tìm hiểu về công tác số hóa tài liệu tại viện tiêu chuẩn chất lượng việt nam 1

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM Giảng viên hướng dẫn : LÊ NGỌC DIỆ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn : LÊ NGỌC DIỆP

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VĂN TÙNG Mã sinh viên : 2005QTTA008

Hệ đào tạo : ĐẠI HỌC CHÍNH QUY

HÀ NỘI - 2024

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn : LÊ NGỌC DIỆP

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VĂN TÙNG Mã sinh viên : 2005QTTA008

Hệ đào tạo : ĐẠI HỌC CHÍNH QUY

HÀ NỘI - 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Tìm hiểu về công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam” là đề tài khóa luận nghiêm túc của em, được thực hiện dưới sự hướng dẫn của Th.S Lê Ngọc Diệp

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực các nội dung trong đề tài của mình

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2024 Tác giả

Nguyễn Văn Tùng

Xin cảm ơn tất cả các bạn bè, thư viện, cơ quan đã giúp đỡ, dìu dắt em trong suốt thời gian qua Tất cả mọi người đều nhiệt tình giúp đỡ, mặc dù số lượng công việc của cơ quan ngày một tăng lên nhưng cơ quan vẫn dành thời gian để hướng dẫn rất nhiệt tình

Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung của khóa luận không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận sự góp ý, chỉ bảo thêm của quý thầy cô cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên tại cơ quan để khóa luận này được hoàn thiện hơn

Một lần nữa xin gửi đến thầy cô, bạn bè cùng các cô chú, anh chị tại cơ quan lời cảm ơn chân thành và tốt đẹp nhất!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ISO International Organization for Standardization

(Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế)

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 - Quá trình số hóa văn bản 25

Hình 2 - Qui trình số hóa Văn bản, 2D, 3D 26

Hình 3 - Thiết kế và áp dụng hệ thống hồ sơ dữ liệu 37

Hình 4: Danh mục loại tiêu chuẩn 62

Hình 5: Tiêu chuẩn 63

Hình 6: Quy chuẩn Quốc gia 63

Hình 7: Quyết định công bố Hủy bỏ 64

Hình 8: Văn bảo Đo lường 64

Hình 9: Các gói tiêu chuẩn và dịch vụ 65

Hình 10: Hồ sơ Xây dựng TCVN 65

Hình 11: Đơn hàng dịch vụ 66

Hình 12: Hồ sơ đã được số hóa đẩy lên hệ thống 66

Hình 13: Các góp ý xây dựng Tiêu chuẩn 67

Hình 14: Tra cứu Tiêu chuẩn 68

Hình 15: Các kết quả tìm kiếm 68

Hình 16: Xem chi tiết Tiêu chuẩn 69

Hình 17: Khi cần đặt mua Tiêu chuẩn 69

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa lí luận thực tiễn 5

7 Bố cục của đề tài 5

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 7

1.1 Khái niệm về tài liệu, tài liệu số, số hóa tài liệu 7

1.1.1 Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN) 7

1.1.2 Tài liệu 7

1.1.3 Tài liệu số 8

1.1.4 Số hóa tài liệu 8

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 9

1.2.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển 9

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 10

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 12

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 14

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 14

2.1 Các yếu tố triển khai thực hiện số hóa tài liệu 19

2.1.1 Nguồn tài liệu TCVN số hóa trong cơ cấu vốn tài liệu của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 19

2.1.2 Nguồn nhân lực thực hiện số hóa tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 20

2.1.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng các trang thiết bị của Viện liên quan tới số hóa 21

2.2 Quy trình thực hiện công tác số hóa tài liệu TCVN 24

2.2.1 Yêu cầu phổ thông của quá trình thực hiện số hóa 24

2.2.2 Thực hiện số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 27

2.3 Các yêu cầu của số hóa tài liệu TCVN tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 33

2.4 Hệ thống quản lý hồ sơ 34

2.5 Đánh giá mức độ hài lòng của nhân lực tại Viện về công tác số hóa tài liệu422.6 Ưu điểm và hạn chế của công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 46

3.1 Viện nên lập kế hoạch số hóa chi tiết và chiến lược rõ ràng 50

3.2 Viện cần tập trung đầu tư vào công nghệ để hỗ trợ cho việc số hóa tài liệu 51

3.3 Đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ phụ trách mảng số hóa 52

3

3.4 Xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu số chặt chẽ và hiệu quả 55

Tiểu kết chương III 56

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

PHỤ LỤC I: KẾT QUẢ CỦA QUÁ TRÌNH SỐ HÓA HỒ SƠ TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 62

PHỤ LỤC II: TỔ CHỨC KHAI KHÁC CÁC NGUỒN TÀI LIỆU SỐ 68

Lí do chọn đề tài này xuất phát từ nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu đối với việc quản lý thông tin, tối ưu hóa quy trình làm việc, và nâng cao hiệu quả công việc Trong một tổ chức như Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, nơi mà việc nghiên cứu, phát triển và thực thi các tiêu chuẩn chất lượng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế và xã hội của đất nước, việc quản lý và tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả là cực kỳ cần thiết

