Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp pot

Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp PSD101_Bai 4_v1.0011104207 93 BÀI 4: VẤN ĐỀ GIAO TIẾP TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP Mục tiêu  Nắm được một số vấn đề ứng xử giao tiếp trong môi trường làm việc, các tổ chức, doanh nghiệp.  Giúp học viên hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng những mối quan hệ ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp, qua đó áp dụng các cách ứng xử phù hợp và làm việc hiệu quả.  Giúp học viên nhận diện văn hóa giao tiếp trong công sở ở Việt Nam, đồng thời trang bị một số kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Nội dung Thời lượng  Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp;  Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ bản trong doanh nghiệp;  Giao tiếp có văn hóa nơi công sở;  Các kênh giao tiếp trong doanh nghiệp.  15 tiết Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 94 PSD101_Bai 4_v1.0011104207 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: 1001 Tình huống giao tiếp ứng xử Trong cuộc sống hàng ngày, bạn luôn phải ứng phó với biết bao tình huống giao tiếp. Đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp, những mối quan hệ phức tạp giữa cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp làm bạn luôn phải đối mặt với những tình huống, có lúc dễ dàng xử lý nhưng có lúc thật đau đầu, khó xử. Ví dụ: Bạn mới đi làm được 4 tháng và chưa hoàn toàn thích nghi với môi trường làm việc. Trưởng nhóm của bạn tỏ ra không thích bạn vì xét về mọi mặt, bạn có phần nổi trội hơn cô ta/anh ta. Lợi ích của bạn cũng ít được quan tâm. Bạn ngại sự cãi vã và mất lòng. Hay Bạn là một nhân viên mới được nhận vào làm việc nhưng trưởng phòng lại không giao bất cứ công việc gì cho bạn cả. Vấn đề nằm ở chỗ là vị trí của bạn trước đây trưởng phòng đã được “nhắm” cho một người thân, nhưng giám đốc nhân sự không duyệt. Trưởng phòng của bạn vừa xin nghỉ việc và bạn được cử thay vị trí điều hành phòng với tư cách quyền trưởng phòng. Nhưng vì chỉ là một nhân viên bình thường mới được đề bạt nên bạn vấp phải sự coi thường của cả nhân viên trong phòng và các trưởng phòng khác. Câu hỏi Bạn sẽ giải quyết các tình huống trên như thế nào? Làm thế nào để có thể ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả? Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp PSD101_Bai 4_v1.0011104207 95 4.1. Giao tiếp ứng xử – một biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm các mối quan hệ ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa con người với công việc. Các mối quan hệ này có sự tác động qua lại lẫn nhau. Nếu mối quan hệ này được kết hợp hài hòa với mục tiêu vì lợi ích chung của doanh nghiệp sẽ tạo nên sức mạnh thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. 4.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử của mọi người trong môi trường doanh nghiệp như:  Loại hình doanh nghiệp, tổ chức: Yếu tố này ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức, điều lệ doanh nghiệp và từ đó ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong doanh nghiệp.  Việc góp vốn: Số lượng và nguồn gốc vốn góp là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp. Một trong những nguồn lực quan trọng trong doanh nghiệp là nguồn vốn. Quan niệm “Mạnh vì gạo, bạo vì tiền” đã ăn sâu vào tiềm thức con người. Do đó, yếu tố tài chính quyết định nhiều vấn đề trong doanh nghiệp. Mối quan hệ con người cũng bị chi phối bởi yếu tố này.  