đề tài tìm hiểu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ phù hợp với trung nguyên legend

1 Tác vụ 1: Tiếp nhậnthông tin khách hàngvà gửi thông báoHệ thống tiếp nhận thông tin của khách hàngvà gửi thông báo cho bộ phận khoHệ thống2 Tác vụ 2: Gửi mailxác nhận cho kháchhàngHệ t

BỐI CẢNH VÀ CHIẾN LƯỢC CẠNH TRANH CỦA TESLA

Tổng quan về Trung Nguyên Legend

 Đơn vị khảo sát: Tập đoàn Trung Nguyên Legend

 Trụ sở chính: 82-84 Bùi Thị Xuân, P Bến Thành, Q.1, Tp Hồ Chí Minh

 Website:https://trungnguyenlegend.com/lich-su-phat-trien/

 Fanpage:https://www.facebook.com/trungnguyenlegend?mibextid=s pJLy

1.1.2 Hoạt động của doanh nghiệp

Tập đoàn Trung Nguyên là một doanh nghiệp sản xuất trong lĩnh vực cafe và nhượng quyền thương hiệu; dịch vụ phân phối, bán lẻ Một trong những thương hiệu nổi tiếng hàng đầu Việt Nam không thể không nói đến Trung Nguyên 1996, [ CITATION

Bat \l 1033 ] khi ra đời đã đưa những hạt cà phê ngon nhất thế giới (Robusta) , mang tới hàng triệu cốc cà phê thơm ngon mỗi ngày cho người dùng.[ CITATION Bat \l 1033 ] đã đáp ứng được mọi khẩu vị đa dạng của người sành cà phê nhờ việc sử dụng những công nghệ hiện đại hàng đầu thế giới cùng bí quyết riêng không thể sao chép Hiện nay đã và đang có mặt tại hơn 60 quốc gia trên thế giới như: Mỹ, Canada, Nga, Anh, Đức, Nhật

Bản, Trung Quốc, Asean, và được hưởng ứng bởi người tiêu dùng.[ CITATION Bat \l 1033 ]

1.1.3 Những cột mốc đáng nhớ của Trung Nguyên

Năm 2012, Trung Nguyên đã được công nhận là thương hiệu được người Việt Nam yêu thích nhất về café Năm 2016, trở thành chuỗi quán cà phê lớn nhất Đông Nam Á (ra mắt không gian Trung Nguyên Legend Cafe’) Tới năm 2018, Trung Nguyên Legend và Trung Nguyên Legend Capsule là hai tuyệt phẩm được đưa ra thị trường và chiếm trọn sự tin cậy của người tiêu dùng cho đến nay.

1.1.4 Tầm nhìn - Sứ mệnh - Giá trị cốt lõi

Tầm nhìn của Trung Nguyên Legend được thể hiện qua slogan: “TỔ CHỨC VĨ ĐẠIBẰNG PHỤNG SỰ CỘNG ĐỒNG NHÂN LOẠI” Tầm nhìn này của Trung Nguyên Legend phản ánh sự hướng tới một mục tiêu lớn lao, không chỉ dừng lại ở mặt kinh doanh mà nhiệm xã hội chắc chắn sẽ giúp họ xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ và bền vững trong tương lai.

Với sứ mệnh: “XÂY DỰNG MỘT CỘNG ĐỒNG NHÂN LOẠI HỢP NHẤT THEO MỘT HỆ GIÁ TRỊ CỦA LỐI SỐNG TỈNH THỨC ĐEM ĐẾN THÀNH CÔNG VÀ HẠNH PHÚC THỰC SỰ”.

Trung Nguyên Sứ mệnh này nhấn mạnh đến việc Trung Nguyên Legend mong muốn tạo ra một cộng đồng mà mọi thành viên trong đó đều hài lòng và hòa hợp Điều này có thể ám chỉ đến việc tạo ra môi trường làm việc và kinh doanh tích cực, nơi mọi người được đối xử công bằng và có cơ hội phát triển Bên cạnh đó, việc chung tay xây dựng một lối sống thức tỉnh có thể được hiểu là phong cách sống có ý thức, trong đó mọi quyết định và hành động đều được chủ động và có suy nghĩ sâu sắc về tác động đến bản thân và cộng đồng Sứ mệnh này thể hiện cam kết của Trung Nguyên Legend đối với việc xây dựng một nền tảng kinh doanh bền vững, không chỉ về mặt kinh tế mà còn về mặt xã hội và môi trường Tóm lại, sứ mệnh của Trung Nguyên Legend rất rõ ràng và toàn diện, hướng tới việc không chỉ phát triển kinh doanh mà còn xây dựng một môi trường sống và làm việc tích cực, góp phần vào sự thịnh vượng và hạnh phúc chung của cộng đồng.Top of Form

Giá trị cốt lõi của Trung Nguyên Legend bao gồm Đức tin tuyệt đối, Phụng sự cộng đồng, Nhân loại hưởng ứng và Kinh tài vững chắc Đức tin tuyệt đối là nền tảng vững chắc để xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và thành công bền vững Phụng sự cộng đồng là cam kết thấu đáo đối với sự phát triển xã hội và môi trường, mang lại giá trị cho cộng đồng và mọi thành viên Nhân loại hưởng ứng thể hiện sự tôn trọng và hỗ trợ chặt chẽ giữa công ty và cộng đồng, tạo nên mối liên kết mạnh mẽ và nhân văn Kinh tài vững chắc là mục tiêu chiến lược, đảm bảo sự phát triển bền vững và tiến bộ không ngừng trong hoạt động kinh doanh Những giá trị này cùng nhau tạo nên nền tảng định hướng rõ ràng và tạo lập sự khác biệt cho Trung Nguyên Legend, đem lại sự tự hào và niềm tin từ cộng đồng và thị trường.

Với sự mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi mà trung nguyên hướng tới, mục đích xây dựng và phát triển Trung Nguyên Legend không chỉ dừng lại ở việc sản xuất và phát triển những loại cà phê thơm ngon độc đáo, mà còn được phát triển với mục tiêu trở thành một doanh nghiệp sản xuất cà phê hàng đầu trong thị trường cà phê mang đậm bản sắc văn hóa Việt Nam Trung Nguyên Legend có thể nói là một doanh nghiệp làm rất tốt trong vai trò phát triển kinh tế song song với quá trình quảng bá nền văn hóa Việt đến với thị trường thế giới.

1.1.5 Các dòng sản phẩm của Trung Nguyên

Các sản phẩm cà phê Trung Nguyên đang phân phối bao gồm[ CITATION Bat \l 1033 ]:

 G7: Dòng sản phẩm hủ lực của Trung Nguyên Legend, với nhiều phân khúc khác nhau như G7 3in1, G7 Cà phê đen, G7 Cappuccino, G7 được đánh giá cao bởi hương vị đậm đà, mạnh mẽ và gu cà phê đậm chất Việt Nam.

 Cà phê hòa tan Trung Nguyên Legend: Dòng sản phẩm này được ra mắt sau G7, với hương vị êm dịu và phù hợp với nhiều khẩu vị hơn.

 Weasel Coffee: Cà phê chồn cao cấp của Trung Nguyên Legend, được mệnh danh là "đệ nhất cà phê" với hương vị độc đáo và quý hiếm.

Dòng sản phẩm Cafe rang xay:

 Legendee: Dòng cà phê rang xay cao cấp của Trung Nguyên Legend, với các loại cà phê Arabica, Robusta và Liberica Legendee được đánh giá cao bởi chất lượng hạt cà phê thượng hạng và quy trình rang xay hiện đại.

 Cà phê rang xay Trung Nguyên Legend: Dòng sản phẩm cà phê rang xay phổ thông của Trung Nguyên Legend, với nhiều mức giá và hương vị khác nhau.

 Cà phê phin đen: Cà phê phin truyền thống của Trung Nguyên Legend, với hương vị đậm đà và mạnh mẽ.

 Cà phê sữa đá: Cà phê sữa đá pha phin, phù hợp với khẩu vị của nhiều người Việt Nam.

Ngoài ra, Trung Nguyên Legend còn có các dòng sản phẩm khác như:

 Cà phê hòa tan G7 White

1.1.6 Chiến lược kinh doanh của Trung Nguyên Legend

Chiến lược kinh doanh của Trung Nguyên Legend có thể được phân tích và nhấn mạnh vào một số điểm quan trọng sau:

Chiến lược đầu tiên của Trung Nguyên là “Tập trung vào chất lượng và thương hiệu”: Trung Nguyên Legend nổi tiếng với việc tập trung vào chất lượng sản phẩm cà phê Họ đầu tư nghiêm túc vào việc chọn lựa các hạt cà phê chất lượng cao và quy trình chế biến cẩn thận để đảm bảo mỗi sản phẩm mang đến trải nghiệm thượng đẳng cho người tiêu dùng Thương hiệu của Trung Nguyên Legend cũng được xây dựng dựa trên sự tin tưởng và uy tín, từ đó thu hút và giữ chân được một lượng lớn khách hàng trung thành.

Một chiến lược khác để tồn tại trong thị trường đa sắc này là chiến lược “Đa dạng hóa sản phẩm”: Trung Nguyên Legend không chỉ tập trung vào cà phê rang xay mà còn mở rộng sang các sản phẩm cà phê hòa tan và các sản phẩm gia dụng liên quan đến cà phê Việc đa dạng hóa sản phẩm giúp công ty mở rộng thị trường và phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.

Ngoài ra, Trung Nguyên cũng xây dựng chiến lược dựa trên giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là chiến dịch “Cam kết với bảo vệ môi trường và phát triển bền vững” và “Mở rộng quốc tế”: Trung Nguyên Legend không chỉ tập trung vào lợi ích kinh doanh mà còn chú trọng đến bảo vệ môi trường và phát triển bền vững Họ thực hiện các chiến dịch xã hội, bảo vệ nguồn tài nguyên và thúc đẩy các hoạt động bền vững trong chuỗi cung ứng của mình “Mở rộng quốc tế” được hiểu như là Trung Nguyên Legend đã mở rộng hoạt động ra ngoài thị trường nội địa, nhắm đến các thị trường quốc tế Việc mở rộng này giúp công ty tận dụng tiềm năng thị trường toàn cầu và tăng cường sự hiện diện quốc tế của thương hiệu.

Tóm lại, chiến lược kinh doanh của Trung Nguyên Legend tập trung vào chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm, chiến lược phân phối và tiếp thị hiệu quả, cam kết bảo vệ môi trường và phát triển bền vững, cùng việc mở rộng quốc tế Những nỗ lực này giúp công ty duy trì và phát triển vững mạnh trên thị trường cà phê nói chung.

1.1.7 Tình hình phát triển của Trung Nguyên legend

Trung Nguyên Legend là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành công nghiệp cà phê tại Việt Nam, với sự phát triển ấn tượng trong những năm gần đây.

Tình hình phát triển và chiến lược cạnh tranh

1.2.1 Bối cảnh cạnh tranh của doanh nghiệp a Ngành công nghiệp cà phê toàn cầu

Ngành công nghiệp cà phê là một trong những ngành công nghiệp lớn nhất và phát triển nhanh nhất trên thế giới, với nhu cầu tiêu thụ không ngừng tăng Theo Hiệp hội Cà phê Quốc tế (ICO), năm 2020-2021, sản lượng cà phê toàn cầu đã đạt khoảng 169,7 triệu bao (mỗi bao khoảng 60kg), và dự kiến sẽ tiếp tục gia tăng trong các năm tới do tăng trưởng dân số và sự gia tăng trong việc tiêu thụ cà phê ở các thị trường mới nổi.

Cạnh tranh trong ngành này vô cùng gay gắt, với sự xuất hiện của nhiều thương hiệu lớn và nhỏ từ khắp nơi trên thế giới Các tên tuổi lớn như Starbucks, Nestlé, và Lavazza chiếm lĩnh thị trường với sự hiện diện mạnh mẽ và chiến lược toàn cầu.

Starbucks, ví dụ, không chỉ là một thương hiệu cà phê mà còn là một biểu tượng văn hóa tiêu dùng, với hệ thống hàng nghìn cửa hàng trên toàn cầu.

Ngoài các thương hiệu quốc tế, từng khu vực địa phương cũng có những thương hiệu cà phê mạnh mẽ của riêng mình Tại Việt Nam, các thương hiệu như Trung Nguyên,Highlands và Vinacafé là những cái tên quen thuộc và có sự ảnh hưởng lớn đến thị trường trong nước Đối mặt với sự cạnh tranh quốc tế và nội địa đa dạng này, các doanh tiến sản phẩm, nâng cao chất lượng dịch vụ, và xây dựng thương hiệu mạnh mẽ để thu hút và giữ chân khách hàng. Đặc biệt, trong bối cảnh môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng và sự tăng cường các yêu cầu về bảo vệ môi trường, các doanh nghiệp cà phê cũng phải đối mặt với áp lực từ việc áp dụng các tiêu chuẩn bền vững và công bằng trong chuỗi cung ứng sản phẩm, nhằm đảm bảo sự bền vững và tăng trưởng bền vững trong dài hạn.

Tóm lại, ngành công nghiệp cà phê không chỉ đơn thuần là một thị trường mà còn là một mảnh ghép quan trọng của nền kinh tế toàn cầu, với sự cạnh tranh gay gắt từ các thương hiệu quốc tế và địa phương Để thành công, các doanh nghiệp cà phê như Trung Nguyên Legend phải tự tin, linh hoạt và không ngừng cải tiến để thích ứng và vượt qua những thử thách đầy thách thức này. b Thị trường cà phê tại Việt Nam

Trong ngành công nghiệp cà phê tại Việt Nam, Trung Nguyên Legend phải đối mặt với sự cạnh tranh đa dạng từ nhiều phía, từ các thương hiệu quốc tế đến các thương hiệu cà phê nội địa Việt Nam là một trong những nước sản xuất cà phê lớn nhất thế giới, và thị trường cà phê ở đây không chỉ đầy cạnh tranh mà còn phát triển nhanh chóng. Đầu tiên là cạnh tranh từ các thương hiệu quốc tế: Các thương hiệu cà phê quốc tế như Starbucks, Nestlé và Lavazza có sự hiện diện mạnh mẽ tại Việt Nam Đây là những thương hiệu có tầm ảnh hưởng toàn cầu, sở hữu những chuỗi cửa hàng rộng lớn và chiến lược tiếp thị mạnh mẽ Việc cạnh tranh với các thương hiệu này yêu cầu Trung Nguyên Legend phải cẩn trọng trong chiến lược giá cả, chất lượng sản phẩm và chiến lược tiếp thị để thu hút và duy trì khách hàng.

Bên cạnh đó, Trung Nguyên còn phải cạnh tranh từ các thương hiệu cà phê nội địa như Trung Nguyên, Highlands và Vinacafé Các thương hiệu này đã có mặt lâu đời trên thị trường và có lượng khách hàng trung thành Để chiếm lĩnh thị phần, Trung Nguyên Legend cần phải cải tiến không ngừng sản phẩm, cải thiện chất lượng dịch vụ và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng.

Tổng hợp lại, bối cảnh cạnh tranh của Trung Nguyên Legend phức tạp và đa dạng,từ cạnh tranh toàn cầu trong ngành công nghiệp cà phê đến sự cạnh tranh sâu rộng trên thị trường nội địa Để thành công, công ty cần phải liên tục cải tiến và thích ứng với môi trường kinh doanh đầy thử thách này.

