Hàng tồn kho có vai trò quan trọng – thường chiếm 40% giá trị tài sản của doanh nghiệp, và được xem là cầu nối an toàn giữa cung ứng và sản xuất, vì vậy công tác quản lý hàng tồn kho là
CƠ SỞ LÝ luận về Quản lý hàng tồn kho
Tổng quan về chuỗi cung ứng
1.1.1 Khái niệm chuỗi cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là một hệ thống đa chiều và phức tạp, gắn kết các bước quan trọng từ nguồn cung cấp đầu tiên cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng Điều này bao gồm sự tương tác của các nhà cung cấp, quá trình sản xuất, vận chuyển, lưu trữ và phân phối, tạo nên một mạng lưới chặt chẽ có mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất và giá trị Đã có rất nhiều khái niệm về chuỗi cung ứng được nhắc đến như:
Theo định nghĩa của Hội đồng quản lí logistics của Hoa Kỳ có đưa ra khái niệm về chuỗi cung ứng, hay còn gọi là dây chuyền cung ứng, theo những lí thuyết họ đưa ra thì đây được hiểu là một chuỗi các mắt xích có vai trò mật thiết với nhau Trong đó, mắt xích trước đóng vai trò là nhà cung cấp cho mắt xích sau nó, cung ứng từ nguyên vật liệu thô cho đến thành phẩm cuối cùng
Chuỗi cung ứng là sự gắn kết của các công ty nhằm đưa sản phẩm hoặc dịch vụ ra thị trường (Lambert, Stock & Ellram, 1998)
Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các cơ sở vật chất và các phương án phân phối thực hiện các chức năng mua sắm nguyên vật liệu và chuyển đổi chúng thành các bán thành phẩm, đồng thời thực hiện chức năng phân phối tới khách hàng (Ganeshan, 1995)
Chuỗi cung ứng là một mạng lưới bao gồm các tổ chức liên kết với nhau thông qua mối quan hệ cung ứng hoặc phân phối trong các chuỗi hoạt động khác nhau Mục tiêu của chuỗi cung ứng là tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng.
Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các giai đoạn liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng Các thành viên trong chuỗi không chỉ bao gồm các công ty sản xuất, cung cấp, phân phối, mà còn có cả các công ty vận tải, kho bãi, nhà bán lẻ, và khách hàng của mình (Chopra, Sunil, & Peter Meindl, 2015)
Từ các khái niệm trên, có thể thấy hầu hết các nhà kinh tế đều cho rằng chuỗi cung ứng là bao gồm các hoạt động của mọi đối tượng có liên quan trong việc sản xuất ra sản phẩm cung cấp đến tay khách hàng cuối cùng Như vậy, ta có thể hiểu chuỗi cung ứng của một mặt hàng như sau:
Chuỗi cung ứng là một hệ thống tổ chức, con người, các nguồn lực, thông tin, các hoạt động… liên quan tới việc phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp tới người tiêu dùng cuối cùng (Theo Hiệp hội các chuyên gia về quản lý chuỗi cung ứng)
Từ các định nghĩa về chuỗi cung ứng ở trên ta có thể tìm hiểu các định nghĩa về quản lý chuỗi cung ứng Khái niệm Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management) xuất hiện đầu những năm đầu thập niên 80 của thế kỷ trước và trở nên phổ biến vào những năm 1990 Từ khi ra đời đến nay đã có nhiều học giả đưa ra khái niệm về quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý chuỗi cung ứng là sự kết hợp mang tính chiến lược, có hệ thống các chức năng kinh doanh truyền thống và chiến thuật phối hợp các chức năng này trong một công ty nói riêng và giữa các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, nhằm mục đích nâng cao kết quả hoạt động trong dài hạn” (Mentzer và cộng sự, 2001)
Quản lý chuỗi cung ứng là quá trình sắp xếp, kết nối các hoạt động sản xuất, tồn kho, phân phối và vận chuyển giữa các bên liên quan trong chuỗi cung ứng Quá trình này nhằm mục đích cân bằng khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường với hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Như vậy, ta có thể hiểu: Quản lý chuỗi cung ứng là nền tảng quan trọng đằng sau sự liên kết mạch lạc của các hoạt động, nguồn lực và thông tin trong việc đưa sản phẩm từ nguồn cung cấp đến tay người tiêu dùng Bằng cách tối ưu hóa quy trình, dự đoán nhu cầu thị trường và tối giản rủi ro, quản lý chuỗi cung ứng không chỉ tạo ra sự hiệu quả mà còn đóng góp vào sự thành công toàn diện của mọi khía cạnh kinh doanh
1.1.2 Các thành phần của chuỗi cung ứng
Có ba loại dòng chảy chính xảy ra trong bất kỳ chuỗi cung ứng nào: dòng nguyên vật liệu/hàng hóa, dòng tiền/tiền mặt và dòng thông tin Có một luồng chuyển tiếp của vật liệu/hàng hóa cho luồng thường xuyên diễn ra từ các nhà cung cấp cấp cao hơn (thượng nguồn) đến người tiêu dùng cuối cùng (hạ lưu)
Thượng lưu (Upstream supply chain)
Bao gồm các hoạt động giữa nhà sản xuất và các nhà cung cấp của họ (có thể là các nhà sản xuất khác, các nhà lắp ráp…) và cả những nhà cung cấp của các nhà cung cấp (lớp
2) Mối quan hệ này có thể mở rộng (về bên trái) một số lớp tùy theo ngành hàng đến lớp sâu nhất có thể là nhà cung cấp nguyên liệu thô Trong phần thượng lưu của chuỗi cung, hoạt động chủ yếu là mua sắm (procurement)
Trung lưu (Internal supply chain)
Dây chuyền cung ứng bao gồm mọi hoạt động nội bộ của một công ty để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra, từ lúc đầu vào đi vào tổ chức cho đến khi sản phẩm được phân phối ra bên ngoài Các hoạt động chính trong dây chuyền cung ứng bao gồm quản lý sản xuất, sản xuất thực tế và quản lý hàng tồn kho.
Hạ lưu (Downstream supply chain)
Thư viện ĐH Thăng Long
Tổng quan về hàng lưu kho
- Hàng lưu kho là những tài sản ngắn hạn thuộc quyền sở hữu của donh nghiệp được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
✓ Hàng lưu kho trong các doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật
Hàng lưu kho đặc trưng bởi việc chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và không ngừng biến đổi về mặt hình thái và giá trị trong quá trình đó.
