HỒ CHÍ MINH – THÁNG 3/2024Lời nói đầuKiểm toán nội bộ: Môn học cung cấp cho sinh viên các kiến thức và thấy được sự ápdụng thực hành quy trình kiểm toán ở các Công ty được tìm hiểu, và g
Cơ sở lý thuyết
Khái niệm và mục tiêu của Kiểm toán hoạt động sản xuất
Kiểm toán hoạt động là một loại hình kiểm toán để kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực trong quản lý và sử dụng tài chính, tài sản công Kiểm toán hoạt động tập trung vào việc xem xét các chương trình, các hoạt động, các đơn vị hoặc các nguồn công quỹ và các thể chế có vận hành theo các nguyên tắc về tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực và có cần cải tiến không.
Kiểm toán hoạt động sản xuất là loại hình kiểm toán tập trung vào việc đánh giá hiệu quả, tiết kiệm và tính hợp lý của các hoạt động sản xuất trong một tổ chức Quá trình kiểm toán này giúp xác định những điểm yếu và đưa ra các đề xuất cải tiến nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động tổng thể, giảm chi phí và tối ưu hóa quá trình sản xuất.
Mục tiêu của Kiểm toán hoạt động là thúc đẩy một cách tích cực các hoạt động quản trị nhằm đảm bảo tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực, đồng thời góp phần tăng cường trách nhiệm giải trình và tính minh bạch.
Vai trò và bản chất chất của Kiểm toán hoạt động sản xuất
- Vai trò của Kiểm toán hoạt động sản xuất đối với xã hội:
Tăng cường sự minh bạch, trách nhiệm và liêm chính trong hoạt động của chính phủ, các cơ quan, tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước.
Giám sát, kiểm soát và cải thiện hiệu quả sử dụng nguồn lực công, tiết kiệm chi tiêu công, giảm thâm hụt ngân sách và góp phần kiềm chế lạm phát.
Tăng cường sự tham gia, giám sát và làm chủ của nhân dân trong quá trình quản lý tài chính của Nhà nước.
Khích lệ và tạo điều kiện cho các bên chịu trách nhiệm cải tiến tình hình quản lý và hoạt động của mình.
- Vai trò của Kiểm toán hoạt động sản xuất đối với đơn vị kiểm toán:
Nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng của các kiểm toán viên, từ đó tăng cường uy tín và chất lượng dịch vụ kiểm toán.
Cung cấp các thông tin hữu ích và đáng tin cậy cho các bên liên quan, như ban lãnh đạo, hội đồng quản trị, cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhà chức trách và xã hội.
Góp phần vào việc phát triển kinh tế - tài chính của Nhà nước và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Ngăn ngừa và phát hiện sai phạm, gian lận, tham nhũng và các rủi ro tiềm ẩn trong quản lý, sử dụng tài chính, tài sản công Xây dựng và triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, quy trình kế toán minh bạch, đồng thời tối ưu hóa hoạt động quản lý vận hành của tổ chức.
- Bản chất của Kiểm toán hoạt động sản xuất:
Kiểm toán hoạt động sản xuất là một quá trình đánh giá có hệ thống các hoạt động, bao gồm cả hiệu quả, tính kinh tế và hiệu quả Quá trình kiểm toán này cung cấp các đánh giá cho các cá nhân có liên quan và đưa ra các khuyến nghị về cải tiến Mục tiêu của kiểm toán hoạt động sản xuất là nâng cao hiệu suất hoạt động, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Kiểm toán hoạt động sản xuất nhằm xác định các yếu tố đầu vào và hiệu quả của quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu sử dụng, thiết bị máy móc cụ thể, chất lượng sản phẩm, hiệu quả lao động, sử dụng tài sản và giá trị thu hồi từ sản xuất.
Các ngành công ty đang hoạt động
Bảng 1.1: Các ngành công ty đang hoạt động
STT Tên ngành Mã ngành
1 Trồng cây gia vị, cây dược liệu 0128
2 Sản xuất thực phẩm khác chưa được phân vào đâu 1079
3 Chưng, tinh cất và pha chế các loại rượu mạnh 1101
4 Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng 1104
5 Sản xuất mỹ phẩm, xà phòng, chất tẩy rửa, làm bóng và chế phẩm vệ sinh
6 Sản xuất sản phẩm hoá chất khác chưa được phân vào đâu 2029
7 Sản xuất thuốc, hoá dược và dược liệu 2100
8 Sản xuất thiết bị, dụng cụ y tế, nha khoa, chỉnh hình và phục hồi chức năng
10 Truyền tải và phân phối điện 3512
13 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình 4649
14 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659
15 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu 4669
16 Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh 4722
17 Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh
18 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 4933
19 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày 5510
20 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM OPC
Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm OPC
2.1.1 Thông tin khái quát về công ty
- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM OPC
- Tên quốc tế: OPC PHARMACEUTICAL JOINT STOCK COMPANY
- Trụ sở chính: 1017 Hồng Bàng - Phường 12 - Quận 6 - TP Hồ Chí Minh
- Nhà máy: Số 09/ĐX04-TH Tổ 7, Khu phố Tân Hóa, Phường Tân Vĩnh Hiệp,
TP Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương.
