nhân sự để tiến hành phân công, điều phối các láixe vào công việc chuyển hàng tới tay khách hàng đúng thời hạn Và như vậy giá trị giatăng đã tới tay người sử dụng dưới hình thức nhận hàng chuyển phát nhanh đúng hạn.

4 Lợi ích của hệ thống thông tin quản trị nhân sự

 Cung cấp thông tin toàn diện và chi tiết cho quản lý

Ngoài ra, phần mềm nhân sự có thể cung cấp thông tin chi tiết toàn diện phục vụcho việc ra quyết định của nhà quản trị, ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vàonhững thời điểm nhất định trong năm dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huyđộng nguồn lực tuyển dụng phù hợp Ngoài ra, còn nhiều lợi ích khác mà một công tycó thể được hưởng lợi từ việc dựa vào phần mềm thay vì quản lý nhân sự bằng hồ sơgiấy như truyền thống.

 Tiết kiệm thời gian

Lợi ích của phần mềm nhân sự có thể rất khác nhau tùy thuộc vào loại phần mềmđược chọn và đặc điểm của công ty Phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian dànhcho các thao tác hành chính thông thường, thời gian này có thể được chuyển hướngdành cho các nhiệm vụ sinh lợi hơn hoặc hiệu quả hơn để giúp cho doanh nghiệp tốthơn Phần mềm nhân sự giúp nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm thời gian trong côngtác quản lý cũng như thực hiện công việc thông qua tự động hóa, hỗ trợ các quy trìnhquản lý nhân sự bằng việc cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách.

 Giảm lỗi nhập liệu

Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thểgiảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của công ty với việc tạohồ sơ điện tử Ngoài ra, có thể tiết kiệm không gian và chi phí do sử dụng tối thiểugiấy, kẹp giấy, mực và các vật liệu liên quan.

Ngoài những lợi ích trên phạm vi rộng này, các công ty có thể thấy những lợi íchxuất phát từ từng loại phần mềm hoặc modul cụ thể đã được chọn, như cải tiến kếhoạch kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tậpmạnh mẽ.

5 Thuận lợi khi triển khai hệ thống thông tin quản trị nhân sự

 Giảm chi phí vận hành dài hạn

Sử dụng phần mềm không chỉ khiến bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru vàhiệu quả mà còn giúp loại bỏ những yếu tố thừa trong các quy trình làm việc, cắt giảmnhững chi phí, thời gian và nhân lực không cần thiết Từ đó, cho phép doanh nghiệptiết kiệm được rất trong dài hạn về thời gian, tiền bạc để chi phí cho công tác quản lýnhân sự, hiệu quả đầu tư cao.

 Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Các quy trình như quản lý thời gian làm việc của các nhân viên, chấm công, giámsát thời gian tăng ca và các ngày nghỉ của nhân viên khi tích hợp với các công cụ tínhtoán hợp lý có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện Tính toán thời gian làm việc cố định,thời gian làm thêm cho các nhân viên trong công ty và tính lương cũng được phầnmềm xử lý nhanh chóng, chuyên nghiệp

Ngoài ra, sử dụng phần mềm giúp ban quản lý doanh nghiệp lên kế hoạch phânbổ hiệu quả hơn các nguồn lực, hiểu được nhân viên, xây dựng nguồn nhân lực giỏi,phù hợp với định hướng công ty Khi sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên mộthệ thống vận hành thống nhất sẽ đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bịxung đột hoặc trùng lặp Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

Hơn nữa, sử dụng phần mềm có thể hỗ trợ ban giám đốc doanh nghiệp đưa rasách lược, quyết định đúng đắn và hợp lý

 Tăng hiệu quả làm việc

Sử dụng phần mềm giúp giám đốc, bộ phận quản lý của doanh nghiệp lên kếhoạch phân bổ hiệu quả hơn các nguồn lực Khi sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việctrên một hệ thống vận hành thống nhất sẽ đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không baogiờ bị xung đột hoặc trùng lặp Qua việc đảm bảo chuyên môn hóa từng bộ phận, sẽgiúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

