Những khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho
Khái niệm quản trị
Quản trị, trong tiếng Anh là "Management", mang nghĩa cả quản lý và quản trị, nhưng hiện nay chủ yếu được hiểu là quản trị Thuật ngữ "quản lý" thường liên quan đến quản lý nhà nước và quản lý xã hội ở tầm vĩ mô, trong khi "quản trị" thường được áp dụng trong phạm vi nhỏ hơn, như trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Có rất nhiều khái niệm về quản trị:
Quản trị là quá trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác Nó bao gồm việc phối hợp hiệu quả các hoạt động của các thành viên trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung.
Quản trị là quá trình tác động của người quản lý lên đối tượng quản lý để đạt được các mục tiêu đã đề ra, trong bối cảnh môi trường luôn biến đổi.
Quản trị là quá trình đạt được mục tiêu thông qua việc phối hợp hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp Theo quan điểm hệ thống, quản trị bao gồm các hoạt động có ý thức và liên tục trong tổ chức Trong doanh nghiệp, quản trị tồn tại trong một hệ thống liên kết chặt chẽ giữa các khâu, phần và bộ phận, với tác động qua lại và thúc đẩy sự phát triển lẫn nhau.
Mary Parker Follet nhấn mạnh rằng "Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác", cho thấy rằng các nhà quản trị cần phải tổ chức và phân công công việc cho người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức, thay vì chỉ dựa vào khả năng cá nhân Khái niệm quản trị này được Robert Kreitner phản ánh rõ nét, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hợp tác và lãnh đạo trong quá trình quản lý.
Quản trị là quá trình làm việc với người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường thay đổi Mục tiêu chính của quản trị là sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế của tổ chức Điều này cho thấy rằng các nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được kết quả mong đợi, với trọng tâm là hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.
Khái niệm hàng tồn kho – quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một hiện tượng tất yếu trong sản xuất và lưu thông hàng hóa, giữ vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Theo C Mark, tồn kho là sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm, cần thiết cho quá trình mua bán Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản doanh nghiệp (40-50%) và bao gồm các loại như tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm và hàng hóa dở dang Việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Theo Chuẩn mực Kế toán số 02, hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản bao gồm: hàng hóa được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; sản phẩm đang trong quá trình sản xuất; và nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai
Dù ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi đã sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau
Đối với các doanh nghiệp dịch vụ như công ty tư vấn hay giải trí, sản phẩm của họ thường vô hình, vì vậy hàng tồn kho chủ yếu bao gồm dụng cụ, phụ tùng và phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Trong lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho mang tính tiềm tàng, ví dụ như bàn ghế cho việc bán hàng hay quản lý doanh nghiệp, vẫn cần được hạch toán vào hàng tồn kho Tương tự, sách giáo trình và giáo cụ cũng được coi là hàng tồn kho đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giáo dục và đào tạo.
Trong lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp tập trung vào việc mua hàng để bán và thu lợi nhuận Hàng tồn kho chủ yếu bao gồm hàng hóa đã mua và hàng chuẩn bị giao đến tay người tiêu dùng Khác với lĩnh vực sản xuất, doanh nghiệp thương mại hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền.
Trong lĩnh vực sản xuất chế tạo, quá trình chuyển đổi từ nguyên liệu đầu vào thành sản phẩm cuối cùng là rất dài Do đó, hàng tồn kho bao gồm nhiều loại, từ nguyên vật liệu, bán thành phẩm trên dây chuyền cho đến sản phẩm hoàn thiện trước khi đến tay người tiêu dùng.
Quản trị hàng tồn kho nhằm:
Đảm bảo hàng hóa đủ số lượng và cơ cấu là yếu tố then chốt để duy trì quá trình bán hàng liên tục, từ đó nâng cao chất lượng kinh doanh và ngăn chặn tình trạng ứ đọng hàng hóa.
Đảm bảo bảo vệ hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng là rất quan trọng, giúp giảm thiểu hư hỏng và mất mát, từ đó giảm thiểu tổn thất tài sản cho doanh nghiệp.
Đảm bảo rằng lượng vốn doanh nghiệp duy trì ở mức tối ưu dưới hình thức vật chất sẽ giúp tăng cường hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa và giảm thiểu chi phí bảo quản hàng hóa.
Quản trị hàng tồn kho là một quy trình quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp, bao gồm việc xác định số lượng hàng tồn kho cần bổ sung, thời điểm và số lượng cụ thể cho mỗi lần bổ sung, cùng với việc sử dụng hiệu quả máy móc, thiết bị và nhân sự trong quá trình thực hiện.
Vai trò – phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.3.1 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, nhưng cũng dễ xảy ra sai sót và gian lận trong quản lý Mỗi doanh nghiệp cần chọn phương pháp định giá và mô hình dự trữ hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và tình hình hoạt động của mình.
Giá trị hàng tồn kho có tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận thuần trong năm tài chính Duy trì một lượng hàng tồn kho hợp lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là tài sản lưu động có giá trị được chuyển giao hoàn toàn vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, do đó, việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp và quan trọng hơn bao giờ hết.
1.1.3.2 Các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất:
Tồn kho nguyên vật liệu
Tồn kho nguyên vật liệu là các hàng hóa mà doanh nghiệp mua để phục vụ sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu cơ bản như sắt thép và sợi, cùng với bán thành phẩm như chíp bộ nhớ Việc duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp thuận lợi trong mua sắm và sản xuất, đồng thời bộ phận cung ứng có thể mua số lượng lớn để nhận giá chiết khấu Hơn nữa, khi dự đoán giá nguyên vật liệu tăng hoặc khan hiếm, việc giữ hàng tồn kho lớn đảm bảo cung ứng kịp thời với chi phí ổn định cho doanh nghiệp.
Bộ phận sản xuất cần duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp để thực hiện các kế hoạch sản xuất hiệu quả và tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện sản xuất cũng như nhân lực Điều này giúp các doanh nghiệp hiểu rõ lý do tại sao bộ phận sản xuất luôn muốn có một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu.
Tồn kho sản phẩm dở dang
Sản phẩm dở dang bao gồm các sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa được nhập kho Trong quá trình sản xuất, tồn kho chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành, bao gồm nguyên liệu tại các công đoạn khác nhau Trong nền kinh tế thị trường hiện đại, yêu cầu về công nghệ cao đã dẫn đến việc sản xuất ngày càng phức tạp với nhiều công đoạn, tạo ra các bán thành phẩm là những bước đệm cần thiết để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục Do đó, khi dây chuyền sản xuất kéo dài và phức tạp, lượng sản phẩm dở dang sẽ gia tăng.
Tồn kho thành phẩm là lượng sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được tiêu thụ, bao gồm cả sản phẩm lưu kho và sản phẩm đang trong quá trình bán Sau khi hoàn tất sản xuất, hầu hết doanh nghiệp không thể tiêu thụ ngay lập tức toàn bộ sản phẩm, dẫn đến một khoảng thời gian "độ trễ" giữa sản xuất và tiêu dùng Hiện tượng này xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Việc duy trì một lượng thành phẩm tồn kho đủ lớn mang lại lợi ích cho cả bộ phận sản xuất và marketing Từ góc độ marketing, trong bối cảnh nhu cầu tiêu thụ trong tương lai không chắc chắn, tồn kho dồi dào sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu tiêu dùng Điều này không chỉ giảm thiểu thiệt hại do mất doanh số bán hàng vì không có hàng giao mà còn bảo vệ uy tín doanh nghiệp khỏi các vấn đề chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho cạn kiệt.
Việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho giúp nhà sản xuất sản xuất với quy mô lớn, từ đó giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm Điều này là nhờ vào việc phân bổ chi phí cố định cho số lượng sản phẩm lớn hơn, tạo ra hiệu quả kinh tế.
Hàng tồn kho có thể được phân loại không chỉ theo các bộ phận cấu thành mà còn theo thời gian tồn tại Trong doanh nghiệp, tồn kho có thể duy trì liên tục hoặc chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn, không lặp lại Dựa trên tiêu chí này, hàng tồn kho được chia thành hai loại chính.
Tồn kho một kỳ là các mặt hàng được dự trữ chỉ một lần và không có kế hoạch tái dự trữ sau khi đã tiêu dùng.
Tồn kho nhiều kỳ bao gồm các mặt hàng được duy trì trong thời gian dài, với việc bổ sung hàng hóa khi các đơn vị tồn kho đã được tiêu dùng Giá trị và thời hạn bổ sung sẽ được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu tồn kho Hình thức tồn kho này thường phổ biến hơn so với tồn kho một kỳ.
Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm: nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập
Nhu cầu tồn kho độc lập đề cập đến nhu cầu của một loại hàng hóa mà không phụ thuộc vào nhu cầu của các loại hàng hóa khác, chẳng hạn như hàng hóa thành phẩm được vận chuyển cho khách hàng Nhu cầu này thường được ước lượng thông qua dự báo hoặc đơn hàng từ khách hàng Việc phân loại này giúp đưa ra quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng cho những hàng hóa có nhu cầu độc lập.
Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm các hàng hóa mà nhu cầu của chúng phụ thuộc vào nhu cầu của các sản phẩm khác trong kho Chẳng hạn, để lắp ráp một chiếc xe máy, doanh nghiệp cần động cơ, lốp xe và khung xe Việc ước lượng nhu cầu của các thành phẩm giúp tính toán nhu cầu về vật liệu và các bộ phận Quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng cho tồn kho phụ thuộc có sự khác biệt rõ rệt so với tồn kho độc lập.
Chức năng của quản trị hàng tồn kho
Chức năng liên kết trong quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối quá trình sản xuất và cung ứng Khi cung cầu không ổn định, việc duy trì lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời kỳ cao điểm là cần thiết Thực hiện tốt chức năng này giúp đảm bảo sản xuất liên tục và tránh lãng phí do thiếu hụt.
Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát giúp doanh nghiệp chủ động trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu và hàng hóa Bằng cách dự trữ tồn kho, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hiệu quả Tuy nhiên, việc thực hiện hoạt động tồn kho cần được cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí và rủi ro có thể phát sinh trong quá trình này.
