đồ án tốt nghiệp đề tài hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty tnhh hansoll vina

Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: - Tên hiệu của nhà cung cấp - Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Phạm vi hoạt động theo thị tr

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ

HỒ CHÍ MINH KHOA VẬN TẢI KINH TẾ

BỘ MÔN QUY HOẠCH VÀ QUẢN LÝ GTVT

Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2022

KHOA VẬN TẢI KINH TẾ

BỘ MÔN QUY HOẠCH VÀ QUẢN LÝ GTVT

Giáo viên hướng dẫn: T.S Nguyễn Văn Dũng

T.S Huỳnh Thị Thúy Kiều Sinh viên thực hiện: Lê Thị Ngọc Ánh

Lớp: Logistic K59

Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2022

Bộ môn Quy hoạch & QLGTVT

BẢN NHẬN XÉT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

(Dùng cho giảng viên hướng dẫn)

Đề tài: Hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

Mã số đề tài: DN2

Chuyên ngành đào tạo: Logistics Ngành: Khai Thác Vận Tải

Sinh viên: Lê Thị Ngọc Ánh Lớp: Logistics K59

Người hướng dẫn: T.S Nguyễn Văn Dũng

Nhận xét:

1 Về ý thức, thái độ, trách nhiệm của sinh viên trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp

2 Ưu điểm, nhược điểm của đồ án (cả phương pháp tiếp cận, nội dung lẫn hình thức trình bày & bố cục)

3 Kết luận: Tôi đồng ý

Tôi không đồng ý

để tác giả được bảo vệ đồ án trước Hội đồng 4 Điểm của GVHD:………

Người nhận xét

(Ký tên và ghi rõ họ và tên)

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới toàn thể thầy cô đã và đang công tác tại

trường Đại học Giao Thông Vận Tải phân hiệu tại TP HCM Những người luôn hỗ trợ giúp đỡ

em từ những ngày đầu vào trường cho tới thời gian hiện tại dù là chỉ là âm thầm Tại ngôi

trường này, em đã được thầy cô giảng dạy và cung cấp không chỉ nền tảng kiến thức quý báu

về chuyên môn mà còn là những kĩ năng sống hữu ích – đây như một sự trang bị để em có thể

bước đi vững vàng trong tương lai của chính mình

Em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em trong suốt

quá trình thực tập –giảng viên hướng dẫn T.S Nguyễn Văn Dũng Em xin được cảm ơn thầyđã

cho em những lời khuyên, chỉ dạy vô cùng bổ ích; cảm ơn thầy đã luôn nhắc nhở, hướng dẫn

em tới những điều tốt nhất và cảm ơn thầy đã luôn giải đáp mọi thắc mắc, trở ngại mà em gặp

phải trong thời gian thực tập Nhờ vào sự tận tình, nhiệt huyết của thầy mà em mới có thể hoàn

thành đồ án tốt nghiệp một cách trọn vẹn

Tiếp đến, em xin gửi lời cảm ơn đong đầy nhất tới toàn thể Qúy công ty, công nhân viên

nói chung cũng như em xin gửi lời cảm ơn tới các anh chị tại Công ty TNHH Hansoll Vina Em

xin cảm ơn vì đã luôn tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tiễn của chính chuyên ngành

mình theo học hơn 3 năm qua; tạo cơ hội cho em tìm hiểu thực tế của những lý thuyết mà em

đã được giảng dạy tại trường

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến toàn thể thầy

cô trường Đại học Giao Thông Vận Tải phân hiệu tại TP HCM và các anh chị Qúy công ty

TNHH Hansoll Vina

Em xin chân thành cảm ơn!

Hồ Chí Minh, ngày… tháng…năm 2022

Sinh viên

Lê Thị Ngọc Ánh

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ v

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH vi

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích và mục tiêu nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 4

1.1 Các khái niệm có liên quan 9

1.2 Các nội dung của công tác thu mua hàng hóa 4

1.3 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng 9

1.4 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp 13

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng 18

1.5.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp 18

1.5.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HANSOLL VINA 23

2.1 Khái quát về công ty TNHH Hansoll Vina 23

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp 26

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 31

2.1.5 Cơ cấu lao động tại Hansoll Vina 32

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 34

2.2 Phân tích thị trường dịch vụ thu mua cho công tác kiểm nghiệm, giám định và quan trắc 35

2.2.1 Thị trường khách hàng 35

2.2.2 Thị trường nhà cung cấp 22

2.3 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina 25

2.3.1 Kết quả hoạt động mua hàng của công ty Hansoll Vina 25

2.3.2 Thực trạng quy trình mua hàng tại Hansoll Vina 27

a Thực trạng tìm kiếm nhà cung cấp 41

b Thực trạng công tác tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp 45

d Thực trạng công tác giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng 51

e Thực trạng nghiên cứu thị trường tại Hansoll Vina 53

2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác mua hàng tại Hansoll Vina 54

2.4 Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina 57

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 59

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HANSOLL VINA 60

3.1 Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Hansoll Vina trong thời gian tới 60

3.1.1 Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hansoll Vina trong thời gian tới 60

3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Hansoll Vina 60

3.2 Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina 60

3.3 Phân tích ma trận SWOT trong công tác mua hàng của công ty TNHH Hansoll Vina 61 3.3.1 Ma trận SWOT trong công tác mua hàng của công ty TNHH Hansoll Vina 61

