Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại nhà máy chế biến mủ cao su công ty tnhh mtv cao su chư prông

Trang 1 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐỖ CAO NGUYỄN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY CHẾ BIẾN MỦ CAO SU CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƢ PRÔNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Q

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Khái quát về hàng tồn kho 7

1.1.2 Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho 15

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP24 1.2.1 Hoạch định 24

1.2.2 Tổ chức thực hiện 30

1.2.3 Kiểm soát tồn kho 33

1.2.4 Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho 35

1.2.5 Những rủi ro trong quản trị hàng tồn kho 38

1.3 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA NGÀNH KINH DOANH CAO SU ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 40

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 41

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY CHẾ BIẾN MỦ CAO SU – CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ PRÔNG 42

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ

PRÔNG 42

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 42

2.1.2 Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức và hệ thống kinh doanh của Công ty 43

2.1.3 Đặc điểm chủ yếu về hoạt động kinh doanh 46

2.1.4 Cách thức quản trị hàng tồn kho của Công ty 47

2.2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY CHẾ BIẾN MỦ CAO SU – CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ PRÔNG 60

2.2.1 Lập kế hoạch đối với hàng tồn kho tại Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông 60

2.2.2 Tổ chức thực hiện 65

2.2.3 Kiểm soát hàng tồn kho 66

2.2.4 Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty 69

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY 72

2.3.1 Ưu điểm 72

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 74

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY CHẾ BIẾN MỦ CAO SU – CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ PRÔNG 77

3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 77

3.1.1 Phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới 77

3.1.2 Quan điểm quản trị hàng tồn kho 79

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY CHẾ BIẾN MỦ CAO SU – CÔNG TY TNHH MTV CAO

SU CHƢ PRÔNG 80

3.2.1 Giải pháp về công tác hoạch định tồn kho 80

3.2.2 Về tổ chức thực hiện quản trị hàng tồn kho 82

3.2.3 Giải pháp về công tác kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho 85

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho 86

KẾT LUẬN 88

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH MTV Cao su Chƣ Prông theo

giới tính 44

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động Công ty TNHH MTV Cao su Chƣ Prông theo trình độ 45

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH MTV Cao su Chƣ Prông theo tính chất công việc 45

Bảng 2.4: Số liệu tài chính của Công ty TNHH MTV Cao su Chƣ Prông 46

Bảng 2.5: Tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu và phụ tùng phục vụ sản xuất năm 2020 49

Bảng 2.6 Chỉ tiêu hệ số vòng quay hàng tồn kho 60

Bảng 2.7 Kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của Công ty 61

Bảng 2.8 Kế hoạch tiêu thụ nguyên vật liệu sản xuất mủ 62

Bảng 2.9 Định mức tồn kho NVL trong quý I/2020 63

Bảng 2.10 Báo cáo tình hình tồn kho NVL cuối quý I/2020 63

Bảng 2.11 Tình hình tồn kho 67

Bảng 2.12 Tỷ trọng hàng tồn kho tại Công ty 69

Bảng 2.13 Tình hình biến động hàng tồn kho 70

Bảng 2.14 Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho 72

Bảng 3.1 Định mức tồn kho NVL của công ty 81

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Hệ thống tồn kho số lượng số định 29

Hình 1.2 Mô hình EOQ 30

Hình 1.3 Hệ thống tồn kho thời gian định trước 30

Hình 1.4 Mô hình về rủi ro khi dự trữ hàng tồn kho 38

Hình 2.1 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 43

Đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại… thì công tác quản trị hàng tồn kho là một vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt Công tác quản trị hàng tồn kho được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều đối với hàng tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để cất trữ nguyên vật liệu… Đồng thời đảm bảo việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường

Quản trị hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản

lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình Bên cạnh đó, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, số lượng khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác nhau Vì thế, doanh nghiệp cần luôn quan tâm đến hoạt động quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Công tác quản lý hàng tồn kho tuy rất quan trọng có tác động mạnh mẽ tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nhưng chưa thực sự được quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như các doanh

nghiệp sản xuất chế biến mủ cao su tại Việt Nam nói riêng Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài của khóa luận có ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn và rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời đây cũng là tài liệu góp phần nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu và sản phẩm của các công ty sản xuất chế biến mủ cao su

Vì những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông” làm đề tài nghiên cứu

2 Mục tiêu n hiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, tìm hiểu cơ sở lý thuyết về quản trị hàng tồn kho, tập trung đánh giá thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông Từ đó

đề xuất giải pháp tăng cường hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho tại Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông

3 Đối tượn v phạm vi n hiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác quản trị hàng tồn kho tại

Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông

- Về mặt không gian: nghiên cứu được tiến hành tại Nhà máy chế biến

mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông

4 Phươn pháp n hiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập số liệu

Số liệu sơ cấp: Thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên tại doanh nghiệp Trực tiếp đến kho của Nhà máy quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế từ đó chỉ ra các con số cụ thể về thực trạng hàng tồn kho của công ty

Số liệu thứ cấp:

Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu;

Thu thập số liệu thực tế tại phòng tài chính - kế toán của công ty

- Phương pháp xử lý số liệu

Thống kê, phân tích, so sánh và suy luận logic để tổng hợp các số liệu,

dữ kiện nhằm xác định những phương án, giải pháp được lựa chọn

Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng trong việc phân tích các dữ liệu thu thập được, bao gồm các tiến trình liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quan đối tượng nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trong các giáo trình, các dữ liệu trên mạng nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được sử dụng để hỏi những người cung cấp thông tin, dữ liệu, nhằm tìm hiểu hoạt động kinh doanh đặc biệt là công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

- Phương pháp phân tích, thống kê, so sánh nhằm phân tích tình hình quản trị hàng tồn kho từ đó có cái nhìn tổng quan về công ty và đưa ra một số biện pháp, kiến nghị

5 Bố cục đề t i

Bố cục đề tài gồm 3 chương chính:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông

6 Tổn quan t i liệu n hiên cứu

Quản trị Chuỗi cung ứng - Nguyễn Phúc Nguyên & Lê Thị Minh Hằng,

Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng

và đảm bảo chất lượng (2008) Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001,Quản lý môi trường (2004) Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 14001

Michael H Hugos, (2017), Nguyên Lý Quản Trị chuỗi cung ứng, Đây

là cuối sách nền tảng, cốt lõi giúp nắm được các nguyên lý cơ bản, các khái niệm về chuỗi cung ứng Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị chuỗi cung ứng Giúp cũng cố kiến thức nền tảng cơ bản và hiểu được cách ứng dụng, các kỹ thuật cơ bản trong thực tế tác nghiệp Cuốn sách không đi sâu vào chi tiết học thuật, tính toán mà chỉ nằm ở mức tổng quát hóa giúp người đọc hiểu được các vấn đề trong quản trị chuỗi cung ứng, các xu hướng chính trong phát triển chuỗi cung ứng

Nguyễn Phúc Nguyên & Lê Thị Minh Hằng (2016), NXB Đà Nẵng,

2016 Mặc dù nội dung cuốn sách bao trùm lĩnh vực trong chuỗi cung ứng, nhưng trình bày khá chi tiết, đầy đủ với nhiều ví dụ điển hình cho từng vấn đề

về quản trị chuỗi cung ứng Đây là một trong những tài liệu chính tham khảo

để xây dựng phần cơ sở lý luận cho đề tài này

Chương 1 giới thiệu về quản trị chuỗi cung ứng Chương này tập trung vào định nghĩa chuỗi cung ứng và các vấn đề liên quan, quản trị chuỗi cung ứng, vai trò và lịch sử phát triển của quản trị chuỗi cung ứng, các yếu tố chính của quản trị chuỗi cung ứng Các chương còn lại nên lên từng khía cạnh chi tiết của chuỗi cung ứng như công tác dự báo, mua hàng, hoạch định vị trí, vận tải… Đặc biệt chương 6 Quản trị tồn kho và phân chia rủi ro Đề cập chi tiết

