phân tích nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý của công ty nội thất

Hóa đơn cũng được giao cho bộ phận kho kèm hàng hóa và chuyển về cho kế toán  Căn cứ vào phiếu nhập hàng từ thủ kho, kế toán sẽ thanh toán với nhà cung cấp.. Quản lý bán hàng  Khi có t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : TRẦN THỊ NHUNG

Hà Nội, 2024

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi vào nhiều lĩnh vực xã hội

Sự phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam nói riêng, trên thế giới nói chung càng ngày càng mạnh mẽ Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở Việt Nam đã hỗ trợ rất nhiều về sựphát triển nền kinh tế, y tế, giáo dục,…Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ thông tin nhiều như vũ bão vào các chu trình quản lý riêng của doanh nghiệp, điều này thúc đẩy sự phát triển thần tốc của việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp ở mọi ngành nghề

Có thể thấy, hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng Nhờ có hệ thống thông tin mà quá trình cung cấp, thu thập, xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn Đồng thời, một hệ thống tốt cũng sẽ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp nắm được bức tranh toán cảnh của thị trường, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh, phù hợp một cách đúng đắn trong tương lai Mặt khác, với hệ thống thông tin quản lý, doanh nghiệp có thể lưu trữ một số lượng lớn những thông tin cần thiết liên quan đến nhà cung cấp, khách hàng cũng như thông tin về sản phẩm Những dự liệu này sẽ thuận tiện trong việc tiến hành nghiệp vụ trong các hoạt động kinh doanh, đảm bảo chúng diễn ra một cách trơn tru và tiết kiệm thời gian tiến hành Vậy nên, nhóm 7 chọn đề tài thảo luận “Phân tích nghiệp vụ quản lý của công ty nội thất”

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ NGHIỆP VỤ

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY NỘI THẤT ABC

Công ty nội thất ABC là một doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm nội thất, với hoạt động nhập khẩu và bán lẻ hàng hóa Các hoạt động nghiệp vụ quản lý hàng hóa nội thất do các bộ phận dưới đây đảm nhiệm chính:

- Bộ phận hàng hóa:

 Lập kế hoạch nhập, xuất hàng hóa nội thất

 Tìm hiểu và đánh giá nhà cung cấp hàng hóa nội thất phù hợp

 Thực hiện nhập hàng hóa nội thất từ nhà cung cấp

 Thực hiện bán hàng hóa nội thất cho khách hàng

(xác định lý do hủy đơn hàng, nếu có)

- Bộ phận đơn hàng:

 Nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng

 Gửi thông báo đến kho kiểm tra lượng tồn kho

 Xác nhận đơn hoặc hủy đơn hàng

 Lập hợp đồng cho khách hàng

- Bộ phận kho:

 Quản lý về số lượng hàng hóa nội thất trong kho

 Tình hình nhập, xuất hàng hóa nội thất

 Báo cáo tồn kho hàng hóa nội thất

- Kế toán:

 Quản lý và theo dõi tình hình nhập, xuất và bán hàng hóa nội thất

 Quản lý đơn hàng, hóa đơn của khách hàng

 Quản lý tồn kho hàng hóa nội thất

 Quản lý công nợ với nhà cung cấp, khách hàng

 In báo cáo nhập, xuất chi tiết và báo cáo hàng tồn, doanh thu

 Báo cáo với cấp trên (người lãnh đạo)

- Bộ phận giao hàng:

 Thực hiện giao vận tới tay khách hàng

 Thu hộ tiền mặt từ khách hàng

 Xác định lý do hủy đơn hàng (nếu có)

1.2 ĐẶC TẢ CHI TIẾT NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY NỘI THẤT

Quản lý nhập hàng

 Khi có yêu cầu nhập hàng hóa, bộ phận hàng hóa của doanh nghiệp sẽ lựa chọn các nhà cung cấp trong hoặc ngoài nước theo các tiêu chí đánh giá đã đặt ra như loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhà xưởng, quy mô Lập phiếu đánh giá nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu Sau đó làm hợp đồng với nhà cung cấp (yêu cầu hợp đồng phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị)

 Sau khi đã ký hợp đồng hợp lệ, bộ phận hàng hóa lập đơn mua hàng hóa với nhà cung cấp

