tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu tại viện tiêu chuẩn chất lượng việt nam

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM Giảng viên hướng dẫn: N

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Bích Hạnh

Sinh viên thực hiện: Đinh Quang Huy

Mã sinh viên: 2005TTVA004

Lớp: Thông tin thư viện 20A

Hệ đào tạo: Đại học chính quy

Khóa học: 2020-2024

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Bộ môn Thông tin - Thư viện, Khoa Tin học - Ngoại ngữ, Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn em trong suốt 4 năm theo học, nghiên cứu và hoàn thành khóa luận

Em xin gửi lời cảm ơn đến tập thể các cán bộ tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện khóa luận

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Nguyễn Bích Hạnh, người đã tận tình hướng dẫn và đồng hành cùng em trong suốt quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên khóa luận của em vẫn còn nhiều thiếu sót Em rất mong được nhận sự góp ý đến từ các thầy cô và bạn bè để khóa luận có thể hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày… tháng… năm 2024

Sinh viên

Đinh Quang Huy

LỜI CAM ĐOAN

Đây là công trình nghiên cứu, khảo sát của cá nhân em, qua quan sát, tìm hiểu trong thời gian sinh viên thực tập Mọi nghiên cứu trong công trình đều chân thực, khách quan, dưới sự quan sát, học hỏi trong thời gian thực tập tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam mà em có được kết quả này

Sinh viên

Đinh Quang Huy

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Hình 2.1 Thiết kế Kho lưu trữ tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam Hình 2.2: Chú giải Thiết kế kho lưu trữ tại Viện Tiêu chuẩn Chất Lượng Việt Nam

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng biểu 2.1 Thống kê số lượng TCVN có bản điện tử

Bảng biểu 2.2 Thống kê tài liệu truyền thống và hiện đại từ năm 2017 cho tới 2020

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Vốn tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ tại Viện Tiêu Chuẩn Chất lượng Việt Nam

Biểu đồ 2.2: Số lượng TCVN đã có bản điện tử

Biểu đồ 3: Số lượng tài liệu truyền thông và tài liệu số hóa từ năm 2017 đến

2020

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 10

1 Lý do chọn đề tài 10

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu 11

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 14

4 Mục tiêu và nhiệm vụ khóa luận 14

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 15

6 Những đóng góp khóa luận 15

7 Bố cục khóa luận 15

NỘI DUNG 17

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 17

1.1 Khái quát về công tác bảo quản tài liệu 17

1.1.1 Khái niệm 17

1.1.2 Vai trò của bảo quản tài liệu 20

1.1.3 Ý nghĩa và mục đích của công tác bảo quản tài liệu 20

1.1.3.1 Ý nghĩa bảo quản tài liệu 20

1.1.3.2 Mục đích của bảo quản tài liệu 21

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản tài liệu trong thư viện 22

1.2 Các tiêu chí tổ chức công tác bảo quản tài liệu 24

1.2.1 Kho bảo quản 24

1.2.2 Trang thiết bị bảo quản 28

1.2.3 Tổ chức tài liệu trong kho 30

1.2.4 Biện pháp kỹ thuật thực hiện 32

1.2.5 Tu bổ, phục chế tài liệu 34

1.3 Khái quát về Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 34

1.3.1 Khái quát về Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 34

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ 36

1.3.3 Cơ sở vật chất 38

1.3.4 Đội ngũ nhân lực 39

Tiểu kết chương 1 41

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 43

2.1 Thực trạng vốn tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 43

2.1.1 Vốn tài liệu 43

2.1.1.1 Tài liệu truyền thống 44

2.1.1.2 Tài liệu hiện đại 45

2.1.2 Thực trạng vốn tài liệu 47

2.2 Nguyên nhân gây hư hại tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 49

2.2.1 Nguyên nhân chủ quan 49

2.2.2 Nguyên nhân khách quan 50

2.2.2.1 Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm 50

2.2.2.2 Sự lão hóa tài liệu 51

2.2.2.3 Một số nguyên nhân khách quan khác 51

2.3 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 52

2.3.1 Tổ chức kho 52

2.3.2 Trang thiết bị bảo quản 55

2.3.3 Đội ngũ nhân lực 56

2.3.4 Vốn tài liệu 57

2.3.5 Các biện pháp kỹ thuật 58

2.3.6 Công tác tu bổ, phục chế tài liệu 59

2.4 Đánh giá công tác bảo quản tài liệu tại viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 60

2.4.1 Ưu điểm 60

2.4.2 Nhược điểm 61

Tiểu kết chương 2 62

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 63

3.1 Phương hướng phát triển tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam 63

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu tại viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 65

3.2.1 Mở rộng hệ thống kho 65

3.2.2 Đầu tư trang thiết bị bảo quản 66

3.2.3 Đào tạo và nâng cao đội ngũ nhân lực chuyên trách 67

3.2.4 Tổ chức tài liệu trong kho theo chuẩn 69

3.2.5 Chuẩn hóa các biện pháp kỹ thuật 69

3.2.6 Tu bổ, phục chế và chuyển dạng tài liệu 70

3.3 Một số kiến nghị 70

Tiểu kết chương 3 71

KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

PHỤ LỤC 76

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất để cấu tạo thành thư viện, tài liệu là tài sản vô giá thể hiện sức mạnh và niềm tự hào của tất cả các thư viện Tài liệu là di sản văn hóa của mỗi quốc gia, tài liệu là thước đo trình

độ phát triển về mọi mặt của mỗi quốc gia

Bảo quản tài liệu trong thư viện là một vấn đề được các thư viện coi trọng

Đã có nhiều tài liệu của Đảng và Nhà nước đã đề cập đến vấn đề công tác bảo quản tài liệu trong thư viện như Luật Di sản văn hóa, Pháp lệnh thư viện, Luật thư viện, Danh mục trang thiết bị bảo quản, phục chế tài liệu thư viện, chế độ độc hại cho nhân viên thư viện… Hiện nay, để nhằm giảm tình trạng hư hại tài liệu, các thư viện đã và đang triển khai các công tác bảo quản tài liệu trở nên thường xuyên hơn Công tác bảo quản tài liệu ở nước ta được xây dựng một chính sách bảo quản hợp lý nhằm thúc đẩy việc xây dựng và phát triển bền vững Mọi khó khăn trong việc xây dựng và phát triển trong công tác bảo quản

mà hầu hết các thư viện đều gặp phải là vì một số nguyên nhân như là nguồn kinh phí chưa ổn định, đội ngũ thực hiện công tác bảo quản chưa được chuyên nghiệp, khí hậu Việt Nam nhiệt đới ẩm gió mùa… đã gây ảnh hưởng rất nhiều đến công tác bảo quản tài liệu trong thư viện

