khóa luận tốt nghiệp thực trạng kho hàng tại công ty tnhh lpl và đề xuất một số giải pháp

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO VÀ QUẢN LÝ KHO TRONG DOANH NGHIỆPKhái quát chung về kho 1.1.1 Khái niệm về khoKho bãi được định nghĩa là nơi cất giữ, lưu trữ nguyên liệu, vật tư, hàng h

VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Quản Lý Công Nghiệp

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LPL VÀ

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP

Sinh viên thực hiện : Tạ Thị Thơm

Lớp : –

Giảng viên hướng dẫn : TS Dương Mạnh Cường

Quản lý công nghiệp

Viện : Kinh Tế và Quản Lý

TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên sinh viên: Tạ Thị Thơm

Lớp: Quản Lý Công Nghiệp

Đề tài Thực trạng kho hàng tại Công ty TNHH LPL và đề xuất một số giải pháp

I NỘI DUNG NHẬN XÉT:

Tiến trình thực hiện khóa luận:

Nội dung của khóa luận:

Cơ sở lý thuyết:

Các số liệu, tài liệu thực tế:

Phương pháp và mức độ giải quyết các vấn đề:

Hình thức của khóa luận:

Hình thức trình bày:

Kết cấu của khóa luận:

Những nhận xét khác:

II ĐÁNH GIÁ VÀ CHO ĐIỂM:

Tiến trình làm khóa luận :

Nội dung khóa luận :

Hình thức khóa luận :

nămNGƯỜI HƯỚNG DẪN

TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN DUYỆT

Họ và tên sinh viên: Tạ Thị Thơm

Lớp: Quản Lý Công Nghiệp

Đề tài Thực trạng kho hàng tại Công ty TNHH LPL và đề xuất một số giải

I NỘI DUNG NHẬN XÉT:

Nội dung của khóa luận:

Hình thức của khóa luận:

Những nhận xét khác:

II ĐÁNH GIÁ VÀ CHO ĐIỂM:

Nội dung khóa luận :

Hình thức khóa luận :

Tổng cộng: / 100 (Điểm : )

năm NGƯỜI DUYỆT

LỜI CAM ĐOAN

Em xin được cam đoan chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng kho tại Công ty TNHH LPL và đề xuất một số giải pháp’’ là công trình nghiên cứu

của bản thân Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong bài khóa luận là trung thực Tất

cả các tham khảo và kế thừa đều được trích dẫn và tham chiếu đầy đủ Bài nghiên cứu được phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn tại

Hà Nội, ngày năm 202

Sinh viên thực hiện

Tạ Thị Thơm

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu và Quý Thầy Cô

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội – những người hầy đã dìu dắt em từ khi mới

bước chân vào cổng trường đại học Không chỉ truyền đạt những kiến thức trong

Thầy Cô còn mang đến cho chúng em những bài học từ kinh nghiệm cuộc đời, từ sự từng trải, dạy chúng em cách ứng xử và thái độ đúng đắn chtình huống khác nhau

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy TS Dương Mạnh Cường giảng

viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này Mặc dù bận rộn với công việc giảng dạy và hoạt động trong nhà trường cũng như công việc của hoa nhưng Thầy vẫn dành thời gian hướng dẫn cặn kẽ, tận tình cho chúng em Nhờ có sự giúp đỡ củaThầymà không chỉ hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp, em còn có thêm các kỹ năng trong nhận thức và đánh giá các vấn đề

Ngoài ra em xin cảm ơn sự động viên, khích lệ của Thầy C cùng các bạn trong suốt thời gian qua đã giúp em đạt được kết quả này Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả nỗ lực của bản thân, nhưng do sự hạn chế về trình độ, kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn, bài luận của em còn có những thiếu sót và khiếm khuyết Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp và sự chỉ dẫn từ phía Thầy Cô để kết quả của em được hoàn thiện và có ý nghĩa hơn

Em xin kính chúc Ban Giám Hiệu nhà trường và Quý Thầy Cô luôn dồi dào sức khỏe, vui vẻ và thành công trong sự nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn!

1.1 Khái quát chung về kho

1.1.1 Khái niệm về kho

quát chung về hàng tồn kho

1.1.3 Phân loại kho

1.1.4 Vai trò của kho hàng

1.1.5 Chức năng của kho

hiệm vụ của kho

1.2 Khái quát về quản lý kho

1.2.1 Khái niệm về quản lý kho

1.2.2 Tầm quan trọng của công tác quản lý kho

1.3 Một số kỹ thuật trong việc quản lý kho

1.3.1 Các mô hình tồn kho

hân loại hàng tồn kho

1.3.3 Thiết kế, bố trí và sắp xếp hàng hóa trong kho

1.3.4 Các hoạt động quản lý kho thành phẩm

1.3.5 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kho

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LPL

2.1 Tổng quan về công ty

2.1.1 Giới thiệu về Công ty LPL

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty LPL

2.1.3 Giá trị cốt lõi

2.1.4 Những sản phẩm kinh doanh chính tại công ty

2.1.5 Khái quát kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2018

2.2 Thực trạng kho hàng master tại công ty TNHH LPL

2.2.1 Giới thiệu về kho hàng

2.2.2 Quy trình xuất – nhập hàng trong kho

2.2.3 Bố trí kho hàng

2.2.5 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản lý kho

2.2.6 Đánh giá công tác quản lý kho tạ

2.2.7 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý kho

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ KHO, TĂNG NĂNG SUẤT KHO TẠI CÔNG TY LPL

