TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ LỄ TÂN NGOẠI GIAO
Định nghĩa
1.1 Định nghĩa lễ tân ngoại giao
Lễ tân ngoại giao là “những quy định quốc tế thành văn (điều ước, công ước quốc tế, thỏa thuận song phương hoặc đa phương) hoặc không thành văn (truyền thống, tập quán quốc tế ) về cách ứng xử trong quan hệ chính thức giữa các nhà nước và đại diện của họ với nhau” 1
1.2 Định nghĩa nghiệp vụ lễ tân ngoại giao
Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao là tập hợp những công tác của cán bộ ngoại giao trong các cơ quan trung ương và cơ quan ở nước ngoài về việc thực hiện các nhiệm vụ ngoại giao của nhà nước 2
Văn kiện quốc tế về lễ tân ngoại giao
Cho đến đầu thế kỷ XIX vẫn chưa có một luật pháp quốc tế mang tính chất phổ cập quy định về lễ tân ngoại giao mà các quốc gia đều phải tuân thủ Các quy định đó thường là do những nước mạnh tự đề ra và điều này dẫn đến những tình huống khó xử, tranh chấp, thậm chí là xung đột giữa các quốc gia vì những vấn đề liên quan đến ngôi thứ trong lễ tân ngoại giao Để giải quyết tình trạng này, một số nước đã tổ chức hội nghị và cùng nhau đưa ra những văn kiện quốc tế về lễ tân ngoại giao.
1 Võ Anh Tuấn (2005) Lễ tân ngoại giao thực hành, trang 21 Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia.
2 Trịnh Lê Anh (2007) Bài giảng Nghiệp vụ Ngoại giao, trang 11
2.1 Quy chế Viên năm 1815 – Văn kiện lễ tân ngoại giao đầu tiên
Sau thất bại của Napoléon I (Pháp), các nước thắng trận là Áo, Nga, Anh và Đức đã họp tại Viên, Áo nhằm tổ chức lại châu Âu theo những nguyên tắc của luật phong kiến Hội nghị thông qua một phụ lục của văn kiện cuối cùng, mang tên
“Quy chế Viên về các viên chức ngoại giao” với nội dung chủ yếu sau:
- Phân chia các trưởng đoàn ngoại giao các nước thành ba cấp (tùy thuộc mức độ quan hệ giữa các nước với nhau), bình đẳng trong mỗi cấp Đó là:
+ Cấp Đại sứ hoặc Sứ thần của Giáo hoàng, được bổ nhiệm bên cạnh quốc vương (nguyên thủ quốc gia).
+ Cấp Phái viên hoặc Đại diện toàn quyền, được bổ nhiệm bên cạnh Thủ tướng, Chính phủ.
+Cấp Đại biện được bổ nhiệm bên cạnh Bộ trưởng ngoại giao.
- Quy định những quy trình thống nhất trong việc tiếp nhận người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài.
- Quy định ngôi thứ lễ tân theo “thâm niên” đối với các đại diện ngoại giao cùng cấp, cùng bậc.
Quy chế Viên là văn kiện mang tính chất pháp lý quốc tế đầu tiên về lễ tân ngoại giao Quy chế này được đại đa số các quốc gia tuân thủ cho đến giữa thế kỷ XX.
2.2 Công ước Viên năm 1961 về quan hệ ngoại giao
Sau Chiến tranh thế giới lần thứ hai, do kết quả phong trào đấu tranh tự giải phóng của các dân tộc, hàng trăm quốc gia độc lập, có chủ quyền ra đời và trở thành những chủ thể mới của quan hệ quốc tế Những quy định về lễ tân ngoại giao từ đầu thế kỷ XIX cần được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp tình hình mới Ngày 18 tháng 4 năm 1961, Hội nghị Đại diện Ngoại giao các nước do Liên hợp quốc triệu tập đã thông qua Công ước Viên về quan hệ ngoại giao và chế độ ưu đãi miễn trừ ngoại giao với nội dung chủ yếu sau:
- Thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao, bổ nhiệm và triệu hồi đại sứ, đến và đi của các viên chức ngoại giao;
- Thể thức tuyên bố đại sứ hoặc các viên chức ngoại giao là “người không được hoan nghênh”;
- Ngôi thứ các trưởng đoàn ngoại giao và thể thức chỉ định đại biện lâm thời, torng đó quy định về cấp bậc trưởng đoàn ngoại giao như sau:
+ Đại sứ đặc mệnh toàn quyền hoặc sứ thần Tòa thánh Vatican, được bổ nhiệm bên cạnh người đứng đầu nhà nước tiếp nhận (Nhà Vua, Tổng thống, Chủ tịch nước);
+ Công sứ hoặc phó sứ thần Tòa thánh Vatican, được bổ nhiệm bên cạnh người đứng đầu Chính phủ (Thủ tướng, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng);
+ Đại diện thường trú, được bổ nhiệm bên cạnh Bộ trưởng ngoại giao.
- Các quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao.
2.3 Công ước Viên năm 1963 về quan hệ lãnh sự
Ngày 24 tháng 4 năm 1963, Liên hợp quốc triệu tập tại Viên một hội nghị nhằm tiếp tục pháp điển hóa luật pháp quốc tế về quan hệ lãnh sự Hội nghị ký Công ướcViên về quan hệ lãnh sự, có hiệu lực ngày 19 tháng 3 năm 1967 và được đa số các nước tham gia Công ước Viên năm 1963 quy định những chức năng, nhiệm vụ của cơ quan lãnh sự và quyền ưu đãi miễn trừ dành cho cơ quan và viên chức lãnh sự.
Vai trò, vị trí của nghiệp vụ lễ tân ngoại giao
Lễ tân ngoại giao không phải nội dung chủ yếu của hoạt động ngoại giao nhưng là một bộ phận cấu thành và không thể thiếu của hoạt động ngoại giao, nói cách khác, hễ có hoạt động ngoại giao là đương nhiên có lễ tân ngoại giao Lễ tân là một công cụ không thể thiếu nhằm thể hiện và phục vụ đường lối, chính sách đối ngoại; là phương tiện thể hiện cụ thể những nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế, luật ngoại giao, nguyên tắc bình đẳng giữa các quốc gia, v.v
Lễ tân ngoại giao nếu thực hiện tốt sẽ tạo khung cảnh và bầu không khí thuận lợi cho quan hệ giữa các đối tác nước ngoài với nhau, làm cho các bên hiểu biết và tin cậy lẫn nhau để giải quyết bất đồng, tăng cường hữu nghị, thúc đẩy hợp tác các bên cùng có lợi Ngược lại, mọi sơ suất về lễ tân, dù nhỏ và không cố ý, đều có thể gây hiểu lầm, thậm chí có thể gây ảnh hưởng xấu trong quan hệ đối ngoại Tầm quan trọng của công tác lễ tân đòi hỏi người cán bộ thực hiện phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng, tỉ mỉ, không để xảy ra bất cứ tình huống đáng tiếc nào.
Những nguyên tắc của lễ tân ngoại giao
4.1 Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau
Tôn trọng lẫn nhau là tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc gia của nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của nhau, tôn trọng phong tục, tập quán của nhau.
Các biểu tượng của quốc gia (quốc hiệu, quốc kỳ, quốc ca, quốc thiều, quốc huy) tượng trưng cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, mang tính chất thiêng liêng nên cần được xử lý hết sức trân trọng, chu đáo.
Lễ tân ngoại giao cần tìm hiểu những đặc điểm dân tộc, văn hóa, tôn giáo của các đối tác để ứng xử đúng nguyên tắc Cần chú ý những trường hợp nhạy cảm về chính trị (giữa Trung Quốc và Đài Loan), về tôn giáo (đạo Hồi),
4.2 Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử Đây là nguyên tắc rất cơ bản của luật pháp quốc tế, được ghi rõ trong Hiến chương Liên hợp quốc và Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao:
“Liên hợp quốc được xây dựng trên nguyên tắc bình đẳng về chủ quyền của tất cả các nước thành viên” (Điều 2, Hiến chương Liên hợp quốc)
“Trong khi thi hành những điều khoản của Công ước này sẽ không có sự phân biệt đối xử giữa các nước” (Điều 47, Công ước Viên 1961)
Nguyên tắc bình đẳng và không phân biệt đối xử thể hiện cụ thể nhất trong ngoại giao đa phương, khi tổ chức những hội nghi quốc tế hoặc đón cùng một lúc nhiều đoàn nước ngoài nhân những sự kiện trọng đại của nước.
Cần khắc phục tiềm thức phân biệt đối xử về màu da, tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc; lịch sự với khách nước ngoài nhưng không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái thuần phong mỹ tục Việt Nam Lễ tân ngoại giao phải biết vận dụng nguyên tắc này một cách khôn khéo, phù hợp thực tế tình hình cụ thể đòi hỏi phải có cách ứng xử khác.
4.3 Nguyên tắc có đi có lại Đây là hệ quả logic của hai nguyên tắc trên, hàm ý rằng khi một bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy, còn được gọi là “quyền trả đũa”.
Nguyên tắc này được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Mức độ hưởng các quyền ưu đại miễn trừ ngoại giao rộng hay hẹp (cách vận dụng) Điều 47 Công ước Viên 1961 nói rằng nước tiếp nhận đại diện ngoại giao có thể hạn chế một số điều khoản của công ước sau khi nước kia đã có sự hạn chế như vậy đối với đại diện của mình.
- Khi các viên chức ngoại giao có hành động mà nước tiếp nhận đánh giá là không phù hợp chức năng nhiệm vụ theo luật định Nghiêm trọng nhất là việc tuyên bố một nhân viên ngoại giao nước ngoài là “người không được hoan nghênh” và quyết định trục xuất trong một thời hạn rất ngắn, không cần cho biết lý do cụ thể
(tất nhiên bên kia sẽ có biện pháp trả đũa tương xứng) Tuy nhiên, các bên hữu quan cần có thái độ bình tĩnh, tự kiềm chế vì nếu áp dụng nguyên tắc này một cách máy móc sẽ dẫn đến “trả đũa dây chuyền” mà hậu quả có thể vượt ngoài sự mong muốn của các bên.
4.4 Kết hợp luật pháp quốc tế với quy định quốc gia và truyền thống dân tộc
- Pháp lệnh về quyền ưu đại, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam ngày 23 tháng 8 năm 1993 quy định: Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dành quyền ưu đãi, miễn trừ là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan đại diện ngoai giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam và thành viên của những cơ quan đó, thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ chính thức với tư cách đại diện tại Việt Nam.
- Cần tôn trọng văn hóa, phong tục, tập quán, tín ngưỡng của nhau.
- Không được lấy chuẩn mực đạo lý, pháp luật nước này áp đặt đối với nước khác.
- Bác bỏ quan điểm luật quốc tế cao hơn luật quốc gia Việc ký kết hoặc tham gia các điều ước quốc tế là một hành động tự nguyện và chỉ có nghĩa vụ tuân thủ những quy định của điều ước đó.
CHƯƠNG II: ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ LỄ TÂN NGOẠI GIAO
Đón tiếp một đoàn khách nước ngoài
1.1 Công việc chuẩn bị 1.1.1 Nắm thông tin chính xác
Thông qua các cơ quan đối ngoại hữu quan (bộ ngoại giao, các đại sứ quán, tổng lãnh sự quán, sở ngoại vụ và các nguồn khác) để có được thông tin đầy đủ và chính xác về các mặt như:
- Tính chất của đoàn, mục đích chuyến năm, cấp bậc trưởng đoàn, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử.
- Thành phần đoàn: số lượng, đặc điểm (nhất là đối với trưởng đoàn về sức khỏe, sở thích, tín ngưỡng ).
- Ngày giờ và địa điểm đến.
1.1.2 Xây dựng đề án đón tiếp
- Xác định mục đích yêu cầu đón tiếp của ta, người chủ trì đón tiếp (theo nguyên tắc “đối đẳng”, tức là “lính gặp lính, tướng gặp tướng”), mức độ và thành phần đón tiếp.
- Xây dựng kế hoạch đón tiếp càng cụ thể càng tốt.
+ Chuẩn bị vật chất: ăn, ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm.
+ Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, tại địa giới, tại trụ sở cơ quan.
+ Dự kiến chương trình hoạt động (để thỏa thuận với khách ngay khi khách vừa đến).
+ Liên hệ với các cơ quan chức năng để phối hợp kế hoạch về lễ tân (sân bay, công an, báo chí, y tế ) với đại sứ quán và tổng lãnh sự quán nước hữu quan (nếu cần).
+ Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc, thiếu sót dù nhỏ của bất cứ khâu nào cũng có thể tác động không tốt đến toàn bộ kế hoạch đón tiếp.
1.2 Nghi lễ đón nguyên thủ quốc gia
“Nguyên thủ quốc gia” được dùng để chỉ những người đứng đầu nhà nước, bao gồm các Quốc vương (đối với các nước theo chế độ quân chủ), Tổng thống hay Chủ tịch nước (đối với các nước theo chế độ cộng hòa) Ngoài ra cũng có các chức vụ khác được đón tiếp như nguyên thủ quốc gia là lãnh tụ các đảng cầm quyền (Tổng Bí thư), Thủ tướng các nước thuộc Khối Thịnh vượng chung của Anh, Tổng thư ký
Theo tập quán quốc tế, các nước dành cho nguyên thủ quốc gia nước ngoài đến thăm sự đón tiếp theo nghi lễ ngoại giao cao nhất và trọng thị nhất vì đó là đại diện chủ quyền của một quốc gia độc lập (theo nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau) và như nhau (theo nguyên tắc bình đẳng và không phân biệt đối xử) bất kể đó là nước lớn hay nhỏ, giàu hay nghèo và thuộc chế độ chính trị - xã hội nào.
Nghi lễ ngoại giao bao gồm những thể thức, thủ tục, hình thức được áp dụng trong giao tiếp quốc tế Nghi lễ càng trọng thể càng tăng uy quyền và tính trang nghiêm Xu thế chung hiện nay là đơn giản hóa nghi lễ, bớt phô trương, cần thiết thực và ít tốn kém.
Việc đón tiếp theo nghi lễ như thế nào là tuy theo thông lệ và tập quán lễ tân của từng nước.
1.2.2 Đón tại sân bay thủ đô
Có nước chọn cách đón tiếp chính thức tại sân bay thủ đô với đầy đủ nghi lễ gia vừa từ máy bay bước xuống (nghi lễ do Anh quy định từ năm 1772 để chào mừng Quốc vương và Hoàng hậu nước ngoài đến thăm nhưng hiện nay chỉ còn một vài nước giữ nghi lễ đó).
Máy bay chở nguyên thủ quốc gia có cắm cờ hai nước trong khi từ từ tiến vào sân ga.
1.2.3 Đón chính thức tại phủ Chủ tịch nước
Có nước tổ chức lễ đón chính thức tại khuôn viên phủ Chủ tịch nước Nghi lễ đón bao gồm những nội dung sau:
- Đón không chính thức tại sân bay: nhà ga sân bay trang trí quốc kỳ hai nước, khẩu hiệu chào mừng bằng hai thứ tiếng Thành phần ra đón bao gồm Bộ hoặc Thứ trưởng ngoại giao, Vụ trưởng lễ tân Bộ ngoại giao, Đại sứ nước khách Sau thủ tục tặng hoa cho nguyên thủ và phu nhân, mời đoàn khách lên xe về thẳng nhà khách chính phủ (hoặc khách sản đặc biệt) Xe trưởng đoàn có cắm quốc kỳ hai nước Có xe cảnh sát dẫn đường, mô tô hộ tống.
- Đón chính thức tại Phủ Chủ tịch nước khuôn viên treo quốc kỳ hai nước. Đường đi có trải thảm đỏ Cử quốc thiều hai nước trong khi hai vị nguyên thủ đứng trên bục danh dự (khi đón, cử quốc thiều nước khách trước; khi tiễn, cử quốc thiều nước chủ nhà trước) Nguyên thủ khách duyệt đội quân danh dự Chủ nhà giới thiệu cho khách các thành viên chính phủ có mặt trong lễ đón Trưởng đoàn khách giới thiệu đoàn tùy tùng cho nguyên thủ nước chủ nhà Vụ trưởng lễ tân giới thiệu với khách thành phần đoàn ngoại giao ra đón.
Việc huy động quần chúng chào mừng khách có hay không, nhiều hay ít tùy thuộc mức độ quan hệ hữu nghị giữa hai nước.
*Đối với chuyến thăm Việt Nam vào tháng 3 năm 2017 của Tổng thống Israel –Reuven Ruvi Rivlin – cùng Phu nhân phía Việt Nam đã chọn hình thức đón chính thức tại Phủ Chủ tịch với người chủ trì là Chủ tịch nước Trần Đại Quang cùng Phu nhân (đảm bảo nguyên tắc “đối đẳng”) Nội dung của lễ đón cũng được đảm bảo đầy đủ theo nội dung đã nêu trên.
Khuôn viên Phủ Chủ tịch có treo cờ của hai quốc gia Việt Nam và Israel (Nguồn: Internet)
Tổng thống Israel vẫy tay chào các em thiếu nhi Việt Nam đang cầm quốc kỳ Việt Nam và
Chủ tịch nước Trần Đại Quang và Tổng thống Reuven Ruvi Rivlin đứng trên bục danh dự khi
Quân nhạc cử Quốc thiều của hai nước (Nguồn: Internet)
Tổng thống Israel duyệt đội danh dự Quân đội Nhân dân Việt Nam (Nguồn: Internet)
1.2.4 Đón khách quốc tế tại sân bay địa phương
- Đón đoàn cấp cao (nguyên thủ, thủ tướng, bộ trưởng ngoại giao): sân bay treo quốc kỳ hai nước và khẩu hiệu chào mừng bằng hai thứ tiếng, không cử quốc thiều.
Thành phần ra đón tại cầu thang máy bay gồm đại diện Bộ trưởng ngoại giao, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố, Giám đốc Sở ngoại vụ xếp hàng theo thứ tự từ cao xuống thấp để bắt tay khách, Giám đốc Sở ngoại vụ giới thiệu người chủ trì cuộc đón tiếp với trưởng đoàn khách Tặng hoa trưởng đoàn và phu nhân Mời khách lên xe về nhà khách chính phủ Xe trưởng đoàn có cắm cờ hai nước, có xe mô tô hộ tống, xe cảnh sát dẫn đường.
- Đón các đoàn khách nước ngoài khác (do Trung ương đưa về hoặc do địa phương mời): tùy theo tính chất và cấp bậc mà có nghi thức đón tiếp thích hợp với nội dung chủ yếu sau: người chủ trì cuộc đón phải tương xứng với cương vị trưởng đoàn khách (nguyên tắc bình đẳng) Đón tại cầu thang máy bay hoặc tại phòng khách VIP hoặc tại “cửa đến” của các chuyến bay quốc tế Tặng hoa trưởng đoàn và đưa khách về khách sạn Một cán bộ lễ tân của ta và một người trong đoàn khách ở lại sân bay làm thủ tục nhập cảnh và nhận hành lý.
1.3 Đón khách quốc tế đến trụ sở cơ quan
- Ý nghĩa lễ tân của từng động tác: đồng bộ, chu đáo, gây ấn tượng tốt; cán bộ lễ tân cần quán xuyến các khâu theo sự chỉ đạo thống nhất của thủ trưởng cơ quan.
Cách ứng xử trong giao tiếp, đàm phán quốc tế
2.1 Ấn tượng ban đầu Ấn tượng ban đầu là ấn tượng bền lâu và khó thay đổi Thông thường, những người mới gặp nhau lần đầu tiên, đánh giá nhau qua dáng vẻ bề ngoài vì chưa thể đánh giá nhau qua cách khác được Đối với khách nước ngoài vừa mới đến càng cần phải gây ấn tượng tốt ban đầu vì ta là chủ nhà Khi tiếp khách, diện mạo của ta cần chững chạc, không được cẩu thả Sự đánh giá ban đầu thường dựa vào 4 điểm:
- Dáng điệu: nét mặt niềm nở, tươi cười, đi đứng khoan thai, nói năng ôn tồn, từ tốn, phát âm rõ ràng, diễn đạt khúc chiết, đầu tóc gọn gàng, râu cạo nhẵn hoặc cắt ngay ngắn (nếu để râu).
- Trang phục: phù hợp với tính chất cuộc tiếp xúc theo giấy mời (nếu có) Nói chung là gọn gàng, ủi thẳng thắng, hài hòa, không lòe loẹt và lố lăng Trang phục đứng đắn là tự trọng và tôn trọng khách.
- Cử chỉ đúng mức: không múa may, chỉ tay vào mặt người nghe, không ngoáy tai, ngoáy mũi, nhổ râu, rung đùi, không xem đồng hồ khi đối tác đang phát biểu.
- Sử dụng trang sức, mỹ phẩm khiêm tốn, không phô trương, tuyệt đối không lẫn lộn loại dành cho nữ giới và cho nam giới.
2.2 Động tác khi mới gặp nhau 2.2.1 Bắt tay
- Ý nghĩa: thể hiện tình cảm và thái độ của mình, vừa chào hỏi, vừa truyền đạt một tín hiệu nhất định Qua cử chỉ bắt tay để biểu thị một thái độ: hữu nghị, kính trọng, thân tình, lưu luyến, đồng tình ủng hộ và thông cảm hay chỉ là xã giao lạnh nhạt, chiếu lệ
- Tư thế: bình đẳng, nét mặt vui tươi, chìa tay phải nhìn thẳng vào mắt nhau; không bắt tay chéo, không bắt tay người này mà nhìn người khác, không người đứng bậc cao, người đứng bậc thấp; không ngậm thuốc lá, không đút tay trái vào túi quần, không mang găng tay dù trời rét (trừ nữ giới).
- Biểu thị tình cảm đúng mức: giữa nam giới với nhau, nên nắm chặt cả bàn tay, siết chặt và giữ ít lâu, không nên giục giặt quá nhiều (nếu chỉ nắm mấy đầu ngón tay là thái độ lạnh nhạt, hời hợt, trịch thượng) Giữa nam giới và nữ giới thì người nữ có thể chỉ nắm hờ, người nam không nên siết quá mạnh Nếu người nữ giơ ngửa bàn tay là dấu hiểu muốn được bắt tay, nếu giơ úp bàn tay là dấu hiệu muốn được hôn tai.
+ Chủ nhà giơ tay trước để bắt tay tất cả khách.
+ Người đến sau chủ động giơ tay trước để bắt tay khách.
+ Cấp trên, người lớn tuổi chủ động giơ tay trước Cấp dưới, người trẻ tuổi chỉ khẽ cúi đầu trước để tỏ kính trọng.
+ Nam giới gặp đôi vợ chồng thì bắt tay người vợ trước, người chồng sau.
Chủ tịch nước Trần Đại Quang và Tổng thống Reuven Ruvi Rivlin bắt tay tại buổi họp báo
2.3 Trang phục 2.3.1 Trang phục nam giới
Bộ comle Âu phục được chấp nhận như trang phục chung cho nam giới, trẻ cũng như già, trong các hoạt động chính trị ngoại giao, kinh tế - thương mại, văn hóa – xã hội Trong giao tiếp mang tính chính thức, bộ comle cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Đồng bộ: may theo cách cổ điển, hợp thời trang, sạch sẽ và ủi thẳng nếp.
- Màu sắc: buổi tối dùng màu sậm, buổi trưa dùng màu sáng Đối với những dịp
“buồn” phải mặc trang phục sậm màu, không được đeo carvat đỏ.
- Cách gài nút áo veston: khi đứng chỉ gài 1 nút, khi ngồi thì không gài nút. Áo sơmi thường dùng áo trắng để làm nổi bật chiếc cravat, có thể có hoạt tiết sọc nhỏ và chìm nhưng không nên có sọc caro hoặc rằn ri Không nên dùng sơmi đồng màu với áo veston và cravat Mùa nóng có thể mặc áo sơmi tay ngắn, không mặc áo sơmi tay dài rồi xắn tay áo lên và tuyệt đối không bỏ áo sơmi ra ngoài quần.
Cravat phần nào biểu lộ tính cách của người đeo nó Màu sắc của cravat nên hài hòa (màu tươi sáng đối với người trẻ và màu sẫm đối với người lớn tuổi) Cravat được thắt nút giống củ ấu hình tam giá nổi lên ở cổ áo sơmi, chiều dài cravat nên đến ngang dây nịt hoặc dài hơn 1-2cm, bản cravat lớn hay nhỏ tùy theo kích cỡ cơ thể người đeo.
Giày nên là màu đen hoặc nâu sậm, được đánh xi Đối vớ đi cùng cũng nên dùng màu sậm.
- Chiếc áo dài dân tộc: với kiểu cách may thêu hợp thời trang, đây là thế mạnh của người phụ nữ Việt Nam, vừa đậm đà bản sắc dân tộc, vừa tăng vẻ duyên dáng nữ giới, được nhiều người nước ngoài khen ngợi Trong các hoạt động ít nhiều mang tính chất lễ tân chính thức, phụ nữ nên mặc áo dài Bộ váy đầm và áo veston nên được sử dụng trong công sở và những dịp khác.
- Kiểu cách không nên quá cầu kỳ hay quá sặc sỡ Ăn mặc giản dị, kín đáo, thái độ dịu dàng sẽ gây ấn tượng tốt và thiện cảm của đối tác ngay trong khi mới tiếp xúc với nhau.
- Cần tạo nên sự hài hòa về màu sắc giữa bộ quần áo, đôi giày dép, cái túi cầm tay và một ít đồ trang sức; nó có tác dụng làm tăng thêm vẻ đẹp duyên dáng của người phụ nữ trong các cuộc giao tiếp.
- Trang sức: thể hiện tính cách của người sử dụng Không nên “chất” lên người nhiều vàng bạc, đá quý để “khoe của” Dùng nước hoa chỉ cần thoang thoảng nhẹ, nếu quá nồng thì sẽ làm những người xung quanh khó chịu và tìm cách tránh xa.
- Không trang điểm, cắt móng tay trước mặt mọi người vì như thế là bất lịch sự.
*Tại lễ đón chính thức Tổng thống Israel và Phu nhân tại Phủ Chủ tịch, trang phục của đoàn tiếp đón của Việt Nam đảm bảo đầy đủ những nguyên tắc trên Cụ thể hơn, Chủ tịch nước Trần Đại Quang đã mặc một bộ comle Âu phục theo kiểu cổ điển, áo sơmi trắng bên trong cùng chiếc carvat màu xanh đơn giản Phu nhân Chủ tịch nước mặc chiếc áo dài dân tộc với màu sẫm, họa tiết trên áo cũng đơn giản, vừa đủ để tôn lên vẻ đẹp của chiếc áo dài.
Trang phục của Chủ tịch nước Trần Đại Quang và Phu nhân tại lễ đón chính thức Tổng thống
2.4 Tặng hoa và tặng quà 2.4.1 Tặng hoa
Hoa phải tươi, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch sự, không nên quá câu nệ về số lượng.
