Nguyen tac quan ly thu mua

Nguyen tac và bieu mau trong quan ly song ngữ viet trung anh chi em mua tham khao va hoc tieng trung ap dung trong công việc

文件编号: CMVN18 Mã tài liệu:

生效: Ngày hiệu lực:

第一版

Ngày hiệu lực

Bản đầu tiên

编制处

Nơi biên soạn

编制

Biên soạn

检查

Kiểm tra

审核

Thẩm duyệt

批准

Phê duyệt

采购计划中心

Trung tâm kế

hoạch – thu mua

目录 Mục lục

1 目的 Mục đích Trang 4

2 适用范围 Phạm vi áp dụng Trang 4

3 职责和权限 Trách nhiệm và quyền hạn Trang 4

4 术语与缩略语 Thuật ngữ và từ tóm lược Trang 4

5 工作流程图 Lưu trình công việc Trang 6

5.1 新物料采购操作流程 Lưu trình Thu mua Vật liệu mới Trang 6

5.2 物料采购流程 Lưu trình thu mua vật liệu thông thường Trang 9

5.3 辅料采购流程 Lưu trình mua hàng phụ liệu Trang 12

5.4 存档 Lưu hồ sơ Trang 12

6 相关支持文件 Tài liệu hỗ trợ liên quan Trang 13

7 相关记录-表格 Hồ sơ - Biểu mẫu liên quan Trang 13

Lý lịch chỉnh sửa – thay đổi

序

号

Stt

修改日期

Ngày

chỉnh sửa

修改页

Trang chỉnh sửa

标记

Ký hiệu chỉnh sửa

修改内容

Nội dung chỉnh sửa

修改者

Người chỉnh sửa

核对

Kiểm tra

审批

Phê duyệt

1 目的 Mục đích

为规范采购物料价格的确定、采购合同的签订、储备物资采购审批、紧急采购物料申请、采购信息 系统操作平台操作要求、采购履行及货款结算等工作，以确保采购的物料满足生产需要。

Vì để quản lý chuẩn mực về giá cả thu mua vật liệu, ký kết hợp đồng thu mua, phê duyệt dự trữ thu mua vật liệu, thu mua vật liệu khẩn cấp, hệ thống thu mua vật liệu, cách thức thao tác trên mạng nội bộ, thực hành cộng việc thu mua và quyết toán các khoản tiền hàng…, chủ yếu để đảm bảo vật liệu thu mua đáp ứng được nhu cầu sản xuất

2 适用范围 Phạm vi áp dụng

适应于本公司与产品直接发生关联的物料采购过程控制和辅料采购过程控制

Kiểm soát quá trình thu mua những vật liệu liên quan đến sản phẩm công ty cần sản xuất và phụ liệu hỗ trợ cho sản xuất

3 职责 Trách nhiệm quyền hạn

 初品检验组 Nhóm kiểm nghiệm sơ phẩm:

负责生产用型式试验和寿命试验样品的检测、审批；

Phụ trách kiểm nghiệm, và thí nghiệm mẫu kiểm nghiệm của nhà cung cấp

 检验物料近厂（IQC）Bộ phận kiểm nghiệm vật liệu đầu vào(IQC):

负责生产用原材料和零部件的进厂检验；

Phụ trách kiểm nghiệm nhập hàng nguyên vật liệu và linh kiện sản xuất dùng

Trung tâm thu mua: Phụ trách đặt hàng theo nhu cầu sản xuất , khống chế vật liệu tồn kho , xử lý vật liệu dị thường

立和维护。

Trung tâm Công nghệ phụ trách việc biên soạn và công bố Phiếu thay đổi tài liệu kỹ thuật, các bản vẽ sản phẩm, xác nhận kết cấu, thay đổi và chỉnh sửa biểu BOM

Bộ phận kho phụ trách tiếp nhận hàng, báo kiểm, thủ tục nhập kho, phát hàng và kiểm soát an toàn tồn kho

4 术语与缩略语 Thuật ngữ và từ tóm lược

长线物资，包括进口物料。

Dự trữ vật liệu: thời hạn thu mua tương đối dài, thị trường cung ứng bị hút hàng hoặc bị các điều kiện khác hạn chế dẫn đến không thể đáp ứng việc dự trữ hàng khi vào mùa sản xuất, vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuấtliên tục, bao gồm hàng nhập khẩu

Theo quy định thời gian dự trù vật liệu quá 01 tháng, thời gian dự trù vật liệu chiến lược vượt quá 3 tháng được xem là vật liệu trì trệ

 合格 Đạt: 对于标准或要求合格 Đạt so với yêu cầu hoặc tiêu chuẩn đưa ra

 不合格 Không đạt: 对于标准或要求不合格 Không đạt so với yêu cầu hoặc tiêu chuẩn đưa ra

 Yes: 评审问题可接受 Vấn đề xem xét được chấp nhận

 No: 评审问题不可接受 Vấn đề xem xét không được chấp nhận

 ERP 系统: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

 SCP 系统: Hệ thống quản lý tài vụ

5 工作流程 Lưu trình công việc

交货-检验入库

初品

合 格

不合格

供应资源考查

定标

重新送样

下达采购订单

不合格 合

格

合同签定

ERP 系统供应商信息录入

解释项目 5.1.1 www.yp.com.vn

（CMVN32）

Lưu trình Thu mua Vật liệu mới

TRÁCH NHIỆM LƯU TRÌNH

THỰC HIỆN

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

HỒ SƠ-TÀI LIỆU LIÊN

QUAN

Thu mua Tìm nhà cung cấp

Giao hàng - Kiểm tra nhập hàng

Sơ phẩm

Đạt

Không đạt

Tuyển chọn nhà cung cấp

Chọn NCC

Giao lại mẫu

Xuất đơn mua hàng

Không đạt Đạt

Ký kết hợp đồng

Nhập thông tin NCC vào ERP

Diễn giải mục 5.1.1 www.yp.com.vn

Thu mua Diễn giải mục 5.1.2 Nguyên tắc quản lý nhà

cung cấp (CMVN32)

Thu Mua Diễn giải mục 5.1.3 Danh sách nhà cung cấp

Thu Mua Diễn giải mục 5.1.4 Hợp đồng cung cấp vật liệu

Kế toán giá thành Diễn giải mục 5.1.5 Hợp đồng cung cấp vật liệu

Nhóm phụ trách

Nguyên tắc kiểm nghiệm

sơ phẩm (CMVN05))

Bộ phận IQC Diễn giải mục 5.1.8 Nguyên tắc kiểm nghiệm nhập

hàng (CMVN19))

5.1.1 供应资源开拓 Tìm nhà cung cấp

供应数量，技术要求,物资质量

Nếu có phát sinh nhu cầu thu mua vật liệu, trung tâm Thu mua sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu như đơn giá, số lượng cung cấp, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng

督促供应商向品质保证部提供样品进行初品检验测试，初品检验合格后方可下达采购订单。如有 要 求批量试用的物料必须经品保的批量试用检验和批准后,方可进入正常量产采购阶段。

Thu Mua nguyên liệu mới: Khi có nhu cầu về mua nguyên liệu mới do nhân viên thu mua phụ trách, và cung cấp cho nhà cung cấp tiêu chuẩn thu mua, bản vẽ và tư liệu liên quan đồng thời xem xét nhà cung cấp

có giấy chứng nhận chất lượng hay không khi tiến hành đánh mẫu sơ phẩm, sau khi kiểm nghiệm sơ phẩm hợp quy cách mới tiến hành xuống đơn hàng

5.1.2 供应资源考查 Tuyển chọn nhà cung cấp

Thực hiện theo “Nguyên tắc quản lý nhà cung cấp” (CMVN32)

5.1.3 定标 Chọn nhà cung cấp

供应商的样品检验和判定合格之后，单价合适，采购会进行作免招标申请审批

Sau khi mẫu của nhà cung cấp được kiểm tra và đánh giá đạt, đơn giá thích hợp, Thu mua sẽ tiến hành trình duyệt miễn gọi thầu

5.1.3.1 物料报价 Báo giá nguyên liệu

 首次确定采购价格；Bước đầu là xác nhận giá mua

 采购价格进行调整；Tiến hành điều chỉnh đơn giá thu mua

 期货类物料本期采购价格的确定；Xác nhận nguyên liệu cơ bản và giá mua vật liệu

 物料更改后需重新确定采购价格或其它 Sau khi thay đổi vật liệu phải tiến hành duyệt giá và những yêu cầu liên quan khác

5.1.3.2 价格核定 Xem xét đơn giá

价格进行比较。

Thu mua phải phân tích giá nguyên vật liệu, chi phí, nhân công, lợi nhuận và thuế … để tính xem giá của nhà cung cấp đưa ra có hợp lý hay không và có phù hợp với mục tiêu đề ra giá mua

Nếu xét thấy đơn giá phân tích không hợp lý hoặc chưa đạt được mục tiêu giá của thu mua, thì sẽ yêu cầu nhà cung cấp báo giá lại

Nếu như sau khi nhà cung cấp báo giá lại mà đơn giá vẫn chưa đạt đến mục tiêu thu mua, và nhà cung cấp vẫn nhất quyết không điều chỉnh giá nữa, khi đó thu mua có thể tiến hành gọi thầu hoặc dùng cách khác để xác nhận giá

Đơn giá Thu mua thông qua từng bước xét duyệt, tổ quản lý Thu mua sẽ điền vào “Đơn xin chỉ định thầu” và căn cứ theo qui định lưu trình xét duyệt thi hành

Khi chưa thông qua giá yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bảng báo giá mới

Quyền hạn phê duyệt “Đơn xin chỉ định thầu” hoặc “Hợp đồng cung cấp vật liệu” (CMVN18-02) sẽ căn cứ

theo sổ tay phân quyền mới nhất

5.1.4 合同签定 Ký kết hợp đồng

招标定价审批之后采购员开始建立《物料采购合同 》.《物料采购合同》一式两份，与供应商共同 签订。

Sau khi Chỉ định thầu được duyệt, nhân viên Thu Mua tiến hành thiết lập “Hợp đồng cung cấp vật liệu” (CMVN18-02), Hợp đồng cung cấp vật liệu được lập hai bản và được thông qua đầy đủ chữ ký của hai bên

5.1.5 ERP 系统供应商信息录入 Nhập thông tin nhà cung cấp vào ERP

Trung tâm tài vụ sau khi nhận được Hợp đồng cung cấp vật liệu của Thu Mua, sẽ tiến hành nhập giá và các thông tin của nhà cung cấp vào hệ thống ERP

5.1.6 送样初品 Sơ phẩm

安 “初品检验管理细则”（CMVN05)）

Thực hiện theo “Nguyên tắc kiểm nghiệm sơ phẩm” (CMVN05))

5.1.7 下订单 Xuất đơn hàng

经过检查，统计和核对正确的生产需求用量.采购根据生产需求下达采购订单

Sau khi kiểm tra, thống kê và xác định chính xác số lượng cần dùng cho kế hoạch hoạch sản xuất Khi đó Thu Mua sẽ xuất đơn đặt hàng cho nhà cung cấp

5.1.8 交货-验收 Giao hàng – kiểm tra nhập hàng

根据 “进货检验细则” (CMVN19)) 实行

Thực hiện theo “Nguyên tắc kiểm nghiệm nhập hàng” (CMVN19))

5.2 物料采购流程

仓库

交货-检验入库

No

Yes

建立采购计划

ERP 需求采购

采购订单下达

订单审批

订购

录入ERP系统

系统外

跟進計劃生産 -

送貨時間

解释项目 5.2.1

供应商

仓库

IQC

Lưu trình thu mua vật liệu thông thường

TRÁCH NHIỆM LƯU TRÌNH

THỰC HIỆN

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

HỒ SƠ-TÀI LIỆU LIÊN

QUAN

Kho

Nhân viên

Thu Mua

Nhu cầu dự trữ vật liệu

Giao hàng – kiểm

No

Yes

Ngoài hệ thống ERP

Trong hệ thống ERP

Lập kế hoạch thu mua

Yêu cầu thu mua từ ERP

Xuất đơn đặt hàng

Duyệt đơn đặt hàng

Đặt hàng

Nhập vào ERP

Ngoài hệ thống ERP

Theo dõi KHSX và thời gian giao hàng

Diễn giải mục 5.2.1

Nhân viên Thu

Nhân viên Thu

Bảng thống kê kế hoạch thu mua linh kiện (CMVN18-03)

Nhân viên Thu

Đơn đặt hàng từ ERP Đơn đặt hàng (CMVN18-01)

Đơn đặt hàng từ ERP Đơn đặt hàng (CMVN18-01)

Nhân viên Thu

Đơn đặt hàng từ ERP Đơn đặt hàng (CMVN18-01)

Nhân viên Thu

Đơn đặt hàng (CMVN18-01)

Nhân viên Thu

Biểu theo dõi thời gian giao hàng (CMVN18-04)

Nhà cung cấp

nhập hàng (CMVN19))

5.2.1 储备物料 Nhu cầu dự trữ vật liệu

由于有些物料采购周期很长，为了保证生产无缺料，所以采购会储备特素要求的物资.一般采购业务 员根据三个月滚动计划和月度生产计划，并结合计划的变动调整，编制铝板、进口塑料、涂料、镀 铝钢板等原材料的需求计划。

Do có một số vật liệu thời gian mua hàng tương đối dài vì vậy để đảm bảo cho nhu cầu sản xuất Thu mua sẽ mua dữ trữ hàng an toàn tồn kho Thông thường nhân viên thu mua căn cứ vào bảng kế hoạch ba tháng và bảng kế họach sản xuất tháng, kết hợp bảng kế họach biến động điều chỉnh theo kế họach 3 tháng đưa theo biên chế mua hàng: nhôm, nhựa nhập khẩu, nhôm mạ đồng

5.2.2 ERP 采购需求 Yêu cầu thu mua trong hệ thống ERP:

采购员进入 ERP 系统检查各人负责的物料是否有显示需求采购，如有采购员马上下达采购订单 Nhân viên Thu Mua sẽ đăng nhập vào hệ thống ERP và kiểm tra hạng mục vật liệu do cá nhân phụ trách nếu

có hiển thị nhu cầu mua thì nhân viên thu mua sẽ tiến hành thao tác chuyển thành đơn mua hàng

5.2.3 系统外采购需求 Yêu cầu thu mua ngoài hệ thống ERP:

划

Hàng tháng Trung Tâm kế hoạch sẽ nhận được kế hoạch dự kiến tiêu thụ từ bộ phận kinh doanh và gửi đến các đơn vị liên quan Trung tâm thu mua sẽ căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ dự kiến 3 tháng để tiến hành lập kế hoạch thu mua vật liệu cho thích hợp

际使用量采购（有批量采购要求的除外）。审批权限按公司分权手册，未通过批准的采购订单需重 新编制

Thu Mua nguyên liệu nhập khẩu: Kế họach mua hàng nhập khẩu nhất thiết phải chi tiết, tồn số lượng hàng trong kho, căn cứ vào lượng dùng trong đơn hàng tính tóan, phẩm cách ứng với thực tế lượng dùng

5.2.4 下达采购订单 Xuất đơn hàng

采购业务员根据《生产计划管理细则》由主计划员提供的《生产计划表》及工程技术中心制定的

《产品 BOM 表》，按 ERP 系统生成的采购需求下达采购任务，在 SCP 系统中打印采购订单并传达 给对应供应商

Nhân viên Thu Mua căn cứ vào “Bảng kế họach sản xuất” do nhân viên kế hoạch cung cấp, quy định của Trung Tâm công nghệ về “Biểu Bom”, yêu cầu mua hàng xuất hiện trên hệ thống ERP hoặc yêu cầu của kế hoạch tiêu thụ dự kiến để tiến hành xuống đơn đặt hàng, sau đó vào hệ thống SCP đển in đơn đặt hàng trình Giám đốc trung tâm thu mua ký duyệt