Chức năng khấu trừ theo số lượng trong quản trị tồn kho là rất quan trọng, vì nhiều nhà cung ứng chấp nhận giảm giá cho đơn hàng lớn Việc mua hàng với số lượng lớn không chỉ giúp giảm phí tổn sản xuất mà còn mang lại lợi ích về giá cả Tuy nhiên, điều này cũng có thể dẫn đến chi phí tồn trữ cao hơn Do đó, trong quản trị tồn kho, cần xác định lượng đặt hàng tối ưu để tận dụng giá khấu trừ mà không làm tăng đáng kể chi phí tồn trữ.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho
Mục đích của việc duy trì tồn kho nguyên vật liệu trong sản xuất là đảm bảo cung ứng liên tục, đáp ứng nhu cầu sản xuất Nhu cầu của thị trường có ảnh hưởng lớn đến số lượng và chủng loại hàng tồn kho cần thiết.
Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn kho cũng tăng lên
Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn kho cũng phải tăng lên
Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Khi có nhiều nhà cung cấp trên thị trường, khả năng cung ứng đều đặn và kịp thời theo yêu cầu sản xuất giúp doanh nghiệp giảm thiểu lượng tồn kho cần thiết.
Hệ thống và chu kỳ vận chuyển là yếu tố quan trọng trong việc xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu Doanh nghiệp ở khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn cần tính toán lượng hàng tồn kho hợp lý để hạn chế việc đi lại và không thể vận chuyển thường xuyên như các doanh nghiệp khác Nếu không, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải và các phương tiện vận chuyển hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, giảm bớt trở ngại trong giao nhận và rút ngắn thời gian lưu thông hàng hoá, từ đó đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng hiệu quả kinh doanh.
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm và tính chất thương phẩm riêng, dẫn đến yêu cầu bảo quản khác nhau, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng hàng tồn kho và thời gian lưu trữ hàng hóa.
Hàng thực phẩm tươi sống có đặc điểm và tính chất thương phẩm phức tạp, dễ hư hỏng và là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày Khách hàng thường xuyên mua sắm, vì vậy mức tồn kho thường chỉ đủ để bán trong 1-2 ngày, với thời gian tồn kho ngắn hạn từ 1-2 ngày.
Hàng thực phẩm đóng hộp có thời hạn sử dụng đa dạng, nhưng nhờ vào điều kiện bảo quản dễ dàng hơn so với thực phẩm tươi sống, chúng có thể tồn kho lâu hơn.
Ngành dược của Việt Nam gặp khó khăn do ngành công nghiệp hóa chất chưa phát triển, dẫn đến việc 100% nguyên liệu sản xuất phải nhập khẩu Thời gian vận chuyển lâu khiến tồn kho thường xuyên ở mức cao.
Sản phẩm báo chí, đặc biệt là các loại báo phát hành hàng ngày, yêu cầu tính cập nhật và thời sự cao, với thông tin mới nhất và chính xác nhất để đáp ứng nhu cầu của độc giả Do đó, mức tồn kho và thời gian tồn kho gần như không có đối với loại hình sản phẩm này.
Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp
Quy mô và khả năng tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến hàng tồn kho Doanh nghiệp nhỏ với vốn hạn chế không thể dự trữ nhiều hàng hóa, dẫn đến khó khăn trong việc xoay vòng vốn Ngược lại, doanh nghiệp có kho bãi không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ gặp rủi ro cao về thiệt hại và hư hỏng hàng hóa Do đó, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa vốn và giảm thiểu tổn thất.
Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho
Chi phí đặt hàng (CP đh )
Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa Chi phí này thường ổn định và không phụ thuộc vào số lượng hàng hóa mua Tuy nhiên, chi phí đặt hàng có xu hướng tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm Khi khối lượng hàng mỗi lần đặt lớn, số lần đặt hàng giảm, dẫn đến chi phí đặt hàng thấp hơn; ngược lại, khi khối lượng nhỏ, số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao.
CP đh = Số lần đặt hàng trong một năm * Chi phí một lần đặt hàng
Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng
Phí tổn chuẩn bị cho đơn hàng bao gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị máy móc và công nghệ Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ thời điểm và số lượng đặt hàng để tìm cách giảm thiểu chi phí chuẩn bị và phí tổn đặt hàng.
Chi phí chuẩn bị thường liên quan chặt chẽ đến thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng Việc giảm thời gian này không chỉ giúp giảm lượng đầu tư cho tồn kho mà còn cải thiện năng suất một cách hiệu quả.
Chi phí lưu kho (CP lk )
Chi phí lưu kho là những khoản chi phí liên quan đến việc bảo quản và tồn trữ hàng hóa Chi phí này gia tăng theo tỷ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình, và được phân thành hai loại chính.
Chi phí hoạt động trong logistics bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm cho hàng tồn kho, chi phí hao hụt và mất giá trị do hư hỏng, cũng như chi phí bảo quản hàng hóa.
Chi phí tài chính bao gồm các khoản như chi phí sử dụng vốn, lãi vay từ nguồn vay mượn để mua hàng dự trữ, cũng như các chi phí liên quan đến thuế và khấu hao.
Những chi phí này có thể được thống kê theo bảng dưới đây:
Bảng 1.1 Thống kê các loại chi phí lưu kho
Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho
1 Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí hoạt động vận hàng không
- Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng
2 Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện:
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ
- Chi phí vận hành thiết bị
3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý
4 Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho :
- Phí tổn hàng việc vay mượn
- Thuế đánh vào hàng tồn kho
- Bảo hiểm cho hàng tồn kho
5 Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng không sử dụng được
Tỷ lệ chi phí lưu kho hàng năm thường chiếm khoảng 40% tổng giá trị hàng dự trữ, và điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, vị trí địa lý và lãi suất hiện hành.
Chi phí mua hàng (CP mh )
Chi phí mua hàng là khoản chi cần thiết để mua hoặc sản xuất từng mặt hàng tồn kho, thường được tính bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất Đôi khi, giá của hàng hóa có thể được giảm nếu mua với số lượng lớn Tuy nhiên, chi phí mua hàng thường không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, ngoại trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
Chi phí thiếu hàng (CP th )
Thiếu hụt hàng tồn kho, bao gồm nguyên vật liệu sản xuất và thành phẩm, có thể gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp Khi không đủ hàng trong kho, doanh nghiệp phải đối mặt với việc giảm doanh số bán hàng và mất lòng tin từ khách hàng Sự thiếu hụt nguyên vật liệu có thể làm gián đoạn quy trình sản xuất, dẫn đến giảm doanh thu và ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Chi phí cơ hội của việc thiếu hàng gồm:
Chi phí giảm doanh thu do hết hàng là chi phí cơ hội phát sinh khi doanh nghiệp không còn hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp có thể hối thúc đơn đặt hàng từ nhà cung cấp, bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung và chi phí vận chuyển (nếu có) Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc mất doanh thu do tình trạng hết hàng.
Chi phí mất uy tín với khách hàng là một loại chi phí cơ hội quan trọng, được xác định dựa trên khoản thu nhập dự kiến bị mất đi do không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Khi một doanh nghiệp hết hàng hoặc không thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ như đã cam kết, họ có nguy cơ mất uy tín trong mắt khách hàng, dẫn đến việc mất đi cơ hội bán hàng và thu nhập trong tương lai.
Chi phí gián đoạn sản xuất là thiệt hại phát sinh do thiếu nguyên vật liệu, bao gồm số sản phẩm mất đi và doanh thu bỏ lỡ từ cơ hội tiêu thụ Hơn nữa, việc ngưng sản xuất còn ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và nhãn hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng Để giảm thiểu thiệt hại này, doanh nghiệp cần duy trì một lượng dự trữ bổ sung hoặc dự trữ an toàn nhất định.
Các hệ thống, mô hình quản trị hàng tồn kho – Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho
Hệ thống quản trị hàng tồn kho
1.5.1.1 Hệ thống tồn kho liên tục
Hệ thống theo dõi tồn kho liên tục cho phép ghi chép và cập nhật mọi hoạt động xuất nhập Khi mức tồn kho giảm đến ngưỡng đã định, đơn đặt hàng bổ sung sẽ được phát hành để giữ chi phí tồn kho ở mức thấp nhất Ưu điểm lớn của hệ thống này là giúp nhà quản lý nắm rõ trạng thái tồn kho mọi lúc, đặc biệt là đối với các hàng hóa quan trọng như nguyên liệu thô và phụ tùng thay thế Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chi phí giám sát và ghi chép cũng không hề nhỏ.
1.5.1.2 Hệ thống tồn kho định kỳ
Lượng tồn kho được xác định thông qua kiểm kê tại một thời điểm nhất định, thường là sau một khoảng thời gian như tuần, tháng hoặc quý Kết quả này là cơ sở để đưa ra các đơn nhập hàng cho kỳ tiếp theo Hệ thống này có ưu điểm là giảm thiểu công sức ghi chép và kiểm soát, nhưng nhược điểm lớn là việc không kiểm soát liên tục dẫn đến việc đặt hàng lớn hơn, nhằm tránh thiếu hụt khi có nhu cầu bất thường, từ đó tạo gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
1.5.1.3 Hệ thống tồn kho phân loại ABC
Kỹ thuật phân tích ABC, dựa trên nguyên tắc Pareto, chia tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C, dựa vào giá trị hàng năm của chúng Giá trị hàng năm này được xác định thông qua một công thức cụ thể.
Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:
Nhóm A bao gồm các loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm từ 70% đến 80% tổng giá trị hàng tồn kho, mặc dù chỉ đại diện cho 15% tổng số lượng hàng tồn kho.
Nhóm B bao gồm các loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm trung bình, chiếm từ 15-25% tổng giá trị hàng tồn kho, trong khi sản lượng của chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho.
Nhóm C bao gồm các loại hàng có giá trị hàng năm thấp, chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng lại chiếm đến 55% tổng số lượng hàng tồn kho.
Trong bối cảnh quản lý hiện nay, phương pháp phân tích ABC thường được áp dụng qua hệ thống quản lý tồn kho tự động Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa vẫn thực hiện phân tích ABC thủ công, mặc dù tốn thời gian, nhưng mang lại lợi ích nhất định Việc áp dụng đúng phương pháp này giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho, xác định mặt hàng quan trọng cần dự trữ nhiều, trong khi những mặt hàng ít quan trọng chỉ cần dự trữ ít, từ đó giảm thiểu tình trạng tồn kho không cần thiết, giảm áp lực xây dựng kho bãi và tiết kiệm chi phí vốn lưu động.
Bộ phận quản lý kho không chỉ dựa vào giá trị hàng năm để phân nhóm hàng hóa, mà còn xem xét các tiêu chuẩn khác như thay đổi kỹ thuật dự đoán, vấn đề cung ứng, chất lượng hàng tồn kho và giá cả Những tiêu chuẩn này có thể ảnh hưởng đến vị trí của hàng tồn kho, do đó, nhà quản trị và bộ phận kho cần chú ý đến chúng Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để xây dựng các chính sách kiểm soát hoạt động riêng biệt cho từng loại hàng hóa.
Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản trị tồn kho:
Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C, do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng
Hàng hóa thuộc nhóm A yêu cầu kiểm soát tồn kho chặt chẽ và cần thiết lập báo cáo chính xác về hàng tồn kho thường xuyên để đảm bảo an toàn trong sản xuất.
Trong dự báo nhu cầu vật tư, doanh nghiệp nên áp dụng các phương pháp khác nhau cho từng nhóm hàng Đặc biệt, nhóm A cần được dự báo một cách chi tiết và cẩn thận hơn so với các nhóm khác để đảm bảo hiệu quả trong quản lý và cung ứng.
Kỹ thuật phân tích ABC giúp nâng cao trình độ của nhân viên kho, nhờ vào việc thực hiện thường xuyên các chu kỳ kiểm toán cho từng nhóm hàng.
Kỹ thuật phân tích ABC giúp nhà quản trị cải thiện dự báo và kiểm soát hàng hóa, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng và tối ưu hóa lượng tồn kho.
Một số mô hình quản trị hàng tồn kho
Hàng hóa tồn kho, từ góc nhìn giá trị vật chất, được xem là nguồn tài nguyên tạm thời nhàn rỗi, do đó, mức dự trữ càng cao sẽ dẫn đến lãng phí lớn Về tài chính, nhà quản trị mong muốn duy trì mức dự trữ thấp nhất để giảm thiểu đầu tư vào hàng tồn kho, tuy nhiên điều này lại mâu thuẫn với việc sử dụng hiệu quả máy móc và lao động, dẫn đến tình trạng dự trữ gia tăng.
Để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, việc xác định mức dự trữ hợp lý và thời điểm đặt hàng chính xác là rất quan trọng Nghiên cứu các mô hình quản trị hàng tồn kho sẽ giúp nhà quản trị giải quyết hai vấn đề này Các mô hình chính bao gồm: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ), mô hình đặt hàng theo lô sản xuất (POQ) và mô hình tồn kho kịp thời (J.I.T).
1.5.2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The basic Economic Order
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ, được giới thiệu và áp dụng từ năm 1915, vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng cho đến nay Kỹ thuật này nổi bật nhờ tính dễ áp dụng, tuy nhiên, việc sử dụng mô hình yêu cầu phải dựa vào những giả thiết quan trọng.
Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi;
Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi;
Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian
Các giả thiết này thực chất giúp đơn giản hóa việc quản trị hàng tồn kho cho doanh nghiệp Mô hình này được thể hiện qua đồ thị 1.2, mô tả khái quát về hàng tồn kho cơ bản.
Trong đó: (Nguồn: [7, tr.336] ) Q * - Sản lượng của một đơn hàng (Dự trữ tối đa)
Q – Dự trữ tối thiểu Q*/2 – L-ợng dự trữ trung bình
Khoảng cách OA = AB = BC đại diện cho thời gian từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng trong một đơn đặt hàng dự trữ Trong mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi do nhu cầu ổn định theo thời gian.
Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu chính của các mô hình quản lý hàng tồn kho là giảm thiểu tổng chi phí dự trữ Tổng chi phí hàng tồn kho có thể được xác định qua một phương trình tối ưu hóa, nhằm đạt được hiệu quả kinh tế tốt nhất cho doanh nghiệp.
Q – Sản lượng của đơn hàng S – Chi phí mỗi lần đặt hàng
D – Nhu cầu ước tính hàng năm H – Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm
Xét phương trình (1), lấy vi phân TC theo Q từ đó có thể tính được lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:
Lượng dự trữ tối ưu Q* là mức hàng hóa xác định giúp giảm thiểu tổng chi phí TC Tại điểm này, chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (bao gồm cả chi phí cơ hội) sẽ tương đương nhau.
Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau: Đồ thị 1.3.Mối quan hệ giữa các loại chi phí
Chi phí đặt hàng C đh
Chi phí lưu kho C lk
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng, công thức dưới đây sẽ giúp xác định được khoảng cách giữa hai lần đặt hàng:
T Số ngày làm việc trong năm
Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)
Xác định thời điểm đặt hàng mới
Mô hình dự trữ EOQ giả định rằng đơn đặt hàng được thực hiện trong một chuyến hàng, tức là doanh nghiệp chỉ đặt hàng khi kho đạt mức 0 Tuy nhiên, thực tế cho thấy thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng có thể dao động từ vài giờ đến vài tháng Hơn nữa, không doanh nghiệp nào chờ đến khi nguyên vật liệu hoặc hàng tồn kho hết mới đặt hàng, và cũng không ai đặt hàng quá sớm để tránh tăng chi phí tồn trữ.
Để quyết định thời điểm đặt hàng, cần xác định thời gian đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng hàng ngày và thời gian giao hàng Đồ thị điểm đặt hàng lại (ROP) được thể hiện rõ ràng trong sơ đồ 1.4.
(Nguồn: [7,tr.340]) Điểm đặt hàng lại được xác định theo công thức sau: ROP = d x LT
LT : Là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng) d : Nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho
Lượng dự trữ an toàn là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động theo mùa vụ hoặc sản xuất sản phẩm nhạy cảm với thị trường Rủi ro trong kinh doanh không thể lường trước, và tính không xác định của nhu cầu cùng thời gian giao hàng có thể dẫn đến tình trạng hàng trong kho bị rỗng Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn Hơn nữa, do hàng tồn kho là tài sản lưu động biến đổi liên tục, yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng trở nên cần thiết hơn.
Cơ cấu tài sản trong doanh nghiệp được chia thành ba loại: tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời Tài sản lưu động thường xuyên, hay còn gọi là tài sản lưu động ròng (NWC), được xác định là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn NWC bao gồm tiền mặt, các khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho, với lượng dự trữ an toàn là hàng tồn kho duy trì trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng
Xác định lượng dự trữ an toàn là một thách thức lớn, vì nó phụ thuộc vào chi phí tổn thất do thiếu hàng Doanh nghiệp thường dựa vào nhu cầu khách hàng để xác định lượng hàng tồn kho dự phòng trước khi nhập hàng mới Mức phục vụ khách hàng càng cao, yêu cầu về tồn kho càng lớn Do đó, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí thiếu hàng và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Mô hình EOQ xác định quy mô đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu chi phí đặt hàng và lưu kho, nhưng có nhược điểm là cần nhiều giả thiết, làm giảm tính thực tiễn Để khắc phục điều này, mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất POQ đã được phát triển, nới lỏng giả thiết về thời gian nhận hàng và đánh giá chiết khấu cho đơn hàng lớn, từ đó tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ.
1.5.2.2 Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)
Khi nghiên cứu các mô hình tồn kho, doanh nghiệp cần xác định hai câu hỏi chính: số lượng hàng hóa cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu và thời điểm thích hợp để đặt hàng là khi nào.
Trong mô hình EOQ, giả định rằng toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng sẽ được nhận ngay trong một chuyến giao hàng Tuy nhiên, có những tình huống mà doanh nghiệp nhận hàng theo từng đợt trong một khoảng thời gian nhất định Do đó, cần tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác thay thế cho EOQ để phù hợp với tình huống này.
Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho
1.5.3.1 Quản trị hiện vật của tồn kho
Quản trị vật chất của tồn kho tập trung vào việc tối ưu hóa không gian và số lượng sản phẩm cần thiết, bao gồm việc xác định diện tích kho và các phương tiện vận chuyển cần thiết Việc này không chỉ giúp đánh giá khả năng sinh lợi của các khoản đầu tư mà còn đảm bảo khách hàng nhận được "mức độ dịch vụ tốt", từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ Những nguyên tắc cơ bản của kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả quản lý tồn kho.
Trong các doanh nghiệp công nghiệp, kho được chia thành nhiều loại như kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho linh kiện, và kho dụng cụ Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa được lưu trữ tại kho tạm giữ, kho dự trữ và cả khu vực bán hàng Việc lưu trữ này rất quan trọng để bảo vệ hàng hóa khỏi mất mát, thời tiết xấu, và các yếu tố gây hư hỏng Các cơ sở dự trữ cần kín đáo và phù hợp với từng loại sản phẩm để đảm bảo an toàn Địa điểm kho cũng cần được bố trí hợp lý nhằm tối ưu hóa việc vận chuyển và thuận tiện cho quá trình nhập xuất hàng hóa.
Mã hóa và phương pháp xếp đặt sản phẩm tồn kho là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho Để tăng tốc độ giải phóng kho, việc xác định sản phẩm một cách nhanh chóng là cần thiết Mặc dù việc sử dụng tên gọi sản phẩm là một giải pháp đơn giản, nhưng thường không hiệu quả, đặc biệt khi tên gọi chứa các chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kích cỡ Do đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng một bộ mã số để dễ dàng quản lý và phân loại sản phẩm.
1234) hoặc cả chữ cái và số cho mỗi mặt hàng dự trữ Có nhiều phương pháp để sắp xếp sản phẩm, chúng có thể được kết hợp với nhau
Phương pháp "Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình" quy định vị trí cho từng loại sản phẩm trong kho, giúp dễ dàng định vị và kiểm soát lượng hàng tồn kho Ưu điểm của phương pháp này là khả năng xác định nhanh chóng tình trạng dự trữ, nhưng nhược điểm lớn là không tối ưu hóa diện tích kho hàng.
Phương pháp phổ quát vị trí, hay còn gọi là "Bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào", cho phép sử dụng các vị trí trống trong kho khi nhập hàng, giúp tối ưu hóa diện tích kho Tuy nhiên, phương pháp này gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin, đặc biệt là trong việc xác định vị trí trống khi nhập kho và tìm địa chỉ sản phẩm khi xuất kho.
Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ thuận tiện nhất
Phương pháp hai kho chia kho thành hai phần: một bộ phận dành cho dự trữ và một bộ phận cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối Từ đó, quy trình này giúp xác lập các đơn đặt hàng hiệu quả hơn.
Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out)
1.5.3.2 Quản trị kế toán tồn kho
Xác định số lượng dự trữ:
Doanh nghiệp sử dụng phiếu kho để ghi nhận sự di chuyển của hàng hóa, bao gồm cả việc nhập và xuất Qua đó, họ có thể tính toán số lượng tồn kho, với công thức dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu + nhập - xuất.
Kiểm kê hàng tồn kho thông qua phiếu kho giúp theo dõi tình trạng hàng hóa, nhưng không thể phản ánh đầy đủ những mất mát hoặc hư hỏng Để khắc phục vấn đề này, các doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê thường xuyên (kế toán) hoặc gián đoạn (ngoài kế toán).
Việc kiểm kê là yếu tố quan trọng để đánh giá tình hình dự trữ được thể hiện trong bảng cân đối, giúp nhà quản trị nắm bắt thông tin về dự trữ mọi lúc Trong khi việc kế toán số lượng hàng hóa tương đối đơn giản, thì việc xác định giá trị của chúng lại gặp nhiều thách thức.
Xác định giá trị dự trữ
Hàng ngày, kế toán ghi nhận vật tư và hàng hóa nhập kho theo giá thực tế, nhưng đơn giá và thời điểm nhập kho có sự khác biệt Do đó, việc định giá khi xuất kho trở thành vấn đề quan trọng, phụ thuộc vào phương pháp kế toán mà công ty áp dụng Theo chế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá để áp dụng cho việc tính giá thực tế xuất kho, có thể áp dụng cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho từng loại riêng biệt.
Phương pháp tính giá thực tế đích danh
Phương pháp giá bình quân gia quyền
Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO)
Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất, nhập kho đều có ưu nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến độ chính xác và tin cậy Mức độ này phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, năng lực của kế toán viên và trang thiết bị thông tin của doanh nghiệp.
Giá thực tế vật tư, hàng hóa = Số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho * Đơn giá thực tế
Việc chọn phương pháp áp dụng cần xem xét kỹ lưỡng ảnh hưởng của từng phương pháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lợi nhuận của doanh nghiệp.
1.5.3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho
Chức năng dự trữ phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:
Mục tiêu an toàn: Có dự trữ để tránh gián đoạn trong sản xuất kinh doanh
Mục tiêu tài chính: Gảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm những chi phí kho hàng
Những khái niệm cơ bản
Dự trữ trung bình là lượng hàng hóa được lưu trữ trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định Khi số lượng tái dự trữ tăng lên, dự trữ trung bình sẽ giảm và ngược lại.
Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng là mức dự trữ tối thiểu cần thiết để tránh gián đoạn trong quá trình cung ứng Nếu doanh nghiệp chờ đến khi lượng dự trữ giảm xuống 0 mới đặt hàng, sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn trong thời gian tái dự trữ Do đó, khi thực hiện đặt hàng, doanh nghiệp cần duy trì một khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng, và dự trữ tối thiểu sẽ giúp đảm bảo điều này.
Dự trữ an toàn, hay còn gọi là dự trữ bảo hiểm, là mức dự trữ doanh nghiệp dự kiến nhằm giảm thiểu sự chênh lệch với mức tiêu dùng thực tế Mục tiêu của dự trữ này là giảm thời gian gián đoạn trong quá trình cung ứng.
(Nguồn: voer.edu.vn/c/quan-tri-du-tru-ton-kho/4dbdd6c5/afee1366)
Rủi ro trong quản trị hàng tồn kho
Sự gián đoạn nguồn cung ứng
Rủi ro gián đoạn nguồn cung thường xảy ra với sản phẩm thời vụ hoặc nhập khẩu Ngoài ra, sự gián đoạn có thể do hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không hiệu quả Để giảm thiểu rủi ro này, nhiều doanh nghiệp thực hiện đặt hàng trước, tuy nhiên, việc dự trữ hàng tồn kho lớn có thể tốn kém Do đó, nhiều công ty xác định mức hàng tồn kho tối thiểu thông qua quản trị hiệu quả Ngược lại, các nhà quản trị bán hàng thường mong muốn duy trì mức tồn kho cao, đặc biệt trong trường hợp cắt giảm nguồn cung ứng được thông báo trước.
Sự biến đổi về chất lượng hàng hóa
Quá trình lưu kho sản phẩm hàng hóa yêu cầu bảo quản chất lượng để đảm bảo tiêu thụ hiệu quả Chất lượng hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến mức tồn kho; bảo quản tốt giúp giảm tồn kho, trong khi bảo quản kém làm giảm chất lượng và tăng tồn kho Sự biến đổi chất lượng hàng tồn kho có thể do khí hậu, phương pháp bảo quản, và đặc điểm hàng hóa Để ứng phó với biến động này, cần thực hiện các yêu cầu bảo quản hàng hóa dự trữ một cách nghiêm ngặt.
Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa tồn kho
Tạo điều kiện thực hiện tốt nhất công tác chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho
Kiểm tra và giám sát chất lượng hàng hóa trong quá trình bảo quản tại kho là rất quan trọng để phát hiện nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp
Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm chiến lược tiêu thụ, nguồn lực tài chính, trình độ cán bộ kinh doanh, vị trí địa lý và danh tiếng của doanh nghiệp Bên cạnh đó, đặc tính của khách hàng như số lượng, thói quen tiêu dùng và khả năng thanh toán cũng đóng vai trò quan trọng Đặc tính sản phẩm như tuổi thọ, kiểu dáng và chất lượng cũng ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ Tất cả những yếu tố này có tác động lớn đến lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp.
Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường lớn cho phép doanh nghiệp dự báo chính xác nhu cầu sử dụng sản phẩm, từ đó đảm bảo hàng tồn kho kịp thời phục vụ tiêu thụ Ngược lại, nếu khả năng này thấp, doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho hợp lý để tránh tình trạng hàng hóa ứ đọng do không khai thác được nhu cầu tại thị trường mới.
Sự biến động của tỉ giá hối đoái
Đối với doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, sự không ổn định của tỉ giá hối đoái là một rủi ro lớn ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho, vì nó tác động trực tiếp đến giá cả hàng hóa trong xuất nhập khẩu Những thay đổi đột ngột về tỉ giá và khó khăn trong dự báo chính xác là những thách thức chính Hơn nữa, sự biến động của tỉ giá cũng làm tăng chi phí giao dịch do khoảng không gian mua bán trong thị trường ngoại hối mở rộng Để giảm thiểu rủi ro này, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng hóa tồn kho.
Chương 1 của khóa luận tốt nghiệp đã khái quát, hệ thống hóa những kiến thức cơ bản về quản trị hàng tồn kho, cũng như các khái niệm, các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho, mục đích chức năng của quản trị tồn kho, các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, mô hình Đặc biệt là các chi phí về tồn kho và các loại mô hình tồn kho để từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về những gì sẽ được đề cập đến trong đề tài, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này trong chương 2 và chương
3 của khóa luận tốt nghiệp.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ MÔI TRƯỜNG URENCO 13
Giới thiệu chung về công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13
2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển
Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13
Địa chỉ: Số 246 Tôn Đức Thắng, phường Hàng Bột, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Công ty cổ phần Thiết bị vật tư môi trường 13 – Urenco 13 là một công ty con thuộc công ty TNHH một thành viên môi trường đô thị Hà Nội Công ty đã được tách ra thành công ty cổ phần theo quyết định số 528/2001/QĐ/BGTVT ngày 29/02/2006, với vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng.
Công ty Cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13 hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, tuân thủ luật doanh nghiệp theo giấy phép thành lập số 0103020344 ngày 29/10/2007 và thay đổi lần thứ 2 số 0102454845 ngày 01/07/2010 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Công ty được phép vay vốn từ các ngân hàng nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh, đồng thời tự chịu trách nhiệm hoàn trả các công nợ khi đến hạn.
Công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13 hiện có 39 cán bộ công nhân viên, trong đó có 19 người có trình độ đại học, 5 người có trình độ cao đẳng và 10 người có trình độ trung cấp chuyên ngành sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị Ngoài ra, công ty còn tuyển dụng 5 lao động phổ thông đã qua đào tạo, có kinh nghiệm và hiểu biết về thiết bị và vật tư môi trường.
Công ty hoạt động đa dạng với khả năng linh hoạt trong kinh doanh, bao gồm thương mại và tái sản xuất thiết bị phục vụ ngành môi trường Công ty cung cấp nhiều mặt hàng thiết yếu như xăng, dầu, hóa chất cho quá trình vệ sinh và xử lý rác thải Ngoài ra, công ty còn cung cấp phụ tùng và máy thi công cho các công trình xây dựng, đồng thời trồng và buôn bán các loại cây hoa, cây cảnh, cây xanh bóng mát, và duy tu bồn hoa Sự đa dạng hóa và mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính là thế mạnh của công ty.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Urenco 13
Sơ đồ 2.1.Cơ cấu tổ chức của Urenco 13
Quản lý trực tuyến : Mối quan hệ tương tác :
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế hợp lý với nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận Mỗi phòng ban hoạt động độc lập, sở hữu chức năng chuyên môn riêng, nhưng vẫn duy trì sự phối hợp và liên kết chặt chẽ trong quá trình làm việc.
Giám đốc là người có quyền lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Ông/bà là đại diện theo pháp luật, điều hành mọi công việc và thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ của mình Giám đốc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày, chuẩn bị và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, cũng như ký kết hợp đồng Ngoài ra, giám đốc còn có nhiệm vụ bố trí lại cơ cấu tổ chức và xử lý các khoản lỗ trong công ty.
Phó Giám Đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý công ty, có vai trò tham mưu và giải quyết các nhiệm vụ được Giám đốc ủy quyền Trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, Phó Giám Đốc sẽ đại diện để xử lý công việc cần thiết.