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
- Bộ Y Tế trên cơ sở sáp nhập từ 8 viện bào chế tư nhân tại Sài Gòn trước đây.Với hơn 100 cán bộ và công nhân viên.Diện tích văn phòng,nhà máy khoảng 7000 m2.
- Năm 1998 OPC giới thiệu ra thị trường Thuốc trị sỏi thận Kim Tiền Thảo nhãn hiệu “Ông Già” và sản phẩm này trở thành hiện tượng trong ngành Dược Việt Nam về doanh thu và mở ra bước tiên phong trong nội khoa về điều trị sỏi thận.
Hình 2 1 Hình ảnh logo công ty cổ phần dược phẩm OPC
- Năm 1999, triển khai áp dụng tiêu chuẩn GMP-ASEAN trên dây chuyền viên nang mềm đầu tiên tại Việt Nam.
- Năm 2002, là doanh nghiệp Dược nhà nước trực thuộc Bộ Y tế thực hiện cổ phần hóa sớm và thành công nhất với tên gọi mới Công ty Cổ phần Dược phẩm OPC.
- Năm 2003, xây dựng tiêu chuẩn GMP-ASEAN cho toàn bộ nhà máy sản xuất.
- Năm 2005, Bộ Y tế Việt Nam cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn GMP – GLP – GSP và Tổ chức DNV- UKAS Hà Lan cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
- Năm 2007, thành lập Công ty TNHH MTV Dược phẩm OPC Bình Dương với vốn điều lệ 15 tỉ VNĐ.
- Năm 2008, niêm yết trên sàn giao dịch HOSE với mã chứng khoán OPC. Khánh thành nhà máy sản xuất ethanol đầu tiên trên cả nước đạt chuẩn GMP- WHO.
- Năm 2009, khởi công nhà máy sản xuất tại Bình Dương trên diện tích 5.7 ha với vốn đầu tư ban đầu hơn 200 tỉ VNĐ.
- Năm 2010, thành lập Công ty cổ phần Dược OPC Bắc Giang (trồng và chế biến dược liệu) đạt chuẩn GMP-WHO bởi Bộ Y tế (07/2014).
- Năm 2012, nhà máy Dược phẩm OPC Bình Dương đạt chuẩn GMP-WHO (Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế)
- Tháng 09.2016, chính thức trở thành Công ty mẹ của Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 25 (Uphace).
- Năm 2021, doanh thu vượt mốc 1.000 tỉ đồng Chính thức có tên trong TOP Doanh nghiệp 1000 tỉ.
2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty
Tầm nhìn: Trở thành tập đoàn dược phẩm vững mạnh tại Việt Nam đồng thời cùng với sự phát triển của cộng đồng
Sứ mệnh: Biến tiềm năng dược liệu Việt Nam trở thành sản phẩm chất lượng mang tầm quốc tế.Mang lại giá trị cho cộng đồng, kinh tế địa phương từ các vùng trồng dược liệutạo nên chuỗi giá trị chặt chẽ cho nông sản Việt Nam.
Giá trị cốt lõi: Dược OPC với dòng sản phẩm chủ lực được bào chế từ dược liệu trên nền tảng kết hợp với công nghệ tiên tiến hiện đại nhằm định lượng hoạt chất trong dược liệu và tối ưu hóa chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý, thuận tiện trong sử dụng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của người tiêu dùng Sản phẩm OPC luôn mang hương vị, hơi thở thiên nhiên vào tâm hồn, cuộc sống hằng ngày của mọi người và bảo vệ thiên nhiên, hòa quyện với thiên nhiên.
2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của công ty
- Kinh doanh, gieo trồng và chế biến dược liệu sản xuất.
- Tư vấn dịch vụ khoa học kỹ thuật,chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược.
- Sản xuất, mua bán nước uống có cồn, nước uống có gas.
- Sản xuất, kinh doanh dược phẩm, vật tư, máy móc, trang thiết bị y tế, hóa chất, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng,…
- Sản xuất kinh doanh, chế biến, xuất nhập khẩu: thuốc y học cổ truyền, thuốc đông y, thuốc có nguồn gốc thiên nhiên,…
Hình 2 2 Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty
2.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2 3 Hình ảnh cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn:https://static2.vietstock.vn/vietstock/ 2023/4/6/20230406_20230405 _opc _bao_cao_thuong_nien_2022.pdf
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Ban Kiểm soát (BKS) trong công ty dược là một cơ quan độc lập, có trách nhiệm kiểm tra hoạt động tài chính, kế toán và tuân thủ pháp luật của công ty.
Tổng Giám đốc (CEO) là đại diện theo pháp luật của Công ty, thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định tại Điều lệ công ty và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan như Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng Khoán và các luật có liên quan.
Phó Tổng Giám đốc Khoa học Công nghệ là vị trí lãnh đạo cấp cao trong một tổ chức, chịu trách nhiệm chính cho việc hoạch định và triển khai chiến lược khoa học công nghệ (KHCN) của tổ chức trong lĩnh vực dược phẩm.
Phó Tổng Giám đốc Sản xuất trong công ty dược là vị trí lãnh đạo cấp cao, chịu trách nhiệm chính cho việc tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động sản xuất của công ty.
Giám đốc các chi nhánh của công ty dược là người đứng đầu và chịu trách nhiệm cho hoạt động của chi nhánh đó.
Các giám đốc chuyên môn trong công ty dược là những người giữ vai trò lãnh đạo và chịu trách nhiệm chuyên môn cho một lĩnh vực cụ thể trong hoạt động của công ty.
Kế toán trưởng trong công ty dược là người đứng đầu bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động kế toán của công ty.
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT VÀ BÁO CÁO KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM OPC
Lập kế hoạch Kiểm toán
3.1.1 Thu thập thông tin liên quan đến phạm vi Kiểm toán
- Các văn bản pháp lý, các báo cáo quản trị, các văn bản chủ trương, đường lối và các chính sách quyết định của công ty.
- Các văn bản pháp lý, quy định, chính sách hiện hành liên quan đến hoạt động sản xuất:
+ Chính sách quy định phương thức hoạt động sản xuất của công ty.
+ Tiêu chuẩn WHO GMP về hướng dẫn thực hành sản xuất tốt.
+ Nghị định số 54/2017/NĐ-CP của Chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt.
+ Quy chuẩn QCVN 40:2011/BTNMT(B) về nước thải công nghiệp
+ Quy chuẩn QCVN 05:2013/BTNMT về chất lượng không khí xung quanh
+ Chính sách quy định chất lượng sản phẩm của công ty.
- Thông tin về các lĩnh vực rủi ro:
+ Rủi ro về nguồn cung nguyên vật liệu.
+ Rủi ro về tỉ giá, giá cả hàng hóa.
+ Rủi ro về thị trường.
+ Rủi ro về hàng nhái, hàng kém phẩm chất.
+ Rủi ro đặc thù về sản phẩm, về kỹ thuật, công nghệ.
- Các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, bộ phận sản xuất:
+ Mô hình quản trị, sơ đồ tổ chức, số lượng cán bộ công nhân viên.
+ Mục tiêu, phương hướng hoạt động và phương thức sản xuất, phát triển sản phẩm.
+ Thông tin về quá trình sản xuất sản phẩm, nguyên liệu đầu vào và các sản phẩm chính.
+ Loại hình sổ sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng đối với bộ phận sản xuất. + Đầu tư phát triển công nghệ, dây chuyền sản xuất sản phẩm.
- Thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Tìm hiểu và thu thập thêm thông tin về doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông.
3.1.2 Quy trình và nội dung Kiểm toán
- Xác định mục tiêu Kiểm toán:
+ Xác định lý do ra không hoàn thành được đơn hàng, từ đó tìm ra những bất thường trong hoạt động sản xuất sản phẩm.
+ Đánh giá nguồn cung cấp nguyên vật liệu.
+ Kiểm tra số lượng hàng tồn kho của các nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm có đáp ứng đủ cho hoạt động sản xuất hay không.
+ Đánh giá sự kết hợp giữa bộ phận sản xuất với các bộ phận khác trong doanh nghiệp có tối ưu hóa được các công việc hay không.
+ Đánh giá việc lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát sản xuất.
+ Đánh giá xem doanh nghiệp có tuân thủ các quy định hiện hành về xử lý chất thải phát sinh trong quá trình sản xuất hay không.
