tiểu luận môn hệ thống thông tin kế toán 1 đề tài tìm hiểu về chu trình thanh toán tiền lương

Quy trình tính lương trong doanh nghiệp B1: bộ phận chấm công thực hiện việc theo dõi và chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển bảng chấm công và chứng từ liên quan cho Kế

ĐẠI HỌC HUẾ ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

TIỂU LUẬN MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1

Đề tài : TÌM HIỂU VỀ CHU TRÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Giảng Viên : Tôn Thất Lê Hoàng Thiện

Thành Viên Nhóm 1 :

1 Phan Thị Diệu Linh ( Nhóm Trưởng )

2 Trần Thị Thu Hiền

3 Nguyễn Phước Nguyên Lan

Lớp : K54CLC Kiểm Toán

MỤC LỤC:

1 GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP.

Giới thiệu công ty

2 LỰA CHỌN QUY TRÌNH NHÂN SỰ.

Lựa chọn chu trình thanh toán tiền lương cho nhân sự.

3 MÔ TẢ CHU TRÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG CHO NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY

3.1 Mô tả hệ thống dữ liệu.

3.2 Mô tả sơ đồ dòng dữ liệu.

3.3 Mô tả lưu đồ hệ thống.

4 NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ CHO CÔNG TY.

5 MỘT SỐ CHỨNG TỪ.

NỘI DUNG

1 GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN ĐỒNG

Loại hình doanh ngiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên Vốn điều lệ

Ngành hoạt động Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Chi tiết: Bán buôn

hàng thủ công mỹ nghệ

- Hóa Chất Ngành Gốm Sứ, Gạch Men (Thủy Tinh Lỏng, Keo Cứng Xương, Chất Trợ Chảy,.)

- Hóa Chất - Sản Xuất, Nhập Khẩu Và Phân Phối Hóa Chất

Ngày hoạt động 20/03/1999

Địa chỉ Số K4/187A, Bùi Hữu Nghĩa, ấp Tân Mỹ, Phường Bửu

Hòa, Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam

2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Cơ cấu quản lý của công ty:

2 LỰA CHỌN QUY TRÌNH NHÂN SỰ.

Lựa chọn chu trình thanh toán tiền lương cho nhân sự

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn

là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lương luôn được xem là một trong vấn đề quan trọng Có thể nói, tiền lương đóng vai trò như

GIÁM ĐỐC

F=PHÓ GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN TRƯỞNG

TỔ TRƯỞNG BÁN HÀNG TẠP VỤ THỦ QUỸ

THỦ KHO

KẾ TOÁN

TIỀN LƯƠNG

BÁN HÀNG

một phần thu nhập của người lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân, nhân viên tham gia sản xuất đạt được hiệu quả cao nhất Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ rủi ro của quy trình tính lương của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ xảy ra nếu như công ty không có quy trình tính lương một cách chặt chẽ? Giải pháp để tìm ra hướng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là đối với các doanh nghiệp có số lượng công nhân viên lớn

Nhận thức được tầm quan trọng của các vấn đề về tiền lương nên nhóm chúng tôi đã tiến hành khảo sát tại công ty… về quy trình tiền lương Mục đích nghiên cứu đề tài là vận dụng lý thuyết của bộ môn Hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở đó rút ra được những kinh nghiệm góp phần hoàn thiện chu trình tiền lương do doanh nghiệp thực hiện

3 MÔ TẢ CHU TRÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG CHO NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY

3.1 Mô tả hệ thống dữ liệu.

Quy trình tính lương trong doanh nghiệp

B1: bộ phận chấm công thực hiện việc theo dõi và chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển bảng chấm công và chứng từ liên quan cho Kế toán tiền lương

- Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấm công và các chứng từ liên quan Trong quá trình xét thấy nhân viên nào có đóng góp cho sự phát triển cho công ty

thì lập quyết định thưởng, quyết định tăng lương Sau đó trình lên giám đốc ký, sau

đó giám đốc chuyển lại quyết định tăng thương và quyết định thưởng

- Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, danh sách người lao động tham gia bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN,BHTNLD), quyết định thưởng, quyết định tăng lương đã ký, Kế toán tiền lương lập 2 bộ Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp, và chuyển cho Kế toán trưởng

- Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng thanh toán tiền lương:

+ Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc 2 bộ Bảng thanh toán tiền lương và giấy đề nghị thanh toán để xét duyệt và ký.(bước 5)

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương

- Bước 5: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào 2 Bảng thanh toán tiền lương và giấy

đề nghị thanh toán sau đó chuyển lại cho Kế toán trưởng

- Bước 6: Kế toán trưởng nhận 2 bộ Bảng thanh toán tiền lương và giấy đề nghị thanh toán từ Giám đốc và chuyển lại 1 bộ cho Kế toán tiền lương và 1 bộ cho thủ quỹ

- Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Thủ quỹ lập ủy nhiệm chi gửi đến kế toán trường và giám đốc xét duyệt để ký tên Sau đó gửi ủy nhiệm chi đến ngân hàng

ở chu tri

- Ký giấy xác nhận tiền lương và nhận lương

1.Bộ phận chấm

công

- Lập bảng chấm công Thực hiện công việc chấm công

hàng ngày cho đến cuối tháng

- Cuối tháng chuyển bảng chấm công và chứng từ liên

quan như : phiếu chấm công làm thêm giờ gửi cho Kế Toán Tiền Lương

2.Kế toán tiền

lương

- Nhận bảng chấm công và chứng từ liên quan

- Lập quyết định thưởng, quyết định tăng lương đưa

Giám Đốc ký

- Nhận lại giấy quyết định thưởng và tăng lương cho

nhân viên từ Giám Đốc  lưu

- Lập 2 bảng thanh toán tiền lương  lưu

- Lập bảng thanh toán tiền thưởng  lưu

- Lập bảng các khoản phải nộp  lưu

- Lập bảng thanh toán làm thêm ngoài giờ  lưu

- Chuyển cho kế toán trưởng

- Nhận giấy đề nghị thanh toán liên 1 + bảng lương lưu

- Đối chiếu, ghi sổ

3.Kế toán trưởng - Kiểm tra,đối chiều chứng từ nhận từ kế toán tiền lương

- Lập 2 liên giấy đề nghị thanh toán tiền lương

- Chuyển cho Giám Đốc 2 bảng thanh toán tiền lương

và 2 giấy đề nghị thanh toán

- Nhận lại giấy đề nghị thanh toán 2 liên: Liên 1 + 1

bảng lương gửi cho Kế Toán Tiền Lương, liên 2 + 1 bảng lương gửi cho thủ quỹ

- Đối chiếu, ghi sổ

4.Giám đốc - Nhận giấy quyết định thưởng và tăng lương từ Kế

Toán Tiền Lương

- Kiểm tra và đối chiếu chứng từ với bảng chấm công và

ký giấy xác nhận

- Nhận bảng thanh toán tiền lương và 2 liên giấy đề nghị

thanh toán từ Kế Toán Trưởng

- Kiểm tra, đối chiếu và ký giấy đề nghị

- Chuyển bảng thanh toán tiền lương và 2 liên đề nghị

thanh toán cho Kế Toán Trưởng

5.Thủ quỹ - Nhận giấy đề nghị thanh toán liên 2 + bảng lương 

lưu

- Kiểm tra, đối chiếu

- Thủ quỹ trả lương cho nhân viên bằng hình thức gửi

phiếu UNC cho ngân hàng

- Ghi sổ kế toán

3.2 Mô tả sơ đồ dòng dữ liệu.

- sơ đồ tổng quát :

4 NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ CHO CÔNG TY.

Đặc thù là doanh nghiệp nhỏ, nên các chính sách quản lý của công ty, trong đó có chính sách lao động tiền lương, ngoài chịu sự chi phối của chính sách đối với các doanh nghiệp

Hệ thống chấm công, thanh toán tiền lương trong doanh nghiệp

NfNHÂN VIÊN

BỘ PHẬN

CHẤM CÔNG

hoạt động theo Luật doanh nghiệp công ty TNHH thương mại Tân Đồng còn chịu sự điều tiết bởi chính sách quy định riêng đối với các công ty

Ưu điểm :

1 Công tác trả công lao động bước đầu giải quyết ổn định được đời sống người lao động, góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị

2 Hình thức trả lương công ty đang áp dụng an toàn, đảm bảo mức lương tối thiểu cho người lao động và các chế độ phụ cấp cho người lao động

3 Tiền lương cho mỗi nhân viên ở mức khá ổn và có thêm các trợ cấp nhằm giúp đỡ thêm cho nhân viên về các chi phí thiết yếu

4 Tuy đây là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên không áp dụng việc chấm công bằng máy nhưng cũng đã phân ra được bộ phận chấm công khiến cho việc chấm công trở nên minh bạch hơn khá nhiều

Nhược điểm:

1 Về quyết định khen thưởng: Doanh nghiệp chưa đưa ra những chính sách, quy định cụ thể về các khoản và mức nhận thưởng và tăng lương đối với nhân viên

Từ đó khuyến nghị doanh nghiệp nên đưa ra các quy định cụ thể về mức thưởng , tăng lương và giám đốc ủy quyền lại cho kế toán trưởng xét duyệt , Kế Toán Tiền Lương sẽ theo mức quy định đó áp dụng vào kỳ thanh toán lương cuối tháng mà không cần thông qua Giám Đốc xét duyệt

2 Về cơ cấu tiền lương: công tác xác định cơ cấu tiền lương chưa được thực hiện nên không đảm bảo phúc lợi và tiền thưởng cho người lao động

3 Rủi ro:

1.Rủi ro máy chấm công

bị hư hỏng

Chấm không đúng ngày công của nhân viên

Tốn chi phí sửa chữa

Kiểm tra thường xuyên các thiết bị chấm công để tránh thiệt hại Tiến hành 2.Dữ liệu chấm công từ Làm cho việc chấm công

máy bị đánh cắp chậm tiến độ và có thể sai sót

trong quy trình tính tiền lương , thông tin của nhân viên bị rò rĩ

bảo hành, sữa chữa Thường xuyên kiểm tra hệ thống dữ liệu chấm công

Dữ liệu chấm công bị mất ảnh hưởng đến thời gian lập

bảng chấm công 3.Bộ phận chấm công

thực hiện gửi bảng chấm

công trễ

ảnh hưởng đến thời gian nhận lương cho nhân viên 5.Kế toán lập quyết định

mức thưởng cho nhân

viên có thể gian lận

Vì công ty chưa có quy định mức thưởng nên bộ phận chấm công và kế toán có thể gian lận

Doanh nghiệp nên đưa ra những chính sách, quy định cụ thể về mức nhận thưởng đối với nhân viên 6.Tính lương sai, không

đúng với chính sách của

doanh nghiệp

ảnh hưởng đến lương thưởng của người lao động.

Chính sách lương rõ ràng

Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự Phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương

Phê duyệt bảng lương

7.Chấm công thiếu sót,

quyết định tăng thưởng

không rõ ràng , trừ lương

vô lý

Gây mâu thuẫn giữa nhân viên

và doanh nghiệp, dẫn đến tình trạng bỏ việc làm và ảnh hưởng đến độ uy tín doanh nghiệp

Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử lý dữ liệu: Quá trình chạy lô tổng hợp, cộng chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tài khoản bù trừ tiền lương…

Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ và các báo cáo khác

Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động

8.Ăn cắp hoặc Gian lận

về phân phối trong phiếu

thanh toán.

ảnh hưởng đến lương thưởng của người lao động.

Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ liệu tiền lương

Phân tách sự kiểm tra tài khoản tiền lương và tài khoản tạm ứng.

Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài khoản phải trả, kiểm

tra phân bổ tiền thuê nhân viên…).

Kiểm tra sự xác nhận của tất cả người lao động đã nhận được séc thanh toán Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp số tiền của những séc không có người nhận và tìm hiểu nguyên nhân.

9.Trả tiền không đúng

thời gian quy định.

ảnh hưởng đến người lao động không nhận được lương đúng thời hạn, ảnh hưởng đến đời sống sinh hoạt của NLĐ.

Định dạng hệ thống để làm phiếu UNC nhanh chóng

Kế toán trưởng và ban giám đốc tiền hành kiểm tra nhanh chóng để thủ quỹ gửi ra ngân hàng , để

có thể thanh toán nhanh nhất cho NLĐ.

10.Ghi nhận nhầm đối ảnh hưởng đến NLĐ Kiếm tra thông tin NLĐ và

tượng quyết định tăng

lương, thưởng

tiến hành xác nhận với người lao động

11.Thuê nhân viên kế toán

không có trình độ và

không có đạo đức

Có thể tính lương sai sót, gian lận với bộ phận khác nhằm ăn chặn tiền lương của NLĐ ảnh hưởng đến bộ máy của công ty và đời sống sinh hoạt NLĐ

Kiểm tra thủ tục tuyển dụng bao gồm kỹ năng, lý lịch ngườituyển dụng… Kiểm tra, điều tra lai lịch phạm tội của tất cả các vị trí liên quan đến tài chính – kế toán.

12.Rủi ro nhân viên và bộ

phận kế toán thủ quỹ mâu

thuẫn cá nhân với nhau

ảnh hưởng đến hoạt động các

bộ phận trong doanh nghiệp

Tiến hành kiểm tra lý lịch nhân viên

Lập ra quy định, cơ chế để kiểm soát an toàn

13.Doanh nghiệp không

thực hiện đúng hợp đồng

lao động, chính sách

lương, BHYT.

NLĐ có thể bỏ việc mất 

nguồn nhân sự

Bộ phận nhân sự tiến hành tuyển dụng và mất thời gian đào tạo phù hợp với doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên thực hiện đúng trong hợp đồng lao động, chính sách lương, BHYT.

14.Kế toán sau khi thanh

toán tiền lương nhưng

không hoạch toán hoặc

hạch toán sai tài khoản

ảnh hưởng đến nguồn chi của doanh nghiệp

ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

Tiến hành hạch toán ngay sau khi thanh toán lương

và kiểm tra nhiều lần để đảm bảo hạch toán đúng 16.Rủi ro khi cập nhật dữ

liệu nhân sự:

Không đầy đủ số nhân

viên hiện có trong kỳ tính

lương

Không cập nhật chính xác

về bộ phận làm việc, vị

ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp cập nhật sai dẫn đến việc tính lương sai ảnh hưởng đến NLĐ

Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự

trí, chức danh nhân

viên,

Không cập nhật tình hình

nhân sự trong kỳ tính

lương như các trường hợp

nhân viên đã nghỉ việc,

nhân viên mới, nhân viên

điều chuyển,…)

17.Tính sai thuế thu nhập

cá nhân

dẫn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên

Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân

18.Tiếp tục trả lương cho

nhân viên đã nghỉ

việc/nhân viên không có

thực

ảnh hưởng chi phí của doanh nghiệp

Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự

19.Ghi chép/báo cáo

không chính xác đầy đủ

chi phí lương

Bảng lương và các chứng

từ chi lương chuyển kế toán ghi chép Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạch 20.Giới hạn tiếp cận khu

vực làm việc của bộ phận

tính lương

Mất , hỏng Phê duyệt không được phép Thay đổi không đúng quy định lên bảng lương chính:

biển thủ, gian lận

Cần có quy trình đảm bảo

an toàn về mặt vật lý Các thay đổi nên được hạn chế, phê duyệt

Thiết lập người có thể tiếp cận hồ sơ

21.Khó khăn trong việc

thu lại các khoản tạm ứng

mà nhân viên đã chấm

dứt hợp đồng

ảnh hưởng chi phí của doanh nghiệp

Phòng tính lương nên được thông báo kịp thời và chính thức: Sa thải, chuyển công tác, … 22.Các thông tin sai có thể

ghi nhận lên sổ cái

Báo cáo tài chính có thể trình bày sai

Lập báo cáo tài chính không đúng với số liệu trên sổ kế toán và chứng từ kế toán



Có thể bị xử phạt hành

chính

Cập nhật kịp thời: thẻ chấm công, thẻ phép, và các thông tin khác trước khi tính lương

Có các kiểm soát kiểm tra đảm bảo toàn bộ bảng lương chính là đúng, không có dữ liệu lặp và không đúng quy định.

23 Có lỗi mà không bị

phát hiện trong suốt thời

gian rà soát theo thông lệ

So sánh chi phí lương thực

tế và ngân sách

24 các quy trình hoạt

động có thể không được

tuân theo như là kế toán

tiền lương hoặc kế toán

trưởng không kiểm tra

trước khi đưa lên giám

đốc ký

Như là không xác minh

ngày công với nhân viên

trước khi tính công

Dễ có sai sót

Có thể gian lận ảnh hưởng đến doanh nghiệp và người lao động

Tiến hành kiểm soát đúng quy trình Nếu có phản hồi cho thấy quy trình bị sai, người quản lý cần nhanh chóng giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo thời chuyển lương không bị ảnh hưởng Cần có chữ ký của nhân viên

25 trả nhiều lần cho một

nhân viên hoặc bỏ qua

không trả cho các nhân

Gây tổn hại đến công ty và nhâ viên công ty

Kế toán chịu trách nhiệm

Trả lương theo định danh duy nhất

27 Làm thêm giờ không

có giấy báo làm thêm giờ

ảnh hưởng đến người lao động

28 cuối kỳ, kế toán xác

định sai chi phí lương của

doanh nghiệp

ảnh hướng đến mức thuế doanh nghiệp phải đóng

Tiến hành kiểm soát chi phí lương.

30 rủi ro trong việc đi

nhận chứng từ giao dịch

từ ngân hàng

Nếu trong trường hợp ngân hàng không gửi chứng từ giao dịch về cho công ty, buộc công ty phải đến lấy doanh nghiệp thường cử 1 cá nhân nào đó đến tại ngân hàng lấy.

Không giao cho một người ở

vị trí có thể biển thủ tiền một

cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai

Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán phải được nhận chứng từ giao dịch

kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký.

5 MỘT SỐ CHỨNG TỪ