bài tiểu luận môn học hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong tổ chức là hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý, phân phối thông tin và dữ liệu hoạt động và tạo ra thông

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN



Đề tài:

Giảng viên hướng dẫn : Lâm Hoàng Trúc Mai

Sinh viên thực hiện : Trịnh Thúy Nga – 2121001087

Nguyễn Huỳnh Đăng Khánh – 2121001031

Mã lớp học phần : 2231112002201

TPHCM, ngày 9 tháng 12 năm 2022

định nguồn lực doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN



Đề tài:

Giảng viên hướng dẫn : Lâm Hoàng Trúc Mai

Sinh viên thực hiện : Trịnh Thúy Nga – 2121001087

Nguyễn Huỳnh Đăng Khánh – 2121001031

Mã lớp học phần : 2231112002201

TPHCM, ngày 9 tháng 12 năm 2022

định nguồn lực doanh nghiệp

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Tài chính –

Marketing đã đưa môn học Hệ thống thông tin quản lý vào chương trình giảng dạy

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – Cô Lâm Hoàng Trúc Mai đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Hệ thống thông tin quản lý của cô, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này

Em xin trân trọng cảm ơn!

Sinh Viên

Trịnh Thúy Nga Nguyễn Huỳnh Đăng Khánh

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN

Giảng viên

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Các thành phần của hệ thống thông tin trên máy tính 5

Hình 2.2: Kiến trúc mạng Internet 9

Hình 2.3: Ví dụ một mạng truyền thông 13

Hình 3.1: Sơ đồ hoạt động điển hình của doanh nghiệp 30

Hình 3.2: Mô hình tác nghiệp trong doanh nghiệp 30

Hình 3.3: Mô hình client/server 3 tầng 32

Hình 3.4: Sơ đồ thành phần của hệ thống 35

Hình 3.5: Mô hình cài đặt hệ thống 35

Hình 3.6: Đặc tả quy trình quản lý thu tiền mặt 38

Hình 3.7: Đặc tả quy trình sản xuất dạng sơ đồ 39

Hình 3.8: Đặc tả quy trình sản xuất dạng bảng 40

Hình 3.9: Sơ đồ phân cấp chức năng giai cấp 40

Hình 3.10: Mô hình trao đổi thông itn dịch vụ bảo hành 41

Hình 3.11: Đặc tả quy trình luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu cho sản xuất 42

Hình 3.12: Sơ đồ tổ chức CSDL 42

Hình 3.13: Sơ đồ tích hợp các phân hệ trong hệ thống 43

Hình 4.1: Quy trình luân chuyển chứng từ Kế toán tài sản cố định 52

Hình 4.2: Quy trình quản lý dự án 59

Hình 4.3: Mô hình trao đổi thông tin quản lý dự án 60

Hình 4.4: Mô hình trao đổi thông tin dịch vụ bảo hành 62

Hình 4.5: Quy trình luân chuyển chứng từ - quy trình quản lý dịch vụ bảo hành 63

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin: 3

2.1.1 Hệ thống thông tin: 3

2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin: 5

2.2 Tổng quan về các loại hệ thống thông tin: 21

2.2.1 Dưới góc độ quản lý: 21

2.2.2 Theo chức năng: 21

2.2.3 Các hệ thống tích hợp trong doanh nghiệp: 22

2.3 Các loại quyết định và các cấp quản lý: 22

2.3.1 Các loại quyết định: 22

2.3.2 Các quyết định theo cấp quản lý: 23

2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin: 23

2.5 Trình bày tổng quan lý thuyết liên quan đến nội dung chính của báo cáo: 27

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 28

3.1 Khái niệm ERP và tầm quan trọng của ERP trong quản lý doanh nghiệp: 28

3.2 Mô hình hệ thống thông tin của doanh nghiệp và cấu trúc của một ERP: 29

3.2.1 Mô hình hệ thống thông tin của doanh nghiệp: 29

3.2.2 Kiến trúc của một ERP: 31

3.3 Quy trình chung phát triển ERP và các nguyên tắc thiết kế: 36

3.3.1 Quy trình chung phát triển: 36

3.3.2 Các nguyên tắc thiết kế: 44

CHƯƠNG 4: CÁC PHÂN HỆ TRONG ERP 46

4.1 Phân hệ quản lý Tài chính – Kế toán: 46

4.1.1 Mục tiêu: 46

4.1.2 Các quy trình nghiệp vụ: 46

4.1.3 Các chức năng: 46

4.1.4 Mô hình trao đổi thông tin: 48

4.1.5 Mô hình quan hệ giữa các thực thể: 50

4.2 Phân hệ quản lý Tài sản cố định: 50

4.2.6 Mô hình quan hệ giữa các thực thể: 52

4.3 Phân hệ quản lý Hậu cần: 53

4.3.6 Mô hình quan hệ giữa các thực thể: 54

4.4 Phân hệ quản lý Sản xuất: 55

4.5.3 Các chức năng: 59

4.5.4 Mô hình trao đổi thông tin: 60

4.5.5 Mô hình quan hệ giữa các thực thể: 61

4.6.6 Mô hình quan hệ giữa các thực thể: 64

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 65

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT 1.1 Tổng quan về đề tài:

Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay Theo công bố vào tháng 6/2008 của Bộ Thông tin và truyền thông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng dụng ở các mức độ khác nhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) chỉ đạt 7% ERP là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả.Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưa được ứng dụng phổ biến tại Việt Nam Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán, chúng em đã chọn tên đề tài là: “Hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ERP dưới góc độ tiếp cận là hệ thống thông tin kế toán

