Bài giảng quản trị học hm08 Đại học mở hà nội

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ HỌC Xin chào các anh (chị) học viên! Rất hân hạnh được gặp các anh (chị) trong bài 1 môn Quản trị học. Con người luôn tồn tại trong xã hội thông qua các tổ chức mà mình tham dự một cách chủ động hoặc bị động. Tổ chức luôn biến động theo những quy luật nhất định mà con người muốn thành công để tồn tại phải nắm bắt để thích nghi. Trong bài 1, chúng ta sẽ nghiên cứu các vấn đề cơ bản xoay quanh vấn đề về tổ chức và quản trị. Bài 1 gồm 2 nội dung I. Tổng quan về tổ chức và quản trị II. Vận dụng các quy luật trong quản trị, các nguyên tắc quản trị tổ chức. Mục tiêu chung Sau khi học xong bài này anh (chị) sẽ hiểu rõ tổ chức là gì? quản trị tổ chức là gì? Để quản trị tổ chức phải làm gì? Mục tiêu cụ thể Sau khi học xong bài 1, anh (chị) sẽ hiểu rõ khái niệm, nội dung, cấu trúc của một tổ chức; cách tổ chức vận hành một tổ chức.

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ HỌC

Xin chào các anh (chị) học viên!

Rất hân hạnh được gặp các anh (chị) trong bài 1 môn Quản trị học

Con người luôn tồn tại trong xã hội thông qua các tổ chức mà mình tham dự một cách chủ động hoặc bị động Tổ chức luôn biến động theo những quy luật nhất định mà con người muốn thành công để tồn tại phải nắm bắt để thích nghi

Trong bài 1, chúng ta sẽ nghiên cứu các vấn đề cơ bản xoay quanh vấn đề về tổ chức và quản trị

Bài 1 gồm 2 nội dung

Trong phần này, chúng ta sẽ nghiên cứu cấu trúc và quy tắc vận hành một tổ chức Sau khi học xong mục I, anh (chị) sẽ có thể:

- Hiểu rõ được khái niệm tổ chức, cấu trúc của một tổ chức

- Hiểu được phương thức vận hành của một tổ chức theo cách tiếp cận hệ thống

Nội dung 1 Tổ chức

Con người ngay từ buổi bình minh của lịch sử nhân loại do tập tính vốn có của sinh vật (động vật có cảm giác), con người (động vật có ý thức về mình và người khác) cũng có:  Tập tính vồ mỗi - để được sống;  Tập tính cần sống chung - để có thể sống an toàn;  Tập tính phân chia lãnh thổ (sở hữu - có phương tiện để sống);  Tập tính con đầu đàn - quyền lực, cạnh tranh, phân cấp;  Tập tính bắt chước (học hỏi, tiếp thu);  Tập tính có khả năng tư duy (tự do, sáng tạo);  Tập tính muốn hiểu biết và mở rộng môi trường sống (đối ngoại, giao tiếp), con người đã biết quy tụ nhau lại thành bầy, nhóm để tồn tại với hai mục tiêu: 1) bảo đảm được sống an toàn trong môi trường (kiếm được cái ăn, chống trả sự tấn công của thú dữ, thiên tai, của các bầy nhóm khác v.v.) và 2) phát triển (để kiếm sống tốt hơn, có môi trường sống lớn hơn v.v) Dần dần sự cộng đồng sinh tồn đó được tổ chức ngày một chặt chẽ và tạo thành các xã hội với các hoạt động đa dạng và phong phú trên trái đất Trong quá trình sống chung với nhau, con người có thói quen

luôn luôn chú ý đến những người đồng loại; chính các thói quen đó tạo cho con người hai đặc điểm mà các giới sinh vật khác không có, đó là: 1) con người biết tự điều khiển lấy mình và 2) có khả năng phát triển ý thức trách nhiệm của mình đối với người khác Đặc điểm thứ nhất tạo ra thuộc tính con người cần cuộc sống có bầu bạn, có cộng đồng, còn đặc điểm thứ hai tạo ra thuộc tính con người thích cuộc sống tự do, sáng tạo, có quyền lực để chi phối, tác động đến người khác

Từ hai đặc điểm và hai thuộc tính nêu trên, cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất xã hội, sự hình thành các nhóm với tư cách là các tổ chức xã hội là một điều tất yếu

Tổ chức là sự liên kết các con người với các phương tiện cùng hoạt động một định hướng với mục tiêu xác định, dựa trên các nguyên tắc và quy tắc nhất định

Hoạt động ở đây được hiểu là phương thức tồn tại của con người thông qua việc tiêu hao năng lượng (cơ bắp, thần kinh) để tác động lên hiện thực khách quan, tạo ra sản phẩm thoả mãn nhu cầu của con người

Tổ chức có đặc điểm cơ bản sau:  Tổ chức phải bao gồm nhiều người (từ hai người trở lên) và do đó nó phải có cách liên kết, phối hợp những con người trong tổ chức đó lại Để làm được điều này, tổ chức phải có những con người có ý chí và khả năng chi

phối các người khác với tư cách là thủ lĩnh (họ đóng vai trò là chủ thể quản trị);  Tổ

chức bao giờ cũng có định hướng và mục tiêu nhất định do chủ thể quản trị đưa ra, hướng vào đáp ứng các tập tính của con người: a) Tổ chức phải đảm bảo cuộc sống cho con người và gia đình họ, b) Chấp nhận sự phát triển chênh lệch giữa các cá nhân trong tổ chức nhưng không thể duy trì bất bình đẳng, chênh lệch quá sức chịu đựng có thể của con người, không thể chà đạp nhân phẩm con người, c) Phải tạo cho mọi người trong tổ chức có cơ hội phát triển, d) Phải cho con người có điều kiện để tự do, tư duy, sáng tạo Chủ thể quản trị sẽ làm nhiệm vụ liên kết, phối hợp các con người trong tổ chức để chính thức hóa các định hướng, các mục tiêu của tổ chức và tìm ra cách thực hiện có kết quả chúng Những

người trong tổ chức và các nguồn lực khác chịu sự tác động của chủ thể quản trị là đối tượng bị quản trị;  Tổ chức bao giờ cũng có mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác (khách thể quản trị) mối tương tác này được gọi là môi trường của tổ chức;  tổ chức phải có những

phương tiện làm việc nhất định với tư cách là các công cụ phải có để hoạt động

Việc thực hiện nhiệm vụ liên kết, phối hợp các thành viên trong tổ chức và gắn tổ chức với môi trường để đạt được định hướng, mục tiêu của tổ chức chính là hoạt động quản trị

Chủ thể QT

Đối tượng bị quản trị

Định hướng mục tiêu

(Hệ thống - Tổ chức )

Môi trường (khách thể quản trị)

Sơ đồ 1 Cấu trúc của hoạt động quản trị

Quản trị như vậy là một hoạt động tất yếu của tổ chức, mà tổ chức là một hiện tượng xã hội trong tiến trình phát triển lịch sử và nó chịu sự tác động của tiến trình lịch sử

Quản trị là một trong những hoạt động vừa khó khăn, phức tạp, lại vừa có ý nghĩa hết sức quan trọng của con người, xét từ phạm vi nhỏ đến phạm vi lớn, là sự tồn tại, diệt vong, suy thoái hay phát triển của mỗi tổ chức Nhiều hiện tượng, nếu không có cách nghiên cứu đúng, khó có thể đưa ra lời giải đáp chính xác Vì sao trong lúc tổ chức này phát triển thành một siêu tổ chức, thì lại có tình trạng ngược lại là sự xóa sổ của những tổ chức khác? Hàng loạt câu hỏi từ nhỏ đến lớn đang đặt ra trước cuộc sống và đòi hỏi phải được giải đáp một cách thỏa đáng mà con người không thể né tránh Biết bao thời gian, sức lực của nhân loại đã được bỏ ra để lý giải các vấn đề về sự thành bại của các tổ chức Nhiều quan điểm, nhiều trường phái khác nhau đã được hình thành; mà điểm chung được mọi người thừa nhận là làm bất cứ việc gì nếu đúng quy luật thì thành công, còn trái với quy luật thì tất yếu phải thất bại Nói một cách khác, để quản trị thành công một tổ chức, cần phải nắm vững các quy luật xảy ra đối với tổ chức, phải có đủ nguồn lực, phải có quan hệ tốt với các tổ chức và con người khác v.v , trong đó quan trọng nhất là phải nắm vững các quy luật khách quan chi phối lên quá trình tồn tại và phát triển của tổ chức mình, để tự giác tuân thủ các đòi hỏi của các quy luật đó Muốn làm được điều này con người phải có cách nghĩ đúng, tránh chủ quan, duy ý chí Đây chính là nhiệm vụ của hàng loạt môn học, trong đó có lý thuyết hệ thống Lý thuyết hệ thống là một trong các bộ môn khoa học quan trọng, giúp cho con người có cách xem xét, nghiên cứu giải quyết vấn đề một cách đúng đắn

3 Tổng quan về lý thuyết hệ thống (tổ chức dưới quan điểm hệ thống)

Lý thuyết hệ thống ra đời từ cuối những năm 70 của thế kỷ XX và đã nhanh chóng trở thành một công cụ quý giá cho các nhà tổ chức Lý thuyết hệ thống có nhiều cách tiếp cận: cách tiếp cận sinh học (đại diện là L.V Bertalanffy), cách tiếp cận toán học (M.Mesarovic, L.Zadeh), cách tiếp cận ngôn ngữ học (F.de Saussure) v.v Ở đây giáo trình chọn cách tiếp cận triết học của vấn đề để nghiên cứu Lý thuyết hệ thống bao gồm hàng loạt khái niệm, phạm trù như: vấn đề, hệ thống, môi trường, đầu ra, đầu vào v.v

3.1 Vấn đề (Problem):

Là khoảng cách giữa điều mà con người mong muốn và có thể thực hiện được với cái thực tế mà con người chưa đạt tới, vấn đề chính là hố ngăn cách giữa hiện tại (tổ chức

đang ở đâu) và tương lai (tổ chức muốn đi đến đâu)

3.2 Quan điểm toàn thể (Complete outllook):

Là quan điểm nghiên cứu, giải quyết vấn đề một cách có căn cứ khoa học, hiệu quả và hiện thực

Quan điểm này đã được các nhà lý luận kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin đề cập một phần trong phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Quan điểm toàn thể đòi hỏi:

a Khi xem xét, nghiên cứu sự vật thì phải thấy vật chất là cái có trước, tinh thần là cái có sau Tức là quản trị người lao động bằng đồng lương lương thiện mà không đủ sống thì không thể quản trị thành công được

b Sự vật luôn luôn tồn tại trong mối liên hệ qua lại với nhau, có tác động chi phối, khống chế lẫn nhau Tổ chức A muốn mạnh, tổ chức B cũng thế; nước này muốn giàu, nước kia cũng thế; muốn gia đình mình sung túc và êm ấm thì gia đình khác cũng thế v.v cho nên trong hành vi xử sự không thể ích kỷ, không thể chỉ lợi mình, hại người

c Sự vật luôn luôn biến động và thay đổi (suy thoái hoặc phát triển, diệt vong hoặc bành trướng) Điều này đòi hỏi khi xem xét các vấn đề quản trị phải luôn gắn bó với môi trường xung quanh Một chính sách, một giải pháp lúc mới ra đời thường bị những lực cản nhất định (do tính mới mẻ của nó gây ra các phiền toái cho người thực hiện), rồi chính sách đó được phát huy (khi mọi người đã thích nghi); sau đó chính sách đạt hiệu quả ở mức cao nhất; và nếu tiếp tục sẽ lại là sự đình đốn vì môi trường đã biến đổi, chính sách trở thành lạc hậu; nó cần được thay bằng chính sách khác, nó đã kết thúc "một vòng đời" của nó, và đã vượt qua điểm "ngưỡng" có thể có của mình

d Sự phát triển của sự vật chủ yếu phải do sự vận động của bản thân sự vật là chính (có sự tận dụng các lợi thế của môi trường)

Điều này khẳng định, một tổ chức muốn giàu có thì người của tổ chức đó phải thực hiện chính sự làm giàu đó, chứ không thể nuôi ảo vọng hão huyền nhờ người khác nghèo bớt đi để làm giàu hộ mình

e Sự tác động giữa các sự vật bao giờ cũng mang tính đối ngẫu, tính nhân quả Điều này khẳng định khi sự vật A tác động lên sự vật B thì sự vật B phải có tác động ngược trở lại lên sự vật A một cách tương ứng hoặc lên các sự vật C, D bên cạnh Một hành động tham nhũng của một viên chức nhà nước tất yếu dẫn đến các hậu quả liên quan tới họ và xã hội, có thể họ giàu lên, con cháu họ sống sung túc hơn, người khác bị thiệt hại đi v.v Tức là sự vật không có gì từ không mà lại có và cũng chẳng có gì từ có trở về không

3.3 Lý thuyết hệ thống (System theory):

Là tập hợp các bộ môn khoa học (tâm lý học, logic học, toán học, sử học, sinh học, lý thuyết tự động hóa, tin học ) nhằm nghiên cứu, giải quyết các vấn đề trên quan điểm toàn thể

Lý thuyết hệ thống được xây dựng trên một loạt các khái niệm cơ bản: phần tử, hệ thống, môi trường, đầu ra, đầu vào, cơ cấu, chức năng, mục tiêu, cơ chế

3.4 Phần tử (Element):

Phần tử là tế bào tạo nên hệ thống, nó có tính độc lập tương đối

Trong hệ thống kinh tế, phần tử chính là các chủ thể kinh doanh có tư cách pháp nhân trước xã hội trong khuôn khổ tài sản quy định của họ (cá nhân, doanh nghiệp) Thành quả đổi mới của nhiều nước xã hội chủ nghĩa chính là do đã khắc phục được sai lầm trong việc đơn điệu hóa các phần tử kinh tế, từ hệ thống kinh tế xã hội chỉ gồm có 2 loại phần tử là doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp tập thể đã đưa thêm vào phần tử

sản xuất phải phù hợp với tính chất và trình độ của lực lượng sản xuất

3.5 Quan hệ (Relation):

Là sự dính kết, tương tác qua lại phải có giữa các phần tử, các phân hệ trong các hoạt động của mình

Quan hệ có rất nhiều loại và được phân thành ba nhóm chính:  Quan hệ hiện

(quan hệ chính thức ) là quan hệ được mọi phần tử, phân hệ thừa nhận công khai, 

Quan hệ mờ (quan hệ không chính thức, quan hệ ngầm, quan hệ móc ngoặc ) là quan hệ rất khó đoán biết và không được công khai thừa nhận,  Quan hệ rỗng (quan hệ yếu,

quan hệ vô cản ) là quan hệ mang tính hình thức, xã giao, không có hoặc rất ít có tác dụng thực tế

Theo giá trị, quan hệ được chia thành hai loại:  Quan hệ về lợi ích vật chất (tiền của, đất đai, chức vụ, lợi lộc v.v và  Quan hệ về mặt quan điểm (chuẩn mực, lối sống, cách nghĩ, cách cư xử v.v )

3.6 Hệ thống (System):

Là tập hợp các phần tử, các quan hệ ràng buộc chi phối lẫn nhau theo các qui tắc nào đó để trở thành một chỉnh thể; nhờ đó sẽ xuất hiện những thuộc tính mới gọi là "tính trồi" của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ không có, hoặc có nhưng không đáng kể