Để thực hiện tốt những giải pháp nhằm khắc phục hậu quả trên, các kho lưu trữ của các cơ quan đang tích cực tìm kiếm, nghiên cứu để có thể đưa ra một số quy định, chính sẽ nhằm cho việc bảo quản kho lưu trữ một cách tốt nhất

Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã và đang triển khai thực hiện các công tác bảo quản tài liệu nhằm duy trì và phát triển hoạt động của mình

Cơ quan đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ để có thể phục vụ đối tượng khách hàng bằng các dịch vụ và sản phẩm tốt nhất Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã xây dựng được kho lưu trữ vĩnh viễn tức là các tài liệu, hồ sơ được lưu trữ từ lúc thành lập cho tới nay, vì vậy Viện đã không ngừng cố gắng và phát triển đổi mới Tuy nhiên, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam cũng còn gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản và lưu trữ tài liệu tại việc, với nhiều vấn đề còn bất cập như tổ chức, bảo quản tài liệu, vấn đề kinh phí, đội ngũ nhân lực

chuyên trách… Vậy nên em xin lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác bảo

quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam” làm đề tài khóa luận

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

Hiện nay, khi tài liệu phát triển ngày càng lớn và đa dạng về loại hình, vấn

đề bảo bảo quản sẽ trở nên vô cùng phức tạp Việc bảo quản tài liệu là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan, đã có nhiều đề tài, bài viết đề cập đến nội dung này Một trong các công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề bảo quản tài liệu như:

- Giáo trình “Tổ chức và bảo quản tài liệu” của tác giả Kiều Văn Hốt và

Nguyễn Tiến Hiển đề cập đến nội dung tài liệu được bảo quản trong thư viện cũng như nghiên cứu bảo quản như môi trường bảo quản, nhà kho bảo quản, các yếu tố làm hư hỏng tài liệu, phương pháp, quy trình bảo quản được sử dụng nhằm mục đích bảo quản Các tài liệu khác nhau

- Đề tài nghiên cứu “Xây dựng và bảo tồn vốn tài liệu của các thư viện công cộng ở Việt Nam” của tác giả Lê Thị Tiến, tác giả đã đề cập đến thực trạng xây dựng và bảo quản tài liệu trong các thư viện công cộng, đồng thời

đề tài đề cập đến một số giải pháp tạo dựng và bảo quản tài liệu, liệt kê xác định các yếu tố gây hủy hoại tài liệu trong thư viện công cộng, hạn chế trong quản lý công tác bảo quản, biện pháp bảo quản tài liệu, đồng thời đề xuất

phương án quy hoạch bảo quản đảm bảo yêu cầu xây dựng và vận hành thư viện, xây dựng tiêu chuẩn bảo quản tài liệu, nâng cao chất lượng; phương pháp bảo quản tài liệu hiện đại

- Khóa luận tốt nghiệp “Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

nghe - nhìn tại trung tâm lưu trữ Quốc gia III”, của tác giả Phạm Thị Ngọc Anh

(2011) đã đề cập đến thực trạng về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và đưa ra các giải pháp nhằm xây dựng bảo quản tài liệu nghe - nhìn, cùng với đó khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn; Tìm hiểu các nguyên nhân gây hại tới các tài liệu; Những hạn chế trong công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ; Đề xuất các giải pháp lập kế hoạch nhằm nâng cao cũng như phát triển công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn

- Khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác bảo quản tài liệu tại viện thông

tin khoa học xã hội”, của tác giả Tống Thị Luận (2012) đã đề cập đến thực trạng

về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội; Tìm hiểu về các nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan dẫn đến gây hư hỏng tài liệu;

Đề ra các ưu điểm và nhược điểm trong công tác bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội; Đề ra các giải pháp nhằm tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác bảo quản tài liệu để đạt hiệu quả cao cho các phương pháp

- Khóa luận tốt nghiệp “Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin -

Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Trần Thị Thơm (2010) cũng

đã đề cập đến thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội; Các phương pháp đang thực hiện trong quá trình công tác bảo quản; Các yếu tố ảnh hưởng đến hư hại tài liệu; Đánh giá các ưu nhược điểm trong công tác bảo quản tài liệu, từ đó đề xuất các giải giáp nhằm nâng

cao chất lượng trong công tác bảo quản, xây dựng các quy chuẩn cũng như đảm bảo các yêu cầu trong công tác xây dựng và vận hành thư viện

Ngoài ra còn có một số bài báo nói về chủ đề “Bảo quản tài liệu” bao gồm: “Một số phương pháp bảo quản tài liệu trong các thư viện hiện nay”, tác giả Đinh Nhài (2023); “Giải pháp bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ lịch

sử” của tác giả Lâm Đức, được đăng trên cổng thông tin điện tử Báo Hòa Bình

(2023); “Bài viết những cách bảo vệ sách mùa nồm ẩm”, Tác giả Đức Huy,

được đăng trên Tạp chí Tri thức (2023)… Những bài báo này đã đề cập đến các biện pháp cũng như là hướng dẫn bạn đọc, người dùng tin các biện pháp để bảo

vệ, giữ gìn sách nói riêng và các tài liệu nói chung Nước Việt Nam ta nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới gió mùa ẩm nên không thể tránh việc thời tiết ảnh hưởng trực tiếp tới tài liệu Vì vậy chúng luôn có những biện pháp, giải pháp an toàn để có thể giữ gìn tài liệu, sách một hiệu quả nhất có thể

Qua những công trình nghiên cứu trên các tác giả đã đề cập đến các nội dung về công tác bảo quản trong hệ thống các thư viện nói chung, thư viện công cộng, thư viện các tỉnh… Các tác giả đã nêu được các nguyên nhân dẫn đến việc hư hại tài liệu để từ đó đề ra các phương pháp bảo quản tài liệu một cách tốt nhất tại các thư viện, cơ quan tổ chức… Từ đó đã cho ta thấy tầm vai trò quan trọng của tài liệu đối với đời sống xã hội đồng thời cho thấy được vai trò của công tác bảo quản tài liệu

