Nguyen tac quan ly thu mua

Nguyen tac và bieu mau trong quan ly song ngữ viet trung anh chi em mua tham khao va hoc tieng trung ap dung trong công việc

Trung tâm kếhoạch – thu

mua

目录 Mục lục

1.目的 Mục đích Trang 42.适用范围 Phạm vi áp dụng Trang 43.职责和权限 Trách nhiệm và quyền hạn Trang 44.术语与缩略语 Thuật ngữ và từ tóm lược Trang 45.工作流程图 Lưu trình công việc Trang 6

5.1新物料采购操作流程 Lưu trình Thu mua Vật liệu mới Trang 65.2物料采购流程 Lưu trình thu mua vật liệu thông thường Trang 95.3辅料采购流程 Lưu trình mua hàng phụ liệu Trang 125.4存档 Lưu hồ sơ Trang 12

6.相关支持文件 Tài liệu hỗ trợ liên quan Trang 13

7.相关记录-表格 Hồ sơ - Biểu mẫu liên quan Trang 13

Lý lịch chỉnh sửa – thay đổi

Ngàychỉnh sửa

Trangchỉnh sửa

Ký hiệuchỉnh sửa

Nội dung chỉnh sửa

Ngườichỉnh sửa

Kiểm tra

Phê duyệt

1.目的 Mục đích

Vì để quản lý chuẩn mực về giá cả thu mua vật liệu, ký kết hợp đồng thu mua, phê duyệt dự trữ thu mua vậtliệu, thu mua vật liệu khẩn cấp, hệ thống thu mua vật liệu, cách thức thao tác trên mạng nội bộ, thực hànhcộng việc thu mua và quyết toán các khoản tiền hàng…, chủ yếu để đảm bảo vật liệu thu mua đáp ứng đượcnhu cầu sản xuất.

Theo quy định thời gian dự trù vật liệu quá 01 tháng, thời gian dự trù vật liệu chiến lược vượt quá 3 thángđược xem là vật liệu trì trệ

 合格 Đạt: 对于标准或要求合格 Đạt so với yêu cầu hoặc tiêu chuẩn đưa ra

 不合格 Không đạt: 对于标准或要求不合格 Không đạt so với yêu cầu hoặc tiêu chuẩn đưa ra

 Yes: 评审问题可接受 Vấn đề xem xét được chấp nhận

 No: 评审问题不可接受 Vấn đề xem xét không được chấp nhận ERP系统: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

 SCP系统: Hệ thống quản lý tài vụ

5.工作流程 Lưu trình công việc

Lưu trình Thu mua Vật liệu mới

TRÁCH NHIỆMLƯU TRÌNH THỰC HIỆN

NỘI DUNG CÔNGVIỆC

HỒ SƠ-TÀI LIỆU LIÊNQUAN

Thu mua Tìm nhà cung cấp

Giao hàng - Kiểm tra nhập hàng

Giao lại mẫu

Xuất đơn mua hàng

Không đạtĐạt

Ký kết hợp đồng

Nhập thông tin NCC vào ERP

Diễn giải mục 5.1.1 www.yp.com.vn

Thu mua Diễn giải mục 5.1.2 Nguyên tắc quản lý nhà

cung cấp (CMVN32)

Thu Mua Diễn giải mục 5.1.3 Danh sách nhà cung cấp

Thu Mua Diễn giải mục 5.1.4 Hợp đồng cung cấp vật liệu

Kế toán giá thành Diễn giải mục 5.1.5 Hợp đồng cung cấp vật liệu

Nhóm phụ trách

Nguyên tắc kiểm nghiệm sơ phẩm (CMVN05))

Bộ phận IQC Diễn giải mục 5.1.8 Nguyên tắc kiểm nghiệm nhập

hàng (CMVN19))

Thu Mua nguyên liệu mới: Khi có nhu cầu về mua nguyên liệu mới do nhân viên thu mua phụ trách, vàcung cấp cho nhà cung cấp tiêu chuẩn thu mua, bản vẽ và tư liệu liên quan đồng thời xem xét nhà cung cấpcó giấy chứng nhận chất lượng hay không khi tiến hành đánh mẫu sơ phẩm, sau khi kiểm nghiệm sơ phẩmhợp quy cách mới tiến hành xuống đơn hàng

5.1.3.1物料报价 Báo giá nguyên liệu

 首次确定采购价格；Bước đầu là xác nhận giá mua

 采购价格进行调整；Tiến hành điều chỉnh đơn giá thu mua

 期货类物料本期采购价格的确定；Xác nhận nguyên liệu cơ bản và giá mua vật liệu

 物料更改后需重新确定采购价格或其它 Sau khi thay đổi vật liệu phải tiến hành duyệt giá và những yêucầu liên quan khác

5.1.3.2价格核定 Xem xét đơn giá

theo sổ tay phân quyền mới nhất

5.1.4合同签定 Ký kết hợp đồng

招标定价审批之后采购员开始建立《物料采购合同 》.《物料采购合同》一式两份，与供应商共同签订。

Sau khi Chỉ định thầu được duyệt, nhân viên Thu Mua tiến hành thiết lập “Hợp đồng cung cấp vật liệu”(CMVN18-02), Hợp đồng cung cấp vật liệu được lập hai bản và được thông qua đầy đủ chữ ký của haibên

5.1.5 ERP系统供应商信息录入 Nhập thông tin nhà cung cấp vào ERP

Trung tâm tài vụ sau khi nhận được Hợp đồng cung cấp vật liệu của Thu Mua, sẽ tiến hành nhập giá và cácthông tin của nhà cung cấp vào hệ thống ERP

Lưu trình thu mua vật liệu thông thường

TRÁCH NHIỆMLƯU TRÌNH THỰC HIỆN

NỘI DUNG CÔNGVIỆC

HỒ SƠ-TÀI LIỆU LIÊNQUAN

KhoNhân viênThu Mua

Nhu cầu dự trữ vật liệu

Giao hàng – kiểm

Ngoài hệ thống ERP

Trong hệ thống ERP

Lập kế hoạch thu mua

Yêu cầu thu mua từ ERP

Theo dõi KHSX và thời gian giao hàng

Diễn giải mục 5.2.1

Nhân viên Thu

Nhân viên Thu

Bảng thống kê kế hoạch thumua linh kiện (CMVN18-03)

Nhân viên Thu

Đơn đặt hàng từ ERPĐơn đặt hàng (CMVN18-01)

Đơn đặt hàng từ ERPĐơn đặt hàng (CMVN18-01)

Nhân viên Thu

Đơn đặt hàng từ ERPĐơn đặt hàng (CMVN18-01)

Nhân viên Thu

Đơn đặt hàng 01)

(CMVN18-Nhân viên Thu

Biểu theo dõi thời gian giaohàng (CMVN18-04)

Nhà cung cấp

nhập hàng (CMVN19))

5.2.1储备物料 Nhu cầu dự trữ vật liệu

由于有些物料采购周期很长，为了保证生产无缺料，所以采购会储备特素要求的物资.一般采购业务员根据三个月滚动计划和月度生产计划，并结合计划的变动调整，编制铝板、进口塑料、涂料、镀铝钢板等原材料的需求计划。

Do có một số vật liệu thời gian mua hàng tương đối dài vì vậy để đảm bảo cho nhu cầu sản xuất Thu mua sẽmua dữ trữ hàng an toàn tồn kho Thông thường nhân viên thu mua căn cứ vào bảng kế hoạch ba tháng vàbảng kế họach sản xuất tháng, kết hợp bảng kế họach biến động điều chỉnh theo kế họach 3 tháng đưa theobiên chế mua hàng: nhôm, nhựa nhập khẩu, nhôm mạ đồng

5.2.2 ERP采购需求 Yêu cầu thu mua trong hệ thống ERP:

采购员进入 ERP 系统检查各人负责的物料是否有显示需求采购，如有采购员马上下达采购订单.Nhân viên Thu Mua sẽ đăng nhập vào hệ thống ERP và kiểm tra hạng mục vật liệu do cá nhân phụ trách nếucó hiển thị nhu cầu mua thì nhân viên thu mua sẽ tiến hành thao tác chuyển thành đơn mua hàng

5.2.3系统外采购需求 Yêu cầu thu mua ngoài hệ thống ERP:

Hàng tháng Trung Tâm kế hoạch sẽ nhận được kế hoạch dự kiến tiêu thụ từ bộ phận kinh doanh và gửi đếncác đơn vị liên quan Trung tâm thu mua sẽ căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ dự kiến 3 tháng để tiến hành lậpkế hoạch thu mua vật liệu cho thích hợp

Thu Mua nguyên liệu nhập khẩu: Kế họach mua hàng nhập khẩu nhất thiết phải chi tiết, tồn số lượng hàngtrong kho, căn cứ vào lượng dùng trong đơn hàng tính tóan, phẩm cách ứng với thực tế lượng dùng

5.2.4下达采购订单 Xuất đơn hàng

采购业务员根据《生产计划管理细则》由主计划员提供的《生产计划表》及工程技术中心制定的《产品 BOM 表》，按 ERP 系统生成的采购需求下达采购任务，在 SCP 系统中打印采购订单并传达给对应供应商

Nhân viên Thu Mua căn cứ vào “Bảng kế họach sản xuất” do nhân viên kế hoạch cung cấp, quy định củaTrung Tâm công nghệ về “Biểu Bom”, yêu cầu mua hàng xuất hiện trên hệ thống ERP hoặc yêu cầu của kếhoạch tiêu thụ dự kiến để tiến hành xuống đơn đặt hàng, sau đó vào hệ thống SCP đển in đơn đặt hàng trìnhGiám đốc trung tâm thu mua ký duyệt

5.2.5采购单丁审批 Duyệt đơn đặt hàng

采购员下达采购订单之后，就提交到管理部门审批 审批权限按越南美的公司分权手册，未通过批准的采购订单需重新编制

Đơn hàng được nhân viên Thu Mua xuống đơn, sau đó trình qua cấp quản lý kiểm tra và ký duyệt Quyền kýduyệt sẽ căn cứ vào số tay phân quyền của công ty Midea Việt Nam, nếu đơn đặt hàng chưa được thông quathì phải tiến hành làm lại

5.2.6订购 Đặt hàng

Đơn hàng sau khi được duyệt, nhân viên Thu Mua sẽ in ra và fax cho nhà cung cấp, xác nhận với nhà cungcấp họ đã nhận được đơn đặt và yêu cầu họ xác nhận và fax trở lại

5.2.7登录 ERP Nhập vào ERP

对于进口物料，出货文件收到之后，采购会根据文件上进去 ERP 系统下达采购订单.

Hàng nhập khẩu sau khi có chứng từ xuất hàng, Thu mua sẽ căn cứ vào chứng từ nhập hàng để xuống đơnhàng trong hệ thống ERP

5.2.8订单追逐和交货安排 Theo dõi kế hoạch sản xuất và thời gian giao hàng

在此预定日期的前 2-3 天，小五金件可提前两周入库.

Căn cứ quy định của “Nguyên tắc quản lý kho” (CMVN29)), vật liệu nhập xưởng hằng ngày theo “Kế họachsản xuất tuần”, thông thường sẽ nhận hàng theo kế họach sản xuất trước 2-3 ngày, hàng ngũ kim có thểnhập kho trước 2 tuần

Sau khi nhân viên Thu Mua xuống “Đơn đặt hàng”, phải theo dõi biểu “Tiến độ giao hàng” (CMVN18-04)mà nhân viên Thu Mua sắp xếp cho nhà cung cấp, liên lạc điện thoại giao hàng trước 3 ngày, hình thức liênlạc là fax cho nhà cung cấp, theo dõi chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng

5.2.9交货-验收 Giao hàng – kiểm tra nhập hàng

Khi vật liệu được phán định hàng đạt chất lượng hoặc không đạt chất lượng nhưng đồng ý tiếp nhận nhượngbộ, trên phiếu giao hàng bộ phận kho đóng dấu “ Nhận hàng”,đơn hàng được kết thúc

Nếu vì nguyên nhân từ nhà cung cấp làm ảnh hưởng đến đơn đặt hàng không thể kết thúc được, khi đó nhânviên Thu Mua sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan và nhà cung cấp để thông tin rõ vấn đề cần truyền đạt vàtheo dõi

退货

申购单经过审批完，申请部门发给采购，采购根据申请单找供应商送

Lưu trình mua hàng phụ liệu

TRÁCH NHIỆMLƯU TRÌNH THỰC HIỆNNỘI DUNG CÔNG VIỆCHỒ SƠ-TÀI LIỆULIÊN QUAN

Các bộ phận có nhu cầu xin mua

Thanh toán – kết thúc đơn hàng

Đạt

Không đạt

Giao hàng

Nghiệm thuPhiếu xét duyệt yêu cầu

Xét duyệt yêu cầu

xong sẽ tiến hành xuất đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (CMVN18-01)

Thu Mua

Theo dõi nhà cung cấp giao hàng về sốlượng, chất lượng có phù hợp yêu cầu cần

Chứng từ giao hàng

Đơn vị xin mua

Đơn vị xin mua sẽ trực tiếp nhận hàng nếu hàng không đạt sẽ thông báo Thu mua trả hàng về nhà cung cấp nếu hàng giao đúng nhu cầu thì đơn vị xin mua ký nhận trên phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng

Đơn vị xin mua Phiếu giao hàng sau khi ký nhận đơn vị xin mua hàng sẽ chuyển giao cho Thu mua

Thu mua và tài vụ

Thu mua phụ trách sắp xếp chứng từ xin thanh toán , bộ phận tài vụ phụ trách kiểm duyệt và thanh toán

Chứng từ liên quan

5.4存档 Lưu hồ sơ

 各部门按 文件和纪录控制程序 （CPVN101“ ” ）和根据 文件-“ 纪录清单和保存年限 CNVN01 来设立”保存年限

Tất cả các bộ phận lưu hồ sơ liên quan theo “Trình tự kiểm soát tài liệu và hồ sơ” (CPVN101) và dựa vào“Danh mục tài liệu - hồ sơ và thời hạn lưu giữ” CMVN01 để thiết lập thời gian lưu giữ.

6.相关支持文件 Tài liệu hỗ trợ liên quan

 文件和记录控制程序 CPVN101Trình tự kiểm soát tài liệu và hồ sơ

 合格品控制程序 CPVN502 Trình tự kiểm soát sản phẩm không đạt

 纠正和预防措施控制程序 CPVN503Trình tự thực hiện hành động khắc phục –phòng ngừa

 文件-纪录清单和保存年限 CMVN01Danh mục tài liệu - hồ sơ và thời hạn lưugiữ

phẩm

7.相关记录-表格 Hồ sơ - Biểu mẫu liên quan

 海外物料计划采购表 CMVN18-03Bảng thống kê kế hoạch thu mua linh kiện