Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA QUẢN LÝ KINH DOANHBÁO CÁO THỰC TẬPCơ sở ngành quản trị văn phòng Trang 2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcXÁC N
Khái quát chung về đơn vị thực tập
Lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Liên Mạc
1.1.1 Khái quát chung về UBND phường Liên Mạc
Tên: Uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc Địa chỉ: Yên Nội, Phường Liên Mạc, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Số điện thoại: 0433882342 Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Huy Tưởng
Số lượng công chức: Gồm có 15 công chức
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Trong quá trình hình thành và phát triển của phường Liên Mạc sẽ được thể hiện rõ thông qua 2 yếu tố là đặc điểm tự nhiên và kinh tế - xã hội: a.Đặc điểm tự nhiên: Liên Mạc là một phường thuộc quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Phường nằm dọc theo bờ sông Hồng được giới hạn bởi tỉnh lộ 69 và sông Nhuệ. Phường Liên Mạc được thành lập và đi vào hoạt động từ 01/04/2014, bao gồm các tổ dân phố Đại Cát 1, Đại Cát 2, Đại Cát 3, Yên Nội 1, Yên Nội 2, Yên Nội 3, Hoàng Liên 1, Hoàng Liên 2, Hoàng Liên 3 và Hoàng Xá Diện tích tự nhiên của phường: 598.7 ha; có 12.966 nhân khẩu
Hình 1.1 Bản đồ địa lý phường Liên Mạc
(Nguồn:Văn phòng UBND phường Liên Mạc)
Phía đông giáp phường Thụy Phương
Phía tây giáp phường Thượng Cát
Phía nam giáp phường Tây Tựu và Minh Khai
Phía bắc giáp huyện Đông Anh
Trước năm 1945, phường Liên Mạc thuộc tổng Hạ Trì, phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Đông Về sau nó trở thành xã Tân Tiến, huyện Đan Phượng Tháng 4 năm 1961, xã nhập vào huyện Từ Liêm, Hà Nội Năm 1964 xã đổi tên thành Liên Mạc Tháng 2 năm
2013, chính phủ Việt Nam thành lập quận Bắc Từ Liêm, xã Liên Mạc trở thành phường Liên Mạc Trên địa bàn phường có nhiều di tích lịch sử được xếp hạng cấp quốc gia: Đình Đại Cát – chùa Đại Cát; đình Yên Nội – chùa Yên Nội; đình Hoàng Xá; đình Hoàng
Liên và hai di tích lịch sử được xếp hạng cấp thành phố: Đền bà chúa Túc Trinh(Yên Nội) và chùa Già Lê (Hoàng Liên).
Công tác xây dựng Đảng được chú trọng, nâng cao năng lực và sức chiến đấu của Đảng viên, tổ chức cơ sở Đảng, đổi mới hình thức sinh hoạt chi bộ, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa Đảng, chính quyền, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể với nhân dân Đảng bộ Liên Mạc có 16 chi bộ và 252 đảng viên Tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường được giữ vững và ổn định
Thực hiện tốt chính sách - hậu phương quân đội, hàng năm đã xây dựng triển khai các kế hoạch huấn luyện tổ chức đăng ký nghĩa vụ quân sự, hoàn thành 100% công tác tuyển chọn gọi công dân nhập ngũ hàng năm [5] b Về đặc điểm kinh tế, xã hội:
Kết quả sơ lược về thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng năm 2020:
- Công tác chỉ đạo sản xuất, phát triển kinh tế:
Tổng diện tích thực tế các hộ sản xuất nông nghiệp của phường 144,25 ha (tăng 5,05 ha), diện tích đất trồng lúa là 13,2 ha; diện tích trồng hoa, cây cảnh các loại là 52 ha; diện tích đất trồng cây ăn quả là 25,5 ha; thủy sản 8,3 ha Năng suất lúa cả năm
2020 đạt 74,79 tạ/ha, giảm 2,91 tạ/ha.
Trên địa bàn phường có 135 hộ kinh doanh thương mại dịch vụ tăng 14% so với cùng kỳ năm 2019 Hoạt động công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 60 hộ; thực hiện tốt công tác kiểm soát thị trường chống các hành vi gian lận thương mại, hoạt động của chợ trung tâm phường được duy trì ổn định Tổng thu tại chợ là 255,684,000 đồng; tổng chi là 230,572,000 đồng.
Về chăn nuôi, tăng cường kiểm tra giám sát, phát hiện tình hình dịch bệnh, chủ động phun thuốc phòng bệnh 07 đợt trên tổng số 331,000 m2 Thực hiện tốt phong trào vệ sinh an toàn thực phẩm Tổ chức cam kết được 13 hộ kinh doanh sản phẩm gia súc gia cầm trên địa bàn phường Xử phạt hành chính 2 trường hợp chăn thả gia súc không đúng quy định số tiền 1,700,000 đồng.
Bảng 1.1 Giá trị sản xuất các ngành kinh tế tại phường Liên Mạc (Đơn vị: tỷ đồng)
Chi tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Giá trị sản xuất các ngành kinh tế 580,7 630,4 690,7
(Nguồn: Văn phòng UBND phường Liên Mạc) Bảng 1.2 Giá trị cơ cấu các ngành kinh tế tại phường Liên Mạc (Đơn vị: %)
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
(Nguồn: Văn phòng UBND phường Liên Mạc)
Giá trị sản xuất các ngành kinh tế tăng theo từng năm, tỷ trọng cơ cấu của các ngành có sự chuyển dịch nhưng cũng không quá lớn, ngành Thương mại- dịch vụ vẫn chiếm tỷ trọng khá ổn định (>30%), ngành Công nghiệp - xây dựng tăng gần 8% ( từ 21,2% tăng lên 28,7%) qua 2 năm từ 2018 đến 2020, trong khi ngành Nông, lâm nghiệp giảm từ 43,5% xuống còn 31,8% Điều này cho thấy trên địa bàn phường dần đã có sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ Nông, lâm nghiệp sang Công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đó là một bước tiến đáng mừng của phường Liên Mạc.
Bảng 1.3 Thu nhập bình quân đầu người tại phường Liên Mạc
(Đơn vị: Triệu đồng/người/năm)
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Thu nhập bình quân đầu người 40,8 43,2 46,2
(Nguồn: Văn phòng UBND phường Liên Mạc)
Trên địa bàn phường, một số dự án lớn đang được triển khai sẽ thu hút dân số, tạo điều kiện thuận lợi cho các dịch vụ phát triển
Tuy nhiên, phường Liên Mạc cũng gặp phải những khó khăn, đó là: Cơ sở hạ tầng đô thị trên địa bàn phường đang trong quá trình đầu tư hoàn thiện, chưa đồng bộ; thu nhập bình quân đầu người và mức sống của nhân dân so với các địa phương khác thuộc Thành phố chưa cao; khả năng huy động các nguồn lực để đầu tư phát triển còn khó khăn; kinh nghiệm, nhận thức thực tiễn về đầu tư phát triển dịch vụ, thương mại của nhân dân còn hạn chế, chưa khai thác hết tiềm năng, lợi thế sẵn có trên địa bàn.