3.3.2 Phân tích ma trận SWOT trong công tác mua hàng 63

3.4 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina 64

3.4.1 Nhóm giải pháp về đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị 65

3.4.2 Nhóm giải pháp về nguồn nhân lực 65

3.4.3 Xúc tiến quan hệ, hoạt động nghiên cứu thị trường 66

3.4.4 Nhóm giải pháp về công tác quản lý 68

3.5 Đánh giá hiệu quả giải pháp 68

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 71

KẾT LUẬN……… 71

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……… ……… 72

PHỤ LỤC 1

I PHIẾU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT 1

II PHIẾU PHỎNG VẤN 1 4

III PHIẾU PHỎNG VẤN 2 5

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ

Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của công ty Hansoll Vina 33 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ trình độ văn hoá của nhân viên công ty Hansoll Vina 33 Bảng 2.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Hansoll Việt Nam giai đoạn 2019-2021 34 Biều đồ 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Hansoll Việt Nam giai đoạn 2019-2021 35 Bảng 2.3 Tổng số lượng nhà cung cấp trong và ngoài nước của công ty hiện nay.

22

Biểu đồ 2.3 Số lượng nhà cung cấp trong và ngoài nước của công ty hiện nay 23 Bảng 2.4 Danh sách một số công ty gia công sản xuất may mặc tại Việt Nam 24 Bảng 2.5 Giá trị mua hàng giai đoạn 2019-2021 25 Biểu đồ 2.5 Giá trị mua hàng giai đoạn 2019-2021 26 Bảng 2.6 Kết quả mua nguyên liệu của công ty theo mặt hàng giai đoạn 2019-

2021 27 Bảng 2.7 Giá trị mua nguyên vật liệu theo nhà cung cấp của công ty 2019-2020

42

Bảng 2.8 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp 44 Bảng 2.9 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty TNHH Hansoll Vina 47 Bảng 2.10 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp 48 Bảng 2.11 Số đơn mua hàng được thực hiện thông qua các phương thức thương lượng giai đoạn 2019 – 2021 49 Bảng 2.11 Phương thức thanh toán 2019-2021 51

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Giới thiệu tập đoàn Hansoll Textile 24

Hình 2.2 Logo công ty TNHH Hansoll Vina 25

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Hansoll Vina 27

Hình 2.3 Sản phẩm của công ty Hansoll Vina 31

Hình 2.4 Sản phẩm của công ty Hansoll Vina 31

Hình 2.5 Sản phẩm của công ty Hansoll Vina 31

Hình 2.6 Sản phẩm của công ty Hansoll Vina 32

Hình 2.7 Khách hàng của công ty Hansoll Vina 32

Hình 2.8 Thương hiệu công ty Victoria Secrect 36

Hình 2.9 Hình ảnh cửa hàng Victoria Secrect 37

Hình 2.10 Sản phẩm của thương hiệu Victoria Secrect 38

Hình 2.10 Quy trình mua hàng tại công ty Hansoll Vina 27

Hình 2.11 Hình ảnh ACC list (yêu cầu mua hàng từ Khách hàng PINK) 29

Hình 2.12 Hình ảnh ACC list (đơn yêu cầu từ khách hàng PINK) 30

Hình 2.10 Invoice 39

Hình 2.11 Packing list 40

Hình 2.2 Thay đổi số lượng đơn hàng 41

Sơ đồ 2.13 Quy trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp của Hansoll Vina 45

Hình 2.12 Dự án mùa mới của khách hàng 46

Hình 2.13 Tổng hợp bảng báo giá NCC 46

Hình 2.14 Lỗi màu chỉ 49

Bảng 2.11 Phương thức thanh toán 2019-2021 51

Hình 2.15 Thanh toán trả sau 53

Hình 2.17 Quy trình mua hàng khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng ERP 55 Hình 2.17 Phần mềm ERP Dynamics AX 56

Hình 2.19 Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên 66

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Quá trình toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh chóng Đó là xu thế tất yếu khách quan, là quy luật vận động mà mọi quốc gia trong khu vực

và trên thế giới đều phải tuân theo Biểu hiện rõ nét nhất của xu thế này là quá trình tự do hóa thương mại trong khu vực và toàn cầu Đây chính là cơ hội để các doanh nghiệp mở rộng thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh và có thêm nhiều lợi nhuận Để có thể tận dụng được cơ hội từ quá trình toàn cầu hóa nền kinh tế, các doanh nghiệp cần nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của mình Đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên vật liệu đầu vào là nhân tố không thể thiếu quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để làm được điều này thì một trong những công việc cần thiết của các doanh nghiệp là công tác tổ chức mua hàng Việt Nam

là quốc gia đang trong quá trình phát triển, một số nguyên vật liệu sản xuất không có sẵn trong thị trường nội địa mà phải nhập khẩu Vì vậy công tác mua hàng là một công việc rất quan trọng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có nguồn lực tốt phục vụ cho công tác này Hoàn thiện công tác

tổ chức mua hàng có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tăng doanh thu, phản ứng linh hoạt trước sự biến động của các nhân tố bên ngoài và nâng cao được năng lực sản xuất của mình

Công ty TNHH Hansoll Vina là công ty được tập đoàn Hansoll Textile của công ty là gia công may mặc xuất khẩu ra thị trường nước ngoài Trong quá trình nghiên cứu, kiểm nghiệm của công ty, tổ chức mua hàng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguyên vật liệu, tạo điều kiện cho việc sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả Tuy nhiên, công tác tổ chức mua hàng của công ty chưa thực sự hoàn thiện, còn bộc lộ nhiều hạn chế và chưa khai thác tối đa được nguồn lực của mình Vì vậy việc tiến hành nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina” là rất cần thiết để khắc phục những hạn chế trong công tác mua hàng của công ty

