KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH CHÂU Chương I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty TNHH SX& TM tổng hợp Minh Châu Chương III: Một số đề xuất khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục dích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Khái niệm công cụ, dụng cụ
Theo Điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC: “Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ Vì vậy công cụ, dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu.”
Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ theo thông tư 133/2016/TT-BTC dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp
1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Đặc điểm của nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất
Nguyên vật liệu tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình dạng vật chất ban đầu để tạo thành hình thái của sản phẩm.
Giá trị nguyên vật liệu đã dùng được chuyển một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ
Nguyên vật liệu là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ nhằm mục đích thực hiện sản xuất sản phẩm cho doanh nghiệp, mỗi loại nguyên vật liệu có cách bảo quản khác nhau
Đặc điểm của công cụ, dụng cụ
Công cụ dụng cụ có hình thái vật chất cụ thể, bị hao mòn trong quá trình sử dụng Chi phí hao mòn được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh trong trong kỳ
Công cụ, dụng cụ có giá trị thấp hơn rất nhiều so với giá trị của tài sản cố định Theo quy định hiện hành, tài sản cố định có giá trị dưới 30 triệu đồng
Công cụ, dụng cụ có thể tham gia vào nhiều khâu trong chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng không liên tục Nó vẫn được sử dụng cho tới khi hỏng không sử dụng được nữa Công cụ dụng cụ thu được lợi ích kinh tế cao từ việc sử dụng chúng.
Thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ ngắn
Công cụ dụng cụ có thể được phân bổ 1 lần, hoặc nhiều lần vào chi phí sản xuất kinh doanh
1.1.3 Yêu cầu quản lý của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Để quản lý tốt nguyên vật liệu, cần thực hiện kiểm soát ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng Sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả để đạt hiệu suất cao
Khâu thu mua: Lập kế hoạch thu mua đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng đạt yêu cầu và giá cả hợp lý, phù hợp với tài chính doanh nghiệp để hạ giá thành sản phẩm.
Khâu bảo quản: Sử dụng hệ thống kho bãi đúng quy cách, tránh thất thoát và hao hụt nguyên vật liệu, chi phí thuê kho hợp lý với tài chính doanh nghiệp.
Khâu dự trữ: Quản lý tốt khâu dự trữ để sản xuất liên tục, dự trữ nguyên vật liệu ở mức tối đa và tối thiểu cần thiết, tránh ứ đọng hoặc gián đoạn sản xuất.
Khâu sử dụng: Sử dụng nguyên vật liệu đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại, nâng cao hiệu quả sử dụng, chất lượng sản phẩm và hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Yêu cầu quản lý công cụ, dụng cụ
Một số tiêu chuẩn cần tuân thủ khi quản lý công cụ dụng cụ như sau:
Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm: đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng được yêu cầu.
Tiêu chuẩn an toàn lao động: đảm bảo các nhân viên được đào tạo về an toàn lao động và các công cụ dụng cụ được sử dụng đảm bảo an toàn cho công nhân.
Tiêu chuẩn bảo vệ môi trường: đảm bảo việc sử dụng và vận hành các công cụ và thiết bị đáp ứng yêu cầu về bảo vệ môi trường.
1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:
Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của NVL trong năm Tính toán giá trị NVL nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác về giá trị NVL ở thời điểm báo cáo.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất
1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều chủng loại khác nhau với nội dung kinh tế và đặc tính khác nhau, chính vì thế việc phân loại nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng đối với một doanh nghiệp sản xuất
Phân loại NVL theo nội dung kinh tế và tính năng sử dụng
Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kì.
Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hóa Các loại nguyên vật liệu này không cấu thành thực thể sản phẩm
Nhiên liệu: Là những loại có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lí, Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng như xăng, dầu; ở thể rắn như than, củi, ở thể khí như gas
Phụ tùng thay thế: Là những loại nguyên vật liệu dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là các loại vật liệu, thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản.
Phế liệu : Là phần vật chất ở trong các vật liệu đã mất hết hoặc mất một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu, thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản.
Vật liệu khác: Là những vật liệu không nằm trong những vật liệu kể trên như: bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…
Căn cứ vào mục đích và công dụng của nguyên vật liệu chia làm:
Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm
Nguyên vật liệu dùng cho phục vụ quản lí sản xuất
Nguyên vật liệu dùng cho bộ phận bán hàng
Nguyên vật liệu dùng cho bộ phận quản lí doanh nghiệp
Phân loại NVL theo danh điểm
Nhóm kim loại (đen, màu)
Nhóm hóa chất (chất ăn mòn, chất nổ)
Nhóm thảo mộc (đồ gỗ)
Nhóm thủy tinh, sành sứ.
Phân loại NVL theo nguồn gốc
Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài:
Vật liệu góp vốn liên doanh: vật liệu nhận từ việc góp vốn của các công ty liên doanh liên kết
Vật liệu được cấp phát, biếu tặng: nguyên vật liệu do các nhà cung cấp lớn có uy tín trên thị trường hỗ trợ sản xuất
Vật liệu mua ngoài: vật liệu được doanh nghiệp thu mua từ bên ngoài để đưa vào sản xuất kinh doanh
Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công : loại vật liệu được doanh nghiệp tự tiến hành chế biến, gia công sao cho phù hợp với quy trình sản xuất của mình
1.2.1.2 Phân loại công cụ, dụng cụ
Tùy theo từng doanh nghiệp có cách thức phân bổ công cụ dụng cụ khác nhau Nhưng nhìn chung, công cụ dụng cụ được phân loại theo các tiêu thức dưới đây:
Căn cứ vào tiêu chí cách phân bổ vào chi phí thì công cụ dụng cụ bao gồm:
Loại CCDC phân bổ 100% (1 lần): Những công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn, giá trị nhỏ thì tiến hành phân bổ 1 lần
Loại CCDC phân bổ nhiều lần: Những loại được phân bổ 2 lần và loại trừ dần thường có giá trị lớn hơn hoặc thời gian sử dụng dài hơn.
Căn cứ vào tiêu chí nội dung, có thể phân loại công cụ dụng cụ thành:
Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp
Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói hàng hoá trong quá trình bảo quản hàng hoá hoặc vận chuyển hàng hoá đi bán…
Dụng dụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ
Quần áo bảo hộ lao động
Công cụ, dụng cụ khác.
Căn cứ vào tiêu chí yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ được chia thành:
Căn cứ vào tiêu chí mục đích và nơi sử dụng, CCDC bao gồm:
Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD
Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý
Công cụ, dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác
1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho (Theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính, ban hành ngày 26/08/2016) Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực khách quan Theo chuẩn mực 02, kế toán nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá gốc (giá thực tế), có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp quy định
Nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo các cách sau:
Đối với NVL, CCDC mua ngoài:
Giá mua ghi trên hóa đơn
Thuế nhập khẩu phải nộp (Nếu có)
Giảm giá hàng mua (Nếu có)
Giá mua ghi trên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói, tiền thuê kho, thuê bãi, chỗ để vật liệu, tiền công tác phí của cán bộ thu mua…
Đối với NVL, CCDC tự gia công chế biến
Giá thực tế của NVL, CCDC xuất chế biến
Đối với NVL, CCDC thuê ngoài gia công, chế biến:
NVL, CCDC thuê gia công
Giá thực tế của NVL, CCDC xuất thuê gia công
Chi phí thuê gia công
Đối với NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế của NVL,
CCDC nhận góp vốn liên doanh
Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
Đối với NVL, CCDC được cấp:
Giá thực tế của NVL, = Giá ghi trên + Chi phí nhận tiếp nhận
Đối với NVL, CCDC nhận viện trợ, biếu tặng:
Giá thực tế của NVL,
CCDC nhận viện trợ, biếu tặng
Giá trị hợp lý của NVL, CCDC
1.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo thông tư 133/2016/TT-
BTC được đánh giá theo 3 phương pháp dưới đây:
Phương pháp giá đích danh:
Theo phương pháp thực tế đích danh, hàng hóa, vật tư, sản phẩm xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì sẽ lấy đơn giá của lô hàng nhập kho đó để tính Đây là phương pháp tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng hóa xuất kho đem đi bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Ngoài ra, giá trị hàng tồn còn được phản ánh chính xác giá trị thực tế của nó
Giá đơn vị bình quân gia quyền (Bình quân cả kỳ dự trữ):
= Số lượng NVL, CCDC xuất kho x Đơn giá xuất kho bình quân
Trong đó: Đơn giá xuất kho = Giá thực tế tồn kho ĐK và nhập trong kỳ bình quân Số lượng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phương pháp tính giá xuất kho đơn giản nhưng tính chính xác không cao vì chỉ tiến hành tính giá xuất kho vào cuối tháng, phương pháp này phù hợp đối với doanh nghiệp có nhiều loại NVL, công cụ dụng cụ
Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá xuất kho bình quân cuối kỳ trước Trị giá thực tế tồn kho CK trước
Số lượng tồn kho CK trước
Trị giá thực tế nguyên vật liệu, xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước
Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định lại đơn giá bình quân cho từng loại nguyên vật liệu, như sau: Đơn giá xuất kho BQ sau mỗi lần nhập
Trị giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp tính giá xuất kho này đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán nhưng tốn nhiều thời gian và công sức tính toán.
Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này thì số hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước,xuất hết số hàng nhập trước mới xuất đến số hàng nhập sau theo giá thực tế.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.3.1 Chứng từ sử dụng Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng, dự trữ vật tư, công cụ, dụng cụ và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho Doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ như sau:
Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT).
Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT).
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03
Phiếu báo vật tư còn lại (Mẫu số 04 -VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05- VT).
Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT)
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07-VT).
1.3.2 Sổ kế toán sử dụng
1.3.2.1 Hệ thống sổ chi tiết
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (Sản phẩm, hàng hóa)
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ (Sản phẩm, hàng hóa)
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
1.3.2.2 Hệ thống sổ tổng hợp
1.3.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.3.3.1 Phương pháp thẻ song song
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song
(được trình bày tại Phụ lục 1.1)
Phương pháp ghi thẻ song song nghĩa là tiến hành theo dõi chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ song song cả ở kho và phòng kế toán theo từng thứ vật liệu với cách ghi chép gần như nhau chỉ khác ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng, còn kế toán theo dõi cả chỉ tiêu giá trị trên sổ tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là các chứng từ nhập, xuất, tồn kho do thủ kho gửi đến sau khi kế toán đã kiểm tra lại, đối chiếu với thủ kho
Ở kho: Thủ kho ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực nhập, thực xuất hàng ngày Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, và cuối tháng tổng cộng số lượng nhập, xuất, tồn kho theo từng danh điểm vật liệu Chứng từ nhập xuất được chuyển về phòng kế toán hàng ngày hoặc định kỳ.
Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng ngày Sổ chi tiết được theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu Số lượng NVL, công cụ dụng cụ tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng Sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của sổ kế toán tổng hợp.
1.3.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu, công cụ, dụng cụ nhỏ theo từng kho Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lắp.
Sổ đối chiếu luân chuyển: Sổ này sử dụng để ghi chép số lượng và số tiền của từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo từng kho.
Sổ này được ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất từng thứ (danh điểm) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá; mỗi danh điểm ghi 1 dòng trong sổ Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho; đồng thời đối chiếu số tiền của từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá với kế toán tổng hợp (theo giá hạch toán ở các bảng tính giá)
1.3.3.3 Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như các phương pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu, dụng cụ, quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư.
Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu, dụng cụ (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu, dụng cụ Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán).
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.4.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng
TK 152 - Nguyên liệu vật liệu: Kế toán sử dụng tài khoản này để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại nguyên vật liệu.
Trị giá thực tế NVL nhập kho
Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê
Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho
Trị giá thực tế NVL xuất kh
Trị giá NVL trả lại người bán, giảm giá NVl
Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ
TK 153: Công cụ dụng cụ: TK 153 dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp
TK 153 – Công cụ dụng cụ
Trị giá thực tế của công cụ dụng Trị giá thực thế của công cụ biến, nhận góp vốn hoặc nguồn khác,
Trị giá công cụ dụng cụ tăng lên do phát hiện thừa khi kiểm kê
Trị giá công cụ dụng cụ cho thuê nhập lại kho sản xuất, kinh doanh, bán,
Trị giá công cụ dụng cụ trả lại người bán hoặc giảm giá
Chiết khấu thương mại được hưởng
Trị giá công cụ dụng cụ giảm đi do phát hiện thiếu khi kiểm kê
Số dư : Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ
TK 242: Chi phí trả trước
TK 242 – Chi phí trả trước
Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ
Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ
Số dư : Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí SXKD trong kỳ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng thêm một số tài khoản khác như:
TK 331 - Phải trả người bán : Phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đối tượng khác về khoản vật liệu, theo hợp đồng đã ký.