- Công tác văn hóa xã hội, y tế giáo dục
Duy trì công tác tuyên truyền trên đài truyền thanh, tổ chức trang trí trực quan, tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ thể dục thể thao; tổ chức thành công đại hội thể dục thể thao lần thứ nhất, được Thành phố công nhận là đơn vị tiên tiến xuất sắc.
Thực hiện tốt các chính sách xã hội Chuyển quà của Chủ tịch nước, các ban ngành tặng các đối tượng chính sách và xã viên là 2380 lượt đối tượng tổng kinh phí bằng 726,700,000 đồng.Tổ chức lễ chúc thọ xuân Đinh Dậu 2019, tặng quà 92 cụ cao tuổi với số tiền là 47,100,000 đồng Làm tốt công tác xóa đói giảm nghèo, hộ nghèo trong địa phương là 90 hộ, giảm 18 hộ so với năm 2019 Tặng quà cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, tặng thưởng quỹ khuyến học, hoạt động hè,
Về y tế, thực hiện tốt các chương trình quốc gia, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, tổ chức thực hiện các đợt phun thuốc phòng chống bọ gậy, sốt xuất huyết,
… Khám chữa bệnh cho các đối tượng bảo hiểm y tế, phối hợp với trung tâm y tế quận tổ chức các buổi thăm khám miễn phí cho người cao tuổi Công tác dân số kế hoạch hoá gia đình được quan tâm.
Về giáo dục, trường trung học cơ sở có 426 em, trong đó số học sinh giỏi chiếm 46,71%; 23 em đạt học sinh giỏi cấp Quận; 02 giáo viên dạy giỏi cấp Thành phố và 07 giáo viên dạy giỏi cấp Quận Trường tiểu học có 602 em, trong đó 20,43% học sinh xuất sắc, 20 học sinh đạt giải cấp Quận, 01 giáo viên giỏi cấp Quốc gia, 04 giáo viên đạt giải cấp Quận Trường mầm non có 750 cháu, có 25 sáng kiến kinh nghiệm đạt loại
A, 03 giáo viên giỏi cấp Quận,…
- Công tác an ninh quốc phòng:
Chức năng, nhiệm vụ chính của UBND phường Liên Mạc
Về chức năng thì uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc là cơ quan hành chính nhà nước nên có các chức năng theo quy định của pháp luật như là:
- Quản lý hành chính nhà nước ở địa phương trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, quốc phòng, an ninh
- Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân phường và cơ quan nhà nước cấp trên Thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường Liên Mạc và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao Cụ thể như là: Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã.
- Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.[1]
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn chính
Sau đây là các nhiệm vụ và quyền hạn chính của ủy ban nhân dân phường Liên Mạc trong các lĩnh vực: a Đầu tiên là trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân phường Liên Mạc thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua rồi trình UBND quận phê duyệt, tổ chức thực hiện.
Lập dự toán các khoản thu Ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu – chi ngân sách và phương án phân bổ ngân sách Lập quyết toán ngân sách trình HĐND cùng cấp thông qua và trình cho UBND hay cơ quan tài chính trực tiếp.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan tài chính có thẩm quyền trong quản lý ngân sách nhà nước và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quản lý, sử dụng hiệu quả quỹ đất ở địa phương, xây dựng quản lý các công trình công cộng: đường xá, trường học, trạm xá, Đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng, huy động các tổ chức và cá nhân đóng góp Các khoản đóng góp này cần công khai, đúng mục đích sử dụng. b Thứ hai là trong lĩnh vực chăn nuôi, nông nghiệp, thương mại - dịch vụ ủy ban nhân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất, cải thiện hiệu suất và chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước, đất đai trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
Tổ chức và hướng dẫn việc khai thác, phát triển các ngành, nghề mới. c Thứ ba là trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện việc tu sửa đường giao thông trong phường theo phân cấp.
Quản lý, cấp giấy phép xây dựng nhà ở theo quy định của pháp luật; kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền.
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong phường theo quy định. d Thứ tư là trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phối hợp với trường học các cấp quản lý học sinh Tổ chức xây dựng và kiểm tra các trường học các cấp trên địa bàn phường.
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, kế hoạch hóa gia đình, vận động nhân dân giữ gìn kế hoạch hóa gia đình, phòng chống bệnh truyền nhiễm, tiêm chủng và khám sức khỏe định kỳ cho người già và trẻ nhỏ trên địa bàn.
Xây dựng phong trào, tổ chức các hoạt động văn nghệ thể dục thể thao trên địa bàn Tổ chức các giải đấu thể thao, tổ chức lễ hội truyền thống; bảo vệ và phát triển các phong tục truyền thống, di tích lịch sử - văn hóa – danh lam thắng cảnh trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của UBND phường Liên Mạc
1.3.1 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy
Vì phường Liên Mạc thuộc phường loại I nên bộ máy tổ chức UBND phường Liên Mạc sẽ gồm có: 1 Chủ tịch ủy ban nhân dân, 2 Phó Chủ tịch, và 2 ủy viên Bộ máy giúp việc của UBND gồm có các chức danh như Công an, kế toán, văn phòng, tư pháp - hộ tịch, văn hóa – xã hội, địa chính, các chức danh tùy thuộc vào tình hình thực tế địa phương mà bố trí số lượng biên chế phù hợp Cụ thể bộ máy lãnh đạo của UBND phường Liên Mạc gồm có:
* Sơ đồ bộ máy UBND phường Liên Mạc được mô tả cụ thể như sau:
Hình 1.3 Sơ đồ bộ máy UBND phường
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận Ở từng bộ phận của UBND phường Liên Mạc đều được chia rõ các chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể để các bộ phận có thể hiểu rõ nhiệm vụ của mình tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận. a Đối với Chủ tịch UBND phường có chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ sau:
Thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại điều 36, 121 Luật Tổ chức chính quyền năm 2015;
Chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của UBND và hoạt động quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng đã được phân cấp trên địa bàn phường.
Tổ chức chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra đối với công tác chuyên môn thuộc UBND trong việc thực hiện chính sách, pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND và các quyết định của UBND.
Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND, tham gia quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể UBND. Áp dụng các biện pháp cải tiến lề lối làm việc, quản lý và điều hành bộ máy hành chính của phường hoạt động có hiệu quả.
Trực tiếp quản lý, chỉ đạo thực hiện các lĩnh vực: Tài chính, đất đai; Xây dựng cơ bản, quy hoạch đô thị, địa giới hành chính; thuế; tiếp công dân ; giải quyết tố cáo, khiếu nại; an ninh, quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, thi hành pháp luật, phòng chống thiên tai; cải cách hành chính; chỉ đạo xử lý vi phạm hành chính; phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; công tác quản lý nhà nước về tôn giáo, thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo và công tác tổ chức cán bộ.
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND và thẩm quyền Chủ tịchUBND theo quy định của pháp luật; các văn bản của UBND trình UBND cấp trên,Đảng uỷ, HĐND Phường.
Giữ mối quan hệ thường xuyên với Thành ủy, UBND thành phố, Đảng uỷ, HĐND, UBMTTQ và các đoàn thể nhân dân phường. b Đối với Phó chủ tịch UBND phường có chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ sau:
Thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại điều 122 Luật Tổ chức chính quyền năm 2015
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND, tập thể HĐND và UBND liên quan đến lĩnh vực được phân công Được uỷ quyền chỉ đạo giải quyết công việc của UBND khi Chủ tịch đi vắng và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả công việc với Chủ tịch.
Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: Khuyến công, thương mại dịch vụ, khuyến nông, thú y ; Quản lý trật tự đô thị, giải phóng mặt bằng, giao thông, thủy lợi, môi trường; Xây dựng phường văn minh đô thị; Giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
- Là tổ trưởng tổ quản lý trật tự đô thị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND phường giao.
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND, tập thể HĐND và UBND liên quan đến lĩnh vực được phân công Được uỷ quyền chỉ đạo giải quyết công việc của UBND khi Chủ tịch đi vắng và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả công việc với Chủ tịch.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: Giáo dục; Y tế; Văn hóa - Thể dục thể thao; Chính sách - Xã hội, ; Tư pháp - Hộ tịch; Dân số - Kế hoạch hóa gia đình; Bảo vệ, chăm sóc trẻ em, lao động, việc làm, xóa đói giảm nghèo; Giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách Giám đốc công nghệ thông tin của phường. c Trưởng Công an có chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ sau:
Chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn theo điều 123 Luật Tổ chức chính quyền năm 2015; Khoản 1, điều 2, Thông tư 13/2019/TT-BNV của
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân trong các lĩnh vực: An ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND phường giao. d Chỉ huy trưởng BCH Quân sự phường có chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ sau:
Chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn theo điều 123, Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; khoản 2, điều 2, Thông tư 13/2019/TT-BNV của Bộ nội vụ.
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND và UBND phường về công tác Quốc phòng - Quân sự địa phương Tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng, chính quyền phường về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên, xây dựng và củng cố nền quốc phòng toàn dân trên địa bàn phường:.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại UBND phường Liên Mạc
Yếu tố bên trong ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại UBND phường Liên Mạc bao gồm 3 yếu tố: Đầu tiên là yếu tố về con người: Trình độ của cán bộ nhân viên luôn là yếu tố quyết định trực tiếp đến năng suất, chất lượng công việc Cho dù phương tiện thiết bị có hiện đại đến đâu nhưng nếu con người không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa học vào công việc của mình thì các phương pháp không thể phát huy được hết công suất hoạt động; gây mất nhiều thời gian để xử lý công việc, dẫn đến chậm tiến độ hoạt động của cơ quan
Thứ hai chính là trang thiết bị công nghệ: Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật đòi hỏi các cơ quan, đơn vị cần áp dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động văn phòng của cơ quan Nếu các công việc chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm và kém chính xác Chính vì vậy, trang thiết bị công nghệ có ý nghĩa lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng của UBND, cần được áp dụng kịp thời để giúp tăng năng suất khi làm việc.
Thứ ba là quy chế làm việc: Ở bất kỳ cơ quan nào cũng đều có quy chế làm việc riêng buộc mọi người phải tuân thủ và chấp hành đúng UBND phường Liên Mạc cũng vậy cũng có những quy chế làm việc như: giờ giấc làm việc, hay quy trình xử lý công việc của từng bộ phận Được đặt ra để nhân viên phải tuân theo khi làm việc tránh trường hợp lộn xộn hay không nghiêm túc thực hiện đúng quy trình công việc gây ra những sai sót, tổn thất cho UBND.
Các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến công tác văn phòng của UBND phường Liên Mạc là: Đầu tiên là yếu tố môi trường: Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng lớn đến tâm lý, năng suất lao động của nhân viên Các yếu tố như khí hậu, âm thanh, ánh sáng, vệ sinh văn phòng đều có thể ảnh hưởng đến nhân viên Cụ thể như:
- Yếu tố khí hậu: Khí hậu ảnh hưởng rất nhiều đến sức khỏe, cũng như trạng thái cơ thể của các bộ, công chức của UBND khi làm việc Vì thế văn phòng cần được trang bị đầy đủ các thiết bị để các cán bộ, công chức có thể thoải mái khi làm việc.
- Yếu tố âm thanh: Gây ra từ các thiết bị bên ngoài, làm ảnh hưởng đến sự chú tâm khi làm việc của cán bộ, công chức văn phòng
- Yếu tố vệ sinh: Văn phòng là môi trường làm việc cả ngày của cán bộ, công chức UBND nên vệ sinh văn phòng có ảnh hưởng lớn đến sức khỏe bản thân Cần giữ vệ sinh luôn sạch sẽ để tinh thần thoải mái và có sức khỏe đảm bảo hơn khi làm việc. Cũng như máy móc trong văn phòng không bị hỏng
- Yếu tố ánh sáng: Văn phòng làm việc cần được trang bị thiết bị hỗ trợ ánh sáng đầy đủ Thiếu ảnh sáng hay thừa ánh sáng cũng sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động của cán bộ, công chức văn phòng.
Nếu như văn phòng làm việc được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, tốt sẽ làm cho nhân viên thoải mái, vui vẻ, kích thích tính sáng tạo, tạo động lực làm việc cho nhân viên tăng năng suất, hiệu quả công việc và ngược lại có thể làm giảm hiệu suất lao động của cơ quan
Thứ hai là yếu tố văn hóa – xã hội: Yếu tố này được thể hiện qua mối quan hệ giữa các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện các công việc, chuẩn mực đạo đức, ứng xử giữa nhân viên trong cơ quan và bên ngoài Trong quá trình giao dịch, trao đổi làm việc với mọi người xung quanh sẽ phát sinh các mối quan hệ, thể hiện được văn hóa của tổ chức
Cuối cùng là trình độ phát triển kinh tế - xã hội: Theo đó, trình độ phát triển kinh tế - xã hội càng cao thì tính chất và mức độ phức tạp trong hoạt động quản lý củaUBND sẽ càng lớn, đòi hỏi phải có những thích ứng liên tục trong quá trình tổ chức,vận hành bộ máy nhà nước trong phạm vi quốc gia lẫn phạm vi địa phương.
Các nghiệp vụ văn phòng tại UBND phường Liên Mạc
Đặc điểm của văn phòng
2.1.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng
Các cán bộ, công chức của UBND phường Liên Mạc gắn bó với văn phòng 8 tiếng một ngày vì vậy cơ quan được coi như ngôi nhà thứ 2 của họ Do vậy văn phòng cần được bố trí hướng đến nhân viên, giúp họ cảm nhận được sự thoải mái, thư giãn để nâng cao năng suất lao động và tinh thần làm việc hăng say Ngoài ra văn phòng cần hướng tới sự khoa học và chuyên nghiệp để tiết kiệm công sức, thời gian di chuyển luồng công việc, tối ưu hóa không gian làm việc và ngân sách của cơ quan Vì vậy văn phòng của UBND phường Liên Mạc được bố trí theo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu: Văn phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc để đáp ứng mục tiêu công việc của UBND Văn phòng của UBND phía gần cửa ra vào được bố trí bàn ghế để tiếp khách, bên trong cùng là bàn làm việc của nhân viên được đặt gần cửa ban công để sử dụng thêm ánh sáng tự nhiên.
Nguyên tắc tiện lợi: Trụ sở UBND được đặt ở đoạn đường lớn, rộng, có tuyến xe bus, giao thông thuận tiện Bên cạnh là trụ sở Công an phường, doanh trại quân đội và trạm y tế phường Ngoài ra UBND phường Liên Mạc còn được đặt ở nơi đông dân cư thuận tiện cho nhu cầu tuyển dụng
Nguyên tắc hợp lý: Bên tay trái bàn làm việc là một tủ đựng tài liệu kích thước phù hợp với căn phòng để sát bên góc tường để tiết kiệm diện tích căn phòng Trên bàn làm việc của nhân viên là một chiếc máy tính, máy in, điện thoại và giá đựng tài liệu để bàn phục vụ cho nhiệm vụ công việc Ngoài ra văn phòng còn được trang bị thêm điều hòa và cây xanh để tạo không gian làm việc thoải mái, dễ chịu UBND phường được thiết kế 3 tầng để phù hợp với số lượng văn phòng và nhân viên Thiết kế văn phòng đơn giản, màu sắc nhã nhặn phù hợp với sự uy nghiêm của UBND.
Nguyên tắc tiết kiệm: Trang thiết bị trong văn phòng đều được sắp xếp rất hợp lý để tiết kiệm diện tích văn phòng làm việc UBND lựa chọn tổ chức và bố trí văn phòng phù hợp với khả năng tài chính nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu tồn tại và phát triển.
2.1.2 Hình thức bố trí văn phòng
Văn phòng UBND phường Liên Mạc được thiết kế theo mô hình văn phòng kín Có từng không gian riêng cho các bộ phận, nhân viên Giữa các không gian làm việc riêng được ngăn cách với nhau bằng những bức tường Mục đích là để cung cấp cho các bộ phận, nhân viên không gian làm việc riêng tư, kín đáo và có tính bảo mật thông tin Việc thiết kế văn phòng như vậy cũng sẽ có các ưu và nhược điểm riêng đối với cả cơ quan và các cán bộ, công chức: a Đối với cơ quan:
Bảng 2.1 Ưu, nhược điểm của hình thức văn phòng kín đối với cơ quan Ưu điểm Nhược điểm
- Giúp nâng cao hiệu suất làm việc
- Phân cấp, phân chia phòng ban rõ ràng.
- Đảm bảo độc lập giữa từng bộ phận
- Chi phí thiết kế xây dựng cao
- Chi phí nội thất thiết bị cao
- Không tối đa diện tích mặt bằng
- Hạn chế khả năng nâng cấp mở rộng, tái cấu trúc
- Hạn chế lưu thông công việc
- Tốn thời gian di chuyển giữa các phòng ban b Đối với cán bộ, nhân viên:
Bảng 2.2 Ưu, nhược điểm của hình thức văn phòng kín đối với cán bộ, nhân viên Ưu điểm Nhược điểm
- Tính riêng tư, không gian cá nhân cao
- Tập trung hơn, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn
- Hạn chế hiệu quả làm việc nhóm
- Di chuyển không linh hoạt
- Truyền đạt thông tin hạn chế
Đặc điểm nhân sự văn phòng
Đối với cán bộ, công chức văn phòng ở UBND phường Liên Mạc đủ 18 tuổi trở lên tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên Có chứng chỉ tin học, bằng cấp chuyên môn hoặc đã qua một lớp nghiệp vụ về công tác văn thư, hay đã qua kèm cặp về công tác văn thư ít nhất là 1 năm Nắm rõ các văn bản pháp quy quy định về công tác công văn, giấy tờ Nắm vững các bản hướng dẫn, chỉ dẫn về đăng ký công văn và lập hồ sơ của cơ quan chủ quản ngành Hiểu về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác giữa các đơn vị trong cơ quan và các cơ quan cấp trên, cấp dưới Nắm vững thể lệ gửi công văn,đánh điện tín, cước phí và địa điểm cần giao dịch Có hiểu biết về lý luận chính trị,nắm vững quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật củaNhà nước Cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, tôn trọng, lắng nghe, tận tụy với dân Có ý thức kỷ luật, trung thực, không cơ hội trong công tác.
Quy trình giải quyết công việc văn phòng
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật Vì vậy văn bản của UBND phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật Dưới đây là các bước tiến hành khi soạn thảo một văn bản của UBND phường Liên Mạc:
Bước 1: Căn cứ nội dung, tính chất của văn bản cần soạn thảo
Bước 2: Xác định nội dung, hình thức của văn bản cần soạn thảo
Thể thức văn bản: - Với văn bản Quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Điều 8 và phụ lục I, Nghị định số số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn bản Quy phạm pháp luật kỹ thuật trình bày được thực hiện theo quy định tại mục 2, chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy tắc viết hoa được thực hiện theo quy định tại phụ lục I, phụ lục II, Nghị định số số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ
Bước 3: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
Bước 4: Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ.
Việc soạn thảo văn bản khác phải bảo đảm các quy định: - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, cán bộ có thẩm quyền giao cho công chức văn thư lưu trữ chủ trì soạn thảo văn bản.
Công chức văn thư lưu trữ được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, hình thức, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Đối với các văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất lấy ý kiến của các cơ quan, các bộ phận có liên quan; Nghiên cứu tiếp thu ý kiến góp ý để hoàn chỉnh văn bản. Đối với văn bản điện tử, công chức văn thư lưu trữ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải tạo lập dự thảo văn bản trực tiếp ngay trên luồng văn bản đến trong hệ thống quản lý văn bản, đồng thời chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản lý văn bản và cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết.
Công chức văn thư lưu trữ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Bước 5: Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu liên quan
Người có thẩm quyền ký dự thảo văn bản trình phê duyệt và chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống quản lý văn bản , chuyển lại bản thảo văn bản cho lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để xem xét, có ý kiến và chuyển cho công chức văn thư lưu trữ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung thì công chức văn thư lưu trữ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình lại người đã duyệt dự thảo văn bản xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung.[2]
Tổ chức hội họp
2.4.1 Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
Nguyên tắc không trùng lặp: Sắp xếp cuộc họp phù hợp để tránh gây chồng chéo với lịch họp, làm việc đã được lên lịch sẵn Hay các cuộc đón tiếp khách quan trọng. Nguyên tắc ưu tiên: Ưu tiên các cuộc họp về vấn đề khẩn, cần xử lý ngay.
Nguyên tắc dự phòng: Luôn có các phương án dự phòng cho cuộc họp để phòng khi có vấn đề xảy ra.
Nguyên tắc điều chỉnh lịch: Điều chỉnh cho lịch họp phù hợp với thời gian làm việc của cơ quan [4]
2.4.2 Phương pháp tiến hành cuộc họp a Chuẩn bị và triệu tập phiên họp:
UBND phường mỗi tháng họp ít nhất một lần Ngoài ra, tùy tình tình yêu cầu nhiê ̣m vụ công viê ̣c để có hô ̣i ý hoă ̣c hô ̣i ý hàng tuần Chủ tịch hoặc Phó Chủ UBND phường được uỷ quyền chủ tọa phiên họp.
Cuô ̣c họp của UBND phường liên quan đến nô ̣i dung của chuyên môn nào thì công chức chuyên môn đó chịu trách nhiê ̣m chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ văn bản chuyển Văn phòng UBND trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch xem xét, quyết định việc trình ra phiên họp.
Văn phòng có nhiệm vụ phối hợp các công chức chuyên môn có liên quan dự kiến chương trình, thời gian, địa điểm và thành phần dự phiên họp, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch quyết định; các công chức chuyên môn được giao soạn thảo văn bản gửi hồ sơ trình và các tài liệu liên quan phiên họp đến các thành viên UBND phường và đại biểu trước khi phiên họp tiến hành ba (03) ngày làm việc; Văn phòng rà soát, đôn đốc, chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp. b.Thành phần dự phiên họp:
Thành viên UBND phường phải tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND, nếu vắng mặt phải được Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch chủ trì phiên họp đồng ý Phiên họp UBND phường chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba (2/3) tổng số thành viên UBND phường tham dự.
Tuỳ theo tính chất, nội dung phiên họp, Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch chủ trì phiên họp quyết định mời lãnh đạo phường, Thường vụ Đảng ủy, Thường trực Hô ̣i đồng nhân dân, Ủy ban Mă ̣t trâ ̣n Tổ quốc Viê ̣t Nam, trưởng các Đoàn thể, cán bô ̣, công chức, những người hoạt đô ̣ng không chuyên trách cấp phường, tổ dân phố. Đại biểu dự họp không phải là thành viên UBND phường được mời phát biểu ý kiến, nhưng không có quyền biểu quyết. c Trình tự phiên họp:
Văn phòng báo cáo số thành viên UBND phường và thành phần liên quan có mặt, vắng mặt, thông báo chương trình phiên họp;
Chủ tọa điều hành phiên họp; Văn phòng UBND phường phụ trách Thư ký các cuô ̣c họp của UBND.
UBND thảo luận nội dung theo trình tự:
Công chức chuyên môn chủ trì soạn thảo trình bày tóm tắt nô ̣i dung báo cáo, kế hoạch và những vấn đề cần xin ý kiến của UBND phường.
Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến nói rõ những nội dung đồng ý, không đồng ý, những nội dung cần làm rõ hoặc kiến nghị điều chỉnh, bổ sung;
Công chức chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản phát biểu ý kiến tiếp thu, giải trình những điểm chưa rõ, chưa nhất trí; trả lời các câu hỏi của đại biểu;
Lãnh đạo chủ trì thảo luận về văn bản, kết luận và lấy biểu quyết Nếu được quá nửa số thành viên UBND phường tán thành thì văn bản được thông qua; trường hợp còn vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị UBND phường chưa thông qua và yêu cầu bô ̣ phâ ̣n chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản chuẩn bị thêm;
Chủ tọa phát biểu kết thúc phiên họp UBND phường. d Biên bản và thông báo kết quả phiên họp:
Biên bản phiên họp UBND phường phải được ghi đầy đủ, chính xác các ý kiến phát biểu, diễn biến của phiên họp, kết quả biểu quyết (nếu có), ý kiến kết luận của chủ tọa Biên bản lưu hồ sơ của UBND phường;
Sau mỗi phiên họp, trên cơ sở kết luâ ̣n của Chủ tọa và yêu cầu nô ̣i dung công viê ̣c để Văn phòng UBND phường ban hành văn bản thông báo kết luâ ̣n tại phiên họp đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan để theo dõi, đôn đốc và tổ chức thực hiê ̣n.
Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo
2.5.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Xếp lịch cho các chuyến đi công tác: Bộ phận lãnh đạo của UBND cần có người ở lại cơ quan để giải quyết công việc đề phòng trường hợp xảy ra một vài trường hợp khẩn cấp sẽ có người xử lý Cần kết hợp một số công việc trong chuyến đi trên cơ sở tiết kiệm được thời gian và chi phí tránh cho việc chuyến đi công tác trồng chéo, trùng lặp mục đích.
Mục đích của chuyến đi công tác: Đối với mỗi chuyến đi công tác, đều phải xác định rõ mục đích, yêu cầu của mỗi chuyến đi
Thời gian, địa điểm: thời gian và địa điểm đều đã phải được lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể Bên cạnh đó còn có thời gian chi tiết cho lịch trình di chuyển, cụ thể đến từng địa điểm gặp gỡ, cuộc hẹn để Chủ tịch, các cấp lãnh đạo có thể hiểu rõ hơn về chương trình chuyến đi.
Thành phần tham dự: Trong mỗi chuyến đi của cơ quan đều có quyết định cụ thể cử các cán bộ, chuyên viên đến địa điểm nào để công tác Trên đó có liệt kê đầy đủ các nhân viên tham gia chuyến đi Từ đó công chức văn phòng điền đầy đủ thông tin, chức danh của các thành viên được cử đi công tác và các đơn vị có liên quan có trách nhiệm và nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận hành chính chuẩn bị và xây dựng chuyến đi công tác của cơ quan.
Phương tiện đi lại: Trong quá trình xây dựng chương trình, không thể thiếu việc chuẩn bị các phương tiện đi lại trong những chuyến đi công tác của cơ quan Với những chuyến đi công tác với thời gian dài, địa điểm xa, đặc biệt là văn phòng sẽ được giao nhiệm vụ thường là chuẩn bị phương tiện di chuyển bằng máy bay, và phương tiện di chuyển tại địa điểm công tác để phục vụ cho quá trình hoàn thành nhiệm vụ là taxi, hoặc là phương tiện đưa đón riêng của đơn vị tiếp nhận nếu có
Xác định kinh phí cho chuyến đi: Trong những kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, công chức văn phòng soạn thảo rất chi tiết từng khoản chi phí Đồng thời, để những khoản chi phí được xây dựng và dự trù một cách khách quan, người công chức văn phòng đã tham khảo và xin ý kiến của lãnh đạo, các trưởng phòng và các nhân viên phòng ban khác.
