Tiểu luận cuối kỳ học phần quản trị học chương 5 chức năng hoạch định

Thôngqua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhàm mục đích đạt được thành công trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.. Khi nhà quản lý thiếu th

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

Câu 1 Hoạch định là gì? 6

1.1: Khái niệm 6

1.2: Phân loại 6

Câu 2 Vai trò của hoạch định? 7

Câu 3 Phân tích tại sao nhà quản trị cần phải biết hoạch định? 7

Câu 4 Mục tiêu của hoạch định là gì? 9

Câu 5 Quá trình thiết lập hoạch định? 11

Câu 6 Khó khăn ảnh hưởng trong quá trình hoạch định? 15

Câu 7 Kỹ thuật hoạch định MBO? 15

KẾT LUẬN: 21

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN TRONG NHÓM: 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 23

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ Tiểu luận cuối kỳ HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Nhóm : 3 Lớp : MAN20106 GVHD : ThS Phan Công Thanh

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2022

LỜI CẢM ƠN

Quản trị học là một trong những học phần tương đối khó với hầu hết các bạn sinhviên Nhưng khi đã hiểu rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của học phần thì việc học khôngnhững trở nên dễ dàng hơn mà cơ hội phát triển sự nghiệp cũng vô cùng rộng mở Đại họcVăn Hiến là một trong những trường giảng dạy về triết học tại Thành phố Hồ Chí Minhvới đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp và tận tình với các sinh viên

Lời đầu tiên, nhóm chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại họcVăn Hiến đã đưa môn học Môi trường và con người vào chương trình giảng dạy Đặc biệt,nhóm chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên bộ môn – Phan Công Thanh

đã dạy dỗ và tâm huyết truyền đạt những kiến thức quý giá cho trong suốt thời gian họctập vừa qua

Một lần nữa, tôi xin trân trọng cảm ơn thầy Phan Công Thanh đã tận tình giúp đỡ,định hướng cách học tập hiệu quả và làm việc khoa học Đó là những góp ý hết sức có giátrị không chỉ trong quá trình thực hiện luận văn mà còn là hành trang vững chắc để tôi cóthể bước tiếp trong quá trình học tập và lập nghiệp sau này

Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, bạn bè, tập thể lớpMAN20106, những người luôn sẵn sàng giúp đỡ, chia sẻ trong học tập và cuộc sống Vàcũng xin cảm ơn các thành viên trong nhóm đã năng nổ, tích cực tham gia để hoàn thànhbài tiểu luận này một cách tốt nhất Mong rằng, chúng ta sẽ gắn bó thân thiết với nhau

Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng do kiến thức và thời gian nghiên cứu có hạn nênbài tiểu luận của chúng tôi không tránh khỏi những sai sót và hạn chế Do đó, một lần nữachúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô, sinh viên và các chuyên gia để cóđiều kiện hoàn thiện hơn kiến thức của mình

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạch định là một trong bốn chức năng cần có của một nhà quản trị, bên cạnh đó hoạch định được coi là một chức năng ưu tiên và là nền tảng của quản trị học Đây là kỹ năng mà nhà quản trị cần phải thực hiện ngay từ ban đầu để triển khai các hoạt động nhằm mục đích đạt mục tiêu đã đề ra Chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai trong mọi cấp bậc đều phải thực hiện công tác hoạch định Thôngqua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhàm mục đích đạt được thành công trong thời gian ngắn hạn và dài hạn Khi nhà quản lý thiếu thư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không thể phát triển bền lâu Trong môi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh như hiện nay và nhất là trong bối cảnh toàn cầu hóa thì hoạch định là một cách có hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Việc này giúp doanh nghiệp có thể orn định, đứng vững và phát triển

Hoạch định chiến thuật: Là hoạch định có tính chốt cụ thể hóa các nội dung củahoạch định chiến lược trong từng khoảng thời gian Hoạch định chiến thuật xác định cácbước đi Các chặng đường đê dạt tới mục tiêu làu dài Hoạch định chiến lược thường tiếnhành theo hàng năm, hàng quý.

Hoạch định tác nghiệp: Là những hoạch đinh cụ thể trong từng lĩnh vực hoạt động

và cụ thể tới từng thành viên Hoạch định tác nghiệp nhằm đảm báo thực hiện các nhiệm

vụ cụ thể để đạt mục tiêu của tổ chức

Câu 2 Vai trò của hoạch định?

Hoạch định giúp định hướng cho doanh nghiệp về tổ chức, lãnh đạo trong quản trịdoanh nghiệp

Hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng, xác định và lựa chọn các mục tiêuhoạt động và phát triển, đề ra các biện pháp khắc phục khó khăn từ đó xây dựng các kếhoạch và chiến lược hoạt động phù hợp

Hoạch định giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh vì khi

đã thực hiện hoạch định, doanh nghiệp đã dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra và cóbiện pháp dự phòng để khắc phục nếu có rủi do xảy ra

Hoạch định giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được sự hoạt động bình ổn khi có sựthay đổi về môi trường, thị trường và các yếu tố cạnh tranh khác

Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi

và sử dụng hợp lý nguồn lao động và chi phí hạn chế sự chồng chéo, lãng phí

Hoạch định giúp doanh nghiệp trong việc kết nối giữa các thành viên của doanhnghiệp tạo nên sự phối hợp hoạt động có hiệu quả

Hoạch định giúp quá trình kiểm tra, đánh giá hoạt động được nhanh và thuận tiệnhơn

Câu 3 Phân tích tại sao nhà quản trị cần phải biết hoạch định?

“Hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môitrường luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động lãng phí công việc.Hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết quả sauquá trình quản trị.”

Hoạch định giữ một vai trò nhất định và vô cùng mật thiết trong toàn bộ quá trìnhphát triển của một doanh nghiệp tập thể tổ chức, bởi nó đặt ra cho nhà quản trị phương

thức quyết định trong tương lai, và cả cách thức hoạt động như thế nào… dựa trên tìnhhình và mục đích chung của doanh nghiệp tập thể hay tổ chức đó.

Những lợi ích của hoạch định đối với nhà quản trị:

Lường trước được các rủi ro trong tương lai để sẵn sàng đối mặt hoặc xử lí: Trongmôi trường làm việc hay kinh doanh sẽ luôn tồn tại những rủi ro nhất định, điều đó làkhông thể tránh khỏi nhưng nếu nhà quản trị nắm rõ về hoạch định những rủi rõ đó sẽ bịgiảm đến mức thấp nhất hoặc gần như là không có Bởi hoạch định chỉ ra và cho nhà quảntrị thấy rõ những mối nguy hiểm tiềm ẩn có thể đe dọa đến tổ chức để từ đó giải quyếthoặc né tránh sớm nhất

Tìm ra các cơ hội tiềm năng mới để phát triển cho doanh nghiệp tập thể hay tổchức: Hoạch định giúp nhà quản trị như người mở đường đi trước và là người dẫn dắthooạt động của cả một tổ chức lớn nhỏ Chính vì vậy cái mà nhà quản trị thấy trước mắtcòn là các cơ hội lớn để phát triển và cả tương lại của toàn bộ doanh nghiệp tổ chức

Nhận thức được các điểm yếu kém bất trắc trong hoạt động của tổ chức: Mọi tổchức tập thể điều không thể tránh khỏi sự thiếu sót từ bên trong, mọi thất bại luôn xuấtphát từ hai mặt khách quan và chủ quan Vì thế hoạch định giúp các nhà quản trị có mộtcái nhìn bao quát nhận thức đưược các mặt yếu kém từ bên trong tổ chức để sớm khắcphục

Đặt ra các hành động hữu hiệu giảm thiểu nguy cơ thất bại: Nhà quản trị nếukhông nắm rõ hoạch định cái giá của họ chính là làm ra những thất bại thảm hại liên tiếpcho cả một tổ chức Vì thế để tránh được các thua thiệt không đáng có thì hoạch địnhchính là một chức năng vô cùng quan trọng

Có được sự phối hợp nhịp nhàng đồng nhất trong một tập thể lớn: Với nhữnghoạch định rõ rang sẽ định rõ trách nhiệm của từng thành viên cũng như sự phối hợptrong các hoạt động.

Đảm bảo hoạt động của tổ chức sẽ luôn diễn ra một cách suôn sẻ: Cân nhắc rõnguồn lực cần thiết, sàng lọc ra các nguy cơ ngắn hạn chuẩn bị cho tổ chức vận hành mộtcách hiệu quả hơn trong tương lai

Kích thích sự tham gia cống hiến và đóng góp của các thành viên cho lợi íchchung: Thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thành viên, tạo lập được 1 nền tảngchuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc lập kế hoạch, nhân viên nỗ lực phần đấu tạonên nền tảng tiêu chuẩn để từ đó có những đánh giá từ hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn

Câu 4 Mục tiêu của hoạch định là gì?

Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trongtrường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Nó sẽ làmtăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức Hoạch định là nền tảng củaquá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả

Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức.Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường vàgiúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường Từcác sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai Ngoài ra nócòn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập cácmục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này

Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuốicùng Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việcthực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau

Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khimỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thìkết quả đạt được sẽ cao hơn.

Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trườngbên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó Các tổ chức thành công thường

cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến cốbên ngoài khi chúng xảy ra Thông thường tổ chức nào không thích nghi được với sự thayđổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơnbao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanhhơn

Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuậnlợi và dễ dàng

Nghiên cứu và quản lí sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự thayđổi Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên quan đếnhàng hoá và thị trường Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố nội bộ sẽ là nhữngyếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch

Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa cácmục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp Các mục tiêu phối hợp sẽ đượcphản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách

Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Hoạch định cho phép tối ưu hoá nguồn vốncủa doanh nghiệp Thông qua việc thực hiện việc hoạch định kinh doanh mà tài nguyênkhông bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu tiến bộ, và có tính khả thi

Hợp thành phương tiện quản lý: Hoạch định thuộc kỹ thuật hợp lý hoá quá trình raquyết định và tạo thành nền tảng cho hoạt động quản trị kinh doanh

Kế hoạch hoá là một trong những phương tiện quản trị gồm các nội dung cơ bảnsau: Chẩn đoán, xây dựng chiến lược, kế hoạch hoá thực sự

Câu 5 Quá trình thiết lập hoạch định?

Bước 1: Xác định triết lý kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp

Xây dựng các mục tiêu hoặc là mục đích mà công ty mong muốn đạt được trongtương lai Các mục tiêu đó phải mang tính thực tế và được lượng hóa thể hiện chính xácnhững gì công ty muốn thu được

Trong quá trình hoạch định chiến lược, các mục tiêu đặc biệt cần là: Doanh thu, lợinhuận, thị phần, tái đầu tư

Những yếu tố cần nhắc khi thiết lập mục tiêu là:

 Nguyện vọng của cổ đông

 Khả năng tài chính

 Cơ hội

Thông thường, khi xác định và tiến hành đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp,bạn có thể thực hiện phân tích theo mô hình SWOT.

Các yếu tố thuộc SWOT:

 SO (maxi – maxi): Nhằm tận dụng tối đa các lợi thế tạo ra cơ hội

 WO (mini – maxi): Khắc phục điểm yếu để có thể phát huy những thế mạnh

 ST (maxi – mini): Tiến hành sử dụng thế mạnh để loại bỏ nguy cơ

 WT (mini – mini): Giả thuyết mọi vấn đề tiêu cực và tập trung nghĩ ra phương ángiải quyết nhằm hạn chế rủi ro

Khi tiến hành xây dựng chiến lược kinh doanh, nhà quản lý sẽ tiến hành phân côngnhiệm vụ của từng cá nhân và vạch rõ vai trò, trách nhiệm cụ thể của từng đối tượng Việcxác định rõ các nguồn lực sẵn có cả ở bên trong lẫn bên ngoài sẽ giúp tổ chức nắm rõ vịtrí hiện tại của doanh nghiệp tại thời điểm xây dựng kế hoạch

Bước 2: Phân tích thị trường

Doanh nghiệp phân tích các yếu tố tác động đến hoạt động của công ty bao gồm cảcác yếu tố từ môi trường bên trong và bên ngoài, đối tác, đối thủ cạnh tranh và cả yếu tốnhân sự hoạt động trong công ty

Phân tích và dự báo môi trường bên ngoài.

Đánh giá môi trường kinh doanh: Nghiên cứu môi trường kinh doanh để xác địnhxem yếu tố nào trong môi trường hiện tại đang là nguy cơ hay cơ hội cho mục tiêu vàchiến lược của công ty

Đánh giá môi trường kinh doanh gồm một số các yếu tố như: Kinh tế, các sự kiệnchính trị, công nghệ, áp lực thị trường, quan hệ và xã hội

Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp.

Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp được xem là phân tích theo chuỗi giátrị của Porter hoặc theo các nguồn lực của doanh nghiệp

Đánh giá nội lực: Phân tích đầy đủ những điểm mạnh và điểm yếu của công ty vềcác mặt sau: Quản lý, Marketing, tài chính, hoạt động sản xuất, nghiên cứu và phát triển,

…

Bước 3: Xây dựng chiến lược

Sau bước phân tích là xây dựng các mục tiêu dài hạn Việc xây dựng chiến lược chính là việc vẽ ra bức tranh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai

Cơ sở bên trong dựa trên hoạt động bên trong của công ty và các yếu tố Một số ví

dụ về cơ sở bên trong bao gồm:

 Các tài nguyên bạn mong đợi sẽ có sẵn

 Các chính sách của công ty mà bạn cần hoặc sẽ phải thực hiện

 Cách các cấp quản lý sẽ tương tác với kế hoạch

Cơ sở bên ngoài là bất cứ điều gì bên ngoài công ty có thể ảnh hưởng đến kế hoạch

và khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra Một số ví dụ về cơ sở bên ngoài bao gồm:

 Môi trường chính trị và xã hội

 Tiến bộ công nghệ

 Cạnh tranh từ các doanh nghiệp khác

Bước 4: Thực hiện và quản lý kế hoạch

Thông thường sẽ có một số cách khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu

Vì vậy, việc nghiên cứu các giải pháp khác nhau để hoàn thành mục tiêu đã đề ra kháquan trọng bởi nó mang lại cho các nhà quản lý sự linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

đã được đề ra

Để có thể lựa chọn cách thức thực hiện kế hoạch một cách chính xác, nhà quản trịcần xem xét cẩn thận điểm mạnh và điểm yếu của từng giải pháp, đặc biệt khi chúng liênquan đến mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp

Bằng cách lập bản đồ các quy trình, chiến lược rộng hơn có thể được chuyển thànhmột kế hoạch cụ thể

Bước 5: Xem xét và sửa đổi kế hoạch

Kế hoạch chiến lược và mục tiêu ưu tiên sẽ được kiểm tra và sửa đổi trong mộtkhoảng thời gian nhất định để có thể phù hợp với thị yếu thị trường, các quy định, chínhsách về ngành hàng mà doanh nghiệp kinh doanh

Cụ thể: Trong từng quý, hãy tiến hành review tỉ lệ KPI đã đạt được để có thể xácđịnh hiệu quả làm việc của doanh nghiệp… từ đó đưa ra những giải pháp mới, những vấn

đề cần phải sửa, phải thay đổi cho phù hợp với thị trường

Việc đánh giá hiệu quả chiến lược thông thường sẽ bao gồm: Các phép đo lườnghiệu suất hoạt động, xem xét nhất quán các vấn đề bên trong và bên ngoài Bất kỳ đánhgiá chiến lược thành công nào cũng bắt đầu bằng việc xác định các thông số cần đo lường.

Câu 6 Khó khăn ảnh hưởng trong quá trình hoạch định?

Rất khó khăn trong việc tìm kiếm các tài liệu, sách báo phục vụ cho quá trìnhhoạch định

Luôn bị giới hạn thời gian và các nguồn lực

Việc chọn chiến lược cũng rất khó, chiến lược rất nhiều và bị ràng buộc bởi thờigian, tài chính, …

Để đánh giá một chiến lược thành công hay không thì vẫn chưa có một cơ sở hayđơn vị nào thẩm định và định lượng, nó còn phụ thuộc rất nhiều vào sự nhìn nhận chủquan của mọi người

Câu 7 Kỹ thuật hoạch định MBO?

Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu xuất hiện lần đầu vào năm 1954, trong cuốn sách

“Thực hành quản trị” của Peter Drucker