Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt NamQuản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt Nam
TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Ngành thiết bị máy móc công nghiệp hiện đại cao là lĩnh vực đòi hỏi sự an toàn và chính xác cao nhất đối với các sản phẩm Chính vì vậy việc vận chuyển, nhận hàng thiết bị máy móc này cần phải được thực hiện nghiêm chỉnh, đảm bảo chất lượng và an toàn tuyệt đối trong xuyên suốt quá trình Với tính chất đặc thù là hàng to lớn và nặng nên việc vận chuyển bằng đường hàng không là rất khó nên vì thế vận chuyển bằng đường biển được xem là phương thức vận chuyển tối ưu đối với mặt hàng này
Việc nhập khẩu hàng hóa nói chung và nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản nói riêng là một quy trình phức tạp và nhiều công đoạn, từ khâu chuẩn bị giấy tờ, thủ tục hải quan, đóng gói, vận chuyển đến việc nhận hàng và kiểm tra chất lượng Trong quá trình này, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra, như hàng hoá bị hư hỏng, mất hàng, giấy tờ không khớp, hay thậm chí là hàng giả, hàng nhái Chính vì thế, quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản là rất quan trọng để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả cho công ty
Công ty Cổ phần ASIN Việt Nam với hơn một thập kỉ hoạt động đã phát triển mạnh mẽ và cõ chỗ đứng trên thị trường nhập khẩu và phân phối các thiết bị và máy móc công nghiệp chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của thị trường đang phát triển nhanh chóng tại Việt Nam Chính vì thế công ty đã có bề dày kinh nghiệm đối với hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại công ty, bản thân em nhận thấy công ty vẫn còn một số tồn tại và chưa thực sự kiểm soát chặt chẽ trong quá trình quản trị rủi ro đối với quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản Điều nay là một trong những nguyên nhân tác động xấu đến đà phát triển của doanh nghiệp
Vì vậy, trên tinh thần đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp em thấy rằng việc nghiên cứu “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam tại Hà Nội” là điều cực kì cần thiết.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
ThS Nguyễn Liên Hương (2011) đã tiến hành nghiên cứu về “Vấn đề rủi ro và các biện pháp quản trị rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng” Bài nghiên cứu này bao gồm tổng quan về quản trị rủi ro và xu hướng của nó, cũng như hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về rủi ro trong sản xuất kinh doanh nói chung và sản xuất kinh doanh xây dựng nói riêng
Th.S Vũ Quốc Bảo (2021) “Quản lý rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ hải quan” Nội dung bài nghiên cứu đã nêu ra các khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất và nội dung quản trị rủi ro Tuy nhiên bài nghiên cứu chỉ tập trung vào những vấn đề cơ bản trong nghiệp vụ hải quan
Nguyễn Thị Thanh Xuân (2011), “Quản trị rủi ro trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy in từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Hồng Lực”, Trường Đại học Thương Mại Đề tài đã nêu được quy trình thực hiện hợp đồng và phân tích những rủi ro gặp phải trong quá trình NK máy in từ Trung Quốc của Công ty Từ đó đề xuất những giải pháp giúp Công ty hoàn thiện hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình thực hiện hợp đồng NK Tuy nhiên các giải pháp này vẫn còn chung chung, chưa giải quyết được các rủi ro mà Công ty gặp phải
Th.s Hạ Thị Thu Hải (2014), “Quản trị rủi ro trong xuất khẩu hàng hóa” Luận văn tập trung và làm rõ vấn đề chính trong quản trị rủi ro trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa đồng thời phân tích thực trạng quản trị rủi ro đối với hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp để đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống quản trị rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp ở Việt Nam
Tác giả Chung Ngọc Khánh (2018)“Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu tại công ty cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam - chi nhánh Hải Phòng”, Đại học Dân Lập Hải Phòng Luận văn đã hệ thống hóa được những lý luận cơ bản, phân tích được thực trạng công tác quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đưa ra một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tại chi nhánh công ty Tuy nhiên, bài luận văn mới chỉ dừng ở việc nghiên cứu tổng quát hoạt động giao nhận bao gồm cả xuất và nhập khẩu mà chưa đi sâu vào một hoạt động thế mạnh cụ thể của công ty.
Mục đích nghiên cứu
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là nhằm nâng cao kiến thức tầm hiểu biết của bản thân về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu Phân tích cụ thể, đánh giá về thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty Cổ phần Asin Việt Nam
Dựa trên kết quả của nghiên cứu, phân tích chuyên sâu về thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần Asin Việt Nam Từ đó đánh giá lại hiệu quả làm việc và đề ra các giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu cảu công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Bài khóa luận tập trung nghiên cứu quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi thời gian: Từ năm 2021 đến năm 2023 của Công ty cổ phần Asin Việt
Phạm vi không gian: Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp
Thông qua phương pháp quan sát và tổng kết thực tiễn được thực hiện trong quá trình thực tập tại công ty, qua đó nắm bắt được một cách đầy đủ về thông tin công ty, các lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty và các nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề này
- Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong bài khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ nguồn dữ liệu nội bộ Công ty CP Asin Việt Nam như: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo tài chính; báo cáo của phòng kế toán trong giai đoạn từ 2021 - 2023 Bên cạnh đó, dữ liệu còn được thu thập từ việc phỏng vấn 10 thành viên trong công ty (Ban lãnh đạo và nhân viên công ty)
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê được sử dụng để thu thập, phân loại thông tin, số liệu, nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Từ đó đánh giá về thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty CP Asin VN
- Phương pháp phân tích, so sánh:
Phân tích các số liệu, thông tin từ những tài liệu nội bộ của công ty để nghiên cứu, so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các số liệu thống kê Qua đó đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty CP Asin Việt Nam góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này
Phương pháp được sử dụng để phân tích và đưa ra các nhận xét đánh giá về thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần Asin Việt Nam.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được kết cấu thành 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Chương 3: Thực trạng về quản trị rủi ro trong quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TỪ NHẬT BẢN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nhận hàng nhập khẩu
• Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là dịch vụ liên quan đến vận chuyển và làm các thủ tục để tiến hành nhập khẩu hàng hóa thông qua phương thức vận chuyển đường biển Dịch vụ này có thể bao gồm nhiều bước khác nhau tùy thuộc vào điều kiện giao hàng mà người mua và người bán đã thỏa thuận trong hợp đồng Thông thường, nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là dịch vụ liên quan đến vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, làm thủ tục hải quan để tiến hành nhập khẩu hàng hóa bằng phương thức vận chuyển đường biển
• Nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không là quá trình tiếp nhận hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác thông qua đường hàng không Trong quá trình này, hàng hóa được vận chuyển bằng máy bay và được kiểm tra tại cảng hàng không để đảm bảo tính an toàn và chất lượng của sản phẩm
Quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không thường bao gồm các bước: Thủ tục hải quan; Vận chuyển hàng hóa; Xử lý hàng hóa tại cảng hàng không; Thanh toán chi phí; Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhận Quá trình nhận hàng này là một phần quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, kỹ năng và kinh nghiệm của các đơn vị và cá nhân liên quan
2.1.2 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro và tổn thất
2.1.2.1 Khái niệm về nguy cơ
“Nguy cơ là một nguồn, một tình huống hoặc một hành động có tiềm năng gây ra tổn hại đối với con người, như tổn thường hay tác hại sức khỏe hoặc kết hợp cả hai tổn hại trên” (Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301-1:2008)
2.1.2.2 Khái niệm về rủi ro
“Rủi ro là những sự kiện bất ngờ ngoài mong đợi của con người và gây ra những thiệt hại cho các hoạt động của con người Mặc dù rủi ro là sự kiện khách quan, nhưng con người lại hoàn toàn có thể kiểm soát được rủi ro ở những mức độ khác nhau, từ đó có những biện pháp hạn chế tối đa những tổn thất rủi ro mang đến” (PGS.TS Doãn Kế
Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 334)
Khi nói đến rủi ro chúng ta cần lưu ý những vấn đề quan trọng như sau:
- Thứ nhất, rủi ro là sự kiện bất ngờ đã xảy ra: Bất ngờ ở đây là con người không thể lường trước được, nó có thể xuất hiện ở một thời điểm bất kì nào đó trong tương lai và ở bất cứ nơi đâu Mọi rủi ro đều là bất ngờ
- Thứ hai, rủi ro là những sự cố gây ra tổn thất: Mọi rủi ro xảy ra đều sẽ để lại những hậu quả nhưng tổn thất đó có thể không đáng kể hoặc tổn thất gián tiếp
- Thứ ba, rủi ro là sự kiện ngoài mong đợi: Rủi ro có tính khó lường trước, tính khách quan và loại bỏ các ý đồ chủ quan của chủ thể tham gia các hoạt động.
