Chương 7 CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN Giáo trình Quản trị học , 2024, Trường ĐH Công nghiệp TP.HCM, Khối ngành Kinh tế. 7.1 KHÁI NIỆM VÀ NỘI DUNG CỦA CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN 7.1.1. Khái niệm chức năng điều khiển - Chức năng điều khiển trong quản trị được xác định là quá trình tác động đến con người, hướng dẫn, thúc đẩy họ sẵn sàng, nhiệt tình thực hiện những nhiệm vụ được giao - Vai trò của chức năng điều khiển 7.2.LÃNH ĐẠO VÀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO - Khái niệm lãnh đạo và nhà lãnh đạo - Theo Dwight D. Eisenhower: Lãnh đạo là nghệ thuật khiến người khác làm điều bạn muốn, bởi vì họ muốn làm điều đó. - John Maxwell thì: Lãnh đạo là tạo ảnh hưởng - Theo giáo trình : Lãnh đạo là khả năng gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc một nhóm nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức trong những điều kiện nhất định. - Chức năng cơ bản của người lãnh đạo 7.2.3. Phong cách lãnh đạo 7.2.3.1. Phong cách lãnh đạo theo quyền lực 7.2.3.2.Phong cách lãnh đạo theo mô hình của Douglas Mac Gregor 7.3. Các lý thuyết động viên 7.3.1.Lý thuyết cổ điển 7.3.2. Lý thuyết tâm lý xã hội hay quan hệ con người. 7.3.3. Thuyết cấp bậc nhu cầu của A.Maslow 7.3.4. Thuyết 2 nhân tố 7.4. Các hình thức động viên
Trang 1Đã có mục tiêu, có bộ máy thực hiện mục tiêu giờ là đến lúc vận hành và duy trì cỗ máy hướng đến mục tiêu điều khiển giúp khởi động tổ chức và đưa
nó vào hoạt động để thực hiện muc tiêu làm sao để khởi động bộ máy hoạt động chúng ta sẽ cung nhau tìm hiểu điều này trong chương điều khiển
Trang 2Trong thực tế, hiệu quả của quản trị có được chỉ khi huy động được sự nỗ lực,
nhiệt tình, trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Để làm
được điều đó, nhà quản trị phải biết lãnh đạo và động viên nhân viên Từ đó
ta có thể
đưa ra khái niệm về chức năng điều khiển như sau:
Điều khiển là những hoạt động liên quan đến hướng dẫn, đôn đốc và động viên
những người dưới quyền thực hiện các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất
Trang 3Con người lại là nhân tố quan trọng cho sự thành bại của một tổ chức Mọi mục tiêu và nhiệm vụ quản trị chỉ co thể đạt được quan con người trong tổ chức Mà Điều khiển là tác động lên người khác và tạo động lực cho họ thực hiện các công việc
Trang 4Thế giới đã tốn bao nhiêu giấy mực để viết về chủ đề lãnh đạo? D wai I sen how ờ
Chỉ trên trang sách của Amazon thôi, có hơn 60.000 cuốn sách về lãnh đạo Khi tìm kiếm từ khóa “lãnh đạo” trên google, tôi nhận được hơn 81 triệu bài viết tiếng Việt và gần 5 tỷ bài viết tiếng Anh Ô trời! 5 tỷ bài viết? Những con
số khủng khiếp đã chứng minh chủ đề lãnh đạo có “sức nóng” như thế nào?
Do đó, lãnh đạo là gì? Lãnh đạo chính là chủ động – giải quyết vấn đề, nhìn về phía trước, và không được thỏa mãn với những thứ như họ đang có.
1 Lãnh đạo là tạo ra một Tầm nhìn đầy cảm hứng về tương lai
Trong kinh doanh, một tầm nhìn là một miêu tả thực tế, có sức thuyết phục và hấp dẫn của nơi mà bạn muốn có trong tương lai Tầm nhìn cung cấp định hướng, đề ra các ưu tiên, và cung cấp một đích đến; Vì vậy mà bạn có thể nói rằng bạn đã đạt được những gì bạn muốn
Để tạo ra một tầm nhìn, các nhà lãnh đạo tập trung vào thế mạnh của một tổ
chức bằng cách sử dụng các công cụ chiến lược như Five Forces của
Porter, phân tích PEST, Phân tích USP, Phân tích năng lực lõi và phân tích SWOT để đánh giá tình trạng hiện tại của họ.