1.2.2 Mô hình 5 lực lượng của Michael Porter

Thành phần Trích dẫn từ khách hàng

Phản ứng từ doanh nghiệp

Sự cạnh tranh từ các đối thủ cạnh tranh hiện tại (Rivalry

”Có rất nhiều sự lựa chọn về cafe, tôi có thể mua bất kì loại nào ở các tạp hoá, siêu thị…bởi tôi k thích cụ thể loại nào”

“Tôi thích những loại cafe đậm vị, hoà tan nhanh và có tác dụng tốt, nên tôi sẽ cân nhắc kĩ vì trên thị trường có rất nhiều loại và hãng cafe”

Cao Tăng cường nâng cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm, đổi mới và tăng cường thêm nhiều loại.

Xây dựng thương hiệu mạnh, nâng cao năng lực cạnh tranh

Quyền thương lượng của khách hàng (Bargaining Power of Customers)

”Tôi muốn mua sản phẩm này giá rẻ, nhiều ưu đãi, mã giảm giá”

Yếu Các sản phẩm đã được niêm yết giá cụ thể và chia ra các phân khúc: bình dân và cao cấp

Quyền thương lượng của nhà cung ứng (Bargaining Power of Suppliers)

Yếu Nắm giữ lợi thế cạnh tranh trên thị trường, chủ động về nguồn cung ứng

Sự đe doạ của các sản phẩm thay thế (Threat of Substitutes)

”Tôi sẽ sử dụng cafe nhà làm để đảm bảo về an toàn spham”

“Tôi dần chuyển sang thích uống trà túi lọc hơn là cafe bởi có nhiều vị mới rất ngon!”

Yếu Định vị thương hiểu và sản phẩm khác biệt, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm

Mối đe doạ từ đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn (Threat of New Entrants)

”Nhiều hãng cafe mới mở có rất nhiều ưu đãi, cũng khá ngon”

“Loại cafe này đag hot trend, uống rất ngon, ngon hơn các loại cafe khác”

Yếu Tạo chỗ đứng vững trong lòng khách hàng, có nhiều hương vị đa dạng cho nhiều tệp khách hàng, liên tục nghiên cứu thị trường để làm mới sản phẩm và cạnh tranh với các đối thủ tiềm ẩn.

Bảng 1.1 lực lượng của M.Porter

HỆ THỐNG THÔNG TIN MANG LẠI LỢI THẾ CẠNH TRANH

Quy trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin

Trung Nguyên Legend sở hữu mạng lưới phân phối rộng khắp với nhiều kênh bán hàng khác nhau như kênh truyền thống, kênh hiện đại và kênh thương mại điện tử Việc quản lý quy trình bán hàng thủ công cho một hệ thống phức tạp như vậy tốn nhiều thời gian, chi phí và dễ xảy ra sai sót Mô phỏng quy trình bán hàng trên Bizagi giúp tự động hóa nhiều tác vụ, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động Đồng thời việc mô phỏng quy trình bán hàng của Trung Nguyên Legend trên Bizagi còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

Tăng cường khả năng kiểm soát: Bizagi cung cấp cho Trung Nguyên Legend khả năng kiểm soát chặt chẽ quy trình bán hàng, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Bizagi giúp Trung Nguyên Legend tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ đó mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Tăng lợi nhuận: Bizagi giúp Trung Nguyên Legend giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận.

2.1.1 Giới thiệu các bước thực hiện quy trình bán hàng trên website của Trung Nguyên Legend trước khi cải tiến

T Nhiệm vụ Mô tả Phụ trách

1 Tác vụ 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng và gửi thông báo

Hệ thống tiếp nhận thông tin của khách hàng và gửi thông báo cho bộ phận kho

2 Tác vụ 2: Gửi mail xác nhận cho khách hàng

Hệ thống sẽ gửi một email để xác thực thông tin khách hàng cung cấp có đúng hay không:

+ Nếu thông tin đúng sẽ chuyển sang phân loại khách hàng

Nếu khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì chuyển sang tác vụ 4

Nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn thì chuyển sang tác vụ 3

+Nếu thông tin sai thì kết thúc quy trình bán hàng

3 Tác vụ 3: Tư vấn cho khách hàng

Bộ phấn CSKH sẽ tư vấn sản phẩm mà khách hàng có nhu cầu tìm hiểu và kiểm tra xem khách hàng có nhu cầu mua hàng hay không:

+Nếu khách hàng muốn mua thì chuyển sang tác vụ 4

+Nếu khách hàng không muốn mua thì kết thúc quy trình

4 Tác vụ 4: Xác nhận đơn Hệ thống xác nhận đơn hàng đầy đủ loại sản phẩm mà khách hàng cần Hệ thống

5 Tác vụ 5: Gửi mail xác nhận đơn hàng

Hệ thống gửi thông báo xác nhận đơn hàng đã được đặt thành công cho khách hàng và thời gian dự kiến nhận hàng

6 Tác vụ 6: Đóng gói sản phẩm

Bộ phận kho đóng gói các sản phẩm có trong đơn hàng

7 Tác vụ 7: Chuyển đơn hàng cho đơn vị vận chuyển Đưa đơn hàng đã đóng gói chơ đơn vị vận chuyển để giao tới tận nơi cho khách hàng Bộ phận kho

8 Tác vụ 8: Xác nhận trạng thái đơn hàng Sau khi đơn hàng được giao đến khách hàng thì hệ thống sẽ kiểm tra trạng thái đơn hàng đã được khách hàng nhận thành công hay có lỗi gì không:

+Nếu đơn hàng được nhận thành công thì kết thúc quy trình bán hàng.

+Nếu đơn hàng có lỗi thì chuyển sang tác vụ 9

9 Tác vụ 9: Xác nhận yêu cầu đổi trả Hệ thống xác nhận yêu cầu đổi/trả đơn của khách hàng Hệ thống

10 Tác vụ 10: Thực hiện yêu cầu đổi trả Bộ phận bán hàng tiếp nhận thông báo đổi trả đơn hàng từ hệ thống để thực hiện yêu cầu đổi trả

Bảng 2.1 Các bước thực hiện quy trình bán hàng trên website của Trung Nguyên Legend trước khi cải tiến

2.1.2 Giới thiệu các bước thực hiện quy trình bán hàng trên website của Trung Nguyên Legend sau khi cải tiến

STT Nhiệm vụ Mô tả Phụ trách

1 Tác vụ 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng và gửi thông báo

Hệ thống tiếp nhận thông tin của khách hàng và gửi thông báo cho bộ phận kho

2 Tác vụ 2: Gọi điện xác nhận cho khách hàng

Nhân viên bán hàng sẽ gọi điện để xác thực thông tin khách hàng cung cấp có đúng hay không:

+Nếu thông tin đúng sẽ chuyển sang phân loại khách hàng

Nếu khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì chuyển sang tác vụ 4

Nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn thì chuyển sang tác vụ 3

+Nếu thông tin sai thì kết thúc quy trình bán hàng

3 Tác vụ 3: Tư vấn cho khách hàng

Bộ phấn CSKH sẽ tư vấn sản phẩm mà khách hàng có nhu cầu tìm hiểu và kiểm tra xem khách hàng có nhu cầu mua hàng hay không:

+Nếu khách hàng muốn mua thì chuyển sang tác vụ 4

+Nếu khách hàng không muốn mua thì kết thúc quy trình

4 Tác vụ 4: Xác nhận đơn

Hệ thống xác nhận đơn hàng đầy đủ loại sản phẩm mà khách hàng cần

5 Tác vụ 5: Gửi thông báo xác nhận đơn hàng

Nhân viên bán hàng gửi thông báo xác nhận đơn hàng đã được đặt thành công cho khách hàng và thời gian dự kiến nhận hàng

6 Tác vụ 6: Đóng gói sản phẩm

Bộ phận kho đóng gói các sản phẩm có trong đơn hàng

7 Tác vụ 7: Chuyển đơn hàng cho đơn vị vận chuyển Đưa đơn hàng đã đóng gói chơ đơn vị vận chuyển để giao tới tận nơi cho khách hàng

8 Tác vụ 8: Xác nhận trạng thái đơn hàng

Sau khi đơn hàng được giao đến khách hàng thì hệ thống sẽ kiểm tra trạng thái đơn hàng đã được khách hàng nhận thành công hay có lỗi gì không:

+Nếu đơn hàng được nhận thành công thì kết thúc quy trình bán hàng.

+Nếu đơn hàng có lỗi thì chuyển sang tác vụ 9

9 Tác vụ 9: Xác nhận yêu cầu đổi trả

Hệ thống xác nhận yêu cầu đổi/trả đơn của khách hàng

10 Tác vụ 10: Thực hiện yêu cầu đổi trả

Bộ phận bán hàng tiếp nhận thông báo đổi trả đơn hàng từ hệ thống để thực hiện yêu cầu đổi trả

Bảng 2.2 Các bước thực hiện quy trình bán hàng trên website của Trung Nguyên Legend sau khi cải tiến 2.1.3 Quy trình bán hàng của Trung Nguyên Legend trên phần mềm Bizagi

Hình 2.1 Quy trình bán hàng trên Bizagi trước khi cải tiến

Hình 2.2 Quy trình bán hàng trên Bizagi sau khi cải tiến

Mô phỏng quy trình bán hàng của Trung Nguyên Legend (trước khi cải tiến)

2.2.1 Cài đặt tham số Process Validation (trước khi cải thiện) Đối tượng Tham số Process Validation

Start Event 300 lần G01: Xác thực thông tin 80% Thông tin đúng - 20% Thông tin sai

G02: Xác thực nhu cầu đặt hàng 80% KH có nhu cầu đặt hàng - 20 % KH có nhu cầu tư vấn

G03: Kiểm tra nhu cầu mua hàng 70% KH muốn mua - 30% KH không muốn mua

G04: Kiểm tra trạng thái đơn hàng 80% Giao hàng thành công - 20% Đơn hàng lỗi

Bảng 2.3 Cài đặt tham số Process Validation (trước khi cải tiến)

Tham số Max arrival count được cài đặt ở vị trí start với ý nghĩa: Số lượng tối đa lượt đến có thể tạo ra, thiết lập 300 lần

Hình 2.3 Cài đặt tham số Process Validation cho Start Event

Tham số Probability có ý nghĩa: khả năng có thể xảy ra, được dùng với Gateway khi có 2 trường hợp có thể xảy ra trong quy trình.

G01: Xác thực thông tin kiểm tra tính đúng sai của thông tin: 80% Thông tin đúng, 20%

Hình 2.4 Cài đặt tham số Process Validation cho G01 Xác thực thông tin

G02: Xác thực nhu cầu đặt hàng kiểm tra xem khách hàng có nhu cầu gì: 80% KH có nhu cầu đặt hàng, 20 % KH có nhu cầu tư vấn

Hình 2.5 Cài đặt tham số Process Validation cho G02 Xác thực nhu cầu đặt hàng

G03: Kiểm tra nhu cầu mua hàng kiểm tra xem khách hàng có muốn mua hay không:

70% KH muốn mua - 30% KH không muốn mua

Hình 2.6 Cài đặt tham số Process Validation cho G03 Kiểm tra nhu cầu mua hàng

Hình 2.7 Cài đặt tham số Process Validation cho G04: Kiểm tra trạng thái đơn hàng

G04: Kiểm tra trạng thái đơn hàng kiểm tra xem đơn hàng này thành công hay có lỗi:

80% Giao hàng thành công - 20% Đơn hàng lỗi

2.2.2 Cài đặt tham số Time Analysis (trước khi cải thiện)

Tasks Tham số Time Analysis

Tác vụ 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng và gửi thông báo

Tác vụ 2: Gửi mail xác nhận cho khách hàng 1 phút Tác vụ 3: Tư vấn cho khách hàng 15 phút

Tác vụ 4: Xác nhận đơn 1 phút

Tác vụ 6: Đóng gói sản phẩm 15 phút Tác vụ 7: Chuyển cà phê cho đơn vị vận chuyển 20 phút Tác vụ 8: Xác nhận trạng thái đơn hàng 2 phút Tác vụ 9: Xác nhận yêu cầu đổi trả 5 phút

Tác vụ 10: Thực hiện yêu cầu đổi trả 1 giờ

Bảng 2.4 Tham số Time Analysis

Tham số Time có ý nghĩa là: thời gian tối đa cho 1 tác vụ được thực hiện

Cài đặt tham số cho tác vụ 1 “Tiếp nhận thông tin khách hàng và gửi thông báo” là 2 phút

Hình 2.8 Cài đặt tham số Time Analysis cho Tác vụ 1

Cài đặt tham số cho tác vụ 2 “Gửi mail xác nhận cho khách hàng” là 1 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 3 “Tư vấn cho khách hàng” là 15 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 4 “Xác nhận đơn” là 1 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 5 “Gửi mail xác nhận đơn hàng” là 1 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 6 “Đóng gói sản phẩm” là 15 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 7 “Chuyển cà phê cho đơn vị vận chuyển” là 20 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 8 “Xác nhận trạng thái đơn hàng” là 2 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 9 “Xác nhận yêu cầu đổi trả” là 5 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 10 “Thực hiện yêu cầu đổi trả” là 1 giờ

2.2.3 Cài đặt tham số Resource Analysis (trước khi cải thiện)

Resource Analysis là công cụ quản lý nguồn lực trong quy trình.

Trong phần Resource, có 4 nhân tố tham gia vào quy trình bán hàng là Hệ thống, Nhân viên CSKH, Nhân viên kho, Nhân viên bán hàng Cả 4 nhân tố này đều chọn Type là Role vì đây là các nhân tố đóng vai trò trong 1 quy trình cụ thể của doanh nghiệp. Ở thẻ Availability, lựa chọn số lượng tối đa các nguồn lực trong thẻ:

 Trong mục Quantities của Hệ thống chọn 1 vì số lượng tối đa Hệ thống là 1.

 Trong mục Quantities của Nhân viên CSKH chọn 2 vì số lượng tối đa Nhân viên CSKH là 2

 Trong mục Quantities của Nhân viên kho chọn 2 vì số lượng tối đa Nhân viên kho là 2

 Trong mục Quantities của Nhân viên bán hàng chọn 4 vì số lượng tối đa Nhân viên bán hàng là 4

Hình 2.18 Cài đặt tham số cho Quantities Ở thẻ Cost, chọn chi phí cố định và theo giờ của các nguồn lực:

 Trong mục Cost của Hệ thống có Fixed cost là 350$ , Cost per hour là 0.9$

 Trong mục Cost của Nhân viên CSKH có Fixed cost là 300$ , Cost per hour là 1$

 Trong mục Cost của Nhân viên kho có Fixed cost là 300$ , Cost per hour là 1$

 Trong mục Cost của Nhân viên bán hàng có Fixed cost là 400$ , Cost per hour là 1.1$

Hình 2.19 Cài đặt tham số cho Fixed cost và Cost per hour

● Lựa chọn nhân lực thực hiện từng tác vụ và số nhân lực để thực hiện tác vụ đó

Tasks Tham số Resource Analysis

Tác vụ 2: Gửi mail xác nhận cho khách hàng 1 Hệ thống Tác vụ 3: Tư vấn cho khách hàng 1 Nhân viên CSKH

Tác vụ 4: Xác nhận đơn 1 Hệ thống

Tác vụ 5: Gửi mail xác nhận đơn hàng 1 Hệ thống Tác vụ 6: Đóng gói sản phẩm 1 Nhân viên kho

Tác vụ 7: Chuyển cà phê cho đơn vị vận chuyển

Tác vụ 8: Xác nhận trạng thái đơn hàng 1 Hệ thống Tác vụ 9: Xác nhận yêu cầu đổi trả 1 Hệ thống Tác vụ 10: Thực hiện yêu cầu đổi trả 4 Nhân viên bán hàng