Ba vấn đề này được coi là ba điều kiện của rủi ro Hay một sự kiện được coi là rủi ro nếu thỏa mãn đồng thời ba điều kiện trên Mục đích của việc nghiên cứu rủi ro là hạn chế những thiệt hại, tổn thất cho các đối tượng có liên quan
2.1.2.3 Khái niệm về tổn thất
“Tổn thất là những thiệt hại, mất mát về tài sản, cơ hội mất hưởng về con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp của họ do những nguyên nhân từ các rủi ro gây ra” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 336)
Tổn thất có thể là hữu hình (tổn thất tài sản, con người, sức khỏe) và cũng có thể là vô hình (tinh thần, đe dọa sự nghiệp ) Tổn thất vô hình hoàn toàn có thể đo lường và quy đổi ra thành tiền, và trong nhiều trường hợp tổn thất vô hình còn lớn hơn cả tổn thất hữu hình
Trong hoạt động thương mại quốc tế, thường người ta chỉ đề cập đến những tổn thất hữu hình Rủi ro và tổn thất là hai phạm trù khác nhau cùng phản ánh một sự kiện không may xảy ra, nhưng có mối quan hệ nhân quả, theo đó rủi ro là nguyên nhân còn tổn thất là hậu quả Rủi ro phản ánh về mặt chất của sự kiện, bao gồm nguyên nhân, mức độ tính chất nguy hiểm còn tổn thất phản ánh về mặt lượng của sự kiện bao gồm mức độ thiệt hại, mất mát về vật chất và tinh thần có nguyên nhân từ rủi ro gây ra, qua đó thấy được mức độ nghiêm trọng của sự kiện
2.1.3 Khái niệm về quản trị rủi ro
Khái niệm quản trị rủi ro “Quản trị rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích (bao gồm cả đo lường và đánh giá) rủi ro, xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm soát, tài trợ để khắc phục các hậu quả của rủi ro” (PGS.TS Trần Hùng, 2017, Giáo trình quản trị rủi ro, Trang 28) Mục tiêu của quản trị rủi ro là tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực thông qua việc tối thiểu hóa những thiệt hại do rủi ro gây ra và khai thác những cơ hội từ rủi ro
“Quản trị rủi ro trong tác nghiệp thương mại quốc tế là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận dạng, đánh giá, đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro trong quá trình tiến hành các tác nghiệp thương mại quốc tế” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 375)
Như vậy quản trị rủi ro trong tác nghiệp thương mại quốc tế không chỉ đơn thuần là nhận dạng được rủi ro mà quan trọng hơn là phải đánh giá được mức độ nguy hiểm của rủi ro và đưa ra các biện pháp hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến trong từng tác nghiệp của chuỗi tác nghiệp thương mại quốc tế
2.1.4 Khái niệm về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu
Cơ sở lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu
2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, nhận yêu cầu khách hàng
Phòng kinh doanh tìm kiếm và nhận yêu cầu đặt hàng từ nhiều nguồn ( trang web của công ty, hội thảo, khách hàng giới thiệu, ), thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Tên hàng, số lượng , HS Code, điều kiện giao hàng, POD, POL,… và thông chi chi tiết về bao gói hàng hóa, thông tin về tuyến đường
- Bước 2: Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến
Nhân viên Sales sẽ gửi thông tin cho phòng Agent - Pricing, sau đó bộ phận này sẽ làm việc với các coloader hoặc hãng tàu dựa trên bảng khai chi tiết hàng hoá (tên hàng, số cân, số kiện…) để xin giá cước và lịch tàu dự kiến Bộ phận kinh doanh và bộ phận Agent - Pricing sẽ cùng phối hợp lựa chọn phương án vận chuyển, lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng
- Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ từ người xuất khẩu
Người giao nhận sẽ nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng từ, kiểm tra đối chiếu với vận đơn Nếu có điểm khác biệt thì sẽ báo ngay với đại lý và yêu cầu họ kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa bill để nộp Manifest Lúc này nhân viên sẽ hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho việc nhập hàng
- Bước 4: Nhận thông báo hàng đến (A/N) và khai hải quan
Trước ngày tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival Note), trên A/N thường có thông báo số cước và các loại Local charges phải nộp Kiểm tra xem tiền cước có khớp với Pre-alert hay không Gửi A/N đến cho khách hàng, công ty giao nhận sẽ lên tờ khai nháp và đăng ký cơ quan chuyên ngành nếu cần Khách hàng sẽ kiểm tra lại thông tin trên tờ khai nếu không có vấn đề gì thông báo lại cho người giao nhận rồi sẽ khai và gửi khách hàng tờ khai chính thức
- Bước 5: Thông quan hàng hóa
Sau khi tàu cập cảng nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, Sau khi nhận được bộ chứng bản gốc bản cứng và có tờ khai chính thức bộ phận hiện trường tiến hành nộp hồ sơ thông quan hàng hóa Khách hàng có trách nhiệm đóng thuế và hàng hóa sẽ được thông quan Nếu trong quá trình thông quan hàng hóa bị phân vào luồng đỏ thì cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra hàng hóa Tiến hàng kiểm nghiệm, giám định nếu cần và lấy giấy chứng nhận hoặc biên bản thích hợp
- Bước 6: Thực hiện lấy hàng và giao hàng cho khách
Sau khi thông quan bộ phận chứng từ sẽ thông báo cho khách hàng về lịch giao hàng, các thông tin về xe giao hàng về kho của khách Hàng sẽ được vận chuyển đến kho cho khách như theo như thông báo Quá trình này sẽ có sự kiểm tra và giám sát trực tiếp của bộ phận hiện trường
- Bước 7: Thực hiện quyết toán chi phí
Sau khi hàng hóa đã rời cảng bộ phận kế toán sẽ tiến hành lên các debit các chi phí để khách hành kiểm tra xác nhận và xuất hóa đơn rồi tổng kết kết công nợ Dựa theo hợp đồng khách hành sẽ tiến hành thanh toán
- Bước 8: Lưu trữ hồ sơ
Sau khi kết thúc thủ tục nhận hàng nhập khẩu và quyết toán chi phí thì công ty sẽ lưu lại hồ sơ để tiện theo dõi sau này
2.2.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu của khách hàng
Sau khi tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu của khách hàng, bên làm dịch vụ giao nhận cần phải nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải Cụ thể, phải kiểm tra thông tin về lô hàng, ngày giờ xuất bến của phương tiện vận chuyển, hãng vận tải và một số yêu cầu khác
Sau đó, yêu cầu khách hàng gửi một số giấy tờ chính, bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); Hợp đồng thương mại (Sale contract); Bill of lading; Packing list
Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ chứng từ
- Nhân viên phòng giao nhận sau khi nhận bộ hồ sơ gốc cần photo các chứng từ này ra nhiều bản để phục vụ cho công việc lúc cần thiết, đối chiều thông tin trên bộ chứng từ với MABL/ HAWB xem các chi tiết có khớp nhau không ( POL, POD, Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W, Measurement) Nếu có khác biệt thì báo ngay cho khách hàng để kịp thời chỉnh sửa
- Trước ngày máy bay đến, hãng hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival notice), Trên A/N mà hãng tàu hay Co-loader gửi thường có thông báo số cước và các Local charges phải nộp Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre- alert của đại lý không Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng
- Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí
- Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ,…
- Tra cứu mã HS cho hàng hóa:
+ Với những hàng hóa mới cần tìm hiểu kĩ lưỡng thông tin của tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng, để tra mã HS chính xác nhất
+ Với những hàng hóa đã từng làm thì tra xem mã HS hiện tại còn phù hợp với hàng đó nữa không
Bước 3: Lên tờ khai và truyền tờ khai hải quan
