Thực tập cơ sở ngành quản trị văn phòng

thực tập cơ sở ngành quản trị văn phòng; báo cáo thực tập cơ sở ngành quản trị văn phòng, báo cáo tổng kết môn thực tập cơ sở ngành quản trị văn phòng,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬPCơ sở ngành Quản Trị Văn Phòng

Giảng viên hướng dẫn: TS Dương ĐìnhBắc

HÀ NỘI – 2024

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬPCơ sở ngành Quản Trị Văn Phòng

Giảng viên hướng dẫn: TS Dương ĐìnhBắc

HÀ NỘI – 2024

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP

Công Ty TNHH Vận Tải Thương Mại Và Dịch Vụ Quốc Cường có trụ sở tại:Xóm 4 Thương Vỹ, Xã Nhân Chính, Huyện Lý Nhân, Tỉnh Hà Nam, ViệtNam.

Số điện thoại: 0988762713.

Địa chỉ email: Vpdaidienquoccuong1971@gmail.comXác nhận:

Anh (Chị): Diêm Thu Hà

Là sinh viên lớp: 2021QTVP01Mã sinh viên: 2021603107

Có thực tập tại Công Ty TNHH Vận Tải Thương Mại Và Dịch Vụ QuốcCường trong khoảng thời gian từ ngày 20 tháng 05 năm 2024 đến ngày 15 tháng06 năm 2024 trong khoảng thời gian thực tập tại Công Ty TNHH Vận TảiThương Mại Và Dịch Vụ Quốc Cường, Chị Diêm Thu Hà đã chấp nhận tốt cácquy định của công ty và thể hiện tinh thần làm việc nghiêm túc, chăm chỉ vàchịu khó.

Hà Nam, ngày… tháng… năm 2024

Xác nhận của Cơ sở thực tập

(Ký tên và đóng dấu của đại diện Cơ sở thực tập)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOAN H CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU NHẬN XÉTVề CHUYÊN MÔN Và QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊNHọ và tên: Diêm Thu HàMã số sinh viên: 2021603107Lớp: 2021DHQTVP01Ngành: Quản trị văn phòngĐịa điểm thực tập: Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Và Dịch Vụ Quốc CườngGiáo viên hướng dẫn: TS Dương Đình BắcĐánh giá chung của giáo viên hướng dẫn:

Hà Nội, ngày … tháng 6 năm 2023

Giảng viên hướng dẫn

(Ký và ghi rõ họ tên)

1.1.2 Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển 2

1.1.3 Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch VụQuốc Cường 4

1.2.1 Các chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh 4

1.2.2 Các hàng hóa và dịch vụ hiện tại công ty đang kinh doanh 5

1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý Công ty TNHH Vận tải Thương Mại và DịchVụ Quốc Cường 6

1.3.1 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý và mối quan hệ giữa các bộ phậntại công ty 6

1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận 7

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại Công ty TNHH Vận TảiThương Mại và Dịch Vụ Quốc Cường 11

2.2.3 Khả năng giao tiếp, văn hóa ứng xử 16

2.3 Văn hóa tổ chức tại Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ QuốcCường 17

2.3.1 Mô hình văn hóa tổ chức 17

2.3.2 Đặc trưng của văn hóa tổ chức 17

2.4 Giải quyết công việc văn phòng 18

2.4.1 Quy trình thực hiện 18

2.4.2 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công việc 19

2.4.3 Xử lý và giải quyết yêu cầu của các phòng ban 21

2.5 Soạn thảo và quản lý văn bản 22

2.5.1 Các loại văn bản tại Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ QuốcCường 22

2.5.2 Kỹ thuật soạn thảo của nhân viên văn phòng 22

2.5.3 Quy trình quản lý văn bản 26

2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc 26

2.6.1 Hoạt động đón tiếp khách tại công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch VụQuốc Cường 26

2.6.2 Tiếp khách qua điện thoại 27

2.6.3 Giải đáp thắc mắc của khách hàng trong công ty TNHH Vận Tải Thương Mại vàDịch Vụ Quốc Cường 28

2.7 Đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng 29

2.7.1 Nội dung đánh giá 29

2.7.2 Biểu mẫu đánh giá 30

Phần 3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 31

3.1 Đánh giá chung 31

3.1.1 Ưu điểm trong các nghiệp vụ văn phòng tại Công ty TNHH Vận Tải ThươngMại và Dịch Vụ Quốc Cường 31

3.1.2 Những hạn chế trong các nghiệp vụ văn phòng tại công ty 32

3.2 Các đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ văn phòng tại công ty 32

3.2.1 Phương hướng hoạt động 32

3.2.2 Một số đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng 32

KẾT LUẬN 34

PHỤ LỤC 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, bộ máy văn phòng đóng vai trò then chốt trong hoạt động củamọi cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực có chuyên môn và trình độquản lý văn phòng hiệu quả còn thiếu hụt Nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế này,Khoa Quản trị Kinh doanh, Đại học Công nghiệp Hà Nội đã triển khai chươngtrình thực tập ngành Quản trị Văn phòng khóa 16 cho sinh viên tại các doanhnghiệp

Đợt thực tập này giúp sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vậndụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trườngvào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổnghợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên,là cơ hội cho sinh viên đúc kết ra những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phụcvụ cho công tác sau này

Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô của Khoa Quản lýkinh doanh trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã truyền đạt vốn kiến thứcquý báu cho em trong suốt thời gian học tập trên trường Em xin chân thànhcảm ơn các ban lãnh đạo cùng các phòng ban, các anh chị đồng nghiệp đã tiếpnhận và nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành khóa kiến tậpcủa mình.