Bộ phận chăm sóc khách hàng
Phòng hành chính Phòng tài chính– kế toán Phòng vật tư
Phòng Tài chính – Kế toán có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Ban Giám đốc về quản lý và sử dụng vốn của công ty Bộ phận này chịu trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh, ghi chép đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và lập báo cáo tài chính theo quy định Ngoài ra, phòng cũng đề xuất quy chế tiền lương, thưởng và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, đồng thời phối hợp với các bộ phận khác để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Phòng Kinh Doanh là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và hoàn thiện sản phẩm, đồng thời hoạch định chính sách giá cả cùng các chương trình quảng cáo, tiếp thị và khuyến mại nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh theo từng giai đoạn.
Bộ phận Hành Chính đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tổ chức và nhân sự, bao gồm tuyển dụng lao động, phân công và sắp xếp nhân sự phù hợp cho lao động trực tiếp và gián tiếp Ngoài ra, bộ phận này cũng giúp giám đốc theo dõi tình hình công tác của công ty và thực hiện chế độ thi đua, khen thưởng và kỷ luật một cách hợp lý, nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được hiệu quả và trơn tru.
Phòng Vật Tư là bộ phận phụ trách kế hoạch cung cấp vật tư và thiết bị cho công ty, đảm bảo cung cấp thông tin về giá cả thị trường và các loại nguyên vật liệu cho các phòng ban liên quan Phòng này có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của đơn vị.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu, tiếp thị và bán sản phẩm của công ty với phong cách chuyên nghiệp và năng động Đội ngũ này luôn nỗ lực đáp ứng tối đa các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ.
Bộ phận Marketing có vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường kinh doanh, thực hiện các hoạt động quảng cáo và khuyến mãi, đồng thời tiến hành điều tra nhu cầu và thu thập thông tin về khách hàng cũng như nhà cung cấp.
Bộ phận chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ khách hàng sau khi họ đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty Nhiệm vụ chính của bộ phận này là giải đáp và tư vấn thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ khi khách hàng có yêu cầu Đồng thời, họ cũng thực hiện các hoạt động kiểm tra và xác định mức độ hài lòng của khách hàng thông qua phỏng vấn, gọi điện và bảng hỏi.
2.1.3 Ngành nghề kinh doanh chính
Công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh đa dạng, cho phép linh hoạt trong các hoạt động thương mại và tái sản xuất thiết bị phục vụ ngành môi trường Ngoài ra, công ty còn cung cấp nhiều mặt hàng thiết yếu như xăng, dầu và hóa chất, hỗ trợ quá trình vệ sinh và xử lý rác thải trong ngành.
Thực trạng về công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty Urenco 13
2.2.1 Thực trạng nguồn nhân lực, phân loại hàng tồn kho trong kho Nhân sự trong kho
Nguồn nhân lực trong kho của công ty hiện đang gặp khó khăn do chỉ có một thủ kho nam trẻ tuổi, mới vào nghề và chưa có nhiều kinh nghiệm Thủ kho này chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, linh kiện và thành phẩm, nhưng do vừa mới bắt đầu làm việc được 2 tuần, anh chưa nắm vững quy trình sắp xếp cũng như đặc điểm của các sản phẩm Điều này dẫn đến việc khi xuất kho, anh phải nhờ đến sự hỗ trợ của tổ trưởng bộ phận bán hàng.
Thực trạng nguồn nhân lực tại bộ phận kho hiện nay của công ty được đánh giá thông qua bảng sau:
Bảng 2.1 Năng lực bộ phận kho công ty Urenco 13
STT Họ và tên Chức vụ Trình độ Tuổi
1 Phạm Việt Huy Thủ kho Cử nhân kinh tế 24
2 Nguyễn Ngọc Chinh Kế toán kho Cử nhân kinh tế 24
3 Nguyễn Văn Tuấn Phụ kho, bảo vệ Trung cấp 44
4 Nguyễn Tiến Tùng Phụ kho, bảo vệ Trung học phổ thông 40
Vào đầu tháng 1 năm 2014, công ty Urenco 13 đã bổ sung nhân sự cho bộ phận kế toán kho, có nhiệm vụ lập phiếu xuất nhập cho sổ kế toán liên quan đến linh kiện, hàng hóa và thành phẩm, nhằm phối hợp kiểm soát hàng tồn kho cùng với thủ kho.
Công ty hiện có hai phụ kho kiêm bảo vệ, chú Tùng và bác Tuấn, chịu trách nhiệm lấy hàng, dỡ hàng và sắp xếp hàng hóa theo hướng dẫn Chú Tùng đã làm việc tại đây khoảng 4-5 năm, ban đầu chỉ phụ trách bảo vệ nhưng sau đó được điều xuống hỗ trợ do thiếu nhân lực Bác Tuấn cũng có thời gian làm việc dài tại đây, đảm nhận công việc xếp dỡ hàng hóa và bảo vệ kho Mặc dù trình độ chuyên môn không cao, nhưng cả hai đều có thái độ làm việc tích cực và năng động, cùng với sự hiểu biết về kho và công ty Tuy nhiên, họ cho biết vấn đề bức xúc lớn nhất là mức lương thấp, chỉ từ 3,5 đến 4 triệu đồng/tháng, không có phụ cấp hay thưởng, và chỉ có phạt khi mắc lỗi, khiến họ cảm thấy không công bằng so với công sức bỏ ra và so với các công ty khác Ngoài ra, việc công ty trả lương qua thẻ khiến họ mất thời gian rút tiền, nhưng không ai dám đề xuất ý kiến do lo sợ bị cho thôi việc trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay.
Phân tích nguồn nhân lực tại bộ phận kho của Urenco 13 cho thấy đội ngũ nhân viên có hiểu biết vững về sản phẩm và quy trình làm việc, kết hợp giữa kinh nghiệm của công nhân lớn tuổi và sự năng động của nhân viên trẻ Tuy nhiên, công ty đang gặp khó khăn do nhân sự chủ chốt thiếu kinh nghiệm, dẫn đến quản lý kho không hiệu quả và nguy cơ mất mát hàng hóa Hơn nữa, vấn đề lương thưởng chưa được chú trọng, khiến nhân viên cảm thấy bức bối và có thể dẫn đến tình trạng nghỉ việc hoặc giảm năng suất lao động Urenco 13 cần cải thiện vấn đề này để nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai.
Thực trạng phân loại hàng tồn kho của công ty Urenco 13
Hàng tồn kho của Urenco 13 chủ yếu bao gồm thùng rác, thiết bị xử lý hầm cầu, bể phốt, xe gom rác và nhà vệ sinh lưu động Việc phân loại hàng tồn kho gắn liền với quản lý từng khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và chặt chẽ Bộ phận kho thực hiện phân loại hàng tồn kho một cách cụ thể để tối ưu hóa quy trình này.
Hàng mua đang trên đường được xác định theo các điều khoản cam kết trong hợp đồng giữa công ty Urenco 13 và các đối tác, bạn hàng, nhà cung ứng như Sulo, Long Thành, Sài Gòn, MGB Điều này nhằm xác định quyền sở hữu và trách nhiệm của các bên liên quan đối với hàng hóa và sản phẩm.
Khi hàng hóa được vận chuyển theo điều kiện FOB, quyền kiểm soát sẽ được chuyển giao cho công ty Urenco 13 ngay khi người bán giao hàng cho người vận tải, đại diện cho công ty Do đó, hàng hóa sẽ được tính vào hàng tồn kho của Urenco 13 ngay khi được chuyển giao, mặc dù hàng vẫn đang trong quá trình vận chuyển tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán Việc không ghi nhận đúng sẽ dẫn đến sai lệch trong số liệu hàng tồn kho, ảnh hưởng đến khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán, đồng thời thiếu sót trong nghiệp vụ mua hàng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Hàng hóa vận chuyển theo điều kiện FOB sẽ vẫn thuộc quyền sở hữu và hàng tồn kho của bên bán cho đến khi Urenco 13 nhận được hàng từ người vận chuyển Quyền kiểm soát hàng hóa chỉ được chuyển giao khi Urenco 13 nhận hàng, nghĩa là trách nhiệm của bên bán vẫn tồn tại cho đến thời điểm này.
Thùng rác nhựa Long Thành (60L, 80L, 120L) và các sản phẩm như thùng rác nhựa HDPE MGB 025, chổi quét hút, khung bánh xe, nước khoáng Kim Bôi cần được bảo quản cẩn thận trong kho Việc sắp xếp và chọn vị trí phù hợp là rất quan trọng, nếu không sẽ dễ dẫn đến hư hỏng, biến dạng, rỉ sét hoặc vỡ, từ đó làm giảm giá trị hoặc thậm chí hư hỏng hoàn toàn sản phẩm.
Hàng gửi đi bán là các sản phẩm hoàn thiện của công ty được chuyển đến các đại lý, nhà phân phối và trung tâm giới thiệu sản phẩm.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là một hành động quan trọng giúp công ty lên kế hoạch và chỉ tiêu để giảm giá các hàng hóa lưu trữ Công ty cần tính toán chi phí và điều kiện để thực hiện kế hoạch giảm giá khi cần thiết, nhằm đối phó kịp thời với biến động giá cả trên thị trường Tuy nhiên, Urenco 13 gặp khó khăn do giá sản phẩm thiết bị vật tư môi trường có xu hướng giảm sau khi Việt Nam gia nhập WTO Việc phân loại hàng tồn kho thành các nhóm riêng biệt giúp công ty kiểm soát và quản lý tốt hơn, nhưng bộ phận quản lý kho của Urenco 13 vẫn lúng túng trong việc sắp xếp và phân nhóm các sản phẩm.
2.2.2 Thực trạng hệ thống sổ sách quản lý – nhập xuất hàng tồn kho Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho
Một trong những điểm yếu của nhiều doanh nghiệp Việt Nam là thiếu hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, chủ yếu do công tác ghi chép sổ sách kế toán hàng tồn kho chưa chặt chẽ Hiện tại, công tác ghi nhận hàng tồn kho của công ty cũng phản ánh xu hướng chung của các doanh nghiệp trong nước, khi chưa chú trọng đến việc phân cấp và chi tiết trong quản lý hàng tồn kho Nhận thức được vấn đề này, phòng kế toán tài chính cùng các phòng ban liên quan đã chủ động lập và ghi chép cẩn thận các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho.
Hiện nay, hàng tồn kho của công ty được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chế biến và các chi phí liên quan khác Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì phải sử dụng giá trị thuần có thể thực hiện được Đối với hàng tồn kho mua ngoài, giá gốc bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản, cùng các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng.
Giá gốc của hàng tồn kho tự sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất biến đổi Điều này xảy ra khi Urenco 13 gia công và in ấn thùng rác Composite, HDPE từ nguyên vật liệu nhập khẩu trong giai đoạn 2009 – 2010.
Với đặc thù hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, công ty áp dụng các phương pháp tính giá hàng tồn kho (HTK) cuối kỳ, hạch toán HTK và lập dự phòng giảm giá HTK một cách cụ thể và hiệu quả.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê thường xuyên
Đánh giá chung về công tác quản trị hàng tồn kho của công ty
Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty Urenco 13 trong những năm qua cho thấy việc áp dụng các biện pháp quản trị hàng tồn kho mang lại cả ưu điểm và nhược điểm.
Trong giai đoạn 2011 – 2013, mặc dù thị trường và nền kinh tế gặp nhiều biến động, đặc biệt là năm 2012 đầy khó khăn, công ty vẫn thu hút được khách hàng mới Nhờ đó, sản phẩm và hàng hóa bán ra duy trì ổn định, doanh thu không chỉ giữ vững mà còn có xu hướng gia tăng trong các năm tiếp theo.
Công ty nỗ lực đa dạng hóa nhà cung cấp để nâng cao chất lượng và phong phú hóa nguồn hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của từng đối tượng khách hàng Bằng cách nhanh chóng nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng, công ty mang đến những sản phẩm cạnh tranh cao với sự đa dạng về hình thức, mẫu mã và giá cả, từ đó nâng cao hình ảnh và uy tín của mình.
Để tăng cường doanh số sản phẩm, công ty đã triển khai chính sách quảng cáo trên báo chí và website http://www.urenco13.com.vn, kèm theo các chương trình khuyến mại nhằm chăm sóc khách hàng Đồng thời, để nâng cao uy tín, công ty cũng đã thực hiện dịch vụ sau bán hàng như bảo hành và đổi mới sản phẩm đối với những sản phẩm lỗi hoặc hỏng.
Lao động của công ty chủ yếu trong độ tuổi 21 – 35, là những nhân viên trẻ, nhiệt tình và sẵn sàng học hỏi, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm Hoạt động kinh doanh và buôn bán là nguồn thu chính của Urenco 13, do đó, nhân viên có ngoại hình ưa nhìn, khéo léo và nhanh nhẹn là yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng, tăng cường hiệu quả bán hàng, từ đó nâng cao tốc độ vòng quay hàng tồn kho và cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Trong thời gian qua, công ty đã triển khai các chính sách mới nhằm nâng cao tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua hệ thống điểm thưởng Các công nhân vượt định mức và có tinh thần tự giác sẽ được cộng điểm thưởng quy ra tiền mặt Đồng thời, công ty cũng áp dụng các biện pháp xử phạt đối với hành vi gian lận và vi phạm quy chế, nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống quản lý kho.
Công ty sở hữu đa dạng hàng tồn kho, chủ yếu bao gồm thùng rác và nhà vệ sinh lưu động, là những thiết bị thiết yếu trong ngành môi trường Việc quản lý hàng tồn kho này không chỉ giúp phân loại hàng hóa một cách thuận tiện mà còn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp thông qua việc xây dựng danh mục sản phẩm riêng biệt.
Việc duy trì một lượng hàng tồn kho lớn, mặc dù có xu hướng giảm trong ba năm qua, cho thấy công ty đã sẵn sàng và chủ động ứng phó với biến động giá cả và nhu cầu của khách hàng trong quá trình kinh doanh.
Thời gian thu nợ của công ty đang có xu hướng giảm, điều này giúp hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn từ khách hàng và giảm chu kỳ vận động tiền mặt của doanh nghiệp.
Trình độ nhân viên kho còn hạn chế dẫn đến việc sắp xếp hàng tồn kho và theo dõi chưa khoa học, thiếu tác phong công nghiệp, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Công ty đang đối mặt với vấn đề nghiêm trọng liên quan đến kế toán trưởng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi vừa đảm nhiệm vai trò kế toán trưởng vừa là thủ quỹ, dẫn đến việc tự ý xuất hàng trong kho và chỉ đạo sắp xếp hàng hóa Để khắc phục tình trạng này, công ty cần xây dựng chính sách nhân sự chặt chẽ và phân công công việc một cách hợp lý, rõ ràng hơn.
Công ty chưa tìm kiếm được nguồn cung cấp giá rẻ, việc này dẫn đến chi phí giá vốn hàng bán cao gây ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận
Thời gian luân chuyển hàng tồn kho của công ty kéo dài trên 120 ngày trong suốt 3 năm qua, cho thấy vấn đề trong khả năng thanh toán Chu kỳ vận động tiền mặt cao cho thấy tiền ứng đọng nhiều ở hàng tồn kho và các khoản phải thu Do đó, công ty cần điều chỉnh chính sách quản lý dòng tiền, cải thiện thời gian vòng quay tiền Bên cạnh đó, việc tính toán lại lượng hàng tồn kho hợp lý sẽ giúp giảm chi phí quản lý và lưu kho.
Công ty đang gặp vấn đề về khả năng sinh lợi hàng tồn kho do đầu tư kém hiệu quả, dẫn đến hàng hóa tồn kho vượt quá nhu cầu thực tế Điều này không chỉ gia tăng chi phí lưu kho mà còn tạo ra chi phí cơ hội cho khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho.
Trong giai đoạn 2011 – 2013, công ty duy trì mức hàng tồn kho cao để chủ động cung cấp sản phẩm Tuy nhiên, vào năm 2012, hàng tồn kho đạt 2.442.059.448 đồng, dẫn đến chi phí tồn kho gia tăng trong bối cảnh doanh thu giảm, gây ra nhiều hệ lụy cho tình hình tài chính Đến năm 2013, tình hình cải thiện với sự giảm bớt hàng tồn kho và môi trường kinh doanh thuận lợi, nhưng lượng hàng tồn kho vẫn cao so với nhu cầu tiêu thụ Do đó, công ty cần giảm lượng hàng tồn kho để tiết kiệm chi phí lưu trữ và bảo quản, đồng thời giảm thiểu rủi ro.
Chương 2 của khóa luận tốt nghiệp đã giới thiệu tổng quan, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 và trình bày về thực trạng quản lý hàng tồn kho của công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường Urenco 13, trong đó là thực trạng hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho, công tác kiểm kê tại kho, tình trạng xuất nhập hàng tồn kho, công tác sắp xếp… từ đó đánh giá hiệu quả và đưa ra những ưu điểm cũng như những mặt còn tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty để làm cơ sở đưa ra được những giải pháp trong chương 3 nhằm khắc phục những tồn tại đó.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
Định hướng phát triển của công ty Urenco 13 trong thời gian tới
Urenco 13 là một doanh nghiệp chủ yếu cung cấp các sản phẩm về môi trường, công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm và phương thức phục vụ khách hàng Hơn thế nữa, do sử dụng nhiều lao động khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hóa… nên đã tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phức tạp Nâng cao văn hóa doanh nghiệp, đào tạo đội ngũ nhân viên năng lực, có trách nhiệm, tận tụy với công việc và khách hàng là một trong những mục tiêu phát triển dài hạn của công ty Là chiến lược có tính ảnh hưởng lâu dài, quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh được ban lãnh đạo coi trọng và xây dựng các kế hoạch, chính sách có định hướng lâu dài
Trong tương lai, công ty sẽ tập trung phát triển chuyên sâu và mở rộng đa dạng mẫu mã, mặt hàng để trở thành một trong những nhà cung cấp vật tư thiết bị môi trường hàng đầu tại Việt Nam Cam kết nỗ lực không ngừng, công ty hướng đến việc đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty cần thực hiện các biện pháp hiệu quả.
Xây dựng lực lượng cán bộ công nhân viên ổn định tư tưởng, hoàn thiện tổ chức, đổi mới doanh nghiệp, hoạt động một cách hiệu quả
Để đảm bảo sự ổn định trong kinh doanh, cần cân đối thu – chi và sử dụng vốn đầu tư hiệu quả Việc dự báo và loại trừ các khoản nợ khó đòi cùng các yếu tố rủi ro là rất quan trọng Đồng thời, tiếp tục nghiên cứu thị trường và tìm kiếm cơ hội đầu tư mới sẽ giúp thực hiện chiến lược đa dạng hóa ngành nghề, từ đó chủ động ứng phó với sự biến động của thị trường.
Để có thể thực hiện một cách hiệu quả, trước tiên công ty phải phát triển được một lượng khách hàng mới, duy trì lượng khách hàng cũ
Xây dựng hình ảnh một công ty chuyên nghiệp và tận tâm, cam kết mang lại sự hài lòng cho khách hàng, từ đó lan tỏa thương hiệu một cách sâu rộng trong cộng đồng.
Phát triển các loại hoạt động dịch vụ trên cả phương diện chất và lượng
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, cần đẩy mạnh các hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng Điều này bao gồm việc xây dựng biểu trưng hình ảnh sản phẩm, tạo ra video và tài liệu giới thiệu về tính năng và tác dụng của sản phẩm, cũng như tổ chức các cuộc hội thảo để giới thiệu dịch vụ và sản phẩm đến khách hàng.
1 Định hướng phát triển công ty cổ phần vật tư – thiết bị môi trường Urenco 13 giai đoạn 2015 – 2020
Nhiều doanh nghiệp, bao gồm Urenco 13, đang tìm cách mở rộng và đa dạng hóa hoạt động để phù hợp với xu thế toàn cầu hóa Điều này tạo ra cơ hội lớn nhưng cũng đặt ra thách thức không nhỏ cho các công ty.
Áp dụng hệ thống hàng tồn kho phân loại ABC
Hệ thống tồn kho phân loại ABC
Trong giai đoạn 2011 – 2013, hàng tồn kho của công ty chiếm tỷ trọng cao, dẫn đến khả năng thanh toán nhanh bị giảm sút Sự tồn kho lớn cũng làm giảm vòng quay hàng tồn kho, ảnh hưởng tiêu cực đến thời gian vòng quay tiền và hiệu quả kinh doanh chung của công ty.