- Lên tờ khai hải quan bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử căn cứ vào thông tin trên các chứng từ mà khách hàng gửi
- Kiểm tra lại tờ khai đặc biệt chú ý các thông tin không thể sửa trên tờ khai: + Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã cơ quan hải quan, mã loại hình;
+ Số cân, số kiện, số vận đơn, tên hàng
+ Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, mã HS hàng hóa
- Gửi tờ khai in thử cho khách hàng để kiểm tra lại thông tin một lần nữa, nếu có thông tin gì cần sửa, bổ sung thì khai bổ sung thêm vào tờ khai
- Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng Bao gồm 3 luồng:
+ Luồng xanh: In tờ khai, chờ nộp thuế, sau đó đến hải quan để làm tiếp các thủ tục thông quan hàng hóa
Cơ sở lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu
2.3.1 Vai trò của quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu
Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, việc quản trị rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển và nhận hàng đúng thời gian, địa điểm và đảm bảo an toàn, nguyên vẹn của hàng hóa Dưới đây là một số vai trò của quản trị rủi ro trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu:
- Giúp nhận dạng và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, bao gồm cả rủi ro về chất lượng hàng hóa, rủi ro về an toàn và rủi ro về khả năng kiểm soát hàng hóa nhằm giảm thiểu tổn thất về tài chính trong hoạt động kinh doanh
- Giúp công ty lên kế hoạch và triển khai các biện pháp phòng ngừa rủi ro nhằm đảm bảo an toàn và chất lượng của hàng hóa, bao gồm việc lựa chọn đúng nhà cung cấp, đối tác vận chuyển có uy tín, đảm bảo đầy đủ các giấy tờ, tài liệu, chứng nhận liên quan đến hàng hóa
- Giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến rủi ro, đảm bảo việc nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi và an toàn
- Giúp doanh nghiệp dự báo và đo lường trước những vấn đề có thể phát sinh trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển từ đó tìm được giải pháp sử dụng tối ưu các nguồn lực, đồng thời dự báo trước cho khách hàng để chuẩn bị sẵn phương án giải quyết khi rủi ro xảy ra
2.3.2 Nội dung hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển a) Nhận dạng rủi ro
“Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” (PGS.TS Trần Hùng, 2017, Giáo trình quản trị rủi ro, Trang 39)
Trong quá trình nhận dạng rủi ro cần xác định được nguồn gốc rủi ro, đối tượng rủi ro và tổn thất nó gây ra để có thể phân tích và đo lường chính xác nhất
Một số rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là:
- Rủi ro từ chủ thể đối tác: Các công ty giả mạo, không uy tín hoặc không có hoạt động kinh doanh; không có giấy phép kinh doanh, không đăng ký kinh doanh, Đối tác kinh doanh không uy tín, không đủ điều kiện pháp lý, tiềm lực tài chính yếu, hoặc vượt quá phạm vi được uỷ quyền,…
- Rủi ro trong đàm phán: các điều khoản quy định không rõ ràng, cụ thể, biến động tỷ giá, vi phạm hợp đồng,… Hay có thể hiểu sai ý nghĩa của các từ ngữ nước ngoài, có sự nhầm lẫn trong việc dịch tiếng trong ngôn ngữ và đánh văn bản,
- Rủi ro trong tiếp nhận thông tin hàng hoá: không hiểu đầy đủ và tiếp nhận chính xác về đặc tính của hàng hoá mà làm sai sót trong các điều khoản về mẫu mã, kích thước, quy cách đóng gói,
- Rủi ro về pháp lý: thuế suất thay đổi, các quy định về kiểm tra chất lượng thay đổi, quy định về chống bán phá giá, các quy định về danh mục hàng hoá nhập khẩu thay đổi,
- Rủi ro trong khâu nhận hàng: nhà xuất khẩu không giao hàng đúng hạn cho đại lý vận chuyển hay người vận chuyển chưa chuẩn bị kịp cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật để lấy hàng Nguyên nhân khách quan đến từ các yếu tố về thời tiết như bão lũ, sóng thần,… Những sai sót, nhầm lẫn thông tin trong hợp đồng giữa hai bên và hãng tàu khiến quá trình nhận hàng gặp khó khăn, trục trặc
- Rủi ro trong vận chuyển, bốc dỡ, tồn trữ: hàng hóa hư hỏng, mất mát, lừa đảo hàng hải, cướp biển,
- Rủi ro về bộ chứng từ: Chứng từ nhầm lẫn, thiếu sót, chậm trễ trong việc tiến hành giao bộ chứng từ cho hải quan hoặc nhà nhập khẩu, , khai hải quan sai, hay là chậm trễ giao bộ chứng từ cho đại lý giao nhận, bộ chứng từ không đầy đủ,
- Rủi ro trong tiếp nhận thông tin hàng hoá: không hiểu đầy đủ và tiếp nhận chính xác về đặc tính của hàng hoá mà làm sai sót trong các điều khoản về mẫu mã, kích thước, quy cách đóng gói,
- Rủi ro trong thanh toán biến động tỷ giá, đồng tiền thanh toán không khớp, điều khoản thanh toán không rõ ràng,
Các phương pháp nhận dạng rủi ro bao gồm:
- Lập bảng câu hỏi: cần trả lời câu hỏi những rủi ro nào đã từng gặp phải? Tổn thất bao nhiêu? Tần suất rủi ro xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định? Biện pháp phòng ngừa?,… Qua đó có cơ sở để đánh giá và đề xuất các công tác quản trị rủi ro
Giới thiệu về Công ty cổ phần Asin Việt Nam
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
❖ Giới thiệu khái quát về công ty
Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN ASIN VIỆT NAM
Tên tiếng anh ASIN VIET NAM JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ trụ sở chính Số 123, ngõ 460 đường Khương Đình, Phường Hạ Đình,
Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Văn рhòng kinh dоаnh
VP-Hà Nội:Tầng 2-B, Tòa nhà T6-08, Số 643A Đường Phạm Văn Đồng, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, TP.Hà Nội
VPGD-HCM: Số 99 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
Loại hình DN Công ty cổ phần ngoài NN
Người đại diện pháp luật Ông Mai Văn Lợi – Giám đốc Điện thoại 0945800779
Ngành nghề kinh doanh Nhập khẩu và phân phối trực tiếp Thiết bị công nghiệp của Nhật Bản
Nguồn: Hồ sơ CTCP Asin Việt Nam
Công ty Cổ phần ASIN Việt Nam được thành lập vào năm 2013, có trụ sở chính tại Hà Nội, Việt Nam Qua nhiều năm hoạt động, công ty cổ phần ASIN Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ và mở rộng quy mô kinh doanh Công ty tập trung vào nhập khẩu và phân phối các thiết bị và máy móc công nghiệp chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của thị trường đang phát triển nhanh chóng tại Việt Nam Ngoài ra, ASIN Việt Nam cũng tập trung vào việc phát triển hệ thống phân phối sản phẩm rộng khắp trên cả nước, đảm bảo sản phẩm của công ty có thể tiếp cận được tới mọi ngóc ngách của thị trường Đến nay trải qua một thập kỉ Asin có thể tự tin khẳng định mình có đủ khả năng và kinh nghiệm đáp ứng nhu cầu và phục vụ khách hàng một cách chu đáo và tốt nhất Với mục tiêu trở thành nhà phân phối đứng đầu về các thiết bị, máy móc công nghiệp trong năm 2024 Asin đang không ngừng nỗ lực, phát triển và tin tưởng rằng Asin có thể hoàn thành sứ mệnh kết nối công nghiệp nước nhà với công nghiệp thế giới
Lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh thương mại
Ngành nghề kinh doanh: Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty cổ phần ASIN Việt Nam chi nhánh Hà Nội, các lĩnh vực kinh doanh của công ty chủ yếu gồm: nhập khẩu và phân phối trực tiếp Thiết bị đo lường, Thiết bị thí nghiệm, Tự động hóa, Dụng cụ cầm tay, nguồn gốc của các sản phẩm này đến từ các thương hiệu Nhật Bản như HORIBA, NABAKEM, KETT, GARMIN,
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của CTCP Asin Việt Nam
Nguồn: Phòng kế toán CTCP Asin Việt Nam
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty:
Giám đốc là người đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm chung tất cả hoạt động của công ty trước pháp luật Giám đốc có vai trò định hướng dẫn dắt công ty, đề ra chiến lươc phát triển, thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận cho công ty Ngoài ra giám đốc còn trực tiếp quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty Trực tiếp đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình kinh doanh để từ đó đưa ra phương hướng hoạt động cho công ty
Phòng Kế toán: Phụ trách toàn bộ về vấn đề tài chính của công ty, thực hiện các báo cáo, hạch toán, lưu trữ, thống kê thu – chi theo quy định hiện hành Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công
Phòng Chứng từ: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ về chứng từ nhập khẩu cho lô hàng, thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hải quan, bảo hiểm cho hàng hó, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hàng hóa; Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ cần thiết cho các thủ tục hành chính và thông quan hàng hóa
Phòng Kinh doanh: có trách nhiệm nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và những yếu tố ngoại cảnh, thường xuyên cập nhật các thông tin, giá cả từ trong và ngoài nước để đưa ra phương án cạnh tranh phù hợp nhất với tình hình của công ty và thế giới, từ đó góp phần phát triển dịch vụ và mở rộng mạng lưới khách hàng của công ty Cùng với đó là tìm kiếm mở rộng khách hàng mới, chăm sóc hỗ trợ đối với khách hàng cũ khi gặp các vấn đề cần xử lý để truyền tải tới phòng ban có trách nhiệm xử lý
Phòng Kỹ thuật: phân phối lắp đặt, sửa chữa các thiết bị của công ty cho khách hàng, phụ trách vận chuyển hàng hóa cho khách hàng Thực hiện các công việc sắp xếp, kiểm đếm, thông báo khi hàng hóa được nhập vào và xuất ra
Phòng Marketing: có nhiệm vụ thực hiện chiến lược, định giá, thúc đẩy và phân phối sản dịch vụ của công ty, nghiên cứu mở rộng thị trường Ngoài ra bộ phận marketing có vai trò quan trọng trong khâu xây dựng phát triển thương hiệu, truyền thông, tiếp thị dịch vụ của công ty và thu hút khách hàng đến với công ty nhằm mục đích tối ưu hóa lợi nhuận thu được cho công ty.
Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
3.2.1 Khái quát thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Sau một thập kỷ hoạt động và phát triển chi nhánh tại Hà Nội, Asin đã từng bước vươn mình trở thành công ty có uy tín và chất lượng cung ứng dịch vụ hàng đầu trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối các thiết bị và máy móc công nghiệp chất lượng cao đến từ Nhật Bản, đáp ứng được nhu cầu của thị trường đang phát triển nhanh chóng tại Việt Nam Minh chứng cho sự thành công của công ty được thể hiện qua mức doanh thu tăng liên tục trong giai đoạn 2021 - 2023
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần ASIN Việt Nam giai đoạn 2021- 2023
STT Khoản mục Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
8.451.990.507 10.380.031.494 10.452.776.901 Đơn vị: VND Nguồn: Bác cáo tài chính CTCP Asin VN 2021 – 2023
Từ bản báo cáo kinh doanh trên chúng ta có thể thấy sự tăng trưởng của Asin qua các năm Mặc dù doanh thu của công ty đều tăng qua các năm tuy nhiên con số năm
2021 lại không mấy ấn tượng Điều này là do các doanh nghiệp đối tác vẫn đang bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh và bối cảnh kinh tế thế giới dẫn đến các đơn hàng không đạt được số lượng như công ty đề ra Nhìn chung về các con số thống kê năm 2021 là một năm chững lại của Asin mặc dù vậy đây lại được coi là một năm thành công trên thực tế trong bối cảnh thị trường khó khăn chung Có được điều này là bởi lãnh đạo và đội ngũ đã nhạy bén trong quá trình xử lý công nợ, hàng tồn kho, tránh rủi ro bị “chôn” vốn từ đó dòng tiền của công ty vẫn được duy trì Điển hình là trong năm 2022 được coi là năm thành công nhất của Asin trong vòng một thập kỷ thành lập khi công ty tận dụng được cơ hội mở rộng thị trường, mở rộng tìm kiếm các đối tác, sự thành công này thể hiện rõ qua các con số về doanh thu và lợi nhuận Bên cạnh doanh thu và lợi nhuận tăng vọt thì cùng với đó là chi phí cũng tăng lên, lý giải điều này là do công ty đầu tư cho cơ sở trang thiết bị, các loại chi phí vận chuyển đường biển đường hàng không, chi phí hải quan, tăng lên theo số lượng đơn hàng
Năm 2023 sau một năm khá tích cực về mọi mặt Asin và mọi doanh nghiệp đều phải gặp khó khăn chung là nền kinh tế đi xuống kéo theo đó là các hệ lụy vấn đề lãi suất, huy động vốn từ các ngân hàng Mặc dù vậy các đơn hàng về thiết bị nông nghiệp cao, thiết bị quan trắc, hóa chất công nghiệp, máy móc tự động&điều khiển được công ty nhập khẩu trực tiếp từ Nhật Bản vẫn được các đối tác tin dùng Cùng với đó là sự nhạy bén trong quá trình huy động vốn, công ty đã phân bổ lại nguồn vốn vay từ ngân hàng phù hợp với mức lãi suất hiện hành, sử dụng một phần lợi nhuận của năm 2022 thay thế vai trò của nguồn vốn từ ngân hàng Chính vì thế tài chính của công ty năm 2023 không tăng trưởng quá mạnh nhưng vẫn duy trì ổn định để định hướng chiến lược trong năm 2024
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Công ty cổ phần Asin Việt Nam thực hiện hoạt động thương mại quốc tế qua hình thức nhập khẩu các máy móc thiết bị công nghiệp từ đối tác Nhật Bản như HORIBA, NABAKEM, KETT, GARMIN, tư đó phân phối và lắp ráp thiết bị này tại thị trường Việt Nam
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ kim ngạch nhập khẩu của Asin từ thị trường Nhật Bản 2021 – 2023
Nguồn: Báo cáo tài chính CTCP Asin Việt Nam năm 2021 – 2023 Đánh giá chung giai đoạn 2021 – 2023 công ty tổng mức kim ngạch nhập khẩu tăng qua các năm nhưng không đều, điều này cũng được thể hiện qua bức tranh tài chính của doanh nghiệp khi doanh thu và lợi nhuận đều tăng nhưng vẫn còn nhiều vấn đề Năm 2022, công ty nhập khẩu một lượng lớn hàng hóa từ Nhật Bản so với năm trước đó nguyên nhân là do công ty năm bắt được xu hướng công nghiệp hóa trong ngành nông nghiệp cao Tuy nhiên sự tăng trưởng trong năm 2023 là không đáng kể, điều này là do đây là năm thứ 2 sau khi Asin quyết định mở rộng phân khúc kinh doanh nhưng phải đối mặt với thách thức từ sự cạnh tranh khốc liệt, các vấn đề liên quan đến quản lý lưu kho, cũng như các rủi ro từ biến đổi công nghệ Điều này cũng được thể hiện trong Bảng 2.1 kết quả hoạt động kinh doanh năm 2023 mặc dù doanh thu tăng nhưng một phần là do hưởng lợi từ tỉ giá hối đoái khi đồng Yên Nhật rớt giá mạnh chính vì thế chi phí thanh toán hàng hóa cho đối tác Nhật Bản bằng đồng Yên cũng giảm theo
Biểu đồ kim ngạch nhập khẩu của Asin từ thị trường Nhật Bản 2021 – 2023
Biểu đồ 3.2: Biểu đồ tỉ trọng các mặt hàng nhập khẩu chủ lực của CTCP Asin VN từ Nhật Bản 2021 – 2023
Nguồn: Báo cáo kinh doanh CTCP Asin Việt Nam năm 2021 – 2023
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là buôn bán sản thiết bị công nghiệp đến từ Nhật Bản Hiện tại, công ty vẫn chưa có hoạt động xuất khẩu Nguyên nhân là do đây là mặt hàng đặc thù khó có thể tái xuất mà chỉ có thể phân phối tại thị trường trong nước Phân phối và lắp ráp thiết bị phân tích và giám sát luôn chiếm trên 40% doanh thu của công ty và đều tăng trưởng qua các năm do công ty đã có những đối tác lớn, có quan hệ lâu dài Năm 2022 - 20233 công ty thực hiện chiến lược mở rộng kinh doanh, đẩy mạnh phân phối các mặt hàng thiết bị công nghiệp nhỏ lẻ hay hóa chất công nghiệp dù không phải thế mạnh của Asin nhưng vẫ được đánh giá là tích cực thể hiện qua việc nhập khẩu tăng 1,7 tỷ VND so với năm 2021.
Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
3.3.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
- Bước 1: Nhận yêu cầu dịch vụ
Bộ phận Sales của phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm khách hàng trên các hội nhóm xuất nhập khẩu, logistics trong nước và quốc tế, tiếp nhận các khách hàng tiếp
Tỉ trọng các mặt hàng nhập khẩu của Asin từ
Thiết bị Phân tích&Giám sát Thiết bị Tự động&điều khiển Thiết bị & Chấp hành Mặt hàng khác viên thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Tên và số lượng hàng, điều kiện giao hàng, thông tin người nhận hàng, phương thức thanh toán, cũng như thông tin chi tiết về bao gói hàng hóa, thông tin về phương thức vận chuyển
Từ những thông tin về sản phẩm khách hàng cung cấp phòng Kinh Doanh sẽ gửi mail cho đối tác yêu cầu số lượng mặt hàng cũng như xin báo giá lô hàng Dựa theo lịch trình phương tiện vận tải, giá từ các hãng tàu, số lượng hàng nhập của khách, nhân viên sale sẽ lập tức báo giá gửi khách Nội dung báo giá cần đầy đủ thời hạn của báo giá, cảng đi, cảng đến, tên hàng, số lượng hàng, ngày dự kiến giao hàng, các lịch tàu dự kiến, các loại phụ phí kèm theo, Nhân viên kinh doanh tiến hành báo giá cho khách, khách đồng ý thì sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ
Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận kinh doanh sẽ lấy booking và gửi thông tin booking cho khách hàng để họ có thể kiểm tra tiến độ cùng đối tác nước ngoài Cùng với đó thì nhân viên kinh doanh sẽ gửi mail xác nhận hãng tàu để book space bao gồm tên người gửi (shipper) và người nhận (consignee) để agent liên hệ Lúc này khách hàng có nhiệm vụ gửi thông tin shipper và ngày hàng sẵn sàng đóng lên tàu theo như booking
- Bước 3: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhân viên chứng từ nhận pre-alert (bao gồm MBL/HWL) từ đối tác nước ngoài được gửi bằng email hoặc fax Sau đó kiểm tra sự khớp nhau của MBL/HBL và thông tin trên vận đơn Sau đó gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận Nếu thông tin trong bộ chứng từ đúng và đầy đủ, sẽ xác nhận với hãng tàu Nếu các số liệu không khớp nhau thì nhân viên chứng từ sẽ liên lạc ngay với đối tác để kịp thời bổ sung, chỉnh sửa
- Bước 4: Nhận thông báo hàng đến ( A/N) và khai hải quan
Trước ngày tàu đến hãng tàu sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival Note), trên A/N thường có thông báo số cước và các loại Local charges phải nộp Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra sau đó sẽ gửi A/N, D/O và debit note đến cho khách hàng để chuẩn bị lên tờ khai Tiếp theo nhân viên chứng từ sẽ lên tờ khai nháp dựa trên những thông tin khách hàng cung cấp bao gồm: Commercial Invoice, Vận đơn, A/N, Packing List, Hóa đơn cước (với EXW, FOB), giấy chứng nhận xuất xứ, công bố, Hs Code Tờ khai nháp sẽ được khai trên phần mềm điện tử Sau khi bên hải quan xác nhận không có sai sót thì sẽ truyền tờ khai hải quan chuẩn trên hệ thống mạng của hải quan điện tử, cổng tiếp nhận tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa
- Bước 5: Thông quan hàng hóa
Sau khi có kết quả phân luồng, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể là luồng vàng hoặc luồng đỏ và công ty sẽ đóng phí làm thủ tục hải quan và lấy tờ khai Công ty thông báo tiền thuế cho khách hàng để khách hàng chủ động đi nộp hoặc công ty đi nộp thuế cho khách nếu khách hàng uỷ thác nhập khẩu sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hoá Nhân viên hiện trường chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm tờ khai hải quan, hoá đơn thương mại, vận đơn, phiếu chi tiết hàng hóa, CO (nếu có), phiếu tiếp nhận và mang tới chi cục hải quan để tiến hành nghiệp vụ thông quan và lấy hàng
- Bước 6: Thực hiện lấy hàng và giao hàng cho khách
Sau khi làm thủ tục hải quan tại chi cục, nhân viên hiện trường thay mặt nhà nhập khẩu mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí Đổi lệnh xong sẽ kiểm tra lại số cont, số chì Sau đó, ký hải quan giám sát và lấy hàng Nhân viên sales liên hệ với nhà xe vận tải nội địa, sắp xếp thời gian vào cảng kéo container về kho khách hoặc về kho của công ty, hay đến kho hàng lẻ (CFS) để lấy hàng lẻ ghép cont Sau khi thông quan nhân viên chứng từ sẽ thông báo cho khách hàng về lịch giao hàng, các thông tin về xe giao hàng về kho của khách Hàng sẽ được vận chuyển đến kho cho khách theo như thông báo Quá trình này sẽ có sự kiểm tra và giám sát trực tiếp của bộ phận hiện trường
- Bước 7: Quyết toán chi phí
Sau khi nhận hàng hoá, nhân viên kế toán làm thông báo nợ (Debit note) gửi cho khách hàng Sau đó quyết toán chi phí, xuất hoá đơn và tổng kết công nợ Dựa theo hợp đồng khách hàng sẽ tiến hành thanh toán
- Bước 8: Lưu trữ hồ sơ
Sau khi kết thúc thủ tục nhận hàng nhập khẩu và quyết toán chi phí thì công ty sẽ lưu lại hồ sơ để tiện theo dõi sau này
3.3.2 Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ
Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam a Nhận dạng rủi ro
Việc nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty Cổ phần Asin Việt Nam là một điều rất cần thiết vì nó giúp công ty xác định được các loại rủi ro có thể xuất hiện từ đó tìm hiểu rõ nguyên nhân và nguồn gốc phát sinh rủi ro Từ đó có thể đưa ra các biện pháp hạn chế, phòng ngừa và xử lý hiệu quả và nhanh chóng
Theo tổng hợp từ phỏng vấn trực tiếp và trao đổi với phòng hiện trường, phòng chứng từ và phòng kinh doanh Đồng thời theo quan sát trực tiếp về các hoạt động diễn ra tại công ty để có thể nhận thấy một vài rủi ro có thể xảy ra trong quá trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty Asin như sau:
- Rủi ro chủ thể đối tác: Mặc dù công ty đã có kinh nghiệm hơn 10 năm trong hoạt động Logistic nhưng rủi ro từ đối tác vẫn là vấn đề mà công ty vẫn có thể gặp phải Rủi ro này đến từ những tổ chức hay cá nhân có hoạt động không minh bạch, giả mạo, không có giấy đăng ký kinh doanh, không đủ điều kiện về pháp lý, có khả năng tài chính thấp muốn hợp tác với doanh nghiệp, người kí kết hợp đồng không có thẩm quyền Điều này dẫn đến rủi ro công ty bị lừa đảo hay bị công nợ xấu Nó không chỉ làm ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng mà còn gây ra tổn thất tài chính và uy tín của công ty
- Rủi ro về pháp lý quy định về giấy tờ, thủ tục chuyên ngành: Khi công ty Asin nhập hàng từ Nhật Bản tới nước của đối tác thì phải tuân thủ các quy định pháp lý của nước đó Một số rủi ro phải kể đến như thuế suất thay đổi, các quy định về kiểm tra chất lượng thay đổi, quy định về chống bán phá giá, các quy định về danh mục hàng hoá nhập khẩu thay đổi,
- Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản: đây là rủi ro thường gặp nhất Quá trình vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho của người nhập khẩu có thể phát sinh nhiều rủi ro do nhân viên lái xe gây ra hoặc do yếu tố khác tác động đến như tai nạn, cháy nổ hàng hóa Với đặc thù hàng hóa kinh doanh của Asin là các mặt hàng máy móc công nghiệp và hóa chất nên vấn đề này luôn được công ty chú trọng quan tâm Chính vì thế công ty có hợp tác với đội xe riieng chịu trách nhiệm vận chuyển nội địa về kho cho khách hàng Trong quá trình đó cũng đã xảy ra một vài rủi ro không mong muốn như: Phương tiện vận tải gặp trục trặc về máy móc trên đường vận chuyển hoặc gặp tai nạn do tài xế mất lái hoặc hàng hóa bị rơi khỏi xe trong khi di chuyển
- Rủi ro trong kiểm tra, giám định hàng hoá: kiểm tra giám định hàng hoá không sát sao, có những kiện hàng thiếu tem mác hay tem mác sai sót vẫn được đóng container, làm ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hoá
Đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
3.4.1 Thành công và kết quả đạt được
Trong quá trình thực tập, nghiên cứu và tìm hiểu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của công ty cổ phần Asin Việt Nam đã nhận thấy công ty đạt được những thành công như:
- Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Trong quá trình hơn 10 năm hoạt động, công ty Asin đã trải qua rất nhiều tình huống không thể lường trước xảy ra trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của mình Mặc dù chưa có phòng, ban quản trị rủi ro riêng nhưng công ty đã xây dựng nên bản thống kê chi tiết, đầy đủ những rủi ro, tổn thất và nguyên nhân rủi ro của từng phòng ban Sau đó sẽ phổ biến đến toàn thể nhân viên trong công ty để có thể hạn chế cũng như xử lý những rủi ro đó một cách hiệu quả nhất Do đó, nhân viên có thể dễ dàng nhận dạng rủi ro, tìm ra nguyên nhân và sửa chữa kịp thời đối với các hoạt động tác nghiệp của mình Bên cạnh đó, bản thống kê mỗi năm sẽ được sửa đổi, bổ sung một lần nhằm cập nhật những rủi ro đã gặp phải trong năm đó và những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai
Trước khi tiến hành thực hiện hợp đồng, các cán bộ nhân viên luôn chuẩn bị trước các kế hoạch từ khảo sát thị trường, tiềm năng đối tác, hoạch định cho từng quy trình để quá trình nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, trơn tru Ngoài ra, công ty còn chỉ ra những khó khăn trong quá trình nhận hàng gặp phải để giám sát và có biện pháp đối phó kịp thời
- Trong hoạt động phân tích và đo lường rủi ro
Công ty đã không ngừng cố gắng để tuyển chọn nhân tài và đào tạo đội ngũ nhân viên ngày càng có hiểu biết hơn về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lí các vấn đề phát sinh Trong quá trình làm việc, đội ngũ nhân viên công ty luôn cố gắng hoàn thiện bản thân, trách nhiệm với công việc, trau dồi những kiến thức về quản trị rủi ro một cách tốt nhất
Hàng tuần công ty đều tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban vào thứ 2 và thứ
7 hàng tuần để phân tích và đánh giá lại hoạt động đã diễn ra trong tuần vừa qua Nó bao gồm những thành công đã đạt được cũng như các vấn đề trục trặc khi xử lý đơn hàng Ban lãnh đạo và các nhân viên sẽ trao đổi dựa trên tinh thần chia sẻ để cùng nhau nhìn nhận và phân tích, tìm hướng giải quyết để đưa ra các phương án khả thi để ứng phó với các tình huống tương tự sẽ xảy ra trong tương lai Với cách thức này công ty có thể có một cái nhìn thực tế và toàn diện về tất cả các rủi ro trong quá khứ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty chưa có bộ phận riêng nghiên cứu về quản trị rủi ro, chủ yếu các biện pháp kiểm soát được trưởng phòng hoặc ban giám đốc đưa ra thực hiện Hầu hết nhân viên trong công ty đều là nhân viên trẻ do vậy kinh nghiệm, kỹ năng xử lý và giải quyết rủi ro vẫn còn hạn chế Chỉ khi xảy ra rủi ro, nhân viên mới nhận thức được và rút ra kinh nghiệm Việc thuê ngoài vẫn diễn ra tương đối nhiều nên rủi ro là điều không thể tránh khỏi Ngoài ra thì các thiết bị máy móc phục vụ nhân viên trong quá trình chăm sóc khách hàng vẫn còn một số hạn chế như: phần mềm khai báo bị lỗi, mạng hơi chập chờn gây ra một số khó khăn trong quá trình làm chứng từ Tỷ giá biến động liên tục nên trong quá trình thanh toán có thể tồn tại những rủi ro bất khả kháng xảy ra mà công ty khó kiểm soát được
- Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Tích cực huy động vốn từ các nguồn khác nhau để có khả năng chi trả trong hoạt động kinh doanh và khi xảy ra rủi ro
Củng cố quỹ dự phòng rủi ro để tự tài trợ cho mình nếu phải bồi thường rủi ro nghiêm trọng
Có chiến lược nhằm duy trì và phát triển công tác tài trợ rủi ro trong công ty
3.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân a) Những hạn chế
Bên cạnh những thành công mà công ty đạt được, công ty vẫn còn những hạn chế trong việc quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng bằng đường biển
- Trong quá trình nhận dạng rủi ro:
Có những thời điểm công ty kí quá nhiều hợp đồng dẫn tới tình trạng chồng chéo các công việc với nhau, trong khi đó đội ngũ nhân viên không đề ra các phương án để thực hiện quy trình hợp lí, thiếu khoa học, bị động nên dễ mắc phải những rủi ro mà không nhận dạng được
Trong quá trình tiếp nhận yêu cầu khách hàng, công ty đã làm việc với các công ty giả mạo, không uy tín hay là các đối tác kinh doanh không đủ điều kiện pháp lý nên xảy ra rủi ro và tổn thất không hề nhỏ
- Trong hoạt động phân tích và đo lường rủi ro:
Mặc dù công ty đang cố gắng hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu nhưng vẫn còn những tồn tại nhất định nên vẫn xảy ra tình trạng công việc chồng chéo dễ xảy ra sơ suất nên gây khó khăn trong việc phân tích và đo lường rủi ro Ngoài ra còn chưa có bước đánh giá về tần suất cũng như mức độ tổn thất của rủi ro trước khi tiến hành xử lý các đơn hàng
Nhân viên mới chỉ được đào tạo về nghiệp vụ chứ chưa được củng cố sâu về kiến thức quản trị rủi ro Điều này làm tăng nguy cơ rủi ro cho công ty, bởi lẽ chính nhân viên trực tiếp đảm nhận công việc còn không thể nhận biết được rủi ro để có biện pháp kiểm soát thì ban giám đốc công ty sẽ không thể xử lí kịp thời rủi ro được
- Trong hoạt động kiểm soát rủi ro:
Công ty chưa có bộ phận riêng nghiên cứu về quản trị rủi ro, chủ yếu các biện pháp kiểm soát được trưởng phòng hoặc ban giám đốc đưa ra thực hiện Hầu hết nhân viên trong công ty đều là nhân viên trẻ do vậy kinh nghiệm, kỹ năng xử lý và giải quyết rủi ro vẫn còn hạn chế Chỉ khi xảy ra rủi ro, nhân viên mới nhận thức được và rút ra kinh nghiệm Việc thuê ngoài vẫn diễn ra tương đối nhiều nên rủi ro là điều không thể tránh khỏi Ngoài ra thì các thiết bị máy móc phục vụ nhân viên trong quá trình chăm sóc khách hàng vẫn còn một số hạn chế như: phần mềm khai báo bị lỗi, mạng hơi chập chờn gây ra một số khó khăn trong quá trình làm chứng từ Tỷ giá biến động liên tục nên trong quá trình thanh toán có thể tồn tại những rủi ro bất khả kháng xảy ra mà công ty khó kiểm soát được
Công tác xây dựng hợp đồng mặc dù đã tương đối hoàn thiện nhưng vẫn xuất hiện sai sót dẫn đến những rủi ro trong quá trình làm hàng với đối tác đặc biệt là quá trình thanh toán công nợ
- Trong hoạt động tài trợ rủi ro:
Vì là công ty hoạt động theo hình thức cổ phần nên Asin thường gặp khó khăn khi phải huy động nguồn vốn lớn trong thời gian ngắn Nguồn quỹ dự phòng rủi ro cũng hạn chế Nếu gặp những rủi ro nghiêm trọng thì công ty phải cân nhắc kĩ để xoay xở với số tiền lớn b Nguyên nhân
Thứ nhất, công ty chưa chú trọng vào công tác đào tạo kiến thức về quản trị rủi ro cho nhân viên, nâng cao kiến thức và kỹ năng trong từng nghiệp vụ Ngoài ra, các nhân viên mới chủ yếu được đào tạo về kiến thức nghiệp vụ chứ chưa được lưu ý hay đào tạo về vấn đề quản trị rủi ro Bên cạnh đó, khối lượng công việc chồng chéo khiến nhân viên thiếu cẩn thận và không đảm bảo được vẹn toàn công việc khiến rủi ro xảy ra
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO
Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Asin luôn nỗ lực thực hiện các mục tiêu của mình để trở thành một trong những công ty uy tín nhất trong thị trạng buôn bán phân phối các mặt hàng công nghiệp cao đến từ Nhật Bản Với mục tiêu như vậy, việc định hướng phát triển hoạt động rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty là vô cùng cần thiết, cụ thể:
Trong những năm tới, công ty sẽ xây dựng các kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro cho các rủi ro ưu tiên, bao gồm các biện pháp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giảm thiểu thời gian chờ đợi tại cảng, đảm bảo tuân thủ quy định hải quan và xác thực thanh toán Phát triển các giải pháp quản lý rủi ro hơn nữa
Xây dựng, củng cố và tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước Mỗi đối tác ở các quốc gia khác nhau thì đều có đặc điểm kinh doanh, phong tục tập quán và tác phong làm việc khác nhau, đòi hỏi công ty phải có các cách tiếp cận phù hợp và an toàn
Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Asin để giảm thiểu rủi ro Dù quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Asin hiện nay đã khá hoàn thiện, việc giao nhận hàng ngày càng được xử lý nhanh chóng Tuy nhiên, nhân viên các bộ phận của công ty không chỉ cần thực hiện tốt các công việc của mình trong quy trình nhập hàng mà còn cần phối hợp với nhau trong tất cả các bước Ngoài ra công ty sẽ chú trọng đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản lý rủi ro hiện đại để theo dõi và phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
Asin luôn nỗ lực thực hiện các mục tiêu của mình để trở thành một trong những công ty uy tín nhất trong thị trạng buôn bán phân phối các mặt hàng công nghiệp cao đến từ Nhật Bản Với mục tiêu như vậy, việc định hướng phát triển hoạt động rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty là vô cùng cần thiết, cụ thể:
Trong những năm tới, công ty sẽ xây dựng các kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro cho các rủi ro ưu tiên, bao gồm các biện pháp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giảm thiểu thời gian chờ đợi tại cảng, đảm bảo tuân thủ quy định hải quan và xác thực thanh toán Phát triển các giải pháp quản lý rủi ro hơn nữa
Xây dựng, củng cố và tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước Mỗi đối tác ở các quốc gia khác nhau thì đều có đặc điểm kinh doanh, phong tục tập quán và tác phong làm việc khác nhau, đòi hỏi công ty phải có các cách tiếp cận phù hợp và an toàn
Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Asin để giảm thiểu rủi ro Dù quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Asin hiện nay đã khá hoàn thiện, việc giao nhận hàng ngày càng được xử lý nhanh chóng Tuy nhiên, nhân viên các bộ phận của công ty không chỉ cần thực hiện tốt các công việc của mình trong quy trình nhập hàng mà còn cần phối hợp với nhau trong tất cả các bước Ngoài ra công ty sẽ chú trọng đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản lý rủi ro hiện đại để theo dõi và phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn
4.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ Nhật Bản của Công ty cổ phần Asin Việt Nam
4.2.1 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình nhận dạng rủi ro
Trong thời gian tới công ty sẽ thúc đẩy định hướng thay đổi nhận thức về quản trị rủi ro Xét về tổng thể, công ty Asin đã chú trọng hơn vào công tác quản trị rủi ro Tuy nhiên, nhận thức của các nhân viên của công ty vẫn chưa thực sự nghiêm túc về vấn đề này Đặc biệt là công ty nên có kế hoạch tuyển dụng thêm các nhân sự với kiến thức chuyên môn sâu về lĩnh vực quản trị rủi ro, tránh phụ thuộc quá nhiều vào ban lãnh đạo Những nhận sự này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nhận biết những rủi ro tiềm ẩn cũng như có kế hoạch giảm thiểu và ngăn ngừa rủi ro hiệu quả
Asin cần tăng cường nhận diện nguy cơ và rủi ro nhập khẩu Các giải pháp như nhận diện thường xuyên, liên tục hơn nguy cơ và rủi ro nhập khẩu trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng nhập khẩu, xem xét sử dụng thêm phương pháp nhận diện nguy cơ và rủi ro nhập khẩu dựa trên tình hình thị trường để có thể nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thị trường biến động để có thể chủ động phòng tránh cũng như đưa ra các biện pháp ứng phó
Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, những biến động của kinh tế, chính trị, khả năng cung ứng của thị trường, biến động trong tỷ giá thanh toán để có xử lí kịp thời những thay đổi Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần tổ chức triển khai hoạt động nghiên cứu về thị trường một cách cụ thể, nghiên cứu kĩ về đối tác và hoạt động kinh doanh và năng lực của họ để tránh trường hợp bị lừa đảo
4.2.2 Giải pháp nhằm cao hiệu quả quy trình phân tích và đo lường rủi ro
Công ty cần giám sát kỹ càng và nghiêm túc toàn bộ các khâu trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển để tránh các rủi ro xảy ra Nhân viên ở các bộ phận thường xuyên trao đổi thông tin, hỗ trợ nhau để quy trình nhận hàng diễn ra hiệu quả
Trước khi thực hiện hợp đồng cần có thêm bước đo lường những tổn thất có thể xảy ra để có phương án xử lý kịp thời cũng như chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để có thể ứng phó nhanh chóng Qua đó, công ty có thể phân loại được các rủi ro để có những biện pháp giải quyết cụ thể hơn cho từng trường hợp nhất định như né tránh, chuyển giao hay chấp nhận rủi ro,
Xem xét và phân tích kĩ càng từng công đoạn trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là khâu kiểm tra bộ chứng từ Cần chú ý và thận trọng kiểm tra chi tiết các thông tin trong bộ chứng từ xem khớp nhau hay chưa, đúng với hợp đồng đã kí không Hiện nay, thủ tục giấy tờ tại hải quan còn rất rườm rà, nhiều giấy tờ công đoạn nên nhân viên kinh doanh khi làm công tác giao nhận hàng cần có kế hoạch hợp lí để tránh tốn nhiều thời gian chờ
