tiểu luận môn quản trị tổ chức sự kiện phân tích quy trình và hoạch định phương pháp tổ chức sự kiện

PHẦN MỞ ĐẦU1.Lý do chọn đề tàiXã hội ngày càng hội nhập và phát triển, các doanh nghiệp càng chú tâm vào Prcông ty, sản phẩm, hay đơn giản chỉ để thể thõa mãn nhu cầu được thể hiện của m

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ HOẠCH ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN

Giảng viên hướng dẫn: GV Phan Thị Minh ThảoSinh viên thực hiện: Huỳnh Thị Kim Như MSSV: 2119260263

TP Hồ Chí Minh, 2021

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ HOẠCH ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN

Giảng viên hướng dẫn: GV Phan Thị Minh ThảoSinh viên thực hiện: Huỳnh Thị Kim Như MSSV: 2119260263

TP Hồ Chí Minh, 2021

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên sinh viên: Huỳnh Thị Kim Như MSSV: 2119260263

chấm 1

GV chấm 2

5 - Mô tả đầy đủ tình hình thực tế, phân biệtrõ sự khác biệt giữa thực tế và lý thuyết 2.0

6 - Nhận xét và rút ra bài học kinh nghiệm có

Giảng viên chấm 1 Giảng viên chấm 2

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

BẢNG 1: DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT, KÝ HIỆU SỬ DỤNG

6 TVC quảng cáo bằng hình ảnh hay sự kiện nào đóTelevision Commercials( một hình thức

để giới thiệu sản phẩm)

BẢNG 2: DANH MỤC HÌNH ẢNH SỬ DỤNG

Sự kiện kỷ niệm" 40 năm kỷ niệm

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU: 1

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3

I CÁC KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3

1 Khái niệm về sự kiện 3

2 Khái niệm về quản trị tổ chức sự kiện 3

3 Phân loại sự kiện 4

4 Xu hướng phát triển sự kiện tại Việt Nam 8

II ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 9

1 Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện 9

2 Đặc điểm về lao động trong ngành tổ chức sự kiện 9

3 Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện 9

4 Đặc điểm về hoạt động của ngành tổ chức sự kiện 10

III VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 10

1 Đối với Kinh tế - Du lịch 10

2 Đối với Văn hóa – Xã hội 10

3 Đối với Tự nhiên – Môi trường 11

4 Đối với thành phần tham gia sự kiện 11

5 Đối với doanh nghiệp kinh doanh ẩm thực 11

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ HOẠCH ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC SỰ KIỆN 12

I CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 12

1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 12

2 Thành lập ban tổ chức sự kiện 13

3 Lập tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện 13

4 Thủ tục hành chính và ký kết hợp đồng 14

II LẬP KẾ HOACH TỔ CHƯC SỰ KIỆN 15

1 Khái quát về kế hoạch tổ chức sự kiện 15

2 Nội dung lập kế hoạch tổ chức sự kiện 16

III DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 19

1 Khái quát về sự toán ngân sách tổ chức sự kiện 19

2 Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện 20

3 Các phương pháp lập dự toán ngân sách 21

CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 24

Để có một sự kiện hoàn hảo từ khâu đón khách đến khi bế mạc, và sự hài lòng củakhách tham dự không phải là một vấn đề đơn giản đối với nhà TCSK, thế nên trước khibắt đầu làm một việc gì đó chúng ta cần lập một quy trình cụ thể và chi tiết, và TCSKcũng vậy, để có một sự kiện hoàn hảo từ những sự kiện lớn như đám cưới Đông Nhi –Ông Cao Thắng hay kỉ niệm 40 năm thành lập Vinamik – Giấc mơ sữa Việt đến những

sự kiện có quy mô nhỏ thì đều cần một quy trình một phương pháp hoạch định rõ ràng,chi tiết Và có thể mỗi quy trình ở mỗi công ty khác nhau nhưng nhìn chung một quytrình đầy đủ, có khả năng tạo dựng một sự kiện thành công phải hội đủ 3 bước: Côngtác chuẩn bị TCSK, lập kế hoạch TCSK, dự toán ngân sách TCSK

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Nghiên cứu về các định nghĩa liên quan đến sự kiện và những lý thuyết liênquan đến TCSK

 Nghiên cứu về quy trình và hoạch định phương pháp TCSK

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Nội dung đề tài nghiên cứu về hoạt động TCSK, và tập trung chủ yếu vào quy trình và phương pháp hoạch định TCSK

 Phạm vi nghiên cứu: Đây là phạm vi nghiên cứu mang tính chất chung Vì đề tàinghiên cứu về quy trình và hoạch định phương pháp TCSK ở công ty, hay NH –

KS tổ chức sự kiện hiện nay

4 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp điều tra: Thu thập tài liệu, các số liệu liên quan đến đề tài, các sơ

đồ , các hình ảnh,

 Phương pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê các số liệu đã được điểu tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu

5 Kết cấu nội dung của tiểu luận

 Kết cấu nội dung của tiểu luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản trị tổ chức sự kiện

Chương 2: Phân tích quy trình và hoạch định phương pháp tổ chức sự kiện.Chương 3: Kết luận

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

I CÁC KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1 Khái niệm về sự kiện

Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đờisống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như AFF Cup, đạihội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, chung tay quỹ vaccine phòng chống Covid,… mớiđược xem là sự kiện

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội thì sự kiện là một hiện tượng hoặc một sự

cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sựkiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễhội, hội thảo, hội nghị … Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn cónhiều cách hiểu khác nhau

Có người hiểu sự kiện theo nghĩa gần với sự việc có nghĩa ngoài những sự kiệnđương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường mang

ý nghĩa cá nhân, gia đình hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như:đám ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời,…

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt độngtiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khaitrương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Tóm lại sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tạimột địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệpxác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia,những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng tác động vào

sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định Trong Marketing, sự kiện được định nghĩa lànhững hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng básản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường

2 Khái niệm về quản trị tổ chức sự kiện

Với sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện đã tạo ra nhiều công ty TCSK ra đờinhằm đáp ứng các nhu cầu của mọi người Một sự kiện tốt thì hình ảnh, chất lượngcũng như danh tiếng của công ty TCSK sẽ ngày càng được khẳng định Vậy, quản trị tổchức sự kiện là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sự kiện lêntập thể lao động, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu để

ra theo đúng luật pháp và chuẩn mực xã hội

3 Phân loại sự kiện

 Theo quy mô

Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào sốlượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà cònphải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô

- Sự kiện cực lớn

- Sự kiện rất lớn

- Sự kiện lớn

- Sự kiện vừa và nhỏ

hoạt động, đa dạng, phong phú

Ví dụ: Lễ trao giải Oscar, Liên hoan phim giới, World Cup, Cuộc thi hoa hậu thếgiới,

Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trongphạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người,thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít

Ví dụ: Một cuộc họp lớp, sự kiện đám cưới, khai trương cửa hàng, tổ chức sinh nhật,

Sự kiện quốc gia: Cuộc thi Hoa hậu Việt Nam, hội khỏe phù đổng toàn quốc lần thứIII, sự kiện bầu cử quốc hội,

Sự kiện quốc tế: Lễ hội Olympic, Sự kiện giao lưu ẩm thực Hàn –Việt – Thái , cuộcthi khinh khí cầu quốc tế,…

Sự kiện doanh nghiệp: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sự kiện khai trương một chinhánh mới, tri ân khách hàng, sự kiện kỉ niệm 40 năm thành lập công ty,…

 Theo thời gian

Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ

dài thời gian hoặc tính thời vụ

Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời

gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự

kiện dài ngày sự kiện ngắn ngày

- Sự kiện ngắn ngày: Live show ca nhạc

Mỹ Tâm, buổi tiệc tất niên, tiệc sinh nhật,

…

- Sự kiện dài ngày: Sự kiện The voice ,

Sự kiện The voice Kid,… Theo tính mùa

vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên

-diễn ra vào các năm thường vào những thời

điểm nhất định Sự kiện không thường

niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm

- Sự kiện thường niên: Lễ hội cồng chiêng, lễ hội trà và cà phê Tây Nguyên, hộinghị khách hàng thường niên ,…

- Sự kiện không thường niên: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sự kiện động thổ, hộithảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A,…

 Theo không gian

Hình 1.2: Sự kiện Festival hoa Đà Lạt

( Nguồn: Internet)

Hình 1 3: Sự kiện LiveShow Mỹ Tâm

( Nguồn: Internet)

Theo địa điểm tổ chức sự kiện

Trong nhà:

- Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công

- Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng

- Hội nghị, hội thảo, họp báo

- Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu

- Tiệc chiêu đãi, tiệc trại

Ngoài trời:

- Động thổ; khởi công;

- Hội chợ;

- Biểu diễn nghệ thuật;

- Các trò chơi và cuộc thi thể thao

- Chương trình Team building…

Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện Vì hìnhthức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền vớinhau.

- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh củacác doanh nghiệp

+ Sự kiện kinh doanh

+ Các ngày lễ của doanh nghiệp: Như kỹ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thốngcủa công ty

+ Sự kiện gây quỹ

+ Triển lãm

+ Hội chợ thương mại

+Sự kiện liên quan đến bán hàng

+ Sự kiện liên quan tới marketing( Marketing events)

+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại( Professional events)

+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm ( Brand & Product)

+Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ(Customers meeting; customer conferences,conventions)

+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…

+ Lễ khai trương , khánh thành, động thổ…

+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Sự kiện giáo dục, khoa học:

Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như:

+ Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo duc: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi,Gặp mặt sinh viên xuất sắc

+ Các trò chơi mang tính giáo dục

-Sự kiện văn hóa truyền thống:

Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán,bao gồm:

+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)