Urenco 13 cần thiết lập một phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm dựa trên mức độ quan trọng của chúng Phương pháp ABC sẽ được áp dụng để phân loại và bảo quản hàng hóa, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho.
Biểu đồ 3.1 Mô hình phân tích tài sản theo tiêu chí ABC Đơn vị tính: %
Để làm rõ thông tin từ đồ thị, bảng dưới đây cung cấp số liệu về các loại hàng tồn kho, bao gồm số lượng và giá trị hàng năm của từng loại Hàng tồn kho được phân loại theo giá trị và tỷ lệ: nhóm A gồm hàng có giá trị lớn nhưng số lượng mua ít, nhóm C là hàng có giá trị nhỏ nhưng mua với số lượng lớn, trong khi nhóm B chứa hàng có giá trị trung bình, chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho.
Giá trị hàng năm Tổng số HTK
Bảng 3.1 Phân loại các loại hàng hóa của công ty theo phân tích ABC
Nhu cầu hàng năm (đơn vị)
Tỷ trọng theo số lượng (%)
Giá đơn vị (triệu đồng)
Tổng giá trị (triệu đồng)
Tỷ trọng theo giá trị (%)
Chổi thép, trụ nhựa xe quét hút (1) 102 2,95% 3,6 367,2 14,54%
Hộp đựng chất thải sắc nhọn (4) 1160 33,51% 0,1 116 4,59%
(Nguồn: Bảng tổng hợp các loại sản phẩm)
Như vậy, việc xếp hạng ABC cho các loại hàng hoá ở trên được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 3.2 Xếp loại ABC cho hàng tồn kho
Nhóm hàng Số thứ tự các mặt hàng
% so với tổng giá trị hàng năm
% so với tổng số lượng hàng tồn kho
(Nguồn: Xử lý số liệu từ bảng 3.1 )
Công ty cần chú ý đến việc đầu tư có trọng tâm khi thực hiện mua sắm Cụ thể, khi quyết định mua hàng nhóm A so với nhóm C, cần ưu tiên nguồn lực lớn hơn cho nhóm A và xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho từng nhóm hàng.
Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần;
Hàng tồn kho nhóm B được tính toán theo chu kỳ dài hơn, thường là hàng quý, trong khi hàng tồn kho nhóm C được tính toán mỗi 6 tháng một lần.
Bộ phận lưu kho có khả năng lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho hiệu quả, xác định lượng hàng cần kiểm toán hàng ngày dựa trên bảng tính toán dưới đây.
Bảng 3.3 Bảng kế hoạch quản lý hàng tồn kho Nhóm hàng
Số lượng Chu kì kiểm toán Lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày
A 692 Mỗi tháng (25 ngày) 692/ 25 = 27,7 loại hàng/ ngày
B 900 Mỗi quý (60 ngày) 900/ 60 = 15 loại hàng/ ngày
C 1870 Nửa năm (120 ngày) 1870/ 120 = 15,6 loại hàng/ ngày
Tổng cộng 58,3 loại hàng/ ngày
(Nguồn: Xử lý từ bảng phân loại và bảng xếp loại ABC cho hàng tồn kho)
Khi áp dụng hiệu quả các mô hình, công ty sẽ cần duy trì lượng dự trữ hàng tồn kho lớn, dẫn đến khối lượng thành phẩm giảm 25% và dự phòng giảm giá hàng tồn kho giảm 45% Khoản chi phí tiết kiệm được sẽ được sử dụng để đầu tư vào các nguồn lực khác của công ty.
Bảng 3.4 Đánh giá lại hàng tồn kho khi sử dụng phân tích ABC Đơn vị: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2013 Dự kiến
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (745.876.739) (410.232.206)
Số vòng quay HTK (vòng) 2,94 3,53
Thời giam quay vòng HTK (ngày) 123,77 101,99
(Nguồn: Xử lý từ BCTT và các số liệu dự đoán)
Việc áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho (HTK) thông qua phân loại HTK theo mô hình ABC giúp công ty cải thiện các chỉ tiêu tài chính, giảm chi phí và nâng cao tỷ suất sinh lời Điều này không chỉ thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Áp dụng mô hình EOQ tính lượng đặt hàng tối ưu
Khi áp dụng mô hình hàng tồn kho EOQ để tính lượng đặt hàng tối ưu, nhà quản trị cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm là:
Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu để chi phí đặt hàng là nhỏ nhất
Khi nào thì tiến hành đặt hàng để hàng về kho kịp để cung cấp cho khách hàng (không bị thiếu hàng hóa, sản phẩm)
Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho giúp nhà quản trị xác định sản lượng đơn hàng tối ưu Q* Để đạt được điều này, có nhiều mô hình tồn kho khác nhau phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp và đặc điểm sản phẩm Đề xuất áp dụng mô hình EOQ cho Urenco 13, vì hàng hóa mua vào sẽ được đưa vào kho mà không giữ lại dự trữ Bên cung ứng không khấu trừ theo số lượng, và công ty luôn duy trì một lượng tồn kho nhất định, do đó không xảy ra tình trạng thiếu hụt Mô hình EOQ đơn giản và phổ biến, giúp tính toán sản lượng tối ưu Q* một cách hiệu quả.
Để áp dụng mô hình EOQ, công ty cần nắm rõ các thông tin quan trọng như nhu cầu hàng tồn kho hàng năm (D), nhu cầu hàng tồn kho hàng ngày (d), chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng (S) và chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị hàng hóa (H) trong từng năm, cụ thể là năm 2011.
2012, 2013 cùng thực hiện thông qua các giả định rõ ràng sau:
Nhu cầu về hàng tồn kho ổn định (không thay đổi);
Thời gian chờ hàng kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng là xác định và không thay đổi;
Công ty tiếp nhận toàn bộ số hàng đặt mua từ nhà cung ứng tại cùng một thời điểm;
Công ty không được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp;
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí tồn kho là chi phí dự trữ và chi phí đặt hàng;
Để tránh tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho, việc thực hiện đơn hàng đúng hạn là rất quan trọng Cần xác định lượng hàng tồn kho tối ưu và nhu cầu hàng tồn kho hàng năm cũng như hàng ngày của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013, với giả định công ty hoạt động 300 ngày mỗi năm Khi đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời điểm, sẽ không xảy ra gián đoạn trong sản xuất và tiêu thụ.
Bảng 3.5 Nhu cầu hàng tồn kho giai đoạn 2011 – 2013 của công ty Urenco 13 Đơn vị tính: Sản phẩm
Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm (D)
SL HTK tồn đầu năm +
SL HTK nhập trong năm – SL HTK cuối năm
Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày
Số ngày làm việc trong năm 6,70 10,66 9,25
(Nguồn: Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2011 – 2013)
Thứ hai, xác định chi phí đặt hàng cho một đơn hàng:
Bảng 3.6 Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Công thức tính Năm
Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng (S)
Chi phí gọi điện, fax giao dịch Chi phí vận chuyển
Chi phí giao nhận, kiểm tra hàng hóa
2780000 450.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Trong giai đoạn 2011 – 2013, chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa được xác định bằng cách lấy tổng chi phí lưu kho hàng năm chia cho số lượng hàng tồn kho (HTK) mỗi năm.
Bảng 3.7 Tổng chi phí lưu kho – Chi phí lưu kho đơn vị giai đoạn 2011 – 2013 Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng chi phí lưu kho mỗi năm
Chi phí kho hàng Chi phí vật tư, thiết bị (điện, nước…)
Chi phí về nhân lực (bảo vệ, quản lý kho)
Chi phí lưu kho đơn vị (H)
Tổng chi phí lưu kho mỗi năm
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Dựa vào các thông số (D), (S), (H) đã thu được, chúng ta có thể tính toán mức tồn kho tối đa (Q*), tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin), khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*), điểm tái đặt hàng (ROP) và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*) Với giả định thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến khi kho nhận được hàng (L) là 7 ngày làm việc trong cả 3 năm, thông tin chi tiết được trình bày trong bảng dưới đây.
Bảng 3.8 trình bày các chỉ tiêu quan trọng liên quan đến mô hình EOQ, bao gồm lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu cho các năm 2011, 2012 và 2013 Các công thức tính toán được áp dụng để xác định các chỉ tiêu này, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho và giảm thiểu chi phí.
Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) H
Tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TC min )
Khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*) T* = Q* d 63,05 ngày 64,52 ngày 63,71 ngày Điểm tái đặt hàng
Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*) n* = D Q*
(Nguồn: Tính toán của tác giả) Nhận xét:
Trong giai đoạn 2011 – 2013, mức sản lượng đặt hàng trung bình của công ty luôn cao hơn mức sản lượng đặt hàng tối ưu Q* được tính toán theo mô hình EOQ.
Bảng 3.9 trình bày mức sản lượng đặt hàng trung bình trong một đơn hàng thực tế của công ty, so sánh với mức sản lượng đặt hàng tối ưu theo mô hình EOQ, với đơn vị tính là sản phẩm.
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Q thực tế của công ty 709,11 724,56 612,38
Công ty đặt hàng với số lượng lớn có thể gặp nhược điểm về chi phí lưu kho, bao gồm chi phí thuê kho, chi phí nhân lực bảo vệ và chi phí cơ hội từ khoản đầu tư vào hàng tồn kho Tuy nhiên, việc đặt hàng với số lượng lớn cũng giúp giảm số lần đặt hàng, từ đó làm giảm chi phí đặt hàng tổng thể của công ty.
Tổng chi phí tồn kho thực tế của công ty không chỉ bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, mà còn phải xem xét chi phí cơ hội và chi phí thiệt hại khi không có hàng, hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận Mô hình EOQ chỉ tính toán chi phí đặt hàng và lưu kho, bỏ qua các chi phí khác, dẫn đến kết quả chưa hoàn toàn chính xác Do đó, Urenco 13 cần kết hợp kết quả từ mô hình EOQ với tình trạng sản xuất kinh doanh thực tế để đưa ra quyết định dự trữ hàng tồn kho hợp lý.
