CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.1.1 Khái niệm công tác tổ chức Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
- Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy công ty TNHH một thành viên thương mại – dịch vụ Huỳnh Phúc Toàn
- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện và nâng cao cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
- Quá trình hình thành và phát triển của công ty;
- Tổng quan về lĩnh vực kinh doanh của công ty;
- Hiện trạng công tác tổ chức bộ máy của công ty;
- Các chính sách và chủ trương của công ty TNHH một thành viên TM-DV Huỳnh Phúc Toàn về công tác tổ chức bộ máy;
- Một số giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
nhân viên, phòng ban trong công ty
- Phương pháp thống kê, thu thập tài liệu: từ các phòng kế toán, hành chính
- Phương pháp phân tích và xử lý số liệu.
BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng bộ máy tổ chức là một quá trình bao gồm (1) xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận; (3) bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và (5) chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp giữa các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả” ( Harold Koontz, 1994)
Bộ máy tổ chức hay cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung Kinh nghiệm quản trị kinh doanh trên thế giới cho chúng ta một số mô hình tổ chức cơ bản là: mô hình đơn giản, mô hình chức năng, mô hình trực tuyến hay phân ngành, mô hình hỗn hợp trực tuyến – chức năng và mô hình ma trận, tổ chức theo lý thuyết Z.
Như vậy, tổ chức bộ máy doanh nghiệp là hoạt động xác định công việc, phân chia công việc và trách nhiệm hợp lý, phù hợp với khả năng của từng cá nhân, bộ phận trong tổng thể cơ cấu nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp đề ra
1.1.2 Mục đích của công tác tổ chức
Mục tiêu tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiêp liên tục không bị gián đoạn
Mục đích của tổ chức bộ máy là tạo nên một môi trường cho mỗi bộ phận phát huy được năng lực của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục đích chung của tổ chức Mục đích của công tác tổ chức bộ máy phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu về các loại mục đích quản trị khác, yêu cầu đối với mục tiêu tổ chức bộ máy là phải tuân thủ những quy luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức
1.1.3 Ý nghĩa công tác tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức bộ máy rất có ý nghĩa vì nó quyết định toàn bộ hoạt động của tổ chức Một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn thiện sẽ giúp cho mọi người thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn Ngược lại, khi bộ máy tổ chức không khoa học, có thể dẫn đến làm việc kém hiệu quả, đùn đẩy trách nhiệm, khó nắm bắt và tận dụng thời cơ, bị động trước những khó khăn Thậm chí có thể làm hỏng việc, bỏ lỡ cơ hội, không phát triển được tổ chức,… Ngoài ra, bộ máy tổ chức còn xác định các quy chế thu thập, xử lí thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức
1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức bộ máy càng hoàn thiện theo hướng chuyên sâu và có chọn lọc, thì quản trị càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hạn, xếp đặt nhân viên không đúng với năng lực thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy, luôn phát triển và hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động
Thiết lập cơ cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quy trình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người lao động khác trong tổ chức Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ ảnh hưởng tích cực đến việc thực hiện công việc của người lao động Việc thiết kế bộ máy tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức
1.1.5 Các nguyên tắc công tác tổ chức bộ máy
1.1.5.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Mục tiêu và cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải phù hợp Công tác tổ chức phải đảm bảo cân xứng với yêu cầu mục tiêu cần thực hiện (Mục tiêu nào tổ chức ấy)
Công tác tổ chức phải thực hiện trên nguyên tắc giảm chi phí Chọn lựa đúng người, bố trí đúng việc Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy tổ chức phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra
Nguyên tắc này cần phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị Sự phân bố nhiệm vụ phải rõ rang, hợp lý và hợp với khả năng