Thay vì các thao tác quản lý thủ công như mất hàng giờ ngồi sắp xếp, phân loạihồ sơ giấy của nhân viên từ thông tin các nhân, trình độ chuyên môn, bảo hiểm laođộng, báo cáo tình hình nhân sự, tính lương, KPIs, thì phần mềm quản lý nhân sự sẽgiúp bạn thực hiện tất cả những điều đó chỉ trong một nốt nhạc bằng quy trình tự độnghóa mọi thứ và lưu trữ thông tin trên một hệ thống

 Dễ lưu trữ, quản lý tập trung và thống kê số liệu

Sử dụng phần mềm là giải pháp công nghệ tuyệt vời cho phép doanh nghiệp lưutrữ, kiểm soát mọi thông tin dữ liệu một cách tập trung, chặt chẽ và hiệu quả Nhữngsai sót dữ liệu cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngănchặn ngay từ đầu bởi hệ thống tự động và thông minh.

Hệ thống phần mềm phối hợp, phân tích và khai thác thông tin dữ liệu từ các bộphận khác nhau Trên cơ sở đó, phân tích và kết xuất các báo cáo đa dạng, phù hợp.Đặc biệt, các thông tin này đều được mã hóa với khả năng bảo mật dữ liệu được nângcao, từ đó sự quản lý nhân viên sẽ trở nên hiệu quả hơn Hệ thống sẽ mang đến chodoanh nghiệp nhiều thuận lợi:

 Đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp Quản trị chặt chẽ nguồn lực tổ chức

 Tối đa hiệu quả lao động

 Tạo điều kiện cho viên phát triển khả năng

 Nâng cao yếu tố con người và sự gắn kết giữa cá nhân với doanh nghiệp

6 Khó khăn khi triển khai hệ thống thông tin quản trị nhân sự

 Khó thoả mãn nhu cầu nhân viên về chính sách đãi ngộ

Nhằm thu hút cũng như giữ chân nhân viên làm việc lâu dài cho doanh nghiệpmình, việc đánh giá kinh nghiệm, trình độ, quá trình làm việc cũng như tiềm năng pháttriển của nhân viên để từ đó đưa ra những chính sách đãi ngộ phù hợp là vô cùng quantrọng Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự làm tốt công tác này Công tácphân tích, phân loại và tính toán lương, thưởng cho nhân viên còn nhiều sai sót, vàchưa hợp lý, dẫn đến giảm sự hài lòng của nhân viên Hơn nữa, việc tính toán lươngthưởng, chế độ đãi ngộ của nhiều doanh nghiệp vẫn được thực hiện theo phương phápthủ công, dẫn đến tăng khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự mà hiệu quả thìkhông hề cao.

 Dư thừa và thiếu hụt nhân sự

Với nhiều doanh nghiệp, khi hoạt động kinh doanh sa sút, bộ máy vận hành quácồng kềnh thì việc dư thừa nhân sự là không thể tránh khỏi Ngược lại, khi hoạt độngkinh doanh phát triển, nhu cầu về nhân sự tăng cao doanh nghiệp có thể gặp phải tìnhtrạng thiếu hụt nguồn nhân lực Vấn đề này phát sinh từ khâu lên kế hoạch, phân bổ vàtuyển dụng người lao động Bộ phận nhân sự không nắm được những thông tin cậpnhật từ các bộ phận khác kịp thời, do đó chưa thể tìm kiếm, tuyển dụng được ngaynhững ứng viên phù hợp với vị trí yêu cầu, việc chậm trễ trong khâu tuyển dụng là khótránh khỏi.

 Tỷ lệ luân chuyển lao động tăng cao

Khi công việc không có cơ hội thăng tiến, mức đãi ngộ không cao, doanh nghiệpdễ gặp phải tình trạng tỷ lệ luân chuyển lao động tăng cao, đặc biệt đối với nhữngdoanh nghiệp vừa và nhỏ Tình trạng lao động cũ nghỉ việc, lao động mới xin vào liêntục là một vấn đề đáng ngại đối với doanh nghiệp, làm tốn nhiều thời gian, chi phítuyển dụng, cũng như chi phí đào tạo lại nhân sự mới Hơn nữa, nếu tình trạng này kéodài có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, về lâu dài cóthể làm giảm hiệu quả kinh doanh, mức doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.

