Tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Một thành viên Thương mại dịch vụ Huỳnh Phúc Toàn

Ý nghĩa công tác tổ chức bộ máy

Ngược lại, khi bộ máy tổ chức không khoa học, có thể dẫn đến làm việc kém hiệu quả, đùn đẩy trách nhiệm, khó nắm bắt và tận dụng thời cơ, bị động trước những khó khăn. Thậm chí có thể làm hỏng việc, bỏ lỡ cơ hội, không phát triển được tổ chức,… Ngoài ra, bộ máy tổ chức còn xác định các quy chế thu thập, xử lí thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức.

Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy

Một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn thiện sẽ giúp cho mọi người thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.

Các nguyên tắc công tác tổ chức bộ máy .1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Nguyờn tắc này yờu cầu cụng tỏc tổ chức bộ mỏy phải xỏc định rừ và cụ thể các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức, như mục tiêu hoạt động của tổ chức cần thực hiện , tính chất ngành nghề kinh doanh, chức năng hoạt động của tổ chức, công nghệ, năng lực và trình độ nhân sự, các nguồn lực khác,…. Sử dụng cách quan sát, các dấu hiệu biểu hiện mang tính vật chất và bất thường của các yếu tố nhằm thu thập dữ liệu và phân tích chúng để giải thích cách thức hoạt động tồn tại của sự vật hiện tượng liên quan làm cơ sở cho công tác tổ chức đạt được sự phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức.

Phương pháp xây dựng bộ máy tổ chức

Nó phản ánh quá trình tập trung trong thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt và chia chi tiết nhiệm vụ thành những công việc độc lập, cụ thể. Phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự để phân công chuyên biệt hóa từng loại nhiệm vụ cho từng nhóm hoặc cá nhân. Đảm bảo sự phù hợp với khả năng thực hiện để nâng cao năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêu của tổ chức.

Để phục vụ tốt hơn khách hàng trong từng phân khúc sẽ hình thành cấu trúc tổ chức theo sản phẩm, khách hàng. Có thể lúc đầu tổ chức chỉ hoạt động trong thị trường nội địa sau đó mở rộng thị trường nước ngoài; cũng có thể lúc đầu chỉ có thị trường ở các tỉnh Miền Nam sau mở rộng sang các tỉnh miền khác. Cạnh tranh toàn cầu đòi hỏi các nhà quản trị phải tổ chức theo vị trí địa lý, cấu trúc này giúp tổ chức phục vụ thị trường địa phương tốt hơn.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY .1 Mục tiêu, nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức

Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì cơ cấu bộ máy phải tinh tế, gọn nhẹ, dễ thay đổi phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Năng lực và trình độ của con người trong doanh nghiệp là nhân tố có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức bộ máy. Khi doanh nghiệp trang bị những cơ sở vật chất, cơ sở kĩ thuật hiện đại, thì đòi hỏi trình độ, kiến thức và kỹ năng đối với nhân viên cao hơn để có thể tận dụng tối đa nguồn lực, đảm nhận nhiều công việc.

Một doanh nghiệp được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết sẽ giảm đi rất lớn thời gian thực hiện nhiệm vụ quản trị cụ thể và tăng sức sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều, và do đó cơ cấu bộ máy quản trị sẽ đơn giản hơn. - Nhõn sự: Cụng tỏc tổ chức bộ mỏy phải xỏc định rừ nhu cầu nhõn sự làm cơ sở phân công và nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu công việc. Các nhà quản trị phải chú ý đến khía cạnh về tiền lương, hình thức khen thưởng các cá nhân thực hiện tốt đồng thời khiển trách kỷ luật những cá nhân vi phạm tạo nên một kỷ luật công bằng nghiêm túc.

TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY

Phân định nhiệm vụ theo từng đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng; Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận; Chỉ rừ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ: thể hiện đường truyền chỉ đạo cụng việc: xây dựng cơ cấu quản trị; Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy tổ chức;. Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động; Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ; Qui định các chế độ đãi ngộ, thưởng phạt. Sử dụng bản mô tả nhiệm vụ; Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận; Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ; Đánh giá khả năng nhân sự; Xác định tầm hạn quản trị: xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận.

Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá; Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn; Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức; Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ; Xác định nguyên nhân; Áp dụng biện pháp điều chỉnh bộ máy tổ chức. Qua đây, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu được tiến trình để xây dựng một bộ máy tổ chức cần những bước nào, thực hiện ra sao và một số mô hình cơ bản cũng như cách phân chia tổ chức bộ máy. Nó được coi là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới người lao động và từ đó tác động đến năng suất lao động của doanh nghiệp.

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUỲNH PHÚC TOÀN

Với ngành nghề mang đặc thù riêng đòi hỏi các nhân viên phải có kinh nghiệm, sức khỏe và độ bền bỉ của các nhân viên để phù hợp với ngành nghề kinh doanh. Các trưởng phòng và nhân viên phòng quản lý phải là người có nhiều năm kinh nghiệm và có chuyên môn cao về linh vực và có thành tích thi đua tốt tại công ty. Qua bảng tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty qua các năm ta có thể thấy hoạt động kinh doanh có sự biến động.

Việc chỉ số lợi nhuận của công ty thấp trong giai đoạn này cũng dễ hiểu, khi tình hình dịch Covid vẫn tiếp tục vẫn đang diễn ra và diễn biến phức tạp. Vì vậy để cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh, cần có những chính sách hợp lý trong việc quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng kho bãi. Bộ máy hoạt động cũng góp phần quan trọng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy nó cần được chú trọng và xây dựng bộ máy hợp lý để công ty tiếp tục hoạt động và phát triển.

THỰC TRẠNG TIẾN TRÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV HUỲNH PHÚC TOÀN

Phòng kế toán: Tham mưu cho giám đốc về tổ chức công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, lưu giữ và bảo quản tất cả các chứng từ sổ sách, tránh tình trạng thất lạc chứng từ gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu sau này. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tiếp thu ý kiến của khách hàng đã sử dụng dịch vụ vận tải của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở để xác định các nhu cầu của khách hàng, khắc phục những kiến nghị của khách hàng nhằm đưa ra dịch vụ tốt nhất để phục vụ khách hàng. Dựa vào nội dung của bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, công ty tổ chức tuyển dụng những nhân viên đạt yêu cầu công việc đề ra, nhà tuyển dụng đánh giá khả năng của từng nhân viên mà bố trí vị trí công tác.

Dựa vào những kết quả trên, ban giám đốc thảo luận để nhận ra các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch, đề ra các biên pháp điều chỉnh, tổ chức lại cơ cấu bộ máy theo hướng hoàn thiện hơn trên cơ sở giữ nguyên những điểm thuận lợi, khắc phục những mặt hạn chế. Bộ máy của công ty có ưu điểm là ít tầng cấp, gọn nhẹ, được chia thành các bộ phận, phòng ban đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ khác nhau giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành một cách hiệu quả. Hoạt động quản lý trong công ty thống nhất từ trên xuống dưới: Giám đốc công ty điều hành quá trình kinh doanh thông qua các văn bản, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thực hiện những văn bản đó.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

Nhận thức và ý thức trách nhiệm của một số cán bộ quản lý chưa thật sự sâu sắc và toàn diện. Đánh giá công tác tổ chức hoạt động tại công ty Cổ phần Việt Nam – Mộc Bài. Đánh giá quá trình thiết lập bộ máy tổ chức tại công ty được dựa trên mục tiêu hoạt động của công ty cũng như các căn cứ khoa học và thực tại tình hình công ty.

Công ty cũng đã thiết lập các phòng ban, quy chế làm việc trong công ty như thế nào và chính sách sử dụng nhân viên ra sao. Nhân xét giữ lý thuyết quản trị và thực tế thì khác nhau như thế nào và việc các doanh nghiệp áp dụng các tiêu chí nào để định hướng tổ chức.