2.5.2 Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác
Công tác chuẩn bị tổ chức trước chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng nó quyết định đến thành công của chuyến đi Do đó đòi hỏi văn phòng không chỉ có chuyên môn cao mà còn có kinh nghiệm trong việc tổ chức các chuyến đi công tác, am hiểu đời sống xã hội để nắm được tình hình của mỗi chuyến đi và phòng ngừa được rủi ro có thể xảy đến Do vậy để chuẩn bị tốt chuyến đi công tác cho lãnh đạo người công chức văn phòng cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết sau:
Trước khi lãnh đạo đi công tác, văn phòng cần chuyển tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ cần thiết để lãnh đạo cho ý kiến giải quyết hoặc ký vào các văn bản cần có chữ ký của lãnh đạo Trao đổi với lãnh đạo để biết trong thời gian đi công tác các công việc thuộc thẩm quyền phụ trách của họ sẽ được ủy quyền, ủy nhiệm cho ai để thực hiện tốt công việc được giao, những công việc nào không thể ủy quyền để tránh gây chậm tiến trình công việc cho UBND Và điều quan trọng mà người công chức văn phòng cần nhớ đó là phải ghi lại số điện thoại ( nếu có ) hoặc địa chỉ của nơi mà lãnh đạo đến công tác để liên hệ khi cơ quan có việc cần thiết cần liên lạc với lãnh đạo.
Giải quyết các thủ tục hành chính cần thiết: Đầu tiên sẽ lập danh sách các thành viên được cử đi công tác Là người chịu trách nhiệm chính cho chuyến công tác nên văn phòng cần chuẩn bị các giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh, chứng minh thư nhân dân.
Liên hệ nơi mà đoàn công tác đến để chuẩn bị các điều kiện ăn nghỉ và làm việc: Khi liên hệ với địa điểm đến, văn phòng cần phải nêu rõ mục đích và nội dung làm việc của đoàn công tác, có bao nhiêu người và cần ghi rõ số lượng nam, nữ Thông báo cho họ về người lãnh đạo bên mình, thời gian sẽ đến và phải đề nghị bố trí chỗ ăn nghỉ và nơi làm việc cho đoàn công tác.
Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn công tác: Tùy theo tính chất, quy mô, địa điểm công tác mà người thư ký phụ trách tổ chức chuyến đi công tác sẽ chuẩn bị phương tiện đi lại như xe khách, xe taxi nếu như công tác gần Còn khi đi công tác xa văn phòng sẽ phải chuẩn bị đặt vé máy bay, cần hỏi rõ thông tin của thành viên chuyến công tác để đặt vé phù hợp Bên cạnh đó văn phòng cần phải nắm rõ lộ trình của chuyến công tác để chuẩn bị chỗ ăn, nghỉ ngơi Khi chuẩn bị xong cần phải báo cáo với người lãnh đạo và các thành viên của đoàn công tác để mọi người có thể chủ động.
Chuẩn bị tài liệu chuyên môn: Những tài liệu quan trọng liên quan đến chuyến công tác.
Kinh phí và trang thiết bị là một điều không thể thiếu của mỗi chuyến đi công tác
2.5.3 Kết quả thực hiện kế hoạch công tác
Kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bô ̣, công chức, các thành viên UBND phường Đa số kết quả của chuyến đi công tác đều khá suôn sẻ nhờ có sự sắp xếp, lên kế hoạch và tính toán cẩn thận, tỉ mỉ của bộ phận văn phòng.
Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc
2.6.1 Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan
Hoạt động đón tiếp khách được diễn ra tại văn phòng bộ phận một cửa của UBND phường Liên Mạc Công dân đến sẽ có hai loại là công dân đã có hẹn trước và công dân chưa có hẹn trước Vì vậy sẽ có biện pháp xử lý như sau:
Với công dân đã hẹn trước: Khi gặp khách cán bộ chào hỏi lịch sự và hỏi nhu cầu của khách Sau đó kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếp khách, rót nước mời khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin lại Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì cán bộ tổ chức phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báo cho người có trách nhiệm biết.
Với công dân chưa hẹn trước: Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, cán bộ cần hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách.Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì cán bộ trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử lý.
2.6.2 Tiếp khách qua điện thoại
Khi nghe điện thoại phải rèn luyện kỹ năng nghe Hãy cố gắng đừng cắt ngang lời nói của người đối thoại mà hãy chăm chú nghe Nếu nghe không rõ, có thể xin lỗi rồi yêu cầu người nói nói chậm lại Nếu nghe không hiểu, có thể yêu cầu nhắc lại Nếu gặp tên người nước ngoài, yêu cầu người nói đánh vần chậm lại để ghi cho đúng.
Dành thời gian cho người đối thoại cởi mở và bộc lộ hết ý kiến của họ, đừng vội vã, đừng tỏ ý rằng không muốn nghe Cố gắng nghe người nói hết ý, bởi vì không phải tất cả mọi người đều có khả năng trình bày quan điểm của mình một cách ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.
Hãy diễn đạt lại những điểm chủ yếu đã nghe một cách ngắn gọn và hỏi người đối thoại có đúng như vậy không để tránh sự hiểu lầm về sau.Không nên chú ý đến những đặc điểm hoặc thói quen của người đối thoại lúc nói.
Cần chắt lọc những thông tin để bổ sung kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân mình Cần có sự phản ứng bình tĩnh đối với bất kỳ lời phát biểu nào của người đối thoại Người biết nghe luôn là người biết kiềm chế cảm xúc, không để cho những chi tiết vụn vặt làm ảnh hưởng để luôn tìm ra giải pháp Chọn tư thế vị trí ngồi và tập trung lắng nghe Hãy làm cho sự suy nghĩ thích ứng với tốc độ của cuộc nói chuyện.Tốc độ suy nghĩ nhanh hơn tốc độ nói từ 3 - 4 lần Nếu không tập trung mà lơ đãng,thụ động thì hiệu quả tiếp thu thông tin sẽ giảm sút đáng kể.
2.6.3 Giải đáp thắc mắc của khách
UBND phường Liên Mạc có bộ phận một cửa có nhiệm vụ tiếp công dân và giải quyết những thắc mắc của công dân khi họ không hiểu quy trình thủ tục khi làm giấy từ hoặc các vấn đề khác Các cán bộ ở bộ phận một cửa sẽ giải quyết các vấn đề nằm trong thầm quyển xử lý của mình và sẽ chuyển lên ban lãnh đạo với những vấn đề vượt quá thẩm quyền.Và dưới đây là các bước mà công chức bộ phận một cửa dùng để giải quyết các vấn đề mà công dân thắc mắc:
Bước 1: Chào hỏi công dân với thái độ thân thiện, nhã nhặn
Bước 2: Bày tỏ sự quan tâm và ghi chép lại những nội dung chính vấn đề mà công dân đang thắc mắc Đôi lúc có sự tương tác lại với công dân như gật đầu hoặc nói
Bước 3: Có thể giải quyết thắc mắc cho công dân nếu sự việc nằm trong thẩm quyền xử lý công việc của mình Còn nếu vấn đề cán bộ một cửa không thể giải quyết được thì sẽ báo cáo lên cấp trên một cách kịp thời.
Bước 4: Ghi lại thông tin công dân
Bước 5: Chào tạm biệt và cảm ơn công dân Đưa ra lời hẹn công dân vào ngày sớm nhất có thể.
Bước 6: Lưu trữ thông tin, dữ liệu công dân.
Quản lý hồ sơ tài liệu
2.7.1 Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ.
