hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty tnhh sản xuất thương mại auxpro

Nguyễn Văn Minh, em quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro” để góp phần nâng cao hiệu quả và giảm chi phí trong

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ

1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG 5

1.1 Tổng quan về kho hàng trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm kho hàng 5

1.1.2 Vai trò của kho hàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 5

1.1.3 Phân loại kho hàng 6

1.1.4 Chức năng của kho hàng 7

1.1.5 Các hoạt động cơ bản của quản trị kho hàng 8

1.2 Quá trình tác nghiệp kho hàng 9

1.2.1 Khái niệm, vai trò, mục tiêu & nguyên tác tác nghiệp trong kho 9

1.2.2 Các bước của quy trình tác nghiệp trong kho hàng: 10

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng 12

1.3.1 Khách hàng 12

1.3.2 Đối thủ cạnh tranh 13

1.3.3 Nguồn lực doanh nghiệp & cơ cấu tổ chức 13

1.3.4 Môi trường vĩ mô 13

ii

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI AUXPRO 15

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro 15

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro 15

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro 16

2.1.3 Nguồn lực của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro 17

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro giai đoạn 2021 – 2023 19

2.2 Phân tích tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro 20

2.2.1 Khách hàng 20

2.2.2 Đối thủ cạnh tranh 20

2.2.3 Nguồn lực doanh nghiệp & cơ cấu tổ chức 21

2.2.4 Môi trường vĩ mô 21

2.3 Thực trạng chung về kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro 21

2.4 Thực trạng quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro 22

2.5.3 Nguyên nhân của hạn chế 29

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG KINH DOANH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI AUXPRO 31

3.1 Dự báo xu hướng phát triển của nhà kho và định hướng kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro tới năm 2025 31

3.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của nhà kho 31

3.1.2 Định hướng kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro tới năm 2025 32

iii

3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH

Sản xuất Thương mại Auxpro 32

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tác nghiệp nhận hàng 32

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho 33

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện tác nghiệp phát hàng 35

Trong bài nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp đến từ các đầu sách, công trình nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước Cùng với đó, không thể thiếu là dữ liệu được cung cấp từ phía Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro, các dữ liệu này được thu thập qua quá trình quan sát thực tế, kết hợp với trích xuất dữ liệu từ phần mềm quản lý doanh nghiệp mà Công ty đang sử dụng

Khóa luận không khai thác mọi vấn đề liên quan đến chuỗi cung ứng của Công ty mà sẽ chỉ tập trung vào ba nhiệm vụ chính liên quan đến quy trình tác nghiệp kho hàng, cụ thể, bao gồm: cơ sở lý luận về kho hàng và quy trình tác nghiệp kho hàng, phân tích thực trạng quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty Auxpro, và cuối cùng là kết hợp giữa lý thuyết và thực trạng để đề xuất một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng của Công ty

v

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các giảng viên của khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế nói chung cũng như thầy cô của bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng nói riêng Thông qua những kiến thức lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế mà các thầy cô đã giảng dạy trên trường, đã giúp em có một tiền đề và cơ sở vững chắc để xây dựng và hoàn thành khóa luận cũng như ứng dụng nó vào thực tiễn công việc của mình

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Văn Minh - giảng viên bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng Thầy đã dành nhiều thời gian, công sức tận tình để hướng dẫn, chỉ bảo cũng như giúp đỡ em trong quá trình thực hiện và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm việc tại Công ty, cũng như tạo điều kiện cho em tiếp cận với nguồn tài liệu, ấn phẩm nội bộ để làm dữ liệu cho khóa luận

Em xin cam đoan khóa luận này là kết quả nghiên cứu của em trong thời gian vừa qua Mọi tài liệu và tri thức trong bài nghiên cứu đều được thu thập cũng như sử dụng một cách khách quan, trung thực Do hạn chế về thời gian và vốn kiến thức còn hạn chế nên khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cô, các chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài để em hoàn thiện đề tài hơn Mọi đóng góp về đề tài nghiên cứu, vui lòng gửi đến địa chỉ email: dinhkhanh2002s@gmail.com

vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Bảng cơ cấu nhân sự tại Auxpro tính đến tháng 12/2023

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Auxpro từ năm 2021 – 2023

CEO Chief Executive Officer Giám đốc điều hành FFM Family Foods Market

FIFO Firt In First Out Nhập trước, xuất trước FMCG Fast – moving Consumer Goods Hàng tiêu dùng nhanh

SKP Smart Kids Playground SXTM Sản xuất Thương mại

TCT The Canteen – Cafe & Bistro TNHH Trách nhiệm hữu hạn

1

PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Trong thời buổi khoa học công nghệ phát triển và nền kinh tế có xu hướng hội nhập toàn cầu như hiện nay, bản thân các doanh nghiệp cần phải thay đổi tư duy và cách quản lý các hoạt động của mình để thích ứng được với những cái mới qua đó để tồn tại và phát triển Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn để tham gia vào thị trường nên cũng vì thế mà sự cạnh tranh ngày càng trở nên mạnh mẽ Tại Việt Nam, các doanh nghiệp hay gặp phải vấn đề về chất lượng sản phẩm, các chi phí trong quá trình hoạt động và phát triển Đối với các doanh nghiệp thương mại, một trong những cách để họ tạo được lợi thế cạnh tranh cho mình đó là giá thành thấp Do đó, để có được giá thành thấp thì họ sẽ cần tìm cách để cắt giảm chi phí tối đa Một trong những chi phí cấu thành lên chi phí hoạt động của doanh nghiệp đó là chi phí liên quan đến hoạt động kho hàng Để giảm được chi phí này, một trong những cách doanh nghiệp có thể làm đó là cải thiện quy trình tác nghiệp kho hàng của họ để đảm bảo quá trình này diễn ra trơn tru, liên tục, chính xác và nhanh chóng, loại bỏ những chi phí thừa Từ đó, gián tiếp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Quá trình toàn cầu hóa kinh tế làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn nhiều lần so với trước đây, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản trị logistics nói chung và quản trị kho hàng nói riêng Trong quá trình vận động qua kho hàng, hàng hóa phải được vận động cách nhanh chóng, liên tục, đảm bảo chất lượng, số lượng khi nhập vào; trong quá trình bảo quản, cần được bảo quản tốt; quá trình phát hàng cần sự chính xác, nhanh chóng Từ đó, đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng được nâng cao hơn, hiệu quả hơn

