Khảo sát địa điểm cho họp báo ra mắt phim Trạng QuỳnhĐịa điểm tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong tổ chức sự kiện.. Với những hội nghị diễnra dài ngày, nhóm cũng có thể liên hệ
Khảo sát và lựa chọn thời gian địa điểm
Khảo sát địa điểm cho họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
Địa điểm tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong tổ chức sự kiện Khi đã quyết định chọn địa điểm nào đó, mỗi một thành viên đã phải cân nhắc thật kĩ các yếu tố về mức độ phù hợp của địa điểm đối với sự kiện mà nhóm sắp tổ chức.
- Địa điểm đó có thuận tiện khi di chuyển
Trước khi lưạ chọn, nhóm đã khảo sát trước trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lí tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện Với những hội nghị diễn ra dài ngày, nhóm cũng có thể liên hệ bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Có nhiều nhà hàng xung quanh
Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc ngay tại sự kiện thì việc chọn địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng, có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất Đừng quên nhắc họ về quy mô sự kiện của bạn để họ có thể chiết khấu trong trường hợp bạn đặt số lượng bàn lớn.
- Không gian tổ chức rộng rãi
Nếu sự kiện của bạn đông khách mời, hãy tìm một nơi đủ lớn để chương trình diễn ra được chất lượng nhất Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa Với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.
- Cung cấp kèm theo các dịch vụ
Ngoài việc phòng tổ chức sự kiện phải trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như: âm thanh, ánh sáng, internet… thì các dịch vụ tích hợp kèm theo cũng là điều đáng lưu tâm Đó là tiệc ăn nhẹ trong thời gian giải lao, đồ uống giải khát hay các vấn đề vầ nhân viên phục vụ… Một địa điểm được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần.
Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như:
+ Sân khấu, bàn ghế chắc chắn, không bị lung lay.
+ Có các dụng cụ trang trí cơ bản như hoa để bàn, nơ ghế…
+ Nguồn điện có công suất đủ lớn cho suốt buổi lễ, và có dự trù máy phát điện hay không
+ Thiết bị dụng cụ, dịch vụ nào được cung cấp kèm miễn phí khi thuê địa điểm?
+ Hệ thống máy chiếu, màn chiếu, giấy bút có đầy đủ không?
+ Hệ thống internet, wifi có đủ mạnh cho tất cả mọi khách mời sử dụng?
Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau Hãy bỏ ra nhiều công sức tìm kiếm thì địa điểm bạn tìm được chắc chắc sẽ mang lại sự hài lòng nhất.
+ Chi phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện: theo ngày hoặc theo giờ Nếu theo giờ thì có tính phí chuẩn bị sự kiện hay không.
+ Phí dịch vụ đi kèm, phí phục vụ khác như: gửi xe, nhân viên phục vụ…
+ Phí quản lý thông thường 5%.
+ Chi phí có tăng giảm theo giờ cao điểm hay cuối tuần, ngày lễ hay không.
- Mức độ đảm bảo an toàn:
Nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên Bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp Đừng chủ quan vì điều đó có thể khiến bạn phải hối hận.
Vì những tiêu chí đưa ra như vậy, nhóm đã quyết định họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh sẽ đực tổ chức tại Trung Tâm Hội Nghị Tiệc CướiWhite Palace (194 Hoàng Văn Thụ, phường 9, quận Phú Nhuận)
Vì sao White Palace trở thành nơi diễn ra họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh?
- Vị trí: Thuận lợi cho việc đi lại, nằm ngay đường lớn dễ tìm kiếm, gần trung tâm
- Không gian: Sang trọng, rộng lớn sức chứa hơn 2000 người, phù hợp cho việc họp báo ra mắt phim
- Điều kiện tác nghiệp cho phóng viên,quay phim,kỹ thuật thu thanh: Ánh sáng tốt và phù hợp cho việc quay phim, chụp ảnh.Dàn âm thanh, máy chiếu, các thiết bị hỗ trợ quay phim trang bị tối tân và hiện đại.
- Có bãi đổ xe hơi, xe máy cho các khách mời.
- Lối đi cho khách mời được phân bố hợp lý cho việc di chuyển đi lại
- Buổi họp báo ra mắt phim có phục vụ đồ ăn và thức uống cho khách mời.
Thời gian họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
- Thời gian: 19h Ngày 4 tháng 2 năm 2019
Một vài hình ảnh về Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới White Palace
Bên trong sảnh hội nghị của White Palace
Hành lang trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace
Bên ngoài trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace
Danh sách khách mời và thiết kế thư mời
Các nhà báo/phóng viên sẽ tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
1.1 Danh sách nhà báo/phóng viên
STT Báo/ đơn vị Phóng viên/ nhà báo
Cơ quan chủ quản Số lượng
1 Vnexpress Tam Kỳ Giải trí Bộ Khoa Học Công Nghệ 3
2 kenh14 Paul/Chọng Chọng Ciné Công Ty Cổ Phần Truyền Thông
3 Saostar Phương Thảo Phim ảnh Hội Người Mẫu Việt Nam 3
4 Zing news Bích Hằng/Hạ
Phim ảnh Hội Xuất Bản Việt Nam 4
Như Hà Giải trí Thông Tấn Xã Việt Nam 2
6 Báo mới Mi Ly Giải trí Công Ty Cổ Phần Công Nghệ
7 Ngôi sao Phong Kiều Hậu trường Cát Tiên Sa Media 3
8 Soha Nguyên Hương Giải trí Công Ty Cổ Phần VCcorp 2
Nam Đại diện cụm rạp CGV Sài Gòn
Quản lý CJ CGV Việt Nam – CJ Group 2
10 Galaxy Đại diện cụm rạp
Quản lý Công Ty Cổ Phần Phim Thiên
11 Tổ quốc Hồng Hà Giải trí Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch 3
Tổng số lượng người tham dự 30 đây là một trải nghiệm mới với cả anh lẫn người xem Ngay từ khi đọc kịch bản Trạng Quỳnh, Trấn Thành đã bất ngờ trước những tình huống oái oăm cùng cách xử trí duyên dáng.
“Đồng ý nhận vai Xẩm, tôi xác định rằng đây là một vai diễn mà tôi dành trọn tâm huyết, thời gian, sẵn sàng lột xác và thực sự quyết liệt với nó Bên cạnh một quan Trạng sẽ là một thằng bạn lựu đạn, nhưng biết đâu nó mới chính là nhân vật quan trọng, là trùm cuối”, Trấn Thành hài hước chia sẻ. Đạo diễn Đức Thịnh khá hài lòng khi chọn Trấn Thành cho một vai diễn đậm màu sắc dân gian, trào phúng “Trấn Thành là diễn viên của lối hài hiện đại, chỉ cần nhìn cậu ấy là sự giải trí sẽ biểu lộ rõ trên khuôn mặt Thế nhưng khi vào vai Xẩm, Trấn Thành vẫn hòa hợp Dường như vai diễn này cùng với lối gây cười trào lộng của người xưa đã khai phá ra chân dung mà khán giả chưa từng được chiêm ngưỡng trước đây của Trấn Thành Cậu ấy là người khiến cho tiếng cười ở Trạng Quỳnh trở nên gần gũi, tự nhiên hơn”.
Bên cạnh đó với vai Xẩm, nam nghệ sĩ không những được diễn hài mà còn thể hiện khả năng diễn xuất thực sự Anh chia sẻ: “Không phải nàng Điềm, nhân vật Xẩm mới là người gắn bó cùng Trạng Quỳnh trong suốt bộ phim Trải qua biết bao biến cố, nhân vật của tôi không thể lúc nào cũng cười khờ khạo được, cũng có những giọt nước mắt, khổ đau, oán hận Nếu Trạng Quỳnh đại diện cho trí tuệ và mơ ước của nhân dân xưa thì Xẩm tượng trưng cho tâm hồn lương thiện và sự lạc quan của họ”. Đối với khán giả, Trấn Thành trong Trạng Quỳnh là hình tượng vừa quen vừa lạ, quen ở lối hài dí dỏm thông minh, còn lạ bởi màu sắc dân gian chưa từng thấy trên màn ảnh Điều đó khiến khán giả càng trông đợi hơn vào TrạngQuỳnh - bộ phim hài dân gian được khởi chiếu mùng 1 Tết Nguyên đán.
5 Quà tặng đi kèm cho phóng viên, khách mời tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
5.1 Tại sao lại có quà cho cuộc họp báo
- Vào những cuộc họp báo, ban tổ chức thường tặng quà để cảm ơn quan khách, nhà báo, phóng viên đã tin tưởng, đồng hành và ủng hộ bộ phim trong thời gian qua
- Những món quà này vừa có ý nghĩa tri ân đến nhà báo, phóng viên, vừa có tác dụng quảng cáo cho bộ phim nên cần xem xét, chọn lựa thật tỉ mỉ, kỹ càng trước khi đến tay họ
- Tránh tình trạng món quà tặng vừa tốn kém lại vừa bị phóng viên, nhà báo vứt qua một bên như đống phế thải Thậm chí, một vài món quà không được đầu tư nên chẳng mang lợi ích gì cho bộ phim, có khi càng hạ thấp những cố gắng của đoàn làm phim và chất lượng phim
- Quà tặng cần được in, khắc hoặc dán logo nhà sản xuất hoặc nhân vật trong phim Bởi quà tặng đó được xem là một phương pháp PR Marketing khác của bộ phim ngoài đưa tin trên các bài báo và họp báo ra mắt phim
- Nếu thiếu bước này, bộ phim và đoàn làm phim xem như đã “đổ sông đổ bể” bao công sức bấy lâu để gầy dựng cho chiến dịch quảng bá phim.
