phân tích hệ thống hoạch định nguồn lực doanhnghiệp erp phân hệ quảnlý bán hàng và phân phối của công ty vinfast

- Ngoài ra, VinFast cũng đang phát triển các mẫu xe điện và những công nghệ tiên tiến khác như hệ thống lái tự động và kết nối internet trong ô tô.Công ty này đã có kế hoạch mở rộng sản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN–––––––––––––––––––––––––––––––

BÁO CÁO THUYẾT TRÌNH HỌC PHẦN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANHNGHIỆP (ERP) – PHÂN HỆ: QUẢN

LÝ BÁN HÀNG VÀ PHÂN PHỐI CỦACÔNG TY VINFAST

Nguyễn Hoàng Vi Uyên Dương Thị Trúc Linh

Đà Nẵng, ngày 30 tháng 10 năm 2023MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH ii

1 KHÁI QUÁT CHUNG: 1

1.1 Khái quát về Vinfast: 1

1.2 Khái quát về ứng dụng ERP: 2

1.2.1 Khái niệm: 2

1.2.2 Quy trình của ERP: 2

1.2.3 Thành phần của ERP: 3

1.2.4 Lợi ích của ERP: 4

1.2.5 Hạn chế của ERP: 5

2 ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP TRONG PHÂN HỆ BÁN HÀNG CỦA VINFAST: 6

2.1 Vinfast trước khi sử dụng ERP: 6

2.2 Vinfast sau khi sử dụng ERP: 7

2.3 Sơ đồ ERP Quản lý bán hàng: 8

3 PHẦN MỀM ERP – ODOO: 9

3.1 Khởi tạo danh mục sản phẩm: 9

3.1.1 Khởi tạo sản phẩm mới: 10

3.2 Khởi tạo đơn hàng: 11

3.2.1 Tạo đơn hàng: 12

3.2.2 Tạo hóa đơn: 13

3.3 Chuyển đổi thành hóa đơn: 13

3.3.1 Tùy chỉnh thuộc tính hóa đơn: 13

3.3.2 Hóa đơn xuất ra: 14

3.4 Bán hàng và thanh toán: 14

3.4.1 Nội dung email - Thông báo đơn hàng: 14

3.4.2 Nội dung mail - Hóa đơn điện tử: 15

3.5 Báo cáo, phân tích số liệu: 16

3.5.1 Báo cáo dữ liệu chung: 16

3.5.2 Phân tích dữ liệu khách hàng: 16

3.5.3 Phân tích sales: 17

3.5.4 Phân phối tư vấn bán hàng: 18

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Sơ đồ ERP Quản lý bán hàng 17

Hình 2 Khởi tạo danh mục sản phẩm 18

Hình 3 Bộ lọc tiện ích 19

Hình 4 Khởi tạo sản phẩm mới 19

Hình 5 Khởi tạo đơn hàng 20

Hình 6 Tạo đơn hàng 21

Hình 7 Tạo hóa đơn 22

Hình 8 Tùy chỉnh thuộc tính hóa đơn 22

Hình 9 Xuất hóa đơn 23

Hình 10 Nội dung emil thông báo đơn hàng 23

Hình 11 Nội dung mail - Hóa đơn điện tử 24

Hình 12 Báo cáo dữ liệu chung 25

Hình 13 Phân tích dữ liệu khách hàng 25

Hình 14 Phân tích sales 26

Hình 15 Phân tích sales 26

Hình 16 Phân tích sales 27

Hình 17 Phân phối tư vấn bán hàng 27

1 KHÁI QUÁT CHUNG:

- VinFast là một công ty ô tô của Việt Nam, thành lập vào năm 2017 và

thuộc sở hữu của Tập đoàn Vingroup - một tập đoàn đa ngành hàng đầu của ViệtNam VinFast đã nhanh chóng trở thành một thương hiệu nổi tiếng trong ngànhcông nghiệp ô tô tại Việt Nam và quốc tế

- Công ty này đã gây ấn tượng với việc cho ra mắt các mẫu xe ô tô cá

nhân, bao gồm sedan, SUV và xe điện Đặc biệt, VinFast đã trình làng một sốmẫu xe độc đáo và được áp dụng công nghệ tiên tiến VinFast Lux A2.0 vàVinFast Lux SA2.0 là hai mẫu sedan của hãng, trong khi VinFast Fadil là mẫu

xe hatchback Các mẫu xe này đã nhận được sự đánh giá cao về thiết kế và chấtlượng

- VinFast cũng đã đầu tư vào việc xây dựng một nhà máy sản xuất ô tô

tại Hải Phòng, Việt Nam, có khả năng sản xuất hàng nghìn xe mỗi năm Đây làmột bước đột phá quan trọng trong việc phát triển ngành công nghiệp ô tô củaViệt Nam

- Ngoài ra, VinFast cũng đang phát triển các mẫu xe điện và những

công nghệ tiên tiến khác như hệ thống lái tự động và kết nối internet trong ô tô.Công ty này đã có kế hoạch mở rộng sản xuất và xuất khẩu sang các thị trườngquốc tế, nhằm trở thành một thương hiệu ô tô hàng đầu không chỉ ở Việt Nam

mà còn trên toàn cầu

- Tầm nhìn: Trở thành thương hiệu xe điện thông minh thúc đẩy mạnh

mẽ cuộc cách mạng xe điện toàn cầu

- Sứ mệnh:Vì một tương lai xanh cho mọi người.

- Triết lý thương hiệu: Đặt khách hàng làm trọng tâm, VinFast không

ngừng sáng tạo để tạo ra các sản phẩm đẳng cấp và trải nghiệm xuất sắc cho mọingười

- Giá trị cốt lõi: Sản phẩm đẳng cấp, giá tốt, hậu mãi vượt trội.

- Dấu chân toàn cầu: VinFast đã nhanh chóng thiết lập sự hiện diện toàn

cầu, thu hút những tài năng tốt nhất từ khắp nơi trên thế giới và hợp tác với một

số thương hiệu mang tính biểu tượng nhất trong ngành Ô tô

- Lịch sử thương hiệu: 15.08.2023 VinFast chính thức niêm yết trên

Nasdaq Global Select Market

1.2.1 Khái niệm:

Ứng dụng ERP là ứng dụng lên kế hoạch và xác định nguồn lực công ty (viếttắt là ERP) Một mô hình phần mềm công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt độngkinh doanh, thu thập số liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải Bộ tích hợp bao gồm nhiềucông cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ ship, Marketing và buônbán, quản lý kho quỹ, kế toán phù hợp với tập đoàn lớn doanh nghiệp lớn

1.2.2 Quy trình của ERP:

Một quy trình kế hoạch ERP bao gồm 5 bước căn bản bao gồm:

- Chuẩn bị cho bản kế hoạch ERP: Công đoạn sắp xếp cho bất kỳ dự án

nào cũng vô cùng có ảnh hưởng và ERP cũng không phải là ngoại lệ Ở giaiđoạn này, chủ doanh nghiệp cần định hướng rõ ràng ý định và kết quả cần đạtđược Ở bước này, doanh nghiệp cũng cần chọn đơn vị uy tín triển khai giảipháp phần mềm ERP để có kết quả tốt nhất

- Tạo dựng kế hoạch bản kế hoạch ERP: Sau khi DN có phương án lựa

chọn được đơn vị tin tưởng cung cấp giải pháp ERP thì 2 bên sẽ cùng ngồi lạivới nhau để đánh giá về nhu cầu, nguồn lực, tài nguyên… Tại bước này, doanhnghiệp cần đưa ra công đoạn chi tiết hiện tại của bản thân để nhà phân phối hệthống quản trị nguồn lực sẽ có được bản kế hoạch chính xác nhất theo yêu cầucủa doanh nghiệp

- Thử nghiệm và đánh giá ứng dụng ERP: Tại bước này, đơn vị sản xuất

dịch vụ sẽ tiến hành tùy chỉnh hệ thống ERP theo công đoạn quản trị của doanhnghiệp Thông thường các tùy biến này chủ yếu là về mẫu báo cáo, trình tự cácbước xử lý thông tin, mối quan hệ giữa các phòng ban…

- Đánh giá kế hoạch ERP: Tại bước này, công ty sẽ tiến hành thử

nghiệm ở quy mô nhỏ mô hình ERP mà đơn vị dịch vụ đưa ra để có ý kiến chỉnhsửa Nhân viên cũng sẽ có những buổi được huấn luyện và đào tạo, đào tạo vềứng dụng ERP là gì để dần làm quen với hệ thống mới

+ Triển khai hệ thống ERP: Sau khi đã thông qua về giải pháp ứngdụng ERP của nhà sản xuất dịch vụ thì DN sẽ tiến hành triển khai rộng rãigiải pháp này trên quy mô tổng thể Các đợt đào tạo và giảng dạy quy mô lớn

sẽ được triển khai và đưa vào thực tế hoạt động

1.2.3 Thành phần của ERP:

- Kế toán tài chính (Finance)

Control)

- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nhân viên và khách hàng Mọi dữliệu, thông tin được thu thập, giúp nhà quản lý nắm bắt được quy trình bánhàng, quản lý số lượng hàng tồn kho, thống kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩmhoặc kiểm nghiệm hiệu quả của chiến lược marketing Hệ Thống ERP sẽ đưa

ra những thống kê theo dạng biểu đồ, dashboard một cách trực quan Doanh

nghiệp có thể dựa đó để đưa ra những điều chỉnh kịp thời, đánh giá nhân viên

và cải thiện chất lượng sản phẩm

 Một số thương hiệu phần mềm ERP nổi tiếng có thể kể tới như:OpenERP, OpenBravo, Sap Erp, ERP5,…

1.2.4 Lợi ích của ERP:

Dựa vào luồng thông tin được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu nhanhchóng hơn giữa cách cho luồng thông tin không được xuyên suốttrong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một doanh nghiệp, nhờ

đó nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí khôngcần thiết

- Tăng chất lượng thành phẩm: Không chỉ có lợi ích thiếtthực trong cung cấp thông tin, quản lý hay giảm chi phí mà hệ thốngERP còn hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm Nguyên nhân là bởicác hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đếnquản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của ERP

- Chuẩn xác trong quá trình vận chuyển – Nghiệp vụLogistics: Dựa vào việc nắm bắt được toàn bộ thông tin trong quátrình sản xuất và cung ứng, ERP sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạchchi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và kế hoạch cung ứng sảnphẩm Quá trình này sẽ dựa trên rất nhiều yếu tố như hiệu suất dâychuyền, yêu cầu của đối tác, quản lý nguồn cung nguyên liệu, khảnăng vận chuyển …

- Giúp đẩy mạnh hiệu suất công việc: Giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc Truy xuất, tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn từ đó giúp đẩy mạnh hiệu quả làm việc Tất cả các dữ liệu, thông số của doanh nghiệp đều được tích hợp, tổng hợp trên hệ thống ERP; nhờ đó cấp quản lý sẽ nhanh chóng nắm tình hình hoạt động và ra quyết định

- Doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn: công

cụ hỗ trợ đắc lực trong quản trị doanh nghiệp Nhờ việc giảm thiểu tối

đa các chi phí trong khâu vận hành, triển khai, hệ thống ERP giúpdoanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cũng như nguồn lực trong quátrình hoạt động

kỹ sư, công nhân sản xuất đến các phòng ban tài chính, bán hàng đều

có thể theo dõi được toàn bộ quy trình sản xuất như xây dựng kếhoạch và hoạch định nguồn lực, thiết kế sản phẩm, quản lý tình trạngmáy móc và kho hàng, tình trạng sản xuất,… Qua đó, các bộ phậnphối hợp với nhau để thực hiện quy trình sản xuất nhanh chóng vàhiệu quả hơn

Là lựa chọn hoàn hảo đáp ứng các yêu cầu đồng bộ dữ liệu, minhbạch trong luồng thông tin từ tất cả các bộ phận, giúp cho các nhàquản trị có cái nhìn bao quát và chính Xác nhất về khách hàng củamình Từ đó nằm rõ yêu cầu và đặc trưng của từng khách hàng, giúpquá trình hợp tác hiệu quả hơn Khả năng quản lý toàn diện của ERPhạn chế tối đa được sự chậm trễ và sai sót trong việc ra quyết định,đẩynhanh luồng công việc, giúp hai bên tiết kiệm rất nhiều thời gian vàchi phí

trị sản xuất của phần mềm ERP tương thích với mọi mô hình sản xuấthiện đại như:

+ Thiết kế theo đơn hàng (ETO)

+ Sản xuất đơn hàng (MTO)

+ Lắp ráp theo đơn hàng (ATO)

+ Sản xuất theo dự đoán (MTS)

Lập kế hoạch, tự động hóa sản xuất và quản lý phân xưởng một cáchnhanh chóng, chính xác theo thời gian thực

- Sự phức tạp của hệ thống: Giải pháp phần mềm ERP cung cấp

nhiều khả năng, nhưng điều đó cũng có nghĩa là phần mềm có thể phứctạp và khó sử dụng Chính vì thế giai đoạn đầu triển khai sẽ cần thời gianđào tạo và tiếp cận với phần mềm mới

- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Nếu chọn đầu tư vào ERP thì cần

phải chi rất nhiều tiền cho một phần mềm, chi phí cho một dự án ERPphụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô doanh nghiệp, đặc thù doanhnghiệp, số lượng người dùng, cơ sở hạ tầng… Các doanh nghiệp lớn chấpnhận mức đầu tư cho hạ tầng cao bởi việc quản lý và bảo mật thông tinđược xem là vô cùng quan trọng với họ, những server xử lý dữ liệu sẽđược đặt ngay tại công ty và thường có đội ngũ IT chuyên nghiệp để quản

lý vì thế mức đầu tư cho hạ tầng là không hề nhỏ

- Chi phí bảo trì và nâng cấp: Bảo hành và bảo trì hệ thống là bắt

buộc khi đã triển khai ERP, hệ thống cần được cập nhật liên tục nếukhông sẽ không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp, việcnâng cấp hệ thống sẽ có mức chi phí khác nhau với từng nhà cung cấp

TRONG PHÂN HỆ BÁN HÀNG CỦA VINFAST:

việc quản lý thông tin về bán hàng, tồn kho, quy trình sản xuất và các nguồnlực khác Công ty có thể mắc phải các vấn đề như thiếu thông tin chính xác,trùng lặp dữ liệu, không hiệu quả trong việc theo dõi tiến độ sản xuất và giaohàng Điều này có thể gây ra những trục trặc trong quá trình kinh doanh vàtăng chi phí vận hành

- Trước khi sử dụng ERP, Vinfast thường sẽ phải xử lý thông tin

và dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, gây ra sự phân tán và gặp khó khăntrong việc quản lý thông tin về bán hàng, tồn kho, quy trình sản xuất Nhữngđiều này gây tốn kém trong cả quá trình bán hàng của Vinfast, trực tiếp gâyảnh hưởng đến lợi nhuận của tổ chức

- Công ty có thể mắc phải các vấn đề như thiếu thông tin chínhxác, trùng lặp dữ liệu, không hiệu quả trong việc theo dõi tiến độ sản xuất vàgiao hàng dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bịthất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau

- Do công việc thủ công và các hệ thống không tương thích, thờigian và nguồn lực thường bị lãng phí trong việc nhập dữ liệu, theo dõi kho,quản lý sản xuất và quản lý tài chính Quản lý tồn kho có thể trở nên khókhăn và dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.Với mô hình hoạt độngbán hàng của Vinfast tại thời điểm đó, hệ thống nội dung quản lý của công tychưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến lược của doanh nghiệp

⇒ Từ những nguyên nhân trên, các nhà lãnh đạo của Vinfast đã tìm raphương án và khắc phục một cách có hiệu quả với việc áp dụng mô hìnhERP

nắm mọi quyền kiểm soát trong từng dự án được triển khai như phần chi phí,ngân sách quy định, mức lợi nhuận theo từng công việc Bên cạnh đó, tất cảcác dữ liệu như doanh thu, chi phí, hợp đồng,… đều được thống kê đầy đủ vàhạch toán định kỳ

- Tối ưu hoá quá trình sản xuất: ERP giúp cho các thiết bị và mộtphần/toàn thể dây chuyền ở một nhà máy được kết nối với nhau thông quacác cảm biến được kết nối qua mạng hoặc điện toán đám mây Các thông tintrong quá trình sản xuất sẽ được liên tục cập nhật, lưu trữ và phân tích

- Quản lý thông tin bán hàng: ERP giúp tổ chức thông tin về đơnhàng, khách hàng, giá cả và chiến lược bán hàng Điều này sẽ là thông tinđầu vào quan trọng cho việc nghiên cứu phát triển các dòng sản phẩm mớivới các thiết kế, nguyên liệu cũng như quy trình sản xuất mới phù hợp vớicác mong muốn ngày càng đa dạng và thay đổi nhanh chóng của khách hàng

về nhu cầu sử dụng, kỹ thuật, mẫu mã, chất lượng, thời gian giao hàng và giáthành Giúp VinFast nắm bắt được xu hướng tiêu dùng, phân tích thị trường

và tối ưu hóa chiến dịch bán hàng

- Quản lý tồn kho: ERP giúp VinFast theo dõi lượng tồn kho, dự đoánnhu cầu và điều chỉnh mức tồn kho một cách hiệu quả Điều này giúp tránh tìnhtrạng thiếu hụt hoặc thừa tồn kho, tối ưu hóa quy trình cung ứng và giảm rủi ro thấtthoát hàng hóa

- Tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu: ERP cho phép VinFast sử dụng mộtnguồn dữ liệu duy nhất và chính xác cho toàn bộ công ty Điều này giúp loại bỏtrùng lặp dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, từ việc quản lý kháchhàng, hợp đồng, đến các quy trình kế toán và tài chính

- ERP quản lý bán hàng có các tính năng chính đáp ứng tốt nhu cầuquản lý bán hàng của doanh nghiệp như sau:

quy trình bán hàng một cách khoa học và hiệu quả, bao gồm các bước nhưtạo đơn hàng, theo dõi đơn hàng, lập hóa đơn, Từ đó, doanh nghiệp có thểtăng tốc độ bán hàng và giảm thiểu sai sót

chi tiết và đa dạng, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả bán hàng, phân tíchthị trường và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác

sản phẩm một cách chi tiết, bao gồm thông tin sản phẩm, thông tin giá cả,thông tin khuyến mãi, Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát hàngtồn kho và đưa ra các chính sách bán hàng phù hợp

thông tin khách hàng một cách đầy đủ và chính xác, bao gồm thông tin cánhân, thông tin doanh nghiệp, lịch sử mua hàng, Từ đó, doanh nghiệp cóthể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng và đưa ra các chương trình chămsóc khách hàng phù hợp

hóa đơn bán hàng tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàngtheo các thông tin trên hợp đồng/đơn bán hàng Đồng thời, hệ thống cũngthực hiện việc thanh toán (thu tiền) khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa.Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kế toán phải thu

3 PHẦN MỀM ERP – ODOO:

Hình 2 Khởi tạo danh mục sản phẩm

Hình 3 Bộ lọc tiện ích

3.1.1 Khởi tạo sản phẩm mới:

Hình 4 Khởi tạo sản phẩm mới

Hình 5 Khởi tạo đơn hàng

3.2.1 Tạo đơn hàng:

Hình 6 Tạo đơn hàng

3.2.2 Tạo hóa đơn:

Hình 7 Tạo hóa đơn

3.3.1 Tùy chỉnh thuộc tính hóa đơn:

Hình 8 Tùy chỉnh thuộc tính hóa đơn

3.3.2 Hóa đơn xuất ra:

Hình 9 Xuất hóa đơn

3.4.1 Nội dung email - Thông báo đơn hàng:

Hình 10 Nội dung emil thông báo đơn hàng