+ Kiểm tra xem doanh nghiệp có tuân thủ các quy định về chất lượng sản phẩm đầu ra và sản xuất đúng theo tiêu chuẩn tỉ lệ nguyên vật liệu hay không.
+ Kiểm soát các chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí nhân công, chi phí xử lý chất thải, chi phí bảo dưỡng máy móc, có liên quan đến hoạt động sản xuất.
+ Đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời các vấn đề cho doanh nghiệp. + Tư vấn cho doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động sản xuất.
- Xác định phạm vi Kiểm toán:
+ Bộ phận sản xuất tại Công ty Cổ phần Dược phẩm OPC và các nhà máy sản xuất trực tiếp trực thuộc công ty.
- Phân bổ nguồn lực Kiểm toán:
+ Số lượng kiểm toán viên: 6
+ Thời gian hoàn tất quy trình kiểm toán hoạt động: 14 ngày
+ Số lượng nhân viên ở bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm hỗ trợ kiểm toán viên: 4
- Liên hệ với các đối tượng Kiểm toán:
+ Liên hệ với Tổng Giám đốc của công ty và chủ các nhà máy để thông báo về việc kiểm toán.
Liên lạc chặt chẽ với các phòng, ban chức năng khác như Marketing, Nhân sự, Kinh doanh, Tài chính để có sự phối hợp đồng bộ trong quá trình sản xuất.
Kiểm tra, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu đầu vào thực tế trong kho so với số lượng ghi trên hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Kiểm tra số lượng cán bộ công nhân viên thông qua hợp đồng lao động.
So sánh số liệu chi phí sản xuất.
- Thiết kế chương trình Kiểm toán như sau:
Bước 1: Nhận dạng và xác định những phạm vi hoạt động then chốt, những hoạt động kiểm soát và những rủi ro tác động đến các hoạt động liên quan:
Hệ thống quy định về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn xử lý chất thải. Quy trình thực hiện.
Hệ thống theo dõi, giám sát trong suốt quá trình.
Các loại rủi ro có thể xảy ra.
Bảng 3.1: Các loại rủi ro có thể xảy ra trong quy trình
STT Hoạt động trong quy trình Các loại rủi ro có thể xảy ra
- Nguồn cung bị thiếu hụt:
+ Làm gián đoạn quá trình sản xuất sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu trở nên khan hiếm => giá bán cao.
Dự trữ - Dự trữ nguyên vật liệu quá nhiều dẫn đến việc hết hạn sử dụng, hư hỏng.
- Thiết bị gặp trục trặc, không kịp sửa.
- Không đáp ứng được số lượng sản phẩm cần sản xuất gấp.
Nhân công - Nguy cơ chấn thương, thương tích trong quá trình làm việc.
Sản phẩm - Khả năng sản xuất ra sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
3 Quy trình xử lý chất thải - Xử lý chưa đúng với các tiêu chuẩn về xử lý chất thải.
4 Các bộ phận liên quan Bộ phận
- Cung cấp thông tin về thị trường không chính xác dẫn đến việc lên kế hoạch sản xuất gặp nhiều khó khăn.
- Phân bổ nguồn lực không hợp lý dẫn đến trong quá trình làm việc gặp nhiều
Nhân sự khó khăn như thiếu nhân lực.
- Chưa kịp đầu tư vào máy móc, thiết bị công nghệ mới để sản xuất sản phẩm.
(Nguồn: Nhóm tác giả tự thu thập)
Bước 2: Triển khai các vấn đề đặt ra và những bước công việc chủ yếu cần làm để đánh giá và định lượng các lĩnh vực có rủi ro
Kiểm toán viên sẽ đánh giá mức độ rủi ro cao, trung bình hay thấp tùy thuộc vào kết quả kiểm tra, khảo sát.
Bước 3: Nhận dạng và xác định các bước kế tiếp cần thiết để giải đáp những vấn đề đặt ra trên
Với mục đích kiểm soát và đánh giá trách nhiệm của bộ phận sản xuất cũng như các phòng ban liên quan, cần tiến hành đối chiếu số liệu nguyên vật liệu nhập xuất kho của bộ phận sản xuất với sổ sách kế toán để xác định sự chênh lệch, từ đó tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này.
Thu thập các thông tin về đội ngũ nhân viên của bộ phận sản xuất về nhiệm vụ và quyền hạn.
Phỏng vấn người quản lý bộ phận sản xuất về cách thức bảo đảm quy trình được vận hành đúng như trong thực tế.
