Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý trong dự án ra sao Một số phương pháp dự toán chi phí: • Ước tính tương tự A
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY D NG HÀ N I Ự Ộ
NGÀNH QU N LÝ XÂY DẢ ỰNG QUẢ- N LÝ D ÁN XÂY DỰ ỰNG
*****
TIỂ U LU N Ậ
MÔN H C: Ọ QUẢ N LÝ CHI PHÍ D ÁN Ự ĐẦU TƯ X ÂY D ỰNG
Đề tài: Quản lý chi phí dự án trong giai đoạ n th ực hi n dự án xây ệ dựng b ể bơi trong nhà tạ i khu du l ch C a Lò - Ngh ị ử ệ An
Trang 2TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 1 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤV N
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 2
1.1 Tên đề tài: 21.2 Lý do, mục tiêu chọn đề tài và phạm vi nghiên c u: 2ứ
N I DUNG Ộ 3
1.3 Tổng quan v qu n lý chi phí d ề ả ự án trong giai đoạn thực hiện d ự án 31.3.1 Khái niệm chung 31.3.2 Các phương pháp thực hi n k ho ch chi phí 5ệ ế ạ1.3.3 Quy trình quản lý chi phí d ự án 81.4 Ứng d ng quụ ản lý chi phí giai đoạn th c hiự ện dự án xây d ng bự ể bơi trong nhà của khu du lịch Cửa Lò - Nghệ An 91.4.1 Dự toán chi phí vào xây dựng b ể bơi trong nhà của khu du lịch Cửa Lò 91.4.2 Áp dụng hai phương pháp thực hiện kế ho ch chi phí vào xây d ng b ạ ự ể bơi trong nhà của khu du lịch C a Lòử 101.4.3 Thực hi n quy trình qu n lý chi phí vào xây d ng b ệ ả ự ể bơi trong nhà của khu
du lịch C a Lòử 141.4.4 Những ưu điểm và nhược điểm rút ra được t quy trình qu n lý chi phí khu ừ ả
du lịch C a Lòử 171.5 Giải pháp hoàn thi n quy trình quệ ản lý chi phí giai đoạn th c hiự ện đầu tư trong đầu tư xây dựng công trình 171.5.1 Thống nh t qu n lý giá xây d ng 17ấ ả ự1.5.2 Hoàn thiện các căn cứ chủ ếu để ậ y l p giá tr d ị ự toán xây lắp 181.5.3 Xây dựng quy trình công khai hoá thanh quyết toán công trình 19
Trang 3TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 2 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤV N
MỞ ĐẦU
1.1 Tên tài: đề
Quản lý chi phí dự án trong giai đoạn th c hi n d án xây d ng bự ệ ự ự ể bơi trong nhà
tại khu du lịch Cửa Lò - Nghệ An
1.2 Lý do, mục tiêu chọn đề tài và ph m vi nghiên c u: ạ ứ
Ta đã biết quản lý chi phí của dự án chính là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hi n chi phí theo tiệ ến độ cho t ng công vi c và toàn b d án, là vi c t ừ ệ ộ ự ệ ổ chức, phân tích số liệu và báo cáo nh ng thông tin v chi phí nhữ ề ằm đảm b o th c hi n m c tiêu ả ự ệ ụ
qu n lý d án v ả ự ề chi phí: đảm b o chi phí nả ằm trong ngân sách được duyệt đồng th i d ờ ự
án vẫn được đảm b o v ả ề chất lượng và th i gian hoàn thành Tuy nhiên, gi a ba y u tờ ữ ế ố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc trong m c tiêu quản lý dự án có m i ụ ốquan hệ chặt ch v i nhau Cẽ ớ ố định m t y u t thì gi a hai y u t còn l i s có sộ ế ố ữ ế ố ạ ẽ ự đánh đổi
Trong qu n lý dả ự án, điều ch nh tiỉ ến độ thời gian th c hi n các công vi c có th ự ệ ệ ểlàm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thời gian th c hi n m t công vi c thì cự ệ ộ ệ ần tăng thêm chi phí và ngượ ạc l i mu n gi m b t chi ố ả ớphí cho công vi c ph i kéo dài thêm th i gian th c hiệ ả ờ ự ện Như vậy, trong điều kiện đảm
b o chả ất lượng d án, n u m c tiêu khác nhau vự ế ụ ề thời gian hoàn thành và chi phí: rút
ng n thắ ời gian, đẩy nhanh tiến độ và s d ng chi phí không quá l n, gi nguyên thử ụ ớ ữ ời gian và ti t ki m chi phí; nhà qu n lý d án s có nh ng cách thế ệ ả ự ẽ ữ ức khác nhau, phương pháp khác nhau l y nguyên tấ ắc trên làm cơ sở
Trong ti u lu n này v i chể ậ ớ ủ đề “ Quả n lý chi phí dự án trong giai đoạ n thực hiện