+ Cưới hỏi

+ Ma chay

+ Mừng thọ

+ Sinh nhật

+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội

+ Giao lưu văn hóa

+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỹ niệm ngày thành lập

- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:

+ Entertainment events: Event giải trí

+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát truyền hình, hội diễn sân khấuchuyên nghiệp )

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow

+ Festive events: Event lễ hội

+ Triển lãm nghệ thuật

+ Biểu diễn nghệ thuật

+ Khai trương: giới thiệu Album mới, ban nhạc

+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ

- Sự kiện thể thao:

+ Thi đấu

+Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn

+ Giao lưu thể thao

+ Hội thi, hội khỏe

-Sự kiện chính thống: Sự kiện của nhà nước loại sự kiện thường có những chuẩnmực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan, nhà nước

+ Tổng kết, khen thường, tuyên dương

+ Phát động phong trào

+ Hội thảo, hội nghị

+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương

+ Đón tiễn

- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một haynhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các

cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện

+ Lễ ghi nhận thương hiệu

+ Thu hút nhà tài trợ

+ Kỷ niệm

+ Gây quỹ

+ Phát động phong trào

+ Họp báo, thông cáo báo chí

4 Xu hướng phát triển sự kiện tại Việt Nam

Việc tổ chức các sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chất lượng và sốlượng Các công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận raviệc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu củahọ

Ngành công nghiệp quảng cáo trong nước phát triển mạnh mẽ và nhiều đại giaquảng cáo trên thế giới đang ồ ạt đổ xô vào thị trường Việt Nam, nhiều công ty quảngcáo trong nước được thành lập, điều này tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt về ý tưởng,chất lượng và giá cả Việc nhiều tập đoàn lớn đầu tư vào Việt Nam, nhiều sản phẩm,dịch vụ đa dạng và mới lạ được mang đến với người tiêu dùng là một mảnh đất màu

mỡ để ngành quảng cáo khai thác

Đối với cung tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam có thể thấy chưa có ngành kinhdoanh dịch vụ tổ chức sự kiện độc lập Số công ty chuyên về kinh doanh tổ chức sựkiện còn rất ít Các công ty có tham gia tổ chức sự kiện chủ yếu là: Các doanh nghiệpquảng cáo, marketing, doanh nghiệp tổ chức hội chợ triển lãm; các công ty du lịch,khách sạn và một số doanh nghiệp có cơ sở tổ chức hội thảo hội nghị, sân vận động Một số sự kiện được tổ chức theo kiểu lập ban tổ chức Ban tổ chức được thành lập

từ nhiều thành phần khác nhau, trong đó giữ vai trò chính là chủ đầu tự sự kiện Khi sự

kiện kết thúc thì ban tổ chức công thương tự giải thể, như vậy vừa không tận dụngđược kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện quen thuộc, vừa tốn kém, lãng phí.

Về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện theohình thức tự học hỏi là chính Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện cònchưa nhiều

Xu hướng phát triển ở Việt Nam: Xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức các event có “chủ đề ” Các chủ đề này thu thập từ các nền văn hóa khác nhau sau đó được chọn lọclại thành một bộ cục tổng thể cho event và tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao

về sáng tạo và thiết kế

-Xu hướng dịch chuyển dòng địa điểm tổ chức sự kiện

- Xu hướng xanh hóa sự kiện

- Xu hướng truyền thông xã hội và sự kiện trực tuyến

- Xu hướng chuyên nghiệp hóa trong tổ chức sự kiện cá nhân

II ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1 Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện

Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao Tổng hợp từ các dịch vụkhác nhau như ăn uống, vận chuyển, giải trí, biểu diễn,…Vì thế dịch vụ chiếm tỷ trọngrất lớn trong TCSK

Vì đây là dịch vụ thế nên không thể lưu kho – cất trữ, không thể vận chuyển từ nơinày qua nơi khác được

Dịch vụ TCSK chỉ có thể đánh giá sau khi sự kiện đó diễn ra

Khách hàng khi mua sản phẩm thì không thể cầm, nhìn, hay biết trước sản phẩm đónhư thế nào

2 Đặc điểm về lao động trong ngành tổ chức sự kiện

Lao động trong TCSK đòi hỏi tính chuyên môn cao ngoài ra còn phải đa dạngngành, công việc khác nhau Một người giỏi về lĩnh vực ăn uống thì khó có thể làmviệc trong lĩnh vực thiết kế được Để một sự kiện thành công tốt đẹp thì doanh nghiệpcần có sự kết hợp của nhiều nhân viên trong nhiều lĩnh vực khác, phải có sự liên kếtchặt chẽ, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận.Mặt khác làm việc trong ngành dịch vụ thì đòi hỏi phải có sự năng động, sáng tạo,giao tiếp tốt vì phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau ngoài racòn có yêu cầu là phải luôn giữ thái độ vui vẻ, hoà đồng trong công việc

3 Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện đa dạng phong phú Chúng cónhững yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện