TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Sự cần thiết của phần hành kế toán
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận chi phí liên quan đến việc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ, và đồ dùng và ghi nhận việc mua và sử dụng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất Thông qua việc phân tích dữ liệu kế toán về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của các quy trình sản xuất và tìm cách tối ưu hóa chúng để giảm thiểu lãng phí và tăng cường năng suất Dữ liệu kế toán cũng cung cấp thông tin về việc sử dụng nguyên vật liệu và công cụ trong từng giai đoạn của quy trình sản xuất, giúp quản lý hiểu rõ hơn về các bước cần được cải thiện.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp thông tin cần thiết để dự báo nhu cầu về nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất cho các chu kỳ sản xuất tương lai Thông qua việc dự báo và lập kế hoạch, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc dư thừa, giúp cải thiện quản lý tồn kho và giảm thiểu chi phí liên quan.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một công cụ quản lý giúp kiểm soát chi phí sản xuất Bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí dự kiến, kế toán này giúp xác định các sai lệch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ dòng tiền chảy ra, tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, từ đó giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí.
Thông qua việc kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất sản xuất.
Dữ liệu từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được sử dụng để chuẩn bị các báo cáo tài chính như báo cáo lãi lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền mặt và báo cáo tài sản tài chính Các báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất tài chính của doanh nghiệp và giúp quản lý đưa ra các quyết định chiến lược về tài chính trong tương lai.
Chính vì vậy, công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không chỉ là một phần quan trọng của việc quản lý tài chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và tăng cường lợi nhuận của doanh nghiệp.
Khái niệm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 1.2.1 Khái niệm
Nguyên liệu, vật liệu (gọi tắt là nguyên vật liệu) là một trong các yếu tố cơ bản của quá trình SXKD, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được tạo ra.
Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là đối tượng lao động được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh Chúng có đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dạng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được tạo ra.
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp;
Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ, bảo quản;
- Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ;
- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;
- Quần áo, dày dép chuyên dùng để làm việc.
Các doanh nghiệp cần lập kế hoạch mua sắm, dự trữ đủ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ về số lượng và chất lượng để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là yếu tố không thể thiếu được của quá trình SXKD, giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là điều kiện cần thiết đảm bảo tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Tuỳ theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có những điểm khác nhau Song nhìn chung trong từng doanh nghiệp, quản lý tốt nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo nguồn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cho sản xuất Và thông tin về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và tình hình nhân nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là thông tin quan trọng giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn.
1.2.3 Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
1.2.3.1 Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích SXKD của doanh nghiệp.
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:
Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu th thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ, không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ.
Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.
Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động.
Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình SXKD, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý, Nhiên liệu có có thể tồn tại i ở thể lỏng, thể rắn hay thể khỉ.
Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ,
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công tác xây dựng cơ bản (XDCB) Đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB.
Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất thải loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ
* Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài;
- Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công.
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho SXKD;
- Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý;
- Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác.
1.2.3.2 Phân loại công cụ, dụng cụ
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng Công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý.
* Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị): Là những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn.
Phân bổ nhiều lần ám chỉ các công cụ, dụng cụ giá trị cao, tuổi thọ sử dụng dài và mang tính chuyên dụng Những loại tài sản này được phân bổ trên nhiều kỳ kế toán nhằm tránh làm méo mó kết quả tài chính trong một kỳ cụ thể, đảm bảo tính chính xác trong việc phản ánh chi phí sử dụng theo thời gian sử dụng thực tế.
* Căn cứ vào nội dung, công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa;
- Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ, - Quần áo bảo hộ lao động;
- Công cụ, dụng cụ khác.
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ được chia thành:
* Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD;
- Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý;
- Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục đích khác.
Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình cung cấp nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ cả về số lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
- Tính toán, phân bổ chính xác, kịp thời trị giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng khác nhau; kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu; phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật tư sai mục đích; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu SXKD của doanh nghiệp.
Tiến hành kiểm kê vật tư nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, đồng thời lập các báo cáo về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Ngoài ra, còn tham gia phân tích quá trình thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng, lưu trữ nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ.
Nguyên tắc và phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
liệu, công cụ, dụng cụ
1.4.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đều thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theo VAS 02, hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là giá ước tính của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong kì SXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ bao gồm:- Chi phí mua: Chi phí thực tế mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.- Chi phí chế biến: Chi phí phát sinh trong quá trình chế biến để đưa nguyên vật liệu thành sản phẩm thành phẩm.- Các chi phí khác: Ví dụ như chi phí vận chuyển, bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Trường hợp sản xuất nhiều loại nguyên vật liệu trên một quy trình công nghệ trong cùng một thời gian mà không thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổ các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp.
Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tỉnh theo giá trị thuần có thể thực hiện được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính.
Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được tỉnh vào giá gốc của nguyên vật liệu.
1.4.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho (trong đó bao gồm cả nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho theo nguyên tắc giá gốc
* Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho
Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được xác định tùy theo từng nguồn nhập.
- Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài nhập kho được tính theo công thức sau:
Trị giá nguyên Giá mua + Các loại + Chi phí có vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài nhập kho
= ghi trên hóa đơn thuế không được hoàn lại liên quan trực tiếp đến việc mua hàng
Các loại thuế không được hoàn lại gồm: Thuế GTGT không được khấu trừ, thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế BVMT.
Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm:
Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (Chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, ).
- Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tự chế biến nhập kho, được tính theo công thức sau:
Trị giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tự chế biến nhập kho
= Trị giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho
Chi phí chế biến nguyên 1 vật liệu bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên vật liệu
- Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho, được tính theo công thức sau:
Giá thành nguyên vật liệu = Giá trị nguyên vật liệu + Tiền công, công cụ, dụng cụ nhập kho - Tiền công, công cụ, dụng cụ xuất kho - Chi phí thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí chuyển, bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác.
- Giá gốc của nguyên cụ, vật liệu, công dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng định giá đánh giá lại và đã được chấp thuận cộng với các chỉ phí tiếp nhận (nếu có).
- Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhận biếu, tặng, được xác định theo công thức sau:
Trị giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho
= Giá trị hợp lý ban đầu của những nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tương đương
+ Các chi phí khác có liên quan đến việc tiếp nhận
- Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được cấp, được xác định theo công thức sau:
Trị giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho
= Giá ghi trên sổ của đơn vị cấp trên hoặc giá được đánh giá lại theo giá trị thuần
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ,chi phí có liên quan trực tiếp khác
- Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.
* Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho
Nguồn nhập khác nhau như đã trình bày ở trên, để tính giá trị của nguyên u Do giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho từ các vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc bình quân gia quyền cuối kì
Theo phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo giá bình quân, giá trị thực tế của chúng sẽ được tính dựa trên giá trị trung bình của từng loại kể trên đầu kỳ và giá trị của từng loại được mua hoặc sản xuất trong kỳ Đơn giá bình quân này có thể được tính sau mỗi lần nhập vật tư hoặc vào thời điểm cuối kỳ.
- Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình quân xuất lần i
Trị giá vật tư tồn kho đầu kỳ
+ Tổng trị giá vật tư nhập trước lần xuất thứ i Số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ
+ Tổng số lượng vật tư nhập trước lần xuất thứ i
Trị giá vật tư xuất kho lần i
Số lượng vật tư xuất kho lần i x Đơn giá bình quân xuất lần i
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (theo phương phép ghi thẻ song song)
(theo phương phép ghi thẻ song song) 1.5.1 Phương pháp ghi thẻ song song
Phương pháp ghi thẻ song song tiến hành theo dõi chi tiết vật liệu song song cả ở kho và phòng kế toán theo từng thứ vật liệu với cách ghi chép gần như nhau chỉ khác ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, còn kế toán theo dõi cả chỉ tiêu giá trị trên sổ tiết vật liệu là các chứng từ nhập, xuất, tồn kho do thủ kho gửi đến sau khi kế toán đã kiểm tra lại, đối chiếu với thủ kho Ngoài ra để các số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu cho từng nhóm vật liệu.
- Ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập- xuất, thủ kho căn cứ vào số lượng thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho liên quan, mỗi chứng từ ghi vào một dòng trên thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư, cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số lượng nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày Sổ chi tiết được theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan như ( hoá đơn GTGT, phiếu mua hàng ).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư Số lượng vật tư tồn kho theo sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho trên thẻ kho tương ứng Sau khi đối chiếu, kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết vật tư để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Số liệu bảng này sẽ được kiểm tra đối chiếu với số liệu sổ kế toán tổng hợp.
- Phương pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu khối lượng nghiệp vụ (chứng từ ) nhập, xuất ít không thường xuyên và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chuyên môn của các bộ phận kế toán còn hạn chế.
1.5.2 Sơ đồ phương pháp ghi thẻ song song
1.5.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;
- Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( 03-VT).
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08-VT).
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( 03- BH).
+ Hoá đơn cước phí vận chuyển + Bảng kê chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (03- GTGT).
- Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết NVL.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
1.5.4 Kế toán chi tiết công cụ dụng cụ
Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ, có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1531 - Công cụ, dụng cụ: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại công cụ, dụng cụ.
- Tài khoản 1532 - Bao bì luân chuyển: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại bao bì luân chuyển sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Bao bì luân chuyển là các loại bao bì sử dụng nhiều lần, cho nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh Trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán.
Tài khoản 1533 "Đồ dùng cho thuê" ghi nhận giá trị hiện có và sự biến động của các loại công cụ, dụng cụ chuyên dùng mà doanh nghiệp cho thuê Chỉ ghi vào tài khoản này đối với những công cụ, dụng cụ mà doanh nghiệp mua với mục đích cho thuê Trong trường hợp không phân biệt được, doanh nghiệp phải hạch toán vào tài khoản 1531 Đối với trường hợp cho thuê công cụ, dụng cụ dùng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, ngoài việc hạch toán trên tài khoản cấp 1, doanh nghiệp còn phải hạch toán chuyển công cụ, dụng cụ trên tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 1534 - Thiết bị, phụ tùng thay thế: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại thiết bị, phụ tùng thay thế không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Trị giá của thiết bị, phụ tùng thay thế khi xuất dùng được ngay một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh nếu được sử dụng như công cụ, dụng cụ.
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn;
- Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho;
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn;
- Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng;
- Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá;
- Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( 03-VT).
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08-VT).
+ Hoá đơn GTGT + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( 03- BH).
+ Hoá đơn cước phí vận chuyển + Bảng kê chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (03- GTGT).
- Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết CCDC - Sổ đối chiếu luân chuyển.
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều là tài sản lưu động và thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho liên tục Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nha Có 2 phương pháp kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm
- Phương pháp kê khai thường xuyên:
- Phương pháp kiểm kê định kỳ:
1.6.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách hạch toán hàng tồn kho bằng cách theo dõi và cập nhật thông tin về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa liên tục trên sổ kế toán Các tài khoản kế toán hàng tồn kho theo phương pháp này sẽ phản ánh số lượng hiện có, sự biến động của vật tư và hàng hóa tăng hoặc giảm Có thể xác định giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ;
Các đơn vị sản xuất trong lĩnh vực công nghiệp, xây dựng và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị cao như máy móc, thiết bị, và hàng hóa kỹ thuật cao
Phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho cho phép xác định và đánh giá số lượng và giá trị hàng tồn kho tại mỗi thời điểm trong quá trình kinh doanh Điều này giúp doanh nghiệp liên tục nắm bắt và quản lý hàng tồn kho, từ đó điều chỉnh nhanh chóng và kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh. Áp dụng phương pháp này cũng giúp giảm thiểu tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý hàng tồn kho Quá trình theo dõi thường xuyên và phản ánh hàng tồn kho trên sổ kế toán đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong quá trình ghi chép và quản lý hàng tồn kho.
Khối lượng ghi chép hàng ngày liên quan đến hàng tồn kho lớn, nhưng có thể giải quyết bằng cách sử dụng máy móc và công nghệ.
1.6.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế hàng tồn kho để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ sách kế toán và dựa vào đó để hạch toán hàng tồn kho Từ đó, giá trị của hàng hóa và vật tư đã xuất trong kỳ kế toán được tính toán.
Công thức này tính toán trị giá hàng xuất kho trong kỳ bằng cách cộng trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và trị giá hàng nhập kho trong kỳ, sau đó trừ đi trị giá hàng tồn kho cuối kỳ:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ – trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Các doanh nghiệp bán lẻ thường xuyên thực hiện các hoạt động xuất bán hoặc xuất dùng hàng hóa và vật tư, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách và mẫu mã đa dạng Điểm nổi bật của các mặt hàng này là thường có giá trị thấp, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho giúp giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán và quản lý hàng tồn kho.