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro là một doanh nghiệp thương mại, để có khả năng cạnh tranh trên thị trường đầy khốc liệt, công ty cần nâng cao khả năng cắt giảm chi phí của mình trong các hoạt động, một trong số các hoạt động quan trọng cần cắt giảm chi phí đó là hoạt động logistics nói chung và hoạt động kho hàng nói riêng Là một công ty mới chuyển hướng sang lĩnh vực kinh doanh đa ngành nghề, kinh nghiệm của họ trong các hoạt động này là chưa có nhiều và vẫn đang trong quá trình hoàn thiện Trong quá trình thực tập tại công ty, nhận thấy những hạn chế trong quy trình tác nghiệp kho của công ty, cùng sự giúp đỡ của PGS.TS Nguyễn Văn Minh, em quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro” để góp phần nâng cao hiệu quả và giảm chi phí trong hoạt động kho hàng của công ty, qua đó, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trên thế giới và cả trong nước đã có nhiều công trình, tư liệu có liên quan đến hoạt động kho hàng, dưới đây là một số công trình có liên quan:

[1] Giáo trình “Quản trị Logistics kinh doanh” (2017), PGS.TS An Thị Thanh

Nhàn, PGS.TS Nguyễn Văn Minh, TS Nguyễn Thông Thái, NXB Hà Nội Tại chương 7

2

của giáo trình có đề cập đến các hoạt động quản lý kho hàng và các nghiệp vụ kho, các quyết định cơ bản về quản lý kho, tổ chức lao động, quá trình kho hàng và các dòng tác nghiệp trong kho diễn ra như thế nào

[2] Cẩm nang quản trị kho (2014), TS Phan Thanh Lâm, NXB Phụ nữ Tài liệu

nói về chức năng, nhiệm vụ của công việc quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hàng, thể thức nhập xuất kho hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quán hàng hóa phương thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút, những quy tắc dạng vận hành quản trị kho hàng, quản lý hành chính kho hàng hiệu quả kinh tế trong quản lý kho Quản trị rủi ro trong quản lý kho

[3] Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in the Modern Warehouse (2017), Gwynne Richards Đây là một hướng

dẫn lý tưởng và sách tham khảo chi tiết cho bất kỳ ai muốn có được cái nhìn sâu sắc thực sự về hoạt động kho Nó kiểm tra tất cả mọi thứ từ những tiến bộ công nghệ mới nhất, hoạt động và quản lý con người đến các vấn đề về môi trường hiện tại

[4] A supply chain logistics program for warehouse management (2008), David

E.Mulcahy & Joachim Sydow Cuốn sách này giải thích chi tiết các khái niệm, ứng dụng và thực tiễn cần thiết để quản lý thành công chương trình WMS, bao gồm cả việc lựa chọn và áp dụng phần mềm phù hợp Cách tiếp cận quy trình đối với kho chung và hoạt động của nó, các tác giả theo dõi vòng đời của sản phẩm từ khi nhận tại kho, thông qua lô hàng đi ra và đến lợi nhuận cuối cùng của sản phẩm

[5] Đề cương bài giảng Quản lý kho và trung tâm phân phối (2022), Bộ môn

Logistics kinh doanh Tài liệu này cung cấp những vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng, các hoạt động trong quản trị kho hàng bao gồm quy hoạch không gian kho, quản lý trang thiết bị, quản trị tác nghiệp kho, quản trị lao động trong kho, đánh giá hiệu quả hoạt động

Có thể thấy rằng trong những năm gần đây đã có những công trình nghiên cứu các vấn đề liên quan tới quản trị nghiệp vụ kho Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu trực tiếp tới quy trình tác nghiệp kho của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro Do vậy, việc lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro”là không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đây và đảm bảo giá trị khoa học và thực tiễn Các tài liệu trên sẽ được sử dụng là cơ sở để phục vụ cho nghiên cứu về mặt lý thuyết của nghiên cứu này

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu:

Khóa luận được thực hiện nhằm mục tiêu tìm hiểu một cách chi tiết về quy trình tác nghiệp kho hàng mà công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro đang thực hiện và áp dụng Từ đó, đánh giá và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả cũng như hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề như công ty này tại Việt Nam

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Khóa luận này tiến hành nghiên cứu quy trình tác nghiệp kho hàng của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

- Phạm vi nghiên cứu: + Không gian nghiên cứu:

Nghiên cứu quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro, từ đó, để ra các giải pháp và đề xuất giúp hoàn thiện quy trình này

+ Thời gian nghiên cứu:

Nghiên cứu này sử dụng các dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ cấp trong giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023 để thấy được thực trạng quy trình tác nghiệp kho hàng của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro và đưa ra giải pháp để nâng cao và hoàn thiện quy trình

+ Nội dung nghiên cứu:

Tiếp cận theo các bước trong quy trình tác nghiệp kho hàng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng, thực trạng trong việc tiến hành quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro, qua đó đánh giá thành công, hạn chế, tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp để hoàn thiện

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu:

Đối với dữ liệu thứ cấp, nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu đến từ giáo trình, bài giảng của trường Đại học Thương mại và các trường đại học kinh tế khác; các công trình nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước liên quan đến hoạt động kho hàng Nguồn dữ liệu liên quan đến tình hình kinh doanh và quy trình tác nghiệp kho hàng được cung cấp bởi các phòng ban của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro và trích xuất từ phần mềm quản lý doanh nghiệp Odoo

Nguồn dữ liệu sơ cấp của nghiên cứu này được thu thập thông qua phương pháp quan sát thực tế trong suốt quá trình thực tập, làm việc Sau đó tiến hành ghi chép và chắt lọc thông tin phù hợp

- Phương pháp xử lý dữ liệu:

4

+ Phương pháp so sánh, phân tích: So sánh kết quả kinh doanh của công ty qua từng năm, đánh giá hiệu quả của quy trình tác nghiệp kho hàng của công ty và phân tích các tác nhân ảnh hưởng đến quy trình

+ Phương pháp tổng hợp thống kế: tập trung, chỉnh lý các tài liệu đã thu thập được, từ đó rút ra những thông tin hữu ích và đưa ra những kết luận có tính chất chung quy và có thể tổng quát hóa

6 Kết cấu khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương:

 Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng và quy trình tác nghiệp kho hàng

 Chương 2: Thực trạng quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

 Chương 3: Định hướng kinh doanh và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

5

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG

1.1 Tổng quan về kho hàng trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm kho hàng

Kho hàng là cơ sở Logistics, được xây dựng tại địa điểm đạt các điều kiện nhất định, để thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho khách hàng với mức dịch vụ thích hợp và chi phí tối ưu

Trong hầu hết các công ty, kho hàng là thành phần không thể thiếu, là thành phần quan trọng của phần lớn các chuỗi cung ứng hiện đại hiện nay Kho hàng liên quan tới các giai đoạn khác của quá trình hoạt động của doanh nghiệp như cung ứng hàng hóa đầu vào, sản xuất và phân phối hàng hóa Các vai trò chính của kho hàng là cân bằng cung cầu, kết hợp hàng hóa và cung cấp giá trị gia tăng cho các quá trình

1.1.2 Vai trò của kho hàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ nhất, kho giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: kho giúp duy trì nguồn cung ổn định bằng việc giúp tổ chức đặt hàng và lưu trữ hàng hóa với số lượng lớn từ đó giúp chống lại các bất trắc như vận tải chậm trễ, thiếu hụt nguồn dự trữ… đồng thời kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm thành phẩm từ đó giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng đồng thời giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc đặc biệt với các mặt hàng mang tính mùa vụ, việc lưu trữ tại kho sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng, giảm thiểu rủi ro nguồn cung hàng hóa

Thứ hai, kho góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Nhờ có kho mà các tổ chức có thể tạo ra các lô hàng có quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm được chi phí bình quân trên một đơn vị sản phẩm Bên cạnh đó kho giúp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt, giảm việc hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho không những vậy giúp cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng từ đó giảm chi phí sản xuất, phân phối…

Thứ ba, nâng cao dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng: Kho đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa, đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của khách hàng bất kỳ lúc nào Kho giúp vượt qua sự khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dung, hỗ trợ cho chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức thông qua việc đảm bảo hàng hóa có sẵn về cả số lượng và chất lượng góp phần giao hàng đúng thời điểm và địa điểm Bên cạnh đó, kho là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm thừa… trên cơ sở đó tiến hành phân loại, xử lý, tái chế, kho là một bộ phận quan trọng giúp hoạt động logistics ngược thực hiện thành công từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Thứ tư, tăng sự hiện diện trên thị trường: hoạt động quản trị kho tốt giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, tạo dựng được lòng tin nơi khách hàng về chất lượng dịch vụ cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp từ đó rút ngắn khoảng cách tới khách hàng bằng cách dự trữ cơ bản hàng hóa, đảm bảo thời gian cung ứng là

1.1.3 Phân loại kho hàng

Các loại kho trong chuỗi cung ứng hết sức đa dạng, do vậy ta có thể phân loại các loại kho hàng theo các tiêu chí khác nhau:

- Phân loại theo vị trí trong chuỗi cung ứng:

+ Kho thành phẩm: Lưu trữ các thành phẩm cuối cùng đã hoàn thành và sẵn sàng

giao cho khách hàng Kho này thường đặt ở gần nhà máy lắp ráp dùng để dự trữ hàng trước khi phân phối, chuẩn bị hàng hóa phục vụ cho công tác ra mắt sản phẩm mới hoặc đáp ứng nhu cầu dự kiến ra tăng của mặt hàng trên thị trường, đặc biệt là giúp đối phó với sản phẩm có tinh mùa vụ

+ Kho bán buôn/bán lẻ: Thường đặt gần địa điểm tập trung đông khách hàng của

doanh nghiệp nhằm cung cấp và phản hồi kịp thời với mức chất lượng dịch vụ phù hợp nhất Kho hàng này có chức năng tích hợp và gom hàng cho hoạt động bán buôn, bán lẻ

+ Trung tâm đáp ứng đơn hàng: Loại kho ngày được dùng phổ biến ở các doanh

nghiệp thương mại điện tử lớn nhằm để tập kết và gom các sản phẩm từ nhiều nguồn khác nhau Tại đây, hoạt động chia chọn và chuẩn bị để gửi đơn hàng tới người tiêu dùng cuối cùng được diễn ra Trung tâm đáp ứng đơn hàng hoạt động rất linh hoạt với tốc độ cao

- Phân loại theo quyền sở hữu và sử dụng:

+ Kho riêng: Thuộc quyền sở hữu và sử dụng của riêng từng doanh nghiệp có quyền

sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho Lợi ích chủ yếu của kho riêng có khả năng kiểm soát, có tính linh hoạt nghiệp vụ và có các lợi ích vô hình khác Tuy nhiên nếu sử dụng kho riêng thì chi phí hệ thống cơ sở Logistics sẽ tăng và tính linh hoạt vị trí không đảm bảo khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiêu

+ Kho công cộng: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, kho công cộng được sử

dụng khá phổ biến Khác với kho riêng, kho công cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ như dự trữ, bảo quản và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi

+ Kho tự quản: Không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp thuê

lại và tự quản lý, sắp xếp cũng như sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Kho tự quản thường có hợp đồng thuê dài hạn và nhiều ràng buộc giữa hai bên

- Phân loại theo ứng dụng công nghệ trong kho:

7

+ Kho thủ công: là loại hình kho đơn giản nhất và rất phổ biến trong đó hàng hóa

thường được để trong thùng, hộp và trên kệ để lưu trữ Việc di chuyển hàng hóa chủ yếu bằng phương pháp thủ công sử dụng sức người Thiết bị trong kho thường đơn giản như xe đẩy pallet bằng tay, băng tải cơ học

+ Kho cơ giới hóa: phát triển hơn kho thủ công, kho cơ giới hóa thay thế một phần

sức người bằng máy móc, sử dụng cho hàng hóa thường được tập hợp theo đơn vị tiêu chuẩn/kích cỡ đồng nhất Việc di chuyển hàng hóa vẫn do con người kiểm soát Thiết bị phổ biến trong kho này là: xe nâng, băng chuyền, máy lấy hàng kho này chứa hàng hóa cồng kềnh và nặng nề hơn kho thủ công, kệ xếp hàng có thể được thiết kế cao hơn

+ Kho tự động hóa: là kho áp dụng công nghệ tự động hóa trong vận hành & quản

lý nhằm giảm thiểu tối đa sự xuất hiện của con người Thiết bị tự động hóa, được kiểm soát bởi hệ thống máy tính: Robot thông minh, RFID Kho tự động hóa phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, hàng hóa đa dạng, mật độ cao và yêu cầu cao về năng suất cũng như tốc độ hoạt động tác nghiệp kho

- Phân loại theo chức năng:

+ Kho Cross Docking: Kết hợp các nguồn hàng từ nhiều điểm khác nhau thành đơn

hàng hoàn chỉnh, được xác định trước và được cá nhân hóa cho một khách hàng cụ thể, trong khoảng thời gian rất ngắn, thường là dưới 24h Loại kho này giúp loại bỏ chức năng lưu trữ và thu gom đơn hàng, chỉ thực hiện chức năng tiếp nhận và gửi hàng hóa Phù hợp với các công ty không có diện tích kho hàng lớn

+ Kho bảo thuế: Kho bảo thuế là nơi lưu trữ hàng hoá các lô hàng, nguyên liệu, vật

tư đã được thông quan nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế

+ Kho CFS: hay còn gọi là điểm thu gom hàng lẻ của doanh nghiệp được sử dụng

để thực hiện tất cả các hoạt động thu gom, chia, tách riêng hàng hóa của rất nhiều chủ hàng, vận chuyển chung container trong xuất khẩu và nhập khẩu

+ Kho ngoại quan: là loại kho bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm

lưu trữ, bảo quản hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ trong nước đưa vào kho theo các hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng

1.1.4 Chức năng của kho hàng

Gom hàng: Kho đóng vai trò quan trọng trong việc tập kết hàng hóa, nguyên nhiên vật lệu từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau ở nhiều nơi Qua đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ tận dụng được lợi thế nhờ qui mô khi vận chuyển tới nhà máy hoặc thị trường với các lô hàng lớn, các phương tiện đầy toa

Tách và phối hợp đơn hàng: Bên cạnh chức năng gom hàng ở đầu vào, kho còn có chức năng tách cũng như phối hợp đơn hàng ở đầu ra Khách hàng là đa dạng, nên các đơn hàng của họ cũng đa dạng, khi đó, kho bãi sẽ tách các lô hàng lớn, phối hợp và ghép lại cho đúng đơn hàng hoàn chỉnh để đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cung ứng cho khách hàng

8

Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: Đây là chức năng chính của kho hàng Kho hàng sẽ được thiết kế với các điều kiện trang thiết bị phù hợp cho các mặt hàng nó lưu trữ Nhà kho sẽ giúp giữ gìn sự nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trong quá trình lưu thông của hàng hóa

Hỗ trợ sản xuất: Trước biến động của thị trường, kho sẽ cung cấp đều đặn các bộ phận và linh kiện cho các nhà máy lắp ráp, từ đó, giúp quá trình sản xuất được duy trì liên tục, thông qua việc mua từ các nhà cung ứng bên ngoài và dự trữ tại kho

Tạo sự hiện diện thị trường: Tại các địa phương, với sự hiện diện của mạng lưới nhà kho giúp tăng lòng tin của khách hàng vào khả năng đáp ứng nhanh và tốt hơn các nhu cầu của khách Từ đó, gián tiếp duy trì thị phần và tăng lợi nhuận tiềm năng của doanh nghiệp

Theo một cách khác, kho hàng còn đảm bảo những chức năng trong doanh nghiệp như sau:

 Chức năng về kinh tế: kho hàng giúp giảm chi phí vận chuyển, cân bằng được tính ổn định của doanh nghiệp mặc dù đầu vào và đầu ra luôn biến thiên bất ổn

 Chức năng dịch vụ: Kho hàng nhờ tính ổn định của mình mà luôn có khả năng cung cấp dịch vụ ổn định tới khách hàng

1.1.5 Các hoạt động cơ bản của quản trị kho hàng

Quản trị kho hàng bao gồm các hoạt động cơ bản sau:

Quy hoạch không gian kho hàng hóa: đây là việc phân tích, thiết kế cách sử dụng

không gian kho để đảm bảo duy trì tốt nhất về số lượng, chất lượng và điều kiện phối hợp vật lý theo yêu cầu của sản xuất và phân phối

Quản lý thiết bị trong kho hàng: quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất kỹ thuật

trong kho vào các nghiệp vụ tiếp nhận, bảo quản và phát hàng ở kho một cách an toàn, hiệu quả, đảm bảo thiết bị sử dụng lâu dài

Quản trị quá trình tác nghiệp: quản lý các hoạt động được thực hiện đối với hàng

hóa trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình vận động và mua, bán hàng hóa qua kho với chi phí thấp nhất

Tổ chức lao động nhà kho: phân công, bố trí, sử dụng nhân lực kết hợp với vận

hành thiết bị và công cụ lao động để hoàn thành nghiệp vụ kho có chất lượng, năng suất, tiết kiệm về thời gian lao động

Đánh giá hiệu quả hoạt động kho hàng: Đánh giá hiệu quả của các hoạt động của

quản trị kho hàng, để đạt được các mục tiêu dịch vụ khách hàng, mục tiêu chi phí; duy trì lòng trung thành khách hàng và tránh phát sinh thêm chi phí khi hoạt động kho không chính xác

9

1.2 Quá trình tác nghiệp kho hàng

1.2.1 Khái niệm, vai trò, mục tiêu & nguyên tác tác nghiệp trong kho

Quá trình tác nghiệp trong kho hàng hoá là toàn bộ các hoạt động được thực hiện đối với hàng hoá trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình vận động và mua, bán hàng hoá qua kho với chi phí thấp nhất