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về mặt thời gian: Nghiên cứu các dữ liệu trong giai đoạn 2019 – 2021 và đề xuất giải pháp năm 2022

+ Về mặt không gian: Nghiên cứu công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

3 Mục đích và mục tiêu nghiên cứu

- Mục đích: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

- Mục tiêu: Để đạt được mục đích trên quá trình nghiên cứu cần làm rõ những mu ̣c tiêu sau

+ Tóm lược một số lý luận cơ bản về công tác mua hàng trong doanh nghiệp và cụ thể

là công ty TNHH Hansoll Vina

+ Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty

+ Đưa ra một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

a Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

- Phương pháp phiếu điều tra bảng hỏi

+ Mục tiêu: Thu thập các dữ liệu chung nhất có liên quan đến hoạt động mua hàng của công ty

+ Nội dung: Gồm 6 - 8 câu hỏi trong đó có các câu hỏi đóng, câu hỏi mở và kết cấu hỏi đóng mở Các câu hỏi tập trung thu thập các thông tin sơ cấp về tổ chức mua hàng, các nội dung liên quan đến mua hàng, các nhân tố tác động tới việc tổ chức mua hàng Trong đó mỗi câu có

+ Nội dung: Gồm 6-8 câu hỏi, các câu hỏi tập trung làm rõ ảnh hưởng các nhân tố môi trường kinh doanh đến công tác tổ chức mua hàng, các cách thức tiến hành công tác cũng như các biện pháp đã áp dụng nhằm thúc đẩy hiệu quả công tác mua hàng

+ Đối tượng điều tra: các cán bộ nhân viên trong công ty, những người được phát phiếu bao gồm: trưởng phòng mua hàng, trưởng các bộ phận sản xuất, nhân viên vật tư

b Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Thu thập các dữ liệu thứ cấp sử dụng các số liệu có được từ các phòng ban trong công ty: phòng mua hàng, phòng kế toán tài chính,

- Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp này để xử lý kết quả điều tra phỏng vấn

- Phương pháp so sánh: Nhằm xử lý các dữ liệu thứ cấp thu được

Sau khi thu thập được các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, sử dụng các phần mềm ứng dụng như word, excel để thống kê, so sánh, lập biểu đồ, xử lý các dữ liệu và đồng thời sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, hệ thống logic để phân tích và đưa ra các nhận định kết luận

- Phương pháp tổng hợp:

Rút ra các kết luận cần thiết cho đề tài bằng việc tiến hành đánh giá một cách tổng quát nhất các dữ liệu thứ cấp thu được, sau đó tiến hành tổng hợp lại

5 Kết cấu của đồ án tốt nghiệp

- Tên đề tài: Hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty Hansoll Vina

- Nội dung báo cáo: Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác mua hàng tại doanh nghiệp thương mại dịch vụ

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI DOANH

NGHIỆP THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 1.2 Các nội dung của công tác thu mua hàng hóa

1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp

a Phân loại nhà cung cấp

Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có 3 cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau

 Theo giá trị hàng mua:

Nhà cung cấp chính: là NCC mà giá trị mua được từ đó chiếm tỷ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà DN mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định NCC này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên

Nhà cung cấp phụ: Là NCC mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới

 Theo tính chất quan hệ:

Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với NCC trước đó, trong một thời gian dài Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau Mức độ rủi ro khi mua hàng tại NCC truyền thống thấp

Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ thương mại với NCC này, doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về NCC để đưa ra quyết định Thông thường sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng NCC

 Theo phạm vi địa lý:

Nhà cung cấp trong nước: Là những NCC có cơ sở văn phòng tại Việt Nam Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến NCC và việc mua hàng của họ Doanh nghiệp thương mại có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của

họ theo các hợp đồng đã kí kết

Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể kí kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài để nhập hàng hoặc qua trung gian

b Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp

Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm:

- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp Nguồn này có thể đến từ các

cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp

- Nguồn thông tin đại chúng: bao gồm các nguồn thông tin từ báo, tạp chí chuyên ngành hay các phương tiện truyền hình, internet,…

- Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: như các thư chào hàng, catalog quảng cáo hay trực tiếp từ những người chào hàng (đại diện bán), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm, hồ sơ dự thầu cung cấp các sản phẩm dịch vụ của các NCC…

c Lập hồ sơ nhà cung cấp

Để lập hồ sơ các NCC, DN tiến hành thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin

cơ bản sau:

- Tên hiệu của nhà cung cấp

- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

- Phạm vi hoạt động theo thị trường

- Chất lượng sản phẩm dịch vụ

- Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ

- Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ

- Khả năng tài chính

- Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp

Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các NCC theo quan điểm đầu tư, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và làm ăn lâu dài với họ Tuy nhiên phải hết sức thận trọng khi thu thập và tìm hiểu thông tin về NCC, nhất là các NCC nước ngoài vì các thông tin về họ rất khó kiểm chứng hoặc phức tạp Trong trường hợp này, đòi hỏi doanh nghiệp ưu tiên mua hàng của những thương hiệu uy tín

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp

a Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp:

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn, đánh giá

và lựa chọn nhà cung cấp

- Các tiêu chuẩn chính:

Chất lượng nhà cung cấp: thường thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… Chất lượng NCC được đánh giá là một trong những tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn NCC cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa có chất lượng cao

Thời hạn giao hàng: là thời gian mà NCC giao hàng kể từ khi có đơn đặt hàng từ phía doanh nghiệp Đánh giá NCC qua thời hạn giao hàng thì phải trả lời các câu hỏi như thời gian giao hàng có được đảm bảo không? NCC thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn, nếu sai hẹn thì trách nhiệm của họ là gì ?

Giá thành hàng mua: bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…, để đánh giá giá thành mua hàng doanh nghiệp cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… nhằm tìm được NCC có giá bán thấp nhất để tạo tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Các tiêu chuẩn khác:

Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: là khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của nhà cung cấp hàng hóa, cụ thể bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc

Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì: là dịch vụ sau khi doanh nghiệp mua hàng của NCC, nếu xảy ra lỗi hàng hóa, thì bên NCC sẽ đáp ứng dịch vụ bảo hành như thế nào? Nhanh hay chậm, dịch vụ có tốt không?

Khả năng tài chính của nhà cung cấp: là việc đánh giá NCC đang ở giai đoạn ổn định

và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và khó khăn về tài chính

b Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp”

Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng:

Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp (tức là mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không thì cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ” Nghĩa là doanh nghiệp nên tiếp tục mua hàng của những nhà cung cấp hiện thời nếu đáp ứng được nhu cầu và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp Bên cạnh đó thì doanh

nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn

Thứ hai, đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục hàng hoá mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm

c Quy trình lựa chọn nhà cung cấp:

Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác doanh nghiệp nên tuân thủ quy trình lựa chọn nhà cung cấp Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng

Quy trình lựa chọn NCC bao gồm các bước cơ bản sau:

Sơ đồ 1 1 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp

1.2.3 Thương lượng và đặt hàng

Thu thập thông tin về nhà cung cấp

Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu

Thương lượng với nhà cung cấp: Được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thương lượng như sau:

- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về: mẫu mã, chất lượng, các phương tiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động

- Phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng (trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, trả ngay hoặc trả chậm…)

- Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng (giao tại kho người cung cấp hay giao tại kho của doanh nghiệp thương mại…)

Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học, vừa mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có sự chuẩn

bị kĩ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước NCC Mặt khác như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch, đàm phán, khả năng tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp…để lựa chọn những bước đi thích hợp

Đặt hàng: Kết quả giao dịch, đàm phán là quyết định đặt hàng với NCC theo hình thức chủ yếu như kí hợp đồng mua bán Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua, bên bán hoặc người đại diện cho các bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển, các điều kiện khác

mà hai bên đã thỏa thuận…

1.2.4 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng

Mục đích của giai đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận của hai bên

Bước công việc này bao gồm các nội dung cụ thể sau:

Thủ giục giao hàng: Doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề

phòng trường hợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan Có thể sử dụng các kênh liên lạc khác nhau giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để giải quyết công việc này

Tổ chức giao nhận hàng: Thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểm tra sau: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở, màu sắc,… của hàng hóa, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng

Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận, được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả người mua với người bán, mặt khác cần thể hiện mối quan hệ làm ăn giữa hai bên Do vậy cần phải nghiêm chỉnh thực hiện để nâng cao

uy tín của doanh nghiệp trước nhà cung cấp, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ

Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: quá trình kiểm tra

sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng và nguyên nhân của chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, đúng thời gian địa điểm) Sau đó, theo những điều khoản hoặc thỏa thuận giữa hai bên để quy kết trách nhiệm và xử lý vi phạm trên cơ sở “có lý, có tình”

1.1 Các khái niệm có liên quan

1.1.1 Mua hàng

Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét mẫu chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng tiền

Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại.Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng

(PGS.TS Hoàng Minh Đường và PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc, 2005, Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao động xã hội)

1.1.2 Quy trình mua hàng

Là mô tả từ quá trình lập kế hoạch mua nguyên vật liệu qua phê duyệt đến quá trình nhập kho và quản lý công nơ phải trả đối với nhà cung cấp

Mua hàng bao gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ,… để phục vụ cho hoạt động sản xuất của tổ chức

1.1.5 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất

cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ… Tìm kiếm nhà cung cấp là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhà cung cấp của mình, đánh giá được khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của nhà cung cấp Từ đó tạo ra lợi thế trong việc đàm phán cũng như hợp tác lâu dài với họ

1.1.6 Thương lượng và đặt hàng

Thương lượng với nhà cung cấp: được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi Đó là một giai đoạn rất quan trọng của quá trình mua hàng Nó quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng

Đặt hàng: là kết quả của quá trình thương lượng, là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán (đứng tên người mua và người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất

1.1.7 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng

Giao nhận hàng: bao gồm việc thúc giục giao hàng và tổ chức giao nhận hàng thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng Khi giao nhận hàng cần thực hiện cẩn trọng, nghiêm túc các nội dung kiểm tra sau: kiểm tra về chủng loại, mẫu mã hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra số lượng hàng hóa, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng

Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được nghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán)

1.1.8 Nghiên cứu thị trường

a Khái niệm về thị trường

Thị trường là nơi mua bán hàng hoá, là nơi gặp gỡ để tiến hành hoạt động mua bán giữa người mua và người bán

b Khái niệm nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là hoạt động thu thập thông tin về thị trường mục tiêu và phân tích các dữ liệu thu được nhằm đưa ra những câu trả lời cho những vấn đề phát sinh trong kinh doanh Nghiên cứu thị trường giúp giảm rủi ro và hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định của nhà sáng lập Điều này giống như việc nếu nhà sáng lập đang ở trong 1 căn phòng tối và đang lần

mò cửa ra thì nghiên cứu thị trường sẽ là cây nến để giúp xác định hướng đi và nhanh chóng tìm ra cửa hơn

Nếu doanh nghiệp chủ quan chỉ nghiên cứu một cách hời hợt hoặc không tìm hiểu kĩ về thị trường trước khi ra quyết định sẽ có tỷ lệ rủi ro cao Đồng nghĩa với nhiều hậu quả kèm theo mà nặng nề nhất là lãng phí nguồn lực và chiến dịch thất bại

1.3 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp

Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu

về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất

Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:

- Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hành vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh

Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trường Với chức năng mua đi bán lại doanh

nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa

do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao Trên thị trường hiện nay việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá Cùng một loại sản phẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút được khách hàng về phía mình

Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phải mua được hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn Doanh nghiệp muốn bán được hàng tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh được thị trường

- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của

họ Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng Khách hàng là ngươì cuối cùng

bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc

độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh Mua hàng

là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo

ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới

1.4 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp

1.4.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp

a Căn cứ vào quy mô mua hàng

- Mua hàng theo nhu cầu:

Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để có đuợc

quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

Lượng hàng thích hợp một lần mua = Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

Số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

- Phương pháp này có ưu điểm sau:

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng được xác đ ịnh xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hoá dự trữ thực

tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít Do vậy

sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt, ) hay chiến tranh gây ra Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý:

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng

b ị trễ hay hàng bán chạy hơn m ức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đ ãi mà người bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường

có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó m ục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”

- Mua hàng theo lô lớn:

Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó D ựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá b ằng với chi phí mua hàng

Nếu ta gọi:

C -Tổng chi phí

C1 - Chi phí một lần mua hàng

C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian

Q - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian

C - Số lượng hàng hoá thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:

+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp

+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng

+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”

Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:

+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao

b Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua:

Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng

Phân tán thu mua:

Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ:

Đây là hình thức m à các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu

thụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm

c Căn cứ vào thời hạn tín dụng

- Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán

- Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó

- Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của

lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d Căn cứ theo nguồn hàng

- Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước

- Mua từ nước ngoài (nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước Trong đó có hai hình thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy móc thiết bị từ nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong n- ước Trong hoạt động dịch vụ này công

ty không cần phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trường để mua đến khi bán đợc hàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình Với hình thức này công ty sẽ xem xét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu Đồng thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá được chuyển tới tay người mua để từ đó biết được kết quả của việc nhập hàng

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phương pháp trên đều

có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất

1.4.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một

số lợng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó

có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi” Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Nếu hàng hoá đ ầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đ ặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp m à doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm, ) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau

Có những “ràng buộc chặt” (điều kiện không thể nhân nhợng được) và có những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng được) Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách

là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những

“ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và b ắt người bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của m ình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được) Đảm bảo sự “hợp lý” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng

1.5.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp

a Mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình.Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng Quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lý

b Chính sách mua hàng

Khi doanh nghiệp có chính sách mua hàng đúng đắn và hợp lý, doanh nghiệp sẽ hình thành được phương hướng cho việc thực hiện công tác mua hàng, nhằm tiết kiệm tối đa các chi phí mua hàng, giảm thiểu những lãng phí không cần thiết

Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi:

Mua cái gì? Để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có

Mua khi nào? Xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lý nhất và đúng thời điểm nhất

Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần Thông thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giá cả

Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trường Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Mua với số lượng bao nhiêu? Doanh nghiệp cần phải tính toán được chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để lên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lý không thừa cũng không nên thiếu

c Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

Là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp

sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhưng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình

d Khả năng tài chính của doanh nghiệp

Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động mua hàng kịp thời, đầy đủ thì hoạt động được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi Nếu khả năng huy động vốn cho hoạt động mua hàng còn hạn chế, DN có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh

e Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng

Nhân viên mua hàng: Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh, có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua

Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm bắt kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả

Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh

Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng.Chọn được một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp

Nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên

họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó

Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:

- Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và để tránh bị ép giá

- Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng

b Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá Để thắng được đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng Mua hàng làm sao để đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn có lãi Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thương mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hơn bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều

khoản ưu đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn phải tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua được hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác Như vậy mới đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông qua giá Vì thế nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ

dễ dàng thu hút được các DN quan tâm đến hàng của mình

c Nhu cầu thị trường và khách hàng

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm Nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng

Ngoài ra còn một số các nhân tố khác như: tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, các chính sách tài khóa, các điều kiện tự nhiên, văn hóa, phong tục tập quán… ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

Trên đây là cơ sở lý luận về công tác tổ chức mua hàng tiếp cận trên các góc độ khác nhau đối với doanh nghiệp nói chung, cũng như nhìn nhận một số nhân tố môi trường có khả năng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp Để có cách nhìn thực tế hơn tại các doanh nghiệp thương mại hiện nay ở Việt Nam, em đã tiến hành lựa chọn nghiên cứu thực trạng tại công ty TNHH Hansoll Vina làm ví dụ