Một doanh nghiệp chính là một hệ thống các phần tử khác nhau của các yếu tố sản xuất kinh doanh được kết lại theo luật doanh nghiệp, mà tính trồi của nó là hiệu quả hoạt động chung lớn hơn của doanh nghiệp so với kết quả của từng cá nhân, từng yếu tố riêng rẽ của doanh nghiệp cộng lại Điều này có nghĩa là 1+1 = 2 (nếu chưa là hệ thống), nhưng lại trở thành 1+1>2 khi kết lại thành hệ thống

3.7 Môi trường của hệ thống (Environment of System):

Là tập hợp tất cả các phần tử, các phân hệ không nằm trong hệ thống, nhưng có quan hệ với hệ thống (tác động lên hệ thống hoặc bị hệ thống tác động)

Thực tế cho thấy, một người lãnh đạo một tổ chức ngày nay muốn hoạt động có kết quả, phải có môi trường rộng lớn và người lãnh đạo phải dành ít nhất từ 90 - 95% thời gian, trí óc cho các quan hệ đối ngoại

3.8 Đầu vào của hệ thống (Input of System):

Là các tác động có thể có từ môi trường lên hệ thống Một tổ chức xã hội đầu vào thông thường là:

a các nguồn tài chính (tiền, ngân hàng, kim loại quý, ngoại tệ mạnh, các khoản tín dụng v.v )

b số và chất lượng cùng cách tổ chức các con người trong tổ chức c các phương tiện vật chất cho sự hoạt động của tổ chức

d trình độ, phẩm chất, nhân cách của những nhà quản trị, những người lãnh đạo tổ chức e thông tin cùng các mối quan hệ đối ngoại

g thời cơ cùng các rủi ro có thể khai thác hoặc gặp phải h các tác động cản phá của các tổ chức khác v.v

3.9 Đầu ra của hệ thống (Output of System):

d Sự khắc phục các nhược điểm yếu kém của bản thân tổ chức

e Sự tác hại do hệ thống gây ra cho môi trường (tiêu dùng nguồn lực, tạo ra chất thải v.v)

3.10 Hành vi của hệ thống Of System:

Là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong một khoảng thời gian nào đấy Về thực chất, hành vi của hệ thống chính là các cách xử sự tất yếu mà tổ chức, trong mỗi giai đoạn phát triển của mình sẽ chọn để thực hiện Hành vi của tổ chức là hành vi xử sự phổ cập của nhiều người trong tổ chức, đặc trưng cho tổ chức

Nếu xét hệ thống là các quốc gia, thì hành vi mà các quốc gia trên thế giới hiện nay trong quá trình phát triển kinh tế chỉ có thể rơi vào các cách xử sự sau:

- Làm giàu cho hệ thống mình và cả các hệ thống khác có quan hệ (tất nhiên hệ thống mình phải được lợi hơn)

- Làm giàu cho hệ thống mình mà không cần quan tâm tới các hệ thống khác

- Làm giàu cho hệ thống mình và làm nghèo hệ thống khác (cho một số, hoặc cho mọi hệ thống khác) v.v

3.11 Trạng thái của hệ thống (State of System):

Là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống xét ở một thời điểm

nhất định nào đó

Trạng thái còn được gọi dưới tên gọi là thực trạng, chẳng hạn thực trạng kinh tế nước Việt Nam cuối năm 2009 (nó quy định rõ không gian, thời gian cụ thể của hệ thống được đem ra xem xét)

3.12 Sự thay đổi của hệ thống:

Là sự chuyển đổi trạng thái của hệ thống ở mốc phát triển này sang một mốc phát triển khác

Sự thay đổi hoặc sự vận động của hệ thống chính là phương thức tồn tại của hệ thống Sự thay đổi thường diễn ra từ hai phía:  bản thân sự vận động của các phần tử và mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống và  tác động của môi trường bên ngoài (thông qua yếu tố bên trong của hệ thống)

3.13 Mục tiêu của hệ thống (Objective of System):

Là trạng thái mong đợi, cần có của hệ thống sau một thời gian nào đó

Chẳng hạn, mục tiêu tổng quát của sự phát triển kinh tế nước ta trong giai đoạn tới (2006-2010), mà Văn kiện hội nghị đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng Cộng sản Việt Nam đã vạch ra là: Nâng cao năng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của Đảng, phát huy sức mạnh toàn dân tộc; đẩy mạnh toàn diện công cuộc đổi mới, huy động và sử dụng tất cả mọi nguồn lực cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; phát triển văn hóa; thực hiện tiến bộ

động và tích cực hội nhập kinh tế quốc tế; giữ vững ổn định chính trị - xã hội; sớm đưa nước ta ra khỏi tình trạng kém phát triển; tạo nền tảng để đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại

Mục tiêu có hai loại cơ bản:  Mục tiêu tự thân (hoặc mục tiêu trong), đó là các mong muốn chủ quan của các phần tử (phải là con người) của hệ thống, thể hiện bởi các lợi ích mà các phần tử này hướng tới,  Mục tiêu không tự thân (mục tiêu ngoài), là các tác động chi phối và có ý thức của môi trường lên hệ thống

Như vậy, không phải hệ thống nào cũng có mục tiêu; chẳng hạn hệ thống thời tiết, hệ thống thế giới vô sinh v.v là những hệ thống không có mục tiêu (theo nghĩa không có mục tiêu tự thân)

Mục tiêu phải đạt kết quả cao theo nghĩa:  Mục tiêu phải mang tính cụ thể - Specific, mà hệ thống có thể đạt được;  Mục tiêu phải đo lường được - Measurable;  Mục tiêu phải được mọi phân hệ, mọi phần tử nhất trí - Agreed;  Mục tiêu phải mang tính khả thi, có đủ mọi nguồn lực thực hiện - Realistic;  Mục tiêu phải có thời hạn thực hiện cụ thể - Time bound 5 yêu cầu tối thiểu trên (SMART) của mục tiêu, mọi hệ thống có con người tham dự phải đạt được để vận hành hệ thống

Xét mối quan hệ của hệ thống với môi trường thì mục tiêu có hai phần, các đầu ra cần có (gọi là mục tiêu ngoài) và các đầu vào có thể để sử dụng và cấu trúc bên trong hệ thống (gọi là mục tiêu trong của hệ thống)

Xét theo cấu trúc bên trong, hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ, và các mục tiêu riêng là mục tiêu cụ thể của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống

Giữa mục tiêu chung và các mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không thống nhất

3.14 Quỹ đạo của hệ thống (Orbit of System):

Là chuỗi các trạng thái nối hệ thống từ trạng thái đầu về trạng thái cuối (tức mục tiêu) trong một khoảng thời gian

3.15 Nhiễu của hệ thống (Distorbance of System):

Là các tác động bất lợi từ môi trường, hoặc sự rối loạn trong nội bộ hệ thống, làm lệch quỹ đạo hoặc/ và làm chậm sự biến đổi của hệ thống đến mục tiêu dự kiến

3.16 Chức năng của hệ thống (Function of System):

Là khả năng lý thuyết của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra Như vậy

chức năng của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống là khả năng tự biến đổi trạng thái của hệ thống hướng đến mục tiêu

Chẳng hạn bộ quốc phòng và bộ nội vụ của mỗi nước được tồn tại là vì hai bộ này có cùng một chức năng nhằm bảo đảm an ninh và độc lập chủ quyền của mỗi nước; nhưng nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ thì có khác nhau

Cho nên, trong quản trị một tổ chức, một cá nhân, một bộ phận nếu được đặt ra nhưng không có chức năng thì họ sẽ tồn tại theo 2 cách,  cướp chức năng của bộ phận khác,  đặt ra cho mình một chức năng phi lý để tồn tại; do đó họ chỉ tạo thêm các khó khăn không đáng có cho các bộ phận và cá nhân khác trong hệ thống Điều này cũng tương tự nếu năng lực và tư cách làm việc của các cơ quan và cá nhân đặt ra là quá kém

cỏi và hư hỏng

3.17 Phép biến đổi của hệ thống (Transformation of System):

Là khả năng thực tế của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra

3.18 Tiêu chuẩn (Standard of System):

Là các quy ước, các chuẩn mực dùng để lựa chọn các phương tiện, thủ đoạn để đạt được mục tiêu chung của hệ thống và mục tiêu riêng của mỗi phần tử

3.19 Cơ cấu của hệ thống (Structure of System):

Đây là khái niệm có ý nghĩa quan trọng bậc nhất của lý thuyết hệ thống và cũng là ý kiến có nhiều quan điểm tranh cãi không thống nhất Hiểu biết cơ cấu của hệ thống tức là hiểu biết qui luật sinh ra các phần tử của hệ thống và của các mối quan hệ giữa chúng, xét trong không gian và thời gian nhất định

- F.de.Saussure cho "cơ cấu như tập hợp các yếu tố cùng với các quan hệ ràng buộc giữa chúng, nhưng cơ cấu không được coi là một tập hợp giản đơn mà là một tổng thể, trong đó mỗi yếu tố đều phụ thuộc vào các yếu tố khác"

- L.A Zadeh cũng quan điểm trên, cho "trật tự bên trong của hệ thống, vị trí và sự sắp xếp các bộ phận hay các yếu tố của một chỉnh thể cũng như những tương tác đặc trưng của chúng trong khung cảnh hệ thống tạo nên cơ cấu của nó Như vậy, cơ cấu trước tiên phải là một tổng thể, một hệ thống các yếu tố gắn bó, một nguyên thể"

- Piaget thì cho "Một cơ cấu phải bao gồm 3 đặc điểm: tổng thể, biến đổi và tự điều chỉnh"

- A Trenhiax cho "cơ cấu của hệ thống không phải là quan hệ của các phần tử mà là quan hệ của các quan hệ của chúng, mà các quan hệ đó thường tạo thành một kết cấu phân cấp, bậc thang"

- I Nikolov lại cho: "Một cơ cấu thể hiện một trật tự được xác định về chất tương đối ổn định so với các tương tác bên trong giữa các yếu tố của hệ thống"

Từ những ý kiến trên, có thể hiểu "cơ cấu của hệ thống là hình thức cấu tạo bên trong của hệ thống, bao gồm sự sắp xếp trật tự các bộ phận, các phần tử và các quan hệ giữa chúng theo cùng một dấu hiệu nào đấy"

Như vậy, từ định nghĩa này, trước tiên phải hiểu cơ cấu như một bất biến tương đối của hệ thống; trong phạm vi bất biến này sẽ tạo ra một trật tự bên trong của các phần tử, điều đó làm cho cơ cấu được coi như một tổ chức, một trật tự của các phần tử - một chỉnh thể thống nhất, tạo ra "thế năng" của hệ thống (trạng thái nội cân bằng của hệ)

Đặc điểm thứ hai rút từ định nghĩa là cơ cấu luôn luôn biến đổi (tạo ra "động năng" của hệ thống), bắt đầu từ sự thay đổi các quan hệ giữa các phần tử, các bộ phận, các phân hệ trong khuôn khổ của cơ cấu cũ; sau đó đến một mức nào đó (ngưỡng giới hạn cho phép) sẽ làm cho cơ cấu của hệ thay đổi; nó chuyển sang một trạng thái khác về chất, hoặc trở thành một cơ cấu khác (tính ổn định động)

Thứ ba, một hệ thống thực tế có rất nhiều cách cơ cấu khác nhau tuỳ theo các dấu hiệu quan sát - ta gọi là sự chồng chất cơ cấu Trong nghiên cứu hệ thống, người quan sát tập trung vào các cơ cấu có thể quan sát được và bằng cách biến đổi hệ thống mà phát hiện ra những cơ cấu đã bị che khuất, không quan sát được, nhằm giải quyết nhiệm vụ

việc lượng hóa các thông số đặc trưng các phần tử và các mối quan hệ của chúng - đó là vấn đề định lượng của hệ thống Còn khi cơ cấu của hệ thống rất khó quan sát (hệ được gọi là có cơ cấu yếu, hoặc khó cấu trúc) nhiệm vụ của việc nghiên cứu hệ thống khi đó gọi là vấn đề mang tính định tính; trong thực tế thường thì chất lượng và số lượng rất khó tách biệt, nhưng tuỳ thuộc vào cái gì đã biết hay cái gì có thể biết mà việc nghiên cứu hệ thống được phân chia thành các vấn đề chất lượng và các vấn đề số lượng Việc tìm kiếm các cơ cấu bị che khuất, chính là việc tìm kiếm chất lượng; và đó cũng chính là nhiệm vụ chủ yếu của người quan sát hệ thống

Cơ cấu hệ thống có nhiều loại, tuỳ thuộc mối quan hệ liên kết và chuyển hóa của

các phân hệ, các phần tử bên trong của hệ:  Cơ cấu cơ học là cơ cấu mà mức độ liên

kết, chuyển hóa giữa các phân hệ và các phần tử rất máy móc và không thể tuỳ tiện thế chỗ cho nhau được Giống như một cỗ máy, các bộ phận tạo nên cơ cấu có thể thay đi khi bộ phận đó đã hỏng, nhưng bộ phận thay thế phải tương đương cùng loại Đây là dạng cơ cấu mà các nước tư bản chủ nghĩa thường dùng; nó đề ra các tiêu chuẩn, yêu cầu cho từng cơ quan từng bộ phận từng chức danh của guồng máy và sau đó sẽ chọn ai có đủ tiêu chuẩn nhất để phân giao nhiệm vụ, tránh sự thân quen tuỳ tiện Do đó dễ có khả năng

đưa được người giỏi vào các khâu nút quan trọng của hệ thống  Cơ cấu cơ thể, là cơ

cấu mà mức độ liên kết giữa các phân hệ và phần tử, chặt về mặt lý trí (chứ không phải về mặt hiệu quả vật chất) theo kiểu thân quen, gia đình, huyết tộc, cùng quê quán, trung thành với quyền lợi của băng nhóm Giống như một cánh tay là một phân hệ của cả hệ thống (cơ thể), cho dù nó có khuyết tật nhưng người có cánh tay đó không bao giờ chịu

cắt bỏ nó  Cơ cấu hóa học, là cơ cấu rất chặt và có sự chuyển hóa về chất Giống như

nguyên tử Hydro kết hợp với nguyên tử Ôxy (dưới tác động của tia lửa điện) sẽ tạo thành một phân tử nước (H2O) tỷ lệ cấu kết giữa H và O không thể tuỳ tiện, và sau khi liên kết lại nó tạo thành một chất mới hoàn toàn

3.20 Động lực của hệ thống (Dynamic of Sytem):

Là những kích thích đủ lớn để gây ra các biến đổi hành vi của các phần tử hoặc của cả hệ thống

Động lực có hai loại, động lực bên trong (là chủ yếu) là động lực do chính các phần tử, các phân hệ được cấu trúc hợp lý tạo ra các mục tiêu bộ phận cùng chiều; động lực ngoài là động lực tác động của môi trường bên ngoài tạo ra

3.21 Phân loại hệ thống:

Muốn nắm được hệ thống vấn đề đầu tiên là phải phân loại hệ thống căn cứ vào các dấu hiệu quan sát khác nhau tuỳ theo ý đồ và mục tiêu nghiên cứu đặt ra

a Hệ đóng: là hệ không có quan hệ với môi trường Ngược lại với hệ này là hệ mở,

đó là hệ có quan hệ mật thiết với môi trường Các hệ kinh tế - xã hội thường là các hệ mở

b Hệ đơn giản và hệ phức tạp: là hệ có độ đa dạng nhỏ hay lớn Các hệ kinh tế -

xã hội bao giờ cũng là hệ phức tạp

c Hệ phản xạ giản đơn và hệ phản xạ phức tạp: Hệ mà cứ mỗi tác động của môi

trường chỉ có một vài cách phản ứng đơn trị nhất định theo quy luật thì được gọi là hệ phản xạ đơn; còn hệ phản xạ phức tạp là hệ mà ứng với mỗi tác động của môi trường cách phản ứng của hệ là không lường hết được và không theo một quy luật nhất định

d Hệ thứ bậc: là phân theo cấp bậc so với một hệ thống cho trước, sẽ được các hệ

thống trên và các hệ thống dưới Hệ thứ bậc (hoặc hệ phân cấp) có hai loại: phân cấp hình quạt và phân cấp hình thoi

e Hệ động và hệ tĩnh: Hệ biến đổi theo thời gian là hệ động, ngược lại hệ không

biến đổi theo thời gian được gọi là hệ tĩnh

g Hệ điều khiển: là hệ thoả mãn đồng thời ba điều kiện  Là hệ phân cấp với một

hoặc nhiều cấp trên và ít nhất có 1 cấp dưới;  Có một mục tiêu chung và một quỹ đạo biến đổi;  Các hệ trên ra các tác động điều khiển để hướng hành vi của hệ dưới theo chủ đích của mình, và hệ dưới phải thực hiện các tác động này

Hệ điều khiển tuỳ thuộc số chủ thể điều khiển là một hay nhiều để chia thành hệ độc quyền và hệ cạnh tranh

h Hệ ổn định: Là hệ mà trạng thái của nó kể từ sau một thời điểm nào đó trở đi

luôn nằm trong một miền xác định nào đó Ngược với hệ ổn định là hệ không ổn định

i Hệ tự điều chỉnh (hệ thích nghi): Là hệ luôn luôn giữ được đặc trưng chủ yếu

của cơ cấu cho dù với mọi tác động của môi trường Trước các tác động của môi trường, hệ thích nghi vẫn tồn tại cơ cấu ổn định của mình bằng cách biến đổi một cách có giới hạn cho phù hợp, hoặc phản ánh tác động trở lại để "chỉnh lý" môi trường

k Hệ thống tự tổ chức (tự học tập): Là hệ thống trong quá trình biến đổi nó tự thay

đổi, hoàn chỉnh cơ cấu của mình và thiết lập những tiêu chuẩn xác định giới hạn nội cân bằng của nó

l Hệ động lực: Là hệ có động lực trong Ngược với hệ động lực là hệ có các phân

hệ các phần tử có các mục tiêu chống đối loại bỏ lẫn nhau

3.22 Phương thức tổ chức hệ thống:

a Khái niệm: Phương thức tổ chức hệ thống là cách thức ghép nối các phần tử, các

phân hệ trong hệ thống thông qua các mối liên hệ nhất định

b Các phương thức tổ chức thường gặp:

 Ghép nối tiếp (ghép công nghệ): Hai phần tử E1 và E2 được gọi là ghép nối tiếp nếu đầu ra của E1 (toàn bộ/ một phần) là đầu vào (toàn bộ/ một phần) của E2

Sơ đồ 4 Ghép nối tiếp

 Ghép song song: Hai phần tử E1 và E2 được gọi là ghép song song nếu chúng có

chung (một phần/toàn bộ) đầu vào và đầu ra

Sơ đồ 5 Ghép song song

 Ghép phản hồi: E1, E2 gọi là ghép phản hồi (ghép có mối liên hệ ngược) nếu đầu

ra của E1 là đầu vào của E2 (một phần/ toàn bộ) và ngược lại

 Ghép tự phản hổi: E1 gọi là tự phản hồi nếu một phần đầu ra của nó lại trở thành

một phần đầu vào của chính E1

Sơ đồ 7 Ghép tự phản hồi

 Ghép tương tác (ghép song phương): E1 và E2 gọi là ghép tương tác nếu giữa E1,

E2 có mối tác động (quan hệ) qua lại

Sơ đồ 8 Ghép tương tác

 Ghép đa phương: E1 gọi là ghép đa phương khi nó có quan hệ tương tác với n

phần tử khác (n 2)

Sơ đồ 9 Ghép tương tác

3.23 Cơ chế điều khiển hệ thống (cơ chế hệ thống):

a Khái niệm: Cơ chế điều khiển hệ thống là phương thức tác động có chủ đích của

chủ thể điều khiển lên hệ thống, bao gồm một hệ thống các qui tắc ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở mọi cấp trong hệ thống nhằm duy trì tính trồi hợp lý của cơ cấu và đưa hệ thống sớm tới mục tiêu

Giữa mục tiêu - cơ cấu - và cơ chế có mối liên hệ tương hỗ hữu cơ chặt chẽ trong việc điều khiển hệ thống Nếu cơ chế điều khiển đã được xây dựng một cách hợp lý, nhưng cơ cấu của hệ thống không hợp lý thì việc điều khiển cũng sẽ hết sức khó khăn; ngược lại cơ cấu bố trí hợp lý nhưng cơ chế không đúng cũng không thể vận hành hệ thống phát triển được

b Nội dung của cơ chế điều khiển

b1 Xác định mục tiêu chung có thời hạn dài nhất để hoàn thiện tính thích nghi và

tính chọn lọc của hệ thống nhằm duy trì trạng thái nội cân bằng và không ngừng phá bỏ nó, tức là duy trì tính ổn định động của hệ thống

Trong quản lý kinh tế, đây chính là việc ổn định đường lối lâu dài xây dựng xã hội với những đặc trưng cơ bản mà quá trình phát triển đi lên không được để mất

Sơ đồ 10 Quan hệ giữa mục tiêu - cơ cấu - cơ chế

b2 Thu nhập và xử lý thông tin về môi trường, về các hệ thống xung quanh, về các

phân hệ và phần tử của hệ thống phải điều khiển Trên cơ sở thu nhập thông tin làm rõ mục tiêu cần phải tiến hành xử lý chuẩn xác:

- Hệ thống hóa thông tin

- Lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá hành vi của các đối tượng

- Đề ra các quyết định (cho mọi phân hệ, mọi phần tử mà chủ thể trực tiếp điều khiển)

- Tiến hành quá trình điều khiển cho từng chặng ngắn

b3 Tổ chức các mối liên hệ ngược b4 Tiến hành điều chỉnh khi cần thiết

4 Nghiên cứu hệ thống

4.1 Quan điểm nghiên cứu hệ thống

a Khái niệm: Quan điểm nghiên cứu hệ thống là tổng thể các yếu tố chi phí lên kết

quả của việc nghiên cứu hệ thống (bao gồm: tầm nhìn, sức nhận biết, lợi ích của người nghiên cứu)

Nghiên cứu hệ thống thường sử dụng 2 loại quan điểm:

a1 Quan điểm macro (vĩ mô, chức năng, chiến lược): là quan điểm nghiên cứu hệ

thống nhằm trả lời các câu hỏi:

- Mục tiêu, chức năng của hệ thống là gì? - Môi trường của hệ thống là gì?

- Đầu ra, đầu vào của hệ thống là gì?

Đây là quan điểm nghiên cứu hệ thống của các cơ quan quản lý vĩ mô của nhà nước về kinh tế

a2 Quan điểm micro (vi mô, cơ cấu, tác nghiệp), là quan điểm nghiên cứu chi tiết

nhằm trả lời các câu hỏi

- Phần tử của hệ thống là gì? - Hệ thống có bao nhiêu phần tử?

- Giữa các phần tử có tồn tại các mối quan hệ nào? Đây là quan điểm nghiên cứu của các chủ doanh nghiệp

Mục tiêu

Cơ chếCơ cấu

4.2 Phương pháp nghiên cứu hệ thống

a Khái niệm: Phương pháp nghiên cứu là các qui tắc mà người nghiên cứu sử

dụng để tìm ra qui luật tồn tại, vận động của đối tượng phải nghiên cứu

b Các phương pháp nghiên cứu hệ thống: Việc nghiên cứu hệ thống mục tiêu

cuối cùng là xác định chính xác cấu trúc của hệ thống Có 3 phương pháp thường dùng:

b1 Phương pháp mô hình hóa: Là phương pháp nghiên cứu hệ thống trong trường

hợp biết rõ được 3 yếu tố: đầu vào, đầu ra và cơ cấu của hệ thống Mô hình là sự mô tả hệ thống thông qua các đặc trưng cơ bản của hệ nhờ kinh nghiệm và nhận thức của con người; mô hình có thể là một luận đề, một công thức toán học, một sơ đồ vật lý hoặc sơ đồ trên máy vi tính v.v Phương pháp mô hình hóa chính là phương pháp nghiên cứu hệ thống qua các mô hình và thường là phương pháp nghiên cứu các hệ thống của các chủ doanh nghiệp

Trình tự sử dụng phương pháp mô hình hóa bao gồm các bước:  Xây dựng mô hình của hệ thống phải nghiên cứu:

- Xác định ý đồ và mục tiêu nghiên cứu

- Qui định các đặc trưng quan trọng cần nghiên cứu - Quan sát một số hành vi của hệ thống

- Thiết lập ràng buộc giữa mục tiêu, ý đồ và các đặc trưng thông qua các kết quả quan sát hành vi (mô hình)

 Phân tích, nghiên cứu trên mô hình lý thuyết đã thu được ở bước trên

 Đối chiếu kết luận rút từ mô hình với kết quả thực tế để đối chứng xem kết luận rút từ mô hình lý thuyết có chuẩn xác hay không

 Chỉnh lý lại kết quả của mô hình lý thuyết cho phù hợp, sau đó đem sử dụng kết quả trong thực tế

Ưu điểm của phương pháp mô hình hóa là dễ thực hiện; ví dụ để tìm cách phát triển đất nước mình, người ta có thể sang nước A, nước B, nước C v.v khảo sát để về rút ra mô hình (mà họ cho là hợp lý) phù hợp cho mình Nhược điểm của phương pháp này là nếu người nghiên cứu trình độ kém dễ đi học những cái không cơ bản và không phù hợp với điều kiện của mình và suốt đời họ chỉ có đi theo đuôi người khác, dễ nghiêng ngả (lúc tán thưởng hết lời, nhưng cũng lại có lúc xoay ra phê phán chê trách v.v )

b2 Phương pháp hộp đen (black - box): Là phương pháp nghiên cứu khi đã biết

được đầu ra, đầu vào của hệ thống, nhưng không nắm chắc được cơ cấu của nó Việc nghiên cứu có nhiệm vụ xác định rõ mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào của hệ thống, trình tự của phương pháp hộp đen bao gồm:

 Quan sát đầu vào và đầu ra (thông qua thực nghiệm, hoặc sự tác động chủ quan của người quan sát ở các đầu vào để đón nhận các đầu ra)

 Sử dụng các phân tích vừa định tính vừa định lượng để tìm ra quy luật hình thành cơ cấu có thể có của hệ thống

 Kiểm tra qui luật hình thành cơ cấu đã thiết lập so với thực tế  Chỉnh lý lại kết quả và đưa vào sử dụng

Để sử dụng phương pháp hộp đen, có khi người ta có thể "mượn" tạm cơ cấu của

hệ thống tương tự khác để thử ứng dụng cho hệ thống phải nghiên cứu

b3 Phương pháp tiếp cận hệ thống: Là phương pháp nghiên cứu khi rất khó đoán nhận cơ cấu và đầu ra, đầu vào của hệ thống Cách giải quyết là phân tích hệ thống ban

đầu thành một loạt các phân hệ nhỏ hơn có mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau dù là yếu nhưng không thể bỏ qua Việc phân tích phải tuân theo các yêu cầu sau:

 Việc nghiên cứu từng phân hệ, từng phần tử không được cắt rời một cách tuyệt đối ra khỏi hệ thống, đồng thời phải nghiên cứu sự tác động của phân hệ và phần tử trở lại với hệ thống

 Do hệ thống là một thể hoàn chỉnh có tính trồi, tính chất này có được là do cách tổ chức của các phân hệ và các phần tử tạo nên hệ thống; mà ở chúng tính trồi đó chưa có, hoặc có nhưng rất yếu

 Hệ thống chỉ phát triển khi là hệ thống mở, cho nên khi xem xét hệ thống phải đặt nó vào trong một hệ thống khác lớn hơn

 Các hệ thống phức tạp là những hệ có cơ cấu phân cấp, bao gồm nhiều phân hệ, các phân hệ có quan hệ tương tác nhau; đồng thời các phân hệ với tư cách là một hệ độc lập lại bao gồm trong đó các phần tử nhỏ hơn với các hệ ràng buộc nhất định

 Các hệ thống phức tạp, nếu quan sát từ nhiều góc độ (vị trí quan sát) khác nhau, có các cơ cấu khác nhau Nói một cách khác, hệ thống là một sự "chồng chất" các cơ cấu Vấn đề quan trọng là phải kết hợp các cơ cấu khác nhau đó để tìm nét đặc trưng cơ bản, điển hình của hệ thống

 Phải kết hợp cả hai cách nghiên cứu macro (chức năng) và micro (cơ cấu)

Phương pháp tiếp cận hệ thống là phương pháp nghiên cứu của những chủ thể biết chủ động sáng tạo trong nghiên cứu, và nó thường kết hợp với hai phương pháp ở trên

- Hành vi hướng đích là vấn đề quan trọng nhất của việc điều khiển, nó vừa là mục tiêu vừa là kết quả của điều khiển

- Quá trình điều khiển là quá trình thông tin Thông tin là đặc trưng của mọi hoạt động điều khiển Quá trình thông tin diễn ra theo một trình tự nhất định và có một ngôn ngữ riêng để có thể hiểu được nội dung thông tin đang chu chuyển; sau đó phải có một quy tắc để chuyển nội dung trên sang một ngôn ngữ khác Thông tin không phải là vật chất nhưng phải tồn tại thông qua một vỏ vật chất chứa nó, gọi là vật mang tin, đó chính là thuộc tính phản ánh của vật chất

Thông tin có hai nội dung cơ bản: a) tính bất biến, phản ánh nội dung thông tin có được mà người quan sát nếu hiểu được nó thấu đáo thì đều có thể thu lượm được như nhau (sự thật chứa đựng thông tin), b) độ bất định, phản ánh khả năng chưa nhận biết về đối tượng, khi chưa hiểu rõ đối tượng tức là chưa có nhiều thông tin về đối tượng thì chủ thể khó có thể đưa ra các quyết định chính xác; nhưng khi có thông tin về đối tượng thì

chủ thể hiểu rõ đối tượng hơn, tức là độ bất định về đối tượng giảm đi Đến đây ra có thể phát triển chính xác hơn khái niệm điều khiển

a Định nghĩa: Điều khiển là một quá trình thông tin và quá trình điều khiển là quá

trình đảm bảo cho hành vi của đối tượng hướng vào mục tiêu khi điều kiện bên ngoài thay đổi

Đối với những hệ thống điều khiển cụ thể (gồm chủ thể và đối tượng bị điều khiển) thì điều khiển vừa được xem như một quá trình chịu tác động chung của các qui luật điều khiển, vừa được xem như một hoạt động mang lợi ích cụ thể của chủ thể với các đặc điểm của đối tượng bị điều khiển (có tính chất lịch sử và cụ thể xét trong thời gian và không gian cụ thể)

b Quá trình điều khiển: Là quá trình chủ thể điều khiển tác động lên đối tượng,

hướng đối tượng tới mục tiêu dự định

Quá trình điều khiển gồm các bước:

b1 Xác định mục tiêu điều khiển: Nếu hệ thống phân cấp thì phải xác định mục tiêu

chung của hệ thống, rồi cụ thể hóa thành mục tiêu cho các phân hệ và phần tử bên dưới Lúc đó, mục tiêu của cấp dưới chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu của cấp trên

b2 Thu thập thông tin về đối tượng: Xác định qui luật xu thế biến đổi, các phản

ứng, các hành vi có thể, các mục tiêu riêng, các trở ngại, các rủi ro có thể v.v

b3 Xây dựng các phương án và chọn phương án quyết định tối ưu, sau đó truyền đạt

xuống cho đối tượng thực hiện (đóng vai trò các đầu vào của đối tượng)

b4 Tổ chức điều khiển các đối tượng: Khi đối tượng thực hiện quyết định, phải điều

chỉnh mục tiêu lúc cần thiết Việc tổ chức điều khiển thông qua các tác động điều khiển (đ), căn cứ vào kết quả thực hiện của đối tượng (mối liên hệ ngược Feedback) và các nhiễu N do môi trường gây ra cho đối tượng

