tiểu luận vai trò của giao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNHKHOA: KINH TẾ - QUẢN TRỊ

Khoa: Kinh tế Quản trị

NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊNTIỂU LUẬN MÔN: Phong cách làm việc chuyên nghiệp1 Họ và tên sinh viên:

………

2 Tên đề tài:

3 Nhận xét:a) Những kết quả đạt được:

Điểm số: ……….…… Điểm chữ: ………

TP HCM, ngày … tháng … năm 20……

Giảng viên chấm thi

(Ký và ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

PhVn Mở đVu 7

1 Lý do chọn đề tài tiểu luâ Qn: 7

2 Mục tiêu nghiên cứu: 7

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 7

4 Phương pháp nghiên cứu cWa đề tài: 8

PhVn Nô Yi dung 9

Chương 1 Khái niê Ym, nh_ng vấn đề l` luâ Yn cơ bản của vai trò của giao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp 9

1 Vai trò cWa giao tiếp: 9

2 Khái niệm giao tiếp: 10

3 Chức năng cWa giao tiếp: 10

4 Phân loại giao tiếp: 11

5 Các vấn đề lý luận cơ bản cWa vai trò cWa giao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp bao gồm: 14

Chương 2 Vấn đề, nô Yi dung nghiên ccu vai trò của giao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp 15

1 Vấn đề cWa vai trò cWa giao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp là rất đa dạng và được liệt kê như sau: 15

2 Nghiên cứu về vai trò cWa giao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp đã được tiến hành với nhiều khía cạnh khác nhau 16

Chương 3 Nh_ng giải pháp, nhâ Yn xét, đánh giá, đề xuất vai trò của giao tiếp

trong phong cách làm việc chuyên nghiệp 17

PHgN MỞ ĐgU

1 L` do chọn đề tài tiểu luâ Yn:

Ở thời đại 4.0, giao tiếp là một kỹ năng thiết yếu trong bất kỳ môi trường chuyênnghiệp nào Nó giúp xây dựng các mối quan hệ, truyền đạt ý tưởng và cộng tác hiệuquả với những người khác Song, hiểu được vai trò cWa giao tiếp trong phong cách làmviệc chuyên nghiệp có thể giúp các cá nhân cải thiện kỹ năng giao tiếp và trở nên hiệuquả hơn trong công việc Vì lí do đó, nhóm em chọn đề tài nghiên cứu “Vai trò cWagiao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp” Nghiên cứu chW đề này có thểcung cấp những hiểu biết sâu sắc về cách giao tiếp ảnh hưởng đến năng suất, sự hàilòng trong công việc và sự thăng tiến nghề nghiệp ChW đề này liên quan đến nhiềungành nghề và lĩnh vực khác nhau, khiến nó trở thành một lĩnh vực nghiên cứu có giátrị.

2 Mec tiêu nghiên ccu:

Mục tiêu nghiên cứu đề tài bao gồm:

Khám phá các kiểu giao tiếp khác nhau được sử dụng trong môi trường chuyênnghiệp và tác động cWa chúng đối với phong cách làm việc.

Kiểm tra mối quan hệ giữa giao tiếp hiệu quả và hiệu suất công việc, năng suấtvà sự hài lòng trong công việc.

Xác định các phương pháp hay nhất để giao tiếp trong phong cách làm việcchuyên nghiệp và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện.

Nghiên cứu vai trò cWa giao tiếp trong thăng tiến nghề nghiệp và phát triển nghềnghiệp.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên ccu:

Đối tượng nghiên cứu cho nghiên cứu này bao gồm các chuyên gia từ nhiều ngànhcông nghiệp và vai trò công việc khác nhau Nghiên cứu có thể tập trung vào các cánhân ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp cWa họ, từ nhân viên mới vào nghề đếngiám đốc điều hành cấp cao.

Phạm vi nghiên cứu bao gồm kiểm tra các loại giao tiếp khác nhau được sử dụng trongmôi trường chuyên nghiệp, chẳng hạn như giao tiếp bằng lời nói, phi ngôn ngữ vàbằng văn bản Nghiên cứu cũng có thể khám phá tác động cWa giao tiếp đối với phongcách làm việc, năng suất, sự hài lòng trong công việc và thăng tiến nghề nghiệp.

4 Phương pháp nghiên ccu của đề tài:

1 Khảo sát: Khảo sát có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu về thực tiễn giao tiếp vàtác động cWa chúng đối với phong cách làm việc từ một mẫu lớn các chuyên gia.2 Phỏng vấn: Phỏng vấn sâu với các chuyên gia có thể cung cấp thông tin chi tiết vềtrải nghiệm cWa họ trong giao tiếp tại nơi làm việc.

3 Nghiên cứu điển hình: Nghiên cứu điển hình về các tổ chức nổi tiếng với các hoạtđộng giao tiếp hiệu quả có thể cung cấp các ví dụ có giá trị về các hoạt động thực hànhtốt nhất.

4 Đánh giá tài liệu: Đánh giá các nghiên cứu hiện có về giao tiếp trong phong cáchlàm việc chuyên nghiệp có thể giúp xác định những lỗ hổng kiến thức và đưa ra hướngnghiên cứu.

PHgN NÔYI DUNG

Chương 1 Khái niê Ym, nh_ng vấn đề l` luâ Yn cơ bản của vai trò của giao tiếp trongphong cách làm việc chuyên nghiệp

1 Vai trò của giao tiếp:

Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực cuộc sống, đặc biệt làtrong lĩnh vực kinh doanh và làm việc Có rất nhiều vai trò cWa giao tiếp đóng trongphong cách làm việc chuyên nghiệp:

Xây dựng mối quan hệ: Giao tiếp tốt giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn giữacông ty và khách hàng, giữa các vị trí cấp trên và cấp dưới trong tổ chức.

Giúp giải quyết các vấn đề và xung đột: Kỹ năng giao tiếp tốt giúp giải quyếtcác vấn đề phát sinh trong công việc và xử lý những tình huống bất ngờ, giảmthiểu rWi ro và giúp cải thiện tình hình và hiệu quả làm việc.

Tạo ra hiệu ứng tích cực với khách hàng: Giao tiếp chuyên nghiệp giúp kháchhàng cảm thấy được sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong việc hợp tác với côngty.

Xây dựng và tăng cường hình ảnh thương hiệu: Giao tiếp tốt giúp nâng cao hìnhảnh cWa công ty và tăng cường uy tín cWa thương hiệu.

Cải thiện quy trình và năng suất làm việc: Giao tiếp phù hợp giúp cải thiện quytrình làm việc và tăng năng suất cho nhân viên.

Ngoài ra hoạt động giao tiếp còn là mặt quan trọng, là điều kiện để thực hiện tốt cáchoạt động khác, thậm chí cả trong trường hợp, khi mà ý nghĩa cWa hoạt động khôngphải là giao tiếp, mà là lĩnh hội và tiếp thu kiến thức, bán hàng, quản lý, ký kết hợpđồng, kinh doanh… Giao tiếp chính là một công cụ sắc bén để tạo ra các mối quan hệtrong quản lý, trong kinh doanh và để tạo ra hạnh phúc trong gia đình.

Trong quản lý, nếu người lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ đoàn kết được các cộngsự, tạo ra được một bầu không khí tâm lý thuận lợi trong tổ chức, tạo ra được các mốiquan hệ gần gũi, thân mật giữa cấp trên với cấp dưới, trên cơ sở đó có thể tác độngmạnh tới từng cá nhân trong tổ chức, nâng cao uy tín cWa mình.

2 Khái niệm giao tiếp:

Hiện nay vẫn chưa cho có sự thống nhất cao trong các nhà nghiên cứu khi bàn về giaotiếp, tuy nhiên, hiểu khái quát có thể nêu lên một khái niệm về giao tiếp như sau:Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, điệubộ Giao tiếp là sự xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người và người, hoặcgiữa người và các yếu tố xã hội nhằm thảo mãn những nhu cầu nhất định.

Giao tiếp bao gồm hàng loạt yếu tố, như trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạtđộng phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác Tương ứng với các yếu tố trên thì giaotiếp có 3 khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại và tri giác.

Khía cạnh giao lưu cWa giao tiếp gắn liền với việc tìm hiểu những đặc điểm đặc thùcWa quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính đến cả mụcđích, tâm thế và ý định cWa nhau Quá trình giao lưu sẽ làm giàu thêm về kiến thức,kinh nghiệm cWa những người tham gia giao tiếp.

Một khía cạnh quan trọng khác cWa giao tiếp đó là tác động qua lại giữa hai bên Trongtrường hợp này, ngôn ngữ thống nhất và cùng hiểu biết về tình huống, hoàn cảnh giaotiếp là điều kiện cần thiết bảo đảm sự tác động qua lại đạt hiệu quả Có nhiều kiểu tácđộng qua lại lẫn nhau, trước hết đó là sự hợp tác và sự cạnh tranh, tương ứng ứng vớichúng là sự đồng tình hay sự xung đột.

Khía cạnh tri giác cWa giao tiếp bao hàm quá trình hình thành hình ảnh về người khác,xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc điểm hành vi cWa người đó (thông qua cácbiểu hiện bên ngoài) Trong khi tri giác người khác cần chú ý tới các hiện tượng như:ấn tượng ban đầu, hiệu ứng cái mới, sự điển hình hóa…

3 Chcc năng của giao tiếp:

Giao tiếp có nhiều chức năng Có thể chia các chức năng cWa giao tiếp ra làm hainhóm: các chức năng thuần túy xã hội và các chức năng tâm lí – xã hội.

Các chức năng thuần túy xã hội là các chức năng giao tiếp phục vụ các nhu cầu chungcWa xã hội hay cWa một nhóm người Ví dụ, khi bộ đội kéo pháo, họ cùng hô lên vớinhau: “hò dô ta nào” để điều khiển, thống nhất cùng hành động để tăng thêm sức mạnhcWa lực kéo Như vậy, giao tiếp có chức năng tổ chức, điều khiển, phối hợp hoạt động

lao động tập thể Giao tiếp còn có chức năng thông tin, muốn quản lí một xã hội phảicó thông tin hai chiều, từ trên xuống, từ dưới lên và cả thông tin giữa các nhóm, tậpthể…

Các chức năng tâm lí – xã hội cWa giao tiếp là các chức năng phục vụ nhu cầu cWa từngthành viên trong xã hội Con người có đặc thù là luôn có giao tiếp với người khác Côđơn là một trạng thái tâm lí nặng nề Bị “cô lập” với cộng đồng, bạn bè, người thân…có thể nảy sinh trạng thái tâm lí không bình thường, nhiều khi dẫn tới tình trạng bệnhlí Chức năng này cWa giao tiếp gọi là chức năng nối mạch (tiếp xúc) với người khác.Nối được mạch với nhóm rồi, con người có quan hệ với các người khác trong nhómcùng với các thành viên khác trong nhóm tạo nên các quan hệ nhóm: có hứng thúchung, mục đích chung, có nhu cầu gắn bó với nhau v.v… làm cho các quan hệ này trởthành các quan hệ thực, bảo đảm sự tồn tại thực cWa nhóm.

Như vậy, giao tiếp giúp cho con người thực hiện các quan hệ liên nhân cách Nghĩa làmỗi thành viên hòa nhịp vào nhóm, coi nhóm là mình, mình là nhóm Nhóm ở đâyhiểu theo nghĩa rộng, từ hai người đến một cộng đồng lớn Chức năng hòa nhịp còngọi là chức năng đồng nhất qua giao tiếp thành viên đồng nhất với nhóm, chấp nhận vàtuân thW các chuẩn mực nhóm dẫn đến sự thống nhất nhiều mặt trong nhóm Nhưng sựvận động cWa nhóm có thể dẫn tới chỗ một thành viên nào đó tách khỏi nhóm Đến lúcđó chức năng đồng nhất chuyển thành chức năng đối lập: thành viên này đối lập lại vớinhóm vì khác biệt về hứng thú, mục đích, động cơ v.v… Đương nhiên thành viên nàysẽ có thể và phải gia nhập vào những mối quan hệ ở nhóm khác Giao tiếp nhóm là loạigiao tiếp rất phổ biến trong chúng ta và có vai trò to lớn đối với việc hình thành vàphát triển tâm lí, nhất là với các em học sinh Cần phân biệt giao tiếp nhóm chính thứcvà giao tiếp nhóm không chính thức Nhóm chính thức là nhóm được thành lập theomột quy định chung nào đó Nhóm không chính thức là nhóm do các thành viên tự tậphợp thành nhóm.

4 Phân loại giao tiếp:

Có nhiều cách phân loại giao tiếp theo những căn cứ khác nhau:1 Dựa vào nội dung tâm lý cWa giao tiếp, người ta phân ra:

Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới.Giao tiếp nhằm thay đổi hệ thống động cơ và giá trị.Giao tiếp nhằm động viên, kích thích hành động.2 Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp, người ta chia ra:

Giao tiếp liên nhân cách (giữa 2 – 3 người với nhau).

Giao tiếp xã hội: là giao tiếp giữa một người với một nhóm người (như lớp học,hội nghị…)

Giao tiếp nhóm: đây là loại hình giao tiếp đặc trưng cho một tập thể nhỏ liên kếtvới nhau bởi hoạt động chung và nó phục vụ cho hoạt động này.

3 Dựa vào tính chất tiếp xúc, ta có thể chia ra làm 2 loại:

Giao tiếp trực tiếp: là loại hình giao tiếp thông dụng nhất trong mọi hoạt độngcWa con người, trong đó các đối tượng cWa giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau vàthường dùng ngôn ngữ nói và biểu cảm để truyền cho nhau những ý nghĩ vàtình cảm cWa mình.

Giao tiếp gián tiếp: là hình thức thông qua một phương tiện trung gian khác nhưthư từ, sách báo, điện thoại…

4 Dựa vào hình thức cWa giao tiếp, chúng ta có:

Giao tiếp chính thức là loại giao tiếp diễn ra khi cá nhân cùng thực hiện mộtnhiệm vụ chung theo quy định như: làm việc ở cơ quan, trường học… Giao tiếpchính thức là giao tiếp giữa hai người hay một số người đang thực hiện mộtchức trách nhất định Vì vậy còn gọi là giao tiếp chức trách Phương tiện, cáchthức cWa loại giao tiếp này thường tuân theo những quy ước nhất định, có khiđược quy định hẳn hoi, thậm chí được thể chế hóa.

Giao tiếp không chính thức là giao tiếp giữa những người đã có quen biết,không chú ý đến thể thức mà chW yếu sử dụng ý riêng cWa những người thamgia giao tiếp Đây còn gọi là giao tiếp ý Nói cụ thể hơn, hai người nói chuyệnthân mật với nhau, khi họ đã hiểu ý đồ cWa nhau, biết mục đích, động cơ cWanhau Đó là những câu chuyện riêng tư Họ không chỉ thông báo cho nhau mộtthông tin gì đó, mà muốn cùng nhau chia sẻ thái độ, lập trường đối với thông tinđó Mục đích cWa giao tiếp loại này là để đồng cảm, chia ngọt sẻ bùi với nhau.

5 Dựa vào thế tâm lý giữa hai bên trong giao tiếp:

Chia giao tiếp ra thành 3 kiểu: giao tiếp ở thế mạnh, giao tiếp ở thế yếu và giao tiếp ởthế cân bằng Thế tâm lý tức là vị thế tâm lý giữa hai người trong quan hệ giao tiếp, nónói lên ai mạnh hơn ai về mặt tâm lý Thế tâm lý cWa một người đối với một ngườikhác chi phối những hành vi trong giao tiếp cWa họ Chẳng hạn, khi chúng ta giao tiếpvới bạn bè trong lớp (là ở thế cân bằng) sẽ có những hành vi, cử chỉ, tư thế khác so vớikhi chúng ta giao tiếp với một người giám đốc trong cuộc phỏng vấn xin việc làm (khimà chúng ta ở thế yếu).

6 Căn cứ vào phương tiện giao tiếp ta có ba loại: giao tiếp vật chất, giao tiếp ngôn ngữvà giao tiếp tín hiệu.

Giao tiếp vật chất diễn ra khi người ta giao tiếp với nhau bằng hành động với vật thể.Giao tiếp vật chất bắt đầu có ở trẻ cuối một tuổi, đầy hai tuổi, khi trẻ cùng chơi với đồchơi hay một vật thể nào đó với người lớn Các hành động thực hiện ở trẻ em thuộc lứatuổi đó có chức năng vận động biểu cảm, như để tỏ ý muốn với lấy đồ vật hay bò vềphía đồ chơi v.v…

Dần dần cùng với sự phát triển cWa xã hội, cũng như sự phát triển cWa lứa tuổi, giaotiếp trở nên phức tạp hơn, bắt đầu có các phương tiện đặc thù cWa giao tiếp, trước hếtlà ngôn ngữ Giao tiếp ngôn ngữ xuất hiện như là một dạng hoạt động xác lập và vậnhành quan hệ người – người bằng các tín hiệu từ ngữ Các tín hiệu này là các tín hiệuchung cho một cộng đồng cùng nói một thứ tiếng mỗi tín hiệu (một từ chẳng hạn) gắnvới vật thể hay một hiện tượng, phản ánh một nội dung nhất định Đó là nghĩa cWa từ.Nghĩa này chung cho cả cộng đồng người nói ngôn từ đó Trong mỗi trường hợp cụthể, một người hay một nhóm người cụ thể lại có thể có một mối quan hệ riêng đối vớitừ đó Thông qua hoạt động riêng cWa người hay nhóm người đó mà có ý riêng đối vớitừng người Đối với mỗi người một từ có nghĩa và ý; ý cWa từ phản ánh động cơ vàmục đích hoạt động cWa từng người hoặc nhóm người Nghĩa cWa từ phát triển theo sựphát triển cWa xã hội (cWa cộng đồng người nói ngôn ngữ đó) ở từng người, nghĩa cWatừ phát triển tương ứng với trình độ học vấn cWa người ấy ý cùng với nghĩa cWa từphản ánh vốn sống nói chung, phản ánh mức độ phát triển nhân cách cWa người ấy.

Giao tiếp tín hiệu: Ngôn ngữ là một loại tín hiệu nên chính giao tiếp ngôn ngữ là mộtloại giao tiếp tín hiệu Ngoài ra người ta còn dùng các loại tín hiệu khác để giao tiếp,như cách ăn mặc, cử chỉ, nét mặt… ở đây giao tiếp có một nội dung và hình thức khácphát triển, rất ăn ý với nhau theo những tín hiệu mà người ta đã thống nhất ý và nghĩacWa các tín hiệu đó Có tình huống giao tiếp tín hiệu còn hiệu quả hơn cả giao tiếpngôn ngữ Khi hai người ăn ý với nhau thì có khi ngôn ngữ trở nên thừa Dân gianphương Tây còn nói: Im lặng là vàng bạc, im lặng là đồng ý Im lặng đáng quý và đểhiểu ý nhau.

5 Các vấn đề l` luận cơ bản của vai trò của giao tiếp trong phong cách làm việc chuyên nghiệp bao gồm:

Xây dựng mối quan hệ hợp tác: Giao tiếp là một công cụ quan trọng để xâydựng mối quan hệ hợp tác trong môi trường làm việc Bằng cách giao tiếp tốt,nhân viên có thể thiết lập mối quan hệ đáng tin cậy với đồng nghiệp và kháchhàng, từ đó giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả làm việc.

Thể hiện bản thân: Giao tiếp cũng giúp nhân viên thể hiện bản thân một cách rõràng và chuyên nghiệp hơn Kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhân viên tự tin và nóilên suy nghĩ cWa mình một cách rõ ràng và tỉ mỉ, từ đó giúp đạt được sự tintưởng và trân trọng từ các đồng nghiệp và khách hàng.

Giải quyết vấn đề: Giao tiếp là một công cụ quan trọng trongải quyết cácấn đềtrong công việc Kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề và lắngnghe ý kiến cWa người khác, từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả hơn.