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng hoặc công cụ dụng cụ dùng không hết nhập lại kho, giá trị phế liệu thu hồi,
Và một số tài khoản khác có liên quan như :
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh
Tài khoản 4111: Nguồn vốn kinh doanh.
1.4.1.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên (áp dụng theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính, ban hành ngày 26/08/2016)
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh, theo dõi liên tục thường xuyên một cách hệ thống các tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa, vật tư trên sổ kế toán Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, so sánh số liệu kiểm kê thực tế với sổ kế toán Số tồn kho trên sổ kế toán phải khớp với thực tế; nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Đối với các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đang có sẵn trong kho. Thủ kho sẽ thực hiện theo dõi và kê khai thường xuyên về chúng Kế toán viên sẽ sử dụng những tài khoản kế toán để xác định các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán viên cần phải đánh giá được giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách liên tục và tại mọi thời điểm
Phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được trình bày tại phụ lục 1.4 và phụ lục 1.5
1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên tài khoản 611 – Mua hàng
Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm vật tư, hàng hóa theo giá thực tế.
TK 611 không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo từng loại vật liệu,…
TK 152, 153 chỉ phản ánh giá trị vật liệu, DC tồn đầu kỳ và cuối kỳ
Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như: TK111, TK 112, TK 133, TK331
1.4.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi sổ tài khoản 611 Như vậy, khi áp dụng phương pháp này, các tài khoản hàng tồn kho chỉ được sử dụng đầu kỳ và cuối kỳ
Phương pháp này sử dụng tại doanh nghiệp nhiều chủng loại hàng, vật tư với quy cách, mẫu mã khác nhau, …
Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phụ lục 1.6
1.4.3 Kế toán dự phòng giảm giá NVL và CCDC tồn kho 1.4.3.1 Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập Báo cáo tài chính Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho" và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập:
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn
Các hình thức ghi sổ kế toán
Các hình thức ghi sổ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính bao gồm:
Ghi sổ kế toán Nhật ký chung
Ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi sổ kế toán Nhật ký-Sổ cái
Ghi sổ kế toán trên máy vi tính
1.5.1 Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là việc ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính vào sổ Nhật ký, tập trung chủ yếu vào sổ Nhật ký chung Quá trình ghi chép được thực hiện theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của từng giao dịch Các số liệu từ sổ Nhật ký sau đó được sử dụng để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức ghi sổ kế toán – Nhật ký chung bao gồm các loại sổ sau đây:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cách thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung: Để ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ Nhật ký chung theo một dòng, bao gồm các nội dung sau:
Số hiệu của chứng từ kế toán gốc
Ngày, tháng, năm ghi sổ
Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Sau khi ghi sổ Nhật ký chung, kế toán cần kiểm tra tính chính xác, trung thực của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã ghi Kế toán cũng cần tính toán tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã ghi trên sổ Nhật ký chung để kiểm tra xem tổng số tiền ghi trên sổ Nhật ký chung có khớp với tổng số tiền ghi trên các chứng từ kế toán gốc không.
Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung được trình bày tại phụ lục 1.12
1.5.2 Hình thức ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán – Chứng từ ghi sổ là sự căn cứ trực tiếp vào “Chứng từ ghi sổ”
Hình thức ghi sổ kế toán – Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ kế toán sau:
Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Quá trình ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Quy trình ghi sổ được trình bày theo sơ đồ tại phụ lục 1.13
1.5.3 Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là tất cả các giao dịch kinh tế được ghi chép trên chứng từ kế toán đều được hệ thống và phản ánh trong Sổ Nhật ký – Sổ cái theo trình tự thời gian Cơ sở của việc ghi chép là Nhật ký – Sổ cái, sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Quy trình ghi sổ được trình bày tại phụ lục 1.14
1.5.4 Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán được thực hiện thông qua một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc có thể kết hợp các hình thức kế toán quy định Mặc dù không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, phần mềm cần có khả năng in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính được trình bày tại phụ lục 1.15
Trình bày thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính theo thông tư 133/2016/TT-BTC
1.6.1 Yêu cầu trình bày thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính
Thông tin trình bày trên báo cáo tài chính phải đầy đủ, khách quan, không có sai sót để phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông tin tài chính phải thích hợp để giúp người sử dụng Báo cáo tài chính dự đoán, phân tích và đưa ra các quyết định kinh tế.
Thông tin tài chính phải được trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu.
Thông tin tài chính phải đảm bảo có thể kiểm chứng, kịp thời và dễ hiểu.
Thông tin tài chính phải được trình bày nhất quán và có thể so sánh giữa các kỳ kế toán; So sánh được giữa các doanh nghiệp nhỏ và vừa với nhau.
Các chỉ tiêu không có số liệu được miễn trình bày trên Báo cáo tài chính Doanh nghiệp được chủ động đánh lại số thứ tự của các chỉ tiêu theo nguyên tắc liên tục trong mỗi phần.
1.6.2 Trình bày thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính
Hàng tồn kho (Mã số 140) trong báo cáo tài chính: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị hiện có các loại hàng tồn kho dự trữ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (sau khi trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho) tại thời điểm báo cáo.
Mã số 140 = Mã số 141 + Mã số 142.
Hàng tồn kho (Mã số 141): Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá trị của hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của các tài khoản 151, 152, 153, 154, 155,
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Mã số 142): Chỉ tiêu này phản ánh khoản dự phòng giảm giá của các loại hàng tồn kho tại thời điểm báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 2294 và được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn ( ).
Chương 1 đã trình bày được những lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất, tóm lược lại như sau:
Tìm hiểu được các khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất hoạt động theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bao gồm chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng, các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ gồm phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Bốn hình thức ghi sô theo thông tư 133/2016: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký – sổ cái, kế toán máy vi tính
Các lý thuyết trên đây sẽ được vận dụng để tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu, trình bày tại chương 2 của khóa luận này.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH CHÂU
Tổng quan về công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH CHÂU
Tên tiếng Anh: MINH CHAU GENERAL TRADING AND PRODUCTION COMPANY LIMITED
Tên giao dịch, tên viết tắt: MINH CHAU GTP.,CO.LTD
Địa chỉ trụ sở chính: P302, số 1, ngõ 38 Miếu Đầm, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Ngành nghề kinh doanh: Chuyên sản xuất ô dù cầm tay, sản xuất hàng dệt sẵn, vali, túi xách và các loại tương tự
Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng (Viết bằng chữ: Hai tỷ đồng)
Số lao động hiện tại, trình độ lao động: 30 người
Ngày tháng năm thành lập: 02/04/2015
Giấy phép đăng ký kinh doanh (Phô tô kèm báo cáo): Phụ lục 2.1
Các giai đoạn phát triển chủ yếu: Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu cho đến nay đã có 9 năm nỗ lực và phát triển, không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, mang lại sự hài lòng cho khách hàng Uy tín doanh nghiệp cũng không ngừng được nâng cao và chiếm trọn niềm tin từ nhiều nhóm đối tượng khác nhau, nhiều vùng miền khác nhau
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.2.1 Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
Tiếp nhận đơn hàng: Công ty quảng cáo thương hiệu và thu hút đơn đặt hàng mới qua marketing trên internet và mạng xã hội Tuy nhiên, phần lớn đơn hàng vẫn đến từ mạng lưới khách hàng lâu năm, với chính sách chăm sóc khách hàng và ưu đãi cho khách hàng thân thiết
Lập kế hoạch sản xuất: Giám đốc xem xét đơn hàng, kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu và hiệu suất nhân công Nếu thiếu, công ty mua thêm nguyên vật liệu hoặc thuê nhân công part-time Nếu vẫn không đủ, đơn hàng sẽ không được tiếp nhận
Xuất bán: Phòng kinh doanh sẽ đảm nhiệm việc vận chuyển đơn hàng trong nội thành Hà Nội, đơn hàng lớn hoặc liên tỉnh sẽ thuê đơn vị vận chuyển ngoài
Thu tiền: Công ty chấp nhận thanh toán tiền mặt với hóa đơn dưới 20 triệu, trên 20 triệu yêu cầu chuyển khoản Công ty cho nợ theo điều khoản hợp đồng với điều kiện khách hàng tạm ứng trước theo quy định.
Sơ đồ quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh: Phụ lục 2.2
2.1.2.2 Đặc điểm sản phẩm chính, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu kinh doanh những ngành nghề sau:
Chuyên sản xuất ô dù cầm tay
Sản xuất hàng dệt sẵn (trừ trang phục)
Sản xuất vali, túi xách, đệm và các loại tương tự
In ấn, dịch vụ liên quan đến in
Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp là sản xuất ô dù cầm tay: Ô in theo mẫu, theo đơn đặt hàng của khách hàng, số lượng lớn và theo quy cách khách hàng yêu cầu.
Sản phẩm chính của công ty là các loại ô: Ô gập 3 thường, ô gập 2 tự động, ô gập 3 tự động 2 chiều, ô thông minh, ô golf cán thẳng,…
Quy trình sản xuất ô của công ty: Phụ lục 2.3
2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty
2.1.3.1 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý và mối liên hệ giữa các bộ phận
Do loại hình doanh nghiệp là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, quy mô vừa và nhỏ nên bộ máy tổ chức quản lý của công ty cũng khá đơn giản, đây cũng là lợi thế trong quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu, với 3 phòng ban chính: Phụ lục 2.4
2.1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các phòng ban tại công ty
Phòng giám đốc (Giám đốc: Trần Hải Ninh): Giám sát các phòng ban và phân xưởng, đại diện công ty về pháp lý và tài chính, đảm bảo phát triển doanh nghiệp đúng định hướng
Phòng kế toán (Kế toán trưởng: Mai Thị Vóc): Theo dõi nghiệp vụ kinh tế, quản lý vốn, sổ sách, báo cáo tài chính, kê khai và nộp thuế, hỗ trợ giám đốc với số liệu kinh doanh
Phòng kinh doanh (Trưởng phòng: Lê Tú Long): Tạo ra lợi nhuận, duy trì quan hệ khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, tư vấn sản phẩm và đề xuất chiến lược kinh doanh
Phân xưởng sản xuất (Quản đốc: Bùi Văn Ninh): Hoàn thành đơn hàng đúng tiến độ theo yêu cầu của giám đốc
2.1.4 Đánh giá khái quát kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (lấy số liệu 3 đến 5 năm gần nhất với thời điểm thực tập)
2.1.4.1 Tính toán chênh lệch và đánh giá khái quát xu hướng biến động của các chỉ tiêu trình bày (ĐVT: Đồng)
Bảng phân tích: Phụ lục 2.5
Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2022 tăng 77.351.850 đồng tương đương với 0,45% Nguyên nhân do trong năm 2022 doanh nghiệp tiến hành phục hồi lại hoạt động sản xuất kinh doanh, nên doanh nghiệp có những chính sách xúc tiến bán hàng thông qua marketing, quảng cáo, tư vấn mạnh mẽ cho khách hàng.
Các khoản giảm trừ năm 2022 giảm 21.243.169 đồng, tương ứng với 54,33%, tỷ trọng giảm 0,12% Có thể thấy trong năm 2022 doanh nghiệp đã cắt giảm các khoản giảm trừ cho khách hàng, thông qua giảm số lượng đơn hàng chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2022 tăng98.595.019 đồng so với năm 2021, tỷ lệ tăng tương ứng với 0,57% Nguyên nhân là do trong năm 2022, doanh thu bán hàng tăng lên song song với việc cắt giảm các khoản giảm trừ, làm doanh thu thuần tăng khá nhanh
Giá vốn hàng bán năm 2023 giảm 693,379,883 đồng, tương ứng với 4,5%, tỷ trọng giảm 4,53% so với 2021 Nguyên nhân do trong năm 2022, doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp mới từ Trung Quốc, giá nguyên vật liệu đầu vào giảm, đồng thời doanh nghiệp đang trong giai đoạn phục hồi sau COVID 19 nên các chính sách kiểm soát giá vốn được chú trọng mạnh
Lợi nhuận gộp năm 2023 tăng 791,974,902 đồng, tương đương với 45,47%, tỷ trọng tăng 4,53% Đây là tín hiệu rất khả quan, nguyên nhân do doanh nghiệp thúc đẩy bán hàng, doanh thu tăng trong khi đó giá vốn hàng bán giảm mạnh, lợi nhuận gộp tăng nhanh
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu
cụ tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu
2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Với đặc điểm là một doanh nghiệp sản xuất, công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Châu có số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lớn, và luôn trong trạng thái tồn kho phù hợp với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp,nhằm đảm bảo cho sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị ứ đọng do thiếu hụt, hư hỏng nguyên vật liệu
Hiện nay hoạt động chủ yếu ở công ty là sản xuất ô cầm tay theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng Do vậy, công ty sử dụng một lượng lớn NVL liên quan như: Xương ô, vải, chóp ô, tay cầm, …
Danh mục nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chính của công ty được trình bày ở phụ lục 2.17
Tổ chức công tác thu mua NVL và CCDC: được lập kế hoạch thu mua dự trù cho mục tiêu sản xuất lâu dài
Nguyên vật liệu được thu mua từ bên ngoài là chủ yếu, trong đó nhập khẩu đa phần từ nhà cung cấp Trung Quốc, chủ yếu nhập số lượng lớn để phục vụ sản xuất kinh doanh trong thời gian dài, bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nhập khẩu từ nhà cung cấp trong nước
Công cụ dụng cụ mua trong nước chủ yếu
Quy ước thiết lập mã NVL, công cụ dụng cụ tại công ty:
Đối với xương ô có nhiều loại, mỗi loại được đặt mã bằng cách viết tắt tên, dùng chữ in hoa, không dấu, nếu loại xương ô tương tự nhau thì thêm kích thước bằng số
Đối với vải, công ty sử dụng vải pongee và vải tráng bạc, đối với pongee sẽ kí hiệu PG trước, sau đó kèm màu vải bằng chữ in hoa, không dấu. Đối với vải tráng bạc, tương tự như pongee nhưng thay PG bằng PS
Đối với các loại NVL ít chủng loại hoặc công cụ dụng cụ thì viết tắt theo tên NVL, CCDC
2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Đối với công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu, nguyên vật liệu chính có thể kể tới như xương (kèo) ô, chóp ô, khuy bấm, vải, tay cầm, đạn sắt, đạn nhựa,…
Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động Nguyên vật liệu phụ ở công ty Minh Châu bao gồm mực in, chỉ may, …
2.2.2.2 Phân loại công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ phân bổ 1 lần (100%): Các công cụ dụng cụ phân bổ
1 lần tại doanh nghiệp chiếm khá nhiều, có giá trị nhỏ, ví dụ: Kéo cắt chỉ, thùng đóng hàng, bao bì, văn phòng phẩm,…
Công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần: Máy tính, máy may, máy cắt, máy in, ròng rọc chuyển đồ,…
2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu
2.2.3.1 Xác định giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua trong nước
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty được mua trong nước từ các công ty ở các tỉnh lẻ với số lượng nhỏ, khi đó giá trị hàng hóa nhập kho được tính như sau:
Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ (nếu có)
Ví dụ: Ngày 15/12/2023, công ty mua 14.000 chiếc kèo gập 3 tự động 1 chiều, đơn giá: 28.500 đồng/chiếc, 10.000 chóp ô đơn giá 150 đồng/chiếc, 9.000 vải polyeste tráng bạc đơn giá 11.000 đồng/mét của công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ Cương Thịnh theo hóa đơn số 078, tổng tiền hàng chưa thuế là 499.500.000 thuế GTGT 8%, thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = 14.000x28.500+10.000x150+9.000x11.000 = 499.500.000 (Đồng)
Nguyên vật liệu nhập khẩu:
Nguyên vật liệu của công ty được nhập khẩu số lượng lớn từ nhà cung cấp Trung Quốc, khi đó giá trị hàng nhập kho được tính như sau:
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu – Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ (nếu có)
Ví dụ: Ngày 07/02/2023, công ty nhập khẩu 1 lô xương ô và vải dù theo hóa đơn số DZY20230207 từ nhà cung cấp Trung Quốc, giá trị hàng tính theo giá CIF Hải Phòng là 2.454.750.800 đồng, chi phí vận chuyển từ Trung Quốc về đến cảng Hải Phòng là 6.834.105 đồng, chi phí vận chuyển từ Hải Phòng về kho là 8.208.000 đồng Thuế suất thuế nhập khẩu 20%
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = 2.454.750.800 + 2.454.750.800x20%
2.2.3.2 Xác định giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho
Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Khi áp dụng phương pháp này, cuối kỳ kế toán, kế toán doanh nghiệp căn cứ trên số hàng tồn đầu kỳ và tập hợp các lần nhập hàng trong kỳ của từng loại hàng tồn kho để tính giá hàng xuất kho của NVL, công cụ dụng cụ trong kỳ Tại thời điểm xuất kho, đơn giá xuất kho bỏ trống, cuối kỳ tính ra đơn giá, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho
Công thức xác định giá đơn xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Đơn giá xuất kho NVL, công cụ dụng cụ = (Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế nhập trong kỳ)/(Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)
Giá trị thực tế NVL, công cụ dụng cụ xuất kho:
Giá trị thực tế NVL, công cụ dụng cụ xuất kho = Số lượng NVL, CCDC xuất kho x Đơn giá xuất kho NVL
Ví dụ: Ngày 11/12/2023, xuất NVL sản xuất 300 chiếc ô gập 3 tự động 1 chiều tay ngắn Cuối tháng, tính giá xuất kho NVL như sau:
NVL ĐVT Giá trị tồn đầu kỳ Giá trị nhập Số lượng tồn đầu Đơn giá đầu kỳ Số lượng nhập Đơn giá nhập Đơn giá xuất kho
2.2.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Minh Châu
2.2.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Sử dụng phương pháp thẻ song song: Do quy mô công ty nhỏ, bên cạnh đó bộ máy kế toán đơn giản, để đáp ứng được đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất, kế toán cần theo dõi sát sao đối với kho vật tư, phương pháp thẻ song song được áp dụng nhằm mục đích kịp thời theo dõi, đối chiếu tình hình xuất, nhập, tồn của kho vật tư
Ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập-xuất, thủ kho căn cứ vào số lượng thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào sổ theo dõi
Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng ngày
Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu.
Mẫu sổ theo dõi của thủ kho: Phụ lục 2.18
Quy trình ghi sổ kế toán theo phương pháp thẻ song song tại công ty:
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
Sổ sách kế toán sử dụng
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (Sản phẩm, hàng hóa)
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ (Sản phẩm, hàng hóa)
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu:
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, cộng cụ dụng cụ
Bước 1: Thủ kho nhận được biên bản bàn giao và từ bên giao hàng, lập phiếu nhập kho thành 2 liên, đảm bảo nhập kho theo đúng số lượng dưới sự giám sát của giám đốc.
Bước 2: Vật tư được kiểm đếm và nhập vào kho Trường hợp thiếu hoặc thừa thì thủ kho phải lập biên bản và chuyển cho giám đốc
Bước 3: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại 1 liên và ghi thẻ kho, 1 liên phiếu nhập kho và biên bản bàn giao sẽ giao lại cho kế toán
Bước 4: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ kho và hạch toán vật tư nhập theo quy định
Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu: Phụ lục 2.20
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, đốc sẽ xem xét và ra quyết định xuất kho, thủ kho lập phiếu yêu cầu xuất kho
Bước 2: Kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại phòng, 2 liên cho thủ kho
Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu.
Bước 4: Nhân viên nhận vật tư và ký vào phiếu xuất kho và nhận 1 liên.
Bước 5: Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho tiến hành ghi thẻ kho
Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất theo quy định của doanh nghiệp.
Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Phụ lục 2.21