1.2 Phạm vi đề tài:

Tìm hiểu khái quát về mô hình hệ thống thông tin của doanh nghiệp và cấu trúc của một ERP Quy trình chung phát triển ERP, các nguyên tắc thiết kế, các phân hệ trong ERP

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin (Information System) là tập hợp các thành phần có liên quan với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng một mục tiêu

Ví dụ: Qua nền tảng Tiktok người xem muốn xem các video nhảy nhiều hơn thì trong ứng dụng Tiktok có một thuật toán phân tích dữ liệu người dùng sẽ xu hướng xem cái gì để cung cấp cho bạn phù hợp

Hệ thống thông tin trong tổ chức là hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý, phân phối thông tin và dữ liệu hoạt động và tạo ra thông tin về tất cả các khía cạnh hoạt động của công ty để đạt được mục đích định trước

Ví dụ: Hệ thống trong doanh nghiệp: Một hệ thống kế toán bao gồm một số hệ thống con: các khoản phải trả, ghi lại thông tin về tiền mà tổ chức nợ nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ; các khoản phải thu, hồ sơ các khoản nợ cho tổ chức và cho ai,…; một sổ cái tổng hợp, ghi lại các giao dịch hiện tại; và một cơ chế báo cáo, tạo ra để phản ánh tình trạng tài chính của công ty Mỗi hệ thống con có một mục tiêu được xác định rõ ràng, tạo nên hệ thống kế toán của tổ chức

Các nhà quản lý trong doanh nghiệp trong việc làm với IS sẽ hữu ích khi hệ thống được chia làm 3 loại:

- Personal IS: bao gồm các hệ thống thông tin giúp cải thiện năng suất của từng người dùng trong việc thực hiện các tác vụ độc lập

Ví dụ: Phần mềm năng suất cho mỗi cá nhân chẳng hạn như phần mềm xử lý văn bản, bản trình bày và bảng tính

- Group IS: bao gồm các hệ thống thông tin cải thiện thông tin liên lạc và hỗ trợ sự hợp tác giữa các thành viên của một nhóm làm việc

Ví dụ: Phần mềm quản lý dự án, email, tin nhắn tức thời

- Enterprise IS: bao gồm các hệ thống thông tin mà các tổ chức sử dụng để xác định các tương tác có cấu trúc giữa các nhân viên với khách hàng bên ngoài, nhà cung cấp, cơ quan chính phủ và các bộ phận kinh doanh khác, tăng khả năng tiêu chuẩn hóa và giám sát công việc

Ví dụ: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống doanh nghiệp, hệ thống liên tổ chức Đối với mỗi loại IS cần phải có những bổ sung tổ chức quan trọng nhất định để đảm bảo việc triển khai và sử dụng hệ thống thành công, bao gồm như:

- Công nhân được đào tạo bài bản - Hỗ trợ hệ thống

2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin:

+ Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: ➢ Hệ thống phần cứng:

Phần cứng bao gồm bất kỳ các thiết bị, máy móc hỗ trợ các hoạt động nhập, xử lý, gia công, lưu trữ và xuất như điện thoại thông minh, máy tính xách tay và máy tính bảng,…

Các thành phần phần cứng của hệ thống máy tính bao gồm các thiết bị nhập, thiết bị xuất, thiết bị lưu trữ chính (primary storage hoặc memory) và phụ

(secondarystorage), thiết bị xử lý (bộ xử lý trung tâm) • Thiết bị xử lý và lưu trữ:

Bộ xử lý trung tâm (Central Processing Unit - CPU) là thành phần quan trọng nhất của máy tính, bao gồm ba thành phần cơ bản liên kết với nhau: bộ tính toán số học và luận lý, bộ điều khiển và thanh ghi

Thiết bị lưu trữ bao gồm 2 loại: thiết bị lưu trữ chính (bộ nhớ chính) và thiết bị lưu trữ phụ hay thứ cấp (bộ nhớ phụ)

Hình 2.1: Các thành phần của hệ thống thông tin trên máy tính

- Bộ nhớ chính (Primary storage): nơi chứa chương trình hay dữ liệu cần thiết cho công việc đang thi hành trên máy Bộ nhớ chính trong máy tính gồm hai phần: ROM và RAM

- Bộ nhớ phụ (Secondary storage): bộ nhớ dùng để lưu trữ số lượng lớn dữ liệu, thông tin, chỉ thị lâu dài Khi cần dùng đến sẽ được nạp vàp bộ nhớ chính (RAM) và sau khi hoàn tất, kết quả sẽ được nạp trở lại bộ nhớ phụ - Ngoài ra còn có một số phần mềm bên trong như là bo mạch chủ

(mainboard), card màn hình, card âm thanh, băng từ, đĩa từ (đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa quang, CD-ROM, flash drive,…)

• Thiết bị nhập:

Thiết bị nhập dùng để nhập dữ liệu vào máy tính Thiết bị nhập chuẩn là bàn phím (keyboard) và con chuột (mouse) Ngoài ra còn một số thiết bị nhập như là: máy ảnh, máy đọc mã vạch, máy ảnh, micro, cần điều khiển (gamebad),…

• Thiết bị xuất:

Thiết bị xuất dùng để xuất thông tin từ máy vi tính ra bên ngoài Thiết bị xuất chuẩn là màn hình (monitor) Ngoài ra còn có các thiết bị xuất khác như: loa, tai nghe (headphone), máy in (Printer), máy Scanner,…

➢ Hệ thống phần mềm:

• Phần mềm hệ thống (System Software):

Là những chương trình giúp cho hệ điều hành điều khiển hoạt động của các thiết bị phần cứng của máy vi tính Nó cũng được dùng làm môi trường để viết và phát triển các chương trình ứng dụng và kiểm soát việc thi hành của các chương trình này trên máy Phần mềm hệ thống gồm có:

- Hệ điều hành (Operating System): hệ điều hành Microsoft Windows, hệ điều hành Android, hệ điều hành IOS,…

- Các chương trình kiểm tra tình trạng hoạt động của máy (Test program hay Diagnostic program): PC wizard, Super Pi, Hiren Boot,

• Phần mềm ứng dụng (Application Software):

Là những chương trình được viết để thực hiện một ứng dụng hay giải quyết một vấn đề nào đó được nhiều người quan tâm

Hiện nay, một số lĩnh vực phát triển mạnh của phần mềm ứng dụng là:

- Phần mềm xử lý văn bản (Word Processing): Microsoft Office, WPS Office, Open Office,…

- Phần mềm xử lý bảng tính (Wordsheet Processing): Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Sheets,…

- Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu DBMS: SQL sever, Access, Oracle,… - Phần mềm tiện ích (Utility): phần mềm diệt virut, phần mềm dọn rác,… - Phần mềm xử lý hình ảnh: Corel PaintShop Pro, GIMP, Paint.NET,… - Phần mềm đa phương tiện (Multimedia): KM Player, VCL Media Player,

- Mô hình dữ liệu phân cấp (Hierachical model)

- Mô hình dữ liệu mạng (Network model) - Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational model)

- Mô hình dữ liệu hướng đối tượng (Object Oriented model)

Hệ quản trị CSDL (Database Management System - DBMS) là một phần mềm máy tính, cho phép tạo mới và quản trị các CSDL theo một mô hình đã được lựa chọn Các quan hệ quản trị CSDL thường được sử dụng là Access, SQL Server và Oracle

• Một số kỹ thuật khác trong quản trị cơ sở dữ liệu:

Nhà kho dữ liệu (Data warehouse) được định nghĩa như một “tập hợp dữ liệu hướng đối tượng, tích hợp, có tính ổn định, thay đổi theo thời gian hỗ trợ cho xử lý thực hiện quyết định quản trị”

Ví dụ: Hãng hàng không sử dụng kho dữ liệu để giúp hãng xác định ai là khách hàng có giá trị nhất và tìm cách khiến họ hài lòng, chẳng hạn như bằng cách chủ động sắp xếp việc đi lại thay thế cho họ nếu chuyến bay của họ bị hoãn

Dữ liệu lớn (big data) là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả các bộ sưu tập dữ liệu quá lớn và phức tạp (từ dữ liệu cảm biến đến dữ liệu truyền thông xã hội) mà phần mềm quản lý dữ liệu truyền thống, phần cứng và các quy trình phân tích không thể xử lý chúng

➢ Viễn thông và mạng:

• Network and Cloud Computing:

Network là một mạng máy tính tập hợp các thiết bị điện tử (computer, router, dây cáp, ) trong một căn phòng, tòa nhà, khuôn viên trường, thành phố, trên toàn quốc hoặc toàn thế giới để cho phép truyền thông điện tử Mạng truyền dẫn không dây cho phép sử dụng các thiết bị di động, chẳng hạn như điện thoại thông minh và máy tính bảng

Mục tiêu network:

- Cùng chia sẻ các tài nguyên chung, bất kỳ người sử dụng nào cũng có quyền khai thác, sử dụng tài nguyên của mạng mà không phụ thuộc vào vị trí điạ lý của nó

- Nâng cao độ tin cậy của hệ thống nhờ khả năng thay thế khi một số thành phần của mạng xảy ra sự cốc kỹ thuật thì vẫn duy trì hoạt động bình thường của hệ thống

- Tạo môi trường giao tiếp gữa người với người Chinh phục được khoảng cách, con người có thể trao đổi, thảo luận với nhau cách xa hàng nghìn km

Mạng Internet là hệ thống thông tin toàn cầu gồm nhiều mạng máy tính lên kết với

nhau, truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet swiching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuẩn hóa (giao thức IP), tất cả đều tự do trao đổi thông tin

Hình 2.2: Kiến trúc mạng Internet

Ví dụ: mọi người sử dụng Internet để nghiên cứu thông tin, mua và bán các sản phẩm và dịch vụ, gửi email và nhắn tin tức thì cho nhau, tham gia vào các mạng xã hội (Facebook, Tiktok, YouTube),…

Với Public cloud computing (điện toán đám mây công cộng), một tổ chức cung cấp

dịch vụ sở hữu và quản lý phần cứng, phần mềm, mạng và thiết bị lưu trữ, với các tổ chức người dùng đám mây (được gọi là người thuê) truy cập các phần tài nguyên được chia sẻ qua Internet

World Wide Web (WWW), hay còn được gọi đơn giản là “Web”, là một mạng lưới các liên kết trên Internet tới các tệp chứa văn bản, đồ họa, video và âm thanh, Web là một trong nhiều dịch vụ có sẵn trên Internet, và nó cung cấp quyền truy cập vào hàng triệu tệp

Intranet (Mạng nội bộ): Một mạng cho phép giao tiếp, cộng tác, tìm kiếm chức năng và chia sẻ thông tin giữa các thành viên của một tổ chức bằng cách sử dụng trình duyệt Web Ví dụ: một phòng học máy tính gồm nhiều máy tính con sẽ kết nối với máy chủ, các máy tính có thể trao đổi thông tin với nhau Mạng nội bộ từ các máy tính khác phòng sẽ không kết nối với nhau và họ không chia sẻ thông tin với nhau