 Nâng cao chất lượng dịch vụ & giảm chi phí - Mục tiêu:

 Đáp ứng nhanh yêu cầu của quản trị mua bán hàng hóa qua kho

 Hợp lý hoá việc phân bố dự trữ hàng hoá trong kho

 Chất lượng hàng hoá bảo quản - Nguyên tắc tác nghiệp trong kho:

 Mỗi một nghiệp vụ kho cần đảm bảo: Chất lượng phải được đảm bảo tốt nhất; thời gian ngắn nhất nghĩa là tốc độ trung chuyển hàng hóa nhanh; chi phí thực hiện thấp nhất ví dụ các chi phí nhiên liệu, năng lược, nhân công và các trang thiết bị trong kho

 Không ngừng hoàn thiện trang thiết bị kỹ thuật, cải tiến, cơ giới hóa: Nếu sử dụng hoàn toàn thủ công thì năng suất rất thấp, phải liên tục cải tiến nhằm giảm thấp nhất chi phí thực hiện kho hàng; việc cải tiến nằm ở 2 khía cạnh: cải tiến ngày càng hiện đại hoặc cải tiến theo từng quy trình tác nghiệp hàng theo hướng hiệu quả nhất

 Bảo đảm tính liên tục, cân đối, thống nhất: Nếu quy trình ban đầu không được đảm bảo thực hiện chính xác sẽ gây gián đoạn toàn bộ quy trình phía sau

 Giảm dần hao hụt tự nhiên, loại trừ hao hụt vượt định mức: Có hao hụt tự nhiên như xăng dầu bay hơi, các hạt có thể rơi vãi 1 lượng nhất định; hao hụt vượt định mức xuất phát từ các sai sót của nhân viên trong quy trình thực hiện, phải tìm các giải pháp để loại trừ

Tác nghiệp nhận hàng yêu cầu xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng, tức là xác định trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán và người mua cùng với đơn vị vận chuyển hàng hóa đã được ký kết trong hợp đồng mua bán và hợp đồng vận chuyển hàng hóa Bên cạnh đó là kiểm tra việc thực hiện khách hàng nhập hàng của doanh nghiệp, việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên từ việc tập hợp các thông tin về mua hàng và vận chuyển hàng Cuối cùng là nhận hàng cần được được tiến hành kịp thời, nhanh chóng và chính xác nhằm tiết kiệm thời gian hàng hóa dừng lại ở công đoạn tiếp nhận, do đó giải phóng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi bảo quản nhưng không vì thế mà bỏ qua tính chính xác trong kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa

Quy trình nhận hàng: - Tiếp nhận số lượng

Tiếp nhận số lượng cần kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhận và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt số lượng

Tiếp nhận sơ bộ: bước này sẽ tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hóa, xác định tổng

lượng hàng hóa, qua đó, nhằm giải phóng nhanh phương tiện vận tải chờ bốc dỡ Hàng hóa lúc này được đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên vẹn

Tiếp nhận chi tiết: hàng hóa đã qua tiếp nhận sơ bộ hoặc hàng hóa không có bao

bì, bao bì không đảm bảo yêu cầu “nguyên đai, nguyên kiện” sẽ được tiến hành tiếp nhận chi tiết số lượng theo đơn vị hàng hóa bằng các phương pháp cân, đo, đong, đếm

- Tiếp nhận chất lượng hàng hóa

Tiếp nhận chất lượng cần kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt chất lượng

Lấy mẫu kiểm tra chất lượng: khi lấy mẫu thì mẫu phải có tính đại diện cho toàn

bộ lô hàng để đảm bảo giảm rủi ro trong quá trình tiếp nhận chất lượng

Xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chất lượng: gồm có phương pháp cảm

quan, tức là sử dụng các giác quan của con người để kiểm tra cùng đánh giá chất lượng; và phương pháp phân tích thí nghiệm là sử dụng các thiết bị phân tích để kiểm tra, đánh giá chất lượng

- Làm chứng từ nhận hàng

11

Chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng

1.2.2.2 Tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho:

- Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho

Sau khi nhận hàng, hàng hóa được đưa vào các vị trí trong kho để tiến hành lưu trữ và phục vụ cho công tác lấy hàng sau này Dù quá trình lưu trữ hàng hóa không tạo ra giá trị gia tăng nhưng ảnh hưởng rất lớn đến công tác nhập hàng và cấp phát hàng hóa sau này Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho là sự quy hoạch vị trí của hàng hóa bảo quản, là phương pháp để hàng hóa tại những nơi quy định thích hợp với đặc điểm, tính chất hàng hóa, kho, bao bì và thiết bị kho

Hàng hóa được phân bố và chất xếp dựa trên đặc trưng về kinh tế là qui mô lưu chuyển, dự trữ; tốc độ chu chuyển; tính liên quan trong tiêu dùng và các đặc trưng kỹ thuật là tính chất, đặc điểm của thương phẩm với 3 nguyên tắc:

 Theo khu vực và theo loại hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn nhau giữa các loại

 Đảm bảo trật tự và an toàn, vệ sinh: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê

 Đảm bảo mỹ quan

Quá trình này yêu cầu đảm bảo thuận tiện tiến hành các nghiệp vụ kho, đảm bảo an toàn cho con người, hàng hóa, phương tiện, bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, tận dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị

Có 3 phương pháp chất xếp phổ biến: phương pháp đổ đống, phương pháp xếp trên giàn, giá, bục, tủ; phương pháp xếp hàng thành chồng

- Chăm sóc, giữ gìn hàng hóa bảo quản ở kho

Trong quá trình lưu trữ tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài, hàng hóa có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng Khi đó, phải sử dụng một loạt hoạt động bảo quản để tạo cho hàng hóa một điều kiện thích hợp, phát hiện hàng hóa bị giảm sút chất lượng, để phòng mất mát

Các vấn đề cần tập trung: xác định các thông số phổ biến của điều kiện bảo quản; xác định các yêu cầu kỹ thuật của kho; xây dựng và ban hành nội quy

Tổ chức lưu trữ hàng hóa trong kho phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

 Bảo quản toàn vẹn số lượng hàng hóa, hạn chế hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu

 Thực hiện kiểm kê định kỳ để nắm bắt tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu của quá trình sản xuất

 Hàng hóa phải được phân loại, bố trí, sắp xếp sao cho đảm bảo thuận tiện cho công tác nhập hàng và cấp phát hàng hóa và công tác kiểm tra bất cứ lúc nào

 Bên cạnh đó bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, tận dụng hợp lý không gian kho hàng

12 - Quản lý định mức hao hụt hàng hóa

Quản lý định mức hao hụt hàng hóa là sử dụng những biện pháp tổ chức và kỹ thuật nhằm giảm đến mức thấp nhất hao hụt tự nhiên và loại trừ hao hụt do chủ quan gây ra

Xây dựng định mức hao hụt: Căn cứ vào tính chất đặc điểm hảng hóa, điều kiện cơ

sở vật chất và kỹ thuật bảo quản cùng trình độ chuyên môn nghiệp vụ để xây dựng lượng tiêu hao vật chất cần thiết và hợp lý, phù hợp Trong đó, hao hụt định mức là hao hụt do ảnh hưởng của các nhân tố tự nhiên của chính bản thân hàng hóa hay hao hụt tất yếu do các thao tác nghiệp vụ kho; còn hao hụt vượt định mức là hao hụt do lỗi của nhân viên hay do các lý do bất khả kháng

Xét duyệt, ban hành và tổ chức thực hiện định mức hao hụt Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện, điều chỉnh định mức 1.2.2.3 Tác nghiệp phát hàng:

Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hoá Để giải quyết đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác là một yếu tố tuyệt đối trong quản lý kho hàng tốt Các hoạt động cần có trong xuất kho bao gồm nhặt hàng, đóng hàng, vận chuyển hàng và chiến lược phân phối nói chung

Yêu cầu của tác nghiệp này là phải xác định rõ trách nhiệm vật chất cụ thể giữa các bộ phận công tác kế hoạch, chuẩn bị và giao hàng; Đảm bảo phát hàng kịp thời, nhanh chóng và chính xác cho khách hàng theo hợp đồng và lệnh xuất kho; Giảm chi phí cho toàn bộ quá trình phát hàng

Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng: Quá trình dự tính các chỉ tiêu và giải pháp

nghiệp vụ kỹ thuật nhằm thực hiện tốt việc phát hàng đồng thời sử dụng tốt nhất lực lượng lao động và thiết bị kỹ thuật kho Xuất hàng cần xuất cho đúng đối tượng, đúng số lượng, trọng lượng và chủng loại, đúng chứng từ, sau khi xuất cần cập nhật số liệu cũng như tổ chức lại hàng hóa, không gian

Chuẩn bị phát hàng: Cần chuẩn bị hàng hóa, lao động, phương tiện để chuẩn bị cho

13

hàng hợp lý và hiệu quả đảm bảo đáp ứng được về số lượng cũng như chất lượng, mẫu mã; các mức tồn kho sao cho hợp lý để tránh thiếu hàng hóa khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, cũng như khi thị trường bão hòa thì phải có mức tồn kho hợp lý để tránh tồn đọng nhiều, gia tăng các chi phí tồn kho

1.3.2 Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng đáng kể đến việc quản trị kho hàng của doanh nghiệp nói chung và quy trình tác nghiệp kho hàng của doanh nghiệp nói riêng Đối thủ cạnh tranh can thiệp và gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty nhưng mặt khác, đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của công ty Trong hoạt động quản trị kho, các công ty thường phải đối đầu với nhiều ảnh hưởng từ đối thủ cạnh tranh trên thị trường, hoạt động quản trị kho tốt, xây dựng được quy trình tác nghiệp kho hiệu quả, tiên tiến sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, đem lại niềm tin nơi khách hàng và đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi công tác quản trị kho của doanh nghiệp cũng như quy trình tác nghiệp kho phải tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trường

1.3.3 Nguồn lực doanh nghiệp & cơ cấu tổ chức

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp:

Trình độ của nhân viên ảnh hưởng đến chất lượng quản trị kho hàng, xây dựng quy trình tác nghiệp kho hàng cũng như thực hiện quy trình tác nghiệp kho hàng Người nhân viên giỏi là người có nền tảng vững chắc và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực và đặc điểm của tất cả các loại hàng hóa cũng như các hoạt động quy hoạch kho của doanh nghiệp Vì vậy, cần phải lựa chọn đúng người có năng lực chuyên môn phù hợp để đảm bảo hoạt động quản trị kho hàng nói chung và thực hiện quy trình tác nghiệp kho hàng nói riêng trong công ty có hiệu quả

- Nguồn tài chính của doanh nghiệp:

Nguồn tài chính của doanh nghệp có ảnh hưởng trực tiếp đến diện tích, trang thiết bị trong kho để thực hiện các tác nghiệp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Khi nguồn vốn luôn đầy đủ và sẵn sàng thì hoạt động quản trị kho cũng được đảm bảo hoạt động hiệu quả nhất, cơ sở vật chất được trang bị tốt nhất thì cũng phần nào giúp cho quy trình tác nghiệp kho hàng được diễn ra hiệu quả nahnh chóng

- Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty

Mục tiêu chiến lược kinh doanh giúp công ty có hình dung rõ ràng về phương hướng, kế hoạch và mục tiêu của công ty cũng như nhìn rõ những thách thức để công ty nắm bắt cơ hội, tạo lợi thế cạnh tranh và tìm ra giải pháp trợ giúp Khi một công ty có chiến lược kinh doanh đúng đắn và hiểu được vị thế của mình trên thị trường sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kho hàng của công ty

1.3.4 Môi trường vĩ mô

- Sự gián đoạn nguồn cung ứng

Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm hàng mua về mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nước ngoài Tuy nhiên, sự gián đoạn nguồn cung ứng

14

còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện Để đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp thường đặt trước hàng Dự trữ một lượng lớn hàng tồn kho khá tốn kém Và vai trò của các hoạt động tác nghiệp trong kho là đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa về số lượng cũng như chất lượng, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các quyết định của quá trình cung ứng hàng hóa Đặt ra yêu cầu rất lớn đối với quy trình tác nghiệp kho hàng của doanh nghiệp

- Kinh tế

Nền kinh tế là phản ánh cũng như tác động trực tiếp tới hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp Nền kinh tế phát triển và đầy triển vọng thì nhu cầu hàng hóa của xã hội ngày càng tăng, dẫn tới hoạt động quản trị kho được quan tâm phát triển nhiều hơn, quy trình tác nghiệp kho hàng cần được nâng cao và hoàn thiện hơn để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng đó

- Chính trị, pháp luật

Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần sở hữu cho mình một nhà quản trị giỏi, am hiểu và nắm bắt chính sách mới của chính phủ trong lưu trữ hàng hóa cũng như điều kiện yêu cầu trong quản trị kho, để có thể xây dựng một quy trình tác nghiệp kho hàng tiến bộ, hoàn thiện, hiệu quả, tuân thủ Pháp luật

15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI AUXPRO

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Sản xuất Thương mại Auxpro có tên quốc tế là Auxpro Trading Produce Company Limited, được thành lập vào ngày 10/5/2017 bởi bà Nguyễn Thị Vân Anh, có trụ sở tại địa chỉ 2B, Hoài Thanh, Phường Ninh Xá, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam Trải qua quá trình hình thành và phát triển, hiện nay, công ty có chi nhánh thứ hai tại địa chỉ tầng 3A, Tòa 24T3, dự án Thanh Xuân Complex, Số 6, Lê Văn Thiêm - Phường Thanh Xuân Trung - Quận Thanh Xuân - Hà Nội, chuyển sang hoạt động kinh doanh đa ngành nghề gồm kinh doanh khu vui chơi giải trí, giáo dục kết hợp tổ chức sự kiện cho các bé; ngành siêu thị bán lẻ; kinh doanh quán cà phê Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro đang mong muốn phát triển mở rộng thị trường toàn quốc, mở rộng thương hiệu và tạo được chỗ đứng vững chắc ở thị trường trong nước và vươn ra thị trường quốc tế

Quá trình hình thành và phát triển:

- Ngày 10/05/2017, công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro được thành lập tại địa chỉ 2B, Hoài Thanh, Phường Ninh Xá, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất gia công băng keo, sản xuất màng co, màng PE, dây đai

- Ngày 26/10/2019, công ty thành lập chi nhánh thứ 2 tại địa chỉ tầng 3A, Tòa 24T3, dự án Thanh Xuân Complex, Số 6, Lê Văn Thiêm - Phường Thanh Xuân Trung - Quận Thanh Xuân - Hà Nội Thời điểm này, công ty chuyển sang kinh doanh lĩnh vực khác, bắt đầu với dự án Khu vui chơi kết hợp giáo dục Smart Kids Playground (SKP)

- Ngày 10/08/2021, công ty triển khai dự án siêu thị bán lẻ Family Foods Market (FFM) tại tầng 1 của tòa nhà

- Tháng 3/2022, công ty đưa vào vận hành quán cà phê mang phong cách châu Âu: The Canteen – Cafe & Bistro (TCT), đặt bên cạnh siêu thị FFM

- Ngày 9/6/2023, công ty khai trương cơ sở 2 của The Canteen – Cafe & Bistro tại tầng 1, Toà A, Chung cư Sky Central, 176 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Hình 2.1 Logo các thương hiệu của Công ty Auxpro (Từ trái qua phải: SKP, FFM, TCT)

16

(Nguồn: Công ty TNHH SXTM Auxpro)

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Auxpro

(Nguồn: Công ty TNHH SXTM Auxpro)

Cơ cấu tổ chức của Auxpro được xây dụng theo hình thức trực tuyến – chức năng Theo đó, Chủ tịch là người có quyền hành cao nhất, sẽ trực tiếp chỉ đạo tất cả các công việc Cơ cấu được chia làm 2 phần là khối văn phòng, các nhiệm vụ sẽ phân chia thành các phòng ban dựa trên chức năng chính như phòng nhân sự, thu mua, kế toán, và khối vận hành 3 lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh Trong khối văn phòng, có một bộ phận có tên là ALP, bộ phận này sẽ nằm dưới sự quản lý trực tiếp của CEO

- Chủ tịch: Chủ tịch là người đứng đầu, là chủ sở hữu của công ty, là người sẽ chịu trách nhiệm và ra quyết định cuối cùng trong các hoạt động của doanh nghiệp

- Giám đốc điều hành (CEO): Là người lập chiến lược hoạt động cho công ty ( hoạch định, chỉ đạo thực hiện và đánh giá các chiến lược), thiết lập bộ máy quản lý, thực hiện các hoạt động tài chính (huy động, sử dụng, kiểm tra vốn) và sử dụng, phân công nhân viên đúng người đúng việc

Chairman (Ms Vân Anh

CEO(Mr Cường

Phòng Nhân sự

Kế toán tổng hợp

Kế toán doanh thu-chi

Kế toán công nợ

Nhân viên Fulltime

Thực tập sinh

FO TCT

Operation Manager

Nhân viên fulltime

Nhân viên parttime

FO SKP

Operation Manager

Nhân viên fulltime

Nhân viên parttime

17

- Phòng hành chính – nhân sự: Quản lý hồ sơ, giấy tờ; công tác lễ tân; xử lý bảng tính lương; lưu trữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ hiện tại; công tác quản lý tài sản, thiết bị; phụ trách tuyển dụng nhân sự cho công ty

- Phòng thu mua: Tham mưu cho việc hoạch định kế hoạch mua hàng và xây dựng các quy trình mua hàng; quản lý toàn bộ quá trình mua hàng của công ty: hàng hóa cho siêu thị, các công cụ cần thiết cho khu vui chơi, nguyên liệu, vật dụng của quán café,…; quản lý hoạt động giao nhận, vận chuyển, lưu kho; quản lý chất lượng hàng hóa, vật tư

- Phòng kế toán: Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước; hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ; hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty; lên kế hoạch

- Khối vận hành FFM: Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành các hoạt động tại siêu thị FFM, bao gồm các hoạt động mua bán với khách hàng: khách hàng đến mua các sản phẩm được bày bán tại siêu thị và đặt hàng qua hotline; hoạt động giao nhận với nhà cung cấp; duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và các dịch vụ; duy trì quan hệ với khách hàng

- Khối vận hành SKP: Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành các hoạt động tại khu vui chơi SKP, bao gồm các hoạt động mua bán các dịch vụ vui chơi, học tập cho trẻ em; các hoạt động giao nhận với nhà cung cấp; duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và các dịch vụ; duy trì quan hệ với khách hàng

- Khối vận hành TCT: Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành các hoạt động tại quán cà phê, bao gồm các hoạt động mua bán, phục vụ các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng; duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và các dịch vụ; duy trì quan hệ với khách hàng

- Một số phòng ban, bộ phận khác: Bên cạnh các bộ phận có trong cơ cấu tổ chức, còn có bộ phận nhân viên kho, nhân viên phụ trách sales và chăm sóc khách hàng, marketing, các công tác kỹ thuật,…

2.1.3 Nguồn lực của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

2.1.3.1 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

Hiện tại, công ty Auxpro đang sở hữu một trung tâm vui chơi giải trí, một siêu thị và hai cơ sở quán cà phê Cụ thế:

Khu vui chơi SKP địa chỉ tại tầng 3A tòa Hapulico, số 6 Lê Văn Thiêm, có diện tích 1600m2, với đầy đủ các công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc vui chơi của trẻ Ngoài ra, trong trung tâm còn có các phòng học được trang bị các thiết bị dạy học tiên

TCT có 2 cơ sở, một cơ sở bên cạnh siêu thị FFM và một cơ sở tại 176 Định Công, trang bị hệ thống quán bar, khu vực nấu và chế biến đồ ăn phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nó

Các cơ sở đều được trang bị hệ thống máy tính, máy quét mã để bán hàng, camera giám sát Siêu thị được trang bị hệ thống tủ đông, tủ mát để phục vụ nhu cầu lưu trữ và kinh doanh hàng hóa, khu vực chế biến được trang bị các công cụ làm bếp, lò nướng, lò hấp,…; quán cà phê thì được trang bị các dụng cụ pha chế, làm bếp,…Công ty cũng trang bị một xe golf để tiện cho việc vận chuyển hàng cho khách, đưa đón khách

Nhà kho của công ty được trang bị các kệ 6 tầng, pallet, xe đẩy hàng dạng bàn, xe đẩy tay 2 bánh Kho được lắp đặt hệ thống camera giám sát, phòng cháy chữa cháy và chiếu sáng cùng nhiệt độ phù hợp

Đối với khu vực văn phòng, Auxpro sở hữu một phòng sảnh lớn và một phòng làm việc trong một tầng, nằm bên cạnh khu vui chơi SKP, các phòng đều được trang bị hệ thống máy móc hiện đại phục vụ cho công việc

2.1.3.2 Nguồn nhân lực

Bảng 2.1 Bảng cơ cấu nhân sự tại Auxpro tính đến tháng 12/2023

(Nguồn: Bộ Hành chính – Nhân sự Công ty Auxpro)

19

Đến tháng 12/2023, tổng số nhân viên làm việc của công ty Auxpro là 150 người bao gồm cả lao động toàn thời gian và bán thời gian Lao động toàn thời gian chủ yếu thuộc khối văn phòng và các vị trí cấp quản lý tại các cơ sở kinh doanh của công ty Lao động bán thời gian chủ yếu thuộc bộ phận chạy bàn, pha chế tại TCT hoặc các bạn trợ giảng, các bạn trông trẻ tại SKP Những nhân sự này tất cả là sinh viên, có độ tuổi dưới 22 tuổi, được tổ chức làm việc theo ca để phù hợp với lịch học Nhân sự từ 18 – 50 tuổi trải đều ở các vị trí làm việc của khối văn phòng, các cấp quản lý, thu ngân, nhân viên bán hàng, nhân viên kho, đầu bếp, nhân viên pha chế, nhân viên chạy bàn, nhân viên phụ trách các khu vực tại SKP,…Còn nhân sự trên 50 tuổi chủ yếu thuộc bộ phận sơ chế, chế biến, nhân viên bảo vệ, nhân viên vệ sinh Do tuổi đời còn ít, lại thay đổi lĩnh vực kinh doanh nên số nhân sự có thâm niên trên 4 năm của công ty còn ít, chủ yếu gồm giám đốc, các trưởng bộ phận Về trình độ đào tạo, nhân sự trình độ đại học, cao đẳng và sau đại học sẽ tập trung chủ yếu tại bộ phận văn phòng

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro giai đoạn 2021 – 2023

Giai đoạn 2021 - 2023, công ty có sự tham gia vào các lĩnh vực kinh doanh mới, do đó, khiến tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Auxpro có biến động khá nhiều

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Auxpro từ năm 2021 – 2023 (Đơn vị: tỷ đồng)

(Nguồn: Công ty TNHH SXTM Auxpro)

Năm 2021, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid – 19, nên doanh thu của công ty bị ảnh hưởng nhiều SKP không hoạt động được nhiều nên doanh thu không đóng góp nhiều, bù lại, là doanh thu từ FFM mở từ tháng 8/2021 đem lại, người dân vẫn có tâm lý tích trữ lương thực, siêu thị lại nằm dưới chân toà chung cư nên doanh thu tăng trưởng, có đến 65% doanh thu đến từ đồ khô, gạo, mì, miến, gia vị, nhưng năm này công ty phải tốn nhiều chi phí để duy trì SKP cũng như chi phí mở cửa FFM nên lợi nhuận không có nhiều Năm 2022, giai đoạn này dịch bệnh đã được kiểm soát tương đối, tiến vào giai đoạn hậu Covid, đây là năm phát triển vượt bậc của công ty SKP hoạt động bình thường trở lại, tăng trưởng mạnh về doanh thu, hơn nữa, thương hiệu đã ổn định được hơn 1 năm nên không tốn nhiều chi phí Đà tăng trưởng doanh thu của FFM vẫn tiếp diễn ở giai đoạn hậu