Công việc kế toán cuối kỳ liên quan đến hàng tồn kho là một công việc lớn Việc kiểm tra không thường xuyên trong quá trình nhập và xuất kho đòi hỏi sự liên tục, và có thể gây hạn chế đối với chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.
Ngoài ra, việc phát hiện sai sót cũng khá khó khăn nếu việc kiểm kê hàng thực tế nhập kho không khớp với ghi chép trong sổ kế toán.
1.6.3 Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa - Chứng từ nhập xuất hàng hóa - Chứng từ có liên quan khác
Sổ sách sử dụng - Sổ cái tài khoản 152,153 - Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn - Sổ tổng hợp khác tùy thuộc vào hình thức kế toán tại doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy kế toán
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
1.7.2 Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán
Có trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán Phải nắm được toàn bộ tình hình của công ty để tham mưa cho Giám Đốc ra quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty
Tổ chức công tác quản lý điều hành, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng và nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc phòng Tài chính – Kế Toán
Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển trong từng giai đoạn
Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm
Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán
Kế toán vật tư hàng hóa
Kế toán thu - chi Kế toán trưởng
Kế toán bán hàng bảo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu quả cao nhất, nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời.
Tham gia chủ trì các cuộc họp của hội sở để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc của phòng và từng thành viên Tham gia các cuộc họp giao ban, họp chuyên đề của phòng Tài chính - Kế toán nhằm cập nhật thông tin, trao đổi kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề chung.
Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán cho Ban Tổng Giám Đốc công ty; tiếp nhận phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị Ban Tổng Giám Đốc công ty
Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá công tác thực hiện kế hoạch chi phí công ty, các đơn vị phụ thuộc công ty hàng tháng, quý, năm Tổ chức công tác phân tích việc thực hiện chi phí, đề ra các biện pháp tiết kiệm hợp lý trên cơ sở kết quả phân tích và đánh giá
Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lý Tài chính – Kế toán nghiên cứu sâu sắc các hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời đổi mới và phát triển của công ty
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phân công.
Thu thập số liệu từ kế toán chi tiết, tiến hành hạch toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán, thống kê và tổng hợp theo quy định của Nhà nước và công ty là nhiệm vụ quan trọng trong kế toán.
Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty
Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, tình hình hoạt động của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các quy định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng
Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có ) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng quy định
Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu công ty bảo đảm tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn
Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu
Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật
Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Phòng Tài chính – Kế toán và đạt hiệu quả cao nhất
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công
Lập chứng từ Thu – chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ Phản ảnh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hằng ngày và đối chiếu với sổ quỹ
Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.
Theo dõi các khoản tạm ứng
Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lý chứng từ
Cập nhật các quy định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng
Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá
Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công
Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ
Thu thập các Hóa đơn chứng từ đầu ra – đầu vào làm căn cứ kê khai thuế hàng tháng/ quý/ quyết toán thuế cuối năm:
Báo cáo về thuế GTGT, TNDN, Thuế TNCN, tình hình sử dụng hóa đơn, lập Báo cáo Tài chính cuối năm
Tính tiền lương và trả lương theo Quy định của công ty dựa trên Bảng chấm công, Hợp đồng lao động
Theo dõi tình hình biến động Nhập – Xuất của vật tư hàng hóa, kiểm kê và quản lý tài sản trong kho
Kế toán hàng hóa – vật tư
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
1.8.1 Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chứng từ
- Tập hợp và hệ thống hoa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các Tài khoản đối ứng Nợ
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
1.8.2 Ưu, nhược điểm của hình thức kế toán nhật ký chứng từ
- Khối lượng ghi sổ kế toán ít hơn - Kiểm tra đối chiếu thường xuyên - Cung cấp thông tin kế toán kịp thời ngay khi có yêu cầu.
- Hệ thống số sách phức tạp - Yêu cầu trình độ kế toán cao
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÍ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi Sổ Cái tiết
Trình tự ghi chép trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ như sau:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra, số liệu được ghi trực tiếp vào Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết liên quan Đối với các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc phân bổ, chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ Sau đó, số liệu kết quả của bảng phân bổ được ghi vào Bảng kê trước khi ghi vào sổ sách kế toán.