Cải tiến lại công tác sắp xếp vị trí hàng hóa tại kho
Cơ sở của giải pháp
Hiện trạng kho hàng của công ty cho thấy mặc dù diện tích kho rộng, nhưng cách sắp xếp và bố trí chưa hợp lý dẫn đến việc hàng hóa thường phải để bên ngoài kho khi không còn chỗ chứa Điều này làm cho kho hàng không được kiểm soát chính xác bởi thủ kho, vì hàng hóa bên ngoài sẽ không thuộc trách nhiệm của họ Đây là nguyên nhân chính gây ra tình trạng mất mát và khó khăn trong việc quản lý hàng hóa trong kho.
Hàng hóa trong kho cần được phân loại rõ ràng thành các khu vực riêng biệt như kho thùng rác Inox, nhựa HDPE, thùng rác y tế, nước khoáng Kim Bôi, thùng rác nhựa Composite, và thiết bị xử lý hầm cầu, bể phốt Tuy nhiên, việc sắp xếp hiện tại chưa hợp lý và hàng hóa cồng kềnh thường bị để ngoài lối đi và bãi đỗ xe, dẫn đến tình trạng mất trật tự Sự thiếu linh hoạt trong cách sắp xếp hàng hóa đã gây khó khăn trong việc kiểm soát số lượng và đảm bảo chất lượng hàng tồn kho.
Nội dung của giải pháp
Dựa trên thực trạng cùng hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, cách sắp xếp bố trí cụ thể được đề xuất như sau:
Qua quá trình quan sát và phân tích, lượng sản phẩm thùng rác nhựa HDPE và Composite đang ngày càng tăng Do đó, kho hàng cho hai sản phẩm này sẽ được đặt tại kho số 1, trong khi xe gom rác và nhà vệ sinh lưu động sẽ được chuyển sang kho số 4 và 5.
Thiết bị xử lý hầm cầu và bể phốt của hãng Enchoi Magic có kích thước nhỏ gọn và dễ dàng sắp xếp Do nhu cầu bán ra không cao, kho hàng đã được chuyển đổi thành phòng giới thiệu sản phẩm để tận dụng diện tích gác xếp.
Trong quá trình chuyển kho nước khoáng Kim Bôi và kho thùng rác y tế, việc kiểm kê lại lượng hàng tồn kho thực tế là rất cần thiết do số lượng sản phẩm lưu chuyển hàng ngày cao Hiện tại, thủ kho không nắm rõ số lượng thực tế của hàng tồn kho, trong khi phòng kế toán cũng không chắc chắn về tính chính xác của số liệu trên sổ sách so với thực tế.
Khi thực hiện chuyển kho, Công ty cần xác định rõ quyền và nghĩa vụ của thủ kho để tránh tình trạng kế toán trưởng hoặc nhân viên phòng kế toán nắm quyền của thủ kho Thực tế cho thấy, nếu không có sự hiện diện của thủ kho, kế toán trưởng hoặc bất kỳ nhân viên nào trong phòng kế toán cũng có thể xuất hàng ra ngoài.
Sơ đồ kho mới được đề xuất cụ thể dưới đây:
Xe gom rác, nhà vệ sinh lưu động
Phòng giới thiệu sản phẩm và kho thiết bị xử lý hầm cầu, bể phốt
Kho thùng rác Inox, nhựa HDPE, nhựa
Nước khoáng Kim Bôi các loại
Công ty cần nâng cấp và sửa chữa kho để đảm bảo an toàn và nâng cao chất lượng Việc xử lý tình trạng thấm nước, quét sơn hoặc vôi để tiết kiệm chi phí, cùng với việc thay mới thiết bị trong kho là rất quan trọng Ngoài ra, lắp đặt thêm hệ thống giá đỡ và kệ, cũng như mở rộng diện tích kho sẽ giúp giải quyết tình trạng thiếu chỗ khi hàng mới về và cải thiện mỹ quan tổng thể.
Sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho
Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho, nhưng VsoftHQ.IM nổi bật như một giải pháp phù hợp cho công tác quản lý kho tại Urenco 13.
Hệ thống VsoftHQ.IM được triển khai trên mạng nội bộ của từng kho theo mô hình Client-Server, giúp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ như nhập kho, xuất kho, kiểm kê và báo cáo tồn kho Việc áp dụng hệ thống này mang lại nhiều ưu điểm cho công ty, bao gồm quản lý dữ liệu tập trung và điều hành kinh doanh hiệu quả hơn.
Vsoft HQ.IM được thiết kế để quản lý dữ liệu của các kho trong hệ thống một cách dễ dàng hơn
VsoftHQ.IM cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh theo thời gian thực tại mỗi kho, cho phép nhà quản lý tại trụ sở chính theo dõi toàn bộ quy trình nhập, xuất và tồn kho Hệ thống này giúp công ty tích hợp dữ liệu từ các chi nhánh khác nhau, từ đó đưa ra phân tích tổng hợp về hoạt động nhập, xuất và tồn kho trên toàn hệ thống.
Sơ đồ 3.1.Quy trình vận hành VsoftHQ.IM
Một số kiến nghị đối với công ty Urenco 13
Công ty Urenco 13 hiện chưa có chiến lược dự báo nhu cầu sản phẩm rõ ràng, dẫn đến việc đặt hàng phụ thuộc vào quyết định của Giám đốc và sự phê duyệt từ công ty mẹ Các phòng ban chức năng cũng chưa thực hiện bất kỳ tính toán nào liên quan đến công tác này.
Công tác bán hàng của công ty gặp nhiều khó khăn, dẫn đến hàng hóa không được bảo quản tốt, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và doanh thu không ổn định Khách hàng ngày càng có xu hướng ngừng sử dụng sản phẩm, khiến Giám đốc công ty phải trực tiếp giao hàng cho khách ở các tỉnh để thu thập thông tin, tìm hiểu nguyên nhân giảm sút doanh thu và mất lòng tin từ phía khách hàng.
Công ty chưa xây dựng phương pháp tính hàng tồn kho, dẫn đến khó khăn trong việc xác định các chi phí liên quan như chi phí tồn trữ và chi phí bảo quản Hơn nữa, tình trạng thừa hàng tồn kho thường xuyên xảy ra, khiến công ty gặp nhiều khó khăn trong quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.
Tốn kém chi phí bảo quản, chi phí tồn trữ hay vốn bị ứ đọng lại tại hàng tồn kho
Thiếu vốn sản xuất kinh doanh buộc Urenco 13 phải vay, dẫn đến chi phí lãi vay cao và hàng hóa dễ lỗi mốt do công nghệ thay đổi Để xác định lượng hàng dự trữ tối ưu và giảm chi phí tồn trữ, công ty cần giám sát hàng tồn kho thường xuyên theo tuần, tháng, quý và năm Phòng Kế toán, với thông tin hàng tồn kho rõ nhất, nên là nơi bắt đầu giám sát Phòng Kinh doanh cũng cần theo dõi nhu cầu sản phẩm để đưa ra quyết định về hàng hóa cần thiết Nhân viên quản lý kho cần theo dõi biến động hàng tồn để tư vấn cho lãnh đạo Áp dụng hệ thống ABC và mô hình quản trị EOQ sẽ giúp Urenco 13 tối ưu hóa quản lý kho, nâng cao hiệu quả trong tương lai.
Chương 3 của khóa luận tốt nghiệp đã đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những yếu điểm trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường Urenco 13 Ngoài ra hệ thống ABC cùng mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ đã được ứng dụng vào điều kiện thực tế của công ty để ước lượng mức đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ kho tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn hàng tối ưu trong giai đoạn 2011 – 2013
Trong quá trình nghiên cứu tại công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường Urenco 13, tôi đã có cái nhìn tổng quan và hiểu biết sâu sắc về hoạt động của công ty, điều mà kiến thức trên lớp không thể cung cấp Sự khác biệt trong cách thực hiện công việc tại đây thể hiện rõ, khi các nhiệm vụ thực tế dựa trên lý thuyết nhưng được điều chỉnh tùy theo đặc thù và yêu cầu cụ thể.
Thời gian thực tập đã cho em nhận thức rằng việc áp dụng kiến thức lý thuyết một cách cứng nhắc sẽ không mang lại hiệu quả cao Lý thuyết cần được hỗ trợ bởi thực tiễn để đạt kết quả khả quan Dưới sự hướng dẫn tận tình của Th.S Vương Thị Thanh Trì và các nhân viên công ty Urenco 13, em đã củng cố kiến thức và học hỏi nhiều điều mới Thực tập đã giúp em tìm hiểu sâu về quản lý hàng tồn kho, từ đó thiết lập mô hình quản trị phù hợp và đề xuất giải pháp cải thiện công tác quản lý hàng tồn kho, hỗ trợ cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
Do thời gian nghiên cứu và trình độ có hạn, phân tích đánh giá trong khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót và có thể mang tính chủ quan Các giải pháp đưa ra có thể chưa được tối ưu Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ và góp ý từ quý thầy cô giáo cùng các anh chị cán bộ công nhân viên trong công ty để hoàn thiện khóa luận này hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế - Quản lý, đặc biệt là Thạc Sĩ Vương Thị Thanh Trì, cùng với sự hỗ trợ nhiệt tình từ các anh chị tại phòng Kế hoạch – Tài chính của công ty, đã giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2015
1 Bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013
2 Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm 2012 của công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13
3 Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm 2013 của công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Bộ tài chính Việt Nam (2001), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02, Quyết định số 149/ 2001/ QĐ – BTC
2 Nguyễn Hải Sản (2012), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động, Hà Nội, tr.409- 420
3 PGS TS Nguyễn Đình Kiệm – TS Bạch Đức Hiền (2008), Giáo trình tài chính doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội
4 PGS TS Nguyễn Thu Thủy (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động, Hà Nội
5 Th.S Vương Thị Thanh Trì (2015), Quản trị sản xuất và tác nghiệp, Đại học Thăng Long, Hà Nội chương 9
6 Ths.S Chu Thị Thu Thủy (2012), Bài giảng Quản lý tài chính doanh nghiệp 1, Đại học Thăng Long, Hà Nội
7 TS Trương Đức Lực – TS Nguyễn Đình Trung (2013), Giáo trình quản trị tác nghiệp, NXB Đh Kinh tế quốc dân, Hà Nội
8 Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý (2008), Quản lý tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội.