Hệ thống thông tin trong tổ chức là hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý, phân phối thông tin và dữ liệu hoạt động và tạo ra thông
T Ổ NG QUÁT
Tổng quan về đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay Theo công bố vào tháng 6/2008 của Bộ Thông tin và truyền thông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng dụng ở các mức độ khác nhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) chỉ đạt 7% ERP là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả.Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy Trong hệ thống
ERP, phân hệ kếtoán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưa được ứng dụng phổ biến tại Việt Nam Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán, chúng em đã chọn tên đề tài là:
“Hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ERP dưới góc độ tiếp cận là hệ thống thông tin kế toán.
Phạm vi đề tài
Tìm hiểu khái quát về mô hình hệ thống thông tin của doanh nghiệp và cấu trúc của một ERP Quy trình chung phát triển ERP, các nguyên tắc thiết kế, các phân hệ trong ERP.
CƠ SỞ LÝ THUY Ế T
Tổng quan về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (Information System) là tập hợp các thành phần có liên quan với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng một mục tiêu
Ví dụ: Qua nền tảng Tiktok người xem muốn xem các video nhảy nhiều hơn thì trong ứng dụng Tiktok có một thuật toán phân tích dữ liệu người dùng sẽ xu hướng xem cái gì để cung cấp cho bạn phù hợp
Hệ thống thông tin trong tổ chức là hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý, phân phối thông tin và dữ liệu hoạt động và tạo ra thông tin về tất cả các khía cạnh hoạt động của công ty để đạt được mục đích định trước
Ví dụ: Hệ thống trong doanh nghiệp: Một hệ thống kế toán bao gồm một số hệ thống con: các khoản phải trả, ghi lại thông tin về tiền mà tổ chức nợ nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ; các khoản phải thu, hồ sơ các khoản nợ cho tổ chức và cho ai,…; một sổ cái tổng hợp, ghi lại các giao dịch hiện tại; và một cơ chế báo cáo, tạo ra để phản ánh tình trạng tài chính của công ty Mỗi hệ thống con có một mục tiêu được xác định rõ ràng, tạo nên hệ thống kế toán của tổ chức
Các nhà quản lý trong doanh nghiệp trong việc làm với IS sẽ hữu ích khi hệ thống được chia làm 3 loại:
- Personal IS: bao gồm các hệ thống thông tin giúp cải thiện năng suất của từng người dùng trong việc thực hiện các tác vụ độc lập
Ví dụ: Phần mềm năng suất cho mỗi cá nhân chẳng hạn như phần mềm xử lý văn bản, bản trình bày và bảng tính
- Group IS: bao gồm các hệ thống thông tin cải thiện thông tin liên lạc và hỗ trợ sự hợp tác giữa các thành viên của một nhóm làm việc
Ví dụ: Phần mềm quản lý dự án, email, tin nhắn tức thời
- Enterprise IS: bao gồm các hệ thống thông tin mà các tổ chức sử dụng để xác định các tương tác có cấu trúc giữa các nhân viên với khách hàng bên ngoài, nhà cung cấp, cơ quan chính phủ và các bộ phận kinh doanh khác, tăng khả năng tiêu chuẩn hóa và giám sát công việc
Ví dụ: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống doanh nghiệp, hệ thống liên tổ chức Đối với mỗi loại IS cần phải có những bổ sung tổ chức quan trọng nhất định để đảm bảo việc triển khai và sử dụng hệ thống thành công, bao gồm như:
- Công nhân được đào tạo bài bản
- Làm việc nhóm tốt hơn
- Các quy trình được thiết kế lại
Người quản lý có vai trò thiết yếu trong việc triển khai và sử dụng thành công hệ thống thông tin
2.1.2 Các thành ph ầ n c ủ a h ệ th ố ng thông tin:
+ Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin:
Phần cứng bao gồm bất kỳ các thiết bị, máy móc hỗ trợ các hoạt động nhập, xử lý, gia công, lưu trữ và xuất như điện thoại thông minh, máy tính xách tay và máy tính bảng,…
Các thành phần phần cứng của hệ thống máy tính bao gồm các thiết bị nhập, thiết bị xuất, thiết bị lưu trữ chính (primary storage hoặc memory) và phụ
(secondarystorage), thiết bị xử lý (bộ xử lý trung tâm)
• Thiết bị xử lý và lưu trữ:
Bộ xử lý trung tâm (Central Processing Unit - CPU) là thành phần quan trọng nhất của máy tính, bao gồm ba thành phần cơ bản liên kết với nhau: bộ tính toán số học và luận lý, bộ điều khiển và thanh ghi
Thiết bị lưu trữ bao gồm 2 loại: thiết bị lưu trữ chính (bộnhớ chính) và thiết bị lưu trữ phụ hay thứ cấp (bộ nhớ phụ)
Hình 2.1: Các thành ph ầ n c ủ a h ệ th ố ng thông tin trên máy tính
- Bộ nhớ chính (Primary storage): nơi chứa chương trình hay dữ liệu cần thiết cho công việc đang thi hành trên máy Bộ nhớ chính trong máy tính gồm hai phần: ROM và RAM
- Bộ nhớ phụ (Secondary storage): bộ nhớ dùng để lưu trữ số lượng lớn dữ liệu, thông tin, chỉ thị lâu dài Khi cần dùng đến sẽ được nạp vàp bộ nhớ chính (RAM) và sau khi hoàn tất, kết quả sẽ được nạp trở lại bộ nhớ phụ
- Ngoài ra còn có một số phần mềm bên trong như là bo mạch chủ (mainboard), card màn hình, card âm thanh, băng từ, đĩa từ (đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa quang, CD-ROM, flash drive,…)
Thiết bị nhập dùng để nhập dữ liệu vào máy tính Thiết bị nhập chuẩn là bàn phím (keyboard) và con chuột (mouse) Ngoài ra còn một số thiết bị nhập như là: máy ảnh, máy đọc mã vạch, máy ảnh, micro, cần điều khiển (gamebad),…
Thiết bị xuất dùng để xuất thông tin từ máy vi tính ra bên ngoài Thiết bị xuất chuẩn là màn hình (monitor) Ngoài ra còn có các thiết bị xuất khác như: loa, tai nghe (headphone), máy in (Printer), máy Scanner,…
• Phần mềm hệ thống (System Software):
Tổng quan về các loại hệ thống thông tin
2.2.1 Dưới góc độ qu ả n lý:
Có những loại HTTT dưới góc độ quản lý sau đây:
- Hệ thống Xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS) - Hệ thống Thông tin quản lý (Management information system - MIS)
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems-DSS) Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems – ESS)
- Hệ chuyên gia (Expert Systems – ES)
Theo chức năng có những loại HTTT sau đây:
- Hệ thống thông tin Tiếp thị - Bán hàng - Hệ thống thông tin quản lý Sản xuất - Hệ thống thông tin Tài chính – Kế toán - Hệ thống thông tin quản lý Nhân lực - Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System – OAS)
2.2.3 Các h ệ th ố ng tích h ợ p trong doanh nghi ệ p:
- Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM)
- Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning
Các loại quyết định và các cấp quản lý
2.3.1 Các lo ạ i quy ết đị nh:
➢ Quyết định có cấu trúc:
Quyết định có cấu trúc là quyết định được tạo ra dựa trên một số luật, thủ tục hoặc phương pháp định lượng Các quyết định có cấu trúc được ban hành theo một quy trình gồm một chuỗi các thủ tục đã được xác lập trước, có tính lặp đi lặp lại và theo thông lệ
Ví dụ: Nếu lượng hàng trong kho của một sản phẩm ít hơn 100 thì sẽ đặt thêm hàng
Ngoài ra còn có ví dụ khác như các quyết định số tiền thưởng theo doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng, quyết định khen thưởng sinh viên xếp loại xuất sắc, giỏi hàng năm…
➢ Quyết định không có cấu trúc:
Quyết định không có cấu trúc là quyết định có liên quan đến các tình huống bất thường hoặc đặc biệt
Ví dụ: Đánh giá thời gian thực tập của nhân viên mới, quyết định có phát triển một dòng sản phẩm mới hay không, cân nhắc giữa lợi ích và hạn chế của việc cài đặt nâng cấp hệ thống kiểm soát ô nhiễm
➢ Quyết định bán cấu trúc:
Quyết định được gọi là bán cấu trúc nếu quy trình để làm ra quyết định đó có thể xác định trước nhưng không đủ để làm ra quyết định Ví dụ một Công ty 100% vốn nước ngoài muốn đầu tư vào ngành dệt may ở Việt Nam Những quyết định liên quan đến chiến lược, chính sách, đường lối phát triển của Công ty ở Việt Nam là những quyết định bán cấu trúc Những thông tin phục vụ cho việc ra quyết định này có thểxác định trước nhưng không đủ; chưa có quy trình cụ thể cho việc ra các quyết định này
Ví dụ: Những quyết định liên quan đến việc xây dựng các nhà máy, các phân xưởng sản xuất may, dệt là những quyết định chiến thuật Người ta có thể biết một số thông tin về khả năng tiêu thụ hàng dệt may ở Việt Nam và trên thế giới, thông tin về các vị trí xây dựng các nhà máy, về số lượng và trình độ của công nhân dệt may ở Việt Nam nhưng những thông tin đó không đủ để giúp các nhà lãnh đạo sử dụng để ra quyết định của mình
2.3.2 Các quy ết đị nh theo c ấ p qu ả n lý:
➢ Quyết định chiến lược (Strategic Decision):
Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức
➢ Quyết định chiến thuật (Tactical Decision):
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực
➢ Quyết định tác nghiệp (Operational Decision):
Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ
➢ Tính chất của thông tin theo mức ra quyết định:
Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những thuộc tính riêng
Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án:
Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra Giai đoạn khảo sát được chia làm 2 bước:
- Khảo sát sơ bộ: tìm hiểu các yếu tố cơ bản tạo tiền đề để phát triển HTTT phù hợp với dự án và doanh nghiệp
- Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống phục vụ cho việc phân tích và thiết kế
Bước 2: Đặt ra các vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, như:
- Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào?
- Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?
- Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần xây được dựng ra sao?
- Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào?
- Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao?
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống:
Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống, cụ thểnhư sau:
- Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khảnăng nâng cấp trong tương lai.
- Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ BFD (Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý
- Phân tích bảng dữ liệu Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết
Bước 1: Thiết kế tổng thể:
Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả trên giấy sẽ được thiết kế dưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyên dụng như Sybase
PowerDesigner, CA ERwin Data Modeler Bằng mô hình mức ý niệm sẽ cho các chuyên gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đối tượng trước khi chuyển đổi thành mô hình mức vật lý
Bước 2: Thiết kế chi tiết:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database): Với mô hình mức vật lý hoàn chỉnh ở giai đoạn thiết kế đại thể sẽ được kết sinh mã thành file SQL
- Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ
- Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án
- Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá trình nhập liệu và xửlý cho người dùng
- Thiết kế mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tự tạo mẫu báo cáo ngay trên hệ thống
- Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo, cảnh báo hoặc lỗi cụ thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ chính xác cho dữ liệu
Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống
Giai đoạn 4: Thực hiện: Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định:
- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống (Microsoft Visual Studio, PHP Designer, )
- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar, )
- Lựa chọn công cụ kiểm thử
- Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
- Thử nghiệm hệ thống thông tin
- Khắc phục các lỗi (nếu có)
- Viết test case theo yêu cầu
Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì:
- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì
- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin
- Đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin
- Nâng cấp chương trình khi có phiên bản mới.
Trình bày tổng quan lý thuyết liên quan đến nội dung chính của báo cáo
Tìm hiểu tổng quát về Hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) các vấn đềnhư: các thành phần của ERP, kiến trúc của ERP, sơ đồ và cài đặt hệ thống, quy trình chung phát triển ERP và nguyên tắc thiết kế, các phân hệ của ERP.
TÌM HIỂ U H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU Ả N LÝ HO Ạ CH ĐỊ NH NGU Ồ N L Ự C DOANH NGHI Ệ P (ERP)
Khái ni ệ m ERP và t ầ m quan tr ọ ng c ủ a ERP trong qu ả n lý doanh nghi ệ p
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 1990 cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ-khách (client-server) cũng như việc sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến
Tiền thân của ERP, trước tiên phải nói đến hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên liệu (Material Requirement Planning - MRP) được phát triển từ giữa những năm
1960, tiếp đó là hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning - MRP II) giữa những năm 1970 MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, còn MRP II lại chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí
ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán quản trị nhân lực, quản trị hậu cần, và quản trị bán hàng (ở đây, người ta dùng từ “quản trị” với ý rằng muốn nhấn mạnh hơn về quá trình, tiến trình, môi trường quản lý, hệ thống các thiết chế- chính sách-luật lệ nhằm định hướng-vận hành-kiểm soát doanh nghiệp, mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp cũng như mối quan hệ với bên ngoài doanh nghiệp, ngoài các nhiệm vụ của quản lý-Lập kế hoạch và ra quyết định quản lý-Tổ chức-Lãnh đạo- Kiểm tra)
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong CNTT thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ tên toàn cầu Vào đầu thế kỷ XXI thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Management – ERM), cùng các hệ thống khác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (Client Relationship Management – CRM) và hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM)
Trong các hệ thống quản lý nói trên thì ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế giới Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu ERP của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là công cụ chính để tăng hiệu quả quản lý.
Mô hình hệ thống thông tin của doanh nghiệp và cấu trúc của một ERP
3.2.1 Mô hình h ệ th ố ng thông tin c ủ a doanh nghi ệ p:
3.2.1.1 Mục tiêu c甃ऀa doanh nghiệp:
- Bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu
- Phát triển thị phần và thương hiệu
- Làm hài lòng khách hàng và cổ đông
- Tạo động lực cho người lao động
3.2.1.2 Những hoạt động điऀn hình c甃ऀa doanh nghiệp:
3.2.1.3 Mô hình thông tin tác nghiệp c甃ऀa doanh nghiệp:
Hình 3.2: Mô hình tác nghiệp trong doanh nghiệp
Phân hệ thông tin tác nghiệp là phần lõi quan trọng nhất của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin cơ bản liên quan đến hoạt động doanh nghiệp Phân hệ này phục vụ cho các cán bộ thực hiện công việc hàng ngày
Thành lập Doanh nghiệp Tạo và tăng vốn Mua hàng/V ậ t li ệ u Sản xuất (tạo SP/Dịch vụ)
Hình 3.1: Sơ đồ hoạt động điển hình của doanh nghiệp
Phân hệ thông tin quản lý phục vụ từ các trưởng, phó phòng ban, được xây dựng trên cơ sở hệ thống tác nghiệp đang có của doanh nghiệp Nó cung cấp thông tin tổng hợp về mọi hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các báo cáo theo quy định của doanh nghiệp
Phân hệ thông tin hỗ trợ ra quyết định phục vụ cho cán bộ lãnh đạo công ty và được xây dựng phục vụ các quyết định hướng tới tương lai của công ty Nó cung cấp các thông tin phân tích và thường không biết rõ Chú ý rằng thông tin phụ thuộc vào cả các tác động bên ngoài
Phân hệ thông tin giao tiếp bên ngoài phục vụ cho khách hàng, cổ động, các đối tác,… Nó cung cấp các thông tin giới thiệu về doanh nghiệp, kế hoạch phát triển của doanh nghiệp
3.2.1.4 Các yêu cu đối với HTTT doanh nghiệp:
- Có ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể
- Cho phép tổ chức, doanh nghiệp tin học hóa tác nghiệp kinh doanh/sản xuất
- Cho phép kiểm soát hoạt động nghiệp vụ, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và hiệu quả cho công tác quản lý doanh nghiệp
- Hỗ trợ ra quyết định trong điều hành quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp
- Thực hiện các tác nghiệp trên mạng máy tính
- Có tính tập trung, cho phép chia sẻ cùng một thông tin
- Có một CSDL dùng chung, duy nhất về các giao dịch tài chính, vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, công nợ phải thu, công nợ phải trả, kế hoạch sản xuất,…
- Quản lý và kiểm soát được thông tin theo luồng công việc, theo quy trình
3.2.2.1 KiĀn trúc hệ thống:
ERP được xây dựng theo kiến trúc 3 pha thể hiện mô hình client/server 3 tầng bao gồm các thành phần cơ bản:
- Tầng thể hiện (Presentation layer): giao diện của người sử dụng
- Tầng nghiệp vụ (Business layer): các quy tắc xử lý dữ liệu
- Tầng truy nhập dữ liệu (Data access layer): trực tiếp truy xuất, cập nhật CSDL
Nguyên lý khái quát của kiến trúc này và mối quan hệ giữa các tầng được minh họa trong sơ đồ:
Nhiệm vụ của mỗi tầng trong mô hình client/server 3 tầng được xác định như sau:
- Tầng thể hiện cung cấp giao diện trực tiếp của chương trình đối với người sử dụng Các giao diện này có thể là giao diện nhập dữ liệu mới, cập nhật dữ liệu đã có, đưa vào các điều kiện tra cứu và thể hiện kết quả tra cứu… Trên môi trường đồ họa, tùy theo chức năng cần có và yêu cầu của người dùng cuối, có thể sử dụng hai loại giao diện: "Windows truyền thông hoặc "dạng Web"
- Tầng nghiệp vụ sử dụng các phép xử lý dữ liệu theo các luật nghiệp vụ đã được quy định Các luật nghiệp vụ có thể là các quy toán, các chính sách nghiệp vụ hay pháp lý Các công việc xử lý dữ liệu sẽđược chia thành các mô-đun đảm nhiệm các nhiệm vụ chuyên biệt, tạo thành các dịch vụ dùng chung Tầng thể hiện sẽ sử dụng các dịch vụ do tầng nghiệp vụ tạo ra
Hình 3.3: Mô hình client/server 3 t ầ ng
- Tầng truy nhập dữ liệu đảm nhiệm mọi nhiệm vụ liên quan đến việc trích xuất dữ liệu hoặc ghi số liệu vào trong các cơ sở dữ liệu hoặc được quản trị bởi một hệ quản trị CSDL nào đó Tầng nghiệp vụ hoàn toàn không cần biết về nơi thực sự lưu giữ các dữ liệu cũng như cách thức giao tiếp với hệ quản trị CSDL Các dịch vụ tầng truy nhập dữ liệu cũng được xây dựng trong các mô-đun mã chương trình riêng biệt
Khi có sự thay đổi về dạng dữ liệu hay thậm chí cả hệ quản trị CSDL, sửa lại các mô-đun truy nhập dữ liệu này, mọi thành phần khác của hệ thống phần mềm không bị động chạm đến
Với kiến trúc client/server 3 tầng có thể xây dựng các hệ thống phần mềm có độ ổn định cao và mềm dẻo Thông thường, yêu cầu đối với công việc tại từng tầng rất khác nhau, chẳng hạn nếu ở tầng truy nhập dữ liệu có một bộ máy xử lý, tổng hợp số liệu có hiệu quả với tốc độ thể hiện cần 1 cung cấp cho người sử dụng những giao diện thân thiện, tiện lợi và có hình thức đẹp Sự độc lập tương đối giữa các tầng cho phép lựa chọn những sản phẩm, công nghệ tốt nhất cho từng tầng và tổ chức chương trình có mô-đun hóa cao Nó cũng cho phép tích hợp dễ dàng phần mềm đang phát triển với các hệ thống sẵn có
3.2.2.2 Các thành phn c甃ऀa hệ thống:
HT bao gồm các máy chủ, máy trạm, máy kết nối mạng và các thiết lập về bảo mật và an toàn dữ liệu được mô tả chi tiết dưới đây: a Máy chủ:
Máy chủ CSDL có nhiệm vụ lưu trữ toàn bộ dữ liệu của toàn công ty (kể cả dữ liệu của các công ty thành viên, chi nhánh ) trong thời hạn tối thiểu là 5 năm online, các dữ liệu cũ hơn được lưu trữtrên băng từ, CD-ROM
Máy chủ CSDL có thể được cài đặt hệ điều hành Linux Server, Windows Server, và CSDL Oracle, SQL,…
Máy chủ ứng dụng được cài đặt chương trình ứng dụng và Web Server cho phép người dùng truy cập từ xa bằng trình duyệt Internet
Máy chủ dựphòng được cấu hình chạy với chếđộ stand-by, sẵn sàng thay thế trong trường hợp máy chủ CSDL hoặc máy chủ ứng dụng gặp sự cố Khi phát sinh giao dịch, thông tin sẽ được người dùng nhập, lưu tại CSDL của máy chủ hệ thống đồng thời đồng bộ dữ liệu vào CSDL của máy chủ dự phòng b Mạng:
Hệ thống mạng trong nội bộ văn phòng Tổng công ty (HO) và nội bộ các Công ty thành viên là mạng LAN dùng các bộ chuyển mạnh (SWITCH)
Kết nối Internet giữa Tổng công ty với nhà cung cấp dịch vụ hernet (ISP) là đường truyền Leased line có tốc độ cao hoặc ADSL tốc độ cao tùy thuộc vào nhu cầu băng thông qua modem tương ứng Để hosting địa chỉ IP tĩnh cho máy chủ ứng dụng trêm Internet còn cần thêm bộ định tuyến Router
Kết nối giữa các Công ty thành viên với Internet là ADSL qua modem ADSL Đối với các máy trạm riêng lẻ tại các công trường, chi nhánh dùng đường truyền Dial-up c Máy trạm:
Máy trạm tại Tổng công ty và các chi nhánh chỉ cần trang bị card mạng hoặc modem, có thể kết nối với mạng Internet
3.2.2.3 Sơ đv愃 m漃Ȁ h椃nh c愃i đặt hệ thống:
Hệ thống được thiết kế áp dụng cho mô hình tổng công ty, các thành phần của hệ thống bao gồm hai phần chính: a Tại Tổng công ty:
Quy trình chung phát triển ERP và các nguyên tắc thiết kế
3.3.1 Quy trình chung phát tri ể n:
Quy trình phát triển ERP có thể được phân bổ khác nhau tùy từng mục tiêu và hoàn cảnh của dự án, song ERP thường bao gồm các phần quan trọng sau:
1 Đặc tả các quy trình nghiệp vụ hiện tại
2 Phân tích các yêu cầu thay đổi các quy trình quản lý mới
3 Thiết lập mô hình chức năng hệ thống các cấp
4 Thiết lập mô hình trao đổi thông tin, mô hình dữ liệu, mô hình xử lý thông tin
5 Xác định yêu cầu thiết kế và các nguyên tắc thiết kế hệ thống phần mềm
6 Xây dựng sơ đồ và mô hình cài đặt hệ thống
7 Thiết kế các tiến trình nghiệp vụ cho hệ thống mới
8 Thiết kế các mô hình quan hệ thực thể
9 Thiết kế kiến trúc hệ thống
10.Thiết kế mạng và các máy trạm
11.Thiết lập quy chế bảo mật và các biện pháp khắc phục sự cố
Tám pha đầu được thực hiện cho từng phân hệ của hệ thống, trong đó mỗi pha được trình diễn bằng các phương tiện chủ yếu sau:
- Việc đặc tả các quy trình nghiệp vụ hiện tại và tương lai có thể được biễu diễn bằng nhiều phương tuên như sơ đồ “đường bơi”, bảng
Ví dụ đặc tả bằng đường bơi:
Hình 3.6: Đặ c t ả quy trình qu ả n lý thu ti ề n m ặ t
Ví dụ về đặc tả bằng lưu đồ:
Hình 3.7 : Đặ c t ả quy trình s ả n xu ấ t d ạng sơ đồ
Ví dụ về đặc tả bảng:
Hình 3.8: Đặ c t ả quy trình s ả n xu ấ t d ạ ng b ả ng
- Các mô hình chức năng hệ thống trong ERP được trình diễn bằng sơ đồ phân cấp
Hình 3.9: Sơ đồ phân c ấ p ch ức năng giai cấ p
- Mô hình trao đổi thông tin được biểu diễn bằng sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh và dưới đỉnh các cấp
Hình 3.10 : Mô hình trao đổ i thông itn d ị ch v ụ b ả o hành
- Mô hình xử lý thông tin được biễu diễn bằng các lưu đồ
Hình 3.11: Đặ c t ả quy trình luân chuy ể n ch ứ ng t ừ xu ấ t nguyên v ậ t li ệ u cho s ả n xu ấ t
- CSDL được thiết kế tập trung tại trụ sở chính của doanh nghiệp, các đơn vị thành viên trao đổi dữ liệu thông qua mạng truyền thông diện rộng (WAN):
Hình 3.12: Sơ đồ t ổ ch ứ c CSDL
CSDL được thiết kế theo mô hình CSDL quan hệ với tệp chủ bao gồm các thông tin cơ bản của các chứng từ kế toán (Sổ chứng từ, ngày chứng từ, tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, diễn giải, số tiến,…), các tệp liên kết lưu trữ các thông tin về tài khoản kế toán, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hợp đồng, vật tư, hàng hóa,…
ERP bao gồm nhiều phân hệ được tích hợp chặt chẽ với nhau trong một hệ thống nên các tệp dữ liệu được thiết kế rất phức tạp Mỗi một tệp dữ liệu chủ đảm nhận việc cập nhật dữ liệu cho một chức năng trong một phân hệ, các phân hệ tích hợp chặt chẽ với nhau theo sơ đồ sau:
Hình 3.13 : Sơ đồ tích h ợ p các phân h ệ trong h ệ th ố ng
Mỗi phân hệđược thiết kế các tập trung gian lưu trữ các thông tin nhập dữ liệu đầu vào, tệp này sẽ phục vụ cho việc báo cáo, thống kê, tính toán cho riêng phân hệ đó
Phân hệ Sổ cái là phân hệ trung tâm, tệp lục trữ thông tin về sổ cái được cập nhật từ tất cả các phân hệ khác, tệp này phục vụ cho công việc báo cáo, phân tích thông tin về tài chính của Doanh nghiệp Dữ liệu được cập nhật vào các tệp chủ là các tệp lưu trữ thông tin về các chứng từ kế toán (Tiền mặt, tiền gửi, mua hàng, bán hàng, nhân sự, tiền lương,…), sau khi thực hiện ghi số các thông tin này được lưu trữ vào các tệp sổ kế toán của các phân hệ trên và đồng thời lưu các thông tin chung vào tệp Sổ cái
- Mô hình dữ liệu được biểu diễn bằng các sơ đồ thực thể - mối quan hệ (Sơ đồ E_R) hay các lược đồ logic
- CSDL vật lý được đặc tả bằng các bảng cấu trúc
ERP bao gồm nhiều thành phần (mô-đun) được tích hợp chặt chẽ với nhau và đáp ứng các yêu cầu đề ra về chức năng Thiết kế của hệ thống cần tuân theo các nguyên tắc sau:
1 Nguyên t ắ c 1: C ấ u trúc mô- đun, độ c l ậ p mà th ố ng nh ấ t
Hệ thống được tích hợp các mô-đun thành các cấu phần độc lập, các mô-đun được tích hợp chặt chẽ với nhau, thống nhất và xử lý trên cùng một CSDL
2 Nguyên t ắc 2: Tính độ c l ậ p ứ ng d ụ ng
Chương trình ứng dụng có tính độc lập cao, mỗi mô-đun cung cấp một dịch vụ chuyên biệt, một mô-đun sử dụng dịch vụ của các mô đun khác và tất cả các mô- đun được tích hợp với nhau một cách hợp lý để bảo đảm mọi công việc xử lý của HT
HT dựa trên kiến trúc HT mở và sử dụng các tiêu chuẩn chung quốc tế Điều này bảo đảm:
- Sự độc lập với nhà cung cấp - Dễ dàng triển khai và mở rộng phạm vi - Tính ổn định của hệ thống
- Dễ nâng cấp, bổ sung mô-đun, thay đổi cấu trúc dữ liệu vào, ra
- Truy cập đầu cuối độc lập, thích hợp với môi trường Window và đồ họa khác - Công cụ, ngôn ngữ lập trình tiên tiến
4 Nguyên t ắ c 4: B ảo đả m tính linh ho ạ t
Các mô-đun và giao diện xác định giữa các ứng dụng khác nhau và trong một mô- đun đều có tính linh hoạt
Công việc vận hành hệ thống chỉ đòi hỏi một lượng kiến thức tối thiểu về kỹ thuật tin học cần thiết Hệ thống được thiết kế với các đặc tính:
- Các quá trình xử lý đều được tự động hóa ở mọi chỗ có thể được
- Có các biện pháp an toàn, ngăn ngừa sai sót do kỹ năng xử lý của người sử dụng gây ra
- Không yêu cầu kiến thức, kỹnăng quá đặc biệt Có thể vận hành tốt trên cơ sở kỹ năng, kiến thức có thể chấp nhận một cách hợp lý tại Việt Nam hiện nay
Các phân hệ chủ chốt trong ERP bao gồm:
- Phân hệ quản lý tài chính - Phân hệ quản lý tài sản cố định - Phân hệ quản lý hậu cần
- Phân hệ quản lý sản xuất - Phân hệ quản lý dự án - Phân hệ quản lý dịch vụ - Phân hệ quản lý dự báo và lập kế hoạch - Phân hệ quản lý báo cáo.
CÁC PHÂN HỆ TRONG ERP
Phân hệ quản lý Tài chính – Kế toán
Mục tiêu đặt cho Phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán là phải thực hiện được các công việc sau:
➢ Quản lý Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng
➢ Quản lý Đơn đặt hàng và các khoản phải thu
➢ Quản lý Mua hàng và các khoản phải trả
Các quy trình nghiệp vụ hiện tại của phân hệ như quy trình quản lý thu, chi tiền mặt, quy trình thu, chi tiền gửi ngân hàng, quy trình quản lý bán hàng và công nợ phải thu, quy trình quản lý mua hàng và công nợ phải trả, quy trình quản lý lương, quy trình quản lý nhân sự
Chức năng cần có của phân hệ Quản lý tài chính gồm:
1 Quản lý tiền mặt tại quỹ với các chức năng con:
➢ Cập nhật các giao dịch Thu tiền mặt thông qua Phiếu thu
➢ Cập nhật các giao dịch Chi tiền mặt thông qua Phiếu chi
➢ Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu theo các yêu cầu cụ thể của người sử dụng, đưa ra các số liệu Phiếu thu, chi tiền mặt
➢ In báo cáo quỹ: In ra các báo cáo về quỹ tiền mặt (phiếu thu, phiếu chi, số quỹ, sổ chi tiết tiền mặt,…)
2 Chức năng giao dịch ngân hàng với các chức năng con:
➢ Phát hành Séc: Cập nhật các giao dịch phát hành Séc
➢ Chuyển tiền: Cập nhật các giao dịch về chuyển tiền từ các tài khoản giữa các ngân hàng