Dù vậy, cũng cần tránh việc in logo quá to, quá phô trương hoặc thiếu thẩm mỹ, dễ làm mất lòng khách hàng mà còn khiến chiến lược quảng bá bộ phim của đoàn làm phim rơi vào tình trạng thất bại hoàn toàn
- Nếu đoàn làm phim và ban tổ chức họp báo muốn thu hút sự chú ý của người khác, hãy in mẫu logo nhỏ trên nền màu sáng hơn, như vậy sẽ làm bật lên logo thương hiệu của nhà sản xuất một cách nhẹ nhàng mà đầy ý tứ.
- Bất kỳ một món quà nào, trước khi gửi đi cũng cần phải suy tính đến công dụng của nó đối với nhà báo, phóng viên Tất nhiên không thể chọn quà tặng là túi xách hay son môi trong khi các nhà báo, phóng viên chủ yếu là nam giới Quà tặng nên được chọn ở mức chung chung, nếu không rất dễ trở thành con dao hai lưỡi, lợi ít rủi nhiều, ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của đoàn làm phim và nhà báo, phóng viên
- Suy cho cùng, cách tốt nhất để đảm bảo an toàn là tìm hiểu trước thông tin về người được tặng, hoặc đơn giản hơn, lựa chọn những món quà
“trung tính”, không “kén” đối tượng.
- Muốn quà tặng tạo được thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên, hãy thật đầu tư trong cách trình bày món quà Bản thân quà tặng đã là sợi dây vô hình gắn kết tình cảm của con người với con người Do đó, việc chọn hình thức tặng quà đương nhiên là một phương thức PR Marketing mang lại kết quả tuyệt vời
5.2 Tiêu chí để chọn món quà
+ Màu sắc là yếu tố đầu tiên quyết định đến tâm lý mua hàng của người dùng Thông thường, sẽ chọn màu theo sở thích hoặc gu thẩm mỹ của cá nhân Tuy nhiên, một số trường hợp, Cũng nên suy nghĩ và cân nhắc theo tông màu người nhận yêu thích Với mỗi chất liệu, sản phẩm sẽ được đầu tư, thiết kế sao cho các chi tiết phối hợp hài hòa cùng tổng thể để mang đến sự hài lòng tối ưu nhất
+ Chất liệu cũng là một tiêu chí chọn món quà để bàn đẹp Vì chất liệu không tốt có thể làm người nhận hiểu sai ý người tặng Chất liệu tốt sẽ tô điểm sản phẩm thêm phần sáng bóng và đẹp hơn
Thiết kế bộ Presskit
Quà tặng đi kèm cho phóng viên, khách mời tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
5.1 Tại sao lại có quà cho cuộc họp báo
- Vào những cuộc họp báo, ban tổ chức thường tặng quà để cảm ơn quan khách, nhà báo, phóng viên đã tin tưởng, đồng hành và ủng hộ bộ phim trong thời gian qua
- Những món quà này vừa có ý nghĩa tri ân đến nhà báo, phóng viên, vừa có tác dụng quảng cáo cho bộ phim nên cần xem xét, chọn lựa thật tỉ mỉ, kỹ càng trước khi đến tay họ
- Tránh tình trạng món quà tặng vừa tốn kém lại vừa bị phóng viên, nhà báo vứt qua một bên như đống phế thải Thậm chí, một vài món quà không được đầu tư nên chẳng mang lợi ích gì cho bộ phim, có khi càng hạ thấp những cố gắng của đoàn làm phim và chất lượng phim
- Quà tặng cần được in, khắc hoặc dán logo nhà sản xuất hoặc nhân vật trong phim Bởi quà tặng đó được xem là một phương pháp PR Marketing khác của bộ phim ngoài đưa tin trên các bài báo và họp báo ra mắt phim
- Nếu thiếu bước này, bộ phim và đoàn làm phim xem như đã “đổ sông đổ bể” bao công sức bấy lâu để gầy dựng cho chiến dịch quảng bá phim.
Dù vậy, cũng cần tránh việc in logo quá to, quá phô trương hoặc thiếu thẩm mỹ, dễ làm mất lòng khách hàng mà còn khiến chiến lược quảng bá bộ phim của đoàn làm phim rơi vào tình trạng thất bại hoàn toàn
- Nếu đoàn làm phim và ban tổ chức họp báo muốn thu hút sự chú ý của người khác, hãy in mẫu logo nhỏ trên nền màu sáng hơn, như vậy sẽ làm bật lên logo thương hiệu của nhà sản xuất một cách nhẹ nhàng mà đầy ý tứ.
- Bất kỳ một món quà nào, trước khi gửi đi cũng cần phải suy tính đến công dụng của nó đối với nhà báo, phóng viên Tất nhiên không thể chọn quà tặng là túi xách hay son môi trong khi các nhà báo, phóng viên chủ yếu là nam giới Quà tặng nên được chọn ở mức chung chung, nếu không rất dễ trở thành con dao hai lưỡi, lợi ít rủi nhiều, ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của đoàn làm phim và nhà báo, phóng viên
- Suy cho cùng, cách tốt nhất để đảm bảo an toàn là tìm hiểu trước thông tin về người được tặng, hoặc đơn giản hơn, lựa chọn những món quà
“trung tính”, không “kén” đối tượng.