3.1 Bố trí lại khu để hàng trong kho, nâng cấp và tạo thêm không gian chứa hàng

3.1.1 Cơ sở của giải pháp

3.1.2 Nội dung giải pháp

3.1.3 Hiệu quả

3.2 Phân loại hàng hoá theo phương pháp ABC

3.2.1 Cơ sở của giải pháp

3.2.2 Nội dung giải pháp

3.2.3 Hiệu quả

3.3 Nâng cao trình độ chuyên môn nguồn nhân lực

3.3.1 Cơ sở của giải pháp

3.3.2 Nội dung giải pháp

3.3.3 Hiệu quả

PHẦN KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mô hình chu kì đặt hàng dự trữ

Hình 1.4 Phân loại hàng hóa theo phương pháp ABC

Hình 1.5 Quy trình nhận hàng tại kho thành phẩm

Hình 1.6 Quy trình kiểm kê hàng hóa

Hình 1.7 Tận dụng không gian kho

Hình 1.8 Thời gian lấy hàng

Hình 2.1 Văn phòng LPL tại Hà Nội

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức tại Công ty LPL

Hình 2.3 Biểu đồ tỷ trọng các sản phẩm kinh doanh chính tại công ty LPL

Hình 2.4 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty LPL năm 2021

Hình 2.16 Một số sản phẩm bị tổn thất được bóc ra để kiểm tra

Hình 2.17 Bảng tồn kho hàng hoá tại LPL

Hình 2.18 Giá kệ laptop trong kho

Hình 2.19 Giá kệ trong kho

Hình 3.1 Layout kho hàng sau khi được cải tiến

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Nhân sự kho tại LPL

Bảng 2.2 Nhân sự bộ phận kỹ thuật tại LPL

Bảng 2.3 Danh mục hàng hoá trong kho

Bảng 2.4 Sản lượng Nhập Xuất những năm gần đây tại LP

Bảng 2.5 Hiệu quả quản lý kho thông qua hệ thống KPI của LPL

Bảng 3.1 Ví dụ về phân loại hàng hoá theo phương pháp ABC

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như ngày nay, đặc biệt là các lĩnh vực về sản phẩm công nghệ như máy tính xách tay, điện thoại, việc mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như vấn đề về khan hiếm linh kiện chip điện tử đã đặt ra nhiều bài toán rất hóc búa với các nhà sản xuất và phân phối sản phẩm công nghệ Trong

đó, vấn đề về kho hàng, nơi mà với các đơn vị kinh doanh thiết bị điện tử đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc trưng bày, phân phối hàng hoá giữa nhiều các chi nhánh khác nhau trong bối cảnh khan hiếm hàng hoá như hiện tại Nếu hàng hoá không được phân bổ đều sẽ dẫn đến tình trạng nhiều cửa hàng bị thiếu hàng trong khi một số cửa hàng lại bị lượng tồn kho lớn Ngoài ra nhiều cửa hàng hiện tại để tiết kiệm chi phí cũng như tăng tính thẩm mỹ đã sử dụng cách tích hợp kho hàng trở thành nơi trực tiếp trưng bày sản phẩm Với các cửa hàng thiết bị điện tử hiện tại thì vấn đề về kho hàng đang ngày càng được chú ý nhiều hơn Một kho hàng tốt sẽ đáp ứng được tiêu chí thẩm mĩ cũng như tạo lợi thế cạnh tranh khi sản phẩm của mình luôn được phân phối đều, tránh tình trạng bị thiếu hàng và dẫn đến khách hàng sẽ chọn các đơn vị bán lẻ khác Qua đó từng bước nâng cao được năng lực cạnh tranh của chuỗi cửa hàng Nắm bắt được vấn đề này, em đã thực hiện đề tài: “Nâng cao chất lượng kho hàng tại chuỗi cửa hàng Lapvip”

Mục tiêu của đề tài

Trước hết là đánh giá, phân tích hoạt động của việc quản lý, triển khai kho hàng hiện tại Từ đó sẽ tìm ra các điểm còn bất cập và đưa ra các phương án cải thiện những tồn đọng đó và tiếp tục nâng cao thêm hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

*Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu đến hoạt động quản lý và vận hành kho của công tLPL, có địa chỉ tại 294 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội

*Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: Giới hạn trong phạm vi kho hàng của công ty LPL, bao gồm các kho hàng ở TP Hồ Chí Minh và Hà Nội

Thời gian: Dựa trên số liệu từ năm 2019 đến hiện tại.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Dựa trên các báo cáo, tài liệu của công

ty để đưa ra đánh giá về hiệu quả hoạt động của công ty

- Phương pháp quan sát hệ thống: Quan sát thực tế các quy trình làm việc, nghiệp vụ của các bộ phận trong công ty

- hương pháp thống kê, tổng hợp: Tổng hợp và thống kê lại các số liệu dựa trên các tài liệu đã nghiên cứu và các hoạt động thực tế

- Phương pháp khảo sát: Trực tiếp trao đổi với nhân viên công ty để cung cấp thông tin cụ thể và khách quan

Cấu trúc của khoá luận

Khoá luận được trình bày bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kho và quản lý kho trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý kho tại công ty LPL

Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý kho, tăng năng suất kho tại công ty

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO VÀ QUẢN LÝ KHO TRONG DOANH NGHIỆP

Khái quát chung về kho

1.1.1 Khái niệm về kho

Kho (bãi) được định nghĩa là nơi cất giữ, lưu trữ nguyên liệu, vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong quá trình chu chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của dây chuyền cung ứng

1.1.2 Khái quát chung về hàng tồn kho

Khái niệm hàng tồn kho:

Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào

sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn

hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang… (Nguồn: Giáo trình Hạch toán

kế toán trong các doanh nghiệp PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)

Phân loại hàng tồn kho:

Có nhiều cách thức khác nhau dùng để phân loại hàng tồn kho nhưng bài luận văn này sẽ chỉ đề cập đến cách phân loại hàng tồn kho theo các giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất Với cách phân loại này, có thể chia hàng tồn kho thành 3 loại

Nguyên vật liệu: bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử

dụng trong quá trình sản xuất của mình Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình

Nó có thể gồm các loại nguyên vật liệu cơ bản, bán thành phẩm hoặc cả hai Việc duy một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp Ngoài ra khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một

số lượng hàng tồn kho sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời với chi phí ổn định

Sản phẩm dở dang: bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một

công đoạn nào đó của quá trình sản xuất hoặc đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn hoặc đang chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất Tồn trữ sản phẩm dở

là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi Vì những lý do này mà bộ phận sản xuất của các doanh nghiệp sẽ luôn muốn duy trì một mức tồn trữ sản phẩm dở dang hợp lý Nói chung, khi một doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài hơn thì mức độ tồn trữ sản phẩm dở dang cũng lớn hơn

Thành phẩm: bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình

và đang chờ được tiêu thụ Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một doanh nghiệp Dưới góc độ của bộ phận Marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất

kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho bị hết Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào phải trải qua một quá trình sản xuất trước khi biến thành thành phẩm cuối cùng nên hàng tồn kho của doanh nghiệp thường bao gồm cả ba loại: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm Đối với các doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp kiếm lời thông qua việc mua hàng hóa từ nhà cung cấp rồi bán lại cho khách hàng Hàng tồn kho chủ yếu là thành phẩm (hàng hóa mua về để bán), hầu như không có dự trữ hàng tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang

1.1.3 Phân loại kho

Tùy theo mô hình của mỗi công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác biệt Hiện nay nếu phân loại kho hàng Logistics theo đặc thù của hàng hóa cần quản lý người ta thường phân loại theo từng lĩnh vực Trong xã hội thì sự tồn tại của kho là một tất yếu khách quan, nhưng trong một tổ chức thì không nhất thiết

phải xây dựng một hệ thống kho riêng có của mình Có nhiều loại kho, nên khi có nhu cầu có thể lựa chọn, sử dụng loại kho nào mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất

- Phân loại theo nhiệm vụ chính:

Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất,

hay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá Kho này chỉ làm nhiệm

vụ gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất

Kho tiêu thụ: Kho này chứa các thành phần của nhà máy sản xuất ra Nhiệm vụ

của kho này là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói hình thành những lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nhiệp thương mại hoặc đơn vị tiêu dùng khác

Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận động của hàng hoá ở các ga,

cảng, bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác

Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hoá trong một thời gian dài

và chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp

Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao

hàng thuận tiện cho các đơn vị khách hàng Thuộc loại kho này là hệ thống kho nguyên, nhiên, vật liêu của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên, vật liệu cho nơi sản xuất; và các kho hàng của doanh nghiệp thương mại thường cung ứng (giao hàng) cho các đơn vị tiêu dùng

- Phân loại theo đặc điểm kiến trúc:

Có khả năng tạo môi trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảo quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài

Kho nửa Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa không có các kết cấu ngăn cách với môi trường ngoài kho

Kho lộ thiên: Chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa ít hoặc không bị ảnh

hưởng bởi những thay đổi của khí hậu, thời tiết

- Theo hình thức sở hữu:

Kho chủ sở hữu (kho riêng): Thuộc quyền sở hữu và sử dụng riêng của doanh

nghiệp (thương mại) có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho Loại hình kho này thích hợp cho các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính Lợi ích của kho riêng là khả năng kiểm soát, tính linh hoạt nghiệp vụ và các lợi ích vô hình khác Tuy nhiên nếu dùng kho riêng thì chi phí hệ thống logistics sẽ tăng, và tílinh hoạt vị trí sẽ không đạt điểm tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục

Kho thương mại (cho thuê): Kho thương mại hoạt động như một đơn vị kinh

doanh độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ dự trữ bảo quản và vận chuyển trên cơ

sở thù lao biến đổi Kho thương mại cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho khách hàng Kho thương mại đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích về kinh tế, chúng có quy mô nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn rộng lớn hơn

1.1.4 Vai trò của kho hàng

Kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, phân phối Dù chỉ là một phần trong hệ thống logistics nhưng lại là một phần không thể thiếu và giúp cho

hệ thống logistics hoạt động hiệu quả:

Kho giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: Kho giúp duy trì nguồn cung ổn định bằng việc giúp tổ chức đặt hàng và lưu giữ hàng hóa với số lượng lớn từ đó giúp chống lại các bất trắc như vận tải trễ, thiếu hụt nguồn

dự trữ đồng thời kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm từ đó giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng đồng thời giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp

Kho hàng góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyện và phân phối Nhờ có kho các tổ chức có thể tạo ra các lô hàng có quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm được chi phí bình quân trên một đơn vị sản phẩm Bên cạnh

đó kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt, giảm việc hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho không những vậy giúp cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng từ đó giảm chi phí sản xuất, phân phối Kho hàng hỗ trợ cho quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng: Kho giúp vượt qua

sự khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dùng, hỗ

trợ cho chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức thông qua việc đảm bảo hàng hóa

có sẵn cả về số lượng, chất lượng góp phần giao hàng đúng thời điểm và địa điềm Bên cạnh đó, kho là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm thừa trên cơ sở đó tiến hành phân loại, xử lý, tái chế, kho là một bộ phận quan trọng giúp hoạt động logistics ngược thực hiện thành công từ đó nâng cao chất lượng dich vụ khách hàng