➢ Nộp tiền vào tài khoản: Cập nhật các giao dịch ghi tăng tiền gửi tại ngân hàng
➢ Quản lý thẻ tín dụng
➢ Đối chiếu với ngân hàng: Kiểm tra, đối chiếu khớp với số liệu giữa đơn vị với ngân hàng
➢ Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin về các giao dịch với ngân hàng
➢ In báo cáo tiền gửi: In ra các báo cáo về tiền gửi ngân hàng (sổ theo dõi tiền gửi, đối chiếu ngân hàng,…)
3 Chức năng quản lý mua hàng với các chức năng con:
➢ Quản lý đơn mua hàng: Cập nhật các giao dịch yêu cầu mua hàng
➢ Quản lý hóa đơn mua hàng: Cập nhật các giao dịch được xác nhận mua hàng theo hóa đơn mua hàng, ghi công nợ phải trả đối với nhà cung cấp
➢ Quản lý hàng trả lại hay giảm giá: Cập nhật các giao dịch hàng không bị trả lại hay giảm giá mua hàng
➢ Trả tiền mua hàng: Cập nhật các giao dịch trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp
➢ Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin về đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hàng trả lại giảm giá
➢ In báo cáo: In ra các báo cáo về mua hàng và công nợ phải trả
4 Chức năng quản lý bán hàng với các chức năng con:
➢ Quản lý Báo giá: Cập nhật các báo giá gửi khách hàng
➢ Quản lý đơn đặt hàng: Cập nhật các đơn đặt hàng từ khách hàng
➢ Quản lý hóa đơn bán hàng: Cập nhật các giao dịch bán hàng, xác nhận xuất kho, ghi hóa đơn bán hàng và ghi công nợ phải thu cho khách hàng
➢ Quản lý hóa đơn bán lẻ: Cập nhật các giao dịch bán lẻ hàng hóa, ghi hóa đơn bán lẻ (bán hàng thu tiền ngay)
➢ Quản lý hàng trả lại hay giảm giá
➢ Tìm kiếm: Tìm kiếm các thông tin về bán hàng
➢ In báo cáo: In ra các báo cáo về bán hàng và công nợ phải thu
5 Chức năng quản lý nhân sự tiền lương với các chức năng con:
➢ Tuyển dụng: Cập nhật thông tin về yêu cầu tuyển dụng đối với nhân sự mới, lưu về hồ sơ dự tuyển
➢ Quản lý Hồsơ nhân sự: Cập nhật hồsơ nhân sự mới đã qua tuyển dụng và các nhân sự cũ của đơn vị, lưu hồ sơ và hợp đồng lao động
➢ Chấm công và Tính lương: Cập nhật công việc chấm công theo thời gian, công theo sản phẩm cho từng nhân viên trong đơn vị, tính các khoản lương phải trả cho nhân viên và lưu bằng thanh toán tiền lương
➢ Quản lý Trả lương: Từ kho dữ liệu đã tính lương cho nhân viên, tiến hành chi trả lương theo từng khoản lương (lương chính, phụ cấp, các khoản đóng góp, thuế thu nhập,…)
➢ Tìm kiếm: Tìm kiếm, thống kê các thông tin báo cáo về nhân sự
➢ In báo cáo: In ra các báo cáo về nhân sự và tiền lương
6 Chức năng quản lý sổ cái với các chức năng con:
➢ Kết chuyển lỗ/lãi: Tựđộng sinh các chứng từ kết chuyển lỗ/lãi cuối kỳ kế toán
➢ Quản lý chứng từ chung: Cập nhật các giao dịch về chứng từ kế toán tổng hợp
➢ Khóa sổ kế toán: Thực hiện công việc khóa sổ kế toán cuối kì sau khi đã kết thúc việc ghi sổ kế toán
➢ Tìm kiếm: Tìm kiếm về thông tin kế toán tổng hợp
➢ In báo cáo: Báo cáo tài chính và các sổ kế toán tổng hợp
4.1.4 Mô hình trao đổ i thông tin:
Các mô hình trao đổi thông tin được đặc tả theo từng loại thông tin của phân hệ:
1 Thông tin tài chính (trình bài mối quan hệ về mặt thông tin giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác về các hoạt động tài chính)
2 Thông tin về kế toán (trình bày quá trình lưu trữ dữ liệu theo ngày/tháng/năm đối chiếu kiểm tra của các chứng từ gốc, đến sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng cân đối tài khoản và cuối cùng là bảng báo cáo tài chính)
3 Thông tin mua hàng (trình bày luồng dữ liệu chuyển giữa các chức năng nhận báo giá, lập phiếu yêu cầu mua hàng xác nhận mua hàng, nhập hàng và thanh toán)
4 Thông tin bán hàng (trình bày luồng dữ liệu chuyển giữa các chức năng lập báo giá, nhận đơn hàng, xuất hàng và thanh toán)
5 Thông tin nhân sự - tiền lương (trình bày luồn dữ liệu giữa các chức năng tuyển dụng, điều chỉnh, chấm dứt hợp đồng, chấm công, tính lương, tính bảo hiểm, tính thuế thu nhập và thanh toán)
Các đặc tả xử lý nghiệp vụ được xây dựng theo các mục tiêu:
1 Quản lý quỹ tiền mặt (theo dõi hoạt động nhập phiếu thu, phiếu chi, lưu sổ kế toán)
2 Quản lý tiền gửi ngân hàng (theo dõi hoạt động nhập giấy báo nợ, báo có, lưu sổ kế toán)
3 Quản lý mua hàng (theo dõi hoạt động điều chỉnh đơn hàng, nhận hóa đơn nhập hàng, nhập hàng)
4 Quản lý công nợ phải trả (theo dõi hoạt động hiệu chỉnh đơn hàng, nhận hóa đơn nhập hàng, nhập hàng)
5 Quản lý bán hàng (theo dõi hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo đơn hàng, lập hóa đơn bán lẻ, lưu sổ kế toán)
6 Quản lý công nợ phải thu (theo dõi hoạt động hiệu chỉnh đơn hàng, lập hóa đơn, xuất hàng)
7 Quản lý nhân sự (theo dõi hoạt động nhập hồ sơ cán bộ, cập nhật hồ sơ, chuyển hồ sơ sang trạng thái lưu)
8 Tính lương (theo dõi hoạt động chấm công của cán bộ, tính các khoản lương, khấu trừ bảo hiểm, thuế, kết chuyển chi phí lương)
9 Quản lý sổ cái tổng hợp (theo dõi hoạt động nhập chứng từ chung, kết chuyển lãi/lỗ, lưu sổ kế toán, khóa sổ kế toán)
4.1.5 Mô hình quan h ệ gi ữ a các th ự c th ể :
Trong phân hệ này, có các mô hình quan hệ quan trọng sau:
1 Mô hình quan hệ Tin mặt tại quỹ (giữa các thực thể Khách hàng, Thu tiền khách hàng, Nhà cung cấp, Giải ngân nhà cung cấp, Nhân viên, )
2 Mô hình quan hệ Tin gửi ngân hàng (giữa các thực thể Hệ thống tài khoản, Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Thông tin ngân hàng, Tiền gửi, Séc, Tài khoản kết chuyển, )
3 Mô hình quan hệ Mua hàng và công nợ phải trả (giữa các thực thể Nhà cung cấp, Tài khoản, Nhân viên, Đơn mua hàng, Hóa đơn mua hàng, Phòng ban, Vật tư, Chủng loại vật tư, Giải ngân nhà cung cấp, Giảm giá,…)
4 Mô hình quan hệ Bán hàng và công nợ phải thu (giữa các thực thể Tài khoản, Khách hàng, Thu tiền khách, Hóa đơn bán hàng, Đơn bán hàng, Vật tư, Chủng loại vật tư, Kho vật tư, Phòng ban, Báo giá, )
5 Mô hình quan hệ Nhân sự - tin lương (giữa các thực thể Tuyển dụng nhân sự, Hồsơ nhân sự, Lương nhân viên, Bảng tính lương, Nhân viên, Bảng chấm công, Phòng ban, Vật tư, Tài khoản, )
6 Mô hình quan hệ Sổ cái (giữa các thực thể Tài khoản, Khách hàng, Nhà cung cấp, Tài khoản kết chuyển, Nhân viên, chứng từchung,…).
Phân hệ quản lý Tài sản cố định
Mục tiêu đặt ra cho Phân hệ Quản lý tài sản cốđịnh (TSCĐ) là phải thực hiện công việc sau:
➢ Quản lý TSCĐ mua mới
➢ Quản lý TSCĐ khấu hao
➢ Quản lý TSCĐ điều chuyển
➢ Quản lý TSCĐ thanh lý
Các quy trình nghiệp vụ hiện tại trong phân hệ cần xây dựng như quy trình quản lý TSCĐ chung, quy trình mua mới TSCĐ, quy trình khẩu hao TSCĐ, quy trình điều chuyển TSCĐ, quy trình thanh lý TSCĐ
Chức năng cần có của phân hệ Quản lý TSCĐ gồm:
1 Mua mới TSCĐ với các chức năng con:
➢ Xác nhận yêu cầu mua TSCĐ
➢ Phê duyệt yêu cầu mua TSCĐ
2 Khấu hao TSCĐ với các chức năng con:
➢ Lập bảng đăng ký trích khấu hao
➢ Phê duyệt trích khấu hao
3 Điều chuyển TSCĐ với các chức năng con:
➢ Yêu cầu điều chuyển TSCĐ
4.2.4 Mô hình trao đổ i thông tin:
Các mô hình trao đổi thông tin được đặc tả theo từng loại thông tin của phân hệ:
➢ Thông tin chung về TSCĐ
➢ Thông tin mua mới TSCĐ
➢ Thông tin khấu hao TSCĐ
➢ Thông tin điều chuyển TSCĐ
➢ Thông tin thanh lý TSCĐ
Hình 4.1: Quy trình luân chuy ể n ch ứ ng t ừ K ế toán tài s ả n c ố đị nh
4.2.6 Mô hình quan h ệ gi ữ a các th ự c th ể :
Các mô hình thực thể - liên kết TSCĐ cần có:
➢ Mô hình thực thể - liên kết TSCĐ - Mức đỉnh (giữa các thực thể Yêu cầu về TSCĐ, Giao dịch mua mới, TSCĐ, Chủng loại TSCĐ, Giao dịch khấu hao, Nhà cung cấp Nhân viên, Phòng ban, Giao dịch thanh lý, Giao dịch điều chuyển, )
➢ Mô hình thực thể - liên kết TSCĐ mua mới (giữa các thực thể Yêu cầu về TSCĐ, Giao dịch mua mới, TSCĐ, Chủng loại TSCĐ, Nhà cung cấp, Nhân viên, Phòng ban, )
➢ Mô hình thực thể - liên kết TSCĐ khấu hao (giữa các thực thể Yên cầu về TSCĐ, TSCĐ, Chủng loại TSCĐ, Nhà cung cấp, Giao dịch khấu hao,
➢ Mô hình thực thể - liên kết TSCĐ điều chuyển (giữa các thực thể Yêu cầu về TSCĐ, TSCĐ, Chủng loại TSCĐ, Giao dịch điều chuyển Phòng ban,
➢ Mô hình thực thể - liên kết TSCĐ thanh lý (giữa các thực thể Yên cầu vềTSCĐ, TSCĐ, Chủng loại TSCĐ, Nhà cung cấp, Giao dịch thanh lý, Khách hàng, Phòng ban, Nhân viên,…)
Phân hệ quản lý Hậu cần
Mục tiêu đặt ra cho Phân hệ Quản lý hậu cần là phải thực hiện được các công việc sau:
➢ Quản lý kho và tồn kho
➢ Quản lý nhà cung cấp
Các quy trình nghiệp vụ hiện tại cần có trong phân hệnhư nhập kho từđơn mua hàng, quy trình nhập kho trực tiếp, quy trình xuất kho bán hàng, quy trình xuất kho trực tiếp, quy trình kiểm kê kho
Chức năng cần có của phân hệ Quản lý hậu cần gồm:
1 Chức năng nhập kho, bao gồm các chức năng con:
➢ Nhập kho từđơn mua hàng (xác nhận yêu cầu nhập kho tạm, nhập kho tạm, kiểm tra hàng hóa, nhập kho)
➢ Nhập kho trực tiếp (xác nhận yêu cầu nhập kho, nhập kho)
2 Chức năng xuất kho, bao gồm các chức năng con:
➢ Xuất kho bán hàng (xác nhận yêu cầu mua hàng, yêu cầu xuất hàng, xuất kho)
➢ Xuất kho trực tiếp (yêu cầu mua hàng trực tiếp, xuất kho)
4.3.4 Mô hình trao đổ i thông tin:
Các mô hình trao đổi thông tin được đặc tả theo từng loại thông tin của phân hệ:
1 Thông tin tồn kho 2 Thông tin nhập - xuất kho
3 Thông tin nhập kho từ đơn mua hàng 4 Thông tin nhập kho trực tiếp
5 Thông tin xuất kho bán hàng
6 Thông tin xuất kho trực tiếp 7 Thông tin kiểm kê kho
Các sơ đồ mô tả quy trình luận chuyển theo chứng từ của phân hệ:
1 Chứng từ nhập kho trực tiếp
2 Chứng từ xuất kho trực tiếp 3 Chứng từ kế toán
4 Chứng từ dịch vụ bảo hành
4.3.6 Mô hình quan h ệ gi ữ a các th ự c th ể :
Cần xây dựng các mô hình quan hệ cho phân hệnhư:
➢ Mô hình quan hệ Kho vật tư ở mức định (giữa các trục trẻ Nhà cung cấp, Phòng ban, Kho, Vật tư, Khách hàng, chủng loại vật tư, yêu cầu nhập kho,
Giao dịch nhập kho, Yêu cầu xuất kho, Giao dịch xuất kho, )
➢ Mô hình quan hệ Nhập kho từ đơn mua (giữa các thực thể và Nhà cung cấp, Hóa đơn mua hàng, kho, yêu cầu nhập vật tư, Vật tư, chúng loại vật tư, Giao dịch nhập vật tư, Phòng ban, )
➢ Mô hình quan hệ Nhập kho trực tiếp (giữa các thực thể Nhà cung cấp, yêu cầu nhập vật tư, Kho, vật tư, Chủng loại vật tư, Giao dịch nhân vật tư, Phòng ban, )
➢ Mô hình quan hệ Xuất kho bán hàng (giữa các thực thể Khách hàng, Hóa đơn bán, Kho, Vật tư, yêu cầu xuất vật tư, Chủng loại vật tư, Giao dịch xuất vật tư, Phòng ban, )
➢ Mô hình quan hệ Xuất kho trực tiếp (giữa các thực thể Khách hàng, yêu cầu xuất vật tư, Vật tư, Kho, Chủng loại vật tư, Giao dịch xuất vật tư, Phòng ban, )
➢ Mô hình quan hệ Kiểm kê kho (giữa các thực thể Nhân viên, Yêu cầu kiểm kê kho, Kho, Vật tư, Chủng loại vật tư, Giao dịch điều chỉnh tồn kho, Phòng ban,…)
Phân hệ quản lý Sản xuất
Mục tiêu đặt ra cho Phân hệ Quản lý sản xuất là phải thực hiện được các công việc sau:
➢ Lập kế hoạch sản xuất (MPS - Master Productional Schedule)
➢ Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MEP - Material Requirements Planning)
➢ Lập kế hoạch phân phối (DRP - Distribution Requirements Planning)
➢ Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP - Capability Requirements Planning)
➢ Công thức sản phẩm (BoM - Bill of Material)
➢ Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)
➢ Quản lý mã vạch (Bar Coding)
➢ Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)
Các quy trình nghiệp vụ chính cần quan tâm trong phân hệ có thể kể ra gồm: quy trình sản xuất tổng thể, quy trình lập kế hoạch sản xuất, quy trình lập kế hoạch nguyên vật liệu, quy trình quản lý luồng sản xuất và lệnh sản xuất, quy trình lập kế hoạch điều phối năng lực và công thức sản phẩm, quy trình quản lý mã vạch, quy trình lập kế hoạch phân phối, quy mình lập đơn giá các yếu tố chi phí, quy trình tính giá thành sản phẩm, quy trình phát hành lệnh sản xuất, quy trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, quy trình từphát hành đến thu hồi lệnh sản xuất, quy trình sửa chữa hàng trả lại, quy trình lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, quy trình cập nhật min-max giá trị sản phẩm, quy trình thay thế nguyên vật liệu, quy mình thay đổi định mức sản xuất, quy trình tận dụng thành phẩm hỏng, quy trình chung từ sản xuất đến xây lắp, quy trình quản lý sản xuất, quy trình lập kế hoạch sản xuất xây lắp
Chức năng cần có của phân hệ Quản lý sản xuất gồm:
1 Chức năng cần có của phân hệ Quản lý sản xuất gồm:
➢ Lập dự báo sản lượng tiêu thụ
➢ Lập kế hoạch sản xuất 2 Chức năng lập kế hoạch nguyên vật liệu với các chức năng con:
➢ Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
➢ Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
3 Chức năng lập kế hoạch điều phối năng lực với các chức năng con:
➢ Lập công đoạn và định mục sản phẩm
➢ Gán nguồn lực cho bộ phận
➢ Lập công thức sản phẩm
4 Chức năng lệnh sản xuất với các chức năng con:
➢ Phát hành lệnh sản xuất
➢ Thống kê tiêu hao nguyên vật liệu
➢ Thống kê thành phẩm nhập kho
➢ Kết thúc lệnh sản xuất
5 Chức năng quản lý mã vạch với các chức năng con:
➢ Lập danh mục sản phẩm
➢ Tạo mã vạch cho sản phẩm
4.4.4 Mô hình trao đổ i thông tin:
Các mô hình trao đổi thông tin được đặc tả theo từng loại thông tin phố của phân hệ:
1 Thông tin lập kế hoạch phân phối 2 Thông tin lập kế hoạch nguyên vật liệu 3 Thông tin quản lý luồng sản xuất và lệnh sản xuấn
4 Thông tin lập kế hoạch điều phối năng lực và công thức sản phẩm 5 Thông tin quản lý mã vạch
6 Thông tin kế hoạch phân phối
Cần mô tả quy trình luân chuyển các chứng từ:
1 Chứng từ từ khi phát hành lệnh sản xuất đến nhập kho thành phẩm 2 Chứng từ xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
4.4.6 Mô hình quan h ệ gi ữ a các th ự c th ể :
Các mô hình quan hệ trong phân hệ Quản lý sản xuất được phát triển theo các khối:
1 Mô hình quan hệ Lập kế hoạch sản xuất (giữa các thực thể Khách hàng, Hóa đơn bán hàng, Dự báo sản xuất, Phòng ban, Kế hoạch sản xuất, Sản phẩm, Lệnh sản xuất, Vật tư, tồn kho, )
2 Mô hình quan hệ Lập kế hoạch nguyên vật liệu (giữa các thực thể Kế hoạch sản xuất, Kế hoạch nguyên vật liệu, Phòng ban, Nhà cung cấp, Đơn mua hàng, Vật tư, Sản phẩm tồn kho, Công thức sản phẩm, )
3 Mô hình quan hệ Lập kế hoạch điều phối năng lực (giữa các thực thể Kế hoạch sản xuất, Sản phẩm, Nhân viên, Công thức sản phẩm, Thiết bị, Phòng ban, Luồng sản xuất, nguồn học, Công đoạn sản xuất,…)
4 Mô hình quan hệ Lệnh sản xuất và luồng sản xuất (giữa các thực thể Hệ thống tài khoản, Tiêu hao vật tư, Sản phẩm, Vật tư, Lệnh sản mất, Phòng ban, nhân viên, Nguồn, Thiết bị Kho vật tư, )
5 Mô hình quan hệ Kế hoạch phân phối sản phẩm (giữa các thực thể Khách hàng, Dự báo sản xuất, Đơn bán hàng, Phòng ban, Kế hoạch phân phối, lệnh sản xuất, Tồn kho, Vật tư, Sản phẩm, )
Phân hệ quản lý Dự án
Mục tiêu đặt ra cho Phân hệ Quản lý dự án là phải thực hiện được các công việc:
➢ Quản lý hạng mục đầu tư
➢ Quản lý nguồn vốn đầu tư
➢ Theo dõi thực hiện kế hoạch
Chức năng cần có của phân hệ Quản lý dự án gồm:
1 Chức năng lập kế hoạch dự án
➢ Khai báo hạng mục đầu tư
➢ Khai báo danh mục nguồn vốn
Hình 4.2: Quy trình qu ả n lý d ự án
➢ Lập kế hoạch dự án 2 Chức năng thực hiện đầu tư dự án, bao gồm các chức năng con:
➢ Quản lý khối lượng hoàn thành
4.5.4 Mô hình trao đổ i thông tin:
Hình 4.3 : Mô hình trao đổ i thông tin qu ả n lý d ự án
4.5.5 Mô hình quan h ệ gi ữ a các th ự c th ể :
Mô hình quan hệ của phân hệ Quản lý dự án đặc tả quan hệ giữa các thực thể Dự án, Kế hoạch dự án, Dự toán dự án, Vốn, Giải ngân dự án, Nhà cung cấp, HT tài khoản, Khoản chi, Khối lượng dự án hoàn thành,
Phân h ệ qu ả n lý D ị ch v ụ
Mục tiêu đặt ra cho Phân hệ Quản lý dịch vụ là phải thực hiện được các công việc sau:
➢ Quản lý dịch vụ khách hàng
➢ Quản lý bảo hành, bảo trì
Các quy trình nghiệp vụ hiện tại và tương lai cần được mô tả như:
➢ Quy trình quản lý khách hàng
➢ Quy trình quản lý bảo hành sản phẩm
Chức năng cần có của phân hệ Quản lý dịch vụ gồm:
➢ Xác nhận yêu cầu bảo hành
➢ Lập hóa đơn dịch vụ
➢ Lập hồ sơ bảo hành, bảo trì
4.6.4 Mô hình trao đổ i thông tin:
Hình 4.4 : Mô hình trao đổ i thông tin d ị ch v ụ b ả o hành
Hình 4.5: Quy trình luân chuy ể n ch ứ ng t ừ - quy trình qu ả n lý d ị ch v ụ b ả o hành
4.6.6 Mô hình quan h ệ gi ữ a các th ự c th ể :
Mô hình quan hệ của quan hệ Quản lý dịch vụ đặc tả mối quan hệ giữa các thực thể Yêu cầu bảo hành, Hóa đơn bảo hành, Vật tư, Chủng loại vật tư, Nhân viên, Phòng ban, Khách hàng, Sổ bảo hành cho khách hàng,…
K Ế T LU ẬN VÀ HƯỚ NG PHÁT TRI Ể N
Kết luận
5.1.1 Nh ữ ng k ế t qu ả đạt đượ c:
Tình hình ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, với những lợi ích trong dài hạn như:
➢ Thông tin được chia sẻ, tập trung, tin cậy và tức thời:
- Hệ thống ERP là mô hình có cấu trúc dữ liệu phân cấp, bao gồm các nhóm phân hệ và phân hệ Các thành phần này được liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau Và do đó các thông tin được kế thừa lẫn nhau Nó không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng
- Tất cả thông tin của tổ chức được khai báo và kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban và nhiều người Giống như một hệ thống kiểm soát nội bộ trên cùng một ứng dụng ERP Nên giúp nhà quản lý có được thông tin quản trị nhanh, kịp thời và đáng tin cậy Từ đó đưa ra những quyết định kịp thời
- Nhóm phân hệ tài chính kế toán của hệ thống ERP giúp hạn chế sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công
➢ Thông tin theo thời gian thực, tăng hiệu quả sản xuất:
- Phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP giúp công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức tồn kho tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu vốn lưu động, tăng hiệu quả sản xuất
- Phân hệ quản trị sản xuất giúp công ty lên kế hoạch và tính toán chính xác công suất của máy móc và công nhân Làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm
- Bằng cách sử dụng một hệ thống duy nhất, doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm chi phí và tăng năng suất làm việc Ngoài ra ERP sẽ tự động hóa tất cả các quy trình trong sản xuất của doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường
➢ Quản lý nhân sự hiệu quả, quy trình rõ ràng, loại bỏ công việc trùng lặp:
- Ứng dụng ERP giúp bộ phận nhân sự sắp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giảm chi phí quản lý cũng như hạn chế sai sót và gian lận trong hệ thống lương.
- Hệ thống ERP thưởng yêu cầu công ty xác định quy trình rõ ràng để giúp phân quyền, phân công công việc rõ ràng Hạn chế công việc trùng lặp
➢ Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án:
ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bố nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án
Bên cạnh những lợi ích mà ERP đem lại, ERP còn có những mặt hạn chế sau:
➢ Chi phí đầu tư lớn:
- Hiện nay phần lớn những phần mềm ERP nước ngoài do các công ty của Việt Nam làm trung gian triển khai Và có giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng (user) Phần mềm do chính các công ty Việt Nam viết vào khoảng cho vài trăm triệu đến một vài tỷ đồng Mức giá còn tùy thuộc vào số lượng user và các thỏa thuận đi kèm.
- Trong quá trình ứng dụng ERP, có những khoảng chi phí phát sinh đi kèm Ví dụ như phần mềm được nâng cấp lên công nghệ mới hơn Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan khác đểtương thích
➢ Thời gian triển khai kéo dài:
- Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 năm hoặc hơn
- Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào cản của “văn hóa” tại mỗi doanh nghiệp Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP cùng lúc để cố được sự lựa chọn thích hợp
Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi minh để tận dụng phần mềm Phần mềm ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khả lớn so với việc thực hiện công việc thủcông, nhưng nếu bạn chỉ đơn giản cài phần mềm rồi đểđó và không chịu thay đổi cách thức vận hành thi chỉ là lãng phí mà thôi Có lẽ đây là lý do khiến nhiều dự án ERP thất bại nhất Để sử dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi lối làm việc xưa cũ Nhiều người chưa sẵn sàng thay đổi sẽ từ chối dùng ERP • Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lại làm những nhân viên này mất đi nhóm lợi ích của mình Đây cũng là điều mà các công ty rất kể làng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP
➢ Cần thời gian để thu lợi từ ERP:
ERP thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự Và tất nhiên “cái lợi của ERP chỉ xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì thực hiện nó Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất hết 8 tháng mới thấy được
"cái lợi" của ERP sau khi hệ thống mới được cài đặt Nhưng tiền tiết kiêm hang năm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô la Mỹ.
Hướng phát triển
5.2.1 Hướ ng kh ắ c ph ụ c nh ữ ng h ạ n ch ế :
➢ Hiểu mục tiêu chiến lược trong kinh doanh của tổ chức:
Trong các buổi họp, thảo luận, hãy xác định mục tiêu doanh nghiệp, cần làm gì để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và đem lại giá trị cao cho khách hàng Hiểu rõ mục tiêu sẽgiúp người quản lý hạn chế rủi ro chọn sai hệ thống phần mềm ERP
➢ Đặt kì vọng thực tế khi triển khai ERP:
Nguồn gốc căn bản khiến doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai phần mềm ERP là lên kế hoạch về thời gian thực hiện và ngân sách không thực tế Nếu nhà quản trị có sự hiểu biết sâu sắc về đặc điểm quy mô công ty và đặc thù ngành thì có thể đưa ra những kỳ vọng thực tế Dù có thể sẽ phải điều chỉnh mục tiêu khi triển khai nhưng bắt đầu với việc ước tính thực tế thì phần trăm rủi ro sẽ nhỏ hơn
➢ Chuẩn bị nhân viên cho việc thay đổi tổ chức:
Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, phần lớn các doanh nghiệp thường gặp trở ngại từ phản ứng của nhân viên gây nên sự chậm trễ và giảm hiệu quả trong việc đưa phần mềm đi vào hoạt động. Điều quan trọng là ban lãnh đạo phải có đủ khả năng truyền đạt mục đích của sự thay đổi phương thức quản lý mới và những lợi ích nhận được khi áp dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của mình Trong quá trình triển khai, nếu nhân viên không chấp nhận sử dụng phần mềm thường xuyên hàng ngày thì hãy hoãn cho đến khi họ chấp nhận sự thay đổi
➢ Tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp:
Triển khai phần mềm ERP là một cơ hội để tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp khi có sự giúp sức của công nghệ
Các quy trình được tối ưu sẽ giúp nhà cung cấp phần mềm ERP tập trung vào nhu cầu riêng của doanh nghiệp Nếu chủ doanh nghiệp chọn phần mềm mà không nghĩ đến tối ưu hóa quy trình thì có thể sẽ phải điều chỉnh phần mềm và kéo theo tốn kém chi phí
➢ Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu: Để giảm thiểu rủi ro khi triển khai phần mềm thì trước tiên dữ liệu cần chính xác
Hầu hết dữ liệu đều chưa sẵn sàng khi chuyển sang hệ thống mới Nguyên nhân do dữ liệu thường trải rộng trên nhiều nguồn với những định dạng và cấu trúc khác nhau
Nhà quản trị cần thiết lập một kế hoạch cho việc chuyển đổi dữ liệu Ví dụ như sẽ cần xóa dữ liệu để tránh trùng lặp và các vấn đề liên quan đến chất lượng dữ liệu khác
Ngoài ra, cũng nên xác định các mục, đơn vị đo lường mới khi chuyển sang lưu trữ trên phần mềm
5.2.2 Hướ ng m ở r ộng đề tài:
Cùng với sự phát triển kỹ thuật công nghệ, điện toán đám mây (cloud computing) trở thành xu thế mới trong ngành công nghiệp máy tính, làm thay đổi cơ bản cách thức lưu trữ, chia sẻ và xử lý thông tin Hiểu đơn giản, điện toán đám mây là việc ảo hóa các tài nguyên tính toán và các ứng dụng Tức là thay vì sử dụng nhiều thiết bị cùng lúc để truy xuất dữ liệu, doanh nghiệp có thể truy cập các tài nguyên đã được ảo hóa thông qua môi trường Internet, bởi dữ liệu của tổ chức sẽ được lưu trữ trên không gian internet Ứng dụng ERP kết hợp điện toán đám mây có chi phí đầu tư ban đầu thấp mà không phụ thuộc cơ sở máy chủ hạ tầng của doanh nghiệp Các giải pháp cloud ERP dễ tiếp cận và sử dụng hơn với khối thông điệp máy chủ Tại các hệ thống này, người quản trị sẽ không còn lo lắng về việc bảo trì và nâng cấp hệ thống, bởi doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô-đun theo yêu cầu, từ đó tạo ra quyền kiểm soát nhiều hơn đối với ngân sách
Trong tương lai, hệ thống ERP tích hợp điện toán đám mây sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị doanh nghiệp bởi khả năng hỗ trợ tương thích lẫn nhau của cả hai giải pháp Còn tại Việt Nam, những nhà triển khai giải pháp ERP cũng bắt đầu vào cuộc đua “đám mây” để đi đúng với xu hướng thời đại Tuy nhiên để thay đổi thói quen sử dụng của người dùng cũng như niềm tin vào độ an toàn dữ liệu từ các doanh nghiệp vẫn còn hạn chế, vì thế việc ứng dụng ERP trên công nghệ điện toán đám mây vẫn còn là một con đường dài và đầy thử thách cho các nhà triển khai cũng như doanh nghiệp trong nước
➢ Tích hợp AI và công nghệ thông minh khác
Tích hợp AI với hệ thống ERP đang dần trở thành xu hướng trong thời đại số Những tiềm năng đột phá của AI tạo ra tiếng vang trên thị trường phần mềm với khả năng sử dụng học máy và giao diện ngôn ngữ tự nhiên Một số tính năng mà trí tuệ nhân tạo hỗ trợ cải thiện phần mềm ERP có thể kể đến như:
• Phân tích nâng cao bởi khả năng hoạt động cùng lượng dữ liệu khổng lồ của AI và những thuật toán nâng cao cho phép dự báo chính xác;
• Quy trình liên kết lớn với nhiều loại dữ liệu, từ đó tạo ra một nền tảng tập trung;
• Quy trình sản xuất với sự giám sát chặt chẽ của trí tuệ nhân tạo, ngoài ra AI còn có khả năng chẩn đoán, dự đoán những đề xuất hiệu quả để tránh lãng phí nguyên liệu;
• Quản lý tài chính với AI trở nên chính xác và đảm bảo, bởi khả năng tự động hóa các quy trình liên quan nhiệm vụ tài chính – kế toán trong doanh nghiệp cũng như hoạt động xác minh và so sánh số dư tài khoản giữa các hệ thống độc lập
• Dịch vụ khách hàng là yếu tố không thể bỏ qua mà AI đem lại Từ các lịch sử giao dịch khách hàng và thông tin bảo hành từ trước, AI sẽ đánh giá hiệu suất và trình độ của từng nhân viên để lên lịch chăm sóc khách hàng; cũng như tạo ra danh sách khách hàng tiềm năng;… phục vụ doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu thông qua dịch vụ khách hàng
Còn với hệ thống ERP có tích hợp các công nghệ thông minh, cung cấp cho các công ty một lợi thế đáng kể thông qua xử lý dữ liệu hiệu quả Dữ liệu không những tăng vọt về số lượng mà tăng cả sự phức tạp Do đó, bài toán tìm ra những phương án mới để phân tích dữ liệu hiệu quả là vô cùng cần thiết nếu doanh nghiệp muốn tận dụng tối đa hiệu quả từ toàn bộ dữ liệu mà tổ chức có được Chuyển đổi dữ liệu kinh doanh thành những hành động có tính thực thi chính là lợi thế của bất kì doanh nghiệp
Sự linh động của phần mềm luôn là mối quan tâm của bất kì người quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp Bên cạnh khả năng thực hiện các hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi, thì năng suất đem lại củaứng dụng ERP trên các thiết bị di động cầm tay cũng vô cùng hiệu quả Chẳng hạn, nhân viên làm việc ngoài giờ hành chính có thể thực hiện các giao dịch ngay cả khi ở nhà, bởi các quyền truy cập thông tin cũng như công cụ cần thiết đều xuất hiện ngay trên thiết bị mang theo
Tính linh động đồng nghĩa tạo ra quy trình thu thập dữ liệu chính xác và thuận tiện hơn Nhân viên có thể thu thập và nhập thông tin trực tiếp từ môi trường khảo sát Điều này loại bỏ thời gian lãng phí tại các quy trình phía sau khi cần chờ đợi thông tin từ người khảo sát Từ đó giảm thiểu một số rủi ro trong doanh nghiệp, tăng lợi nhuận và hiệu quả trong kinh doanh.
➢ ERP phát triển theo hướng chuyên ngành