 Khó hài hoà các mối quan hệ trong nội bộ công ty

Đối với các doanh nghiệp đã xây dựng được văn hoá doanh nghiệp mạnh thì sẽkhông gặp vấn đề quá lớn với việc hài hòa các mối quan hệ trong công ty cũng nhưđịnh hướng lợi ích của nhân viên theo lợi ích chung của doanh nghiệp Tuy nhiên, việchài hòa các mối quan hệ phức tạp trong công ty, không những mối quan hệ giữa nhânviên với nhân viên mà còn mối quan hệ của nhân viên với cấp quản lý, là một việckhông hề đơn giản Điều này đặt ra thách thức lớn cho chủ doanh nghiệp cũng nhưgiám đốc nhân sự, đòi hỏi họ phải tìm hiểu rõ nhu cầu, nguyện vọng của nhân viêntrong công ty, nhằm tạo ra sự đoàn kết nội bộ, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển lâudài và bền vững.

 Giá thành cao

Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi áp dụng hệ thống thông tin có thể làmột thách thức đối với một số doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa phát triển hoặc hoạtđộng kinh doanh không ổn định.Ngoài những chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềmthì doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất raphần mềm hệ thống thông tin đó, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấntriển khai phần mềm Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khaisản phẩm phần mềm hệ thống thông tin lên rất cao

 Thiếu hụt nhân tài

Nguồn lao động trong nước tuy vô cùng dồi dào, nhưng chỉ một phần thiểu sốtrong đó là có đủ kỹ năng, kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu việc làm ngày càng caonhư hiện nay Vì vậy, việc tìm kiếm và phát triển nhân tài nhằm cống hiến vì lợi íchcủa doanh nghiệp là một công việc tốn nhiều thời gian, công sức và không hề đơn giảncủa bộ phận nhân sự Nhiều doanh nghiệp chưa đề ra được các căn cứ cơ bản để xácđịnh kiến thức, kĩ năng cần thiết của ứng viên cho việc tuyển dụng; công tác đào tạo,đánh giá, phân bổ nhân sự còn thiếu thông tin và cơ sở, dẫn đến việc tìm kiếm và pháttriển nhân tài cho doanh nghiệp càng trở nên khó khăn.

 Khó khăn khi khai triển phần mềm

Trong quá trình khai triển phần mềm hệ thống thông tin sẽ có nhiều vấn đề phátsinh, doanh nghiệp cũng có những thay đổi: phần mềm không có đầy đủ tính năngdoanh nghiệp cần, khó khăn khi triển khai thay đổi văn hóa làm việc truyền thống, gâygia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và dẫn đến hiệu quả thấp.

7 Quy trình triển khai

Bước 1: Lên kế hoạch triển khai

Bất kỳ một bảng kế hoạch cơ bản nào cũng sẽ gồm những mục như: thời gian,giai đoạn, thành phần thực hiện, nội dung thực hiện.

Kế hoạch triển khai phần mềm HRM cũng như vậy; cũng sẽ gồm ban dự án; các

giai đoạn và nhiệm vụ của từng giai đoạn Tuy nhiên, ở bước này điều quan trọng nhấtkhông được qua loa chính là thành lập ban dự án.

Những thành viên thuộc ban dự án có trách nhiệm đưa ra yêu cầu, phối hợp vàkiểm soát quá trình thiết kế cũng như lắp đặt và đào tạo sử dụng phần mềm của đơn vịcung cấp.

Ban lãnh đạo cần trực tiếp tham gia; đóng vai trò là người định hướng và đánhgiá chất lượng của sản phẩm Đảm bảo phần mềm được thiết lập có thể giải quyết cácbài toán quản trị ở hiện tại và trong tương lai.

Bước 2: Khảo sát và đưa ra phương hướng

Khi doanh nghiệp cần một phần mềm để quản lý hàng trăm/nghìn nhân viên thìđương nhiên cần xem xét thực trạng; đánh giá nhu cầu và xu hướng tương lai để có thểtư vấn giải pháp thích hợp.