1.1.5 Chức năng của kho

Chức năng của kho hàng là những công việc mà kho có thể thực hiện được bao gồm:

Một nhà cung cấp có thể không đủ sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Vì vậy kho là nơi thu gom các lô hàng từ nhiều nhà cung cấp lại với nhau Sau đó thực hiện các hoạt động như tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những đơn hàng đủ số lượng để cung cấp cho khách hàng

Chia nhỏ hàng hóa: Ngược hoàn toàn với gom hàng là chia nhỏ các lô hàng lớn

thành những đơn hàng nhỏ phù hợp với nhu cầu của khách hàng Trường hợp này được hiểu theo một nhà cung cấp có thể đáp ứng được nhiều khách hàng

Lưu trữ và bảo quản hàng hóa: Trong toàn bộ dòng chảy của chuỗi cung ứng,

hàng hóa cần được bảo đảm nguyên vẹn chất lượng trước khi đến tay khách hàng

Đa chức năng: Tập hợp đầy đủ các hoạt động gom hàng, tách hàng để luân

chuyển sang các kho khác trong cùng hệ thống

1.1.6 Nhiệm vụ của kho

Để thực hiện được các chức năng trên buộc nhà kho phải đảm nhận một số nhiệm

vụ sau:

Nhận hàng từ nhà cung cấp: Kho của doanh nghiệp là cầu nối giữa nhà cung cấp

và khách hàng, vì vậy nhiệm vụ đầu tiên của kho là tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp để phục vụ quá trình sản xuất và phân phối tới tay người tiêu dùng

Dự trữ và bảo quản: Sau quá trình tiếp nhận thì trước khi đưa vào sản xuất,

phân phối hàng hóa cần có nơi để lưu trữ nên kho sẽ đảm nhận nhiệm vụ này Mặt khác trong kho sẽ tồn tại nhiều tác nhân làm ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa Vì vậy song hành với nhiệm vụ lưu trữ là bảo quản tốt chúng

Thực hiện bàn giao nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng hoặc bên vận chuyển khi có yêu cầu từ hệ thống

Lấy hàng và đóng gói khi có yêu cầu: Đây là nhiệm vụ không phải kho của

doanh nghiệp nào cũng có Tuy nhiên hầu hết các nhà kho của những doanh nghiệp thương mại điện tử đều có nhiệm vụ này Lấy hàng và đóng gói làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứ

1.2 Khái quát về quản lý kho

1.2.1 Khái niệm về quản lý kho

(quản trị kho hàng) là quá trình xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho hàng, triển khai và kiểm soát nghiệp vụ kho

Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho bao gồm: quy hoạch mạng lưới kho hàng, thiết kế kho hàng, đảm bảo thiết bị trong kho hàng

Triển khai nghiệp vụ kho hàng: tiếp nhập hàng hóa (nhập hàng), bảo quản hàng hóa (lưu trữ, bảo quản), phát hàng (xuất hàng)

Kiểm soát nghiệp vụ kho hàng: là việc kiểm tra giám sát từng hoạt động liên quan đến kho

Quản trị kho hàng dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau:

- Thiết lập và duy trì các điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục, đảm bảo tối

đa sự hài lòng của khách hàng, tổ chức quản lý lao động, đảm bảo năng suất theo chỉ tiêu kế hoạch, đổ chức các công tác bảo hộ và an toàn lao động trong kho, giao nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời

- Phòng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát, hư hỏng về tài sản, hàng hoá, nhân mạng và môi trường (quản trị rủi ro) Kiểm kê hàng hóa, đánh giá

hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiếu hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất: kiểm kho đối chiếu chênh lệch (nếu có), lưu giữ hồ

sơ, quản lý các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v

1.2.2 Tầm quan trọng của công tác quản lý kho

Đối với các doanh nghiệp, kho hàng là một yếu tố không thể thiếu và có vai trò quyết định đối với hoạt động kinh doanh Bởi vì nhà kho là nơi trực tiếp quản lý và phân phát vật chất Do vậy các hoạt động về kho đều gắn liền trực tiếp tới chi phí đầu vào hoặc doanh thu đầu ra của doanh nghiệp Việc quản lý kho không tốt rất dễ dẫn tới các chi phí tăng cao, hoặc doanh thu giảm sút Quản lý kho đúng cách không chỉ giúp công việc kinh doanh được tiến hành thuận lợi mà còn đưa đến nhiều lợi ích thiết thực khác Dưới đây là một số lợi ích của việc quản lý kho hàng tốt

• Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Hàng hóa nếu không được bảo quản một cách cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng

dễ vỡ hoặc nông sản dễ hỏng thì có thể sẽ đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng Quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn Các sản phẩm sẽ không xảy ra tình trạng rơi vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu tối đa các phát sinh không đáng có khi kinh doanh

• Quay vòng tồn kho

Hàng hóa chính là cốt lõi trong công việc kinh doanh của doanh nghiệp Nếu hàng hóa bị ứ đọng lâu, tồn cao và không bán được thì đồng nghĩa với việc qua thời gian giá trị hàng hóa sẽ bị giảm do lỗi mốt, hư hỏng, Mặt khác vốn của doanh nghiệp cũng khó có thể quay vòng nhanh, dẫn đến các hoạt động kinh doanh khác bị ảnh hưởng

Do đó, việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ là điều kiện giúp doanh nghiệp kinh doanh tốt hơn, có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường

Do đã nắm rõ được thông tin của hàng hóa, doanh nghiệp cũng có thể đưa ra những

kế hoạch kinh doanh như giảm giá, khuyến mãi đối với những hàng hóa có tốc độ luân chuyển chậm Điều này sẽ giúp công việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều

• Tiết kiệm chi phí

Đơn giản để hiểu rằng nếu doanh nghiệp quản lý tốt kho hàng của mình thì họ sẽ kiểm soát được việc sử dụng các nguồn lực trong kho như: cơ sở vật chất, con người,

hệ thống thông tin, Đồng nghĩa với việc này chính là tiết kiệm được rất nhiều các chi phí đầu vào liên quan đến: nhân công, năng lượng, thiết bị, diện tích mặt bằng, mà vẫn đảm bảo được chất lượng của đầu ra Tiết kiệm chi phí là một trong những mục tiêu hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp Sở dĩ nó quan trọng bởi vì nó quyết định trực tiếp lợi nhuận của họ.Vì vậy quản lý tốt kho hàng không chỉ là nhiệm vụ mà còn

là trách nhiệm của các nhà lãnh đạo, quản lý

1.3 Một số kỹ thuật trong việc quản lý

1.3.1 Các mô hình tồn kho

Mô hình EOQ là một trong những kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho lâu đời và phổ biến nhất Mô hình được nghiên cứu và công bố bởi Ford W Harris năm 1915 nhưng đến nay vẫn được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp vì tương đối đơn giản

và dễ sử dụng Khi áp dụng mô hình này, nhà quản lý phải tuân theo các giả định quan trọng sau:

Nhu cầu hàng hóa biết trước và ổn định (không đổi)

Thời gian thực hiện đơn hàng biết trước và không đổi

Lượng hàng đặt mua nhận ngay trong một chuyến hàng

Chỉ tí í đặt hàng và chi phí lưu kho

Sự thiếu hụt không xảy ra nếu đơn hàng thực hiện đúng lúc

Không có chiết khấu theo số lượng

Với những giả định trên, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện trong

Mô hình chu kì đặt hàng dự trữ

Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, trên cơ sở 2 loại chi phí: chi phí đặt mua hàng và chi phí lưu kho

Mục tiêu của mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ là nhằm làm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phíđặt hàng giảm, trong đó dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến chi p ílưu kho Do

đó mà trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này

Mô hình EOQ có ưu điểm cơ bản là chỉ ra mức đặt hàng tối ưu trên cơ sở cực tiểu chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho của doanh nghiệp Tuy nhiên, nhược điểm lớn của mô hình này là dựa trên quá nhiều giả định khó đạt được trên thực tế Vì vậy, mô hình EOQ cần được thực tiễn hóa bằng cách loại bỏ dần các giả định, chấp nhận các điều kiện thực tế

Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng Tuy nhiên, có những trường hợp doanh nghiệp nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định Trong trường hợp như thế chúng ta phải tìm kiếm mô hình đặt hàng khác với EOQ

Mô hình biến thể của mô hình EOQ cơ bản là mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ)

Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy cho đến khi lượng hàng được tập kết hết Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất để dùng

Các giả định của mô hình POQ về cơ bản giống hệt như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là trong mô hình POQ số hàng đặt mua từ nhà cung cấp được đưa đến doanh nghiệp bằng nhiều chuyến thay vì doanh nghiệp tiếp nhận toàn bộ

số hàng tại cùng một thời điểm như trong mô hình EOQ Bằng phương pháp giống như mô hình EOQ, ta có thể tính được lượng đặt hàng tối ưu Q* cho mô hình POQ

Mô hình POQ có ưu điểm là phù hợp với các doanh nghiệp tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp trong một khoảng thời gian, thay vì tiếp nhận hàng tại cùng một thời điểm như trong mô hình EOQ Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp muốn nhận được hàng càng sớm càng tốt nên yêu cầu nhà cung cấp phả

nhưng do khối lượng hàng đặt mua lớn nên nhà cung cấp cần có thời gian để chuẩn

bị như sản xuất sản phẩm, đóng gói sản phẩm, kiểm kê hàng hóa Vì vậy, việc giao nhận hàng dần dần mang lại lợi ích cho cả nhà cung cấp và doanh nghiệp Cụ thể, nhà cung cấp sẽ có đủ thời gian cần thiết để chuẩn bị giao hàng với số lượng lớn trong khi doanh nghiệp vẫn có đủ hàng hóa sử dụng trong thời gian chờ hàng Tuy nhiên, giống với mô hình EOQ, nhược điểm của mô hình POQ là dựa trên nhiều giả định khó đạt được trên thực tế như nhu cầu về hàng tồn kho của doanh nghiệp không thay đổi, thời gian chờ hàng không thay đổi, doanh nghiệp không được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp…

Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM –

quản trị hàng tồn kho QDM là mô hình được áp dụng trong trường hợp các nhà cung ứng của doanh nghiệp cho khách hàng hưởng chính sách chiết khấu thương mại Tức là nếu doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng mức giá thấp Khi quy mô một đơn hàng tăng lên, số lần đặt hàng sẽ ít đi dẫn đến chi phí đặt hàng giảm Tuy vậy, lượng dự trữ tăng khiến chi phí lưu kho tăng Mục tiêu đặt ra cho doanh nghiệp là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí

dự trữ hàng lưu kho là thấp nhất Các giả định của mô hình QDM giống hệt các giả định của mô hình EOQ Hai điểm khác biệt duy nhất trong mô hình QDM là:

Thứ nhất, trong mô hình QDM tổng chi phí tồn kho bao gồm chi phí đặt

í í lưu kho Khác với mô hình EOQ, trong

mô hình EOQ tổ

chi phí tồn kho chỉ bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho

Thứ hai, trong mô hình QDM doanh nghiệp được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp Khác với mô hình EOQ, trong mô hình EOQ doanh nghiệp không được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp

Sau đây là các bước để tính mức đặt hàng tối ưu cho một đơn hàng:

Bước 1: Xác định các mức sản lượng đặt hàng tối ưu (Q*) trong mô hình QDM

theo từng mức giá khác nhau dựa vào công thức tính Q* của mô hình EOQ Chi phílưu kho (H) trong mô hình EOQ giờ đây là (I x P) trong mô hình QDM vì giá cả hàng hóa (P) có ảnh hưởng đến tổ ílưu kho

Bước 2: Điều chỉnh các mức sản lượng đặt hàng Q* tính được ở bước 1 lên

mức sản lượng đặt hàng được hưởng giá khấu trừ

Bước 3: Tính tổng chi phí tồn kho theo các mức sản lượng đặt hàng đã điều

chỉnh ở bước 2

Bước 4: Chọn Q* có tổng chi phí tồn kho thấp nhấp ở bước 3 Q* được chọn

ính là lượng đặt hàng tối ưu của doanh nghiệp thỏa mãn yêu cầu TCmin trong

Mô hình QDM được phân tích trên cơ sở cân đối giữa lợi ích doanh nghiệp nhận được do được hưởng mức giá thấp hơn và phần chi phí tồn kho tăng lên do phải dự trữ thêm nhiều hàng hóa Mô hình QDM có ưu điểm là phù hợp với các doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp khi mua hàng với số lượng lớn Có thể thấy, mô hình QDM phù hợp với rất nhiều các nghiệp hiện nay vì các nhà cung cấp đang có xu hướng đưa ra nhiều chính sách ưu đãi để kích thích việc mua hàng của doanh nghiệp Tuy nhiên, giống với mô hình EOQ, nhược điểm của mô hình QDM là dựa trên các giả thiết khó đạt được trong thực tế như nhu cầu hàng tồn kho không thay đổi, thời gian chờ hàng không thay đổi, doanh nghiệp tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp tại cùng một thời điểm…

1.3.2 Phân loại hàng tồn kho

1.3.2.1 Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp

Trong rất nhiều loại hàng hóa tồn kho, không phải loại hàng hóa nào cũng có vai trò như nhau Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo mức độ quan trọng Phương pháp được sử dụng để phân loại là phương pháp phân loại ABC Phương pháp này được phát triển dựa trên một nguyên lý do một nhà kinh tế học Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một

số nhỏ chủng loại chiếm giá trị đáng kể trong cả tập hợp

Theo Onwubolu và Dube (2006) kỹ thuật phân loại ABC cho thấy mức độ quan trọng của mỗi sản phẩm và từ đó đưa ra mức độ kiểm soát cần thiết cho sản phẩm đó Phương pháp phân loại này dựa giá trị sử dụng hoặc giá trị bán hàng hàng năm, và giá trị này càng cao thì sản phẩm đó càng quan trọng.

Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto –

đem lại 80% doanh số Hoặc nói cách khác: chỉ cần kiểm soát chặt chẽ 20% danh mục hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống Cụ thể:

Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70 80% so với －tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho Đặc tính của nhóm hàng này:

Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ Nhóm hàng này cần:

- Đơn giản hoá quy trình mua hàng

- Thời gian giữa các lượt đặt hàng dài

Phân loại hàng hóa theo phương pháp ABC

Tác dụng của phân tích ABC trong công tác quản lý kho:

Các nguồn vốn để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C Nên đầu tư thích đáng vào nhóm A bởi đây là mặt hàng mang lại nhiều giá trị lợi nhuận Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong các khâu quản lý, kiểm tra thường xuyên Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ an toàn trong sản xuất, tránh rủi ro, thất thoát Cần chú trọng khâu dự báo của nhóm A cẩn thận hơn các nhóm khác

Kỹ thuật phân tích ABC giúp trình độ của nhân viên giữ kho được nâng cao do

họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ mang lại kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ

1.3.2.2 Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp X

Phân loại XYZ được dùng để đánh giá mức độ ổn định của hàng hóa bán ra Do

đó, mỗi mặt hàng có một hệ số biến thiên nên dễ kiểm soát mức độ sai lệch trung bình chỉ tiêu bán hàng Nếu hệ số bằng 0, chỉ tiêu bán hàng theo tuần –như nhau Hệ số càng lớn, chỉ tiêu bán hàng càng không ổn định Hàng hóa được bán trong các kỳ trước nếu càng ổn định thì càng dễ dự báo trong các kỳ tới Trong

kỹ thuật phân tích XYZ:

X là hàng hóa có nhu cầu ổn định, thường có mức độ biến thiên dưới 15% Lượng hàng hóa mỗi kỳ bán ra tương đương nhau

Y là hàng hóa có đặc trưng theo mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu/quảng cáo…, có độ biến thiên từ 15 50% Do đó, cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi đặt hàng

Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bất kỳ điều gì (có độ biến

1.3.3 Thiết kế, bố trí và sắp xếp hàng hóa trong kho

1.3.3.1 Thiết kế không gian kho

* Mục tiêu của việc thiết kế không gian kho

Tận dụng không gian kho tối đa

Sử dụng các phương pháp xử lý vật tư/hàng hóa tối ưu

Cung cấp kho lưu trữ một cách kinh tế nhất

Cung cấp sự linh hoạt tối đa cho việc lưu trữ và thay đổi trong xử lý vật tưGiữ kho gọn gàng

