Bài Tập Lớn Kỹ Năng Sử Dụng Email Trong Kinh Doanh.pdf

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ

BÀI TẬP LỚN

Môn học: Giao tiếp trong kinh doanh

KỸ NĂNG SỬ DỤNG EMAIL TRONGKINH DOANH

Nội dung

I.Giới thiệu chung về email 3

II Các trường hợp sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh 5

III Các ưu – nhược điểm của sử dụng email để giao tiếp 7

a) Ưu điểm 7

b) Nhược điểm 8

IV Những việc nên làm khi sử dụng email trong kinh doanh 10

V.Nguyên tắc khi giao tiếp qua email 15

VI Những lỗi sai thường gặp 15

VII Tình huống 16

VIII Bài học rút ra để nâng cao kĩ năng bản thân 17

2, Cấu trúc của một địa chỉ email

Gồm có 3 phần: Tên định dạng, tên email và tên miền.

+ Tên định dạng: Là tên để giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó Thế nhưng ngày nay người ta thường không dùng tên định dạng trong email của mình.

+ Tên email: Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó Tên này được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất và khác biệt với cái địa chỉ email khác, có thể là tên chủ sử dụng đi kèm với những ký tự đặc biệt.

+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử Phần này thường bắt đầubằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền.

3 Phân biệt email và gmail :

Email là một phương thức trao đổi thư kỹ thuật số giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử, còn Gmail là một trong những dịch vụ email được cung cấp bởi Google Email gửi thư kỹ thuật số thông qua mạng truyền thông như Internet Gmail là một dạng client email, cung cấp thêm nhiều tính năng như nhắc nhở email, lọc spam, quét virus và một số tính năng khác.

4.Cấu trúc chính của một email:

+ To (Đến): Nơi có địa chỉ email của người nhận thư.+ From (Từ): Chứa địa chỉ email của người gửi.

+ Subject (Chủ đề): Chứa một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của bức thư (có thể không điền).

+ CC (Carbon Copy): Cho gồm những nội dung sau đây:

phép gửi email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc) Tất cả những người nhận được thư đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.

+ BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng người nhận hoàn toàn bí mật.

+ Nội dung thư: Nơi nhập nội dung muốn truyền tải Một số người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư, trong khi một vài người khác thì không

5.Lợi ích của việc sử dụng email:

+ Trao đổi thông tin nhanh chóng và dễ dàng+ Tiết kiệm chi phí và thời gian

+ Đính kèm được nhiều dạng dữ liệu khác nhau

6 Có 3 loại email phổ biến hiện nay:

+ Email cá nhân+ Email doanh nghiệp+ Email marketing

7.cấu trúc viết email để giao tiếp trong kinh doanh

a, Đặt tiêu đề cho email

Lựa chọn từ ngữ bao quát nhất cho người nhận, ngắn gọn, rõ ràng, cung cấp thông tin cần thiết.

b, Gửi lời chào – lý do viết email

Lời chào mở đầu email rất quan trọng,tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận mà chọn cách mở lời khác nhau Cách trình bày lời chào cần lưu ý theo cấu trúc sau: [ từ chào ] +[ tên riêng người nhận ] + [ dấu phẩy ] Điều này thể hiện sự tôn trọng và gây ấn tượng đối với người nhận.

c, Viết nội dung email

Tuỳ vào mục đích, tính chất công việc mà sẽ triển khai nội dung sao cho phù hợp Cần trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu và thể hiện sự tôn trọng người nhận.

d, Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm

Trong email công việc, hay email ứng tuyển thì file đính kèm rất quan trọng Nó sẽ được gắn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống xem nội dung Vì vậy nên kiểm tra số lượng tệp xem đã đầy đủ hay chưa trước khi gửi

2, Gửi các văn bản khi hợp tác

Các bên khi hợp tác làm ăn thường sẽ gửi hợp đồng, hóa đơn, báo giá dự án hoặc sản phẩm thông qua email của công ty đối tác.

3, Giao tiếp với khách hàng

Mỗi công ty, tổ chức đều có một bộ phận chăm sóc khách hàng của riêng mình và email sẽ là hình thức liên lạc chủ yếu của bộ phận này.

4, Quảng bá doanh nghiệp, bảo mật thông tin tốt và chống spam

Đối tác chỉ cần nhìn vào email có thể biết được doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực gì, ai là người quản lý mà không phải suy nghĩ việc cho thư này vào spam, tăng sự tin cậy và cảm thấy thoải mái hơn trong việc giao dịch.

5, Quản lý nhân sự

Hệ thống email doanh nghiệp cũng giúp quản lý hệ thống nhân sự dễ dàng và bao quát, hơn nữa việc trong đổi thông tin nội bộ cũng như kiểm soát email gửi đi và nhận mail rất nhanh chóng, đáp ứng tiến độ công việc.

6, Báo cáo công việc

Trong môi trường công sở, email chính là phương tiện dùng kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau, cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình công việc, nhằm giúp sếp hiểu rõ hơn về tiến trình, thành tựu và các khó khăn khi gặp phải

7, Viết email xin việc

Công nghệ càng lên ngôi thì việc nộp hồ sơ ứng tuyển trực tiếp cũng dần bị thay thế Đa phần các doanh nghiệp đều ưa chuộng hồ sơ điện tử của ứng viên, bởi sự nhanh chóng và tiện lợi của hình thức này.

8,Quảng cáo, tiếp thị, chia sẻ thông tin sản phẩm và dịch vụ

Một trong những phương pháp phổ biến nhất hiện nay của marketing chính là email marketing, email gửi đi có độ tin cậy cao hơn và tỉ lệ vào hộp mail đối tác cao

1.Ưu điểm

1.1 Giao tiếp với khách hàng nhanh chóng

Khi bạn cần gửi một thông điệp quan trọng tới khách hàng hoặc đối tác kinh doanh ở cách xa hàng nghìn dặm, một trong những cách nhanh nhất để thực hiện việc đó là gửi email Lợi thế của email so với điện thoại về tốc độ liên lạc là bạn có thể gửi các tệp đính kèm với email chứa các tài liệu quan trọng hoặc thậm chí là một bản trình bày để làm rõ thông điệp của bạn Nhìn chung, các cuộc gọi điện thoại sẽ mất nhiều thời gian hơn vì bạn phải gặp đúng người và bắt kịp khi họ có thể nói chuyện Mặt khác, email có thể được gửi nhanh chóng và chờ họ khi họ sẵn sàng xem xét Và đương nhiên Thông tin liên lạc chỉ được chạy trên mạng của chính doanh nghiệp và bên thứ ba không thể truy cập được trong các trường hợp thông thường.

1.2 Tính khả dụng và tính di động

Việc sử dụng email ngày càng nhiều đã dẫn đến việc các doanh nhân nhận được hàng trăm email mỗi ngày Tuy nhiên, hàng nghìn email có thể được lưu trữ vào các thư mục trên máy tính hoặc thiết bị liên lạc cầm tay của bạn như điện thoại di động để có thể truy xuất khi bạn cần Sự tiện lợi của email giúp bạn không cần phải giữ các thư mục chứa đầy giấy tờ Nó cũng làm cho thư từ quan trọng của bạn dễ dàng di chuyển mà không cần kéo theo các thư mục tệp khó sử dụng.

1.3 Giảm chi phí vận chuyển và gửi thư

Ngoài chi phí kết nối internet của bạn, email là miễn phí Một trong những lợi ích của giao tiếp qua email là bạn có thể gửi bao nhiêu tin nhắn, tệp, video, tài liệu và bản trình bày tùy thích mà không phải trả bất cứ khoản nào Nó làm giảm đáng kể chi phí vận chuyển và bưu phí của công ty bạn cũng như thời gian - và chi phí cho thời gian đó - bạn hoặc đồng nghiệp dành các tài liệu đóng gói để gửi thư, gửi địa chỉ và nhận chúng qua đường bưu điện

1.4 Phân loại thư và lọc thư dễ dàng sử dụng:

Email cung cấp giao diện người dùng đơn giản và cho phép người dùng phân loại và lọc thư của họ Điều này có thể giúp bạn nhận ra các email không mong muốn

như thư rác và thư rác Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng tìm thấy các tin nhắn cụ thể khi cần

1.5 Tiện ích đính kèm tin nhắn gốc tại thời điểm bạn trả lời email:

Điều này có lợi khi bạn nhận được hàng trăm email mỗi ngày và người nhận biết bạn đang nói về điều gì

1.6 Có lợi cho việc quảng cáo sản phẩm:

Vì email là một hình thức liên lạc, các tổ chức hoặc công ty có thể tương tác với rất nhiều người và thông báo cho họ trong một thời gian ngắn.

1.7 Tiện ích lưu trữ:

Trao đổi email có thể được lưu lại để truy xuất trong tương lai, cho phép người dùng lưu giữ các cuộc trò chuyện hoặc xác nhận quan trọng trong hồ sơ của họ và có thể được tìm kiếm và truy xuất khi họ cần một cách nhanh chóng

2 Nhược điểm

2.1 Dễ mất tài liệu

Tất cả các email và thông tin quan trọng của bạn có thể bị mất chỉ với một sự cố ổ cứng đơn giản Nếu bạn lưu trữ thông tin email của mình trên một máy chủ khác, thì bạn có thể mất dữ liệu của mình nếu trang web đó ngừng hoạt động Đảm bảo sử dụng phương pháp sao lưu cho các email quan trọng mà bạn muốn lưu ngay cảtrong thời gian ngắn, chẳng hạn như sao chép chúng thường xuyên vào ổ đĩa flash.

2.2 Khó diễn giải được cảm xúc

Một cuộc trò chuyện qua email có thể xảy ra quá nhanh Những cử chỉ, cảm xúc của một người muốn truyền đạt mà không thể truyền đạt Tuy nhiên, vì những người nhận email không thể nhìn thấy nhau, nên các email không có bất kỳ sự chuyển đổi giọng nói hoặc cảm xúc nào có thể giúp giải thích đúng Điều này có thể và thực sự gây ra hiểu sai về cảm xúc đằng sau email.

2.3 Không biết là E-mail có được đọc hay không?

Trừ khi đối phương phản hồi (điện thoại hoặc E-mail, ) chúng ta không thể xác định được là họ đã đọc nó hay chưa E-mail có thể bị thất lạc ở đâu đó trong

đường truyền thông tin, hoặc ngay cả khi đã được nhận, nó có thể tự động bị xếp thành e-mail rác Nếu bạn muốn nhận phản hồi nhanh chóng, hãy viết nội dung rồi tạo chủ đề cho nội dung đó và gửi e-mail Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bất an vì không nhận được hồi âm, hãy cân nhắc xác nhận lại với đối phương qua điện thoại.

2.4 Dễ phát sinh hiểu lầm

E-mail là một công cụ mà người nhận có xu hướng lí giải nó theo cái nhìn một chiều Nếu đối mặt với tình huống này, bạn có thể xem phản ứng của bên kia rồi đổi cách nói khác hay giải thích thêm để hóa giải hiểu lầm Tuy nhiên, thông thường thì chúng ta không biết đối phương sẽ phản ứng như thế nào hay hiểu e-mail như thế nào.

2.6 Sử dụng độc hại

Bất kỳ ai cũng có thể gửi email nếu họ có một địa chỉ email duy nhất Đôi khi, một người không được ủy quyền có thể gửi thư cho bạn, điều này có thể gây hại về việc lấy cắp thông tin cá nhân của bạn Do đó, họ cũng có thể sử dụng email để truyền bá tin đồn hoặc thông tin sai lệch

2.7 Thư rác

Mặc dù trong những ngày gần đây, các tính năng của email đã được cải thiện nhưng vẫn còn tồn tại những vấn đề lớn với việc quảng cáo không được yêu cầu đến và thư rác qua email Nó có thể dễ dàng trở nên quá tải và cần thời gian và năng lượng để kiểm soát

2.8 Quá tải thông tin

Vì rất dễ dàng gửi email cho nhiều người cùng một lúc, điều này có thể tạo ra tình trạng quá tải thông tin Ở nhiều nơi làm việc hiện đại, vấn đề lớn là phải di chuyểnrất nhiều thông tin và không thể biết được email có quan trọng hay không Và, email cần tổ chức và duy trì Cảm giác tồi tệ là một trong những vấn đề khác với email khi bạn trở về sau kỳ nghỉ và thấy hàng trăm email chưa được mở trong hộpthư đến của mình

2.9 Vi rút

Mặc dù có nhiều cách để truyền vi rút trong thiết bị, nhưng email là một trong những cách phổ biến để xâm nhập vi rút và lây nhiễm thiết bị Đôi khi khi bạn nhận được thư, có thể là do vi-rút đi kèm với tài liệu đính kèm Và, virus có thể lây nhiễm vào hệ thống khi bạn nhấp vào email và mở liên kết đính kèm Hơn nữa, một người ẩn danh hoặc một người bạn hoặc liên hệ đáng tin cậy có thể gửi emailbị nhiễm

2.10 Không an toàn

Có nhiều tin tặc muốn lấy thông tin quan trọng của bạn, vì vậy email là nguồn phổ biến để tìm kiếm dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như tin nhắn chính trị, tài chính, tàiliệu hoặc cá nhân Trong thời gian gần đây, có nhiều trường hợp nổi tiếng khác nhau đã xảy ra cho thấy email không an toàn về việc đánh cắp thông tin.IV Những việc nên làm khi sử dụng email trong kinh doanh.

1 Xem xét về sự khác biệt trong văn hóa

Nên thể hiên sự rõ ràng và chính xác khi sử dụng ngôn ngữ Cần nhớ rằng các từ ngữ khách xáo, bóng bẩy, các từ lấy nguồn tù thể thao hay từ lóng sẽ gây bức bối cho người nước ngoài.

2 Chú trọng bảo mật hệ thống

-Theo thống kê, mỗi ngày dịch vụ email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email Và hầuhết các email đó đều nhằm mục đích tiếp thị Tuy nhiên, cũng có rất nhiều email trong số đó chứa các thông tin nhạy cảm gây khó chịu đối với khách hàng.

-Việc sử dụng email theo hệ thống sẽ giúp việc kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn Tuy nhiên, để có được độ bảo mật cao nhất bạn hãy lựa chọn các nhà cung cấp email uy tín trên thị trường hiện nay.

3 Mật khẩu email

-Khi khởi tạo các địa chỉ email cần lưu ý kỹ về độ dài và độ bảo mật của mật khẩu Một mật khẩu an toàn,đủ mạnh sẽ phải có trên 10 ký tự, trong đó có cả ký tự viết hoa và viết thường, có số cùng với các ký tự đặc biệt.

-Ngoài ra, nếu có thể hãy thay đổi mật khẩu định kỳ khoảng 1 tháng/1 lần để được bảo mật tối ưu.

-Bạn cũng nên quét virus trên máy tính thường xuyên hơn để đảm bảo rằng máy tính của mình không bị các phần phềm độc hại xâm nhập gây ảnh hưởng đến việc sử dụng email.

4 Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó Nếu đủ khả năng tài chính, bạn hãy chọn các công ty chuyên nghiệp, uy tín Họ thường cam kết các tính năng sau:

• Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).

• Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook…• Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng email cho doanh nghiệp

5 Phân loại khi gửi email

Có 3 mục đáng chú ý khi gửi mai là To, CC và BCC Bạn cần hiểu rõ tính chất của 3 tính năng này để gửi email đúng.

• To: Tính năng gửi trực tiếp cho người nhận, người nhận sẽ là người chịu trách nhiệm chính về việc giải quyết vấn đề và họ cần phản hồi lại người gửi nếu được yêu cầu.

• CC: Tinh năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng một lúc và người nhận sẽđược biết những người cùng được nhận mail giống mình

• BCC: Tính năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng lúc những người nhận sẽ không thể biết được danh sách những người cùng được nhận mail là ai

6 Chú ý file đính kèm

Đừng quên ghi chú trong email của bạn rằng bạn đã gửi cả tệp đính kèm để người nhận của bạn không bỏ qua nó Một câu đơn giản “Tôi đã đính kèm [tài liệu, bảng tính] cho X” là ổn nhé.

Đảm bảo rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi bạn thêm ai đó vào chuỗi email, nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng.

Một quy tắc văn hoá email quan trọng khác liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên đính kèm các tệp lớn như video vào email của mình Cách tốt nhất để gửi chúng là tải tệp lên các ứng dụng như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận liên kết cho phép họ truy cập tệp.

7 Trả lời email như thế nào?

Tất cả chúng ta đều có những hộp thư đến quá tải và lịch trình bận rộn, vì vậy không phải lúc nào chúng ta cũng có thể trả lời email ngay lập tức Cách phản hồi email thích hợp sẽ tùy thuộc vào từng người:

• Với đồng nghiệp cùng team: Ngay lập tức – Trả lời trong vòng 12 giờ Khi làm việc nhóm, các cá nhân sẽ phải dựa vào kết quả của nhau để làm việc nhanh chóng và hiệu quả Vì vậy hãy trả lời email của teammate nhanh nhất có thể.• Đồng nghiệp trong công ty: Đối với những người khác mà bạn làm việc cùng, hãy trả lời trong vòng 24 giờ Không thể giải quyết yêu cầu của họ trong thờigian đó? Trả lời bằng cách cho họ biết bạn đã đọc email của họ và sẽ theo dõi sau X lần.

• Các liên hệ bên ngoài: Trừ khi được đánh dấu là email khẩn cấp hoặc email cần phản hồi càng sớm càng tốt, việc trả lời các liên hệ bên ngoài vào ngay cuối

tuần đó là hoàn toàn phù hợp — vì vậy nếu bạn nhận được email vào thứ Ba, hãy trả lời trước thứ Sáu của tuần đó Đối với các liên hệ quan trọng, hãy xem xét để phản hồi trong khung thời gian 24 giờ.

8 Sử dụng ngôn từ, ngữ pháp chuẩn mực

Luôn luôn sử dụng ngôn từ và ngữ pháp chuẩn mực trong một email Điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như thái độ tôn trọng bạn dành cho người nhận.Đôi lúc bạn sẽ khó tránh khỏi việc dùng sai từ hoặc ngữ pháp Tuy nhiên trong mộtemail chuyên nghiệp, hãy hạn chế đến mức tối thiểu các lỗi sai kiểu này nhé Văn hoá email tiêu chuẩn bạn không nên bỏ qua.

9 Không sử dụng ký hiệu đặc biệt

Trong một số ngành nghề, việc sử dụng biểu tượng cảm xúc khiến bạn có vẻ thân thiện hơn, hài hước hơn hoặc ngầu hơn.Tuy nhiên, trừ khi người nhận của bạn đã sử dụng nó hoặc khi bạn chắc chắn rằng nó phù hợp với hình ảnh thương hiệu củabạn, còn không thì hãy hạn chế sử dụng ký hiệu đặc biệt trong email.