Cuối bước này, doanh nghiệp và nhà cung cấp cần thống nhất tài liệu phươngpháp mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Bước 3: Xây dựng hệ thống

Đội ngũ triển khai bắt đầu thiết lập chương trình quản lý ở bước này Các phầnmềm quản trị nhân sự muốn hoạt động trơn tru với mức độ chính xác cao thì buộc phải“xâm nhập” và “phá vỡ” các “khối u” của doanh nghiệp; bằng cách phát triển các tínhnăng mang tính đặc thù có khả năng xử lý gọn gàng các vấn đề quản lý

Bước 4: Cài đặt phần mềm quản lý nhân sự

Ban dự án gồm thành viên đại diện công ty và bên nhà cung cấp phần mềm sẽtiến hành khảo sát cơ sở hạ tầng; nếu đủ điều kiện thì tiếp theo sẽ cài đặt máy chủ vàcác máy trạm Dựa vào đó phần mềm HRM được lắp đặt với một tiêu chuẩn cụ thể;nhằm đảm bảo phần mềm sẽ thực hiện các chức năng của mình một cách tốt nhất.

Bước 5: Chuẩn bị đào tạo và đào tạo

Phần mềm có được triển khai thành công hay không phụ thuộc vào sự phối hợpcủa 3 đối tượng: nhà quản trị, người dùng cuối và đơn vị triển khai Nếu như các bướctrên, nhà quản trị và đơn vị triển khai liên kết chặt chẽ với nhau, thì ở bước này người

dùng cuối sẽ tham gia tích cực hơn vào quy trình Họ sẽ là người được hướng dẫn trựctiếp cách vận hành phần mềm để thực hiện các công việc của mình; nói cách khác mụctiêu là để phần mềm không gặp thất bại vì nguyên nhân nhân viên không dùng đượcphần mềm.

Quá trình chuẩn bị, đơn vị triển khai sẽ chuẩn bị các dữ liệu, tài liệu và lập kếhoạch đào tạo Sau khi thống nhất phương án sẽ tiến hành đào tạo từ tổng quan đến chitiết từng phân hệ trong phần mềm.

Bước 6: Nghiệm thu phần mềm

Đến bước này có thể xem quá trình triển khai phần mềm đã hoàn thành 90% Bêntriển khai sẽ tiến hành bàn giao sản phẩm và chuẩn bị các điều kiện cần và đủ khác đểứng dụng trên thực tế.

Bước 7: Ứng dụng thực tế phần mềm nhân sự HRM

Hệ thống vận hành chính thức hoạt động.

II HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Fast HRM Online

2.1 Giới thiệu chung về Fast HRM online

Phần mềm Fast HRM Online là sản phẩm công nghệ của Công ty Cổ Phần Phầnmềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST), họat động trong lĩnh vực phát triển, tư vấn vàtriển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản trị kinh doanh trên nền tảng CNTT.Doanh nghiệp FAST đã cung cấp các phần mềm cho hơn 34000 khách hàng trên toànquốc (tính đến 31/12/2020) Trong đó Fast HRM Online là phần mềm thành công vàgiải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Fast HRM là phần mềm quản trị nhân sự trên nền tảng web, hỗ trợ các công việctrong quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, cho thôi việc…Fast HRM cung cấp các thông tin nhiều chiều về nhân viên – thông tin cá nhân, các kỹnăng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, các thành tích…

Fast HRM được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 2005 và hiện có hơn 170khách hàng (tính đến 31/12/2020)

Fast HRM giúp cho việc chấm công, tính lương, tính BHXH, BHYT, tính thuếTNCN được rõ ràng, chính xác và kịp thời Fast HRM cho phép kết nối, đọc số liệu từcác thiết bị chấm công khác nhau

Fast HRM có các phân hệ sau: Quản trị Hệ thống

Quản lý Nhân sự Quản lý Tuyển dụng Quản lý Chấm công

Quản lý Tính lương & thuế TNCN Quản lý Bảo hiểm

Fast HRM được phát triển trên nền điện toán đám mây (cloud computing) với tốcđộ xử lý rất nhanh (thao tác, xử lý, báo cáo…), thực hiện truy cập xem báo cáo và cậpnhật số liệu từ xa, cho phép tùy chọn đồng tiền hạch toán theo ngoại tệ hoặc VND theoquy định

Fast HRM cho phép lựa chọn giao diện tiếng Việt hoặc Anh, luôn được cập nhậtcác sửa đổi bổ sung theo quy định mới nhất có liên quan

2.2 Đặc điểm chính của phần mềm Fast HRM Online

(1) Tính mềm dẻo: Fast HRM được thiết kế nhiều lựa chọn, phù hợp nhiều loại

hình doanh nghiệp

(2) Tiện ích: Fast HRM Online cung cấp cho khách hàng nhiều tính năng, chức

năng hỗ trợ khách hàng thao tác và xử lý thông tin nhanh, gọn và chính xác- Tính năng xin nghỉ, duyệt nghỉ phép qua SMS ;

- Chuyển số liệu từ bảng tính (excel…) vào chương trình ;- Chức năng sao chép (copy) chứng từ ;

- Chức năng khôi phục mật khẩu ;- Nhân viên tự khai thác (self services).

(3) Nghiệp vụ

- Thiết kế đơn giản, dễ hiểu;

- Khai báo linh hoạt công, ca, chi tiết ca;

- Giải quyết triệt để vấn đề làm ca từ ngày hôm trước đến ngày hôm sau khi lấysố liệu từ máy chấm công;

- Phân quyền chi tiết theo chức năng, thông tin Phân quyền theo quản lý, bộphận…

Khai báo ngày bắt đầu nhập liệu vào phần mềm.

Khai báo danh mục tỷ giá, dùng để cập nhật và lưu trữ tỷ giá giao dịch thực tế của tất cả các loại ngoại tệ theo thời gian.

Khai báo đơn vị cơ sở, cho phép quản lý riêng cho từng đơn vị cơ sở Riêng quản trị có thể theo dõi số liệu của nhiều đơn vị cơ sở (các công ty con, chi nhánh…)

Số liệu báo cáo được tập hợp riêng theo từng đơn vị cơ sở.

Quản lý người sử dụng

Truy nhập chương trình theo tên và mật khẩu;

Cho phép phân quyền cho từng người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng;Cho phép phân quyền cho từng bộ phận;

Cho phép hạn chế quyền truy nhập tới từng chức năng (menu), từng cửa sổ, từng trường, từng thao tác xử lý;

Phân quyền đến từng thao tác xử lý giao dịch: xem, tạo mới, sửa, xóa, in;Phân quyền xem, thêm mới, sửa, xoá chi tiết theo từng mã đơn vị cơ sở cho từng người sử dụng;

Phân quyền và giới hạn cho người sử dụng, nhóm người sử dụng;

Các chức năng liên quan đến bảo mật: Giới hạn IP truy cập, Giới hạn IP truy cập theo NSD, Giới hạn IP truy cập theo nhóm NSD

Quản lý số liệu

Lưu trữ (back-up) số liệu tự động theo lịch do người sử dụng khai báo.

Chương trình cho phép khóa số liệu và không được hiệu chỉnh và thêm mới bất kỳ chừng từ nào kể từ ngày khóa số liệu trở về trước.

Cho phép khóa số liệu riêng cho toàn bộ hoặc cho từng loại chứng từ.Cho phép phân vùng dữ liệu riêng từng năm.

Truy vấn nhanh số liệu theo kỳ.

Cho phép cập nhật các thông tin liên quan về hộ chiếu/thị thực.

Hiển thị sơ đồ và cấu trúc doanh nghiệp theo dạng đồ thị với chức năng down” cho phép xem các thông tin chi tiết.

“drill-Có các công cụ tra cứu, tìm kiếm nhân viên một cách dễ dàng

Hệ thống báo cáo đa dạng và đầy đủ thông tin, đảm bảo cho việc phân tích vàlập kế hoạch nhân lực

Kết nối chặt chẽ với phân hệ chấm công, tính lương để cập nhật đồng thời cácsố liệu về công, lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập cá nhân phải nộp…

Báo cáo biến động nhân viên

Danh sách nhân viên tăng/giảm theo bộ phậnDanh sách nhân viên điều chuyển theo bộ phận

Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận, vị trí công việc.

Báo cáo thống kê nhân viên

 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên trong năm

 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo tính chất công việc trong năm Báo cáo thống kê thâm niên làm việc theo bộ phận

 Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do …