về công tác quản trị tồn kho, các mô hình khác nhau và các ví dụ thực tiễn Đánh giá ưu nhược điểm hệ thống kho phi tập trung và tập trung Cách phân chia rủi ro và hệ thống quản lý tồn kho trong chuỗi cung ứng Cuối cùng tác giả nêu lên các chiến lược thường được xem xét để nâng cao hiệu quả quản trị tồn kho, tối ưu tồn kho Mặc dù chỉ gói gọn trong một chương nhưng các tác giả đã trình bày khá đầy đủ các khái niệm, phương pháp liên quan quản trị tồn kho đồng thời các mô hình tương đối hiện đại như mô hình đa cấp Multi-echelon Inventory

Nguyễn Thị Phương (2012), Hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển công nghệ Niềm tin Việt, Luận văn thạc

sỹ, Học viện tài chính Bài viết đã trình bày về thực trạng công tác kế toán quản trị trong đơn vị, từ đó đưa ra những nhận xét và đánh giá thực trạng kế toán quản trị ở đơn vị Qua đó tác giả cũng đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn trong công tác kế toán tại đơn vị

Nguyễn Anh Tân (2016), Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Tổng công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ,Báo cáo nghiên cứu khoa học,

Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng Báo cáo trình bày việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả

Đã có nhiều nghiên cứu thực nghiệm trên thế giới và trong nước về hàng tồn kho nhưng ở phạm vi hẹp là Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông và đặc biệt là về quản trị hàng tồn kho thì hiện chưa có nghiên cứu quản trị hàng tồn kho để ban lãnh đạo hoạch định các chính sách thích hợp nhằm nâng cao chất lượng quản trị hàng tồn kho Vì

vậy, việc học viên chọn đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Nhà máy chế biến mủ cao su - Công ty TNHH MTV cao su Chư Prông”

là đề tài mới và không trùng lặp với các đề tài đã được công bố

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH

NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái quát về h n tồn kho

a Khái niệm

Hàng tồn kho: Là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường

- Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán

- Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam thì hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ

Nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro

Hàng tồn kho là những tài sản: được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Thành phần của hàng tồn kho

- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

- Chi phí dịch vụ dở dang

Tất cả những thứ này được coi là hàng tồn kho và chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem

b Đặc điểm hàng tồn kho

Đặc điểm của hàng tồn kho chính là những đặc điểm riêng của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa Với mỗi

loại chúng có những đặc điểm riêng sau:

- Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa

- Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định

- Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho

- Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại trong các phân xưởng sản xuất

- Hàng hóa được phân theo từng ngành hàng, gồm có: Hàng vật tư thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm chế biến Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ

c Phân loại hàng tồn kho

* Nguyên vật liệu

Là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, kinh doanh ở các doanh nghiệp Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau Với điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu Trong thực tế của công tác quản lý

và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, kinh doanh Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau

Nguyên liệu và vật liệu chính: Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp

Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường;

Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định

Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị, vật liệu phục

vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản

Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi

* Sản phẩm dở dang

Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ

bước tiếp theo trong quá trình sản xuất Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghệ hiện đại Bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngưng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều

* Thành phẩm

Là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường Nhiệm vụ đặt

ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát được tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm

vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ Ngoại trừ các thiết bị có qui mô lớn, còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai

Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doanh nghiệp Dưới góc

độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến

không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:

- Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

- Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

* Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

d Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho

* Khái niệm về kỹ thuật phân tích ABC, tiêu chuẩn phân loại:

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto Kỹ thuật này phân tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của chúng Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau:

Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị

Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:

- Nhóm A: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70-80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về

mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho

- Nhóm B: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho

- Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên

số lượng chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho

Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc

dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng cần tồn trữ nhiều sẽ trữ nhiều, cần ít sẽ trữ ít tránh việc tồn trữ quá mức không cần thiết, áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho doanh nghiệp

* Các tiêu chuẩn phân loại khác:

Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của chúng để phân nhóm người ta còn xét đến các tiêu chuẩn khác như:

- Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán

Các nhân tố ảnh hưởng đến dự đoán là luật pháp, thực trạng nền kinh

tế, chu kỳ kinh doanh, sự cạnh tranh, quy mô dân cư,…

Để dự báo nhu cầu ta có các phương pháp định tính hoặc định lượng Đối với phương pháp định tính ta có thể lấy ý kiến ban điều hành, lấy ý kiến của người bán hàng, người tiêu dùng hay sử dụng phương pháp chuyên gia Đối với phương pháp định lượng ta có thể dự báo theo dãy số thời gian, phương pháp bình quân di động, phương pháp san bằng số mũ có điều chỉnh

xu hướng, dự báo theo đường khuynh hướng hay dự báo theo các mối liên hệ tương quan Tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà doanh nghiệp chọn lựa phương pháp và kỹ thuật dự báo cho mình

Vấn đề cung ứng: Các nguyên nhân sau đây gây ra biến đổi làm tác động đến lượng tồn kho trong các giai đoạn của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

+ Các nhân tố về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của người cung ứng không đảm bảo các yêu cầu, do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn, hoặc số lượng sản xuất không đủ cho lô hàng phải giao

+ Thiết kế công nghệ, kỹ thuật, sản phẩm không chính xác

+ Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ

kỹ thuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện

+ Không nắm chắc yêu cầu của khách hàng

- Chất lượng hàng tồn kho

Chất lượng hàng tồn kho có giảm sút qua thời gian lưu trữ không cũng

là một trong nhân tố quan trọng mà doanh nghiệp phải lưu ý đến trong việc phân nhóm hàng tồn kho theo ABC

- Giá cả của các loại hàng tồn kho

Giá cả hàng hóa tồn kho cao dẫn đến chi phí dự trữ cao Ngoài ra, giá hàng hóa cao, tồn kho lớn dẫn đến rủi ro cao trong nền kinh tế có lạm phát Đây cũng là yếu tố quan trọng khi phân loại hàng tồn kho Như vậy, những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí xếp loại các hàng tồn kho Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những loại hàng tồn kho

* Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản lý tồn kho: Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so

Trong dự báo nhu cầu vật tư chúng ta có thể áp dụng các phương pháp

dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác

Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được nâng lên, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát hiện vật nhằm tính khả thi của nguồn cung ứng, tối

ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho

1.1.2 Lợi ích và chi phí việc lưu trữ hàng tồn kho

- Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư,… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ

lẻ

- Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm

nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất

Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt Có

thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể

về lưu trữ hàng tồn kho

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm hai loại:

- Chi phí nguyên liệu: bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, chí phí thuê mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan

và ngược lại

- Chi phí thực hiện: bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộm… Nó cũng bao gồm các khoản phí cơ hội Khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng

có thể được xem như một chi phí cơ hội

1.1.3 Khái quát quản trị h n tồn kho

a Khái niệm

Hiện nay, đang có khá nhiều khái niệm quản trị được sử dụng Sau đây

là một số khái niệm thông dụng

Theo Jame Stoner và Stephen Robbins (2010): “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra”

Theo Robert Kreitner (1998): “Quản trị là tiến trình làm việc với con

người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn”

Những định nghĩa về quản trị nêu trên mặc dù được diễn đạt khác nhau, với các góc độ tiếp cận riêng song có thể thấy chúng có những điểm chung sau:

- Quản trị là một hoạt động cần thiết khách quan khi con người cùng làm việc với nhau

- Quản trị là hoạt động hướng về mục tiêu (có hướng đích)

- Quản trị là sử dụng có hiệu quả nguồn lực để đạt được mục tiêu

- Con người đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị

Quản trị hàng tồn kho là quá trình giám sát dòng chảy liên tục của các đơn vị vào và ra của một hàng tồn kho hiện có Quá trình này bắt đầu từ việc hoạch định, thực hiện đến việc kiểm tra, kiểm soát để ngăn chặn hàng tồn kho trở nên quá cao, hoặc suy giảm đến mức thiếu hụt ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát các chi phí liên quan với hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí tồn kho đến mức thấp nhất mà vẫn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngưng trệ

Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp; là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối

Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ và mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong

hoạt động Quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp Tồn kho nhiều sẽ đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, tuy nhiên tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến các chi phí có liên quan đến lượng tồn kho tăng cao, đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị

hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng Ngược lại nếu tồn kho ít, hiệu quả sử dụng vốn sẽ hiệu quả; tuy nhiên quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ bị ngưng trệ

b Vai trò, chức năng quản trị hàng tồn kho

- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí

- Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời

- Đảm bảo có đủ hàng hoá, thành phẩm để cung ứng ra thị trường…

* Chức năng của quản trị tồn kho:

Theo James Stoner và Stephen Robbins (2010) chức năng quản trị bao gồm 4 chức năng chính sau:

Hoạch định: là chức năng quản trị có mục đích xác lập một mô hình (tham chiếu) cho tương lai nhờ đó mà ta nhận ra những cơ hội và rủi ro, căn

cứ vào đó phải làm những việc ngay bây giờ để khai thác cơ hội và né tránh rủi ro Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, đến những mục tiêu cần đạt được và phương thức đạt những mục tiêu đó Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị Có rất nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ huy động được một phần công suất chỉ vì không hoạch định hay hoạch định tồi Hoạch định cũng có nghĩa là nghĩ cách sử dụng nhân tài, vật lực để khai thác cơ hội, thời cơ và ngăn chặn hữu hiệu những rủi ro, bất trắc của môi trường Hoạch định là quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó Tất cả những nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạch định Hoạch định không những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra giải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy

ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức

Tổ chức: Là chức năng quản trị có mục đích phân công nhiệm vụ, tạo dựng một cơ cấu, thiết lập thẩm quyền và phân phối ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch Nó sẽ xác định xem ai sẽ hoàn thành nhiệm vụ nào, ở đâu

và khi nào thì xong Công việc tổ chức thực hiện đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công

ty sẽ thất bại cho dù hoạch định tốt Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị liên quan đến hoạt động thành lập ra các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu và các cấp, tức là quan hệ hàng ngang và hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó

Điều khiển: Là chức năng quản trị nhằm gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn nguồn nhân lực thực hiện mục tiêu của tổ chức Chức năng điều

khiển liên quan đến hoạt động thúc đẩy quan hệ cá nhân và nhóm trong mối quan hệ quản trị nhằm xây dựng một bản sắc văn hóa cho tổ chức Cuối cùng

là quá trình thông tin và truyền thông trong tổ chức Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa tổ chức đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng

sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém Chức năng điều khiển trong quản trị được xác định là quá trình tác động đến con người, hướng dẫn, thúc đẩy họ sẵn sàng, nhiệt tình thực hiện những nhiệm vụ được giao

Kiểm soát: Kiểm soát là chức năng quản trị thúc đẩy thành tích của doanh nghiệp hướng về hoàn thành mục tiêu Kiểm soát là để lường trước rủi

ro, đánh giá hoạt động và đo lường kết quả hoạt động … tìm ra các nguyên nhân gây ra sai lệch và tìm các giải pháp điều chỉnh thích hợp Chính kiểm soát là chức năng khép kín một chu kỳ quản trị, mở ra một chu kỳ quản trị mới tạo ra sự liên tục cho quá trình quản trị và nó là chức năng giúp nhà quản trị biết khi nào phải điều chỉnh hoạt động, khi nào cần phải có hoạch định mới Kiểm soát là công việc của bất kỳ một cấp bậc quản trị nào từ vị Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Giám đốc cho đến một đốc công hay một tổ trưởng Tuy nhiên trong thực tiễn, khái niệm này vẫn được tìm hiểu theo nhiều cách khác nhau, sau đây là một khái niệm thông dụng về chức năng kiểm soát: Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệnh trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ

sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó (Phan Thị Minh Châu, 2011)

- Chức năng liên kết

Chức năng liên kết chủ yếu của quản trị tồn kho là liên kết giữa 3 giai đoạn Cung ứng – Sản xuất – Tiêu thụ Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt lãng phí trong sản xuất

- Chức năng đề phòng tăng giá, đề phòng lạm phát Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí

- Chức năng khấu trừ theo sản lượng Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn Việc mua hàng với số lượng lớn có thể giảm bớt chi phí sản xuất, tuy nhiên với số lượng hàng lớn sẽ phải chịu chi phí tồn trữ cao Do đó, cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ, mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể

Tóm lại, quản trị hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tránh mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng tồn kho; giảm đến mức thấp nhất các loại chi phí kho hàng và giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi thực hiện các kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra

c Mục đích quản trị hàng tồn kho

Các doanh nghiệp quản trị hàng tồn kho nhằm vào 2 mục đích chính

- Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn Hậu quả

là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất

và phân phối luồng hàng hóa Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận

- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn

kho Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời Hai là

nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận

d Vị trí của quản trị tồn kho trong quản trị chuỗi cung ứng

Theo Nguyễn Phúc Nguyên & Lê Thị Minh Hằng (2016) thì Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các doanh nghiệp tham gia, một cách trực tiếp hay gián tiếp, trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, thể hiện sự dịch chuyển nguyên vật liệu xuyên suốt quá trình từ nhà cung cấp ban đầu đến khách hàng cuối cùng [3]

Quản trị chuỗi cung ứng là sự kết hợp của sản xuất, hàng tồn kho, địa điểm và vận tải giữa các bên tham gia trong một chuỗi cung ứng để đạt được

sự kết hợp tốt nhất giữa sự phản ứng với thị trường và hiệu quả kinh doanh để phục vụ thị trường tốt nhất (Michael H Hugos, 2017) Cụ thể 5 lĩnh vực cơ bản mà quản trị chuỗi cung ứng phải giải quyết như sau [8]:

phí mua hàng) hai là chi phí tồn trữ hàng tồn kho (chi phí dự trữ), hai loại chi phí này có mối tương quan tỷ lệ nghịch với nhau Nếu số lượng nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng lên cho mỗi lần đặt hàng thì chi phí đặt hàng sẽ giảm xuống nhưng chi phí tồn trữ sẽ tăng lên Mục tiêu của mô hình quản trị hàng tồn kho EOQ sẽ lựa chọn mức tồn kho sao cho ở mức đó tổng hai loại chi phí này là thấp nhất

* Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất

Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích luỹ dần cho đến khi lượng đặt hàng được tập kết hết Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất lấy vật tư để dùng Trong những trường hợp này cần phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất hoặc mức cung ứng của nhà cung ứng

* Mô hình khấu trừ theo số lượng QDM

Để tăng doanh số bán hàng, nhiều doanh nghiệp đưa ra chính sách giảm giá khi số lượng mua cao lên Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua Nếu chúng ta mua với số lượng lớn sẽ được hưởng giá thấp Nhưng dự trữ sẽ tăng lên và do đó, chi phí lưu kho sẽ tăng Xét về mức chi phí đặt hàng thì lượng đặt hàng sẽ tăng lên, sẽ dẫn đến chi phí đặt hàng giảm đi Mục tiêu đặt ra là chọn đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là bé nhất Trường hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM

* Mô hình dự trữ thiếu – BOQ

Mô hình BOQ được xây dựng trên cơ sở giả định rằng doanh nghiệp chủ định dự trữ thiếu hụt và xác định được chi phí thiếu hụt do việc để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm Ngoài ra, chúng ta còn giả định rằng doanh thu không bị suy giảm vì sự dự trữ thiếu hụt này Như vậy, mô hình

này giống với các mô hình trước trên, duy chỉ thêm một yếu tố bổ sung là chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Hoạch định

Xuất phát từ kế hoạch mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp nhà quản trị đề ra chiến lược quản trị hàng tồn kho Tuy nhiên, chiến lược này phải đảm bảo đối với sự biến động của nhiều yếu tố như: giá cả, nguồn cung cấp, nhu cầu tiêu thụ của khách hàng Trên cơ sở chiến lược đề

ra, doanh nghiệp xác định lượng sản phẩm hàng tồn kho sao cho hợp lý Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm được hoàn tất Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ Việc tính toán

để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp

a Dự báo nhu cầu

Bước đầu tiên trong hoạch định tồn kho là dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trong kỳ kế hoạch Các loại nhu cầu về hàng tồn kho bao gồm:

+ Nhu cầu độc lập: là nhu cầu về một mặt hàng xuất phát từ người sử

dụng bên ngoài tổ chức có tồn kho Trong tồn kho nhu cầu độc lập nhu cầu

mà tồn kho dự định cung cấp phát sinh một cách độc lập với việc lưu trữ tồn kho Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng

+ Nhu cầu phụ thuộc: là nhu cầu liên quan trực tiếp với sản xuất mặt hàng khác hoặc cho mặt hàng khác Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho

Từ việc phân loại nhu cầu hàng tồn kho, xác định được hai hệ thống tồn kho là hệ thống tồn kho độc lập và hệ thống tồn kho phụ thuộc

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc dự báo nhu cầu tiêu thụ trong kỳ:

+ Các yếu tố bên trong doanh nghiệp: Tình hình tiêu thụ của các kỳ trước; chính sách giá cả sản phẩm, khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ

+ Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp: Xu hướng phát triển kinh tế; các chính sách, chế độ của Nhà Nước; những biến động kinh tế - xã hội trong và ngoài nước

Có hai phương pháp tiếp cận dự báo là phân tích định tính dựa vào suy đoán cảm nhận, phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm

và sự nhạy cảm của nhà quản trị để dự báo Và phương pháp dự báo theo phân tích định lượng, chủ yếu trên cơ sở những dữ liệu, tài liệu đã qua thống

kê Một phương pháp dự báo hiệu quả sẽ mang lại một chiến lược hiệu quả Khi các nhà quản trị lên kế hoạch, trong hiện tại họ xác định hướng tương lai cho các hoạt động mà họ sẽ thực hiện Bước đầu tiên trong hoạch định là dự báo hay là ước lượng nhu cầu tương lai cho sản phẩm hoặc dịch vụ và các nguồn lực cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đó Chính nhờ đó sẽ giảm thiểu được tối đa sự sai lệch giữa khối lượng cung ứng và nhu cầu thị trường, giúp doanh nghiệp không rơi vào tình trạng găp khó khăn vì hàng tồn kho

b Hoạch định chi phí tồn kho

Hoạch định chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể

Hoạch định chi phí không những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào Trong thực tế chi phí luôn thay đổi, để công tác hoạch định chi phí được tốt chúng ta cần nhiều kênh thông tin khác nhau, cụ thể như sau:

+ Định mức lượng: Để xây dựng và thực hiện hệ thống định mức lượng, doanh nghiệp cần phải quyết định

- Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo

đó cần phân tích kỹ lưỡng chi phí trước khi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho

* Chi phí tăng lên khi tăng tồn kho

+ Chi phí tồn trữ (Chi phí lưu kho): Là những chi phí phát sinh có liên

quan đến việc tồn trữ Chi phí này tăng lên khi tăng tồn kho

Trong quá trình tồn trữ các loại nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm để giữ cho chúng đảm bảo phẩm chất để còn phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ thì bộ phận quản lý kho tàng cần áp dụng một số các biện pháp để bảo quản và lưu trữ Các hoạt động này cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí đáng kể Chi phí tồn trữ bao gồm các chi phí như:

- Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu

tư ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua

- Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền

lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các máy móc thiết bị, các phương tiện trang bị trong kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh, )

- Thuế và bảo hiểm: chi phí bảo hiểm các rủi ro gắn với quản trị hàng

tồn kho như cháy nổ, mất cắp và các hiểm họa tự nhiên khác, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng

- Chi phí hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng nguy cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị hàng tồn kho do các tác nhân lý hóa như là chất lượng hàng hóa bị biến đổi hoặc bị gãy vỡ

