Xuất phát từ những lí do đó mà nhóm chúng em lựa chọn đề tài nghiên cứu về “Kĩ năng sử dụng email trong kinh doanh” nhằm giúp mọi người hiểu rõ hơn về emailvà những công dụng của nó, từ
Trang 1Học Viện Ngân HàngKhoa Quản trị kinh doanh
BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thúy Hải
Nhóm: 8 – Lớp: K25TCA
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đình Huy Nguyễn Hữu Hoàn Nguyễn Hữu Thắng Nguyễn Nhật Minh Đặng Văn Lương Bùi Lê Đức Anh Nguyễn Trung Hiếu Nguyễn Bá Tú
Trang 2HỌC VIỆN NGÂN HÀNG Khoa Quản trị kinh doanh
BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
KĨ NĂNG SỬ DỤNG EMAILTRONG KINH DOANH
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thúy Hải
Nguyễn Trung HiếuNguyễn Bá Tú
12.5%12.5%Danh sách nhóm Phần trăm đóng góp
Trang 3I GIỚI THIỆU CHUNG 4
1 Khái niệm 4
2 Cấu trúc để viết 1 email để giao tiếp trong kinh doanh 5
II Các trường hợp sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh 6
III Ưu – nhược điểm của sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh.71 Ưu điểm 7
2 Nhược điểm 8
IV, Những việc nên làm khi sử dụng email trong kinh doanh 8
1 Sở hữu một địa chỉ email lâu dài và chính thức 9
2 Đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn mỗi một chủ đề riêng là một thư riêng 9
3 Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp 9
4 Cắt bớt những thông tin cũ khi trả lời email 9
5 Tận dụng mục chữ ký email 10
TÀI LIỆU THAM KHẢO 11
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Giao tiếp là nhu cầu tự nhiên không thể thiếu trong cuộc sống con người, không ai có thể tồn tại mà không cần đến giao tiếp Hoat động giao tiếp được diễn ra một cách liên tục, thường xuyên trên mọi lĩnh vực từ đời sống, công việc, tình cảm đến các vấn đề riêng lẻ trong nó Thế giới ngày càng phát triển từ đó dẫn đến có thêm càng nhiều các kĩ năng giao tiếp
Trong một số nghiên cứu, có đến 80% các người dùng mạng xã hội có sở hữu và sử dụng tài khoản email Trong kinh doanh, phần lớn các nhà tuyển dụng sử dụng email như một phương thức liên lạc, đánh giá với các ứng viên
Trong thời đại số hóa này, email đã trở thành một phương tiện truyền thông không thể thiếu trong các doanh nghiệp Đây là một công cụ rất tiện lợi cho việc trao đổi thông tin, đặt hàng, làm việc với đối tác và khách hàng, và nhiều hơn nữa
Xuất phát từ những lí do đó mà nhóm chúng em lựa chọn đề tài nghiên cứu về “Kĩ năng sử dụng email trong kinh doanh” nhằm giúp mọi người hiểu rõ hơn về emailvà những công dụng của nó, từ đó có thể vận dụng tốt email vào việc học tập cũng như nghề nghiệp mình sau này.
Trang 5I GIỚI THIỆU CHUNG1 Khái niệm
- Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử).
- Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết.
- Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay gọi là email (hay e-mail)
2 Cấu trúc để viết 1 email để giao tiếp trong kinh doanh
- Ông cha ta ngày xưa có câu: "Nét chữ là nết người" để khẳng định rằng nét chữ có ý nghĩa rất lớn đối với tính cách và phẩm chất của con người Và cũng nhưcách viết email trong kinh doanh vậy, cách mà bạn soạn và gửi một email có thể sẽ được đánh giá bởi các sếp, đối tác, đồng nghiệp, Thậm chí, chính nội dung và hình thức trình bày trong email sẽ ảnh hưởng đến sự thành công trong cuộc thương thảo quan trọng của bạn Vậy, cấu trúc để viết một email trong giao tiêp kinh doanh cần những bước nào?
a , Tiêu đề: Ngắn ngọn, súc tích, dễ hiểu
Trang 6Hãy cho họ biết một số thông tin về chủ đề của bức thư Hãy làm ngắn gọn, đi đúng trọng tâm Chỉ cung cấp những thông tin tiêu đề cần thiết Đừng làm lãng phí thời gian của người nhận
b, Lời chào mở đầu: Tùy từng trường hợp mà mình có thể sử dụng lời chào hỏi như Dear ( Thân gửi ) , Kính gửi, chào anh/chị,
Điều này thể hiện sự tôn trọng cũng như tạo được ấn tượng ban đầu tốt đối với người nhận cũng như đối tác khi họ nhận được mail thông qua một lời chào.
e, Ký tên
Chữ ký trong email sẽ giúp bạn tăng thêm sự chuyên nghiệp trong mắt người nhận Chữ ký gmail chuyên nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, chứcvụ, số điện thoại, email, địa chỉ,
Trang 7II Các trường hợp sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh
1, Trường hợp 1: Mở lời hợp tác
Thông thường, khi muốn hợp tác với 1 cá nhân hoặc công ty, tổ chức, chúng ta nên gặp mặt trực tiếp, nhưng trước đó có thể sử dụng email để liên hệ trước khi gặp
2, Trường hợp 2: Gửi các văn bản khi hợp tác
Các bên khi hợp tác làm ăn thường sẽ gửi hợp đồng, hóa đơn, báo giá dự án hoặc sản phẩm thông qua email của công ty đối tác
3, Trường hợp 3: Giao tiếp với khách hàng
Mỗi công ty, tổ chức đều có một bộ phận chăm sóc khách hàng của riêng mình và email sẽ là hình thức liên lạc chủ yếu của bộ phận này
4, Trường hợp 4: Quảng bá doanh nghiệp, bảo mật thông tin tốt và chống spam
Đối tác chỉ cần nhìn vào email có thể biết được doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực gì, ai là người quản lý mà không phải suy nghĩ việc cho thư này vào spam, tăng sự tin cậy và cảm thấy thoải mái hơn trong việc giao dịch.
5, Trường hợp 5: Quản lý nhân sự
Hệ thống email doanh nghiệp cũng giúp quản lý hệ thống nhân sự dễdàng và bao quát, hơn nữa việc trong đổi thông tin nội bộ cũng như kiểm soát email gửi đi và nhận mail rất nhanh chóng, đáp ứng tiến độ công việc.
Trang 8III Ưu – nhược điểm của sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh
Email là Hệ thống giao tiếp kinh doanh hiện đại và được sử dụng rộng rãi Tầm
quan trọng và công dụng của Email trong giao tiếp kinh doanh to lớn hơn bất kỳ côngcụ giao tiếp nào khác.
Trong hầu hết các nghề nghiệp, giao dịch,… tin nhắn qua Email dễ dàng nhất và là phương thức giao tiếp có chi phí thấp Ngày nay các Email còn được sử dụng trong các thỏa thuận pháp lý.
Có thể thấy, Email đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong nền Kinh tế hiện đại Hầu hết các doanh nghiệp lớn và vừa sử dụng Email kinh doanh chuyên nghiệp Đây là một điều bắt buộc trong việc sử dụng email để giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp.
Nhưng tại sao dung Email lại có lợi trong giao tiếp kinh doanh Có thể kể đến rất nhiều ưu điểm của nó, nhưng phổ biến nhất là những ưu điểm sau đây:
1 Ưu điểm
a) Giao tiếp với khách hàng nhanh chóng
Khi bạn cần gửi một thông điệp quan trọng tới khách hàng hoặc đối tác kinh doanh ở cách xa hàng nghìn dặm, một trong những cách nhanh nhất để thực hiện việc đó là gửi email Lợi thế của email so với điện thoại về tốc độ liên lạc là bạn có thể gửicác tệp đính kèm với email chứa các tài liệu quan trọng hoặc thậm chí là một bản trìnhbày để làm rõ thông điệp của bạn Nhìn chung, các cuộc gọi điện thoại sẽ mất nhiều thời gian hơn vì bạn phải gặp đúng người và bắt kịp khi họ có thể nói chuyện Mặt khác, email có thể được gửi nhanh chóng và chờ họ khi họ sẵn sàng xem xét Và
bên thứ ba không thể truy cập được trong các trường hợp thông thường.
b) Tính khả dụng và tính di động
được hàng trăm email mỗi ngày Tuy nhiên, hàng nghìn email có thể được lưu trữ vào các thư mục trên máy tính hoặc thiết bị liên lạc cầm tay của bạn như điện thoại di động để có thể truy xuất khi bạn cần Sự tiện lợi của email giúp bạn không cần phải giữ các thư mục chứa đầy giấy tờ Nó cũng làm cho thư từ quan trọng của bạn dễ dàngdi chuyển mà không cần kéo theo các thư mục tệp khó sử dụng.
c) Giảm chi phí vận chuyển và gửi thư
Ngoài chi phí kết nối internet của bạn, email là miễn phí Một trong những lợi ích của giao tiếp qua email là bạn có thể gửi bao nhiêu tin nhắn, tệp, video, tài liệu và bản trình bày tùy thích mà không phải trả bất cứ khoản nào Nó làm giảm đáng kể chi phí vận chuyển và bưu phí của công ty bạn cũng như thời gian - và chi phí cho thời gian đó - bạn hoặc đồng nghiệp dành các tài liệu đóng gói để gửi thư, gửi địa chỉ và nhận chúng qua đường bưu điện.
Trang 92 Nhược điểm
a)Dễ mất tài liệu
Tất cả các email và thông tin quan trọng của bạn có thể bị mất chỉ với một sự cố ổ cứng đơn giản Nếu bạn lưu trữ thông tin email của mình trên một máy chủ khác, thì bạn có thể mất dữ liệu của mình nếu trang web đó ngừng hoạt động Đảm bảo sử dụng phương pháp sao lưu cho các email quan trọng mà bạn muốn lưu ngay cả trong thời gian ngắn, chẳng hạn như sao chép chúng thường xuyên vào ổ đĩa flash.
b)Khó diễn giải được cảm xúc
Một cuộc trò chuyện qua email có thể xảy ra quá nhanh Những cử chỉ, cảm xúc của một người muốn truyền đạt mà không thể truyền đạt Tuy nhiên, vì những người nhận email không thể nhìn thấy nhau, nên các email không có bất kỳ sự chuyển đổi giọng nói hoặc cảm xúc nào có thể giúp giải thích đúng Điều này có thể và thực sự gây ra hiểu sai về cảm xúc đằng sau email.
IV, Những việc nên làm khi sử dụng email trong kinh doanh
Email là một công cụ quan trọng và hữu ích trong kinh doanh Nó có thể giúp bạn tiếp cận khách hàng, gửi thông tin, quảng bá sản phẩm và dịch vụ của bạn, cũng như cung cấp các hướng dẫn sử dụng sản phẩm Nó cho phép bạn gửi và nhận thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Email cũng giúp bạn duy trì liên lạc vớikhách hàng và nhà cung cấp của bạn, chia sẻ thông tin về sản phẩm và dịch vụ Ngoài ra, email còn cung cấp cơ hội để bạn tạo ra mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp Bạn cũng có thể gửi các thông tin và cập nhật mới nhất về các sản phẩm và dịch vụ và hỗ trợ khách hàng khi họ cần nhưng để có thể tận dụng hết tất cả các công dụng
Trang 10hữu ích nhất của email đối với khác hàng thì chúng ta nên có những việc nên làm sau đây trước khi ứng dụng email vào giao tiếp kinh doanh đó là :
1 Sở hữu một địa chỉ email lâu dài và chính thức
Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức khiến cho bạn bè và đối tác của bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận tin và một để liên lạc chính thức Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc thì nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.
2 Đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn mỗi một chủ đề riêng là một thư riêng
Những tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt với những người phải nhận quá nhiều thư Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung bạn muốn trao đổi.
Đề cập quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ khiến người nhận rất khó trả lời Vì vậy, để tiện cho người hỏi, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề Ngoài ra, việc làm này cũng giúp bạn dễ dàng tìm lại thư nếu sau này cần đến.
3 Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh khó nhận biết và gây phản cảm.
4 Cắt bớt những thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn kèm phía dưới Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước Tuy nhiên,điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài trong nhiều trang Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, bạn nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới.
5 Tận dụng mục chữ ký email
Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác… để giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến Khi tạo chữ ký email chuyên
Trang 11nghiệp, bạn có thể phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.
+ Một số lưu ý cần thiết khi giao tiếp bằng thư điện tử - Viết tiêu đề ngắn gọn dễ hiểu
- Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư - Làm cho lá thư của bạn cuốn hút
- Sắp xếp vị trí thong minh và làm cho lá thư súc tích - Sử dụng phần đính kèm cẩn thẩn
- Kiềm chế cảm xúc
- Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc ( emotions )
Trang 12TÀI LIỆU THAM KHẢO
1, TS.Phạm Thùy Giang(2017), “Kỹ năng giao tiếp & thuyết trình trong kinh doanh”,Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân
2, MediaZ “Email Marketing , Hành trình tiếp cận khách hàng với chi phí tối ưu”, Công ty cổ phần công nghệ truyền thông MediaZ
3, Simms Jenkins, “Sự thật về marketing qua email”, Nhà xuất bản Lao động Hà Nội