Bài giảng phát triển kỹ năng cá nhân 2 eg41 Đại học mở hà nội

Bài 1: QUẢN LÝ THỜI GIAN 1. Giá trị của thời gian Giá trị thời gian là những gì chúng ta làm được, những hiệu quả chúng ta đạt được trong thời gian chúng ta sử dụng. Giá trị của thời gian là những lợi ích chúng ta sử dụng 24h mỗi ngày để làm những việc có hiệu quả. Đó là những giá trị thời gian mang lại cho chúng ta. - Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, mỗi người trong chúng ta không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được. - Thời gian giúp chúng ta sáng tạo ra các giá trị vật chất và tinh thần; - Thời gian mang đến cho cuộc sống những trải nghiệm thú vị và ý nghĩa; - Thời gian là một dòng chảy vô tận, một đi không trở lại, do đó thời gian là một tài sản vô giá của con người, nếu mất đi sẽ không thể tìm lại được. 2. Nguyên nhân lãng phí thời gian 2.1. Không có mục tiêu, không xác định mục tiêu ưu tiên1 Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific - Cụ thể, Measurable- Đo lường được, Attainable - Khả thi, Relevant– Phù hợp, và Time-bound - Có thời hạn xác định

1 Giá trị của thời gian

Giá trị thời gian là những gì chúng ta làm được, những hiệu quả chúng ta đạt được trong thời gian chúng ta sử dụng Giá trị của thời gian là những lợi ích chúng ta sử dụng 24h mỗi ngày để làm những việc có hiệu quả Đó là những giá trị thời gian mang lại cho chúng

ta

- Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, mỗi người trong chúng ta không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống nhau trong ngày Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được

- Thời gian giúp chúng ta sáng tạo ra các giá trị vật chất và tinh thần;

- Thời gian mang đến cho cuộc sống những trải nghiệm thú vị và ý nghĩa;

- Thời gian là một dòng chảy vô tận, một đi không trở lại, do đó thời gian là một tài sản vô giá của con người, nếu mất đi sẽ không thể tìm lại được

2 Nguyên nhân lãng phí thời gian

2.1 Không có mục tiêu, không xác định mục tiêu ưu tiên 1

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp

Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu

là những thứ chỉ gây xao lãng Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific

- Cụ thể, Measurable- Đo lường được, Attainable - Khả thi, Relevant– Phù hợp, và Time-bound - Có thời hạn xác định

2.2 Không lập kế hoạch

đạt hiệu quả Tuy nhiên, nếu không lập kế hoạch triển khai mục tiêu công việc đặt ra

sẽ dẫn đến việc sẽ bị động trong tổ chức thực hiện công việc, hoặc các công việc sẽ tồn đọng theo thời gian, gây căng thẳng, phiền muộn, mệt mỏi, thậm chí không đạt được mục tiêu

- Làm việc lộn xộn, không làm đúng việc cần làm, việc lặt vặt chiếm nhiều thời gian mà việc quan trọng không đủ thời gian để làm

- Lúc cần ra quyết định tức thì lại chần chừ gây chờ đợi, lãng phí nhân lực; -Thường chạy theo việc phát sinh, khẩn cấp

- Lúc nhàn lúc công việc lại ùn ùn đổ lên đầu Do không thực hiện kế hoạch,

vỡ kế hoạch hoặc các công việc trong kế hoạch không có độ quan trọng, độ khẩn cấp riêng và thứ tự thực hiện chúng

2.3 Không phân quyền hoặc không phân công hiệu quả

- Ôm đồm, nhúng tay vào việc của nhân viên

- Với những việc không thuộc trọng trách quản lý lãnh đạo không dành thời gian trao quyền cho nhân viên làm

2.4 Tốn thời gian vào việc không tên, lặt vặt

2.4.1 Lướt web và đọc hết bài báo này đến bài báo khác

Ngày nay, với sự bùng nổ công nghệ thông tin, hầu như cá nhân nào cũng có một tài khoản facebook, yahoo, twitter, google+,… để chia sẻ với người thân, bạn bè những hình ảnh, suy nghĩ, trạng thái của mình cũng như cập nhật thông tin của bạn bè trong mạng xã hội mọi lúc, mọi nơi, kể cả thời gian làm việc bằng rất nhiều thiết bị điện tử khác nhau Chính vì sự hấp dẫn của mạng xã hội đã khiến nhiều người lãng phí thời gian một cách vô ích với nó, thậm chí trở nên nghiện mạng xã hội lúc nào không hay Nhiều người có thói quen cứ mở máy tính, mở ipad, mở điện thoại là vào

đó quên cả giờ giấc và những việc cần làm

Đồng thời các tiêu đề báo mạng thường rất hấp dẫn và lôi cuốn, chính vì vậy khi lướt web để đọc tin tức bạn sẽ được giới thiệu đường link những bài báo khác có liên quan, cứ thế, cứ thế bạn đọc hết bài báo này đến bài báo khác và để lãng phí thời gian một cách vô ích, trong khi với khoảng thời gian ấy bạn có thể giải quyết được biết bao nhiêu công việc rồi

2.4.2 Uống cà phê và “buôn” chuyện gây lãng phí thời gian

Nhiều người có thói quen và sở thích thường xuyên gặp mặt bạn bè tại các quán cà phê và thoải mái “buôn” chuyện với bạn bè hết chuyện này đến chuyện khác, không hề nghĩ đến việc họ đang để thời gian trôi qua một cách lãng phí Tốt nhất chỉ nên thỉnh thoảng gặp mặt bạn bè vào những ngày cuối tuần thôi nhé, thời gian còn lại hãy tập trung giải quyết tốt các công việc cần thiết, hãy luôn nghĩ rằng thời gian quý hơn vàng bạc, chính vì vậy chúng ta cần phải biết quý trọng và sử dụng thời gian thật hợp lý nhé

2.5 Không gọn gàng, ngăn nắp

Sinh hoạt cá nhân bừa bãi dẫn đến mất cân bằng trong cơ thể, gây sự mệt mỏi

và làm việc thiếu hiệu quả; lãng phí hàng giờ trên internet mỗi ngày, xem hết cái này đến cái khác mà không thu lại giá trị đáng kể so với quỹ thời gian quý giá mà bạn bỏ ra

Khi bàn làm việc của bạn tích hợp đủ các loại giấy tờ, đồ ăn, vật dụng thì sẽ gây khó khăn khi cần tìm kiếm những thứ cần thiết cho công việc và phải mất thời gian tìm kiếm

2.6 Làm việc không hiệu quả

khiến bạn tốn khá nhiều thời gian Thay vì như vậy, hãy làm việc hết mình, nỗ lực đạt kết quả cao nhất và tận dụng hết khoảng thời gian bạn có

Thói quen dồn công việc để rồi chẳng bao giờ hoàn thành việc gì cả là căn bệnh cực kỳ nguy hiểm cần phải được loại bỏ ngay lập tức Bởi lẽ, nếu không làm xong sớm thì sẽ có lúc bạn phải làm việc liên tục hàng giờ, hàng ngày, tốn thời gian gấp nhiều lần so với trước để giải quyết chúng đấy

Trì hoãn (hay còn có những cách gọi khác với nghĩa tương tự là tính chần chừ, hay thói lề mề, sự lần lữa, thói rề rà, ù lỳ ) là thuật ngữ trong tâm lý học chỉ về những thói quen của con người có xu hướng để chậm lại, tự hoãn lại, chưa muốn bắt tay vào làm ngay một công việc phải làm, hoặc có tâm lý chờ và để một thời gian rất lâu sau mới làm hoặc quên

đi luôn

Làm nhiều việc cùng một lúc cũng là nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian Khi phải giải quyết cũng một lúc nhiều công việc dẫn đến việc chúng ta sẽ không kiểm soát được độ chính xác của công việc cần hoàn thành hay các tiêu chí đến kết quả tối ưu Do đó

dẽ không tránh khỏi những sai sót và cần phải điều chỉnh lại, như vậy sẽ càng mất thời gian

để hoàn thành mục tiêu đặt ra

Kết thúc phần II, Anh/Chị sẽ phải làm một bài trắc nghiệm để kiểm tra kiến thức vừa học Nếu Anh/Chị đạt yêu cầu trong bài kiểm tra này, Anh/Chị sẽ được chuyển sang học nội dung tiếp theo Nếu chưa đạt, Anh/Chị phải làm lại bài hoặc học lại nếu thấy cần thiết

3 Các nguyên tắc quản lý thời gian

3.1.Vận dụng quy tắc Pareto 80/20

Bất cứ việc gì cũng đều được cấu thành từ 20% thiểu số nhưng quan trọng và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn Chính vì thế chúng ta hãy tập trung nguồn lực để giải quyết phần 20% đầu tiên, 80% còn lại, ít quan trọng hơn thì giải quyết sau

3.2 Nguyên tắc SMART

A - Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

R - Realistic: Thực tế, không viển vông

T - Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Không những vậy, chữ "M" còn có nghĩa động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng, tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu, nỗ lực phấn đấu để đạt được

Khi mục tiêu SMART đã được xác định, bước tiếp theo sẽ là ghi mục tiêu đó trên bất kỳ phương tiện nào mà chúng ta thường xuyên nhìn thấy hàng ngày Cách thức này thôi thúc mỗi cá nhân luôn nghĩ về nó và có những hành động hướng đến mục tiêu

Kế hoạch cần được lên chi tiết và tốt nhất nên tính mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi quý bạn sẽ làm những công việc gì để hoàn thành kế hoạch đó

3.2 Sử dụng phương pháp ABCDE để hoạch định công việc

- A là những công việc quan trọng phải thực hiện nếu không muốn gánh chịu những hậu quả đáng tiếc Nếu có nhiều công việc loại A, chúng ta đặt tên chúng là A-

1, A-2, A-3 để phân loại tầm quan trọng của chúng

- B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó

- C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại hiệu quả, khác biệt gì lớn

- D là những việc mà chúng ta có thể giao phó Nhưng phải giao phó cho đúng người

- E là những công việc có thể gạt bỏ Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời gian cho những việc E này

theo mức độ khẩn cấp và quan trọng

- Góc I: Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)

Cách xử lý: Làm ngay

- Góc II: Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)

Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm

- Góc III: Các công việc khẩn nhưng không mấy quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)

Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác

- Góc IV: Các công việc không khẩn mà cũng chẳng hề quan trọng(VD: Tán gẫu, chơi game, …)

Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này

3.5 Nghiêm khắc với bản thân, tuân thủ làm theo những gì đã lên kế hoạch

Cần phải tuân thủ làm theo những gì mình đã lên kế hoạch cho tới khi tạo thành thói quen Khi đã thành thói quen thì mọi việc sẽ dễ dàng như ăn một cái bánh

3.5.1.Hiểu về bản thân

Hiểu về đặc điểm tâm sinh lý, thói quen, sở thích… của bản thân sẽ giúp cho việc quản lý thời gian hiệu quả Chẳng hạn, mỗi người biết rõ thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bản thân, trên cơ sở đó sẽ tập trung tối đa vào thời điểm đố

sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc Bởi lẽ: “Những người giỏi việc sắp xếp thời

mạnh Những người này nắm rõ thời điểm tốt nhất trong ngày cho từng việc một.

Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, đồng nghĩa với nó mỗi người

sẽ có một khung giờ vàng làm việc hiệu quả nhất, tập trung nhất Có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng sớm, có người lại vào buổi chiều hay những thời gian khác;

Khi đã xác định được “khung giờ vàng” của chính mình, hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc Những khoảng thời gian còn lại thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn

3.5.2 Hiểu về công việc

- Đặt mục tiêu cho mỗi ngày

Có mục đích và kế hoạch rõ ràng cho một ngày là điều kiện tiên quyết để có năng suất, hiệu quả làm việc cao trong ngày Ai đó đã nói: "Nếu bạn thức dậy mà không hề có một mục đích nào cho ngày hôm đó, thì đó là một thất bại được báo trước." Bạn cần có một danh sách việc cần làm cụ thể cho một ngày Với nó, bạn sẽ không phải lo quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì Bạn có thể lưu danh sách này vào điện thoại hoặc sổ kế hoạch làm việc và luôn mang theo danh sách này bên mình Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả deadline để hoàn thành công việc đó, tránh ghi chung chung Hãy lưu ý note rõ thứ tự ưu tiên các công việc cần làm trong ngày để hoàn thành những việc quan trọng trước

- Biết lựa chọn công việc tham gia:

các khả năng của bạn Hãy học cách nói “không” đúng lúc Hãy tự hỏi bản thân,

“công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và “Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Hãy học cách nói “không” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều gì

- Hoàn thành công việc đúng lúc:

Thông thường, những người không biết kiểm soát thời gian thường đặt mình vào trạng thái “việc này chưa xong việc khá đã tới” Ngược lại, những người sử dụng thời gian hợp lý luôn lên kế hoạch trước cho những việc sẽ làm và nắm rõ họ sẽ giành bao nhiêu thời gian cho từng việc.Nếu trả lời được câu hỏi “Mất bao lâu để làm việc này?” ngay từ đầu, bạn sẽ thấy việc quản lý thời gian thật đơn giản

- Không trì hoãn công việc

Trì hoãn công việc sẽ kéo theo các hệ lụy của việc không kiểm soát được thời gian của bản thân và ảnh hưởng đến thời gian chung của tổ chức, lãng phí tài ản vô giá của con người Do đó, bản thân mỗi người cần tự mình xem xét công việc hiện tại, các mục tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của mình để thực hoàn thiện các mục tiêu đặt ra Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với thực tại Ngay khi xác định được mục tiêu, kế hoạch của chính mình, biện pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất là thực hiện ngay những công việc đầu tiên, giải quyết những

nhìn vào danh sách những việc cần làm mà chẳng thực hiện công việc nào cả

3.5.3 Ngăn nắp

Ngăn nắp luôn là bài học học đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả Bạn hãy

sắp xếp lại đồ đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và luôn để chúng ở một vị trí cố định Điều quan trọng là sau khi sử dụng hãy để chúng lại vị trí quy định

- Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp: Bàn làm việc sạch sẽ và ngăn nắp sẽ giúp bạn có hứng thú muốn làm việc hơn

- Sắp xếp hợp lý các file làm việc, thư mục trong máy tính để khi cần bất cứ một dữ liệu nào, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần Rất nhiều người mất thời gian tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong kho máy tính của họ Hãy học tập câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”

- Tài liệu làm việc sắp xếp khoa học: Tài liệu có thể được sắp xếp theo chủ đề hoặc theo thứ tự ưu tiên công việc đã được xác định cùng với mục tiêu đặt ra và mực tiêu hoàn thành; Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian Thay vì bạn phải lục tung lên đi tìm một tờ giấy tờ nào

đó, bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay chúng đang ở đâu

Kết thúc phần 3, Anh/Chị sẽ phải làm một bài trắc nghiệm để kiểm tra kiến thức vừa học Nếu Anh/Chị đạt yêu cầu trong bài kiểm tra này, Anh/Chị sẽ được chuyển sang học nội dung tiếp theo Nếu chưa đạt, Anh/Chị phải làm lại bài hoặc học lại nếu thấy cần thiết

Để quản lý tốt thời gian, chúng ta cần tiến hành 5 bước sau đây:

- Bước 1: Xác định mục tiêu ưu tiên

- Bước 2: Lựa chọn công việc, ước tính thời gian, cân nhắc mức độ ưu tiên

- Bước 3: Thực hiện tập trung và có định hướng

- Bước 4: Xác định thứ tự hành động và tầm quan trọng

- Bước 5: Rút bài học kinh nghiệm

4.1 Xác định mục tiêu ưu tiên

Xác định mục tiêu trong công việc là việc xác định kết quả đạt được khi tiến hành thực hiện công việc với một mức giá trị hay mức ý nghĩa nào đó Xác định mục tiêu nhằm tập trung vào công việc quan trọng nhất, các định phương hướng làm việc,

ít tốn thời gian cho những công việc không quan trọng, hạn chế việc lãng phí thời gian

Mục tiêu chính: Mục tiêu chính có sự quyết định đối với công việc, nếu mục tiêu này bị trì hoãn hay bị lệc hướng trong quá trình thực hiện thì công việc sẽ không đạt giá trị mong muốn hoặc không đạt mục tiêu Mục tiêu chính là mục tiêu phải đạt được trong quá trình thực hiện công việc

VD: Sinh viên: mục tiêu chính: đạt được văn bằng tốt nghiệp Đại học sau 4 năm; Doanh nghiệp: mục tiêu chính tối đa hóa lợi nhuận; Giám đốc: hoàn thành kế hoạch với kết quả cao nhất

Mục tiêu hỗ trợ là mục tiêu góp phần hỗ trợ việc thực hiện mục tiêu Những mục tiêu này quan trọng nhưng thường được thực hiện trong dài hạn Các mục tiêu

hỗ trợ là cầu nối để đạ mục tiêu chính

2 Lại Thế Luyên (2010), Bộ sách Kỹ năng sống- Kỹ năng quản lý thời gian, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, HN,

lực hoạt động bán hàng; Giám đốc tuyển được các trưởng phòng giỏi, huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên

Mục tiêu nên có là mục tiêu hỗ trợ mục tiêu chính tốt hơn VD: Sv: thư viện đầy đủ các loại sách và số lượng nhiều, tiếp cận thực tiễn, áp dụng lý luận vào thực tiễn; Doanh nghiệp trang thiết bị hay văn phòng làm việc hiện đại, bầu không khí vui

vẻ, đồng thuận

4.2.Lựa chọn công việc, ước tính thời gian, cân nhắc mức độ ưu tiên

- Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và

trong tháng Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào

Phân loại công việc,

- Lập các danh mục với công việc phải làm

- Lập thời gian biểu cho công việc

- Sắp đặt kế hoạch:

- Về phân loại công việc: Quan trọng; Khẩn trương; Kiểm soát đươc/ chủ

động; Giao cho ai khác

- Về sắp đặt kế hoạch

+ Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết công việc ưu tiên

+ Linh hoạt dành thời gian cho công việc bất ngờ

+ Nói “không” với những công việc không phải là ưu tiên

+ Kế hoạch ngày/tuần

- Sau khi đã có bảng kế hoạch về những công việc cần làm, chúng ta cần phân tích chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại, những điều làm mất thời gian Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.Khi đó bạn sẽ

có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá Trên sơ sở đó chúng

ta sẽ sử dụng thời gian vào công việc cụ thể và theo thứ tự ưu tiên: Khẩn; Quan trọng; Công việc thường xuyên; Công việc đột xuất

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn

4.3 Thực hiện tập trung và có định hướng

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian Khi làm công việc gì

đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác Đồng thời, tập tring hoàn thành công việc theo định hướng có nghĩa là tiết kiệm được thời gian và đạt được mục tiêu đặt ra

4.4.Xác định thứ tự hành động và tầm quan trọng

Khi đã có bảng kê đầu việc và xác định thư tự ưu tiên, chúng ta cần xác định thứ tự hành động và tầm quan trọng của công việc: Việc quan trọng/ Việc không quan trọng; Việc khẩn cấp/ không khẩn cấp; Việc hàng ngày

Nhĩa là phải nghĩ đến hậu quả quyết định và hành động Theo Pareto’s Law, còn gọi

là Luật 20/80 thì bạn chỉ dành 20% cho kết quả tốt Còn lại 80% là chuyện “bỏ đi”

- Sự khẩn trương: Khi thật khẩn và quan trọng: cần làm ngay

Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương có thể sắp xếp và giao phó cho ai một phần để bắt đầu công việc (nhưng không để quá lâu) Ví dụ: Khi phải báo báo hai tháng với Ban giám đốc, cần phải làm nghiêm túc vì liên quan đến vị trí công tác và phòng ban trong cơ quan

Nếu thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, có hai cách:Làm liền nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm; Chuyển giao cho ai khác

Nếu không khẩn cũng không quan trọng: có thể bỏ qua, quên đi, chuyển cho người khác

4.5 Rút bài học kinh nghiệm

Hay còn gọi là bước đánh giá hiệu quả của việc thực hiện công việc theo kế hoạch, theo mục tiêu đặt ra Mục đích của buước này là tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác

- Đánh giá về hiệu quả công việc

- Phân chia thời gian có hợp lý hay chưa

- Điều chỉnh thời gian cho các công việc tiếp theo

- Tiết kiệm thời gian

Thời gian biểu là một trong những công cụ quan trọng giúp chúng ta thực hoàn thành tốt các mục tiêu đặt ra Thời gian biểu là tất cả những nội dung kế hoạch