- Muốn quà tặng tạo được thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên, hãy thật đầu tư trong cách trình bày món quà Bản thân quà tặng đã là sợi dây vô hình gắn kết tình cảm của con người với con người Do đó, việc chọn hình thức tặng quà đương nhiên là một phương thức PR Marketing mang lại kết quả tuyệt vời
5.2 Tiêu chí để chọn món quà
+ Màu sắc là yếu tố đầu tiên quyết định đến tâm lý mua hàng của người dùng Thông thường, sẽ chọn màu theo sở thích hoặc gu thẩm mỹ của cá nhân Tuy nhiên, một số trường hợp, Cũng nên suy nghĩ và cân nhắc theo tông màu người nhận yêu thích Với mỗi chất liệu, sản phẩm sẽ được đầu tư, thiết kế sao cho các chi tiết phối hợp hài hòa cùng tổng thể để mang đến sự hài lòng tối ưu nhất
+ Chất liệu cũng là một tiêu chí chọn món quà để bàn đẹp Vì chất liệu không tốt có thể làm người nhận hiểu sai ý người tặng Chất liệu tốt sẽ tô điểm sản phẩm thêm phần sáng bóng và đẹp hơn
+ Quạn trọng hơn nữa đó là chất liệu tốt sẽ mang lại giá trị chất lượng đích thực cho sản phẩm cũng như giá trị của công ty sản xuất Món quà sẽ làm cho người nhận nhớ đến người tặng lâu hơn, trân trọng món quà nhiều hơn.
- Thiết kế quà tặng độc đáo, ấn tượng
+ Một món quà độc đáo, thành công là món quà chuyển tải được thông điệp nhanh nhất đến người nhận ngay từ ánh nhìn đầu tiên Muốn vậy, món quà ấy phải được thiết kế thực sự ấn tượng từ khâu ngoại hình đến giá trị cốt lõi Khung hình để bàn phối hợp hộp đựng bút với thiết kế tinh xảo
5.3 Những điều cấm kỵ khi tặng quà
- Không được chọn những ón quà có hình thù sắt nhọn
- Không được tặng đồng hồ, khăn và giày
5.4 Đưa ra phương án lựa chọn
- Sổ tay với poster của phim Trạng Quỳnh
- Móc khóa USB với những ưu thế vượt bậc
+ Móc khóa USB là sự kết hợp giữa chiếc móc khóa đời thương với những chiếc chìa khóa đi kèm Nhưng nếu chiếc móc khóa ấy sẽ tăng thêm công hiệu nếu được kết hợp với USB và làm công cụ làm việc, trở thành bạn đồng hành của bạn ở nhà và ở cả công ty.
+ Đây là quà tặng với phóng viên, nhà báo, khách mời khi tham dự họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
Thông tin liên lạc
- Nhân viên PR: Đặng Thị Mỹ Huệ
- Số điện thoại: 0888200829 hoặc email huepr@tp.com.vn
Liên hệ trực tiếp với văn phòng truyền thông TP Entertainment
- Email: info@tp.com.vn
- Bạn có thể tham khảo thêm thông tin của phim Trạng Quỳnh qua fanpage facebook/Trạng-Quỳnh-Movie-627930860935152 Và thông tin của TP Entertainment qua Facebook/tpentertainmentvn
Thiết kế bìa đựng Press kit
- Mặt trước của bìa đựng Press kit
+ Chiều dài: ba mươi lăm centimet
+ Chiều rộng: ba mươi centimet
- Mặt sau của bìa đựng Press kit+ Chiều dài: ba mươi lăm centimet+ Chiều rộng: ba mươi centimet
Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời
Lý thuyết
1.1 Nguyên tắc chung sắp xếp chỗ ngồi trong họp báo
- Thể hiện sự tôn trọng
- Sắp xếp chỗ ngồi theo cấp bậc và chức vụ
- Đảm bảo các yếu tố thuận lợi, an toàn cho người quan trọng nhất cuộc họp
1.2 Sơ đồ bố trí chỗ ngồi cho họp báo
- Tuân thủ theo quy tắc:
+ Bàn chủ tọa thường được xếp theo hàng ngang trên lễ đài, đối diện với báo giới và khách mời
1.3 Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời
Tuân thủ theo nguyên tắc
- Các vị trí quan trọng sẽ ở gần khán đài - bàn chủ tọa
- Càng xa khán đài càng kém quan trọng
- Sắp xếp theo thứ tự alphabet Thực ra, sắp xếp theo kiểu phóng viên/nhà báo quan trọng cho ngòi gần với bàn chủ tọa và càng ra xa càng không quan trọng đã khôn còn thịnh hành Theo đó, những phóng viên nhà báo có chức vụ, có tuổi nghề cao, có thâm niên, có tiếng nói trong nghề báo sẽ được ưu tiên ngồi gần bàn chủ tọa Vì họ là những người nếu không thể viết bài cho bạn thì cũng sẽ giao phó cho người có thể viết bài cho buổi họp báo của bạn
Thực hiện
2.1 Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn chủ tọa
Chính giữa: diễn viên chính: Quốc Anh (2), Trấn Thành(3), Nhã Phương (1)
Bên phải: đạo diễn Đức Thịnh (4), giám đốc sáng tạo Hiếu Vũ (6), đại diện TP Entertainment
Bên trái: diễn viên phụ: Khả Như (5), Công Dương (7) 2.2 Sắp xếp chỗ ngồi cho phóng viên
Hàng đầu: truyền hình HTV và Let’s Viet Hàng 2: yan news, sao star
Hàng 3: kenh14, Zing news Hàng 4: vnexpress, ngôi sao Hàng 5: Thể Thao & Văn Hóa, Báo Mới Hàng 6: Soha, Tổ Quốc
2.3 Sơ đồ buổi họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
NSUT, đạo diễn, diễn viên Đức Thịnh
Truyền hình HTV Khu vực quay phim, chụp ảnh của các phóng viên báo đài
Truyền hình Let’s Viet Khu vực quay phim, chụp ảnh của các phóng viên báo đài
Thể Thao & Văn Hóa Báo Mới
- Sơ đồ dự trù nếu Nhã Phương không tham gia + Bàn chủ tọa
NSUT, đạo diễn, diễn viên Đức Thịnh
Truyền hình HTV Khu vực dành cho quay phim, chụp ảnh của các phóng viên báo đài
Truyền hình Let’s Viet Khu vực dành cho quay phim, chụp ảnh của các phóng viên báo đài
Thể Thao & Văn Hóa Báo Mới
Timeline họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh
Team Nội dung Âm thanh Ánh sáng
1 17h30 30 phút Tất cả các team
Kiểm tra và chuẩn bị Kiểm tra các thiệt bị ghi hình, ghi âm, đèn chiếu, poster, ,
Mở nhạc phim,hiệu ứng đèn trong sảnh
Check vé mời,dẫn khách mời vào trong sảnh
Chuẩn bị nước và chạy chương trình
Nhạc phim “Chí nam nhi”
Mời các khách mời, nghệ sỹ và các nhà báo vào chổ ngồi đã xếp
Nhạc phim “Duy nhất cho em”
Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp với các khách mời theo từng vai trò, cấp vụ
4 19h30 30 phút Event Bắt đầu chương trình Nhạc phim” Duy nhất cho em”
Giới thiệu, ra mắt sản phẩm cũng như dàn diễn viên và ekip
5 20h 45 phút Event Các phóng viên đặt câu hỏi cho nhà Các câu hỏi sản xuất, đạo diễn và diễn viên do phóng viên chuẩn bị sẵn
6 20h45 45 phút Event Phần giao lưu giữa các nhà báo,khán giả và dàn diễn viên êkip
Nhạc phim “Chí làm trai”
Chụp hình giao lưu với khán giả
Kết thúc họp báo và đưa tiễn khách mời về
Nhạc phim “Chí làm trai”
Biểu mẫu tiến trình công việc
Trước sự kiện
STT Nội dung công việc Chi tiết Nhóm phụ trách Thời gian
1 Chuẩn bị cho họp báo
Họp nắm bắt, nội dung, mục đích của sự kiện
Trưởng các bộ phận Event,
Họp nhóm Hình thành ý tưởng chủ đạo
Triển khai kế hoạch tổ chức Phân công nhân sự hỗ trợ Xây dựng timeline Xác định mục tiêu cho buổi họp báo
Tổng số tin bài sẽ đăng (bao gồm cả những bài trọng yếu)
Phóng viên có hài lòng với buổi họp báo Hiệu quả truyền thông như thế nào
Dư luận phản hồi tích cực về phim Hình thành ý tưởng chủ đạo
Văn hóa, thông điệp, insign, mục tiêu PR, định vị
Viết chương trình proposal (ROI)
Relevance Originality Impact Checklist Bảng phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận Lưu trữ dữ liệu chương trình vào một thư mục riêng
Lên ngân sách chi tiết
Chi tiết
2.1 Công việc bộ phận Event
- Khảo sát địa điểm tổ chức+ Lập danh sách các địa điểm cần khảo sát+ Lên kế hoạch khảo sát các địa điểm
● Đưa ra một khoảng thời gian thích hợp để hoàn tất việc khảo sát và quyết định chọn địa điểm Đối với họp báo ra mắt phim Trạng Quỳnh, bộ phận Event có 3 ngày để ra quyết định lựa chọn địa điểm cho buổi họp báo ra mắt phim
● Phác thảo sơ đồ mặt bằng địa điểm
● Vẽ ra nhiều phương án bố trí mặt bằng khác nhau trước khi quyết định chọn phương án tốt nhất
● Chụp ảnh toàn bộ địa điểm
+ Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm
● Trung tâm thành phố hay ven thành phố
● Kết cấu của tòa nhà
● Không gian phòng họp báo
● Các vật dụng đi kèm như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,
- Lên nội dung, kịch bản chương trình
+ Trình tự một buổi họp báo
● Đón tiếp phóng viên, phát tài liệu và thông cáo báo chí
● Đại diện đoàn làm phim phát biểu lý do của cuộc họp báo
● Nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp báo
● Mong muốn được hỗ trợ về truyền thông
+ Cấu trúc chương trình họp báo
● 18h00 - 19h00 đón khách và sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời
● 19h00 – 19h15 chiếu clip quá trình sản xuất và nhạc phim Trạng Quỳnh
● 19h15 - 19h30 chủ tọa và nhà sản xuất phát biểu
● 19h30 - 20h15 hỏi đáp dành cho phóng viên/nhà báo
● 20h15 - 20h30 tặng quà cho khách mời và thông báo kết thúc họp báo