Tuy nhiên, ở Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam cũng đã có rất nhiều bài nghiên cứu về công tác lưu trữ tài liệu, số hóa tài liệu, nhưng chưa có công trình nào đi tìm hiểu và nghiên cứu thực trạng về công tác bảo quản tài liệu tại

Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam Vì vậy “Tìm hiểu về công tác bảo quản

tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam” là rất cần thiết để thấy được

thực trạng công tác bảo quản tài liệu hiện giờ tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng

Việt Nam và từ đó đưa ra một số giải pháp có thể cần để nâng cao công tác bảo quản tài liệu một cách thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

4.2 Nhiệm vụ

- Tìm hiểu các vấn đề, cơ sở lý luận về công tác bảo vệ tài liệu

- Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Khóa luận vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, cùng các văn bản, quy định của Đảng và Nhà Nước về bảo quản tài liệu trong thư viện

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để phục vụ cho khóa luận, tác giả sử dụng các phương pháp:

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp thu thập tài liệu

- Phương pháp thống kê, quan sát hoạt động bảo quản tài liệu tại Viện

- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu

Chương 2 Công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Chương 3 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM

1.1 Khái quát về công tác bảo quản tài liệu

1.1.1 Khái niệm

Khái niệm về bảo quản tài liệu

Trong thư viện, định nghĩa về bảo quản tài liệu được xét ở nhiều phương diện và góc độ khác nhau, bảo quản tài liệu được coi là nghiệp vụ trong cơ quan thông tin thư viện, lưu trữ, theo tác giả Kiều Văn Hốt và Nguyễn Tiến Hiển

“Bảo quản tài liệu là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữ gìn tài liệu thư viện”[6], có quan điểm khác lại cho rằng bảo quản tài liệu là những chính sách về bảo quản trong thư viện

Theo Unesco, IFLA, các chuyên gia bảo quản ở Châu Âu, Mỹ, và Thư viện Quốc gia nước Úc cũng đã đề cập rằng rằng “Bảo quản tài liệu bao gồm cả hai hoạt động sửa chữa hoặc xử lý tài liệu hư hỏng và các hoạt động ngăn chặn hoặc trì hoãn tình trạng hư hỏng tài liệu (bảo quản dự phòng)”

Xét về nghĩa rộng, định nghĩa bảo quản còn có ý nghĩa rộng hơn, bao quát tất cả mọi vấn đề mật thiết đến công tác bảo quản và duy trì tài liệu, phục chế tài liệu bao gồm cả bảo tồn và lưu trữ Ví dụ, theo quan điểm của UNESCO thì

“Bảo quản tài liệu bao hàm bảo tồn tài liệu Bảo tồn tài liệu được xem như những hoạt động gồm các can thiệp về kỹ thuật nhằm đảm bảo ngăn chặn tối thiểu những thiệt hại nhiều hơn nữa đối với tài liệu gốc”, còn theo IFLA khẳng định “Trong khi bảo tồn tài liệu trực tiếp can thiệp vào cấu trúc vật lý làm giảm thiểu hoặc làm chậm lại hư hại của tài liệu thư viện thì bảo quản tài liệu bao

gồm cả hai hành động trực tiếp và gián tiếp”, vì vậy bảo quản tài liệu là khái niệm rộng hơn và bao gồm cả bảo tồn tài liệu

Theo Công văn số 111: Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước có nêu khái niệm về bảo quản tài liệu như sau: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.” [7] Từ đó ta có thể hiểu được tầm vai trò của tài liệu lớn như thế nào đối với đời sống xã hội Từ đấy, con người chúng ta cần tìm cách để sao cho có thể bảo quản, bảo tồn được lâu nhất bằng nhiều biện pháp khác nhau từ truyền thống cho tới hiện đại

Theo Luật Lưu trữ, được Quốc Hội ban hành năm 2011 có khái niệm về tài liệu rằng: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm: văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.”[10] và “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.” [10].Có thể thấy tầm vai trò quan trọng của tài liệu và giá trị của chúng đối với

xã hội, cần bảo toàn và bảo tồn

Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 11274:2015 có nêu “Bảo quản là tất cả các biện pháp, bao gồm cả quyết định tài chính và chiến lược, để duy trì tình trạng toàn vẹn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu hoặc các sưu tập”.[15]

Bảo quản là công tác coi giữ một sự vật, vật chất tránh khỏi bị hao hụt, mất mát Bảo tồn là hành động giữ gìn lại sự vật, vật chất không để mất đi Tài liệu

là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất đối với các thư viện, nên cần được bảo quản

Khái niệm bảo quản dự phòng

Theo TCVN 11274 “bảo quản dự phòng là công tác nhằm làm giảm thiểu, làm chậm tốc độ hư hỏng và ngăn chặn sự hủy hoại toàn bộ sưu tập”.[15] Bảo quản dự phòng là nghiệp vụ đầu tiên trong hoạt động công tác bảo quản tài liệu nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ tài liệu Các công việc nhằm phục

vụ cho công tác bảo quản tài liệu bao gồm: khử trùng tài liệu trước khi nhập kho lưu trữ và phục vụ bạn đọc, chống ẩm, chống các vi sinh vật tấn công và gây hại, sắp xếp và bố trí kho lưu trữ một cách hợp lý, sắp xếp tài liệu lên giá,

kệ sách… các công việc này khi được thực hiện tốt sẽ góp phần là bước tiến trong việc xây dụng và phát triển trong công tác bảo quản cho thư viện

Bảo quản phục chế

Theo thư viện Quốc gia Úc “Bảo quản phục chế là việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu bằng cách làm ổn định hoặc sửa chữa khi vốn tài liệu bị hư hỏng” bảo quản phục chế là các hoạt động kỹ thuật xử lý tài liệu bị hư hại nặng hoặc

sử dụng biện pháp chuyển dạng tài liệu bằng cách chụp vi phim, số hóa tài liệu… cần đảm bảo các quy trình xử lý một cách chuyên nghiệp

Bảo quản phục chế được coi là một hoạt động đòi hỏi có tính chuyên môn cao, khôi phục trạng thái ban đầu của tài liệu và làm tăng tính thẩm mỹ một cách tối đa Bảo quản phục chế bao gồm các nghiệp vụ như đóng bìa, đóng gáy, chế tác hộp bảo quản tài liệu, đóng vá bìa, làm phẳng, xử lý tài liệu bị ẩm mốc,

vi sinh vật tấn công, dính chất hóa học, tài liệu cũ lâu dài không thể khôi phục

về trạng thái ban đầu…

1.1.2 Vai trò của bảo quản tài liệu

Ngoài các nghiệp vụ giống như xử lí tài liệu bao gồm sắp xếp, phân loại tài liệu… Xây dựng và phát triển vốn tài liệu thì vai trò của bảo quản tài liệu cũng vô cùng to lớn Vì hiện nay công tác bảo quản tài liệu và đặc biệt là công tác bảo quản sách ở thư viện đang đứng ở một vị trí được chú ý tới Khi tài liệu

có vai trò quan trọng tới đời sống thì việc bảo quản các tài liệu đó càng quan trọng hơn và họ sẽ nghĩ bằng mọi cách để có thể giữ gìn và bảo quản tài liệu một cách lâu dài

Để có thể phục vụ người dùng tin một cách tốt nhất và hiệu quả nhất thì việc xây dựng và phát triển tài liệu một cách đúng hướng ra thì trong khâu bảo quản tài liệu cần biết công tác làm duy trì được tài liệu và làm tăng giá trị của tài liệu đó Vốn tài liệu trong thư viện được tổ chức khai thác, đáp ứng nhu cầu

về tài liệu cho người dùng tin Vì thế lưu trữ lâu dài có thể khiến cho tài liệu có thể bị hư hỏng, rách nát cho nên tài liệu cần được bảo quản lâu dài vì tài liệu nói chung và sách nói riêng chính là kho tàng tri thức của nhân loại, là tài sản văn hóa của nhân loại Khi đáp ứng kịp thời nhu cầu người dùng, khách hàng, cán bộ sẽ tạo được niềm tin, độ uy tín cao cho kho lưu trữ ấy

Như vậy, ta có thể thấy được vai trò vô cùng quan trọng của bảo quản tài liệu lớn đến mức nào đối với đời sống xã hội, nhất là ở các cơ quan, tổ chức, thư viện nói chung và tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam nói riêng

1.1.3 Ý nghĩa và mục đích của công tác bảo quản tài liệu

1.1.3.1 Ý nghĩa bảo quản tài liệu

Bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với các thư viện và cơ quan lưu trữ, nó là vấn đề cần được các cơ quan nêu cao tầm quan trọng trong

công tác bảo quản:

- Bảo quản tài liệu được thực hiện nhằm giữ gìn di sản văn hoá thành văn của quốc gia

- Bảo toàn nguồn lực thông tin, tạo khả năng thoả mãn nhu cầu người đọc, nâng cao chất lượng phục vụ người đọc

- Tiết kiệm ngân sách

- Bảo quản giúp tăng tuổi thọ của tài liệu, duy trì lâu dài

1.1.3.2 Mục đích của bảo quản tài liệu

Bảo quản vốn tài liệu là đóng vai trò quan trọng trong quy trình xử lý tài liệu của các cơ quan thông tin - thư viện Bảo quản tài liệu bao gồm các chính sách, quy định, nội quy và hoạt động thực tiễn nhằm lưu trữ và bảo vệ tài liệu của thư viện tránh bị làm hư hỏng và gây thiệt hại tài liệu Đồng thời, công tác bảo quản bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề

ra với mục đích kéo dài tuổi thọ và lưu trữ tài liệu lâu dài Cùng với tiềm lực về trang thiết bị kỹ thuật, nguồn lực thông tin, con người… bảo quản vốn tài liệu

có một ý nghĩa quan trọng là nhằm giữ gìn di sản văn hoá nhân loại và của mỗi dân tộc, chất lượng phục vụ bạn đọc được nâng cao, tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước Vì vậy, mà công tác bảo quản cũng đóng góp một phần không nhỏ trong việc xây dựng và phát triển, nâng cao chất lượng và uy tín trong các hoạt động của thư viện Nếu công tác bảo quản được triển khai thực hiện tốt, tài liệu

sẽ có tuổi thọ lâu, tăng giá trị của tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn ở trạng thái tốt, sẵn sàng phục vụ, vòng quay sử dụng tài liệu sẽ tăng cao

Như chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của tài liệu cũng như công tác bảo quản tài liệu ở mỗi cơ quan, tổ chức, thư viện Tuy nhiên những tài liệu này đều không thể tránh khỏi ra những nguyên nhân xâm hại từ nguyên nhân chủ quan cho tới nguyên nhân khách quan làm cho tài liệu dễ dàng hư hại Từ đó

cần xem xét và nghiên cứu rồi đưa ra các biện pháp nhằm ngăn chặn các nguyên nhân trên để tránh làm hư hỏng nặng nề hơn

Vì thế, việc công tác bảo quản tài liệu không chỉ là người làm công tác nghiệp vụ mà cả chính người dùng tin Ai cũng có một phần trách nhiệm trong việc bảo quản tài liệu và khi bảo quản tài liệu đúng cách ta sẽ có được những lợi ích như là: Luôn giữ tài liệu trong trạng thái mới nhất làm cho vừa có tính thẩm mỹ vừa làm cho người đọc dễ dùng và cảm thấy thoải mái nhất; Luôn giữ sức khỏe cho cán bộ hay người dùng tránh bị những con vi khuẩn, công trùng bám dính trên tài liệu khi tiếp xúc; Ngoài ra, việc bảo quản sẽ giúp đỡ một phần nhiều trong việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu trở lên dễ dàng hơn

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản tài liệu trong thư viện

- Chính sách bảo quản tài liệu: Chính sách bảo quản tài liệu là một trong

yếu tố tất yếu giúp cho công tác bảo quản tài liệu diễn ra ổn định và bền vững Việc xây dựng chính sách bảo quản tài liệu là quá trình thu thập, xác định các yêu cầu cần thiết đối với việc bảo quản các tài liệu Ngoài ra, việc xây dựng chính sách bảo quản tài liệu nhằm xác định nguồn kinh phí, quy mô hoạt động cho phép cơ quan đó xây dựng chương trình bảo quản tài liệu cho cả hiện tại và

cả trong tương lai

- Nguồn nhân lực bảo quản: Đội ngũ nhân lực tham gia vào công tác bảo

quản tài liệu cần phải nâng cao ý thức trách nhiệm trong công tác bảo quản, đội ngũ nhân lực cần phải được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, đặc biệt hiểu được nhiệm vụ của mình trong công tác giữ gìn di sản văn hóa thành văn của nhân loại, của quốc gia

- Cơ sở vật chất bảo quản và phục chế: Các thư viện, tổ chức – thông tin

cần trang bị cho trụ sở và kho tài liệu các trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết

nhằm giúp tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi thọ, vì vậy trụ sở thư viện cần được xây dựng và bố trí hợp lý, phù hợp với chức năng của thư viện;

Thiết bị bảo quản dự phòng là công cụ hỗ trợ giúp thư viện tạo ra môi trường kho lưu trữ nhằm bảo quản tài liệu trở nên tốt hơn, nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu Các thiết bị chuyên dụng cho việc bảo quản dự phòng như các thiết bị máy điều hòa, quạt thông gió, ánh sáng… Ngoài ra, các thiết bị bảo quản cần đạt các tiêu chí và yêu theo Công văn số 111/NVĐP về “Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước và Thông tư số 09/2007/TT-BNV về hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng đảm bảo các yêu cầu về địa điểm xây kho, quy mô kho, hướng dẫn nhà kho… của Bộ Nội vụ

Thiết bị bảo quản phục chế trong thư viện cần có 3 dạng thết bị gồm thiết

bị sử dụng trong việc sửa chữa phục chế tài liệu dạng giấy, thiết bị chuyển dạng nội dung tài liệu truyền thống sang dạng tài liệu hiện đại bao gồm vi phim, vi phiếu và thiết bị số hóa tài liệu

Kinh phí bảo quản và phục chế tài liệu cần được lưu ý khi đây là yếu tố quan trọng quyết định trong công tác bảo quản tài liệu của thư viện Khi được đảm bảo về kinh phí thì việc xây dựng và phát triển diễn ra ổn định, thường xuyên không bị gián đoạn

Kỹ thuật bảo quản dự phòng và phục chế: Bảo quản dự phòng tài liệu đưa vào sửa chữa cần phải tuân thủ theo đúng quy trình từ khử trùng trước khi sửa chữa đến sửa chữa và hoàn thiện; kỹ thuật bảo quản phục chế cần được thực hiện bằng các công cụ chuyên dụng và được tiến hành thường xuyên và kịp thời

Các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản tài liệu trong thư viện bao gồm là các vấn đề liên quan tới chính sách bảo quản tài liệu, nguồn lực bảo quản tài liệu, cơ sở vật chất và kinh phí, các kỹ thuật bảo quản dự phòng và phục chế Cho nên các thư viện cần nắm rõ các yếu tố ảnh hưởng trong quá trình bảo quản

tài liệu trong thư viện, từ đó có thể đưa ra một số giải pháp khắc phục những khó khăn từ các yếu tố mà thư viện đang vướng mắc Điều này góp phần nâng cao chất lượng, xây dựng và phát triển trong bảo quản tài liệu thư viện và ngăn chặn hư hỏng tài liệu và kéo dài tuổi thọ tài liệu giúp thư viện hoàn thành chức năng nhiệm vụ của mình

1.2 Các tiêu chí tổ chức công tác bảo quản tài liệu

Theo lĩnh vực thực hiện công tác bảo quản tài liệu thư viện cũng thực hiện theo Công văn số 111 của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1995 về việc “Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ”, bảo quản tài lieu lưu trữ bao gồm:

1.2.1 Kho bảo quản

Kho tài liệu là nơi lưu trữ và bảo quản các tài liệu truyền thống một cách tốt nhất Nơi đây được trang bị cơ sở vật chất để bảo quản một cách tuyệt đối chống hư hỏng Kho tài liệu thường là những nơi rộng rãi có thể chứa nhiều tài liệu cùng một lúc

Kho tài liệu cần một nơi khô ráo, có môi trường sạch sẽ… Các điều kiện của một kho lưu trữ hoàn chỉnh đểu được nêu trong “Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước Khi một kho lưu trữ đã đạt thỏa mãn điều kiện sau thì rất thuận lợi trong việc công tác bảo quản tài liệu trở lên dễ dàng hơn

Địa điểm xây kho

Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau:

Địa điểm xây dựng kho phải là ở một nơi khô ráo

Địa điểm xây kho cần có môi trường không khí trong sạch

Ngoài ra địa chất công trình cũng cần phải ổn định, có sức chịu đựng trọng tải cao

Vị trí xây dựng kho cần có hướng đi thuận lợi cho hệ thống giao thông vận tải, an ninh, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

Quy mô kho

Để nhận định được tổng diện tích kho lưu trữ cần xây dựng, ta phải xác định được tổng số lượng tài liệu hiện đang có và lập kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu khác vào kho trong tương lai khoảng 15 đến 20 năm sau

Ngoài ra, cần có nhiều phòng kho khác nhau để Kho lưu trữ thuận lợi cho việc đáp ứng các biện pháp bảo quản và các yêu cầu của nhiều loại hình tài liệu khác nhau

ở tầng dưới, còn các phòng kho bảo quản lưu trữ nên để ở tầng trên Chính vì vậy hệ thống kho thường được các thư viện bố trí ở tầng thấp để thuận lợi cho công tác bảo quản được thuận lợi và hiệu quả

Hướng kho lưu trữ nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam Hướng kho cũng là một yếu tố tác động với công tác bảo quản vì thực tiễn điều kiện khí hậu nước ta là nước có khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, kho tài liệu cần tránh ánh sáng trực tiếp từ môi trường bên ngoài để tài liệu được bảo quản tốt nhất

Diện tích các phòng kho

Diện tích kho lưu trữ bao gồm các diện tích như sau: diện tích chứa các trang bị cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu, diện tích các lối đi lại như là: lối đi giữa các hàng giá kệ, lối đi chính trong kho cần được bố trí hợp lý theo đúng chuẩn chung để công tác bảo quản được triển khai hiệu quả

Lối đi

Lối đi giữa các giá kệ là 70cm - 80cm, lối đi đầu giá là 40cm – 60cm, lối

đi chính trong kho lưu trữ 1m20-1m50 Căn cứ vào các tiêu chuẩn chung để các thư viện bố trí lối đi trong kho phù hợp để thực hiện công tác bảo quản được thuận lợi

Lối đi trong kho phải bảo đảm rộng rãi, dễ di chuyển thuận lợi phục vụ cho công tác thực hiện nghiệp vụ và vận chuyển, lưu thông tài liệu

Ngoài ra, hệ thống lối đi bên ngoài cũng phải thuận lợi cho xe cứu hỏa

có thể dễ dàng, tiếp cận đi lại được tới vị trí xảy ra cháy nổ, hỏa hoạn

Cửa kho lưu trữ cần phải lắp đặt chắc chắn, có hệ thống khóa tốt

Cánh cửa kho cần phải lắp đặt theo chiều mở cánh từ trong ra ngoài

Hệ thống cửa sổ của kho phải luôn bảo đảm bảo đã trang bị các hệ thống chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho

Lưu ý: Không cần trang bị quá nhiều cửa sổ Tránh việc ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu

Chiều cao kho

Các kho lưu trữ xây dựng cao cao 2 mét 80, tính từ sàn kho cho đến sàn tầng trên để đảm bảo cho hệ thống kho được thông thoáng

Tải trọng sàn kho

Kho lưu trữ cần có tải trọng là từ 850 đến 1000 kg/m2

Kho dùng giá com-pắc có tải trọng: 1.200 kg/m2

Hệ thống điện trong kho

Kho lưu trữ cần phải lắp đặt 2 hệ thống điện riêng biệt bao gồm hệ thống điện làm việc bên trong kho và hệ thống điện bảo vệ bên ngoài kho Cần trang

bị hệ thống cầu dao chung cho toàn kho và lắp đặt các cầu dao riêng cho từng mỗi phòng làm việc tránh ảnh hưởng tới các phòng khác Đèn chiếu sáng trong kho thường được dùng trong hộp nhựa để tránh ánh sáng trực tiếp chiếu vào tài liệu Mỗi bóng có một công tắc riêng Trang bị các ổ cắm điện để đảm bảo làm việc cho các thiết bị

Hệ thống nước của kho

Không chỉ lắp đặt hệ thống nước phục vụ mục đích sinh hoạt, kho cần phải trang bị các hệ thống cấp nước phục vụ cho công tác phòng ngừa hỏa hoạn kịp thời

Hệ thống thoát nước phải đảm bảo thoát nước nhanh và cả cả trên mái và trên tường để đảm bảo kho luôn được khô ráo, thông thoáng

Chế độ nhiệt độ - độ ẩm

Kho lưu trữ tài liệu giấy cần duy trì bảo đảm nhiệt độ và độ ẩm trong 24 giờ như sau:

Nhiệt độ phù hợp đối với kho tài liệu, để đảm bảo cho tài liệu được tốt nhất từ 18 đến 22 độ

Độ ẩm phù hợp đối với kho tài liệu từ 45 - 55%

Chế độ ánh sáng

Hạn chế tối đa các tài liệu bị các nguồn ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp, điều này rất dễ làm hư hại tài liệu Các cửa số cần lắp đặt rèm, màn với mục đích ngăn ngừa ánh sáng từ ngoài vào trong kho Bên trong kho chủ yếu sử dụng ánh sáng nhân tạo từ là đèn điện được lắp đặt trong kho và nên chỉ dùng đèn vào những lúc cần thiết và không nên bật đèn điện thường xuyên trong kho, để tránh việc tài liệu tiếp xúc trực tiếp ánh sáng quá lâu và tiết kiệm điện

Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là từ 15 đến 25 lux

1.2.2 Trang thiết bị bảo quản

Trang thiết bị bảo quản tài liệu bao gồm các giá sách, giá đỡ, tủ kính, tủ

kệ, xe kéo vận chuyển, các thùng chứa… Kho lưu trữ cần có các dụng cụ để đo nhiệt độ - độ ẩm, một cái để trong kho và một cái để ngoài kho giúp cung cấp các số liệu để so sánh nhiệt độ trong kho và ngoài kho Ngoài ra còn có một số trang bị khác nhằm đạt điều kiện thuận lợi nhất trong việc bảo quản tài liệu như

hệ thống phòng tránh chữa cháy, nhiệt kế phòng, camera an ninh… Những trang

thiết bị trên nhằm phục vụ trong công tác bảo quản tài liệu trở lên dễ dàng và thuận tiện hơn Các trang thiết bị cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Phương tiện bảo quản

Phương tiện thường xuyên được đưa vào kho lưu trữ với mục đích phục

vụ cho công tác bảo quản chủ yếu bao gồm: hộp đựng, giá sách kệ sách để bảo quản tài liệu Tuy nhiên, các hộp và giá kệ cần đảm bảo theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định và ban hành

Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá compact Vì giá có nhiều điểm mạnh riêng

Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm

Các kho lưu trữ cần được trang bị bộ dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm tại trung tâm kho để theo dõi nhiệt độ và độ ẩm của kho luôn luôn được duy trì ổn định

Cần trang bị một bộ dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm ở bên ngoài kho để có thể dễ dàng nhận biết và so sánh thời tiết trong và ngoài kho Từ đấy dễ dàng căn chỉnh nhiệt độ bằng các trang thiết bị đã được trang bị

Thường xuyên kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo trên Cần phải kiểm định các dụng cụ đo để có độ chính xác cao

Quạt thông gió

Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn trong tường có tác dụng làm tăng tốc độ gió trong phòng tạo một môi trường kho thoáng mát, không gây bí bách

Số lượng của quạt thông gió được trang bị cho kho còn phải phụ thuộc vào diện tích cũng như yêu cầu và chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức, thư viện

Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí

Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí cũng một phần phụ thuộc vào các điều kiện như là diện tích, độ kín của kho… Nhằm duy trì nhiệt độ và độ ẩm để bảo quản tài liệu một cách dễ dàng.