5.2.5 采购单丁审批 Duyệt đơn đặt hàng

采购员下达采购订单之后，就提交到管理部门审批 审批权限按越南美的公司分权手册，未通过批准 的采购订单需重新编制

Đơn hàng được nhân viên Thu Mua xuống đơn, sau đó trình qua cấp quản lý kiểm tra và ký duyệt Quyền ký duyệt sẽ căn cứ vào số tay phân quyền của công ty Midea Việt Nam, nếu đơn đặt hàng chưa được thông qua thì phải tiến hành làm lại

5.2.6 订购 Đặt hàng

采购订单经过管理部门审批之后，采购员会打印出来传给供应商，与供应商确认订单一收到并请供 应商会传给采购员

Đơn hàng sau khi được duyệt, nhân viên Thu Mua sẽ in ra và fax cho nhà cung cấp, xác nhận với nhà cung cấp họ đã nhận được đơn đặt và yêu cầu họ xác nhận và fax trở lại

5.2.7 登录 ERP Nhập vào ERP

对于进口物料，出货文件收到之后，采购会根据文件上进去 ERP 系统下达采购订单

Hàng nhập khẩu sau khi có chứng từ xuất hàng, Thu mua sẽ căn cứ vào chứng từ nhập hàng để xuống đơn hàng trong hệ thống ERP

5.2.8 订单追逐和交货安排 Theo dõi kế hoạch sản xuất và thời gian giao hàng

在此预定日期的前 2-3 天，小五金件可提前两周入库

Căn cứ quy định của “Nguyên tắc quản lý kho” (CMVN29)), vật liệu nhập xưởng hằng ngày theo “Kế họach sản xuất tuần”, thông thường sẽ nhận hàng theo kế họach sản xuất trước 2-3 ngày, hàng ngũ kim có thể nhập kho trước 2 tuần

定交期前三天以电话、传真形式联络供应商，督促供应商按质、按量、按期供货。

Sau khi nhân viên Thu Mua xuống “Đơn đặt hàng”, phải theo dõi biểu “Tiến độ giao hàng” (CMVN18-04) mà nhân viên Thu Mua sắp xếp cho nhà cung cấp, liên lạc điện thoại giao hàng trước 3 ngày, hình thức liên lạc là fax cho nhà cung cấp, theo dõi chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng

5.2.9 交货-验收 Giao hàng – kiểm tra nhập hàng

“ 发报告给采购，采购员负责通知供应商处理，具体实行安 进货检验细则”（CMVN19)）

Hàng giao đến kho, nhân viên kho sẽ phụ trách thông báo đến bộ phận IQC kiểm tra Kết quả kiểm tra đạt , kho sẽ làm thủ tục nhập kho Nếu không đạt bộ phận IQC sẽ gửi báo cáo kiểm tra đến trung tâm Thu Mua và nhân viên Thu Mua có trách nhiệm thông tin cho nhà cung cấp xử lý, cụ thể thực hiện theo “Nguyên tắc kiểm nghiệm nhập hàng” (CMVN19))

Khi cung cấp hàng không đạt chất lượng, số lượng, thời hạn giao, thì sẽ căn cứ theo hợp đồng để tiến hành

xử lý

Khi nhà cung cấp giao hàng đúng lượng đúng kỳ, sau khi kết quả kiểm nghiệm đạt do bộ phận Kho đối chiếu trên “Phiếu giao hàng” kí tên tiếp nhận vật liệu

 物料经来料检验判定合格或虽不合格但同意让步接收时，由仓库在送货单上加盖“收货章”，订单至 收货章”，订单至 ，订单至“ ” 此关闭。

Khi vật liệu được phán định hàng đạt chất lượng hoặc không đạt chất lượng nhưng đồng ý tiếp nhận nhượng bộ, trên phiếu giao hàng bộ phận kho đóng dấu “ Nhận hàng”,đơn hàng được kết thúc

进。

Nếu vì nguyên nhân từ nhà cung cấp làm ảnh hưởng đến đơn đặt hàng không thể kết thúc được, khi đó nhân viên Thu Mua sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan và nhà cung cấp để thông tin rõ vấn đề cần truyền đạt và theo dõi

Hàng mua kết tháng và thanh toán cụ thể theo quy định của trung tâm quản lí tài vụ ban hành

Thanh toán tiền hàng dự tính và phi kế họach căn cứ vào quy định tài vụ thi hành

5.3 辅料采购流程

责任 实行流程 工作内容 相关记录

各部门需求申

购

付款-订单结束

送货

验收

申购单

采购订单下达

接收

退货

申购单经过审批完，申请部门发给 采购，采购根据申请单找供应商送

Lưu trình mua hàng phụ liệu

TRÁCH NHIỆM LƯU TRÌNH THỰC HIỆN NỘI DUNG CÔNG VIỆC HỒ SƠ-TÀI LIỆU

LIÊN QUAN

Các bộ phận có

nhu cầu xin mua

Thanh toán – kết thúc đơn hàng

Đạt

Không đạt

Giao hàng

Nghiệm thu

Phiếu xét duyệt yêu cầu

Xuất đơn đặt hàng

Tiếp nhận

Trả hàng

Phiếu xét duyệt sau khi thông qua ký

duyệt , đơn vị xin mua sẽ gửi đơn đến bộ phận Thu mua, Thu mua dựa vào nhu cầu xin mua tìm nhà cung cấp giao mẫu, báo giá

Xét duyệt yêu cầu

xong sẽ tiến hành xuất đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (CMVN18-01)

Thu Mua

Theo dõi nhà cung cấp giao hàng về số

lượng, chất lượng có phù hợp yêu cầu cần

Chứng từ giao hàng

Đơn vị xin mua

Đơn vị xin mua sẽ trực tiếp nhận hàng nếu hàng không đạt sẽ thông báo Thu mua trả hàng về nhà cung cấp nếu hàng giao đúng nhu cầu thì đơn vị xin mua ký nhận trên phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng

Đơn vị xin mua Phiếu giao hàng sau khi ký nhận đơn vị xin mua hàng sẽ chuyển giao cho

Thu mua

Thu mua và tài

vụ

Thu mua phụ trách sắp xếp chứng từ xin thanh toán , bộ phận tài vụ phụ trách kiểm duyệt và thanh toán

Chứng từ liên quan

5.4 存档 Lưu hồ sơ

 各部门按 文件和纪录控制程序 （CPVN101“ ” ）和根据 文件-“ 纪录清单和保存年限 CNVN01 来设立” 保存年限

Tất cả các bộ phận lưu hồ sơ liên quan theo “Trình tự kiểm soát tài liệu và hồ sơ” (CPVN101) và dựa vào

“Danh mục tài liệu - hồ sơ và thời hạn lưu giữ” CMVN01 để thiết lập thời gian lưu giữ.

6 相关支持文件 Tài liệu hỗ trợ liên quan

 文件和记录控制程序 CPVN101 Trình tự kiểm soát tài liệu và hồ sơ

 合格品控制程序 CPVN502 Trình tự kiểm soát sản phẩm không đạt

 纠正和预防措施控制程序 CPVN503 Trình tự thực hiện hành động khắc phục – phòng ngừa

 文件-纪录清单和保存年限 CMVN01 Danh mục tài liệu - hồ sơ và thời hạn lưu giữ

phẩm

7 相关记录-表格 Hồ sơ - Biểu mẫu liên quan

 海外物料计划采购表 CMVN18-03 Bảng thống kê kế hoạch thu mua linh kiện