báo cáo thực tập công ty cổ phần hữu hạn vedan việt nam

Sản phẩm và các xưởng liên quan1.4.1.Lĩnh vực thực phẩm & Acid aminVedan Việt Nam là nhà sản xuất bột ngọt hàng đầu thế giới, tự hào mang đến các sản phẩm ngành gia vị: bột ngọt, hạt nêm

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

HOCHIMINH CITY INTERNATIONAL UNIVERSITY SCHOOL OF INDUSTRIAL ENGINEERING & MANAGEMENT

BÁO CÁO THỰC TẬP CÔNG TY CỔ PHẦN HỮU HẠN VEDAN VIỆT NAM

Name: Bùi Bích Huệ ID: IELSIU20239

Dong Nai, VietnamSeptember/2023

LỜI NÓI ĐẦU

Báo cáo này sẽ cung cấp một tổng quan toàn diện về hai tháng thực tập của em tại công ty CPHH VEDAN Việt Nam Trong báo cáo này, em sẽ phác thảo những kinhnghiệm học tập quý báu, những đóng góp của em đối với tổ chức và những ý tưởng mới mẻ mà em đã chắp cánh trong suốt thời gian thực tập này

Với sự nhiệt huyết và đam mê của em trong các lĩnh vực Kỹ thuật Công nghiệp & Hệ thống cũng như Quản lý Chuỗi cung ứng & Hậu cần, em tin rằng những trải nghiệmquý báu này tại VEDAN Việt Nam đã và đang góp phần quan trọng vào sự phát triển của em trong tương lai Do đó, em cam kết rằng thông tin được trình bày trong báocáo này sẽ luôn duy trì tính thích hợp và giá trị theo thời gian

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Figure VEDAN’s logo 1

Xí nghiệp Vedan Đài Loan được thành lập từ năm 1954 tại thị trấn Sa Lộc, huyện Đài Trung, Đài Loan sau nhiều năm lao tâm khổ tứ xây dựng quy hoạch của Ngài Hộitrưởng Dương Thâm Ba, và các Ngài Hội phó Dương Kỳ Nam, Dương Thanh Khâm và Ngài Chủ tịch Hội đồng quản trị Dương Đầu Hùng Ngay sau khi mới thành lập,Vedan đã xác định sử dụng công nghệ sinh học tiên tiến nhất để sáng tạo ra những sản phẩm mới, có giá trị cao nhằm cung cấp cho thị trường, đồng thời không ngừngđầu tư nghiên cứu phát triển Và đó cũng chính là mục tiêu hướng tới của công ty chúng tôi nhằm đóng góp cho xã hội

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Công Ty Cổ Phần Hữu Hạn Vedan Việt Nam (Vedan Việt Nam) được thành lập từ năm 1991 tại xã Phước Thái, huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai, phía Đông Namthành phố lớn nhất của Việt Nam – Thành phố Hồ Chí Minh, trên diện đất rộng 120 ha, hiện nay công ty đã đưa vào hoạt động các công trình bao gồm: Nhà máy tinh bộtnước đường, Nhà máy bột ngọt, Nhà máy tinh bột biến tính, Nhà máy Xút-axít, Nhà máy phát điện, Nhà máy PGA, Nhà máy phân bón hữu cơ khoáng Vedagro dạngviên, Hệ thống xử lý nước thải bằng công nghệ tiên tiến, Cảng chuyên dùng Phước Thái Vedan, các công trình, cơ sở hạ tầng tại các khu vực hành chính, cư xá, giáo dụcđào tạo…

Figure 2 Sơ đồ tổng công ty VEDAN quốc tế

1.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty CPHH VEDAN Việt Nam

Đứng đầu công ty CPHH VEDAN Việt Nam là Hội đồng quản trị, sau đó đến Chủ tịch/ Phó chủ tịch, kế đến là Tổng Giám Đốc Ở VEDAN Việt Nam có 9 khối Quản Lý

sự nghiệp chính: tài vụ, hành chính, ĐBCL & nghiên cứu, quản lý phục vụ chung, tài nguyên năng lương, hàng tiêu dùng, tinh bột, sản phẩm hóa học đặc biệt và acidamin

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Figure Sơ đồ tổ chức 3

1.3 Vị trí địa lý

Năm 1994, VEDAN Việt Nam bắt đầu đi vào hoạt động trên khu đất rộng 120 ha dọc Quốc lộ 51 thuộc xã Phước Thái, huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai Công ty có vịtrí chiến lược cách Thành phố Hồ Chí Minh khoảng 67 km, Thành phố Biên Hòa 42 km, Sân bay Quốc tế Long Thành 12 km, Cảng nước sâu Phú Mỹ 7 km, Cảng VũngTàu 40 km và cách Cảng nước sâu Phú Mỹ 3 km cảng Gò Dầu Vị trí gần sông Thị Vải tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển nguyên liệu và sản phẩm bằng đườngthủy một cách hiệu quả Với sự hỗ trợ to lớn của Chính phủ Việt Nam và hơn hai năm nỗ lực hết mình, VEDAN đã hoàn thành việc đầu tư xây dựng cảng Phước Thái,một cảng chuyên dùng quan trọng trong hệ thống đường thủy quốc tế

Cảng Phước Thái hiện có hai cầu cảng - một cầu cảng hàng khô và một cầu cảng hàng lỏng - có khả năng tiếp nhận hai tàu hàng trọng tải 12.000 tấn mỗi chiếc Hơn nữa,cách cảng Phước Thái khoảng 8 km về phía hạ lưu, trong khu vực hệ thống cảng Vũng Tàu, theo quy hoạch phát triển của chính phủ, một cầu cảng mới đã được xâydựng Cầu cảng này có thể tiếp nhận cùng lúc 2 tàu trọng tải 80.000 tấn hoặc 4 tàu trọng tải 30.000 tấn

1.4 Các khối kinh doanh, cảng Phước Thái và xử lý nước thải

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Figure 4 Sản phẩm và các xưởng liên quan

1.4.1 Lĩnh vực thực phẩm & Acid amin

Vedan Việt Nam là nhà sản xuất bột ngọt hàng đầu thế giới, tự hào mang đến các sản phẩm ngành gia vị: bột ngọt, hạt nêm, hỗn hợp tăng vị bột ngọt, bột chiên giòn vàcác sản phẩm có chất lượng cao khác, đã đáp ứng tốt nhu cầu người tiêu dùng, đạt được các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm và các chứng nhận về chất lượng sảnphẩm

Sản phẩm bột ngọt Vedan có độ tinh khiết 99%

Sản phẩm hat nêm Vedan với nhiều khẩu vị đa dạng

Ngành hàng Thực phẩm và Acid amin luôn tìm kiếm các nhu cầu mới của khách hàng tiềm năng để không ngừng nghiên cứu và phát triển

1.4.2 Lĩnh vực tinh bột

Vedan Việt Nam là chuyên gia hàng đầu về kỹ thuật sản xuất các sản phẩm có nguồn gốc từ sắn và gạo như tinh bột sắn, tinh bột sắn biến tính, mạch nha

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Tinh bột: Áp dụng công nghệ tiên tiến của Nhật Bản và thiết bị sản xuất hiện đại của châu Âu, Vedan Việt Nam sản xuất ra nhiều sản phẩm tinh bột biến tính vớichất lượng cao và được ứng dụng rộng rãi vào ngành công nghiệp chế biến thực phẩm, giấy, dệt may

Maltose: Được sản xuất từ quá trình thủy phân tinh bột bằng enzyme Dung dịch đường Maltose Syrup có màu đặc trưng của sản phẩm, có vị vừa phải và có khảnăng giữ ẩm tốt

Protein: Các sản phẩm chiết xuất từ gạo của Vedan Việt Nam bao gồm Syrup gạo và protein gạo, với những thành phần tự nhiên và mới lạ

{PGA- Gammar Polyglutamic Aicd} Là một hợp chất cao phân tử của axit amin (GA), một thành phần chính trong thực phẩm natto Nhật Bản (đậu nành lên men)

Nó là một chất polypertide được sản xuất bằng cách lên men vi sinh công nghệ cao

CMS và PGA có thể ứng dụng làm phân bón và phụ gia thức ăn chăn nuôi, là lựa chọn lý tưởng để bổ sung chất dinh dưỡng cao cho cây trồng và vật nuôi