Họ nghĩ về khả năng phát triển trong ngành kinh doanh của mình? Và làm thế nào đối thủ cạnh tranh có khả năng đạt được chúng?
Họ nhìn vào cách có thể đổi mới thành công; Và định hình chiến lược kinh doanh để đạt được thành công trong tương lai?
Họ kiểm tra tầm nhìn với kết quả nghiên cứu thị trường thích hợp, và bằng việc đánh giá những rủi ro tiềm ẩn quan trọng thông qua các kỹ thuật phân tích rủi ro
2.Lãnh đạo là thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên tham gia với tầm nhìn đó
Một tầm nhìn hấp dẫn sẽ cung cấp nền tảng cho lãnh đạo Đó là khả năng lãnh đạo để thúc đẩy và truyền cảm hứng cho mọi người để giúp họ đạt được tầm nhìn đó
Ví dụ, khi bạn bắt đầu một dự án mới, có thể bạn sẽ có rất nhiều sự nhiệt tình, và thường dễ dàng để giành chiến thắng cho các dự án ngay từ đầu Tuy nhiên, có thể sẽ khó khăn để giữ cảm hứng cho tầm nhìn của bạn sau khi
sự nhiệt tình ban đầu mất dần; Đặc biệt là khi các nhóm hoặc tổ chức cần phải thực hiện những thay đổi đáng kể trong cách làm việc hiện tại của họ Các nhà lãnh đạo nhận ra điều này, và họ làm việc chăm chỉ trong suốt dự án
để kết nối tầm nhìn với nhu cầu, mục tiêu và khát vọng của các cá nhân trong đội nhóm
Một trong những cách quan trọng mà họ làm điều này là thông qua Thuyết mong đợi Lãnh đạo hiệu quả liên kết hai kỳ vọng với nhau:
Sự kỳ vọng về công việc thách thức sẽ dẫn đến kết quả tốt
Sự kỳ vọng về kết quả tốt sẽ dẫn đến phần thưởng hấp dẫn
3 Lãnh đạo là quản lý việc phân bổ tầm nhìn chung thành các mục tiêu chức năng
Người lãnh đạo phải đảm bảo các công việc cần thiết được triển khai đúng để đạt được tầm nhìn Hoặc thông qua đội ngũ quản lý phụ trách nhiệm vụ này Qua đó, tầm nhìn được chia nhỏ thành các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn; Cũng như được phân bổ cho từng chức năng trong tổ chức Việc này giúp cho các mục tiêu cá nhân – được liên kết – với tầm nhìn chung của toàn đội
Hệ thống này có thể được triển khai thông qua mô hình Quản lý hiệu quả làm
việc BSC và KPIs, hay một số mô hình hiệu quả khác như Quản lý khi đi dạo MBWA; Nhằm đảm bảo những gì nên xảy ra để biến tầm nhìn thành hiện
thực
4.Lãnh đạo là huấn luyện và xây dựng đội ngũ, nhằm đạt hiệu quả hơn trong việc đạt được tầm nhìn
Phát triển đội ngũ là hoạt động quan trọng được thực hiện bởi các nhà lãnh đạo chuyển đổi
Để phát triển đội ngũ, đầu tiên các nhà lãnh đạo phải hiểu được tâm lý và động lực đội nhóm Một số mô hình hiệu quả để triển khai như phương pháp tiếp cận vai trò của Belbin; Hay mô hình 4 giai đoạn của Bruce Tuckman Tiếp theo, người lãnh đạo cần đảm bảo các thành viên trong nhóm có được những kỹ năng cần thiết để làm công việc của họ và đạt được tầm nhìn; Việc này được thực hiện thông qua quá trình trao đổi và phản hồi thường xuyên; Cũng như bằng cách đào tạo và huấn luyện nhân viên cải thiện hiệu suất cá nhân và đồng đội
Bước quan trọng, nhà lãnh đạo tìm kiếm những nhà lãnh đạo tiềm năng để phát triển họ Bằng cách phát triển kỹ năng lãnh đạo trong đội nhóm, bạn tạo
ra một môi trường có thể tiếp tục thành công trong dài hạn Và đó chính là thước của nhà lãnh đạo tài ba nhất
Trang 5Theo quan điểm của lãnh đạo chuyển đổi, một nhà lãnh đạo hiệu quả là một
người làm những việc sau đây:
Tạo ra một Tầm nhìn đầy cảm hứng về tương lai.
Thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên tham gia với tầm nhìn đó.
Quản lý việc phân bổ tầm nhìn chung thành các mục tiêu chức năng.
Huấn luyện và xây dựng đội ngũ, nhằm đạt hiệu quả hơn trong việc đạt
được tầm nhìn
Vì vậy, Lãnh đạo là tập hợp các kỹ năng cần thiết để làm những việc này Chúng ta hãy cùng xem xét từng yếu tố một cách chi tiết hơn:
1 Lãnh đạo là tạo ra một Tầm nhìn đầy cảm hứng về tương lai
Trong kinh doanh, một tầm nhìn là một miêu tả thực tế, có sức thuyết phục và hấp dẫn của nơi mà bạn muốn có trong tương lai Tầm nhìn cung cấp định hướng, đề ra các ưu tiên, và cung cấp một đích đến; Vì vậy mà bạn có thể nói rằng bạn đã đạt được những gì bạn muốn
Để tạo ra một tầm nhìn, các nhà lãnh đạo tập trung vào thế mạnh của một tổ
chức bằng cách sử dụng các công cụ chiến lược như Five Forces của
Porter, phân tích PEST, Phân tích USP, Phân tích năng lực lõi và phân tích SWOT để đánh giá tình trạng hiện tại của họ.
Họ nghĩ về khả năng phát triển trong ngành kinh doanh của mình? Và làm thế nào đối thủ cạnh tranh có khả năng đạt được chúng?
Họ nhìn vào cách có thể đổi mới thành công; Và định hình chiến lược kinh doanh để đạt được thành công trong tương lai?
Họ kiểm tra tầm nhìn với kết quả nghiên cứu thị trường thích hợp, và bằng việc đánh giá những rủi ro tiềm ẩn quan trọng thông qua các kỹ thuật phân tích rủi ro
2.Lãnh đạo là thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên tham gia với tầm nhìn đó
Một tầm nhìn hấp dẫn sẽ cung cấp nền tảng cho lãnh đạo Đó là khả năng lãnh đạo để thúc đẩy và truyền cảm hứng cho mọi người để giúp họ đạt được tầm nhìn đó
Ví dụ, khi bạn bắt đầu một dự án mới, có thể bạn sẽ có rất nhiều sự nhiệt tình, và thường dễ dàng để giành chiến thắng cho các dự án ngay từ đầu Tuy nhiên, có thể sẽ khó khăn để giữ cảm hứng cho tầm nhìn của bạn sau khi
sự nhiệt tình ban đầu mất dần; Đặc biệt là khi các nhóm hoặc tổ chức cần phải thực hiện những thay đổi đáng kể trong cách làm việc hiện tại của họ Các nhà lãnh đạo nhận ra điều này, và họ làm việc chăm chỉ trong suốt dự án
để kết nối tầm nhìn với nhu cầu, mục tiêu và khát vọng của các cá nhân trong đội nhóm
Một trong những cách quan trọng mà họ làm điều này là thông qua Thuyết mong đợi Lãnh đạo hiệu quả liên kết hai kỳ vọng với nhau:
Sự kỳ vọng về công việc thách thức sẽ dẫn đến kết quả tốt
Sự kỳ vọng về kết quả tốt sẽ dẫn đến phần thưởng hấp dẫn
3 Lãnh đạo là quản lý việc phân bổ tầm nhìn chung thành các mục tiêu chức năng
Người lãnh đạo phải đảm bảo các công việc cần thiết được triển khai đúng để đạt được tầm nhìn Hoặc thông qua đội ngũ quản lý phụ trách nhiệm vụ này Qua đó, tầm nhìn được chia nhỏ thành các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn; Cũng như được phân bổ cho từng chức năng trong tổ chức Việc này giúp cho các mục tiêu cá nhân – được liên kết – với tầm nhìn chung của toàn đội
