SLIDE BÀI GIẢNG MÔN QUẢN TRỊ HỌC CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Chương 5 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Giáo trình Quản trị học , 2024, Trường ĐH Công nghiệp TP.HCM, Khối ngành Kinh tế. 5.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN 5.1.2. Vai trò hoạch định 5.2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HOẠT ĐỊNH 5.2.1. Mục tiêu - Tầm quan trọng của các mục tiêu - Phân loại mục tiêu - Các nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu - Căn cứ để xác định mục tiêu - Quy trình xác định mục tiêu hoạch định - Quản trị theo mục tiêu MBO 5.2.2. CÁC BIỆN PHÁP 5.2.3. CÁC NGUỒN LỰC 5.2.4. THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 5.3. PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH 5.3.1. Theo cấp độ hoạch đinh 5.3.2. Theo lĩnh vực kinh doanh 5.3.3. Phân loại hoạch định theo thời gian 5.3.4. Theo mức độ hoạt động 5.4. TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH - Ma trận SWOT

Trang 1

CHƯƠNG 5 : CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Trang 2

5.1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN

5.1.1 HOẠCH ĐỊNH:

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó.

Hoạch định là quá trình xem xét quá khứ,ra quyết định ở hiện tại những vấn đề trong tương lai

Trang 3

5.1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN

5.1.2 VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH:

 Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị.

 Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

 Tạo ra sự phối hợp và hợp tác giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức.

 Tập trung vào mục tiêu cụ thể tránh lãng phí ( Nâng cao hiệu năng hoạt động của tổ chức )

Trang 4

5.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HOẠCH ĐỊNH

Chức năng hoạch định đòi hỏi những nhà quản trị phải đƣa ra những

quyết định về bốn thành phần cơ bản của các kế hoạch: Mục tiêu, các biện

pháp, các nguồn lực và việc thực hiện

Trang 5

5.2.1 MỤC TIÊU

Mục tiêu : là những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định

Trang 6

5.2.1 MỤC TIÊU

a Tầm quan trọng của các mục tiêu

Giúp nhận dạng các ưu tiên trong công việc của tổ chứcHướng dẫn hành động : biết làm gì? Làm như thế nào ?

Cơ sở cho các quyết định : Mục tiêu là nền tảng để các nhà quản trị biết được kết quả mà tổ chức cần đạt được từ đó dễ dàng đưa ra các quyết định

Tiêu chuẩn cho công việc thực hiện

Làm hấp dẫn,thu hút và tạo động lực cho các đối tượng bên trong và bên ngoài

Trang 8

5.2.1 MỤC TIÊU

b.Phân loại mục tiêu

Theo nội dung

 Mục tiêu tài chính : liên quan đến các kết quả về tài chính

 Mục tiêu chiến lược : chú trọng đến sự cải tiến vị thế của doanh nghiệp trong dài hạn

Trang 10

5.2.1 MỤC TIÊU

c.Các nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu.

+ Mục tiêu phải cụ thể ( specific)

(Tôi muốn trở thành vận động viên giỏi nhất)+ Mục tiêu phải đo lường được ( Measurable )(Mỗi ngày tôi sẽ chạy bộ thể dục)

+ Mục tiêu phải có thể đạt được ( Achievable )( Chạy bộ 100km/ ngày  không tưởng )

Trang 11

5.2.1 MỤC TIÊU

c.Các nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu.

+ Mục tiêu phải nhất quán ( Relevant )

Để trở thành vận động viên chạy bộ giỏi  Chơi ghi ta 2h/ ngày+ Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian ( Timely )

(Trong vòng 2 năm sẽ thành tích sẽ vượt qua người đứng đầu )

Trang 12

5.2.1 MỤC TIÊUVí dụ

S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn mở rộng các cửa hàng phân phối sản phẩmM – Measurable (Tính đo lường): Lên ít nhất 3,000 cửa hàng trên toàn quốc

A – Attainable (Tính khả thi): Với hệ thống cửa hàng hiện nay và khả năng nhượng quyền thương hiệu, tôi muốn mở rộng cửa hàng phân phối sản phẩm lên ít nhất 3,000 cửa hàng trên toàn quốc

R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm mở rộng thâm nhập thị trườngT – Timely (Tính thời điểm): Mục tiêu cần hoàn thành trước 30/6/2020

Trang 14

5.2.1 MỤC TIÊU

e Quy trình xác định mục tiêu hoạch định: Có nhiều cách xác định mục tiêu nhưng nhìn chung quy trình xác định mục tiêu trong công tác hoạch định thường tuân theo các bước cơ bản sau:

1 Nghiên cứu và thu thập thông tin2 Xác định nhiệm vụ chung

3 Xác định các mục tiêu cụ thể

4 Đánh giá và sàng lọc những mục tiêu được lựa chọn5 Quyết định lựa chọn mục tiêu

Trang 15

5.2.1 MỤC TIÊU

f Quản trị theo mục tiêu – MBO

 Quản trị theo mục tiêu (tiếng Anh: Management By Objectives, viết tắt: MBO) là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị.

