Đang tải... (xem toàn văn)
Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA QUẢN LÝ KINH DOANHBÁO CÁO THỰC TẬPCơ sở ngành quản trị văn phòng Trang 2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcXÁC N
lOMoARcPSD|39211872 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP Cơ sở ngành quản trị văn phòng Họ và tên sinh viên: Đào Thị Quỳnh Nga Mã sinh viên: 2019603438 Lớp: QTVP 02 Khóa: K14 GVHD: TS Phạm Thị Kiệm HÀ NỘI- 2022 Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP Cơ sở thực tập Uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc có trụ sở tại: Yên Nội, phường Liên Mạc, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội Số điện thoại: 0433882342 Xác nhận: Chị: Đào Thị Quỳnh Nga Là sinh viên lớp: Quản trị văn phòng 02 Mã số sinh viên: 2019603438 Có thực tập tại Uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc trong khoảng thời gian từ ngày 23 tháng 5 năm 2022 đến ngày 18 tháng 6 năm 2022 trong khoảng thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc, chị Nga đã chấp hành tốt các quy định của Uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc và thể hiện tinh thần làm việc nghiêm túc, chăm chỉ và chịu khó học hỏi Hà Nội, ngày 18 tháng 6 năm 2022 Xác nhận của Cơ sở thực tập (Ký tên và đóng dấu của Đại diện Cơ sở thực tập) Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH PHIẾU NHẬN XÉT về CHUYÊN MÔN và QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ và tên: Đào Thị Quỳnh Nga Mã số sinh viên: 2019603438 Lớp: Quản trị văn phòng 02 Ngành: Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập: Uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc Giáo viên hướng dẫn: TS Phạm Thị Kiệm Đánh giá chung của giáo viên hướng dẫn: Hà Nội, ngày 18 tháng 6 năm 2022 Giáo viên hướng dẫn (Ký tên và ghi rõ họ tên) Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 MỤC LỤC Phần 1: Khái quát chung về đơn vị thực tập 2 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Liên Mạc 2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ chính của UBND phường Liên Mạc 5 1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của UBND phường Liên Mạc .8 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại UBND phường Liên Mạc .13 Phần 2: Các nghiệp vụ văn phòng tại UBND phường Liên Mạc .16 2.1 Đặc điểm của văn phòng .16 2.2 Đặc điểm nhân sự văn phòng 17 2.3 Quy trình giải quyết công việc văn phòng 17 2.4 Tổ chức hội họp 19 2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo .20 2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc 22 2.7 Quản lý hồ sơ tài liệu 23 2.8 Đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng .27 Phần 3: Đánh giá chung và đề xuất hoàn thiện 29 3.1 Đánh giá chung 29 3.2 Các đề xuất hoàn thiện 30 KẾT LUẬN .32 Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 1 UBND Uỷ ban nhân dân 2 HĐND Hội đồng nhân dân DANH MỤC SƠ ĐỒ Hình 1.1 Bản đồ địa lý phường Liên Mạc……………………………………………4 Hình 1.2 Trụ sở UBND phường Liên Mạc………………………………………… 7 Hình 1.3 Sơ đồ bộ máy UBND phường……………………………………….…….10 Hình 2.1 Sơ đồ giải quyết phàn nàn…………………………………………………28 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Giá trị sản xuất các ngành nghề kinh tế tại phường Liên Mạc…………… 5 Bảng 1.2 Giá trị cơ cấu các ngành kinh tế tại phường Liên Mạc…………………… 5 Bảng 1.3 Thu nhập bình quân đầu người phường Liên Mạc………………………….6 Bảng 2.1 Ưu, nhược điểm của hình thức văn phòng kín đối với cơ quan………… 18 Bảng 2.2 Ưu, nhược điểm của hình thức văn phòng kín đối với cán bộ, nhân viên….18 Bảng 2.3 Số lượng văn bản đến năm 2021……………………………………………27 Bảng 2.4 Sổ hồ sơ của UBND phường Liên Mạc…………………………………….28 Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn rất thiếu Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng của trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, với phương châm gắn liền lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường Với mục đích vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học vào công việc thực tế tại cơ quan đồng thời giúp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, cọ xát với thực tế, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một Quản trị viên văn phòng Đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ công tác sau này Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội nói chung và khoa Quản lý kinh doanh nói riêng đã tổ chức đợt thực tập cơ sở ngành cho sinh viên về nghiệp vụ Quản trị văn phòng Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn trân thành nhất tới nơi em đang học tập Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã tổ chức thực tập cho chúng em đây là một trong những nội dung quan trọng nhằm giúp sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên cứu khoa học trên cơ sở kết hợp lý luận và thực tiễn Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô của Khoa Quản lý kinh doanh trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã dùng tri thức, tình cảm, sự nhiệt huyết của mình để chỉ bảo truyền đạt kiến thức, kỹ năng qua từng con chữ để ngày hôm nay em có cơ hội ứng dụng, vận dụng chúng vào thực tế làm việc Em xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo Đảng ủy, Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân, các cán bộ, nhân viên trong UBND phường Liên Mạc đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành công trình nghiên cứu của mình Đặc biệt, em xin được gửi lời cảm ơn tới Cô Phạm Thị Kiệm, người trực tiếp hướng dẫn em để hoàn thành bài báo cáo này Em xin chân thành cảm ơn những kiến thức, những lời chỉ dẫn của cô qua những buổi trò chuyện, thảo luận để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn Trong quá trình thực hiện, mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành bài báo cáo, tuy nhiên vì thời gian nghiên cứu có hạn nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Em rất mong nhận được sự tham gia đóng góp ý kiến của các quý thầy cô để luận văn được hoàn chỉnh hơn Em xin chân thành cảm ơn! Bài báo cáo thực tập kinh tế gồm có 3 phần chính là: 1 Khái quát chung về đơn vị thực tập 2 Các nghiệp vụ văn phòng tại đơn vị thực tập 3 Đánh giá chung và các đề xuất hoàn thiện Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 Phần 1: Khái quát chung về đơn vị thực tập 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Liên Mạc 1.1.1 Khái quát chung về UBND phường Liên Mạc Tên: Uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc Địa chỉ: Yên Nội, Phường Liên Mạc, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội Mã số thuế: 0103225397 Số điện thoại: 0433882342 Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Huy Tưởng Số lượng công chức: Gồm có 15 công chức 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Trong quá trình hình thành và phát triển của phường Liên Mạc sẽ được thể hiện rõ thông qua 2 yếu tố là đặc điểm tự nhiên và kinh tế - xã hội: a.Đặc điểm tự nhiên: Liên Mạc là một phường thuộc quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội Phường nằm dọc theo bờ sông Hồng được giới hạn bởi tỉnh lộ 69 và sông Nhuệ Phường Liên Mạc được thành lập và đi vào hoạt động từ 01/04/2014, bao gồm các tổ dân phố Đại Cát 1, Đại Cát 2, Đại Cát 3, Yên Nội 1, Yên Nội 2, Yên Nội 3, Hoàng Liên 1, Hoàng Liên 2, Hoàng Liên 3 và Hoàng Xá Diện tích tự nhiên của phường: 598.7 ha; có 12.966 nhân khẩu Hình 1.1 Bản đồ địa lý phường Liên Mạc (Nguồn:Văn phòng UBND phường Liên Mạc) Phía đông giáp phường Thụy Phương Phía tây giáp phường Thượng Cát Phía nam giáp phường Tây Tựu và Minh Khai Phía bắc giáp huyện Đông Anh Trước năm 1945, phường Liên Mạc thuộc tổng Hạ Trì, phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Đông Về sau nó trở thành xã Tân Tiến, huyện Đan Phượng Tháng 4 năm 1961, xã nhập vào huyện Từ Liêm, Hà Nội Năm 1964 xã đổi tên thành