Ngoài ra, việc tìm hiểu về công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam còn mang lại nhiều giá trị thực tiễn Đầu tiên, việc này sẽ giúp hiểu rõ hơn về quy trình số hóa tài liệu trong một tổ chức có tính chất đặc biệt như Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, từ việc lựa chọn công nghệ và thiết bị đến việc quản lý và truy cập tài liệu số hóa Điều này có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các thách thức và cơ hội trong quá trình số hóa tài liệu đối với một tổ chức hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và chất lượng

Thứ hai, việc tìm hiểu này cũng có thể đóng góp vào việc nâng cao hiểu biết và năng lực trong việc áp dụng các tiêu chuẩn và quy trình số hóa tài liệu tương tự

2

trong các tổ chức khác, không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các quốc gia khác trên thế giới Bằng cách này, đề tài này có thể mang lại lợi ích lâu dài không chỉ cho Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam mà còn cho cộng đồng quốc tế

Cuối cùng, việc tìm hiểu về công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam cũng mở ra cơ hội để khám phá và đánh giá các biện pháp và chiến lược cụ thể để cải thiện quá trình số hóa tài liệu trong tương lai Bằng cách này, đề tài không chỉ là một nghiên cứu mà còn là một công cụ hữu ích trong việc đưa ra các đề xuất cụ thể để tối ưu hóa công tác số hóa tài liệu không chỉ tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam mà còn ở nhiều tổ chức khác

Vì những lí do trên em xin lựa chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam” để không chỉ mang lại giá trị lý

thuyết mà còn mang lại giá trị thực tiễn lớn đối với sự phát triển của tổ chức này và cộng đồng Điều này làm nên sự hấp dẫn và ý nghĩa của đề tài này trong lĩnh vực quản lí thông tin và tiêu chuẩn chất lượng

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài về số hóa hiện nay đang dành được sự quan tâm khá lớn của các ngành như thông tin, thư viện, lưu trữ Công tác số hóa tài liệu đã và đang được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề cập tiến tới sẽ triển khai trong sự phát triển của hoạt động số hóa, chuyển đổi số hiện nay Hầu hết các đề tài thường đề cập tới vấn đề ưu và nhược điểm của các cơ quan, tổ chức trong việc số hóa

Các công trình nghiên cứu trước đó như:

+ Sinh viên Nguyễn Thu Hà, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia” Đề tài đã góp phần cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, giúp các nhà quản lý và những người làm việc trong lĩnh vực này hiểu rõ hơn về các thách thức và cơ hội trong quá trình số hóa tài liệu Đồng thời, các giải pháp

+ Luận văn Th.S Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” Đề tài nghiên cứu này đóng góp quan trọng trong việc cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về công tác số hóa tài liệu tại Cục Lưu Trữ Quốc Gia Lào Nghiên cứu này không chỉ giúp các nhà quản lý và những người làm việc trong lĩnh vực lưu trữ hiểu rõ hơn về các thách thức và cơ hội trong quá trình số hóa tài liệu, mà còn đề xuất các giải pháp thực tiễn để nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác số hóa Những giải pháp và khuyến nghị từ nghiên cứu có thể giúp Cục Lưu Trữ Quốc Gia Lào bảo tồn và quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao khả năng truy cập và sử dụng tài liệu trong thời đại kỹ thuật số

Các đề tài, nghiên cứu trên chủ yếu hướng tới việc nghiên cứu về quá trình chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số và việc tập trung mô tả quá trình số hóa, rất ít đề cập tới vấn đề nâng cao hiệu quả số hóa cũng như chất lượng nguồn lực về số hóa Hơn nữa, tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam chưa có đề tài nào

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam trong giai đoạn từ tháng 10/2023 đến nay

Thời gian: Từ tháng 10/2023 đến tháng 4/2024

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích chính của đề tài là nghiên cứu công tác số hóa tài liệu, từ đó nêu ra được những ưu và nhược điểm của công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Nêu ra được khái niệm và nội dung, quy trình và bảo quản công tác số hóa tài liệu TCVN của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

+ Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

+ Nêu ra được những ưu điểm và hạn chế trong công tác số hóa của Viện và đề xuất được những giải pháp áp dụng và triển khai nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác số hóa tài liệu TCVN tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khóa luận sử dụng phương pháp này nhằm nghiên cứu và phân tích các tài liệu hiện có tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt

Phương pháp thu thập số liệu: Phương pháp này giúp cho việc thu thập các số liệu về hồ sơ giấy cũng như hồ sơ điện tử được đầy đủ từ đó đưa ra được các đánh giá chung nhất về chất lượng và hiệu quả số hóa tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

6 Ý nghĩa lí luận thực tiễn

Về lý luận: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần hoàn thiện những vấn đề lý thuyết cơ bản của công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam Đề tài làm rõ nội hàm các khái niệm: tài liệu số, số hóa tài liệu, …, quy trình, nội dung vai trò, tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu trong hoạt động áp dụng TCVN vào các hoạt động trong đời sống, xã hội