 Quản trị theo mục tiêu tức là quản trị thông qua việc xác định mục tiêu cho từng nhân viên và sau đó hướng hoạt động của người lao động vào

Trang 16

 Định kì tiến hành kiểm soát và điều chỉnh Tổng kết và đánh giá công việc của cấp dưới

Trang 17

✗ Tạo ra được một cơ chế thông tin liên lạc tốt hơn trong nội bộ doanh nghiệp Có được một hệ thống điều phối - đánh giá thường xuyên, có sự tương tác giữa cấp trên và cấp dưới

Trang 18

✗ Hỗ trợ việc xây dựng bản mô tả công việc thống nhất ở từng cấp quản lí đồng thời giúp

Trang 20

5.2.2 CÁC BIỆN PHÁP

Các biện pháp là những phương tiện hay hoạt động cụ thể được dự kiến để đạt được những mục tiêu Ví dụ như mục tiêu là nâng cao năng suất từ 5 lên 6 đơn vị sản phẩm trên một giờ công thì cần phải vạch ra các biện pháp thực hiện cụ thể về cải tiến công nghệ, huấn luyện nhân viên, thay đổi phương pháp quản trị, cải thiện điều kiện làm việc, thay đổi chế độ khen thưởng… đồng thời phải tính toán làm sao để các biện pháp này có hiệu quả cao nhất

Trang 21

5.2.3 CÁC NGUỒN LỰC

Các nguồn lực luôn có giới hạn trong khi mong muốn của tổ chức lại có nhiểu nên các nguồn lực phải được phân bổ sao cho việc thực hiện mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất Cụ thể là tổ chức cần lập dự toán các nguồn lực cho từng kế hoạch quan trọng Việc này có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như tập trung các nguồn lực vào một số ít mục tiêu thay vì dàn trải cho nhiều mục tiêu

Trang 22

5.2.4 THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

Giai đoạn cuối cùng của chức năng hoạch định phải bao gồm các cách vàphương tiện để thực hiện những biện pháp đã dự kiến Tổ chức sẽ không thể thựchiện được các mục tiêu nếu kế hoạch không được thực hiện hay không thể thực hiệnđược Trong một số trường hợp nhà quản trị có thể đích thân thực hiện mọi bước cầnthiết nhằm huy động các nguồn lực cho những biện pháp dự kiến để đạt được nhữngmục tiêu Tuy nhiên, thông thường nhà quản trị phải thực hiện các kế hoạch thông qua người khác, đốc thúc họ tiếp nhận và thực hiện kế hoạch đó Trong trường hợp này, quyềnlực, khả năng thuyết phục và các chính sách là những phương tiện của nhà quản trị để thực

Trang 23

5.3 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

5.3.1 THEO CẤP ĐỘ HOẠCH ĐỊNH GỒM:

✗ Hoạch định vĩ mô: như hoạch định chính sách kinh tế vĩ mô, hoạch định chính sách kinh tế - xã hội, hoạch định chính sách tài chính thời kỳ sau khủng hoảng…

✗ Hoạch định vi mô: như hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, hoạch định chiến lƣợc doanh nghiệp….

Trang 24

5.3.1 THEO CẤP ĐỘ HOẠCH ĐỊNH GỒM:

✗ Hoạch định vĩ mô: như hoạch định chính sách kinh tế vĩ mô, hoạch định chính sách kinh tế - xã hội, hoạch định chính sách tài chính thời kỳ sau khủng hoảng…

✗ Hoạch định vi mô: như hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, hoạch định chiến lƣợc doanh nghiệp….

5.3.2 THEO LĨNH VỰC KINH DOANH

✗ Hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch định vật tƣ, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ….

Trang 25

5.3.3 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH THEO THỜI GIAN:

✗ Hoạch định dài hạn: là hoạch định cho thời gian thực hiện kéo dài từ 5 năm trở lên.

✗ Hoạch định trung hạn: là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 năm đến dưới 5 năm.

✗ Hoạch định ngắn hạn: là hoạch định cho khoảng thời gian dướii 1 năm

Trang 26

5.3.4 THEO MỨC ĐỘ HOẠT ĐỘNG:

✗ Hoạch định chiến lược: Là hoạch định ở cấp độ toàn bộ doanh nghiệp, nó thiết lập nên những mục tiêu chung của doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp đối với môi trường Trong hoạch định này nhà quản trị thiết lập mục tiêu dài hạn và các biện pháp tổng thể để đạt được mục tiêu trên cơ sở những nguồn lực hiện có và những nguồn lực có thể huy động được.

✗ Thông thường, các tổ chức có thể hướng vào xây dựng bốn loại chiến lược sau: ổn định, phát triển, cắt giảm và phối hợp ba chiến lược đó

✗ Các công cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược : Ma trận SWOT, Ma trận BCG

Trang 27

5.3.4 THEO MỨC ĐỘ HOẠT ĐỘNG:

✗ Hoạch định tác nghiệp: Là hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả ở các

đơn vị cơ sở, ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác định rõ nội dung công việc cần tiến hành, ngườii thực hiện và cách thức tiến hành Trong hoạch định tác nghiệp, người ta trình bày rõ và chi tiết cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã được đặt ra trong hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện hoạch

Trang 28

5.4 TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH

Bước 1 : Nhận thức cơ hội –

thách thức Bước 1 : Nhận

thức cơ hội – thách thức

Bước 2: Xác định mục tiêuBước 2: Xác định mục tiêu

Bước 3: Xem xét các tiền đề cơ

Bước 4 Xây dựng các phương ánBước 4 Xây

dựng các phương án

Bước 5: Đánh giá phương án

Bước 6: Lựa chọn phương án

tối ưuBước 6: Lựa chọn phương án

tối ưu

Bước 7: Xây dựng các kế hoạch hỗ trợBước 7: Xây dựng các kế hoạch hỗ trợ

Bước 8: Lập ngân quỹ và các chi phí thực hiện

Trang 29

Ma trận SWOT