Yêu cầu bộ phận sản xuất và các bộ phận liên quan cung cấp các sổ sách ghi chép trong quá trình tác nghiệp để từ đó kiểm tra xem quá trình thực hiện có đúng như quy trình hay không.
Bước 4: Phát triển chương trình cụ thể về các công việc kiểm toán cho từng phần hành cần kiểm tra, bao gồm phân chia công việc, thời gian kiểm toán, ngân sách kiểm toán
Rà soát lại những hồ sơ, tài liệu hiện hữu tại doanh nghiệp và các quy trình, chính sách của doanh nghiệp.
Nghiên cứu sơ đồ tổ chức, quy định về trách nhiệm, quyền hạn của bộ phận sản xuất và các bộ phận liên quan.
Phân tích các chính sách và quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Phỏng vấn các quản lý cấp cao và nhân viên về những vấn đề cần tìm hiểu. Phân tích các tỷ số, sự thay đổi và xu hướng biến động.
Phát triển các vấn đề trong chương trình kiểm toán, có nghĩa là từ đánh giá ban đầu về rủi to sẽ mở rộng thành những khía cạnh cần xem xét.
Rà soát các nghiệp vụ phát sinh, kể cả các nghiệp vụ thường xuyên và không thường xuyên.
Quan sát, đánh giá chất lượng công việc và kiểm tra các thông tin trong quá khứ để có thể kiểm tra tình hình hoạt động.
Phân tích báo cáo và hệ thống thông tin quản trị.
Xem xét bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan có tuân thủ quy định pháp luật của cơ quan chức năng hay quy trình mà doanh nghiệp đặt ra hay không.Xác định ngân sách cần thiết cho các công việc kiểm toán.
Thực hiện Kiểm toán
3.2.1 Mục tiêu và nguyên tắc thực hiện Kiểm toán
Trong quá trình kiểm toán đối với mỗi lĩnh vực, kiểm toán viên cần quan tâm những vấn đề sau đây:
- Tính tuân thủ: Kiểm tra hoạt động sản xuất của Công ty Cổ phần Dược phẩm OPC có tuân thủ các quy định hiện hành, các chính sách, các quy định pháp lý của Nhà nước và tuân thủ các nguyên tắc, quy trình do doanh nghiệp đặt ra.
Công ty Cổ phần Dược phẩm OPC chủ trương tối ưu hóa hiệu quả kinh tế thông qua việc tiết giảm chi phí nguồn lực mà vẫn đảm bảo chất lượng nguồn lực Nguyên tắc cốt lõi của công ty là bố trí nguồn lực hợp lý, đúng thời điểm, số lượng và chất lượng đáp ứng nhu cầu thực tế, tránh lãng phí và phát huy tối đa hiệu suất sử dụng.
- Tính hiệu quả: Xem xét mức độ hợp lý giữa mục tiêu cần đạt được của một hoạt động và chi phí thực hiện mục tiêu đó.
- Sự hữu hiệu: Đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu đã được xác định trước đó trong quy trình hoạt động sản xuất của Công ty Cổ phần Dược phẩm OPC.
3.2.2 Các kỹ thuật thực hiện Kiểm toán
- Lập và phân tích lưu đồ
- Thực hiện các thử nghiệm
- So sánh kết quả và kế hoạch
- Lưu trữ thông tin thu thập được
- Nhận dạng và chứng minh các vấn đề, sự kiện, sự việc hoặc hoạt động phát sinh trong suốt cuộc kiểm toán, những phát hiện, những nội dung của cuộc họp…
- Trợ giúp cho việc trao đổi với các cán bộ quản lý.
- Cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm toán
- Minh chứng cho những trường hợp, những vấn đề, kết luận và đề xuất không được thừa nhận hoặc không thống nhất giữa kiểm toán viên và bộ phận được kiểm toán
- Cung cấp bằng chứng để khẳng định những công việc kiểm toán được thực hiện đã tuân thủ theo chương trình kiểm toán.
- Là nền tảng và là cơ sở tham chiếu cho việc kiểm tra, soát xét sau này.
3.2.4 Qúa trình thực hiện Kiểm toán a) Kiểm soát tổng quan trong quy trình sản xuất
- Mục tiêu của quy trình: Kiểm tra số lượng nguyên vật liệu để sản xuất thuốc, những thành phẩm thuốc còn tồn lại kho của kỳ trước, những sai sót trong quy trình bảo quản thuốc là sử dụng những thiết bị máy móc để vận hành dây chuyền sản xuất.
- Rủi ro của quy trình: Sai sót trong quá trình kiểm kê nguyên vật liệu sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất dược phẩm của doanh nghiệp.