Đặc biệt, em xin được gửi lời cảm ơn tới thầy Dương Đình Bắc ngườitrực tiếp hướng dẫn em để hoàn thành bài báo cáo này Em xin chân thành cảmơn những kiến thức, những lời chỉ dẫn của thầy qua những buổi trò chuyện,thảo luận để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần chính:

Phần 1: Khái quát chung về Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Và Dịch VụQuốc Cường

Phần 2: Các nghiệp vụ văn phòng tại Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại VàDịch Vụ Quốc Cường

Phần 3: Đánh giá chung và đề xuất hoàn thiện.

Trong quá trình thực hiện, mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành bài báocáo thực tập, tuy nhiên vì thời gian có hạn nên bài báo cáo không tránhkhỏi những thiếu xót và hạn chế Em rất mong nhận được sự tham gia đónggóp ý kiến của các quý thầy cô để luận văn được hoàn chỉnh hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬNTẢI THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUỐC CƯỜNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Vận Tải ThươngMại và Dịch Vụ Quốc Cường

1.1.1 Tên, địa chỉ, quy mô hiện tại và trụ sở văn phòng của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Cường

Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc CườngMã số thuế: 0700760260

Địa chỉ: Thôn Ngọc Lâm, Xã Bối Cầu, Huyện Bình Lục, Tỉnh Hà Nam, ViệtNam

1.1.2 Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển

Năm 2015: Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Cườngthành lập vào tháng 10 năm 2015 bởi ông Chu Văn Cường Giai đoạn đầu, công ty chỉcó 3 chiếc xe 16 chỗ cũ, chạy tuyến đường từ Hà Nam đến Hà Nội Mặc dù gặp nhiềukhó khăn về tài chính và cạnh tranh, nhưng nhờ dịch vụ chu đáo và sự tận tâm của độingũ nhân viên, công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình trong lòng kháchhàng.

Năm 2016: Giai đoạn này tập trung vào việc xây dựng kế hoạch phát triển vàthiết lập cơ sở hạ tầng Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Cườngbắt đầu mở rộng tuyến đường ra các tỉnh miền Trung, đồng thời đầu tư thêm 10 chiếcxe khách mới hiện đại hơn và 3 chiếc xe tải lớn để phục vụ cho công tác vận tải hànghóa.

Năm 2017: Nhận thấy nhu cầu ngày càng cao về du lịch và vận tải liên tỉnh,công ty quyết định mở rộng đa dạng hóa dịch vụ Công ty TNHH Vận Tải ThươngMại và Dịch Vụ Quốc Cường bắt đầu khai thác các tuyến du lịch liên tỉnh và quốc tế,liên kết với các công ty du lịch để cung cấp dịch vụ vận chuyển trọn gói Công ty cũngđầu tư vào các dòng xe khách giường nằm cao cấp, mang lại trải nghiệm thoải mái vàtiện nghi cho hành khách trong những chuyến đi dài.

Năm 2018 – 2019: Giai đoạn ổn định của công ty Giai đoạn này công ty đã tích

khách hàng và đối tác trong nước Tiếp cận công nghệ tiên tiến, không ngừng khámphá và mở rộng các cơ hội kinh doanh mới.

Năm 2021: Mặc dù gặp nhiều khó khăn thời kỳ dịch Covid 19 nhưng công tyvẫn tiếp tục triển khai các dự án vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoạithành Đồng thời triển khai đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm,nhiệt tình phục vụ đối tác và khách hàng.

Năm 2022 - 2023: Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ QuốcCường tập trung vào việc hiện đại hóa đội xe và áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lývận hành Công ty đã triển khai hệ thống đặt vé trực tuyến và ứng dụng di động, giúpkhách hàng dễ dàng tra cứu lịch trình và đặt vé.

1.1.3 Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản

Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Cường từ năm 2021 – 2023.

STTTIÊUCHỈ Năm 2021Năm 2022Năm 2023Đơnvịtính

1Doanh thucác hoạt

động12.843.000.000 15.982.000.000 17.408.000.000Đồng2Lợi nhuận 3.156.000.0005.315.000.0006.437.000.000

Năm 2021, lợi nhuận của công ty đã ở mức vừa phải 24% so với doanh thu doảnh hưởng của dịch Covid 19 nên các hoạt động và dịch vụ triển khai các dự án vận tảihành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành xu hướng giảm

Năm 2022, lợi nhuận của công ty đạt 33% so với doanh thu, do nhu cầu đi lạicủa hành khách tăng cao hơn so với năm 2021 chịu ảnh hưởng của dịch Covid 19.Ngoài ra, do quy mô của công ty đã mở rộng với số nhân viên tăng lên Các dự án hiệnđại hóa vào đội xe mang lại mức lợi nhuận lớn nhất so với doanh thu và đã tăng rất

Đến năm 2023, tổng doanh thu tăng lên 37% so với tổng doanh thu của công ty.Doanh nghiệp đã đạt được kết quả kinh doanh tích cực với mức tăng trưởng cao về cảdoanh thu và lợi nhuận.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và DịchVụ Quốc Cường.

1.2.1 Các chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh

Công ty có chức năng vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đíchtheo hợp đồng đã ký kết với khách hàng Đáp ứng nhu cầu vận chuyển các loại hànghóa đặc biệt như hàng nguy hiểm, hàng quá khổ, hàng đông lạnh, và hàng dễ vỡ bằngcách sử dụng các phương tiện chuyên dụng.

Cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách theo các tuyến cố định liêntỉnh.Ngoài ra còn cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách theo hợp đồng dài hạn chocác công ty, trường học và các công ty du lịch.

Đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa và khách hàng theo tuyến cố định, côngty có nhiệm vụ thực hiện theo lịch trình và lộ trình đã được phê duyệt, đồng thời bánvé và thu cước vận tải theo giá niêm yết, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa vàkhách hàng trong suốt quá trình vận chuyển Ngoài ra, công ty còn sẵn sàng cung cấpcác dịch vụ vận chuyển khác theo yêu cầu của khách hàng.Đối với dịch vụ vận chuyểnhàng hóa theo hợp đồng, công ty cam kết thực hiện theo các điều khoản và cam kết đãthỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng hẹn.Công ty cũng linh hoạt cung cấp các dịch vụ vận chuyển khác tùy theo nhu cầu đặc thùcủa khách hàng.

Công ty có nhiệm vụ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, đảm bảorằng tất cả các phương tiện và hoạt động vận tải đều có giấy phép hợp lệ, được đăngkiểm và bảo hiểm đầy đủ Thực hiện đúng các quy định về lao động, bảo đảm quyềnlợi cho nhân viên và tài xế, bao gồm các chính sách về lương, thưởng, bảo hiểm xã hộivà bảo hiểm y tế.

Trong công tác quản lý và bảo dưỡng phương tiện, công ty chú trọng quản lý hồsơ và giấy tờ liên quan đến các phương tiện, bao gồm đăng kiểm, bảo hiểm, và lịch sửbảo dưỡng Bảo dưỡng định kỳ được thực hiện theo quy định của nhà sản xuất và cáccơ quan chức năng nhằm đảm bảo an toàn kỹ thuật cho phương tiện, duy trì hiệu quảhoạt động và độ tin cậy của hệ thống vận tải.

Nhiệm vụ quan trọng của công ty là không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụvận tải, từ việc đào tạo nhân viên, bảo dưỡng phương tiện cho đến việc cải tiến quytrình quản lý và phục vụ khách hàng Hơn nữa, công ty luôn cung cấp thông tin đầy đủ

và chính xác về dịch vụ vận tải để khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và lựa chọn cácgiải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.

1.2.2 Các hàng hóa và dịch vụ hiện tại công ty đang kinh doanh.

Vận chuyển hành khách: Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách với haihình thức chính nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu đi lại của khách hàng Đối với vận tải hànhkhách theo tuyến cố định, công ty vận hành các tuyến xe khách theo lịch trình và lộ trình đãđược phê duyệt, đảm bảo dịch vụ vận chuyển an toàn và tiện lợi cho hành khách Bêncạnh đó, công ty cung cấp dịch vụ vận tải hành khách theo hợp đồng dài hạn cho cáccông ty, tổ chức và trường học, cam kết mang lại sự an toàn và thoải mái tối đa chohành khách trong suốt hành trình.

Vận chuyển hàng hóa: cung cấp nhiều dịch vụ vận chuyển đa dạng nhằm đápứng nhu cầu của khách hàng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Đối với hàng hóa thôngthường, công ty vận chuyển các loại hàng hóa không nguy hiểm và không cần điềukiện bảo quản đặc biệt như hàng may mặc, giày dép, đồ gia dụng, thiết bị điện tử vàthực phẩm khô Ngoài ra, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lạnh, bao gồmcác loại hàng hóa cần bảo quản ở nhiệt độ thấp như thực phẩm tươi sống, thuốc menvà vắc-xin, cũng như hàng đông lạnh, đòi hỏi bảo quản ở nhiệt độ rất thấp như thịt, cávà hải sản Nhờ vào sự đa dạng và chất lượng của các dịch vụ này, công ty đảm bảođáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa của khách hàng một cách hiệu quả và antoàn.

Cho thuê xe và tài xế: Công ty cung cấp dịch vụ cho thuê xe và tài xế chuyênnghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng, từ những nhu cầu ngắn hạnđến dài hạn Các dịch vụ bao gồm cho thuê xe tải, xe buýt và cung cấp tài xế có kinhnghiệm, đảm bảo khách hàng có được sự linh hoạt và tiện ích trong việc vận chuyểnhàng hóa hoặc hành khách.

1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý Công ty TNHH Vận tải Thương Mại vàDịch Vụ Quốc Cường

1.3.1 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý và mối quan hệ giữa các bộ phận tại công ty

Hình 1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý và mối quan hệ giữa các bộ phận của công ty TNHH Vận TảiThương Mại và Dịch Vụ Quốc Cường

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)

Công ty bao gồm các bộ phận: Ban Giám đốc, phòng Kỹ thuật, phòng Vậnhành, phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Kế toán, giữa các phòng ban trong công tycó mối liên hệ chặt chẽ với nhau đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt độnghiệu quả và trơn tru của doanh nghiệp Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụriêng biệt, nhưng lại có sự liên kết chặt chẽ với nhau để cùng hướng đến mục tiêuchung là phát triển công ty

Hỗ trợ và phụ trợ: Mọi nhân viên đều sẵn sàng hỗ trợ nhau khi cần thiết, đảmbảo rằng không có công việc nào bị bỏ lỡ hoặc bị trì hoãn Sự phối hợp này giúp cácdự án được hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng cao Nhờ vậy, hiệu suất làmviệc của toàn công ty được nâng cao, tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết và hiệuquả Các bộ phận hỗ trợ và phụ trợ như phòng kỹ thuật, phòng kế toán và phòng hànhchính đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ và tài liệu hỗ trợ cho các bộphận khác trong công ty Phòng kỹ thuật cung cấp dữ liệu về chi phí sửa chữa xe cộ,thay thế phụ tùng, cho việc hạch toán, thanh toán.

Liên kết công việc: Phòng Vận hành cung cấp thông tin chi tiết về các yêu cầuvận chuyển và tình trạng của phương tiện để Phòng Kỹ thuật có thể lên kế hoạch bảodưỡng và thực hiện công việc một cách hợp lý, đảm bảo các phương tiện luôn trongtình trạng tốt nhất cho hoạt động vận chuyển Phòng Vận hành còn phối hợp với

SƠ ĐỒ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUỐC CƯỜNG

Phòng Kế toán để theo dõi chi phí vận hành, lập báo cáo tài chính và quản lý ngânsách, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Tạo môi trường làm việc tích cực: Mối quan hệ giữa các bộ phận tạo ra một môitrường làm việc tích cực và đội nhóm, khuyến khích sự hợp tác và trao đổi thông tingiữa các bộ phận Điều này thúc đẩy sự sáng tạo, tăng cường sự đồng lòng và cải thiệnhiệu suất làm việc của toàn bộ công ty.

Tương tác và chia sẻ kiến thức: Một mối quan hệ tốt giữa các bộ phận trongcông ty bao gồm việc tương tác và chia sẻ kiến thức giữa các bộ phận Khi các bộ phậnchia sẻ thông tin, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn của mình, nó tạo ra một môitrường học tập và phát triển chung, cải thiện khả năng làm việc và nâng cao chất lượngcông việc.

1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận

Ban giám đốc:

Chức năng: Chức năng chính của Ban Giám đốc là định hướng chiến lược, lãnhđạo và điều hành, giám sát và kiểm soát, báo cáo và công khai thông tin, cũng như đạidiện cho công ty Ban Giám đốc xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu và chiến lượcphát triển chung của công ty, phù hợp với chiến lược phát triển chung của ngành vậntải đường bộ Nhân viên quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty bằngcách lập kế hoạch kinh doanh và ngân sách, đảm bảo hiệu quả hoạt động và tuân thủcác quy định pháp luật về vận tải đường bộ Đồng thời giám sát và kiểm soát hoạtđộng của các phòng ban, Ban Giám đốc kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động củacông ty, đảm bảo tuân thủ pháp luật về vận tải đường bộ Giám đốc báo cáo kết quảhoạt động của công ty cho các cơ quan nhà nước theo quy định, và đại diện cho côngty trong các giao dịch dân sự, hành chính và tư pháp liên quan đến hoạt động vận tảiđường bộ.

Quyền hạn: Quyết định chiến lược, quản lý tài chính và quản lý nhân sự Giámđốc phê duyệt các chiến lược phát triển dài hạn và ngắn hạn của công ty, cũng nhưquyết định các chính sách quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh Về tàichính, Ban Giám đốc quyết định các vấn đề quan trọng như đầu tư, mua sắm, chi tiêuvà sử dụng nguồn lực tài chính của công ty, đồng thời phê duyệt ngân sách hàng nămvà các báo cáo tài chính định kỳ Trong lĩnh vực nhân sự, Ban Giám đốc có quyền bổnhiệm, miễn nhiệm, thăng chức và kỷ luật cán bộ, nhân viên, cùng với việc phê duyệtcác chính sách về lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác.

Nhiệm vụ: Ban Giám đốc có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chiếnlược phát triển của công ty Công ty xây dựng các kế hoạch chi tiết để thực hiện chiếnlược và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó một cách hiệu quả và kịp thời Công ty xây

dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc chuyênnghiệp, thân thiện và sáng tạo, thúc đẩy các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệpvà nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên Ngoài ra, Ban Giám đốc còn giải quyếtcác vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, đưa ra các giải pháp kịpthời để đảm bảo hoạt động của công ty không bị gián đoạn.

Phòng Kỹ thuật:

Chức năng: Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý về mặtkỹ thuật hoạt động vận tải và đảm bảo an toàn giao thông Nhân viên kiểm tra và giámsát chất lượng xe cộ, thiết bị vận tải trước khi tham gia giao thông, quản lý việc sửdụng nhiên liệu và vật tư phụ tùng, đồng thời áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuậtvào lĩnh vực vận tải đường bộ Phòng Kỹ thuật còn thực hiện các biện pháp đảm bảoan toàn giao thông đường bộ Nhân viên tuyên truyền và giáo dục về luật giao thôngđường bộ cho lái xe và nhân viên trong công ty, và phối hợp với các cơ quan chứcnăng để giải quyết các vụ tai nạn giao thông.

Quyền hạn: Phòng kỹ thuật có quyền quyết định và phê duyệt các kế hoạch bảodưỡng, sửa chữa xe cộ, và có thẩm quyền ngừng sử dụng các phương tiện không đạtyêu cầu kỹ thuật cho đến khi chúng được sửa chữa và kiểm tra lại Nhân viên cũng cóquyền phê duyệt việc mua sắm các phụ tùng, thiết bị và vật tư kỹ thuật cần thiết chocông tác bảo dưỡng và sửa chữa cũng như phòng kỹ thuật đánh giá hiệu quả công việccủa nhân viên kỹ thuật và đề xuất các biện pháp khen thưởng hoặc kỷ luật khi cầnthiết.

Nhiệm vụ: Phòng Kỹ thuật có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo hoạtđộng vận tải diễn ra suôn sẻ và an toàn Chức năng chính của phòng này là quản lý vàduy trì phương tiện vận chuyển, đảm bảo chúng luôn hoạt động trong điều kiện kỹthuật tốt nhất Bên cạnh đó, phòng Kỹ thuật còn có trách nhiệm kiểm tra và giám sátchất lượng của các phương tiện trước và sau mỗi chuyến đi, đảm bảo rằng chúng đápứng các tiêu chuẩn an toàn và kỹ thuật phòng Kỹ thuật phải đảm bảo an toàn kỹ thuậttrong mọi tình huống, từ việc áp dụng các biện pháp phòng tránh sự cố đến xử lý kịpthời các vấn đề kỹ thuật xuất phát trong quá trình vận hành Điều này đảm bảo an toàncho cả nhân viên và hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Phòng hành chính – nhân sự:

Chức năng: Phòng Hành chính – Nhân sự có vai trò quan trọng trong việc quảnlý nguồn nhân lực, quản lý văn phòng phẩm và tài sản, cũng như thực hiện các côngviệc hành chính văn phòng Nhân viên chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, phát triểnvà đánh giá nhân viên Nhân viên quản lý cả lương thưởng, phúc lợi và chế độ đãi ngộcho nhân viên, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động và quản

lý hồ sơ nhân sự Phòng Hành chính - Nhân sự cũng đảm nhận việc mua sắm, quản lývăn phòng phẩm và tài sản của công ty Nhân viên cung cấp văn phòng phẩm, tài sảncho các phòng ban trong công ty và đảm bảo việc bảo quản, sửa chữa tài sản của côngty Phòng Hành chính - Nhân sự còn thực hiện các công việc hành chính văn phòngnhư quản lý thư từ, lịch trình làm việc, tiếp nhận và chuyển tiếp cuộc gọi, và cácnhiệm vụ hỗ trợ khác cho hoạt động của công ty cho các bộ phận khác và quản lý nhânsự.

Quyền hạn: Phòng Hành chính – Nhân sự có quyền đề xuất, kiểm tra và phốihợp quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính Nhân viên có quyềnđề xuất với Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến quản lý nguồn nhân lực và hànhchính văn phòng, đồng thời ban hành các quy định và hướng dẫn về công tác quản lýnguồn nhân lực Phòng Hành chính - Nhân sự cũng có quyền kiểm tra và giám sát việcchấp hành các quy định và hướng dẫn về quản lý nhân sự và hành chính văn phòng củacác phòng ban và cá nhân trong công ty Nhân viên phê duyệt các biện pháp hànhchính đối với nhân viên vi phạm quy định của công ty và yêu cầu các phòng ban khácphối hợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác quản lý nhân sự và hành chínhvăn phòng đề xuất và triển khai các chính sách và quy trình hành chính, quản lý vănbản, quản lý tài liệu và chịu trách nhiệm về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự.

Nhiệm vụ: Phòng Hành chính - Nhân sự có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chứcthực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên Quản lý lương thưởng,phúc lợi và chế độ đãi ngộ cho nhân viên theo quy định của pháp luật và công ty, đồngthời giải quyết các tranh chấp lao động Quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các côngtác hành chính văn phòng như văn thư, lưu trữ và tiếp khách Phòng Hành chính -Nhân sự còn chịu trách nhiệm về bảo hiểm y tế và tai nạn lao động cho nhân viên, hỗtrợ khi gặp khó khăn về sức khỏe, mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, tài sản củacông ty, cũng như cung cấp và bảo quản, sửa chữa các tài sản đó

Phòng Kế toán:

Chức năng: Phòng Kế toán có chức năng quản lý tài chính, ghi chép và phảnánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các hoạt động kinh doanh của công ty theo quy địnhcủa pháp luật về kế toán Nhân viên lập và quản lý sổ sách kế toán, đồng thời lập báocáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định Phòng Kế toán cũng phân tích tình hìnhtài chính của công ty và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, tham mưu cho BanGiám đốc về các vấn đề tài chính Trong việc quản lý tài sản, phòng ghi chép và phảnánh tình hình tài sản của công ty, quản lý tài sản cố định và tài sản lưu chuyển, lập dựtoán chi phí sửa chữa, bảo dưỡng và thanh lý khi không còn khả năng sử dụng Đối vớiquản lý thuế, phòng khai báo và nộp thuế đúng quy định, giải quyết các vấn đề liên

quan đến thuế, và thực hiện các công tác khác liên quan đến kế toán theo yêu cầu củaBan Giám đốc.

Quyền hạn: Phòng Kế toán có quyền đề xuất với Ban Giám đốc về các vấn đềliên quan đến công tác kế toán và ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác kếtoán trong công ty Nhân viên kiểm tra và giám sát việc chấp hành các quy định vàhướng dẫn về kế toán của các phòng ban và cá nhân trong công ty Phòng Kế toán cònphê duyệt các chứng từ thanh toán theo quy định và yêu cầu các phòng ban khác phốihợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác kế toán để đảm bảo hoạt động tàichính của công ty diễn ra một cách hiệu quả và đúng quy định.

Nhiệm vụ: Phòng Kế toán có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác,kịp thời các hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng quy định pháp luật về kếtoán, cũng như lập và quản lý sổ sách kế toán Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuếtheo đúng quy định, phân tích tình hình tài chính của công ty và đánh giá hiệu quả hoạtđộng kinh doanh Phòng Kế toán cũng tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề tàichính, lập kế hoạch thu chi tài chính và quản lý quỹ tiền mặt, ngân hàng của công ty,đồng thời thanh toán các khoản thu chi và phân phối lợi nhuận cho các cổ đông theođúng quy định Phòng Kế toán cũng chịu trách nhiệm khai báo thuế, nộp thuế theođúng quy định và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế.

Phòng vận hành:

Chức năng: Phòng Vận hành có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động vận tải,bao gồm lập kế hoạch vận tải, điều phối xe cộ và lái xe, cũng như theo dõi và giám sáthành trình của xe Nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh trongquá trình vận tải và báo cáo tình hình hoạt động vận tải cho Ban Giám đốc Chịu tráchnhiệm tuyển dụng, đào tạo và đánh giá lái xe, phân công và điều phối công việc, quảnlý kỷ luật và đảm bảo sức khỏe, an toàn cho lái xe Phòng vận hành cũng kiểm tra, bảodưỡng và sửa chữa, quản lý nhiên liệu và vật tư phụ tùng, cũng như thực hiện bảohiểm cho xe cộ Về quản lý hàng hóa, Nhân viên tiếp nhận, khai thác và vận chuyểnhàng hóa, quản lý kho bãi và bến bãi, và bồi thường thiệt hại do mất mát hoặc hư hỏnghàng hóa

Quyền hạn: Phòng Vận hành có quyền hạn đề xuất với Ban Giám đốc về cácvấn đề liên quan đến hoạt động vận tải, ban hành các quy định và hướng dẫn về hoạtđộng vận tải trong công ty Kiểm tra và giám sát việc chấp hành các quy định vàhướng dẫn này của lái xe và nhân viên trong công ty Phòng Vận hành cũng có quyềnphê duyệt các kế hoạch vận tải, điều phối xe cộ và lái xe, đồng thời yêu cầu các phòngban khác trong công ty phối hợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động vậntải.

Nhiệm vụ: Phòng Vận hành có nhiệm vụ quan trọng trong việc lập kế hoạchvận tải dựa trên nhu cầu của khách hàng và khả năng của công ty Nhân viên điều phốixe cộ và lái xe một cách hợp lý và hiệu quả, đồng thời sử dụng hệ thống GPS để theodõi và giám sát hành trình xe cộ Phòng Vận hành còn chịu trách nhiệm giải quyết cácvấn đề phát sinh trong quá trình vận tải như tai nạn giao thông, hỏng xe, kẹt xe vàtranh chấp với khách hàng Nhân viên thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động vậntải cho Ban Giám đốc và thực hiện các biện pháp tuyển dụng, đào tạo và đánh giá láixe theo quy định của công ty Phòng Vận hành cũng tiếp nhận, khai thác và vậnchuyển hàng hóa theo đúng hợp đồng với khách hàng, đồng thời quản lý kho bãi vàbến bãi để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng theo quy định.

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại Công ty TNHH VậnTải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Cường

1.4.1 Yếu tố chủ quan

Năng lực của nhân viên trong công ty đã đáp ứng được những tiêu chí: có trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, tác phong công việc tốt, chuyên nghiệp, thành thạo sửdụng công nghệ thông tin và có tinh thần trách nhiệm cao với công việc.

Môi trường làm việc: Nhân viên văn phòng được làm việc trong môi trường có

đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại, đảm bảo điều kiện về thông thoáng, tiếngồn, ánh sáng Văn hóa công ty tích cực, đề cao tinh thần đoàn kết, hợp tác, tôn trọnglẫn nhau tạo môi trường làm việc thoải mái, khơi dậy tiềm năng của mỗi nhân viên.

Phương pháp lãnh đạo và quản lý: Quy trình này bao gồm xử lý thông tin, quản

lý tài liệu, trao đổi thông tin nội bộ và giao tiếp với khách hàng và đối tác Thu thậpthông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm báo cáo,email, thư từ, website, mạng xã hội, Phân tích thông tin khoa học, logic xác định bảnchất vấn đề, nguyên nhân đưa ra giải pháp Sử dụng thông tin hỗ trợ việc ra quyếtđịnh, lập kế hoạch, thực hiện công việc và đánh giá hiệu quả Lập quy trình quản lý tàiliệu: Xây dựng quy trình quản lý tài liệu khoa học, thống nhất, bao gồm các bước nhưlập hồ sơ, lưu trữ, bảo quản, tiêu hủy tài liệu.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu: Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu để tựđộng hóa các quy trình thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả côngviệc.

Đảm bảo an toàn cho tài liệu: Đảm bảo an toàn cho tài liệu bằng cách lưu trữ tàiliệu ở nơi an toàn, bảo mật và hạn chế truy cập trái phép.

Cơ sở vật chất và bảo mật: Môi trường văn phòng tốt, bao gồm không gian làm

việc thoải mái, trang thiết bị văn phòng, hệ thống máy tính và mạng internet ổn định,

tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn phòng Quyền truy cập và quản lý thông tin

quan trọng, bảo mật, và phân quyền truy cập trong công ty để đảm bảo an ninh thôngtin và sự chia sẻ hiệu quả.

Hệ thống tổ chức: Cấu trúc phòng ban, phân công công việc, quy trình làm việc

và hệ thống báo cáo hợp lý, khoa học tối ưu hóa hoạt động của công tác văn phòng,hạn chế tình trạng chồng chéo công việc, lãng phí thời gian và nguồn lực.

Công nghệ: Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác văn phòng như

phần mềm quản lý văn phòng, hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử, hệ thống giao tiếp trựctuyến sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí Trang bị đầyđủ cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy tính, máy in, máy fax,phần mềm quản lý văn phòng giúp nâng cao hiệu quả công việc Ứng dụng các phầnmềm văn phòng tiên tiến như Microsoft Office, phần mềm quản lý tài liệu, quản lýemail tự động hóa các thao tác, tiết kiệm thời gian và công sức Hệ thống mạng lướiổn định, an toàn kết nối thông tin nhanh chóng, thuận tiện, chia sẻ dữ liệu dễ dàng.

1.4.2 Yếu tố khách quan

Yếu tố môi trường bên ngoài: Khí hậu có ảnh hưởng trực tiếp xung quanh nơi

làm việc, phòng làm việc Nó ảnh hưởng rất lớn tới sức khỏe và khả năng làm việc củacông chức, viên chức Bao gồm các yếu tố: nhiệt độ, độ ẩm không khí, sự lưu thôngkhông khí.

Năm 2020-2021, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, nhu cầu vận tải hàng hóaquốc tế giảm mạnh, dẫn đến doanh thu của công ty sụt giảm Yếu tố khách quan nàyđã tác động trực tiếp đến hoạt động văn phòng của công ty Để ứng phó, công ty đãtriển khai nhiều biện pháp tiết kiệm chi phí, giảm số lượng nhân viên văn phòng, cắtgiảm các khoản chi tiêu không cần thiết, áp dụng các giải pháp công nghệ để tự độnghóa quy trình làm việc Nhờ những biện pháp này, công ty đã vượt qua giai đoạn khókhăn và duy trì hoạt động văn phòng hiệu quả.

Khách hàng và đối tác: Giao tiếp hiệu quả với khách hàng và đối tác là yếu tố

quan trọng để đảm bảo sự hợp tác và phục vụ khách hàng tốt Duy trì mối quan hệchuyên nghiệp với khách hàng và đối tác thông qua việc xử lý yêu cầu, cung cấp thôngtin và đáp ứng đúng thời hạn.

Thị trường lao động: Sự cạnh tranh trong tuyển dụng và giữ chân nhân viên văn

phòng có thể ảnh hưởng đến sự ổn định và hiệu quả của công tác văn phòng Giánđoạn hoạt động: Việc thiếu hụt nhân lực do khó khăn trong tuyển dụng và tỷ lệ nghỉviệc cao có thể dẫn đến gián đoạn hoạt động văn phòng, ảnh hưởng đến hiệu quả côngviệc chung Tăng chi phí phải chi trả nhiều chi phí cho việc tuyển dụng và đào tạonhân viên mới để thay thế cho những nhân viên nghỉ việc ảnh hưởng đến hiệu quả hoạtđộng kinh doanh Giảm sút chất lượng dịch vụ thiếu hụt nhân viên có trình độ và kinh

nghiệm dẫn đến chất lượng dịch vụ văn phòng giảm sút, ảnh hưởng đến uy tín và hìnhảnh của công ty.

Hệ thống giao thông: Hệ thống giao thông có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu

quả vận tải hàng hóa của công ty Công ty theo dõi tình hình giao thông để có biệnpháp điều chỉnh lịch trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn vàđúng thời gian, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan quản lý giao thông để nắm bắtthông tin về tình hình giao thông và có biện pháp xử lý kịp thời, nên đầu tư vào hệthống quản lý giao thông tiên tiến để theo dõi hành trình của phương tiện vận tải.

Chính sách pháp luật: Quy định của nhà nước về hoạt động văn phòng: tuân

thủ các quy định của nhà nước về hoạt động văn phòng, thuế, lao động, Luật laođộng: Luật lao động quy định về thời gian làm việc, chế độ nghỉ ngơi, bảo hiểm xãhội, cho người lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo môi trường

làm việc văn minh, chuyên nghiệp Chính sách thuế: Chính sách thuế của nhà nước có

thể ảnh hưởng đến chi phí hoạt động của công ty, từ đó tác động đến công tác vănphòng tuân thủ các quy định về thuế để tối ưu hóa chi phí.

PHẦN 2 CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUỐC

2.1 Đặc điểm của văn phòng tại công ty TNHH Vận Tải Thương Mại vàDịch Vụ Quốc Cường

2.1.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng

Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu

Để đảm bảo các công việc tại công ty được hoạt động tốt, người chịu tráchnhiệm sẽ chú ý đến cách bố trí trụ sở, tạo dựng cơ quan Cụ thể: công ty đã đặt trụ sởtại nơi thuận tiện nhất để có thể đảm bảo được mục tiêu quản lý mà công ty hướngđến.

Nguyên tắc tiện lợi

Văn phòng công ty được bố trí xây dựng rất dễ tìm kiếm thuận tiện, gần chợ,trường học, trạm y tế, bưu điện để hoạt động quản lý diễn ra một cách tốt nhất Vănphòng của công ty được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc và sinh hoạt cầnthiết hàng ngày nhằm mục đích tạo tình cảm gắn bó với nơi làm việc của nhân viên:bàn ghế, máy tính, đèn điện, điều hòa, tủ đựng đồ dùng, cây xanh,…

Nguyên tắc hợp lý

Văn phòng được bố trí một cách phù hợp, khoa học, thiết kế các kiến trúc thểhiện đặc trưng của văn phòng công ty; phong cảnh hài hòa, sạch sẽ với nhiều cây xanh.Tổ chức, sắp xếp phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động của công ty cả trong hiệntại và tương lai

Nguyên tắc tiết kiệm

Lựa chọn, tổ chức, bố trí trụ sở văn phòng phù hợp với khả năng tài chính củacông ty nhưng vẫn đảm bảo được nhu cầu tồn tại và phát triển của công ty Văn phòngđược thiết kế tối ưu về diện tích và công năng cho từng phòng ban, thiết kế đơn giảnhài hòa, chủ yếu để nhân viên có thể kết nối, làm việc trực tiếp, điều này làm tiết kiệmchi phí, đảm bảo không gian làm việc thông thoáng, sạch sẽ. Bằng cách tuân thủnhững nguyên tắc này, công ty có thể tạo ra một không gian văn phòng hiệu quả, tiếtkiệm và phù hợp với chiến lược phát triển dài hạn.

ngăn cách hay những phòng riêng biệt Mọi người sẽ cùng nhau làm việc dưới một vănphòng chung, thuận tiện để trao đổi công việc cũng như những vấn đề khác.

Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là hạn chế tối đa các vách ngăn, đem lại chovăn phòng công ty không gian rộng rãi, thoáng đãng, lối đi cũng được mở rộng thuậnlợi hơn, các nhân viên dễ dàng nhìn thấy đồng nghiệp, thuận tiện trao đổi công việc,tuy nhiên do vậy những phòng làm việc riêng cũng rất ít.

Bên cạnh đó, do tính chất kinh doanh vận tải, văn phòng được bố trí gần khuvực kho hàng để dễ dàng theo dõi và quản lý hoạt động vận tải hàng ngày Sự kết nốinày giúp giảm thời gian di chuyển và tăng hiệu quả công việc Trụ sở văn phòng đượcđặt trên con đường 975 - trục đường kết nối tốt với các tuyến đường chính, là nơithuận tiện đi lại, vị trí này giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy và tiếp cận dịch vụ Hơnnữa, việc đón và trả khách trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu thời gian và công sức chocả hành khách và nhà xe, từ đó nâng cao sự hài lòng về dịch vụ.

2.2 Đặc điểm nhân sự văn phòng tại Công ty TNHH Vận Tải Thương Mạivà Dịch Vụ Quốc Cường

2.2.1 Số lượng, trình độ, thâm niên công tác

Bảng 2.1 Số lượng lao động của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Cường

Học vấn của nhân viên hiện nay bao gồm tại chức, cao đẳng và đại học Tất cảcác cán bộ, công chức và nhân viên tại Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và DịchVụ Quốc Cường sau khi tuyển dụng đều được bồi dưỡng thêm kỹ năng tương đươngtrình độ đại học Điều đó đảm bảo rằng những người đảm nhiệm các vị trí trong vănphòng không chỉ đến từ quê hương của công ty, mà còn có thể đến từ các khu vựckhác được cấp trên phân bổ và điều động.

Chất lượng nhân sự trong công ty: Đội ngũ nhân viên đã hoàn thành các bậchọc, đào tạo theo ngành, lĩnh vực chuyên môn phù hợp với nghiệp vụ của mình Cánbộ, công chức đứng đầu các bộ phận là những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm,có khả năng lãnh đạo và tổ chức công việc tốt, tư duy nhạy bén và sáng tạo Tuy nhiên,để giải quyết công việc hiệu quả, họ cần được bồi dưỡng kiến thức mới theo từng thờikỳ.

2.2.2 Các đặc điểm tâm lý

Tại Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Cường có tỉ lệ namgiới nhiều hơn nữ giới Số nhân sự nam chiếm khoảng 70% trên tổng số nhân sự, đâylà sự chênh lệch khá lớn do tính chất và đặc thù công việc vận tải Đồng thời độ tuổicủa nhân sự cũng rất đa dạng và có sự chênh lệch lớn về tuổi tác, phổ biến từ 30 – 68tuổi Nhân sự văn phòng có các độ tuổi khác nhau, từ nhân viên mới vào nghề đếnnhững người có kinh nghiệm lâu năm Sự đa dạng độ tuổi có thể mang lại lợi ích từviệc kết hợp các kỹ năng, kinh nghiệm và quan điểm khác nhau Công ty cũng có nhânsự văn phòng đến từ các vùng miền khác nhau trong quốc gia: Bắc, Trung, Nam Việccó nhân sự từ nhiều vùng miền có thể tạo ra sự đa dạng về quan điểm, văn hóa và cáchtiếp cận công việc

2.2.3 Khả năng giao tiếp, văn hóa ứng xử

Giao tiếp với khách hàng: Nhân sự văn phòng có thể tiếp xúc với khách hànghoặc đối tác kinh doanh vì vậy cần có khả năng giao tiếp linh hoạt và hiệu quả vớikhách hàng Cần lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, trả lời câu hỏi và giảiquyết vấn đề một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng Ứng xử lịch sự và thân thiệncũng là yếu tố quan trọng trong việc tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.

Giao tiếp nội bộ: Trong công ty, sự hiệu quả của hoạt động kinh doanh thườngphụ thuộc vào sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận và nhân viên Khả năng giaotiếp nội bộ giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời, từviệc đặt lịch trình vận chuyển đến việc giải quyết các vấn đề xuất hiện trong quá trìnhvận hành Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp trong công ty cũng là một yếu tố quantrọng trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.