Liên Mạc Tháng 2 năm 2013, chính phủ Việt Nam thành lập quận Bắc Từ Liêm, xã Liên Mạc trở thành phường Liên Mạc Trên địa bàn phường có nhiều di tích lịch sử được xếp hạng cấp quốc gia: Đình Đại Cát – chùa Đại Cát; đình Yên Nội – chùa Yên Nội; đình Hoàng Xá; đình Hoàng Liên và hai di tích lịch sử được xếp hạng cấp thành phố: Đền bà chúa Túc Trinh (Yên Nội) và chùa Già Lê (Hoàng Liên) Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 Công tác xây dựng Đảng được chú trọng, nâng cao năng lực và sức chiến đấu của Đảng viên, tổ chức cơ sở Đảng, đổi mới hình thức sinh hoạt chi bộ, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa Đảng, chính quyền, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể với nhân dân Đảng bộ Liên Mạc có 16 chi bộ và 252 đảng viên Tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường được giữ vững và ổn định Thực hiện tốt chính sách - hậu phương quân đội, hàng năm đã xây dựng triển khai các kế hoạch huấn luyện tổ chức đăng ký nghĩa vụ quân sự, hoàn thành 100% công tác tuyển chọn gọi công dân nhập ngũ hàng năm [5] b Về đặc điểm kinh tế, xã hội: Kết quả sơ lược về thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng năm 2020: - Công tác chỉ đạo sản xuất, phát triển kinh tế: Tổng diện tích thực tế các hộ sản xuất nông nghiệp của phường 144,25 ha (tăng 5,05 ha), diện tích đất trồng lúa là 13,2 ha; diện tích trồng hoa, cây cảnh các loại là 52 ha; diện tích đất trồng cây ăn quả là 25,5 ha; thủy sản 8,3 ha Năng suất lúa cả năm 2020 đạt 74,79 tạ/ha, giảm 2,91 tạ/ha Trên địa bàn phường có 135 hộ kinh doanh thương mại dịch vụ tăng 14% so với cùng kỳ năm 2019 Hoạt động công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 60 hộ; thực hiện tốt công tác kiểm soát thị trường chống các hành vi gian lận thương mại, hoạt động của chợ trung tâm phường được duy trì ổn định Tổng thu tại chợ là 255,684,000 đồng; tổng chi là 230,572,000 đồng Về chăn nuôi, tăng cường kiểm tra giám sát, phát hiện tình hình dịch bệnh, chủ động phun thuốc phòng bệnh 07 đợt trên tổng số 331,000 m2 Thực hiện tốt phong trào vệ sinh an toàn thực phẩm Tổ chức cam kết được 13 hộ kinh doanh sản phẩm gia súc gia cầm trên địa bàn phường Xử phạt hành chính 2 trường hợp chăn thả gia súc không đúng quy định số tiền 1,700,000 đồng Bảng 1.1 Giá trị sản xuất các ngành kinh tế tại phường Liên Mạc (Đơn vị: tỷ đồng) Chi tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Giá trị sản xuất các ngành kinh tế 580,7 630,4 690,7 (Nguồn: Văn phòng UBND phường Liên Mạc) Bảng 1.2 Giá trị cơ cấu các ngành kinh tế tại phường Liên Mạc (Đơn vị: %) Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Thương mại- dịch vụ 35,4 Công nghiệp- xây dựng 21,1 36,6 39,5 Nông, lâm nghiệp 43,5 24,2 28,7 39,2 31,8 (Nguồn: Văn phòng UBND phường Liên Mạc) Giá trị sản xuất các ngành kinh tế tăng theo từng năm, tỷ trọng cơ cấu của các ngành có sự chuyển dịch nhưng cũng không quá lớn, ngành Thương mại- dịch vụ vẫn chiếm tỷ trọng khá ổn định (>30%), ngành Công nghiệp - xây dựng tăng gần 8% ( từ 21,2% tăng lên 28,7%) qua 2 năm từ 2018 đến 2020, trong khi ngành Nông, lâm nghiệp giảm từ 43,5% xuống còn 31,8% Điều này cho thấy trên địa bàn phường dần đã có sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ Nông, lâm nghiệp sang Công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đó là một bước tiến đáng mừng của phường Liên Mạc Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 Bảng 1.3 Thu nhập bình quân đầu người tại phường Liên Mạc (Đơn vị: Triệu đồng/người/năm) Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Thu nhập bình quân đầu người 40,8 43,2 46,2 (Nguồn: Văn phòng UBND phường Liên Mạc) Trên địa bàn phường, một số dự án lớn đang được triển khai sẽ thu hút dân số, tạo điều kiện thuận lợi cho các dịch vụ phát triển Tuy nhiên, phường Liên Mạc cũng gặp phải những khó khăn, đó là: Cơ sở hạ tầng đô thị trên địa bàn phường