Về thực tiễn: Đề tài nghiên cứu và đưa ra nhiều khía cạnh trong thực tiễn như:

- Đưa ra các đánh giá và nhận xét về công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

- Đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác số hóa tài liệu, góp phần nâng cao hiệu quả quản lí thông tin cũng như việc bảo tồn, bảo mật an toàn thông tin của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

7 Bố cục của đề tài

Đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về số hóa tài liệu và hoạt động của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

7

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM

1.1 Khái niệm về tài liệu, tài liệu số, số hóa tài liệu

1.1.1 Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN)

Tiêu chuẩn Quốc gia là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này

Phạm vi áp dụng: Tiêu chuẩn có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm công nghiệp, y tế, môi trường, an toàn, quản lí chất lượng và nhiều lĩnh vực khác Cũng như chỉ được áp dụng trong một quốc gia cụ thể và có thể được thừa nhận quốc tế nhưng thường được xây dựng dựa trên các yêu cầu và quy định cụ thể của quốc gia đó

1.1.2 Tài liệu

Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu sử dụng các tài liệu để tra cứu, tìm kiếm thông tin trong quá khứ cũng như tìm tòi những hiểu biết của nhân loại ngày càng cao mà từ đó sẽ có các định nghĩa khác nhau dựa vào những yếu tố khác nhau

Tài liệu là một nguồn tài nguyên quý giá cho các nhà sử học hoặc những người có nhu cầu cần thông tin từ quá khứ Mọi người đã sử dụng tài liệu trong nhiều thế kỷ để tìm hiểu về quá khứ và nhu cầu về tài liệu lưu trữ ngày càng tăng khi xã hội phát triển

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 có định nghĩa về tài liệu như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân [5]

Vòng đời của một tài liệu thường trải qua 4 giai đoạn:

8 - Tạo tài liệu

- Lưu trữ tài liệu

- Chia sẻ và cung cấp tài liệu - Lưu trữ hoặc xóa tài liệu

Tài liệu số là bất kỳ loại tài liệu nào được biểu diễn dưới dạng số hoặc dạng điện tử, thay vì dưới dạng truyền thống giấy

Tóm gọn lại, tài liệu số là tài liệu có thể đọc, sử dụng được mà không cần giấy tờ ở dạng gốc Ví dụ như hóa đơn nhận được ở dạng PDF được gửi qua email

1.1.4 Số hóa tài liệu

Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, công nghệ số ngày càng bao trùm nhiều lĩnh vực trong cuộc sống của chúng ta: từ tài chính, kinh doanh đến du lịch và giải trí Vì vậy, việc tận dụng tất cả những ưu điểm của số hóa và quét tài liệu là điều hợp lý Số hóa tài liệu được định nghĩa theo nhiều cách hiểu khác nhau, nhưng theo em đây là những cách hiểu có sự thống nhất cao cũng như dễ hiểu cho đa số mọi người

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử Quá trình này thường bao gồm việc sử dụng các công nghệ quét để tạo ra các bản sao điện tử của tài liệu, cùng với việc sử dụng các công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để nhận dạng và chuyển đổi văn bản từ hình ảnh sang văn bản có thể tìm kiếm được.

9

Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định

Ví dụ thực tế về số hóa như là hóa đơn, biên lai, hợp đồng hoặc thỏa thuận…

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt

Nam

1.2.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển

Theo Quyết định số 150/QĐ ngày 20/5/1983 của Uỷ Ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước, nay là (Bộ Khoa học và Công nghệ) Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng (nay là Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam) được thành lập trên cơ sở hợp nhất 5 phòng kỹ thuật thuộc Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Nhà nước [9] Ba mươi năm qua, hoạt động tiêu chuẩn, chất lượng đã thật sự đi vào cuộc sống, góp phần giúp cho công tác quản lý của Nhà nước trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu ngày càng tốt hơn, kịp thời phục vụ các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, bảo vệ đất nước, phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế mới của Đảng, Nhà nước và phù hợp với thông lệ quốc tế

Kể từ ngày thành lập Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng đến nay, ngày 20/5/1983 vẫn được lấy là ngày thành lập cơ quan Tuy nhiên, hoạt động tiêu chuẩn hóa được hình thành từ năm 1962 với vai trò là một chuyên ngành phục vụ quản lý của Nhà nước về tiêu chuẩn hóa Ngày 31/12/1970 Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước đã có Quyết định số 298/KHKT/QĐ tách Viện Đo lường và Tiêu chuẩn thành Viện Đo lường và Viện Tiêu chuẩn là hai tổ chức riêng theo từng mặt công tác Vì vậy, Viện đang làm thủ tục đề nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cho lấy ngày 31/12/1970 là ngày thành lập Viện

10

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

1 Nghiên cứu đề xuất, tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia

2 Nghiên cứu phương hướng, mục tiêu, chính sách, nghiệp vụ và các giải pháp phát triển, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia

3 Đề xuất, tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn quốc tế; quy hoạch, kế hoạch xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia

4 Tổ chức và hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn cơ sở; chủ trì tham gia xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc tế và khu vực theo quy định của pháp luật; đề xuất thành lập và quản lý hoạt động của các Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia

5 Tổ chức xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia theo sự phân công của Tổng cục trưởng; tham gia xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia, xây dựng dự thảo quy chuẩn quốc gia do các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ xây dựng; góp ý dự thảo quy chuẩn kỹ thuật do địa phương xây dựng

6 Tham gia thẩm định dự thảo tiêu chuẩn quốc gia và Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ xây dựng

7 Hướng dẫn, tư vấn cho các tổ chức, cá nhân xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật

8 Thực hiện chứng nhận sản phẩm, dịch vụ phù hợp tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật

9 Tổ chức thực hiện các hoạt động về mã số mã vạch, làm đầu mối của Việt Nam tại tổ chức mã số mã vạch Quốc tế (gọi tắt là GS1 quốc tế) và đại diện của GS1 Quốc tế tại Việt Nam theo sự phân công của Tổng cục trưởng

11

10 Tổ chức và thực hiện các hoạt động về giải thưởng chất lượng quốc gia, giải thưởng chất lượng khu vực và quốc tế theo sự phân công của Tổng cục trưởng 11 Thực hiện các hoạt động dịch vụ kỹ thuật, khoa học công nghệ và các dịch vụ khác về tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia

12 Tổ chức triển khai thực hiện các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học về lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch, giải thưởng chất lượng quốc gia theo quy định của pháp luật

13 Tham gia đấu thầu, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế về lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch, giải thưởng chất lượng quốc gia

14 Thực hiện đào tạo, bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ về tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia Tham gia đào tạo đại học và sau đại học liên quan đến lĩnh vực tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia theo quy định của pháp luật [7]

15 Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng bá về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia Tổ chức khai thác các tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài, các tài liệu khác có liên quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng [7]

16 Xuất bản, in và phát hành các tiêu chuẩn quốc gia, các tài liệu có liên quan và tài liệu khác theo quy định của pháp luật

17 Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia theo uỷ quyền của Tổng cục trưởng và quy định của pháp luật

12

18 Quản lý công chức, viên chức, người lao động, hồ sơ, tài chính, tài sản và tài liệu của Viện theo phân cấp và theo quy định của pháp luật

19 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng giao[7]

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

13 * Ban Lãnh đạo bao gồm:

+ Tiến sĩ Phùng Mạnh Trường giữ chức vụ Phó viện trưởng phụ trách + Tiến sĩ Triệu Việt Phương giữ chức Phó viện trưởng

+ Cử nhân Phùng Quang Minh (Trưởng phòng) cùng một số cán bộ khác + Phòng Tổng hợp và Kế hoạch có chức năng và quyền hạn: Tổ chức xây dựng và theo dõi, đôn đốc thực hiện các chương trình, đề án, kế hoạch công tác của Viện, tổng hợp báo cáo công tác chung của Viện, phối hợp với các Phòng Tiêu chuẩn Chất lượng thẩm định dự thảo TCVN và góp ý dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ xây dựng theo yêu cầu của Tổng cục và Viện; xử lý các nội dung kỹ thuật liên quan, các hồ sơ TCVN, nhiệm vụ triển khai và hồ sơ kỹ thuật khác, tổ chức các hội đồng thẩm định dự thảo TCVN do Viện thực hiện, các hội đồng nghiệm thu đề tài, dự án cấp Viện và các văn bản trước khi trình Lãnh đạo Viện phê duyệt, tổ chức xây dựng một số TCVN trong lĩnh vực các vấn để chung theo sự phân công của Lãnh đạo Viện; phối hợp với các Phòng Tiêu chuẩn Chất lượng để xuất, thành lập và duy trì hoạt động các Ban kỹ thuật TCVN [3]

* Phòng Thông tin và Phát hành Tiêu Chuẩn bao gồm:

14

+ Thạc sĩ Đoàn Kim Oanh (Phụ trách phòng) và các cô chú cán bộ trong Phòng bao gồm: Kỹ sư Lý Ngọc Lan, Kỹ sư Tạ Hoài Nam, Cử nhân Đỗ Hồng Phương và Kỹ thuật viên Nguyễn Bảo Khánh

+ Phòng Thông tin và Phát hành Tiêu chuẩn có nhiệm vụ và quyền hạn là: Tổ chức xuất bản, in và phát hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các tài liệu liên quan theo quy định; Quản lý việc giữ bản quyền xuất bản TCVN; Quản lý, duy trì và khai thác cổng thông tin cơ sở dữ liệu về TCVN và các dữ liệu liên quan; Quản lý và lưu trữ hồ sơ TCVN và hồ sơ liên quan; Thực hiện tuyên truyền, marketing về Tiêu chuẩn và áp dụng Tiêu chuẩn, Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia; các dịch vụ xuất bản và phát hành tiêu chuẩn; Quản lý website và hạ tầng cổng thông tin điện từ của toàn Viện

Ngoài ra còn nhiều Phòng, Ban khác như: Phòng Tiêu chuẩn Chất lượng 1,2,3,4,5,6,7; Phòng Chứng nhận…

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng

Việt Nam

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Để chia ra các nhóm người dùng tin tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, có các tiêu chí được đánh giá để chia ra như:

- Chức năng và vai trò của công việc: Các nhóm người cần dùng đến TCVN có thể dựa trên các chức năng và nhiệm vụ của họ trong tổ chức để từ đó có các nhu cầu tin khác nhau

- Nhu cầu sử dụng tài liệu: Các nhóm người dùng cũng có thể được phân loại dựa trên nhu cầu cụ thể của họ đối với tài liệu Ví dụ, có thể có các nhóm như: người dùng cần truy cập vào tiêu chuẩn mới nhất, người dùng cần tìm kiếm thông tin về quy trình và quy định, và người dùng cần hỗ trợ về việc hiểu và áp dụng tiêu chuẩn

15

- Mức độ kỹ thuật và chuyên môn: Các nhóm người dùng cũng có thể được phân loại dựa trên mức độ kỹ thuật và chuyên môn của họ Ví dụ, có thể có các nhóm như: người dùng không chuyên về tiêu chuẩn, người dùng có chuyên môn trung bình, và người dùng chuyên sâu về tiêu chuẩn

Dựa vào các tiêu chí như vậy, em tạm thời chia các nhóm người dùng tin của Viện thành 6 nhóm chính:

1.3.2 Nhu cầu tin

Xã hội ngày càng phát triển, từ đó mà lượng thông tin sinh ra ngày càng nhiều Thông tin hiện nay được cập nhật từng phút, từng giây làm sao để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất Thông tin ngày hôm trước còn đang rất được quan tâm của mọi người nhưng chỉ ngày hôm sau có thể coi là nhạt nhẽo, không còn đáng được sự quan tâm nữa khi có sự xuất hiện của một sự kiện khác, một thông tin khác đáng để chú ý hơn Từ việc thông tin được xuất hiện nhanh chóng và nhiều như vậy mà các nhóm người dùng tin cũng có các nhu cầu khác nhau trong quá trình tìm kiếm, tra cứu thông tin

 Người tiêu dùng: TCVN bảo vệ người tiêu dùng bằng cách đảm bảo an toàn và chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ mà họ tiêu dùng hàng ngày [8]

 Doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần tuân thủ các TCVN để sản xuất các sản phẩm và cung cấp dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về an toàn, chất lượng và

 Nhà sản xuất và nhà cung ứng: Các nhà sản xuất và nhà cung ứng cần phải tuân thủ TCVN để đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của họ đáp ứng các yêu cầu về an toàn, chất lượng và hiệu suất

 Nhà nghiên cứu và phát triển: Các nhà nghiên cứu và phát triển sử dụng TCVN để định hình và thúc đẩy sự đổi mới trong các lĩnh vực như công nghệ, khoa học, y tế và môi trường [1]

 Chính phủ: Chính phủ sử dụng TCVN để định hình các chính sách công cộng, bảo vệ người tiêu dùng và môi trường, cũng như thúc đẩy phát triển kinh tế và công nghiệp

1.3.3 Mục đích sử dụng TCVN

- Bảo vệ người tiêu dùng: TCVN giúp đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng, từ đó bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của người tiêu dùng [4]

- Tạo điều kiện cạnh tranh công bằng: Khi có các tiêu chuẩn chung được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong một quốc gia, điều này tạo ra một môi trường cạnh tranh công bằng và đồng đều hơn, bảo vệ các doanh nghiệp nhỏ và tạo ra cơ hội cho họ để cạnh tranh với các đối thủ lớn hơn

- Tăng cường xuất khẩu: Các TCVN thường được công nhận quốc tế, điều này giúp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của các thị trường quốc tế, tăng cơ hội xuất khẩu và thúc đẩy phát triển kinh tế

17

- Cải thiện chất lượng: TCVN đặt ra các yêu cầu và hướng dẫn về quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến sản phẩm không đạt tiêu chuẩn

- Bảo vệ môi trường: Một số TCVN có thể bao gồm các yêu cầu về bảo vệ môi trường và tài nguyên tự nhiên, từ đó đóng góp vào việc bảo vệ môi trường và bảo vệ các loài động vật hoặc thực vật quý hiếm

- Thúc đẩy sáng tạo và phát triển công nghệ: Bằng cách đặt ra các yêu cầu và tiêu chuẩn mới, TCVN có thể thúc đẩy sự đổi mới và phát triển công nghệ mới, từ đó tạo ra cơ hội cho sự tiến bộ trong nhiều lĩnh vực khác nhau

TCVN đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn, chất lượng và hiệu suất của sản phẩm và dịch vụ, đồng thời cũng thúc đẩy sự cạnh tranh công bằng và phát triển bền vững trong nền kinh tế

1.4 Danh mục tài liệu có trong hồ sơ TCVN

1 Dự án, Hợp đồng xây dựng tiêu chuẩn 2 Bản gốc tiếng Anh

3 Tiêu chuẩn thay thế

4 Dự thảo tiêu chuẩn (Bản dịch, hiệu đính; BKT; HNCĐ) 5 Thuyết minh tiêu chuẩn

6 Danh sách cá nhân và cơ quan gửi lấy ý kiến và các bản góp ý kiến (lấy ý kiến rộng rãi trước HNCĐ, ý kiến ban kỹ thuật)

7 Bản tiếp thu ý kiến

8 Biên bản các hội nghị (Hội nghị BKT, Hội nghị chuyên đề )

9 Thẩm tra kinh tế kỹ thuật của phòng tiêu chuẩn/Thẩm tra dự thảo TCVN

18

10 Báo cáo quá trình biên soạn tiêu chuẩn

11 Công văn trình hồ sơ lên Viện TCCL của Ban kỹ thuật 12 Dự thảo Hội đồng thẩm định

13 Công văn trình Tổng cục TCĐLCL hồ sơ tiêu chuẩn (Tờ trình, Báo cáo thẩm tra pháp chế, Biên bản thẩm định)

14 Quyết định công bố 15 Bản gốc tiêu chuẩn

Tiểu kết chương I

Trong chương đầu tiên của khóa luận đã giới thiệu về Viện Tiêu Chuẩn Chất Lượng Việt Nam, một cơ quan quan trọng trong việc xây dựng và quản lý các tiêu chuẩn quốc gia Đồng thời, chương này cũng đã định nghĩa rõ ràng về tài liệu, tài liệu số và số hóa tài liệu Việc hiểu rõ các khái niệm này là nền tảng quan trọng cho các nghiên cứu và triển khai công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu Chuẩn Chất Lượng Việt Nam Những kiến thức cơ bản này sẽ giúp làm sáng tỏ các nội dung và phương pháp nghiên cứu trong các chương tiếp theo, hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

19

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM

2.1 Các yếu tố triển khai thực hiện số hóa tài liệu

2.1.1 Nguồn tài liệu TCVN số hóa trong cơ cấu vốn tài liệu của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Hiện nay, không chỉ riêng gì Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam mà tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phát sinh ngày càng nhiều các hồ sơ, tài liệu mỗi ngày Có thể kể đến các nguyên nhân như:

- Tăng số lượng công việc và hoạt động của cơ quan: Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thường phải xử lý nhiều công việc và hoạt động khác nhau, bao gồm việc lập kế hoạch, quản lý, thực hiện chính sách, và giải quyết các vấn đề xã hội, kinh tế và chính trị Điều này dẫn đến việc tạo ra và tích lũy nhiều tài liệu hơn theo thời gian

- Yêu cầu bảo tồn và lưu trữ thông tin: Cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước thường phải tuân thủ các quy định về bảo tồn và lưu trữ thông tin, bao gồm việc lưu trữ tài liệu lâu dài hoặc quản lý hồ sơ công cộng Điều này đòi hỏi họ phải duy trì và quản lý một lượng lớn tài liệu

- Thách thức của việc chuyển đổi số: Chuyển đổi số không còn quá xa lạ đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Đây là một yêu cầu rất quan trọng mà trong quá trình chuyển đổi số các cơ quan có thể tạo ra nhiều tài liệu mới để phản ánh các thông tin và dữ liệu từ các hệ thống giấy sang các hệ thống số

- Không đồng nhất trong quản lí thông tin: Trong một số trường hợp sự thiếu đồng nhất trong quản lí thông tin có thể dẫn đến việc tạo ra và duy trì nhiều tài liệu trùng lặp và không cần thiết

20

Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã chính thức bắt đầu một cuộc hành trình quan trọng và tiến hành công tác số hóa của mình từ năm 2017 Với tầm nhìn và cam kết tạo ra môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả hơn Hiện nay, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đang có 2 hệ thống tài liệu:

- Hệ thống CSDL về Hệ thống TCVN - Hồ sơ TCVN

Số liệu của hệ thống CSDL về Hệ thống TCVN: Đã được cập nhật, lưu trữ trên Cổng thông tin

1.1 Tổng số: 18.520 tiêu chuẩn: Trong đó: 13.696 còn hiệu lực 4.824 hết hiệu lực 1.2 Số lượng TCVN đã có file điện tử: 11.453/13.696 TCVN

Trong cơ sở hạ tầng số hóa, Viện đã triển khai các hệ thống và công nghệ tiên tiến như hệ thống quét tài liệu số, phần mềm OCR (Optical Character Recognition) và hệ thống quản lý tài liệu điện tử Những công nghệ này cho phép việc chuyển đổi các tài liệu từ dạng giấy sang dạng số trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên

2.1.3.1 Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị thực hiện số hóa

* Máy quét (Scaner) HP ScanJet Enterprise Flow 5000 s4 (L2755A)

Máy quét HP ScanJet Enterprise Flow 5000 s4 (L2755A) là một giải pháp quét hiệu quả và đa năng cho môi trường văn phòng và doanh nghiệp Với khả năng quét tốc độ cao và chất lượng hình ảnh sắc nét, máy quét này được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu số hóa tài liệu của các tổ chức với hiệu suất cao Đặc biệt, máy quét này đi kèm với nhiều tính năng tiên tiến như cảm biến siêu âm để phát hiện và tránh những trang giấy bị kẹt, cùng với tính năng loại bỏ trang trống tự động giúp tối ưu hóa quá trình quét

Thông số kỹ thuật của Máy quét (Scaner) HP ScanJet Enterprise Flow 5000 s4 (L2755A) như sau:

 Loại máy quét: Quét 2 mặt tự động, nạp giấy tự động (ADF 80 tờ)

 Khổ giấy scan tối đa: A4

22

 Tốc độ: 50 trang /phút

 Độ phân giải: 600dpi

 Công suất quét: 6000 trang/ngày

 Cổng kết nối: USB 2.0, USB 3.0

 Hệ điều hành hỗ trợ: Microsoft® Windows® 10, 8.1, 8, 7: 32-bit/64-bit

 Kích thước: 310 x 198 x 190 mm

 Trọng lượng: 3.8 kg * Các trang thiết bị khác:

- Địa điểm làm việc: Đây là địa điểm không thể thiết của cán bộ tại Viện Nơi tập trung các nguồn nhân lực cũng như trang thiết bị của Viện

- Máy photocopy: Máy photocopy cũng có thể được sử dụng để số hóa tài liệu bằng cách sao chụp tài liệu giấy và lưu chúng vào định dạng điện tử

- Máy Fax: Máy fax có thể được sử dụng để chuyển tài liệu giấy sang máy fax ở xa, sau đó nhận lại tài liệu ở dạng điện tử Một số máy fax cũng có tính năng quét để số hóa tài liệu trước khi gửi

- Máy tính: Đây là thiết bị vô cùng quan trọng trong số hóa tài liệu TCVN của Viện Nó giúp cho mọi hoạt động số hóa được tốt nhất và là nơi lưu trữ tài liệu số khi được số hóa

* Tác dụng của các thiết bị bao gồm:

- Lưu trữ dữ liệu: Số hóa tài liệu giúp lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm không gian lưu trữ so với tài liệu giấy

- Dễ dàng truy cập và chia sẻ: Tài liệu số hóa có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ qua email, mạng lưới nội bộ hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây

- Tích hợp và tự động hóa quy trình công việc: Dữ liệu số hóa có thể được tích hợp vào các hệ thống quản lý tài liệu hoặc quy trình công việc tự động hóa, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót

23

- Bảo vệ tài liệu: Số hóa tài liệu giúp bảo vệ chúng khỏi các nguy cơ như mất mát, hỏng hóc hoặc môi trường, bằng cách tạo bản sao lưu và lưu trữ trên nhiều phương tiện và vị trí

2.1.3.2 Phần mềm thực hiện số hóa

Hiện nay, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đang sử dụng phần mềm số hóa FPT.AI Reader thuộc Tập đoàn FPT FPT.AI Reader là phần mềm số hoá tài liệu được xây dựng trên nền tảng trí tuệ nhân tạo do các kỹ sư của FPT điều hành Phần mềm này được ứng dụng công nghệ Thị giác máy tính, công nghệ Xử lí ngôn ngữ tự nhiên, công nghệ Nhận dạng kí tự quang học OCR Do vậy khả năng nhận diện được các tài liệu rất tốt, có thể lên đến 98%

24

FPT.AI Reader được thiết kế để hỗ trợ người dùng tiện lợi trong việc quét và chuyển đổi các tài liệu giấy sang định dạng điện tử, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý và lưu trữ thông tin

Ứng dụng này có thể được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, văn phòng, nghiên cứu và công việc hàng ngày

2.2 Quy trình thực hiện công tác số hóa tài liệu TCVN

2.2.1 Yêu cầu phổ thông của quá trình thực hiện số hóa

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đặt ra quá trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ chỉ giản đơn có 5 bước là:

Bước 1 Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật [4] Bước 2 Chuẩn bị tài liệu Công việc bao gồm:

Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu Nếu việc số hóa các tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ [4]

Bước 3 Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata) Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm

Bước 5 Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lịch sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1 [4]

Hình 1 - Quá trình số hóa văn bản

26

Hình 2 - Qui trình số hóa Văn bản, 2D, 3D

Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã chứng minh mình là một tổ chức tiên phong trong việc áp dụng đúng quy trình và các bước về số hóa theo quyết định số 176/QĐ-VTLTNN Bằng việc thực hiện một loạt các biện pháp và hoạt động cụ thể, Viện đã đảm bảo rằng quá trình số hóa được thực hiện một cách chính xác

và hiệu quả

Đầu tiên, Viện đã tiến hành đánh giá và phân loại tài liệu theo quy trình quyết định, xác định rõ những tài liệu cần số hóa và ưu tiên theo đúng tầm quan trọng và mức độ ưu tiên Bước này giúp đảm bảo rằng quá trình số hóa được thực hiện theo một kế hoạch có cơ sở và có chiến lược