đã được bạn xây dựng cho một năm, một tháng, tuần, hay một ngày

Thời gian biểu thậm chí là những nhắc nhở ở những mảnh giấy nhớ dán trên

tường, bàn làm việc…

5.2 Sổ tay

5.2.1 Chia từng ghi chú nhỏ theo phần mục chuyên biệt

Tức là các bạn cần phân chia rõ từng phần mục trong sổ tay cá nhân ví như: phần về kế hoạch công việc, các ghi chú đặc biệt, các dự án, công việc phát sinh…Như vậy, bạn đã tự hình thành cho cá nhân mình các tủ “ghi nhớ” chuyên biệt theo từng đầu mục công việc và nhiệm vụ của bạn là hãy phân loại chi tiết công việc theo đầu mục trước đó để có thể tra cứu một cách nhanh nhất và chính xác trong mọi tình huống tránh gây mất thời gian mà vẫn đảm bảo được hiệu quả cao nhất

5.2.2 Tận dụng tối đa bảng lịch trong sổ tay

Công việc luôn diễn ra hàng ngày và bạn luôn bị cuốn theo nó vì thế đôi khi bạn không để ý tới ngày tháng nên rất dễ bị bỏ quên các dự định, kế hoạch đã định sẵn Hãy tận dụng lịch tháng một cách “đa zi năng” trong quá trình làm việc bằng cách ghi chú trực tiếp lên mỗi ngày tháng đó các dự định tương lai của bạn để bạn luôn cập nhật được những thông tin quan trọng mà không bị bỏ lỡ bất kỳ điều gì

5.2.3 Sử dụng sổ “đa zi năng”

Sổ tay không những phục vụ cho hoạt động công việc mà nó còn phục vụ tổng thể các hoạt động khác trong cuộc sống của bạn Do đó, việc sử dụng một ký hiệu hay màu sắc chung cho những hoạt động này sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn và nhàm

thể hiện các hoạt động một cách đa sắc màu và đồng thời nhớ tuân thủ theo quy định này để tránh những rắc rối về sau

5.2.4 Sử dụng các ký tự hay biểu tượng theo sở thích

Việc sử dụng các ký tự hay biểu tượng theo sở thích sẽ giúp bạn đánh dấu và nhanh chóng nhận diện ra được trình tự ưu tiên các công việc bạn đã ghi chú từ trước một cách dễ dàng Vì thế, hãy tận dụng trí tưởng tượng và thỏa sức tô điểm cho sổ tay của bạn trở thành công cụ thú vị hơn giúp ích bạn mỗi ngày

5.3 Lịch

Một trong những công cụ giúp quản trị thời gian hiệu quả là lịch Lịch có thể treo trong phòng làm việc, hoặc đặt trên bàn làm việc của từng cá nhân Công cụ này sẽ nhắc nhở bạn những công việc phải hoàn thiện có thể trong một năm, một tháng, hoặc một tuần, một ngày…

- Một quyển lịch sắp xếp công việc theo tuần/ tháng: Đánh dấu các buổi hẹn, đi học, họp trong một cuốn sổ tay chia ô thời gian hoặc bảng biểu Nếu bạn là người thiên về sử dụng giác quan (nếu nhìn sẽ khiến bạn học vào đầu nhanh hơn), bạn có thể sơ đồ hóa thời gian biểu Điều đầu tiên, sáng dậy, đó là xem hôm nay phải làm những gì Còn trước khi đi ngủ thì xem mình đã chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mai chưa

- Lịch ghi kế hoạch lâu dài Sử dụng một bảng cho mỗi tháng để bạn có thể lên kế hoạch trước Những lịch ghi kế hoạch lâu dài như thế này sẽ nhắc nhở để bạn

sử dụng tốt quỹ thời gian của mình

5.4 Các công cụ quản trị thời gian hiện đại

bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First) Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả:

- My Misson: Thiết lập sứ mệnh

- My Influence: Loại bỏ những xao nhãng

- Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống

- Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần …

5.4.2 Google Note

Ứng dụng ghi chú của Google Có thể tạo được các check list công việc

5.4.3 Các công cụ hiện đại khác

- Máy tính để bàn, máy tính xách tay;

- Các phần mềm hỗ trợ khác

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Lại Thế Luyên (2010), Bộ sách kỹ năng sống – kỹ năng quản lý thời gian, NXB Văn hóa – Thông tin, Hà Nội

2 Quản lý thời gian (2007), Bộ cẩm nang bỏ túi, NXB Thông Tấn, Hà Nội

3 Trần Phi Tuấn (2008), Tổ chức công việc hiệu quả

4 Tài liệu Chương trình Bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính (Ban hành kèm theo

QĐ Số 900/QĐ-BNV ngày 06 tháng 8 năm 2013 của Bộ Nội vụ)

BÀI 2: KĨ NĂNG XÂY DỰNG TÁC PHONG

LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

1 Khái niệm tác phong làm việc chuyên nghiệp

Trong Từ điển tiếng Việt, “chuyên nghiệp” được định nghĩa là “chuyên làm

một nghề, lấy một việc, một hoạt động nào đó làm nghề nghiệp chuyên môn, phân biệt với nghiệp dư” (Viện Ngôn ngữ học, 2000, Từ điển Tiếng Việt, Nhà xuất bản

Đà Nẵng, tr.187) Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tính chuyên nghiệp trong công việc, nhưng tựu trung lại đều thống nhất rằng “tính chuyên nghiệp được khẳng định bằng hiệu quả”

Chuyên nghiệp bao gồm sự đồng bộ nhất quán từ ý tưởng đến cách thức thực hiện sao cho đạt được mục tiêu đề ra Đặt mục tiêu là 1 và thực hiện trọn vẹn được

1 Chuyên nghiệp còn thể hiện qua tác phong làm việc nhanh nhạy, khoa học kết hợp với việc nắm vững về kiến thức chuyên môn

Tác phong được định nghĩa là “lề lối và cách thức làm việc và đối xử”

(Nguyễn Lân, 2002, Từ điển Từ và ngữ Hán – Việt) Như vậy, “tác phong làm việc chuyên nghiệp” có thể hiểu là cách thức làm việc, ứng xử một cách chuyên môn, thể hiện sự am hiểu về một nghề và đảm bảo thực hiện tốt những yêu cầu cơ bản nhất của nghề nghiệp chuyên môn đó, bắt đầu từ những hành động và cử chỉ nhỏ nhất

Với nghĩa này, tác phong làm việc và sinh hoạt của nhân viên chính là sản phẩm của môi trường tổ chức Tác phong và phong cách tốt, nhất là từ phía người lãnh đạo có tác dụng truyền cảm hứng, cổ vũ cho sự phát triển con người và văn hóa

tổ chức Một khi tác phong tốt đã trở thành quy tắc ứng xử, cách thức và lề lối làm việc, sinh hoạt chung của tổ chức, thì sẽ trở thành tài sản và động lực giúp tổ chức

đó hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững

Biểu hiện tập trung tác phong tốt của các tổ chức công, các đơn vị sự nghiệp

và doanh nghiệp là tác phong làm việc chuyên nghiệp Đó là sản phẩm của quản trị doanh nghiệp, tổ chức hiện đại với các tiêu chí làm việc có tinh thần, thái độ, kiến thức và kỹ năng đạt chuẩn của công việc mà nghề nghiệp đòi hỏi Mục tiêu đầu ra

hoạch, chất lượng đảm bảo, tuân thủ pháp luật và các quy chuẩn, có đạo đức nghề nghiệp, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng

Tác phong làm việc chuyên nghiệp là điều kiện cần cho sự tiến bộ và thành công, thành đạt của mỗi con người Tác phong chuyên nghiệp chính là sự tổng kết, tạo dựng và là tinh hoa của khung năng lực mỗi cá nhân, trở thành các hành vi tự nhiên và thói quen trong giải quyết công việc, sao cho đạt hiệu quả, năng suất và chất lượng cao Khi có tác phong chuyên nghiệp, mỗi cá nhân sẽ có được tín nhiệm

từ cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác…

Song tác phong không chỉ thể hiện ở nơi làm việc mà còn ở nơi sinh hoạt, nên tính chuyên nghiệp cũng cần có trong việc tổ chức, quản lý các hoạt động tập thể như văn nghệ, thể thao, teambuiding… tạo nên phong cách của văn hóa tổ chức Thiếu tính chuyên nghiệp trong tác phong và phong cách làm việc, sinh hoạt của mình, tổ chức sẽ hoạt động thiếu hiệu quả, ổn định và nề nếp cần thiết Như vậy, không thể có được một nền văn hóa tổ chức mạnh và đẹp

Tác phong làm việc chuyên nghiệp là một đòi hỏi ngày càng thiết thực trong cuộc sống Nó không chỉ là đòi hỏi trong những công việc có quy mô lớn mà phải thể hiện ngay trong từng công việc nhỏ Mục đích của sự chuyên nghiệp là nhằm tạo ra sự hoàn chỉnh và sự hoàn chỉnh chỉ có được khi tất cả các chi tiết dù là nhỏ nhất phải được xây dựng một cách đồng bộ, nhất quán

Ví dụ như đối với vị trí nhân viên bán hàng trong siêu thị thực phẩm ở Đức,

họ xây dựng bộ quy tắc cho nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và bắt buộc nhân viên phải tuân thủ trình tự các thao tác sau: Tươi cười chào khách, nhìn vào xe đẩy xem còn sót lại món nào chưa đưa lên băng chuyền không, tuần tự đưa hàng qua máy quét mã vạch, hết mặt hàng cuối cùng và hỏi: “Ông/bà còn hàng gì nữa không?”, đọc số tiền khách phải trả hiển thị trên màn hình, đánh vào máy số tiền khách trả, trả lại khách số tiền lẻ phải thối lại hiển thị trên màn hình kèm hóa đơn bán hàng, vui vẻ chào tạm biệt Khởi đầu tươi cười và kết thúc vui vẻ, lặp lại suốt ngày, quy trình trên tạo cho phía khách hàng yên tâm, tin tưởng mua bán nhanh chóng thuận lợi không bị nhầm lẫn; phía siêu thị đủ khả năng phục vụ trôi chảy số lượng khách hàng lớn

