LỜI CẢM ƠNSau một thời gian nghiên cứu đề tài để hoàn thành bài tập lớn môn hệ hỗ trợ raquyết định và kinh doanh thông minh, nhóm chúng em đã học hỏi được nhiều kinhnghiệm trong việc tìm
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KINH DOANH THÔNG
Lịch sử phát triển hệ thống kinh doanh thông minh
Hệ thống kinh doanh thông minh (BI) trên thế giới đã có một lịch sử hình thành và phát triển khá lâu đời Năm 1958, nhà nghiên cứu Khoa học máy tính của IBM Hans, Peter Luhn đã đưa ra thuật ngữ “Business Intelligence” và định nghĩa nó như
“khả năng thấu hiểu lẫn nhau giữa các mối quan hệ hiện có để đề ra những hành động nhằm đạt được mục tiêu” Đến năm 1989 Howard Dresner (sau này là nhà phân tích của Tập đoàn Gartner) định nghĩa “kinh doanh thông minh” như một thuật ngữ mô tả
“các khái niệm và phương pháp để cải thiện ra quyết định kinh doanh bằng cách sử dụng các hệ thống hỗ trợ dựa trên thực tế.” Mãi đến cuối những năm 1990, BusinessIntelligence mới được sử dụng rộng rãi Hiện nay, Business Intelligence vẫn giữ nguyên ý nghĩa của nó nhưng không chỉ dừng lại ở lĩnh vực kinh doanh, khái niệm và các kỹ thuật của Business Intelligence được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực kinh tế văn hóa xã hội như: Giáo dục, y tế, viễn thông,
Khái niệm
Mặc dù "Business Intelligence" đã tồn tại và phát triển hơn nửa thế kỷ trước, đã được áp dụng rộng rãi trên khắp thế giới, đặc biệt là ở các nước châu u, nhưng ở ViệtNam, khái niệm này vẫn chưa được phổ biến Trái ngược với những hệ thống kinh doanh khác như ERP, CRM, HRM, việc triển khai Hệ thống kinh doanh thông minh nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc tại các cơ quan và tổ chức ở Việt Nam vẫn đối mặt với nhiều rào cản vì nhiều lý do khác nhau Tuy nhiên, trong bối cảnh xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển mạnh mẽ, "Business Intelligence" hứa hẹn sẽ không còn là điều gì xa lạ đối với người Việt Nam trong tương lai gần Hệ thống kinh doanh thông minh là một hệ thống tích hợp việc thu thập, lưu trữ, và quản lý dữ liệu cùng việc khám phá tri thức bằng các công cụ phân tích Thông qua hoạt động của nó, dữ liệu thô được chuyển đổi thành thông tin ý nghĩa, từ đó nâng cao tính kịp thời và chất lượng của quyết định Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng chiến lược hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.
Hình 1.1: Cấu trúc của hệ thống BI
Hệ thống BI là phương tiện hỗ trợ doanh nghiệp thu thập mọi thông tin từ nội bộ đến bên ngoài hệ thống Thông qua phân tích, tạo báo cáo, Dashboard và hình ảnh dữ liệu cho doanh nghiệp, giải pháp này giúp tổ chức có thể so sánh, phân tích xu hướng, phác thảo toàn bộ bức tranh hoạt động Đồng thời, trình bày thông tin (hiện tại cũng như trong quá khứ) một cách trực quan, chính xác với tốc độ cao đến các nhà ra quyết định Từ đó, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong môi trường đầy cạnh tranh, đầy biến động như hiện nay.
Thành phần của hệ thống BI
Việc triển khai hệ thống BI là một quá trình phức tạp và tốn kém, tuy nhiên nó cũng vô cùng hữu ích cho các doanh nghiệp Tùy thuộc vào quy mô tổ chức và tính chất công việc kinh doanh, các thành phần của hệ thống BI có thể khác nhau Tuy nhiên, nhìn chung, một hệ thống BI thường bao gồm các thành phần cơ bản như:
Hình 2.2: Các thành phần chính của hệ thống BI 1.3.1 Nguồn dữ liệu (Data Sources)
Nguồn dữ liệu còn được gọi là dữ liệu thô, đến từ nhiều nguồn khác nhau mang tính xây dựng Chúng có thể là cơ sở dữ liệu hoạt động, dữ liệu lịch sử, dữ liệu bên ngoài (ví dụ: dữ liệu từ các công ty nghiên cứu hay từ Internet), hoặc thông tin từ dữ liệu hiện có tại kho hàng,
Các nguồn dữ liệu có thể là cơ sở dữ liệu quan hệ hoặc bất kỳ cấu trúc dữ liệu nào hỗ trợ ứng dụng ngành kinh doanh (line of business application) Chúng cũng có thể tồn tại ở nhiều nền tảng khác nhau và có thể chứa thông tin cấu trúc (chẳng hạn như bảng, bảng tính, ) hoặc thông tin không có cấu trúc (chẳng hạn như tệp văn bản hay hình ảnh và thông tin đa phương tiện khác)
Thành phần này được thiết kế theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ cũng như các dữ liệu phi quan hệ (mạng xã hội, NoSQL) Bên cạnh đó, nguồn dữ liệu có thể là một trong số các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: MySQL, DB2, Oracle, MSSQL, 1.3.2 ETL (Extract, Transform, Load)
ETL là thành phần chủ chốt trong hệ thống kinh doanh thông minh, đóng vai trò đưa dữ liệu từ hệ thống vận hành hoặc hệ thống giao dịch vào kho dữ liệu một cách chính xác.
Hình 3.3: Minh họa tiến trình ETL a Trích xuất (Extract)
Giai đoạn này thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, tệp, ứng dụng và thiết bị IoT Dữ liệu có thể được trích xuất theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như sử dụng các API, truy vấn SQL hoặc lập trình thủ công.
Việc trích xuất dữ liệu là một quá trình tốn rất nhiều công sức thậm chí có thể là thách thức đối với nhà phát triển, bởi vì giai đoạn này đánh giá mức độ hiệu quả trong quá trình làm việc của hệ thống BI.
Dữ liệu được trích xuất đòi hỏi phải có độ chính xác cao từ các tệp nguồn, vì quá trình này ảnh hưởng đến tất cả những hoạt động tiếp theo của hệ thống BI (chuyển đổi, tạo báo cáo, ) Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu được cấu thành từ tệp dữ liệu, được xuất từ cơ sở dữ liệu quan hệ Ở một số trường hợp, dữ liệu bên ngoài phải được tải từ kho dữ liệu. b Biến đổi (Transform)
Giai đoạn này làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu để đảm bảo rằng nó phù hợp với kho dữ liệu Các hoạt động chuyển đổi phổ biến bao gồm:
● Loại bỏ dữ liệu trùng lặp
● Chuẩn hóa định dạng dữ liệu
● Xóa các giá trị ngoại lệ
● Thêm các trường dữ liệu mới
Mục đích của quá trình này là chuẩn bị dữ liệu cho giai đoạn tải Tùy thuộc vào yêu cầu của hệ thống BI và những gì cần phải đáp ứng mà giai đoạn này có thể bao hàm các biến đổi rất phức tạp của dữ liệu được trích xuất hoặc có thể được tinh chỉnh rất ít Cũng giống như giai đoạn trích xuất dữ liệu, biến đổi cũng là một quá trình rất khó khăn và vất vả, là một trong những giai đoạn quan trọng trong việc triển khai hệ thống kinh doanh thông minh Đây là giai đoạn những dữ liệu được chuyển đổi thành thông tin có liên quan phục vụ cho các nhà quản trị của tổ chức. c Tải (Load)
Tải dữ liệu là bước cuối cùng trong quy trình ETL, quá trình ghi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đích Tần suất tải dữ liệu phụ thuộc vào yêu cầu và tình trạng kinh doanh của tổ chức Một số doanh nghiệp yêu cầu tải dữ liệu theo thời gian quy định, chẳng hạn như hàng giờ, hàng ngày hoặc hàng tháng Tuy nhiên, đối với một số kho dữ liệu, tải dữ liệu chỉ có thể thực hiện một lần ban đầu, các lần tiếp theo chỉ cập nhật hoặc chèn thêm dữ liệu.
1.3.3 Kho dữ liệu (Data Warehouse)
Kho dữ liệu là một giải pháp quản lý dữ liệu được thiết kế chuyên biệt cho hoạt động phân tích và nghiệp vụ thông minh cho doanh nghiệp (BI) Mục đích chính của kho dữ liệu là hỗ trợ các truy vấn và phân tích dữ liệu thông qua việc tập hợp và hợp nhất một lượng lớn dữ liệu lịch sử từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như tệp nhật ký ứng dụng và ứng dụng giao dịch.
Hình 4.4: Minh họa kho dữ liệu
Khả năng phân tích của nó cho phép các tổ chức thu được những hiểu biết kinh doanh có giá trị từ dữ liệu và cải thiện việc ra quyết định Theo thời gian, nó tích lũy một hồ sơ lịch sử vô giá cho các nhà khoa học dữ liệu và nhà phân tích kinh doanh. Một kho dữ liệu điển hình bao gồm các yếu tố sau:
● Cơ sở dữ liệu quan hệ để lưu trữ và quản lý dữ liệu.
● Một giải pháp ELT để chuẩn bị dữ liệu cho việc phân tích.
● Khả năng phân tích thống kê, báo cáo và khai thác dữ liệu.
● Các công cụ phân tích khách hàng để trực quan hóa và trình bày dữ liệu cho người dùng doanh nghiệp.
● Các ứng dụng phân tích khác
1.3.4 Khai thác dữ liệu (Data mining)
Khai phá dữ liệu là quá trình phân loại thông qua các tập dữ liệu lớn để xác định các mẫu và mối quan hệ có thể giúp giải quyết các vấn đề kinh doanh thông qua phân tích dữ liệu Các công cụ và kỹ thuật khai thác dữ liệu cho phép các doanh nghiệp dự đoán các xu hướng trong tương lai và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Khai thác dữ liệu là một phần quan trọng của phân tích dữ liệu tổng thể và là một trong những ngành cốt lõi của khoa học dữ liệu, sử dụng các kỹ thuật phân tích tiên tiến để tìm thông tin hữu ích trong tập dữ liệu Ở cấp độ chi tiết hơn, khai thác dữ liệu là một bước trong quá trình khám phá kiến thức trong cơ sở dữ liệu (KDD), một phương pháp khoa học dữ liệu để thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu Khai thác dữ liệu và KDD đôi khi được gọi thay thế cho nhau, nhưng chúng vẫn được xem là những thứ khác biệt so với nhau.
Cách thức hoạt động của hệ thống BI
Mặc dù các phương pháp và mục đích sử dụng khác nhau, song các hoạt động của BI thường thống nhất trong các ngành Quy trình chung bao gồm:
● Khai thác dữ liệu: Thu thập, tích hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm dữ liệu nội bộ và dữ liệu thị trường bên ngoài; Sử dụng cơ sở dữ liệu, thống kê để khám phá các xu hướng trong tập dữ liệu lớn.
● Báo cáo: Chia sẻ những dữ liệu đã phân tích đến các bên liên quan để hỗ trợ đưa ra kết luận cũng như những quyết định đúng đắn.
● Chỉ số hiệu suất và Benmark: So sánh dữ liệu hiệu suất hiện tại với dữ liệu lịch sử để theo dõi hiệu suất so với mục tiêu.
● Phân tích mô tả: Tìm hiểu thông tin bằng cách sử dụng phân tích dữ liệu sơ bộ.
● Truy vấn: Các nhà phân tích dữ liệu chạy các truy vấn dựa trên các tập dữ liệu hoặc mô hình.
● Phân tích thống kê: Lấy kết quả từ phân tích mô tả và khai thác thêm dữ liệu bằng cách sử dụng thống kê.
● Trực quan hóa dữ liệu: Kết quả của truy vấn được thể hiện một cách trực quan thông qua các biểu đồ, đồ thị, cùng với bảng điều khiển và báo cáo BI.
● Chuẩn bị dữ liệu: Tập dữ liệu được tạo để chuẩn bị cho phân tích dữ liệu.
● Đưa ra quyết định: Doanh nghiệp sử dụng những báo cáo và dữ liệu đã trực quan hóa để giúp họ đưa ra quyết định; bên cạnh đó bảng điều khiển BI cũng được sử dụng để thăm dò thêm dữ liệu để biết thêm thông tin.
Hình 5.5: Mô hình hoạt động của hệ thống BI
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG BI TRONG KINH DOANH HIỆN NAY VÀ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY AN DƯƠNG
Ứng dụng BI trong kinh doanh
Với môi trường công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng hiện nay, các tổ chức trong mọi ngành nghề đang có xu hướng thiết lập các bộ dữ liệu, để hiểu và từ đó kết hợp chúng để đưa ra các quyết định hiệu quả, thiết thực và hiệu quả nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh Business Intelligence (BI) là một bộ giải pháp đáp ứng những nhu cầu trên Sự phát triển của công nghệ tạo ra một lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và BI đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác và phân tích dữ liệu để hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược thông minh và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh
Mặc dù việc sử dụng công nghệ Business Intelligence đang ngày càng mở rộng, không phải tất cả các doanh nghiệp trong ngành đều đã áp dụng công nghệ này một cách toàn diện Có sự chênh lệch về mức độ áp dụng BI, do một số doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc tích hợp hệ thống, hoặc thiếu nhân lực có kỹ năng để tận dụng tối đa các công cụ BI.
Tuy nhiên, xu hướng chung là số lượng doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm sử dụng BI đang gia tăng Công nghệ này không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý mà còn là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận thông tin và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng, giúp họ nắm bắt cơ hội thị trường và nâng cao cạnh tranh.
2.1.2 Mô hình triển khai a Self-Service BI
Self-Service BI là thuật ngữ miêu tả một quy trình, công cụ và phần mềm cho phép các người dùng phân tích một lượng lớn dữ liệu kinh doanh và xây dựng dashboard một cách độc lập mà không cần sự tham gia trực tiếp của các chuyên gia công nghệ thông tin, những người tham gia chủ yếu vào kho dữ liệu và thiết lập bảo trì
Với Self-Service BI, toàn bộ đội nhóm không còn cần phải dựa vào một nhà phân tích dữ liệu sẽ nghiền ngẫm các bảng tính, tìm kiếm manh mối để cải thiện dịch vụ Các công cụ BI tự phục vụ cung cấp thông tin cho mọi người tham gia vào dự án ở những định dạng dễ chia sẻ Vì tất cả các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập vào cùng một dữ liệu, SSBI làm cho quá trình ra quyết định trở nên toàn diện hơn, đặt mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định ở cùng một nơi, cho phép mọi người có cơ hội bình đẳng để gây ấn tượng với sếp và khách hàng. b Mobile BI (Mobile Business Intelligence)
BI di động ban đầu xuất hiện với điện thoại thông minh năm 1999 Với sự ra đời của máy tính bảng, nó trở nên phổ biến hơn khi người dùng cuối ngày càng cần truy cập thông tin dễ dàng để đưa ra quyết định Các ứng dụng BI đáp ứng nhu cầu kinh doanh và đảm bảo truy cập liên tục vào BI và phân tích dữ liệu Có hai phương pháp cung cấp BI di động: ứng dụng được thiết kế riêng và ứng dụng dựa trên web Ứng dụng BI di động được thiết kế riêng dành cho từng thiết bị, như ứng dụng iPhone hay Android, được tải xuống từ các kho ứng dụng Ứng dụng BI di động dựa trên web sử dụng trình duyệt web và hoạt động trên hầu hết các thiết bị mà không cần cài đặt BI di động có thể cải thiện năng suất nhưng cũng có những thách thức như bảo mật dữ liệu, màn hình nhỏ và bộ nhớ hạn chế.
Cloud BI là việc sử dụng các công cụ công nghệ để trích xuất những hiểu biết sâu sắc có ý nghĩa và hữu ích từ dữ liệu được thực hiện một phần hoặc toàn bộ trên đám mây làm môi trường chuyển đổi Cloud BI cho phép các nhóm liên quan tạo, truy cập và quản lý thông tin quan trọng cũng như thông tin chuyên sâu như KPI, bảng thông tin và báo cáo trực quan ở mọi nơi mọi lúc mọi nơi mà không bị hạn chế đối với phần cứng truyền thống như PC Cloud BI kết hợp các lợi ích và lợi thế của đám mây đồng thời nâng cao các tính năng của công cụ BI để mang lại giá trị đặc biệt cho các tổ chức áp dụng nó
Các loại nền tảng Cloud BI :Bất kỳ ứng dụng BI đám mây nào cũng sẽ nằm trên một trong những nền tảng đám mây sau:
● Đám mây công cộng (Public Cloud ): Đám mây công cộng ngụ ý rằng chi phí cơ sở hạ tầng, tài nguyên và thời gian tính toán sẽ được chia sẻ giữa những người thuê theo mức độ sử dụng Đây là tùy chọn tiết kiệm chi phí nhất trong số các loại nền tảng đám mây lưu trữ giải pháp Cloud
BI Do đó, đây là sự lựa chọn tuyệt vời cho các công ty vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế nhưng muốn tận hưởng những lợi ích mà đám mây mang lại
● Đám mây riêng (Private Cloud) : Đây là lựa chọn độc quyền nhất dành cho những công ty có đủ khả năng chi trả Trong mô hình đám mây riêng, các tài nguyên như lưu trữ và cơ sở hạ tầng được dành riêng cho người dùng Nó cũng mang lại lợi ích về bảo mật dữ liệu và cho phép các tổ chức phải tuân thủ các chính sách quy định và tuân thủ rủi ro
Mô hình đám mây lai phù hợp với các tổ chức phải tuân thủ chính sách quy định nghiêm ngặt nhưng không đủ khả năng lưu trữ giải pháp BI hoàn toàn trên đám mây riêng Mô hình này kết hợp ưu điểm của đám mây công cộng và đám mây riêng, cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trên đám mây riêng trong khi thử nghiệm dữ liệu lớn trên đám mây công cộng.
Nhìn chung, BI có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp kinh doanh, bao gồm:
● Cải thiện hiệu quả hoạt động: BI giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động ở nhiều khía cạnh, bao gồm bán hàng, marketing, phân phối, và tài chính.
● Ra quyết định tốt hơn: BI giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên dữ liệu thực tế.
● Tăng cường khả năng cạnh tranh: BI giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh bằng cách giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn thị trường, khách hàng, và đối thủ cạnh tranh từ đó cho phép phản ứng kịp thời và phù hợp với các vấn đề và ưu tiên của khách hàng. Đối với riêng ngành dược phẩm, Giải pháp Business Intelligence có thể xử lý và phân tích dữ liệu dược phẩm một cách hiệu quả, cung cấp thông tin chi tiết bằng các báo cáo phân tích chuyên sâu qua đó giúp:
● Chăm sóc sức khỏe hướng tới bệnh nhân: Nhận được từ khách hàng những dữ liệu quan trọng liên quan đến phản ứng với các thành phần thuốc cụ thể hoặc tình trạng sức khỏe chung Từ đó,các công ty dược phẩm cần xử lý và phân tích lượng lớn dữ liệu không ngừng tăng lên trong thời gian thực để có được những hiểu biết sâu sắc này,
● Dự báo nhu cầu: là điều cần thiết trong ngành dược phẩm Sản xuất và cung cấp thuốc đúng thời hạn giúp công ty luôn dẫn đầu Các công ty có công nghệ kinh doanh thông minh có thể nhận được dự báo thị trường đáng tin cậy bằng cách kiểm tra dữ liệu khách hàng, dữ liệu về giá và dữ liệu tồn kho có sẵn.
● Quản lý rủi ro: là một phần quan trọng của ngành dược phẩm Các công ty phải giao thuốc cho khách hàng mà không ảnh hưởng đến chất lượng vì sau này sẽ gây nguy hiểm nghiêm trọng cho sức khỏe BI giám sát tất cả các quy trình nghiệp vụ nên sẽ dễ dàng phát hiện và khắc phục mọi rủi ro ở giai đoạn trước Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tăng giá trị thị trường của sản phẩm.
Công ty An Dương
2.2.1 Đôi nét về doanh nghiệp
Nhà thuốc An Dương chính thức hoạt động vào ngày 18/11/2022 là nơi chuyên cung cấp các mặt hàng thuốc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, dụng cụ y khoa nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu chữa bệnh của quý khách hàng Với đội ngũ các cán bộ dược sĩ luôn học hỏi cập nhập các kiến thức chuyên môn với mong muốn được tư vấn cho khách hàng sử dụng thuốc đúng và hiệu quả Nhà thuốc đã và đang hoạt động cung cấp thuốc trong và ngoài khu vực Hà Nội Hiện nay với quy mô ngày càng mở rộng nhà thuốc bán lẻ tại cửa hàng.
Với phương châm "Sự hài lòng của quý khách là niềm vui của chúng tôi", hiệu thuốc luôn nỗ lực cung cấp nhiều loại thuốc đa dạng và các dịch vụ tiện ích để đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của khách hàng một cách tốt nhất.
Dù chỉ mới thành lập, An Dương hiểu rẳng khách hàng là khía cạnh quan trọng nhất đối với sự thành công của một công ty Không có họ, một công ty không thể tồn tại Vì vậy, điều rất quan trọng là các công ty phải có thông tin về sở thích của họ Các công ty phải nhanh chóng thích ứng với nhu cầu thay đổi của họ “Business Intelligence” cho phép các công ty dự đoán các xu hướng trên thị trường và đưa ra các sản phẩm hoặc dịch vụ sáng tạo để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2.2.2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp a Quy trình nhập thuốc
- Bản mô tả chi tiết:
Mô tả các bước thực hiê €n quy trình nhập thuốc
Nội dung thực hiê €n Biểu mẫu liên quan
HĐ1 Quản lý hiệu thuốc
Lập phiếu đặt hàng và gửi yêu cầu nhập hàng hóa cho nhà cung cấp.
Phiếu đặt hàng HĐ2 Nhà cung cấp Phản hồi và báo bảng giá qua email Bảng giá
HĐ3 Quản lý hiệu thuốc
- Nếu không đồng ý với báo giá, chuyển sang HĐ4
- Nếu đồng ý với báo giá, chuyển sang HĐ6.
HĐ4 Quản lý hiệu thuốc
Thông báo với nhà cung cấp để thương lượng điều chỉnh giá:
- Nếu thành công, chuyển sang HĐ5
- Nếu không thành công, kết thúc quy trình.
HĐ5 Nhà cung cấp Phản hồi đồng ý điều chỉnh và gửi bảng giá mới Chuyển sang HĐ3
HĐ6 Nhà cung cấp Giao hàng cho cửa hàng
HĐ7 Nhân viên kho Tiếp nhận hàng và phiếu đặt hàng
Kiểm tra phiếu đặt hàng, số lượng và chất lượng hàng hóa:
- Nếu phiếu đặt hàng có sai sót về số lượng, giá cả và không đủ tiêu chuẩn chuyển sang HĐ9
- Nếu phiếu đặt hàng đúng đủ yêu cầu, chuyển sang HĐ10
HĐ09 Nhân viên kho Phản hồi cho nhà cung cấp, yêu cầu sửa đổi và quay lại HĐ8
Biên bản điều chỉnh sai sót
HĐ10 Nhân viên kho Lập phiếu tiếp nhận đơn hàng, chuyển hóa đơn qua nhân viên kế toán
HĐ11 Nhân viên kế toán
Thanh toán đúng theo phiếu nhập hàng
HĐ12 Nhân viên kho Nhập kho theo phiếu nhập hàng
HĐ13 Nhân viên kho Cập nhật số lượng hàng lên hệ thống
Bảng 1.1: Bảng mô tả quy trình nhập thuốc
- Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
Hình 6.1: Quy trình nghiệp vụ nhập thuốc b Quy trình kiểm kho
- Bản mô tả chi tiết:
Mô tả các bước thực hiê €n quy trình kiểm kho
STT Người thực hiê €n Nội dung thực hiê €n Biểu mẫu liên quan
Kiểm kê hàng kho theo: Kiểm tra hạn sử dụng của hàng, số lượng hàng
Nếu hàng hết hạn hoặc hỏng thì chuyển sang HĐ3
Nếu không chuyển sang HĐ4
HĐ3Nhân viên kho Xử lý hàng hết hạn và hỏng Biên bản hủyHĐ4 Nhân viên Gửi phiếu kiểm kho cho quản lý Phiếu kiểm kho kho
HĐ5Quản lý hiệu thuốc
Tiếp nhận và kiểm tra phiếu kiểm kho
- Nếu cần nhập hàng, lập phiếu và gửi yêu cầu nhập hàng hóa cho nhà cung cấp.
- Nếu không cần nhập hàng, chuyển đến HĐ6
HĐ6Nhân viên kho Cập nhật dữ liệu vào excel và kết thúc.
Bảng 2.2: Bảng mô tả quy trình kiểm kê
- Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
Hình 7.2: Quy trình nghiệp vụ kiểm kho c Quy trình bán thuốc
- Bản mô tả chi tiết:
Mô tả các bước thực hiê €n quy trình bán thuốc
STT Người thực hiê €n Nội dung thực hiê €n Biểu mẫu liên quan
HĐ1 Khách hàng Yêu cầu tư vấn và mua thuốc
HĐ2 Nhân viên bán hàng
Tiếp nhận yêu cầu, chuẩn đoán bệnh và tư vấn cho khách hàng
- Nếu khách hàng đồng ý, chuyển sang HĐ3
- Nếu không thì quay lại HĐ1
HĐ3 Nhân viên bán hàng
Viết hóa đơn bán hàng và hướng dẫn cách dùng thuốc
HĐ5 Khách hàng Thanh toán theo hóa đơn
HĐ6 Nhân viên bán hàng
Nhận tiền từ khách hàng và ghi lại vào sổ
Bảng 3.3: Bảng mô tả quy trình bán thuốc
- Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
Đối tượng sử dụng BI trong doanh nghiệp
Các đối tượng sử dụng BI bao gồm:
Nghiệp vụ Quản lý Trình độ kỹ thuật
Những thách thức Điểm chưa hiệu quả
- Giám sát mọi hoạt động diễn ra trong cửa hàng, theo dõi doanh thu, chi phí và quản lý nhân
-Quản lý nhân sự làm việc tại cửa hàng
- Sử dụng thành thạo Word, Excel,các phần mềm quản lý từ xa
- Gặp khó khăn trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh
- Thiếu các công cụ hỗ trợ trong việc đánh giá và phân hàng viên.
- Giải quyết các vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm khi có phát sinh điều phối hàng hóa
- Quản lý doanh số của cửa hàng nhanh chóng, hiệu quả; khó khăn trong việc kiểm soát thông tin tích hoạt động kinh doanh hiệu quả, công cụ xử lý thông tin
Nhân viên quản lý kho
- Đặt hàng và chuyển giao hàng hoá theo lịch và theo yêu cầu của người quản lý trực tiếp
- Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa thực nhận tại kho hàng
- Đảm bảo tỷ lệ phủ hàng đạt kế hoạch và không có hàng tồn kho
- Giải quyết các vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm khi có phát sinh
- Quản lý thông tin xuất nhập kho
- Sử dụng thành thạo Word, Excel và biết quản lý CSDL trên Excel
- Gặp khó khăn trong việc dự đoán sản phẩm nào bán chạy nhất, …
- Thiếu kỹ thuật dự đoán và xử lý thông tin nhằm tạo lập kế hoạch nhập hàng lâu dài
- Trưng bày và sắp xếp gọn gàng hàng hoá lên quầy, kệ
- Kiểm tra và sắp xếp hàng hoá trong kho
- Lập báo cáo hàng tồn mỗi ngày
- Tư vấn, giới thiệu sản phẩm tới khách hàng mua sắm
- Giữ gìn vệ sinh quầy dựa theo đúng quy định tiêu chuẩn được đưa ra
- Quản lý số lượng sản phẩm được bán ra và còn lại tại cửa hàng
- Sử dụng thành thạo Word, Excel
- Gặp khó khăn trong việc dự đoán xu hướng và hành vi của khách hàng
- Thiếu kỹ thuật khai thác dữ liệu nhằm dự đoán hành vi khách hàng
Bảng 4.4: Bảng mô tả các đối tượng sử dung BI trong doanh ngiệp
BI không chỉ đơn thuần là công cụ cho các nhà quản lý, mà còn là một nguồn thông tin quan trọng giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu.
Các loại báo cáo hỗ trợ doanh nghiệp cần
Các loại báo cáo như báo cáo bán hàng, báo cáo mua hàng và báo cáo tồn kho cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh của Nhà thuốc An Dương Những báo cáo này là công cụ thiết yếu để quản lý, phân tích và đưa ra quyết định sáng suốt, giúp nhà thuốc nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận.
Báo cáo Doanh số bán hàng theo sản phẩm và thời gian: Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về doanh số bán hàng của từng sản phẩm trong khoảng thời gian nhất định Nó giúp nhận diện những mặt hàng bán chạy nhất, dự đoán xu hướng mua sắm của khách hàng và điều chỉnh chiến lược bán hàng.
Báo cáo Tồn kho hỗ trợ việc quản lý tồn kho hiệu quả bằng cách theo dõi số lượng hàng tồn kho và xu hướng tiêu thụ Điều này giúp đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa liên tục, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng Báo cáo Tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách kịp thời, chính xác.
Báo cáo Phân tích dữ liệu khách hàng: Thông tin về mẫu thuốc, dịch vụ hoặc loại sản phẩm khách hàng thường xuyên mua, cùng với hành vi mua sắm và thói quen của họ Báo cáo này hỗ trợ việc tối ưu hóa dịch vụ tư vấn, cải thiện quy trình tương tác và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Các báo cáo tài chính cung cấp cái nhìn toàn diện về sức khỏe tài chính của nhà thuốc, giúp các nhà đầu tư và nhà hoạch định chiến lược đưa ra quyết định sáng suốt Những báo cáo này bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền mặt và bảng cân đối kế toán Bằng cách xem xét các báo cáo này, các bên liên quan có thể hiểu được hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính và khả năng tạo ra lợi nhuận của nhà thuốc.
Mỗi loại báo cáo đều có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết và chiến lược cho Nhà thuốc An Dương Bằng cách sử dụng chúng một cách thông minh, nhà thuốc có thể tối ưu hóa hoạt động, cung cấp dịch vụ tốt nhất và phát triển kinh doanh một cách bền vững.
KHAI PHÁ DỮ LIỆU KINH DOANH THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP TRÊN NỀN TẢNG TABLEAU
Tableau là gì?
Tableau là một công cụ mạnh mẽ và được phát triển nhanh nhất có chức năng phân tích (analyze) và trực quan hóa (visualize) dữ liệu trong ngành công nghiệp kinh doanh thông minh (Business Intelligence) Một cách đơn giản, Tableau chuyển hóa dữ liệu thô dưới dạng bảng thành các định dạng dễ theo dõi và tiếp thu như hình ảnh và biểu đồ.
Hình 9.1: Các thành phần chính của Tableau
Công cụ phân tích dữ liệu Tableau chia thành 2 nhóm – Công cụ dành cho nhà phát triển và Công cụ Chia sẻ Công cụ dành cho nhà phát triển giúp bạn tạo báo cáo, biểu đồ, trang tổng quan, v.v và các sản phẩm liên quan đến nó là Tableau Desktop và Tableau Public.Công cụ Chia sẻ giúp bạn chia sẻ các sản phẩm sáng tạo của mình và các sản phẩm liên quan đến nó là Tableau Online, Tableau Server và Tableau Reader.
Tableau cho phép người dùng cộng tác và chia sẻ luồng công việc với nhau trong thời gian thực một cách an toàn, giúp tăng hiệu quả công việc khi làm việc theo nhóm.Công cụ này còn giúp kết nối tất cả các phòng ban Mọi thành viên trong doanh nghiệp giờ đây đều có thể đọc, phân tích, tổng hợp các số liệu, tạo nên các góc nhìn khác nhau cho dữ liệu vận hành; từ đó mọi thành viên trong doanh nghiệp đều làm việc trên một môi trường số hóa, tạo ra một tiếng nói chung, thống nhất và xuyên suốt quá trình làm việc.Việc thống nhất chung một ngôn ngữ là số liệu khiến việc thông tin trao đổi sẽ trở nên mạch lạc hơn, hoàn toàn mang tính định lượng, giúp giảm thiểu sai sót so với làm việc định tính như trước đây
Xây dựng dashboard trong Tableau
3.2.1 Xây dựng mô hình hành vi
Thông tin thường được coi là nguồn lực quan trọng thứ hai mà một công ty có (tài sản quý giá nhất của công ty là con người) Vì vậy, khi một công ty có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin kịp thời và chính xác, công ty có thể cải thiện hiệu suất của mình Để làm được điều đó, ta cần có một mô hình hành vi liên quan đến những người cần sử dụng các báo cáo và nội dung những báo cáo cần thể hiện Việc xây dựng mô hình hành vi gồm các tiêu chí sau:
● Xu hướng của khách hàng: Khách hàng là đối tượng mà các cửa hàng hướng tới khi thực hiện hoạt động kinh doanh của mình, do đó tiêu chí khách hàng là quan trọng hàng đầu khi thực hiện đánh giá mức độ ưu tiên được đưa ra.
● Doanh thu: Doanh thu là yếu tố quan trọng vì cửa hàng nào cũng hướng tới mục đích lợi nhuận là yếu tố sau cùng.
● Sản phẩm: Các yếu tố liên quan đến sản phẩm.
Câu hỏi mong muốn về hệ thống Cấp độ Kiểu quyết định
1 Tổng doanh thu đạt được mỗi tháng?
2 Khách hàng nào mua sản phẩm với tổng giá trị lớn nhất trong tuần/tháng/năm ?
3 Sản phẩm có lợi nhuận cao nhất là gì?
Phi cấu trúc Phi cấu trúc
Phi cấu trúcPhi cấu trúc
4 Doanh số phân bố ra sao theo nhóm tuổi?
Nhân viên quản lý kho
1 Số sản phẩm tồn kho sau mỗi ngày/tuần/tháng?
2 Sản phẩm nào thường có số lượng tồn kho sau mỗi ngày/tuần/tháng là ít nhất/ nhiều nhất?
Bán cấu trúc Bán cấu trúc
1 Số sản phẩm bán được trong mỗi ngày?
2 Sản phẩm nào được mua nhiều nhất trong mỗi ngày/tuần/tháng?
3 Các khách hàng khác nhau có xu hướng sử dụng loại sản phẩm gì ?
4 Cửa hàng có những loại sản phẩm nào?
Bảng 5.1: Mô hình hành vi của người sử dụng BI trong doanh nghiệp 3.2.2 Thu thập dữ liệu tổng quan
Sau khi có được mô hình hành vi của người dùng trong doanh nghiệp, vì dữ liệu được lưu trữ đa nguồn và phức tạp, nhóm tiến hành xây dựng kho dữ liệu cung cấp môi trường cho các công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn Điều này giúp người dùng dễ dàng thực hiện phân tích chi tiết, dự đoán xu hướng, và ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin chính xác.
Hình 10.2: Mô hình Data Warehouse hiện tại của doanh nghiệp
Hiện tại,nhằm đáp ứng sự đơn giản và nhanh chóng, giảm độ phức tạp của dữ liệu mà vẫn đáp ứng nhu cầu phân tích kinh doanh thông minh của doanh nghiệp, hệ thống kho dữ liệu đang bỏ qua mảng kho bãi, giao vận, nhân sự chỉ tập trung vào mảng bán hàng:
● Bảng dim_NhanVien chứa các thuộc tính như MaNV, TenNV, NgaySinh, DiaChi, GioiTinh, ChucVu và cần có thêm bảng cắt lớp 3 cột dữ liệu: BI_STARTDATE, BI_ENDDATEm BI_STATUS
● Bảng dim_NCC lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp chứa các thuộc tính như MaNCC, TenNCC, DiaChi, SDT
● Bảng dim_KhanhHang chứa các thông tin với khách hàng đến mua hàng như MaKH, TenKH, DiaChi, SDT
● Bảng dim_LoaiSP mô tả các nhóm thuốc đang có của cửa hàng chứa các thuộc tính MaLoai, TenLoai
● Bảng dim_SanPham bao gồm tất cả các sản phẩm thuốc lưu trữ các thông tin về MaSP, TenSP, MaLoaiSP, DonGiaNhap, DonGiaBan
● Bảng fact_BanHang chứa một tập các khóa ngoại MaNV, MaKH, MaSP, MaHDB liên kết với các bảng chiều và những trường lưu số hiệu như DonGia, SoLuong, GiamGia, ThanhTien,NgayBan.
● Bảng fact_NhapHang chứa một tập các khóa ngoại MaNV, MaNCC, MaSP, MaHDN, DateKey liên kết với các bảng chiều và những trường lưu số hiệu như DonGia, SoLuong, GiamGia, ThanhTien, NgayNhap.
Kết quả thu được sau khi tiến hành đổ dữ liệu của các bảng từ excel vào Data warehouse thành công
Hình 11.3: Dữ liệu bảng dim_KhanhHang
Hình 12.4: Dữ liệu bảng dim_NCC
Hình 13.5: Dữ liệu bảng dim_NhanVien
Hình 14.6: Dữ liệu bảng dim_SanPham
Hình 15.7: Dữ liệu bảng fact_BanHang
Sử dụng các bảng điều khiển của Tableau
Nhóm tập trung vào phân tích dữ liệu liên quan đến doanh thu của doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau a Doanh thu
Hình 17.9: Biểu đồ phân bố doanh thu theo độ tuổi
Hình 18.10: Biểu đồ doanh thu theo nhóm sản phẩm
Phân tích thị phần hỗ trợ Công ty An Dương đánh giá hiệu quả hoạt động sản phẩm trên thị trường và điều chỉnh chiến lược tiếp thị cũng như phân bổ nguồn lực sản xuất phù hợp Do đối tượng khách hàng của công ty tập trung vào nhóm tuổi 50-65, nên chiến lược tiếp thị qua báo đài và truyền hình được ưu tiên lựa chọn.
Hình 19.11: Biểu đồ những khách hàng đã mua nhiều sản phẩm nhất trong năm vừa qua
Số lượng người tiêu dùng và doanh thu nhận được từ họ được hiển thị để người quản lý biết được những khách hàng có lợi nhất của họ và những lý do cơ bản cho lòng trung thành của những khách hàng đó, cũng như xác định những khách hàng tương lai có tiềm năng tương đương nếu không muốn nói là lớn hơn để đưa ra những chính sách ưu đãi, hợp tác tốt nhất
Biểu đồ doanh thu theo tháng cho thấy thông tin hữu ích về sự biến động doanh thu theo thời gian So sánh doanh thu của tháng hiện tại với tháng trước có thể giúp doanh nghiệp hiểu được sự thay đổi trong hành vi mua hàng của khách hàng Quá trình này giúp nắm bắt nhu cầu của khách hàng và đưa ra chiến lược tiếp thị phù hợp.
- Báo cáo hướng tới người đọc ( Reader-driven Storytelling)
Hình 21.13: Dashboard tổng quan doanh thu năm 2023 của doanh nghiệp
Bảng điều khiển trên trang này sẽ giúp người quản lý tìm hiểu những hoạt động nào có tác động tích cực đến doanh số bán hàng ,phân tích tiềm năng tăng trưởng lợi nhuận của khách hàng và giảm rủi ro, xác định sự kết hợp của các sản phẩm và dòng dịch vụ mà khách hàng có khả năng mua và khi nào làm cơ sở quan trong cho kế hoạch phân phối - cung ứng- thương mại- quảng bá của năm sau. b Quản lý kho
Theo dõi nguồn gốc hàng hóa
Hình 22.14: Biểu đồ đơn vị cung cấp nhiều sản phẩm nhất
Biểu đồ giúp quản lý nhận biết được đơn vị nào đang cung cấp nhiều sản phẩm cho cửa hàng nhất, tỷ lệ phần trăm của mỗi đơn vị cung cấp trong tổng lượng sản phẩm của cửa hàng Điều này quan trọng để đánh giá độ đa dạng và ổn định của nguồn cung Các đơn vị cung cấp chiếm phần trăm lớn có thể được xem xét là những đối tác chiến lược của cửa hàng Điều này có thể ảnh hưởng đến chiến lược đàm phán và quản lý mối quan hệ cung ứng.
Thống kê tình hình hàng tồn kho
Hình 23.15: Biểu đồ hàng tồn kho theo loại sản phẩm
Biểu đồ này giúp đánh giá hiệu suất của từng loại sản phẩm trong cửa hàng, cho phép so sánh lượng tồn kho giữa các loại Sự chênh lệch về tồn kho phản ánh sự ưa chuộng của khách hàng và hiệu suất bán hàng của từng sản phẩm, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược phù hợp về quản lý sản phẩm và tồn kho.
Xem xét hiệu quả quản lý tồn kho
Hình 24.16: Biểu đồ xu hướng hàng tồn kho với số ngày tồn kho
Sự biến động của tồn kho theo loại sản phẩm có thể phản ánh xu hướng nhu cầu của thị trường Điều này giúp bạn dự báo và chuẩn bị cho những biến động trong nhu cầu Biểu đồ có thể giúp phân loại và quản lý mức tồn kho theo từng mùa vụ Dựa trên dữ liệu tồn kho, bạn có thể tối ưu hóa chiến lược tiếp thị để tăng cường quảng cáo và khuyến mãi cho các loại sản phẩm quan trọng.
Báo cáo hướng tới người đọc
Hình 25.17: Báo cáo tồn kho
Bảng điều khiển trên trang này sẽ giúp người quản lý tìm hiểu những hoạt động nào có tác động tích cực đến số lượng tồn sản phẩm trong kho, biểu đồ thống kê tình hình hàng tồn kho theo loại sản phẩm giúp quản lý cửa hàng hiểu rõ hơn về cơ cấu tồn kho, từ đó hỗ trợ quyết định chiến lược và tối ưu hóa quản lý kinh doanh.
Đánh giá kết quả thực hiện
Một trong những yêu cầu thiết yếu đối với các công ty dược phẩm là phải có khả năng phân tích theo thời gian thực về hoạt động tổng thể và có thể điều chỉnh nhanh chóng cũng như chủ động xử lý các tình huống trước khi chúng biến thành nguy cơ Thực hiện các báo cáo linh hoạt trên Tableau mang lại khả năng hiển thị cần thiết cho cả người quản lý để nhận thức đầy đủ về mọi vấn đề qua đó:
● Giúp hiểu dữ liệu dễ dàng hơn: sử dụng các yếu tố hình ảnh để truyền đạt thông tin một cách trực quan, giúp người dùng dễ dàng hiểu và nắm bắt các xu hướng, mẫu hình và mối quan hệ trong dữ liệu.
● Giúp phát hiện xu hướng và khuôn mẫu: giúp người dùng phát hiện các xu hướng và khuôn mẫu trong dữ liệu mà không thể nhìn thấy bằng cách chỉ nhìn vào các số liệu thô.
● Giúp đưa ra quyết định hiệu quả hơn:giúp người dùng đưa ra quyết định hiệu quả hơn bằng cách cung cấp cho họ một cái nhìn tổng quan về dữ liệu.
Có thể nói, trong tương lai, BI sẽ ngày càng được ứng dụng rộng rãi và đem lại hiệu quả hơn, mỗi doanh nghiệp cần phải nhận thức rõ được tầm quan trọng của BI. Để làm được điều này, cần phải có sự so sánh giữa việc sử dụng BI so với các nền tảng phân tích dữ liệu thông thường khác như so sánh về thời gian sử dụng, về lượng nhân lực khi sử dụng, về kết quả sau khi phân tích,… Sau khi nhận thức được điều này, mỗi doanh nghiệp sẽ dần sử dụng BI vào quá trình vận hành và từ đó BI sẽ được nhân rộng và trở thành một trong những công cụ đắc lực nhất cho mỗi nhà quản lý.