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong điều kiện nền kinh tế đất nước đang trong quá trình hội nhập với kinh tế quốc tế,

sự cạnh tranh trở nên khắc nghiệt và ngày càng gay gắt, vì vậy mỗi doanh nghiệp hiện nay rất chú trọng đến công tác phát triễn kinh doanh, tối ưu hóa lợi nhuận Để làm được điều đó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực sự quan tâm và có sự đầu tư đúng mức đến công tác mua hàng, nhập nguyên vật liệu cho công ty Hiểu rõ và nắm vững các nguyên tắc cơ bản trong quá trình xây dựng và thực hiện công tác mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập được mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh, từng bước tiếp cận và chiếm lĩnh thị trường

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HANSOLL

VINA 2.1 Khái quát về công ty TNHH Hansoll Vina:

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

 Về tập đoàn Hansoll Textile:

- Công ty Hansoll Vina là công ty con của tập đoàn Hansoll Textile Co.,Ltd, một trong những công

ty đứng đầu về hàng dệt may tại Hàn Quốc, giấy đăng ký kinh doanh số 229-81-22583 cấp ngày 01/12/1992

- Địa chỉ trụ sở tại số 4th Floor, Hansoll BLDG, YEOKSAM-Dong Kam Nam- Ku, Seoul, Hàn Quốc

- Lĩnh vực kinh doanh: sản xuất kinh doanh tất cả các mặt hàng dệt may

- Doanh số bình quân mỗi năm: 250.000.000 USD

- Một số nhà máy nước ngoài thuộc công ty: Top Fashion Corp.(Saipan); Combo Handsome Co., Ltd (Cambodia); Combo Handsome Ltd., #1 (Cambodia); Combo Handsome Ltd., #2 (Cambodia);Hansoll Guatemala (nhà máy chính); Hansoll Guatemala (nhà máy 1); Hansoll Vina Co.Ltd (Việt Nam); Hansoll Honduras S.A.DE.C.V (Honduras)

- Một số khách hàng chính: Victoria’s Secret; JCPenny; Reebok; Sears; Walmart; Target; Limited/Express/ Lane Bryant; Mashall Field; A&F; Hudson’s; Mervy’s; Timberland; J.crew; Lizclaiborne; Kohl’s; Kenneth Cole; Dillard’s; Perr Ellis; Nike; Champion; Koho

Tính đến năm 2022, Hansoll Textile có 7 công ty con ở nước ngoài với 16 nhà máy 100% vốn sản xuất 36 triệu sản phẩm may mặc mỗi tháng thông qua 613 dây chuyền sản xuất

Hình 2.1 Giới thiệu tập đoàn Hansoll Textile.

 Về Hansoll Vina:

- Công ty Hansoll Vina - thuộc tập đoàn Hansoll Textile - là công ty vốn 100% nước ngoài, quốc gia Hàn Quốc chuyên ngành may mặc xuất khẩu Hiện công ty có trên 6000 công-nhân viên làm việc, và có trên 70 chuyền sản xuất và các bộ phận

- Ngày 13/9/2001, ban quản lý các khu công nghiệp Bình Dương cấp giấy phép số

123/GP-KCN-BD thành lập công ty TNHH Hansoll Vina, là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài

- Tên công ty: Công ty TNHH Hansoll Vina

- Tên giao dịch: Hansoll Vina Ltd.co

- Địa chỉ: Đường số 6, KCN Sóng Thần 1, Dĩ An, Bình Dương

- Tổng giám đốc: Ông YOON TEA HA

- Tổng diện tích: 42.000 m2

- Số điện thoại: 0650-732930

- Số fax: 0650-732931

- Số tài khoản: 4321-06-99-7015-01

- Ngân hàng CHOHUNG VINA Bank Tp.HCM

- Hình thức kinh doanh: Gia công xuất khẩu

- Lĩnh vực: Tất cả các mặt hàng may mặc

Hình 2.2 Logo công ty TNHH Hansoll Vina

Tháng 10/2001 bắt đầu khởi công xây dựng nhà máy và ngày 28/3/2002 công ty Hansoll Vina (HSV) chính thức đi vào hoạt động

Khởi đầu, công ty có 1 nhà máy với 12 dây chuyền sản xuất (phân xưởng 1) với 800 công nhân, đến tháng 5/2002, công ty thành lập thêm 12 dây chuyền sản xuất (phân xưởng 2) nâng số công nhân lên

1600 người Tổng số vốn được cấp ban đầu là 4.000.000 USD Trong đó vốn pháp định của doanh nghiệp là 2.500.000 USD

Đến tháng 12/2003, công ty đã xây dựng thêm nhà máy 2 với 24 dây chuyền sản xuất gồm: phân xưởng 3 và 4 nâng số công nhân lên 3200 người Tổng số vốn đầu tư 8.000.000 USD Trong đó vốn pháp định đạt 3.500.000 USD

Tháng 7/2005, công ty đã đưa vào hoạt động nhà máy 3 vớ 34 dây chuyền sản xuất gồm: phân xưởng 5 và 6 nâng số công nhân tăng lên 6000 người

Ngày 11/5/2007 công ty đã đăng ký với ban quản lý các khu công nghiệp Bình Dương tăng số vốn đầu tư lên 12.100.000 USD, trong đó vốn pháp định là

5.200.000 USD, và được cấp đổi dấu chứng nhận đầu tư số 462043000162

Như vậy, hiện nay với tổng số máy móc thiết bị là 5450 và 6000 công nhân, 82 dây chuyền sản xuất, công ty là một trong những doanh nghiệp đứng đầu về ngành dệt may tại khu công nghiệp Sóng Thần - Bình Dương

Ngày 1/3/2008 công ty đã xây dựng thêm 1 công ty chi nhánh tại khu công nghiệp Bàu Xéo (Trảng Bom, Đồng Nai) với tên: Hansoll Vina #1 Co., Ltd (HSV1) với 2 nhà máy mới đi vào hoạt động ngày 1/3/2008

Ngoài ra, công ty còn được sự hỗ trợ của công ty THH GLOBAL DYEING khu công nghiệp Long Thành, huyện Long Thành, Đồng Nai Khả năng cung cấp

70.000 kg/ngày và còn rất nhiều công ty gia công ở Việt Nam: Daekwang appare, Deayou, Jc Vina, Daekwang Maika,J&D, Taeyoung, Molax, M&J, Yuko, Sunkyoung, Mondial, 3Q, Dong

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp

a Chức năng

- Thực hiện sản xuất, gia công may mặc để xuất khẩu Các sản phẩm như: áo, quần, váy, đầm, túi vải, mũ vải, khăn choàng cổ, băng đô vải và hoa vải các loại

- Kinh doanh hàng dệt may, in thêu các loại sản phẩm may mặc

- Tổ chức hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản riêng tại ngân hàng

- Nhập nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị để đáp ứng nhu cầu phục vụ trong sản xuất kinh doanh xuất khẩu trực tiếp các loại sản phẩm may mặc

b Nhiệm vụ:

- Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Tăng cường duy trì, đầu tư điều kiện vật chất cho doanh nghiệp nhằm tạo nền tảng phát triển vững chắc và lâu dài cho doanh nghiệp

- Tổ chức và thực hiện các hợp đồng gia công được giao từ tổng công ty (công ty mẹ)

- Kiến nghị lên công ty về các vấn đề còn vướn mắc, phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh và đề xuất hướng giải quyết, tham mưu cho ban lãnh đạo của tổng công ty về các cơ hội kinh doanh

- Thực hiện các chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác theo quy định của nhà nước Việt Nam và tổng công ty đối với cán bộ công nhân viên Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của một tổ chức hạch toán độc lập

- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

- Quan hệ chặt chẽ và làm tròn nghĩa vụ với các cơ quan nhà nước và chính quyền sở tại Có trách nhiệm thiết lập hệ thống xử lý phế phẩm, bảo vệ môi trường

- Tối đa hóa lợi ích xã hội, tập trung thu hút nguồn lao động trẻ có tay nghề cao đồng thời lo

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Hansoll Vina

PHÒNG MÁY

PHÒNG HOÀN THÀNH

KIỂM TRA CHẤT

GĐ BỘ PHẬN QA TỔNG GIÁM ĐỐC

MAY

NHÀ KHO

KIỂM TRA CHẤT

KIỂM TRA CHẤT

CÁC GĐ PHÂN XƯỞNG 1 -

6

PHÒNG NHÂN SỰ

PHÒNG KẾ

TOÁN

PHÒNG XNK PHÒNG

THU MUA

Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu chức năng là phù hợp với một doanh nghiệp kiểm nghiệm, sản xuất Ban giám đốc thông qua các chức năng chuyên môn để điều hành hoạt động của công ty Cơ cấu tổ chức như trên có ưu điểm giúp giảm lãng phí các nguồn lực, thúc đẩy sự chuyên môn hóa, dễ đào tạo và tìm nhà quản trị, không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện Cơ cấu tổ chức của công ty cũng đảm bảo cho các chức năng được thực hiện thông suốt, sự phân chia nhiệm vụ cho từng phòng ban được rõ ràng, tránh sự chồng chéo nhiệm

vụ, chất lượng sản phẩm được đảm bảo Bên cạnh đó nó cũng có nhược điểm là sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn, khó xác định trách nhiệm và hay đỗ trách nhiệm cho nhau

 Các phòng ban:

- Ban lãnh đạo gồm: 1 tổng giám đốc, 6 giám đốc phân xưởng, 1 trưởng phòng QA, 1 trưởng phòng kiểm soát nội bộ, trưởng các bộ phận văn phòng (kế toán, order, xuất nhập khẩu, nhân sự)

- Phòng quản lý đơn hàng (Order): 1 trưởng phòng và 25 nhân viên Phòng xuất nhập khẩu: 1 trưởng phòng và 29 nhân viên

- Phòng kế toán: 1 trưởng phòng và 14 nhân viên

- Phòng nhân sự: 1 trưởng phòng và 15 nhân viên

- Phòng QA: 1 trưởng phòng và 13 nhân viên

- Phòng kiểm soát nội bộ: 1 trưởng phòng và 12 nhân viên

Ngoài ra mỗi bộ phận của văn phòng đều có nhân viên của công ty mẹ giám sát, tham vấn Các phòng ban trong sơ đồ bộ máy tổ chức có chức năng và nhiệm vụ khác nhau:

 Giám đốc

- Là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm về điều hành hoạt động sản xuất của công ty

- Đề ra những biện pháp và chính sách phát triển của công ty

- Đồng thời là đại diện pháp nhân của công ty, tuân thủ đầy đủ những chính sách mà pháp luật Việt Nam quy định

- Chỉ đạo trực tiếp các trưởng phòng ban và các giám đốc phân xưởng

 Phòng tài chính kế toán

- Thực hiện công tác kiểm tra tài chính kế toán theo định kỳ, đề xuất các biện pháp để giám đốc kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh về tài chính, đảm bảo sự hoạt động bình thường của công ty Giúp giám đốc cụ thể hóa hướng dẫn thi hành các chính sách chế độ kế toán tài chính, thuế theo đúng quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam

- Theo dõi thanh toán phí gia công giữa công ty và bên đặt gia công (công ty mẹ)

- Tổng kết các kết quả hàng gia công may mặc, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh, phục vụ cho việc kiểm tra, thực hiện kế hoạch của công ty

- Ghi chép tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền lương

- Tiến hành trả lương cho công nhân, nhân viên, thanh toán các chi phí hợp lý

- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính

 Phòng nhân sự:

- Thực hiện công tác quản lý về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo cán bộ, xây dựng

cơ cấu bộ máy quản lý

- Nghiên cứu xây dựng những phương án về bộ máy tổ chức của công ty như thành lập, bổ sung thêm phòng ban, bộ phận chức năng

- Hỗ trợ, tham mưu cho giám đốc trong việc đề bạc, bổ nhiệm, sắp xếp, bố trí, khen thưởng và

kỷ luật nhân viên

- Thực hiện công tác quản lý lao động như: tuyển dụng, sa thải nhân viên…

 Phòng mua hàng

- Theo dõi, báo cáo việc thực hiện đơn hàng với ban giám đốc và tổng công ty (công ty mẹ)

- Thu thập và quản lý đơn đặt hàng

Các phòng ban trong sơ đồ bộ máy tổ chức có chức năng và nhiệm vụ khác nhau:

 Giám đốc

- Là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm về điều hành hoạt động sản xuất của công ty

- Đề ra những biện pháp và chính sách phát triển của công ty

- Đồng thời là đại diện pháp nhân của công ty, tuân thủ đầy đủ những chính sách mà pháp luật Việt Nam quy định

- Chỉ đạo trực tiếp các trưởng phòng ban và các giám đốc phân xưởng

 Phòng tài chính kế toán

- Thực hiện công tác kiểm tra tài chính kế toán theo định kỳ, đề xuất các biện pháp để giám đốc kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh về tài chính, đảm bảo sự hoạt động bình thường của công ty Giúp giám đốc cụ thể hóa hướng dẫn thi hành các chính sách chế độ kế toán tài chính, thuế theo đúng quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam

- Theo dõi thanh toán phí gia công giữa công ty và bên đặt gia công (công ty mẹ)

- Tổng kết các kết quả hàng gia công may mặc, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh, phục vụ cho việc kiểm tra, thực hiện kế hoạch của công ty

- Ghi chép tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền lương

- Tiến hành trả lương cho công nhân, nhân viên, thanh toán các chi phí hợp lý

- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính

 Phòng nhân sự:

- Thực hiện công tác quản lý về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo cán bộ, xây dựng

cơ cấu bộ máy quản lý

- Nghiên cứu xây dựng những phương án về bộ máy tổ chức của công ty như thành lập, bổ sung thêm phòng ban, bộ phận chức năng

- Hỗ trợ, tham mưu cho giám đốc trong việc đề bạc, bổ nhiệm, sắp xếp, bố trí, khen thưởng và

kỷ luật nhân viên

- Thực hiện công tác quản lý lao động như: tuyển dụng, sa thải nhân viên…

 Phòng mua hàng

Theo dõi, báo cáo việc thực hiện đơn hàng với ban giám đốc và tổng công ty (công ty mẹ)

- Thu thập và quản lý đơn đặt hàng

- Kết hợp với các phòng ban khác để hoàn thành đơn đặt hàng một cách thuận lợi

- Giải quyết các vấn đề phát sinh mà có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng theo qui định

- Đáp ứng những nhu cầu của khách hàng về mẫu mã, bao bì

- Bảo quản đơn đặt hàng phòng khi có sự cố hoặc tranh chấp thì có cơ sở pháp lý để giải quyết

- Trực tiếp đi giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng, sân bay

- Liên hệ với các hãng tàu, đại lý hãng tàu, công ty vận tải để thuê phương tiện vận tải

- Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu

- Liên hệ với các phòng ban trong công ty để thực hiện kế hoạch nhập nguyên phụ liệu, xuất khẩu thành phẩm đúng theo đơn hàng đã ký với bên đặt gia công

 Giám đốc phân xưởng:

- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật và quá trình hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm mới

- Tổ chức thực hiện tốt quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu

- cầu của khách hàng Thực hiện sản xuất theo đúng kế hoạch

- Phụ trách toàn bộ hoạt động phân xưởng

 Giám đốc quản lý chất lượng(QA)

- Điều hành quản lý việc kiểm tra các nguyên phụ liệu nhập vào khi xuất trả thành phẩm

- Chịu trách nhiệm khi sản phẩm không hoàn thành chất lượng

- Điều hành theo dõi từng dây chuyền sản xuất để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm

- Theo dõi những mẫu mã hàng, quy cách để kiểm tra xem thử hàng có đúng qui cách hay không

- Trưởng các bộ phận văn phòng:

- Điều hành quản lý các bộ phận phòng ban trong công ty

- Giúp giám đốc xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác của công ty

- Tổ chức phối hợp các phòng ban với nhau

 Giám đốc quản lý:

- Điều hành quản lý việc kiểm tra các nguyên phụ liệu nhập vào và khi xuất trả thành phẩm

- Chịu trách nhiệm khi sản phẩm hoàn thành không đạt chất lượng

- Điều hành, theo dõi từng dây chuyền sản xuất để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm

- Theo dõi những mẫu mã hàng, quy cách để kiểm tra xem hàng có đúng hay không