● Có ba loại kịch bản cơ bản
- Thể hiện ý tưởng chủ đạo
- Phác thảo một số nội dung/ hoạt động chính của họp báo Kịch bản đề cương (program flow)
- Hình thành cấu trúc và trình tự chương trình
- Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự
- Ước đoán thời gian cho từng nội dung
- Ước đoán thời gian cho toàn bộ chương trình
- Bảng liệt kê các hoạt động diễn ra của họp báo
- Chỉ rõ hoạt động nào diễn ra tại vị trí nào vào thời gian nào
- Mô tả cụ thể diễn biến
- Nêu đích danh người phụ trách cho từng diễn biến
- Toàn bộ diễn biến trong họp báo thể hiện trên giấy + Checklist họp báo
Lựa chọn thời gian tổ chức họp báo
Kiểm tra thời gian này có trùng với những sự kiện lớn nào không? Địa điểm Đưa ra một số lựa chọn cho buổi họp báo Kiểm tra xem, đã có người đặt chưa?
Lấy bảng báo giá để so sánh và lựa chọn
Lưu ý các vấn đề nhỏ như âm thanh, ánh sáng, bãi đỗ xe
+ Chuẩn bị cho họp báo
Chuẩn bị không gian họp báo
Backdrop, âm thanh, ánh sáng
Lên danh sách và gửi thư mời Điện thoại xác nhận
Chuẩn bị nội dung thuyết trình, lên phương án trả lời phóng viên Chuẩn bị tài liệu và thông cáo báo chí
Giới thiệu sản phẩm hoặc minh hoa sản phẩm
Phiên dịch viên (nếu cần)
+ Liên hệ với lễ tân
Chọn lựa lễ tân tiếp đón tốt, lập danh sách nhà báo
Trang phục chỉnh chu, phân công vị trí tiếp đón phóng viên/ nhà báo
Cài hoa và nhận name card
Chuẩn bị nước uống cho khách
Chuẩn bị quà tặng cho nhà báo/ phóng viên
Chuẩn bị văn phòng phẩm, vật dụng in ấn, laptop
+ Tùy theo tính chất cuộc họp báo mà tuyển lễ tân cho phù hợp. + Chọn trang phục cho Lễ tân
+ Cần đáp ứng yêu cầu của khách mời
- Nhiệm vụ của lễ tân trong buổi họp báo
+ Đón tiếp khách mời Xác nhận khách mời có mặt (ký tên, gửi lại name card…)
+ Gửi quà tặng (cuối chương trình)
- Làm việc với MC chương trình
(MC là người nắm giữ hơn 50% thành công và là linh hồn của chương trình)
+ Cần chọn MC chất giọng và ngoại hình phù hợp với chương trình + Kiểm tra lịch làm việc của MC
+ Ký hợp đồng thể hiện sự ràng buộc về thời gian làm việc (MC nên đến trước chương trình 45 phút, cập nhật danh sách khách mời và rút lại nội dung chương trình lần cuối
+ Đặt ra yêu cầu trang phục với MC (có những chương trình về thời trang hoặc chương trình đặc biệt sẽ mặc trang phục của Ban tổ chức) + Gửi MC Script chương trình trước nhất một ngày cho MC Giúp MC nắm rõ nội dung chương trình Cần đọc chính xác tên của các VIP người nước ngoài
+ Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC
- Làm việc với nhóm múa/ lễ tân
+ Kiểm tra lịch làm việc của nhóm múa và tuyển lễ tân cho chương trình
+ Soạn hợp đồng và ký với nhóm múa (quy định thời gian, trang phục, bài hát/múa)
+ Dặn PG cách trang điểm phù hợp với buổi họp báo
+ Lên công ty lấy trang phục trước 1 ngày (trang phục cần được ủi ngay ngắn, dặn dò cả trang phục lót - nếu mặc đầm ống, buổi tối sẽ trang điểm đậm hơn sáng)
+ Phân công nhiệm vụ và vị trí
2.2 Công việc bộ phận PR
- Soạn công văn xin phép họp báo
+ Nếu chương trình có treo banner phải soạn công văn xin phép ở SởVăn hóa thể thao và Du lịch (Thủ tục, mẫu công văn xin phép treoBanner, giấy U• quyền)
+ Soạn công văn họp xin phép tổ chức họp báo và gửi lên Sở thông tin và Truyền thông
+ Công văn xin phép gồm các thủ tục khác nhau
- Xác định thành phần tham dự
+ Phóng viên báo chí có quan hệ tốt
+ Đại diện cơ quan chức năng (Sở VH-TT, Sở thương mại…) + Khách mời chuyên gia
+ Đại diện ban lãnh đạo của doanh nghiệp, VIP nội bộ
+ Các thành phần có liên quan khác (cá nhân, đơn vị thứ ba có ủng hộ…)
+ Số lượng và đối tượng cụ thể, cần căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của thông tin và phạm vi cần truyền thông
+ Đối với VIP nội bộ
● Thông báo cụ thể kế hoạch chung và vai trò của mỗi người trong cuộc họp báo
● Hỗ trợ họ chuẩn bị thông tin, bài báo cáo, phát biểu
+ Báo chí và khách mời
● Lên danh sách có contact cụ thể
● Gửi thư mời 01 tuần trước khi họp báo
● Xác nhận lại trước 02 ngày
- Mời phóng viên tham dự chương trình
Bước 1: Lập danh sách báo – đài sẽ mời tham dự
Bước 2: Từ danh sách báo – đài sẽ căn cứ vào nội dung thông tin bạn muốn xuất hiện trên mặt báo, lên danh sách phóng viên ứng với từng ban của mỗi báo
Bước 3: Mời phóng viên tham dự
+ Cần thực hiện thứ tự các bước sau:
● Gọi điện thoại mời (hỏi lịch các anh/chị, nếu chưa có địa chỉ mail thì xin anh/chị)
● Gửi thư mời qua email (nội dung thư mời cần ngắn gọn, súc tích; không nên soạn nội dung thư mời dài dòng quá ), nội dung email (đính kèm thư mời)
● Nhắn tin vào điện thoại của phóng viên (thân quen)
● Chiều hôm trước ngày tổ chức cần gọi điện thoại nhắc nhở lại anh/chị
● Sáng ngày tổ chức khoảng 6h30 nhắn tin một loạt cho các anh/chị đã được mời tham dự
+ Lưu ý: Đặt một số câu hỏi mà phóng viên thường hỏi và tự trả lời gửi cho người diễn thuyết trong họp báo (tránh lúng túng trong họp báo). Đặt một số câu hỏi dự trù nhờ anh/chị phóng viên quen thân hỏi trong chương trình
+ Sau khi kịch bản được duyệt (kịch bản dùng để phát cho nhân sự chạy chương trình), người phụ trách MC Script sẽ viết lời và gửi đi duyệt
+ Gửi lại MC Script cho người phụ trách làm việc trực tiếp với MC và chuyển email cho MC
- Chuẩn bị tư liệu họp báo
+ Viết thông cáo báo chí
2.3 Công việc bộ phận Logistics
- Làm việc với bộ phận sân khấu – Âm thanh – Ánh sáng
+ Đưa ra yêu cầu cụ thể và ký hợp đồng ràng buộc
+ Âm thanh không được hư hỏng, bị rè, chuẩn bị micro đầy đủ + Lập kế hoạch ngân sách
● Ngân sách thường được xây dựng dựa trên checklist công việc thực tế
● Checklist công việc càng tỉ mỉ, chi tiết càng hạn chế những phát sinh
● Dành một ngân khoản dự phòng cho những phát sinh ngoài dự trù
● Kế hoạch ngân sách phải được chủ doanh nghiệp, GĐ tài chính duyệt trước khi triển khai mọi hoạt động
2.4 Công việc bộ phận thiết kế
- Thiết kế không gian họp báo, backdrop và POSM.
+ Lập danh mục các POSM
+ Lên kế hoạch thiết kế & sản xuất POSM
● Trình duyệt & hiệu chỉnh marquette
● Chuyển nhà in sản xuất
+ Theo dõi tiến độ sản xuất và kiểm tra chất lượng
- Họp triển khai nội bộ
+ 02 ngày trước buổi họp báo, mời đại diện doanh nghiệp tham gia họp chung với nhóm tổ chức
+ Rà soát tình hình thực hiện của các mảng công việc Đưa ra biện pháp khắc phục tức thì nếu có sự cố
+ Ban lãnh đạo thông qua nội dung, kế hoạch lần cuối
+ Tiên đoán những phát sinh và đề xuất cách thức ứng phó với các tình huống phát sinh
+ “Bài binh bố trận” tại hiện trường
● Xác định các vị trí tác nghiệp trọng yếu trước và trong khi họp báo
● Phân công người đảm trách kết nối BLĐ, khách mời, kỹ thuật viên
● Thống nhất giờ G với đại diện ban lãnh đạo
+ Kiểm tra lại các hạng mục chuẩn bị : Press kit, kỹ thuật, trang trí, quà tặng, tiệc nhẹ… đều đã sẵn sàng tối thiểu
+ Hai tiếng trước giờ họp
● Test tình trạng sử dụng của các phương tiện bổ trợ: bộ đàm, âm thanh bàn chủ tọa,ánh sáng, máy chiếu, v.v
● Bố trí 02 mic không dây chuyển cho phóng viên báo chí phát biểu trong phần hỏi – đáp
- Thiết kế không gian dựa trên bảng khảo sát địa điểm
- Bố trí phương tiện nghe-nhìn (TV, Projector, tranh ảnh, triển lãm ảnh,nhạc hòa tấu…) trong thời gian phóng viên báo chí chờ đợi
Tiến hành họp báo
- Bảo đảm bắt đầu đúng giờ
- Cần xác định giờ nhất định để bắt đầu khi lượng khách mời chưa đến đông đủ hay đã có mặt khoảng 80%
- Bố trí nhân sự vừa đủ trong phòng họp báo Người điều hành chính phải có mặt để kịp thời nắm bắt diễn tiến buổi họp
- Bám sát nội dung kịch bản, hạn chế tối đa những thay đổi đột xuất
- Tập trung vào thông tin chính, đi thẳng vào vấn đề
- Có thời gian dành cho báo chí phát biểu, đặt câu hỏi
- Trả lời chính xác, gãy gọn câu hỏi của phóng viên/ nhà báo
- Đề nghị hoãn lại để trả lời sau đối với những câu hỏi quá nhạy cảm hoặc thiếu sự chuẩn bị chu đáo
Mọi người vào vị trí đã được phân công (dùng bộ đàm liên lạc, tránh trình trạng di chuyển khỏi vị trí)
+ Tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách (kèm theo danh sách phóng viên)
- Nhân viên phụ trách âm thanh – ánh sáng
+ Đứng ở vị trí cố định và điều khiển chương trình.