Bảng 2.5 Tham số Resource Analysis

Cài đặt tham số cho tác vụ 1 “Tiếp nhận thông tin khách hàng và gửi thông báo” là 1 Hệ thống

Hì nh 2.20 Cài đặt tham số Resource Analysis cho Tác vụ 1 (trước khi cải thiện) Cài đặt tham số cho tác vụ 2 “Gửi mail xác nhận cho khách hàng” là 1 Hệ thống

Hình 2.21 Cài đặt tham số Resource Analysis cho Tác vụ 2 (trước khi cải thiện)

Cài đặt tham số cho tác vụ 3 “Tư vấn cho khách hàng” là 1 Nhân viên CSKH

Hình 2.22 Cài đặt tham số Resource Analysis cho Tác vụ 3(trước khi cải thiện)

Cài đặt tham số cho tác vụ 4 “Xác nhận đơn” là 1 Hệ thống

Hình 2.23 Cài đặt tham số Resource Analysis cho Tác vụ 4(trước khi cải thiện)

Cài đặt tham số cho tác vụ 5 “Gửi mail xác nhận đơn hàng” là 1 Hệ thống

Cài đặt tham số cho tác vụ 6 “Đóng gói sản phẩm” là 1 Nhân viên kho

Cài đặt tham số cho tác vụ 7 “Chuyển cà phê cho đơn vị vận chuyển” là 1 Nhân viên kho

Cài đặt tham số cho tác vụ 8 “Xác nhận trạng thái đơn hàng” là 1 Hệ thống

Cài đặt tham số cho tác vụ 9 “Xác nhận yêu cầu đổi trả” là 1 Hệ thống

Cài đặt tham số cho tác vụ 10 “Thực hiện yêu cầu đổi trả” là 4 Nhân viên bán hàng

2.2.4 Cài đặt tham số Calendar Analysis (trước khi cải thiện)

Lịch làm việc của nhân viên tại cơ sở sản xuất cafe Trung Nguyên bắt đầu từ 7h30’ sáng, thời gian làm việc chia làm 2 ca, mỗi ca 5 tiếng, lịch làm việc áp dụng với tất cả nhân viên

Hình 2.30 Cài đặt tham số Calendar Analysis cho Ca 1

Hình 2.31 Cài đặt tham số Calendar Analysis cho Ca 2

Thiết lập số nhân viên làm việc tương ứng với các ca đã tạo:

Hình 2.32 Cài đặt tham số Resource cho mỗi ca làm việc

2.2.5 Kết quả chạy chương trình (trước khi cải thiện)

Hình 2.33 Kết quả chạy chương trình (trước khi cải tiến)

Kết quả chạy chương trình:

- Hiệu suất của Hệ thống: 100%

- Hiệu suất của Nhân viên CSKH: 26.04%

- Hiệu suất của Nhân viên kho: 60.66%

- Hiệu suất của Nhân viên bán hàng: 6.93%

2.2.6 Phân tích báo cáo hiệu suất của quy trình bán hàng

Hiệu suất của Hệ thống quá cao (100%) dẫn đến việc quá tải lượng công việc trong quy trình làm việc => Giải pháp: giảm lượng công việc cho hệ thống

Hiệu suất của Nhân viên bán hàng quá thấp (6.93%) đồng nghĩa với việc đang bị lãng phí nhân lực tham gia vào quá trình bán hàng => Giải pháp: điều chỉnh và phân công lại nguồn lực

Hiệu suất của Nhân viên kho, Nhân viên kho giữ ở mức ổn định

Mô phỏng quy trình bán hàng (sau khi cải thiện)

Thay đổi tác vụ 2 “Gửi mail xác nhận cho khách hàng” thàng “Gọi điện xác nhận cho khách hàng”

2.3.1 Cài đặt tham số Process Validation (sau khi cải tiến) Đối tượng Tham số Process Validation

G01: Xác thực thông tin 80% Thông tin đúng - 20% Thông tin sai

G02: Xác thực nhu cầu đặt hàng 80% KH có nhu cầu đặt hàng - 20 % KH có nhu cầu tư vấn

G03: Kiểm tra nhu cầu mua hàng 70% KH muốn mua - 30% KH không muốn mua

G04: Kiểm tra trạng thái đơn hàng 80% Giao hàng thành công - 20% Đơn hàng lỗi

Bảng 2.6 Cài đặt tham số Process Validation (sau cải tiến)

Tham số Process Validation của các đối tượng được giữ nguyên.

Hình 2.34 Cài đặt tham số Process Validation cho Start Event

Hình 2.35 Cài đặt tham số Process Validation cho G01 Xác thực thông tin

Hình 2.36 Cài đặt tham số Process Validation cho G02 Xác thực nhu cầu đặt hàng

Hình 2.37 Cài đặt tham số Process Validation cho G03 Kiểm tra nhu cầu mua hàng

Hình 2.38 Cài đặt tham số Process Validation cho G04: Kiểm tra trạng thái đơn hàng

2.3.2 Cài đặt tham số Time Analysis (sau khi cải thiện)

Tasks Tham số Time Analysis

Tác vụ 2: Gọi điện xác nhận thông tin 5 phút Tác vụ 3: Tư vấn cho khách hàng 15 phút

Tác vụ 4: Xác nhận đơn 1 phút

Tác vụ 5: Gửi thông báo xác nhận đơn hàng

Tác vụ 6: Đóng gói sản phẩm 10 phút

Tác vụ 8: Xác nhận trạng thái đơn hàng 2 phút Tác vụ 9: Xác nhận yêu cầu đổi trả 5 phút

Tác vụ 10: Thực hiện yêu cầu đổi trả 45 phút

Bảng 2.7 tham số Time Analysis (sau cải tiến)

Cài đặt tham số cho tác vụ 1 “Tiếp nhận thông tin khách hàng và gửi thông báo” là 2 phút

Hình 2.39 Cài đặt tham số Time Analysis cho Tác vụ 1 (sau khi cải thiện)

Cài đặt tham số cho tác vụ 2 “Gọi điện xác nhận cho khách hàng” là 1 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 3 “Tư vấn cho khách hàng” là 15 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 4 “Xác nhận đơn” là 1 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 5 “Gửi thông báo xác nhận đơn hàng” là 1 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 6 “Đóng gói sản phẩm” là 10 phút, giảm so với trước khi cải tiến (15 phút)

Cài đặt tham số cho tác vụ 7 “Chuyển cà phê cho đơn vị vận chuyển” là 12 phút, giảm so với trước khi cải tiến (20 phút)

Cài đặt tham số cho tác vụ 8 “Xác nhận trạng thái đơn hàng” là 2 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 9 “Xác nhận yêu cầu đổi trả” là 5 phút

Cài đặt tham số cho tác vụ 10 “Thực hiện yêu cầu đổi trả” là 45 phút, giảm so với trước khi cải tiến (1 giờ)

2.3.3 Cài đặt tham số Resource Analysis (sau khi cải thiện)

Resource Analysis là công cụ quản lý nguồn lực trong quy trình.