Xét trên khía cạnh ngôn ngữ thì tác phong làm việc chuyên nghiệp là một cụm từ có ý nghĩa rất rộng, để cụ thể hoá sự chuyên nghiệp ra thành những hành

động cụ thể tương ứng với mỗi vị trí công việc là cả một công trình nghiên cứu và ứng dụng Đối với mỗi ngành nghề sẽ có những cách hiểu khác nhau, chẳng hạn sự chuyên nghiệp đối với những công việc của người bán hàng sẽ khác với sự chuyên nghiệp của những người kế toán, sự chuyên nghiệp của đội lễ tân sẽ khác so với sự chuyên nghiệp của đội ngũ bảo vệ Do vậy để đạt đến sự chuyên nghiệp của cả một tập thể, một tổ chức, thì mỗi một vị trí công việc cần phải định rõ những hành động nào được coi là chuyên nghiệp và truyền đạt những hành động đó đến từng cá nhân

để giúp họ hiểu được thế nào là sự chuyên nghiệp

2 Biểu hiện của tác phong làm việc chuyên nghiệp

Tác phong chuyên nghiệp không chỉ là điều kiện nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức, mà còn là điều kiện tạo nên sự thành công của mỗi người

Hiện nay hầu hết những người giữ vị trí quản lý trong tất cả các lĩnh vực đều

có mong muốn và yêu cầu đối với nhân viên của mình tác phong làm việc chuyên nghiệp Nhiều người cũng muốn rèn luyện cho mình tác phong làm việc chuyên nghiệp Nhưng biểu hiện như thế nào được gọi là tác phong làm việc chuyên nghiệp thì dường như cả quản lý và nhân viên đang hiểu một cách đại khái mà chưa thật cụ thể Nếu không ý thức được tầm quan trọng của việc tạo cho mình tác phong làm việc chuyên nghiệp thì sẽ tạo nên một hệ quả đáng lo ngại đó là “sức ỳ” trong khả năng sáng tạo và phát triển bản thân, sự cẩu thả và nghiệp dư trong công việc, qua

đó, mục tiêu và hiệu quả công việc khó lòng đạt được

Nói tới chuyên nghiệp, người ta dễ lầm tưởng là cái gì đó to tát Nhưng ngược lại, chuyên nghiệp có khi được đánh giá ở những chi tiết nhỏ, thậm chí rất nhỏ Đó

có thể là “điện thoại đổ chuông ba tiếng phải nhấc máy”, “không trễ hẹn với khách, nếu trễ vì bất kỳ lý do gì phải điện thoại báo”, “đi làm đúng giờ”, “biết cười với khách hàng”, “không được phép mang sandal, dép lê, guốc, không mặc áo thun, áo quần lòe loẹt”

Tác phong chuyên nghiệp có những đặc điểm chung, riêng, chịu sự chi phối của nghề nghiệp và văn hóa tổ chức, theo công việc và chức danh cụ thể, thậm chí còn phải căn cứ vào đặc điểm thể chất và sở trường, sở đoản của mỗi người Nhìn chung, kỹ năng xây dựng tác phong chuyên nghiệp thể hiện trên mười tiêu chí cơ bản sau đây:

1 Tuân thủ luật pháp, kỷ luật lao động và các quy chế, nguyên tắc làm việc của tổ chức, đơn vị

2 Làm việc có kỹ năng, có chất lượng và năng suất cao thông qua việc tuân thủ yêu cầu và quy trình làm việc, bắt đầu từ những chi tiết nhỏ nhất

3 Quản lý thời gian hiệu quả, làm việc theo kế hoạch, luôn đảm bảo đúng giờ

7 Thái độ làm việc nghiêm túc, ý thức tự giác cao, dám chịu trách nhiệm

8 Ứng xử, giao tiếp lịch sự, văn minh; tinh thần hợp tác tốt

9 Coi trọng danh dự cá nhân, đạo đức nghề nghiệp và các giá trị chuẩn mực của tổ chức

10 Không ngừng học hỏi và cầu tiến, phát huy năng lực sáng tạo trong công việc

Tác phong làm việc chuyên nghiệp không phải là tố chất tự nhiên mà là sản phẩm của quá trình trải nghiệm, học tập, nhất là hình thức tự học, học tập trong chính quá trình làm việc Nguyên tắc học tập là phải chủ động, chọn lọc, sáng tạo, cái gì tốt đẹp thì cần trân trọng ghi nhận, tiếp thu, cái gì xấu kém thì cần thải loại

Dưới góc độ mỗi tổ chức, tính chuyên nghiệp được “đo” trên từng nhân viên Mỗi tổ chức cần chủ động xây dựng cho mình một “chuẩn mực chuyên nghiệp” và yêu cầu nhân viên phải tuân thủ, cần phải xây dựng một bộ quy tắc cho từng vị trí công việc để nhân viên soi vào đó và rèn luyện hàng ngày

3 Phương thức xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp

3.1 Lập kế hoạch công việc

Hoạt động quan trọng đầu tiên trong kỹ năng xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp là bản thân mỗi cá nhân cần phải thiết lập cho mình những kế hoạch công việc cụ thể Kế hoạch đóng vai trò định hướng hành động, mục tiêu, và đưa ra những định mức, giới hạn mà mỗi cá nhân cần đạt được trong công việc Vì vậy, một người được coi là làm việc chuyên nghiệp không bao giờ được bỏ qua việc lập

kế hoạch công việc dưới nhiều mức độ, hình thức và cho nhiều giai đoạn khác nhau

Một kế hoạch công việc cá nhân cần đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:

- Đảm bảo kế hoạch cá nhân thống nhất trong tổng thể

Kế hoạch làm việc của mỗi cá nhân phải nằm trong kế hoạch tổng thể, thống nhất và phù hợp với các kế hoạch khác của tổ chức, kế hoạch cấp trên, các kế hoạch của các đơn vị khác Sự thống nhất của kế hoạch sẽ đảm bảo cho kế hoạch khả thi,

là căn cứ cho công tác chuẩn bị tâm thế và nguồn lực để hành động và đạt được mục tiêu, đặc biệt trong điều kiện nguồn lực hạn chế mà phải thực hiện những mục tiêu khó khăn

Cần xác định rõ bối cảnh và hiện trạng công việc chung của tổ chức để xây dựng kế hoạch cá nhân

- Xác định cụ thể mục tiêu, kết quả cần đạt được

Đây là phần quan trọng trong kế hoạch công việc của mỗi cá nhân Tùy vào tính chất công việc, mục tiêu có thể bao gồm: Mục tiêu định lượng và mục tiêu định tính, hay cũng có thể là mục tiêu cụ thể và mục tiêu vĩ mô

Mục tiêu định lượng hay còn gọi là kết quả đạt được cần được mô tả cụ thể, xác định rõ tiêu chí của sản phẩm về mặt số lượng, khối lượng và chất lượng, quy cách sản phẩm Mục tiêu định tính là việc xác định mục tiêu phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức, là những định hướng công việc khái quát, ví dụ nhằm gây dựng phong trào, phát huy phẩm chất, những gía trị tốt đẹp của tổ chức

Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn nhiều so với mục tiêu chung chung Để thiết lập mục tiêu cụ thể, chúng ta phải trả lời các câu hỏi sau:

+ Ai (Who): Ai tham gia, phối hợp?

+ Cái gì (What): Chúng ta muốn hoàn thành cái gì?

+ Ở đâu (Where): Xác định rõ ràng vị trí thực hiện

+ Khi nào (When): Thiết lập khuôn khổ thời gian

+ Cái nào (Which): xác định những yêu cầu và những hạn chế

+ Tại sao (Why): những lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc hoàn thành mục tiêu

Mục tiêu và biện pháp mà mỗi cá nhân xây dựng trong kế hoạch công việc nên đảm bảo tính định lượng, đo lường được, trên cơ sở đó đảm bảo thống nhất, chính xác trong đánh giá, so sánh mục tiêu với kết quả, giữa mục tiêu, kết quả các năm, đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch của các cá nhân Bên cạnh đó, mỗi cá nhân khi hướng đến sự chuyên nghiệp trong công việc cũng cần thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường sự tiến triển hướng tới đạt được từng mục tiêu cụ thể

đã định trong kế hoạch cá nhân

- Xác định cụ thể khung thời gian

Để có căn cứ cho việc triển khai công việc và đảm bảo đúng tiến độ - một yếu

tố qua trọng trong tác phong làm việc chuyên nghiệp, mỗi một mục tiêu trong kế hoạch công việc cá nhân cần được xác định trong một giai đoạn thời gian rõ ràng để hoàn thành Thông thường, giai đoạn thời gian là một tuần, một tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm

Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để mỗi người xác định các hành động đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối thiếu hóa những sai lệch

- Xác định nội dung công việc và đối tượng phối hợp

Kế hoạch công việc cần thiết lập hệ thống nội dung công việc cần hoàn thành, trong đó, xác định cụ thể trách nhiệm của bản thân người xây dựng kế hoạch và đối tượng mà người đó cần phối hợp và đặt quan hệ hợp tác

Xác định trách nhiệm trong việc thực hiện kế hoạch cần xác định rõ mức độ, phạm vi trách nhiệm trong từng trường hợp Để đảm bảo tính hợp lý cho kế hoạch, cần xem xét chính xác các căn cứ thực tiễn bao gồm: căn cứ khách quan là tình hình, hoàn cảnh, môi trường bên ngoài cũng như các căn cứ chủ quan về nguồn lực hiện

có của cơ quan trong giai đoạn thực hiện kế hoạch

Việc xác định nội dung công việc trong kế hoạch có thể được thể hiện thông qua hình thức lập bảng theo dõi công việc Việc lập bảng giúp cho mỗi cá nhân phát

hiện rõ nhất sự cân đối, hợp lý trong phân chia công việc, phân phối thời gian để có những điều chỉnh thích hợp, qua đó cũng thấy rõ nhất các nhiệm vụ, trách nhiệm, thời hạn thực hiện và yêu cầu công việc

Việc lập bảng là công cụ đơn giản và hiệu quả, có tác dụng nhắc nhở thực hiện tiến độ Song công cụ bảng chỉ là loại công cụ hỗ trợ đơn giản, không thể hiện đầy đủ các yếu tố phức tạp, các vấn đề phát sinh của kế hoạch

Không nên lập quá nhiều bảng khiến cho việc theo dõi khó khăn Mỗi cá nhân tùy vào tính chất công việc có thể sử dụng một số bảng theo dõi công việc như:

Bảng xác định nội dung công việc

công việc

Nội dung công việc

Nhân sự phối hợp

Yêu cầu Thời hạn

Biểu đồ thời gian

Biểu đồ Gant: Dạng thanh ngang biểu diễn hoạt động của dự án hoặc một công việc và mối liên hệ chúng với thời gian

- Xác định và chuẩn bị các nguồn lực vật chất cần huy động

Để đảm bảo yếu tố khả thi cho kế hoạch, cần xác định và chuẩn bị nguồn lực vật chất cần thiết, xác định khả năng huy động trong giai đoạn thực hiện kế hoạch

3.2 Phân tích năng lực của bản thân

Đối với một người có tác phong làm việc chuyên nghiệp, cần nhận thức rõ năng lực và cơ hội của bản thân, từ đó thiết lập kế hoạch hành động cụ thể Vì vậy, cần xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với cá nhân trong công việc; xác định những nguyên nhân của thực trạng hoặc các thành tố ảnh

hưởng đến các mặt hoạt động của cá nhân, làm tiền đề cho việc xác định mục tiêu

và các chỉ tiêu trong kế hoạch làm việc

Có thể vận dụng công cụ phân tích là SWOT để đánh giá bản thân, từ đó xây dựng kế hoạch cụ thể, thể hiện qua bảng phân tích bên trong và môi trường bên ngoài:

Khi tiến hành phân tích này thường sẽ làm sáng tỏ và chỉ ra những gì người lập kế hoạch cần làm, và chuyển những vấn đề thành những triển vọng

Ví dụ: một người với điểm mạnh về tuổi trẻ và khả năng tiếp cận công nghệ mới có thể khai thác các cơ hội từ xu thế hội nhập và cách mạng công nghiệp 4.0, nhưng bên cạnh đó cũng phải đối mặt với các thách thức từ sự hạn chế từ sự quá tải trong công việc hay sự lạc hậu về công nghệ của tổ chức

3.3 Quản lý thời gian trong công việc

Thời gian được ví như tiền bạc, vì vậy, mỗi người cần phải học cách quản lý giữa thời gian làm việc và cá nhân sao cho thật hiệu quả Để trở thành một người có tác phong làm việc chuyên nghiệp, điều quan trọng và cốt yếu là cần đảm bảo hoàn

thành công việc đúng thời hạn đã cam kết Muốn làm được điều đó, cần có kỹ năng sắp xếp công việc một cách khoa học

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, điều quan trọng là làm thế nào để

sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu cuộc sống ngày càng cao bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó giúp chúng ta dễ dàng đạt được kết quả cao trong công việc và trong các mối quan hệ khác ngoài xã hội

Vậy để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất thì mỗi cá nhân phải nhận định năng lực của mình và hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân trước khi nhận một công việc gì hoặc đối mặt với tình huống nào đó để từ đó biết được mình đang mong muốn gì trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống

Muốn kiểm soát và quản lý thời gian, cần phải học cách sắp xếp chúng Việc này lại cần phải bắt đầu từ khâu lập kế hoạch công việc của cá nhân

Muốn kiểm soát được công việc mình đã làm và nó sẽ mất bao nhiêu thời gian

để thực hiện, trước hết, cần lên kế hoạch cụ thể, và viết nó ra giấy để trên bàn làm việc mỗi ngày như một lời nhắc nhở và cố gắng thực hiện theo đúng kế

hoạch đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định

Có thể học tập phương pháp quản lý theo thứ tự ưu tiên của tổng thống Mỹ thứ 34, Dwight D Eisenhower Về cơ bản, công việc của mỗi cá nhân có thể chia ra thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp,

P2: Quan trọng, không khẩn cấp,

P3: Không quan trọng, khẩn cấp;

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

Đối với mỗi cấp độ, cần xây dựng kế hoạch phản ứng và xác định khung thời gian xử lý sao cho phù hợp Sự phân chia này là phương thức cơ bản giúp mỗi cá nhân quản lý thời gian chuyên nghiệp và hiệu quả

Đối với xã hội hiện đại, việc cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí và cho gia đình trở thành yếu tố quan trọng trong tác phong làm việc chuyên nghiệp Với một tổ chức mới ra đời hoặc đang trong giai đoạn phát triển cao, thì

dài mãi, vì tình trạng ấy sẽ khiến nhân viên làm việc với tâm trạng mệt mỏi, căng thẳng và điều đó ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc

Vì vậy, ở góc độ tổ chức, người quản lý phải biết cách xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định Đồng thời phải đặt niềm tin vào nhân viên để họ có thể chủ động giải quyết công việc của mình Vì thế, có thể nói điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên

Ở góc độ cá nhân, để thời gian làm việc hiệu quả nhất, mỗi người phải biết xác định mục tiêu của mình Không nên ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc, việc không giải quyết đúng tiến độ sẽ gây ảnh hưởng đến tổ chức, đến công việc chung

và tinh thần làm việc của chính người đó Đồng thời phải biết sắp xếp công việc khéo léo, biết tận dụng thời cơ để làm việc hiệu quả hơn Tuy nhiên mục tiêu và lợi ích của mỗi cá nhân phải gắn với mục tiêu của công ty Tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu, giữa nhà quản lý và thành viên của tổ chức sẽ có động lực làm việc, có mục tiêu để gắn kết

và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu

Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng trong việc xây dựng tác phong

làm việc chuyên nghiệp là “văn hóa đúng giờ”, đặc biệt là trong các cuộc họp và

trong các buổi gặp gỡ khách hàng, đối tác Theo nghiên cứu của một trường đại học tại Mỹ với khảo sát trên 2.000 nhà quản lý đã đưa ra kết quả: 30% thời gian của các cuộc họp là thời gian lãng phí Điều này bắt đầu từ nguyên nhân mọi người đi họp không đúng giờ, mất tập trung khi đi họp hay không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng dẫn

đến họp không có hiệu quả

Vì vậy, để thể hiện sự chuyên nghiệp, nên đến sớm trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu hoặc trước khi đến giờ hẹn với đối tác, chuẩn bị kỹ nội dung cuộc họp hoặc cuộc trao đổi, qua đó không chỉ thể hiện thái độ tôn trọng, nghiêm túc trong công việc mà còn tạo nên hình ảnh đáng tin cậy trong mắt đối tác và đồng nghiệp khi họ cần hợp tác trong một nhiệm vụ quan trọng nào đó

3.4 Quản lý rủi ro trong công việc

Rủi ro là những bất trắc xảy ra ngoài mong muốn của đối tượng sử dụng và gây ra những thiệt hại về thời gian, vật chất, tiền của, sức khỏe, tính mạng con người

Nó là tổng hợp những sự kiện ngẫu nhiên tác động lên sự vật, hiện tượng làm thay

đổi kết quả của sự vật, hiện tượng (thường theo chiều hướng bất lợi) và những tác động ngẫu nhiên đó có thể đo lường được bằng xác suất.1

Theo định nghĩa trên, rủi ro liên quan đến tương lai Đó là thước đo xác suất của việc tiêu giảm giá trị hoặc tạo ra giá trị đó có tác động trực tiếp đến các mục tiêu về hiệu quả hoạt động của một cá nhân hay tổ chức bất kỳ

Rủi ro xuất phát từ việc không biết mình đang làm gì Như vậy, để trở thành một người làm việc chuyên nghiệp, cần phải quản lý rủi ro một cách hiệu quả nhằm tránh “điểm mù” mà những người khác cùng vị trí không nhìn thấy

Xuất phát từ hoạt động lập kế hoạch công việc như đã phân tích ở mục 3.1, mỗi cá nhân cần dựa vào đó để xác định các vấn đề rủi ro, xây dựng phương án dự phòng cho bản thân trong công việc và trong cuộc sống Các kế hoạch lập ra khi thực thi thường vấp phải các khó khăn khi hoàn cảnh thực tế thay đổi hoặc do người lập chưa tính toán kỹ Thực tế cho thấy, các kế hoạch nhiều khi bị phá sản, không đạt mục tiêu đề ra chỉ vì những nguyên nhân không lớn, không mấy khó khăn và dễ dàng khắc phục nếu biết trước Vì kế hoạch mang tính dự báo nên sai số trong thực hiện so với tính toán là dễ xảy ra Vì vậy, cần phân tích kỹ những khó khăn, rủi ro, những yếu tố cản trở kế hoạch thực hiện công việc Chỉ khi lường trước những rủi

ro có thể gặp phải và chuẩn bị kỹ lưỡng phương án, biện pháp đối phó với các khó khăn thì khả năng thành công của kế hoạch mới được đảm bảo

Những loại rủi ro mà một người có thể gặp trong công việc như: rủi ro

về uy tín; rủi ro tài chính; rủi ro đến từ sự thay đổi của khách hàng, đối tác; rủi ro

về công nghệ, máy móc; rủi ro về truyền đạt thông tin…

Quản lý rủi ro là khả năng xác định rủi ro, đánh giá nó và kiểm soát, làm giảm thiểu nó Nói cách khác, quản lý rủi ro là một hình thức chủ động lên kế hoạch dự phòng, hoặc là để hoàn toàn tránh được tình huống xấu, hoặc là để giảm thiểu những ảnh hưởng những tình huống xấu có thể đem lại

Thực tế cho thấy, việc nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, hiệu quả hơn là biến rủi ro thành những cơ hội thành công

Trong quá trình xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, mỗi cá nhân rất cần thiết phải tính toán đến yếu tố rủi ro trong công việc, thể hiện tầm nhìn và năng lực làm việc, tránh được việc tốm kém thời gian và nguồn lực để đối phó với các sự

vụ bất ngờ và những khó khăn không lường trước

Khả năng nhận diện và quản lý rủi ro phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tầm nhìn cũng như kinh nghiệm của mỗi người Mỗi công việc có tính chất khác nhau cũng sẽ có những rủi ro khác nhau, từ đó mà cách thức quản lý rủi ro cũng không giống nhau Tuy nhiên, xét một cách tổng quát, quy trình quản lý rủi ro có thể gồm các bước sau:

- Xác định rủi ro: là quy trình xác định rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến công việc và tìm hiểu về nó

- Phân tích rủi ro: là quy trình sắp xếp thứ tự ưu tiên các rủi ro dựa vào khả năng xuất hiện và ảnh hưởng của từng rủi ro Tùy tính chất công việc mà có thể có quy trình phân tích số liệu cụ thể về mức độ ảnh hưởng của các rủi ro tới mục tiêu công việc

- Lập kế hoạch phản ứng rủi ro: là quy trình đưa ra các lựa chọn và hành động

để tăng cường cơ hội và giảm thiểu đe doạ tới mục tiêu công việc

- Kiểm soát rủi ro: là quy trình hiện thực kế hoạch phản ứng rủi ro, theo dõi các rủi ro đã được xác định, giám sát các rủi ro còn lại, xác định rủi ro mới, và đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro

Kinh nghiệm cho thấy những phương pháp cơ bản nhất để có thể giảm thiểu rủi ro và tác động do rủi ro mang lại trong quá trình làm việc bao gồm :

- Đa dạng hóa các phương án lựa chọn

Sự đa dạng hóa các hoạt động và luôn có phương án dự phòng là phương pháp

cơ bản để có thể đối phó với rủi ro, tránh được độ trễ trong xử lý công việc Ví dụ, đối với rủi ro về tài chính, sự đa dạng hóa là dàn trải tài chính ngân sách vào nhiều khoản, nhiều hạng mục đầu tư, bằng cách đầu tư vào nhiều loại tài sản có thể giảm tác động tổng thể nếu kết quả hoạt động của bất kỳ loại đầu tư nào đó kém

- Coi trọng công tác kiểm tra, giám sát công việc

Hoạt động kiểm tra, giám sát trong suốt quá trình triển khai công việc là không bao giờ thừa Những biểu hiện không coi trọng công tác này có thể là nguyên nhân

chủ yếu dẫn đến sự lơ là, mất kiểm soát trong công việc, là mầm mống sinh ra rủi

ro Vì vậy, dù dưới góc độ một tổ chức làm việc chuyên nghiệp hay góc độ cá nhân làm việc chuyên nghiệp đều phải có cách thức để kiểm tra, giám sát trong quá trình triển khai công việc

- Tạo cơ hội trong rủi ro

Trong mỗi rủi ro đều tiềm ẩn những cơ hội Điều quan trọng là mỗi cá nhân phải đủ bình tĩnh, tỉnh táo, năng lực và quyết đoán để nhìn nhận và chớp được thời

cơ, biến thách thức thành cơ hội phát triển Ví dụ một hãng sữa gặp phải khủng hoảng do khách hàng phản ánh sữa bị hỏng Thông tin lan rộng, cổ phiếu sụt giảm, ngân hàng đóng băng tài khoản, công ty có thể đối mặt với phá sản nếu không kịp thời xử lý Khi đó, người quản lý đã bình tĩnh đưa ra chiến lược xử lý khủng hoảng với rất nhiều công việc khác nhau, cần giải quyết rất nhanh chóng và cấp bách nhằm cứu vãn danh tiếng của công ty Trong đó, tập trung vào hai hoạt động cơ bản là: (1) gặp gỡ trực tiếp khách hàng có phản ánh thông tin gốc với thái độ cầu thị, giải thích và minh chứng rõ ràng quy trình sản xuất và các yếu tố đầu vào đảm bảo chất lượng của công ty, giải thích quá trình vận chuyển và sữa hỏng có thể do nguyên nhân ở khâu nào; (2) liên hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí có uy tín, khiến

họ trở thành “tiếng nói của bên thứ ba” một cách khách quan để đưa tin về công ty, cập nhật cho công chúng và khách hàng một cách đầy đủ và kịp thời những động thái tích cực của công ty trong vụ việc Qua đó, khủng hoảng và rủi ro được xử lý, danh tiếng của công ty không những không bị sụt giảm mà còn được nâng cao do nhiều người quan tâm hơn, niềm tin của khách hàng được củng cố Như vậy, người quản lý trong trường hợp này đã thực sự tìm được cơ hội trong rủi ro và khủng hoảng, thể hiện bản lĩnh và sự chuyên nghiệp trong việc xử lý và giải quyết vấn đề

- Hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm

Trong và sau quá trình quản lý rủi ro, cần đề cao yếu tố hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm Rủi ro từ một cá nhân có thể lan rộng hoặc không xử lý được nếu không có sự hợp tác của nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy, sự hợp tác giúp cho mỗi cá nhân có thể tìm được phương thức giải quyết vấn đề một cách kịp thời và ít tổn thất nhất Một người có tác phong làm việc chuyên nghiệp luôn phải coi trọng

sự hợp tác trong công việc, xây dựng mối quan hệ tích cực với các bên liên quan trong quá trình triển khai công việc Sau quá trình xử lý rủi ro, cần tổng kết, đúc rút

kinh nghiệm và có thể chia sẻ với những người có liên quan, tránh việc lặp lại rủi

ro trong tương lai

3.5 Trau dồi kỹ năng giao tiếp trong công việc

Một trong những phương thức quan trọng nhất để xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp là trau dồi các kỹ năng giao tiếp, hướng các hoạt động giao tiếp này theo những chuẩn mực chuyên nghiệp đã được công nhận Giao tiếp là một quá trình xã hội thường xuyên bao gồm các ứng xử rất đa dạng và phong phú, thể hiện qua ngôn ngữ nói và viết: qua nét mặt, cử chỉ, tư thế, giọng nói, trang phục, cách sử dụng không gian trong giao tiếp Đó là một hệ thống toàn vẹn, không có sự tách rời giữa biểu hiện ngôn từ và phi ngôn từ trong giao tiếp

Đối với giao tiếp ngôn từ, đây là loại hình giao tiếp thể hiện thực chất nhất,

rõ ràng, chính thống nhất nội dung của cuộc giao tiếp Ngôn từ là sản phẩm của tư duy Và vì vậy, qua việc sử dụng ngôn từ, người nghe có thể nhận biết và đánh giá được người nói là một con người như thế nào Để tạo dựng được ấn tượng về một người có tác phong làm việc chuyên nghiệp, trong giao tiếp xã hội nói chung và trong công việc nói riêng, nên sử dụng ngôn từ thanh nhã, dung dị (sử dụng các từ ngữ “vui lòng”; “làm ơn”; “nên chăng”, “đáng tiếc”…); đảm bảo chuẩn mực trong giao tiếp, hạn chế tối đa dùng từ "không", từ cứng nhắc, từ tạo ra không khí nặng

nề, căng thẳng, làm ức chế người nghe và tính thuyết phục không cao đối với người nghe, nhất là những người phải tiếp nhận lời chê trách, phàn nàn; sử dụng từ thể hiện sự tôn kính, lịch thiệp (“thưa ông”; “thưa bà”; “thưa các anh, các chị” )

Khi sử dụng ngôn từ, cần chú ý tới hoàn cảnh, ngữ cảnh và đối tượng giao tiếp cụ thể, cũng như mối quan hệ giữa họ để chọn loại ngôn từ gì, ở chừng mực nào cho thích hợp, chứ không nên lạm dụng chúng một cách thái quá

Đối với giao tiếp phi ngôn tử, đây là loại hình giao tiếp không sử dụng ngôn ngữ mà dùng những phương thức khác để truyền đạt thông tin, như: phát âm, giọng nói, nhịp điệu, ngữ điệu, cách đi đứng, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, vẻ mặt, tư thế, trang phục, khoảng cách, vị trí Theo kết quả nghiên cứu của Allan Pease và Albert Melrabian (Mỹ), trong giao tiếp trực tiếp, để tiếp thu được 100% thông tin nào đó thì 7% là nhờ nội dung thông tin; 38% là giọng nói của người truyền thông tin, còn lại 55% là nhờ cử chỉ, điệu bộ của người truyền thông tin

Ngôn ngữ cơ thể là một phần không thể thiếu trong hoạt động giao tiếp của mỗi người Với mỗi người, tâm điểm của sự chú ý mà chúng ta cần ý thức đó là những cử chỉ, hành động của chúng ta dù có chủ ý hay không đều truyền đi một thông điệp nào đó, đến với những người xung quanh Nắm được những thói quen, những quy tắc trong việc sử dụng các phương tiện giao tiếp phi ngôn từ để không chỉ hiểu được ý đồ của người khác, mà cũng có thể diễn đạt được ý đồ của mình một cách đa dạng, phong phú, và hơn hết, là phương thức trực tiếp nhất thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của mỗi người

Ví dụ, ngay trong cách chào hỏi cúi người của người Nhật đã thể hiện sự tôn trọng, kính trọng và lịch sự của họ Tư thế chào hỏi thể hiện sự trang trọng, trong cách chào hỏi còn chia ra thành chào hỏi thông thường hằng ngày, chào hỏi thể hiện

sự kính trọng, chào hỏi để cảm tạ, tôn kính Trong công việc họ rất coi trọng danh thiếp, khi nhận danh thiếp người Nhật thường cầm cả hai tay đọc to các thông tin rồi bỏ vào hộp đựng danh thiếp hoặc đặt trên bàn ngay trước mặt, theo họ không nên bỏ vào túi áo vì như vậy là thiếu tôn trọng

Như vậy, muốn xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, cần trau dồi kỹ năng giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ theo hướng chuẩn mực nghề nghiệp Những chuẩn mực này tất nhiên khác nhau tùy vào tính chất công việc và hoàn cảnh giao tiếp, nhưng đặc điểm chung là đều hướng đến tính lịch sự, trang trọng

3.6 Quản lý cảm xúc cá nhân và xây dựng hình ảnh bản thân

- Quản lý cảm xúc cá nhân

Áp lực công việc, mệt mỏi, căng thẳng và lối suy nghĩ tiêu cực là những nguyên nhân khiến cho nhiều người không thể làm chủ cảm xúc của mình Một người có tác phong làm việc chuyên nghiệp là không bao giờ được để cho cảm xúc

cá nhân ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc Cách thức quản lý cảm xúc của bản thân có tác động trực tiếp đến thành tích và hiệu quả làm việc cũng như thái độ đánh giá của lãnh đạo hay đồng nghiệp xung quanh

Ví dụ: nếu bạn đang cau có, mà bạn sử dụng giọng cau có ấy trong giao tiếp điện thoại, thì người nghe sẽ cảm thấy bực bội khi nghe giọng nói của bạn, và đương nhiên người nghe không thể nghĩ tốt về năng lực tổ chức, quản lý nhân viên của đơn

vị bạn

Mặc dù cảm xúc là tự nhiên nhưng chúng ta có thể quản lý nó trước hết bằng cách thay đổi suy nghĩ, từ đó sẽ thay đổi và chuyển hoá cảm xúc Tư duy tích cực

sẽ tạo ra cảm xúc tích cực “10% cuộc đời là những gì xảy đến với bạn, còn 90% còn lại là do phản ứng của bạn đối với những chuyện xảy đến đó” Bản chất sự việc

là bất biến, duy chỉ có một điều chúng ta có thể thay đổi được chính là thay đổi suy nghĩ, cách nhìn nhận của bản thân đối với sự việc đó theo chiều hướng tích cực

Một số phương pháp điều khiển và kiểm soát cảm xúc tiêu cực trong công việc và trong cuộc sống như:

+ Không phản ứng vội, nhận định lại tình hình

+ Thay đổi trọng tâm chú ý sang những việc khác

+ Hít thở sâu, tách khỏi không gian gây mất kiểm soát cảm xúc để có 10 phút bình tĩnh nếu có thể

+ Xuống giọng khi nói, nên bắt đầu bằng câu: “Tôi cảm thấy…”, “Tôi nghĩ là…”

+ Suy nghĩ về những hoàn cảnh tương tự đã từng trải qua nhưng mang lại cảm xúc và kết quả tích cực

+ Có những cách thức phù hợp để giải tỏa cảm xúc tiêu cực đã trải qua (tâm

sự với người thân, bạn bè, khóc, tập thể dục, thiền, viết nhật ký…)

“Ta không thể thay đổi được chiều gió nhưng ta có thể thay đổi được hướng buồm” (Trích "Làm chủ tư duy thay đổi vận mệnh" - Adam Khoo&Stuart Tan) Vì thế, mỗi người nên học cách đối diện với những tình huống khó khăn, bất trắc có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, tránh nổi giận, vượt qua cảm giác mệt mỏi, chán nản và biết cách từ chối khi cần thiết Biết kiềm chế cảm xúc sẽ giúp giữ được hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện

- Trang phục lịch sự, phù hợp

Sự chuyên nghiệp được thể hiện ngay từ những ấn tượng đầu tiên như cách

đi đứng, ăn mặc Ngoại hình chỉn chu, trang phục lịch sự không chỉ tạo ấn tượng tốt đẹp mà còn thể hiện phần nào phong thái, tác phong làm việc của bản thân mỗi người Bên cạnh đó, trang phục phù hợp với hoàn cảnh là hết sức quan trọng Sự phù hợp đến từ cách thức phối hợp giữa các yếu tố của người mặc với hoàn cảnh

như vóc dáng, hình thể, màu da, khí chất, tuổi tác, hoàn cảnh, nghề nghiệp, sở thích của người mặc, cũng như sự phù hợp của trang phục đối với đối tượng giao tiếp

Với những công việc mang tính chất đặc thù cần phải mặc đồng phục (nhân viên siêu thị, công nhân dọn vệ sinh…) thì việc nghiêm chỉnh chấp hành trong trang phục là điều vô cùng quan trọng để hướng tới sự chuyên nghiệp trong công việc, đồng phục cũng cần đảm bảo lịch sự và phù hợp với tính chất công việc cũng như thẩm mỹ

- Thái độ và ý thức tự giác cao

Thái độ làm việc nghiêm túc với ý thức tự giác cao và dám chịu trách nhiệm trong công việc là những phẩm chất đáng quý của một người làm việc chuyên nghiệp

Thái độ nghiêm túc thể hiện trên chất lượng, hiệu quả công việc, đảm bảo đúng thời hạn đối với tất cả các công việc được giao Khi có vấn đề trục trặc xảy ra, cần nhận định một cách khách quan và thẳng thắn nhận trách nhiệm nếu lỗi là do mình Mỗi người hướng đến sự chuyên nghiệp cần tự giác hoàn thành những công việc được phân công, sáng tạo trong phạm vi thẩm quyền cho phép, từ đó có những phương thức nâng cao hiệu quả công việc

- Nguyên tắc trong cuộc sống và công việc

Có bốn nguyên tắc nên áp dụng, đó là: nguyên tắc giờ giấc, nguyên tắc uy tín, nguyên tắc thể diện và nguyên tắc trung thực

Nguyên tắc giờ giấc được hình thành thông qua phương thức quản lý thời gian trong công việc như đã trình bày ở trên Đúng giờ là cách thể hiện sự tôn trọng với người khác cũng như để người khác tôn trọng, đúng giờ cần được rèn tập thành một thói quen, chi tiết nhỏ nhưng thể hiện rất rõ sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc của mỗi người

Nguyên tắc uy tín là việc luôn giữ lời hứa, luôn đảm bảo những nguyên tắc

và thỏa thuận đã được thống nhất, đặc biệt là giữ đúng chất lượng sản phẩm và hiệu quả công việc như đã cam kết lúc đầu

Nguyên tắc thể diện là việc đề cao giá trị bản thân và giữ gìn sự tự trọng của bản thân Cách tốt nhất để xây dựng thương hiệu cá nhân là khẳng định giá trị bản

thân, địa vị trong xã hội thông qua việc xây dựng uy tín, danh tiếng và phong cách riêng của bản thân

Nguyên tắc trung thực là luôn tôn trọng sự thật, trung thực và thật thà với mọi người, giả dối chính là thất bại Cần nhìn nhận, đánh giá nguyên nhân một cách khách quan, không đổ thừa trách nhiệm cho người khác, biết nhận lỗi và phân tích phải – trái, đúng – sai trong công việc

3.7 Quản lý, sắp xếp văn phòng và trang thiết bị làm việc

Cách thức quản lý, sắp xếp văn phòng và trang thiết bị làm việc cũng là nhân

tố quan trọng trong việc hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp

Văn phòng làm việc cần được bố trí ngăn nắp, vị trí phù hợp với chức năng

và tính chất công việc Ví dụ, văn phòng của bộ phận thường xuyên có khách hàng, đối tác đến liên hệ công việc thì nên bố trí ở tầng 1, gần lối ra vào nhất, để tiện cho hoạt động của tổ chức Sự bố trí hợp lý vị trí của văn phòng tạo nên tính chuyên nghiệp của cả tổ chức

Việc sắp xếp, trang trí phòng làm việc cũng cần đảm bảo các yếu tố: thẩm

mỹ, khoa học và phù hợp Các vật dụng trang trí phải tạo cho người bên ngoài đến làm việc thấy được tính chất công việc, tư duy thẩm mỹ và có thể là cả truyền thống của tổ chức Ví dụ như một văn phòng của một cơ quan nhà nước thì không thể trang trí những vật dụng rườm rà hay thể hiện sự độc đáo, cá tính quá lớn, mà chỉ có thể trang trí đơn giản, lịch sự và trang trọng, gần gũi với người dân, đúng với tính chất của một công sở trong hệ thống cơ quan nhà nước

Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học công nghệ trong xu thế cách mạng công nghiệp 4.0 đã mở ra giai đoạn mới cho việc tổ chức, bố trí phòng làm việc Một trong những cải tiến quan trọng nhất chính là sự ra đời của các “văn phòng không giấy tờ”, giải phóng phòng làm việc ra khỏi cảnh bề bộn của sổ sách, giấy tờ, tài liệu Cùng với đó, các phòng làm việc thường được bố trí và lắp đặt các thiết bị, tiện nghi hiện đại, nhiều tiện ích như máy tính, máy in, máy phô-tô-cop-py, máy fax… Một nhân viên chuyên nghiệp cần biết sử dụng thành thạo những loại máy móc, phương tiện cần thiết để phục vụ cho công việc của mình

Các phương tiện cần sử dụng trên bàn làm việc cần xếp đặt ở những vị trí thích hợp để tiết kiệm thời gian, công sức thao tác, đi lại Những chi tiết nhỏ nhưng thể hiện tính chuyên nghiệp rất lớn trong công việc của một người Ví dụ, máy tính

nên đặt bên phải, điện thoại nên đặt bên trái để khi cần thiết, có thể đồng thời thực hiện cả những thao tác như: gọi điện, tra cứu, ghi chép… Phía trước bàn nên có một giá nhỏ để các giấy tờ, bì thư, địa chỉ, danh thiếp, bút giấy, văn phòng phẩm cần thiết như: kẹp, bấm ghim, hồ dán, giấy dán, bút màu, bút xóa, vật chặn giấy, vật trang trí, lịch bàn…2

Tài liệu, hồ sơ cần được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng trong các tủ đựng tài liệu, lưu trữ trong những hộp đựng hồ sơ và phân chia theo từng lĩnh vực, chủ đề một cách khoa học, tùy vào tính chất và nội dung công việc, để khi cần tài liệu, giấy

tờ gì có thể tìm thấy ngay mà không mất nhiều thời gian Các loại tủ đựng tài liệu,

hồ sơ phải đặt ở những nơi thuận tiện, hợp lý và không chiếm quá nhiều diện tích Những dụng cụ làm việc cần thiết hằng ngày phải được xếp vào những vị trí cố định trên bàn hoặc trong các ngăn kéo và hộc bàn để tiện sử dụng

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng quản lý, tổ chức, NXB Lao động, Hà Nội

2 Nguyễn Văn Hậu (2014), Kỹ năng, nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động, Hà Nội

3 Trần Thị Thanh Thủy (Chủ biên) (2008), Cẩm nang quản lý, NXB Lý luận chính trị, Hà Nội

4 Viện Ngôn ngữ học (2000) Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng

BÀI 3 KỸ NĂNG XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC

1 Khái niệm mối quan hệ

Trong Từ điển tiếng Việt, “quan hệ” được định nghĩa là “sự gắn liền về mặt

nào đó giữa hai hay nhiều sự vật khác nhau, khiến sự vật này có thay đổi, biến đổi thì có thể tác động đến sự vật kia” (Viện Ngôn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt, Nhà

xuất bản Đà Nẵng, 2000, tr.799) Như vậy, mối quan hệ được hiểu là sự tương tác, gắn bó chặt chẽ, có tác động qua lại lẫn nhau giữa hai hay nhiều chủ thể

Những mối quan hệ giữa người với người được hình thành trong quá trình hoạt động kinh tế, xã hội, chính trị, pháp luật, tư tưởng, đạo đức, văn hóa Mọi sự vật và hiện tượng trong xã hội đều có những mối quan hệ với nhau Mối quan hệ này được hình thành từ tương tác xã hội Những tương tác này không phải là ngẫu nhiên, mà thường phải có mục đích, có hoạch định Những tương tác này phải có xu hướng lặp lại, ổn định và tạo lập ra một mô hình tương tác, quan hệ bền vững, ổn định của các chủ thể hành động

2 Vai trò của việc xây dựng mối quan hệ trong công việc

“Tri thức của các chuyên gia chỉ chiếm 15% trong thành công của họ, 85%

còn lại phụ thuộc vào các mối quan hệ xã hội”- Andrew Carnegie , ông vua ngành

thép của Mỹ đã từng nói Điều ngày càng ngày càng được chứng thực trong thế giới phẳng, khi mà mọi cá nhân đều có thể kết nối với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng nhờ vào những thành tựu công nghệ và kỹ thuật tiên tiến Do vậy, kỹ năng xây dựng mối quan hệ trở thành một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất trong quá trình con người làm việc và tìm kiếm thành công

Trong cuộc sống hằng ngày, việc kết nối và quan hệ giữa các cá thể là một hoạt động mang tính tất yếu, bản chất của vạn vật, trong đó có loài người Việc xây dựng mối quan hệ giúp con người có thể hiểu biết về đối tượng giao tiếp, cùng định hướng hành động và hợp tác để đạt được mục tiêu chung

Có thể khái quát về vai trò của việc xây dựng mối quan hệ trong cuộc sống là

giúp con người:

Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu chung, gắn kết các thành viên của tổ chức Việc xây dựng mối quan hệ trong công việc vừa là một nội dung, lại vừa là công cụ giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung đó

Trong các tổ chức nói chung, việc xây dựng mối quan hệ đóng năm vai trò căn bản:

- Vai trò thông tin: Đối với mỗi cá nhân, các mối quan hệ cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết về nhiệm vụ và trông đợi của tổ chức đối với họ, tương tác với đồng nghiệp Những hình thức giao tiếp dù chính thức hay phi chính thức đều có thể trở thành một kênh quan trọng, giúp con người thu nhận những thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ và hoàn thành công việc

- Vai trò kết nối: Xây dựng mối quan hệ trong công việc giúp kết nối chúng

ta với các thành viên khác bên trong và bên ngoài tổ chức Các sợi dây kết nối này giúp cho con người có thêm những nguồn lực hỗ trợ để thực hiện các mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu công việc Ở phạm vi tổ chức, sự gắn bó và đoàn kết giữa các cá nhân giúp tạo nên sức mạnh của tổ chức Sự kết nối này dựa trên cơ sở thấu hiểu, cảm thông và chia sẻ của các thành viên

- Vai trò hợp tác: Mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị hay nhóm là một tập hợp gồm nhiều yếu tố và kiểu người khác nhau với xuất phát điểm, quan điểm, cách thức và tham vọng khác nhau Mối quan hệ bền vững giữa các cá nhân là cơ chế, là chất keo dính để hình thành và duy trì tổ chức một cách bền vững Xây dựng mối quan hệ tích cực với các cá nhân khác bên trong và bên ngoài tổ chức cho phép các yếu tố khác biệt được kết nối với nhau theo cách những điểm mạnh được kết hợp để nhân thêm sức mạnh và những điểm yếu được hỗ trợ, bù đắp Mặt khác, mối quan hệ tích cực là cơ chế trong đó các ý tưởng, sáng kiến được hình thành, chia sẻ, thách thức

và trải nghiệm

giúp con người dễ tìm kiếm được sự hỗ trợ và chia sẻ, giúp đỡ từ nhiều nguồn khác nhau, có thể là từ đồng nghiệp, cấp trên hay từ đối tác, khách hàng Tất cả những sự

hỗ trợ và chia sẻ này có thể trở nên rất đáng quý trong nhiều trường hợp, giúp mỗi

cá nhân có thể vượt qua khó khăn, thậm chí là khủng hoảng trong công việc

- Vai trò định hướng: Giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tích cực giữa cá nhân với các thành viên của tổ chức còn giúp chia sẻ và truyền đạt cái đích mà tổ chức cần đạt đến cũng như cách thức để đạt được điều đó, các cá nhân có thể dễ dàng tìm thấy tiếng nói chung thông qua sự hiểu biết, cảm thông và chia sẻ Ở cấp

độ này, có thể nói, mối quan hệ đóng một vai trò chiến lược trong việc giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong xã hội Những quan hệ tiêu cực trong tổ chức có thể trở thành mầm mống khiến cho các cá nhân, các nhóm khác nhau xác định, hiểu và hướng tới các mục tiêu theo những cách khác nhau Điều này dẫn tới nhiều nguy hại, trong đó cần tính đến cả việc chia rẽ, bất đồng và tan rã tổ chức

3 Phân loại mối quan hệ trong công việc

Việc phân loại mối quan hệ trong công việc có thể dựa vào những tiêu chí khác nhau Thông thường, phân loại mối quan hệ trong công việc dựa trên hai tiêu chí cơ bản:

- Dựa vào tính chất thời gian của mối quan hệ:

+ Quan hệ ngắn hạn: Trong công việc, có rất nhiều mối quan hệ mang tính chất sự vụ, ảnh hưởng ngay lập tức đến lợi ích trước mắt (ví dụ: nhân viên bán hàng quan hệ với khách hàng trong một cuộc mua bán cụ thể)

+ Quan hệ dài hạn: Hầu hết trong công việc, các mối quan hệ ngắn hạn sẽ chuyển dần thành quan hệ dài hạn, vì việc tiếp xúc để giải quyết các sự vụ liên quan đến công việc thường diễn ra thường xuyên, liên tục và lặp lại Vì thế, sự chuyển hóa quan hệ ngắn hạn thành dài hạn là cần thiết, từ đó, cách thức xây dựng và duy trì những mối quan hệ này cũng cần thay đổi để thích ứng, nhằm tận dụng được những lợi ích mà mối quan hệ lâu dài đem lại

+ Quan hệ bên trong tổ chức (quan hệ nội bộ): Mối quan hệ nội bộ đóng vai trò quan trọng, quyết định đến sức mạnh nội lực của tổ chức đó Việc xây dựng mối quan hệ tích cực với các thành viên của tổ chức giúp cho mỗi cá nhân có cơ hội thiết lập được những kênh thông tin, hỗ trợ hữu dụng, trong nhiều trường hợp, sự ủng hộ của các thành viên nội bộ đóng vai trò quyết định đến sự thành công và thăng tiến của mỗi người Các đối tượng của mối quan hệ nội bộ ở đây bao gồm tất

cả những thành viên của tổ chức Bản thân mỗi cá nhân và những đối tượng này được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc Nhìn chúng, các mối quan hệ nội bộ bao gồm:

Mối quan hệ theo chiều dọc: giữa cấp trên và cấp dưới, lãnh đạo và nhân viên

Mối quan hệ theo chiều ngang: giữa thành viên, các đơn vị, bộ phận cùng cấp

Nhìn ở góc độ tổ chức, trên cơ sở xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, mọi thành viên trong tổ chức sẽ tự giác và dốc lòng để xây dựng mới quan hệ tốt đẹp với các nhóm công chúng bên ngoài, góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của cả tổ chức

+ Quan hệ bên ngoài tổ chức (quan hệ đối ngoại): Đây cũng là mối quan hệ rất quan trọng trong việc xây dựng và phát triển tổ chức Nếu như mối quan hệ nội

bộ góp phần xây dựng văn hóa và tạo nên sức mạnh nội lực của tổ chức, thì mối quan hệ bên ngoài sẽ đem lại nguồn lực để xây dựng và duy trì tổ chức đó, ví dụ: mối quan hệ với khách hàng, mối quan hệ với chính quyền, mối quan hệ với cộng đồng, báo chí…

4 Đặc điểm của mối quan hệ trong công việc

Mối quan hệ trong công việc có một số đặc điểm căn bản sau:

- Phức tạp:

Đa dạng, phức tạp là một trong những đặc tính quan trọng nhất giúp phân biệt mối quan hệ trong công việc với các hình thức quan hệ khác trong xã hội Nó xuất phát từ một loạt lý do trong đó có thể tính đến phạm vi hoạt động, tính chất phức tạp của công việc, sự đa dạng, phức tạp của đối tượng quan hệ và những mâu thuẫn vốn có về mặt lợi ích giữa các thành viên trong tổ chức Cùng với đó, các quy trình, thủ tục trong công việc cũng là nguyên nhân dẫn đến sự phức tạp trong việc xây dựng mối quan hệ

- Liên tục:

Công việc của mỗi người cũng như hoạt động của tổ chức là hoạt động diễn

ra thường xuyên và liên tục, nhằm duy trì sự ổn định và phát triển của tổ chức, duy trì thu nhập và sự phá triển của mỗi cá nhân Vì vậy, những mối quan hệ trong công việc cần được quản lý và xây dựng một cách kế hoạch và định hướng, có mục tiêu

cụ thể cho từng công việc và giai đoạn, tránh sự chồng chéo và kém hiệu quả

- Tương tác:

Đặc điểm tương tác tạo nên sự phức tạp của các mối quan hệ trong công việc

Sự tương tác là một điều kiện bản chất cho phép cách thức quan hệ, hiệu quả của mối quan hệ được đảm bảo với tư cách là công cụ kết nối các ý tưởng, nguyện vọng

và năng lực của chủ thể và đối tượng của mối quan hệ Thiếu sự tương tác này, hoạt động của tổ chức và của mỗi cá nhân trở nên ít liên quan, ít có ý nghĩa và ít hiệu quả Do vậy, có thể nói, các mối quan hệ trong công việc vừa là sản phẩm của quá trình tương tác, lại vừa là công cụ hỗ trợ cho quá trình tương tác đó

5 Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ trong công việc

Để đạt được hiệu quả, hoạt động xây dựng mối quan hệ trong công việc cần đáp ứng một số nguyên tắc nhất định

5.1 Sự tôn trọng

Thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng tham gia trong mối quan hệ

là nguyên tắc hàng đầu để có thể tồn tại trong cộng đồng, tập thể nói chung Nó thỏa