* Lựa chọn vị trí kho hàng

Trước khi xây dựng hay thiết kế bất cứ một nhà kho nào thì trước hết doanh nghiệp cần phải xem xét vị trí nơi đang lên kế hoạch đặt nhà kho Một vị trí tốt bao gồm đầy đủ các yếu tố sau:

Đảm bảo phòng chống ngập lụt, ẩm ướt trong mọi thời tiết Đòi hỏi xây dựng

ở nơi cao ráo, an toàn, có đầy đủ hệ thống thoát nước, cống rãnh,

Gần nơi cung ứng, thuận lợi cho việc vận chuyển, nhập xuất hàng hóa, Đảm bảo an toàn về mặt an ninh

Có điều kiện mở rộng trong tương lai khi có nhu cầu

* Thiết kế và quy hoạch kho hàng:

Thiết kế kho chứa hàng bao gồm việc tổ chức và phấn phối khô

thành các khu vực hoạt động và các khu vực giá kệ lưu trữ khác nhau Nói chung, một kho trung tâm thông thường bao gồm các phần chính sau : Khu vực nhận hàng, khu vực kiểm soát chất lượng, khu sắp xếp hàng hóa để lưu kho, kho kệ Hoặc có thể chia thành 3 khu vực chính: Khu vực tiếp nhận, khu vực lưu trữ trữ hàng hóa, khu vực lưu chứng từ Trong đó:

Khu vực nhận hàng: Đây là khu vực tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng

và có thể là nơi phân loại hàng dựa trên tính chất của sản phẩm hoặc hàn

vực tiếp nhận hàng hóa liền kề với dock và có diện tích phù hợp để quản lý tất cả các hàng hóa đến kho trong suốt một ngày Nếu có thể, cần dự trù một khu vực linh hoạt để bổ sung để đối phó với sự gia tăng đột xuất của của hàng hóa khi nhập

Khu vực lưu hàng hóa: Việc thiết kế kho vực lưu trữ hàng hóa phục thuộc

vào nhu cầu có cần hoặc không quá trình chuẩn bị hàng hóa trên các giá kệ và phụ thuộc mức độ luận chuyển của hàng hóa

Khu vực điều phối: Khu vực này chứa cả bộ phận chuẩn bị đơn đặt hàng (với các đơn đặt hàng được chuẩn bị trên mặt đất hoặc từ các đơn vị kệ) và bộ phận điều phối Đây là khu vực phải được sử dụng để chuẩn bị và, khi cần thiết, có thể đóng gói các đơn đặt hàng nhận được từ các nơi khác của kho trong chuỗi

.2 Bố trí và sắp xếp hàng hóa trong kho

Sắp xếp và bố trí hàng hóa trong kho một cách khoa học: Sắp xếp một cách khoa học nghĩa là đảm bảo được các nguyên tắc sau đây: Nguyên tắc 5S (sàng lọc, sắp xếp hợp lý, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng); nguyên tắc 4D (dễ trông, dễ cất, dễ lấy,

dễ tìm); nguyên tắc 4K (không nhầm, không hỏng, không mất, không hại) Việc sắp xếp trong kho hiện nay cần đảm bảo theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) để loại bỏ các vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hóa, sắp xếp sao chothông tin trên hàng hóa được để thuận chiều để hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm hàng

Phân bố và sắp xếp hàng hoá hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá, tiếp nhận và xuất hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và

Nguyên tắc của phân bố và sắp xếp hàng hoá: Phải theo khu vực và theo loại hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn nhau giữa các loại hàng hoá và môi trường bảo quản và bố trí lân cận những hàng hoá có liên quan với nhau trong tiêu dùng; đảm bảo trật tự và vệ sinh; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng hoá

Có nghĩa những hàng hoá giống nhau về điều kiện và kỹ thuật bảo quản thì có thể bảo quản trong cùng một khu vực kho; tuy nhiên, đối với nhiều loại hàng hoá

do đặc tính thương phẩm mà ảnh hưởng có hại lẫn nhau tuy rằng có cùng điều kiện bảo quản, thì cần phải để cách ly nhau như chè, thuốc lá,

Yêu cầu chung trong phân bố và chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hoá và phương tiện; bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, không ngừng nâng cao năng suất lao động, tận dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị

Xác định vị trí phân bố hàng hoá: Vị trí phân bố hàng hoá bảo quản thường được xác định tuỳ thuộc vào 3 yếu tố: thời gian lưu giữ trong kho, kích thước và hình khối của hàng hóa Những hàng hoá có liên quan trong tiêu dùng thường được

phát trong cùng một lô hàng, cho nên để thuận tiện cho xuất hàng, cần được bố trí gần nhau.

Dưới đây là một số phương pháp sắp xếp, bố trí hàng hóa trong

a, Phương pháp lưu kho cố định:

Mỗi vị trí lưu trữ chỉ được để một hoặc vài loại hàng hóa cố định

Các vị trí lưu trữ này không được sử dụng cho hàng hóa khác kể cả khi ô trống

Cách quản lý này thường được áp dụng cho các loại hàng hóa có tần suất sửdụng ổn định

Giúp quản lý và kiểm soát số lượng, vị trí dễ dàng hơn

b, Phương pháp lưu kho ngẫu nhiên:

Không quy định vị trí cụ thể từng vị trí cho bất kỳ hàng hóa nào

Hàng hóa khi nhập về sẽ đưa lên bất kỳ ô nào đang trống trong kho

Cách quản lý này giúp tận dụng tối đa không gian kho, loại bỏ hiện tượng rỗ

tổ ong

Phù hợp đối với các hàng hóa đặc biệt, có tần suất sử dụng biến động rất khó xác định không gian cho từng mặt hàng

1.3.4 Các hoạt động quản lý kho thành phẩm

Hoạt động nhập, xuất kho

Dưới đây là quy trình nhập kho thành phẩm:

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm

Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận

Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản Quy trình nhận hàng tại kho thành phẩm:

Quy trình nhận hàng tại kho thành phẩm

Tổ chức tiếp nhận hàng hóa thành phẩm cần thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau:Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chủng loại nguyên vật liệu, số lượng, chất lượng theo đúng nội dung trong phiếu nhập kho, phiếu giao hàng

Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa thành phẩm từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng xuất kho tới khách hàng Giai đoạn này gồm: xác định vị trí sẽ lưu trữ, đưa hàng vào vị trí lưu trữ Cuối cùng hệ thống tồn kho phải được cập nhật để phản ánh việc nhận hàng và vị trí của chúng trong kho

Mục tiêu giảm thiểu thời gian nhận hàng: Dựa trên các thông tin hàng về sắp tới như nhà cung cấp, chủng loại, số lượng, thời gian cũng như dựa trên việc kiểm tra tình trạng của kho như: số chỗ trống, nhân công trong kho, trọng lượng tối đa của thiết bị giữ hàng, luân chuyển hàng hóa trong kho, cách bố trí trong kho, tính trạng an toàn của kho để từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết cho quá trình nhận hàng như:

• Kế hoạch bốc dỡ

• Kế hoạch lao động (nếu không đủ thì thuê bên

• Kế hoạch kiểm tra hàng hóa tại cửa kho

• Kế hoạch vị trí trong kho

Bên cạnh đó để giảm thiểu thời gian nhập hàng cũng có thể bằng cách đầu tư thêm các trang thiết bị hỗ trợ cho quá trình bốc dỡ và vận chuyển hàng hóa trong kho như xe nâng, mã vạch

Hoạt động xuất kho

Xuất kho là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hoá Xuất kho bao gồm các hoạt động nhằm chuyển giao hàng hoá cho các đối tượng nhận hàng, đó là những thao tác sau:

Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực hiện đơn hàng

Chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận tải

Kiểm tra chứng từ, hoá đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phép vận chuyển

Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán buôn hàng hoá từ kho, biến động của dự trữ, mở sổ theo dõi hàng xuất, khi xuất các lô hàng, phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hoá nhằm bổ sung kịp thời

1.3.4.2 Công tác kiểm kê, bảo quản và quản lý thông tin hàng h

Công tác kiểm kê hàng hóa

Hoạt động kiểm kê là một trong những hoạt động cơ bản nhằm kiểm soát thất thoát về hàng hóa, nguyên liệu; kiểm tra chất lượng hàng cũng như xác nhận điều chỉnh số lượng tồn kho theo sổ sách trên phần mềm dựa theo số lượng tồn thực tế

* Tầm quan trọng của công tác kiểm kê

Nhờ kiểm hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phát hiện kịp thời hàng hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng có vấn đề, hàng có lượng tồn vượt định mức… để có cách xử lý,

xả hàng phù hợp

Giúp giải phóng hàng tồn kho đúng lúc, góp phần hạn chế sự lãng phí không đáng có (hàng hết hạn, hư hại), giảm chi phí thuê kho (thuê nhân công, sử dụng

dịch vụ lưu trữ,…), từ đó tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoản tiền không hề nhỏ.

Dòng vốn lưu động được sử dụng hiệu quả hơn cho các hoạt động khác của doanh nghiệp thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn kho ứ đọng

Nếu có sự sai lệch giữa số lượng kiểm kho thực tế với báo cáo tồn kho, sẽ nói lên nhiều vấn đề: sự yếu kém trong năng lực quản lý kho hoặc có sự gian lận lấy cắp hay tuồn hàng ra ngoài,…Nhờ vậy chủ doanh nghiệp sẽ có căn cứ để điều tra, ngăn chặn sự thiệt hại kịp thời

* Các phương pháp kiểm kê

Phương pháp kiểm kê thường xuyên: Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…

Ưu điểm có thể xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất

kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch Chủ doanh nghiệp

sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng Nhược điểm: kiểm kho thường xuyên sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời gian, khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn

Phương pháp kiểm kê định kỳ: Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch

cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,

Ưu điểm công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên Có thể áp lực trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ “dễ thở” hơn

Nhược điểm thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn

Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp Sau đó, áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.

* Quy trình kiểm kê

Quy trình kiểm kê hàng hóa

Mô tả:

Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập

bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định) Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi

tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu

kiểm kê kho hàng có sẵn Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi

số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh

lệch hay không Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất

Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối

chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo Trường hợp có sự chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế và người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể

Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu

để làm rõ nguyên nhân Có các trường hợp sau:

Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…

Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm

Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cấp, gian lận,…

Bước 5: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên

quan ký xác nhận đầy đủ

Công tác bảo quản hàng hóa

Bảo quản hàng hóa là các hoạt động nhằm bảo vệ hàng hóa tránh khỏi các tác nhân ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới chất lượng và số lượng như: không khí,

độ ẩm, mưa gió, thiên tai, hỏa hoạn, con người, Dưới đây là một số cách thức bảo quản hàng hóa trong quá trình lưu kho:

Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc xếp dỡ bảo quản hàng trong kho Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được

sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở