Báo cáo thực tậpHọc viện Chính sách và Phát triển1.5.Sơ lược về hoạt động kinh doanh của công ty...101.6.Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty...11CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ NHÂN SỰ PHÒNG TỔ
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI
Thông tin khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Cổ phần Đâu tư và Thương mại Capital Việt Nam
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Capital Vietnam tranding and Investment joint stock company
Tên công ty viết tắt: Capital Vietnam Tranding and Investment., JSC 1.1.2 Địa chỉ trụ sở chính
Số 5, Ngõ 30, đường cách Mạng Tháng 10, Phường Châu Sơn, Thành phố Sông Công, Tỉnh Thái Nguyên, Việt Nam Điện thoại: 0914.698.229
Bằng chữ: Mười lăm tỷ đồng
Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
1.1.4 Người đại diện theo phát luật của công ty
Họ và tên: HUỲNH TẤN LỢI
Sinh ngày: 07/07/1976 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam
Loại giấy tờ pháp lý của cá nhân: Chứng minh nhân dân
Số giấy tờ pháp lý của cá nhân: 280607308
Ngày cấp: 10/06/2020 Nơi cấp: công an tỉnh Bình Dương Địa chỉ thường trú: khu phố Đông Tân, phường Dĩ An, thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương, Việt Nam Địa chỉ liên lạc: khu phố Đông Tân, phường Dĩ An, thành phố Dĩ An, tỉnhBình Dương, Việt Nam
Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển
Ngày 30/09/2011: Xuất phát điểm ban đầu của công ty chỉ là một xưởng may quy mô gia đình, sau nhiều năm hoạt động xưởng may dần có những đơn hàng lớn và có đối tác nước ngoài nên xưởng may quyết định mở rộng sản xuất. Ông Huỳnh Tấn Lợi đã đi đăng ký doanh nghiệp công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam Khi công ty mới thành lập cũng vấp phải rất nhiều khó khăn về mặt tài chính và các đối thủ cạnh tranh, nhưng với kinh nghiệm kinh doanh vốn có của mình giám đốc Huỳnh Tấn Lợi đã từng bước đưa công ty vươn lên phát triển mạnh mẽ và khẳng định vị thế của mình trong thị trường bán lẻ lúc bấy giờ. Đến ngày 07/11/2018 công ty bước đầu lấn sân sang lĩnh vực lập trình máy tính, tư vấn máy tính và quản trị hệ thống máy tính Lĩnh vực mới bắt nguồn từ sự áp dụng những công nghệ cắt mắt xử lý vi tính mới, lập trình để cắt vải tự động theo bản mô phỏng,… Đây được coi là bước ngoặt mới của công ty, cùng với việc hợp tác với đối tác nước ngoài để trao đổi về công nghệ lập trình cắt may tự động nên công ty đã mở rộng được tệp khách hàng kinh doanh cũng như tiếp nhận công nghệ với từ đối tác về Việt Nam.
Tính đến thời điểm hiện tại, sau hơn 10 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam là một trong những công ty may uy tín trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên với những đơn hàng lớn nhỏ đều đặn được xuất đi nước ngoài Tầm nhìn tương lai của công ty muốn mở rộng nhiều thị phần may mặc hơn ở thị trường Việt Nam Mục tiêu đến năm 2025 sẽ mở rộng thêm xưởng sản xuất và tăng 300% doanh thu so với năm 2022 và xa hơn là hợp tác để đưa
Chức năng của các phòng ban
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam
Mô hình tổ chức Công ty
T Bộ phận Chức năng, nhiệm vụ
1 Giám đốc Giám đốc điều hành chung các hoạt động của công ty;
Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty;
Hoạch đính chính sách, đường lối ;
Quyết định tình hình Tài chính - Đầu tư của công ty ;
Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác của công ty ;
GIÁM ĐỐC Huỳnh Tấn Lợi
Chịu trách nhiệm về năng suất, chất lượng, tiến độ của các mã hàng sản xuất;
Chỉ đạo thực hiện công tác an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy theo qui định của pháp luật;
Thực hiện và duy trì văn hóa doanh nghiệp;
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Luật doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch đánh giá, đánh giá lại khách hàng; Tìm kiếm khách hàng, đơn hàng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và dài hạn; Đảm bảo đồng bộ nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất;
Chịu trách nhiệm quyết toán nguyên phụ liệu theo quy định của Hải Quan, giám sát thực hiện quyết toán giá thành; Chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh theo khách.
Tổ trưởng xưởng sản xuất
Chịu trách nhiệm về năng suất, chất lượng, tiến độ của các mã hàng sản xuất;
Giải quyết các phát sinh trong quá trình sản xuất, đề xuất giải pháp nâng cao năng suất lao động;
Quản lý điều hành mọi hoạt động trong xưởng;
Triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất đảm bảo đạt kế hoạch giao
Kiểm soát tiến độ công việc đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất, quy trình công nghệ, chất lượng theo quy định;
Kiểm soát và giao việc cho từng công nhân, hoàn thành vượt mức kế hoạch ngày, tháng;
Thực hiện duy trì 5S tại xưởng ;
Giữ ổn định lao động trong xưởng.
Thực hiện công tác thống kê, kế toán của công ty theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, thống kê hiện hành;
Quản lý vốn và tài sản trong phạm vi quản lý;
Phân bổ chi phí đúng đủ kịp thời theo chuẩn mực kế toán; Quản lý, giám sát các khoản mục chi phí tại công ty đảm bảo tiết kiệm mang lại hiệu quả kinh doanh cho công ty;
Lập, phân tích báo cáo kết quả kinh doanh báo cáo tài chính công ty;
Quản lý kho nguyên phụ liệu, thành phẩm.
Lập kế hoạch thiết kế mẫu, may mẫu;
May mẫu phát triển, mẫu duyệt khách hàng;
Xây dựng tài liệu kỹ thuật, Bảng mầu;
Chuẩn bị mẫu giác sơ đồ cho xưởng/ tổ cắt Chuẩn bị mẫu cứng cho phòng công nghệ; Đào tạo nhân viên kỹ thuật.
Nghiên cứu và ban hành quy trình công nghệ cắt, may, hoàn thiện;
Thiết kế đường chuyền của mã hàng Tính thời gian công nghệ sản xuất mã hàng;
Nghiên cứu ứng dụng công nghệ, máy móc thiết bị;
Nghiên cứu, may mẫu chế thử, đào tạo công nhân các công đoạn khó trước khi hướng dẫn tổ chuyển đổi mà hàng; Triển khai chuyển đổi mã hàng cho các tổ sản xuất;
Kiểm tra,điều chỉnh cân bằng nhịp chuyền; Đào tạo nâng cao tay nghề, thao tác chuẩn cho Công nhân; Đào tạo tổ trưởng.
Quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả toàn bộ máy móc, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, hệ thống điện;
Chủ động lập kế hoạch nhu cầu thiết bị phục vụ sản xuất của công ty;
Xây dựng kế hoạch và thực hiện duy tu bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị theo tiêu chuẩn, quy trình duy tu bảo dưỡng của công ty;
Phối hợp phòng Công nghệ nghiên cứu ứng dụng máy móc cho mã hàng mới;
Chuẩn bị máy móc thiết bị theo sơ đồ thiết kế chuyền ít nhất
01 ngày trước khi vào chuyền;
Sửa chữa máy móc thiết bị kịp thời cho công nhân;
Quản lý công tác an toàn vệ sinh lo động, phòng cháy chữa cháy tại công ty, thực hiện tự kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống phòng cháy chữa cháy tại đơn vị theo phân cấp.
Thực hiện hệ thống quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của khách hàng;
Kiểm tra nguyên phụ liệu tốt khâu đầu vào;
Kiểm tra nguyên phụ kiệu trước khi lên chuyền;
Các báo cáo ghi chép đầy đủ, nhập tỷ lệ lỗi chuyền và Final trên phần mềm;
Thực hiện Pre-Final, Final theo tiêu chuẩn chất lượng của khách hàng; Đạt các tiêu chuẩn đánh giá của khách hàng về hệ thống quy trình, chất lượng;
Duy trì hệ thống đánh giá chất lượng của khách hàng.
9 Phòng tổ Xây dựng mô hình tổ chức của công ty;
9 chức Đảm bảo chế độ chính sách quyền lợi của người lao động theo pháp luật;
Phát động thi đua và động viên khen thưởng kịp thời cho người lao động;
Tuyên truyền và tuyển dụng lao động đạt và vượt kế hoạch công ty đề ra;
Phối hợp trong công tác xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, kiểm soát về định biên và chi phí nhân sự;
Phối hợp trong việc thanh toán các chế độ chính sách, phúc lợi cho người lao động; Đào tạo định hướng đối với công nhân trực tiếp sản xuất;Giữ ổn định lao động tại Công ty.
Ngành nghề kinh doanh
Sản xuất trang phục dệt kim, đan móc;
Bán buôn vải, hang may sẵn, giày dép;
Bán buôn máy móc vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm;
Tư vấn máy tính và quản trị hệ thống máy tính, phần mềm chuyên ngành cho công nghệ may dệt;
Sản xuất vải dệt thoi;
Sản xuất các loại dây bện và lưới;
Sản xuất vali, túi xách và các loại tương tự, sản xuất yên đệm.
Sơ lược về hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam với mặt hàng chủ yếu là gia công mặt hàng may mặc cung cấp cho các công ty thời trang bán lẻ ở Việt Nam và xuất khẩu đi nước ngoài, hay những đơn hàng đặt may đồng phục, đặt may theo yêu cầu với số lượng lớn cho những công ty, doanh nghiệp ở
Việt Nam Đối với những đơn hàng gia công cho công ty thời trang bán lẻ hay xuất khẩu đi nước ngoài có nguồn nguyên phụ liệu từ khách hàng cung cấp và công ty chỉ thiết kế, may đo số lượng lớn theo đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty có ba đối tác lớn và lâu năm là công ty Song Jin Company ở Hàn Quốc, công ty VP Tconceps ở Trung Quốc, công ty Capital Garment Company ở Canada, ba công ty trên đều chuyên cung cấp các sản phẩm may mặc ra thị trường họ theo hình thức bán lẻ tại các hệ thống, chuỗi cửa hàng Đối với những đơn đặt hàng may đồng phục hay may theo yêu cầu công ty sẽ đưa ra mẫu thiết kế và nguồn nguyên phụ liệu cho khách hàng lựa chọn rồi tự sản xuất thành phẩm
Trong lúc em thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại CapitalViệt Nam, công ty đang trong thời điểm thuận lợi là đã qua thời điểm dịch nên việc xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, dễ dàng, giúp công ty nhận được nhiều đơn hàng lớn và có giá trị cao từ đó đem về nhiều lợi nhuận cho công ty, cùng với đó là dịp gần Tết nên lượng đơn hàng rất nhiều để phục vụ nhu cầu mua sắm dịp Tết Ngoài sự thuận lợi trên, công ty còn có những khó khăn riêng như việc tuyển dụng công nhân may có tay nghề cao là vấn đề khó, đa số là công nhân ít kinh nghiệm Vì gần Tết lượng hàng của công ty năm nay tăng rất nhiều so với những năm khác nên cần tuyển gấp các công nhân may để hoàn thiện số lượng đơn hàn để kịp giao cho khách Cùng với đó là công nhân may của xưởng cũng phải tích cực tăng ca để hoàn thiện mà chi phí cho những giờ làm việc tăng ca sẽ cao hơn giờ làm việc bình thường do đó cũng ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của công ty Bên cạnh đó công ty cũng có đối thủ cạnh tranh trực tiếp đó là công
Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty
Trong những năm vừa qua, công ty phải đối mặt với không ít những khó khăn như sự cạnh tranh quyết liệt về nguồn hàng, giá cả cạnh tranh giữa các công ty trong và ngoài nước, đặc biệt là tình hình dịch bệnh covid-19 đã ảnh
11 hưởng khá lớn tới công ty do việc xuất nhập khẩu phải cần rất nhiều thủ tục giấy tờ thì các xe hàng mới được thông quan, đi kèm với đó là tốn nhiều thời gian và chi phí hơn lúc trước khi dịch bệnh Nhưng vượt lên trên khó khăn đó, các hoạt động kinh doanh của công ty vẫn thu được những kết quả cao và luôn hoàn thành kế hoạch đề ra ban đầu, đảm bảo hoạt động kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh Cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2017-2021 như sau:
Hình 1.2 Kết quả kinh doanh năm 2017 – 2021 của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam
Báo cáo kết quả kinh doanh 2017 2018 2019 2020 2021
Doanh thu thuần 54,134,426,862 103,989,480,710 114,832,039,763 50,318,370,590 94,444,651,937 Doanh thu nội bộ (Usd) 1,498,734 2,423,520 2,793,166 1,774,688 2,968, Doanh thu nội bộ (VND) 33,871,388,400 55,740,960,000 64,242,827,200 40,817,825,104 68,285,072,86 Doanh thu gia công ngoài 20,263,038,462 48,248,520,710 50,589,212,563 9,500,545,486 26,159,579,076 Giá vốn hàng bán 45,188,332,091 88,324,812,088 97,812,869,934 40,463,466,454 73,442,866,01 Lợi nhuận gộp 8,946,094,770 15,664,668,622 17,019,169,829 9,854,904,136 21,001,785,92 Thu nhập khác
Chi phí bán hàng 1,391,254,770 2,672,529,654 2,951,183,422 1,293,182,124 2,427,227,5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,200,000,000 2,305,138,968 2,545,486,407 1,115,409,328 2,093,558,3 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 6,354,840,000 10,687,000,000 11,522,500,000 7,446,312,683 16,481,000,000 Thu tài chính
Chi phí tài chính 1,250,000,000 1,250,000,000 1,250,000,000 1,250,000,000 1,250,000,0 Trong đó chi phí lãi vay
Lợi nhuận trước thuế 5,104,840,000 9,437,000,000 10,272,500,000 6,524,000,000 15,231,000,00 Nội bộ 3,349,840,000 5,329,000,000 5,720,500,000 3,643,000,000 5,918,000,00 Gia công ngoài 1,755,000,000 4,108,000,000 4,552,000,000 2,881,000,000 9,313,000,00 Thuế TNDN 1,020,968,000 1,887,400,000 2,054,500,000 1,304,800,000 3,046,200,0 Lợi nhuận sau thuế 4,083,872,000 7,549,600,000 8,218,000,000 5,219,200,000 12,184,800,00
(Nguồn: Phòng kế toán) Đánh giá tình hình thực hiện kinh doanh trong 5 năm vừa qua cho thấy rằng lợi nhuận của công ty tăng đều đặn qua các năm Riêng năm 2020 do dịch bệnh covid-19 làm ảnh hưởng khá lớn đến kết quả kinh doanh của công ty nhưng rất may trong năm đó công ty vẫn có lãi Kết quả kinh doanh của Công ty
Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam được cụ thể như sau:
Quy mô kinh doanh của công ty đang dần được mở rộng dần lên Năm
2017 tổng doanh thu của công ty đạt 54,134,426,862 đây là con số khá triển vọng so với những năm trước đây của công ty.
Bước sang năm 2018, đây là bước ngoặt đột phá của công ty khi tạo ra doanh thu cũng như lợi nhuận gần như gấp đôi so cùng kỳ năm 2017, lợi nhuận sau thuế đã tăng lên 180% Có được những con số ấn tượng đó là do năm 2018 công ty đã lấn sân sang lĩnh vực lập trình máy tính, tư vấn máy tính và quản trị hệ thống máy tính Bắt nguồn từ việc lấn sân sang lĩnh vực mới là có một vài công ty nhỏ khác cùng trong lĩnh vực dệt may đã trao đổi ngỏ ý muốn công ty
Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam chuyển giao công nghệ cắt vải tự động, từ đó công ty đã quyết định xây dựng hệ thống hoàn chỉnh bao gồm lắp đặt, đào tạo kỹ năng cho công nhân, vận hành hệ thống, chăm sóc và bảo hành hệ thống, đó là chu trình hoàn thiện để bán công nghệ rồi chào hàng bán cho những công ty dệt may khác Cùng với đó công ty cũng nhận được nhiều các đơn hàng gia công các sản phẩm từ nước ngoài trong năm nên năm 2018 thật sự là bước ngoặt lớn để đem về doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
Vẫn trên đà phát triển đó, năm 2019 công ty đã đem về lợi nhuận 109% so với cùng kì năm ngoái Đến cuối năm 2019 dịch bệnh covid-19 đã bắt đầu xuất hiện nhưng nó chưa bùng phát và chưa có ảnh hưởng đến nền kinh tế Việt Nam nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam.
Tháng 2 năm 2020 dịch covid-19 xuất hiện tại Việt Nam đã làm thay đổi toàn bộ nền kinh tế không chỉ trong nước mà còn ảnh hưởng đến các nền kinh tế khác trên toàn cầu Cùng chung bối cảnh kinh tế đó, khi có chỉ thị cách ly lần đầu cũng như những quy định cấm nhập cảnh, đóng biên để ngăn ngừa dịch bệnh, các công nhân của công ty cũng nghỉ việc liên tục vì bị nhiễm covid, điều đó đã ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ bàn giao đơn hàng cho các đối tác Năm
2020 có thể nói là một năm đáng nhớ với những thay đổi và những thích ứng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam nói riêng và cả nền kinh tế Việt Nam nói chung để khắc phục khó khan trong hoành cảnh dịch bên lây lan diễn biến phức tạp.
Năm 2021 dịch bệnh vẫn còn nhưng với chỉ thị của Chính phủ đã tạo điều kiện cho người dân đi làm, cùng với đó thực hiện đầy đủ chỉ thị 5k, các quy định test covid thường xuyên hoặc giấy đi đường nên khi đó nền kinh tế Việt Nam đã bắt đầu vực dạy Lợi nhuận sau thế của công ty đã tăng khoảng 234% so với cùng kì năm ngoái, con số khá ấn tượng đánh dấu mốc thời gian kinh doanh vực dạy sau thời kỳ dịch bệnh Con số cũng thể hiện sự cố gắng của công ty đã đẩy mạnh hoạt động kinh doanh phù hợp tình hình thực tế cũng như với chủ trương chính sách hỗ trợ của Đảng và Nhà nước Lợi nhuận gộp về giá vốn hàng bán và cung cấp sản phẩm của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital ViệtNam tăng vọt vào năm 2021 bất chấp khó khăn trong đại dịch và việc giá vốn hàng bán của doanh nghiệp khá là cao do phải chịu thuế và các chi phí phát sinh cao Thể hiện đội ngũ kinh doanh của công ty hoạt động rất hiệu quả.
NGHIỆP VỤ NHÂN SỰ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI CAPITAL VIỆT NAM
2.1 Giới thiệu chung về phòng Tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính ở Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp việc cho mọi hoạt động của công ty và lãnh đạo công ty Phòng có nhiệm vụ chuyên về xây dựng mô hình tổ chức của công ty, xây dựng các chính sách cho nhân viên dựa trên pháp luật và quy định riêng của công ty, theo dõi đảm bảo chế độ, các chính sách, quyền lợi của người lao động theo pháp luật Bên cạnh đó công ty cũng rất chú trọng tới nhân tố cốt lõi đó chính là con người, do đó mỗi công nhân viên đều được bộ phận tổ chức hành chính đào tạo định hướng cho công nhân sản xuất trực tiếp để mọi người có thể kết hợp hài hòa giữa kinh nghiệm, tri thức với sự sáng tạo của bản thân để hoàn thiện sản phẩm.
Phát động thi đua và động viên khen thưởng kịp thời cho người lao động Tuyên truyền và tuyển dụng lao động đạt và vượt kế hoạch công ty đề ra theo mỗi tháng, bên cạnh đó luôn đảm bảo ổn định nhân sự lao động tại công ty Phối hợp trong công tác xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, kiểm soát về định biên và chi phí nhân sự Phối hợp trong việc thanh toán các chế độ chính sách, phúc lợi cho người lao động
2.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức hành chính
Nhân sự phòng tổ chức của công ty gồm có 04 người, trong đó có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 02 chuyên viên hành chính như sau:
- Trưởng phòng Tổ chức hành chính
Trường phòng là người lãnh đạo mọi hoạt động của phòng, thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo đúng pháp luật của nhà nước quy định và quy chế hoạt động của Công ty, trưởng phòng sẽ thực hiện những đầu việc như:
+ Giúp ban Giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty;
+ Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do các Phòng, Ban chuyên môn trong công ty cung cấp;
+ Thừa lệnh Giám đốc ký kết luận thông báo của Công ty đối với một số công việc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, giấy mời dự họp… Được ký vào các văn bản trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký ban hành;
+ Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ, công tác Văn thư, lưu trữ;
+ Quản lý và chịu trách nhiệm vể hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên văn phòng theo chế độ Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công chức, viên chức trong văn phòng; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên trong phòn;
+ Tham mưu cho Giám đốc xây dựng và kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty;
+ Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Tổ chức hành chính;
+ Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng Tổ chức;
+ Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc;
+ Đề xuất, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên trong phòng;
+ Giải quyết các đề xuất của các cá nhân trong bộ phận khác dựa trên nội quy, quy định Công ty và pháp luật hiện hành.
- Phó phòng tổ chức hành chính:
+ Phụ trách hành chính, giúp Trưởng phòng đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động của Công ty;
+ Thay Trưởng phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng Công ty, thực hiện nhiệm vụ quyền Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi vắng;
+ Giúp Trưởng phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng cơ sở hạ tầng, nơi làm việc, trang thiết bị, tài sản cho các Phòng, Ban đổi mới khang trang trụ sở làm việc, đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ có hiệu quả;
+ Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trình Giám đốc phê duyệt;
+ Được Trưởng phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết, ký thay Trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho hoạt động của Công ty và ban Giám đốc;
+ Chỉ đạo công tác Văn thư – lưu trữ và quản lý thong itn nội bộ trong công ty; + Theo dõi quản lý về hoạt động y tế chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công nhân viên, công tác thi đua khen thưởng.
- Chuyên viên phòng Tổ chức hành chính:
+ Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân công theo dõi;
+ Chịu trách nhiệm cá nhân trước Ban Giám đốc, Trưởng phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ chất lượng, hiệu quả công việc được giao; + Giúp Trưởng phòng trong việc tổ chức quản lý, tiếp nhận giấy tờ, công văn đi và đến theo đúng thể thức quy định một cách nhanh chóng Thực hiện công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ, thực hiện nghiêm tuc quy chế bảo mật. Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn bản của Công ty khi phát hành và văn bản của các Công ty khác khi gửi đến Công ty;
+ Thực hiện tốt các Quy định về giữ gìn bảo mật quản lý tài sản và quản lý sử dụng con dấu chặt chẽ theo đúng nguyên tắc thẩm quyền;
+ Tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản hồ sơ lưu trữ của công ty; + Thực hiện các quy định khác của pháp luật và các quy định, quy chế làm việc;
+ Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng công ty; + Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về trất tự an toàn lao động, vệ sinh an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.
+ Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
2.3 Chức năng của bộ phận trong Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Tổ chức hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn công ty Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung giữa các Phòng, Ban chuyên môn Đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho mọi hoạt động của Công ty Ngoài ra Phòng
Tổ chức hành chính còn có nhiệm vụ tham mưu cho các cơ quan, tổ chức đảm bảo các công tác hậu cần như:
- Tham gia ý kiến chỉ đạo, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch;
- Tham mưu tổ chức, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Tư vấn tổ chức hệ thống liên lạc qua điện thoại, liên lạc với khách hàng….
- Tham mưu trong việc soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan duyệt ban hành;
- Giúp công ty xây dựng các chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần, tháng, quý, năm, đôn đốc theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch Điều phối các hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan.
QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG
3.1 Nội dụng công việc thực tập
Trong quá trình thực tập tại vị trí nhân viên nhân sự phòng Tổ chức hành chính của Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam em đã được thực hiện những công việc sau:
- Chấm công các bộ phận vào cuối tháng;
- Làm báo cáo chỉ số vào ngày 10, 20, 30 hàn tháng;
- Thu báo cáo năng suất ra chuyền ngày hôm trước của công nhân xong nhập số liệu vào excel;
- Bước đầu học các nghiệp vụ về kế toán liên quan đến tính lương nhân viên;
- Xuống bếp kiểm tra việc giao nhận thực phẩm, đưa thực đơn cho nhà bếp;
- Viết bài quảng cáo công ty, chia sẻ, like fanpage công ty;
- Xuống xưởng kiểm tra việc thực hiện các quy chuẩn khi bước vào dây chuyền sản xuất của công nhân;
- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cùng nhân sự khác, đăng tin tuyển dụng trên các web, hội nhóm, phát tờ rơi thông tin tuyển dụng;
- Theo dõi tăng, giảm Bảo hiểm, giải quyết chế độ cho người lao động theo hồ sơ cung cấp;
- Lập danh sách các bộ phận đăng ký tăng ca;
- Phối hợp trong công tác xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, kiểm soát về định biên và chi phí nhân sự;
- Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty.
- Lưu trữ quản lý văn thư, lễ tân, công bố lịch công tác của nhân viên theo yêu cầu của Giám đốc;
- Gắn kết quan hệ công chúng và quan hệ đối tác khách hàng;
+ Xây dựng và giáo dục truyền thống, văn hóa doanh nghiệp trong Công ty và công tác quan hệ Quốc tế. Đối với công việc của nhân viên nhân sự, em thường bắt đầu công việc lấy dữ liệu chấm công của nhân viên đổ vào file excel để xử lý, công việc xử lý dữ liệu chấm công khá mất thời gian vì có rất nhiều trường hợp phát sinh như công nhân, nhân viên quên chấm công nhưng trên thực tế có đi làm, lúc đó phải gửi nhân viên file giải trình và chấm công lại cho nhân viên đó Hay trường hợp công nhân lúc đó không có ca làm nhưng lại đến đi làm và chấm công, ta phải xử lý dữ liệu chấm công hôm đó bằng công thức khác khi nhập vào excel Hằng ngày phải lên bài truyền thông nội bộ cho fanpage của công ty hoặc xử lý các danh sách đăng ký ca của công nhân, theo dõi tiến độ của các sản phẩm trên file báo cáo
Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng
Phần mềm kế toán Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Capital Việt Nam đang sử dụng là Fast business online Phần mềm có những đặc điểm nổi bật sau đây:
- Phần mềm kế toán Fast online kết nối qua internet để truy cập, việc đó giúp linh hoạt cho người dùng;
- Hỗ trợ nộp thuế thông qua HTKK, tích hợp hóa đơn điện tử;
- Có đầy đủ chứng từ, nghiệp vụ kế toán;
- Tốc độ truy xuất dữ liệu online cực nhanh do cơ chế vận hành máy chủ trên nền tảng Cloud thông minh, tiên tiến nhất hiện nay;
- Fast sử dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp giúp đảm bảo an toàn dữ liệu cho hệ thống khách hàng;
- Nhập liệu tự động hàng loạt từ file Excel thay vì phải nhập tay thủ công;
- Không cần đầu tư máy chủ, hạ tầng công nghệ cao.
*Các giai đoạn trong quy trình kế toán
- Quy trình kế toán doanh nghiệp là một hệ thống gồm nhiều giai đoạn Cụ thể như sau:
Bước 1: Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kế toán sẽ tổng hợp lại toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ mua bán, quan hệ kinh tế hay các công việc phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp từ các phòng ban khác nhau và lập chứng từ gốc.
Bước 2: Căn cứ vào thông tin các nghiệp vụ đã tổng hợp được để lập chứng từ gốc
- Chứng từ gốc hay chứng từ kế toán là giấy tờ quan trọng của bộ phận kế toán Chứng từ gốc chính là căn cứ pháp lý đồng thời là bằng chứng để kế toán doanh nghiệp ghi nhận lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng cách thức phù hợp.
Bước 3: Xử lý kiểm tra chứng từ gốc
- Các căn cứ pháp lý của bộ phận kế toán cần được đảm bảo về tính chính xác nên trước khi trình lên kế toán trưởng thì phòng kế toán sẽ có một bộ phận kiểm tra chứng từ gốc để phát hiện sai phạm Công tác xử lý kiểm tra chứng từ gốc vừa đảm bảo hạn chế sai sót vừa giúp quy trình kế toán diễn ra một cách có hiệu quả.
Bước 4: Căn cứ vào các thông tin để ghi sổ sách
- Dựa trên hệ thống chứng từ đã được kiểm tra và lập hoàn chỉnh, kế toán tiến hành nhập liệu chứng từ để hình thành sổ sách kế toán Hiện nay, doanh nghiệp đã xử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting, bộ phận kế
27 toán không phải lập nhiều loại sổ sách khác nhau như sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung,… Xử lý lập và lưu trữ sổ sách kế toán trên phần mềm giúp kế toán giảm được độ phức tạp và khó khăn phát sinh
Bước 5: Sắp xếp và phân loại chứng từ kế toán, sổ sách kế toán
- Chứng từ, sổ sách kế toán cần được lưu trữ để phục vụ cho các mục đích nhất định trong thời gian cụ thể Vì vậy, để giúp ích cho việc khai thác sử dụng về sau, kế toán doanh nghiệp cần sắp xếp, phân loại chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học.
Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ
- Cuối kỳ, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kết chuyển để khóa sổ kế toán Việc làm này là để hoàn thiện tổng hợp dữ liệu kế toán sau 1 tháng với mục đích để xác định số dư của tài sản, nguồn vốn doanh nghiệp cũng như lãi lỗ trong kỳ của doanh nghiệp.
Bước 7: Khóa sổ, xác định số dư
- Sau khi hoàn thiện các bút toán kết chuyển và thực hiện kiểm tra chứng từ, tổng hợp thông tin thì kế toán thực hiện xác định số dư và tiến tới khóa sổ Khóa sổ là hành động nhằm đảm bảo các dữ liệu kế toán sẽ không thể sửa đổi được nữa để chắc chắn rằng hệ thống sổ sách giấy tờ đảm bảo đủ điều kiện làm căn cứ lập báo cáo tài chính
Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh
- Căn cứ vào thông tin ghi nhận ở sổ cái và sổ chi tiết tài khoản, kế toán doanh nghiệp lập bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh là yếu tố giúp đánh giá về tính chính xác của các thông tin được ghi nhận tại sổ cái cũng như cho một cái nhìn tổng quan về về các giao dịch phát sinh với từng tài khoản.
Bước 9: Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế
- Lập báo cáo tài chính cũng như quyết toán thuế doanh nghiệp là các bút toán phức tạp trong suốt quy trình kế toán tại các doanh nghiệp Hình 3.1: Bảng chấm công tháng 12/2023 cho nhân viên xưởng may
( Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
- Đã chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân công thực hiện;
- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Ban Giám đốc, Trưởng phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ chất lượng, hiệu quả công việc được giao khi ffi thực tập;
- Giúp Trưởng phòng tổ chức quản lý, tiếp nhận các giấy tờ, công văn đi và đến công ty;
- Thực hiện công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ, thực hiện nghiêm tuc quy chế bảo mật;
- Tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản hồ sơ lưu trữ của công ty;
- Thực hiện các quy định khác của pháp luật và các quy định, quy chế làm việc của công ty;
Sau quá trình nghiên cứu, áp dụng vào thực tế em có rút ra được các kiến thức như sau: Cần áp dụng “Bộ quy tắc ứng xử trong công việc tuyển dụng” bao gồm 5 điều:
- Hãy nở nụ cười và bắt đầu một ngày bằng cách đi làm đúng giờ;
- Liệt kê những việc cần làm – To Do List;
- Đoàn kết, hỗ trợ, chia sẻ với đồng nghiệp;
- Tìm kiếm và chăm sóc tận tình các ứng viên;
- Làm việc chăm chỉ, nỗ lực ko ngừng nghỉ, đảm bảo mọi nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho công ty.
