tiểu luận báo cáo dự án môn học đề tài xây dựng kế hoạch và tổ chức sự kiện cộng đồng chạm

Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo là hoàn toàn trung thực vàchưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung Dự án 1 n

CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNIC

BỘ MÔN: KINH TẾNGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANHCHUYÊN NGÀNH: PR & TỔ CHỨC SỰ KIỆN

ASSIGNMENT MÔN HỌC: DỰ ÁN 1

MÃ MÔN HỌC: PRO1141 BÁO CÁO DỰ ÁN MÔN HỌC

Đề tài: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỘNG ĐỒNG

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu dự án nhóm chúng tôi luôn được sựquan tâm, hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn cùng với sự độngviên giúp đỡ của bạn bè

Lời đầu tiên tôi xin đại diện nhóm được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy Võ AnhHải đã trực tiếp nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn nhóm tôi hoàn thành dự án nghiên cứunày

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn các Thầy Cô giáo trong Bộ môn Kinh tế trường Caođẳng FPT Polytechnic Đà Nẵng đã giúp đỡ nhóm chúng tôi trong suốt thời gian họctập và nghiên cứu tại trường Chúng tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn và sự yêu thươngđến các thành viên nhóm ban kế hoạch đã cùng nhau thực sự nỗ lực, nghiêm túc thựchiện dự án nghiên cứu lần này với nhiều khó khăn, thách thức Đặc biệt chúng tôi xintrân trọng cảm ơn gia đình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhóm tôi có thể hoànthành dự án này

Do còn hạn hẹp về kiến thức, trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tiễn nên không thểtránh khỏi việc bài báo cáo còn nhiều “hạt sạn” sai sót Vậy nên tôi rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp quý giá của thầy cô để bản thân có thể rút kinh nghiệm

và hoàn thành tốt hơn trong tương lai Cuối cùng, chúng tôi xin gửi đến quý thầy côlời chúc sức khỏe, chúc quý thầy cô luôn trẻ trung, yêu đời và luôn nhiệt huyết trêncon đường giảng dạy của mình

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

Đà Nẵng, ngày tháng năm 2023

Nhóm sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thuỳ

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đây là kết quả của riêng chúng tôi, được sự hướng dẫn củaThầy Võ Anh Hải Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo là hoàn toàn trung thực vàchưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung Dự án 1 này nếu phát hiện cóbất kỳ sự không trung thực

Đà Nẵng, ngày tháng năm 2023

Nhóm sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thùy

TỔNG QUAN SỰ KIỆN CỘNG ĐỒNG “CHẠM”

1 Lý do lựa chọn đề tài

Hiện nay trong xã hội vẫn còn tồn tại một số định kiến và suy nghĩ sai lệch về cácngành nghề như lao công, bảo vệ, shipper, Nhiều người cho rằng đây là những côngviệc không có giá trị và không đáng được tôn trọng Điều này làm cho người lao độngtrong các ngành nghề này cảm thấy bị coi thường và thiếu sự tôn trọng

Tuy nhiên, thực tế là các ngành nghề như lao công, bảo vệ, đóng một vai trò rấtquan trọng trong xã hội Họ là những “người lao động thầm lặng”, những cống hiếncủa họ không thể thiếu trong quá trình phát triển xã hội

Chúng ta đang sống trong một xã hội hiện đại và văn minh, mọi ngành nghề đều đượcđối xử công bằng như nhau Không có ngành nghề nào là thấp kém hay không đángđược trân trọng

Chính vì hiểu được thực trạng của một số bộ phận xã hội hiện nay lớp PR18302 quyết

định thực hiện dự án 1 với đề tài: Lập kế hoạch và tổ chức sự kiện “CHẠM” tại

trường Cao đẳng FPT Polytechnic cơ sở Đà Nẵng Với thông điệp “” chúng tôi muốnthông qua sự kiện này thể hiện sự tôn vinh, tri ân và sự tôn trọng tới những “Người laođộng thầm lặng”

2 Giới thiệu về sự kiện

Sự kiện “CHẠM” là sự kiện cộng đồng nhằm thể hiện sự tôn vinh, tri ân và sự tôntrọng tới những “Người lao động thầm lặng”

4 Mục tiêu

Too long to read on your phone? Save

to read later on your computer

Save to a Studylist

- Kế hoạch phân công nhiệm vụ ban Nhân sự

- Xác định mốc thời gian của sự kiện đi kèm từng hạng mục công việc, người thực

hiện, chỉ số đo lường hiệu quả công việc

- Thực hành tổ chức thực hiện sự kiện cộng đồng “CHẠM”.

- Đánh giá và rút ra bài học kinh nghiệm thực tế trong việc lập kế hoạch và tổ chức sự

kiện

5 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức sự kiện cộng đồng “CHẠM”

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: Kế hoạch và tổ chức sự kiện cộng đồng “CHẠM”

+ Phạm vi không gian: Cao đẳng FPT Polytechnic Đà Nẵng

+ Thực hiện khảo sát, thống kê người tham gia

7 Lợi ích quan trọng khi tổ chức sự kiện

- Đối với nhà tài trợ

+ Tạo dựng thương hiệu

+ Tăng cường mối quan hệ

+ Thu hút sự chú ý của công chúng và truyền thông

+ Tăng doanh số

- Đối với cộng đồng

+ Tạo ra cơ hội giao lưu và tương tác.

+ Tăng cường nhận thức về xã hội và cuộc sống

+ Tạo ra cơ hội giáo dục

+ Tăng cường tinh thần đoàn kết và gắn kết trong cộng đồng

8 Kết quả mong muốn

- Đối với sự kiện:

+ Số lượng người tham dự: 200 khán giả

+ Để lại ấn tượng tốt, sự hài lòng và tác động tích cực đến toàn bộ khán giả tham dự.+ Thay đổi được nhận thức và suy nghĩ của một bộ phận khán giả về sự cống hiến củanhững “Người lao động thầm lặng”

- Đối với nhóm thực hiện:

+ Trang bị được nhiều kiến thức về lĩnh vực của chủ đề sự kiện

+ Hiểu rõ về quy trình tổ chức sự kiện

+ Lĩnh hội được nhiều kinh nghiệm khi thực thi một sự kiện

PHẦN 1: KẾ HOẠCH PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ BAN NHÂN SỰ 2.1 Cơ cấu nhân sự

2.1.1 Sơ đồ cơ cấu ban nhân sự

2.1.2 PHÂN TÍCH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC CỦA BAN NHÂN SỰ

Bảng 1.1 Bảng phân tích SWOT

- Ban cũng có nhiều thành viên đã từng

trải nghiệm về ban nhân sự ở sự kiện

trước đó “ Hưng Quyền Việt”

- Có nhiều thành viên trong ban đã tham

gia làm cộng tác viên của các sự kiện

trước đó tại trường

- Có sự trợ giúp của các bạn tham gia

làm cộng tác viên, giúp đỡ phần kịch,

hát

- Các thành viên có nhiều mối quan hệ

- Sự trợ giúp của giảng viên chuyên làm

về sự kiện

- Quá tải nhân sự

- Kinh phí sự kiện còn hạn chế

2.2: NHIỆM VỤ BAN NHÂN SỰ:

Bảng 1.2 Nhiệm vụ ban nhân sự

Ban nhân sự Lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ công tác nhân sự trước,

trong và sau sự kiện

Chuẩn bị tất cả phương tiện, đạo cụ phục vụ cho sự kiệnThực hiện công tác trang trí sự kiện chính

Hỗ trợ và phối hợp trong các công việc chung của dự ánChăm sóc, hỗ trợ khách mời tham gia sự kiện

2.3.1 Kế hoạch dự trù rủi ro:

Bảng 1.3 Kế hoạch dự trù rủi ro

năng xảy ra

Mức độ

ứng phó Trước sự kiện

1 Khách mời,

nhân sự đến trễ

Làm mất thời gian và làm chậm lịch trìnhcủa sự kiện

Trungbình

Cao Gọi điện trực tiếpliên lạc trước khi bắt đầu sự kiện.Liên hệ và thống nhất thời gian theo lịch trình Thông báo nhắc nhở nếu thờigian diễn ra sự kiện sắp đến vẫn chưa đón được đại biểu

2 Thiếu nhân sự

đảm nhiệm các

vị trí

Khó khăn và không hiệu quảkhi không có

đủ nhân sự để đảm nhận các

vị trí và trách nhiệm cần thiết

Thấp Trung bình

Tuyển CTV có kinh nghiệm chuyên môn về sựkiện, trao đổi rõ ràng về công việcđược giao.Thảo luận, trao đổi với các nhân

sự trong nhóm và phân chia nhiệm

vụ rõ ràng trước khi diễn ra sự kiện

3

Sự cố về Nhân

vật khách mời

Gián đoạn các hạng mục có trong timeline

Liên hệ thường xuyên với các nhân vật, đảm bảo được sự chắc chắn sẽ tham gia

Xem lịch cắt điệncủa thành phốKiểm tra tải trọngnguồn điện đáp ứng nhu cầu các hạng mục sự kiện

Có phương án dự phòng

Trungbình

ThấpKiểm tra về âm thanh, chạy thử chương trình trước 1 ngày Nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân

và tìm cách khắc phục nếu có sự cốxảy ra

Có phương án âmthanh dự phòng

2 Sự cố bất ngờ

trên sân khấu

Gây gián đoạn chương trình, ảnh hưởng đến trải nghiệm củakhán giả

ứng biến khéo léo

BTC linh hoạt hỗ trợ và phân công thành viên hỗ trợ cho MC

3

Người trình

diễn

Ảnh hưởng đếntiến độ và chất lượng của chương trình

Trungbình

ThấpCho nhân sự hỗ trợ cho người trình diễn để đảm

bảo thể trạng tốt nhất

Sau sự kiện

1 Không có nhân

sự dọn dẹp

Ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, sạch sẽ

và gọn gàng của không gian

sự kiện

Nhờ sự hỗ trợ từ các ban khác trong sự kiện.Sắp xếp và phân công nhiệm vụ của các thành viên trước sự kiện

Phần 2: XÁC ĐỊNH MỐC THỜI GIAN CỦA CHƯƠNG TRÌNH ĐI KÈM TỪNG HẠNG MỤC CÔNG VIỆC, NGƯỜI THỰC HIỆN, CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC ( KPI )

2.1 Bảng phân bổ ngân sách ban nhân sự

BTC của ông tiền vì bán hết

Xuân Hòa Trang phục,

Chủ nhiệm CLB

2.4 Bảng theo dõi hoạt động ban nhân sự

Bảng 2.4 Bảng theo dõi hoạt động

Công việc Nội dung Nhân sự Deadline Tình trạng chú

1 Biết được địa điểm, thời gian làm việc

(hoạt động) của các cô

chú (lao công, bảo vệ, vá xe vỉa hè, shipper)

2 Có thể đến nói chuyện trực tiếp về việc

mình muốn làm, muốn

thay đổi thực trạng xã hội (nên cần những

bạn nắm rõ sự kiện và

giao lưu tốt)

3 Sau khi trao đổi thì chốt thẳng vấn đề là

mình muốn quay tư

liệu để (ý nghĩa) và mời họ tham dự sự

trước 23h ngày thứ 7 (11/11/2023) Hoàn thành

Hoa check in

- Mua nguyên liệu (Giấy màu

vàng, nâu, xanh lá, cành nhựa)

Thứ 3 ngày 14/11 Hoàn thành

Hoa đại biểu

- Tìm kiếm cửa hàng hoa giá vừa

tiền

Đồ ăn, đồ uống Đặt cơm, nước uống Hậu cần 28/11/2023 Hoàn thành

Follow quay

phóng sự

- Hỗ trợ người quay phim và nhân vật trong

Quà lưu niệm

- Đặt ly in logo

- Gấu cho các em nhỏ

Duy Nhi 23/11/2023 26/11/2023 Hoàn thành

Follow đội

trình diễn

- Chủ động theo dõi lịch tập, hỗ trợ nước

Tìm nhân vật

khách mời - 1 nhân vật Bảo vệ và 1 người dự phòng

Hạ , Thùy 26/11/2023 Hoàn thành

khách mời - 1 nhân vật Lao công và 1 người dự phòng Nhi, Nhì 26/11/2023 Hoàn thành

Lấy thư mời

Tới nhà cung ứng lấy thiệp và điền theo

danh sách khách mời có sẵn

hoàn thiện gấp trong ngày

Phương, Huy 29/11/2023 Hoàn thành

Gửi thư mời

- Dựa theo danh sách khách mời và bảng

phân công nhiệm vụ

Ban Nhân sự 28/11/2023 Hoàn thành

Thuê trang

phục

- Tổng hợp số lượng trang phục, đạo cụ

- Thuê trang phục tại nhà cung ứng đã có

trong danh sách

- Tổng hợp lại giá tiền vào bảng ngân sách Hạ, Thùy 29/11/2023 Hoàn thành

Lấy trang phục - Nhận trang phục đem qua cho mn thử, Thùy, 2/12/2023 Hoàn thành

Mua đồ cúng Mua theo list có sẵn Hạ, Huy

9h chiều ngày 3/12 Hoàn thành

Tìm đồ diễn

kịch

Đồ bảo vệ và đồ shipper, vá xe, thau nhựa Huy

16h chiều ngày 2/12

Hoàn thành

Khăn lau mặt, Dụng cụ vá xe, cờ lê, xăm

Áo thư ký, sơ mi, 10 ly trà sữa Hạ, Duy Hoàn thành

2.5 Danh mục đạo cụ cần chuẩn bị

Hoa Tặng đại biểu 3 Nguyễn Đình An

Cô Nguyễn Thị Phương Linh

Thầy Võ Anh Hải

Hoa Tặng nhà tài trợ 5 Tề Bùi Media

HTi’s talent Comos center Trang phục Xuân Hòa Phòng tuyển sinh

khách mời sau talkshow

4 người dự phòng

b Quà tặng cuộc thi online

Bảng 2.5.2 Danh mục quà tặng cuộc thi online

1 Loa bluetooth + 1 bó

hoa hướng dương

1 bình nước + 1 bó hoa hướng dương

1 Ly + 1 hoa hướng dương

2 Ghế dựa 1 Tại trường

không

trường

9 Đồ shipper 1 Bạn của Huy

8 Trang phục múa 7 1 nam, 6 nữ

2.6 Phân công nhiệm vụ trước - trong - sau sự kiện

Bảng 2.6 Checklist công việc

Trước sự kiện

STT Thời gian Công việc Nội dung

Người đàm nhận Ghi chú

3/12/2023 Mua nước - Cung cấp bình nước uống lúc setup - Mua nước đóng chai cho người trình

diễn đem tới khu vực setup

Duy

- Qua 104 Nguyễn Thị Thập lấy bình nước đi đổi + mua thêm 1 bịch cốc

- Mua thùng nước theo số lượng trong danh sách

và báo cáo lại vào nhóm

- Hỗ trợ nước uống phần ăn trong lúc chờ diễn

Tới 17h vẫn chưa

đủ người phải báo ngay vào nhóm

cứ 30p phải cập nhật lại

số lượng

3/12/2023 trình diễn - Liên hệ với biên kịch đội múa - Tập trung, kiểm tra lại số lượng

thành viên lúc 16h30 (3/11/2023) và báo cáo lại vào nhóm về số

lượng

- Hỗ trợ nước uống, đồ ăn cho các bé

Thùy, Huy

- Liên hệ 2 người hòa tấu

- Tổng hợp đạo cụ -> di chuyển đạo

cụ vào phòng chờ

- Hướng dẫn 2 người hòa tấu vào phòng chờ,

chuẩn bị đồ ăn, nước uống lúc 16h30 (3/11/2023)

7

16h chiều

3/12/2023 Follow nhân vật khách mời - Liên hệ sớm với các nhân vật khách mời và đảm bảo có mặt

lúc 5h, nếu vẫn chưa có mặt báo liền vào nhóm

- Hỗ trợ đồ ăn nước uống Duy

- Tổng hợp 4 bó hoa giấy -> Đặt vào phòng chờ Huy

có trong danh sách đã tới tham dự, mời họ vào đúng vị trí ngồi rồi báo vào nhóm Thùy Kiểm tra liên tục danh sách thầy cô tới tham dự đồng thời nhắn

bộ môn và Trưởng môn 1 lần nữa vào nhóm trước khi bài hát

Chuẩn bị đầy đủ số lượng hoa đúng với số lượng đại biểu Nhì Kiểm tra lại số lượng đội kịch và múa

hỗ trợ nước uống cho họ Nhi

Hổ trợ nước uống cho bên âm thanh

Trình diễn

3

19h20

-19h27 Hòa tấu piano + violin

Hỗ trợ nước uống thường xuyên, trước lúc biểu diễn 5p nhắc nhở

họ chuẩn bị tới thời gian biểu diễn và gửi lời cảm ơn sau khi phần

Trước 5 -10p đam bảo vị trí

ổn định trước khi lên sân khấu, những người còn lại tiếp tục hỗ trợ như phân công bảng trên

19h30

-Kịch không lời Follow hỗ trợ nước uống thường

Chuẩn bị hoa và quà cho các đội Nhi, Nhì

-20h20 Chia sẻ và giao lưu thực tế

Follow hỗ trợ nước uống thường xuyên cho 4 nhân vật khách mời, đảm bảo vị trí trước 10p trình diễn đồng thời làm công tác tư tưởng cho các cô chú có tinh thần thoải mái trước khi lên talk, NHẮC NHỞ

CÔ CHÚ CHUẨN BỊ TỚI GIỜ LÊN SÂN KHẤU TRƯỚC 5 PHÚT Duy Follow đội múa (cả chị biên kịch và phụ huynh), hỗ trợ nước uống

đồ ăn, đảm bảo số lượng và vị trí của các bé trước giờ trình diễn, NHẮC NHỞ ĐỘI SAU KHI XONG PHẦN TALK SẼ TỚI PHẦN TRÌNH DIỄN

Thùy, Huy

Chuẩn bị hoa và quà cho các nhân vật khách mời bao gồm: Hoa hand made, khung ảnh và ly Nhì, Nhi

7 20h20

-20h32

Đồng diễn Gửi lời cảm ơn các nhân vật khách

mời một lần nữa, mời họ xuống vị trí khán giả ngồi xem tiếp

Những người còn lại tiếp tục các vị trí có sẵn, linh hoạt theo sự kiện Follow đội múa , hỗ trợ nước uống đồ

ăn, đảm bảo số lượng và vị trí của các bé trước giờ trình diễn, nhắc nhở trước 5p về phần trình diễn đầu tiên là múa tốp ca

Thùy

bị 1 bông hoa cho một bạn nhỏ trong đội múa đưa xuống chỗ ngồi khán giả đưa cho bác bảo vệ lên thực hiện bài hát tiếp theo Huy

Trao giải cuộc thi Online

Giải nhất gồm: Áo thun đen in logo

“chạm” + hoa hướng dương Giải yêu thích gồm: Ly in logo và thông điệp của chương trình + hoa hướng dương

Giải ấn tượng gồm: Ly in logo và thông điệp của chương trình + hoa

Sau sự kiện

STT Thời gian Công việc Nội dung

Người đảm nhận Ghi chú

Đặt lại cùng 1 chỗ để tiện đem di chuyển đi cất, kiểm tra đúng số lượng mới đem cất

2 Thu trang phục, đạo cụ

Thu gom lại trang phục biểu diễn và đạo cụ gồm: 10 bộ áo quần và 10 nón Nhì, Nhi Đếm lại cho đủ số lượng

3 Thu gom trang phục

Thu gom lại trang phục biểu diễn kịch gồm: Áo grab, bảo vệ, sửa xe và lao

cung ứng Đếm lại số lượng 1 lần nữa rồi đem trảcho nhà cung ứng Nhi

2.7 Chỉ số đo lường hiệu quả công việc

Bảng 2.7 Chỉ số đo lường hiệu quả công việc

1 Các tiết mục trình

diễn

Trình diễn được hết các nội dung

100% hoàn thành tốt các tiết mục

Lỗi từ 10% về đạo

cụ tiết mục đồng diễn

60 - 80%

khán giả xem

và theo dõi

Dưới 20% người theo dõi

4 Hoạt động truyền

thông trên mạng xã

hội

100% thu hút được khán giả đăng kí và like share các bài viếttrên fanpage

80% thu hút được 23 người tham gia, đăng ký bài dự thi

Dưới 10% chưa tạo được sự tương tác tích cực

PHẦN 3: THỰC HÀNH TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH SỰ KIỆN

3.1 Kiểm soát công việc trước diễn biến sự kiện

Bảng 3.1 Kiểm soát công việc trước diễn biến sự kiện

ST

4 Thảo luận phân công các đầu

việc trong sự kiện

8 Cúng tổ

3.2 Tường thuật diễn biến trong sự kiện

Bảng 3.2 Tường thuật thuật diễn biến trong sự kiện

Check in

Ổn định tổ chức

2 19h-19h20 Chào mừng

Văn nghệ mở màn Tuyên bố lý do Giới thiệu đại biểu Đại biểu phát biểu Tặng hoa cảm ơn

3 19h20-19h27 Hoà tấu piano violin

4 19h30-19h52 Kịch không lời (kết hợp

múa hợp cảnh)