+ Cơ chế kiểm soát của quy trình.
+ Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng.
+ Quy trình và chứng từ.
+ Xác định nhu cầu sản xuất.
+ Lên kế hoạch sản xuất.
+ Chuẩn bị thiết bị, vật tư theo nhu cầu sản xuất.
+ Các công đoạn sản xuất.
+ Ghi nhận và báo cáo sản phẩm nhập kho. b) Kiểm soát nguyên vật liệu, sản phẩm
- Mục tiêu quy trình: Kế hoạch sản xuất dược phẩm phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu Phải sản xuất được số lượng mà kế hoạch yêu cầu.
- Tiết kiệm vật tư: Tỷ lệ phế liệu và phế phẩm phải nằm trong mức doanh nghiệp cho phép.
+ Sản xuất sản phẩm đạt tiêu chuẩn yêu cầu.
+ Sử dụng đúng các thành phần nguyên vật liệu để sản xuất thuốc.
+ Áp dụng đúng quy trình và các trang thiết bị trong quá trình sản xuất. c) Kiểm soát các rủi ro và cơ chế hoạt động
- Rủi ro nguyên vật liệu:
+ Khai khống số lượng nguyên vật liệu (số liệu trên sổ sách không đúng với số liệu trên các hóa đơn, chứng từ và phiếu xuất kho).
+ Rủi ro quá trình sản xuất:
+ Không thực hiện đúng theo kế hoạch đã đưa ra trước đó.
+ Không tuân thủ quy định sản xuất của doanh nghiệp.
+ Sản xuất ra nhiều sản phẩm không đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
+ Sản xuất sản phẩm quá nhiều/ quá ít dẫn đến không đáp ứng được nguồn cung cho khách hàng.
+ Sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu.
+ Sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển đến khách hàng.
- Các cơ chế kiểm soát được áp dụng:
+ Kiểm tra và theo dõi.
+ Định dạng trước. d) Kiểm soát quy trình và chứng từ
Quy trình và chứng từ gồm:
- Phiếu xuất kho (nguyên vật liệu để làm thuốc).
- Phiếu đánh giá chất lượng sản phẩm.
- Phiếu nhập kho (thành phẩm).
Xử lý Kiểm toán và kiến nghị
Bảng 3.2: Các kiến nghị được đề xuất
STT Thực trạng Tiêu chuẩn Nguyên nhân
Hậu quả, tác động Kiến nghị
Covid 19 đã làm lực lượng nhân viên trong công ty xin nghỉ việc, họ không đủ khả năng và sức
Quy định về việc tuyển dụng nhân sự cho từng bộ phận và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong khâu sản xuất sản phẩm của công ty
- Một số nhân viên đã mắc bệnh Covid 19
- Nhân viên không có đầy đủ khả năng để tiếp tục hoàn thành lượng công việc được giao
- Việc thiếu nhân công trong khâu sản xuất đã dẫn đến hiệu suất sản phẩm được sản xuất giảm một cách trầm trọng Điều đó đã khiến cho khối lượng công
- Tăng cường việc tìm kiếm lực lượng nhân công phù hợp với vị trí công việc đang cần tuyển dụng mà có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu công ty đề ra.
- Tổ chức lại lực để làm việc tăng cao việc mà một nhân công đảm nhiệm trong chuyền sản xuất ngày càng tăng lên.
- Các khâu làm việc trong dây chuyền sản xuất phát sinh nhiều sự cố bộ máy nhân công hiện có làm sao để đạt được một dây chuyền sản xuất sản phẩm với tốc độ hiệu quả hơn, sản xuất không bị trì trệ Đồng thời giữa các bộ phận có thể trao đổi để hỗ trợ lẫn nhau nhằm mục đích chung là nâng cao hiệu suất trong công việc
2 Giá thành tăng cao dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu sản xuất
- Những quy định yêu cầu và tiêu chuẩn được đặt ra đối với nguồn nguyên vật liệu mà công ty đang tìm kiếm
200.000 sản phẩm cho 1 lô sản xuất
- Thiếu nguồn nhân lực trong việc thu mua và thu hoạch nguyên vật liệu một cách trầm trọng
- Không đáp ứng đủ số lượng nguyên vật liệu sản xuất được đề ra như ban đầu
- Số lượng thành phẩm sản xuất khi hoàn thành
- Tích cực trong việc đa dạng hoá việc tìm kiếm các nhà cung cấp trong và ngoài nước bằng nhiều phương án khác nhau phương hướng, chiến lược để giải quyết khó khăn về vấn đề giá thành khi mua nguyên vật liệu
- Hệ thống hoạch định trong công ty yếu kém không đạt đủ theo những tiêu chí đã được đề ra trước đó
- Đàm phán, trao đổi về những khó khăn hiện tại với khách hàng để kiến nghị việc dời đơn hàng
(Nguồn: Nhóm tác giả tự thu thập)
Lập báo cáo Kiểm toán và theo dõi sau Kiểm toán
3.4.1 Lập báo cáo Kiểm toán
BÁO CÁO KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
Kính gửi: Hội đồng quản trị Công ty Cổ Phần Cổ phần Dược phẩm OPC
Bộ phận kiểm toán nội bộ gửi đến bộ phận sản xuất nội dung báo cáo về những phát hiện và đưa ra kiến nghị dựa trên kết quả thực hiện việc kiểm toán hoạt động tại bộ phận sản xuất cụ thể là hoạt động sản xuất sản phẩm thuốc (bao gồm cả việc kiểm soát và phân tích hoạt động phòng sản xuất) từ ngày 01/01/2021 đến ngày 31/12/2021.