Vấn đề đa văn hoá. Đa văn hóa thể hiện những tập tục, truyền thống, lối sống và cách hành xử khác nhau. Tính chất đa văn hóa ảnh hưởng trực tiếp đến các mối quan hệ giao tiếp trong doanh nghiệp, đặc biệt ở các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.  Ảnh hưởng của phong tục, thói quen, truyền thống, văn hóa Việt Nam tại địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động: có tác động lớn đến sự hình thành văn hóa giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp. 4.1.2. Các góc độ giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 4.1.2.1. Xét từ góc độ cá nhân Con người là nhân tố quan trọng nhất, nhân tố quyết định mọi vấn đề trong một tổ chức. Một tổ chức, một doanh nghiệp vận hành được là nhờ sự vận động của các mối quan hệ giữa người với người trong tổ chức đó.  Phấn đấu đạt các mục tiêu cá nhân: Mối quan hệ hành xử của mỗi cá nhân đều hướng theo các mục tiêu khác nhau và thay đổi theo không gian cũng như thời gian. Ví dụ: Trong doanh nghiệp có người chỉ chú trọng đến vấn đề chuyên môn mà không quan tâm đến các mối quan hệ khác, có người có quan niệm làm việc để kiếm tiền, bằng mọi giá phải có tiền người khác thì quan tâm đến sự thăng tiến… Mục tiêu phấn đấu riêng của mỗi cá nhân trên thực tế ảnh hưởng đến văn hóa giao tiếp trong công sở. Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 96 PSD101_Bai 4_v1.0011104207  Nhu cầu cá nhân theo tháp nhu cầu Maslow: Theo quan điểm của Maslow, nhu cầu của con người không ngừng tăng lên. Khi các nhu cầu cơ bản (nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn) được thỏa mãn thì con người có nhu cầu được mọi người trong xã hội thừa nhận và kính trọng… Theo đó, con người tự điều chỉnh hành vi để đạt được điều mà mình mong muốn. Tháp nhu cầu của Maslow  Xây dựng "hình tượng riêng": Đối với mỗi cá nhân, việc xây dựng và giữ hình ảnh tốt đẹp của mình trong mắt mọi người có vai trò rất quan trọng. Mỗi người, bằng cách này hay cách khác đều xây dựng hình ảnh của mình. Để giữ được hình ảnh cá nhân, con người thường tạo ra mối quan hệ giao tiếp ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp mình, đó có thể là một ngành công nghiệp, hội nghề nghiệp, hay mạng lưới làm việc, hợp tác. Hình ảnh cá nhân cũng là yếu tố nhằm phát triển, giữ gìn uy tín cá nhân (ảnh hưởng đến nhận xét của người tham khảo khi thay đổi công việc, khi xin học bổng …).  Hài hòa với mục tiêu của doanh nghiệp và các bên liên quan: Mỗi cá nhân là một thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Hành vi văn hóa giao tiếp của mỗi cá nhân cũng sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt đông của cả tổ chức. 4.1.2.2. Xét từ góc độ doanh nghiệp Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp là yếu tố đặc biệt quan trọng, góp phần:  Phát triển thương hiệu, nâng cao vị thế, sức cạnh tranh từ đó giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.  Xây dựng, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa của doanh nghiệp, từ đó tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thương trường.  Thu hút khách hàng, gây thiện cảm với đối tác, nâng cao hiệu quả quản trị trong quá trình giao tiếp. Yếu tố này cũng là cầu nối để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp với thị trường, đồng thời nó cũng tạo ra sức ép đối với đối thủ cạnh tranh.  Phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp PSD101_Bai 4_v1.0011104207 97 Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng Cuối tháng 6/2006, Viện nghiên cứu những nơi tốt nhất để làm việc (GPWI) ở Mỹ đã phối hợp với Tổ chức quản trị nguồn nhân lực thực hiện một cuộc khảo sát và công bố bằng xếp hạng thường niên lần thứ ba “Những Công ty vừa và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ”. Một số điểm chung của các Công ty lọt vào danh sách này là những điều đáng để cho các doanh nghiệp Việt Nam suy ngẫm và học hỏi trong xây dựng và đầu tư cho nguồn nhân lực… Theo GPWI, điểm chung của 25 Công ty hàng đầu lọt vào danh sách “Những Công ty vừa và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ" là có tỷ lệ thay thế nhân viên do nghỉ việc thấp, có chương trình đào tạo để phát triển nhân viên bài bản, chuyên nghiệp, áp dụng chế độ làm việc theo giờ giấc linh hoạt. Trong 50 Công ty vừa và nhỏ tốt nhất của Mỹ (gồm 25 Công ty nhỏ, từ 50-250 nhân viên và 25 Công ty vừa từ 251 đến 999 nhân viên), tỷ lệ nhân viên nghỉ việc là 11% và thời gian đào tạo trung bình mối năm dành cho một nhân viên là 41 giờ. Các Công ty này cũng cho phép nhân viên có thâm niên làm việc một năm trở lên được nghỉ phép có hưởng lương trung bình 28 ngày/năm. Ở Công ty nhỏ tốt nhất, Badger Mining, 174 nhân viên và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc chỉ là 4%. Tỷ lệ nh ân viên nghỉ việc thấp chỉ là một trong nhiều lợi ích mà các Công ty có một môi trường làm việc lý tưởng có được. ……………………… Ngoài ra, qua các cuộc phỏng vấn tìm hiểu môi trường làm việc với một số Công ty trong danh sách của GPWI năm nay, Tạp chí Business Week cũng rút ra một số điểm chung sau: Thứ nhất, giao tiếp nội bộ đóng vai trò rất quan trọng. Mặc dù lương bổng và các phúc lợi cũng quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất khiến các nhân viên gắn bó với doanh nghiệp. Những hoạt động biểu hiện sự quan tâm đến nhân viên như tổ chức tiệc Giáng sinh, cung cấp thực phẩm đầy đủ trong nhà bếp của Công ty để nhân viên có thể ăn nhẹ cũng là những điều được các nhân viên đánh giá cao. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất khiến nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp là sự giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Các Công ty trong danh sách của GPWI thường xu yên cập nhật cho các nhân viên về tình hình tài chính của doanh nghiệp, vị thế của doanh nghiệp. Thứ hai, bên cạnh việc áp dụng chế độ làm việc theo giờ.giấc linh hoạt, các Công ty cũng quan tâm đến việc định hướng cho các nhân viên mới, giúp cho họ hội nhập nhanh chóng với môi trường làm việc. Một số Công ty như Badger Mining còn thực hiện các chương trình định hướng cho các nhân viên mới ngay sau khi họ vừa nhận được thư mời làm việc để họ có thể qu en với việc ngay từ ngày làm việc đầu tiên. Trích nguốn: Theo Saga.vn 4.1.3. Hiệu quả của việc giao tiếp tốt trong doanh nghiệp Các bạn có thể thấy các thành viên trong doanh nghiệp có mối quan hệ, ứng xử tốt với nhau sẽ:  Tạo sự đồng thuận, hứng khởi trong công việc.  Tăng cường hợp tác, sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng gấp nhiều lần. Giúp nhân viên có thái độ yên tâm công tác, đạt sự cân bằng công việc và cuộc sống. Ví dụ: Không mang stress về nhà, luôn vui vẻ làm việc.  