d án xây d ng b ự ự ể bơi trong nhà khu du lịch C a Lò - ử Nghệ An” ta s ẽ đi phân tích việc ứng dụng các phương pháp quản lý chi phí trong giai đoạn thực hiện d ự án đồng th i rút ờ
ra ưu nhược điểm của từng phương pháp Qua đó, có cái nhìn sâu hơn và giúp ta cân
nhắc l a chự ọn phương pháp phù hợp đố ới dự án.i v
Trang 4TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 3 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤV N
Quản lý chi phí là một quá trình gồm hoạt động cơ bản: 3
➢ Mục tiêu quản lý chi phí dự án:
- Giám sát hoạt động chi phí
- Bảo đảm rằng chỉ có sự thayđổi dự án hợp lý trong sự chuyển đổi chi phí sàn
- Quản lý giá trị thu được bằng kỹ thuật EVM để đo lường sự thực thi dự án
thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí
➢ Sự cần thiết phải quản lý chi phí dự án:
Chi phí dự án là một trong những yếu tố quan trọng nhất góp phần quyết định đến thành công, hiệu quả của dự án Chi phí là cơ sở để tính dòng tiền dự án cũng như các chỉ tiêu hiệu quả Nó cho biết dự án có đạt hiệu quả hay không
về mặt kinh tế cũng như xã hội Trong quá trình dự án từ khi còn ở ý tưởng đến khi được duyệt, đưa vào triển khai xây dựng, vận hành chi phí dự án khá phức tạp, đòi hỏi chủ đầu tư cần có kế hoạch sử dụng hợp lý, cân đối với ngân sách chophép cũng như phân bổ saocho đạt hiệu quả cao nhất
1.3.1.2 Quản lý chi phí trong giai đoạn th c hiự ện đầu t ư
Giai đoạn thực hiện đầu tư được tính từ khi dự án được duyệt, tiến hành thi công xây dựng cho đến khi hoàn thành d án, nghiự ệm thu, đưa vào vận hành, khai thác Đây
Trang 5TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 4 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤN V
là giai đoạn hết sức quan trọng, chiếm phần lớn chi phí của dự án do đó, việc quản lý chi phí giai đoạn này là hết sức cần thiết, giúp cho chủ đầu tư kiểm soát được các hoạt
động chi phí c a dự án, điều tiết v n cho dự án m t cách hiệu quả ng th i có sự ủ ố ộ đồ ờ điều chỉnh dự án m t cách hợp lý ộ
1.3.1.3 Ước tính và d toán chi phí các công viự ệc của d án ự
1.3.1.3.1 Ướ tínhc chi phí các công việc d ự án
Để lập kế hoạch và quản lý dự án đạt hiệu quả, công tác ước tính chi phí dự
án đóng vai trò hết sức quan trọng Thông qua việc ước tính chính xác các thông
số của dự án, nhà đầu tư có cơ sở để dự trù kinh phí cũng như có kế hoạch phân
bổ và sử dụng vốn cho dự án một cách rõ ràng, hiệu quả Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí Có nhiều loại ước tính chi phí và những công cụ cùng với kỹ thuật giúp tạo ra chúng Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý trong
dự án ra sao
Một số phương pháp dự toán chi phí:
• Ước tính tương tự (Analogous Estimating)
Phương pháp này được tính trên cơ sở sử dụngcác chi phí thực hiện dự án tương tựtrước đó làm nềntảng cơ bản để tính chi phí dự án mới
- Ưu điểm: Đơn giản, mất ít thời gian
- Nhược điểm: Độ chính xác phụ thuộc vào chính xác độ của dự án trước
Đồng thời do thực tế ít cónhững dự án có điều kiện giống hẳn nên còn
nhiều sai lệch
• Dưới lên (Bottom-up Estimating):
Phương pháp này được sử dụng để ước tính chi phí của những phần công việc riêng tính toán lẻ, từ đó toàn bộ dự án
- Ưu điểm: Tính chính xác cao hơn
- Nhược điểm: Đòi hỏi nhiều thời gian hơn Chi phí cũng như tính chính
xác củaphương này án phụ thuộc vào quy mô của từng côngviệc
● Phương pháp mô hình toán (Parametric Estimating)
Phương pháp này sử dụngcác tham số trong mô hình toánđể dự đoán chi phí
dự
Trang 6TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 5 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤN V
án
- Ưu điểm: Phương pháp này có độ tin cậy cao, chi kết quả khả thi khi thông tin
sử dụng chính xác và có thểxác định rõ tham số sử dụng trong mô hình
- Nhược điểm: Tùy vào nguồn thông tin thu thập được mà việc xử lý đơn
giản hay phức tạp
Việc ước tính chi phí dự án phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng nguồn thông tin thu thập được cũng như những yếu tố liên quan như phạm vi dự án, thời gian, nguồn nhân lực, nguyên vật liệu, thiết bị sử dụng Độ chính xác sẽ tăng dần theo các giai đoạn của chu kỳ dự án
1.3.1.3.2 Dự toán chi phí công việc dự án
Dự toán chi phí công vi c d án là việ ự ệc xác định chi phí chi tiết căn cứ vào h ệ
thống công ệ vic, kho n m c, ả ụ các chi ết nguyên v t ti ậ ệu c n s d ng li ầ ử ụ cho ự án d Đây là công việc đòi hỏi tính chính xác cao, cần dự toán theo những khoản mục chi phí trực tiếp – gián tiếp, chi phí lao động, thiết bị, nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển, các khoản mục có liên quan đến thời gian, chi phí theo tổ đội Bắt đầu từ giai đoạn nghiên cứu và phát hiện cơ hội đầu tư chi đến giai đoạn phát triển, thực hiện dự án, đi đến kết thúc Ở đây, cùng với việc gia tăng thời gian cũng như chi phí thực hiện ước tính, công tác ước tính chi phí dự án ngày càng đạt được độ chính xác cao Lý do là nguồn thông tin thu thập được càng hoàn chỉnh và sát với tình hình thực tế cũng như chi phí bỏ ra cho công tác ước tính phù hợp, việc ước tính được thực hiện hiệu quả hơn,đưa ra kết quả chính xác [2]
1.3.2 Các phương pháp thực hiện kế hoạch chi phí
1.3.2.1 Phương pháp kế hoạch chi phí cực tiểu
Sau khi đã ước tính, d ự toán được chi phí, m c tiêu c a nhà qu n lý d án là thụ ủ ả ự ực
hi n qu n lý chi phí theo m c tiêu qu n lý d án nhệ ả ụ ả ự ằm đảm b o 3 y u t : chả ế ố ất lượng, thời gian và chi phí Thực tiễn quản lý cho thấy luôn có hiện tượng đánh đổi giữa th i ờgian và chi phí trong điều kiện đảm bảo chất lượng T ng chi phí c a d án bao g m chi ổ ủ ự ồphí tr c ti p, gián ti p và nh ng kho n ti n ph t vi ph m hự ế ế ữ ả ề ạ ạ ợp đồng N u rút ngế ắn được thời gian thực hiện trong điều kiện bảo đảm chất lượng thì có sự biến động trong tổng chi phí: chi phí tr c tiự ếp tăng lên, chi phí gián tiếp gi m và kho n ti n ph t do d án kéo ả ả ề ạ ự
Trang 7TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 6 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤN V
dài gi m ho c trong m t sả ặ ộ ố trường h p có thợ ể được nhận thưởng do hoàn thành trước thời hạn Đa phần là thời gian rút ngắn thì tổng chi phí tăng lên Trong thự ế, đôi khi c t
m c tiêu c a nhà qu n lý là phụ ủ ả ải đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc Trong trường
h p này nhà qu n lý ph i th c hi n m t k ho ch chi phí h p lý: rút ngợ ả ả ự ệ ộ ế ạ ợ ắn được t ng thổ ời gian th c hi n dự ệ ự án đồng thời chi phí tăng lên là cực ti u dể ựa trên phương pháp kế
ho ch chi phí c c ti u Trong quá trình l p d án có th xây dạ ự ể ậ ự ể ựng hai phương án: phương
án bình thường và phương án đẩy nhanh Phương án bình thường là phương án mà các công vi c c a d án sệ ủ ự ẽ được tiến hành trong điều kiện bình thường, v i các chính sách ớbình thường của đơn vị
Phương án đẩy nhanh là phương án mà đơn vị áp dụng các biện pháp kích thích để đẩy nhanh tiến độ thực hi n các công việ ệc đến m c tứ ối đa (không thể rút ngắn hơn được
nữa)
Phương án rút ngắn thời gian v i chi phí c c tiớ ự ểu là phương án có thời gian hoàn thành d án n m trong kho ng giự ằ ả ữa phương án bình thường và phương án đẩy nhanh
v i t ng chi phí th c hi n d án là nh ớ ổ ự ệ ự ỏ nhất [1] Trên cơ sở các phương án này, các nhà
qu n lý d án xây dả ự ựng các phương án điều chỉnh Phương án điều chỉnh là phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và th i gian có th rút ng n so vờ ể ắ ới phương án bình thương Một trong những phương án điều chỉnh được nhiều nhà quản
lý quan tâm là phương án hay kế hoạch chi phí cực tiểu
1.3.2.1.1 Khái niệm
- Kế ho ch chi phí c c tiạ ự ểu: là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hi n nh ng ệ ữcông vi c l a chệ ự ọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu, do đó, giảm t ng chi phí ổ
và rút ng n hắ ợp lý độ dài th i gian thờ ực hiện d ự án
- Thời gian bình thường: Thời gian bình thường thực hiện một công việc là thời gian hoàn thành công vi c trong nhệ ững điều kiện bình thường, không có nh ng ữthay đ i đổ ột biến v thi t bị, lao độề ế ng, các nhân tố bên ngoài…
- Chi phí lao động bình thường : chi phí bình thường của một công việc là chi phí cho m t công viộ ệc nào đó thực hiện trong điều kiện bình thường ( g n v i thắ ớ ời gian bình thường nêu trên
- Thời gian đẩy nhanh: thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một công việc trong điều kiên đã được rút ngắn đến mức cho phép hợp lý ( không thể rút ngắn
Trang 8TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 7 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤN V
thêm được nữa ) trong điều kiện kĩ thuật, trình độ lao động và các nhân tố khác
hi n t ệ ại
- Chi phí đẩy nhanh: Chi phí đẩy nhanh của một công việc là chi phí thực hiện công vi c g n vệ ắ ới thơi gian đẩy nhanh, là mức chi phí được xem là cao nh t khi ấthời gian thực hiện công việc đó không thể rút ngắn thêm trong điêu kiện hiện
t ại
- Giả định v chi phí: Trong phân tích chi phí, chúng ta giề ả định chi phí tr c ti p ự ếthực hi n m t công việ ộ ệc nào đó tăng lên khi thời gian th c hi n công viự ệ ệc được rút ngắn
1.3.2.1.2 Các bước thực hiện kế hoạch chi phí c c ti u ự ể
Để thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu, cần tuân th ủcác bước sau đây:
- Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng và tìm đường găng cho phương án bình thường
- Bước 2: Tính tổng chi phí của phương án bình thường
- Bước 3: Chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực
hiện làm tăng chi phí thấp nh t Gi m tấ ả ối đa thời gian th c hi n công vi c làm ự ệ ệtăng chi phí thấp nh t Gi m tối đa thơi gian thực hiện công việc này ấ ả
- Bước 4: Ti p tế ục đẩy nhanh tiến độ thực hi n các công việ ệc trên đường găng cho
đến khi mục tiêu đạt đư c hoặc không thể giợ ảm thêm được nữa Cuối cùng thiết
lập được một phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thơi gian rút ngắn cho với phương án bình thường
- Bước 5: Xác định thời gian thực hiện và t ng chi phí cổ ủa phương án điều ch nh ( ỉ
và đường găng của phương án đẩy nhanh có m i quan h ph thu c tuy n tính Vi c kéo ố ệ ụ ộ ế ệ
Trang 9TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 8 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤN V
dài th i gian th c hi n 1 công viờ ự ệ ệc nào đó của d án có thự ể tiết kiệm được 1 kho n chi ảphí nhất định Do đó, muốn gi m chi phí tr c ti p cả ự ế ủa phương án đẩy nhanh ta không thể kéo dài th i gian thờ ực hiện công việc găng mà chỉ có thể tác động đến th i gian cờ ủa
nh ng công viữ ệc không găng [1]
1.3.2.2.2 Các bước thực hiện:
- Bước 1: Tính thời gian d ự trữ của các công việc theo phương án đẩy nhanh
- Bước 2:Xác định công việc găng và không găng
- Bước 3: Kéo dài thời gian thực hiện các công việc không găng nếu có th ể đươc
* Lưu ý: Không thể kéo dài thời gian thực hiện các công việc này quá giới hạn, đặc
biệt là không quá thờ ại h n cho phép trong d ự án bình thường
- Bước 4: Tính chi phí ti t kiế ệm được do tác động đến th i gian th c hi n các công ờ ự ệviêc không găng
Tổng chi phí tiết kiệm của dự án
Trong đó:
Ci: chi phí biên c a công viủ ệc không găng thứ i
Ti: Thời gian thực tế kéo dài c a công viủ ệc găng thứ i
n: s công viố ệc không găng của phương án đẩy nhanh mà có th kéo dài th i gian ể ời: chạy t ừ 1 đến n
- Bước 5: Xác định thời gian hoàn thành và tổng chi phí thực hiện ( trực tiếp và gián ti p) cế ủa phương án điều ch nh m ỉ ới
1.3.3 Quy trình quản lý chi phí d ự án
M c tiêu c a nhà qu n lý là th c hi n công viụ ủ ả ự ệ ệc theo đúng tiến độ đồng th i có ờ
th tiể ết kiệm được chi phí s d ng hi u qu ử ụ ệ ả đồng v n ho c có th kiố ặ ể ểm soát chi phí, đưa chi phí về mức kế hoạch
1.3.3.1 Phân tích dòng chi phí
1.3.3.1.1 M ục đích
Phân tích dòng chi phí d án giúp các nhà qu n lý, chự ả ủ đầu tư, nhà thầu có k ế
ho ch chạ ủ động tìm kiếm đủ ố v n và cung cấp theo đúng tiến độ đầu tư nhằm nâng cao
hi u qu s d ng v n ệ ả ử ụ ố
1.3.3.1.2 Cách th c hi n ự ệ
Phương pháp phân tích dòng chi phí dự án dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo
t ng công vi c và s ngày hoàn thành công viừ ệ ố ệc đó Giả định chi phí được s dử ụng đồng
Trang 10TL: Qu n lý chi phí d án u tả ự đầ ư xây dựng 9 GVHD: PGS.TS TRẦN ĂN TẤN V
đều trong các ngày thực hiện công việc, do đó, cho phép tính được chi phí bình quân
m t ngày th c hi n t ng công vi c d án D a vào k ộ ự ệ ừ ệ ự ự ế hoạch tri n khai s m và m c chi ể ớ ứphí trên m t ngày, xây dộ ựng đương cong chi phi tích lũy Đường cong này và đường cong chi phí tích lũy theo kế ho ch tri n khai mu n ( thi t lạ ể ộ ế ập tương tự ) là những cơ sở
để quản lý chi phí dự án Trên cơ sở hai dòng chi phí các nhà quản lý quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai s m hoặc mu n nhằm tiết kiệm tớ ồ ối đa chi phí Nếu dòng tiền chi phí phát sinh theo kế hoạch triển khai s m ch yớ ủ ếu vào thơi kì đầu tiến hành dự án thì việc vay mượn đầu tư ( nếu phải đi vay) sớm hơn, đồng nghĩa với việc chi tr lãi vay ảnhiêu hơn Như vậy, chi phí tài chính c a d án theo k ho ch tri n khai s m s lủ ự ế ạ ể ớ ẽ ớn hơn
k hoế ạch triển khai mu n ộ
1.3.3.2 Kiểm soát chi phí c a d án ủ ự
Kiểm soát chi phí là vi c ki m tra theo dõi tiệ ể ến độ chi phí, xác định nh ng thay ữ
đổi so v i kế hoớ ạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự
án
Kiểm soát chi phi bao g m nhồ ững nội dung cơ bản sau :
- Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch
- Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ
s ở
- Thông tin cho cấp thẩm quyền v nhề ững thay đổi được phép
Để kiểm soát, theo dõi tiến độ chi phí cần xác định đường chi phí cơ sở Đường chi phí cơ sở là ngân sách theo thời đoạn được dùng để đo lường và theo dõi tiến trình
d ự án Trên cơ sở đường chi phí cơ sở, cán b d án ki m soát nh ng biộ ự ể ữ ến động thực tế, xác định nguyên nhân tạo nên sự thay đổi so với đường chi phí cơ sở và có kế hoạch, biên pháp điều chỉnh kịp thời để quản lý hiệu quả chi phí dự án
1.4 Ứng ụng quả lý d n chi phí giai đoạ thự hiện c n d án xây dự ựng ể bơi b trong nhà c a ủ khudu ịch ử Lò l C a - Ngh ệ An
1.4.1 Dự toán chi phí vào xây dựng bể bơi trong nhà của khu du l ch C a Lò ị ử
Các công vi c xây d ng bệ ự ể bơi trong nhà ở khu du l ch C a Lò bao gị ử ồm: Đào đất, làm móng, đặ ống nướt c bên ngoài, trắc đạc, đặ ống nước bên trong, làm đườt ng điện, làm mái, xây tường gạch, kiểm tra đường ống nước, làm trần gỗ, xây tường bao, hoàn ch nh nỉ ội thất, hoàn ch nh ngoỉ ại thất và cuối cùng là tạo c nh quan ả