tiểu luận báo cáo dự án môn học đề tài xây dựng kế hoạch và tổ chức sự kiện cộng đồng chạm

Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo là hoàn toàn trung thực vàchưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung Dự án 1 n

CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNICBỘ MÔN: KINH TẾNGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANHCHUYÊN NGÀNH: PR & TỔ CHỨC SỰ KIỆN

ASSIGNMENTMÔN HỌC: DỰ ÁN 1MÃ MÔN HỌC: PRO1141BÁO CÁO DỰ ÁN MÔN HỌC

Đề tài: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỘNG ĐỒNGCHẠM

Giảng viên hướng dẫn : Võ Anh Hải

Nhóm Sinh viên thực hiện: 1 Nguyễn Thị Thùy2 Nguyễn Đức Duy3 Lê Thị Ánh Nhi4 Nguyễn Thị Tâm Nhì5 Đinh Thị Thu Hạ6 Nguyễn Lê Ngọc Huy7 Võ Ngọc Phương

Đà Nẵng, tháng 12 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu dự án nhóm chúng tôi luôn được sựquan tâm, hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn cùng với sự độngviên giúp đỡ của bạn bè.

Lời đầu tiên tôi xin đại diện nhóm được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy Võ AnhHải đã trực tiếp nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn nhóm tôi hoàn thành dự án nghiên cứunày.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn các Thầy Cô giáo trong Bộ môn Kinh tế trường Caođẳng FPT Polytechnic Đà Nẵng đã giúp đỡ nhóm chúng tôi trong suốt thời gian họctập và nghiên cứu tại trường Chúng tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn và sự yêu thươngđến các thành viên nhóm ban kế hoạch đã cùng nhau thực sự nỗ lực, nghiêm túc thựchiện dự án nghiên cứu lần này với nhiều khó khăn, thách thức Đặc biệt chúng tôi xintrân trọng cảm ơn gia đình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhóm tôi có thể hoànthành dự án này.

Do còn hạn hẹp về kiến thức, trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tiễn nên không thểtránh khỏi việc bài báo cáo còn nhiều “hạt sạn” sai sót Vậy nên tôi rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp quý giá của thầy cô để bản thân có thể rút kinh nghiệmvà hoàn thành tốt hơn trong tương lai Cuối cùng, chúng tôi xin gửi đến quý thầy côlời chúc sức khỏe, chúc quý thầy cô luôn trẻ trung, yêu đời và luôn nhiệt huyết trêncon đường giảng dạy của mình.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

Đà Nẵng, ngày tháng năm 2023

Nhóm sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thuỳ

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đây là kết quả của riêng chúng tôi, được sự hướng dẫn củaThầy Võ Anh Hải Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo là hoàn toàn trung thực vàchưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung Dự án 1 này nếu phát hiện cóbất kỳ sự không trung thực.

Đà Nẵng, ngày tháng năm 2023

Nhóm sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thùy

TỔNG QUAN SỰ KIỆN CỘNG ĐỒNG “CHẠM”1 Lý do lựa chọn đề tài

Hiện nay trong xã hội vẫn còn tồn tại một số định kiến và suy nghĩ sai lệch về cácngành nghề như lao công, bảo vệ, shipper, Nhiều người cho rằng đây là những côngviệc không có giá trị và không đáng được tôn trọng Điều này làm cho người lao độngtrong các ngành nghề này cảm thấy bị coi thường và thiếu sự tôn trọng.

Tuy nhiên, thực tế là các ngành nghề như lao công, bảo vệ, đóng một vai trò rấtquan trọng trong xã hội Họ là những “người lao động thầm lặng”, những cống hiếncủa họ không thể thiếu trong quá trình phát triển xã hội.

Chúng ta đang sống trong một xã hội hiện đại và văn minh, mọi ngành nghề đều đượcđối xử công bằng như nhau Không có ngành nghề nào là thấp kém hay không đángđược trân trọng.

Chính vì hiểu được thực trạng của một số bộ phận xã hội hiện nay lớp PR18302 quyết

định thực hiện dự án 1 với đề tài: Lập kế hoạch và tổ chức sự kiện “CHẠM” tại

trường Cao đẳng FPT Polytechnic cơ sở Đà Nẵng Với thông điệp “” chúng tôi muốnthông qua sự kiện này thể hiện sự tôn vinh, tri ân và sự tôn trọng tới những “Người laođộng thầm lặng”

2 Giới thiệu về sự kiện

Sự kiện “CHẠM” là sự kiện cộng đồng nhằm thể hiện sự tôn vinh, tri ân và sự tôntrọng tới những “Người lao động thầm lặng”.

4 Mục tiêu

Too long to read onyour phone? Save

to read later onyour computer

Save to a Studylist

- Kế hoạch phân công nhiệm vụ ban Nhân sự

- Xác định mốc thời gian của sự kiện đi kèm từng hạng mục công việc, người thực

hiện, chỉ số đo lường hiệu quả công việc

+ Thực hiện khảo sát, thống kê người tham gia.

7 Lợi ích quan trọng khi tổ chức sự kiện- Đối với nhà tài trợ

+ Tạo dựng thương hiệu.+ Tăng cường mối quan hệ.

+ Thu hút sự chú ý của công chúng và truyền thông.+ Tăng doanh số.

- Đối với cộng đồng

+ Tạo ra cơ hội giao lưu và tương tác.

+ Tăng cường nhận thức về xã hội và cuộc sống.+ Tạo ra cơ hội giáo dục.

+ Tăng cường tinh thần đoàn kết và gắn kết trong cộng đồng.

8 Kết quả mong muốn - Đối với sự kiện:

+ Số lượng người tham dự: 200 khán giả.

+ Để lại ấn tượng tốt, sự hài lòng và tác động tích cực đến toàn bộ khán giả tham dự.+ Thay đổi được nhận thức và suy nghĩ của một bộ phận khán giả về sự cống hiến củanhững “Người lao động thầm lặng”.

- Đối với nhóm thực hiện:

+ Trang bị được nhiều kiến thức về lĩnh vực của chủ đề sự kiện + Hiểu rõ về quy trình tổ chức sự kiện.

+ Lĩnh hội được nhiều kinh nghiệm khi thực thi một sự kiện

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

2/11/2023 - 6/11/2023

Lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ

Thùy

7/11/2023 Lên danh sách các dịch vụ cung ứng trang phục, đồ ăn cho sự kiện

Huy

7/11/2023 - 8/11/2023

Dự đoán ngân sách Phương

9/11/2023 - 11/11/2023

Tìm kiếm nhân vật khách mờiquay video

Hạ, Duy

12/11/2023 - 18/11/2023

Tìm kiếm khách mời nhân vậttham dự sự kiện

Nhi, Nhì

19/11/2023 - 20/11/2023

Làm việc với khách mời thamgia

Huy

21/11/2023 - Làm việc với các đội trình Thùy

24/11/2023 diễn

25/11/2023 -

26/11/2023 Làm việc với các nhà cung ứng trang phục Hạ

27/11/2023 - 29/11/2023

Làm việc với các nhà cung ứng đồ ăn, quà tặng

Huy, Duy

PHẦN 1: KẾ HOẠCH PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ BAN NHÂN SỰ 2.1 Cơ cấu nhân sự

2.1.1 Sơ đồ cơ cấu ban nhân sự

2.1.2 PHÂN TÍCH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨCCỦA BAN NHÂN SỰ

Bảng 1.1 Bảng phân tích SWOT

- Ban cũng có nhiều thành viên đã từngtrải nghiệm về ban nhân sự ở sự kiệntrước đó “ Hưng Quyền Việt” - Có nhiều thành viên trong ban đã thamgia làm cộng tác viên của các sự kiệntrước đó tại trường.

- Tính trách nhiệm, tính sáng tạo, tínhthẩm mĩ, giải quyết các vấn đề rủi rotrong sự kiện.

- Một vài thành viên trong ban chưa chủ động vào công việc của mình - Có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan, chẳng hạn như thời tiết, dịchbệnh

- Có sự trợ giúp của các bạn tham gialàm cộng tác viên, giúp đỡ phần kịch,hát

- Các thành viên có nhiều mối quan hệ - Sự trợ giúp của giảng viên chuyên làmvề sự kiện

- Quá tải nhân sự

- Kinh phí sự kiện còn hạn chế

2.2: NHIỆM VỤ BAN NHÂN SỰ:

Bảng 1.2 Nhiệm vụ ban nhân sự

Ban nhân sự Lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ công tác nhân sự trước,trong và sau sự kiện

Chuẩn bị tất cả phương tiện, đạo cụ phục vụ cho sự kiệnThực hiện công tác trang trí sự kiện chính

Hỗ trợ và phối hợp trong các công việc chung của dự ánChăm sóc, hỗ trợ khách mời tham gia sự kiện

2.3.1 Kế hoạch dự trù rủi ro:

Bảng 1.3 Kế hoạch dự trù rủi ro

năngxảy ra

Mức độ

ứng phóTrước sự kiện

1 Khách mời, nhân sự đến trễ

Làm mất thời gian và làm chậm lịch trìnhcủa sự kiện

Trungbình

Cao Gọi điện trực tiếpliên lạc trước khi bắt đầu sự kiện.Liên hệ và thống nhất thời gian theo lịch trình Thông báo nhắc nhở nếu thờigian diễn ra sự kiện sắp đến vẫn chưa đón được đại biểu 2 Thiếu nhân sự

đảm nhiệm các vị trí.

Khó khăn và không hiệu quảkhi không có đủ nhân sự để đảm nhận các vị trí và trách nhiệm cần thiết

Thấp Trung bình

Tuyển CTV có kinh nghiệm chuyên môn về sựkiện, trao đổi rõ ràng về công việcđược giao.Thảo luận, trao đổi với các nhân sự trong nhóm và phân chia nhiệm vụ rõ ràng trước khi diễn ra sự kiện.3

Sự cố về Nhânvật khách mời

Gián đoạn các hạng mục có trong timeline

Liên hệ thường xuyên với các nhân vật, đảm bảo được sự chắc chắn sẽ tham gia

của các nhân vật

Sự cố về nguồn điện

Gây gián đoạn và chậm trễ cáchoạt động trong sự kiện.

Xem lịch cắt điệncủa thành phốKiểm tra tải trọngnguồn điện đáp ứng nhu cầu các hạng mục sự kiệnCó phương án dự phòng.

Trong sự kiện

1 Sự cố về âm thanh

Gây gián đoạn và chậm trễ cáchoạt động trong sự kiện.

Kiểm tra về âm thanh, chạy thử chương trình trước 1 ngày Nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhânvà tìm cách khắc phục nếu có sự cốxảy ra

Có phương án âmthanh dự phòng.2 Sự cố bất ngờ

trên sân khấu.

Gây gián đoạn chương trình, ảnh hưởng đến trải nghiệm củakhán giả.

ứng biến khéo léo.

BTC linh hoạt hỗ trợ và phân công thành viên hỗ trợ cho MC

Người trình diễn

Ảnh hưởng đếntiến độ và chất lượng của chương trình.

Cho nhân sự hỗ trợ cho người trình diễn để đảm

bảo thể trạng tốt nhất

Sau sự kiện

1 Không có nhânsự dọn dẹp.

Ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, sạch sẽvà gọn gàng của không giansự kiện

Nhờ sự hỗ trợ từ các ban khác trong sự kiện.Sắp xếp và phân công nhiệm vụ của các thành viên trước sự kiện

Phần 2: XÁC ĐỊNH MỐC THỜI GIAN CỦA CHƯƠNG TRÌNH ĐI KÈM TỪNG HẠNG MỤC CÔNG VIỆC, NGƯỜI THỰC HIỆN, CHỈ SỐ ĐO LƯỜNGHIỆU QUẢ CÔNG VIỆC ( KPI )

2.1 Bảng phân bổ ngân sách ban nhân sự

BTCcủa ôngtiền vì bán hết2Phần ăn của

người trình diễn

Cơm

3Nước uốngNước uống cho BTC

Nước uống cho Đại biểu và người trình diễn

4Bồi bổ cho

5Đồ cúngĐồ cúng tổ nghề

7Hoa tặng nhàtài trợ, đại biểu

3 thầy cô,5 nhà tài trợ

8Hoa trình

9Quà tặng cô chú lao động

Ly in logo + thông điệp

Quà hỗ trợ ghi hình

sinh15Giỏ hoa quả

Xuân Hòa Trang phục, đạo cụ

Chủ nhiệm CLB

Cosmos Center

Hỗ trợ biểu diễn phần múa

366 Tôn Đản, Hòa An, Cẩm Lệ, Đà Nẵng

2.4 Bảng theo dõi hoạt động ban nhân sự

Bảng 2.4 Bảng theo dõi hoạt động

Công việcNội dungNhân sựDeadlineTình trạngchú

"Khảo sát địađiểm và con

người (laocông, bảo vệ,

shipper, láixe vỉa hè) "

1 Biết được địa điểm, thời gian làm việc (hoạt động) của các cô

chú (lao công, bảo vệ, vá xe vỉa hè, shipper)2 Có thể đến nói chuyện trực tiếp về việc mình muốn làm, muốn

thay đổi thực trạng xã hội (nên cần những bạn nắm rõ sự kiện và

giao lưu tốt)

3 Sau khi trao đổi thì chốt thẳng vấn đề là mình muốn quay tư

liệu để (ý nghĩa) và mời họ tham dự sự

trước 23h ngày thứ 7

Hoa đại biểu

- Tìm kiếm cửa hàng hoa giá vừatiền

Đồ ăn, đồ uống Đặt cơm, nước uống Hậu cần28/11/2023Hoàn thành

Follow quay phóng sự

- Hỗ trợ người quay phim và nhân vật trong

Quà lưu niệm

- Đặt ly in logo- Gấu cho các em nhỏ

26/11/2023Hoàn thành

Follow đội trình diễn

- Chủ động theo dõi lịch tập, hỗ trợ nước

khách mời - 1 nhân vật Lao công và 1 người dự phòng Nhi, Nhì26/11/2023Hoàn thành

Lấy thư mời

Tới nhà cung ứng lấy thiệp và điền theo danh sách khách mời có sẵnhoàn thiện gấp trong ngày

Phương,

Huy29/11/2023Hoàn thành

Gửi thư mời

- Dựa theo danh sách khách mời và bảng phân công nhiệm vụ

Ban

Nhân sự28/11/2023Hoàn thành

Thuê trang phục

- Tổng hợp số lượng trang phục, đạo cụ- Thuê trang phục tại nhà cung ứng đã có trong danh sách

- Tổng hợp lại giá tiền vào bảng ngân sách Hạ, Thùy29/11/2023Hoàn thành

Lấy trang phục - Nhận trang phục đem qua cho mn thử, Thùy, 2/12/2023Hoàn thành

Mua đồ cúng Mua theo list có sẵnHạ, Huy9h chiều

ngày 3/12Hoàn thành

Tìm đồ diễn kịch

Đồ bảo vệ và đồ shipper, vá xe, thau nhựaHuy

16h chiều ngày 2/12

Hoàn thành

Khăn lau mặt, Dụng cụ vá xe, cờ lê, xăm

Áo thư ký, sơ mi, 10 ly trà sữa Hạ, DuyHoàn thành

2.5 Danh mục đạo cụ cần chuẩn bị a Quà tặng

Bảng 2.5.1 Danh mục quà tặng

lượng

Ghi chú Hoa Tặng đại biểu 3 Nguyễn Đình An

Cô Nguyễn Thị Phương Linh

Thầy Võ Anh Hải

Hoa Tặng nhà tài trợ 5 Tề Bùi Media HTi’s talent Comos center Trang phục Xuân Hòa Phòng tuyển sinh

khách mời sau talkshow

4 người dự phòng

b Quà tặng cuộc thi online

Bảng 2.5.2 Danh mục quà tặng cuộc thi online

1 Loa bluetooth + 1 bó hoa hướng dương

1 bình nước + 1 bó hoa hướng dương

1 Ly + 1 hoa hướng dương

2 Ghế dựa 1 Tại trường

trường

9 Đồ shipper 1 Bạn của Huy

nhưng phải có vết dơ của dầu, nhớt

3 Dụng cụ vá xe( cờ lê, )

8 Trang phục múa 7 1 nam, 6 nữ

2.6 Phân công nhiệm vụ trước - trong - sau sự kiệnBảng 2.6 Checklist công việc

Trước sự kiện

STTThời gianCông việcNội dung

Người đàm

- Qua 104 Nguyễn Thị Thập lấy bình nước đi đổi + mua thêm 1 bịch cốc - Mua thùng nước theo số lượng trong danhsách

Tới 17h vẫn chưađủ người phải báo ngay vào nhóm cứ 30p phải cập nhật lại số lượng

16h chiều3/12/2023

Follow ngườitrình diễn

- Liên hệ 2 người hòa tấu - Tổng hợp đạo cụ -> di chuyển đạo cụ vào phòng

- Hỗ trợ đồ ăn nước uốngDuy

16h chiều3/12/2023

Tổng hợp hoa - Tổng hợp đủ 10 bó hoa tặng đại biểu

đặt vào phòng chờ

nhậnGhi chúĐón khách

118h00 19h00

-Đón khách Check in Ổn định tổ

có trong danh sách đã

tới tham dự, mời họ vào đúng vị trí ngồi rồi báo vào nhómThùyKiểm tra liên tục danh sách thầy cô tớitham dự đồng thời nhắn

Khai mạc

19h00 19h20

-Chào mừng Văn nghệ mở màn Tuyên bố lý do Giới thiệu đại biểu Đại biểu phát biểu Tặng hoa cảm ơn

Follow ca sĩ (hỗ trợ nước uống), nhắc nhở ca sĩ chuẩn bị trình

diễn và sau khi ca sĩ trình diễn xong gửi chai nước kèm lời cảm ơn kèm hộp quà (nếu ca sĩ ngỏ lời về

Chuẩn bị đầy đủ số lượng hoa đúng với số lượng đại biểuNhìKiểm tra lại số lượng đội kịch và múa hỗ trợ nước uống cho họNhiHổ trợ nước uống cho bên âm thanh

Trình diễn

19h20

-19h27Hòa tấu piano+ violin

Hỗ trợ nước uống thường xuyên, trướclúc biểu diễn 5p nhắc nhở họ chuẩn bị tới thời gian biểu diễn và gửi lời cảm ơn sau khi phần

Trước 5 -10p đam bảo vị trí ổn định trước khi lên sân khấu, những người còn lại tiếp tục hỗ trợ như phân công bảng trên

19h30

-Kịch không lời Follow hỗ trợ nước uống thường

(kết hợp múa hoạt cảnh)

Follow đội múa (cả chị biên kịch và phụ huynh), hỗ trợ nước uống đồ ăn, đảm bảo số lượng và vị trí của các bé trước giờ trình diễn

Thùy, HuyFollow hỗ trợ nước uống thường xuyên cho 4 nhân vật khách mời, đảm bảo vị trí trước 10p trình diễn đồng thời làm công tác tư tưởng cho các cô chú có tinh thần thoải mái

Chuẩn bị hoa và quà cho các độiNhi, Nhì

-20h20Chia sẻ và giaolưu thực tế

Follow hỗ trợ nước uống thường xuyên cho 4 nhân vật khách mời, đảm bảo vị trí trước 10p trình diễn đồng thời làm công tác tư tưởng cho các cô chú có tinh thần thoải mái trước khi lên talk, NHẮC NHỞ CÔ CHÚ CHUẨN BỊ TỚI GIỜ LÊN SÂN KHẤU TRƯỚC 5 PHÚTDuyFollow đội múa (cả chị biên kịch và phụ huynh), hỗ trợ nước uống đồ ăn, đảm bảo số lượng và vị trí của các bé trước giờ trình diễn, NHẮC NHỞ ĐỘI SAU KHI XONG PHẦN TALK SẼ TỚI PHẦN TRÌNH DIỄN

Thùy, HuyChuẩn bị hoa và quà cho các nhân vật khách mời bao gồm: Hoa

hand made, khung ảnh và lyNhì, Nhi

720h20 20h32

-Đồng diễn Gửi lời cảm ơn các nhân vật khách mời một lần nữa, mời họ xuống vị trí khán giả ngồi xem tiếp

Những người cònlại tiếp tục các vị trí có sẵn, linh hoạt theo sự kiệnFollow đội múa , hỗ trợ nước uống đồ

ăn, đảm bảo số lượng và vị trí của các bé trước giờ trình diễn, nhắc nhở trước 5p về phần trình diễn đầu tiên là múa tốp ca

Thùy

bị 1 bông hoa cho một bạn nhỏ trong đội múa đưa xuống chỗ ngồi khán giả đưa cho bác bảo vệ lên thực hiện bài hát tiếp theoHuy

Trao giải cuộc thi Online

20h32 20h42

-Trao giải cuộcthi online “Nét đẹp thầm

Chuẩn bị phần quà:

Giải nhất gồm: Áo thun đen in logo “chạm” + hoa hướng dương Giải yêu thích gồm: Ly in logo và thông điệp của chương trình + hoa hướng dương

Giải ấn tượng gồm: Ly in logo và thông điệp của chương trình + hoa

Bế mạc

20h42 - 20h52Chụp hình lưu niệm Kết thúc chương trình

Mời những người trình diễn lên sân khấu chụp hình lưu niệmPhươngDọn bớt ghế tạo không gian thoải mái cho khách mời chụp hìnhDuy, Huy

Sau sự kiện

STTThời gianCông việcNội dung

Người đảm

nhậnGhi chú

21h 3/11/2023

Thu dọn đồ mượn

Thu dọn, tổng hợp, kiểm tra lại đồ mượn của trường gồm: Khăn bàn, hoa để bàn, khay và khăn đựng quà,

Đặt lại cùng 1 chỗ để tiện đem di chuyển đicất, kiểm tra đúng số lượng mới đem cất

2Thu trang phục, đạo cụ

Thu gom lại trang phục biểu diễn và đạo cụ gồm: 10 bộ áo quần và 10

nónNhì, Nhi Đếm lại cho đủ số lượng

3Thu gom trang phục

Thu gom lại trang phục biểu diễn kịch gồm: Áo grab, bảo vệ, sửa xe và lao