Phòng kiểm toán nội bộ là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc Nhân sự của bộ phận bao gồm 6 nhân viên kiểm toán nội bộ và 4 nhân viên thuộc bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc hỗ trợ các kiểm toán viên về hoạt động sản xuất sản phẩm thuốc sản xuất bán trong nước
Lý do dẫn đến cuộc kiểm toán nội bộ này là nhằm mục tiêu tìm ra các nguyên nhân sâu xa, trực tiếp gây những bất lợi, khó khăn cho hoạt động sản xuất của công ty và đồng thời là đề xuất các giải pháp hữu hiệu và phù hợp nhằm cải thiện tình hình cho ban lãnh đạo công ty
- Mục tiêu và phạm vi kiểm toán:
Mục tiêu trong cuộc kiểm toán là đưa ra giải pháp nhằm thúc đẩy tích cực hoạt động sản xuất thuốc để đảm bảo về các tính năng có thể kể đến như tính kinh tế, tính hiệu quả, cung cấp thông tin về công tác quản lý thực hiện, kết quả đầu ra và hoạt động sản xuất cho người sử dụng báo cáo kiểm toán hoạt động.
Phạm vi kiểm toán: Bộ phận sản xuất thuốc của công ty cổ phần dược phẩm OPC.Thời kì đánh giá và phân tích là năm 2020.
- Nội dung và phương pháp kiểm toán:
Công tác kiểm toán được thực hiện bằng cách trực tiếp kiểm tra nhà máy sản xuất thuốc của công ty cổ phần dược phẩm OPC với mục đích là rà soát các nội dung, thông tin mang tính thiết yếu và đánh giá các quy định tiêu chuẩn tại nhà máy Các công việc cụ thể như sau:
+ Trực tiếp kiểm tra các giấy tờ, hồ sơ có liên quan như phiếu mua hàng, phiếu nhập kho
+ Kiểm tra định mức trung bình sử dụng nguyên vật liệu với mục đích chính là kiểm soát chi phí nguyên vật liệu.
+ Kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất thuốc đầu ra có đáp ứng yêu cầu đã được đề ra hay không.
+ Lấy thông tin trực tiếp các nhân viên trong bộ phận liên quan đến hoạt động sản xuất, nghiên cứu, đề cập các quy định hiện hành để tiến hành việc thiết lập và phân tích dữ liệu hoạt động sản xuất của công ty.
+ Phân tích các nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp đồng thời đưa ra nhận xét và những kiến nghị hữu hiệu để cải thiện quy định và hoạt động sản xuất thuốc.
- Tóm tắt phát hiện kiểm toán và kiến nghị:
Dưới đây là bảng tóm tắt về những phát hiện của chúng tôi và những kiến nghị được đưa ra trên cơ sở phân tích thực trạng, tiêu chuẩn, hậu quả và nguyên nhân của các vấn đề:
Bảng 3.3: Tóm tắt phát hiện Kiểm toán và kiến nghị
Thực trạng Tiêu chuẩn Nguyên nhân
Hậu quả, tác động Kiến nghị
Covid 19 đã làm lực lượng nhân viên trong
Quy định về việc tuyển dụng nhân sự cho từng bộ phận và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong khâu
- Một số nhân viên đã mắc bệnh Covid 19
- Nhân viên không có đầy đủ khả
- Việc thiếu nhân công trong khâu sản xuất đã dẫn đến hiệu suất sản phẩm được sản xuất
- Tăng cường việc tìm kiếm lực lượng nhân công phù hợp với vị trí công việc đang cần công ty xin nghỉ việc, họ không đủ khả năng và sức lực để làm việc tăng cao sản xuất sản phẩm của công ty năng để tiếp tục hoàn thành lượng công việc được giao giảm một cách trầm trọng Điều đó đã khiến cho khối lượng công việc mà một nhân công đảm nhiệm trong chuyền sản xuất ngày càng tăng lên.