Sơ đồ 11 Sơ đồ điều khiển

Quá trình điều khiển là quá trình thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin

c Các loại điều khiển: Căn cứ vào hành vi của đối tượng có thể chia điều khiển

thành nhiều loại:

c1 Điều khiển theo chương trình: Xác định trước mức điều khiển R*t = f(t) và điều khiển đối tượng Rt = R*t = f(t) Nếu mức Rt càng chi tiết bao nhiêu thì độ đa dạng hóa của đối tượng càng kém bấy nhiêu và thường khó đi theo đúng quỹ đạo dự kiến Điều khiển theo chương trình thường sử dụng trong kỹ thuật; trong kinh tế - xã hội, điều khiển theo chương trình chỉ sử dụng trong phạm vi hẹp khi chủ thể nắm chắc mọi hành vi của đối

C

C

đ

R V

c2 Điều khiển có dự trữ (ổn định), cũng là điều khiển theo chương trình, nhưng

mức điều khiển không phải là R*t, mà là một khoảng co giãn hơn Rmint  R*t Rmaxt Trong trường hợp một hệ thống luôn luôn giữ được Rt = R0 (với mọi t) thì hệ có tên gọi là

hệ có tính nội cân bằng (homéostasis), nó giữ được sự cân bằng môi trường bên trong nó

c3 Điều khiển săn đuổi (theo vết), là điều khiển với mức điều khiển R*t không biết trước mà lại phụ thuộc vào một đại lương Dt khác, gọi là đại lượng dẫn đầu, đại lượng Dt chỉ biết được vào đúng các thời điểm t Ví như điều khiển tên lửa bắn máy bay, tốc độ hướng bay của máy bay chính là các đại lượng dẫn đầu

c4 Điều khiển thích nghi là điều khiển với mức phụ thuộc các cái ra (hành vi) của

4.4 Các nguyên lý điều khiển:

Như đã xét ở trên, muốn làm bất cứ một cái gì thành công phải hiểu và tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật có liên quan, được thể hiện thông qua các nguyên lý (hoặc nguyên tắc) hoạt động Đó là ràng buộc đòi chủ thể quản trị phải tuân thủ trong quá trình hoạt động (điều khiển)

a Nguyên lý mối liên hệ ngược (feedback): Là nguyên lý điều khiển đòi hỏi chủ

thể quản trị trong quá trình điều khiển phải nắm chắc được hành vi của đối tượng thông qua các thông tin phản hồi (thông tin ngược - feedback)

Sơ đồ 12 Mối liên hệ ngược

Nếu chủ thể nắm chắc được hành vi của đối tượng thì chỉ cần tác động

C

Đ

R V

đ N

R để điều khiển cho chuẩn xác đ = f (V, N, R) Mối liên hệ ngược được N.Wiener gọi là linh hồn của điều khiển học, còn I.Nikolov thì cho "không có liên hệ ngược cũng không có quá trình quản trị Mối liên hệ ngược đặc trưng cho khả năng của hệ thống duy trì trạng thái nội cân bằng của mình" Mối liên hệ ngược có hai loại:

a1 Mối liên hệ ngược dương, biểu thị ở chỗ phản ứng ở đầu ra làm tăng tác động đến đầu vào, và đến lượt mình đầu vào lại tăng thêm tác động đối với đầu ra hơn nữa v.v Mối liên hệ ngược dương bao giờ cũng dẫn đến sự thay đổi căn bản trong hệ thống, phá huỷ trạng thái nội cân bằng của hệ để thiết lập trạng thái nội cân bằng mới Đây là chữ "tín trong quản trị, là sự ổn định tương đối của chính sách"

a2 Mối liên hệ ngược âm thì trái lại, đầu ra tăng sẽ tác động trở lại kìm hãm đầu

vào Hệ thống có mối quan hệ ngược âm là hệ thống ổn định

b Nguyên lý bổ sung ngoài (thử - sai - sửa) đối với những hệ thống phức tạp

không thể mô tả đầy đủ được ngay từ lần đầu bằng một ngôn ngữ nào đó (chỗ đứng của người nghiên cứu, quan điểm, lợi ích, không gian, thời gian v.v của việc xem xét hệ thống) cho dù ngôn ngữ có phong phú đến đâu Do đó, để mô tả đầy đủ hệ thống (thông qua các thông tin phản ánh các tính chất đặc trưng của hệ thống), phải bổ sung việc mô tả hệ thống bằng các ngôn ngữ khác lấy từ ngoài hệ thống Chẳng hạn, phải nghiên cứu hệ thống H, người nghiên cứu mô tả H bằng mô hình M1 và hộp đen H1; cái gì chưa rõ về H được giải đáp qua H1 Sau đó người quan sát xây dựng mô hình M2 phản ánh đầy đủ hệ H hơn và thông qua hộp đen H2 để tìm hiểu thêm những điều chưa rõ về H Tức là đã "bổ sung" cặp (M2-H2) cho cặp (M1, H1) v.v

Sơ đồ 13 Nguyên lý bổ sung ngoài

Trong quản lý kinh tế, nguyên lý bổ sung ngoài rất hay được sử dụng (dưới tên nguyên lý: thử -sai-sửa) Điều đó đòi hỏi chủ thể cấp trên muốn nắm chắc được cấp dưới thì phải có đủ thời gian và phải thông qua nhiều lần, nhiều cách tác động khác nhau; tránh chủ quan duy ý chí

c Nguyên lý độ đa dạng cần thiết: Khi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu

nhiên, để điều khiển có hiệu quả, chủ thể điều khiển phải có một hệ thống các tác động điều khiển với độ đa dạng tương ứng để hạn chế tính bất định của hành vi của đối tượng điều khiển

d Nguyên lý phân cấp (tập trung dân chủ)

Một hệ thống phức tạp, chủ thể nếu độc quyền xử lý thông tin, đề ra các quyết định thì thường phải sử dụng tới một khối lượng thông tin rất lớn, và sẽ gặp hai kết quả: 

H

thông tin cũ thì đã lại nảy sinh thêm các thông tin mới - tức là quyết định đề ra, do cần phải có nhiều thời gian xử lý thông tin, đã trở thành lạc hậu

Muốn điều khiển được, chủ thể phải phân cấp việc điều khiển cho các phân hệ, mỗi phân hệ lại cần có một chủ thể điều khiển với những quyền hạn, nghĩa vụ, lợi ích nhất định Việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ xử lý và ra quyết định tất yếu tạo thêm cơ cấu trong hệ, và tất yếu tạo ra sự "bất bình đẳng" giữa các cấp về quyền hạn, nhiệm vụ và lợi ích

Trong quản lý kinh tế, có hai cực của sự phân cấp:

d1 Tập trung cao độ (cân đối tương tác)

Sử dụng khi chủ thể nắm chắc 100% hành vi của đối tượng và tác động của nhiễu, cũng như có các tác động đủ mạnh trực tiếp ra quyết định và buộc các đối tượng bên dưới phải thực hiện Việc ra quyết định điều khiển chỉ tập trung duy nhất vào một đầu mối (chủ thể cấp trên)

d2 Dân chủ (dự báo tương tác), là trường hợp ngược lại; chủ thể không có khả năng

nắm được hành vi của các đối tượng bên dưới; không lường hết được tác động của nhiễu, không đủ lực lượng để tác động; phải phân cấp cho tới cấp thấp nhất để các cấp này cũng là các cấp điều khiển trong khuôn khổ một "giới hạn" nào đó

e Nguyên lý lan chuyền (cộng hưởng), là nguyên lý chỉ rõ khi các hệ thống có

chung một môi trường (xét theo một phương diện nào đó) thì chúng có các tác động qua lại lẫn nhau, lan chuyền sang nhau, hành vi của hệ này trở thành tác động của hệ kia và ngược lại

Trong nguyên lý lan chuyền, hệ nào có "lực lượng" mạnh hơn (lực lượng hiểu theo nghĩa chất lượng hướng đích của hệ là cao hay thấp), thì hệ đó tác động mạnh hơn)

Trong kinh tế - xã hội, "lực lượng" của các hệ (quốc gia) chính là bản lĩnh của mỗi dân tộc, nó được nhân lên hoặc mất đi tuỳ theo khả năng của nó trong quan hệ đối ngoại Khi thực hiện chính sách mở cửa, giao lưu quốc tế dân tộc nào có bản lĩnh sẽ hấp thụ được các nhân tố tích cực nhiều hơn các nhân tố tiêu cực

g Nguyên lý khâu xung yếu (phát triển chênh lệch, mũi nhọn) Trong quá trình

điều khiển hệ thống thường xuất hiện sự biến đổi đột biến ở một vài đối tượng nào đó với những mối liên hệ ngược dương hoặc âm dẫn tới sự hoàn thiện hoặc phá vỡ cơ cấu của đối tượng đó, sự phá vỡ hoặc hoàn thiện kéo theo, lan chuyền sang các đối tượng khác và cả hệ thống

4.5 Các phương pháp điều khiển:

Biết phải làm cái gì đã là cần, nhưng làm cái đó như thế nào lại còn quan trọng hơn,

đó là nội dung của các phương pháp điều khiển

a Khái niệm: Phương pháp điều khiển là tổng thể các cách tác động có chủ đích và

có thể có của chủ thể điều khiển lên đối tượng và khách thể để đạt đến mục tiêu

b Các phương pháp điều khiển:

b1 Phương pháp dùng kế hoạch: Là phương pháp điều khiển sử dụng khi chủ thể

nắm khá chắc hành vi của đối tượng, các tác động của nhiễu (N) và có đủ lực lượng để tác động Nếu gọi V+ là tập hợp các đầu vào V và các tác động điều khiển đ thì:

+

Gọi T+ là tập hợp các phép biến đổi qui định cho đối tượng, T+ = {V, đ} = {t}; gọi N+ là tập hợp ngẫu nhiên N+ = {N}; R+ = {R} là tập hợp các đầu ra cần có; C+ là các tiêu chuẩn đánh giác các biến đổi t

M là mục tiêu điều khiển, bao gồm các mục tiêu nhỏ phân theo thời gian, không gian Thì phương pháp dùng kế hoạch là phương pháp cung cấp cho đối tượng A, đòi hỏi đối tượng trả lại M, trong đó có:

A = {V+, T+, N+, R+, C+} (4)

Phương pháp dùng kế hoạch có 2 loại:  Kế hoạch chặt (kế hoạch điểm) tương ứng với M là các mức đặt ra chuẩn xác và đơn trị  Kế hoạch lỏng (kế hoạch diện) tương ứng với M là các mức đặt ra được lựa chọn có tính đa trị

Chẳng hạn trong kinh tế, kế hoạch điểm giao theo cách "buộc doanh nghiệp làm ra 1000 tấn sản phẩm I"; kế hoạch diện giao theo cách "cho doanh nghiệp chọn làm: hoặc 1000 tấn sản phẩm I hoặc 2000 tấn sản phẩm II hoặc 3000 tấn sản phẩm III" v.v

b2 Phương pháp dùng hàm kích thích (phân phối theo lao động)

Là phương pháp điều khiển, sử dụng khi chủ thể không có đầy đủ thông tin về hành vi của đối tượng, về nhiễu và về lực lượng tác động lên đối tượng; phải điều khiển gián tiếp bằng cách cho đầu vào ở chu kỳ này của đối tượng là một hàm tỷ lệ thuận với kết quả đầu ra của đối tượng ở chu kỳ trước:

Vt+1 = f {Rt} (5) Trong đó: f là hàm lợi ích thoả mãn các điều kiện:

f (0) = 0 (6) f' > 0 (7) f'' 0 (8) (6) Biểu thị Rt = 0 thì Vt+1 = 0 (không làm không hưởng)

(7) Biểu thị Rt mà lớn thì Vt+1 cũng lớn (làm nhiều hưởng nhiều và ngược lại)

(8) Biểu thị tốc độ tăng trưởng của Vt+1 phải nhỏ hơn tốc độ tăng của Rt (có tích luỹ) Trong kinh tế, phương pháp dùng hàm kích thích chính là phương pháp sử dụng nguyên tắc phân phối theo lao động

b3 Phương pháp dùng hàm phạt (dùng cơ chế thị trường), là phương pháp điều

khiển, sử dụng khi chủ thể không nắm được hành vi của đối tượng và có rất ít lực lượng để tác động; phải điều khiển bằng cách khống chế đầu ra của đối tượng bằng một hàm của mục tiêu trong của đối tượng:

4.6 Các phương pháp điều chỉnh:

Quá trình điều khiển thường gặp phải các tác động nhiễu đột biến, làm cho đối tượng đi chệch quĩ đạo dự kiến; do đó chủ thể điều khiển phải tác động thêm để san bằng các sai lệch đó; việc tác động thêm này được gọi là việc điều chỉnh Có các phương pháp điều chỉnh sau:

a Phương pháp khử nhiễu (phòng ngừa, mai rùa, bao cấp): đó là phương pháp

điều chỉnh bằng việc bao bọc đối tượng hoặc cả hệ thống bằng một "vỏ cách ly" so với môi trường

Sơ đồ 14 Phương pháp khử nhiễu

Trong kinh tế, phương pháp khử nhiễu chính là phương pháp bao cấp (bao bọc và cấp phát), chính nhờ sự quản lý theo cách bao cấp mà Việt Nam đã thắng trong 2 cuộc chiến tranh với Pháp và Mỹ trước đây; nhưng từ sau ngày thống nhất, điều kiện cho cách quản lý này không còn nữa, nên nếu tiếp tục bao cấp tràn lan sẽ thất bại; nhưng cũng không có nghĩa là mọi thứ bao cấp đều phải xóa bỏ hết

b Phương pháp bồi nhiễu (bảo hiểm, bù giá vào lương); Là phương pháp điều

chỉnh bằng cách tổ chức một bộ bồi nhiễu ở ngay trong lòng hệ thống (như một phần tử)

Sơ đồ 15 Phương pháp bồi nhiễu

Cứ ứng với mỗi tác động nhiễu của môi trường, bộ bồi nhiễu sẽ phát hiện và bù lại cho đối tượng nhằm san bằng sai lệch

Phương pháp bồi nhiễu trong kinh tế chính là phương pháp bảo hiểm thường dùng

c Phương pháp xóa bỏ sai lệch (dự trữ, thanh toán, trợ cấp khó khăn) là phương

pháp điều chỉnh căn cứ vào kết quả cuối cùng của đối tượng đã thực hiện trong tập hợp mọi tác động của nhiễu sau một chu kỳ hoạt động rồi so với mức đề ra, nếu sai hụt thì dùng một quỹ dự trữ chung của cả hệ thống để thanh toán chênh lệch

d Phương pháp chấp nhận sai lệch: đó là cách điều chỉnh tiêu cực, thả nổi của chủ

thể điều khiển; do không khống chế được đối tượng, chủ thể phải thừa nhận các sai lệch bằng cách tự điều chỉnh lại mục tiêu (thu nhỏ mục tiêu) và bộ phận tác động của mình phù hợp theo các sai lệch do các đối tượng tạo ra