Extranet (Mạng nội bộ mở rộng): Mạng dựa trên công nghệ Web cho phép những người bên ngoài được chọn, chẳng hạn như các đối tác kinh doanh và khách hàng, truy cập vào các tài nguyên được ủy quyền của mạng nội bộ của công ty

IoT(Internet of Things) nghĩa là Internet vạn vật Một hệ thống các thiết bị tính toán, máy móc cơ khí và kỹ thuật số hoặc con người có liên quan với nhau và khả năng truyền dữ liệu qua mạng có khả năng kết nối mạng để cho phép chúng trao đổi dữ liệu với nhà sản xuất thiết bị, nhà khai thác thiết bị và những người được kết nối khác các thiết bị

Ví dụ, trong hoạt động khoan dầu khí, cảm biến từ xa có thể đo các thông số quan trọng như áp suất, tốc độ dòng chảy, nhiệt độ và mức nhiên liệu trong thiết bị tại chỗ Các biến này được truyền đến máy tính để tự động điều chỉnh hoạt động của

thiết bị nhằm tối ưu hóa sản xuất hydrocacbon, nâng cao an toàn vận hành và bảo vệ môi trường

IoE (Internet of Everything): Một mạng lưới không chỉ bao gồm máy móc - với máy mà còn giữa người với người và kết nối giữa người với máy

• Công nghệ thông tin và Information Communication Technology (ICT): Khái niệm công nghệ thông tin:

Công nghệ thông tin là một ngành học được đào tạo để sử dụng máy tính và các phần mềm máy tính để phân phối và xử lý các dữ liệu thông tin, đồng thời dùng để trao đổi, lưu trữ và chuyển đổi các dữ liệu thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau

• Viễn thông (Telecommunication):

Viễn thông được hiểu là việc truyền thông tin bằng con đường điện tử, giữa những điểm cách xa nhau về mặt địa lý Sản phẩm và dịch vụ viễn thông thường rất đa dạng và phong phú: từ dịch vụ điện thoại vùng cho tới các dịch vụ điện thoại tầm xa, từ dịch vụ truyền thông không dây, truyền hình cáp tới truyền thông qua vệ tinh, các dịch vụ Internet Vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý là quyết định cách thức tích hợp các dịch vụ viễn thông này như thế nào vào các HTTT và các tiến trình nghiệp vụ của tổ chức sao cho các hệ thống đó có thể mang lại giá trị kinh doanh cao nhất Hệ thống viễn thông (Telecommunication System) là tập hợp các yếu tố phần cứng và phần mềm tương thích, phối hợp nhau để truyền thông tin từ điểm này đến điểm khác Các hệ thống viễn thông cho phép truyền văn bản, ảnh đồ họa, âm thanh và video Các yếu tố cấu thành hệ thống viễn thông bao gồm:

- Các máy tính để xử lý thông tin

- Các thiết bị đầu cuối hay các thiết bị vào/ra để gửi/nhận dữ liệu

- Các kênh truyền thông để truyền dữ liệu hoặc âm thanh giữa các thiết bị nhận/gửi trong một hệ thống mạng Các kênh truyền thông sử dụng nhiều phương tiện truyền

thông khác nhau: đường điện thoại, cáp quang, cáp xoắn và truyền thông không dây

- Các bộ xử lý truyền thông như Modem, bộ tập trung (Concentrator), bộ phận kênh (Multiplex), bộ kiểm soát truyền thông (Controller) và bộ tiền xử lý (Front – End Processor) với chức năng hỗ trợ truyền và nhận thông tin

- Phần mềm truyền thông (Telecommunication Software) có nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động vào/ra và quản lý các chức năng khác của mạng truyền thông Các chức năng cơ bản của hệ thống viễn thông: để có thể thực hiện truyền và nhận thông tin từ một điểm tới điểm khác, một hệ thống viễn thông phải thực hiện rất nhiều chức năng khác nhau:

- Truyền thông tin

- Thiết lập các giao diện giữa người nhận và người gửi - Chuyển các thông báo theo đường truyền hiệu quả nhất

- Thực hiện các thao tác xử lý thông tin cơ bản để đảm bảo rằng các thông báo đúng loại đến đúng người nhận

- Thực hiện các thao tác hiệu chỉnh dữ liệu, ví dụ kiểm tra những lỗi truyền thông và tái tạo lại khuôn dạng cho dữ liệu

- Chuyển đổi các thông báo từ một tốc độ (ví dụ tốc độ của máy tính) sang một tốc độ khác (ví dụ tốc độ của đường truyền) hay chuyển đổi dữ liệu từ khuôn dạng này sang khuôn dạng khác

• Mạng truyền thông (Communication Network):

Mạng truyền thông thường liên kết nhiều thành phần CNTT với nhau nhằm mục đích chia sẻ các nguồn lực phần mềm, thông tin, các thiết bị ngoại vi, năng lực xử lý và truyền thông Dạng chủ yếu của mạng truyền thông là mạng ngang hàng (Peer – to – Peer), một loại mạng chỉ cung cấp hai khả năng là chia sẻ thiết bị ngoại vi và truyền thông Mạng ngang hàng thường có quy mô nhỏ, thường không vượt quá 25 máy tính

Để tạo điều kiện cho các nhân viên trong tổ chức chia sẻ phần mềm, thông tin và năng lực xử lý, người ta thiết lập các mạng theo mô hình chủ/khách (client/server network) Đó là một loại mạng gồm một hay nhiều máy chủ có khả năng cung cấp một số loại dịch vụ nhất định cho các máy tính khác (gọi là máy khách) Những dịch vụ mà máy chủ có thể cung cấp là: (1) bảo trì các phần mềm và các thông tin mà các máy khác trong mạng có thể truy cập và sử dụng; (2) tham gia các hoạt động xử lý phối hợp với các máy trạm