Quá trình tuyển dụng trong dây chuyền sản xuất đang gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công ty Những sự cố phát sinh trong quá trình tuyển dụng này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động, chất lượng sản phẩm và chi phí sản xuất.
Tái cấu trúc bộ máy nhân sự hiện có là giải pháp để tạo nên một dây chuyền sản xuất hiệu quả, không gián đoạn Các bộ phận cần phối hợp trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau để hướng đến mục tiêu chung là nâng cao năng suất công việc.
2 Giá thành tăng cao dẫn đến khó khăn
- Những quy định yêu cầu và tiêu chuẩn được đặt ra đối với nguồn
- Thiếu nguồn nhân lực trầm
- Không đáp ứng đủ số lượng nguyên vật liệu sản
- Tích cực trong việc đa dạng hoá việc tìm kiếm các trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu sản xuất nguyên vật liệu mà công ty đang tìm kiếm
200.000 sản phẩm cho 1 lô sản xuất trọng
- Chưa có phương hướng, chiến lược để giải quyết khó khăn về vấn đề giá thành khi mua nguyên vật liệu
- Hệ thống hoạch định trong công ty yếu kém xuất được đề ra như ban đầu
- Số lượng thành phẩm sản xuất khi hoàn thành không đạt đủ theo những tiêu chí đã được đề ra trước đó nhà cung cấp trong và ngoài nước bằng nhiều phương án khác nhau
- Đàm phán, trao đổi về những khó khăn hiện tại với khách hàng để kiến nghị việc dời đơn hàng
(Nguồn: Nhóm tác giả tự thu thập)
Sau khi tiến hành việc kiểm toán hoạt động về hoạt động sản xuất thuốc của công ty, chúng tôi đưa ra kết luận rằng bộ phận sản xuất của công ty đã tuân thủ và chấp hành tốt các quy định được áp dụng hiện hành trong quá trình sản xuất Những thực trạng mà chúng tôi đã đề ra đều là những ảnh hưởng, khó khăn gây bất lợi cho hoạt động sản xuất của công ty Vì thế, chúng tôi đã đưa ra các chính sách và kiến nghị thích hợp nhằm mục tiêu cải thiện cho bộ phận sản xuất.
3.4.2 Theo dõi sau Kiểm toán
Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán, những phát hiện và kiến nghị cải tiến cần được trao đổi và báo cáo đến các cấp có liên quan của công ty Từ đó để có được những biện pháp khắc phục, sửa chữa những sai sót kịp thời Sau khi nhận được những ý kiến và quyết định từ ban lãnh đạo công ty, bộ phận sản xuất đã nhanh chóng thực hiện công việc, các kiến nghị từ cấp trên Chính các kiến nghị , ý kiến đóng góp tích cực trên đã có ảnh hưởng sâu sắc và tích cực đến quá trình hoạt động sản xuất của công ty.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(V/v Phân công công việc /Đánh giá hoàn thành)
1 Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
1.2 Địa điểm: họp online trên google meet
- Chủ trì: Nguyễn Đăng Khoa
2 Nội dung cuộc họp. Đánh giá độ hoàn thành bài nhóm của các thành viên
Tất cả các thành viên đều đồng ý về việc đánh giá về việc hoàn thành và thời gian làm việc của các thành viên.
Cuộc họp đi đến thống nhất và kết thúc lúc 22H cùng ngày.
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Các thành viên tham gia
(Ký và ghi rõ họ tên)
B BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ KPI
Kết quả đánh giá của từng cá nhân
Bảng phân công nhiệm vụ
STT Họ Và Tên MSSV Nhiệm Vụ Tỉ lệ
1 Nguyễn Đăng Khoa 222H0076 Nội dung chương 2 100%
2 Nguyễn Hoàng Bảo Lâm 222H0082 Tổng hợp và hoàn thành báo cáo
3 Trần Phương Thư Lê 221H0277 Nội dung chương 3
4 Nguyễn Ngọc Thùy Linh 222H0100 Nội dung chương
5 Nguyễn Phạm Khánh Ly 222H0103 Làm PowerPoint 100%
6 Lê Ngọc Minh 221H0196 Nội dung chương 1 100%