1.1.5.4 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ chịu sự điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp để tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp chỉ huy Các thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình
Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy phải đảm bảo cho mỗi phân hệ,mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các quản lý cấp trên khi cần thiết Bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức
Nguyên tắc này yêu cầu công tác tổ chức bộ máy phải xác định rõ và cụ thể các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức, như mục tiêu hoạt động của tổ chức cần thực hiện , tính chất ngành nghề kinh doanh, chức năng hoạt động của tổ chức, công nghệ, năng lực và trình độ nhân sự, các nguồn lực khác,…
Sử dụng cách quan sát, các dấu hiệu biểu hiện mang tính vật chất và bất thường của các yếu tố nhằm thu thập dữ liệu và phân tích chúng để giải thích cách thức hoạt động tồn tại của sự vật hiện tượng liên quan làm cơ sở cho công tác tổ chức đạt được sự phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức
1.1.5.7 Nguyên tắc chuyên môn hóa
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp tùy thuộc vào chiến lược hay những nhiệm vụ và mục tiêu mà doanh nghiệp phải hoàn thành vì: chiến lược xác định các nhiệm vụ của doanh nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy; chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong doanh nghiệp đó; chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó doanh nghiệp sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức
1.2.2 Môi trường hoạt động của doanh nghiệp
Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng với môi trường hoạt động của nó Tổ chức bộ máy chịu ảnh hưởng tùy theo mức độ phức tạp của môi trường Khi các yếu tố môi trường thuận lợi sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh thì muốn thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải có cơ cấu linh hoạt, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để thích ứng với những biến động của thị trường
1.2.3 Đặc điểm ngành nghề của doanh nghiệp
Mỗi ngành nghề sẽ có những đặc trưng riêng biệt Chính đặc trưng này hình thành nên công tác tổ chức Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp như công nghệ kỹ thuật, ngành nghề, trình độ phát triển,… sẽ đòi hỏi những cách thức quản lý, trình độ nhân sự khác nhau dẫn đến cách thức hình thành bộ máy tổ chức phải khác nhau và mang tính đặc thù Ví dụ: công tác tổ chức của tổ chức kinh doanh trong ngành bán lẻ sẽ khác với công tác tổ chức của tổ chức sản xuất: Từ cách hình thành cấu trúc tổ chức, cách tổ chức điều hành các đơn vị,
1.2.4 Quy mô hoạt động của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp càng phức tạp Do đó, các nhà quản trị cần phải đưa ra mô hình cơ cấu sao cho hợp lý, không cồng kềnh, phức tạp Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì cơ cấu bộ máy phải tinh tế, gọn nhẹ, dễ thay đổi phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.5 Năng lực và trình độ nhân sự
Năng lực và trình độ của con người trong doanh nghiệp là nhân tố có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức bộ máy Khi doanh nghiệp trang bị những cơ sở vật chất, cơ sở kĩ thuật hiện đại, thì đòi hỏi trình độ, kiến thức và kỹ năng đối với nhân viên cao hơn để có thể tận dụng tối đa nguồn lực, đảm nhận nhiều công việc Từ đó giảm số lượng nhân viên, giúp bộ máy gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả
- Trang thiết bị: Trang thiết bị cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị Một doanh nghiệp được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết sẽ giảm đi rất lớn thời gian thực hiện nhiệm vụ quản trị cụ thể và tăng sức sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều, và do đó cơ cấu bộ máy quản trị sẽ đơn giản hơn
- Nhân sự: Công tác tổ chức bộ máy phải xác định rõ nhu cầu nhân sự làm cơ sở phân công và nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu công việc Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ Các nhà quản trị phải chú ý đến khía cạnh về tiền lương, hình thức khen thưởng các cá nhân thực hiện tốt đồng thời khiển trách kỷ luật những cá nhân vi phạm tạo nên một kỷ luật công bằng nghiêm túc.
MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp;
Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc;
Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến
Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng;
Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ;
Chế độ trách nhiệm rõ ràng.