- Rủi ro kinh doanh: Theo thời gian tồn kho có thể bị lỗi thời, giảm giá Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng trong kho do tiến bộ kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng

* Các chi phí giảm khi tồn kho tăng

+ Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng là các chi phí liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng phát sinh theo mỗi lần đặt hàng và nhận hàng Chi phí này giảm khi tồn kho tăng

Chi phí đặt hàng (Cđh) đƣợc tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng

Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm × Chi phí một lần đặt hàng

S: Chi phí cố định cho một lần đặt hàng

N: Số lần đặt hàng trong năm

Da: Nhu cầu hàng trong 1 năm

Q: Số lƣợng hàng thuộc 1 đơn hàng (1 lần mua)

N = Da/Q

Cđh = S xN = S x (Da/Q)

+ Chi phí thiếu hụt tồn kho:

Là chi phí thiệt hại xảy ra khi hàng tồn kho hết Chi phí này giảm khi tồn kho tăng Khi hàng tồn kho sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và nó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất ngừng trệ và phát sinh chi phí

+ Chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng (Cmh) là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng mặt hàng tồn kho Chi phí này giảm khi tồn kho tăng Chi phí mua hàng đƣợc tính bằng cách lấy chi phí của một đơn vị nhân với số lƣợng mua đƣợc hoặc sản xuất ra

Cmh = Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong một năm × đơn giá hàng tồn kho

c Xác định mức đặt hàng

Việc xác định mức đặt hàng tùy thuộc vào từng hệ thống tồn kho

Trong hệ thống tồn kho nhu cầu độc lập bao gồm các hệ thống tồn kho sau:

- Nhu cầu sử dụng hàng hóa hàng năm (Da) được biết trước và ổn định (không đổi)

- Giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo qui mô đặt hàng Giả thiết này bỏ qua khả năng có thể được hưởng mức giá chiết khấu theo qui mô đặt hàng, điều này cho phép chúng ta loại chi phí mua hàng ra khỏi tổng chi phí

- Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng hóa được đặt

Hình 1.2 Mô hình EOQ + Hệ thống tồn kho thời gian định trước

Hình 1.3 Hệ thống tồn kho thời ian định trước

+ Hệ thống phân bổ ngân sách

Trong phạm vi ngân sách phân bổ cho tồn kho, người mua hàng của công ty có thể quyết định mua các mặt hàng thích hợp

1.2.2 Tổ chức thực hiện

a Xây dựng hệ thống kho lưu trữ

+ Đảm bảo kho hàng phù hợp với việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa Nơi

lưu trữ hàng tồn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa Trong các doanh

nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ,…

+ Kho hàng phải trang bị các thiết bị cất giữ như các giá đỡ, vách ngắn

để có thể sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học, phải được trang bị đầy đủ các điều kiện để đáp ứng tốt nhất yêu cầu bảo quản của từng mặt hàng, tránh nguy cơ bị hư hỏng, mất mát Cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định phòng cháy, chữa cháy

+ Địa điểm kho lưu trữ cần phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hóa, ngoài ra phải trang bị các thiết bị vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa

+ Hàng hóa trong kho phải được sắp xếp theo từng nhóm, chủng loại mặt hàng để thuận tiện trong việc theo dõi xuất, nhập, kiểm kê hàng hóa Có nhiều phương pháp để sắp xếp hàng hóa lưu trữ, chúng có thể được kết hợp với nhau

- Phương pháp: “Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình” là dành cho mỗi một loại hàng hóa một chỗ quy định Ưu điểm là dễ dàng định vị hàng hóa, vật tư trong kho; xác định lượng dự trữ thừa hay thiếu một cách nhanh chóng Nhưng mắc nhược điểm là không tận dụng được diện tích kho tàng

- Phương pháp phổ quát vị trí: “bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào” là sử dụng vị trí nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một hàng hóa có nhiều địa chỉ Ưu điểm của nó là tận dụng được diện tích kho tàng, nhưng khó về mặt thông tin để định vị được chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ hàng hóa khi xuất kho

- Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ được cung ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ

đó xác lập các đơn đặt hàng