Hoàn thiện công tác mua hàng trong quản lý chất lượng tại Công ty TNHH Hansoll Vina

Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập được các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, sử dụng các phần mềm ứng dụng như word, excel để thống kê, so sánh, lập biểu đồ, xử lý các dữ liệu và đồng thời sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, hệ thống logic để phân tích và đưa ra các nhận định kết luận. Rút ra các kết luận cần thiết cho đề tài bằng việc tiến hành đánh giá một cách tổng quát nhất các dữ liệu thứ cấp thu được, sau đó tiến hành tổng hợp lại.

Tìm kiếm nhà cung cấp a. Phân loại nhà cung cấp

- Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: như các thư chào hàng, catalog quảng cáo hay trực tiếp từ những người chào hàng (đại diện bán), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm, hồ sơ dự thầu cung cấp các sản phẩm dịch vụ của các NCC…. Để lập hồ sơ các NCC, DN tiến hành thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra.

Lựa chọn nhà cung cấp

Chất lượng nhà cung cấp: thường thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… Chất lượng NCC được đánh giá là một trong những tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn NCC cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa có chất lượng cao. Giá thành hàng mua: bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…, để đánh giá giá thành mua hàng doanh nghiệp cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… nhằm tìm được NCC có giá bán thấp nhất để tạo tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Thương lượng và đặt hàng

Mặt khác như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch, đàm phán, khả năng tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp…để lựa chọn những bước đi thích hợp. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ớch của cả hai bờn và phải rừ ràng, cụ thể cỏc nội dung: tờn, số lượng, quy cỏch, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua, bên bán hoặc người đại diện cho các bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển, các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận….

Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng

Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận, được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC. Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: quá trình kiểm tra sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng và nguyên nhân của chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, đúng thời gian địa điểm).

Các khái niệm có liên quan 1. Mua hàng

Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: quá trình kiểm tra sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng và nguyên nhân của chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, đúng thời gian địa điểm). Sau đó, theo những điều khoản hoặc thỏa thuận giữa hai bên để quy kết trách nhiệm và xử lý vi phạm trên cơ sở “có lý, có tình”. Các khái niệm có liên quan. Lê Thị Ngọc Ánh– Logistics K59 10 Mua hàng bao gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ,… để phục vụ cho hoạt động sản xuất của tổ chức. Tổ chức mua hàng. Tổ chức mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. Lê Quân và PGS.TS. Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê). Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ… Tìm kiếm nhà cung cấp là giai đoạn quan trọng giỳp doanh nghiệp hiểu rừ nhà cung cấp của mỡnh, đỏnh giỏ được khả năng đỏp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của nhà cung cấp.

Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng

Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ..) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp 1. Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp

Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,..) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. + Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn.

Các nhân tố ảnh hưởng

Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh. Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh, có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.

Phân tích thị trường dịch vụ thu mua cho công tác kiểm nghiệm, giám định và quan trắc

Những chiếc áo lót push-up độc quyền, những đôi cánh thiên thần đáng mơ ước, những thiết kế nội y ren, lụa hay thời trang mặc nhà, đồ thể thao sáng tạo nhưng vẫn đảm bảo sự quyến rũ, show diễn thường niên với dàn siêu mẫu danh tiếng; tất cả nét đặc trưng đó khiến mọi tín đồ đều nghĩ đến Victoria’s Secret như một nhà tiên phong trong việc mang thời trang nội y lên một đẳng cấp mới. - Theo đó, Hansoll Vina cũng được mở rộng thêm là cách thức xây dựng mối quan hệ gần gũi hơn với nhà cung ứng chiến lược đã được lựa chọn nhằm tìm ra những đă ̣c điểm có thể tăng cường mối quan hệ trong khi vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở đôi bên cùng có lợi và cùng nhau tăng cường khả năng tạo ra nguồn lợi nhuận mới.

Phân tích, đánh giá thực trạng công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina 1. Kết quả hoạt động mua hàng của công ty Hansoll Vina

Phòng mua hàng nhận biết nhu cầu của khách hàng là cần đặt may áo thun với số lượng 15,000 chiếc.Ngay sau đó phòng thu mua lên chiến lược tìm kiếm nhà cung cấp tìm nguồn cung cho công ty, phân bổ các nhân viên mua hàng các công việc tìm kiếm nhà cung cấp qua các hình thức khác nhau (các nhà cung cấp đã mua hàng trước đây hoặc qua qua giới thiệu từ buyer ). Để thực hiện việc tìm kiếm nhà cung cấp này thì phòng mua hàng phải xác định được các yêu cầu chủ chốt mà khách hàng đã đặt ra, như áo blouse được may phải chất lượng vải, dây kéo, loại nút nào, logo của công ty,… Sau khi Phòng mua hàng xác định được các nhà cung cấp tiềm năng cung cấp đúng nhu cầu công ty cần, nhân viên mua hàng thực hiện công tác phân tích đánh giá các nhà cung cấp theo các tiêu chí dịch vụ, giá cả, chất lượng, cung ứng,… để có được nhà cung cấp phù hợp và tối ưu nhất.

Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Hansoll Vina trong thời gian tới

Lê Thị Ngọc Ánh– Logistics K59 60 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG.

Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

Lê Thị Ngọc Ánh– Logistics K59 61 Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp mới để có thêm nhiều cơ hội mua được nguyên vật liệu có chất lượng với giá cả hợp lý và tránh những rủi ro có thể xảy ra. Chủ động trao đổi thông tin với nhà cung cấp và khách hàng để có sự cải tiến, học hỏi trong việc thiết kế sản phẩm, giúp công ty kiểm nghiệm được những sản phẩm chất lượng tốt hơn đáp ứng mọi yêu cầu để công bố hay phục vụ công việc kinh doanh khác của khách hàng.

Luôn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng với hệ thống công nghệ thông tin hiện đại

Có đội ngũ chuyên viên hàng đầu, giỏi chuyên môn trong lĩnh vực mua hàng.

Biến động thị trường cả cung và cầu thấp, thị trường ổn định

• Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty TNHH Hansoll Vina

Hoàn thiện mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên, ngắn hạn đối với cán bộ công nhân viên ưu tú, có nhiều thành tích nổi bật, có uy tín về chuyên môn trong lĩnh vực mua hàng cũng như uy tín về tư cách, đạo đức tác phong, cho đi bồi dưỡng nâng cao trình độ trong các khoá đào tạo khác nhau ở trong và ngoài nước. Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là sự nghiệp của toàn dân, của mọi thành phần kinh tế nhằm đưa Việt Nam thành một nước có cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, có cơ cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sản xuất tiến bộ phù hợp với sự phát triển của lực lượng sản xuất, nguồn lực con người được phát huy tối đa, xây dựng lên một đất nước giàu mạnh, một xã hội công bằng, văn minh.

PHIẾU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT

Tiếp tục đầu tư cho cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo đảm bảo linh hoạt trong việc đào tạo nhân lực mới như môi trường rỗng rãi, cơ sở vật chất hiện đại, đồng bộ,… sẽ giúp cho người học tiếp thu tốt hơn qua đó áp dụng vào tình hình thực tế sẽ hiệu quả hơn. Tiếp tục đầu tư cho cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo đảm bảo linh hoạt trong việc đào tạo nhân lực mới như môi trường rỗng rãi, cơ sở vật chất hiện đại, đồng bộ,… sẽ giúp cho người học tiếp thu tốt hơn qua đó áp dụng vào tình hình thực tế sẽ hiệu quả hơn.