Làm đẹp thêm hình tượng của doanh nghiệp. Khi toàn thể doanh nghiệp đã đạt được sự đồng thuận về cách giao tiếp ứng xử, sức mạnh mềm của doanh nghiệp tăng lên mạnh mẽ. Đây chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển. Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 98 PSD101_Bai 4_v1.0011104207 4.2. Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ bản nội bộ doanh nghiệp 4.2.1. Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới trong doanh nghiệp 4.2.1.1. Quan niệm cấp trên – cấp dưới Quan niệm cấp trên – cấp dưới tùy thuộc văn hóa của từng quốc gia/ quốc tịch của doanh nghiệp.  Quan niệm cấp trên – cấp dưới trong các doanh nghiệp nước ngoài Ở các doanh nghiệp, tổ chức có yếu tố nước ngoài: cách thức ứng xử của cấp trên mang ảnh hưởng (văn hoá) quốc tịch của người đứng đầu công ty. Ví dụ: Tại một công ty liên doanh mà phía Nhật Bản làm Tổng Giám đốc (TGĐ), khoảng cách cấp trên – cấp dưới được nhấn mạnh rõ ràng hơn: nhân viên gọi TGĐ là “Sir” (Ngài), dùng “Yes, Sir” thay vì “Yes”. Tại tổ chức (phi chính phủ) có quốc tịch Anh, khoảng cách (xã hội) giữa cấp trên- cấp dưới hầu như không có. Nếu tên đầy đủ của “Sếp” là John Smith, thay vì phải gọi Mr. Smith, nhân viên có thể gọi tên của “Sếp”, như John.  Quan niệm cấp trên – cấp dưới trong các doanh nghiệp Việt Nam Ở các doanh nghiệp Việt Nam, mối quan hệ cấp trên – cấp dưới phụ thuộc nhiều vào loại hình doanh nghiệp và (thân thế) cá nhân người đứng đầu, Tổng Giám đốc (TGĐ) hay nhà quản lý cao nhất. Ví dụ: Một Tổng Giám đốc làm việc theo hợp đồng ký với Hội đồng quản trị có thể có cách thức ứng xử thân thiện hơn với cấp dưới, khác với trường hợp một thành viên Hội đồng quản trị kiêm TGĐ. (Ảnh hưởng của “vấn đề sở hữu”). Thân thế của TGĐ như: đã được đào tạo, tu nghiệp ở các trường nào ra, từ nước nào, cũng có thể ảnh hưởng đến cách xác lập vị thế của cấp trên và quan hệ cấp trên – cấp dưới. 4.2.1.2. Những điều cấp trên nên thực hiện Những điều cấp trên nên thực hiện với cấp dưới nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong doanh nghiệp.  Xây dựng cơ chế tuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, cạnh tranh, dùng đúng người, đúng chỗ o Chính sách tuyển dụng cần rõ ràng: khi nào tuyển nội bộ như với các vị trí ngắn hạn, khi nào phải tuyển cả từ bên ngoài. o Nội dung thông báo tuyển dụng phải đúng luật và tránh phân biệt đối xử (ví dụ: tránh không đề chỉ tuyển nam hay nữ, trừ những nghề đặc thù mà pháp luật lao động đã có quy định riêng). o Nên thảo luận trong bộ phận trước về kế hoạch tuyển dụng. Nếu cần, sắp xếp lại các mô tả chức danh với sự đồng thuận trước khi thông báo tuyển dụng người mới. Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp PSD101_Bai 4_v1.0011104207 99 o Trong trường hợp có (nhiều) ứng viên nội bộ, cần giải thích cho các ứng viên không được tuyển bổ tuyển nhiệm (hay không được vào vòng trong). o Tạo điều kiện cho nhân viên dưới quyền ứng tuyển vào các vị trí khác trong nội bộ doanh nghiệp, nếu nhân viên quan tâm. Khi cần thiết “giữ người” thì nên thuyết phục bằng các phương pháp ôn hòa, khách quan, tôn trọng các lời hứa và cam kết (nếu có).  