✓ Hàng lưu kho là những tài sản ngắn hạn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
✓ Hàng lưu kho trong các doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật
✓ Đặc điểm của hàng lưu kho là chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng lưu kho không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt hình thái và giá trị
1.2.2 Phân loại hàng tồn kho Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng được diễn ra đồng bộ Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất, bộ phận vật tư và bộ phận
Thư viện ĐH Thăng Long
10 kinh doanh của doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ
Ngoài ra hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh
Các doanh nghiệp sản xuất thường có những loại hàng tồn kho sau:
- Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng
+ Hàng lưu kho dự trữ cho hoạt động sản xuất: là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, công cụ dụng cụ
+ Hàng lưu kho dự trữ cho hoạt động tiêu thụ: phản ảnh toàn bộ hàng lưu kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm
+ Hàng lưu kho đầu cơ: là hàng lưu kho được dự trữ để có được những lợi thế khi giá cả có sự thay đổi, biến động tăng
- Phân loại theo nguồn hình thành:
+ Hàng mua từ bên ngoài;
Hàng mua nội bộ bao gồm các sản phẩm, dịch vụ được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc cùng hệ thống tổ chức kinh doanh, chẳng hạn như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc cùng một công ty, tổng công ty.
+ Hàng lưu kho tự gia công;
+ Hàng lưu kho được nhập từ các nguồn khác: nhận vốn góp, hàng đổi hàng
- Phân loại theo nhu cầu kinh doanh:
+ Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh
+ Hàng chưa cần sử dụng
- Phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ:
+ Hàng lưu trữ an toàn (safety stock)
+ Hàng lưu trữ thực tế phục vụ sản xuất kinh doan
- Phân loại theo thứ hạng chất lượng hàng hóa:
+ Hàng chất lượng tốt, hàng loại 1
+ Hàng kém phẩm chất, loại 2…
- Phân loại theo địa điểm lưu kho:
+ Hàng lưu kho trong doanh nghiệp: tồn tại ở hệ thống kho bên trong doanh nghiệp + Hàng lưu kho bên ngoài doanh nghiệp: hang đang chuyển, gửi bán, ký gửi…
- Các phương pháp mà doanh nghiệp cần sử dụng, kết hợp trong công tác sắp xếp hàng hóa tồn kho:
+ Phương pháp định vị: một sản phẩm xác định được dự trữ ở một vị trí xác định
+ Phương pháp không định vị: sử dụng vị trí tự do lúc đưa hàng vào kho, một sản phẩm có thể dự trữ tại nhiều địa chỉ
+ Phương pháp tần suất quay vòng: loại hàng hóa xuất nhập với tần suất nhiều nhất được đặt ở chỗ thuận tiện nhất và ngược lại
+ Phương pháp FIFO: hàng hóa nhập vào trước sẽ được sắp xếp ở vị trí thuận lợi để xuất ra trước và ngược lại
1.2.3 Ý nghĩa của hàng tồn kho
Hàng lưu kho đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối sản xuất và tiêu thụ, đảm bảo dòng chảy vật chất xuyên suốt chuỗi cung ứng Nhờ đó, các hoạt động sản xuất kinh doanh được duy trì ổn định và đáp ứng nhu cầu thị trường.
✓ Hàng lưu kho cũng là một bộ phận quan trọng chiếm tỉ trọng lớn trong tài sản ngắn hạn, thể hiện trình độ sử dụng vốn của doanh nghiệp
✓ Duy trì hàng lưu kho thông qua đặt đơn hàng lớn giúp doanh nghiệp giảm các chi phí đặt hàng (đánh máy, phê duyệt, gửi thư…)
✓ Đạt được hiệu quả sản xuất: việc lưu trữ đủ số lượng hàng lưu kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả, ngăn ngừa sự thiếu hụt hàng ở những thời điểm nhất định có thểàm gián đoạn quá trình sản xuất, kinh doanh
Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng lưu kho quá nhiều, không có kếhoạch, sẽ kéo theo nhiều khoản chi phí nhất định như: bảo quản,mất mát, hao hụt, an ninh, kho bãi, quá hạn sử dụng, ứ đọng vốn, Do vậy, công ty cần lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho dựa trên những phân tích, đánh giá định kỳ.
Quản lý hàng tồn kho
- Hàng lưu kho là những nguồn lực vật chất thuộc tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm: hàng hóa, nguyên vật liệu (NVL), sản phẩm dở dang, thành phẩm, được duy
Thư viện ĐH Thăng Long
12 trì cho nhiều mục đích khác nhau, trong đó cơ bản để đáp ứng các nhu cầu thông thường của doanh nghiệp
Duy trì hàng lưu kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, tránh sự thay đổi về giá của hàng, phòng ngừa rủi ro trong sản xuất và cung ứng, tiết kiệm chi phí đặt hàng, khai thác lợi thế do sản xuất và đặt mua với quy mô lớn
- Bên cạnh đó quản lý hàng tồn kho
Là phương pháp xác định khối lượng và thời điểm đặt hàng hợp lý sao cho giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến hàng lưu kho
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần vì các quyết định liên quan đến hàng tồn kho thường là điểm khởi đầu hoặc yếu tố tác động đến các hoạt động kinh doanh khác.
=> Chuỗi cung ứng là một mạng lưới liên kết từ nhiều tổ chức, mỗi tổ chức có triết lý quản lý hàng lưu kho riêng biệt và thường đánh đổi giữa chi phí dự trữ hàng và chi phí thiếu hụt hàng
1.3.2 Chi phí liên quan quản lý hàng tồn kho và các phương thức tồn kho
1.3.2.1 Chi phí dự trữ hàng
Là các chi phí phí liên quan đến việc nắm giữ hàng của doanh nghiệp- inventory carrying (holding) costs Thông thường chi phí này được biểu hiện dưới dạng tỷ lệ phần trăm (%)
▪ Danh mục chi phí dự trữ hàng:
+ Chi phí lưu trữ, bảo quản
Chi phí đặt hàng (ordering costs) bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc đặt hàng:
✓Chi phí tiếp nhận đơn hàng (tiền công nhân viên nhận đơn qua điện thoại), kiểm tra tín dụng, xác định sự sẵn có của hàng, nhập đơn hàng vào hệ thống, chuẩn bị hóa đơn, nhận thanh toán
✓Chi phí cần thiết để sửa đổi quy trình sản xuất sản phẩm nhằm đáp ứng các đơn hàng cụ thể
- Công thức để tính chi phí đặt hàng là
Chi phí đặt hàng = số lượng đơn hàng/năm x CP đặt hàng/đơn hàng
1.3.2.2 Chi phí do hết hàng
Nếu doanh nghiệp không có đủ hàng để cung ứng cho khách hàng đôi khi dẫn đến trường hợp xấu hơn là dư thừa Mặc dù việc tính toán chi phí hết hàng khó và không chính xác nhưng các doanh nghiệp cần xác định lượng hàng tồn kho và cân đối giữa chi phí dự trữ hàng với chi phí hết hàng
Chi phí hết hàng hay chi phí ước tính từ việc hết hàng liên quan đến sự hiểu biết của doanh nghiệp về phản ứng của khách hàng khi doanh nghiệp không có hàng cung ứng ngay lập tức cho khách
▪ Sự đánh đổi giữa CP dự trữ hàng và CP hết hàng (2)
Với giả định hàng chỉ có thể được đặt một lượng là bội số của 10, doanh nghiệp tăng thêm lượng hàng trong kho an toàn trong cả năm là 10 sẽ cho phép ngăn ngừa lượng đơn hàng do hết hàng trong năm là 20, bổ sung thêm lượng hàng trong kho an toàn từ 10 lên
20 góp phần hoàn thành 16 đơn hàng bổ sung Mức chi phí trung bình/đơn vị do hết hàng là 400 thì có thể dễ dàng tính được mức chi phí tiết kiệm được trong năm do hết hàng Ở lượng hàng kho an toàn 70, doanh nghiệp đạt được mức tối ưu do chi phí dự trữ hàng tăng thêm là 1,200 và chi phí tiết kiệm do hết hàng là 1,200
1.3.3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho (ITR):
Hệ số quay vòng hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá gốc, giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ Trong một số trường hợp, doanh thu có thể được sử dụng để thay thế giá vốn hàng bán nhằm xác định vòng quay hàng tồn kho.