 Bộ phận hàng hóa thông báo về kho nhận hàng hóa sau khi được nhà cung cấp cấp hàng

 Khi có hàng hóa vận chuyển đến kho, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, bộ phận hàng hóa kiểm tra chất lượng của hàng hóa và giấy tờ xuất xứ Sau khi kiểm kê các vấn đề về sai sót, nếu có sai sót thì gửi khiếu nại đến nhà cung cấp yêu yêu cầu thông tin phản hồi Nhà cung cấp sẽ gửi hàng hóa kèm phiếu giao bổ sung nếu hàng hóa hỏng hóc, lỗi hoặc thiếu số lượng yêu cầu Trường hợp nhận được hàng tốt, thủ kho viết phiếu nhập hàng, rồi vào thẻ kho theo từng số danh điểm hàng hóa Phiếu nhập hàng được chuyển về cho kế toán Hóa đơn cũng được giao cho bộ phận kho kèm hàng hóa và chuyển về cho kế toán

 Căn cứ vào phiếu nhập hàng từ thủ kho, kế toán sẽ thanh toán với nhà cung cấp Việc thanh toán có thể thực hiện 1 lần hoặc nhiều lần tùy theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp

 Hình thức thanh toán có thể diễn ra trực tiếp bằng tiền mặt thông qua phiếu chi hoặc kế toán sẽ cấp tiền cho bộ phận vật tư, sau đó bộ phận vật tư sẽ thanh toán với nhà cung cấp hoặc chuyển khoản qua ngân hàng

 Trường hợp không thể thanh toán ngay mà còn nợ tiền nhà cung cấp, kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà cung cấp

 Sau khi các thủ tục thanh toán hoàn tất, bộ phận hàng hóa sẽ nhận hàng hóa và chuẩn bị các công tác chuyển vào kho cùng các công tác xử lý kỹ thuật khác

Quản lý bán hàng

 Khi có thông tin đặt hàng của khách hàng, bộ phận hàng hóa sẽ nhập phiếu yêu cầu

từ đơn đặt hàng và thông báo cho kho, đồng thời gửi phiếu yêu cầu hàng hóa nội thất cho

bộ phận kho

 Tại kho, thủ kho xuất hàng theo đúng số lượng mà bộ phận hàng hóa yêu cầu và viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho về cho kế toán

 Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng

 Khi đơn đặt hàng được hoàn thành sẽ chuyển cho bộ phận giao hàng kèm thông tin giao hàng Mỗi đơn đặt hàng có thể giao nhiều lần thông qua phiếu giao hàng Khi giao hàng, nếu khách hàng không nhận hàng, nhân viên giao hàng xác nhận lý do khách hàng không nhận hàng và hoàn hàng về kho Thông thường, doanh nghiệp sẽ đảm bảo giao hàng đúng theo yêu cầu đặt hàng về ngày giao, số mặt hàng và số lượng từng loại

 Phương thức thanh toán được thực hiện theo hợp đồng ký kết giữa hai bên Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán sẽ viết phiếu thanh toán cho khách Nếu khách hàng thanh toán qua chuyển ngân hàng thì giá ngoại tệ phải được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá thực

 Trường hợp khách hàng mua hàng nhưng còn nợ tiền thì kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ của khách

Quản lý đơn hàng

 Khi khách hàng đặt đơn hàng và bộ phận hàng hóa tiếp nhận thông tin đơn hàng của khách hàng Bộ phận hàng hóa gửi thông tin đến kho để xác nhận lượng hàng tồn có đáp ứng được đơn hàng đó hay không Nếu có, bộ phận hàng hóa sẽ gửi phiếu xác

nhận đơn hàng tới khách hàng Nếu không, bộ phận hàng hóa sẽ trực tiếp hủy đơn hàng với lý do không đủ số lượng

 Sau khi xác nhận đơn hàng, nếu là khách sỉ, bộ phận đơn hàng sẽ lập hợp đồng với khách hàng, yêu cầu khách hàng ký xác nhận

 Các đơn hàng của khách mua lẻ thì được chuyển cho bộ phận giao hàng để vận chuyển tới tay khách hàng

Báo cáo thống kê

 Thống kê đơn hàng: khi khách hàng tạo đơn đặt hàng thì các đơn này sẽ được gửi cho hệ thống xử lý đến kho và được thống kê lại theo tên hàng, mã hàng, số lượng Cuối mỗi kỳ, bộ phận hàng hóa cùng với kế toán và thủ kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa, qua đó giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng nhập và xuất

 Từ các số liệu mà hệ thống thống kê, kế toán sẽ đánh giá lại giá trị hàng hóa và tính ra doanh thu

 Từ số liệu của hệ thống cùng phiếu thu được sử dụng để thu tiền công nợ của khách hàng cũng như thu tiền bán hàng theo hóa đơn, nhân viên dễ dàng thống kê hàng tồn cùng tình trạng công nợ để từ đó có những sự điều chỉnh hợp lý

 Khi có yêu cầu từ cấp trên, nhân viên sẽ sử dụng kết quả thống kê phía trên để báo cáo tình hình hàng hóa từng loại, từng kho và tình hình công nợ

PHẦN 2: PHÂN TÍCH CÁC BIỂU ĐỒ

2.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

2.1.1 Quản lý nhập hàng

 Lập phiếu đánh giá nhà cung cấp: Sau khi tìm hiểu và đánh giá nhà

cung cấp theo các tiêu chí đánh giá đã đặt ra Tiêu chí như: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhà xưởng, quy mô…

 Làm hợp đồng với nhà cung cấp: Nếu lãnh đạo đơn vị cho phép lựa

chọn nhà cung cấp, bộ phận hàng hóa sẽ làm hợp đồng với nhà cung cấp và 2 bên phải tuân thủ những quyền hạn trong hợp đồng

 Lập đơn mua: Khi lựa chọn được nhà cung cấp theo yêu cầu lập đơn đặt hàng với

nhà cung cấp để mua hàng

 Kiểm kê hàng hóa: Bộ phận kho nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, kiểm tra chất

lượng và giấy tờ xuất xứ đồng thời nhận hóa đơn từ nhà cung cấp Nếu có vấn đề phát sinh, kế toán gửi phiếu khiếu nại tới nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ giao lại kèm phiếu giao bổ sung Thủ kho viết phiếu nhập hàng, thẻ kho để nhập hàng hóa vào kho

 Thanh toán với nhà cung cấp: Sau khi mua nguyên vật liệu bộ phận hàng hóa

chuyển hoá đơn thanh toán về cho kế toán, kế toán sẽ thanh toán với nhà cung cấp thông qua phiếu chi hoặc chuyển khoản ngân hàng

 Theo dõi nợ với nhà cung cấp: Trong trường hợp mua hàng hóa và nợ lại tiền của

nhà cung cấp kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà cung cấp

2.1.2 Quản lý đơn hàng

 Nhận thông tin đơn hàng: Bộ phận đơn hàng nhận thông tin đặt hàng từ khách

hàng

 Kiểm tra tồn kho: Bộ phận đơn hàng gửi thông tin yêu cầu tới bộ phận kho về số

lượng, bộ phận kho phản hồi lại

 Xác nhận đơn hàng: Nếu số lượng đủ cho đơn hàng, bộ phận đơn hàng gửi phiếu

xác nhận đơn hàng tới cho khách hàng

 Làm hợp đồng với khách hàng: Sau khi đơn hàng được xác nhận, bộ phận đơn

hàng sẽ làm hợp đồng với khách hàng

 Hủy đơn hàng: Nếu số lượng không đáp ứng đủ, bộ phận đơn hàng trực tiếp hủy

đơn với lý do số lượng tồn kho không đủ

2.1.3 Quản lý bán hàng

 Lập phiếu yêu cầu xuất bán: Khi có thông tin đặt hàng của khách hàng, bộ phận

hàng hóa sẽ nhập phiếu yêu cầu từ đơn đặt hàng và thông báo cho kho

 Viết phiếu xuất kho: Thủ kho xuất hàng theo đúng số lượng mà bộ phận hàng hóa

yêu cầu và viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho về cho kế toán

 Viết hóa đơn thanh toán: Kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng dựa vào phiếu

xuất kho

 Giao hàng tới khách hàng: Bộ phận giao hàng tiến hành giao hàng một lần hoặc

nhiều lần theo phiếu giao hàng

 Thanh toán với khách hàng: Khách hàng sẽ căn cứ vào hoá đơn thanh toán để

thanh toán với bộ phận giao hàng thông qua phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản ngân hàng

 Xác nhận hủy đơn: Bộ phận giao hàng xác nhận lý do hủy đơn với kế toán rồi

hoàn hàng lại về kho

 Theo dõi nợ với khách hàng: Kế toán theo dõi nợ từ khách hàng nếu vẫn còn nợ

tiền từ đơn hàng trước đó

2.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP LUỒNG DỮ LIỆU

2.2.1 Mức ngữ cảnh

Ở mức này, chức năng tổng quản của hệ thống là Quản lý mua bán nội thất Với

hệ thống này, có bốn tác nhân ngoài có khả năng tác động đến hệ thống về mặt dữ liệu là:

 Nhà cung cấp

 Khách hàng

 Lãnh đạo

 Ngân hàng

Đối tác nhân ngoài Nhà cung cấp

Đầu tiên, Nhà cung cấp sẽ gửi Thông tin Nhà cung cấp đến hệ thống, sau khi đã chọn được Nhà cung cấp và ký kết hợp đồng, Hệ thống sẽ tiến hành gửi Đơn mua đến

Sau đó, Nhà cung cấp sẽ gửi Hàng hóa đến Hệ thống Sau khi tiến hành kiểm tra Hàng hóa nhận từ Nhà cung cấp, nếu có vấn đề sai sót hay thiếu hàng hệ thống sẽ gửi đơn khiếu nại đến Nhà cung cấp Khi nhận được khiếu nại Nhà cung cấp sẽ gửi bù hàng hóa cộng với phiếu giao bổ sung

Sau khi đã xác nhận không còn vấn đề gì về hàng hóa Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn thanh toán đến hệ thống Hệ thống thanh toán xong sẽ gửi Phiếu chi đến Nhà cung cấp Nếu hệ thống vẫn chưa thanh toán hết mà còn nợ Nhà cung cấp thì Hệ thống sẽ gửi thông tin nợ cho Nhà cung cấp để thực hiện theo dõi nợ

Đối với tác nhân ngoài Khách hàng

 Khi muốn đặt hàng, khách hàng sẽ gửi thông tin đặt hàng đến Hệ thống, sau khi xác nhận với thủ kho, Hệ thống sẽ tiến hành gửi Phiếu xác nhận đơn hàng đến Khách hàng

 Khi Khách hàng đồng ý mua, hệ thống sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán và gửi cho Khách hàng hàng hóa kèm hóa đơn thanh toán

 Sau khi đã thanh toán, Khách hàng sẽ gửi thông tin thanh toán đến hệ thống và sau

đó hệ thống sẽ thực hiện gửi phiếu thanh toán đến Khách hàng

 Nếu Khách hàng vẫn chưa thanh toán hết mà còn nợ hệ thống thì Khách hàng sẽ gửi thông tin nợ cho hệ thống để thực hiện theo dõi nợ

Đối với tác nhân ngoài Lãnh đạo

 Khi muốn kiểm tra thông tin của công ty, Lãnh đạo sẽ gửi thông tin yêu cầu lên hệ thống

 Khi nhận được yêu cầu từ cấp trên, hệ thống sẽ tiến hành gửi thông tin báo cáo đến Lãnh đạo

Đối với tác nhân ngoài Ngân hàng

 Khi hệ thống mua hàng hóa của Nhà cung cấp và thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì Hệ thống sẽ gửi thông tin thanh toán cho Nhà cung cấp đến Ngân hàng

 Khi Khách hàng mua hàng hóa của hệ thống và thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì Ngân hàng sẽ gửi thông tin khách hàng thanh toán cho Hệ thống

 Chức năng Quản lý đơn hàng

 Chức năng Báo cáo & Thống kê

Ngoài các luồng dữ liệu vào/ra ở mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) được bảo toàn, thì ta thấy luồng thông tin trao đổi giữa bốn chức năng Quản lý nhập hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý đơn hàng, Báo cáo & Thống kê là không trực tiếp mà phải thông qua một vài kho dữ liệu như kho Đơn đặt hàng, kho Đơn mua, kho Đơn hủy, kho Phiếu nhập hàng… Từ đó ta có các bước xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) như sau:

 Từ DFD mức khung cảnh, với DFD mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra

 Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chính bên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1

 Xây dựng thêm các kho dữ liệu và các luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh

Mô tả nghiệp vụ

 Đầu tiên, Nhà cung cấp sẽ gửi thông tin nhà cung cấp đến chức năng quản lý nhập hàng để lựa chọn nhà cung cấp theo những tiêu chí đã đặt ra Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp và ký kết hợp đồng thì chức năng Quản lý nhập hàng sẽ tiến hành gửi đơn mua đến nhà cung cấp đồng thời lưu kho Đơn mua

 Khi nhận được Đơn mua của chức năng Quản lý nhập hàng thì nhà cung cấp sẽ thực hiện gửi Hàng hóa đến chức năng Khi có hàng hóa vận chuyển đến kho, thủ kho sẽ kiểm tra, nếu như có vấn đề sai sót hay thiếu số lượng hàng hóa thì chức năng sẽ tiến hành gửi phiếu khiếu nại đến nhà cung cấp Sau đó, thủ kho sẽ tiến hành viết phiếu nhập

nhận được phiếu khiếu nại của chức năng sẽ tiến hành gửi hàng hóa bổ sung kèm theo phiếu giao bổ sung

 Nhà cung cấp sẽ tiến hành gửi Hóa đơn đến Chức năng đồng thời chức năng cũng lưu kho Hóa đơn và tiến hành gửi phiếu chi đến Nhà cung cấp sau khi đã thanh toàn rồi thực hiện lưu kho Phiếu chi và khoản trả Trong trường hợp công ty thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì chức năng Quản lý nhập hàng sẽ thực hiện gửi thông tin thanh toán cho Nhà cung cấp đến Ngân hàng và căn cứ vào kho khoản trả để theo dõi nợ

 Trong trường hợp, kế toán vẫn chưa thanh toán hết mà còn nợ Nhà cung cấp thì chức năng sẽ gửi thông tin nợ cho Nhà cung cấp để thực hiện theo dõi nợ

 Khi khách hàng muốn mua hàng hóa của công ty sẽ thực hiện gửi thông tin đặt hàng đến chức năng Quản lý đơn hàng, sau đó chức năng sẽ căn cứ vào kho Thẻ kho nếu hàng hóa có đủ và đáp ứng được đơn hàng của Khách hàng, chức năng sẽ tiến hành gửi phiếu xác nhận đơn hàng đến Khách hàng đồng thời lưu kho Đơn hàng Ngược lại, lưu kho Đơn hủy

 Khi khách hàng đồng ý mua hàng, chức năng Quản lý bán hàng sẽ căn cứ vào kho Đơn hàng và gửi Hàng hóa kèm theo Hóa đơn đến Khách hàng đồng thời lưu kho Phiếu giao hàng, kho Phiếu xuất kho và kho Thẻ kho

 Trong trường hợp Khách hàng đổi ý không muốn mua hàng nữa và xác nhận hủy đơn đặt hàng thì chức năng Quản lý đơn hàng sẽ tiến hành lưu kho Đơn hủy

 Chức năng thanh toán sẽ gửi phiếu thanh toán tới khách hàng và lưu kho phiếu thanh toán

 Khi khách hàng đã xác nhận nhận hàng và hàng không có vấn đề gì thì khách hàng

sẽ tiến hành gửi Thông tin thanh toán cho chức năng Quản lý bán hàng sau khi đã thanh toán xong Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, thì Ngân hàng sẽ gửi Thông tin khách hàng thanh toán đến chức năng Quản lý bán hàng Khi

đã nhận được thông tin nợ của Khách hàng, chức năng Quản lý bán hàng sẽ căn cứ vào kho khoản thu để theo dõi nợ với khách hàng

 Khi Lãnh đạo muốn những thông tin liên quan đến công ty sẽ tiến hành gửi thông tin yêu cầu đến chức năng Báo cáo & Thống kê