Sau đây là một cách phân loại khác đối với mạng truyền thông:

- Mạng viễn thông (Computer Telecommunications Networks) - Mạng cục bộ (Local Area Networks)

- Mạng xương sống (Backbone Networks) - Mạng diện rộng (Wide Area Networks) - Mạng Internet

➢ Nhân sự:

Nguồn lực con người rất đa dạng và phong phú nó bao gồm: các chuyên gia về hệ thống thông tin như phân tích viên hệ thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy…; Người dùng cuối (tất cả những người sử dụng hệ thống thông tin, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, các nhân viên thừa hành và tác nghiệp)

Con người là thành phần quan trọng nhất của một hệ thống thông tin, bởi vì các kết quả xử lý, đầu ra của hệ thống là dữ liệu đã được biến đổi, sắp xếp lại, được xây dựng với các cấu trúc hợp lý nhằm làm rõ hơn về các đối tượng cần quan tâm Như vậy con người chuyển các dữ liệu thô thành các thông tin phục vụ cho mục đích của mình Các thông tin thu được được sử dụng như thế nào sẽ quyết định hiệu quả của toàn hệ thống Điều này không thuộc vào trách nhiệm của phần cứng, phần mềm và dữ liệu, mà là trách nhiệm của con người trong hệ thống Con người có vai trò quyết định không chỉ trong việc sử dụng các thông tin thu được, mà còn trong toàn bộ các khâu hình thành nên hệ thống và vận hành nó

Con người xây dựng nên hệ thống thông tin, đặc biệt là các phần mềm, dữ liệu và các quy trình Các quy trình do con người đặt ra, do đó nó có vai trò quyết định để triển khai thành công và khai thác một cách có hiệu quả hệ thống thông tin, và cũng có thể trở thành trở ngại đáng kể cho hệ thống, nhiều khi khá lớn và tốn kém

Tài nguyên nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTT Con người là chủ thể trực tiếp thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng HTTT

Khách hàng sử dụng hệ thống thông tin gồm các thành phần:

- Key users (người dùng chính): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách Cung cấp đầy đủ các thông tin về hiện trạng các quy trình, mẫu biểu đang sử dụng tại công ty Phối hợp với đối tác đưa ra các giải pháp thích hợp nhất cho phạm vi phân hệ mà mình quản lý

- Manager: Người chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến công nghệ trong một tổ chức, doanh nghiệp Tại vị trí nhà quản lý IT, họ là người quyết định cơ sở hạ tầng công nghệ, cơ sở dữ liệu, hệ thống phần mềm/phần cứng cho doanh nghiệp, theo dõi và quản lý toàn bộ hệ thống đó, đảm bảo các hoạt động công nghệ của doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ, trơn tru IT manager thường là người quản lý bộ phận (phòng ban) IT của tổ chức/công ty

- BOD: Giám đốc truyền thông - Bộ phận IT/IS

- Nhà cung cấp hệ thống, phần mềm - Doanh nghiệp xây dựng, phát triển - Các công ty kiểm soát, kiểm tra

- Kiểm toán về IT (Audit IT): Big 4 (PwC, E&Y, KPMG,Deloitte) - Go - live

➢ Quy trình nghiệp vụ:

Là các quy tắc để đạt được các hoạt động tối ưu và an toàn trong xử lý dữ liệu, các thủ tục bao gồm các ưu tiên trong việc phân phối các ứng dụng phần mềm và các biện pháp bảo mật

Bốn giai đoạn xử lý của quy trình: - Nhập dữ liệu vào IS (input)

- Thay đổi và thao tác dữ liệu trong IS (data processing) - Lấy thông tin ra khỏi IS (output)

- Lưu trữ dữ liệu và thông tin (storage) Quy trình nghiệp vụ trong kinh doanh:

Procurement process (buy):

Procurement hay còn gọi là thu mua là hoạt động tìm nguồn cung ứng hàng hóa, dịch vụ Có thể hiểu đơn giản đây là hoạt động thu thập; mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ nhằm mục đích phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp

Ví dụ: tìm kiếm nguồn hàng trước khi doanh nghiệp bắt đầu quảng bá sản phẩm

Production process (make):

Quản trị quá trình sản xuất trong tiếng Anh được gọi là Production process

management - PPM

Quản trị sản xuất là tổng hợp các hoạt động xây dựng hệ thống sản xuất và quản trị

quá trình sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo thành các sản phẩm, dịch vụ đầu ra theo yêu cầu của khách hàng nhằm thực hiện các mục tiêu phát triển doanh nghiệp đã xác định

Quản trị quá trình sản xuất là tổng thể các hoạt động quản trị nhằm xác định mục

tiêu sản xuất của doanh nghiệp trong từng thời kì cụ thể và điều khiển quá trình sản xuất của doanh nghiệp theo mục tiêu đã xác định nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp luôn thích ứng với sự biến động của môi trường với hiệu quả cao nhất

Nội dung quản trị quá trình sản xuất là một nội dung của quản trị quá trình, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển, bao gồm:

sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, sản xuất vào thời gian nào, tính năng công dụng của sản phẩm là gì

sẽ tiến hành công tác thiết kế sản phẩm, qui trình công nghệ nhằm đảm bảo đáp ứng được nhu cầu thị trường

- Quản trị c漃Ȁng suất c甃ऀa doanh nghiệp: Nhiệm vụ chính là xác định được qui mô,

công suất của dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp sao cho có hiệu quả nhất

- X愃Āc định vị tr椃Ā đặt doanh nghiệp

- Bố tr椃Ā sản xuất trong doanh nghiệp: Tiến hành các hoạt động phân chia, sắp xếp

khu vực sản xuất, vị trí máy móc, dây chuyền làm việc

Mục tiêu là tạo điều kiện thuận lợi nhất cho dòng di chuyển của vật liệu, lao động và sản phẩm trên cơ sở tiết kiệm diện tích, thời gian di chuyển của từng yếu tố

nhân công, trang thiết bị

chính là xây dựng lịch trình sản xuất và giao việc cho từng bộ phận, từng người

- Kiऀm so愃Āt hệ thống sản xuất: Kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm và quản trị

hàng dự trữ

Fulfillment process (sell):

Dịch vụ fulfillment là quá trình bắt đầu từ lúc hàng hóa được nhập vào kho đến lúc người mua hàng nhận được sản phẩm Bao gồm các hoạt động lấy hàng từ người bán hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, lấy hàng từ kho, đóng gói và vận chuyển đến đúng địa chỉ của khách hàng

Ví dụ như các dịch vụ giao hàng hiện hành như shopee, lazada, giao hàng nhanh, giao hàng tiết kiệm,

Lifecycle data management process (design):

PLM – Product Lifecycle Management được hiểu là quá trình quản lý vòng đời sản

phऀm PLM bao gồm việc quản lý dữ liệu và quy trình trong thiết kế, sản xuất, kỹ

thuật, bán hàng và dịch vụ của một sản phẩm Việc này được thực hiện liên tục trong toàn bộ vòng đời của sản phẩm đó trên chuỗi cung ứng

Ví dụ việc đưa một sản phẩm vào thị trường cần lặp ra một hoạch định rõ ràng từ khi bắt đầu lên ý tưởng cho đến việc đưa vào trong thị trường và dự kiến được sự phát triển của mặt hàng

Material planning process (plan):

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) là một hệ thống quản lí hàng tồn kho dựa trên máy tính được thiết kế để cải thiện năng suất cho doanh nghiệp Các công ty sử dụng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP để ước tính số lượng nguyên liệu thô và lên lịch giao hàng

Ví dụ khi một sản phẩm đã qua đợt quản bá thì những sản phẩm còn lại sẽ được hoạch định vào trong hàng tồn kho và sẽ tiếp tục lên kế hoạch cho những sản phẩm này

Inventory and warehouse management (WM) process (store):

lập chiến lược và kiểm soát lượng hàng lưu trữ

Asset management and customer service process (maintain & service): Quản lí tài sản có - danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Asset

Customer service (hay dịch vụ khách hàng) là những gì bạn cung cấp, hỗ trợ cho khách hàng cả trước và sau khi mua hàng để họ đặt được trải nghiệm tốt nhất Cung cấp customer service tuyệt vời là rất quan trọng nếu bạn muốn giữ chân khách hàng và phát triển doanh nghiệp của mình

Customer service ngày nay vượt xa rất nhiều so với việc chỉ sử dụng các tổng đài điện thoại như truyền thống Ngoài tổng đài điện thoại ra, bạn có thể tương tác với khách hàng bằng tin nhắn, email, mạng xã hội Đồng thời, nhiều doanh nghiệp ngày nay còn cài đặt hệ thống trả lời tự động, nhờ đó mà khách hàng có thể được hỗ trợ bất cứ lúc nào

Human capital management (HCM) processes (people):

HCM (Human capital management) hay còn gọi là quản trị nguồn nhân lực là một phương pháp tiếp cận trực tiếp với nhân viên, coi trọng nhân viên là nguồn vốn chính của doanh nghiệp, một trụ cột trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tổ chức Có thể nói rằng con người tạo ra sự khác biệt giữa các doanh nghiệp Một nguồn nhân lực chất lượng cao phản ánh sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường Sự khác biệt của HCM hiện đại còn là sự đo lường được giá trị mà mỗi nhân viên mang đến doanh nghiệp

Phương pháp này đem lại cho nhân viên cách nhìn nhận rõ ràng cũng như thấy được sự kỳ vọng của doanh nghiệp với chính mình Nhà quản lý chịu trách nhiệm đánh giá, khen thưởng, giữ chân nhân tài để đạt được những mục tiêu kinh doanh cụ thể, tạo sự đổi mới và liên tục cải tiến trong doanh nghiệp

Đối với khối nhân viên văn phòng, HCM là một phần chính trong Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Thông tin liên quan tới nhân viên sẽ được cập nhật vào phần mềm sẽ giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác dựa trên các dữ liệu tập trung và dự đoán phân tích

Project management processes (projects):

Project Management - Quản lý dự án, theo Viện Quản lý Dự án (PMI) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu chung của dự án Việc Quản lý dự án được thực hiện thông qua ứng dụng phù hợp, tích hợp các quy trình quản lý được xác định cho dự án một cách hiệu quả

Trong đó, dự án – Project là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ duy nhất Ví dụ về dự án được triển khai như:

• Phát triển một hợp chất mới cho thị trường

• Cải thiện quy trình kinh doanh trong một tổ chức (tạo ra một bộ quy trình mới)

• Sửa đổi một chương trình phần mềm máy tính được sử dụng trong một tổ chức

• Tiến hành nghiên cứu để phát triển một quy trình sản xuất mới

• Phát triển một ứng dụng phần mềm

• Thiết lập một quy trình nghiệp vụ trong một ngân hàng

Project Management (Quản lý dự án) không phải là một khái niệm mới, mà ngược lại đã được đưa vào sử dụng từ hàng trăm năm nay Những thành tựu mà quản lý dự án mang lại ở Việt Nam và trên thế giới có thể kể đến:

• Địa đạo Củ Chi

• Tòa nhà Landmark 81

• Tòa nhà Quốc Hội Việt Nam

• Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình

• Bitexco Financial Tower (TP.HCM)

•

Financial acccounting (FI) processes (track-extemal):

Financial accounting trong tiếng Việt có nghĩa là kĀ toán tài chính Đây là chuyên ngành kế toán mà nhiệm vụ chính là tập trung thu thập, kiểm tra, xử lý, soạn thảo báo cáo về kết quả hoạt động tài chính của công ty, phục vụ nhu cầu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán, chủ yếu là đơn vị bên ngoài

Management accounting or controlling (CO) processes (track-internal)

KĀ toán quản trị là việc thu thập xử lí phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài

chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

2.2 Tổng quan về các loại hệ thống thông tin:

Có những loại HTTT dưới góc độ quản lý sau đây:

- Hệ thống Xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS) - Hệ thống Thông tin quản lý (Management information system - MIS)

- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems-DSS) Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems – ESS)

- Hệ chuyên gia (Expert Systems – ES)

Theo chức năng có những loại HTTT sau đây: - Hệ thống thông tin Tiếp thị - Bán hàng - Hệ thống thông tin quản lý Sản xuất - Hệ thống thông tin Tài chính – Kế toán - Hệ thống thông tin quản lý Nhân lực

- Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System – OAS)

2.2.3 Các hệ thống tích hợp trong doanh nghiệp:

Ví dụ: Nếu lượng hàng trong kho của một sản phẩm ít hơn 100 thì sẽ đặt thêm hàng Ngoài ra còn có ví dụ khác như các quyết định số tiền thưởng theo doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng, quyết định khen thưởng sinh viên xếp loại xuất sắc, giỏi hàng năm…

➢ Quyết định không có cấu trúc:

Quyết định không có cấu trúc là quyết định có liên quan đến các tình huống bất thường hoặc đặc biệt

Ví dụ: Đánh giá thời gian thực tập của nhân viên mới, quyết định có phát triển một dòng sản phẩm mới hay không, cân nhắc giữa lợi ích và hạn chế của việc cài đặt nâng cấp hệ thống kiểm soát ô nhiễm

➢ Quyết định bán cấu trúc:

Quyết định được gọi là bán cấu trúc nếu quy trình để làm ra quyết định đó có thể xác định trước nhưng không đủ để làm ra quyết định Ví dụ một Công ty 100% vốn

nước ngoài muốn đầu tư vào ngành dệt may ở Việt Nam Những quyết định liên quan đến chiến lược, chính sách, đường lối phát triển của Công ty ở Việt Nam là những quyết định bán cấu trúc Những thông tin phục vụ cho việc ra quyết định này có thể xác định trước nhưng không đủ; chưa có quy trình cụ thể cho việc ra các quyết định này

Ví dụ: Những quyết định liên quan đến việc xây dựng các nhà máy, các phân xưởng sản xuất may, dệt là những quyết định chiến thuật Người ta có thể biết một số thông tin về khả năng tiêu thụ hàng dệt may ở Việt Nam và trên thế giới, thông tin về các vị trí xây dựng các nhà máy, về số lượng và trình độ của công nhân dệt may ở Việt Nam nhưng những thông tin đó không đủ để giúp các nhà lãnh đạo sử dụng để ra quyết định của mình

➢ Quyết định chiến lược (Strategic Decision):

Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức

➢ Quyết định chiến thuật (Tactical Decision):

Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực

➢ Quyết định tác nghiệp (Operational Decision):

Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ ➢ Tính chất của thông tin theo mức ra quyết định:

Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những thuộc tính riêng

2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin:

Có 6 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Khảo sát dự án:

Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra Giai đoạn khảo sát được chia làm 2 bước:

- Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?

- Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần xây được dựng ra sao? - Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào? - Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao? Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống:

Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống, cụ thể như sau:

- Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai - Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ

BFD (Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý

- Phân tích bảng dữ liệu Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary

key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết

Giai đoạn 3: Thiết kế: Bước 1: Thiết kế tổng thể:

Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả trên giấy sẽ được thiết kế dưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyên dụng như Sybase

PowerDesigner, CA ERwin Data Modeler Bằng mô hình mức ý niệm sẽ cho các chuyên gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đối tượng trước khi chuyển đổi thành mô hình mức vật lý

Bước 2: Thiết kế chi tiết:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database): Với mô hình mức vật lý hoàn chỉnh ở giai đoạn thiết kế đại thể sẽ được kết sinh mã thành file SQL

- Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ

- Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án

- Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá trình nhập liệu và xử lý cho người dùng

- Thiết kế mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tự tạo mẫu báo cáo ngay trên hệ thống

- Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo, cảnh báo hoặc lỗi cụ thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ chính xác cho dữ liệu

Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

Giai đoạn 4: Thực hiện:

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định:

- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống

- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống (Microsoft Visual Studio, PHP Designer, )

- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar, )

Giai đoạn 5: Kiểm thử:

- Lựa chọn công cụ kiểm thử

- Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

- Thử nghiệm hệ thống thông tin - Khắc phục các lỗi (nếu có) - Viết test case theo yêu cầu Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì:

- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống - Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì

- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin - Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

- Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin - Bảo hành

- Nâng cấp chương trình khi có phiên bản mới

2.5 Trình bày tổng quan lý thuyết liên quan đến nội dung chính của báo cáo:

Tìm hiểu tổng quát về Hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) các vấn đề như: các thành phần của ERP, kiến trúc của ERP, sơ đồ và cài đặt hệ thống, quy trình chung phát triển ERP và nguyên tắc thiết kế, các phân hệ của ERP