• Giá trị hàng lưu kho bình quân là giá trị trung bình của đầu chu kỳ và cuối chu kỳ kiểm kê kho hàng
- Ý nghĩa của vòng quay hàng lưu kho:
Thư viện ĐH Thăng Long
• ITR cho biết số lần công ty có thể luân chuyển hàng lưu kho trong một khoảng thời gian nên ITR cao cho thấy công ty quản lý hàng lưu kho hiệu quả hơn, ngược lại tỷ lệ này thấp cho thấy công ty không có khả năng chuyển hàng ra khỏi kho
• ITR chỉ ra vấn đề về cầu đối với các sản phẩm, hang hóa hoặc đội ngũ marketing, phân phối không thể bán được nhiều hàng hơn
• ITR thấp dẫn đến tình trạng thanh khoản thấp do tiền mặt bị phong tỏa trên những hàng lưu kho này và doanh nghiệp mất nhiều thời gian để giải phóng
• Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp chọn thời điểm tính ITR phù hợp nhất Thông thường thì các doanh nghiệp chọn mốc thời gian là một năm hoặc 3 tháng; 6 tháng
ITR hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình bán hàng, thúc đẩy luân chuyển tiền tệ hiệu quả hơn, tránh tình trạng hàng hóa tồn kho ứ đọng Nhờ đó, mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG
Tổng quan về Công ty cổ phần Công Nghiệp Nihon
2.1.1 Giới Thiệu về công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP NIHON VIỆT NAM
Tên nước ngoài : NIHON VIET NAM INDUSTRY JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: NVC
Mã số thuế: 0106227120 Địa chỉ: Thôn Do Hạ, Xã Tiền Phong, Huyện Mê Linh, TP Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 0934 679 689
Giám đốc: Ngô Văn Trọng
Bảng 2.1: Danh mục ngành nghề đăng ký kinh doanh
STT Ngành nghề kinh doanh
1 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí
2 Lắp đặt hệ thống điện
Lắp đặt hệ thống xây dựng khác Chi tiết:
- Lắp đặt hệ thống thiết bị khác không thuộc về điện, hệ thống ống tưới nước,hệ thống lò sưởi và điều hoà nhiệt độ hoặc máy móc công nghiệp trong ngành xây dựng và xây dựng kỹ thuật dân dụng;
- Lắp đặt hệ thống thiết bị nghiệp trong ngành xây dựng và xây dựng dân dụng như :
+ Thang máy, cầu thang tự động,
+ Các loại cửa tự động,
+ Hệ thống đèn chiếu sáng,
+ Hệ thống thiết bị dùng cho vui chơi giải trí
4 Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại
5 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
6 Sản xuất đồ điện dân dụng
7 Sửa chữa máy móc, thiết bị
8 Sửa chữa thiết bị điện
Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác Chi tiết:
- Xây dựng công trình công nghiệp, trừ nhà cửa như:
+ Các nhà máy lọc dầu,
- Xây dựng công trình cửa như:
+ Đường thuỷ, bến cảng và các công trình trên sông, các cảng du lịch, cửa cống + Đập và đê
10 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Chi tiết:
- Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác Chi tiết:
- Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện )
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng Chi tiết:
- Bán buôn ống nối, khớp nối và chi tiết lắp ghép khác;
- Bán buôn thiết bị lắp đặt vệ sinh: ống, ống dẫn, khớp nối, vòi, cút chữ T, ống cao su,
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh Chi tiết:
- Bán lẻ ống nối, khớp nối và chi tiết lắp ghép khác;
- Bán lẻ thiết bị lắp đặt vệ sinh: ống, ống dẫn, khớp nối, vòi, cút chữ T, ống cao su
Các cửa hàng bán lẻ đồ điện gia dụng bao gồm các sản phẩm như giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, cũng như các đồ dùng gia dụng khác chưa được phân loại vào bất kỳ danh mục chuyên biệt nào.
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện trong các cửa hàng chuyên doanh
Thư viện ĐH Thăng Long
Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác :
- Hoạt động môi giới thương mại, sắp xếp có mục đích và bán ở mức nhỏ và trung bình, bao gồm cả thực hành chuyên môn, không kể môi giới bất động sản;
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại Chi tiết:
- Xuất khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh
2.1.2 Quá trình phát triển phát triển của Công ty Công Nghiệp Nihon Việt Nam
Cùng với quá trình hội nhập và phát triển của đất nước, Công ty Cổ phần Công Nghiệp Nihon Việt Nam (NVC) được hình thành bời sự góp sức của những một thế hệ kỹ sư và kỹ thuật viên có trình độ quốc tế Trải qua quá trình nỗ lực xây dựng và trưởng thành, NVC tự hào khi tên tuổi của mình được gắn với những sản phẩm có chất lượng cao và hoàn hảo nhất; sản phẩm ống gió, cửa gió, van gió, thang máng cáp là đại diện cho những dòng sản phẩm đó
Nhằm hướng tới chất lượng sản phẩm của công ty có tính cạnh tranh nhất trên thị trường NVC cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng với chi phí hợp lý bằng cách tối ưu hóa các biện pháp trong sản xuất và quản lý hiệu quả nguồn lực sản xuất Duy trì có hiệu lực quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 Thường xuyên cải tiến hệ thống thông qua việc áp dụng chu trình PDCA trong mọi công việc và tất cả nhân viên
(Nguồn:Công ty CP Công nghiệp Nihon)
Công ty đã xây dựng được một tập thể đoàn kết vững mạnh mà ở đó: trí tuệ, sức sáng tạo, sự năng động và nhiệt huyết của mỗi cá nhân luôn luôn được khơi dậy và phát huy cao độ Do đó, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn đạt mức tăng trưởng cao và ổn
23 định, tổng giá trị sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận cũng như các khoản nộp ngân sách, và phúc lợi xã hội ngày càng tăng
Một số cột mốc thể hiện sự phát triển nổi bật của Công ty cổ phần Công nghiệp Nihon Việt Nam:
Năm 10/7/2013: Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon Việt Nam được thành lập tại
Công ty có trụ sở chính tại Rm F6, Tòa C4, đường Đỗ Nhuận, Hà Nội, với nhà máy sản xuất đặt tại 44G, khu công nghiệp Quang Minh, huyện Mê Linh, Hà Nội Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu tập trung vào sản xuất và cung cấp các sản phẩm ống thông gió và ống kỹ thuật.
Năm 07/08/2017: Công ty chuyển trụ sở chính về Thôn Do Hạ, Xã Tiền Phong, Huyện Mê Linh, TP Hà Nội
Năm 07/2018: Công ty mở rộng sản xuất và cung cấp thêm các hệ thống cấp nhiệt kỹ thuật, hệ thống kỹ thuật phụ trợ, hệ thống xử lý môi trường
Năm 01/2020: Công ty mở rộng sản xuất và cung cấp thêm các hệ thống điều hòa và hệ thống thiết bị vệ sinh và thiết bị bếp
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Công nghiệp Nihon Việt Nam
Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon Việt Nam tổ chức nhân sự theo cơ cấu chức năng Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình Dưới đây là sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
(Nguồn: Bộ phận nhân sự )
Thư viện ĐH Thăng Long
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu bộ phận kho
(Nguồn: Bộ phận nhân sự)
Giám đốc Công ty: Điều hành và quản lý chung các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Chịu trách nhiệm trước HĐQT về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Bộ phận kinh doanh: Tìm hiểu nhu cầu và chăm sóc các mối quan hệ với khách hàng; Lập báo giá/hồ sơ thầu để tham gia thực hiện các dự án với khách hàng; Đàm phán và ký kết hợp đồng/đơn hàng với khách hàng; Theo dõi thực hiện các đơn hàng/hợp đồng với khách hàng; Phối hợp với các bộ phận để xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan đến chất lượng sản phẩm; khi có yêu cầu thì làm theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty
Bộ phận sản xuất: Tiếp nhận các lệnh sản xuất từ bộ phận kinh doanh/Giám đốc
Để đảm bảo hoạt động sản xuất hiệu quả, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các nguồn lực như vật tư, nhân lực, máy móc thiết bị Song song đó, công ty phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình chất lượng trong suốt quá trình sản xuất Bên cạnh đó, việc duy trì vệ sinh môi trường, không gian xưởng sạch sẽ, gọn gàng, cùng với việc bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị là điều cần thiết Ngoài ra, công ty cũng khuyến khích các kiến nghị cải tiến để nâng cao hiệu quả sản xuất Cuối cùng, công nhân sản xuất phải được đào tạo bài bản và tuân thủ nghiêm ngặt quy định của công ty, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Nhập số liệu Quản lý NVL phụ
Bộ phận mua hàng đóng vai trò quan trọng trong công ty khi tiếp nhận yêu cầu vật tư, dịch vụ từ các đơn vị khác Họ thường xuyên đánh giá lại nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện các bước mua sắm, bao gồm đàm phán, ký hợp đồng và kiểm tra vật tư đã mua Ngoài ra, họ còn thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Bộ phận quản lý kho và KCS: Thực hiện các thủ tục nhập kho sản phẩm, vật tư – phụ kiện theo quy định; Sắp xếp và quản lý kho vật tư – phụ kiện và sản phẩm và theo dõi quá trình xuất nhập kho theo quy định; Phối hợp với Trưởng bộ phận sản xuất để kiểm tra sản phẩm trước khi nhập kho; Thực hiện các công việc khác (khi có yêu cầu) theo sự phân công của ban lãnh đạo Công ty
Bộ phận văn phòng: Thực hiện các công việc hành chính của Công ty (theo dõi điện nước, tiếp khách, giao dịch với cơ quan hành chính địa phương,…); Tham mưu cho tổng giám đốc về công tác tổ chức nhân sự; Theo dõi và duy trì các hoạt động chung về quản lý hệ thống chất lượng của Công ty (hỗ trợ ban lãnh đạo họp xem xét của lãnh đạo, theo dõi hành động khắc phục các điểm không phù hợp, giám sát lịch đánh giá nội bộ,…); Thực hiện các công việc khác (khi có yêu cầu) theo sự phân công của ban lãnh đạo Công ty
Thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho của công ty cổ phần công công nghiệp Nihon
2.2.1 Thực trạng hoạch định nhu cầu hàng tồn kho
2.2.1.1 Thực trạng hoạch định nhu cầu hàng tồn kho cần dùng
Việc xác định định mức tiêu dùng vật tư trên một đơn vị sản phẩm là nền tảng để tạo nên kế hoạch mua sắm vật tư hợp lý Quá trình tính toán cần phải dựa trên những định mức có sẵn, đồng thời cân nhắc theo từng loại vật tư, sản phẩm cũng như đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp Tùy thuộc vào những yếu tố này, sẽ có những phương pháp tính toán cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý vật tư.
- Ta có bảng thông báo định mức nguyên vật liệu của công ty như sau :
Bảng 2.2: Định mức nguyên vật liệu cho một sản phẩm tấm giữ nhiệt của công ty
Tên NVL Định mức Tỷ lệ hao hụt Định mức kể cả hao hụt Ống tròn xoắn D100 11,47 5% 11,52
(Nguồn: Bản đăng ký danh mục sản phẩm của công ty)
- Ví dụ như công ty có kế hoạch năm 2022 đặt ra sẽ sản xuất thêm 2 triệu sản phẩm Dưới đây là cách xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch đối với sản phẩm có định mức vật tư như sau :
Bảng 2.3: Nhu cầu NVL cần dùng cho kỳ kế hoạch 2022
Tên NVL Lượng vật tư cần dùng Ống tròn xoắn D100 11,52 x 2.000.000 = 23.040.000
(Nguồn: Bản đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu của Công ty)
Mặc dù công ty đã thiết lập các mức dự báo sản xuất hàng năm tuy nhiên hoạt động này kém hiệu quả vì công ty vẫn duy trì thói quen "có bao nhiêu sản xuất bấy nhiêu" Nói cách khác, công ty chỉ tập trung vào sản xuất hết nguyên vật liệu tồn kho mà không căn cứ vào nhu cầu thị trường và sản lượng sản phẩm thực tế.
- Nhân viên quản lý thì điều hành mọi hoạt động tại công ty theo chỉ thị của Giám đốc còn công nhân sản xuất thì muốn sản xuất ra càng nhiều sản phẩm càng tốt Đã xảy ra trường hợp bộ phận lắp ráp và bộ phận đóng gói to tiếng với nhau khiến cho sản phẩm dở dang bị ứ đọng lại tại phân xưởng gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty
- Việc phân công công việc cũng chưa thật hợp lý Bộ phận kỹ thuật không thể dừng công việc của mình để chuyển sang đóng gói cho đủ chỉ tiêu dẫn đến việc xích mích giữa bộ phận đóng gói và bộ phận kỹ thuật
2.2.1.2 Thực trạng hoạch định nhu cầu hàng tồn kho cần mua
- Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng cần dự trữ thì phải tiến hành tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nghiệp cần mua để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp
- Tình hình tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ qua các năm 2020 – 2021 như sau :
Thư viện ĐH Thăng Long
Bảng 2.4: Tổng sản lượng tồn kho một số NVL
Loại nguyên vật liệu Năm
Côn thu (vuông-vuông) 539.450,230 250.543,368 Ống tròn xoắn 370.650,150 540.315,020
(Nguồn : Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu các năm của phòng kế toán)
=> Vậy lượng vật tư công ty cần mua cho năm 2022 như sau:
2.2.2 Quy trình quản lý hàng tồn kho
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ nhập kho hàng hóa mới mua
Bước Phòng kinh doanh Bộ phận kiểm tra Kho
Bước 1: Nguyên vật liệu mua về và kiểm tra
- Nhân viên làm theo “Quy trình mua hàng” 08-QT/NIHON sau đó kiểm tra đạt chất lượng và nhập kho
- Tiến hành quy trình nhập kho theo hướng dẫn của công ty
- Thủ kho sẽ từ chối nhập kho đối với những hàng như:
+ Không đúng như phiếu ban đầu
+ Hàng không có biên bản giao và phiếu yêu cầu mua hàng;
NVL, hàng hóa mua về kiểm tra
Cập nhật sổ theo dõi
Thư viện ĐH Thăng Long
+ Hàng bị hư hỏng, móp méo;
Bước 3: Cập nhật sổ theo dõi
- Sau khi nhập kho thì bộ phận kiểm tra cần kiểm định lại chất lượng của từng loại hàng và ghi số lượng cụ thể vào sổ theo dõi theo từng lô hàng
- Thủ kho thực hiện việc lưu kho theo đúng “Quy trình bảo quản lý thiết bị, vật tư” 11- QT/NIHON
Nhân viên thực tiến hành lưu hồ sơ theo “Quy trình kiểm soát tài liệu hồ sơ” 01-QT/NIHON
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ nhập kho cho thành phẩm sản xuất trong công ty
Phòng kinh doanh Bộ phận kiểm tra Kho
- Đối với thành phẩm, bộ phận sản xuất phải sắp xếp theo quy định của công ty và đảm bảo: gọn gàng, đúng chủng loại, chất lượng, số thứ tự, mã của từng nguyên liệu,
Cập nhật sổ theo dõi
Lập phiếu báo sản phẩm hoàn thành
Thư viện ĐH Thăng Long
- Thành phẩm phải được sắp xếp theo đúng quy định và đảm bảo: số lượng, chất lượng, thứ tự và chủng loại hàng hóa
Bước 2: Viết phiếu báo cáo về sản phẩm đã được hoàn thành
- Những thành phẩm đạt đủ tiêu chuẩn và chất lượng thì nhân viên tiết tục lập “Phiếu báo cáo sản phẩm đã hoàn thành” 10.6-QT/NIHON; “Phiếu nhập bán thành phẩm” 10.4- QT/NIHON
Bước 3: Ghi nhận kết quả sản xuất
- Bộ phận kho và KCS xác nhạn lại kết quả đối với các sản phẩm ở “Phiếu báo sản phẩm đã hoàn thành” 10.6-QT/NIHON; “Phiếu nhập bán thành phẩm” 10.4-QT/NIHON Đã được KCS và bộ phận kho xác nhận
- Thủ kho cần kiểm tra số lượng thực tế so với “Phiếu báo sản phẩm đã hoàn thành” 10.6- QT/NIHON; ; “Phiếu nhập bán thành phẩm” 10.4-QT/NIHON
+ Đủ số lượng thì có thể thực hiện bước sau;
+ Không đủ số lượng so với “Phiếu báo sản phẩm đã hoàn thành” 10.6-QT/NIHON; “Phiếu nhập bán thành phẩm” 10.4-QT/NIHON thì bộ phận kiểm tra phải ghi lại kết quả và sản xuất bổ sung đúng số lượng ban đầu theo “Phiếu yêu cầu sản xuất” 10.1-QT/NIHON
- Thủ kho xác nhận lại số lượng thực tế và chấm đạt vào phiếu “Phiếu báo sản phẩm hoàn thành” 10.6-QT/NIHON; “Phiếu nhập bán thành phẩm” 10.4-QT/NIHON và đảm bảo rằng thành phẩm có đầy đủ thông tin: tên sản phẩm, chất lượng, lô sản xuất
Bước 6: Cập nhật sổ theo dõi
- Bộ phận kho và KCS xác nhận và nhập số liệu vào sổ theo dõi
- Thủ kho thực hiện theo đúng “Quy trình quản lý sản phẩm, hàng hóa” 12-QT/NIHON
- Nhân viên thực tiến hành lưu hồ sơ theo “Quy trình kiểm soát tài liệu hồ sơ” 01-QT/NIHON
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ xuất kho đối với nguyên vật liệu sản xuất
Phòng kinh doanh Bộ phận kiểm tra Kho
Bước 1: Nhu cầu sử dụng
-Nhu cầu sử dụng thường xảy ra khi có đơn hàng cần sản xuất
Bước 2: Lập phiếu xuất vật tư hàng hóa
- Khi phát sinh đơn hàng, bộ phận công nhân viên sản xuất muốn sử dụng nguyên vật liệu thì lập “Phiếu yêu cầu xuất vật tư hàng hóa”
Lưu hồ sơ Ghi nhận
Thư viện ĐH Thăng Long
- Bộ phận sản xuất cần nộp lại “ Phiếu yêu cầu xuất vật tư hàng hóa” cho ban lãnh đạo công ty phê duyệt Nếu cấp trên chấp nhận yêu cầu thì chuyển đề nghị ch phòng kho, nếu không đồng ý thì phải làm lại và ghi nhận lại
- Bộ phận sản xuất thực hiện ghi lại và công nhận kết quả sản xuất theo “Quy trình sản xuất” 10-QT/NIHON
-Nhân viên thực tiến hành lưu hồ sơ theo “Quy trình kiểm soát tài liệu hồ sơ” 01-QT/NIHON
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ xuất kho bán vật tư, thành phẩm
Phòng kinh doanh Bộ phận kiểm tra Kho
(Nguồn: Bộ phận kho) Đơn hàng/ Yêu cầu
Lập biên bản bàn giao
Lập yêu cầu xuất vật tư hoặc thành phẩm
Thư viện ĐH Thăng Long
Bước 1: Đơn hàng, yêu cầu
- Khi có đơn hàng cần giao, các yeu cầu xuất bán hàng hóa, thành phẩm
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
- Phòng kinh doanh kết hợp với phòng kho để kiểm tra tồn kho
+ Đủ số lượng thì thực hiện bước tiếp theo
+ Không đủ số lượng thì bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu đến bộ phận sản xuất và bộ phận kho phải sản xuất hoặc mua mới vật tư hàng hóa
Bước 3: Lập yêu cầu xuất kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm
- Phòng kinh doanh lập “Phiếu yêu cầu xuất vật tư hàng hóa” và gửi lên ban lãnh đạo
+ Nếu ban lãnh đạo đồng ý với phiếu yêu cầu xuất thì tiếp tục thực hiện các bước sau
+ Trong trường hợp, cấp trên không chấp nhận yêu cầu thì bộ phận kinh doanh cần phải thực hiện theo đúng ý của ban lãnh đạo
Bước 5: Lập biên bản bàn giao
- Nhập kho lại vật tư thừa : sau khi kết thúc quá trình sản xuất, những vật liệu thừa không sử dụng đến thì lập “ Phiếu nhập lại vật tư hàng hóa” giao lại cho bộ phận kho
- Phòng kho kiểm tra các thông tin trên phiếu xuất và phiếu yêu cầu xuất, nếu đúng thì điền vào phần lý do xuất kho và người nhận hàng
Bước 6: Lập phiếu giao hàng
- Bộ phận kinh doanh thực hiện lập phiếu giao hàng và lưu lại hồ sơ trên hệ thống của công ty
Bước 7: Lập phiếu xuất kho
- Thủ kho lập phiếu xuất kho theo hướng dẫn của công ty
- Nhân viên thực tiến hành lưu hồ sơ theo “Quy trình kiểm soát tài liệu hồ sơ” 01- QT/NIHON
2.2.3 Thực trạng quản lý đặt hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Công Nghiệp
2.3.1 Chỉ tiêu cơ cấu hàng tồn kho
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu giá trị hàng tồn kho
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Công Nghiệp Nihon năm 2020-2021)
Theo báo cáo giá trị hàng tồn kho của công ty, nguyên liệu, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, đạt 86,9% năm 2021 và 87,3% năm 2020 Điều này cho thấy hoạt động cốt lõi của công ty là sản xuất, đòi hỏi phải dự trữ đủ nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu đơn hàng.
Nguyên liệu, vật liệu thành phẩm hàng hóa
Nguyên liệu, vật liệu Thành phẩmHàng hóa
Nguyên vật liệu phải có chất lượng và tiêu chuẩn cao mới có thể dùng cho máy móc sản xuất, nên công ty tốn khá nhiều chi phí cho nguyên vật liệu Tỷ trọng hàng hóa giảm từ 10% năm 2021 còn 7,5% năm 2020 Thành phẩm chiếm tỷ trọng thấp nhất, cụ thể là 34% năm 2021 và 2,4% năm 2020.
2.3.2 Chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển hàng tồn kho
Bảng 2.5: Hệ số quay vòng hàng lưu kho
(Nguồn: Báo cáo tài chính của CTCP Công nghiệp Nihon Việt Nam)
Khả năng luân chuyển tồn kho được đánh giá thông qua các chỉ tiêu số vòng quay hàng tồn kho và thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình Số vòng luân chuyển hàng tồn kho năm 2020 là 1,54 và mỗi vòng là 234 ngày Tuy nhiên tốc độ luân chuyển hàng tồn kho năm 2021 đã bị giảm so với năm 2020 Số vòng luân chuyển hàng tồn kho năm
2020 là 0,99 và thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình là là 362 vòng Hệ số quay vòng hàng tồn kho năm 2020 thấp và bị giảm so với năm 2021 cũng như thời gian quay vòng dài ra dẫn đến nguồn vốn công ty bị ứ động, chi phí cũng vì vậy mà càng ngày càng phát sinh nhiều hơn và ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty Nguyên nhân của vấn đề này là do sau đại dịch COVID 19, các công ty thắt chặt chi tiêu từ đó nhu cầu về các sản phẩm ống thông gió phục vụ cho các công trình xây dựng giảm
2.3.3 Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho
Bảng 2.6: Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho
(Nguồn: Báo cáo tài chính của CTCP Công nghiệp Nihon Việt Nam)
Khả năng sinh lời của hàng tồn kho cho biết 1 đồng giá trị hàng tồn kho sẽ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận trong một kỳ Năm 2020 đến 2021 chỉ số này đều lớn hơn 0 tức hàng tồn kho có tạo ra lợi nhuận Tuy nhiên chỉ số trong 2 năm này chỉ lớn hơn 0 rất ít và đều
Hệ số quay vòng hàng tồn kho
(Doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian cụ thể) / (Tổng giá trị hàng lưu kho trung bình trong khoảng thời gian đó)
360/ Hệ số quay vòng HTK 234 362
Khả năng sinh lời của hàng tồn kho
Lợi nhuận sau thuế / Bình quân giá trị hàng tồn kho
Thư viện ĐH Thăng Long
48 nhỏ hơn 1 cho thấy việc xử lý hàng tồn kho vẫn chưa thực sự hiệu quả, hàng tồn kho vẫn còn ù ứ nhiều tại kho Nguyên nhân đến từ việc giá trị hàng tồn kho qua các năm tăng mạnh khiến nguồn vốn bị ứ động, cùng với những chi phí tăng cao làm giảm lợi nhuận thu về.
Đánh giá chung về công tác Quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công Nghiệp Nihon
Tổ chức và bộ máy của công ty được thiết lập theo mô hình tập trung với sự chỉ đạo sát sao của Ban Giám đốc Đội ngũ cán bộ kế toán sở hữu trình độ chuyên môn cao, thường xuyên được quan tâm và đào tạo Môi trường làm việc năng động và thoải mái góp phần tạo nên một tổ chức bộ máy phù hợp với quy mô, đặc điểm và tính chất của công ty.
- Là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngành công nghiệp tiêu dùng, sản phẩm của công ty cổ phần công nghiệp Nihon có chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường trong 10 năm nay Mặc dù công ty cũng gặp không ít khó khăn trước sự biến đổi của nền kinh tế nhưng bằng sự nhạy bén, năng động, phấn đấu nỗ lực không ngừng công ty đã ngày càng hoàn thiện mình cũng như công tác quản lý nói riêng:
Trong khâu thu mua nguyên vật liệu, việc xác định khối lượng cần cung ứng dựa trên các hợp đồng đã ký kết và đơn đặt hàng của khách hàng Điều này đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tránh tồn đọng và dự trữ quá mức ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của công ty.
+ Trong khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu thông qua những chỉ tiêu, yêu cầu sản phẩm của khách hàng Nhờ đó vật liệu được sử dụng đúng mục đích, hợp lí, xác thực
+ Trong khâu bảo quản: Có hệ thống kho tàng tương đối, nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng
- Công ty đã cố gắng đa dạng hóa nhà cung cấp để nâng cao chất lượng nguồn nguyên vật liệu nhập vào và tránh tình trạng nguồn nguyên vật liệu kém làm giảm chất lượng sản phẩm và mất uy tín của khách hàng hàng hóa Ngoài ra, công ty đã phát triển định mức vật tư cho sản xuất để giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu và đọng tồn kho.rất nhiều
- Công việc hoạch định chính sách hàng tồn kho được chỉ đạo trực tiếp bởi ban lãnh đạo doanh nghiệp
- Công ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng tiêu dùng của khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm có tính cạnh tranh cao, đa dạng và nghiên cứu sản phẩm kỹ lưỡng hơn để tiếp cận được nhiều khách hàng nhất có thể
- Công tác mã hóa sắp xếp hàng hóa được diễn ra một cách khoa học, đảm bảo thuận tiện cho công tác ghi chép, theo dõi và các giao dịch xuất nhập hàng tồn kho
- Công tác kế toán hàng tồn kho đảm bảo các yêu cầu của kế toán như tính thận trọng và tính nhất quán
- Bên cạnh đó, công ty còn đưa ra những chính sách mới để thu hút và giữ chân người lao động Công ty đưa ra những chế độ khen thưởng, động viện, du lịch đối với các cá nhân đã làm tốt công việc của mình và xử phạt những hành vi không đúng quy định đối với những cá nhân sai phạm Việc đổi mới chính sách giúp công ty có những cán bộ công nhân viên làm việc với tốt
Ngoài những kết quả đạt được, quản lý hàng tồn kho của công ty còn gặp những vấn đề chưa hoàn thiện do các yếu tố chủ quan và khách quan như:
Giá trị hàng tồn kho của công ty đang tăng lên qua thời gian, bằng chứng là sự tăng trưởng của các chỉ số như chỉ số hàng tồn kho so với tài sản lưu động và chỉ số hiệu quả kinh tế quản lý (EFO) Các chỉ số này cho thấy công ty đang giữ nhiều hàng tồn kho hơn so với cần thiết và việc quản lý hàng tồn kho chưa hiệu quả, dẫn đến tăng chi phí lưu kho và giảm lợi nhuận.
- Ban lãnh đạo cho rằng nguyên vật liệu tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất trong lúc chờ đợi những lô hàng tiếp theo đang được vẫn chuyển đến công ty vì thế nên họ không xác định lượng dự trữ và chhu kỳ đặt hàng Tuy nhiên công ty có thể gặp sự cố thiếu nguyên vật liệu nếu trong quá trình vận chuyển, xe chở hàng gặp vấn đề trục trặc và không giao kịp ngày Điều đó khiến công ty bị mất uy tín với khách hàng Vì thế nên công ty cần có phương pháp dự trữ an toàn cho những trường hợp rủi ro có thể xảy đến
- Công tác tổ chức bán hàng của công ty còn nhiều chỗ chưa ổn Mặc dù đã bán được nhiều hàng và doanh thu tăng theo từng năm nhưng các mặt hàng ống gió lại không được tiêu thụ đều như nhau nên bị tồn lại nhiều hàng Vì thế còn cần phải nâng cao hiệu qua trong các hoạt động quản lý nhiều hơn
- Chu trình hàng tồn kho của công ty chưa thật sự hoàn thiện
- Công ty chưa có công đoạn quản lý hàng thừa nhập trở lại kho sau khi xuất thành phẩm đi tiêu thụ, không kiểm tra được số lượng hàng còn thừa có bị mất mát hay chất lượng bị kém hơn hay không, điều này sẽ dẫn đến việc bị mất mát hàng hóa mà không biết trách nhiệm thuộc về ai, gây lãng phí cho công ty
Tình trạng trộm cắp, thất thoát vật tư thiết bị (NVL) tại các nhà máy nhiệt điện chưa có dấu hiệu thuyên giảm Trong đó, chỉ tính riêng trong hơn một năm, từ tháng 4/2021, Nhà máy nhiệt điện (NMĐT) Kỷ Long (KIB) đã mất số lượng lớn NVL với tổng trị giá lên tới hàng tỷ đồng.
Thư viện ĐH Thăng Long
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP NIHON
Định hướng phát triển của Công ty
- Trong những năm vừa qua, công ty cổ phần công nghiệp nihon đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh Kế thừa những kết quả đã đạt được, công ty chủ trương kiên trì theo đuổi những mục tiêu đã đặt ra, ngày càng tiến những bước vững chắc để đi tới thành công
Trong định hướng tương lai, công ty tập trung vào sản xuất và lắp đặt ống gió, đồng thời tăng cường tự sản xuất một số linh kiện thiết yếu để tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Mặc dù những sản phẩm của công ty đã được cấp chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:
2000 nhưng mục tiêu của công ty :“ chỉ bán những sản phẩm đạt chất lượng, không bán những sản phẩm không đảm bảo chất lượng” Nên chiến lược trong tương lai của công ty là bên cạnh việc tiếp tục duy trì việc sản xuất các sản phẩm truyền thống, công ty còn tập trung nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, thị trường tiêu thụ mới, khách hàng mới
- Bên cạnh những định hướng chung cho toàn công ty, cũng phải nhắc đến những định hướng riêng trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty những năm tiếp theo Công ty hiện đang liên tục rà soát công tác quản lý tồn kho để từ đó tìm ra những điểm chưa hoàn thiện, cùng với đó là những thay đổi về nhân sự, tài chính nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho.
Giải pháp nâng cao công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần công nghiệp nihon
3.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên quản lý hàng tồn kho
Trong thời gian qua, công tác đào tạo ở NVC mới chỉ dừng lại ở việc tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, phổ biến các quy định chung của công ty về quản lý hàng tồn kho tới từng nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới Công ty chưa tạo được sự đột phá trong công tác đào tạo, nâng cao ý thức làm việc của nhân viên Chế độ đãi ngộ còn nhiều thứ chưa thỏa đáng, cơ chế động lực cho các nhân viên quản lý hàng tồn kho còn nhiều hạn chế Trong thời gian tới, công ty cần làm tốt những việc sau đây:
- Về công tác tuyển dụng:
+ Nâng dần tỷ trọng nhân viên quản lý hàng tồn kho tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, có trình độ tiếng anh ổn Những nhân viên được đào tạo và có kiến thức bài bản về kỹ thuật hoặc kinh tế ở các cấp Cao đẳng, Đại học sẽ nắm bắt được bản chất vấn đề và đáp ứng tốt
51 hơn nhu cầu công việc so với các nhân viên tốt nghiệp Trung học phổ thông được tuyển dụng và đào tạo bằng cách cầm tay chỉ việc như hiện nay
+ Đối với các cấp quản lý, công ty cần có các chính sách nhân sự linh hoạt, các chế độ đãi ngộ hấp dẫn hơn để thu hút những nhà quản lý hàng tồn kho giỏi ở các doanh nghiệp sản xuất khác cũng như hạn chế việc nhân viên có kinh nghiệm rời công ty sang doanh nghiệp khác
-Về công tác đào tạo:
Trong công tác đào tạo nâng cao đạo đức và ý thức làm việc của nhân viên, công ty tổ chức định kỳ các buổi trao đổi để giải quyết khó khăn trong quá trình làm việc, đảm bảo sự an tâm cho nhân viên Song song đó, phòng tổng vụ thường xuyên phổ biến quy định của công ty và pháp luật về bảo quản tài sản, chống thất thoát, lãng phí Công ty cũng quy định rõ mức phạt khi nhân viên gây thiệt hại tài sản, trường hợp nghiêm trọng có thể đưa ra pháp luật giải quyết.
- Về công tác bố trí, sử dụng lao động quản lý hàng tồn kho:
Những bộ phận có công suất sản xuất cao thường xuyên xuất/nhập kho và quản lý tồn kho với tần suất cao Điều này đòi hỏi lực lượng nhân sự lớn để đáp ứng nhu cầu xử lý khối lượng công việc gia tăng Nếu không, nhân viên sẽ dễ bị quá tải dẫn đến sai sót khi tác nghiệp.
+ Phòng sản xuất (trong việc thông báo kịp thời các thay đổi về kế hoạch sản xuất), phòng nhân sự (trong việc điều động nhân viên) và phòng quản lý kho (trong việc sử dụng nhân viên) vì lẽ đó cần chủ động phối hợp nhịp nhàng hơn trong việc điều động nhân viên từ bộ phận đang tạm thời dư thừa lao động đến những bộ phận tạm thời thiếu hụt
- Về chính sách, chế độ đối với nhân viên:
+ Công ty cần phải nghiên cứu, đề xuất các chế độ đãi ngộ thích hợp để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ Đề xuất tổ chức các cuộc thi về nghiệp vụ kho, làm động lực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ cho các nhân viên Bên cạnh đó, công ty cần nhân rộng các chính sách thưởng nóng cho nhân viên có những ý tưởng tốt nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho, các ý tưởng nhằm giảm thiểu chi phí hàng tồn kho Những chi phí đãi ngộ này sẽ không đáng kể so với những lợi ích mà các ý tưởng tốt được triển khai áp dụng trong toàn nhà máy
- Những giải pháp này không phải ngày một ngày hai có thể thực hiện được, mà đây là một quá trình lâu dài, cần có sự đồng lòng của Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong
Thư viện ĐH Thăng Long
52 doanh nghiệp Dù khó khăn nhưng nếu thực hiện tốt được những giải pháp trên, chắc chắn chất lượng nhân lực của NVC sẽ được nâng lên rõ rệt, và tạo ra một hiệu quả lan tỏa to lớn trong hoàn thiện quản lý hàng tồn kho
3.2.2 Tăng cường thiết lập mạng lưới các nhà cung cấp nội địa
Một trong những điều kiện để thực hiện tốt quản lý hàng tồn kho ở công ty là sự chủ động về nguồn cung cấp nguyên vật liệu Sự chủ động ở đây được thể hiện ở thời gian giao hàng, chất lượng cũng như số lượng sản phẩm cung ứng, với giá cả ổn định trong một khoảng thời gian nhất định Các nhà cung cấp nội địa còn có lợi thế trong việc vận chuyển
Chính vì vậy, công ty cần tăng cường thiết lập mạng lưới các nhà cung cấp ổn định, đặc biệt là các nhà cung cấp nội địa, tạo điều kiện chủ động nguồn đầu vào cho quá trình sản xuất cũng như giảm chi phí tồn kho
Hiện nay công ty NVC nhập khẩu NVL của 11 nhà cung cấp do công ty chỉ định Tuy nhiên, các nhà cung cấp này mới chỉ đáp ứng được khoảng 38% nhu cầu nguyên vật liệu của công ty Cùng với quá trình mở rộng quy mô sản xuất, số lượng trên là chưa đủ Trong thời gian tới, công ty cần:
+ Chủ động kí kết các hợp đồng lâu dài với các nhà cung cấp tốt hiện có để đảm bảo ổn định trong quá trình sản xuất
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, bộ phận vật tư cần tăng cường tần suất thanh tra tại các nhà cung cấp từ 1 lần/năm lên 6 tháng/lần Các đoàn thanh tra sẽ kiểm tra quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm, đảm bảo tuân thủ theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận trong hợp đồng Ngoài ra, công ty nên tích cực lắng nghe phản hồi từ nhà cung cấp, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh để tạo điều kiện thuận lợi cho họ trong quá trình sản xuất.
+ Tăng cường rà soát, tìm kiếm các nhà cung cấp mới Tiếp cận dần với những nhà sản xuất ở các khu công nghiệp lân cận (Khu công nghiệp Quang Minh, Bắc Thăng Long, ) Tận dụng lợi thế của mình để tiếp cận, thu hút những nhà cung cấp tốt của các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn
3.2.3 Tăng cường rà soát sổ sách hàng tồn kho
