Bài tiểu luận môn quản trị học chủ đề chức năng hoạch định

Khái niệmHoạch định là việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để thựchiện mục tiêu phát triển một hệ thống kế hoạch toàn diện để phối hợp và thốngnhất các hoạt động với nha

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÀI TIỂU LUẬN

MÔN QUẢN TRỊ HỌC CHỦ ĐỀ: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Bá Hùng

Lớp: Quản trị văn phòng K22

Nhóm thực hiện: Nhóm 3

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022

DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN NHÓM 3

STT H và tên ọ MSSV Công vi c ệ

thuyêết trình

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 5

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH 5

1 Khái niệm 5

2 Phân loại 5

3 Vai trò của hoạch định 6

II CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA HOẠCH ĐỊNH 6

III QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 6

1 Tìm hiểu và nhận thức vấn đề 7

2 Thiết lập các mục tiêu 7

3 Xem xét những tiền đề và cơ sở khách quan 7

4 Xác định các phương án có khả năng thực hiện 7

5 Đánh giá và so sánh các phương án 7

6 Lựa chọn phương án tối ưu 8

7 Lập kế hoạch hỗ trợ 8

8 Lập ngân quỹ, các chi phí thực hiện 8

IV CÁC NGUYÊN TẮC HOẠCH ĐỊNH 9

IV CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH 10

1 Ma trận SWOT (Ma trận điểm mạnh điểm yếu- Cơ hội và nguy cơ) 10

2 Các chiến lược cạnh tranh tổng loại của M.Porter 12

3 Kế hoạch 5W1H2C5M 14

4 Những khuôn mẫu chu kỳ đời sống 16

VI CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠCH ĐỊNH 17

1 Yếu tố con người 17

2 Tiến bộ khoa học kỹ thuật 18

3 Yếu tố cơ sở vật chất 18

4 Yếu tố tổ chức quản lý 18

5 Yếu tố môi trường 18

LỜI KẾT 19

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồngthời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị học Đây làcông việc đầu tiên mà nhà quản lý phải thực hiện ngay từ đầu để triển khai các hoạtđộng để đạt mục tiêu đã xác định Chức năng hoạch định bao gồm quá trình xácđịnh mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó.Tất cả các nhà quản trị trong mọi cấp bậc đều phải thực hiện công tác hoạch định.Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạtđộng cần thiết nhằm đạt được thành công cả trong ngắn hạn và dài hạn Khi nhàquản lý thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động của tổchức không thể phát triển lâu bền Trong môi trường kinh doanh đầy tính cạnhtranh như hiện nay và nhất là trong bối cảnh toàn cầu hóa thì hoạch định một cách

có hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn Việc này giúp tổ chức có thể ổnđịnh, đứng vững và phát triển Qua bài tiểu luận “Chức năng hoạch định trongquản trị”, chúng tôi mong sẽ giúp người đọc hiểu thêm về chức năng quan trọngcủa quản trị này, cũng như cách thức để lập ra một kế hoạch hoàn hảo Để từ đó,người đọc có thể áp dụng vào thực tiễn đời sống, giúp ích hơn trong công việc vàhọc tập

là quá trình xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện mục tiêu đề ra.

2 Phân loại

Hoạch định thường được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:

- Theo thời gian:

 Hoạch định ngắn hạn: Hoạch định trong khoảng thời gian dưới 1 năm

 Hoạch định trung hạn: Hoạch định trong khoảng thời gian từ 1 đến 5 năm

 Hoạch định dài hạn: Hoạch định trong khoảng thời gian từ 5 năm trở lên

 Hoạch định tác nghiệp: là hoạch định cụ thể trong từng lĩnh vực hoạt động

và cụ thể với từng thành viên Hoạch định này đảm bảo thực hiện cácnhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức

Tiêu thức phân loại Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Cấp hoạch định Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp trung

Mục tiêu Mục tiêu dài hạn Mục tiêu ngắn hạn

- Theo phạm vi: hoạch định toàn diện, hoạch định từng phần

- Theo lĩnh vực kinh doanh: hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch

định sản xuất, hoạch định tiêu thụ

3 Vai trò của hoạch định

- Có được định hướng phát triển rõ ràng

Nhờ có hoạt động hoạch định, nhà quản trị có thể hình dung rõ ràngđịnh hướng của tổ chức Trong đó, cụ thể hóa những mục tiêu nhỏ lẻ trong

hệ thống các mục tiêu lớn là việc làm cấp thiết nhất Hoạt động hoạch địnhđóng vai trò lớn nhất trong việc vạch rõ từng đừng đi nước bước của tổchức, giúp cho nhà quản trị bộc lộ rõ năng lực và khả năng ra quyết địnhcủa họ cũng như tránh để tổ chức hoạt động sai lệch với mục tiêu đặt ra

- Tập trung vào các mục tiêu, chính sách của tổ chức và tránh sự lãng phí cácnguồn lực

Sau khi đã hoàn thành xong việc cụ thể hóa từng mục tiêu riêng biệttrong hệ thống những mục tiêu lớn, không quá khó để nhà quản trị các cấp

có thể hình dung cụ thể những hoạt động cần thiết cũng như số lượng nguồnlực để hoàn thành mục tiêu Từ đây, một bước đi cấp thiết chính là liệt kê ranhững nguồn lực cần thiết phải dành ra nhằm đảm bảo mục tiêu sẽ đượchoàn thành Nhờ vậy, việc phân bổ nguồn lực sẽ có khả năng được sử dụngmột cách tối ưu hóa; tình trạng lãng phí nguồn lực sẽ được hạn chế nhờ vàocông tác hoạch định của các nhà quản trị

- Tăng độ linh hoạt, thích nghi với những thay đổi, biến động từ môi trường

Nhờ vào các công cụ hoạch định như nhóm đã nêu ở trên, nhà quản trị

sẽ nắm được những thông tin cụ thể của tổ chức bao gồm điểm yếu, điểmmạnh, thời cơ, sự đe dọa… từ môi trường bên ngoài hay bên trong Từ đóđưa ra những dự báo kịp thời, vạch ra từng phương án cho mỗi cơ hội haythách thức… Khi ấy, tổ chức đã có những động thái chủ động phòng ngừa

và không còn dễ dàng bị tác động bởi các yếu tố, hoàn cảnh trong và ngoài

- Tạo sự hợp tác có hiệu quả giữa các cá nhân và các bộ phận trong một tổchức

Cùng chung mục đích là hạt nhân quan trọng nhất trong việc liên kếtnhững cá nhân trong một tập thể lại cùng nhau Việc hoạch định cũng nhưmột chất kết dính giúp gắn kết các cá nhân trong cùng một tập thể, các tậpthể trong một tổ chức từ đó có những sự tương tác với nhau nhờ việc cóchung những định hướng cho tổng thể và những mục tiêu con riêng lẻ Khinhững cá nhân trong cùng tổ chức không có chung một hệ thống mục tiêulớn, việc không có chung mục tiêu rất dễ khiến cho tập thể trở nên tách rời

và thiếu đoàn kết bởi hướng đi của họ khác nhau và không có một điểmchung cụ thể Điều này rất dễ khiến cho nội bộ của tổ chức trở nên bất hòabởi những xung đột lợi ích và thất bại là việc không thể tránh khỏi khi việchợp tác trở nên lộn xộn, thiếu hiệu quả và công việc chồng chéo lên nhau

- Tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực

- Kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu một cách dễ dàng và thuận lợi

Việc hoạch định giúp nhà quản trị các cấp đề ra những chỉ tiêu cụ thểnhằm đạt được mục tiêu và khi đã đạt được chỉ tiêu cũng có nghĩa là mụctiêu đã được hoàn thành

Thông qua những hoạt động giám sát, kiểm tra và phân tích hệ thốngchỉ tiêu, nhà quản trị có thể:

o Đánh giá năng suất hoạt động của từng cá nhân, tập thể trong tổ chức

o Rà soát lại những nguồn lực đã chi tiêu, tránh được nguy cơ thất thoátnguồn lực

o Từ những bảng chỉ tiêu cũ, nhà quản trị có thể đưa ra những chỉnhsửa trong hoạch định kịp thời cho tổ chức cũng như tìm ra những vấn

đề bất ổn trong tập thể

II CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA HOẠCH ĐỊNH

Những cơ sở khoa học chủ yếu:

- Mục tiêu và quyết tâm thực hiện mục tiêu: mục tiêu là cơ sở cho các quyếtđịnh Hiểu và xác định rõ mục tiêu thì mới có thể đưa ra quyết định hiệuquả, chính xác để từ đó cố gắng hoàn tất mục tiêu đã xác định

- Phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức: nhà quản trị ở các cấpđược giao quyền hạn, nhiệm vụ để quản trị trong phạm vi của mình Tùythuộc vào hoàn cảnh, nhiệm vụ được giao mà nhà quản trị các cấp sử dụngquyền hạn của mình như công cụ để thực hiện chức năng Tuy nhiên, nhàquản trị các cấp chỉ sử dụng quyền hạn để quản trị trong phạm vi của mình

và đương nhiên chỉ xem là quyền hạn nếu nó hợp pháp và chính đáng Từ

đó, hoàn thành mục tiêu đã đề ra, đoàn kết, xây dựng tổ chức trật tự, vữngmạnh

- Đòi hỏi của qui luật khách quan chi phối hoạt động quản trị, như là:

 Hoàn cảnh bên ngoài: chính trị-kinh tế, tiến bộ KHKT, đối thủ…

 Hoàn cảnh bên trong: tận dụng thời cơ trong quản trị, biết cách mạo hiểm

và phòng ngừa rủi ro là phòng tránh khách quan trong hoạt động quản trị

III QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH

Theo giáo trình Quản trị học cơ bản do Tiến Trương Chi biên soạn đã chia quátrình hoạch định thành 8 bước như sau:

1 Tìm hiểu và nhận thức vấn đề

Tìm hiểu và nhận thức vấn đề là điểm bắt đầu của hoạch định Trong bất kỳ

tổ chức nào cũng luôn có vấn đề Vấn đề có thể thuộc về hiện tại hoặc tươnglai.Khi xem xét chúng, đòi hỏi phải có cách nhìn toàn diện, chính xác về nhữngvấn đề nổi cộm, gay cấn, bức xúc và cấp thiết nhất Chúng thường là những vấn đề

về cạnh tranh thị trường, về thỏa mãn nhu cầu của đối tượng quản trị, về các điểmmạnh điểm yếu của mình, và về mục đích phải đạt được trong tương lai v.v Việchoạch định đòi hỏi phải thực hiện dự đoán về khả năng xuất hiện cơ hội và cácnguy cơ Cơ hội có thể lớn hoặc nhỏ, có thể đáng giá với tổ chức này nhưng khôngđáng giá với tổ chức kia Vấn đề quan trọng là phải sớm dự đoán, phát hiện, nhậnthức được cơ hội lớn và quan trọng với tổ chức mình

2 Thiết lập các mục tiêu

Ở bước này phải xác định mục tiêu và kết quả cụ thể cần phải đạt được tạitừng thời điểm cụ thể nhất định, và xác định những công việc, thời gian bắt đầu,kết quả cần đạt được và những điểm cần chú trọng ưu tiên trong kế hoạch

3 Xem xét những tiền đề và cơ sở khách quan

Đó là dự báo các giả thiết về môi trường, chính sách cơ bản có thể áp dụngcác kế hoạch định sẵn Đối với nhà quản trị là phải đánh giá chính xác điều kiệntiền đề và dự đoán được sự biến động để cho kế hoạch được thực hiện

Để những người lập kế hoạch có thể hiểu và đánh giá đúng các điều kiện thìcác nhà quản trị cấp cao phải có trách nhiệm giải thích và tạo điều kiện cho nhữngngười dưới quyền hiểu rõ chúng Với việc bàn bạc kĩ lưỡng trong tập thể để xácđịnh và lựa chọn tiền đề thích hợp là điều cần thiết nên làm

4 Xác định các phương án có khả năng thực hiện

Phải nghiên cứu và xác định được những phương án hành động, và đưa ranhững kế hoạch từ đó phát triển lên một kế hoạch hoàn chỉnh và xây dưng kếhoạch đó

5 Đánh giá và so sánh các phương án

Với việc chẩn đoán những điểm mạnh và điểm yếu của từng phương án trên

cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện là việc cần phải làm đề có thể giảiquyết những trường hợp xảy ra khi thực hiện mục tiêu

Trên thực tế có rất nhiều trường hợp những hoạch định chứa nhiều biếnđộng, nhiều mục tiêu và nhiều yếu tố so sánh không lường hóa trước Trong trườnghợp như vậy việc đánh giá và so sánh những phương án đưa ra để đưa ra mộtphương án tốt nhất

6 Lựa chọn phương án tối ưu

Sau khi đã đưa ra những phương án tốt nhất , các nhà quản trị sẽ quyết địnhthực hiện một vài phương án được coi là tối ưu nhất chứ không phải là thực hiệnmột phương án duy nhất để giúp cho kế hoạch thực hiện được một các an toàn nhất

 Phương pháp và thực nghiệm

 Phương pháp nghiên cứu và phân tích

 Phương pháp mô hình hóa

7 Lập kế hoạch hỗ trợ

Trên thực tế phần lớn các kế hoạch chính đều cần các kế hoạch phụ trợ ( haycòn gọi là bổ sung) để đảm bảo kế hoạch chính được thực hiện một cách tốt nhất

có thể

8 Lập ngân quỹ, các chi phí thực hiện

Sau khi đã đưa ra những mục tiêu và kế hoạch hoàn chỉnh thì các thông sốcần lượng hóa cũng được xác định chính xác như các thông số: tổng hợp thứ nhập,chi phí, lợi nhuận Những thông số này sẽ là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giáhiệu quả kinh tế cũng như chất lượng của kế hoạch đó

Hoạch định là hoạt động mang tính khoa học về quản trị chính vì vậy nó cầntuân theo một quy định khách quan nhất định Một trong những công cụ cơ bảnđảm bảo cho công tác hoạch định luôn tuân theo quy luật khách quan đó là việc đề

ra các nguyên tắc Nếu một tổ chức không có nguyên tắc hoặc các nguyên tắc cứngnhắc thì thất bại là tất yếu Nguyên tắc đòi hỏi phải đúng đắn khoa học việc vậndụng các nguyên tắc phải phù hợp trong từng hoàn cảnh cụ thể, khác nhau Nguyêntắc hoạch định có vai trò hết sức quan trọng trong những vấn đề sau:

- Đảm bảo tính khoa học, hệ thống của các kế hoạch được đề ra

- Giúp thẩm định, đánh giá và lựa chọn các kế hoạch cụ thể

Các phương tắc chủ yếu: trên phương diện lí thuyết, thực hành người tathường tiến hành công tác hoạch định theo những nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc hệ thống

- Nguyên tắc khoa học (hoạch định phải xây dựng dựa trên cơ sở khoa họcvà

phù hợp với các yếu tố khách quan)

- Nguyên tắc linh hoạt (hoạch định phải uyển chuyển, linh hoạt, đáp ứngthực tiễn)

- Nguyên tắc thừa kế (những gì dự kiến trong tương lai phải được xây dựngdựa trên cơ sở phân tích tinh hình quá khứ và hiện tại)

- Nguyên tắc chuyên môn hóa

- Nguyên tắc phát huy tinh thần năng động và tự chủ của các thừa hành

- Nguyên tắc bí mật (những gì dự kiến làm phải tuyệt đối giữ bí mật)

- Nguyên tắc mạo hiểm khoa học

IV CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH

1 Ma trận SWOT (Ma trận điểm mạnh điểm yếu- Cơ hội và nguy cơ)

Phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài giúp tổ chức xác định đượcnhững cơ hội (O) và đe doạ (T).Phân tích các yếu tố bên trong giúp tổ chức xácđịnh được những điểm mạnh (S) và điểm yếu (W)

Có 4 loại chiến lược:

 Chiến lược điểm mạnh – Cơ hội (SO)

Ví dụ: tài chính mạnh và thị trường chưa bão hòa → Chiến lược phát triểnthị trường

 Chiến lược điểm yếu – Cơ hội (WO)

Ví dụ, thiếu chuyên môn kỹ thuật và nhu cầu dịch vụ máy vi tính tăng →Chiến lược mua lại một công ty điện tóan kỹ thuật cao

 Chiến lược điểm mạnh – Nguy cơ (ST)

Ví dụ: mạnh về hệ thống phân phối và các quy định của chính phủ giảm →Chiến lược đa dạng hóa, đưa sản phẩm mới vào thị trường mới

 Chiến lược điểm yếu – Nguy cơ (WT)

Ví dụ, chất lượng sản phẩm kém và các nhà phân phối không đáng tin cậy

→ Chiến lược kết hợp về phía sau, cải tiến lại chất lượng sản phẩm, liên kếtvới các nhà phân phối

Lập một ma trận SWOT bao gồm các bước sau:

(1) Liệt kê các điểm mạnh chủ yếu bên trong tổ chức

(2) Liệt kê các điểm yếu bên trong tổ chức

(3) Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài tổ chức

(4) Liệt kê các đe doạ quan trọng bên ngoài tổ chức

(5) Kết hợp điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược SO vào ô thích hợp

(6) Kết hợp điểm yếu bên trong với cơ hội bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược WO vào ô thích hợp

(7) Kết hợp điểm mạnh bên trong với mối đe doạ bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược ST vào ô thích hợp

(8) Kết hợp điểm yếu bên trong với nguy cơ bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược WT vào ô thích hợp

 Mục đích kết hợp trong 4 bước cuối cùng là để đề ra các chiến lược

khả thi nhất để thực hiện Do đó, không 122/204 phải tất cả các chiến lược được phát triển trong ma trận SWOT đều được lựa chọn để thực

2 Các chiến lược cạnh tranh tổng loại của M.Porter

Michael Porter, giáo sư của trường đại học Harvard, chỉ ra ba chiến lượccạnh tranh tổng loại mà những nhà quản trị có thể lựa chọn:

(1) Chiến lược dẫn giá

(2) Chiến lược khác biệt hóa

(3) Chiến lược tập trung

Sự thành công của một tổ chức tùy thuộc vào sự lựa chọn chiến lược thíchhợp với những lợi thế cạnh tranh của tổ chức và trong ngành Để chọn lựa chiếnlược cạnh tranh đúng, các tổ chức cần thực hiện phân tích ngành theo mô hình 5 áplực cạnh tranh

(1) Đe dọa gia nhập mới: Những nhân tố như hiệu quả kinh tế theo qui mô,

sự trung thành đối với nhãn hiệu, và mức vốn đầu tư cần thiết sẽ chỉ ramức độ khó khăn hoặc dễ dàng cho một đối thủ mới gia nhập ngành

(2) Đe dọa thay thế: Mức độ nguy cơ đe dọa của sản phẩm thay thế được

quyết định bởi các nhân tố như giá so sánh giữa sản phẩm đang xem xét

và sản phẩm thay thế, sự trung thành của người mua

(3) Sức mạnh người mua: Số lượng người mua trên thị trường, thông tin

người mua có, và có hay không sản phảm thay thế xác định mức độ épgiá cao hay thấp từ phía người mua

(4) Sức mạnh người bán: Những yếu tố như mức độ tập trung của nhà cung

ứng và sự sẵn có các yếu tố đầu vào thay thế sẽ ảnh hưởng khả năng épgiá từ phía nhà cung ứng

(5) Đối thủ cạnh tranh: Mức độ tăng trưởng, sự thay đổi lượng cầu và mức

độ khác biệt về sản phảm là nhưng nhân tố chi phối đến mức độ cạnhtranh mạnh hay yếu giữa các tổ chức trong cùng ngành