Trong phần Resource, có 4 nhân tố tham gia vào quy trình bán hàng là Hệ thống, Nhân viên CSKH, Nhân viên kho, Nhân viên bán hàng Cả 4 nhân tố này đều chọn Type là Role vì đây là các nhân tố đóng vai trò trong 1 quy trình cụ thể của doanh nghiệp. Ở thẻ Availability, lựa chọn số lượng tối đa các nguồn lực trong thẻ:

 Mục Quantities của Hệ thống chọn 1 vì số lượng tối đa Hệ thống là 1

 Mục Quantities của Nhân viên CSKH chọn 2 vì số lượng tối đa Nhân viên CSKH là 2

 Mục Quantities của Nhân viên bán hàng chọn 2 vì số lượng Nhân viên bán hàng là 2

Hình 2.49 Cài đặt tham số cho Quantities Ở thẻ Cost, chọn chi phí cố định và theo giờ của các nguồn lực:

 Trong mục Cost của Hệ thống có Fixed cost là 350$ , Cost per hour là 1$

 Trong mục Cost của Nhân viên CSKH có Fixed cost là 300$ , Cost per hour là 1$

 Trong mục Cost của Nhân viên kho có Fixed cost là 300$ , Cost per hour là 1$

 Trong mục Cost của Nhân viên bán hàng có Fixed cost là 400$ , Cost per hour là 1$

Hình 2.50 Cài đặt tham số cho Fixed cost và Cost per house (sau cải tiến)

Tasks Tham số Resource Analysis

Tác vụ 2: Gọi điện xác nhận thông tin 2 Nhân viên bán hàng Tác vụ 3: Tư vấn cho khách hàng 1 Nhân viên CSKH Tác vụ 4: Xác nhận đơn 2 Nhân viên bán hàng

Tác vụ 5: Gửi thông báo xác nhận đơn hàng

Tác vụ 6: Đóng gói sản phẩm 1 Nhân viên kho

Tác vụ 8: Xác nhận trạng thái đơn hàng 1 Hệ thống Tác vụ 9: Xác nhận yêu cầu đổi trả 1 Hệ thống

Tác vụ 10: Thực hiện yêu cầu đổi trả 2 Nhân viên bán hàng

Bảng 2.8 Cài đặt tham số cho tác vụ 1 “Tiếp nhận thông tin khách hàng và gửi thông báo” là 1 Hệ thống

Hình 2.51 Cài đặt tham số Resource Analysis cho Tác vụ 1 (sau khi cải thiện)

Cài đặt tham số cho tác vụ 2 “Gọi điện xác nhận cho khách hàng” là 2 Nhân viên bán hàng

Cài đặt tham số cho tác vụ 3 “Tư vấn cho khách hàng” là 1 Nhân viên CSKH

Cài đặt tham số cho tác vụ 4 “Xác nhận đơn” là 2 Nhân viên bán hàng

Cài đặt tham số cho tác vụ 5 “Gửi thông báo xác nhận đơn hàng” là 1 Hệ thống

Cài đặt tham số cho tác vụ 6 “Đóng gói sản phẩm” là 1 Nhân viên kho

Cài đặt tham số cho tác vụ 7 “Chuyển cà phê cho đơn vị vận chuyển” là 1 Nhân viên kho

Cài đặt tham số cho tác vụ 8 “Xác nhận trạng thái đơn hàng” là 1 Hệ thống

Cài đặt tham số cho tác vụ 9 “Xác nhận yêu cầu đổi trả” là 1 Hệ thống

Cài đặt tham số cho tác vụ 10 “Thực hiện yêu cầu đổi trả” là 2 Nhân viên bán hàng

2.2.4 Cài đặt tham số Calendar Analysis (sau khi cải thiện)

Lịch làm việc của nhân viên tại cơ sở sản xuất cafe Trung Nguyên bắt đầu từ 7h30’ sáng, thời gian làm việc chia làm 2 ca, mỗi ca 5 tiếng, lịch làm việc áp dụng với tất cả nhân viên

Hình 2.61 Cài đặt tham số Calendar Analysis cho Ca 1 (sau khi cải thiện)

Hình 2.62 Cài đặt tham số Calendar Analysis cho Ca 2 (trước khi cải thiện)

Thiết lập số nhân viên làm việc tương ứng với các ca sau khi cải thiện:

Hình 2.63 Cài đặt tham số Resource cho mỗi ca làm việc (sau cải tiến)

Hình 2.64 Cài đặt tham số Resource cho mỗi ca làm việc (sau cải tiến)2.2.5 Kết quả chạy chương trình (sau khi cải thiện)

Hình 2.65 Kết quả chạy chương trình (sau khi cải thiện)

Hình 2.66 Kết quả chạy chương trình (sau khi cải thiện)

Kết quả chạy chương trình:

- Hiệu suất của Hệ thống: 75.69%

- Hiệu suất của Nhân viên CSKH: 26.04%

- Hiệu suất của Nhân viên kho: 98.23%

- Hiệu suất của Nhân viên bán hàng: 77.81%

Trình bày và giải thích kết quả hiệu suất của quy trình sau khi cải thiện

Bảng 2.9 Giải thích kết quả hiệu suất của quy trình sau khi cải thiện

Nội dung Trước cải tiến Sau cải tiến

Hiệu suất của Hệ thống 100% 75.69%

Hiệu suất của Nhân viên CSKH 26.04% 26.04%

Hiệu suất của Nhân viên kho 60.66% 98.23%

Hiệu suất của Nhân viên bán hàng

Hiệu suất của Hệ thống đã giảm do từ 100% xuống 75.69% do thay đổi tác vụ 2 và tác vụ 4 từ Hệ thống sang Nhân viên bán hàng, bớt lượng công việc ở quy trình ban đầu để giữ mức ổn định.

Hiệu suất của Nhân viên CSKH vẫn giữ ở mức ổn định như quy trình ban đầu do các tác vụ về Nhân viên CSKH không đổi.

Hiệu suất của Nhân viên kho tăng từ 60.66% lên 98.23% (tăng 37.57%) do sự thay đổi về thời gian ở tác vụ 6 và 7

Hiệu suất của Nhân viên bán hàng tăng từ 6.93% lên 77.81% (tăng 70.88%) do đảm nhận thêm công việc ở tác vụ 2,4 và điều chỉnh lại số lượng nhân lực ở tác vụ 10

2.5 Tối ưu hóa quy trình bán hàng của Tesla

2.5.1 Khái niệm thông tin silo

Silo thông tin trong hệ thống thông tin quản lý là tình trạng các trường thông tin và nhóm dữ liệu bị cách biệt, cô lập và chỉ một bộ phận hay phòng ban nhất định trong doanh nghiệp có quyền truy cập thay vì được phổ cập rộng rãi trong tổ chức Vì vậy mà các nhóm dữ liệu, trường thông tin này bị chia cách hoàn toàn, không thể liên kết với các hệ thống khác trong công ty.

Hệ quả của Silo thông tin là sự thiếu minh bạch và rõ ràng của dữ liệu, dẫn đến việc thiếu hiệu quả trong hoạt động do phải thu thập và phân tích dữ liệu trùng lặp, tăng khả năng sai sót Đồng thời, nó cũng cản trở sự hợp tác và phối hợp giữa các bộ phận, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả chung và khả năng ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

2.5.2 Thông tin silo trong Trung Nguyên Legend

Là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cà phê tại Việt Nam, sở hữu mạng lưới sản xuất, phân phối và bán hàng rộng khắp từ Bắc vào Nam, thậm chí là vươn ra quốc tế, Trung Nguyên Legend phải đối mặt với lượng cơ sở dữ liệu thông tin khổng lồ mỗi giờ đồng hồ Mặc dù phải đối mặt với thách thức quản lý lượng dữ liệu lớn như vậy, xong Trung Nguyên Legend vẫn gặt hái được những thành công trong việc xây dựng hệ thống quản lý tiên tiến, loại bỏ hoàn toàn tình trạng "Silo thông tin" Nhờ vậy, thông tin được chia sẻ và sử dụng một cách hiệu quả, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trung Nguyên đã áp dụng các biện pháp sau để tránh tình trạng “Silo thông tin”:

Sử dụng hệ thống quản lý thông tin tích hợp:

Trung Nguyên Legend là một trong những doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) vào quản lý vận hành từ rất sớm Hệ thống này được ví như "bộ não" của doanh nghiệp, giúp tích hợp và tự động hóa nhiều quy trình, hoạt động kinh doanh khác nhau trên một nền tảng duy nhất ERP giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh của mình, từ bán hàng, kho bãi, tài chính, nhân sự,

Giúp loại bỏ tình trạng "Silo thông tin", đảm bảo dữ liệu được chia sẻ và cập nhật liên tục giữa các bộ phận Việc tự động hóa các quy trình thủ công giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, đồng thời giảm thiểu sai sót trong vận hành Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động của trong các khâu được nâng cao đáng kể Doanh nghiệp còn sử dụng hệ thống CRM (Customer Relationship Management) để thu thập, lưu trữ, phân tích và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả Hệ thống CRM giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng của mình, từ đó, xây dựng mối quan hệ lâu dài và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Có thể thấy, việc áp dụng các phần mềm này đã tạo ra một nền tảng chung cho doanh nghiệp, giảm thiểu sự cô lập dữ liệu trong Trung Nguyên Legend.