Tiếp theo, Viện đã triển khai các công cụ và công nghệ số hóa hiện đại để thực hiện việc chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang dạng số một cách nhanh chóng và chính xác Bằng cách này, Viện không chỉ tối ưu hóa thời gian và công sức mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu

Như vậy, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã thực hiện đúng quy trình và các bước về số hóa theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN, đồng thời chứng

27

minh được cam kết của mình đối với việc chuyển đổi sang môi trường làm việc số hóa và hiện đại

2.2.2 Thực hiện số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Trách nhiệm Quá trình thực hiện

- Bộ phận tiếp nhận Nhận tài liệu và vận chuyển về nơi chuẩn bị

- Bộ phận chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu - Trưởng phòng Thông tin và Phát

hành tiêu chuẩn - Bộ phận thực hiện

- Trưởng phòng Thông tin và Phát hành tiêu chuẩn

Sao lưu toàn bộ dữ liệu

- Trưởng phòng Thông tin và Phát Lập danh mục thống kê

- Trưởng phòng Thông tin và Phát hành tiêu chuẩn

- Bộ phận thực hiện

Lập hồ sơ việc số hoá

2.2.2.1 Giao nhận và vận chuyển tài liệu

Việc giao nhận cần phải tuân theo đủ các yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, cũng như cần sự có mặt của Bộ phận tiếp nhận và bên giao tài liệu Trong khi giao nhận cần phải lập biên bản, ghi đầy đủ các thông tin liên quan như: ngày giao nhận, người trực tiếp chịu trách nhiệm giao nhận, số lượng tài liệu và cần phải lập bản sao bảo hiểm về vấn đề giao nhận

Sau khi tiếp nhận tài liệu cần đóng góp cẩn thận tránh gây ra các tình trạng hư hỏng đến tài liệu được giao nhận và cần phải sắp xếp tài liệu lên giá/tủ bảo quản một cách ngăn nắp theo đúng quy định của Viện về việc sắp xếp tài liệu

29

2.2.2.2 Chuẩn bị tài liệu

a Người chuẩn bị tài liệu cần phải rất kỹ lưỡng trong vấn đề số hóa tài liệu Bắt buộc phải đếm từng tờ và ghi vào sổ xuất tài liệu, cần kiểm tra trật tự của tài liệu trong hồ sơ một cách cẩn thận không được để tình trạng lẫn lộn tài liệu sau khi số hóa

2.2.2.3 Thực hiện số hóa

a Nhận tài liệu

Người số hóa kiểm đếm số tờ tài liệu và tiêu chụp đặc biệt trong hồ sơ b Khởi động thiết bị

Kiểm tra nguồn điện, bật máy lưu điện, máy quét, máy tính

Tạo thư mục lưu trữ ảnh theo tên hồ sơ (gồm hai thư mục con: đen trắng và màu)

c Thực hiện số hóa và lưu ảnh

30

 Quét từng trang tài liệu theo chiều đứng, giữ nguyên thứ tự các tiêu chụp, không được làm lẫn lộn các trang gây ảnh hưởng tới quá trình số hóa cũng như chất lượng của tài liệu số hóa

 Với những dạng tài liệu có đặc điểm: mỏng, giòn, dễ rách cần sử dụng đến máy quét tĩnh để thực hiện số hóa Đối với các tài liệu có đặc điểm tốt, độ bền vật lí tốt cũng như chưa có ảnh hưởng gì tới tình trạng của tài liệu thì sử dụng máy quét cuộn

 Cài đặt chế độ quét ảnh với các thông số sau: ảnh để lập bản sao bảo hiểm chọn độ sâu màu bitonal (ảnh đen trắng), định dạng TIFF, độ phân giải 300dpi; màu 24 bit, JPEG, 150-200dpi

 Điều chỉnh độ tương phản, độ bóng chữ, màu sắc nếu cần thiết

 Sau khi đã thực hiện xong toàn bộ tài liệu của một hồ sơ, cần xuất file ảnh vào thư mục hồ sơ đã được tạo lập để tránh gây ra các tình trạng như: nhầm lẫn các file ảnh với nhau hoặc quên không lưu vào file  Với tài liệu có chữ và ảnh/chứng minh thư/báo, tạp chí, quét hai lần:

lần 1 rõ chữ, lần 2 rõ ảnh

 Với tài liệu hành chính lớn hơn A4 cần điều chỉnh các thông sau như: + Ảnh đen trắng: chia thành các phần A4, quét từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, gối lên nhau ít nhất 10 mm Số thứ tự ảnh theo thứ tự quét và đặc biệt phải quét 2 lần

+ Ảnh màu: sử dụng máy quét A3 để quét từng phần A3

Lưu ý: Ảnh sau khi được xuất và lưu vào các thư mục không được sửa chữa hoặc gây ảnh hưởng

2.2.2.4 Chuyển ảnh từ các máy chạm về máy chủ

Cuối ngày cần chuyển toàn bộ các thư mục từ máy quét vào máy chủ