Không chuyên môn hóa Do đó đòi hỏi nhà quản trị phải đa năng;
Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ
Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng
Tuy nhiên, cơ cấu này lại rất phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ, sản xuất không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục
1.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng
Hình 1.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị chức năng - Đặc điểm
Có sự tồn tại các đơn vị chức năng;
Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình
Cơ cấu này được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu;
Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện, đa năng;
Vi phạm chế độ một thủ trưởng;
Chế độ trách nhiệm không rõ ràng;
Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn;
Khó xác định trách nhiệm và hay đỗ trách nhiệm cho nhau
1.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp
Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp - Đặc điểm
Còn tồn tại các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chuyên môn;
Các phòng chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến
Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách
Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng
Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ
Nhiều tranh luận xảy ra Do đó, nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết;
Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn;
Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng
1.3.4 Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận
Hình 1.7 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị kiểu ma trận - Đặc điểm
Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, các phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng Khi dự án kết thúc người nào trở về công việc của người đó
Ít tốn kém, sử dụng nguồn lực có hiệu quả
Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động
Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng
Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận;
Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn;
Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình đô nhất định.
TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY
Xem xét mục tiêu hoạt động của tổ chức: công tác tổ chức nhằm đạt được mục tiêu Vì vậy, công tác tổ chức triển khai không thể không gắn với mục tiêu; Phân tích và xác định các mối liên hệ giữa các mục tiêu: đây chính là tiền đề để phân chia và nhóm gộp các hoạt động thành các đơn vị, bộ phận; Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu
Bước 2: Xác định những hoạt động cần thực hiện
Liệt kê những hoạt động cần thiết; Mô tả những nhiệm vụ liên quan; Phân loại và phân chia các hoạt động; Xác định tính quan trọng của từng loại hoạt động
Bước 3: Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể
Phân chia các hoạt động quan trọng thành những nhiệm vụ chủ yếu; Hệ thống hóa nhiệm vụ: tùy theo ngành nghề hoạt động của tổ chức, quy mô và chiến lược mà sẽ nhóm các công việc theo tiêu thức.
Bước 4: Thiết lập phòng ban, bộ phận
Dựa trên năng lực nội tại của tổ chức; Xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ; Xây dựng mô hình tổ chức theo tiêu thức đã chọn ở trên; Thiết lập bộ khung (Sơ đồ bộ máy tổ chức) với các đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng cụ thể
Bước 5: Xây dựng qui chế hoạt động
Phân định nhiệm vụ theo từng đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng; Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận; Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ: thể hiện đường truyền chỉ đạo công việc: xây dựng cơ cấu quản trị; Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy tổ chức;
Bước 6: Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự
Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động; Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ; Qui định các chế độ đãi ngộ, thưởng phạt
Sử dụng bản mô tả nhiệm vụ; Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận; Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ; Đánh giá khả năng nhân sự; Xác định tầm hạn quản trị: xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận
Bước 8: Thẩm định và tái tổ chức
Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá; Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn; Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức; Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ; Xác định nguyên nhân; Áp dụng biện pháp điều chỉnh bộ máy tổ chức
Chương 1 chủ yếu đề cập đến cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy, các lý thuyết thuyết quan trong trong tổ chức bộ máy đề từ đó xây dựng được một tổ chức bộ máy hoàn chỉnh, phù hợp vơi từng ngành nghề, từng loại hình kinh doanh của công ty.
Chương 1 cũng giúp cho người đọc biết được khái niệm về tổ chức, bộ máy tổ chức, những nguyên tắc và tiến trình để xây dựng Qua đây, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu được tiến trình để xây dựng một bộ máy tổ chức cần những bước nào, thực hiện ra sao và một số mô hình cơ bản cũng như cách phân chia tổ chức bộ máy Đối với mỗi doanh nghiệp thì bộ máy quản lý có vai trò quyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp Nó được coi là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới người lao động và từ đó tác động đến năng suất lao động của doanh nghiệp Vì vậy, xây dựng bộ máy tổ chức phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hướng đơn giản, gọn nhẹ, đảm bảo chiều sâu và chuyên môn hóa cao.
CHƯƠNG 2KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHHMỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUỲNH PHÚC TOÀN
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUỲNH PHÚC TOÀN
2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty - Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ
- Đại diện theo pháp luật: Ông Huỳnh Công Sang – Chức danh Giám đốc
- Địa chỉ: 386H/6, khu vực Bình Yên A, Phường Long Hòa, Quận Bình Thủy, Thành Phố Cần Thơ, Việt Nam
- Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ.
Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ Huỳnh Phúc Toàn chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ được thành lập theo giấy chứng nhận 3754220223, ngày 09/01/2016 do chi cục thuế quận Bình Thủy cấp.
- Trong năm 2016, công ty được thành lập với nghiệp vụ chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng nông sản với việc tận dụng lợi thế vị trí địa lý là thành phố hiện đại và phát triển nhất Đồng bằng Sông Cửu Long
- Năm 2018, công ty đưa thêm nghiệp vụ vận tải hàng sản xuất công nghiệp vào dịch vụ của mình
- Năm 2019, công ty đã phát triển thêm nghiệp vụ vận tải hàng vật liệu xây dựng.
- Năm 2020, do ảnh hưởng của dịch covid nên công ty vẫn chưa có bước phát triển mới
STT Dịch vụ 1 Vận tải hàng nông sản: Gạo, bắp, bột mì, rau củ quả tươi,…
2 Vận tải hàng sản xuất công nghiệp: dệt vải, máy móc thiết bị,…
3 Vận tải hàng vật liệu xây dựng: xi măng, sắt thép, đồ nội thất,…
2.1.4 Các yếu tố nguồn lực
Bảng 2.2 Danh mục thiết bị
STT TÊN THIẾT BỊ SỐ LƯỢNG
Số lượng nhân viên của công ty tính đến cuối năm 2020 là 65 người Tình hình nhân sự được thể hiện qua số liệu thống kê trong bảng sau:
Bảng 2.3 Tình hình nhân sự của công ty TNHH MTV TMDV Huỳnh Phúc Toàn
STT BỘ PHẬN GIỚI TÍNH ĐỘ TUỔI SỐ LƯỢNG
(Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự) Độ tuổi người lao động:
- Từ 20 tuổi đến 35 tuổi chiếm 44%
- Từ 35 tuổi đến 45 tuổi chiếm 56%
Với ngành nghề mang đặc thù riêng đòi hỏi các nhân viên phải có kinh nghiệm, sức khỏe và độ bền bỉ của các nhân viên để phù hợp với ngành nghề kinh doanh
Trình độ người lao động: Đối với tài xế thì phải có bằng B2 và ít nhất 3 năm kinh nghiệm Đối nhân viên văn phòng thì cần có trình độ đại hoặc cao đẳng phù hợp với chức vụ Các trưởng phòng và nhân viên phòng quản lý phải là người có nhiều năm kinh nghiệm và có chuyên môn cao về linh vực và có thành tích thi đua tốt tại công ty.
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây Bảng 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV TMDV Huỳnh Phúc Toàn năm 2018-2019 và năm 2020
Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm
Nhận xét tình hình hoạt động của công ty qua 3 năm:
Qua bảng tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty qua các năm ta có thể thấy hoạt động kinh doanh có sự biến động Cụ thể doanh thu năm 2019 tăng 523.496.000 VND với mức tăng 13,59% so với năm 2018, qua đó kéo theo lợi nhuận của công ty cũng tăng 770.019.000 VND tương ứng 30,43% qua đó cho thấy tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn này phát triển theo hướng khả quan.
