hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty tnhh sản xuất thương mại auxpro

Nguyễn Văn Minh, em quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro” để góp phần nâng cao hiệu quả và giảm chi phí trong

Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Trong thời buổi khoa học công nghệ phát triển và nền kinh tế có xu hướng hội nhập toàn cầu như hiện nay, bản thân các doanh nghiệp cần phải thay đổi tư duy và cách quản lý các hoạt động của mình để thích ứng được với những cái mới qua đó để tồn tại và phát triển Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn để tham gia vào thị trường nên cũng vì thế mà sự cạnh tranh ngày càng trở nên mạnh mẽ Tại Việt Nam, các doanh nghiệp hay gặp phải vấn đề về chất lượng sản phẩm, các chi phí trong quá trình hoạt động và phát triển Đối với các doanh nghiệp thương mại, một trong những cách để họ tạo được lợi thế cạnh tranh cho mình đó là giá thành thấp Do đó, để có được giá thành thấp thì họ sẽ cần tìm cách để cắt giảm chi phí tối đa Một trong những chi phí cấu thành lên chi phí hoạt động của doanh nghiệp đó là chi phí liên quan đến hoạt động kho hàng Để giảm được chi phí này, một trong những cách doanh nghiệp có thể làm đó là cải thiện quy trình tác nghiệp kho hàng của họ để đảm bảo quá trình này diễn ra trơn tru, liên tục, chính xác và nhanh chóng, loại bỏ những chi phí thừa Từ đó, gián tiếp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Quá trình toàn cầu hóa kinh tế làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn nhiều lần so với trước đây, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản trị logistics nói chung và quản trị kho hàng nói riêng Trong quá trình vận động qua kho hàng, hàng hóa phải được vận động cách nhanh chóng, liên tục, đảm bảo chất lượng, số lượng khi nhập vào; trong quá trình bảo quản, cần được bảo quản tốt; quá trình phát hàng cần sự chính xác, nhanh chóng Từ đó, đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng được nâng cao hơn, hiệu quả hơn

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro là một doanh nghiệp thương mại, để có khả năng cạnh tranh trên thị trường đầy khốc liệt, công ty cần nâng cao khả năng cắt giảm chi phí của mình trong các hoạt động, một trong số các hoạt động quan trọng cần cắt giảm chi phí đó là hoạt động logistics nói chung và hoạt động kho hàng nói riêng Là một công ty mới chuyển hướng sang lĩnh vực kinh doanh đa ngành nghề, kinh nghiệm của họ trong các hoạt động này là chưa có nhiều và vẫn đang trong quá trình hoàn thiện Trong quá trình thực tập tại công ty, nhận thấy những hạn chế trong quy trình tác nghiệp kho của công ty, cùng sự giúp đỡ của PGS.TS Nguyễn Văn Minh, em quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro” để góp phần nâng cao hiệu quả và giảm chi phí trong hoạt động kho hàng của công ty, qua đó, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trên thế giới và cả trong nước đã có nhiều công trình, tư liệu có liên quan đến hoạt động kho hàng, dưới đây là một số công trình có liên quan:

[1] Giáo trình “Quản trị Logistics kinh doanh” (2017), PGS.TS An Thị Thanh Nhàn, PGS.TS Nguyễn Văn Minh, TS Nguyễn Thông Thái, NXB Hà Nội Tại chương 7

2 của giáo trình có đề cập đến các hoạt động quản lý kho hàng và các nghiệp vụ kho, các quyết định cơ bản về quản lý kho, tổ chức lao động, quá trình kho hàng và các dòng tác nghiệp trong kho diễn ra như thế nào

[2] Cẩm nang quản trị kho (2014), TS Phan Thanh Lâm, NXB Phụ nữ Tài liệu nói về chức năng, nhiệm vụ của công việc quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hàng, thể thức nhập xuất kho hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quán hàng hóa phương thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút, những quy tắc dạng vận hành quản trị kho hàng, quản lý hành chính kho hàng hiệu quả kinh tế trong quản lý kho Quản trị rủi ro trong quản lý kho

[3] Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in the Modern Warehouse (2017), Gwynne Richards Đây là một hướng dẫn lý tưởng và sách tham khảo chi tiết cho bất kỳ ai muốn có được cái nhìn sâu sắc thực sự về hoạt động kho Nó kiểm tra tất cả mọi thứ từ những tiến bộ công nghệ mới nhất, hoạt động và quản lý con người đến các vấn đề về môi trường hiện tại

[4] A supply chain logistics program for warehouse management (2008), David E.Mulcahy & Joachim Sydow Cuốn sách này giải thích chi tiết các khái niệm, ứng dụng và thực tiễn cần thiết để quản lý thành công chương trình WMS, bao gồm cả việc lựa chọn và áp dụng phần mềm phù hợp Cách tiếp cận quy trình đối với kho chung và hoạt động của nó, các tác giả theo dõi vòng đời của sản phẩm từ khi nhận tại kho, thông qua lô hàng đi ra và đến lợi nhuận cuối cùng của sản phẩm

[5] Đề cương bài giảng Quản lý kho và trung tâm phân phối (2022), Bộ môn

Logistics kinh doanh Tài liệu này cung cấp những vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng, các hoạt động trong quản trị kho hàng bao gồm quy hoạch không gian kho, quản lý trang thiết bị, quản trị tác nghiệp kho, quản trị lao động trong kho, đánh giá hiệu quả hoạt động

Có thể thấy rằng trong những năm gần đây đã có những công trình nghiên cứu các vấn đề liên quan tới quản trị nghiệp vụ kho Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu trực tiếp tới quy trình tác nghiệp kho của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro Do vậy, việc lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro”là không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đây và đảm bảo giá trị khoa học và thực tiễn Các tài liệu trên sẽ được sử dụng là cơ sở để phục vụ cho nghiên cứu về mặt lý thuyết của nghiên cứu này.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Khóa luận được thực hiện nhằm mục tiêu tìm hiểu một cách chi tiết về quy trình tác nghiệp kho hàng mà công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro đang thực hiện và áp dụng Từ đó, đánh giá và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả cũng như hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề như công ty này tại Việt Nam

+ Tập hợp một số lý luận về kho hàng, quản trị kho hàng, quy trình tác nghiệp kho hàng dựa trên nền tảng các nghiên cứu trong nước và quốc tế

+ Thông qua nền tàng lý thuyết đã tập hợp, tìm hiểu thực trạng và đánh giá hiệu quả của quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

+ Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện và nâng cao quy trình tác nghiệp kho hàng cho công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro và các doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề như công ty tại Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu: Đối với dữ liệu thứ cấp, nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu đến từ giáo trình, bài giảng của trường Đại học Thương mại và các trường đại học kinh tế khác; các công trình nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước liên quan đến hoạt động kho hàng Nguồn dữ liệu liên quan đến tình hình kinh doanh và quy trình tác nghiệp kho hàng được cung cấp bởi các phòng ban của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro và trích xuất từ phần mềm quản lý doanh nghiệp Odoo

Nguồn dữ liệu sơ cấp của nghiên cứu này được thu thập thông qua phương pháp quan sát thực tế trong suốt quá trình thực tập, làm việc Sau đó tiến hành ghi chép và chắt lọc thông tin phù hợp

- Phương pháp xử lý dữ liệu:

+ Phương pháp so sánh, phân tích: So sánh kết quả kinh doanh của công ty qua từng năm, đánh giá hiệu quả của quy trình tác nghiệp kho hàng của công ty và phân tích các tác nhân ảnh hưởng đến quy trình

+ Phương pháp tổng hợp thống kế: tập trung, chỉnh lý các tài liệu đã thu thập được, từ đó rút ra những thông tin hữu ích và đưa ra những kết luận có tính chất chung quy và có thể tổng quát hóa.

Kết cấu khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương:

 Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng và quy trình tác nghiệp kho hàng

 Chương 2: Thực trạng quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

 Chương 3: Định hướng kinh doanh và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG

Tổng quan về kho hàng trong doanh nghiệp

Kho hàng là cơ sở Logistics, được xây dựng tại địa điểm đạt các điều kiện nhất định, để thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho khách hàng với mức dịch vụ thích hợp và chi phí tối ưu

Trong hầu hết các công ty, kho hàng là thành phần không thể thiếu, là thành phần quan trọng của phần lớn các chuỗi cung ứng hiện đại hiện nay Kho hàng liên quan tới các giai đoạn khác của quá trình hoạt động của doanh nghiệp như cung ứng hàng hóa đầu vào, sản xuất và phân phối hàng hóa Các vai trò chính của kho hàng là cân bằng cung cầu, kết hợp hàng hóa và cung cấp giá trị gia tăng cho các quá trình

1.1.2 Vai trò của kho hàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ nhất, kho giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: kho giúp duy trì nguồn cung ổn định bằng việc giúp tổ chức đặt hàng và lưu trữ hàng hóa với số lượng lớn từ đó giúp chống lại các bất trắc như vận tải chậm trễ, thiếu hụt nguồn dự trữ… đồng thời kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm thành phẩm từ đó giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng đồng thời giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc đặc biệt với các mặt hàng mang tính mùa vụ, việc lưu trữ tại kho sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng, giảm thiểu rủi ro nguồn cung hàng hóa

Thứ hai, kho góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Nhờ có kho mà các tổ chức có thể tạo ra các lô hàng có quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm được chi phí bình quân trên một đơn vị sản phẩm Bên cạnh đó kho giúp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt, giảm việc hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho không những vậy giúp cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng từ đó giảm chi phí sản xuất, phân phối…

Thứ ba, nâng cao dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng: Kho đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa, đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của khách hàng bất kỳ lúc nào Kho giúp vượt qua sự khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dung, hỗ trợ cho chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức thông qua việc đảm bảo hàng hóa có sẵn về cả số lượng và chất lượng góp phần giao hàng đúng thời điểm và địa điểm Bên cạnh đó, kho là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm thừa… trên cơ sở đó tiến hành phân loại, xử lý, tái chế, kho là một bộ phận quan trọng giúp hoạt động logistics ngược thực hiện thành công từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Thứ tư, tăng sự hiện diện trên thị trường: hoạt động quản trị kho tốt giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, tạo dựng được lòng tin nơi khách hàng về chất lượng dịch vụ cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp từ đó rút ngắn khoảng cách tới khách hàng bằng cách dự trữ cơ bản hàng hóa, đảm bảo thời gian cung ứng là

6 ngắn nhất, tăng tính cạnh tranh cũng như là một ưu điểm để tăng sự hiện diện của doanh nghiệp trên thị trường

Như vậy, ta có thể thấy vai trò của kho hàng đối với hoạt động sản xuất, phân phối là rất quan trọng và vai trò của kho hàng cũng ngày càng được khẳng định và nâng cao

Có thể nhận thấy kho hàng và việc quản trị kho hiệu quả sẽ góp phần tạo nên sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp Dù chỉ là một phần trong hệ thống logistics nhưng lại là một phần không thể thiếu và góp phần giúp cho hệ thống logistics hoạt động hiệu quả Qua đó chúng ta thấy tầm quan trọng của kho hàng cũng như trong công tác quản trị kho hàng

Các loại kho trong chuỗi cung ứng hết sức đa dạng, do vậy ta có thể phân loại các loại kho hàng theo các tiêu chí khác nhau:

- Phân loại theo vị trí trong chuỗi cung ứng:

+ Kho thành phẩm: Lưu trữ các thành phẩm cuối cùng đã hoàn thành và sẵn sàng giao cho khách hàng Kho này thường đặt ở gần nhà máy lắp ráp dùng để dự trữ hàng trước khi phân phối, chuẩn bị hàng hóa phục vụ cho công tác ra mắt sản phẩm mới hoặc đáp ứng nhu cầu dự kiến ra tăng của mặt hàng trên thị trường, đặc biệt là giúp đối phó với sản phẩm có tinh mùa vụ

+ Kho bán buôn/bán lẻ: Thường đặt gần địa điểm tập trung đông khách hàng của doanh nghiệp nhằm cung cấp và phản hồi kịp thời với mức chất lượng dịch vụ phù hợp nhất Kho hàng này có chức năng tích hợp và gom hàng cho hoạt động bán buôn, bán lẻ

+ Trung tâm đáp ứng đơn hàng: Loại kho ngày được dùng phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại điện tử lớn nhằm để tập kết và gom các sản phẩm từ nhiều nguồn khác nhau Tại đây, hoạt động chia chọn và chuẩn bị để gửi đơn hàng tới người tiêu dùng cuối cùng được diễn ra Trung tâm đáp ứng đơn hàng hoạt động rất linh hoạt với tốc độ cao

- Phân loại theo quyền sở hữu và sử dụng:

+ Kho riêng: Thuộc quyền sở hữu và sử dụng của riêng từng doanh nghiệp có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho Lợi ích chủ yếu của kho riêng có khả năng kiểm soát, có tính linh hoạt nghiệp vụ và có các lợi ích vô hình khác Tuy nhiên nếu sử dụng kho riêng thì chi phí hệ thống cơ sở Logistics sẽ tăng và tính linh hoạt vị trí không đảm bảo khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiêu

+ Kho công cộng: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, kho công cộng được sử dụng khá phổ biến Khác với kho riêng, kho công cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ như dự trữ, bảo quản và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi

+ Kho tự quản: Không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp thuê lại và tự quản lý, sắp xếp cũng như sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Kho tự quản thường có hợp đồng thuê dài hạn và nhiều ràng buộc giữa hai bên

- Phân loại theo ứng dụng công nghệ trong kho:

+ Kho thủ công: là loại hình kho đơn giản nhất và rất phổ biến trong đó hàng hóa thường được để trong thùng, hộp và trên kệ để lưu trữ Việc di chuyển hàng hóa chủ yếu bằng phương pháp thủ công sử dụng sức người Thiết bị trong kho thường đơn giản như xe đẩy pallet bằng tay, băng tải cơ học

Quá trình tác nghiệp kho hàng

1.2.1 Khái niệm, vai trò, mục tiêu & nguyên tác tác nghiệp trong kho

Quá trình tác nghiệp trong kho hàng hoá là toàn bộ các hoạt động được thực hiện đối với hàng hoá trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình vận động và mua, bán hàng hoá qua kho với chi phí thấp nhất

 Đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa về mặt cơ cấu, số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng cũng như trình độ dịch vụ khách hàng

 Tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các quyết định của quản trị cung ứng hàng hóa bao gồm: tối ưu quy mô và cơ cấu dự trữ, quản trị có hiệu quả dự trữ hàng hoá và nâng cao hiệu lực của quản trị mua hàng

 Nâng cao chất lượng dịch vụ & giảm chi phí

 Đáp ứng nhanh yêu cầu của quản trị mua bán hàng hóa qua kho

 Hợp lý hoá việc phân bố dự trữ hàng hoá trong kho

 Chất lượng hàng hoá bảo quản

- Nguyên tắc tác nghiệp trong kho:

 Mỗi một nghiệp vụ kho cần đảm bảo: Chất lượng phải được đảm bảo tốt nhất; thời gian ngắn nhất nghĩa là tốc độ trung chuyển hàng hóa nhanh; chi phí thực hiện thấp nhất ví dụ các chi phí nhiên liệu, năng lược, nhân công và các trang thiết bị trong kho

 Không ngừng hoàn thiện trang thiết bị kỹ thuật, cải tiến, cơ giới hóa: Nếu sử dụng hoàn toàn thủ công thì năng suất rất thấp, phải liên tục cải tiến nhằm giảm thấp nhất chi phí thực hiện kho hàng; việc cải tiến nằm ở 2 khía cạnh: cải tiến ngày càng hiện đại hoặc cải tiến theo từng quy trình tác nghiệp hàng theo hướng hiệu quả nhất

 Bảo đảm tính liên tục, cân đối, thống nhất: Nếu quy trình ban đầu không được đảm bảo thực hiện chính xác sẽ gây gián đoạn toàn bộ quy trình phía sau

 Giảm dần hao hụt tự nhiên, loại trừ hao hụt vượt định mức: Có hao hụt tự nhiên như xăng dầu bay hơi, các hạt có thể rơi vãi 1 lượng nhất định; hao hụt vượt định mức xuất phát từ các sai sót của nhân viên trong quy trình thực hiện, phải tìm các giải pháp để loại trừ

1.2.2 Các bước của quy trình tác nghiệp trong kho hàng:

Tiếp nhận hàng hóa là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý Tiếp nhận nguyên vật liệu, hàng hóa là hệ thống các công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng của hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định

Tác nghiệp nhận hàng yêu cầu xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng, tức là xác định trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán và người mua cùng với đơn vị vận chuyển hàng hóa đã được ký kết trong hợp đồng mua bán và hợp đồng vận chuyển hàng hóa Bên cạnh đó là kiểm tra việc thực hiện khách hàng nhập hàng của doanh nghiệp, việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên từ việc tập hợp các thông tin về mua hàng và vận chuyển hàng Cuối cùng là nhận hàng cần được được tiến hành kịp thời, nhanh chóng và chính xác nhằm tiết kiệm thời gian hàng hóa dừng lại ở công đoạn tiếp nhận, do đó giải phóng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi bảo quản nhưng không vì thế mà bỏ qua tính chính xác trong kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa

Tiếp nhận số lượng cần kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhận và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt số lượng

Tiếp nhận sơ bộ: bước này sẽ tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hóa, xác định tổng lượng hàng hóa, qua đó, nhằm giải phóng nhanh phương tiện vận tải chờ bốc dỡ Hàng hóa lúc này được đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên vẹn

Tiếp nhận chi tiết: hàng hóa đã qua tiếp nhận sơ bộ hoặc hàng hóa không có bao bì, bao bì không đảm bảo yêu cầu “nguyên đai, nguyên kiện” sẽ được tiến hành tiếp nhận chi tiết số lượng theo đơn vị hàng hóa bằng các phương pháp cân, đo, đong, đếm

- Tiếp nhận chất lượng hàng hóa

Tiếp nhận chất lượng cần kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt chất lượng

Lấy mẫu kiểm tra chất lượng: khi lấy mẫu thì mẫu phải có tính đại diện cho toàn bộ lô hàng để đảm bảo giảm rủi ro trong quá trình tiếp nhận chất lượng

Xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chất lượng: gồm có phương pháp cảm quan, tức là sử dụng các giác quan của con người để kiểm tra cùng đánh giá chất lượng; và phương pháp phân tích thí nghiệm là sử dụng các thiết bị phân tích để kiểm tra, đánh giá chất lượng

- Làm chứng từ nhận hàng

Chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng

1.2.2.2 Tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho:

- Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho

Sau khi nhận hàng, hàng hóa được đưa vào các vị trí trong kho để tiến hành lưu trữ và phục vụ cho công tác lấy hàng sau này Dù quá trình lưu trữ hàng hóa không tạo ra giá trị gia tăng nhưng ảnh hưởng rất lớn đến công tác nhập hàng và cấp phát hàng hóa sau này Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho là sự quy hoạch vị trí của hàng hóa bảo quản, là phương pháp để hàng hóa tại những nơi quy định thích hợp với đặc điểm, tính chất hàng hóa, kho, bao bì và thiết bị kho

Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng

Khách hàng ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp và hoạt động kho hàng cũng không ngoại lệ, qua đó ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng Trong thời đại ngày nay, khách hàng mua sắm thông minh hơn đòi hỏi chất lượng sản phẩm tốt hơn, nhu cầu của khách hàng thì ngày càng tăng và luôn thay đổi, giữa rất nhiều sự lựa chọn thì tiêu chí để khách hàng mua sắm và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp là các dịch vụ đi kèm Vì vậy, các nhà quản trị cần phải nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của khách hàng để đưa ra được những chiến lược hợp lý Trong quản trị kho hàng, nhà quản trị cũng phải phân tích các nhân tố về khách hàng, để xây dựng được quy trình tác nghiệp kho

13 hàng hợp lý và hiệu quả đảm bảo đáp ứng được về số lượng cũng như chất lượng, mẫu mã; các mức tồn kho sao cho hợp lý để tránh thiếu hàng hóa khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, cũng như khi thị trường bão hòa thì phải có mức tồn kho hợp lý để tránh tồn đọng nhiều, gia tăng các chi phí tồn kho

1.3.2 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng đáng kể đến việc quản trị kho hàng của doanh nghiệp nói chung và quy trình tác nghiệp kho hàng của doanh nghiệp nói riêng Đối thủ cạnh tranh can thiệp và gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty nhưng mặt khác, đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của công ty Trong hoạt động quản trị kho, các công ty thường phải đối đầu với nhiều ảnh hưởng từ đối thủ cạnh tranh trên thị trường, hoạt động quản trị kho tốt, xây dựng được quy trình tác nghiệp kho hiệu quả, tiên tiến sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, đem lại niềm tin nơi khách hàng và đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi công tác quản trị kho của doanh nghiệp cũng như quy trình tác nghiệp kho phải tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trường

1.3.3 Nguồn lực doanh nghiệp & cơ cấu tổ chức

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp:

Trình độ của nhân viên ảnh hưởng đến chất lượng quản trị kho hàng, xây dựng quy trình tác nghiệp kho hàng cũng như thực hiện quy trình tác nghiệp kho hàng Người nhân viên giỏi là người có nền tảng vững chắc và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực và đặc điểm của tất cả các loại hàng hóa cũng như các hoạt động quy hoạch kho của doanh nghiệp Vì vậy, cần phải lựa chọn đúng người có năng lực chuyên môn phù hợp để đảm bảo hoạt động quản trị kho hàng nói chung và thực hiện quy trình tác nghiệp kho hàng nói riêng trong công ty có hiệu quả

- Nguồn tài chính của doanh nghiệp:

Nguồn tài chính của doanh nghệp có ảnh hưởng trực tiếp đến diện tích, trang thiết bị trong kho để thực hiện các tác nghiệp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Khi nguồn vốn luôn đầy đủ và sẵn sàng thì hoạt động quản trị kho cũng được đảm bảo hoạt động hiệu quả nhất, cơ sở vật chất được trang bị tốt nhất thì cũng phần nào giúp cho quy trình tác nghiệp kho hàng được diễn ra hiệu quả nahnh chóng

- Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty

Mục tiêu chiến lược kinh doanh giúp công ty có hình dung rõ ràng về phương hướng, kế hoạch và mục tiêu của công ty cũng như nhìn rõ những thách thức để công ty nắm bắt cơ hội, tạo lợi thế cạnh tranh và tìm ra giải pháp trợ giúp Khi một công ty có chiến lược kinh doanh đúng đắn và hiểu được vị thế của mình trên thị trường sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kho hàng của công ty

- Sự gián đoạn nguồn cung ứng Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm hàng mua về mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nước ngoài Tuy nhiên, sự gián đoạn nguồn cung ứng

14 còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện Để đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp thường đặt trước hàng Dự trữ một lượng lớn hàng tồn kho khá tốn kém Và vai trò của các hoạt động tác nghiệp trong kho là đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa về số lượng cũng như chất lượng, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các quyết định của quá trình cung ứng hàng hóa Đặt ra yêu cầu rất lớn đối với quy trình tác nghiệp kho hàng của doanh nghiệp

Nền kinh tế là phản ánh cũng như tác động trực tiếp tới hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp Nền kinh tế phát triển và đầy triển vọng thì nhu cầu hàng hóa của xã hội ngày càng tăng, dẫn tới hoạt động quản trị kho được quan tâm phát triển nhiều hơn, quy trình tác nghiệp kho hàng cần được nâng cao và hoàn thiện hơn để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng đó

Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần sở hữu cho mình một nhà quản trị giỏi, am hiểu và nắm bắt chính sách mới của chính phủ trong lưu trữ hàng hóa cũng như điều kiện yêu cầu trong quản trị kho, để có thể xây dựng một quy trình tác nghiệp kho hàng tiến bộ, hoàn thiện, hiệu quả, tuân thủ Pháp luật

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI AUXPRO

Tổng quan về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Sản xuất Thương mại Auxpro có tên quốc tế là Auxpro Trading Produce Company Limited, được thành lập vào ngày 10/5/2017 bởi bà Nguyễn Thị Vân Anh, có trụ sở tại địa chỉ 2B, Hoài Thanh, Phường Ninh Xá, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam Trải qua quá trình hình thành và phát triển, hiện nay, công ty có chi nhánh thứ hai tại địa chỉ tầng 3A, Tòa 24T3, dự án Thanh Xuân Complex, Số 6, Lê Văn Thiêm - Phường Thanh Xuân Trung - Quận Thanh Xuân - Hà Nội, chuyển sang hoạt động kinh doanh đa ngành nghề gồm kinh doanh khu vui chơi giải trí, giáo dục kết hợp tổ chức sự kiện cho các bé; ngành siêu thị bán lẻ; kinh doanh quán cà phê Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro đang mong muốn phát triển mở rộng thị trường toàn quốc, mở rộng thương hiệu và tạo được chỗ đứng vững chắc ở thị trường trong nước và vươn ra thị trường quốc tế

Quá trình hình thành và phát triển:

- Ngày 10/05/2017, công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro được thành lập tại địa chỉ 2B, Hoài Thanh, Phường Ninh Xá, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất gia công băng keo, sản xuất màng co, màng PE, dây đai

- Ngày 26/10/2019, công ty thành lập chi nhánh thứ 2 tại địa chỉ tầng 3A, Tòa 24T3, dự án Thanh Xuân Complex, Số 6, Lê Văn Thiêm - Phường Thanh Xuân Trung - Quận Thanh Xuân - Hà Nội Thời điểm này, công ty chuyển sang kinh doanh lĩnh vực khác, bắt đầu với dự án Khu vui chơi kết hợp giáo dục Smart Kids Playground (SKP)

- Ngày 10/08/2021, công ty triển khai dự án siêu thị bán lẻ Family Foods Market (FFM) tại tầng 1 của tòa nhà

- Tháng 3/2022, công ty đưa vào vận hành quán cà phê mang phong cách châu Âu: The Canteen – Cafe & Bistro (TCT), đặt bên cạnh siêu thị FFM

- Ngày 9/6/2023, công ty khai trương cơ sở 2 của The Canteen – Cafe & Bistro tại tầng 1, Toà A, Chung cư Sky Central, 176 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Hình 2.1 Logo các thương hiệu của Công ty Auxpro

(Từ trái qua phải: SKP, FFM, TCT)

(Nguồn: Công ty TNHH SXTM Auxpro)

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Auxpro

(Nguồn: Công ty TNHH SXTM Auxpro)

Cơ cấu tổ chức của Auxpro được xây dụng theo hình thức trực tuyến – chức năng Theo đó, Chủ tịch là người có quyền hành cao nhất, sẽ trực tiếp chỉ đạo tất cả các công việc Cơ cấu được chia làm 2 phần là khối văn phòng, các nhiệm vụ sẽ phân chia thành các phòng ban dựa trên chức năng chính như phòng nhân sự, thu mua, kế toán, và khối vận hành 3 lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh Trong khối văn phòng, có một bộ phận có tên là ALP, bộ phận này sẽ nằm dưới sự quản lý trực tiếp của CEO

- Chủ tịch: Chủ tịch là người đứng đầu, là chủ sở hữu của công ty, là người sẽ chịu trách nhiệm và ra quyết định cuối cùng trong các hoạt động của doanh nghiệp

- Giám đốc điều hành (CEO): Là người lập chiến lược hoạt động cho công ty ( hoạch định, chỉ đạo thực hiện và đánh giá các chiến lược), thiết lập bộ máy quản lý, thực hiện các hoạt động tài chính (huy động, sử dụng, kiểm tra vốn) và sử dụng, phân công nhân viên đúng người đúng việc

Phòng Tài chính - Kế toán

Kế toán doanh thu-chi phí

ALP Phòng Quản lý chất lượng

- Phòng hành chính – nhân sự: Quản lý hồ sơ, giấy tờ; công tác lễ tân; xử lý bảng tính lương; lưu trữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ hiện tại; công tác quản lý tài sản, thiết bị; phụ trách tuyển dụng nhân sự cho công ty

- Phòng thu mua: Tham mưu cho việc hoạch định kế hoạch mua hàng và xây dựng các quy trình mua hàng; quản lý toàn bộ quá trình mua hàng của công ty: hàng hóa cho siêu thị, các công cụ cần thiết cho khu vui chơi, nguyên liệu, vật dụng của quán café,…; quản lý hoạt động giao nhận, vận chuyển, lưu kho; quản lý chất lượng hàng hóa, vật tư

- Phòng kế toán: Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước; hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ; hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty; lên kế hoạch

- Khối vận hành FFM: Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành các hoạt động tại siêu thị FFM, bao gồm các hoạt động mua bán với khách hàng: khách hàng đến mua các sản phẩm được bày bán tại siêu thị và đặt hàng qua hotline; hoạt động giao nhận với nhà cung cấp; duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và các dịch vụ; duy trì quan hệ với khách hàng

- Khối vận hành SKP: Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành các hoạt động tại khu vui chơi SKP, bao gồm các hoạt động mua bán các dịch vụ vui chơi, học tập cho trẻ em; các hoạt động giao nhận với nhà cung cấp; duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và các dịch vụ; duy trì quan hệ với khách hàng

- Khối vận hành TCT: Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành các hoạt động tại quán cà phê, bao gồm các hoạt động mua bán, phục vụ các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng; duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và các dịch vụ; duy trì quan hệ với khách hàng

- Một số phòng ban, bộ phận khác: Bên cạnh các bộ phận có trong cơ cấu tổ chức, còn có bộ phận nhân viên kho, nhân viên phụ trách sales và chăm sóc khách hàng, marketing, các công tác kỹ thuật,…

2.1.3 Nguồn lực của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

2.1.3.1 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

Hiện tại, công ty Auxpro đang sở hữu một trung tâm vui chơi giải trí, một siêu thị và hai cơ sở quán cà phê Cụ thế:

Khu vui chơi SKP địa chỉ tại tầng 3A tòa Hapulico, số 6 Lê Văn Thiêm, có diện tích 1600m2, với đầy đủ các công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc vui chơi của trẻ Ngoài ra, trong trung tâm còn có các phòng học được trang bị các thiết bị dạy học tiên

18 tiến, các dụng cụ phụ giúp cho việc phát triển tư duy và trí tuệ của trẻ, đúng với mục đích là khu vui chơi kết hợp giáo dục

Siêu thị FFM địa chỉ ở tầng 1 tòa Hapulico, số 6 Lê Văn Thiêm có diện tích khoảng 2000m2, gồm có khu vực bày bán hàng hóa, khu vực chế biến đồ tươi sống, làm bánh nằm ngay trong siêu thị Trong siêu thị còn đặt nhà kho có diện tích khoảng 400m2, đây là nơi lưu trữ hàng hóa, các công cụ dụng cụ, các nguyên vật liệu cho các cơ sở kinh doanh của công ty Auxpro

Phân tích tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

Tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh mà đối tượng khách hàng của Công ty Auxpro là khác nhau Khách hàng của Công ty Auxpro đa dạng, từ những người dân sống ở khu chung cư, đến dân văn phòng, Nhu cầu của những khách hàng này là khác nhau, có những khách hàng mua những sản phẩm tốt không quan tâm giá cả, có những khác hàng tầm trung, họ không quá giàu để mua hàng đắt nhưng cũng không quá nghèo để phải mua hàng giá rẻ, chất lượng thấp Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, Công ty Auxpro cần xây dựng và hoàn thiện được một quy trình tác nghiệp kho tiến bộ, hiệu quả tốt nhất Từ khâu kiểm soát chất lượng đầu vào khi nhập hàng, cho đến khi bảo quan lưu trữ hàng hóa trong kho, tất cả phải đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn ở trạng thái tốt nhất, chất lượng nhất

Ngoài ra, với việc các cơ sở kinh doanh của Công ty đều lấy nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ từ kho đặt trong siêu thị, với SKP và TCT tại cơ sở Lê Văn Thiêm ở ngay cạnh siêu thị thì có thể lấy hàng bất cứ lúc nào, nhưng với TCT tại cơ sở Định Công, khoảng cách xa, đôi khi nhu cầu khách hàng biến thiên, thì quy trình tác nghiệp kho hàng của Công ty cần phải trôi chảy, nhanh chóng, chính xác để có thể đáp ứng nhu cầu từ TCT cơ sở Định Công Từ đó, giúp Công ty có thể tạo ra được lòng trung thành của khách hàng

Do là một công ty kinh doanh đa ngành nghề, do đó, đối thủ cạnh tranh của Công ty Auxpro cũng khá đa dạng Nhưng do tất cả nguồn hàng đều tập trung về nguồn là lĩnh vực siêu thị bán lẻ, do đó, ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng của Công ty Auxpro đến từ các đối thủ cạnh tranh sẽ xét từ các đối thủ cạnh tranh của siêu thị FFM Các đối thủ cạnh tranh có thể kể đến xung quanh khu vực của siêu thị như siêu thị Winmart, hay chuỗi cửa hàng tiện lợi Circle K hay chuỗi cửa hàng Sói Biển Trung Thực, Thông qua những đối thủ cạnh tranh này, là một công ty bước vào ngành siêu thị bán lẻ chưa được lâu, thì Công ty có thể tham khảo qua quy trình tác nghiệp kho hàng cơ bản của họ để hoàn thiện cho chính quy trình tác nghiệp kho hàng của Công ty nhưng vẫn giữ được những điểm tiến bộ hơn trong quy trình của mình Từ đó, Công ty có thể gia tăng lợi thế cạnh tranh cho mình đối với các đối thủ

2.2.3 Nguồn lực doanh nghiệp & cơ cấu tổ chức

Nguồn nhân lực của công ty Auxpro hiện nay vẫn còn khá ít, cùng với đó là trình độ chuyên môn chưa được cao, đặc biệt là đối với công tác quản trị kho hàng nói chung và quy trình tác nghiệp kho hàng nói riêng Cụ thể là nhân công chưa được qua huấn luyện bài bản về các chuyên môn nghiệp vụ đối với các tác nghiệp kho, hầu như mọi hoạt động đều theo sự chỉ đạo của cấp trên do đó trình độ còn yếu kém và hạn chế, chưa hiểu được bản chất vấn đề mọi hoạt động trong kho, mỗi người chỉ tự làm phần công việc được giao của họ

Về nguồn tài chính của Công ty thì mới chỉ để xoay vòng cho các hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, Công ty chưa có đủ nguồn tài chính để hoạt động trong kho diễn ra một các tốt nhất, quy trình tác nghiệp kho hàng hiệu quả, Công ty chưa có nguồn tiền lớn để đầu tư riêng cho các hoạt động kho hàng Trong tương lai, khi định hướng của Công ty là mở thêm các cơ sở mới, thì để ổn định được nguồn dự trữ hàng hóa của mình thì Công ty sẽ cần đầu tư vào công tác quản trị kho hàng cũng như hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng của mình một cách bài bản, có sự đầu tư rõ ràng

Với việc nền kinh tế đang ngày càng phát triển và đầy triển vọng thì nhu cầu hàng hóa của xã hội ngày càng tăng, và Công ty Auxpro cũng không phải ngoại lệ Nếu không xây dựng, hoàn thiện được một quy trình tác nghiệp kho hàng tối ưu, hiệu quả, thì đôi khi, công tác quản trị kho hàng của Công ty sẽ gặp trục trặc, quá tải khi lượng hàng hóa trở lên đột biến tại một thời điểm Từ đó, cản trở đến các hoạt động kinh doanh khác của Công ty vì tắc nghẽn đầu vào sản phẩm, hàng hóa, công cụ tại điểm mút là kho

Công ty Auxpro thành lập và hoạt động tại Việt Nam, do đó, tất cả các hoạt động của Công ty, cách riêng là quy trình tác nghiệp kho hàng của Công ty, phải tuân thủ pháp luật mà Việt Nam đã đưa ra Công ty cần xây dựng một quy trình tác nghiệp kho hàng với đầy đủ các điều kiện từ các điều kiện về sinh, điều kiện phòng cháy chữa cháy đến các điều kiện an toàn lao động Với việc xây dựng được quy trình đó, Công ty vừa đáp ứng được việc tuân thủ pháp luật, vừa đảm bao môi trường làm việc cho nhân viên cũng như môi trường bảo quản hàng hóa.

Thực trạng chung về kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro là một công ty kinh doanh đa ngành nghề, đặc biệt là có ngành siêu thị bán lẻ, nên vấn đề kho hàng để dự trữ hàng hóa rất được quan tâm Công ty Auxpro hiện nay mới chỉ có một nhà kho có quy mô 400m2 được đặt ở bên trong khu vực siêu thị FFM Đối với Công ty Auxpro, kho đóng vai trò đáp ứng hoạt động kinh doanh của siêu thị, giúp đảm bảo tính liên tục cho sản xuất và phân phối hàng hóa thông qua việc dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa cung cấp cho các hoạt động kinh doanh của công ty, đáp ứng nhu cầu khách hàng tại các cơ sở kinh doanh khác cùng với lưu trữ, bảo quản các công cụ dụng cụ của công ty Cơ sở vật chất trong kho được

22 trang bị tương đối đầy đủ Kho được trang bị hệ thống kệ sắt cao tầng, pallet, thang để xếp dỡ và lấy hàng, hệ thống chiếu sáng, điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy đầy đủ theo quy định pháp luật Các kệ sắt có độ cao 6 tầng, cao khoảng 5m và được sắp xếp theo dọc theo các bức tường của kho, cùng 2 kệ ở giữa một cách khoa học để đảm bảo có lối đi lại, dễ dàng cho việc lấy và xếp hàng

Hiện tại, công ty chưa có kho mát và kho lạnh, các mặt hàng này công ty sẽ đặt vừa đủ để có thể bày bán bên ngoài và một ít để dự trữ vừa đủ trên nóc tủ mát, tủ lạnh Kho thường sẽ để dự trữ đồ khô, nước, sữa, bánh kẹo, đồ gia dụng cùng với nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ Cụ thể, trong kho của Công ty bao gồm các sản phẩm, công cụ: Các công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình vui chơi, tổ chức sự kiện của SKP; nguyên liệu pha chế đồ uống của TCT như cà phê, các loại rượu, cốt trái cây, các loại bột,…các gia vị để nấu đồ ăn, cùng với đó là các công cụ vật tư tiêu hao như cốc dùng 1 lần, bát dùng 1 lần các cỡ,…; cuối cùng, là các sản phẩm, hàng hóa của FFM, bao gồm: gạo, muối, dầu ăn, nước tương, gia vị các loại, sữa, nước, bánh kẹo, bim bim, đồ khô, đồ gia dụng, hóa mỹ phẩm Để hỗ trợ cho việc di chuyển hàng hóa, kho được trang bị 3 xe đẩy 4 bánh lớn, 3 xe đẩy 4 bánh nhỏ cùng 1 xe đẩy 2 bánh, đảm bảo phục vụ được việc vận chuyển đa dạng hàng hóa Còn để hỗ trợ cho việc nhận hàng, kho được trang bị 2 máy quét mã vạch để kiểm soát hàng hóa đầu vào, bên cạnh đó là cân để hỗ trợ việc nhận hàng các hàng hóa cần đánh giá trên khối lượng Đối với lao động trong kho của công ty, do quy mô còn nhỏ, nhu cầu dự trữ hàng hóa chưa nhiều, hàng hóa khi về chủ yếu được mang ra để bày bán luôn, kho chỉ để dự trữ tạm thời các mặt hàng không thể bày bán thêm ở bên ngoài nên lao động trong kho không có nhiều Kho chỉ có 1 – 2 nhân viên đảm nhận công tác nhận hàng, kiểm soát layout, hàng hóa trong kho Còn đối với việc cất hàng hay lấy hàng, sẽ do nhân viên bán hàng bên ngoài phụ trách dưới sự chỉ đạo của nhân viên kho

Do quy mô còn nhỏ, nên công ty chưa đầu tư nhiều về khoa học công nghệ trong kho mà chủ yếu là sức người Để quản lý hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, Công ty hiện đang áp dụng phần mềm Odoo – phần mềm quản lý toàn diện cho doanh nghiệp Đây là một trong những phần mềm ERP mã nguồn mở hàng đầu trên thế giới, tích hợp nhiều ứng dụng và module cơ bản như quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho, quản lý dự án… vào một phần mềm duy nhất Với phần mềm này, Công ty Auxpro có thể dễ dàng hơn trong việc kiểm soát các hoạt động trong Công ty của họ.

Thực trạng quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

2.4.1 Thực trạng tác nghiệp nhận hàng

Khác với quy trình tác nghiệp nhận hàng thông thường, tại Công ty Auxpro, hàng hóa sẽ được tiếp nhận về mặt số lượng và chất lượng cùng một lúc

Hàng hóa khi được nhà cung cấp hay bên vận chuyển thứ 3 đưa đến công ty, sẽ được nhanh chóng bốc dỡ để giải phóng phương tiện vận tải và đưa vào khu vực nhận hàng Tại Công ty Auxpro, do quy mô kho chưa lớn, nên chưa có khu vực nhận hàng riêng, hàng hóa chủ yếu sẽ được nhận ở khu vực gần cửa kho Đối với những mặt hàng tươi sống như rau, củ, quả, thịt, cá,…sẽ được nhận trực tiếp tại khu vực quầy bán hàng; những mặt hàng đông lạnh sẽ được nhận ngay tại khu vực tủ đông, tủ mát để sau khi nhận hàng xong, hàng hóa sẽ được sắp xếp ngay vào tủ để bảo quản

Hàng hóa khi đã được chuyển đến khu vực nhận hàng, nhân viên kho sẽ kiểm tra bộ chứng từ Bộ chứng từ bao gồm: Purchase Order (PO) – đơn đặt hàng của công ty, các giấy tờ của nhà cung cấp như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, giấy tờ khai hải quan (đối với hàng nhập khẩu) Nhân viên kho sẽ kiểm tra PO, PO bao gồm tên nhà cung cấp, địa chỉ, số PO, người đặt hàng, thời gian giao dự kiến, mã hàng, tên hàng, số lượng đặt, đơn giá và thành tiền PO là cơ sở để nhân viên nhận đúng hàng, đúng số lượng hàng hóa Công ty đặt Nhân viên bắt buộc nhận hàng theo PO, nếu không có PO, phải gọi lại cho nhân viên thu mua để xác nhận đơn hàng, nếu không có đơn đặt hàng thực tế, có thể dừng công việc nhận hàng

Nhân viên kho sau đó sẽ tiến hành tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hóa để xác định tổng lượng hàng hóa như số thùng, số bao, số túi,…Các hàng hóa lúc này sẽ được đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên vẹn Đánh giá bằng mắt thường bao bì bên ngoài, nếu rách, ướt, không nguyên vẹn, không đáp ứng yêu cầu nhân viên kho có quyền từ chối nhận hàng

Hàng hóa sau khi đã được tiếp nhận sơ bộ về số lượng, sẽ được tiếp nhận chi tiết về số lượng, song song với đó là tiếp nhận chất lượng Cụ thể:

- Đối với hàng tươi sống như rau, củ, quả, thịt, cá,…

Nhân viên kho sẽ tiến hành các phương pháp để xác định chi tiết số lượng hàng hóa được giao như cân, đo, đong, đếm Sau đó, nhân viên kho cùng với một nhân viên bộ phận bán hàng sẽ đồng kiểm tra chất lượng của hàng hóa được giao, xem hàng hóa có tươi, đẹp, đảm bảo chất lượng hay không Đối với mặt hàng tươi sống này là mặt hàng khá đặc thù, nên việc kiểm tra chất lượng sẽ được tiến hành trên toàn bộ đơn hàng Do cơ sở vật chất còn ít cũng như chưa có điều kiện quá nhiều về kinh tế, nên việc kiểm tra và đánh giá chất lượng được thực hiện bằng phương pháp cảm quan như nhìn, ngửi, nếm,…Sau khi đã kiểm tra chất lượng, nếu như khối lượng hàng hóa giao nhiều, sẽ cân hàng hỏng, không đảm bảo chất lượng cùng với bì bên ngoài để ra số lượng thực nhận; còn đối với hàng hóa giao khối lượng ít, sẽ tiến hành cân, đo, đong, đếm lại hàng đạt chất lượng Sau khi đã kiểm tra số lượng và chất lượng, trách nhiệm vật chất từ bên giao hàng hay nhà cung cấp sẽ được chuyển sang cho Công ty Nhân viên kho sẽ ghi số lượng hàng hóa thực tế nhận lên PO, nhận đúng hàng, đúng số lượng Sau đó, từ PO để tiến hành đối chiếu sang hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng sao cho các giấy tờ khớp nhau về mặt hàng, số lượng, ngày giao Hai bên tiến hành ký hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc phiếu xuất kho, hoặc phiếu giao hàng để chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa Chứng từ

24 hàng hóa sau đó sẽ được bàn giao cho nhân viên kho Nhân viên kho sẽ căn cứ vào chứng từ để nhập dữ liệu lên phần mềm Odoo Sau đó, chứng từ sẽ được gửi lên kế toán để tiến hành công việc thanh toán cho nhà cung cấp

- Đối với các mặt hàng khô, nước, bánh kẹo, hàng có mã vạch:

Nhân viên kho cùng một nhân viên bộ phận bán hàng sẽ tiến hành việc nhận hàng Hàng hóa sẽ được nhận về mặt vật lý và sẽ được nhân viên kho cùng lúc đó sẽ nhập lên phần mềm Odoo Dựa vào số PO mà nhà cung cấp mang đến, nhân viên kho sẽ nhập lên phần mềm, khi đó, giao diện nhận hàng sẽ hiện lên trên máy tính Nhân viên kho sẽ lấy một sản phẩm để bắn mã vạch, và hệ thống sẽ nhận diện hàng hóa đó Việc bắn mã vạch ngay lúc nhận hàng, Công ty sẽ kiểm soát được mặt hàng đó mình có đặt hay không, hay có thể kiểm soát được mặt hàng có bị thay đổi mã vạch mà mình chưa cập nhật hay không,…Nhân viên kho sẽ kiểm đếm số lượng bằng phương pháp đếm Cùng với đó nhân viên kho cùng nhân viên bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra chất lượng hàng hóa với các vấn đề về bao bì, chất lượng bên trong, hạn sử dụng để đảm bảo hàng hóa đạt đúng tiêu chuẩn chất lượng Sau đó sẽ nhập số lượng trực tiếp lên hệ thống Odoo Cứ như thế, từng mã sẽ được kiểm tra số lượng và chất lượng đồng thời cho đến khi hết đơn Nếu số lượng ít, sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng toàn bộ lô hàng, nếu số lượng nhiều, việc lấy mẫu để kiểm tra chất lượng sẽ là ngẫu nhiên nhưng phải đảm bảo mẫu đó đại diện cho chất lượng của toàn bộ lô hàng Sau khi hoàn thành, hai bên tiến hành đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng để chuyển giao quyền sở hữu Nhân viên kho sẽ lưu trữ chứng từ và gửi chứng từ lên kế toán theo ngày để kế toán tiến hành việc thanh toán cho nhà cung cấp

2.4.2 Thực trạng tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho Đối với các mặt hàng tươi sống, hàng đông lạnh, sau khi hoàn thành tác nghiệp nhận hàng, nhân viên kho sẽ bàn giao trực tiếp cho nhân viên bán hàng tại quầy để họ sắp xếp hàng hóa lên kệ luôn, do đó, các mặt hàng này không cần bảo quản tại kho Đối với các mặt hàng còn lại, sau khi nhận hàng xong, những mặt hàng nào có thể sắp xếp lên trên kệ, nhân viên bán hàng sẽ nhanh chóng xử lý các mặt hàng này Sau khi đã sắp xếp đầy đủ hàng hóa lên trên kệ bán hàng bên ngoài, các mặt hàng còn thừa hay chưa thể sắp xếp bày bán được luôn sẽ được di chuyển vào kho để lưu trữ và bảo quản tại đây Nguyên tắc dự trữ hàng trong kho mà Công ty thực hiện là lưu kho nguyên thùng, nguyên đai nguyên kiện, tức là các mặt hàng lẻ sẽ không được cất vào trong kho

Hàng hóa được cất trong kho sẽ tuân theo nguyên tắc First In First Out (FIFO), các hàng dự trữ từ trước sẽ được đẩy ra ngoài để lưu trữ những hàng mới Trong kho được chia ra thành các phần, trong đó, các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của SKP và TCT mỗi hoạt động sẽ được một dãy để dự trữ đồ của mình, còn lại là để dùng cho FFM Theo đó, hàng hóa sẽ được phân bố và chất xếp dựa trên qui mô lưu chuyển, tốc độ chu chuyển, tính liên quan trong tiêu dùng và tính chất đặc điểm của hàng hóa Cụ thể, tại kho của Công ty Auxpro, đầu tiên là dãy của SKP, các đồ thường xuyên dùng sẽ được để ở các ngăn dưới để thuận tiện cho việc cất lấy như đồ chơi cho trẻ, máy bơm bong bóng, gia vị,

25 nguyên vật liệu; đối với dãy của TCT, bát, đĩa sẽ được để ở tầng 1, đồ pha chế như rượu, sinh tố, cà phê, các loại bột, nguyên vật liệu,…sẽ được để ở tầng 2,3, ở các tầng còn lại sẽ cất các đồ vật tư tiêu hao như cốc nhựa nắp cầu, tô giấy, cốc giấy,…Cuối cùng là hàng hóa của FFM Một khu vực kệ sẽ để dành riêng cho các mặt hàng phi thực phẩm, hóa mỹ phẩm, ở kệ này, tầng 1 sẽ để các sản phẩm nặng như nước giặt, nước xả, nước rửa chén, nước lau sản; tầng 2 là các mặt hàng nhẹ hơn như nước rửa tay, kem đánh răng, đồ gia dụng thường xuyên được lấy; tầng 3 và 4 là giấy vệ sinh, giấy lau các loại,…các tầng còn lại để các đồ nhẹ mà ít lấy Còn ở khu vực kệ còn lại, sẽ được dành cho hàng hóa thuộc nhóm hàng tiêu dùng nhanh – Fast – moving Consumer Goods (FMCG) Cụ thể, tầng 1 sẽ dành cho các mặt hàng như gạo, đường, muối, nước các loại, dầu ăn, nước mắm, giấm,…; tầng 2 dành cho sữa, đồ khô, gia vị các loại; tầng 3 và 4 để dự trữ bánh kẹo và các tầng còn lại sẽ cất các mặt hàng nhẹ như bim bim, mỳ tôm,…Các hàng hóa được sắp xếp khoa học, thuận tiện, dễ lấy, đảm bảo tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí và tận dụng sức chứa của kho Công ty sử dụng 2 phương pháp chất xếp chủ yếu là phương pháp xếp trên giàn, giá, bục, tủ và phương pháp xếp hàng thành chồng Phương pháp xếp hàng thành chồng chủ yếu được sử dụng cho gạo, đường, muối đóng thành bao; còn lại các mặt hàng khác áp dụng phương pháp xếp trên giàn, giá, bục, tủ Nhân viên kho sẽ nắm chi tiết cách sắp xếp trong kho để chỉ đạo nhân viên bán hàng chất xếp hàng hóa đúng nơi và đúng quy định

Hình 2.3 Sơ đồ khu vực trong kho của Công ty Auxpro nhìn từ trên xuống

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

26 Đối với điều kiện bảo quản trong kho hàng, Công ty duy trì kho hàng luôn khô ráo, thoáng mát, với nhiệt độ duy trì quanh mức 22 – 25 độ C và độ ẩm từ 50% – 65% phù hợp với toàn bộ hàng hóa mà Công ty hướng tới dự trữ trong kho Qua đó, hàng hóa trong kho được dự trữ và bảo quan trong điều kiện tốt nhất Bên cạnh đó, Công ty cũng xây dựng và ban hàng các nội quy trong kho đối với tất cả các đối tượng từ nhân viên kho, nhân viên bán hàng, nhà cung cấp khi ra vào kho để giữ gìn một cách tốt nhất trật tự và sự an toàn trong kho hàng Trong kho hàng của Công ty trang bị đầy đủ hệ thống phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động, tạo một môi trường làm việc đảm bảo an toàn cho nhân viên cũng như đảm bảo chất lượng cho các hàng hóa, công cụ dụng cụ trong kho

Trong việc quản lý định mức hao hụt hàng hóa, tại công ty Auxpro chưa xây dưng cụ thể các biện pháp tổ chức và kỹ thuật để giảm hao hụt Do đó, chắc chắn là hiệu quả trong việc dự trữ và bảo quản hàng hóa tại kho không cao và tốn các chi phí không mong muốn

2.4.3 Thực trạng tác nghiệp phát hàng

- Phát hàng ra khỏi kho để bày bán tại FFM, để sử dụng cho các hoạt động của TCT và SKP

Hiện tại, kho hàng mà Công ty đang sở hữu chỉ để phục vụ cho việc lưu trữ tạm thời các hàng hóa, công cụ dụng cụ của Công ty Đối với hàng hóa được lấy ra để bày bán tại siêu thị FFM, việc lấy hàng ra khỏi kho là hoàn toàn tự phát và không có sự bàn giao hay chứng từ từ nhân viên kho đến cho nhân viên lấy hàng hóa, đồ đạc trong kho Đầu ra của các hàng hóa này sẽ được kiểm soát hoàn toàn qua Point of Sales (POS) – điểm thanh toán hàng hóa của Công ty khi hàng hóa ra khỏi siêu thị thông qua khách hàng Đối với các nguyên liệu và vật tư tiêu hao mà các cơ sở của Công ty cần sử dụng, chế biến, pha chế,…các sản phẩm này ngay sau khi được lấy khỏi kho sẽ được xuất qua POS tính công nợ cho các cơ sở kinh doanh để kiểm soát số lượng, sau đó, nhân viên lấy các sản phẩm này sẽ chụp ảnh hóa đơn để thông báo cho các cấp quản lý, nhân viên kho nắm được Khi đó, hóa đơn gần như được coi là một minh chứng để chứng minh hàng hóa đã lấy ra khỏi kho và sử dụng cho mục đích của Công ty Đối với các công cụ, dụng cụ, cũng giống như xuất hàng ra khỏi kho để bày tại siêu thị, khi xuất công cụ, dụng cụ ra khỏi kho cũng không có chứng từ gì để bàn giao Việc bàn giao chủ yếu được thực hiện bằng cách chụp ảnh bàn giao và đăng lên các nhóm Teams của Công ty để các bên xác nhận Các công cụ, dụng cụ khi mang ra sử dụng sẽ không được xuất qua POS Để sau này, nếu như muốn kiểm kê, nhìn trên hệ thống Odoo, ta có thể thấy được số tồn của các công cụ dụng cụ này, từ đó, đối chiếu với tồn thực trong kho cũng như sự bàn giao trên Teams giữa các bên để quy trách nhiệm khi có sự thất thoát, mất mát công cụ, dụng cụ

- Phát hàng ra khỏi kho để trả về cho nhà cung cấp

Khi hàng hóa có dấu hiệu cận hạn sử dụng, hư hỏng, không còn đảm bảo chất lượng, theo điều khoản trong hợp đồng mua bán, một số nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cho Công ty để thu hồi các mặt hàng này Cụ thể, khi có nhà cung cấp đến thu hồi hàng hóa, nhân viên kho sẽ tạo phiếu trả hàng theo mẫu của Công ty đã tạo Trên phiếu trả hàng sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin: ngày, tháng, năm; tên nhà cung cấp; mã vạch; tên hàng hóa; số lượng; ghi chú (nếu có); và chữ kỹ xác nhận của bên giao và bên nhận Sau khi đã làm phiếu trả hàng và các bên xác nhận, nhà cung cấp sẽ cầm phiếu trả hàng cùng hàng hóa ra khỏi siêu thị cùng với sự giám sát của nhân viên kho Sau đó, nhân viên kho sẽ gửi phiếu lên kế toán để kế toán làm xuất trả trên phần mềm Odoo

Đánh giá quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

Công ty đã áp dụng công nghệ vào quy trình tác nghiệp kho hàng của mình, cụ thể là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện Odoo Với việc sử dụng công nghệ quét mã vạch ngay khi nhận hàng, Công ty có thể dễ dàng kiểm soát được hàng hóa đầu vào Kiểm soát xem hàng hóa đó Công ty có đặt không, các thông tin về hàng hóa đã chính xác chưa bao gồm tên, mã vạch Hơn nữa, công ty có thể kiểm soát được hạn sử dụng của sản phẩm khi tất cả các hàng hóa đầu vào có hạn sử dụng đều sẽ được kiểm soát và nhập lên hệ thống ngay thời điểm nhận hàng Từ đó, giúp Công ty gia tăng trải nghiệm của khách hàng, tránh để khách hàng gặp phải những tình huống không mong muốn, mất thời gian Việc áp dụng công nghệ thông tin này cũng giúp giảm được sức người, tính toán có độ chính xác cao hơn, lưu trữ dữ liệu thông kinh và dễ dàng kiểm soát, lưu trữ hơn

Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa luồng thông tin từ bộ phận này đến bộ phận khác để quy trình tác nghiệp kho diễn ra một cách thông suốt Luồng thông tin được trao đổi giữa các bộ phận này rất là quan trọng, nó quyết định đến cách tính chính xác để lên kế hoạch, tổ chức và triển khai các công đoạn trong quy trình tác nghiệp kho

Việc ghi chép, nhập liệu đầy đủ ngày từ lúc nhận hàng giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu trở lên dễ dàng, hạch toán chính xác lượng tồn kho để phối hợp nhịp nhàng các hoạt động

Với việc yêu cầu nhà cung cấp khi giao hàng phải mang theo đơn đặt hàng và bắt buộc nhân viên phải nhận theo đơn đặt hàng hoặc sự xác nhận của nhân viên thu mua, Công ty sẽ tránh được việc nhận những mặt hàng không mong muốn

Tiếp nhận số lượng và chất lượng được diễn ra cùng lúc, giúp Công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí trong công đoạn nhận hàng của mình

Trong kho hàng, Công ty đã quy hoạch được các khu vực dự trữ đối với từng loại nhóm hàng riêng Hàng hóa, giá kệ được chất xếp khoa học, hợp lý thuận tiện cho các công việc trong kho, bảo đảm an toàn cho con người, hàng hóa và phương tiện

Kho hàng của Công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản giúp duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho ở mức tốt nhất, giúp cho chất lượng hàng hóa khi bảo quản, lưu trữ trong kho được đảm bảo

Công ty chưa có được một quy trình tác nghiệp kho chuẩn, hoàn chỉnh, chặt chẽ

Do đó, hiệu quả trong quá trình điều hành, kiểm tra, giám sát chưa được cao, thỉnh thoảng phát sinh vấn đề và một số chi phí không mong muốn

Công ty chưa có được một khu vực riêng để nhận hàng, việc nhận hàng chủ yếu diễn ra ngoài sàn siêu thị, điều này gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng, đòi hỏi nhân viên phải giải phóng hàng cách nhanh chóng

Có sự phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân riêng biệt, tuy nhiên vẫn còn xảy ra hiện tượng nhân viên không làm đúng nhiệm vụ được phân công, làm sai quy trình dẫn đến sai sót trong quá trình tác nghiệp kho hàng

Chưa có sự bàn giao hay chứng từ rõ ràng khi đưa hàng vào kho hay đưa hàng ra khỏi kho trong nội bộ, cũng như chưa được kiểm soát chặt chẽ, việc lấy hàng ra khỏi kho là hoàn toàn tự phát khi nhân viên bán hàng có nhu cầu bày tiếp hàng hóa đã hết, dẫn đến khi có sự cố hoặc sai sót, thất thoát xảy ra, việc truy cứu cách nhiệm lúc này trở nên khó khăn

Kỹ thuật công nghệ để hỗ trợ cho quá trình xếp dỡ hàng hóa chưa có, hoàn toàn là sử dụng sức người, nên hiệu quả lao động chưa được cao

Do diện tích kho không được lớn, nên khi vào các đợt cao điểm, hàng hóa về nhiều, để tiết kiệm không gian nên các mặt hàng được chất lên cao, đôi khi còn xáo trộn các khu vực đã sắp xếp sẵn trong kho, gây ra khó khăn khi tìm và lấy hàng, không đảm bảo an toàn cho nhân viên

Công ty chưa có các biện pháp tổ chức và kỹ thuật nhằm giảm hao hụt cho hàng hóa trong quá trình bảo quản, lưu trữ trong kho hàng dẫn đến sự chênh lệch giữa các đợt kiểm kê hàng hóa định kỳ của Công ty

2.5.3 Nguyên nhân của hạn chế

Công ty Auxpro là một công ty mới chuyển sang kinh doanh đa ngành nghề và đặc biệt là ngành siêu thị bán lẻ chưa được lâu, do đó, kinh nghiệm trong quản trị kho hàng còn ít, nên Công ty chưa xây dựng được một quy trình chuẩn, chặt chẽ và hoàn thiện

ĐỊNH HƯỚNG KINH DOANH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI AUXPRO

Dự báo xu hướng phát triển của nhà kho và định hướng kinh doanh của Công

ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro tới năm 2025

3.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của nhà kho

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng thay đổi theo hướng tự động hoá, hiện đại hóa Cùng với sự tiến bộ và phát triển vượt bậc của công nghệ trên thế giới trong tất cả lĩnh vực và nói riêng là lĩnh vực logistics và kho hàng, máy móc đang dần thay thế các lao động thủ công Các công ty ở mọi ngành nghề đều chịu áp lực phải nâng cao hiệu quả hoạt động để đạt được lợi thế cạnh tranh và tránh bị loại bỏ khỏi thị trường Và nhà kho tự động ra đời để đáp ứng yêu cầu giảm nhẹ sức lao động, nâng cao năng suất, đẩy nhanh tốc độ vận động qua kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.Sử dụng nhà kho tự động giúp khắc phục những hạn chế về thể lực của con người khi thực hiện các công việc thủ công trong kho, đồng thời, giúp thích nghi với các phương pháp dự trữ mới trong chuỗi cung ứng tốc độ cao, về lâu dài cùng quy mô doanh nghiệp tăng sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tạo cho doanh nghiệp một năng lực cạnh tranh ở kho hàng của mình

Trên thế giới, các hệ thống tự động khác nhau đã trở nên vô cùng phổ biến, khái niệm tự động hóa kho hàng đã không còn xa lạ, mới mẻ gì trên thế giới Nó đang ngày càng được áp dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp trên toàn thế giới để tập trung vào hiệu quả, bắt kịp nhu cầu của thị trường cũng như của người tiêu dùng Ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Ý,…nhu cầu về tốc độ xuất nhập cao, cùng với đó là yêu cầu sự quản lý và giảm thiểu sức lao động trong môi trường khắc nghiệp của nhà kho, các nhà kho tự động đã xuất hiện đầu tiên tại đây Với những ưu điểm vượt trội so với nhà kho truyền thống, kho tự động hóa được đánh giá tối ưu hơn nhiều:

- Mật độ lưu trữ cao: việc tận dụng được chiều cao của nhà kho, cũng như đường đi chỉ dành cho robot nên không cần quá rộng, diện tích để lưu trữ hàng hóa sẽ lớn hơn Cùng khả năng lưu trữ, so sánh với các giải pháp khác thì tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp

- Tốc độ xuất nhập cao Hàng hóa trong kho được luân chuyển liên tục, giảm thiểu tối đa thời gian đọng ở trong kho của hàng hóa

- Quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả hơn nhờ phần mềm quản lý kho kết hợp với công nghệ quét mã vạch, thẻ từ Qua đó, giúp giảm chi phí quản lý và nhân công, nhưng vẫn kiểm soát được hàng hóa trong kho một cách hiệu quả Đó là lý do các doanh nghiệp trên thế giới đang hướng tới áp dụng các giải pháp nhà kho tự động để nâng cao năng lực cạnh tranh của mình

32 Đặc biệt, trong ngành kinh doanh bán lẻ nằm trong các mảng kinh doanh mà Công ty Auxpro đang thực hiện, nhà kho chính là trái tim của chuỗi cung ứng hiện đại ngành này Cùng với áp dụng công nghệ tự động hóa vào nhà kho, hoạt động quản trị kho hàng từ đó sẽ có sự chuyển biến lớn và cũng cần nâng cao, hoàn thiện hơn Các công ty cần quan tâm nhiều hơn nếu muốn phát triển và không bị loại bỏ khỏi thị trường

3.1.2 Định hướng kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro tới năm 2025 Đến năm 2025, Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro đang hướng đến tập trung vào kinh doanh ngành siêu thị bán lẻ với định hướng mở rộng quy mô, dự định sẽ mở thêm cơ sở siêu thị mới ở Thái Hà (Hà Nội) và một cơ sở khác trong thành phố Hồ Chí Minh Để đáp ứng việc này thì kho của Công ty đang hướng tới sẽ mở một kho trung tâm để thực hiện công tác nhận hàng, dữ trữ từ các nhà cung cấp cho các cơ sở kinh doanh của Công ty và nhà kho hiện tại sẽ chỉ phục vụ nhu cầu dự trữ hàng hóa tạm thời Trong thời gian tới đây, Công ty sẽ quan tâm nhiều đến tình trạng hàng hóa thiếu hụt, hỏng hóc để tỷ lệ này giảm đi Công ty đang hướng tới việc hoàn thiện công tác quản trị kho hàng để giảm thiệt hại cũng như chi phí vận hành, qua đó giảm giá thành sản phẩm, tạo cho Công ty một lợi thế cạnh tranh Đồng thời, trong tương lai khi có thêm nhà kho trung tâm và lao động trong nhà kho được tuyển nhiều hơn, Công ty dự định tổ chức đào tọa nghiệp vụ, kiểm tra sát hạch đối với từng bộ phận để nâng cao năng lực làm việc Để hòa nhập với sự phát triển của công nghệ, Công ty cũng dần hướng tới việc áp dụng công nghệ tự động hóa nhà kho Khoa học công nghệ trên thế giới phát triển, đặc biệt trong lĩnh vực logistics và nhà kho, lao động chân tay đang dần bị thay thế bởi máy móc Những giới hạn về thể lực con người khi thực hiện các tác nghiệp bốc dỡ, chất xếp thủ công được khắc phục Để hướng tới giảm nhẹ sức lao động nhưng vẫn nâng cao năng suất cùng gia tăng tốc độ hàng hóa qua kho, Công ty hướng tới một nhà kho tự động hóa Giúp thích nghi với phương pháp dự trữ mới trên thế giới trong chuỗi cung ứng tốc độ cao, đồng thời, về lâu dài, Công ty có thể tiết kiệm được nhiều chi phí, tạo năng lực cạnh tranh cho nhà kho

Cũng để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô nhà kho, một việc cần thiết Công ty cần thực hiện đó là đầu tư thêm các thiết bị trong kho như khung kệ, công cụ nâng hạ, pallet, thiết bị vệ sinh,…để hoàn thiện hơn nghiệp vụ trong kho

3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tác nghiệp nhận hàng

Tác nghiệp nhận hàng có thể được coi là một nội dung quan trọng trong toàn bộ quy trình tác nghiệp kho hàng Để một quy trình tác nghiệp kho hàng diễn ra một cách hiệu quả, thì trước tiên cần xây dựng được một quy trình nhận hàng với thời gian thấp nhất, hiệu quả cao nhất và vận hành được quy trình đó Là một công ty bước chân vào lĩnh vực kinh doanh đa ngành nghề đặc biệt là ngành siêu thị bán lẻ chưa được lâu, nên Công ty Auxpro vẫn đang cố gắng ngày càng hoàn thiện quy trình của họ Một số giải pháp có thể đề xuất cho Công ty Auxpro để hoàn thiện tác nghiệp nhận hàng như:

Ngay khi có đơn đặt hàng, cần xây dựng kế hoạch nhận hàng một cách chi tiết Ngay từ khâu lên đơn đặt hàng, bộ phận thu mua cần phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để thống nhất về các mã hàng, số lượng hàng hóa trên đơn Hạn chế một cách tối đa các sai sót, một số vấn đề như hàng không có trong đơn đặt hàng nhưng nhà cung cấp xuất trên hóa đơn, hàng thay đổi mã vạch, số lượng hàng giao đến bị vượt so với PO do quy cách của sản phẩm hay do lỗi của nhà cung cấp,…Nếu có các sai sót này, thông báo sớm với nhân viên kho để họ có các phương án xử lý luôn, tránh trường hợp hàng giao đến nhưng phải gọi điện thoại lại rất mất thời gian thực hiện Khi nhận thông tin hàng về, tùy vào khối lượng của đơn hàng mà nhân viên kho sẽ bố trí các thiết bị, máy móc hỗ trợ như xe đẩy, xe kéo để di chuyển hàng hóa; sắp xếp vị trí lưu kho cho hàng hóa mới về, chuẩn bị pallet, khu vực để hàng sẵn cho hàng hóa Đối với các mặt hàng tươi sống như rau, củ, quả, thịt, cá,…khi nhận hàng, bên cạnh công việc của nhân viên kho là tiếp nhận về số lượng và chất lượng theo nghiệp vụ của họ, thì cần có một nhân viên bên ngành hàng cũng cộng tác để kiểm tra chất lượng của hàng hóa Những người này thuộc bên ngành hàng nên họ sẽ có chuyên môn cao hơn trong việc kiểm tra chất lượng của các mặt hàng này Qua đó, giảm rủi ro cho Công ty, tránh phải nhận những hàng hóa kém chất lượng, không đảm bảo tươi sống, đồng thời cũng giảm bớt trách nhiệm của nhân viên kho hàng

Sau khi tiếp nhận hàng hóa xong từ nhà cung cấp, do chưa có một không gian riêng để nhận hàng nên việc nhận hàng đang diễn ra tại sàn siêu thị FFM, gây cản trở đến trải nghiệm của khách hàng, từ đó, đặt ra yêu cầu nhân viên kho cần bố trí nhân lực từ trước để nhanh chóng giải phóng hàng hóa sau khi nhận hàng xong Tránh để hàng quá nhiều, gây ùn tắc trong siêu thị Chẳng hạn như thời gian Tết vừa rồi, hàng hóa về nhiều, nhân viên thu mua cũng không thông báo kế hoạch trước, nhiều nhà cung cấp giao hàng cùng lúc, dẫn đến hàng hóa dàn hàng ngoài siêu thị, Công ty phải huy động nhân viên để xử lý, gây ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của Công ty cũng như trải nghiệm của khách hàng

Chứng từ sau khi đã tập hợp đủ và gửi lên bộ phận kế toán, bộ phận kho và bộ phận kế toán cần nhanh chóng đối chiếu, xác nhận, sửa chữa các vấn đề sai sót càng sớm càng tốt Vừa đảm bảo số liệu trên hệ thống được chính xác, vừa tránh được tình trạng khi có sai sót nhưng phải một thời gian sau mới phát hiện ra, khi đó, trí nhớ về các sai sót có thể không có nhiều, dẫn đến mất nhiều thời gian

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho

Hiện nay, quá trình đưa hàng hóa vào kho để dự trữ, bảo quản tại Công ty Auxpro như đã nói ở phần thực trạng, nó chỉ diễn ra một cách tự phát, chưa có sự bàn giao, sắp xếp, nên khi xảy ra vấn đề hao hụt, trách nhiệm chưa biết quy cho ai Do đó, sau khi nhận hàng xong, tuy mất thời gian hơn hiện tại một chút nhưng không mất quá nhiều, lại đảm bảo được trách nhiệm liên quan đến hàng hóa, hàng hóa sau khi về nên được đưa cả vào trong kho, sau đó nhân viên kho có thể điều phối nhân viên ngành hàng để sắp xếp hàng hóa vào đúng khu vực của hàng hóa đó còn những hàng hóa có thể bày lên kệ bên ngoài sàn luôn thì sẽ có sự bàn giao ở tác nghiệp phát hàng Khi đó, khi hàng hóa đã vào kho, thì trách nhiệm sẽ quy về một bộ phận quản lý, đó là bộ phận kho hàng

Công ty cần tính toán cách chính xác diện tích bảo quản, xác định quy mô hàng hóa nhập kho cũng như trên một đơn vị diện tích có thể chứa được bao nhiêu hàng hóa để xác định được diện tích cần thiết khi lưu trữ và bảo quản hàng hóa

Mỗi khu vực hàng hóa, sản phẩm, công cụ, dụng cụ được phân chia, Công ty có thể tiến hành gắn thẻ số thứ tự cho từng khu vực khoang kệ, qua đó, có thể dễ dàng kiểm soát các khu vực của từng loại hàng hóa Số thứ tự các khoang kệ trong kho sẽ được quy ước chung bằng cách ghép các chữ cái và số Các tầng được đánh dấu theo thứ tự từ tầng 1 lên theo bảng chữ cái, các khoang được đánh dấu từ cửa ra vào theo chiều kim đồng hồ và xoắn vào kệ giữa theo các chữ số Ví dụ, khi bước vào kho, khoang ở tầng 1 bên trái cửa ra vào sẽ được đánh dấu là A – 1 Công ty cần dự tính các vị trí để tiến hành chất xếp hàng hóa, sau khi đã đưa hàng hóa vào vị trí của nó, đánh dấu vị trí phân bố hàng hóa trên sơ đồ quy hoạch Điều này giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình chất xếp, đồng thời cũng giúp cho hàng hóa, sản phẩm, công cụ được bố trí một cách khoa học, đúng vị trí

Hàng hóa trong kho nên được chất xếp theo nguyên tắc bày bán hàng ngoài siêu thị, tức là mỗi hàng hóa, công cụ dụng cụ phải được nhìn thấy mặt, ai nhìn vào cũng có thể định hình ra đó là gì Từ đó, hàng hóa luôn trong trạng thái sẵn sàng được lấy để mang ra dùng cho các mục đích khác nhau của Công ty Tránh tình trạng phải bới, lật, bê ra, xếp vào rất mất thời gian

Một số kiến nghị

Đối với hoạt động logistics nói chung và hoạt động kho hàng nói riêng, Nhà nước cần có sự quản lý chặt chẽ để tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh Tốc độ tăng trường ngành logistics tại Việt Nam đang có xu hướng tăng cao, đi cùng với tốc độ tăng trưởng nhanh đó, vai trò định hướng và hỗ trợ của Nhà nước là cực kỳ quan trọng Nếu các doanh nghiệp có thể được Nhà nước hỗ trợ cho thuê đất với giá ưu đãi dài hạn, họ sẽ bớt được kha khá chi phí đầu tư, qua đó giảm chi phí nhưng vẫn nâng cao chất lượng dịch vụ, có thể cạnh tranh được với các công ty nước ngoài

Công ty cũng đang gặp phải vấn đề trong quản trị kho hàng, các cửa hàng bán lẻ vật lý ngày nay vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề cần giải quyết như hàng tồn kho hết hạn, tốn nhiều thời gian thực hiện các tác nghiệp trong kho, hàng hỏng hóc, trầy xước do các tác nghiệp gây ra, thiếu đầu tư cho cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như đào tạo nhân lực kho ban đầu Ban giám đốc và các phòng ban cần quan tâm đến vấn đề này nhiều hơn để cải thiện công tác quản trị kho hàng nói chung và quy trình tác nghiệp kho hàng nói riêng cho Công ty để tạo được lợi thế cạnh tranh cho sự phát triển của Công ty trên thị trường Đối với việc phát triển cơ sở hạ tầng giao thông, Việt Nam là một đất nước đang trong thời kỳ hội nhập, nên để thu hút được đầu tư nước ngoài thì cơ sở hạ tầng giao thông khá là quan trọng Điều này giúp tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước có thể vươn mình ra với thế giới Qua đó, đòi hỏi Nhà nước, cụ thể là Bộ Giao thông Vận tải, Bộ

Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính chú trọng vào đầu tư, xây dựng một cơ sở hạ tầng giao thông hiện đại, khoa học.

Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Auxpro, em có đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hơn quy trình tác nghiệp kho hàng của Công ty và đã được áp dụng, cụ thể:

- Đề xuất dành riêng một khoang cho các hàng chờ xử lý, không còn khả năng bày bán cho khách hàng hay sử dụng

Nhận thấy việc nhân viên chưa biết để các hàng lỗi, hỏng, không đảm bảo chất lượng ở khu vực nào, mà mới chỉ cho vào một khu tự phát, không có quản lý để đưa ra phương án xử lý kịp thời dẫn đến phải hủy Em đã đề xuất một khoang để chứa những loại hàng này Các mặt hàng trong khoang này hằng ngày sẽ được cập nhật trên Smartsheet

37 về hướng xử lý của chúng bao gồm đổi trả, bó khuyến mại, xuất hủy Việc đưa ra hướng xử lý và thực hiện được diễn ra thường xuyên, đảm bảo các hàng này chỉ ở trong một khoang và không bị lấn sang khoang khác

- Bổ sung số vào phiếu trả hàng

Nhận thấy phiếu trả hàng không có số để phân biệt giữa các phiếu với nhau, nên đôi khi, có thể xảy ra sự nhầm lẫn, thiếu sót Do đó, em đã đề xuất cho thêm thông tin là số phiếu vào phiếu trả hàng để dễ dàng quản lý các đơn trả hàng