bài thuyết trình môn nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu đề tài chứng từ xuất nhập khẩu

Trong cuốn “Các nguyên tắc thống nhất về nhờ thu” Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng TMQT, ICC soạn thảo, viết tắt URC 522 có định nghĩa về chứng từ như sau: “Chứn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

II Bộ chứng từ xuất nhập khẩu 4

B Chứng từ trong giao hàng xuất khẩu 6

I - Chứng từ hải quan 6

1 Tờ khai hải quan 6

2 Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa 10

3 Các nội dung có trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa 12

II - Chứng từ hàng hóa: 13

1 Hóa đơn thương mại (Commerce Invoice) 13

2 Nội dung của một hoá đơn thương mại và cách lập 14

3 Phân loại hợp đồng ngoại thương theo 3 tiêu chí sau: 24

III - Chứng từ bảo hiểm 28

1 Định nghĩa 34

2 Chứng từ vận tải đường biển trong xuất khẩu hàng hoá 34

2.1 Biên lai thuyền phó 34

2.2 Vận đơn đường biển 34

2.3 Phiếu gửi hàng (Shipping Note) 45

2.4 Bản khai lược hàng hoá (Cargo Manifest) 45

2.5 Sơ đồ xếp hàng hóa (Storage Plan) 47

2.6 Phiếu kiểm đếm (Dock Sheet và Tally Sheet) 47

III - Chứng từ trong nhận hàng nhập khẩu: 47

a Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of Cargo - ROROC) 47

b Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo – CSC) 48

c Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outum Report – COR) 48

d Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of Quality) 48

e Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng: 48

f Biên bản giám định của Công ty bảo hiểm: 48

g Thư khiếu nại: 48

h Thư dự kháng (Letter of Reservation) 48

CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU A Lý thuyết về chứng từ xuất nhập khẩu

I - Lý thuyết chung: 1 Khái niệm chung:

Trong thương mại QT hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có nhiều

cách phân loại chứng từ Trong cuốn “Các nguyên tắc thống nhất về nhờ thu” ( Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng TMQT, ICC soạn thảo), viết tắt URC 522 có định nghĩa về chứng từ như sau: “Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thương mại… ”

Chứng từ xuất nhập khẩu thuộc phần chứng từ thương mại, chủ yếu dùng trong các hoạt động ngoại thương, là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu – logistics, đóng vai trò quyết định về tất cả việc liên quan đến mua bán, vận chuyển, thanh toán,…

Chứng từ xuất nhập khẩu là những chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ

vận tải, chứng từ theo hàng, chứng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn

2 Tầm quan trọng :

Việc sử dụng chứng từ trong xnk là 1 việc vô cùng quan trọng Bởi vì xuất phát từ đặc điểm của TMQT là các bên mua bán thường ở các QG khác nhau, do đó các giao dịch mua bán, thực hiện hợp đồng, vận tải, bảo hiểm, thanh toán,….thường dựa trên cơ sở các chứng từ Chứng từ trong TMQT là những văn bản chứa đựng đầy đủ các thông tin để chứng minh 1 sự việc, để nhận hàng, để thanh toán, để khiếu nại đòi bồi thường,… Các chứng từ này là những bằng chứng có giá trị pháp lí, làm cơ sở cho việc giải quyết mọi vấn để liên quan tới QH thương mại cũng như QH thanh toán quốc tế

II Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu Bộ chứng từ Nhập khẩu

Chứng từ phải nộp

Bản gốc Tờ khai hải quan xuất khẩu

Bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương

Bản gốc Hoá đơn thương mại (nếu hàng thuộc đối tượng chịu thuế)

Bản gốc Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

Bản sao Hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương

Bản chính Hoá đơn thương mại

Vận đơn ( Bản gốc đối với thanh toán chuyển tiền bằng điện - TTR, Nhờ thu - D/P và Bản sao đối với thanh toán bằng L/C)

Chứng từ bổ sung trong một số trường hợp

Bản gốc Phiếu đóng gói hàng hóa (đối với hàng hoá đóng gói không đồng nhất) Văn bản cho phép XK của cơ quan có thẩm quyền đối với hàng cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện

Bản gốc Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - C/O

Bản sao Hợp đồng uỷ thác XK (nếu hàng xuất khẩu uỷ thác)

Bản sao Thư tín dụng trong

Phiếu đóng gói hàng hóa (đối với hàng hoá đóng gói không đồng nhất)

Văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có chức năng đối với hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện

Bản sao Thư tín dụng (nếu Hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C)

trường hợp hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C

Giấy chứng nhận vệ sinh Giấy kiểm định hàng hoá

Bản gốc Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) Bản sao Hợp đồng uỷ thác NK (nếu hàng nhập khẩu uỷ thác)

Chứng từ phải xuất trình

Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh XNK, sẽ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục hải quan cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan

Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh XNK (bản sao hoặc bản chính)

B Chứng từ trong giao hàng xuất khẩu I - Chứng từ hải quan

1 Tờ khai hải quan Khái niệm

Về khái niê ̣m, tờ khai hải quan là văn bản mà ở đó, chủ hàng hoă ̣c chủ phương tiê ̣n phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng hoă ̣c phương tiê ̣n khi tiến hành xuất khẩu, nhâ ̣p khẩu ra vào lãnh thổ 1 quốc gia

Khi một doanh nghiê ̣p có nhu cầu nhâ ̣p khẩu hay xuất khẩu các lô hàng của mình, lên tờ khai hải quan là mô ̣t trong những bước mắt buô ̣c phải thực hiê ̣n

Trải qua nhiều giai đoa ̣n khác nhau, tờ khai hải quan đã có những sự thay đổi nhất đi ̣nh Theo đó, từ tháng 4 năm 2014 trở về trước, các doanh nghiê ̣p xuất nhâ ̣p khẩu phải sử du ̣ng tờ khai hải quan điê ̣n tử được in theo mẫu trực tiếp từ phần mềm hải quan

Cò n ở thời điểm hiê ̣n ta ̣i, viê ̣c khai báo hải quan sẽ thông qua phần mềm VNACCS Tờ khai hải quan đã có mẫu mới và các doanh nghiê ̣p xuất nhâ ̣p khẩu sẽ làm theo mẫu này Sau khi truyền tờ khai hải quan, Hải quan sẽ trả kết quả phân luồng, doanh nghiệp sẽ in tờ khai này và kèm theo bộ chứng từ làm Thủ tục hải quan để tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa

TKHQ là chứng từ quan trọng, nó quyết định:

 Mức thuế suất áp dụng đối với lô hàng;

 Trị giá tính thuế;

 Số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp

 Hình thức kiểm tra áp dụng đối với lô hàng XNK

 Chế độ kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa

Phân luồng tờ khai hải quan

Luồng xanh: Cách doanh nghiệp đều mong muốn được vào tờ khai luồng xanh Doanh

nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa

Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa Theo quy định,

miễn kiểm tra thực tế hàng hóa đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan, máy móc, thiết bị thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư trong và ngoài nước, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào khu thương mại tự do, hàng hóa thuộc các trường hợp đặc biệt do thủ tướng chính phủ quyết định

Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các

mức độ kiểm tra thực tế lô hàng

Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm

Kiểm tra thực tế 10% lô hàng : hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra

b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ số do Bộ Thương mại cấp Hiện giờ theo Thông tư số 20/2001/TT-BTM ngày 17/8/2001 Thương nhân Việt Nam được quyền xuất khẩu tất cả các loại hàng hóa không phụ thuộc ngành nghề, ngành hàng ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trừ ngành hàng thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và hàng hóa có điều kiện

c) Giấy chứng nhận xuất xứ

1.Khái niệm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

C/O (Certificate of Origin): là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hay còn được kí hiệu là C/O tiếng anh là Certificate of Origin đây là một loại giấy tờ, chứng từ rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cung cấp cho chúng ta biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó

Đây là giấy chứng nhận được tiến hành cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại quốc gia đó Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa phải đảm bảo nguyên tắc đó là tuân thủ đúng và chuẩn theo quy định của nước xuất khẩu hàng hóa đó, ngoài ra cũng phải và tuân thủ đúng và chuẩn theo quy định của nước nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ

Mục đích của C/O là chứng minh hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và các quy định khác của pháp luật về Xuất nhập khẩu của cả hai nước: Nhập khẩu và xuất khẩu (hiểu nôm na rằng là đó không phải hàng lậu hay hàng trôi nổi không có nhà sản xuất rõ ràng)

Những ưu đãi đặc biệt của giấy chứng nhận xuất xứ C/O

Nếu bạn là chủ hàng nhập khẩu, thì yếu tố quan trọng nhất là C/O hợp lệ sẽ giúp bạn được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu Có thể chênh lệch vài % đến vài chục %, giảm lượng lớn số tiền thuế Vì vậy, khi làm Thủ tục Hải quan cho các lô hàng có khai kèm C/O, bạn cần hết sức lưu ý để tránh những lỗi không đáng có (Về Form của C/O, dấu, chữ ký, các thông tin liên quan đến hàng hóa …)

Với chủ hàng xuất khẩu, thì việc xin C/O chỉ là theo quy định trong hợp đồng với người mua hàng nước ngoài Nếu bạn là người xuất khẩu thì vài trò của C/O cũng không to tát lắm, nhiều khi lại thêm việc làm thủ tục

Còn xét về mặt quản lý Nhà nước, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có một số vai trò liên quan đến chính sách chống phá giá, trợ giá, thống kê thương mại & duy trì hệ thống hạn ngạch,.…

2 Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Có 2 loại C/O chính:

- C/O không ưu đãi: tức là C/O bình thường, nó xác nhận rằng xuất xứ của một sản phẩm

cụ thể nào từ một nước nào đó

- C/O ưu đãi: là CO cho phép sản phẩm được cắt giảm hoặc miễn thuế sang các nước mở

rộng đặc quyền này Ví dụ như: Ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP); Chứng nhận ưu đãi thịnh vượng chung (CPC); Ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung (CEPT),…

Theo danh sách của UNCTAD (United Nations Conference on Trade and Development ) Việt Nam không nằm trong danh sách các nước được hưởng ưu đãi GSP của Australia, Estonia và Mỹ

- Các Form C/O thường gặp:

Có nhiều loại C/O, tùy từng lô hàng cụ thể (Loại hàng gì, đi/đến từ nước nào…) Hiện phổ biến có những loại sau đây:

 C/O Form A Hàng xuất khẩu sang các nước cho Việt Nam hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP

 C/O Form B Hàng xuất khẩu sang tất cả các nước, cấp theo quy định xuất xứ không ưu đãi

 C/O Form D hàng xuất khẩu sang các nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT

+ C/O nhóm các nước ASEAN:

 C/O Form E hàng xuất khẩu sang Trung Quốc và các nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN – Trung Quốc

 C/O Form AK (ASEAN – Hàn Quốc) hàng xuất khẩu sang Hàn Quốc và các nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN – Hàn Quốc

 C/O Form AJ (ASEAN – Nhật Bản)

 C/O Form AI (ASEAN – Ấn Độ)

 C/O Form AANZ (ASEAN – Australia – New Zealand)

 C/O Form VJ (Việt Nam – Nhật Bản) Hàng xuất khẩu sang Nhật Bản thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định Việt Nam – Nhật Bản

+ C/O riêng Việt Nam với các nước nhập/xuất khẩu:

 C/O Form VC (Việt Nam – Chile)

 C/O Form S (Việt Nam – Lào)

 C/O Form GSTP: hàng xuất khẩu sang các nước tham gia hệ thống ưu đãi thương mại toàn cầu (GSTP)

 C/O Form Textile (gọi tắt là form T) cấp cho hàng dệt may xuất khẩu sang EU theo hiệp định dệt may Việt Nam – EU

 C/O Form Mexico: (thường gọi là Anexo III) cấp cho hàng dệt may, giày dép xuất khẩu sang Mexico theo quy định của Mexico

 C/O Form Venezuela: cấp cho hàng xuất khẩu sang Venezuela theo quy định của Venezuela

 C/O Form Peru: cấp cho hàng giày dép xuất khẩu sang Peru theo quy định của Peru

3 Các nội dung có trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Với mục đích của giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là cung cấp cho chúng ta biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó nên trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa thông thường sẽ có đầy đủ những thông tin sau đây:

(1) Loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa : hiện nay giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có hai loại trực tiếp và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa giáp lưng Trong loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trực tiếp thì được cấp trực tiếp bởi nước xuất xứ hoặc cũng có thể là nước xuất khẩu Trong loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa giáp lưng thì được cấp trực tiếp bởi nước xuất khẩu không phải là nước xuất xứ

(2) Loại mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: nội dung này thể hiện giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa sẽ được cấp theo một biểu mẫu cụ thể và tương ứng đã có quy định riêng (3) Thông tin của các bên bao gồm tên người xuất khẩu, nhập khẩu, địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu

(4) Thông tin về phương tiện vận chuyển hàng hóa đó, nơi xếp hàng hóa, dỡ hàng hóa, vận tải đơn…

(5) Thông tin về loại hàng hóa vận chuyển bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, loại mẫu bao gì hàng hóa, nhãn mác của loại hàng hóa, trọng lượng cụ thể của hàng hóa, số lượng hàng hóa vận chuyển, giá trị hàng hóa vận chuyển

(6) Thông tin về xuất xứ hàng hóa bao gồm thông tin xác định nơi xuất xứ, địa điểm xuất xứ hàng hóa, quốc gia xuất xứ hàng hóa

(7) Có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về xuất khẩu

d) Hóa đơn lãnh sự là gì?

Hóa đơn lãnh sự (CONSULAR INVOICE) là chứng thực bởi lãnh sự hay viên chức chính phủ bảo đảm việc vận chuyển hàng hóa quốc tế Hóa đơn lãnh sự, được cấp bởi lãnh sự quán nước nhập khẩu tại điểm vận chuyển, bảo đảm các giấy tờ mậu dịch của nhà xuất khẩu có trong danh mục, và hàng hóa được vận chuyển không phạm luật hay các ràng buộc thương mại Thuế tính theo giá trị hay thuế quan nhập khẩu khác được xác định theo hóa đơn lãnh sự

Mục đích của nó là nhằm:Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu làm

chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài thay cho một đơn chào hàng

e) Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: (Phytosanitary Certificate): Là chứng từ do Cơ quan

bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm độc,…có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa hoặc ở nơi hàng đến

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: (Veterinary Certificate) Là chứng từ do Cơ quan

thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã tiêm chủng phòng bệnh

Giấy chứng nhận vệ sinh: (Sanitary Certificate) Là chứng từ xác nhận tình trạng không

độc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm và giám định hàng hóa cấp

II - Chứng từ hàng hóa:

1 Hóa đơn thương mại (Commerce Invoice)

 Tổng quan về hóa đơn thương mại:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ

xuất nhập khẩu hàng hóa Chứng từ này sẽ chỉ ra số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán và là chứng từ bắt buộc trong mua - bán hàng hóa quốc tế

Tổng quan về hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền

mà người mua phải thanh toán Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn

Số lượng bản gốc – bản copy thường quy định:

Nếu không có thỏa thuận gì khác, thông thường người bán ký phát 1 bộ ba bản gốc: “in triplicate” (02 bản gốc là “in duplicate”)

 Thời điểm lập hoá đơn

Nguyên tắc lập hoá đơn là phải lập lúc làm hàng xong, đóng hàng xong mới biết được số lượng chính xác

Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại, số lượng giá cả và các nội dung thường không thay đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể lập sẵn hoá đơn trước khi đóng hàng Hơn nữa, trong trường hợp người mua thanh toán sớm, phải có hoá đơn cho họ thực hiện việc chuyển tiền

2 Nội dung của một hoá đơn thương mại và cách lập

Nội dung của hóa đơn bán hàng xuất khẩu thông thường gồm các phần: Tên hoá đơn:

Invoice hoặc Commercial Invoice Số hoá đơn:

Ghi số của hoá đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty: No 123/EX/[tên khách hàng] Dẫn chiếu số của hợp đồng hoặc số của L/C: Under Contract No XYZ or Under L/C No Ngày hoá đơn: Phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L Trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể trước ngày giao hàng

Seller/Shipper/Exporter:

Nếu Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L Mục này ghi: Seller/Shipper/Exporter: [tên cùng một công ty]

Nếu Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Shipper/Exporter, chứ không phải Seller Trong hóa đơn mà Seller xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

+ Seller [tên của Trader]

+ Shipper/Exporter [tên của Supplier/Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp]

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax Buyer/Consignee/Importer:

Nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L Mục này ghi: Buyer/Consignee/Importer: [tên cùng một công ty]

Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được (hoặc Buyer là một trader bán hàng lại cho một người khác), người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer Trong hóa đơn xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

+ Buyer [tên của người mua hàng trên hợp đồng]

+ Consignee/Importer [tên của người nhập khẩu trực tiếp] Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax

Notify party: Ghi giống như trên B/L

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax ngành xuất nhập khẩu

Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến (Nơi pick-up hàng, nơi giao hàng cuối cùng, pre- carriage, on-carriage nếu có): giống như trên B/L đề cập

Tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng trị giá

Mô tả hàng hoá = Description of goods:

Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác học xuất nhập khẩu ở đâu tốt

Số lượng hàng = Quantity/Weight Là số lượng ghi trên hợp đồng;

Là số lượng, trọng lượng net của hàng;

Số lượng, trọng lượng trên hoá đơn không có dung sai

Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trên hoá đơn sẽ là số lượng ở nơi đến

Đơn giá: = Unit price

Phải đầy đủ mức giá, đơn vị tính, đồng tiền thanh toán và điều kiện bán hàng Tổng trị giá = Total amount

Bằng số và bằng chữ

Trong trường hợp, sau khi hợp đồng đã được ký, lại phát sinh khoản giảm trừ do người mua yêu cầu như:

Giảm số lượng: gửi bù hàng, hàng khuyến mãi…

Giảm đơn giá bán: giảm giá theo giá thị trường, giảm giá cho sản phẩm kém chất lượng của lô hàng trước…

Người bán có thể giải quyết theo hai cách, để phát hành hoá đơn cho phù hợp:

Cách thứ nhất là hai bên điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục

Annex với giá mới và/hoặc lượng mới Khi đó, giá và/hoặc lượng trên hoá đơn sẽ thay đổi theo như Annex này Các chứng từ làm ra cũng sẽ phù hợp theo Annex

Cách thứ hai là vẫn giữ lại lượng và/hoặc giá của hợp đồng Không có Annex nào được

làm ra Lúc đó trên hoá đơn, người bán trình bày tách phần giảm trừ ra

Phương thức thanh toán (Payment term):

Ghi ngắn gọn phương thức thanh toán

Thông tin ngân hàng của người thụ hưởng: học phân tích báo cáo tài chính

- Tên ngân hàng = Bank’s name

- Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và tên chi nhánh

- Địa chỉ ngân hàng = Banks’s address - SWIFT code

- Tên người thụ hưởng = Beneficiary’s name: Ghi tên của công ty người bán

- Địa chỉ của người thụ hưởng = Beneficiary’s Address: Địa chỉ công ty người thụ hưởng - Số tài khoản ngân hàng = Banking account:

Đóng dấu ký tên của người ký phát hoá đơn Bản hoá đơn không ký tên, có con dấu vẫn hợp lệ

Trong trường hợp buôn bán ba bên:

Trader (T) ở VN mua hàng của Supplier (S) ở VN để bán cho customer (C) ở Singapore T không có giấy phép xuất khẩu và không thể xuất trực tiếp cho C Trên vận đơn, Shipper là T, Consignee là C

Trong bộ chứng từ gửi T gửi cho C, tất cả đều thể hiện Shipper là S Nhưng hoá đơn lại thể hiện người tên của T Dẫn đến việc hải quan một số nước nhập khẩu không chấp nhận chứng từ có mâu thuẫn như vậy.Lúc này, để hợp thức hoá chứng từ, bên cạnh Commercial Invoice mà B gửi cho C với tên người bán là B + giá bán mới trên hoá đơn, theo đúng hợp đồng để C thanh toán tiền hàng cho B, thì B phải chuẩn bị thêm một Hoá đơn nữa, cũng đặt tên là Commercial Invoice nhưng đổi tên người bán lại là tên của Supplier + giá bán mới trên hoá đơn này

b Phiếu đóng gói (Packing List)

 Tổng quan về phiếu đóng gói:

Packing List - phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ kèm theo không thể thiếu trong

bộ xuất nhập khẩu vì nó thể hiện danh mục hàng hóa đối chiếu hợp đồng và thực tế, giúp

người gửi hàng, người nhận hàng hay cơ quan thẩm quyền kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa dễ dàng

Packing List - Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp

đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán Điều quan trọng là cần có quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước

Packing list thường có 3 loại:

1 Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết

2 Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán

3 Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)

Nội dung chi tiết của phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu danh sách đóng gói là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, gồm có những nội dung sau:

- Thông tin cơ bản: Số hiệu, ngày tháng lập danh sách đóng gói - Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, Tel, Fax, Email - Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, Tel, Fax, Email

- Số tham chiếu: Thông tin về số lượng bao nhiêu đơn hàng hoặc những phần ghi chú về Notify Party thường sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông báo khi hàng đến

- Port of Lading: Cảng bốc hàng - Port of Destination: Cảng dỡ hàng

- Vessel Name: Số hiệu, chuyến và tên tàu vận chuyển - Estimated Time Delivery: Dự kiến thời gian tàu khởi chạy - Thông tin hàng hóa:

+ Mark & Number: Ký hiệu hàng hóa

+ Quantities & Description: Số lượng và mô tả hàng hóa + Gross Net: Trọng lượng (bao gồm cả bao bì)

+ Net Weight: Trọng lượng (không bao gồm bao bì) + Mearsurement: Thể tích

+ Total: Tổng

Nếu lô hàng gồm nhiều container hay có hình thức đóng gói phức tạp thì cần phải cung cấp

thêm Detailed Packing List, được hiểu là bảng kê chi tiết và được gửi cùng phiếu đóng

gói để kiểm tra số lượng thực tế hàng khi bốc dỡ và nhập kho

Vai trò của Packing List: giúp chúng ta nhìn tổng quan về hóa, lô hàng, chỉ ra cách thức

đóng gói của hàng hóa Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào Điều này sẽ giúp tính toán được:

- Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hóa cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ Ví dụ cần 1 container 40’ để xếp hàng hóa

- Số kiện hàng và số pallet cụ thể, để dễ dàng tiến hành tìm mặt hàng cụ thể, vị trí tại pallet nào khi hàng thuộc luồng đỏ cần phải kiểm tra trong quá trình làm thủ tục hải quan - Phương thức dỡ hàng: Xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu

- Phương tiện vận tải phù hợp: Xe loại mấy tấn, kích thước thùng xe, số lượng xe

- Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả

Packing List giúp chúng ta nhìn tổng quan về hóa, lô hàng, chỉ ra cách thức đóng gói của

hàng hóa Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

- Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hóa cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ Ví dụ cần 1 container 40’ để xếp hàng hóa

- Số kiện hàng và số pallet cụ thể, để dễ dàng tiến hành tìm mặt hàng cụ thể, vị trí tại pallet nào khi hàng thuộc luồng đỏ cần phải kiểm tra trong quá trình làm thủ tục hải quan - Phương thức dỡ hàng: Xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu

- Phương tiện vận tải phù hợp: Xe loại mấy tấn, kích thước thùng xe, số lượng xe

- Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả

c Giấy chứng nhận phẩm chất-số lượng-trọng lượng (Certificate of Quality/Quantity/Weight)

1 Khái quát về C/Q

Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng (C/Q) là chứng từ do bên thứ ba

cấp Bên này thường là một công ty kiểm định độc lập có uy tín được người mua và người bán thỏa thuận chọn lựa trong hợp đồng mua bán kế

toán xây dựng cơ bản

Chứng từ này nhầm kết luận một lô hàng sau khi sản xuất có phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu và điều khoản chất lượng/số lượng/trọng lượng cam kết trong hợp đồng hay không Thông thường, khi thuê công ty kiểm định thực hiện việc kiểm soát hàng trước khi xuất, họ sẽ kiểm định một lúc: chất lượng, số lượng, và trọng lượng, thể tích hàng…

2 Thời điểm tiến hành làm chứng từ này

Việc kiểm định diễn ra lúc đóng hàng, sản xuất hàng

Từ 2-3 ngày tuỳ hãng, tuỳ ngành, sẽ có giấy chứng nhận bản gốc

3 Nội dung

Tuỳ loại hàng hoá, hình thức kiểm định, và công ty kiểm định, nhìn chung, một giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng phải đảm bảo được các nội dung sau:

Tên chứng từ: Certificate of Quantity – Quality and Weight

Số và ngày chứng từ: Ngày chứng từ này thường trước hoặc ngay ngày giao hàng

Thường trước hoặc ngay ngày của Packing List

Các nội dung về Seller, Buyer, Notify party, Cảng đi, cảng đến, tên tàu, số chuyến…ở phần đầu của chứng từ này phải được lập giống hệt như Invoice, P/L,

B/L và các chứng từ khác Do vậy, người yêu cầu kiểm định phải chú ý cung cấp thông tin chính xác cho bên kiểm định, đồng thời phải kiểm tra cẩn thận thông tin nháp trước khi xác nhận bản gốc

Các chỉ tiêu/điểm được kiểm định Tiêu chuẩn/Cơ sở kiểm định Phương pháp kiểm định Thông số kết quả kiểm định Ngày kiểm định, nơi kiểm định

Quan trọng nhất là KẾT LUẬN kiểm định rằng lô hàng phù hợp với tiêu chuẩn xuất

khẩu và đạt yêu cầu như hợp đồng quy định

Chữ ký và đóng dấu của bên kiểm định

Ảnh minh họa

d Hợp đồng mua bán ngoại thương:

Vì đã có nhóm trình bày về hợp đồng kd xnk nên nhóm chỉ nhắc lại về loại chứng từ này

1 k/n: Hợp đồng xuất nhập khẩu (Hợp đồng mua bán ngoại thương) về bản chất là

một hợp đồng mua bán quốc tế, là sự thỏa thuận của giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng

 Chủ thể ký hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau (nếu các bên không có trụ sở thương mại thì sẽ dựa vào nơi cư trú cả họ)

 Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa được chuyển hoặc sẽ được chuyển từ nước này sang nước khác

 Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được lập ở những nước khác nhau

3 Phân loại hợp đồng ngoại thương theo 3 tiêu chí sau:

Theo thời gian thực hiện hợp đồng

 Hợp đồng ngắn hạn : thường được kí kết trong một thời gian tương đối ngắn và

sau một lần thực hiện thì hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình

 Hợp đồng dài hạn: thường được thực hiện trong thời gian lâu dài và trong thời

gian đó việc giao hàng được tiến hành nhiều lần học xuất nhập khẩu

Phân loại theo nội dung kinh doanh của hợp đồng

 Hợp đồng xuất khẩu: Là hợp đồng bán hàng cho nước ngoài nhằm thực hiện việc chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời di chuyển quyền sở hữu hàng hóa đó sang tay người mua

 Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng của nước ngoài để rồi đưa hàng đó vào nước mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nước, hoặc phục vụ các ngành sản xuất, chế biến trong nước

 Hợp đồng tái xuất khẩu: Là hợp đồng xuât khẩu những hàng mà trước kia đã nhập từ nước ngoài không qua tái chế hay sản xuất gì trong nước

 Hợp đồng tái nhập khẩu: là hợp đồng mua những hàng hóa do nước mình sản xuất đã bán ra nước ngoài và chưa qua chế biến gì ở nước ngoài

 Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu: là hợp đồng thể hiện một bên trong nước nhập nguyên liệu từ bên nước ngoài để lắp ráp gia công hoặc chế biến thành các sản phẩm rồi xuất sang nước đó chứ không tiêu thụ trong nước

Phân loại theo hình thức hợp đồng