4.7 Tổ chức dưới quan điểm hệ thống

Qua phân tích về lý thuyết hệ thống có thể thấy:

a Tổ chức là một hệ thống có con người tham dự (khác các hệ thống không có con

người tham dự)

b Tổ chức là một hệ thống có mục tiêu chung là riêng

c Tổ chức chịu tác động của các quy luật chung cho trong lý thuyết hệ thống; đồng

thời lại chịu tác động của các quy luật riêng có về mặt tâm sinh lý của con người (mà lý thuyết hệ thống chưa đề cập tới)

5 Quản trị tổ chức

5.1 Khái niệm

Quản trị tổ chức (hoặc nói ngắn gọn: quản trị) như đã xét ở mục I là sự tác động bằng quyền lực tổ chức của chủ thể quản trị (thông qua những người khác) đến đối tượng bị quản trị nhằm đạt được định hướng, mục tiêu mong muốn (của chủ thể quản trị, của tổ chức) trong điều kiện ràng buộc của môi trường

a Quyền lực tổ chức: Là đặc tính vốn có của tổ chức được tạo ra từ thuộc tính của

tổ chức và quyền chi phối tổ chức, có thể buộc mọi người trong tổ chức phải phục tùng Chủ thể quản trị sở dĩ có thể tác động lên tổ chức, thực thi trách nhiệm quản trị của mình chính là do nắm được quyền lực tổ chức

Quyền lực tổ chức, một mặt do chính thuộc tính vốn có của tổ chức, ở đâu lao động đông người, có phân công lao động, có sự ràng buộc về trách nhiệm và hướng đến một mục tiêu chung, ở đó tất yếu có quản trị mà người thực thi nhiệm vụ quản trị chính là chủ thể quản trị, người có khả năng chi phối tổ chức Quyền lực tổ chức phải được thể hiện cụ thể ra bên ngoài thông qua chủ thể quản trị là người có khả năng tác động lên tổ chức ( Do là chủ các tài sản của tổ chức hoặc đại diện chủ của các tài sản;  Do có tri thức, có hiểu biết về quản trị phải thực hiện sự gắn kết mọi người để cùng hoạt động đạt tới mục tiêu chung;  Do có sức mạnh của môi trường, hoặc một tổ chức khác giúp chủ thể quản trị có thể chi phối tổ chức)

b Đặc điểm của quản trị:

- Quản trị bao giờ cũng có hai vế, chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị Chủ thể phải đưa ra tác động quản trị, đối tượng bị quản trị phải tuân thủ các tác động của chủ thể quản trị

- Quản trị phải có quy chế ràng buộc và một mục tiêu chung rõ ràng của tổ chức

- Quản trị luôn liên quan đến đầu vào, đầu ra và cơ chế của tổ chức

- Đầu vào đóng vai trò là các tác nhân, các công cụ hoạt động của tổ chức (nguyên liệu, nhiên liệu, nguồn vốn, sức lao động thông tin, trình độ quản trị, ý đồ quản trị, triết lý tổ chức, các cơ hội, các mối quan hệ, các hiểm hoạ, khó khăn, may rủi v.v) Các đầu ra là các kết quả của tổ chức thu được trong mỗi thời kỳ hoạt động (sản phẩm, nhiệm vụ phải hoàn thành, các thành tựu khoa học công nghệ, các mối quan hệ, các tác động xấu và tốt của tổ chức lên môi trường v.v) Còn môi trường là không gian trong đó diễn ra các hoạt động của tổ chức (cơ chế quản lý vĩ mô trong và ngoài nước, môi trường địa phương, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức có liên quan, các chủ thể phải sử dụng thành quả của tổ chức tạo ra v.v)

- Quản trị là một hoạt động, cho nên có thể có kết quả, có thể không có kết quả, có thể có kết quả cao hoặc có kết quả thấp v.v Để có kết quả cao vấn đề cốt lõi của quản trị chính là việc tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến mục tiêu của hoạt động quản trị

- Quản trị là một quá trình, nó có mở đầu, có diễn biến và kết thúc, đòi hỏi chủ thể quản trị phải thực hiện tốt các chức năng quản trị để dẫn dắt tổ chức đến mục tiêu mong muốn sau mỗi chu kỳ hoạt động

- Quản trị là một hoạt động, một quá trình phức tạp vì tổ chức mà trong đó hoạt động quản trị được thực hiện, là một hệ thống có con người hiện diện nên thường là: hệ mở, phức tạp, động, tự học tập và có động lực

- Quản trị là một khoa học vì nó có những ràng buộc mang tính quy luật mà chủ thể quản trị phải nhận thức được và tự giác tuân thủ các đòi hỏi của các quy luật này

- Quản trị còn là một nghề vì nó đòi hỏi chủ thể quản trị phải có tri thức nhất định về điều hành hệ thống (về công nghệ, về sử dụng con người v.v) họ phải được đào tạo, học hỏi (qua trường lớp, qua sách vở, qua việc tự học, qua rút kinh nghiệm từ thực tế quản trị)

- Quản trị còn là một nghệ thuật, vì nó lệ thuộc khá lớn vào tài năng, sự hiểu biết, mối quan hệ, cơ may vận rủi v.v của bản thân mỗi chủ thể quản trị

5.2 Quản trị học:

Là khoa học và nghệ thuật nghiên cứu, xử lý các vấn đề về quản trị các tổ chức có con người tham dự

a Đối tượng của quản trị học: Là các quy luật, các tính quy luật của việc hình

thành, hoạt động và biến đổi của các tổ chức có con người tham dự Đó là các ràng buộc mang tính khoa học, bắt buộc mà chủ thể quản trị các tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải tuân thủ

b Công cụ của quản trị học:  là lý luận là tri thức về quản trị, là tổng kết đúc rút

các bài học của lịch sử  là các phương tiện phải sử dụng để vận hành tổ chức (phương pháp quản trị, cơ sở vật chất kỹ thuật cần có của tổ chức, các mối quan hệ, các ràng buộc, may rủi phải chú ý, các điều phải thận trọng v.v)  Là các kết quả phải đạt và việc kiểm chứng các kết quả

5.3 Thực chất của quản trị:

Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản trị, quản trị chính là sự kết hợp được mọi sự nỗ lực chung của con người trong tổ chức và việc sử dụng tốt các của cải vật

chất thuộc phạm vi sở hữu của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo nhất và có hiệu quả nhất Quản trị phải trả lời các câu hỏi "Phải đạt mục tiêu nào đề ra", "Phải đạt mục tiêu đó như thế nào và bằng cách nào?", "phải mở rộng ảnh hưởng của tổ chức bằng cách nào?", "phải thu hút, lôi kéo thêm ai và bằng cách nào", "có rủi ro nào có thể xảy ra và cách xử lý?" và trong một chừng mực nào đó còn phải trả lời câu hỏi "Mục tiêu đặt ra có chính nghĩa hay không?"

- Quản trị ra đời chính là để tạo ra một hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với việc làm của từng cá nhân riêng rẽ, của một nhóm người, khi họ tiến hành các công việc có mục tiêu chung gần gũi với nhau

Nói một cách khác, thực chất của quản trị là quản lý con người trong tổ chức, thông qua việc sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng, mọi mối quan hệ và mọi cơ hội có thể có của tổ chức

5.4 Bản chất của quản trị:

Xét về mặt kinh tế xã hội, quản trị là các hoạt động chủ quan của chủ thể quản trị vì mục tiêu lợi ích của tổ chức, bảo đảm cho tổ chức tồn tại, sống còn, phát triển lâu dài Mục tiêu của tổ chức do chủ thể quản trị đảm nhận, họ là người đứng đầu của tổ chức và là người nắm giữ quyền lực của tổ chức Nói một cách khác, bản chất của quản trị tuỳ thuộc vào ý tưởng, thủ đoạn, nhân cách của các cá nhân chủ thể của mỗi tổ chức

5.5 Khả năng quản trị một cách khoa học:

Quản trị tuy là một trong những hoạt động lâu đời của con người, nhưng trong một thời gian khá dài người ta phủ nhận khả năng quản trị theo những nguyên tắc khoa học, mà cho rằng yếu tố quyết định trong quản trị là tài năng của người quản trị

Khả năng quản trị một cách khoa học là một thực tế

Trước hết, trong quản trị có những nguyên tắc ổn định và bền vững mà người lãnh đạo cần nghiên cứu và vận dụng chúng Thứ hai, quản trị có liên quan tới con người Ở nơi nào có sự tham gia của con người thì không thể nói ở đó chỉ có những quy luật khách quan không thôi, mà còn phải biết những con người có thể và muốn nhận thức, vận dụng những quy luật khách quan đó hay không

Tính khoa học của quản trị trước hết đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc quy luật khách quan, nghiên cứu những hình thức biểu hiện cụ thể của các quy luật, chứ không phải dựa trên kinh nghiệm cá nhân và trực giác của người lãnh đạo

Tính khoa học của quản trị đòi hỏi phải nghiên cứu toàn diện, đồng bộ các hoạt động, không chỉ giới hạn ở mặt kinh tế kỹ thuật mà còn phải suy tính đến các mặt xã hội và tâm lý của quá trình đó

Tính khoa học của quản trị còn ở chỗ nó dựa vào những phương pháp đo lường, định lượng hiện đại, sự đánh giá khách quan, việc mô hình hóa toán học và sự phân tích thống kê các quá trình bị quản trị

5.6 Nội dung của quản trị học:

Quản trị học thường gồm 5 mảng nội dung lớn:

a Cơ sở lý luận và phương pháp luận của quản trị

- Lý thuyết hệ thống

- Vận dụng các quy luật trong quản trị - Các nguyên tắc quản trị

- Đường lối, chủ trương, chiến lược phát triển tổ chức v.v

b Cơ sở tổ chức quản trị:

- Các chức năng quản trị - Cán bộ quản trị v.v - Con người trong tổ chức

c Tổ chức quá trình quản trị

- Định hướng quản trị - Quyết định quản trị

- Tổ chức khoa học của người lãnh đạo - Lựa chọn địa bàn hoạt động của tổ chức

- Sử dụng các phương tiện hiện đại trong quản trị - Lý thuyết chống rủi ro, quản trị sự thay đổi - Lý thuyết đảo chính,lý thuyết khởi nghiệp v.v

d Cải tiến và đổi mới quản trị

- Hiệu quả quản trị - Phân tích quản trị

- Cải tiến và đổi mới quản trị, phát triển tổ chức - Xử lý các thất bại của tổ chức v.v

e Nghệ thuật quản trị

- Thủ đoạn quản trị - Các mưu kế tổ chức - Văn hóa tổ chức v.v

5.7 Lịch sử phát triển tư tưởng của quản trị

Lịch sử phát triển của khoa học quản trị, hoặc nói chính xác hơn, lịch sử phát triển của tư tưởng (học thuyết, quan điểm) quản trị đã trải qua các giai đoạn sau:

a Giai đoạn tiền tư bản: Quản trị (trong một tổ chức bất kỳ, trong kinh doanh, trong

kinh tế, trong quân sự v.v ) mang tính cách là một thứ triết học, trong việc quản trị xã hội, mà thành tựu lớn nhất là các nhà chính trị và triết học cổ phương Đông, Hy Lạp, La Mã Quản trị chưa được tách ra để trở thành một khoa học độc lập Thành tựu đạt được trong tư tưởng quản trị xã hội trong giai đoạn này phải kể tới các nhà tư tưởng và chính trị lớn của Trung Quốc cổ đại:

- Quản Trọng (638 – 640 tr CN), triết gia Trung Hoa cho rằng: muốn quản trị xã hội, muốn dân giàu nước mạnh, phải sử dụng bạo lực và phải quan tâm tới 5 mặt hoạt động cơ bản là: quan hệ đối ngoại, ra sức phát triển sản xuất, tăng cường xây dựng lực lượng vũ trang, thực hành luật pháp nghiêm minh, ngăn chặn các thói hư tật xấu của những người đứng đầu xã hội

- Khổng Tử (551 – 478 tr CN) và Mạnh Tử (372 –2 89 tr CN), các học giả Trung Hoa

- bản chất con người là tốt đẹp, nhưng do ham muốn, do đáp ứng nhu cầu cá nhân, gia đình v.v mang tính ích kỷ mới làm hại người khác và xã hội, cho nên muốn quản trị xã hội phải giáo huấn con người trở lại tính tốt (trường phái đức trị - học thuyết Y); cho nên làm gì muốn thành công phải chính danh (lẽ phải), phải biết chọn người hiền tài giúp rập, phải thu phục lòng người, phải đúng đạo và phải tiết kiệm Ông cho con người được chia thành hai loại, quân tử thì có nghĩa, còn tiểu nhân chỉ biết chăm lo điều lợi Mạnh Tử thì cho: muốn xây dựng xã hội phải chăm lo cải thiện đời sống cho dân (thuyết nhân chính - ông nói "dân là đáng quý, sau đến xã tắc và cuối cùng mới là "Vua"), phải lập ra một xã hội gồm toàn người tốt và con người phải được bình đẳng với nhau Ông cho xã hội loạn là do chính quyền tệ hại, tàn bạo chứ không phải do dân

- Platon (427 – 347 tr CN), học giả cổ Hy Lạp cho rằng: Hệ thống (mà tác giả nghiên cứu là xã hội, nhà nước) muốn quản trị tốt phải dựa vào ba tiền để:  có sự phân công chuyên môn hóa lao động (1 - tầng lớp thấp lo việc đồng ruộng, thủ công, buôn bán, 2 - tầng lớp trung gian là các vệ quân lo việc chiến tranh, 3 - tầng lớp cao là các nhà thông thái, các nhà triết học thì làm chính trị và điều hành xã hội);  phải có triết lý quản trị;  phải tìm đúng và tập trung sức phát triển vấn đề cốt lõi của tổ chức (phải phát triển sản xuất của cải vật chất và giải quyết các mâu thuẫn trong việc thoả mãn nhu cầu của xã hội)

- Thương Ưởng (550 – tr CN), Tuân Tử (305 – tr CN), Hàn Phi Tử (tr CN) lại đưa ra quan điểm: Bản chất con người là ác, "nhân chi sơ tính bản ác" - học thuyết X - bản chất con người là lười biếng, độc ác, làm hại lẫn nhau, muốn cai trị xã hội thì phải khởi xướng ra lễ nghĩa và chế định ra luật để uốn nắn tính xấu của con người; theo các tác giả, quản trị xã hội vị pháp chứ không vị đức, tiếp học thuyết X là F Toylor (1856 - 1915)

Thành công lớn nhất của giai đoạn này, mặc dầu còn hạn chế dưới giác độ tư tưởng triết học, các tư tưởng quản trị đã tạo lập nhiều quan điểm quản trị quan trọng, thuộc phạm vi quản trị vĩ mô, đã vạch ra được logic của quá trình quản trị xã hội bao gồm sáu mức từ cao đến thấp: "trí tri, chính tâm, tu thân, tề gia, trị quốc, bình thiên hạ", đã đưa ra được trình tự tiến hành của các hoạt động quản trị Trị đạo - trị học - trị thể - trị tài - trị phong - trị thuật, mà ngày nay trong quản trị nói chung, quản lý kinh tế nói riêng vẫn có thể khai thác sử dụng tốt

b Giai đoạn từ khi có chủ nghĩa tư bản ra đời cho đến khi xuất hiện các nước xã hội chủ nghĩa trước những năm 1960

Quản trị được từng bước tách khỏi triết học và dần dần trở thành một bộ môn khoa học độc lập Giai đoạn này diễn ra vào cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20 Nó bao gồm chủ yếu tư tưởng của các trường phái: học thuyết Mác - Lênin, trường phái cơ cấu chế độ của hệ thống, trường phải quản trị của các nước xã hội chủ nghĩa

b1 Học thuyết Mác - Lênin về cách mạng và nhà nước, do 3 nhà tư tưởng lớn Các

Mác (818 - 1883) người Đức, Ăngghen (1820 - 1895) người Đức và Lênin (1870 - 1924) người Nga sáng lập Tổ chức mà các tác giả nghiên cứu là nhà nước, là xã hội Để quản trị một tổ chức có hiệu quả cần có các điều kiện cơ bản sau:  phải có lý luận quản trị dẫn dắt (V.I.Lênin từng nói: Không có lý luận cách mạng khi không có phong trào cách mạng;  Phải có một bộ phận ưu tú lãnh đạo tổ chức (đảng của giai cấp công nhân - những người trực tiếp làm ra của cải xã hội, chịu nhiều áp bức, thiệt thòi xã hội), bộ phận ưu tú này phải tập hợp, quy tụ được sự đồng tình ủng hộ của đại đa số các cá nhân trong

tổ chức (liên minh giai cấp công - công, công tác mặt trận);  Tổ chức phải có sự cân đối biện chứng giữa hạ tầng cơ sở - lực lượng sản xuất xã hội và thượng tầng kiến trúc của tổ chức (quan hệ sản xuất xã hội phải phù hợp với tính chất và trình độ của lực lượng sản xuất);  Tổ chức phải có quyết tâm hành động (đấu tranh giai cấp là cơ sở và là động lực của sự phát triển của xã hội có phân công đối kháng);  Cốt lõi của một tổ chức là phải tạo ra được các đáp ứng cho nhu cầu của mọi con người trong tổ chức (sản xuất vật chất là cái quyết định phát triển xã hội, vật chất có trước ý thức có sau);  Mục tiêu của tổ chức là đáp ứng tốt nhu cầu của mọi thành viên trong tổ chức một cách bình đẳng, văn minh, văn hóa (xóa bỏ bóc lột, xóa bỏ chênh lệch giàu nghèo, mọi người đều có quyền làm chủ v.v)

Chính nhờ có học thuyết quản trị nêu trên mà chủ nghĩa xã hội đã ra đời và phát huy tác dụng (cách mạng tháng 10/ 1917 ở Liên xô cũ, các nước XHCN ở Đông Âu cũ, và hiện nay là Trung Quốc, Cu Ba, Việt Nam, Lào, Bắc Triều Tiên v.v)

b2 Trường phái cơ cấu và chế độ của hệ thống

Trường phái này dành nghiên cứu trong phạm vi hệ thống (xí nghiệp, nhà máy) ở góc độ tạo ra một cơ cấu tổ chức quản trị hợp lý, một chế độ điều hành khoa học và chặt chẽ để đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý trong hệ thống Đóng góp to lớn cho trường phái này phải kể tới các nhà quản trị Robert Owen, Andrew Ure, C.Babbage F.W Taylor, Hanry Fayol v.v

Robert Owen (1771 – 1858) là một trong những chủ doanh nghiệp đầu tiên ở Scotland tiến hành tổ chức một "xã hội công nghiệp" có trật tự và kỷ luật; ông chú ý tới nhân tố con người trong tổ chức và cho rằng nếu chỉ quan tâm đầu tư tới thiết bị máy móc mà quên mất yếu tố con người thì xí nghiệp cũng không thể thu được kết quả Quan điểm quản trị của R.Owen mặc dù còn đơn giản nhưng đã bước đầu chuẩn bị cho sự ra đời của bộ môn quản trị độc lập

Andrew Ure (1778 – 1857) người đã sớm nhìn thấy vai trò của quản trị và việc đào tạo kiến thức cho các nhà quản trị Ông là một trong những người đầu tiên chủ trương việc đào tạo ở bậc đại học cho các nhà quản trị và ông cho quản trị là một nghề

Charles Babbage (1972 – 1871) người đầu tiên đề xuất phương pháp tiếp cận có khoa học trong quản trị; Ông rất quan tâm tới mối quan hệ giữa người quản trị và công nhân, và cũng là một người góp phần tích cực đưa quản trị trở thành một bộ môn khoa học độc lập

Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915), là người được thế giới phương Tây gọi là "cha đẻ của thuyết quản trị khoa học học thuyết X", là một trong những người mở ra một "kỷ nguyên vàng" trong quản trị của nước Mỹ, người xây dựng một phương pháp quản trị được dùng làm cơ sở tri thức cho công việc quản trị Mỹ, Anh, Tây Âu, Bắc Âu và Nhật bản trong các xí nghiệp sau này

F.W Taylor nhìn nhận con người như một cái máy Ông cho con người là một kẻ trốn việc và thích làm việc theo kiểu người lính, vì thế cần thúc họ làm việc một cách hết sức khoa học để chuyên môn hóa các thao tác của người lao động, để họ hoạt động trong một dây chuyền và bị giám sát chặt chẽ, không thể lười biếng Ông đã viết như sau:

- Khi người ta bảo anh nhặt một thỏi kim loại và khênh đi, anh sẽ nhặt nó và đi; và khi người ta bảo anh nguồi xuống và nghỉ thì anh hãy ngồi xuống Anh phải làm việc đó

ngay lập tức trong suốt cả ngày và không một lời cãi lại

- Nhà quản trị là nhà tư tưởng, nhà lên kế hoạch Trách nhiệm của họ là lập kế hoạch, chỉ đạo và tổ chức công việc Ở những chỗ khác, họ phải tập trung vào việc lên kế hoạch sản xuất, kiểm soát nguyên vật liệu, thủ tục hành chính và mọi chi tiết nhỏ nhặt có liên quan tới những công việc này

Tư tưởng cốt lõi của F.W.Taylor là đối với mỗi loại công việc dù là nhỏ nhặt nhất đều có một "khoa học" để thực hiện nó; Ông đã tập hợp, đã liên kết các mặt kỹ thuật và con người trong tổ chức Ông cũng đã ủng hộ học thuyết con người kinh tế và cho rằng việc khuyến khích bằng tiền đối với người lao động là cần thiết để họ sẵn sàng làm việc như một người lính có kỷ luật

F.W.Taylor đưa ra 4 nguyên tắc quản trị sau:

- Nhân viên quản trị phải am hiểu khoa học, bố trí lao động một cách khoa học để thay thế cho các tập quán lao động cổ hủ

- Người quản trị phải lựa chọn người công nhân một cách khoa học, bồi dưỡng nghề nghiệp và cho họ học hành để họ phát triển đầy đủ nhất khả năng của mình (còn trong quá khứ thì họ tự chọn nghề, tự cố gắng học tập để nâng cao tay nghề)

- Người quản trị phải cộng tác với người thợ đến mức có thể tin rằng công việc được làm đúng với nguyện vọng vàcác nguyên tắc có căn cứ khoa học đã định

- Công việc và trách nhiệm đối với công việc được chia phần như nhau giữa người quản trị và người thợ Nhân viên quản trị phải chịu trách nhiệm toàn bộ đối với công việc mà mình có khả năng hơn; còn trong quá khứ thì toàn bộ công việc và phần lớn trách nhiệm là đổ vào đầu người công nhân

Henry Fayol (1841-1825), người chủ trương phải có một lý thuyết quản trị khoa học dựa trên các qui tắc và chức năng nhất định Ông viết: "Tôi hy vọng rằng một lý thuyết sẽ bắt nguồn từ cuốn sách này" và "quản trị hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra" Ông đã kết luận rằng: Một nhà quản trị tài năng có được thành công không phải nhờ những phẩm chất cá nhân, mà nhờ ở các phương pháp mà anh ta đã áp dụng cũng như các nguyên tắc chỉ đạo hành động của anh ta

Theo H.Fayol, quản trị ở xí nghiệp phải thực hiện những nguyên tắc sau: - Có kế hoạch chu đáo và thực hiện kế hoạch một cách nghiêm chỉnh

- Việc tổ chức (nhân tài, vật lực) phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích, yêu cầu của xí nghiệp

- Cơ quan quản trị điều hành phải là duy nhất, có năng lực và tích cực hoạt động - Kết hợp hài hòa các hoạt động trong xí nghiệp với những cố gắng phối hợp

- Các quyết định đưa ra phải rõ ràng, dứt khoát và chuẩn xác

- Tổ chức tuyển chọn nhân viên tốt, mỗi bộ phận phải do một người có khả năng và biết hoạt động đứng đầu, mỗi nhân viên phải được bố trí vào nơi có thể phù hợp với khả năng của họ

- Nhiệm vụ phải được xác định rõ ràng

- Khuyến khích tính sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của mọi người trong xí nghiệp - Bù đắp lâu dài và thoả đáng cho những công việc đã được hoàn thành

- Các lỗi lầm và khuyết điểm phải bị trừng phạt - Phải duy trì kỷ luật xí nghiệp

b3. Trường phái quan hệ con người với con người trong hệ thống

Trong trường phái này đã có sự quan tâm thỏa đáng đến yếu tố tâm lý con người, tâm lý tập thể và bầu không khí tâm lý trong xí nghiệp, nơi những người lao động làm việc, đã phân tích tác động qua lại giữa con người với con người trong hoạt động ở xí nghiệp Đại diện của trường phái này là M P Follet (1868 - 1933), người đã phê phán các nhà quản trị trước kia chưa quan tâm đến khía cạnh tâm lý và xã hội của quản trị, là Elton Mayo (1880 - 1949), người rất quan tâm đến yếu tố cá nhân trong tập thể (nhóm), mặc dù ông đánh giá con người là thụ động trong quan hệ với tập thể v.v

b4 Trường phái quản lý kinh tế của các nước xã hội chủ nghĩa (trước khi Liên Xô và Đông Âu sụp đổ)

Từ khi hình thành hệ thống các nước xã hội chủ nghĩa, việc quản lý đã được đặt ra trên cơ sở bản chất chế độ xã hội chủ nghĩa là xóa bỏ bóc lột, thực hiện sở hữu xã hội chủ nghĩa về tư liệu sản xuất, với hai mục tiêu quản lý là tạo ra năng suất hiệu quả cao và công bằng nhân đạo xã hội, việc quản lý được thực hiện tập trung trong phạm vi cả nước Quản lý kinh tế đã thực sự được tách thành một môn khoa học độc lập với hệ thống lý luận và phương pháp luận chặt chẽ, chuẩn xác Do đó đã nhanh chóng góp phần thúc đẩy nền kinh tế của các nước xã hội chủ nghĩa phát triển vượt bậc Nhưng cho đến đầu những năm 60, do sự phát triển kinh tế bắt đầu chững lại ở nhiều nước, các ách tắc bắt đầu xuất hiện bởi nhiều lý do, trong đó đáng kể nhất là :  Không phát triển được sản xuất xã hội ;  Không xóa bỏ được bất công và phân hóa xã hội ;  Việc quản trị lại duy ý chí và quá tập trung vào các cơ quan nhà nước với các yếu kém của đội ngũ các nhà quản trị điều hành bộ máy này Sự bế tắc đã kéo đến khủng khoảng ở một số nước và đang đòi hỏi các nhà quản trị phải xem xét lại lý thuyết quản trị của mình để có biện pháp chỉnh lý và hoàn thiện thích hợp

c Giai đoạn từ đầu những năm 1970 đến nay

Các nước tư bản chủ nghĩa trước cuộc khủng hoảng kinh tế thừa, trước các bế tắc chung của những năm 1960, đã khẩn trương điều chỉnh lại các quan điểm và cách thức quản trị của mình và họ đã tạm thời thu được những kết quả nhất định Các nhà quản trị phương Tây, tiêu biểu là Peter Drucker (1909), là người đầu tiên mở cửa phạm vi quản trị của doanh nghiệp ra với thị trường, khách hàng và ràng buộc của xã hội, của các đối thủ cạnh tranh và của nhà cung ứng vật tư thiết bị cho doanh nghiệp Theo P Drucker, quản trị có 3 chức năng: quản trị công nhân, công việc; quản trị các nhà quản trị và quản trị một doanh nghiệp Quản trị theo P Drucker còn là sự chủ động sáng tạo kinh doanh chứ

Với tư tưởng này, Ông đã là một trong những nhà quản trị góp phần xây dựng nhiều lý thuyết quản trị kinh doanh hiện đại ngày nay (Marketing, kinh tế vĩ mô v v ) chính với quan điểm nói trên P Drucker đã giải quyết các bế tắc tưởng như không giải quyết nổi của chủ nghĩa tư bản: Ông đã được các nhà tư bản phương Tây và Nhật, Mỹ gọi là "Peter Đại đế" Hạn chế của ông ở chỗ không đề cập tới bản chất lợi ích của hoạt động quản trị điều mà các nhà tư bản luôn luôn né tránh vì bản chất bóc lột của nó

- Các nhà quản trị Bắc Âu, lại đưa thêm việc gắn quản trị với việc điều hòa lợi ích một phần cho xã hội thông qua các cơ quan quản lý của chính phủ Chính điều này đã làm cho nhiều nước Bắc Âu (Thụy Điển, Đan Mạch, Hà Lan v v ) cũng tự nhận mình là các nước xã hội chủ nghĩa Các nước này đã nhanh chóng trở thành các quốc gia phồn vinh, các tư tưởng quản trị của họ được nhiều quốc gia theo dõi, học tập, nhưng trong thập kỷ cuối thế kỷ 20 đến nay, các nước này đang bước vào những bế tắc mới với nhiều khó khăn trở ngại mà họ đang cố gắng giải quyết

- Các nhà quản trị Nhật Bản và các nước ASEAN thì lại bổ sung thêm việc quản trị theo phương thức hiện đại với sức mạnh truyền thống dân tộc, gia đình, dòng họ, tạo ra một động cơ tâm lý mạnh cho cộng đồng với mong muốn nhanh chóng trở thành các thế lực dẫn đầu thế giới (Học thuyết Z do W.Ouchi đề xướng) Các nước này cũng đã "một thời vang bóng" và vẫn còn đang được nhiều người ca ngợi thành tựu của họ, mặc dù những năm gần đây bắt đầu chững lại với cái bế tắc tất yếu của chủ nghĩa tư bản, đó là sự lũng đoạn của các tập đoàn kinh doanh chi phối, khống chế nhà nước

- Một số quốc gia thuộc phạm vi ảnh hưởng của các thế lực đế quốc và phản động quốc tế đã hi vọng đem lại sự thịnh vượng nhanh chóng cho đất nước mình bằng cách quản lý xã hội dựa trên bạo lực, roi vọt (điển hình là bè lũ Pôn Pốt, Iêng Xari, v.v ở Cam pu chia), nhưng cũng như phát xít Đức, Nhật, họ đều thất bại thảm hại

Thực chất của quản trị những năm gần đây là sự phát triển theo quan điểm chấp nhận chênh lệch, chấp nhận cạnh tranh, phân hóa giàu nghèo theo nguyên lý khâu xung yếu của lý thuyết hệ thống, mà trọng tâm là biết tận dụng các thành quả của khoa học công nghệ và nhân tố tâm lý xã hội

Lý thuyết hệ thống: Là tập hợp các bộ môn khoa học (tâm lý học, logic học, toán học, sử học, sinh học, lý thuyết tự động hóa, tin học ) nhằm nghiên cứu, giải quyết các vấn đề trên quan điểm toàn thể

Phần tử: Là tế bào tạo nên hệ thống, nó có tính độc lập tương đối

Quan hệ: Là sự dính kết, tương tác qua lại phải có giữa các phần tử, các phân hệ trong các hoạt động của mình

Hệ thống: Là tập hợp các phần tử, các quan hệ ràng buộc chi phối lẫn nhau theo các qui

trồi" của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ không có, hoặc có nhưng không đáng kể

Môi trường của hệ thống: Là tập hợp tất cả các phần tử, các phân hệ không nằm trong hệ thống nhưng có quan hệ với hệ thống (tác động lên hệ thống hoặc bị hệ thống tác động)

Đầu vào của hệ thống: Là các tác động có thể có từ môi trường lên hệ thống Đầu ra của hệ thống: Là các phản ứng trở lại của hệ thống đối với môi trường Hành vi của hệ thống: Là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong một khoảng thời gian nào đó

Trạng thái của hệ thống: Là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống, xét ở một thời điểm nhất định nào đó

Mục tiêu của hệ thống: Là trạng thái mong đợi, cần có của hệ thống sau một thời gian nào đó

Chức năng của hệ thống: Là khả năng lý thuyết của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra

Tiêu chuẩn (của hệ thống): Là các quy ước các, chuẩn mực dùng để lựa chọn các phương tiện, thủ đoạn để đạt được mục tiêu chung của hệ thống và mục tiêu riêng của mỗi phần tử

Cơ cấu của hệ thống là hình thức cấu tạo bên trong của hệ thống, bao gồm sự sắp xếp trật tự các bộ phận, các phần tử và các quan hệ giữa chúng theo cùng một dấu hiệu nào đấy

Động lực của hệ thống: Là những kích thích đủ lớn để gây ra các biến đổi hành vi của các phần tử hoặc của cả hệ thống

Phương thức tổ chức hệ thống là cách thức ghép nối các phần tử, các phân hệ trong hệ thống thông qua các mối liên hệ nhất định

Cơ chế điều khiển hệ thống là phương thức tác động có chủ đích của chủ thể điều khiển lên hệ thống, bao gồm một hệ thống các qui tắc ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở mọi cấp trong hệ thống, nhằm duy trì tính trồi hợp lý của cơ cấu và đưa hệ thống sớm tới mục tiêu

Điều khiển là một quá trình thông tin và quá trình điều khiển là quá trình đảm bảo cho hành vi của đối tượng hướng vào mục tiêu khi điều kiện bên ngoài thay đổi

Nguyên lý mối liên hệ ngược (feedback): Là nguyên lý điều khiển đòi hỏi chủ thể

quản trị trong quá trình điều khiển phải nắm chắc được hành vi của đối tượng thông qua các thông tin phản hồi (thông tin ngược - feedback)

Nguyên lý bổ sung ngoài (thử - sai - sửa:Đối với những hệ thống phức tạp, không

thể mô tả đầy đủ được ngay từ lần đầu bằng một ngôn ngữ nào đó (chỗ đứng của người nghiên cứu, quan điểm, lợi ích, không gian, thời gian v.v của việc xem xét hệ thống) cho dù ngôn ngữ có phong phú đến đâu Do đó, để mô tả đầy đủ hệ thống (thông qua các thông tin phản ánh các tính chất đặc trưng của hệ thống), phải bổ sung việc mô tả hệ thống bằng các ngôn ngữ khác lấy từ ngoài hệ thống

Nguyên lý độ đa dạng cần thiết: Khi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu

nhiên, để điều khiển có hiệu quả, chủ thể điều khiển phải có một hệ thống các tác động điều khiển với độ đa dạng tương ứng, hạn chế tính bất định của hành vi của đối tượng

Nguyên lý phân cấp (tập trung dân chủ)

Một hệ thống phức tạp, chủ thể nếu độc quyền xử lý thông tin, đề ra các quyết định thì thường phải sử dụng tới một khối lượng thông tin rất lớn, và sẽ gặp hai kết quả:  không có khả năng xử lý hết thông tin và quyết định sẽ kém chính xác ; xử lý được thông tin cũ thì đã lại nảy sinh thêm các thông tin mới - tức là quyết định đề ra do cần phải có nhiều thời gian xử lý thông tin đã trở thành lạc hậu

Muốn điều khiển được, chủ thể phải phân cấp việc điều khiển cho các phân hệ, mỗi phân hệ lại cần có một chủ thể điều khiển với những quyền hạn, nghĩa vụ, lợi ích nhất định Việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ xử lý và ra quyết định tất yếu tạo thêm cơ cấu trong hệ, và tất yếu tạo ra sự "bất bình đẳng" giữa các cấp về quyền hạn, nhiệm vụ và lợi ích

Nguyên lý lan chuyền (cộng hưởng), là nguyên lý chỉ rõ khi các hệ thống có chung một

môi trường (xét theo một phương diện nào đó) thì chúng có các tác động qua lại lẫn nhau, lan chuyền sang nhau, hành vi của hệ này trở thành tác động của hệ kia và ngược lại

Nguyên lý khâu xung yếu (phát triển chênh lệch, mũi nhọn) Trong quá trình điều

khiển hệ thống thường xuất hiện sự biến đổi đột biến ở một vài đối tượng nào đó với những mối liên hệ ngược dương hoặc âm dẫn tới sự hoàn thiện hoặc phá vỡ cơ cấu của đối tượng đó Sự phá vỡ hoặc hoàn thiện kéo theo, lan chuyền sang các đối tượng khác và cả hệ thống

Phương pháp điều khiển là tổng thể các cách tác động có chủ đích và có thể có của chủ thể điều khiển lên đối tượng và khách thể để đạt đến mục tiêu Có các phương pháp sau:

* Phương pháp dùng kế hoạch:

* Phương pháp dùng hàm kích thích (phân phối theo lao động) * Phương pháp dùng hàm phạt (dùng cơ chế thị trường)

Các phương pháp điều chỉnh: Quá trình điều khiển thường gặp phải các tác động

nhiễu đột biến, làm cho đối tượng đi chệch quĩ đạo dự kiến; do đó chủ thể điều khiển phải tác động thêm để san bằng các sai lệch đó; việc tác động thêm này được gọi là việc điều chỉnh Có các phương pháp điều chỉnh sau:

Phương pháp khử nhiễu (phòng ngừa, mai rùa, bao cấp): đó là phương pháp điều chỉnh bằng

việc bao bọc đối tượng hoặc cả hệ thống bằng một "vỏ cách ly" so với môi trường

Phương pháp bồi nhiễu (bảo hiểm, bù giá vào lương): là phương pháp điều chỉnh

bằng cách tổ chức một bộ bồi nhiễu ở ngay trong lòng hệ thống (như một phần tử)

Phương pháp xóa bỏ sai lệch (dự trữ, thanh toán, trợ cấp khó khăn): là phương

pháp điều chỉnh, căn cứ vào kết quả cuối cùng của đối tượng đã thực hiện trong tập hợp mọi tác động của nhiễu sau một chu kỳ hoạt động, rồi so với mức đề ra, nếu sai hụt thì dùng một quỹ dự trữ chung của cả hệ thống để thanh toán chênh lệch

Phương pháp chấp nhận sai lệch: là cách điều chỉnh tiêu cực, thả nổi của chủ thể

điều khiển; do không khống chế được đối tượng, chủ thể phải thừa nhận các sai lệch bằng cách tự điều chỉnh lại mục tiêu (thu nhỏ mục tiêu) và bộ phận tác động của mình phù hợp theo các sai lệch do các đối tượng tạo ra

II VẬN DỤNG CÁC QUY LUẬT TRONG QUẢN TRỊ, CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ TỔ CHỨC

a Quy luật: Là mối liên hệ bản chất, tất nhiên, phổ biến của các sự vật và hiện tượng

trong những điều kiện nhất đinh

b Đặc điểm của các quy luật: Quy luật là do con người nhận thức được, chứ không

phải do con người tạo ra, nó có đặc điểm khách quan của nó, đó là:

b1 Con người không thể tạo ra quy luật nếu điều kiện của quy luật chưa có ( và ngược lại) Chẳng hạn còn kinh tế hàng hóa thì còn quy luật thị trường điều tiết (cung - cầu - giá cả, cạnh tranh, giá trị v.v.)

b2 Các quy luật tồn tại và hoạt động không lệ thuộc vào việc con người có nhận biết

được nó hay không, có ưa thích hay là ghét bỏ nó Chẳng hạn chủ nghĩa xã hội ở nhiều nước

đang thực hiện, nhưng nhiều quy luật cho tới hiện giờ con người cũng chưa nhận biết được Hoặc đến thời điểm này con người trên trái đất vẫn chưa có cách khắc phụcbệnh sida

b3 Các quy luật tồn tại đan xen vào nhau: tạo thành một hệ thống thống nhất, nhưng khi xử lý, các quy luật thường chỉ do một hoặc một số quy luật chi phối (tuỳ điều kiện cụ thể của môi trường) Do đó để quản trị một tổ chức người lãnh đạo phải nhận biết được hàng loạt các quy luật: môi trường, tâm lý, kinh tế, tự nhiên, quốc gia, quốc tế, tổ chức v.v

b4 Con người chỉ có các quy luật chưa biết, chứ không có các quy luật không biết

c Cơ chế sử dụng các quy luật

c1 Phải nhận biết được các quy luật, quá trình nhận thức quy luật bao gồm hai giai đoạn: nhận biết qua các hiện tượng thực tiễn và qua các phân tích bằng khoa học và lý luận Đây là một quá trình tuỳ thuộc vào trình độ mẫn cảm, nhạy bén của con người

c2 Tổ chức các điều kiện chủ quan của hệ thống để cho hệ thống xuất hiện các điều kiện khách quan thuận lợi mà nhờ đó quy luật phát sinh tác dụng

Chẳng hạn, để cho các quy luật của thị trường như cạnh tranh, giá trị, cung - cầu v.v vận hành hợp lý thì các cơ quan quản lý vĩ mô của nhà nước phải rà soát lại các chức năng của mình để tạo điều kiện môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp phát huy tác dụng

c3 Tổ chức thu thập các thông tin sai phạm ách tắc do việc không tuân thủ đòi hỏi của các quy luật khách quan gây ra trong tổ chức để kịp thời xử lý thích hợp

d Các quy luật cần lưu ý trong quản trị

d1 Các quy luật biện chứng

- Quan hệ sản xuất phải phù hợp với trình độ và tính chất của lực lượng sản xuất - Vật chất là cái có trước, ý thức là cái có sau

- Sự vật luôn biến đổi, từ lượng tích đến mức đủ lớn (đến ngưỡng) thì biến thành chất

d2 Các quy luật về hệ thống: đã xét ở phần trên

d3 Các quy luật về tâm lý: cá nhân, tập thể, tổ chức, xã hội d4 Các quy luật về khoa học công nghệ

d5 Các quy luật kinh tế d6 Các quy luật cạnh tranh

2 Các nguyên tắc quản trị

a Khái niệm: các nguyên tắc quản trị là các ràng buộc mang tính khách quan, khoa

học mà các chủ thể quản trị phải tuân thủ trong quá trình quản trị

b Yêu cầu của nguyên tắc quản trị: các nguyên tắc quản trị tổ chức do con người

đặt ra nhưng không phải do sự suy nghĩ chủ quan, mà phải tuân thủ các đòi hỏi khách quan như:

- Nguyên tắc phải thể hiện được yêu cầu của các quy luật - Các nguyên tắc phải phù hợp với mục tiêu của quản trị

- Các nguyên tắc phải phản ánh đúng tính chất và tương quan của các quan hệ quản trị - Các nguyên tắc quản trị phải bảo đảm tính hệ thống, tính nhất quán và phải được bảo đảm bằng kỷ luật của tổ chức

c Các nguyên tắc quản trị cơ bản: như đề cập, các nguyên tắc quản trị phản ánh các

yêu cầu khách quan của quy luật chi phối lên quá trình quản trị Tức là muốn biết có nguyên tắc nào, thì trước tiên phải biết có các quy luật nào?

Thông thường việc quản trị các tổ chức (kinh tế, xã hội, chính trị, đoàn thể v.v mà yếu tố chủ yếu là các con người) phải sử dụng các nguyên tắc sau:

c1 Phải có chính danh, được biểu hiện thông qua các mục tiêu đúng đắn mà xã hội

chấp nhận Bất kỳ một tổ chức nào nếu mục tiêu đề ra của nó không hợp lòng người, không phù hợp với thể chế chính trị của xã hội sẽ khó có thể thực hiện thành công Nói một cách khác, mọi tổ chức muốn thành công thì yêu cầu đầu tiên là phải có một chức năng xã hội nào đó (thúc đẩy xã hội phát triển nếu nó phù hợp xu thế lịch sử, phá vỡ xã hội nếu thể chế của nó là bất công và hư hỏng) Rõ ràng một băng cướp là một tổ chức rất chặt (theo luật rừng của băng nhóm) nhưng mục tiêu tồn tại của nó chỉ đem lại tai ương cho xã hội, thì băng cướp đó không thể tồn tại lâu dài được Hoặc một tổ chức xã hội đặt ra chỉ để giải quyết quyền lợi vị kỷ cá nhân cho một số người nào đó thì tổ chức ấy cũng khó có thể phát triển và sớm muộn nó cũng sẽ bị xóa bỏ

Sau khi có chính danh (tức có mục tiêu hoạt động có ích lợi cho xã hội) thì tổ chức phải triển khai việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra, từ bộ máy đến công tác cán bộ, các phương pháp hoạt động v.v tất cả phải luôn bám sát mục tiêu đã đề ra

c2 Tập trung dân chủ (phân cấp):

- Nội dung của nguyên tắc: phải bảo đảm mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ trong quản trị

Tập trung phải trên cơ sở dân chủ, dân chủ phải thực hiện trong khuôn khổ tập trung Mỗi tổ chức thường bao gồm nhiều người, để cho mọi người quy tụ lại nhằm tạo được xung lực đồng chiều, tổ chức phải có một kỷ luật làm việc Tổ chức phải được tạo ra như một cỗ máy ăn khớp, nhịp nhàng, mà người thiết kế cỗ máy chính là chủ thể quản

trị Tổ chức thì luôn biến động và phức tạp mà mỗi người trong tổ chức không phát huy được tính tích cực, chủ động sáng tạo thì tổ chức cũng khó mà phát triển; lúc này tổ chức phải được coi như một bộ não; tổ chức cần bảo đảm tính dân chủ của nó

- Biểu hiện của tập trung:  Có bộ phận quản trị làm nhiệm vụ lãnh đạo;  Có lề lối làm việc hợp lý;  Thực hiện chế độ một thủ trưởng ở tất cả các đơn vị, các cấp

- Biểu hiện của dân chủ:  Xác định rõ phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của các cấp;  Tự chịu trách nhiệm;  Chấp nhận đấu tranh, chấp nhận liên kết;  Giáo dục, bồi dưỡng ý thức, trình độ cho con người;  Giảm bớt việc họp hành không cần thiết, tiết kiệm thời gian cho các cấp làm tốt việc của họ

c3 Kết hợp hài hòa các lợi ích xã hội

Quản trị trước hết là quản trị con người, là tổ chức tính tích cực hoạt động của họ Con người có những lợi ích, những nguyện vọng và những nhu cầu nhất định Do đó một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị là phải chú ý đến lợi ích của con người để khuyến khích sự hoạt động có hiệu quả và tính tích cực của họ trong tổ chức

- Lợi ích là sự vận động tự giác, chủ quan của con người nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó của mình

- Lợi ích là một động lực to lớn nhằm phát huy tính tích cực, chủ động của con người - Lợi ích còn là phương tiện của quản trị cho nên phải dùng nó để động viên con người Rõ ràng con người tham gia một tổ chức nào đó (dù bị bắt buộc hay tự giác) đều đòi hỏi tổ chức đem lại các lợi ích cho mình

Nội dung của nguyên tắc: Phải kết hợp hài hòa 3 lợi ích của xã hội (lợi ích của tổ chức, lợi ích của xã hội và lợi ích của cá nhân mà trong một chừng mực là lợi ích của cả nhân loại) trên cơ sở các đòi hỏi của các quy luật của khách quan

Các biện pháp kết hợp tốt 3 loại lợi ích:

- Thực hiện một đường lối phát triển của tổ chức một cách đúng đắn dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật khách quan phù hợp với đặc điểm của đất nước Đường lối đó phản ánh lợi ích cơ bản và lâu dài của mọi thành viên trong tổ chức

- Xây dựng và thực hiện các quy hoạch và kế hoạch chuẩn xác Quy hoạch và kế hoạch đó phải quy tụ được quyền lợi của cả hệ thống và phải có tính hiện thực cao

c4 Hiệu quả:

Tiết kiệm và hiệu quả là hai mặt của cùng một vấn đề: đó là làm sao để với một cơ sở vật chất kỹ thuật, một nguồn tài sản, một lực lượng thành viên hiện có và sẽ có trong giai đoạn phát triển nào đó, có thể tạo ra được các thành quả nhiều nhất, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho nhu cầu phát triển của tổ chức

c5 Phân hóa tối ưu: Nhằm chia tách các tổ chức khác có ý đồ xấu đối với tổ chức

của mình bằng những giải pháp có thể:  chia tách giữa các tổ chức đó (lôi kéo số có thể, đẩy họ tới các xung đột) theo kiểu chia để trị;  Chia tách nội bộ của từng tổ chức đối kháng (để họ suy yếu không còn sức mà cản trở tổ chức mình) v.v

c6 Nắm chắc khâu xung yếu: Đòi hỏi những người lãnh đạo các tổ chức phải có khả

năng phân tích chuẩn xác tình thế của tổ chức trong bước phát triển để tìm ra các công tác chủ yếu, các vấn đề then chốt, các sự khác biệt để tập trung sức giải quyết hiệu quả và dứt điểm; khắc phục tình trạng "lực bất tòng tâm" mà con người thường xuyên gặp phải

c7 Kiên trì mục tiêu ý định: Đây là một nguyên tắc đòi hỏi nhà lãnh đạo các tổ chức

phải có ý chí mạnh mẽ, tự tin để tạo ra sức mạnh hướng vào tương lai cho tất cả mọi thành viên của tổ chức Một tổ chức dù mục tiêu có đúng đắn mấy nhưng không phải lúc nào cũng được xã hội chấp nhận và ủng hộ hoàn toàn với nhiều lý do khác nhau Nếu người lãnh đạo mà bạc nhược, yếu lòng, luôn kêu ca phàn nàn mà không có cách tháo gỡ dần khó khăn gặp phải cho tổ chức, thì làm sao họ có thể giúp cho những người khác yên tâm vì mục tiêu của tổ chức mình

c8 Chuyên môn hóa: Là nguyên tắc đòi hỏi việc quản trị tổ chức phải biết giao đúng

người, đúng việc; không thể tuỳ tiện theo kiểu "gia đình chủ nghĩa"; cảm tính cá nhân mất hết lý trí

c9 Khôn khéo che dấu ý đồ: Là nguyên tắc đòi hỏi mỗi tổ chức cần dấu kín ý đồ của

mình; cần khiêm tốn, tránh phô trương ồn ào, tránh hăm doạ tổ chức khác để giảm bớt sự bất lợi cho tổ chức mình Giống như Trần Hưng Đạo đã nói: đời xưa, người giỏi dùng binh, ý muốn như thế, mà làm không như thế, khiến họ lại ngờ rằng ý muốn không như thế, là để làm đúng ý mình muốn như thế Đó là phép tinh vi để phá quân bắt tướng, hàng thành phục ấp vậy

c10 Xử lý tốt các mối quan hệ đối ngoại: mà phương hướng chủ yếu là phải thiết lập

được các quan hệ đa phương trên cơ sở tôn trọng chính kiến, chủ quyền và lợi ích của nhau để tận dụng mọi cơ hội cho sự tồn tại và phát triển

- Các quy luật tồn tại và hoạt động không lệ thuộc vào việc con người có nhận biết được nó hay không, có ưa thích nó hay là ghét bỏ nó

- Các quy luật tồn tại đan xen vào nhau: tạo thành một hệ thống thống nhất, nhưng khi xử lý các quy luật thường chỉ do một hoặc một số quy luật chi phối (tuỳ điều kiện cụ thể của môi trường)

- Con người chỉ có các quy luật chưa biết, chứ không có các quy luật không biết Các nguyên tắc quản trị tổ chức do con người đặt ra nhưng không phải do sự suy nghĩ chủ quan, mà phải tuân thủ các đòi hỏi khách quan như:

- Nguyên tắc phải thể hiện được yêu cầu của các quy luật - Các nguyên tắc phải phù hợp với mục tiêu của quản trị

- Các nguyên tắc phải phản ánh đúng tính chất và tương quan của các quan hệ quản trị - Các nguyên tắc quản trị phải bảo đảm tính hệ thống, tính nhất quán và phải được bảo đảm bằng kỷ luật của tổ chức

yếu là các con người) phải sử dụng các nguyên tắc sau:

- Phải có chính danh được biểu hiện thông qua các mục tiêu đúng đắn mà xã hội chấp nhận

- Tập trung dân chủ (phân cấp) - Kết hợp hài hòa các lợi ích xã hội - Hiệu quả

- Phân phối tối ưu

- Nắm chắc khung xung yếu - Kiên trì mục tiêu ý định - Chuyên môn hóa

- Khôn khéo che giấu ý đồ

- Xử lý tốt các mối quan hệ đối ngoại

KẾT LUẬN

Chúc mừng anh (chị) đã hoàn thành việc nghiên cứu chương I Trong chương này các anh (chị) cần nắm vững các nội dung sau:  Tổng quan về tổ chức;  Các xem xét tổ chức theo quan điểm hệ thống; Các quy luật phải tuân thủ khi tiến hành quản trị một tổ chức; Các nguyên tắc quản trị tổ chức

Chúc các anh (chị) học đạt kết quả tốt!

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 L.Von Bertalanfey - General System Theory, George Brazilier, New York 1968 2 Trần Hưng Đạo - Binh thư yếu lược, NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội 1977, trang 42 3 Hồ Chí Minh toàn tập, tập 3, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 1955, trang 431 4 Chu Hy - Luận ngữ, NXB Văn học, Hà Nội 1992

5 V.I.Lênin - Toàn tập, tập 6, NXB Tiến bộ Maxcơva 1975, trang 30

6 C.Mác - Mác-Ăngghen tuyển tập, tập 1, NXB Sự thật, Hà Nội 1980, trang 13-14 7 M.D.Mesarovic - A Mathematical Theory of General System, Wiley - Interscience, New York 1972

8 Lý Tôn Ngô - Hậu hắc học, NXB Văn hóa - Thông tin, Hà Nội 2000 9 Nhập môn quản trị học, Nhà xuất bản Bộ Giáo dục, Hà Nội 1997

10 Những vấn đề cơ bản của quản trị kinh doanh, Nhà xuất bản Kho học và Kỹ thuật Hà Nội 1994

11 Quản trị học, Viện Đại học Mở Hà Nội, Hà Nội 2007

12 Giáo dục Phật học trong thời hiện đại, Viện Nghiên cứu phật học, NXB Thanh phố Hồ Chí Minh 2004

BÀI 2: CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TỔ CHỨC

Xin chào các anh (chị) học viên!

Rất hân hạnh được gặp các anh (chị) ở bài 2 Trong bài này chúng ta sẽ đi sâu nghiên cứu các chức năng quản trị tổ chức, để trả lời câu hỏi quản trị tổ chức phải làm những công việc gì

Bài 2 gồm 5 nội dung:

I Các khái niệm cơ bản về chức năng quản trị II Chức năng xác lập quyền lực quản trị tổ chức III Chức năng hoạch định

IV Chức năng tổ chức V Chức năng điều khiển

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Giới thiệu:

Trong phần này chúng ta sẽ đi sâu nghiên cứu để làm rõ khái niệm chức năng quản trị của một tổ chức là gì? Có những chức năng quản trị nào mà người lãnh đạo của một tổ chức buộc phải thực hiện Sau khi học xong mục I, anh (chị) cần nắm vững:

- Chức năng quản trị của một tổ chức là gì?

- Để quản trị một tổ chức, người lãnh đạo và bộ máy quản trị giúp việc phải thực hiện những chức năng nào? Chức năng nào là quan trọng nhất?

Nội dung:

Mục đích của quản trị của tổ chức được thực hiện nhờ vào quá trình quản trị mà nội dung của quản trị với tính cách là một quá trình, một hoạt động được thể hiện qua các chức năng quản trị, những chức năng này là những hình thức hoạt động nhờ đó chủ thể quản trị tác động đến tối tượng quản trị và khách thể quản trị

1 Chức năng quản trị

Chức năng quản trị là những nhiệm vụ cơ bản, quan trọng mà chủ thể quản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị tổ chức Nhưng do tính chất, đặc điểm của các tổ chức ở những giai đoạn phát triển khác nhau có những điểm không giống nhau; và bản thân chủ thể quản trị cũng có những cách nhận thức khác nhau nên việc phân loại các chức năng quản trị thường cũng không giống nhau

- Quản Trọng (683 - 640 tr CN) chính trị gia cổ Trung Hoa cho quản trị (xã hội) có 5 chức năng cơ bản:  Chức năng đối ngoại (quan hệ bang giao);  Chức năng bảo đảm cuộc sống sung túc cho mọi thành viên và cho tổ chức (chức năng phát triển kinh tế);  Chức năng chiến thắng mọi sự chống đối (chiến tranh, đàn áp);  Chức năng bảo vệ, duy trì kỷ cương tổ chức (chức năng xây dựng và thực thi luật pháp);  Chức năng loại bỏ nhiễu trong tổ chức (chức năng hạn chế rủi ro, tiêu cực)

- Khổng Tử thì cho quản trị (xã hội) phải làm tốt 3 chức năng:  Trừng phạt mọi sự chống đối (cả ở trong và ngoài tổ chức: binh lực phải hùng mạnh);  lo được cuộc sống no đủ,

tốt đẹp cho mọi thành viên và cho cả tổ chức (kinh tế phải dồi dào);  Phải được đông đảo mọi người trong tổ chức yêu mến, tin tưởng, ủng hộ, bảo vệ (thu được lòng dân)

- Theo H Fayol, doanh nghiệp (một loại tổ chức) có 6 chức năng: + Chức năng kỹ thuật

+ Chức năng thương mại (biết mua, biết sản xuất, biết bán) + Chức năng tài chính (tạo và quản trị vốn)

+ Chức năng an toàn (bảo vệ của cải và con người)

+ Chức năng kế toán (đưa ra được tình hình kinh tế của doanh nghiệp bằng những chỉ dẫn rõ ràng và chuẩn xác)

+ Chức năng quản trị ("quản trị, đó là dự đoán, tổ chức chỉ huy, phối hợp và kiểm tra") - Theo B.Evegafoff doanh nghiệp (một loại tổ chức) có 4 chức năng:

+ Chức năng tập hợp các hoạt động có vai trò điều khiển doanh nghiệp Chúng có thể được phân chia thành các loại: thông tin, quyết định, giải thích, tạo khả năng, tạo động lực Chức năng quản trị có vai trò chính trong việc xác định mục tiêu đạt tới và những thể thức hành động

+ Chức năng phân phối bao gồm những hoạt động để đưa đến cho khách hàng những của cải và dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra Nó bao gồm cả chức năng nghiên cứu thương mại, bán hàng, quảng cáo

+ Chức năng sản xuất có liên quan đến các hoạt động để tạo ra những sản phẩm (hoặc dịch vụ) của doanh nghiệp nhằm đưa ra thị trường, bao gồm cả chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm

+ Chức năng hậu cần bao gồm những hoạt động để tạo ra tất cả các phương tiện cần thiết cho doanh nghiệp Chức năng này về nguyên tắc được phân chia thành các chức năng cung ứng, trang bị, bảo quản, quản trị, nhân sự, tài chính, nghiên cứu và phát triển, quản trị chung

- Theo H.Koontz quản trị (kinh doanh) có 5 chức năng chủ yếu sau: + Lập kế hoạch (mục tiêu, ra quyết định, chiến lược và chính sách v.v )

+ Công tác tổ chức (phân chia tổ chức, các mối quan hệ tổ chức, sự phân chia quyền hạn, hiệu quả tổ chức)

+ Xác định biên chế (việc định biên, lựa chọn cán bộ quản trị, đánh giá cán bộ quản trị, vấn đề phát triển tổ chức)

+ Lãnh đạo (yếu tố con người, động cơ, lãnh đạo, thông tin liên lạc) + Kiểm tra

- Theo D.Larue và A.Caillat, quản trị (kinh doanh) có 3 chức năng:

+ Hoạt động thương mại (marketing, hiểu biết khách hàng và thị trường, sản phẩm, phục vụ việc bán hàng cho khách)

+ Hoạt động sản xuất (loại hình sản xuất, tổ chức sản xuất v.v ) + Tài trợ của doanh nghiệp (tài chính, đầu tư v.v )

- Theo L.Allen, quản trị (kinh doanh) có 3 chức năng:

+ Lo xa (điều khiển và dự đoán), bao gồm các chức năng chi tiết lập kế hoạch, dự đoán, mục tiêu, các chương trình, lịch thực hiện, các ngân sách, các phương pháp và điều lệnh

+ Tổ chức (tổ chức bộ máy, tổ chức lao động của chủ doanh nghiệp, uỷ thác trách nhiệm, các mối liên hệ ngang)

+ Kiểm tra (kiểm tra, tiêu chuẩn hiệu quả, đánh giá kết quả, các biện pháp sửa chữa) - Không ít chuyên gia kinh tế lại cho quản trị (xã hội) có 4 chức năng:  Đặt và bảo vệ quy chế điều hành tổ chức;  Xác định mục tiêu phải làm của tổ chức;  Khắc phục các yếu tố gây nhiễu cho tổ chức;  Điều chỉnh tổ chức bảo đảm cho tổ chức phát triển hài hòa, bền vững

Từ những ý kiến khác nhau của nhiều nhà nghiên cứu tổ chức, có thể rút ra định nghĩa sau:

Chức năng quản trị là những hoạt động quản trị đặc biệt, những nhiệm vụ buộc phải thực hiện của chủ thể quản trị, biểu hiện phương hướng, gián đoạn, nội dung tác động quản trị, là lý do tồn tại của việc quản trị

2 Phân loại các chức năng quản trị

a Theo cấu trúc quản trị, quản trị có 2 chức năng:

- Chức năng khẳng định và xác lập quyền lực quản trị,

- Chức năng xử lý quan hệ (giữa chủ thể quản trị tổ chức với đối tượng bị quản trị và môi trường

b Theo phương hướng tác động, quản trị có 2 chức năng sau:

- Chức năng đối nội: là chức năng quản trị nội bộ tổ chức bao gồm: + Nêu rõ chính sách, mục tiêu chính sách của tổ chức

+ Vận động người ủng hộ, giải quyết từng loại khó khăn + Tổ chứ bộ máy và lề lối làm việc chuẩn xác

+ Đào tạo, sử dụng cán bộ và nhân tài + Tạo thời cơ và tận dụng các thời cơ

+ Có phương pháp nghệ thuật hoạt động đúng

- Chức năng đối ngoại: Là chức năng vận hành tổ chức trong môi trường biến động bên ngoài (phân biệt ta, bạn, thù, tìm khâu xung yếu, tìm sự khác biệt v.v)