Hệ thống này có thể được triển khai thông qua mô hình Quản lý hiệu quả làm
việc BSC và KPIs, hay một số mô hình hiệu quả khác như Quản lý khi đi dạo MBWA; Nhằm đảm bảo những gì nên xảy ra để biến tầm nhìn thành hiện
thực
4.Lãnh đạo là huấn luyện và xây dựng đội ngũ, nhằm đạt hiệu quả hơn trong việc đạt được tầm nhìn
Phát triển đội ngũ là hoạt động quan trọng được thực hiện bởi các nhà lãnh đạo chuyển đổi
Để phát triển đội ngũ, đầu tiên các nhà lãnh đạo phải hiểu được tâm lý và động lực đội nhóm Một số mô hình hiệu quả để triển khai như phương pháp tiếp cận vai trò của Belbin; Hay mô hình 4 giai đoạn của Bruce Tuckman Tiếp theo, người lãnh đạo cần đảm bảo các thành viên trong nhóm có được những kỹ năng cần thiết để làm công việc của họ và đạt được tầm nhìn; Việc này được thực hiện thông qua quá trình trao đổi và phản hồi thường xuyên; Cũng như bằng cách đào tạo và huấn luyện nhân viên cải thiện hiệu suất cá nhân và đồng đội
Bước quan trọng, nhà lãnh đạo tìm kiếm những nhà lãnh đạo tiềm năng để phát triển họ Bằng cách phát triển kỹ năng lãnh đạo trong đội nhóm, bạn tạo
ra một môi trường có thể tiếp tục thành công trong dài hạn Và đó chính là thước của nhà lãnh đạo tài ba nhất
Trang 6Phong cách lãnh đạo độc tài xuất hiện từ khi con người biết kết hợp lại với nhauthành từng nhóm, từng bộ tộc, hình thành một xã hội cộng đồng nguyên thủy.Phong cách lãnh đạo này xuất hiện khi các nhà lãnh đạo nói với các nhân viên chính xácnhững gì họ muốn các nhân viên làm và làm ra sao mà không kèm theo bất kỳ lời khuyênhay hướng dẫn nào cảĐẶC ĐIỂM:
•
Nhân viên ít thích lãnh đạo
•
Hiệu quả làm việc cao khi có mặt lãnh đạo, thấp khi không có mặt lãnh đạo
•
Không khí trong tổ chức: gây hấn, phụ thuộc vào định hướng cá nhân
Trang 7Kiểu quản lý dân chủ được đặc trưng bằng việc người quản lý biết phân chia quyền lựcquản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo cácquyết định.Kiểu quản lý này còn tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạora bầu không khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý.ĐẶC ĐIỂM
•
Nhân viên thích lãnh đạo hơn
•
Không khí thân thiện, định hướng nhóm, định hướng nhiệm vụ
•
Năng suất cao, kể cả không có mặt của lãnh đạo.Trong phương pháp lãnh đạo dân chủ, đòi hỏi nhà lãnh đạo phải thu nhận ý kiếncủa nhân viên cũng như thường xuyên tổ chức những buổi hội thảo để bàn bạc công việcvà tham khảo ý kiến của người khác Nhà lãnh đạo khuyến khích nhân viên tham gia lậpchính sách Công việc chủ yếu của nhà lãnh đạo là chủ toạ các cuộc họp, các buổi hộinghị…Sự lãnh đạo dân chủ ở đây không có nghĩa là mọi quyết định đều dựa trên sự biểuquyết tập thể Vai trò cá nhân trong các quyết định vẫn là nhà lãnh đạo
Trang 8Với phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo sẽ cho phép các nhân viên được quyền raquyết định, nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đối với những quyết định được đưara.Phong cách lãnh đạo uỷ thác được sử dụng khi các nhân viên có khả năng phân tích tìnhhuống và xác định những gì cần làm và làm như thế nào Bạn không thể ôm đồm tất cảmọi công việc! Bạn phải đặt ra các thứ tự ưu tiên trong công việc và uỷ thác một sốnhiệm vụ nào đó
ĐẶC ĐIỂM
•
NV ít thích lãnh đạo
•
Không khí trong tổ chức thân thiện, định hướng nhóm, định hướng vui chơi
•
Năng suất thấp, người lãnh đạo vắng mặt thường xuyên.Ở phuơng pháp này, nhà lãnh đạo chỉ giữ vai trò cung cấp thông tin Ông tathường không tham gia vào các hoạt động của tập thể và nếu có mặt thì chỉ ở vai trò
làngười cung cấp thông tin và dữ kiện, mọi việc điều hành hoạt động đều do cấp dưới quyếtđịnh Nhà lãnh đạo rất ít sử dụng quyền hành.Tuy nhiên, sự lãnh đạo “tự do hoạt động” không có nghĩa là dễ dãi trong việc phân tán quyền hành, càng không có nghĩa là sự thiếu vắng lãnh đạo, mọi người tự tung,tự tác mà nó có sự lãnh đạo, có sự kiểm soát và chỉ huy từ xa
Trang 9Động cơ chỉ sức mạnh xảy ra ngay trong lòng một con người, thúc đẩy người
đó hành động hướng tới một mục tiêu nhất định Một người có động cơ sẽ làm việc tích cực và có hành vi tự định hướng vào các mục tiêu quan trọng Các nhà khoa học cho rằng, một trong những nguyên tắc cơ bản trong quản trị là: hiệu quả làm việc là một hàm phụ thuộc vào hai biến: năng lực và động cơ
Trang 11NHU CẦU TỰ THỂ HIỆN :
Giao trách nhiệm, ủy quyền
Mở rộng công việc
NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG :
Biểu dương / khen thưởng Kêu gọi tham gia
NHU CẦU XÃ HỘI :
Tạo không khí thoải mái
Xây dựng tinh thần đồng đội Cung cấp thông tin
NHU CẦU AN TOÀN :
Cải tiến điều kiện làm việc
Tiền thưởng / thù lao
NHU CẦU SINH LÝ :
Tiền lương
Điều kiện làm việc
Trang 12TốNHU CẦU TỰ THỂ HIỆN :
Giao trách nhiệm, ủy quyền
Mở rộng công việc
NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG :
Biểu dương / khen thưởng Kêu gọi tham gia
NHU CẦU XÃ HỘI :
Tạo không khí thoải mái
Xây dựng tinh thần đồng đội Cung cấp thông tin
NHU CẦU AN TOÀN :
Cải tiến điều kiện làm việc
Tiền thưởng / thù lao
NHU CẦU SINH LÝ :
Tiền lương
Điều kiện làm việc
Trang 13Lý thuyết động viên của ông có ý nghĩa: lưu ý các nhà quản trị đừng lẫn lộn giữa những biện pháp không có giá trị động viên và những biện pháp có tác dụng động viên thực sự Ông cũng cho rằng việc động viên nhân viên đòi hỏi phải giải quyết đồng thời
cả hai nhóm nhân tố duy trì và động viên, không thể chỉ chú trọng một nhóm nào cả
Trang 14NHU CẦU TỰ THỂ HIỆN :
Giao trách nhiệm, ủy quyền
Mở rộng công việc
NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG :
Biểu dương / khen thưởng Kêu gọi tham gia
NHU CẦU XÃ HỘI :
Tạo không khí thoải mái
Xây dựng tinh thần đồng đội Cung cấp thông tin
NHU CẦU AN TOÀN :
Cải tiến điều kiện làm việc
Tiền thưởng / thù lao
NHU CẦU SINH LÝ :
Tiền lương
Điều kiện làm việc