Xây dựng quy chế thưởng phạt công khai, minh bạch Khi thực hiện việc quản lý, người lãnh đạo cần phải có khiển trách, có khen thưởng. Các tiêu chí thưởng, phạt cần phải rõ ràng, cụ thể, cho phép cấp dưới có ý kiến với cấp trên hay cấp cao hơn nếu không nhất trí với sự đánh giá, xếp hạng. Nếu điều kiện cho phép, cấp trên nên có các hình thức khen thưởng, động viên không chính thức dưới dạng ngoại giao. Ví dụ: Mời các thành viên trong bộ phận đi ăn trưa, ăn tối hay uống cà phê… bên ngoài nhân dịp một nhiệm vụ quan trọng nào đó được hoàn tất. Trong tình huống này, người trưởng phòng nên làm gì? Đây là tình huống dành cho một trưởng phòng. Trong phòng cô có hai nhân viên là 2 người bạn thân, vào công ty cùng thời điểm với mức lương khởi điểm bằng nhau. Sau một thời gian, căn cứ trên kết quả trong công việc, trưởng phòng đề xuất với giám đốc để tăng lương cho người có hiệu quả làm việc cao hơn. Ai ngờ sau đó, họ trao đổi với nhau và người có lương thấp hơn cảm thấy bất mãn nghĩ rằng công t y không công bằng, người còn lại thì cảm thấy e dè và ngại người bạn của mình. Tình cảm giữa hai người bạn không còn thân thiết như xưa nữa, việc họ giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành công việc cũng trở nên gượng gạo, hiệu quả công việc chung đều bị ảnh hưởng.  Thu phục được nhân viên dưới quyền. Khi đưa ra những mệnh lệnh, yêu cầu, người quản lý khiến cho nhân viên dưới quyền tuân theo với một thái độ chấp nhận vui vẻ thì mới gọi là thành công. Như vậy, việc chỉ đạo nhân viên không chỉ đơn thuần là việc đưa ra những yêu cầu, mệnh lệnh mà nó đòi hỏi người quản lý phải có nghệ thuật, sự am hiểu tâm lý con người. Cấp trên cần gương mẫu trong mọi lĩnh vực công việc, trong thực hiện các quy định của doanh nghiệp: o Là một tấm gương trong quan hệ với đồng nghiệp, cấp trên (cao hơn), khách hàng, nhà cung cấp… o Nêu gương trong cách thức ăn mặc, giao tiếp, ứng xử. o Thể hiện sự gắn bó, tâm huyết với tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp; là người đem đến và chia sẻ với cấp dưới về nhiệt huyết đối với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 100 PSD101_Bai 4_v1.0011104207 o Là chỗ dựa tinh thần của cấp dưới trong việc phấn đấu để đạt được thành công trong tương lai. o Hướng dẫn nhân viên trong các công việc mới. o Ủy quyền, trao quyền cho nhân viên khi hội đủ các điều kiện. Tin tưởng ở nhân viên khi trao quyền. o Hiểu hoàn cảnh gia đình, học vấn, xuất thân của nhân viên. Tuy nhiên không cần thiết phải nắm quá kỹ về đời tư của nhân viên (vì có thể ảnh hưởng đến tự do cá nhân). o Áp dụng kỹ năng lắng nghe. o Nắm được kế hoạch phát triển cá nhân của nhân viên (thông qua hệ thống quản lý thực hiện công việc kết hợp giao lưu xã giao). o Bình đẳng trong đối xử với các nhân viên khác nhau. o Giải thích các điểm đặc biệt trong thực hiện các quy định.  Biết khen và sử dụng nghệ thuật khen Sử dụng lời khen có hiệu quả sẽ có tác dụng khơi dậy tinh thần làm việc của nhân viên. Nghệ thuật khen là sự kết hợp nhuần nhuyễn của các yếu tố: Thời điểm, cách thức, địa điểm, lý do khen, khen ai, và đặc biệt là mức độ khen. o Trong các cuộc họp của bộ phận, lời khen chủ yếu để động viên, khuyến khích cá nhân. Lời khen trước tập thể lớn còn là mức độ đánh giá thành công trong công việc của đối tượng. o Nên khen thông qua tiếp xúc trong công việc hàng ngày trong nhóm hay trực tiếp. o Nếu khen qua email gửi cho nhân viên thì nên “đồng gửi” cho các nhân viên liên quan khác. o Trong lời khen nên đánh giá sự hợp tác, hậu thuẫn, tạo điều kiện của các nhân viên liên quan khác đối với sự thành công của một nhân viên cụ thể. o Đề xuất với cấp trên nếu cần thiết khen thưởng (đột xuất) chính thức ở cấp độ cao hơn. Tuy vậy, khen một nhân viên nhưng cũng phải làm cho người ấy nhận thấy sự quan trọng của những đồng nghiệp khác.  Biết lắng nghe và công bằng trong việc tiếp nhận các thông tin từ nhân viên o Biết lắng nghe tức là biết cách lựa chọn, tiếp nhận và xử lý các thông tin. Lắng nghe cần áp dụng trong các quy trình quản lý thực hiện công việc. Lắng nghe từ cấp dưới, cấp trên và các cấp trong quá trình quản trị sẽ giúp hoàn thiện các quy trình công việc. o Lắng nghe bằng cách tiếp nhận thông tin phản hồi nhiều chiều. Thông tin nhiều chiều sẽ giúp ích cho việc phân tích, nhận định và đánh giá để ra các quyết định một cách chính xác. Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp PSD101_Bai 4_v1.0011104207 101 o Khuyến khích nhân viên góp ý (trực tiếp, hay dưới dạng phiếu không cần ghi tên, hay thông qua ý kiến gửi tới quản lý cấp trên). Đây là cách thu thập thông tin khá hiệu quả. Tuy nhiên khi sử dụng cách này cần đề phòng hiệu ứng nghịch chiều (lợi dụng để tung tin hoặc phao tin sai sự thật). o Có phản hồi tích cực với nhân viên góp ý. Quá trình xử lý các thông tin thường bắt đầu ngay khi tiếp nhận thông tin thông qua lắng nghe. Sau khi thông tin được xử lý, việc phản hồi thông tin sẽ giúp hoàn thiện và kết thúc quá trình giao tiếp. Quá trình phản hồi có vai trò quan trọng nhằm khuyến khích và kích thích các thành viên tích cực góp ý kiến. o Có kế hoạch khắc phục thích hợp. Lắng nghe để tiếp nhận các thông tin, kế hoạch khắc phục là một biện pháp phản hồi thông tin tích cực. Tập đoàn Missisipi đã có tác động như thế nào tới tâm lý làm việc của nhân viên? Sự giao tiếp hiểu biết lẫn nhau trong doanh nghiệp là một phần quan trọng trong mối quan hệ nội bộ Công ty, hiện nay các doanh nghiệp đều rất coi trọng sự thông hiểu này. Để cùng hiểu về thông tin nội bộ, Tập đoàn quản lý Missisipi của Mỹ đã cho xuất bản một tập san nội bộ doanh nghiệp; tập san này có một chuyên mục tên là “những chuyện bực mình” để cho tất cả các nhân viên phát biểu những ý kiến và những điều chưa hài lòng. Như vậy không những để cho nhân viên có cơ hội phát biểu ý kiến mà còn giúp cho lãnh đạo kịp thời nắm bắt được tình hình của nhân viên để hai bên hiểu nhau hơn. Cuốn tập san này đã có tác dụng tuyệt vời, các nhân viên có thể kịp thời nắm được tình hình kinh doanh, xu thế phát triển của Tập đoàn và những sự việc có liên quan tới lợi ích thiết thân của họ. Khi Tập đoàn có kh ó khăn mọi người đều lo lắng, khi có thành tích thì tất cả cùng phấn khởi tự hào, toàn doanh nghiệp có một không khí làm việc hết sức khẩn trương, tích cực. Ngoài việc xuất bản tập san nội bộ, Tập đoàn này còn có các cách thức giao tiếp tìm hiểu khác như: đại hội công nhân viên, hội nghị giao lưu nghiệp vụ, những cuộc họp nói chuyện tìm hiểu tình hình, những thông báo lớn, các tờ cổ động màu, phát thanh trong và ngoài doanh nghiệp… Nguồn: www.camnangdoanhnghiep.com.vn  Tạo động lực cho nhân viên Người cấp trên phải biết cách tạo động lực hiệu quả, giúp nhân viên của mình nhận thấy rằng công việc mà họ đang làm phù hợp với chuyên môn, kỹ năng của mình cũng như có thể giúp họ phát triển nghề nghiệp trong tương lai. Bạn đang làm cho nhân viên của mình chán nản, thiếu ý chí làm việc? Bạn có biết được công việc gì nhân viên có thể làm tốt không? Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 102 PSD101_Bai 4_v1.0011104207 Hãy đánh giá khả năng của mình thông qua bảng đánh giá sau: Những hành vi/thái độ của cấp trên ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc của cấp dưới Đáng giá bản thân Kém Trung bình Xuất sắc 1 2 3 4 5 Nhân viên thiếu động cơ thúc đẩy khi bạn: 1. Không quan tâm đến công việc mà nhân viên đang được giao 2. Không hiểu biết thực trạng mối quan hệ cá nhân trong môi trường làm việc 3. Xem thường thành quả của nhân viên 4. Phê bình nhân viên trước mặt người khác 5. Không quan tâm đến việc sắp xếp thời gian cho công việc của bản thân hoặc của nhân viên 6. Lưỡng lự mất nhiều thời gian khi đưa ra quyết định 7. Không hoàn thành phần việc của bạn 8. Dành quá nhiều thời gian cho những công việc riêng của bạn 9. Biểu hiện rõ sự thiên vị 10. Chậm trễ trong việc thảo luận những vấn đề mà nhân viên quan tâm Những hành vi/thái độ của cấp trên ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả làm việc của cấp dưới Đánh giá bản thân Kém Trung bình Xuất sắc 1 2 3 4 5 Nhân viên làm tốt công việc khi bạn: 1. Tin tưởng nhân viên, mạnh dạn giao những công việc quan trọng cho nhân viên 2. Cung cấp cho nhân viên những dịch vụ hỗ trợ cần thiết 3. Cho nhân viên biết việc họ phải làm (kế hoạch rõ ràng, cụ thể) 4. Công nhận thành quả làm việc của nhân viên, khuyến khích khen thưởng kịp thời 5. Ngăn chặn sớm những nhân tố có thể làm ảnh hưởng xấu/tiêu cực đến hoạt động của nhân viên 6. Thực hiện việc trao đổi thông tin thường xuyên 7 Đánh giá và thực hiện kịp thời những thay đổi cần thiết để hỗ trợ nhân viên thực hiện tốt công việc 8. Mang đến lời khuyên chân thành cho nhân viên 9. Tạo những điều kiện cần thiết để nhân viên tự tin làm việc 10. Khuyến khích nhân viên thực hiện công việc một cách khéo léo [...]... doanh nghiệp Trong giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các đồng nghiệp với nhau hoặc với khách hàng lời nói phải có thưa gửi, có chủ ngữ rõ ràng, những lời nói như: cám ơn, cảm tạ, xin lỗi, làm ơn… cần được thường xuyên sử dụng PSD101_Bai 4_v1.0011104207 113 Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 4.4 Kênh giao tiếp trong doanh nghiệp Có rất nhiều kênh để giao tiếp trong nội bộ doanh. .. Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp Một số nguyên tắc ứng xử trong giao tiếp trực tiếp Bạn có thể tham khảo lại phần 4.2 Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ bản trong doanh nghiệp và 4.3 Giao tiếp có văn hóa nơi công sở 4.4.2 Giao tiếp bằng điện thoại 4.4.2.1 Tổng quan về giao tiếp qua điện thoại Sự phát triển kỹ thuật hiện đại trong lĩnh vực thông tin đã dẫn đến sự thay đổi về chất trong. .. đối tượng giao tiếp, tìm hiểu thế nào là giao tiếp có văn hóa nơi công sở và tìm hiểu các kênh giao tiếp trong doanh nghiệp hiện đại PSD101_Bai 4_v1.0011104207 125 Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp CÂU HỎI ÔN TẬP 1 Văn hóa giao tiếp ứng xử có tầm quan trọng như thế nào trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp? 2 Phân tích và liên hệ thực tiễn việc thực hiện các nguyên tắc giao tiếp ứng... rõ và giao tiếp có hiệu quả, bài học đã nêu ra tầm quan trọng của giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp; đưa ra những chỉ dẫn cần thiết, những điều nên và không nên trong một số mối quan hệ cơ bản trong doanh nghiệp, như giao tiếp ứng xử giữa cấp trên và cấp dưới, giao tiếp ứng xử giữa cấp dưới và cấp trên và giao tiếp ứng xử giữa đồng nghiệp với nhau Bên cạnh đó, để có thể giao tiếp thành công, bài học... rõ ràng, không nói lòng vòng   7 124 Nội dung Email có chữ ký   PSD101_Bai 4_v1.0011104207 Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống Đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp, với những mối quan hệ phức tạp giữa cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp, đòi hỏi bạn luôn phải đối mặt... doanh nghiệp, như:  Giao tiếp trực tiếp (họp nhóm, nói chuyện trực tiếp)  Giao tiếp bằng điện thoại  Giao tiếp bằng thư điện tử (Email)  Giao tiếp bằng diễn đàn (Forum)  Giao tiếp trực tuyến (bằng các công cụ Yahoo Chat, SMS, Skype) Mỗi kênh giao tiếp đều có ưu nhược điểm khác nhau Trong từng tình huống công việc cụ thể mà chúng ta chọn kênh giao tiếp cho phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất Trong bài. .. đồng nghiệp? 3 Phân tích và liên hệ thực tiễn việc thực hiện các nguyên tắc giao tiếp ứng xử với cấp dưới? 4 Những nội dung chủ yếu của kỹ năng giao tiếp qua điện thoại? 5 Nên sử dụng phương tiện giao tiếp qua email khi nào? CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1 Mối quan hệ ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp phụ thuộc nhiều nhất vào yếu tố nào? a Văn hóa địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động/ quốc tịch của doanh nghiệp. .. không chỉ để giao dịch, liên lạc với các đối tác bên ngoài mà còn được ứng dụng ngay trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng email một cách hiệu quả PSD101_Bai 4_v1.0011104207 121 Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 4.4.3.1 Sử dụng email đúng lúc Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp Hãy sử dụng email trong những... đến kênh giao tiếp trực tiếp, giao tiếp bằng điện thoại và giao tiếp bằng thư điện tử - Email Tìm hiểu đối tượng giao tiếp Để giao tiếp và sử dụng kênh giao tiếp hiệu quả trước tiên cần tìm hiểu đối tượng giao tiếp, cần quan tâm tới vấn đề:   Nguồn thông tin lấy ở đâu?  Mục đích tìm hiểu thông tin là gì?  4.4.1 Cần tìm hiểu thông tin gì? Trình tự sử dụng các phương tiện liên lạc (giao tiếp) nào... động đề xuất với cấp trên về phương án thực hiện và nói rõ giới hạn khả năng của mình d Tạo diễn đàn chia sẻ bức xúc với các đồng nghiệp khác 126 PSD101_Bai 4_v1.0011104207 Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp 5 Nên sử dụng phương tiện giao tiếp qua email khi nào? a Sử dụng trong mọi trường hợp cần trao đổi b Khi nội dung liên lạc cần được lưu lại, cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều . Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp PSD101_Bai 4_v1.0011104207 93 BÀI 4: VẤN ĐỀ GIAO TIẾP TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP Mục tiêu  Nắm được một số vấn đề ứng xử giao. quả? Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp PSD101_Bai 4_v1.0011104207 95 4.1. Giao tiếp ứng xử – một biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp. doanh nghiệp;  Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ bản trong doanh nghiệp;  Giao tiếp có văn hóa nơi công sở;  Các kênh giao tiếp trong doanh nghiệp.  15 tiết Bài 4: Kỹ năng giao tiếp