Doanh nghiệp có chính sách và quy trình rõ ràng:

Trung Nguyên Legend đã thiết lập các quy trình và chính sách cụ thể để đảm bảo thông tin được chia sẻ hiệu quả và đúng lúc giữa các bộ phận Những quy trình này bao gồm các cuộc họp định kỳ, báo cáo thường xuyên và sử dụng các công cụ cộng tác như phần mềm quản lý dự án Tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa các bộ phận và phòng ban khác nhau nhằm đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có cơ hội trao đổi thông tin và cập nhật về tình hình hoạt động của công ty Báo cáo thường xuyên để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật liên tục và kịp thời Các báo cáo này có thể bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo tiến độ dự án, báo cáo về các chỉ số hiệu quả kinh doanh và nhiều loại báo cáo khác Việc này giúp ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan có được cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình hoạt động của công ty, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời.

Văn hóa doanh nghiệp khuyến khích chia sẻ thông tin: Điều này được thể hiện rõ ở tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của Trung Nguyên Legend Doanh nghiệp luôn đề cao tinh thần chia sẻ với tầm nhìn là "Cà phê Trung Nguyên - Nâng tầm cà phê Việt", sứ mệnh là "Lan tỏa văn hóa cà phê Việt ra thế giới", và giá trị cốt lõi bao gồm "Chân - Thiện - Mỹ" Những điều này đều thể hiện tinh thần chia sẻ, cởi mở và hợp tác. Đồng thời, Trung Nguyên Legend thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, chia sẻ kinh nghiệm giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty Lãnh đạo công ty là Ông Đặng Lê Nguyên Vũ cũng luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin trong hoạt động kinh doanh Ông cho rằng việc chia sẻ thông tin giúp nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy sáng tạo và tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.

Sử dụng các công nghệ truyền thông nội bộ:

Cách thức sử dụng các công nghệ truyền thông nội bộ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và đặc thù của từng bộ phận hoặc phòng ban trong Trung Nguyên Legend

Tuy nhiên, nhìn chung các công cụ và công nghệ truyền thông nội bộ hiện đại như email, mạng xã hội doanh nghiệp (như Yammer, Slack), và các nền tảng hội nghị trực tuyến luôn được tập đoàn sử dụng để tăng cường sự liên lạc và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận Trung Nguyên Legend cũng có mạng lưới intranet của riêng mình, đóng vai trò như "cầu nối" thông tin cho toàn bộ nhân viên Các nhà quản lý, ban lãnh đạo có thể dễ dàng giao phó nhiệm vụ cho từng nhân viên, đồng thời theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả Các Nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật thông tin nội bộ, tài liệu, tệp tin liên quan đến công việc đồng thời trao đổi thông tin, chia sẻ ý tưởng, thảo luận về công việc với nhau một cách dễ dàng và an toàn. Đo lường và cải tiến liên tục:

Trung Nguyên Legend được biết đến là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc áp dụng triết lý đo lường và cải tiến liên tục (Continuous Improvement - CI) vào hoạt động quản lý và vận hành Nhờ áp dụng triết lý này, Trung Nguyên Legend đã đạt được nhiều thành công đáng kể Triết lý này được thực hiện bằng việc xây dựng văn hóa đo lường Doanh nghiệp khuyến khích tất cả các cán bộ nhân viên tham gia vào việc đo lường và cải tiến Mỗi cán bộ nhân viên đều được giao các mục tiêu cụ thể và được đánh giá dựa trên kết quả thực hiện các mục tiêu này Từ đó doanh nghiệp thực hiện phân tích dữ liệu thu thập được để xác định các vấn đề cần cải thiện và đề xuất các giải pháp phù hợp.

KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

Thu thập dữ liệu hệ thống

Nhóm sử dụng Excel để thu thập và lưu trữ, quản lý dữ liệu vì một số lý do sau:

 Excel là một công cụ quen thuộc với mọi nhân viên, giao diện dễ sử dụng

 Có thể lưu trữ nhiều dữ liệu trên Excel

 Có thể phân tích, quản lý dữ liệu trên Excel

 Sử dụng Excel cũng giúp tiết kiệm chi phí do Excel không tốn phí sử dụng và có thể sử dụng không giới hạn

Dữ liệu của khách hàng được thu thập trong file Excel từ quy trình bán hàng như sau:

Hình 3.1 Dữ liệu khách hàng của Trung Nguyên

Giải thích ý nghĩa của các trường dữ liệu thu thập

Tên khách hàng Cho biết tên khách hàng mua hàng của công ty

Mã khách hàng Phân loại khách hàng theo mã khách hàng một cách tiện lợi

Khu vực Phân biệt nơi sống của khách hàng theo khu vực

Phân khúc khách hàng Cho biết khách hàng đang thuộc phân khúc khách hàng nào khi mua sản phẩm của Trung Nguyên

Ngày đặt hàng Cho biết thời gian khách hàng đặt hàng

Sản phẩm Cho biết sản phẩm khách hàng mua

Số lượng Cho biết số lượng sản phẩm khách hàng mua Doanh thu Cho biết số tiền Trung Nguyên thu được khi khách hàng mua sản phẩm

Chi phí Cho biết chi phí mà Trung Nguyên bỏ ra cho 1 sản phẩm

Lợi nhuận Cho biết lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được Lợi nhuận được tính bằng cách lấy doanh thu trừ chi phí

Bảng 3.1 Gải thích ý nghĩa của các trường dữ liệu

Xây dựng các báo cáo kinh doanh cho mỗi đối tượng bằng Power BI

Nhóm sử dụng Power BI để xây dựng các báo cáo kinh doanh cho doanh nghiệp

Power BI là một công cụ phân tích dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu giúp dễ dàng tạo báo cáo Công cụ này được nhiều doanh nghiệp sử dụng để theo dõi kết quả kinh doanh, đưa ra các quyết định dựa trên các báo cáo

3.2.1 Các đối tượng sử dụng báo cáo a) Ban giám đốc

Ban giám đốc là cơ quan quản lý cấp cao của công ty Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành công ty, ra các quyết định, đề xuất các chiến lược quan trọng cho công ty Ban giám đốc cần sử dụng báo cáo kinh doanh để biết chi tiết về doanh thu, lợi nhuận của công ty để nắm bắt tình hình kinh doanh Ban giám đốc cũng theo dõi các thông tin chi tiết về doanh thu theo đối tượng khách hàng, số lượng bán ra từng sản phẩm để nắm bắt sản phẩm nào đang bán chạy hoặc bán được ít Qua các thông tin thu thập được thì ban giám đốc sẽ dễ dàng lên chiến lược kinh doanh hợp lý

Các biểu đồ cần có cho ban giám đốc:

 Tổng doanh thu, lợi nhuận của quý IV năm 2023

 Lợi nhuận theo khu vực

 Doanh thu theo từng sản phẩm

 Số lượng sản phẩm bán ra

 Chi phí theo từng sản phẩm

 Doanh thu theo đối tượng khách hàng

Hình 3.2 Báo cáo kinh doanh của ban giám đốc b) Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh cũng sử dụng báo cáo kinh doanh để phục vụ cho nhu cầu theo dõi tình hình kinh doanh của các sản phẩm của công ty Phòng kinh doanh sẽ sử dụng báo cáo kinh doanh để tìm hiểu nhu cầu, sở thích, thị hiếu khách hàng; phân tích biến động xu hướng sử dụng sản phẩm để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp

Trong báo cáo kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ tập trung vào các tiêu chí:

 Doanh thu theo đối tượng khách hàng

 Số lượng bán ra từng sản phẩm

 Doanh thu theo từng sản phẩm

 Lợi nhuận theo khu vực

Hình 3.3 Dashboard báo cáo kinh doanh phòng kinh doanh sử dụng 3.2.2 Chi tiết cách xây dựng dashboard

Bước 1:Upload file dữ liệu vào Power BI

Hình 3.4 Upload file dữ liệu vào Power BI

Bước 2: Tạo textbox “BÁO CÁO KINH DOANH QUÝ IV NĂM 2024”

Hình 3.5 Tạo textbox báo cáo kinh doanh quý VI năm 2024

Chọn nền textbox: Vào Background và chọn màu

Hình 3.6 Chọn màu và background cho nền textbook

Bước 3: Tạo bộ lọcChọn slicer

Tạo bộ lọc thời gian ngày đặt hàng để theo dõi tình hình kinh doanh trong quý IV.

