đề tài nghiệp vụ tổ chức sự kiện giao lưu văn hóa ẩm thực cung đình kết hợp với nghệ thuật âm nhạc nhã nhạc cung đình huế

+ Đối với dữ liệu sơ cấp: Phương pháp quan sát, phương pháp đạt câu hỏi cho Giảng viên hướng dẫn về ý tưởng và các nghiệp vụ để tổ chức “sự kiện giao lưu văn hóa Ẩm thực Cung Đình kết hợ

CƠ SỞ LÝ LUẬN

Các khái niệm

1.1.1 Khái niệm về sự kiện

Sự kiện là một hay nhiều hoạt động có chủ đích được diễn ra tại thời điểm cụ thể, địa điểm cụ thể do một cá nhân hay tổ chức làm chủ Thông qua sự kiện một hay nhiều thông điệp ý nghĩa nào đó sẽ được gửi đến những người tham gia trong sự kiện Đối với từng quan niệm khác nhau, mỗi cá nhân có một cách định nghĩa về sự kiện khác nhau

1.1.2 Khái niệm về tổ chức sự kiện.

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa đối với đời sống xã hội [3, tr.10]

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán [3, tr.10]

Trong một số lĩnh vực khác, sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xtác giảlà một sự kiện [3, tr.10] Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị,… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: [3, tr.10]

- Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xtác giảlà sự kiện Ví dụ các sự kiện như: Tuần lễ cấp cao Diễn đàn Hợp tác kinh tế châu Á - Thái Bình Dương (APEC) lần thứ 25 được tổ chức tại Đà Nẵng, Đại hội Thể thao Đông Nam Á (Southeast Asian Games), các cuộc thi hoa hậu toàn quốc như Hoa hậu Hoàn

Vũ Việt Nam, Hoa hậu Việt Nam [3, tr.11]

- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”, có nghĩa rằng ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật,… [3, tr.11]

- Bên cạnh đó, sự kiện còn có thể hiểu là các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Điều này thể hiện rõ ở việc một số công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về

“tổ chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác [3, tr.12]

Trong ba cách hiểu trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong một phạm vi nhất định Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo một trong ba hướng trên sẽ không đủ Cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ vào những đặc trưng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đã được thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên nghĩa “tổ chức sự kiện” tương ứng với event management – trong tiếng Anh Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác như tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan đều mượn từ gốc event management Ở các nước phát triển, lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghệ nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ [3, tr.12]

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: [3, tr.12-13]

 Bussiness events: các sự kiện liên quan đến kinh doanh

 Corporate events: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng

 Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

 Trade fairs: hội chợ thương mại

 Entertainment events: sự kiện mang tính chất giải trí

 Concerts/live performances: hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

 Festival: lễ hội, liên hoan

 Government events: sự kiện của cơ quan nhà nước

 Meetings: họp mặt, giao lưu

 Seminars: hội thảo chuyên đề

 Social and cultural events: sự kiện về văn hoá, xã hội

 Sporting events: sự kiện trong lĩnh vực thể thao

 Marketing events: sự kiện liên quan tới marketing

 Promotional events: sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

 Brand and product launches: sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hoá, phong tục tập quán [3, tr.13]

Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện [3, tr.13] Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra [3, tr.13]

Qua một số nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện. [3, tr.13]

Từ những cách tiếp cận đã đề cập, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công viêc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện [3, tr.14]

Các hoạt động, công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm: [3, tr.14]

 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;

 Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;

 Chuẩn bị tổ chức sự kiện;

 Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;

 Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;

 Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;

 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;

 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

 Xúc tiến và quảng bá sự kiện;

 Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;

 Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;

 Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;

 Đảm bảo vệ sinh, an toàn và yếu tố an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…

Các hoạt động cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá trình tổ chức sự kiện cụ thể Theo dòng chảy thời gian có thể thấy, các hoạt động thuộc giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện bao gồm: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan 8 đến sự kiện; hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; chuẩn bị tổ chức sự kiện; xúc tiến và quảng bá sự kiện Giai đoạn thực hiện sự kiện bao gồm các hoạt động: tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện; tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện; tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện Giai đoạn cuối bao gồm các hoạt động kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện Các công việc khác như: quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện; dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; chăm sóc khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an toàn và yếu tố an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện… đan xen liên quan đến tất cả các giai đoạn nói trên [3, tr.14-15]

Các thành phần tham gia

Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện Tuy nhiên với các thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác như các nhà cung ứng về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống Vì vậy trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất cách hiểu về các thành phần này. [3, tr.15]

Các thành phần tham gia sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính: [3, tr.15]

 Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);

 Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện);

 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê;

 Khách mời (tham gia sự kiện);

 Khách vãng lai tham dự sự kiện;

 Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện

1.2.1 Các bước trong quy trình tổ chức sự kiện

1 Xác định thông tin sự kiện:

Xác định thông tin sự kiện rất quan trọng bởi nó quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình Với mỗi loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng Vậy nên việc đầu tiên cần làm khi tổ chức chương trình là doanh nghiệp phải nắm rõ các thông tin cơ bản sau:

+ Loại hình, quy mô sự kiện như thế nào?

+ Mục tiêu tổ chức chương trình sự kiện

+ Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện

+ Thời gian, địa điểm, ngân sách tổ chức chương trình

2 Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện: Ý tưởng sự kiện chính là linh hồn của sự kiện, là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện Một ý tưởng mới lạ, thú vị khác biệt với những thứ cũ nhàm chán sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ đến khách mời tham gia Để sự kiện có thể thành công, gây ấn tượng và tiếng vang với khách hàng thì ý tưởng sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, nó phải mới mẻ và thu hút người tham gia

Lên kịch bản chương trình sự kiện:

Kịch bản cũng là một yếu tố tạo nên thành công của sự kiện, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ Kịch bản muốn lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những giây phút đầu tiên thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và cách xử lý linh hoạt.

3 Lập bảng phân chia nhân sự: Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả cần có bảng phân công công việc cụ thể với nhân sự phù hợp và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bảng phân công nghiêm túc, trách nhiệm như: thiết kế, lắp đặt, kỹ thuật, điều hành, MC,…

4 Thi công sự kiện trước khi diễn ra:

Dựa theo kịch bản tổ chức chương trình đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết và trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai xót.

 Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in

 Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản

 Tổ chức phục vụ ăn uống (nếu có)

 Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, gameshows, bốc thăm trúng thưởng…

1.2.2 Yêu cầu cần thiết để tổ chức một sự kiện thành công

1 Xác định chủ đề của sự kiện

Chủ đề như hình ảnh đại diện mà khi nhìn vào là khách mời thấy được ngay mục đích sự kiện Khung xương sống của sự kiện sẽ chính là chủ đề dựa vào chủ đề mà đơn vị tổ chức lên kịch bản và những hoạt động trong sự kiện sao cho phù hợp Những sự kiện để thu hút được sự chú ý của khách mời thì cần phải có concept sáng tạo, độc đáo, mới lạ nhưng không được thiếu đi sự ý nghĩa.

2 Xác định màu sắc chủ đạo Để góp phần khắc họa rõ nét hơn concept chủ đề sự kiện thì bạn cần phải xác định được màu sắc và hình ảnh cụ thể Tông màu chủ đạo sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới thiết kế và trang trí sự kiện đó nhé Màu sắc được sử dụng chính sẽ là màu sắc chủ đạo và phải phù hợp với concept đưa ra Bên cạnh đó, phối hợp các màu sắc với nhau làm sao để cả sự kiện hài hòa mà không tạo nên sự đối lập quá lớn Màu sắc phụ được dùng để phối sẽ không được nổi bật hơn tông màu chính được chọn Thiết kế banner, backdrop phù hợp với màu sắc chủ đề sự kiện

3 Xác định đối tượng tham gia

Yếu tố quan trọng nữa để quyết định sự thành công của sự kiện đó chính là xác định đối tượng tham gia sự kiện Nếu là sự kiện của công ty thì bạn cần phải đảm bảo những bộ phận sau nhất định phải có mặt:

 Ban giám đốc, cổ đông, chủ tịch hội đồng quản trí

 Tất cả các phòng ban trong công ty

 Khách mời mà công ty mời

 Đại diện của các đơn vị báo chí đưa tin về sự kiện của công ty

 Nhân sự setup sự kiện như MC, PB, PG,…

4 Xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi đã xác định được đối tượng tham gia và số lượng khách mời thì điều tiếp theo bạn cần phải làm đó chính là xác định địa điểm tổ chức Bên cạnh dựa vào số lượng khách mời thì quy mô sự kiện cũng là căn cứ để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp Một số yếu tố khác quan trọng để quyết định địa điểm nữa là:

 Diện tích của địa điểm này có đủ để setup sự kiện không? Khách mời tham dự có cảm thấy thoải mái không?

 Không gian trong phòng hay ngoài trời sẽ phù hợp nhất với tính chất của sự kiện?

 Thiết kế địa điểm, bố cục nơi tổ chức có thuận tiện để sự kiện diễn ra.

 Cơ sở vật chất, trang thiết bị có chất lượng tốt không?

 Bãi đỗ xe có không?

 Địa điểm tổ chức có thể dễ dàng tìm ra.

Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình tổ chức sự kiện

1.3.1 Các yếu tố nội bộ ảnh hưởng đến quy trình tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức

Các bộ phận khác nhau trong một tổ chức như cấp quản lý, tài chính, nhân sự, bộ phận nghiên cứu và phát triển (R&D), kế toán,…cần được đảm bảo nắm được các thông tin sự kiện khi bộ phận tổ chức chuẩn bị các hoạt động tổ chức sự kiện Bộ phận tổ chức cần làm việc chặt chẽ với tất cả họ, vì mỗi một bộ phận sẽ là một yếu tố quyết định sự thành công với các chiến lược và kế hoạch được đề ra

Các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong mạng lưới cung cấp những giá trị khác nhau cho sự kiện của sự kiện Họ là những người cung cấp các yếu tố đầu tiên và cần thiết nhất vào các hoạt động kinh doanh như nguyên vật liệu, phụ tùng, dụng cụ, thiết bị,…Chất lượng và độ tin cậy của các nhà cung cấp là rất cần thiết cho bất cứ hoạt động sự kiện nào Đơn vị tổ chức phải có quyền kiểm soát về các dịch vụ được cung cấp và chi phí của các nhà cung cấp Bất kỳ sự thiếu hụt hoặc chậm trễ nào, trong điều kiện thiên tai hoặc các trường hợp không mong muốn, có thể gây ảnh hưởng đến mục tiêu của sự kiện và dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.

1.3.2 Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quy trình tổ chức sự kiện.

1 Yếu tố chính trị và pháp luật Đây là yếu tố quan trọng quyết đến việc sự kiện có được diễn ra hay không? Do đó, trước khi tổ chức event bạn cần phải tìm hiểu thật kĩ càng các vấn đề liên đến luật để có thể tổ chức Event một cách thuận lợi nhất Để tránh được những rủi ro không đáng có.

2 Yếu tố văn hóa vùng miền Đây là yếu tố giúp bạn lên kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với văn hóa và nhu cầu của khách hàng mục tiêu Việc tổ chức Event phù hợp với yếu tố văn hóa vùng miền sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu Từ đó, mở rộng mức độ bao phủ thị trường Nhưng nếu sự kiện đi ngược lại với những giá trị văn hóa đó, thì cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã tự đánh mất hình ảnh, thương hiệu của mình.

3 Yếu tố thời tiết Điều kiện thời tiết khí hậu là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tổ chức sự kiện. Đặc biệt là các sự kiện được tổ chức ngoài trời Để tránh thời tiết xấu gây ảnh hưởng đến chiến dịch bạn cần lên kế hoạch dự phòng Để sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ.

Như vậy thông qua chương 1 chúng ta đã có đươc những lý luận, lý thuyết về các khái niệm, quy trình tổ chức sự kiện và các nhân tố ảnh hưởng khi tổ chức một sự kiện Để tổ chức ra một sự kiện thành công, kiến thức về những cơ sở lý luận, là phần không thể thiếu của mỗi người làm nghề sự kiện Dựa vào đó chúng ta mới có thể xây dựng lên một chương trình mang tính đặc sắc mang ý nghĩa, mang nhiều giá trị cho người tham dự.

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ GIAO LƯU VĂN HÓA ẨM THỰC CUNG ĐÌNH KẾT HỢP VỚI NGHỆ THUẬT NHÃ NHẠC CUNG ĐÌNH HUẾ

Giới thiệu khái quát về Huế

Huế là một thành phố cảng ven biển của Việt Nam, nằm ở phía trung bộ của đất nước Vị trí địa lí của Huế rất đắc địa khi nó nằm trên trục đường biển phía đông và trục đường bộ phía tây của Việt Nam Điều này đã tạo thuận lợi cho việc phát triển kinh tế, du lịch và giao thông của thành phố.

Huế có diện tích tổng cộng là 71,68 km², trong đó diện tích đất liền chiếm 46,78 km² và diện tích nước chiếm 24,9 km² Thành phố nằm giữa vùng đồng bằng sông Hương và vùng đồi núi phía Tây Với địa hình đa dạng như vậy, Huế có nhiều nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú như rừng, sông, suối và hồ.

Thành phố Huế nằm ở khu vực có khí hậu nhiệt đới gió mùa, với nhiệt độ trung bình hàng năm là 25,5 độ C Thời tiết ở đây khá ổn định, với lượng mưa trung bình hàng năm là 2.500 mm Mùa mưa chính kéo dài từ tháng 8 đến tháng 12, trong khi mùa khô kéo dài từ tháng 1 đến tháng 7.

Về dân số, theo thống kê của Tổng cục Thống kê Việt Nam năm 2020, Huế có tổng dân số là hơn 345.000 người Trong đó, nam giới chiếm 48,5% và nữ giới chiếm 51,5% Tỷ lệ sinh viên đại học và cao đẳng là 11,2% và tỷ lệ lao động chính là 60,5% Ngoài ra, Huế còn là nơi đáng sống với chỉ số phát triển con người (HDI) đạt mức trung bình cao, đứng thứ 5 trong số các thành phố trên cả nước.

Theo thống kê của Sở Tài nguyên và Môi trường Huế, diện tích rừng của thành phố là khoảng 25.000 ha, chiếm 41,5% diện tích tổng thể của thành phố Trong đó, rừng phòng hộ chiếm 86,7% và rừng sản xuất chiếm 13,3% Các loài cây phổ biến tại Huế bao gồm gỗ hương, gỗ sưa, gỗ lim, gỗ xoan, gỗ gụ, bạch đàn và các loài cây trồng khác như sen, hoa hồng, hoa sữa, hoa loa kèn, hoa cúc, hoa thiên lý, hoa bỉ ngạn, hoa đại, hoa bồ công anh và hoa nhài.

Ngoài ra, thành phố Huế còn có nhiều sông, suối và hồ Sông Hương là con sông lớn nhất chảy qua thành phố với chiều dài 80km Sông Hương rất quan trọng đối với thành phố, vì nó cung cấp nước cho các hoạt động sản xuất, thủy sản và du lịch Thành phố Huế cũng có nhiều hồ như hồ Tịnh Tâm, hồ Xuân Hương, hồ Kim Long và hồ Thủy Tiên Trong đó, hồ Thủy Tiên là một điểm đến nổi tiếng của thành phố, với quần thể sinh vật phong phú và là nơi diễn ra nhiều hoạt động du lịch, giải trí, và thể thao.

Tổng số các loài động vật tại Huế được ước tính là khoảng 3.000 loài, bao gồm cả động vật và chim Trong đó, có khoảng 60 loài thuộc danh mục đỏ của Việt Nam, bao gồm khỉ đuôi dài, hươu nai, hổ, báo, tê giác, nai, gấu, sóc và nhiều loài động vật khác.

Huế là một thành phố có khí hậu nhiệt đới gió mùa, ảnh hưởng bởi các luồng gió biển từ phía Đông và các luồng gió khô từ phía Tây Thời tiết ở đây khá ổn định, với lượng mưa trung bình hàng năm là 2.500 mm Mùa mưa chính kéo dài từ tháng 8 đến tháng 12, trong khi mùa khô kéo dài từ tháng 1 đến tháng 7.

Theo thống kê của Trung tâm Khí tượng Thủy văn Quốc gia, nhiệt độ trung bình hàng năm tại thành phố Huế là 25,5 độ C Tháng 6 và tháng 7 là thời điểm nóng nhất trong năm, khi nhiệt độ trung bình dao động từ 28 đến 32 độ C Trong khi đó, tháng 1 và tháng 2 là thời điểm lạnh nhất trong năm, với nhiệt độ trung bình từ 19 đến

Thành phố Huế cũng có tần suất bão và áp thấp khá cao trong mùa mưa Theo thống kê của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Huế, từ đầu năm 2021 đến nay, đã có 3 cơn bão và 2 đợt áp thấp ảnh hưởng đến thành phố Những cơn bão và áp thấp này có thể gây ra lũ lụt, sạt lở đất và thiệt hại cho nông nghiệp, giao thông và du lịch.

Tuy nhiên, các khách du lịch đến Huế không cần lo lắng quá nhiều về thời tiết, vì thành phố này có thể thăm quan và trải nghiệm các hoạt động du lịch quanh năm Thời tiết thuận lợi cho các hoạt động ngoài trời như thăm quan di tích, đi bộ đường phố và đạp xe Trong khi đó, vào những ngày mưa, du khách có thể thưởng thức ẩm thực địa phương, thăm các bảo tàng và di tích lịch sử, hoặc nghỉ ngơi tại các khu nghỉ dưỡng.

Huế là một thành phố có nền kinh tế phát triển, với nhiều ngành công nghiệp, thương mại và dịch vụ đang phát triển Theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư Huế, tổng sản phẩm quốc nội của thành phố năm 2020 đạt hơn 45.200 tỷ đồng, tăng 2,8% so với năm trước đó.

Ngành du lịch là một trong những ngành kinh tế chủ lực của thành phố Huế Thành phố này có nhiều di tích lịch sử, văn hóa và kiến trúc nổi tiếng, bao gồm Cố đô Huế, đền Thành, lăng Tự Đức và nhiều di tích khác Theo thống kê của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Huế, năm 2020, thành phố đã đón hơn 2,2 triệu lượt khách du lịch, giảm 70% so với năm trước đó do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 Tuy nhiên, trong năm 2021, do việc kiểm soát dịch bệnh tốt hơn, ngành du lịch đang phục hồi mạnh mẽ và dự kiến sẽ đón hơn 3 triệu lượt khách.

Ngoài ra, thành phố Huế cũng có nhiều ngành công nghiệp khác như sản xuất gỗ, dệt may, chế biến thực phẩm và sản xuất thuốc lá Theo thống kê của Sở Công thương Huế, năm 2020, giá trị sản xuất công nghiệp của thành phố đạt hơn 5.700 tỷ đồng, tăng 2,3% so với năm trước đó.

Thành phố Huế cũng là trung tâm thương mại của khu vực Trung bộ Các hoạt động thương mại bao gồm bán buôn, bán lẻ, dịch vụ và vận chuyển Theo thống kê của

Sở Thương mại Huế, năm 2020, giá trị bán lẻ hàng hóa và dịch vụ tiêu dùng của thành phố đạt gần 60.000 tỷ đồng, tăng 5,4% so với năm trước đó.

Tổng quan về sự kiện

2.2.1 Giới thiệu về đơn vị tổ chức

“Hamony Hue: Where Traditions and Arts Embrace”

Harmony Hue Heritage Exchange là một công ty truyền thông và sự kiện cộng đồng giả định của em nhằm mục đích là tạo ra một nơi giao thoa văn hóa, nghệ thuật và ẩm thực tại Huế, nhằm thúc đẩy hiểu biết, tôn vinh và bảo tồn di sản văn hóa của thành phố cổ này Đây là một tổ chức đam mê về việc thúc đẩy và bảo tồn di sản văn hóa và nghệ thuật của Huế - một thành phố lịch sử đầy phong cách và sự đa dạng của văn hóa tại Việt Nam Tổ chức luôn tận tâm tạo ra những trải nghiệm giao lưu độc đáo, kết nối con người thông qua nghệ thuật ẩm thực và các hoạt động văn hóa độc đáo

Với câu tagline “Harmony Huế: Where Traditions and Arts Embrace” – Hòa quyện Huế: Nơi giao thoa Truyền thống và Nghệ thuật, nó gắn liền với sứ mệnh của công ty là kết nối và thúc đẩy sự hiểu biết giữa các thế hệ và các nền văn hóa thông qua sự kết hợp tinh tế của nghệ thuật, ẩm thực và các hoạt động văn hóa Với mong muốn tạo ra những trải nghiệm độc đáo, đưa ra cơ hội cho người dân và du khách tham gia vào việc tìm hiểu và trải nghiệm vẻ đẹp đa dạng của Huế

2.2.2.1 Văn hóa Ẩm thực Cung đình

Lịch sử và nguồn gốc của Ẩm thực Cung đình Ẩm thực Cung đình có nguồn gốc và xuất xứ từ nhiều phong cách ẩm thực khác nhau Đó là sự kết hợp của phong cách ẩm thực miền Bắc từ thời nhà Lý, nhà Lê, được bổ sung cách chế biến món ăn của người phương Nam từ thời vua Gia Long Đặc biệt, ẩm thực Cung đình Huế còn được làm phong phú bằng nét riêng trong ẩm thực

Theo các nhà nghiên cứu, các món ăn của Ẩm thực Cung đình thường được chế biến từ các loại thực phẩm tươi sống, gia vị và thuốc lào đặc biệt được trồng trọt, nuôi dưỡng và sản xuất trong khu vực Cung điện Huế Các đầu bếp và nhân viên phục vụ ở Cung điện được đào tạo để trở thành những chuyên gia trong lĩnh vực ẩm thực, với kỹ năng và kinh nghiệm chế biến cao. Ẩm thực Cung đình đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển và ảnh hưởng lịch sử Theo các nhà nghiên cứu, Ẩm thực Cung đình phát triển mạnh mẽ vào thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20, khi triều đình Nguyễn còn cai trị đất nước Trong suốt thời kỳ này, những món ăn của Ẩm thực Cung đình đã trở thành một biểu tượng cho sự giàu có và quyền lực của hoàng gia.

Theo các tài liệu lịch sử, vào thời điểm đầu thế kỷ 19, Ẩm thực Cung đình đã trải qua một sự phát triển đáng kể Năm 1805, vua Gia Long đã ra lệnh thành lập Hội Quán Thanh Điền, nơi trực tiếp chế biến và phục vụ các món ăn cho triều đình Đến cuối thế kỷ 19, khi triều đình Nguyễn đang trên đà suy yếu, Ẩm thực Cung đình vẫn tiếp tục phát triển mạnh mẽ Theo các tài liệu, trong thời gian này, Ẩm thực Cung đình đã có hơn 50 loại món ăn và thức uống phục vụ cho hoàng gia.

Tuy nhiên, sau khi triều đình Nguyễn bị lật đổ vào năm 1945, Ẩm thực Cung đình đã trở nên ít được quan tâm và dần dần bị lãng quên Trong những năm 1950 và

1960, khi Việt Nam đang chịu sự kiểm soát của chế độ cộng sản, Ẩm thực Cung đình đã trở thành một phần của lịch sử và không còn được chế biến và phục vụ như trước đây.

Tầm quan trọng và giá trị Văn hóa của Ẩm thực Cung đình Ẩm thực cung đình Huế là sự kết hợp của nhiều luồng văn hóa và phong cách ẩm thực khác nhau trong quá trình khai hoang, mở cõi Nó không chỉ được kế thừa từ phong cách ẩm thực miền Bắc từ thời nhà Lý, nhà Lê, mà còn được bổ sung bằng cách chế biến món ăn của người phương nam từ thời vua Gia Long Ngoài ra, ẩm thực cung đình Huế còn được phong phú bằng nét riêng trong ẩm thực Champa xưa.

Với sự phát triển của các triều đại phong kiến và là nơi sinh sống của các bậc đế vương, ẩm thực cung đình Huế đã được đặt ra những quy cách chuẩn mực đầy tinh tế trong phương thức chế biến món ăn Ban đầu, các món ăn cung đình Huế được truyền lại từ đời này sang đời khác Sau đó, các sứ thần khi đi sứ về đã mang đến cho vua những món ăn lạ và ngon Các món ăn đặc biệt sau đó được liệt vào danh sách và được truyền tiếp sang đời sau Như vậy, ẩm thực cung đình Huế đã trở nên phong phú và đa dạng hơn.

Với sự kết hợp độc đáo của các phong cách ẩm thực khác nhau, ẩm thực cung đình Huế đã trở thành một phần không thể thiếu của văn hóa Việt Nam Nó được đánh giá cao về giá trị văn hóa và du lịch Hiện nay, các món ăn cung đình Huế được phục vụ tại nhiều nhà hàng và khách sạn ở Huế và các thành phố lân cận, thu hút rất nhiều du khách trong và ngoài nước. Ẩm thực cung đình là một phần không thể thiếu của văn hóa Việt Nam, đặc biệt là trong giai đoạn triều đình Nó đại diện cho sự xa hoa, tinh tế, và sự quan tâm đến chi tiết trong công việc chuẩn bị bữa ăn Với hơn 1000 năm lịch sử, ẩm thực cung đình đã trở thành một phần không thể thiếu của văn hóa Việt Nam, đặc biệt là trong giai đoạn triều đình.

Văn hóa cung đình không chỉ được thể hiện qua ẩm thực mà còn qua nhiều hoạt động khác như nghệ thuật, văn học, âm nhạc, múa rối Tuy nhiên, ẩm thực cung đình là nguồn cảm hứng chính cho nhiều nghệ sĩ trong các lĩnh vực nghệ thuật khác.

Sự ảnh hưởng của văn hóa cung đình qua ẩm thực đã được đánh giá cao trong lịch sử Một trong những ví dụ điển hình là việc giới thiệu ẩm thực cung đình cho du khách trong các chương trình du lịch Theo thống kê, số lượng khách du lịch đến Huế để trải nghiệm ẩm thực cung đình đã tăng đáng kể trong những năm gần đây Năm

2019, tỉnh Thừa Thiên Huế đã đón hơn 4 triệu lượt khách du lịch, trong đó có khoảng 3 triệu khách du lịch trong nước và hơn 1 triệu khách du lịch quốc tế.

Việc giới thiệu văn hóa cung đình qua ẩm thực đã thu hút sự quan tâm của không chỉ các du khách mà còn các nhà nghiên cứu văn hóa Nghiên cứu mới đây của Viện Nghiên cứu Văn hóa Cung đình cho thấy, ẩm thực cung đình Huế được đánh giá cao về giá trị văn hóa và nằm trong top 10 ẩm thực đáng thử nhất tại Việt Nam.

Ngoài ra, ẩm thực cung đình còn được giới thiệu qua các sự kiện văn hóa và lễ hội Ví dụ như Lễ hội ẩm thực cung đình Huế diễn ra vào tháng 6 hàng năm tại Huế, thu hút hàng nghìn lượt khách du lịch và người yêu ẩm thực đến tham gia.

Thông tin sự kiện

- Thời gian: Ngày dự kiến tổ chức ngày 16/06/2023, từ 18 giờ 00 phút đến 22 giờ 00 phút.

- Địa điểm: Công viên Thương Bạc, đường Trần Hưng Đạo, Phú Hòa, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế.

- Đối tượng: Hành khách đang du lịch tại Huế, Khách địa phương

Hình 2.1 Công viên Thương Bạc

2.3.2 Các hoạt động của sự kiện

Khách tham dự sẽ được thưởng thức các món ăn mang giá trị Ẩm thực cung đình tại

10 gian hàng Ở các gian hàng thực khách sẽ được chơi những trò chơi dân gian hoặc những trò chơi về kiến thức ẩm thực cung đình lồng ghép kiến thức về nghệ thuật âm nhạc Nhã nhạc cung đình Huế để nhận những phiếu giảm giá khi mua những món ăn tại quầy 10 gian hàng còn lại sẽ là khu vực hướng dẫn cách chế biến và bày trí các món ăn đó Tại đây thực khách sẽ được tự tay chế biến những món ăn công phu và thưởng thức tác phẩm do chính mình tạo ra

Trên sân khấu sẽ biểu diễn các tiết mục văn nghệ Nhã nhạc cung đình Huế được tập dợt nhiều ngày Thực khách sẽ vừa có thể thưởng thức ẩm thực vừa có thể lắng nghe những nhạc điệu âm nhạc truyền thống lâu đời

Không chỉ để vui chơi giải trí, khách tham dự sau chương trình còn có thể biết thêm nhiều kiến thực về Văn hóa cung đình và tầm quan trọng của việc giữ gìn những giá trị truyền thống tốt đẹp đó qua những tiết mục văn nghệ và qua thông điệp được truyền tải trong tất cả các hoạt động khách tham dự được tham gia trong sự kiện

Sơ lược về thời gian diễn ra các hoạt động trong sự kiện:

18h00p-20h00p: Hoạt động mua, tham gia chế biến các món ăn Ẩm thực cung đình tại các gian hàng

18h30p-19h00p: Khai mạc chương trình, Tuyên bố lí do diễn ra sự kiện, Đại biểu phát biểu, Trao quà

19h00p-21h55p: Thời gian biểu diễn các tiết mục Âm nhạc Nhã nhạc cung đình Huế.

21h55p-22h00p: Bế mạc chương trình, Kết thúc sự kiện

2.3.3 Quy trình tổ chức sự kiện

Trước sự kiện a) Xác định mục đích của sự kiện

Giao lưu Văn hóa Ẩm thực kết hợp Nghệ thuật âm nhạc Nhã nhạc Cung đình Huế là một trong những hoạt động chính trong sự kiện giao lưu Văn hóa kết hợp Nghệ thuật Cung đình Với mong muốn đem đến cho du khách một trải nghiệm đầy đủ về văn hóa và lối sống của địa phương, hoạt động này sẽ giúp khách tham dự hiểu rõ hơn về ẩm thực cung đình và âm nhạc nhã nhạc cung đình Huế.

Hoạt động giao lưu văn hóa ẩm thực kết hợp nghệ thuật âm nhạc cung đình được tổ chức nhằm tạo ra một không gian giao lưu đa văn hóa giữa các du khách và người dân địa phương Đây cũng là cơ hội để du khách trải nghiệm các món ăn cung đình đặc trưng và thưởng thức âm nhạc nhã nhạc cung đình Huế trong một không gian trang trọng và đầy cảm xúc.

Trong giao lưu ẩm thực, những món ăn cung đình được chế biến theo cách truyền thống, với những nguyên liệu tươi ngon và công thức chế biến đặc biệt Khách tham dự sẽ được thưởng thức những món ăn đặc trưng như bánh khọt, nem lụi, bún bò Huế, chè Huế, và các món ăn cung đình khác Đây là cơ hội để du khách tìm hiểu và thưởng thức ẩm thực truyền thống của địa phương, đồng thời trải nghiệm không khí trang trọng và đẳng cấp của bữa tiệc cung đình.

Trong phần giao lưu âm nhạc, khách tham dự sẽ được thưởng thức những bản nhạc nhã nhạc cung đình Huế đặc sắc, được trình diễn bởi các nghệ sĩ nổi tiếng và được chỉ đạo bởi các giáo sư chuyên ngành Những bản nhạc này mang lại cảm giác thư thái, giúp khách tham dự thư giãn và tận hưởng không gian trang trọng và đầy cảm xúc. b) Lên ý tưởng tổ chức sư kiện

Trong tổ chức sự kiện, việc lên ý tưởng cho chương trình được xem như là linh hồn của sự kiện đấy, đòi hỏi người tổ chức phải có suy nghĩ cũng như là khái quát nhanh các ý tưởng để hình thành nên một sự kiện

Sự kiện lần này mang tên là “Huế Enchanté: Nhịp Âm Cung Đình và Hương Vị Di Sản” Được thiết kế để tạo ra một trải nghiệm tận hưởng độc đáo, kết hợp giữa văn hóa, nhệ thuật và ẩm thực cung đình tại thành phố Huế Sự kiện này sẽ hòa quyện âm nhạc Nhã nhạc cung đình đặc trưng cùng hương vị ẩm thực cổ điển để đưa người tham gia trở về thời kỳ hoàng kim của triều đại cung đình Huế c) Tiến hành phân chia nhân sự

Với một sự kiện với quy mô lớn dành cho 2000 - 3000 khách tham sự cũng cần có một đội ngũ nhân sự hùng hậu Một người lãnh đạo có kinh nghiệm Sự phân công công việc hợp lí để sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất Nhân sự cho sự kiện lần này với số lượng khoảng 40 người sẽ được phân chia vào các đầu công việc như sau:

+ Ban Truyền thông – Marketing: 7 người, giữ các nhiệm vụ truyền thông, quản lí hình ảnh của sự kiện trên các trang mạng xã hội, Thiết kế các ấn phẩm Khi sự kiện diễn ra sẽ đảm nhiệm vị trí quay phim chụp ảnh để quảng bá sự kiện

+ Ban Đối ngoại: 8 người giữ nhiệm vụ liên hệ khách mời, các đầu bếp, nghệ sĩ trong sự kiện Đón tiếp khách mời, nghệ sĩ khi sự kiện diễn ra

+ Ban Nội dung: 3 người, giữ nhiệm vụ viết các kịch bản trong chương trình, Xây dựng Timeline chương trình

+ Ban Kỹ thuật: 4 người giữ, nhiệm vụ phần âm thanh, ánh sáng trong sự kiện

+ Ban Tài chính: 3 người, là những người có kinh nghiệm đảm nhận việc lên bảng sự toán ngân sách, sự trù kinh phí và các giấy tờ liên quan đến sự kiện

+ Ban Hậu cần: 15 người, đảm nhiệm các nhiệm vụ liên lạc với các công ty sự kiện chuẩn bị cho công tác dàn dựng, thực hiện các công việc bày trí, trang trí cho sự kiện

+ Ban An ninh: 10 người, sử dụng nguồn nhân lực từ bên ngoài; là các CTV cho sự kiện Bảo đảm ổn định trật tự và an toàn trên tất cả các khu vực

Trong sự kiện a) Tiến hành triển khai theo kế hoạch

Chương trình sẽ bắt đầu vào lúc 18 giờ 00 phút và kết thúc nào lúc 22 giờ 00 phút theo Timeline như sau:

Thời lượng Hoạt động Nội dung hoạt động Ghi chú

18h30' 30 phút Đón khách check-in

1 Đối với khách tham dự

- Hướng dẫn lối vào, check-in

- Đón tiếp khách mời, đưa khách mời vào vị trí đã được chuẩn bị

Team Hậu Cần phụ trách khu vực check-in. Hướng dẫn người tham dự và Khách mời

20h00' 2 tiếng Hoạt động ăn uống, trải nghiệm nấu ăn tại cái quầy hàng

- Ăn uống các món ăn là ẩm thực cung đình

- Chơi các minigame tại các gian hàng

- Tự tay nấu và thưởng thức các món ẩm thực cung đình

Tại mỗi quầy là các đầu bếp, chuyên gia về ẩm thực cung đình

- Giới thiệu mục đích, ý nghĩa tuyên bố lí do của sự kiện "Huế Enchanté: Nhịp Âm Cung Đình và Hương Vị Di Sản"

19h00' 15 phút Phát biểu, trao quà

- Trao quà cho các khách mời trong sự kiện

21h55' 3 tiếng Biểu diễn âm nhạc

Các tiết mục âm nhạc Nhã nhạc cung đình Huế đặc sắc

Đánh giá chung về sự kiện “Giao lưu văn hóa Ẩm thực Cung Đình kết hợp với nghệ thuật Âm nhạc Nhã nhạc Cung Đình Huế”

Sự kiện kết hợp nghệ thuật Âm nhạc và Ẩm thực cung đình sẽ tồn vinh và bảo tồn di sản văn hóa độc đáo của Huế Tạo nên những trải nghiệm tuyệt vời, thu hút sự chú ý của khách tham dự và giới truyền thông Huế là một địa điểm có tính lịch sử và văn hóa cung đình sau sắc, tạo ra bối cảnh lý tưởng cho sự kiện này

Vì là sự kiện diễn ra ngoài trời nên thời tiết sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách tham dự Tổ chức sự kiện văn hóa và ẩm thực đòi hỏi nguồn lực tài chính đáng kể cho việc chuẩn bị và thực hiện

Sự kiện này có thể thúc đẩy ngành du lịch tại Huế thông qua việc thu hút khách du lịch yêu văn hóa và nghệ thuật Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp liên quan đến ngành ẩm thực, nghệ thuật, thương mại để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của họ.

Có thể có sự cạnh tranh với các sự kiện văn hóa giải trí khác tại Huế hoặc khu vực lân cận Mặc dù hiếm, có khả năng gây ra phản ứng tiêu cực từ một phần của cộng đồng hoặc nhóm nghệ sĩ nếu không được thực hiện một cách tôn trọng và chính xác với di sản văn hóa.

Nội dung chương sẽ cho ta biết được nội dung của một chương trình tổ chức cần bao nhiêu công đoạn và chi tiết cả từng công đoạn Sau khi có ý tưởng cũng như định hình được sự kiện sẽ tổ chức trong hay ngoài trời việc đầu tiên là tìm hiểu về địa điểm, điều kiện tự nhiên cũng như vị trí địa lý nơi diễn ra sự kiện Trong đây sẽ nói rõ những công việc cần làm của một chương trình và từ đó rút ra những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của mỗi một chương trình.

Kiến nghị và các giải pháp đối với sự kiện giao lưu Văn hóa nghệ thuật Ẩm thực Cung đình kết hợp với Nghệ thuật Âm nhạc Nhã nhạc Cung đình tại Huế

Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện giao lưu văn hóa Ẩm thực Cung Đình kết hợp với nghệ thuật Âm nhạc Nhã nhạc Cung Đình Huế

3.1.1 Định hướng phát triển của sự kiện Định hướng phát triển của sự kiện giao lưu văn hóa nghệ thuật cần xoay quanh việc liên tục cải tiến và mở rộng để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khán giả, đồng thời tôn vinh và bảo tồn di sản văn hóa nghệ thuật cung đình

+ Đa dạng nội dung: Mở rộng phạm vi nghệ thuật và văn hóa để bao gồm các yếu tố khác như múa, ngâm thơ, truyền thuyết và các hoạt động tham gia của khán giả

+ Sáng tạo về trải nghiệm: Tìm cách thay đổi cách thức khán giả tương tác với sự kiện, có thể là thông qua công nghệ ảo thực tế ảo để họ trải nghiệm di sản văn hóa một cách độc đáo.

+ Mở rộng đối tượng tham gia: Hướng tới mở rộng tầm ảnh hưởng của sự kiện bằng cách thu hút đối tượng tham gia đa dạng hơn, từ địa phương, du khách, đến những người quan tâm đến văn hóa và nghệ thuật.

+ Phối hợp quốc tế: Mở cửa cơ hội hợp tác quốc tế để mang đến các nét đặc trưng của Âm nhạc Nhã nhạc cung đình và ẩm thực cung đình Huế ra thế giới, đồng thời cũng trao đổi và học hỏi từ nền văn hóa khác.

+ Tạo sự kiện thường niên: Xây dựng sự kiện thành một sự kiện thường niên được mong chờ, giúp tạo dựng thương hiệu về văn hóa và nghệ thuật cung đình.

Việc định hướng phát triển cần dựa trên việc hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khán giả đồng thời đảm bảo rằng di sản văn hóa nghệ thuật cung đình được tôn trọng và bảo tồn trong quá trình phát triển sự kiện

3.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện

Sự kiện giao lưu văn hóa nghệ thuật là một nguồn cảm hứng và tạo hình diện mạo của một cộng đồng văn hóa cụ thể Để đảm bảo sự thành công và tạo trải nhiệm tốt cho khán giả, việc hoàn thiện sự kiện là rất quan trọng Dưới đây là một số điểm cần thiết để hoàn thiện sự kiện giao lưu văn hóa nghệ thuật:

+ Hiệu chuẩn nội dung: Đảm bảo nội dung biểu diễn và triển lãm phản ánh chính xác và tôn trọng di sản văn hóa và nghệ thuật cung đình

+ Tích hợp di sản và nghệ thuật: Tạo sự kết hợp hài hòa giữa các yếu tố văn hóa và nghệ thuật, để tạo ra một trải nghiệm toàn diện và đa chiều.

+ Quản lý thời gian tốt: Đảm bảo lịch biểu, chương trình và khoảng thời gian giữa các hoạt động được xác định sao cho hợp lí và trôi chảy.

+ Chất lượng biểu diễn: Đảm bảo chất lượng cao nhất về những món văn ẩm thực, âm thanh, ánh sáng sân khấu và các tiết mục trình diễn

+ Tạo không gian thích nghi: Xác đinh không gian trình diễn tổ chức sự kiện phù hợp

+ Đội ngũ chuyên nghiệp: Đảm bảo rằng đội ngũ nhân sự có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để quản lý và thực hiện sự kiện một cách chuyên nghiệp

+ Hệ thống hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo rằng có hệ thống hỗ trợ và thông tin cho khách tham dự để giải đáp thắc mắc và giúp họ tham gia sự kiện một cách suôn sẻ

+ An toàn và bảo mật: Đảm bảo an toàn và bảo mật cho khán giả và các nghệ sĩ trong suốt sự kiện

+ Đánh giá và điều chỉnh: Sau sự kiện, tiến hành đánh giá để xác định điểm mạnh và điểm cần cải thiện, từ đó điều chỉnh và cải tiến cho các lần tổ chức sau

Sự hoàn thiện của sự kiện không chỉ đảm bảo sự thành công ngay lúc diễn ra mà còn tạo nền tảng để sự kiện phát triển và phổ biến trong tương lai.

Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện giao lưu văn hóa Ẩm thực

3.2.1 Trong giai đoạn chuẩn bị Đảm bảo rằng mục tiêu của sự kiện đã được xác định rõ ràng Cần hiểu rõ về mục đích của sự kiện và đối tượng mục tiêu để có cơ sở cho việc lập kế hoạch

Xây dựng kế hoạch chi tiết về các hoạt động, chương trình, lịch biểu và vị trí diễn ra sự kiện Điều này giúp đảm bảo mọi người liên quan đều biết và thực hiện theo kế hoạch

Xác định nhiệm vụ cụ thể của mỗi thành viên trong đội ngũ tổ chức Điều này giúp đảm bảo mọi người biết mình cần làm gì và trách nhiệm của họ Đảm bảo rằng đội ngũ tổ chức có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết trong việc tổ chức sự kiện văn hóa và ẩm thực Cần có những người có kinh nghiệm trong quản lý sự kiện và hiểu biết về di sản văn hóa

Xác định nguồn tài chính và lập kế hoạch chi tiêu một cách cẩn thận Đảm bảo rằng mọi khoản chi phí đã được ước tính chính xác và tuân thủ ngân sách

Liên kết với cộng đồng địa phương và các đơn vị liên quan để đảm bảo sự ủng hộ và hợp tác trong việc tổ chức sự kiện Đảm bảo rằng đội ngũ làm việc có thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả

Xác định và đảm bảo rằng tất cả các vật dụng, thiết bị và trang rí cần thiết đã được chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện

3.2.2 Trong giai đoạn thực hiện

Theo dõi thời gian đảm bảo rằng tất cả các hoạt động ẩm thực, biểu diễn âm nhạc diễn ra theo kế hoạch đã lập trước đó, điều chỉnh nếu có thay đổi đột xuất

Kiểm tra và đảm bảo rằng các buổi biểu diễn âm nhạc và triển lãm nghệ thuật đáp ứng chất lượng mong đợi và được thực hiện một cách chuyên nghiệp

Duy trì liên lạc liên tục với tất cả các đối tượng tham gia như nghệ sĩ, đội ngũ tổ chức, đơn vị liên quan để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời

Có kế hoạch sẵn sàng để xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề không mong đợi mà có thể xảy ra

Cung cấp hỗ trợ cho khách tham dự về thông tin, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc để đảm bảo họ có trải nghiệm tốt nhất Có một đội ngũ chuyên trách thông tin và hỗ trợ khách tham dự để giải quyết mọi yêu cầu hoặc vấn đề một cách nhanh chóng, điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để ứng phó với các tình huống bất ngờ hoặc thay đổi.

Việc thực hiện sự kiện là một quá trình phức tạp và yêu cầu sự quản lý chặt chẽ và linh hoạt Đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và theo kế hoạch là chìa khóa để tạo ra một sự kiện thành công và đáp ứng được mong đợi của khán giả và người tham gia.

3.2.3 Trong giai đoạn kết thúc

Tổng kết: Tổng hợp và đánh giá toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm cả các hoạt động, biểu diễn và phản hồi từ khán giả và người tham gia.

Thu thập phản hồi: Thu thập ý kiến, phản hồi và đánh giá từ khán giả và người tham gia để hiểu rõ về những gì đã thành công và điều cần cải thiện. Đánh giá kết quả: So sánh các mục tiêu ban đầu của sự kiện với kết quả thực tế để đánh giá mức độ thành công và hiệu suất của sự kiện. Đánh giá tài chính: Kiểm tra lại ngân sách và số liệu tài chính để đảm bảo rằng chi phí đã được quản lý một cách hiệu quả.

Bảo quản: Đảm bảo rằng các tài liệu, hình ảnh, video, và dữ liệu liên quan đến sự kiện được lưu trữ và bảo quản đúng cách.

Phân loại nhận được: Phân loại và quản lý mọi hình thức phản hồi và ý kiến, từ đó tạo ra một báo cáo tổng hợp về sự kiện.

Tạo báo cáo kết thúc: Tạo một báo cáo tổng hợp về sự kiện, bao gồm mô tả về hoạt động, thành công, điểm cần cải thiện và các kết quả chính.

Làm việc với đối tác: Cảm ơn và tương tác với các đối tác, nhà tài trợ và đơn vị hỗ trợ đã đóng góp vào sự kiện.

Chia sẻ kinh nghiệm: Chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và những bài học đã rút ra từ sự kiện với cộng đồng tổ chức và cộng đồng liên quan.

Lập kế hoạch tương lai: Xem xét những điểm mạnh và yếu của sự kiện để lên kế hoạch cho các phiên bản tương lai hoặc các sự kiện liên quan.

Điều kiện để thực hiện các giải pháp

3.3.1 Nâng cao trình độ nhân viên Đội ngũ nhân sự đa dạng và kỹ năng đa mảng:

 Đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên bao gồm các chuyên gia và chuyên viên có kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, ẩm thực và quản lý sự kiện. Đào tạo liên tục:

 Xác định nhu cầu đào tạo của từng thành viên trong đội ngũ và cung cấp khóa đào tạo liên tục để nâng cao kiến thức và kỹ năng.

Hiểu biết về di sản văn hóa:

 Đội ngũ cần hiểu rõ về di sản văn hóa, ẩm thực cung đình và Âm nhạc Nhã nhạc cung đình để có thể truyền đạt và tổ chức sự kiện một cách chính xác và tinh tế. Khả Năng Lập Kế Hoạch và Quản Lý:

 Nhân viên cần có khả năng lập kế hoạch chi tiết, quản lý thời gian và nguồn lực, và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Khả Năng Tương Tác Với Khán Giả và Nghệ Sĩ:

 Đội ngũ cần có khả năng tạo mối quan hệ và tương tác một cách tốt với khán giả, nghệ sĩ và các đối tác liên quan.

Hiểu Biết Về Công Nghệ:

 Đảm bảo rằng nhân viên có hiểu biết về công nghệ cần thiết để hỗ trợ quản lý sự kiện, giao tiếp và quản lý thông tin.

 Khuyến khích nhân viên phát triển tinh thần sáng tạo để có thể đem đến những trải nghiệm mới mẻ và độc đáo cho khán giả.

Quản Lý Stress và Tình Huống Khẩn Cấp:

 Đội ngũ cần có khả năng xử lý áp lực và tình huống khẩn cấp một cách bình tĩnh và hiệu quả.

 Xây dựng tinh thần đoàn kết và làm việc nhóm để đảm bảo mọi người làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.

 Khuyến khích nhân viên luôn học hỏi, cập nhật kiến thức mới và áp dụng vào công việc của họ.

Việc đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các giải pháp nâng cao trong việc tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công và chất lượng của sự kiện.

3.3.2 Công tác điều hành, quản lý

Xác định nguồn tài chính và phân bổ ngân sách cho từng phần của sự kiện, theo dõi chi phí và tài chính để đảm bảo hoạt động trong phạm vi ngân sách.

Phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong đội ngũ nhân sự để đảm bảo sự hợp tác và hiệu quả trong quá trình tổ chức.

Liên hệ, hợp tác và làm việc với các đối tác, nhà tài trợ, nghệ sĩ, đầu bếp và đối tượng tham gia khác để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ Duy trì giao tiếp hiệu quả với tất cả các đối tượng tham gia, thông báo thay đổi lịch trình hoặc thông tin quan trọng. Đảm bảo an toàn cho khán giả, khách mời và nhân viên trong suốt sự kiện, bao gồm cả các biện pháp bảo vệ sức khỏe trong thời điểm đang diễn ra dịch bệnh Theo dõi quá trình diễn ra sự kiện và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết dựa trên tình hình thực tế Chuẩn bị và đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề bất ngờ có thể xảy ra trong suốt sự kiện.

3.3.3 Hoàn thiện cơ sở vật chất

Sân khấu và ánh sáng:

 Xây dựng sân khấu phù hợp cho các biểu diễn nghệ thuật, đảm bảo có hệ thống ánh sáng hiện đại để tạo không gian thích hợp cho mọi hoạt động. Âm thanh:

 Thiết lập hệ thống âm thanh chất lượng để đảm bảo rằng âm nhạc và tiếng nói trong sự kiện được phát ra một cách rõ ràng và sống động.

 Cung cấp các thiết bị cần thiết cho các biểu diễn nghệ thuật, bao gồm nhạc cụ, thiết bị trình diễn, màn hình hiển thị, và các phụ kiện khác.

Trang thiết bị và trang trí:

 Trang trí không gian sự kiện bằng các phụ kiện và trang thiết bị phù hợp với chủ đề văn hóa nghệ thuật cung đình, tạo môi trường hấp dẫn cho khán giả.

 Đảm bảo có đủ thiết bị ẩm thực như bếp, lò, nồi, chảo và dụng cụ cần thiết cho các hoạt động ẩm thực.

Khu vực trưng bày và gian Hàng:

 Xây dựng khu vực trưng bày để giới thiệu di sản văn hóa, thực phẩm cung đình và các sản phẩm liên quan.

Khu vực phục vụ khán giả:

 Chuẩn bị khu vực dành cho khán giả gồm các ghế ngồi, màn hình hiển thị, khu vực bán hàng, và tiện nghi phục vụ.

Hệ thống cung cấp dịch vụ:

 Đảm bảo rằng hệ thống cung cấp dịch vụ như nhân viên phục vụ, an ninh, chăm sóc y tế, và quản lý sự kiện đủ để đảm bảo an toàn và thoải mái cho tất cả mọi người tham gia.

Cơ sở vật chất kỹ thuật:

 Cung cấp các cơ sở vật chất kỹ thuật như máy chiếu, màn hình LED, hệ thống ghi hình và truyền thông để hỗ trợ trình diễn và tương tác với khán giả.

Kết lại nội dung bài thì đây là nơi nêu ra những đánh giá, phương án cũng như cách giải quyết cho sự kiện giao lưu văn hóa – nghệ thuật lần này, thấy được những rủi ro và tìm ra những phương án dự phòng Đồng thời cũng đưa ra được những định hướng mới cho những sự kiện tiếp theo.