Bài tiểu luận môn quản trị học chủ đề chức năng hoạch định

Khái niệmHoạch định là việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để thựchiện mục tiêu phát triển một hệ thống kế hoạch toàn diện để phối hợp và thốngnhất các hoạt động với nha

lOMoARcPSD|38895030 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỌC CHỦ ĐỀ: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Bá Hùng Lớp: Quản trị văn phòng K22 Nhóm thực hiện: Nhóm 3 Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN NHÓM 3 STT Họ và tên MSSV Công việc 2256230005 Tìm tài liệu, soạn nội dung, 1 Lê Như Bình 2256230009 thuyêết trình 2 Ngô Trầnầ Thị Myỹ Duyên Tìm tài liệu, soạn nội dung 3 Đàm Thị Kiêuầ 2256230077 Tìm tài liệu, soạn nội dung 4 Võ Thiên Kim 2256230021 5 Phạm Thị Trúc Mai 2256230029 Tìm tài liệu, soạn nội dung 6 Nguyêỹn Nữ Trà My 2256230033 7 Lê Nguyênỹ Bảo Ngọc 2256230037 Tìm tài liệu, soạn nội dung 8 Phạm Tuyêết Như 2256230043 9 Nguyêỹn Thị Phương Thảo 2256230055 Tìm tài liệu, soạn nội dung, 10 Nguyêỹn Thị Thanh Thúy 2256230061 thuyêết trình 11 Nguyêỹn Lầm Trường 2256230068 Tìm tài liệu, soạn nội dung, PowerPoint, Word Tìm tài liệu, soạn nội dung, thuyêết trình Tìm tài liệu, soạn nội dung, Word Tìm tài liệu, soạn nội dung, thuyêết trình Tìm tài liệu, soạn nội dung 2 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 NỘI DUNG .5 I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH 5 1 Khái niệm 5 2 Phân loại 5 3 Vai trò của hoạch định 6 II CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA HOẠCH ĐỊNH 6 III QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 6 1 Tìm hiểu và nhận thức vấn đề .7 2 Thiết lập các mục tiêu 7 3 Xem xét những tiền đề và cơ sở khách quan 7 4 Xác định các phương án có khả năng thực hiện 7 5 Đánh giá và so sánh các phương án 7 6 Lựa chọn phương án tối ưu 8 7 Lập kế hoạch hỗ trợ 8 8 Lập ngân quỹ, các chi phí thực hiện 8 IV CÁC NGUYÊN TẮC HOẠCH ĐỊNH 9 IV CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH 10 1 Ma trận SWOT (Ma trận điểm mạnh điểm yếu- Cơ hội và nguy cơ) .10 2 Các chiến lược cạnh tranh tổng loại của M.Porter 12 3 Kế hoạch 5W1H2C5M .14 4 Những khuôn mẫu chu kỳ đời sống 16 VI CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠCH ĐỊNH .17 1 Yếu tố con người .17 2 Tiến bộ khoa học kỹ thuật 18 3 Yếu tố cơ sở vật chất 18 4 Yếu tố tổ chức quản lý 18 5 Yếu tố môi trường 18 LỜI KẾT 19 3 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 LỜI MỞ ĐẦU Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị học Đây là công việc đầu tiên mà nhà quản lý phải thực hiện ngay từ đầu để triển khai các hoạt động để đạt mục tiêu đã xác định Chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó Tất cả các nhà quản trị trong mọi cấp bậc đều phải thực hiện công tác hoạch định Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhằm đạt được thành công cả trong ngắn hạn và dài hạn Khi nhà quản lý thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động của tổ chức không thể phát triển lâu bền Trong môi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh như hiện nay và nhất là trong bối cảnh toàn cầu hóa thì hoạch định một cách có hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn Việc này giúp tổ chức có thể ổn định, đứng vững và phát triển Qua bài tiểu luận “Chức năng hoạch định trong quản trị”, chúng tôi mong sẽ giúp người đọc hiểu thêm về chức năng quan trọng của quản trị này, cũng như cách thức để lập ra một kế hoạch hoàn hảo Để từ đó, người đọc có thể áp dụng vào thực tiễn đời sống, giúp ích hơn trong công việc và học tập 5 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 NỘI DUNG CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH 1 Khái niệm Hoạch định là việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để thực hiện mục tiêu phát triển một hệ thống kế hoạch toàn diện để phối hợp và thống nhất các hoạt động với nhau và từ đó đưa ra những biện pháp tối ưu nhất để thực hiện những mục tiêu đó Hay nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu, hoạch định chính là quá trình xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện mục tiêu đề ra 2 Phân loại Hoạch định thường được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau: - Theo thời gian:  Hoạch định ngắn hạn: Hoạch định trong khoảng thời gian dưới 1 năm  Hoạch định trung hạn: Hoạch định trong khoảng thời gian từ 1 đến 5 năm  Hoạch định dài hạn: Hoạch định trong khoảng thời gian từ 5 năm trở lên - Theo cấp độ:  Hoạch định vĩ mô: như hoạch định chính sách kinh tế xã hội, hoạch định chính sách tài chính thời kì sau khủng hoảng  Hoạch định vi mô: như hoạch định chiến lược tổ chức, hoạch định nguồn nhân lực trong tổ chức - Theo mức độ:  Hoạch định chiến lược: là hoạch định mang tính chất cụ thể lâu dài Hoạch định chiến lược xác định nhiệm vụ tổng quát mục tiêu lâu dài và các chiến lược để phát triển tổ chức trong thời gian dài  Hoạch định tác nghiệp: là hoạch định cụ thể trong từng lĩnh vực hoạt động và cụ thể với từng thành viên Hoạch định này đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức 6 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Tiêu thức phân loại Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Cấp hoạch định Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp trung hoặc cấp cơ sở Thời gian Vài năm trở lên Ngày, tuần, tháng Phạm vi Lĩnh vực rộng và ít chi Lĩnh vực hẹp và nhiều tiết xác định chi tiết xác định Mục tiêu Mục tiêu dài hạn Mục tiêu ngắn hạn - Theo phạm vi: hoạch định toàn diện, hoạch định từng phần - Theo lĩnh vực kinh doanh: hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ 3 Vai trò của hoạch định - Có được định hướng phát triển rõ ràng Nhờ có hoạt động hoạch định, nhà quản trị có thể hình dung rõ ràng định hướng của tổ chức Trong đó, cụ thể hóa những mục tiêu nhỏ lẻ trong hệ thống các mục tiêu lớn là việc làm cấp thiết nhất Hoạt động hoạch định đóng vai trò lớn nhất trong việc vạch rõ từng đừng đi nước bước của tổ chức, giúp cho nhà quản trị bộc lộ rõ năng lực và khả năng ra quyết định của họ cũng như tránh để tổ chức hoạt động sai lệch với mục tiêu đặt ra - Tập trung vào các mục tiêu, chính sách của tổ chức và tránh sự lãng phí các nguồn lực Sau khi đã hoàn thành xong việc cụ thể hóa từng mục tiêu riêng biệt trong hệ thống những mục tiêu lớn, không quá khó để nhà quản trị các cấp có thể hình dung cụ thể những hoạt động cần thiết cũng như số lượng nguồn lực để hoàn thành mục tiêu Từ đây, một bước đi cấp thiết chính là liệt kê ra những nguồn lực cần thiết phải dành ra nhằm đảm bảo mục tiêu sẽ được hoàn thành Nhờ vậy, việc phân bổ nguồn lực sẽ có khả năng được sử dụng một cách tối ưu hóa; tình trạng lãng phí nguồn lực sẽ được hạn chế nhờ vào công tác hoạch định của các nhà quản trị Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Tăng độ linh hoạt, thích nghi với những thay đổi, biến động từ môi trường Nhờ vào các công cụ hoạch định như nhóm đã nêu ở trên, nhà quản trị sẽ nắm được những thông tin cụ thể của tổ chức bao gồm điểm yếu, điểm mạnh, thời cơ, sự đe dọa… từ môi trường bên ngoài hay bên trong Từ đó đưa ra những dự báo kịp thời, vạch ra từng phương án cho mỗi cơ hội hay thách thức… Khi ấy, tổ chức đã có những động thái chủ động phòng ngừa và không còn dễ dàng bị tác động bởi các yếu tố, hoàn cảnh trong và ngoài - Tạo sự hợp tác có hiệu quả giữa các cá nhân và các bộ phận trong một tổ chức Cùng chung mục đích là hạt nhân quan trọng nhất trong việc liên kết những cá nhân trong một tập thể lại cùng nhau Việc hoạch định cũng như một chất kết dính giúp gắn kết các cá nhân trong cùng một tập thể, các tập thể trong một tổ chức từ đó có những sự tương tác với nhau nhờ việc có chung những định hướng cho tổng thể và những mục tiêu con riêng lẻ Khi những cá nhân trong cùng tổ chức không có chung một hệ thống mục tiêu lớn, việc không có chung mục tiêu rất dễ khiến cho tập thể trở nên tách rời và thiếu đoàn kết bởi hướng đi của họ khác nhau và không có một điểm chung cụ thể Điều này rất dễ khiến cho nội bộ của tổ chức trở nên bất hòa bởi những xung đột lợi ích và thất bại là việc không thể tránh khỏi khi việc hợp tác trở nên lộn xộn, thiếu hiệu quả và công việc chồng chéo lên nhau - Tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực - Kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu một cách dễ dàng và thuận lợi Việc hoạch định giúp nhà quản trị các cấp đề ra những chỉ tiêu cụ thể nhằm đạt được mục tiêu và khi đã đạt được chỉ tiêu cũng có nghĩa là mục tiêu đã được hoàn thành Thông qua những hoạt động giám sát, kiểm tra và phân tích hệ thống chỉ tiêu, nhà quản trị có thể: o Đánh giá năng suất hoạt động của từng cá nhân, tập thể trong tổ chức o Rà soát lại những nguồn lực đã chi tiêu, tránh được nguy cơ thất thoát nguồn lực o Từ những bảng chỉ tiêu cũ, nhà quản trị có thể đưa ra những chỉnh sửa trong hoạch định kịp thời cho tổ chức cũng như tìm ra những vấn đề bất ổn trong tập thể Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 II CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA HOẠCH ĐỊNH Những cơ sở khoa học chủ yếu: - Mục tiêu và quyết tâm thực hiện mục tiêu: mục tiêu là cơ sở cho các quyết định Hiểu và xác định rõ mục tiêu thì mới có thể đưa ra quyết định hiệu quả, chính xác để từ đó cố gắng hoàn tất mục tiêu đã xác định - Phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức: nhà quản trị ở các cấp được giao quyền hạn, nhiệm vụ để quản trị trong phạm vi của mình Tùy thuộc vào hoàn cảnh, nhiệm vụ được giao mà nhà quản trị các cấp sử dụng quyền hạn của mình như công cụ để thực hiện chức năng Tuy nhiên, nhà quản trị các cấp chỉ sử dụng quyền hạn để quản trị trong phạm vi của mình và đương nhiên chỉ xem là quyền hạn nếu nó hợp pháp và chính đáng Từ đó, hoàn thành mục tiêu đã đề ra, đoàn kết, xây dựng tổ chức trật tự, vững mạnh - Đòi hỏi của qui luật khách quan chi phối hoạt động quản trị, như là:  Hoàn cảnh bên ngoài: chính trị-kinh tế, tiến bộ KHKT, đối thủ…  Hoàn cảnh bên trong: tận dụng thời cơ trong quản trị, biết cách mạo hiểm và phòng ngừa rủi ro là phòng tránh khách quan trong hoạt động quản trị III QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH Theo giáo trình Quản trị học cơ bản do Tiến Trương Chi biên soạn đã chia quá trình hoạch định thành 8 bước như sau: 1 Tìm hiểu và nhận thức vấn đề Tìm hiểu và nhận thức vấn đề là điểm bắt đầu của hoạch định Trong bất kỳ tổ chức nào cũng luôn có vấn đề Vấn đề có thể thuộc về hiện tại hoặc tương lai.Khi xem xét chúng, đòi hỏi phải có cách nhìn toàn diện, chính xác về những vấn đề nổi cộm, gay cấn, bức xúc và cấp thiết nhất Chúng thường là những vấn đề về cạnh tranh thị trường, về thỏa mãn nhu cầu của đối tượng quản trị, về các điểm mạnh điểm yếu của mình, và về mục đích phải đạt được trong tương lai v.v Việc hoạch định đòi hỏi phải thực hiện dự đoán về khả năng xuất hiện cơ hội và các nguy cơ Cơ hội có thể lớn hoặc nhỏ, có thể đáng giá với tổ chức này nhưng không đáng giá với tổ chức kia Vấn đề quan trọng là phải sớm dự đoán, phát hiện, nhận thức được cơ hội lớn và quan trọng với tổ chức mình Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 2 Thiết lập các mục tiêu Ở bước này phải xác định mục tiêu và kết quả cụ thể cần phải đạt được tại từng thời điểm cụ thể nhất định, và xác định những công việc, thời gian bắt đầu, kết quả cần đạt được và những điểm cần chú trọng ưu tiên trong kế hoạch 3 Xem xét những tiền đề và cơ sở khách quan Đó là dự báo các giả thiết về môi trường, chính sách cơ bản có thể áp dụng các kế hoạch định sẵn Đối với nhà quản trị là phải đánh giá chính xác điều kiện tiền đề và dự đoán được sự biến động để cho kế hoạch được thực hiện Để những người lập kế hoạch có thể hiểu và đánh giá đúng các điều kiện thì các nhà quản trị cấp cao phải có trách nhiệm giải thích và tạo điều kiện cho những người dưới quyền hiểu rõ chúng Với việc bàn bạc kĩ lưỡng trong tập thể để xác định và lựa chọn tiền đề thích hợp là điều cần thiết nên làm 4 Xác định các phương án có khả năng thực hiện Phải nghiên cứu và xác định được những phương án hành động, và đưa ra những kế hoạch từ đó phát triển lên một kế hoạch hoàn chỉnh và xây dưng kế hoạch đó 5 Đánh giá và so sánh các phương án Với việc chẩn đoán những điểm mạnh và điểm yếu của từng phương án trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện là việc cần phải làm đề có thể giải quyết những trường hợp xảy ra khi thực hiện mục tiêu Trên thực tế có rất nhiều trường hợp những hoạch định chứa nhiều biến động, nhiều mục tiêu và nhiều yếu tố so sánh không lường hóa trước Trong trường hợp như vậy việc đánh giá và so sánh những phương án đưa ra để đưa ra một phương án tốt nhất 6 Lựa chọn phương án tối ưu Sau khi đã đưa ra những phương án tốt nhất , các nhà quản trị sẽ quyết định thực hiện một vài phương án được coi là tối ưu nhất chứ không phải là thực hiện một phương án duy nhất để giúp cho kế hoạch thực hiện được một các an toàn nhất có thể Để lựa chọn được phương án tối ưu người ta thường dựa vào các phương pháp cơ bản như:  Dựa vào kinh nghiệm Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 IV CÁC NGUYÊN TẮC HOẠCH ĐỊNH Hoạch định là hoạt động mang tính khoa học về quản trị chính vì vậy nó cần tuân theo một quy định khách quan nhất định Một trong những công cụ cơ bản đảm bảo cho công tác hoạch định luôn tuân theo quy luật khách quan đó là việc đề ra các nguyên tắc Nếu một tổ chức không có nguyên tắc hoặc các nguyên tắc cứng nhắc thì thất bại là tất yếu Nguyên tắc đòi hỏi phải đúng đắn khoa học việc vận dụng các nguyên tắc phải phù hợp trong từng hoàn cảnh cụ thể, khác nhau Nguyên tắc hoạch định có vai trò hết sức quan trọng trong những vấn đề sau: - Đảm bảo tính khoa học, hệ thống của các kế hoạch được đề ra - Giúp thẩm định, đánh giá và lựa chọn các kế hoạch cụ thể Các phương tắc chủ yếu: trên phương diện lí thuyết, thực hành người ta thường tiến hành công tác hoạch định theo những nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc hệ thống 12 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Nguyên tắc khoa học (hoạch định phải xây dựng dựa trên cơ sở khoa học và Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 phù hợp với các yếu tố khách quan) - Nguyên tắc linh hoạt (hoạch định phải uyển chuyển, linh hoạt, đáp ứng thực tiễn) - Nguyên tắc thừa kế (những gì dự kiến trong tương lai phải được xây dựng dựa trên cơ sở phân tích tinh hình quá khứ và hiện tại) - Nguyên tắc chuyên môn hóa - Nguyên tắc phát huy tinh thần năng động và tự chủ của các thừa hành - Nguyên tắc bí mật (những gì dự kiến làm phải tuyệt đối giữ bí mật) - Nguyên tắc mạo hiểm khoa học IV CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH 1 Ma trận SWOT (Ma trận điểm mạnh điểm yếu- Cơ hội và nguy cơ) Phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài giúp tổ chức xác định được những cơ hội (O) và đe doạ (T).Phân tích các yếu tố bên trong giúp tổ chức xác định được những điểm mạnh (S) và điểm yếu (W) Có 4 loại chiến lược:  Chiến lược điểm mạnh – Cơ hội (SO) Ví dụ: tài chính mạnh và thị trường chưa bão hòa → Chiến lược phát triển thị trường  Chiến lược điểm yếu – Cơ hội (WO) Ví dụ, thiếu chuyên môn kỹ thuật và nhu cầu dịch vụ máy vi tính tăng → Chiến lược mua lại một công ty điện tóan kỹ thuật cao  Chiến lược điểm mạnh – Nguy cơ (ST) Ví dụ: mạnh về hệ thống phân phối và các quy định của chính phủ giảm → Chiến lược đa dạng hóa, đưa sản phẩm mới vào thị trường mới  Chiến lược điểm yếu – Nguy cơ (WT) Ví dụ, chất lượng sản phẩm kém và các nhà phân phối không đáng tin cậy → Chiến lược kết hợp về phía sau, cải tiến lại chất lượng sản phẩm, liên kết với các nhà phân phối 14 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Lập một ma trận SWOT bao gồm các bước sau: (1) Liệt kê các điểm mạnh chủ yếu bên trong tổ chức (2) Liệt kê các điểm yếu bên trong tổ chức (3) Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài tổ chức (4) Liệt kê các đe doạ quan trọng bên ngoài tổ chức (5) Kết hợp điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược SO vào ô thích hợp (6) Kết hợp điểm yếu bên trong với cơ hội bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược WO vào ô thích hợp (7) Kết hợp điểm mạnh bên trong với mối đe doạ bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược ST vào ô thích hợp (8) Kết hợp điểm yếu bên trong với nguy cơ bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược WT vào ô thích hợp  Mục đích kết hợp trong 4 bước cuối cùng là để đề ra các chiến lược khả thi nhất để thực hiện Do đó, không 122/204 phải tất cả các chiến lược được phát triển trong ma trận SWOT đều được lựa chọn để thực hiện Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 2 Các chiến lược cạnh tranh tổng loại của M.Porter Michael Porter, giáo sư của trường đại học Harvard, chỉ ra ba chiến lược cạnh tranh tổng loại mà những nhà quản trị có thể lựa chọn: (1) Chiến lược dẫn giá (2) Chiến lược khác biệt hóa (3) Chiến lược tập trung Sự thành công của một tổ chức tùy thuộc vào sự lựa chọn chiến lược thích hợp với những lợi thế cạnh tranh của tổ chức và trong ngành Để chọn lựa chiến lược cạnh tranh đúng, các tổ chức cần thực hiện phân tích ngành theo mô hình 5 áp lực cạnh tranh (1) Đe dọa gia nhập mới: Những nhân tố như hiệu quả kinh tế theo qui mô, sự trung thành đối với nhãn hiệu, và mức vốn đầu tư cần thiết sẽ chỉ ra mức độ khó khăn hoặc dễ dàng cho một đối thủ mới gia nhập ngành (2) Đe dọa thay thế: Mức độ nguy cơ đe dọa của sản phẩm thay thế được quyết định bởi các nhân tố như giá so sánh giữa sản phẩm đang xem xét và sản phẩm thay thế, sự trung thành của người mua (3) Sức mạnh người mua: Số lượng người mua trên thị trường, thông tin người mua có, và có hay không sản phảm thay thế xác định mức độ ép giá cao hay thấp từ phía người mua (4) Sức mạnh người bán: Những yếu tố như mức độ tập trung của nhà cung ứng và sự sẵn có các yếu tố đầu vào thay thế sẽ ảnh hưởng khả năng ép giá từ phía nhà cung ứng (5) Đối thủ cạnh tranh: Mức độ tăng trưởng, sự thay đổi lượng cầu và mức độ khác biệt về sản phảm là nhưng nhân tố chi phối đến mức độ cạnh tranh mạnh hay yếu giữa các tổ chức trong cùng ngành 17 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030   Dựa vào việc phân tích trên các nhà quản trị sẽ chọn lựa chiến lược có lợi thế cạnh tranh nhất: Chiến lược dẫn giá là chiến lược đặt giá thấp hơn giá của các đối thủ cạnh tranh với sản phẩm có thể được thị trường chấp nhận Chiến lược khác biệt hóa là chiến lược đưa ra thị trường sản phẩm độc đáo nhất trong ngành được khách hàng đánh giá cao về nhiều tiêu chuẩn khác nhau của sản phẩm và dịch vụ Chiến lược tập trung là nhằm vào một phân khúc thị trường hẹp nào đó dựa vào lợi thế về chi phí (tập trung theo hướng dẫn giá) hoặc sự khác biệt hóa sản phẩm (tập trung theo hướng khác biệt hóa) Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 3 Phương án 5W1H2C5M  5W: When – Where – Who – Why – What When – Where – Who: Bạn cần xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện dự án này là ai Sau đó, hãy phân chia công việc hợp lý dựa trên hiệu suất làm việc của từng người trong team Người quản lý sẽ biết được nhân viên của mình ai mạnh yếu những phần nào và từ đó quyết định phần việc cho họ Tiếp đến hãy thử trả lời công việc này được thực hiện ở đâu thì hợp lý Nếu số lượng khách đến đông thì những địa điểm như sân vận động được đề xuất thay vì nhà hát chật hẹp Nếu muốn tăng độ nhận diện thương hiệu cho đối tượng người trẻ, gen Z thì nền tảng TikTok sẽ là lựa chọn tuyệt vời hơn nhiều so với LinkedIn Địa điểm có thể là một yếu tố không được chú ý quá nhiều, tuy vậy nó lại đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của dự án Why: Câu hỏi khó nhất và cũng là quan trọng nhất trước khi bắt tay vào thực hiện bất cứ dự án nào Nhà quản trị và đội ngũ của mình phải xác định được mục tiêu cuối cùng cần đạt được khi thực hiện dự án Nếu không có mục tiêu, công việc đã mất đi ý nghĩa cốt lõi, và đến khi bước vào giai đoạn khó khăn, cả nhóm rất có thể sẽ đi lạc hướng Hơn nữa, mục tiêu cũng chính là “KPI” của một dự án, là chỉ số để xác định và đo lường mức độ thành công  1H: How Cuối cùng, sau khi đã xác định được các yếu tố cốt lõi, hãy vẽ ra đường đi Trả lời được cho câu hỏi how là phải đưa được phương pháp, công cụ để triển khai và hoàn thành các công việc đưa ra  2C: Control – Check Control: Kiểm soát dự án đi đúng hướng là việc làm quan trọng mà người quản trị phải chịu trách nhiệm Bất cứ công việc nào cũng luôn cần được kiểm soát để có thể cải thiện và đi đúng hướng nhằm mang lại kết quả tốt nhất Ở mục này của kế hoạch, nhà quản trị phải đưa ra được những điều sau:  Đặc tính của công việc/dự án  Công cụ được dùng để đo lường Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030  Những điểm quan trọng cần được kiểm soát (có thể tìm đọc và tham khảo thêm về phương pháp kiểm soát theo Check: Ở phần này, nhà quản trị phải đưa ra được phương pháp kiểm tra của công việc, gồm:  Các bước cần thực hiện khi kiểm tra (checklist)  Tần suất kiểm tra (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý)  Người thực hiện việc kiểm tra  Những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi kiểm tra chất lượng và tiến độ công việc (thông thường các yếu tố quan trọng chỉ chiếm 20% so với tổng số yếu tố của công việc/dự án)  5M: Man – Money – Material – Machine – Method Phần cuối cùng trong phương pháp 5W1H2C5M chính là 5M – xác định và quản lý nguồn lực Trong đó bao gồm: Man: Nguồn nhân lực Tùy vào quy mô dự án, người quản lý cần xác định có bao nhiêu người để thực hiện thành công dự án này Ai ở khâu nào và làm việc gì cần được quyết định trong thời gian lập kế hoạch để tránh ảnh hưởng đến dự về lâu dài Money: Tiền bạc Ngân sách thực hiện dự án là yếu tố quan trọng mà nhà quản trị không thể bỏ qua khi lên kế hoạch các dự án này Các khoản tiền cần thiết để dự án có thể đi vào hiện thực và đừng quên một khoảng dự trù cho các sự cố ngoài ý muốn Material: Xác định những yếu tố cần thiết cho nguyên vật liệu hoặc nhà cung ứng, gồm tiêu chuẩn nhà cung ứng Machine: Máy móc, công cụ để thực hiện công việc Method: Phương pháp thực hiện Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)