Hình Tạo bộ lọc thời gian ngày đặt hàng để theo dõi tình hình kinh doanh trong quý IV.

Chọn Format tùy chỉnh cho ngày đặt hàng

Hình 3.8 Chọn Format tùy chỉnh cho ngày đặt hàng

Thực hiện tương tự với bộ lọc “Vùng”

Hình 3.9 Kết quả bộ lọc

Bước 4: Hiển thị doanh thu, lợi nhuận

Hình 3.10 Hiển thị doanh thu, lợi nhuận

Chọn Tổng để hiển thị tổng doanh thu Chọn Lợi nhuận để hiển thị tổng lợi nhuận

Hình 3.11 Hiển thị doanh thu, lợi nhuận

Bước 5: Vẽ biểu đồ thể hiện lợi nhuận theo từng khu vực

Hình 3.12 Vẽ biểu đồ thể hiện lợi nhuận theo từng khu vực

Bước 6: Vẽ biểu đồ thể hiện doanh thu theo từng sản phẩm

Hình 3.13 Vẽ biểu đồ thể hiện doanh thu theo từng sản phẩm

Bước 7: Vẽ biểu đồ thể hiện số lượng bán ra theo từng sản phẩm

Hình 3.14 Vẽ biểu đồ thể hiện số lượng bán ra theo từng sản phẩm

Bước 8: Vẽ biểu đồ thể hiện doanh thu theo phân khúc khách hàng

Hình 3.15 Vẽ biểu đồ thể hiện doanh thu theo phân khúc khách hàng

Bước 9: Vẽ biểu đồ thể hiện chi phí theo từng sản phẩm

Hình 3.16 Vẽ biểu đồ thể hiện chi phí theo từng sản phẩm

Phân tích các báo cáo

Hình 3.17 tổng doanh thu và lợi nhuận quý IV năm 2023

Tổng doanh thu và lợi nhuận trong quý IV năm 2023 cho thấy mức kết quả tốt Với tổng doanh thu là 142 triệu VND, lợi nhuận là 99 triệu VND Hai con số trên cho thấy kết quả kinh doanh của công ty đang có mức tăng trưởng tốt, không bị lỗ.

Hình 3.18 Lợi nhuận theo khu vực

Theo báo cáo lợi nhuận theo khu vực, có thể thấy khu vực miền Bắc có mức lợi nhuận cao nhất là 40 triệu VND, chiếm 40,55% tổng doanh thu toàn khu vực Khu vực miền Nam có mức lợi nhuận cao thứ 2, cụ thể là 32 triệu VND, chiếm 32,08% tổng doanh thu Miền Nam có mức lợi nhuận cao gần gấp đôi khu vực miền Tây ( lợi nhuận đạt 17 triệu VND) Miền Trung có mức lợi nhuận thấp nhất trong các khu vực là 10 triệu VND, chiếm 10,31% tổng doanh thu Có thể thấy có sự khác biệt trong lợi nhuận giữa các khu vực Trung Nguyên Legend cần lên các chiến lược để cải thiện doanh thu ở khu vực miền Trung và tiếp tục duy trì mức lợi nhuận tốt ở các khu vực khác.

Hình 3.19 Doanh thu theo từng sản phẩm

Báo cáo doanh thu theo từng sản phẩm cho biết doanh thu của mỗi sản phẩm

Dựa trên báo cáo, có thể thấy Legendee là sản phẩm cho mức doanh thu cao nhất, cụ thể là 71 triệu VND, cao gấp 1,8 lần sản phẩm đạt doanh thu đứng thứ hai là Cà phê chồn Weasel (38 triệu VND) Sản phẩm cà phê S có doanh thu thấp nhất là 4 triệu VND

Trung Nguyên cần có chiến lược để nâng cao doanh thu của dòng sản phẩm có doanh thu thấp và duy trì doanh thu của các sản phẩm đang có doanh thu cao như cải thiện chất lượng, đẩy mạnh marketing quảng cáo….

Hình 3.20 Chi phí theo từng sản phẩm

Báo cáo chi phí theo từng sản phẩm cho thấy Legendee đang là sản phẩm có chi phí sản xuất cao nhất(21,1 triệu VND), cao hơn gấp 2 lần so với dòng sản phẩm cà phê chồn Weasel (chi phí là 9,6 triệu VND) Dòng sản phẩm cà phê S có chi phí sản xuất thấp nhất là 1,4 triệu VND Trung Nguyên nên có chiến lược để tối ưu hóa các chi phí nhằm tăng lợi nhuận lên mức cao nhất.

Hình 3.21 Số lượng bán ra theo từng sản phẩm

Báo cáo số lượng bán ra theo từng sản phẩm cho thấy cà phê G7 có số lượng bán ra lớn nhất là 241 sản phẩm Điều này chứng tỏ dòng sản phẩm này đang được các khách hàng ưa chuộng nhất trong quý IV năm 2023 Dòng sản phẩm cà phê chồn Weasel có mức bán ra cao thứ 2 là 135 sản phẩm Dòng sản phẩm Legendee có mức bán ra thấp nhất là 65 sản phẩm Lý do có thể bởi vì các dòng sản phẩm này thuộc các phân khúc khác nhau Dòng sản phẩm G7 thuộc phân khúc bình dân và gắn liền với Trung Nguyên từ lâu nên được khách hàng ưa chuộng nhất Sản phẩm Legendee có mức giá cao hơn, dành cho phân khúc khách hàng có mức thu nhập cao hoặc cần mua vào dịp biếu tặng đặc biệt nên số lượng sản phẩm bán ra thấp hơn các dòng sản phẩm khác.

Hình 3.22 Doanh thu theo đối tượng khách hàng

Báo cáo doanh thu theo đối tượng khách hàng cho thấy doanh nhân đang là phân khúc khách hàng tạo ra nhiều doanh thu nhất cho Trung Nguyên, cụ thể là 91 triệu VND doanh thu Nhân viên văn phòng có mức doanh thu cao thứ hai là 39 triệu VND Sinh viên có mức tiêu thụ thấp hơn, có mức doanh thu cao thứ ba là 9 triệu VND Nội chợ và gia đình có mức doanh thu thấp nhất là 4 triệu VND Dựa trên báo cáo này, Trung Nguyên có thể đề ra các chiến lược đẩy mạnh quảng cáo và phát triển các dòng sản phẩm cho từng phân khúc khách hàng khác nhau để tăng trưởng doanh thu.

Tiêu đề	Tìm Hiểu Và Mô Hình Hóa Quy Trình Nghiệp Vụ Phù Hợp Với Trung Nguyên Legend
Tác giả	Phan Thị Hiếu Ngọc, Lê Ngọc Ánh, La Khánh Linh, Vũ Thị Vân Anh, Khà Thị Mai Phương
Người hướng dẫn	Lê Thị Hồng Nhung
Trường học	Học Viện Ngân Hàng
Chuyên ngành	Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Thể loại	Bài Tập Lớn
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	77
Dung lượng	5,75 MB