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

3.1 Khái niệm ERP và tầm quan trọng của ERP trong quản lý doanh nghiệp:

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 1990 cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ-khách (client-server) cũng như việc sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến

Tiền thân của ERP, trước tiên phải nói đến hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên liệu (Material Requirement Planning - MRP) được phát triển từ giữa những năm 1960, tiếp đó là hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning - MRP II) giữa những năm 1970 MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, còn MRP II lại chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí

ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán quản trị nhân lực, quản trị hậu cần, và quản trị bán hàng (ở đây, người ta dùng từ “quản trị” với ý rằng muốn nhấn mạnh hơn về quá trình, tiến trình, môi trường quản lý, hệ thống các thiết chế-chính sách-luật lệ nhằm định hướng-vận hành-kiểm soát doanh nghiệp, mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp cũng như mối quan hệ với bên ngoài doanh nghiệp, ngoài các nhiệm vụ của quản lý-Lập kế hoạch và ra quyết định quản lý-Tổ chức-Lãnh đạo-Kiểm tra)

Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong CNTT thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ tên toàn cầu Vào đầu thế kỷ XXI thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Management – ERM), cùng các hệ thống khác tận dụng tiến bộ của công

nghệ Internet là hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (Client Relationship Management – CRM) và hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM)

Trong các hệ thống quản lý nói trên thì ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế giới Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu ERP của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là công cụ chính để tăng hiệu quả quản lý

3.2 Mô hình hệ thống thông tin của doanh nghiệp và cấu trúc của một ERP:

3.2.1.1. Mục tiêu c甃ऀa doanh nghiệp:

- Bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu - Phát triển thị phần và thương hiệu - Làm hài lòng khách hàng và cổ đông - Tạo động lực cho người lao động

3.2.1.2. Những hoạt động điऀn hình c甃ऀa doanh nghiệp:

3.2.1.3. Mô hình thông tin tác nghiệp c甃ऀa doanh nghiệp:

Hình 3.2: Mô hình tác nghiệp trong doanh nghiệp

Phân hệ thông tin tác nghiệp là phần lõi quan trọng nhất của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin cơ bản liên quan đến hoạt động doanh nghiệp Phân hệ này phục vụ cho các cán bộ thực hiện công việc hàng ngày

Thành lập

Doanh nghiệp Tạo và tăng vốn Mua hàng/Vật liệu Sản xuất (tạo SP/Dịch vụ)

Bán hàng Thu tiền

Hình 3.1: Sơ đồ hoạt động điển hình của doanh nghiệp

Phân hệ thông tin quản lý phục vụ từ các trưởng, phó phòng ban, được xây dựng trên cơ sở hệ thống tác nghiệp đang có của doanh nghiệp Nó cung cấp thông tin tổng hợp về mọi hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các báo cáo theo quy định của doanh nghiệp

Phân hệ thông tin hỗ trợ ra quyết định phục vụ cho cán bộ lãnh đạo công ty và được xây dựng phục vụ các quyết định hướng tới tương lai của công ty Nó cung cấp các thông tin phân tích và thường không biết rõ Chú ý rằng thông tin phụ thuộc vào cả các tác động bên ngoài

Phân hệ thông tin giao tiếp bên ngoài phục vụ cho khách hàng, cổ động, các đối tác,… Nó cung cấp các thông tin giới thiệu về doanh nghiệp, kế hoạch phát triển của doanh nghiệp

3.2.1.4 Các yêu c

- Có ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể - Cho phép tổ chức, doanh nghiệp tin học hóa tác nghiệp kinh doanh/sản xuất - Cho phép kiểm soát hoạt động nghiệp vụ, cung cấp thông tin kịp thời, chính

xác và hiệu quả cho công tác quản lý doanh nghiệp

- Hỗ trợ ra quyết định trong điều hành quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp

- Thực hiện các tác nghiệp trên mạng máy tính

- Có tính tập trung, cho phép chia sẻ cùng một thông tin

- Có một CSDL dùng chung, duy nhất về các giao dịch tài chính, vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, công nợ phải thu, công nợ phải trả, kế hoạch sản xuất,… - Quản lý và kiểm soát được thông tin theo luồng công việc, theo quy trình

- Tầng nghiệp vụ (Business layer): các quy tắc xử lý dữ liệu

- Tầng truy nhập dữ liệu (Data access layer): trực tiếp truy xuất, cập nhật CSDL

Nguyên lý khái quát của kiến trúc này và mối quan hệ giữa các tầng được minh họa trong sơ đồ:

Nhiệm vụ của mỗi tầng trong mô hình client/server 3 tầng được xác định như sau: - Tầng thể hiện cung cấp giao diện trực tiếp của chương trình đối với người sử dụng Các giao diện này có thể là giao diện nhập dữ liệu mới, cập nhật dữ liệu đã có, đưa vào các điều kiện tra cứu và thể hiện kết quả tra cứu… Trên môi trường đồ họa, tùy theo chức năng cần có và yêu cầu của người dùng cuối, có thể sử dụng hai loại giao diện: "Windows truyền thông hoặc "dạng Web"

- Tầng nghiệp vụ sử dụng các phép xử lý dữ liệu theo các luật nghiệp vụ đã được quy định Các luật nghiệp vụ có thể là các quy toán, các chính sách nghiệp vụ hay pháp lý Các công việc xử lý dữ liệu sẽ được chia thành các mô-đun đảm nhiệm các nhiệm vụ chuyên biệt, tạo thành các dịch vụ dùng chung Tầng thể hiện sẽ sử dụng các dịch vụ do tầng nghiệp vụ tạo ra

Hình 3.3: Mô hình client/server 3 tầng