Chuyên viên có trách nhiệm giữ gìn bí mật, bảo quản tốt hồ sơ, văn bản, tài liệu, không được đem tài liệu đến những nơi không liên quan đến xử lý, giải quyết công việc; tuyệt đối không được mang hồ sơ, văn bản, tài liệu của cơ quan về nhà riêng của mình, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp hồ sơ, văn bản, tài liệu cho các nhân, đơn vị khác Trường hợp chuyên viên phải mang tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng UBND phường.
- Hết giờ làm việc hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được cất vào tủ có khóa Những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc.
Hồ sơ mật phải lưu riêng và có chế độ bảo quản theo quy định.
Chuyên viên phải lập hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm khi cầm Phải có những cặp khác nhau để đựng những loại hồ sơ, văn bản, tài liệu khác nhau.
Hồ sơ, tài liệu được quản lý tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND phường doPhòng Tổ chức hành chính (Bộ phận Lưu trữ) quản lý, bảo quản Kho lưu trữ phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối và được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ.
Phòng Tổ chức Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) có trách nhiệm thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ.
- Quản lý trực tiếp kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ trong kho.
- Tu bổ, phục chế hồ sơ, văn bản tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ quý hiếm.
- Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, thiên tai, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu.
- Đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng UBND phường bố trí đầy đủ các điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất, kinh phí để bảo quản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ.
Nghiêm cấm các phòng/ban tự ý tiêu hủy hồ sơ, văn bản, tài liệu Tất cả các hồ sơ, tài liệu (kể cả sổ, sách cá nhân…) của UBND phường, lãnh đạo Văn phòng UBND phường và các phòng/ban cần tiêu hủy đều phải tập trung về Phòng Tổ chức Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) để kiểm tra lại và tiêu hủy theo đúng quy trình, không chuyển cho những người không có trách nhiệm đến nhận và tiêu hủy.
- Cán bộ, chuyên viên mỗi phòng/ban phải chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật nếu để mất, hư hỏng hoặc tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan.[3]
2.7.2 Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
Trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện các bước sau: a Phân loại hồ sơ: Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được giữ lại, xác định giá trị và chuyển vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽ nộp về lưu trữ lịch sử. b Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ:
Việc đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là: Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy. c Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ: Đây là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ chức một cách khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả nhất. d Thống kê hồ sơ: Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức. e Bảo quản hồ sơ, tài liệu:
- Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tàng, các phương tiện bảo quản tài liệu: bìa, cặp, hộp,…
- Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh và phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, trường hợp chưa xếp trong hộp, cặp thì phải bao gói Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm.
Hàng năm, Bộ phận Lưu trữ phải thường xuyên có biện pháp phòng chống nấm mốc và các loài côn trùng gây hư hại như gián, chuột, mối…
- Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt và lâu dài Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ trong phạm vi cơ quan: Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất Xây dựng nội quy phòng hỏa Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể. f Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu: Đây là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
2.7.3 Tổ chức giải quyết quản lý hồ sơ: Giải quyết công văn đến, công văn đi a Công văn đến
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
- Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.[2]
Bảng 2.3 Số lượng văn bản đến năm 2021
STT Loại văn bản Số lượng
(Nguồn: Báo cáo văn phòng UBND phường Liên Mạc) b Công văn đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đỉ
2.7.4 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng
2.8.1 Chăm sóc khách hàng: Phàn nàn và khiếu nại
Hình 2.1 Sơ đồ giải quyết phàn nàn
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 1: Tiếp nhận phàn nàn: Công dân trong quá trình sử dụng dịch vụ công ở UBND sẽ có những phàn nàn về dịch vụ Phàn nàn của khách rất quan trọng, là cơ sở quan trọng để biết chất lượng dịch vụ công của ủy ban để có những thay đổi và cải thiện chất lượng dịch vụ công
Nhân viên luôn trong trạng thái sẵn sàng lắng nghe, tiếp nhận phàn nàn của khách hàng Không có thái độ thờ ơ với khách hay để những âm thanh (nghe điện thoại,…) làm gián đoạn, cắt ngang việc lắng nghe phàn nàn Nhân viên phải có sự kết hợp đồng bộ các ngôn ngữ tay, miệng, ánh mắt đến cái gật đầu biểu lộ sự chú ý lắng nghe và hiểu biết khiến công dân thấy được quan tâm.
Trước khi tiếp nhận phàn nàn của khách nhân viên cần phải hỏi và ghi chép lại thông tin cá nhân của khách hàng,… Trong quá trình lắng nghe nhân viên ghi chép cẩn thận lại lời phàn nàn của công dân
Trong trường hợp đang phải tiếp xúc với một công dân khác thì nhân viên nên yêu cầu sự giúp đỡ của đồng nghiệp hoặc xin phép công dân chờ một lát Thời gian công dân chờ không quá 10 phút.
Bước 2: Kiểm tra phàn nàn
Sau khi lắng nghe ý kiến phàn nàn của công dân , nhân viên xin phép công dân chờ một lát đối với phàn nàn cần phải được kiểm tra Còn sẽ có những phàn nàn mà với hiểu biết của mình nhân viên có thể giải quyết được, nhân viên sẽ giải đáp ngay cho công dân và ghi chép lại cẩn thận Nhân viên liên hệ với các bộ phận có liên quan đến lời phàn nàn của khách để kiểm tra tính chính xác thông tin phàn nàn Đối với thông tin phàn nàn chính xác: Nhân viên nói lời xin lỗi tới công dân
Giải thích và đề xuất hướng giải quyết: Đối với thông tin phàn nàn không chính xác: Có thể là công dân cố tình kiếm chuyện hoặc cũng có thể công dân nhầm lẫn.Nhân viên cần phải chia sẻ, giải thích để khách hiểu tính không chính xác của phàn nàn.
Cảm ơn công dân và kết thúc Nếu công dân vẫn cố tình gây chuyện ở khách sạn, nhân viên từ chối giải quyết và nhờ tới nhân viên an ninh.
Bước 3: Giải thích và đề xuất giải quyết Đối với những phàn nàn chính xác, hợp lý về chất lượng dịch vụ, phong cách phục vụ của nhân viên, … hay bất cứ vấn đề liên quan khác nhân viên giải thích nguyên nhân hay những quy định trong UBND dẫn tới phàn nàn đó Nhân viên cần có kiến thức am hiểu về các dịch vụ công và thái độ ứng xử thân thiện, nhiệt tình để giải thích và công dân có thể thông cảm cho lỗi xảy ra phàn nàn. Đề xuất phương án giải quyết: Đối với phàn nàn trong thẩm quyền nhân viên: Nhân viên liên hệ với các bộ phận có liên quan đến phàn nàn của công dân hoặc không (đối với phàn nàn mà nhân viên hiểu và nắm rõ thông tin liên quan) Sau đó đưa ra hướng giải quyết hay sự lựa chọn các cách giải quyết với khách hàng Đối với phàn nàn không nằm trong thẩm quyền giải quyết hoặc nhân viên không thể giải quyết được: Nhân viên lưu lại thông tin phàn nàn và gửi lên các bộ phận có thẩm quyền hay trưởng bộ phận Hẹn công dân UBND sẽ có thông tin phản hồi trong thời gian sớm nhất có thể Nhân viên cảm ơn khách.