Trang bị các loại máy và các thiết bị khác đi kèm đầy đủ để luôn đảm bảo các máy có thể hoạt động liên tục cả ngày để công tác bảo quản được diễn ra thuận lợi không bị gián đoạn

Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu

Trong kho lưu trữ cần trang bị đầy đủ các dụng cụ vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho và các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác như chổi, mo hót rác, chổi lau nhà, chổi quét mạng nhện theo đúng quy định về bảo quản kho lưu trữ để luôn giữ cho kho một môi trường sạch sẽ, thoáng mát

1.2.3 Tổ chức tài liệu trong kho

Tổ chức tài liệu trong kho thực hiện các nghiệp vụ bao gồm là: Xử lí tài liệu trước khi nhập kho, sắp xếp tài liệu lên giá, thiết lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho Các công việc này ngoài giúp cán bộ thực hiện công tác quản lí tài liệu dễ dàng mà còn giúp thực hiện công tác bảo quản tài liệu trở lên hiệu quả

Xử lý tài liệu trước khi nhập kho

Tài liệu trước khi nhập vào kho lưu trữ cần phải được kiểm tra từ số lượng cho tới nội dung so với bản thống kê, các tài liệu cần được khử khuẩn sát trùng

ngoài để vệ sinh giúp tài liệu trở lên sạch sẽ hơn thì còn giúp người dùng tin về việc an toàn sức khỏe Khi các tài liệu chuẩn bị đưa lên giá kệ nhằm lưu trữ và bảo quản thì các tài liệu cần phải được cho vào hộp và đánh số thứ tự cùng với

đó, bên cạnh những số thứ tự ta cần ghi rõ ra các thông tin trong hộp sẽ chứa đựng những tài liệu nào để phục vụ trong công tác tìm kiếm và tra cứu Ngoài

ra những tài liệu mà chưa có hộp chứa ta có thể dùng dây bọc và dùng bao bó bên ngoài đều được Việc làm này giúp việc bảo quản tài liệu trở lên lâu dài

Xếp tài liệu lên giá

Tài liệu trong kho sẽ được sắp xếp một cách có trình tự, có logic để dễ dàng thuận lợi cho việc tìm kiếm Tài liệu sẽ được sắp xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới Tài liệu có cùng một chủ đề sẽ được sắp xếp riêng biệt một khu vực thuận tiện cho việc tìm kiếm tiết kiệm thời gian hơn, nhanh chóng đáp ứng kịp thời cho người dùng tin

Lập sơ đồ giá trong kho

Việc thiết lập hồ sơ giá trong kho để giúp vừa bảo quản tài liệu vừa giúp quản lí tài liệu vừa tìm kiếm và tra cứu trở nên dễ dàng Các kho lưu trữ cần thiết lập hồ sơ để dễ bảo quản tài liệu trong kho để nắm rõ các vị trí từng loại tài liệu theo chủ đề, theo tác giả…

Đưa tài liệu ra sử dụng

Việc đưa các tài liệu ra khai thác, sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau của người dùng tin cần phải kiểm tra kĩ chất lượng cũng như thể trạng của tài liệu Trong trường hợp tài liệu đó quý hiếm; đang có thể trạng không tốt dễ gây

hư hỏng nặng thì cần đưa ra bản sao hợp pháp thay vì sử dụng trực tiếp bản gốc

Kiểm tra tài liệu trong kho

Việc kiểm tra tài liệu còn giúp người quản lí nắm bắt được số lượng tài liệu trong kho là bao nhiêu, số lượng các tài liệu được nhập vào trong năm đó,

số lượng các tài liệu bị hư hỏng nặng, mất hoặc thiếu Tất cả các cái trên đều được ghi thành văn bản và khi phát hiện tài liệu hư hỏng kịp thời ta có thể tu bổ phục chế tài liệu

1.2.4 Biện pháp kỹ thuật thực hiện

Cần bảo quản tài liệu một cách tốt nhất, bảo tồn một cách lâu dài ta cần các biện pháp kĩ thuật Các biện pháp kĩ thuật này giúp làm chống lại các nguyên nhân khách quan Vậy các biện pháp kĩ thuật ý bao gồm: chống ẩm, chống chuột, chống mối mọt, nấm, chống hỏa hoạn…Vậy nên chúng ta cần đưa các biện pháp tránh chúng xâm phạm vào và gây hư hại tài liệu Trang bị các trang thiết bị cần thiết, đề cao các giải pháp và ngoài ra cần vệ sinh kho thật sạch sẽ

Có thể sử dụng gói chống ẩm đã được kiểm duyệt để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu Sau 3 tháng phải lấy gói chống ẩm ra và sấy khô ở nhiệt độ 130ºC trong vòng 6 giờ đồng hồ rồi dùng lại

Dùng các loại máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục cả ngày

và đêm

Chống nấm mốc

Để ngăn chặn nấm mốc tấn công, cần phải tiến hành lau chùi vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và không gian kho lưu trữ một cách thường xuyên Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ và độ ẩm phù hợp cho môi trường bảo quản tài liệu

Khi phát hiện thấy nấm mốc tấn công tài liệu, phải tách ngay khối tài liệu

đó ra xa các tài liệu lân cận khác tránh lây lan sang các tài liệu và tiến hành các biện pháp xử lí tài liệu bị nấm mốc tấn công và thực chống nấm mốc

Hạn chế sử dụng các hóa chất để diệt nấm mốc trực tiếp vào tài liệu, mà các thư viện cần thực hiện các phương pháp như là phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu trên giá Khi tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi được vệ sinh sạch sẽ, tài liệu sẽ được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm Khi sử dụng hóa chất cần phải sử dụng đúng

loại hóa chất đã được qua kiểm duyệt an toàn đối với tài liệu

Chống côn trùng

Để tránh côn trùng xâm nhập vào trong kho cần phải áp dụng các biện pháp ngăn chặn; tiến hành vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và không gian kho lưu trữ một cách thường xuyên; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho

Khử trùng thường dùng phương pháp xông khí chuyên dụng để bảo quản tài liệu

Các hóa chất khử trùng cho tài liệu là các hóa chất đã được qua kiểm duyệt an toàn và được cho phép sử dụng theo đúng quy định

Chống mối

Việc phòng chống mối cần phải được lên kế hoạch và tiến hành ngay khi bắt đầu xây dựng kho lưu trữ Khi phát hiện mối mọt trong kho, cần phải tiến

hành khoanh vùng có mối mọt và nhanh chóng áp dụng các biện pháp xử lý kịp thời để tránh lây lan ra toàn kho

Chống chuột

Cần hạn chế đến khả năng xâm nhập của chuột vào trong kho Việc đầu tiên cần lưu ý là: Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu để tránh chuột xâm nhập vào

Để diệt chuột, ta có thể sử dụng các biện pháp thường dùng như là: bẫy hoặc bả Các loại hóa chất chứa trong bả cần phải sử dụng đúng cách theo hướng dẫn của cơ quan chuyên môn

1.3 Khái quát về Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

1.3.1 Khái quát về Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, một tổ chức được tài trợ công dành cho các tiến bộ khoa học và công nghệ, hoạt động thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Viện này có nhiều mặt, bao gồm các vai trò trong quản trị nhà nước, nỗ lực nghiên cứu, chương trình đào tạo cho nhân viên, cũng như thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa Hơn nữa, nó tập trung vào các tiêu chuẩn kỹ thuật, đánh giá chất lượng, tiêu

chuẩn hóa mã vạch và trao giải thưởng chất lượng quốc gia Được biết đến trên toàn cầu với tên gọi Viện Tiêu chuẩn và Chất lượng Việt Nam (VSQI), tổ chức này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì các tiêu chuẩn và đảm bảo chất lượng trong các lĩnh vực khác nhau

Theo Quyết định số 150/QD được ban hành ngày 20 tháng 5 năm 1983 bởi Ủy ban Khoa học và Công nghệ Nhà nước, hiện nay là Bộ Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng, nay được công nhận là Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, được chính thức thành lập thông qua việc hợp nhất năm phòng kỹ thuật ban đầu hoạt động dưới sự bảo trợ của Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam Trong ba thập kỷ qua, các nỗ lực tiêu chuẩn hóa và đảm bảo chất lượng đã phát triển mạnh mẽ, do đó đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả giám sát của Nhà nước trong các lĩnh vực liên quan đến sản xuất, thương mại, nhập khẩu, xuất khẩu, cũng như đảm bảo phù hợp kịp thời với các yêu cầu của tiến bộ kinh tế xã hội, bảo vệ lợi ích quốc gia, đồng thời tuân thủ các cơ chế quản trị kinh tế mới của Đảng và Nhà nước và phù hợp với sự thịnh hành các quy tắc và công ước quốc tế

Kể từ khi thành lập, bắt đầu từ ngày 20 tháng 5 năm 1983, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng đã được công nhận là một tổ chức quan trọng trong lĩnh vực tiêu chuẩn và quy định Tuy nhiên, điều đáng chú ý là nguồn gốc của các

nỗ lực tiêu chuẩn hóa có thể bắt nguồn từ đầu năm 1962 khi nó được khái niệm hóa như một thực thể chuyên biệt phục vụ mục tiêu bao quát là tăng cường quản

lý Nhà nước thông qua các thực hành tiêu chuẩn hóa Một cột mốc quan trọng trong hành trình này xảy ra vào ngày 31 tháng 12 năm 1970, khi Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước, theo Quyết định số 298/KHKT/QD, đảm nhận nhiệm

vụ phân chia Viện Đo lường và Tiêu chuẩn thành hai thực thể riêng biệt, đó là Viện Đo lường và Viện Tiêu chuẩn Động thái chiến lược này nhằm mục đích

hợp lý hóa các hoạt động và đảm bảo cách tiếp cận tập trung hơn đối với các lĩnh vực chuyên môn tương ứng của họ Do đó, Viện đã tích cực tham gia vận động cho việc công nhận ngày 31 tháng 12 năm 1970, là ngày thành lập chính thức của Viện, biểu thị một thời điểm quan trọng trong quá trình phát triển và lịch sử thể chế của Viện

2 Việc thăm dò tập trung vào các hướng nghiên cứu, mục tiêu, chiến lược, hoạt động và nghị quyết nhằm thúc đẩy công nghệ trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy định kỹ thuật, chất lượng, nhận dạng mã vạch và công nhận chất lượng quốc gia

3 Tham gia vào việc xây dựng các chiến lược và kế hoạch thiết lập các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế; cũng như thiết kế và xây dựng các kế hoạch và phát triển các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia

4 Việc phối hợp và giám sát việc xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn cơ bản là nhiệm vụ quan trọng; giám sát việc tạo ra các tiêu chuẩn quốc tế và khu vực sơ bộ theo quy định của pháp luật; đề nghị thành lập và giám sát hoạt động của Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia

5 Trách nhiệm phối hợp xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia theo chỉ đạo của Tổng cục trưởng; tham gia xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia ban đầu, xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia do các bộ, cơ quan ban ngành, cơ quan chính

phủ đưa ra; đóng góp vào các tiêu chuẩn kỹ thuật do chính quyền địa phương

đề xuất

6 Tham gia đánh giá các tiêu chuẩn quốc gia sơ bộ và quy chuẩn kỹ thuật

ở cấp quốc gia do các bộ, cơ quan cấp bộ và cơ quan chính phủ phát triển

7 Cung cấp hướng dẫn và tư vấn cho các tổ chức, cá nhân trong việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn và quy định kỹ thuật

8 Tiến hành chứng nhận sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các tiêu chuẩn

và quy định kỹ thuật đã thiết lập

9 Đơn vị tham gia vào hoạt động mã vạch, đóng vai trò là đầu mối chính cho Việt Nam trong Tổ chức Mã vạch Quốc tế (GS1 International) và đại diện cho GS1 International tại Việt Nam theo chỉ định của Tổng Giám đốc

10 Điều phối và thực hiện các sáng kiến liên quan đến các giải thưởng chất lượng quốc gia, cũng như các công nhận chất lượng khu vực và toàn cầu theo ủy nhiệm của Tổng Giám đốc

11 Thực hiện các sáng kiến dịch vụ kỹ thuật, khoa học và công nghệ, cùng với các dịch vụ khác liên quan đến tiêu chuẩn hóa, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, phân bổ mã vạch và khen thưởng chất lượng quốc gia

12 Tổ chức thực hiện việc thực hiện các chương trình và chủ đề nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy định kỹ thuật, đảm bảo chất lượng, phân bổ mã vạch và các giải thưởng chất lượng quốc gia phù hợp với pháp luật liên quan

13 Tham gia vào các quy trình đấu thầu, hoàn thiện và thực hiện các thỏa thuận kinh tế trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy định kỹ thuật, kiểm soát chất lượng, nhận dạng mã vạch và các giải thưởng quốc gia về chất lượng

14 Tiến hành các buổi học bồi dưỡng và hướng dẫn kỹ thuật chuyên ngành liên quan đến tiêu chuẩn hóa, quy định kỹ thuật, đảm bảo chất lượng,