Chính vì vậy, trải qua một quá trình làm việc và họchỏi, tích lũy kinh nghiệm cho bản thân cũng như mong muốn giúp ích choTrường sau này, tôi muốn cung cấp thêm phần nào kiến thức đã đượ
Đối tượng nghiên COU cecceccscesscesessessessessesscseesessessssssssssscsessessessesessueasaeeseaes 9 5 Phạm vi nghiÊn CỨU 5 SG 11993013910 9111 910 1101 9H HH rh 9 6 Lich sử nghiên cứu van đề . : 2 s+Sx+EE2EE2EEEEEEEEEEE2E1E1EEEEE.rrrrkd 10 7 Nguồn tư liệu được sử dụng đề nghiên cứu đề tài - 2 2+sz+s¿ 11 8 Phương Pháp nghiên CỨU - - 2c 2 3 3211331131111 11E11 1111k EEEErerrke 12 9 Dong BOp 80ì 8ì i02 0n -
Các biện pháp chuẩn hóa về tổ chức hội họp và sự kiện tại Trường Đại học Thành Đông.
5 Phạm vi nghiên cứu e Về nội dung:
Luận văn tập trung nghiên cứu các biện pháp chuan hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện; bao gồm:
- Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định dé chuẩn hóa công tác tô chức hội họp và sự kiện;
- Phố biến, hướng dẫn các quy chế, quy định về tô chức hội họp và sự kiện;
- Kiểm tra, đánh giá, xử lý sai sót về tô chức hội họp và sự kiện trên cơ sở các quy chế, quy định đã được ban hành;
Để nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp và sự kiện, các quy chế và quy định liên quan cần được cải tiến và chỉnh sửa phù hợp Đặc biệt, thời gian tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút người tham dự và đảm bảo chất lượng sự kiện.
Luận văn của tôi tập trung khảo sát việc ban hành và tô chức thực hiện các quy chế, quy định về công tác tô chức hội họp và sự kiện tại Trường Đại học Thành Đông trong thời gian hơn 05 năm trở lại đây (2016 - 2021). e Về không gian:
Trường Đại học Thành Đông có một trụ sở chính tại số 03 Vũ Công Đán, phường Tứ Minh, Thành phố Hải Dương và có rất nhiều các cơ sở tuyên sinh và liên kết đào tạo ngoài Trường trên hầu khắp địa bàn cả nước như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Lạng Sơn, Hưng Yên, Thái Bình, Bình Dương, Nha Trang Tuy nhiên, do điều kiện thời gian nên luận văn của tôi chỉ tập trung nghiên cứu vấn đề “Chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện” trong phạm vi trụ sở chính tại Trường Dai họcThành Đông.
6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tham khảo được từ một số công trình nghiên cứu tại Thư viện Đại học Quốc gia, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Thư viện Trường Đại học Phương Đông, các nhà sách lớn như Tiến Thọ tôi nhận thấy vấn đề hội họp và tô chức sự kiện đã được các nha nghiên cứu, nhà khoa học, các tác giả quan tâm và đề cập đến qua các công trình nghiên cứu khoa học, các tạp chí khoa học, sách tham khảo, giáo trình chuyên môn, luận văn thạc sĩ
Qua khảo sát nhiều nguồn tham khảo, tác giả thấy có một số công trình nghiên cứu tiêu biểu về van đề tô chức hội họp và sự kiện đã được công bố và xuất bản, cụ thể như sau:
Nghiên cứu mang tính lý luận và tổng quan về hội họp và tổ chức sự kiện cung cấp cho độc giả cái nhìn khái quát và các thông tin cơ bản hữu ích; là nền tảng đề nghiên cứu về đề tài như: bài giảng “Quản trị dịch vụ hội họp” của Hoàng Văn Hảo tài liệu lưu hành nội bộ của Khoa kinh tế - Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Phương Đông, Hà Nội, năm 2013 Bài thuyết trình
“Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo ” của tô chức Tâm Việt Group trên website: https://www.slideshare.net.
Nghiên cứu khoa học trình bày thực trạng và triển vọng của một chủ đề cụ thể, trong trường hợp này là "Phát triển dịch vụ hội nghị truyền hình ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay", được thực hiện bởi Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh Nghiên cứu này có ý nghĩa thực tiễn cao, cung cấp thông tin cập nhật và toàn diện về tình hình hiện tại của dịch vụ hội nghị truyền hình tại Việt Nam.
Trường Đại học Phương Đông.
Bên cạnh đó, nhiều công trình nghiên cứu "chuẩn hóa" có liên quan cũng được thực hiện, như "Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở ngân hàng Thương mại cô phần Kỹ thương Việt Nam" (luận văn tốt nghiệp) Các nghiên cứu này tập trung vào việc thiết lập các tiêu chuẩn cho các hoạt động văn phòng, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo tính thống nhất trong toàn tổ chức.
Phùng Thị Phương Liên, Khoa Lưu trữ Quản trị Văn phòng - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội Đề tài “Chuẩn hóa hoạt
10 động văn phòng tại Trường bôi dưỡng cán bộ Tài chính ” luận văn tốt nghiệp của Trương Quang Ảnh, Khoa Lưu trữ Quản trị Văn phòng - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
Các bài viết trên chủ yếu viết về hội họp và tổ chức sự kiện nhưng mỗi bài đi theo một chủ đề và phân tích các khía cạnh khác nhau Có bài viết chỉ đi sâu về các lý luận, nhưng có bài lại khảo sát kỹ về thực tế tại một cơ quan cụ thể Nội dung của mỗi bài viết góp phần tạo nên sự phong phú cho đề tài hội họp và tô chức sự kiện.
Mặc dù các công trình nghiên cứu viết về tô chức hội họp, hội nghị va tổ chức sự kiện không nhiều nhưng cũng đã cung cấp thêm phan nao tư liệu cho độc giả nói chung và cá nhân tôi nói riêng Khảo sát qua các tài liệu, công trình nghiên cứu, luận văn thạc sĩ cùng ngành thì đề tài “Chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện tại Trường Đại học Thành Đông” không bi trùng lặp với bat kỳ công trình nghiên cứu nao trước đó.
7 Nguồn tư liệu được sử dụng để nghiên cứu đề tài
Tôi đã tham khảo những nguồn tư liệu sau để nghiên cứu luận văn của mình: e Tài liệu lý luận gồm: giáo trình của TS Nguyễn Văn Chiêu (2015), Bài giảng kỹ năng quản lý, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội; giáo trình của ThS Mai Chánh Cường (2008), Kỹ năng đàm phán và thuyết trình trong kinh doanh, Nxb Khoa học và Kỹ thuật; PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2009),
Tổ chức sự kiện, Nxb Đại học kinh tế Quốc dân; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2001), Nghiệp vụ văn phòng, Nxb Thông Kê; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri
(2005), Quan tri văn phỏng, Nxb Khoa học và Kỹ thuật; ThS.Hoang Văn
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, dịch vụ hội nghị truyền hình đã trở thành một lựa chọn phổ biến trong giao tiếp kinh doanh Trong giai đoạn hiện nay, các nhà nghiên cứu đã tập trung nghiên cứu về sự phát triển dịch vụ hội nghị truyền hình ở Việt Nam, trong đó có các nghiên cứu như: "Phát triển dịch vụ hội nghị truyền hình ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay" (Hảo, 2012) và "Bài giảng quản trị dịch vụ hội họp" (Hoàng Văn Hào, 2013).
- Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Phương Đông; Nguyễn Hữu Thân
(2007), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thông Kê; Nguyễn Vũ Hà (2009), Bài giảng tổ chức sự kiện, Bộ Văn hóa, Thé thao và Du lịch, Trường Cao đăng Du lịch Hà Nội. e Các thông tin qua khảo sát thực tế: các biên bản cuộc họp, các bài phát biểu, quy trình tô chức một sự kiện e Tài liệu tham khảo thông tin nội bộ cua Trường Dai học Thanh Đông: quanlychatluong.thanhdong.edu.vn. e Tài liệu qua mạng internet: trên website: https://www.slideshare.net; http://thuvienso.hict.edu.vn/; https://m.tailieu.vn/.
Cấu trúc của luận văn - ¿tk St St+k+EEEESESEEEEEESEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEESErrkrkrrrer 14 Chương 1 NHỮNG VAN ĐÈ LÝ LUẬN CHUNG VE CHUAN HÓA CÔNG TÁC TO CHỨC HỘI HOP VA SỰ KIỆN 2-©52csccscce2 15 1.1 Khái quát về tổ chức hội họp và sự kiện 2-2 ¿+ x+x+Ex+E+zE+zEzrerxees 15 DDD Khái HIỆP 03001010 KĐT ng g5 ke 15 1.L.2 Phân loại hội họp và sự KiỆN cv HH kg hriệp 18 1.13 Nguyờn tắc và quy trỡnh tổ chức hội họp và sự kIỆN -.-ô-<s<ô+ 22 1.1.4 Vai trò, mục dich và ý nghĩa cua tổ chức hội họp và sự kiện
Lý luận chung về chuẩn hóa và chuẩn hóa công tác tô chức hội hop - sự kiện
Khái niệm về “chuẩn hóa” đã được nhiều tài liệu hay các cuốn từ điển nghiên cứu và phân tích một cách khoa học và dễ hiểu như sau:
Trong cuốn sách Từ điển Hán - Việt của Trần Văn Chánh, Nxb Trẻ Thành phó Hỗ Chí Minh, xuất ban năm 1999 thì “chuẩn” là căn cứ, mẫu mực;
^ơ 32? còn “hóa” là biến đổi, thay đổi, hướng tới.
Bên cạnh đó, sách Đại từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như Y, Nxb Văn hóa Thông tin, xuất bản năm 1999 có nói về chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực; trong đó, chuẩn mực được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, dé làm mẫu.
Chuan hóa là van dé cần thiết và cấp bách trong tình hình phát triển của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tô chức Vì khi đã thiết lập được những chuẩn mực, quy định rõ ràng thì việc tiễn hành thực hiện công việc sẽ nhanh gọn, khoa học và hiệu quả hơn.
Như vậy, chuẩn hóa có thể được hiểu là dùng dé chi các biện pháp nhằm xác lập, phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực đã được xác lập trong quá trình triển khai các hoạt động và thực hiện công việc được giao.
1.2.2 Khái niệm chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện
Chuẩn hóa là xác lập một chuẩn mực nhất định, là cái để chọn làm căn cứ, dé đối chiếu và làm mẫu Chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp va sự kiện là việc đưa hoạt động hội họp và sự kiện vào một khuôn mẫu và chuẩn mực nhất định Nhằm giúp cho hoạt động của cơ quan, tô chức và doanh nghiệp quy củ, khoa học và minh bạch.
Các cuộc họp và sự kiện tại mỗi cơ quan, tô chức và doanh nghiệp cần đáp ứng những quy chuẩn cao để nâng cao uy tín và vị thế với các đối tác, khách hàng Chính vì vậy, khi họ tham dự các cuộc họp và sự kiện sẽ có sự so sánh, đánh giá về hình thức cũng như nội dung thực hiện.
Một cuộc họp thông thường hoặc một buổi sự kiện phải có kế hoạch cụ thê, rõ ràng; phải chỉ ra được mục tiêu, nội dung và cách thức đê thực hiện.
Phần giới thiệu, chào mừng như thế nào? Chương trình cụ thể của các vấn đề thảo luận ra sao? Tat cả đều được lên kế hoạch chi tiết và sắp xếp hợp ly dé tạo được sự chú ý và ủng hộ của những người tham gia.
Mặc dù tổ chức hội họp và tổ chức sự kiện là hai hoạt động riêng biệt, nhưng chúng đều có chung mục đích là tập hợp các cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức lại với nhau để thúc đẩy sự phát triển và gắn kết của tập thể.
Trên cơ sở các quy định, quy chế đã có về tô chức hội họp và sự kiện thì cần phải chuẩn hóa dé đưa ra một chuan mực mà tat cả mọi người đều thay phù hợp và cần thiết Như vậy chính là chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện.
1.2.3 Nội dung của chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện
Theo bài giảng môn “Tổ chức khoa học hoạt động hành chính văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng thì mức độ của chuẩn hóa gồm có các mức độ như sau:
Mức độ 1: Ban hành các quy chế, quy định, quy trình, nội quy, định mức, thê lệ (áp dụng nội bộ)
Mức độ 2: Ban hành hoặc áp dụng các tiêu chuẩn Mức độ 3: Ban hành các quy chuẩn
Tuy nhiên, với 3 mức độ trên sẽ có những lưu ý sau: trong lĩnh vực hành chính, văn phòng thường áp dụng nhiều mức độ 1; trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật thường áp dụng mức độ 2 và 3.
Cũng trong bài giảng môn “Tổ chức khoa học hoạt động hành chính văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng thì cấp độ chuẩn hóa gồm các cấp như sau: cấp quốc tế, cấp quốc gia, cấp ngành và cấp cơ sở (cơ quan, doanh nghiệp, t6 chức tự ban hành) Đó là những cấp độ cơ bản từ cao đến thấp dé đánh giá được thực trạng của vân đê cân chuân hóa.
1.2.3.3 Các biện pháp chuẩn hóa
Bài giảng môn “Tổ chức khoa học hoạt động hành chính văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng cũng đề cập về các biện pháp chuẩn hóa như sau:
Lựa chọn hoạt động cần chuẩn hóa có tính phổ biến, lặp lại thường xuyên, liên quan đến nhiều bộ phận;
Xây dựng và ban hành các chuẩn mực (quy chế, quy định, tiêu chuẩn, quy chuẩn ) cho từng hoạt động;
Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực, vì những chuẩn mực là đòi hỏi cao trong bất kỳ hoạt động nào cần chuẩn mực Chính vi vậy, cần phải phổ biến và hướng dẫn cho mọi người biết dé thực hiện dung;
Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trên cơ sở các chuẩn mực còn hiệu lực; Cải tiến, chỉnh sửa các chuẩn mực, vì khi các chuẩn mực không còn phù hợp với hoàn cảnh hoặc mục đích đồng thời không mang lại hiệu quả kinh tế thì cần phải thay đổi bang cách cải tiến và chỉnh sửa sao cho tối ưu nhất về các khía cạnh.