Tuy nhiên, đến năm 2020 do ảnh hưởng của dịch Covid tình hình kinh doanh có xu hướng thay đổi theo chiều hướng chậm lại, cụ thể là giảm 686.745.000 VND ứng với mức giảm 17,83% so với năm 2018, lợi nhuận cũng giảm 620.124.000 VND
Doanh thu Chi Phí L i nhu n ợ ậ
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 tương ứng 24,5% Việc chỉ số lợi nhuận của công ty thấp trong giai đoạn này cũng dễ hiểu, khi tình hình dịch Covid vẫn tiếp tục vẫn đang diễn ra và diễn biến phức tạp
Do tình hình kinh tế đang khá là khó khăn nên công ty hoạt động có phần trì trệ Vì vậy để cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh, cần có những chính sách hợp lý trong việc quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng kho bãi Bộ máy hoạt động cũng góp phần quan trọng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy nó cần được chú trọng và xây dựng bộ máy hợp lý để công ty tiếp tục hoạt động và phát triển
2.2 THỰC TRẠNG TIẾN TRÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV HUỲNH PHÚC TOÀN
2.2.1 Mục tiêu của công ty
Mục tiêu chung hiện tại của công ty là nâng cao doanh thu để cạnh tranh thị trường, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghệp, mang lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty
Mục tiêu lâu dài: Mở rộng ngành nghề kinh doanh, giành được phân khúc khách hàng, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh
Mục tiêu nhân sự: nâng cao số lượng nhân viên, mở thêm nhiều chi nhánh trên khắp cả nước
2.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy Để thực hiện tốt chức năng quản lý thì mỗi công ty cần có một bộ máy tổ chức phù hợp Đối với công ty TNHH MTV TMDV Huỳnh Phúc Toàn cũng vậy, để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, quy mô tổ chức phải phù hợp với tính chất kinh doanh của công ty Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:
Hình 2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty
Bộ máy tổ chức của công ty hết sức đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, giám đốc quản lí giám sát mọi hoạt động và có quyết định cao nhất ban hành mọi chỉ thị trực tiếp xuống các bộ phận và phòng ban Trong từng phòng lại có các ban nhỏ chuyên trách về từng mảng hoạt động.
Theo sơ đồ mọi công việc đều được thực hiện theo tuyến và được giám sát chặt chẽ, các quyết định chỉ đạo sẽ nhanh chóng truyền đến đối tượng thực hiện Ngược lại, các thông tin báo cáo cũng được phản hồi nhanh chóng đến ban lanh đạo, để kịp thời kiểm tra, điều chỉnh giúp cho kế hoạch của công ty được triển khai tốt Với mô hình này thì nhân viên nhận chỉ thị trực tiếp để thi hành, giúp cho trách nhiệm cũng như công việc được phân công rõ ràng.
2.2.3 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: Đề ra phương hướng, mục tiêu chất lượng, mục tiêu san xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty Cổ phần Việt Nam - Mộc Bài
Phòng hốỗ tr kỹỗ thu t ợ ậ
Bãi xe sốố 1 Bãi xe sốố 2 trong việc điều hành hoạt động của công ty Giám đốc là người có quyền cao nhất trong công ty.
Phòng kế toán: Tham mưu cho giám đốc về tổ chức công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, lưu giữ và bảo quản tất cả các chứng từ sổ sách, tránh tình trạng thất lạc chứng từ gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu sau này Ghi chép tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào các sổ sách theo đúng quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán
NHẬN XÉT CHUNG
Bộ máy của công ty có ưu điểm là ít tầng cấp, gọn nhẹ, được chia thành các bộ phận, phòng ban đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ khác nhau giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành một cách hiệu quả.
Hoạt động quản lý trong công ty thống nhất từ trên xuống dưới: Giám đốc công ty điều hành quá trình kinh doanh thông qua các văn bản, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thực hiện những văn bản đó
Mỗi bộ phận phòng ban đảm nhận một phần công việc nhất định, vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ, giảm được gánh nặng cho giám đốc
Việc phân chia công việc như trên giúp tiết kiệm nhân lực, nâng cao hiệu quả sử dụng nhân sự Bên cạnh đó, nhân viên làm việc cũng dễ dàng nhận được sự trợ giúp trực tiếp từ cấp quản lý của mình.