Lễ tân ngoại giao trong hội đàm
Để tổ chức tốt cuộc hội đàm, người cán bộ lễ tân cần vạch kế hoạch trước và kiểm tra bàn ghế, micro, cốc chén trước khi cuộc họp khai mạc; đặc biệt, phải chú ý sắp xếp chỗ ngồi đúng vị trí, ngôi thứ Nói chung, các nước đón khách đến thăm chính thức, thăm làm việc đều có hoặc làm việc giữa hai đoàn Đối với Vua hoặc Nữ hoàng hay thành viên Hoàng gia thường không hội đàm hoặc không tham gia hội đàm, trừ phi người đó đồng thời kiêm hành pháp Sau đây là một số vấn đề cần chú ý khi tổ chức một cuộc hội đàm với khách.
- Thành phần hội đàm: Về cơ bản, thành phần hội đàm hai bên tương ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng Nếu cần thiết, nước chủ nhà có thể cử thêm thành phần tham gia hội đàm để đạt được yêu cầu nêu trên.
- Cách sắp xếp bàn và vị trí ngồi: bàn hội đàm hoặc làm việc giữa hai đoàn được xếp theo kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục Về vị trí ngồi, phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, không xếp xen kẽ giữa chủ và khách như chiêu đãi mà xếp mỗi Đoàn ngồi một bên Người chủ trì (trưởng đoàn) của mỗi bên ngồi giữa, bên phải trưởng đoàn là người thứ hai, bên trái trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết Một số nước xếp phiên dịch ngồi bên phải trưởng đoàn; như vậy, trật tự phải trái được đảo lại Trên bàn hội đàm phải đặt thiếp ghi tên để các đại biểu vào ngồi đúng vị trí.
- Cách sử dụng cờ: nhiều nước có quy định chỉ đặt cờ hai nước trong hội đàm và thăm làm việc đối với trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Chủ nhiệm các ủy ban của Quốc hội trở lên; một số nước mở rộng đến Chủ tịch chính quyền, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành phố Nước ta chưa có quy định về vấn đề này nhưng có thể áp dụng thông lệ trên Cờ nhỏ (gọi là cờ hội đàm) đặt trước mặt trưởng đoàn Cờ to của hai nước cũng có thể được dựng ở phía đầu bàn bên trong, sát phông; nếu nhìn từ ngoài vào thì cờ chủ nhà bên phải, cờ khách bên trái và chỗ ngồi của mỗi bên theo vị trí cờ Đại diện các Công ty khi làm việc đối ngoại không cắm Quốc kỳ mà có thể dùng cờ biểu trưng của Công ty chủ và khách.
- Phóng viên: trong các cuộc hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều kiện thuận lợi cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút Sau đó,phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung.
- Phục vụ: trên bàn hội đàm và làm việc thường để sẵn nước suối hoặc nước trái cây Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; không sử dụng cốc thuỷ tinh để rót nước trà kể cả trà đen, mà phải dùng cốc bằng sứ.
*Buổi hội đàm sau lễ đón chính thức Tổng thống Israel và Phu nhân được bố trí đảm bảo các yêu cầu nêu trên Mỗi đoàn được bố trí ngồi một bên và có sự tương ứng (Chủ tịch Trần Đại Quang và Tổng thống Reuven Ruvi Rivlin ngồi đối diện nhau) Có 2 quốc kỳ nhỏ được đặt trước mặt trưởng đoàn; có 6 quốc kỳ lớn hơn được đặt xen kẽ ở sát phông nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc quốc kỳ nước chủ nhà nằm sát bên phải và quốc kỳ nước khách nằm sát bên trái Trên bàn hội đàm có phục vụ nước suối cho mỗi thành viên tham gia.
Buổi hội đàm giữa Việt Nam và Israel sau lễ đón chính thức (Nguồn: Internet)