+ Sẽ đứng cạnh MC để nhắc nhở và xử lý 1 số tình huống, thay đổi trong kịch bản chương trình
+ Có giá trị thẩm mỹ
+ Có giá trị sử dụng
+ Có giá trị quảng cáo
+ Trao vào cuối buổi họp báo
Sau họp báo
4.1 Công việc nhân viên PR và PGs sau khi họp báo kết thúc
- Họp với toàn bộ ekip, doanh nghiệp, agency (nếu thuê bên thứ ba tổ chức họp báo)
- Gọi điện thoại trực tiếp cảm ơn khách mời đã tham dự họp báo
- Viết thư cảm ơn báo chí, khách mời, VIP
- Nhắn tin qua điện thoại nếu họp báo tổ chức là thứ sáu mà thứ bảy nhà báo không đi làm
- Nhân viên PR Viết email cảm ơn anh/chị đã đến tham dự chương trình
- Tin đã được đăng, được phát sóng cần gọi điện thoại hoặc nhắn tin cảm ơn anh/chị một lần nữa
- Cuối cùng là theo dõi tin và nộp báo cáo PR và báo cáo event
- Tin đi trên báo và trên truyền hình
- Họp kết thúc quá trình làm họp báo (họp tổng kết)
4.2 Đánh giá và đúc kết kinh nghiệm cho buổi họp báo
- Bài học kinh nghiệm về công tác tổ chức
+ Rút kinh nghiệm về các sự cố đã xảy ra trong quá trình chuẩn bị
+ Rút kinh nghiệm về các sự cố đã xảy ra trước, trong và sau buổi họp báo
- Đánh giá hiệu quả truyền thông đã thực hiện
+ Tổng kết số tin bài đã đăng
+ Thống kê số tin bài đạt mục tiêu truyền thông đề ra và
+ Thống kê số tin bài không đạt mục tiêu
+ Tập hợp bản copy của số tin bài đóng thành tập làm báo cáo
- Hiệu chỉnh sau rút kinh nghiệm & lưu trữ
+ Hiệu chỉnh nội dung & chỉ giữ lại phiên bản cuối cùng
+ Lập hệ thống lưu trữ hợp lý
4.3 Lưu ý khi tổ chức họp báo
- Không “ôm đồm” hay sơ sài về nội dung thông tin
- Phát ngôn viên bàn chủ tọa cần tránh “thuyết giảng”, quảng cáo quá mức về doanh nghiệp, sản phẩm
- Chú trọng sử dụng ngôn từ chính xác, chừng mực Tránh bày tỏ thái độ
“quá khích” hay dùng từ tạo sự phản kháng không đáng có
- Quá nhiều bài phát biểu của các thành phần không quá quan trọng
- Kéo dài quá lâu do kết cấu chương trình lỏng lẻo
Điều khiển cuộc phỏng vấn trong họp báo
5.1 Trong cuộc phỏng vấn của báo chí truyền thông
- Tự tin, chắc chắn (confident)
- Rõ ràng, chính xác (clarity)
- Kiểm soát, làm chủ tình hình (control) bằng quy tắc ABCD
+ Awake: Biết/ không biết (tôi không nghiên cứu về…)
+ Bridge: Bắc cầu (Tuy nhiên, điều tôi vừa nói không có nghĩa là…) + Contral/Clarity: Chính xác (Tóm lại/ như vậy điều tôi muốn nói, chính xác là…
+ Draw: Gây chú ý/ ấn tượng: Điều thực sự mới mẻ/ ấn tượng là…) 5.2 Kinh nghiệm cho buổi phỏng vấn họp báo thành công