4.2.3 Giải pháp nhằm cao hiệu quả quy trình kiểm soát rủi ro
Công ty cần trang bị thêm nhiều hơn những biện pháp kiểm soát rủi ro trong việc kiểm tra hàng hóa và quá trình vận chuyển hàng hóa Công ty cần có phương án bố trí nhân công vừa đủ cho quá trình bốc dỡ hàng hóa Các nhân viên hiện trường cần có kiến thức chuyên môn về các mặt hàng nhập khẩu để có thể kiểm tra hàng đúng mẫu mã, số lượng cũng như bốc dỡ, xếp hàng phải phù hợp với đặc tính của hàng hóa tránh xảy ra tình trạng xô vỡ, xước hàng Công ty cần thường xuyên kiểm tra hệ thống kho bãi để đảm bảo kho bãi phải đủ rộng, sạch và thoáng mát, các trang thiết bị bảo quản hiện đại để đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi nhận hàng về cho đến khi giao hàng cho khách hàng Bên cạnh đó, cần chú trọng trong công tác giảm thiểu tình trạng cháy nổ trong kho bằng cách đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động, cung cấp các thiết bị bảo hộ cho nhân viên và đào tạo cho nhân viên về cách ứng phó với sự cố Hơn nữa, trước khi nhận được mặt hàng nhập khẩu của khách hàng thì công ty cần phải kiểm tra xem mặt hàng đó có cần phải kiểm tra chính sách chuyên ngành hay không để tránh được những phát sinh chi phí không đáng xảy ra và giảm thiểu được rủi ro Đối với những lô hàng phải thuê bên thứ ba, công ty cần tìm hiểu kỹ các đơn vị này, cần có đủ thông tin giấy phép, mức độ uy tín khi chính thức ký hợp đồng Ngoài ra, công ty cần phải yêu cầu bên thứ ba luôn cập nhật lịch trình, quá trình di chuyển của phương tiện để có thể chủ động trong mọi trường hợp
Trong quá trình thanh toán để diễn ra thuận lợi, hiệu quả thì bộ phận xuất nhập khẩu hàng hóa phối hợp cùng bộ phận kế toán để cùng nhau thực hiện tốt quá trình thanh toán phù hợp với quy trình giao nhận hàng nhập khẩu Bên cạnh đó cần kiểm tra kỹ, đối chiếu đúng với điều kiện thanh toán trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết để tránh những rủi ro không đáng có, không lấy được tiền từ khách hàng dẫn đến tổn thất cho công ty Ngoài ra, công ty cần đặc biệt chú trọng đến những biến động của môi trường chính trị, kinh tế, biến động tỷ giá để có những biện pháp khắc phục kịp thời rủi ro, sử dụng các công cụ dự báo tiền tệ, đưa các điều khoản về biến động tỷ giá đồng tiền ngoại tệ và nội tệ với các đối tác trong hợp đồng mua bán vận chuyển hàng hóa để khi có rủi ro thì có cơ sở để lấy được tiền Công ty cũng nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tiền tệ bằng cách ký các hợp đồng kỳ hạn, tương lai khi thanh toán để phòng ngừa các khoản rủi ro phải trả
4.2.4 Hoàn thiện và nâng cao năng lực tài trợ rủi ro
Công ty đang gặp khó khăn trong công tác xử lý các tổn thất do nguồn vốn của quỹ quản trị rủi ro còn hạn chế Cho nên có rất nhiều hợp đồng béo bở mà công ty đã bỏ lỡ cơ hội để đem về lợi nhuận cao cho công ty, mà thường kí các hợp đồng có giá trị nhỏ, chưa gây ảnh hưởng, uy tín lớn cho các đối tác lớn nước ngoài Để có thể khắc phục huy động thêm vốn và xây dựng quỹ dự phòng rủi ro dồi dào thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tài trợ rủi ro từ: các ngân hàng nhà nước, các đối tác lớn có uy tín trong ước và nước ngoài,… Công ty cũng có thể tạo lập uy tín, kí hợp đồng và mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều hơn các hãng tàu, hãng hàng không lớn để thỏa thuận trong việc thanh toán tiền vận chuyển chậm, kéo dài thời gian chờ để thu vốn từ việc kí nhiều hợp đồng khác hay giảm tiền cọc để đỡ khỏi vay ngân hàng, đỡ khỏi trả lãi suất cao
Công ty nên xây dựng quỹ dự phòng rủi ro lớn để có thể nhanh chóng xử lý các tổn thất từ hoạt động giao nhận Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn là một biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, vừa không cần sử dụng nhiều vốn vẫn có thể đem lại doanh thu lợi nhuận cao.
Một số kiến nghị
Quản trị rủi ro là hoạt động cực kỳ quan trọng trong chuỗi cung ứng, đặc biệt là trong quá trình nhập hàng Vì chi phí vận chuyển chiếm hơn một nửa tổng chi phí của hoạt động logistics và các rủi ro có thể gây tăng chi phí cho hoạt động này Do đó, ngành Logistics cần phải đóng vai trò quan trọng để tối đa hóa quy trình nhập hàng nhập khẩu
Thứ nhất, cần tập trung vào việc phát triển các doanh nghiệp, tạo ra các doanh nghiệp lớn đủ mạnh để cạnh tranh trong khu vực và trên thế giới, mở rộng thị trường dịch vụ logistics trong nước và quốc tế, cải thiện môi trường đầu tư, giảm chi phí logistics quốc gia, tăng cường kết nối vùng kinh tế, tạo chuỗi giá trị liên kết và phát triển ngành dịch vụ logistics trong điều kiện Chính phủ điện tử và kinh tế số
Thứ hai, cần cung cấp hỗ trợ chính sách riêng biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp các công ty có thể đạt được niềm tin phát triển và đảm bảo sự công bằng trong thị trường cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành
Thứ ba, cần đẩy mạnh xúc tiến thương mại cho dịch vụ logistics và mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, cùng với đó là đưa ra các chính sách hỗ trợ để mở rộng phát triển toàn ngành, gia tăng cơ hội và giảm thiểu rủi ro trong quy trình nhập hàng nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu hàng từ Nhật Bản
4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước
Nhà nước cần chú trọng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ tốt hoạt động nhận hàng nhập khẩu về Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và giao thương buôn bán với nước ngoài, hình thức vận chuyển chủ yếu bằng đường biển Tuy nhiên, hệ thống các cảng biển, cảng sông còn kém, không đáp ứng được cho các hoạt động giao nhận của doanh nghiệp, cảng biển còn nhỏ khiến cho các tàu lớn khó khăn để cập cảng mà phải đứng từ xa và vận chuyển vào đất liền bằng các tàu nhỏ, điều này gây tốn nhiều thời gian, chi phí ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty
Nhà nước nên tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu theo hướng đơn giản và áp dụng khoa học công nghệ trong việc xử lý công việc
Nhà nước cần tạo môi trường kinh doanh lành mạnh giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, các doanh nghiệp tư nhân hay doanh nghiệp nhà nước Hỗ trợ các công ty về ưu đãi về thuế, hạn ngạch để thúc đẩy doanh nghiệp xuất nhập khẩu Th ba, Nhà nước cần chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng cảng biển, cảng hàng không giúp tạo điều kiện thuận lợi, phục vụ cho hoạt động nhận hàng nhập khẩu Đưa công nghệ, trang thiết bị hiện đại để hỗ trợ hoạt động nhận hàng nhập khẩu, giảm thiểu tối đa tình trạng tắc nghẽn tàu tại các cảng vào mùa cao điểm khiến trì hoãn việc nhận hàng nhập khẩu.