Việc bố trí và sử dụng lao động trong các phòng ban còn nhiều bất cập như việc bố trí nhân viên không phù hợp với năng lực và sở trường của họ dẫn đến việc thực hiện công việc khó khăn, kết quả đạt được không như mong muốn hoặc phải tốn một khoảng kinh phí để đào tạo lại hoặc làm công tác hướng nghiệp
Cấp quản lý cần có nhiều kinh nghiệm và kiến thức để có thể hướng dẫn nhân viên của mình qua các dự án và đưa ra những quyết định nhanh chóng và hợp lý
Công tác cập nhật thống kê báo cáo các số liệu chứng từ của các phòng ban chưa được thường xuyên, có khi thiếu chính xác Vì vậy việc giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình để chỉ đạo kịp thời trong quản lý cũng như các mặt hoạt động khác chưa cao
3.1.3 Nguyên nhân tồn tại hạn chế
Nhận thức và ý thức trách nhiệm của một số cán bộ quản lý chưa thật sự sâu sắc và toàn diện
Công tác tổ chức còn thiếu quyết liệt, chưa thường xuyên, nghiêm túc.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Hiện thấy, công ty nên quy định rõ ràng hơn về nhiệm vụ đối các nhân viên, để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, tao sự mình bạch và thoải mái hơn trong công việc
Công việc của mỗi nhân viên tại công ty khá nhiều và trách nhiệm lớn đối với hiệu quả công việc nên dễ gây căng thẳng cho nhân viên khi làm việc Công ty nên duy trì vào tạo thêm các không gian mở, tạo sự thoải mái khi làm việc
Bổ sung thêm bộ phân chăm sóc khách hàng
Việc thành lập phòng ban chăm sóc khách hàng riêng biệt có ưu điểm làm cho bộ máy tổ chức chuyên môn hóa sâu hơn Phòng chăm sóc khách hàng sẽ chuyên tâm thực hiện nhiệm vụ và chức năng của mình, cụ thể là:
Tiếp nhận thông tin phản ánh của khách hàng về các vấn đề liên quan đến trước và sau khi sử dụng dịch vụ của công ty
Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý và giải quyết các vấn đề được phản ảnh trong thời gian ngắn nhất
Xây dựng chiến lược “chăm sóc khách hàng cũ” nhằm giữ chân cũng như thu hút khách hàng Đào tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên
Một số nhân viên kinh doanh vẫn chưa có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng Vì vậy, công ty cần đào tạo chuyên môn cho các nhân viên mới và bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên cũ Cụ thể, đối với nhân viên mới, thì các nhân viên cũ sẽ hướng dẫ những kinh nghiệm và cách bán hàng khi mới vào làm tại công ty Đối với nhân cũ, cần có những khóa đào tạo ngắn hạn, nhằm đào tạo cho nhân viên những kỹ năng mới, khắc phục những yếu kém trong công việc
Tóm tắt chương 3 Đánh giá công tác tổ chức hoạt động tại công ty Cổ phần Việt Nam – Mộc Bài Đánh giá quá trình thiết lập bộ máy tổ chức tại công ty được dựa trên mục tiêu hoạt động của công ty cũng như các căn cứ khoa học và thực tại tình hình công ty Công ty cũng đã thiết lập các phòng ban, quy chế làm việc trong công ty như thế nào và chính sách sử dụng nhân viên ra sao Nhân xét giữ lý thuyết quản trị và thực tế thì khác nhau như thế nào và việc các doanh nghiệp áp dụng các tiêu chí nào để định hướng tổ chức.
Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV TMDV Huỳnh Phúc Toàn, em đã có cơ hội tìm hiểu về công ty và công tác quản trị, đặc biệt là công tác tổ chức.
Qua đó tôi đã nắm bắt được những thông tin cơ bản về những vấn đề xoay quanh công tác tổ chức Để thực hiện được những mục tiêu cũng như các dự án kinh doanh nhất thiết phải có một cơ cấu tổ chức được thiết kế hiệu quả và phù hợp Một hệ thống nhân sự có khả năng đáp ứng được những yêu cầu của công việc là điều không thể thiếu Công tác quản lý là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển của hệ thống Và để thực hiện tốt công tác quản lý thì phải xuất phát từ một bộ máy tổ chức quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là yếu tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả hoạt động kinh doanh Đề tài này đươc thực hiện với mục đích khảo sát công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH MTV TMDV Huỳnh Phúc Toàn Qua việc khảo sát và phân tích quá trình thực hiện công tác tổ chức, đề tài cũng chỉ ra một số ưu và khuyết điểm của công tác tổ chức Từ những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó, bài báo cáo đưa ra một số đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức tại công ty.
Em hy vọng những đề xuất trong đề tài này sẽ được xem xét và vận dụng một phần nào đó vào thực tiễn công tác tổ chức bộ máy của công ty, từ đó góp phần làm bộ máy hoàn thiện, phát triển hơn nữa.