đang trong quá trình đầu tư hoàn thiện, chưa đồng bộ; thu nhập bình quân đầu người và mức sống của nhân dân so với các địa phương khác thuộc Thành phố chưa cao; khả năng huy động các nguồn lực để đầu tư phát triển còn khó khăn; kinh nghiệm, nhận thức thực tiễn về đầu tư phát triển dịch vụ, thương mại của nhân dân còn hạn chế, chưa khai thác hết tiềm năng, lợi thế sẵn có trên địa bàn - Công tác văn hóa xã hội, y tế giáo dục Duy trì công tác tuyên truyền trên đài truyền thanh, tổ chức trang trí trực quan, tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ thể dục thể thao; tổ chức thành công đại hội thể dục thể thao lần thứ nhất, được Thành phố công nhận là đơn vị tiên tiến xuất sắc Thực hiện tốt các chính sách xã hội Chuyển quà của Chủ tịch nước, các ban ngành tặng các đối tượng chính sách và xã viên là 2380 lượt đối tượng tổng kinh phí bằng 726,700,000 đồng.Tổ chức lễ chúc thọ xuân Đinh Dậu 2019, tặng quà 92 cụ cao tuổi với số tiền là 47,100,000 đồng Làm tốt công tác xóa đói giảm nghèo, hộ nghèo trong địa phương là 90 hộ, giảm 18 hộ so với năm 2019 Tặng quà cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, tặng thưởng quỹ khuyến học, hoạt động hè, Về y tế, thực hiện tốt các chương trình quốc gia, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, tổ chức thực hiện các đợt phun thuốc phòng chống bọ gậy, sốt xuất huyết, … Khám chữa bệnh cho các đối tượng bảo hiểm y tế, phối hợp với trung tâm y tế quận tổ chức các buổi thăm khám miễn phí cho người cao tuổi Công tác dân số kế hoạch hoá gia đình được quan tâm Về giáo dục, trường trung học cơ sở có 426 em, trong đó số học sinh giỏi chiếm 46,71%; 23 em đạt học sinh giỏi cấp Quận; 02 giáo viên dạy giỏi cấp Thành phố và 07 giáo viên dạy giỏi cấp Quận Trường tiểu học có 602 em, trong đó 20,43% học sinh xuất sắc, 20 học sinh đạt giải cấp Quận, 01 giáo viên giỏi cấp Quốc gia, 04 giáo viên đạt giải cấp Quận Trường mầm non có 750 cháu, có 25 sáng kiến kinh nghiệm đạt loại A, 03 giáo viên giỏi cấp Quận,… - Công tác an ninh quốc phòng: Tình hình trật tự an ninh được duy trì ổn định, đảm bảo tốt an ninh trong những ngày lễ; kiểm tra rà soát các vụ trộm cắp cờ bạc, gây rối trật tự trên địa bàn phường Làm tốt công tác kiểm tra tạm trú tạm vắng, kiểm tra nhân khẩu,… Nâng cao chất lượng huấn luyện dân quân dự bị động viên, đăng ký nghĩa vụ quân sự đầy đủ Tổ chức công cuộc phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn, phòng cháy chữa cháy đồng thời đẩy mạnh tuyên truyền trên hệ thống loa truyền thanh [5] Hình 1.2 Trụ sở UBND phường Liên Mạc Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com) lOMoARcPSD|39211872 (Nguồn: Tác giả tự chụp) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ chính của UBND phường Liên Mạc 1.2.1 Chức năng Về chức năng thì uỷ ban nhân dân phường Liên Mạc là cơ quan hành chính nhà nước nên có các chức năng theo quy định của pháp luật như là: - Quản lý hành chính nhà nước ở địa phương trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, quốc phòng, an ninh - Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân phường và cơ quan nhà nước cấp trên Thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường Liên Mạc và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao Cụ thể như là: Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền - Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương - Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã - Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.[1] 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn chính Sau đây là các nhiệm vụ và quyền hạn chính của ủy ban nhân dân phường Liên Mạc trong các lĩnh vực: a Đầu tiên là trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân phường Liên Mạc thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua rồi trình UBND quận phê duyệt, tổ chức thực hiện Downloaded by mon hon (monmon1@gmail.com)