Giải quyết phàn nàn công dân có thể đồng ý phương án giải quyết của cơ quan hoặc cũng có đề xuất khác Thống nhất được phương án giải quyết nhân viên nhanh chóng giải quyết phàn nàn cho khách hàng, tránh để công dân phải chờ được giải quyết tăng thêm sự bực bội cho khách hàng.
Bước 5: Báo cáo: Nhân viên báo cáo thông tin liên quan đến phàn nàn tới trưởng bộ phận hoặc cấp trên có thẩm quyền giải quyết, xử lý khiếu nại phàn nàn.
Bước 6: Lưu hồ sơ phàn nàn
Bước 7: Cảm ơn khách hàng
2.8.2 Các tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng của khách
Mức độ hài lòng của một công dân cho dịch vụ công chính là kết quả mà họ nhận được tốt về chất lượng của dịch vụ công mà họ sử dụng mang lại Yếu tố tác động đến mức độ hài lòng của công dân khi sử dụng dịch vụ tại UBND phường Liên Mạc là: Thời gian xử lý công việc nhanh hay chậm, thái độ nhân viên nhiệt tình hay không, hướng dẫn khi xử lý công việc
Tiêu chí đánh giá sự hài lòng của khách hàng dựa trên:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá: Đây là bước đầu tiên để cơ quan có thể tiếp xúc được với kỳ vọng của khách hàng Thông qua một bộ tiêu chí đánh giá thì cơ quan có thể biết được những điểm mạnh và điểm yếu cần khắc phục, điều mà đa số công dân mong muốn để đáp ứng được lượng công dân tối đa.
- Thu nhận ý kiến để biết biết mức độ hài lòng khách hàng: Việc thu nhận ý kiến phản hồi của công dân sẽ biết vì sao họ hài lòng và chưa hài lòng Bước này nhằm mục đích thu nhận được những phản hồi giúp sự cải tiến sản phẩm diễn ra sát thực tế và gần với kỳ vọng của công dân hơn Từ đó, nâng cao mức độ hài lòng của công dân hiện tại và tương lai.
- Phân tích kết quả khảo sát: Qua kết quả nghiên cứu, cơ quan biết được mức độ đánh giá và ý kiến của công dân cho từng loại tiêu chí để có kế hoạch cải tiến nhằm nâng cao mức độ hài lòng khách hàng Khi phân tích kết quả nghiên cứu này, cơ quan sẽ nhận thấy được những sai sót của hay dịch vụ để kịp thời xử lý, hạn chế những điểm yếu, phát huy thế mạnh trong việc cung cấp sản phẩm đến khách hàng.
Đánh giá chung và đề xuất hoàn thiện
Đánh giá chung
Trong quá trình thực tập và được làm việc, trải nghiệm ở văn phòng UBND - công tác văn thư lưu trữ phường Liên Mạc em thấy công tác văn phòng có ưu điểm và nhược điểm như sau: a Về ưu điểm: Qua quá trình thực tập tại cơ quan, em nhận thấy công tác văn thư lưu trữ của UBND đã thực hiện khá tốt chức năng, nhiệm vụ được giao Cán bộ văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình công tác thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ Công tác văn thư tiến hành theo đúng quy định, từng bước nhịp nhàng và đồng bộ Việc chuyển giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán bộ nhân viên trong văn phòng bước đầu đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ Việc quản lý con dấu đảm bảo đúng nguyên tắc và quy định Sắp xếp các tài liệu, hồ sơ khá gọn gàng, ngăn nắp. b Về hạn chế: - Nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công việc nên công tác phân loại tài liệu chỉ được tiến hành thực hiện khi nhân viên lưu trữ đã giải quyết xong các công việc khác của tổ Chính vì vậy, công tác phân loại tài liệu lưu trữ tại UBND phường Liên Mạc chưa có kế hoạch cụ thể
- Do chỉ có một nhân viên đảm nhiệm công tác này nên không có nhiều thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Vì vậy, cũng ảnh hưởng đến công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Kho lưu trữ của UBND phường Liên Mạc không phải là kho chuyên dụng, chưa đảm bảo các yêu cầu về kho lưu trữ, chưa trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: quạt thông gió, máy hút ẩm, hệ thống phòng cháy chữa cháy,…
- Công tác tìm kiếm tài liệu trong kho lưu trữ tốn nhiều thời gian, do chưa ứng dụng các phần mềm chuyên dụng lưu trữ, tìm kiếm thông tin.
- Công tác thống kê, kiểm tra và chỉnh lý làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị còn chậm, xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu bằng mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu bằng hệ thống máy tính.
Các đề xuất hoàn thiện
Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định đầu tư cho giáo dục là đầu tư cho phát triển bền vững Đối với UBND phường Liên Mạc cũng vậy, đào tạo nguồn nhân lực về công tác lưu trữ là vấn đề luôn được ưu tiên, cấp bách Đội ngũ nhân viên được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ làm tăng hiệu quả trong công việc Cụ thể như là:
- Luân chuyển nhân viên có trình độ chuyên môn về lưu trữ để hỗ trợ công tác lưu trữ Tuyển thêm nhân sự mới về chuyên ngành lưu trữ
- Tổ chức việc nâng cao rèn luyện trình độ nghiệp vụ của nhân viên văn thư lưu trữ
Bên cạnh đó, việc xây dựng kho chuyên dụng và trang thiết bị cũng là yếu tố cấp thiết để gia tăng tuổi thọ của tài liệu lưu trữ Ngoài ra, thiết kế lại phòng làm việc của bộ phận văn thư sẽ tạo không gian thông thoáng, tác động tích cực đến tinh thần làm việc của nhân viên Cụ thể là
- UBND phường Liên Mạc cần xây dựng kho lưu trữ kiên cố, đúng quy cách của kho lưu trữ như đảm bảo việc xuất nhập tài liệu, đủ điều kiện cho xe chữa cháy di chuyển dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy Đồng thời, trong kho phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động.
Thêm vào đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, tiết kiệm được chi phí, truy xuất nhanh chóng. Hơn thế nữa, UBND phường phải thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ nhằm kịp thời phát hiện những mặt hạn chế để từ đó đưa ra giải pháp khắc phục
- Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là bước đi tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới Tài liệu lưu trữ được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF Đây cũng là hình thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới Chúng ta cần có sự thay đổi để làm phong phú thêm các hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Trong đó phục vụ độc giả gián tiếp sử dụng tài liệu đã được số hóa trong môi trường mạng.
- Ngoài ra, UBND phường Liên Mạc có thể sử dụng một số chương trình quản lý tài liệu lưu trữ như “Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và điều hành công việc (eDocMan)”; “Chương trình quản lý tài liệu lưu trữ” được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic; “Chương trình quản lý văn bản” được viết bằng ngôn ngữ Visual Foxpro- version 9.0).
UBND phường Liên Mạc cần phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và Tổ Văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Tuyên dương những cá nhân, bộ phận tiêu biểu trong công tác lưu trữ tại UBND phường Liên Mạc
Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao UBND phường Liên Mạc cần quan tâm hỗ trợ công tác lưu trữ.