1.4.4 Lĩnh vực hàng tiêu dùng

Kinh doanh cốt lõi của Khối sự nghiệp hàng tiêu dung, Vedan Việt Nam tập trung vào sự phát triển tiếp thị thương hiệu & kênh bán hàng/phạm vi Dòng sản phẩm hàngtiêu dùng của Vedan Việt Nam bao gồm các sản phẩm như hạt hướng dương, các loại hạt, trái cây sấy, bánh quy và các sản phẩm tiêu dùng khác

1.4.5 Cảng Phước Thái – VEDAN

Là cảng chuyên dùng được xây dựng và đưa vào sử dụng từ 1994 đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập, xuất nguyên liệu, sản phẩm phục vụ sản xuất và kinh doanhcủa công ty Cảng gồm 02 cầu tàu: cầu tàu hàng khô có thể tiếp nhận tải trọng đến 10.000 tấn và cầu tàu hàng lỏng có thể tiếp nhận tàu trọng tải đến 12.000 tấn cập cảng.Cảng Phước Thái đóng vai trò then chốt trong việc giảm chi phí vận chuyển và tăng hiệu quả sản xuất

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Figure 5 Cảng Phước Thái - VEDAN

1.4.6 Nhà máy xử lý nước thải

Vedan Việt Nam đã xây dựng, lắp đặt và vận hành hệ thống xử lý nước thải với quy mô lớn, trong đó có 3 khu xử lý nước thải công nghiệp và một khu xử lý nước thảisinh hoạt Bên cạnh việc tuân thủ và chấp hành nghiêm ngặt các tiêu chuẩn của Nhà nước và Quốc Tế, Vedan Việt Nam cũng thực hiện chương trình thân thiện với môitrường “3T” Ngoài ra, công ty đã thiết lập và thực hiện theo Chính sách Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001: “Yêu quý môi trường, kinh doanh lâu dài”

1.5 Sản phẩm

Figure 6 Tổng hợp sản phẩm Vedan

1.5.1 Bột ngọt (MSG)

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Figure Bột ngọt Vedan 7

Monosodium Glutamate (MSG) là muối natri của axit glutamic, một loại axit amin cần thiết cho quá trình tổng hợp protein của cơ thể Axit glutamic tồn tại phổ biếntrong các thành phần tự nhiên của thịt, cá, trứng, sữa (kể cả sữa mẹ) và các loại rau như cà chua, bí đỏ, đậu Hà Lan Bột ngọt được sử dụng như một chất tăng hương vịcực kỳ phổ biến giúp món ăn thơm ngon, ngọt ngào và hấp dẫn hơn Hiện nay, bột ngọt được sản xuất từ các nguyên liệu tự nhiên như tinh bột sắn và mật đường, đượcsản xuất bằng phương pháp lên men vi mô

1.5.2 Sản phẩm tinh bột biến tính

VEDAN Việt Nam đầu tư đáng kể vào sản xuất tinh bột sắn, phát triển nhiều loại tinh bột biến tính cho các ứng dụng công nghiệp đa dạng

Tinh bột axetyl hóa

Tinh bột oxy hóa

Tinh bột biến tính kép axetyl hóa và tinh bột phốt phát

Tinh bột liên kết ngang

Tinh bột biến tính axit

Tinh bột Carionic

Tinh bột biến tính khác:

+ Tinh bột oxy hóa Acetate ung làm lớp phủ giấy

+ - Liên kết ngang – Tinh bột biến tính oxy hóa ung trong mỹ phẩm

+ Tinh bột biến tính Acid Acetylat được sử dụng cho các sản phẩm mì cần độ dẻo cao

+ Octenyl succinated monoester cũng được phát triển cho gia vị dạng bột và cung cấp nhũ tương có độ ổn định tuyệt vời

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Figure Ứng dụng của sản phẩm tinh bột biến tính 8

1.5.3 Sản phẩm phân bón hữu cơ

1.5.3.1 Phân hữu cơ khoáng VEDAGRO dạng lỏng

Phân hữu cơ VEDAGRO dạng lỏng được sản xuất nguyên liệu chủ yếu là từ CMS, CMS được thu hồi trong quá trình sản xuất bột ngọt VEDAGRO dạng lỏng có hươngthơm của mật rỉ, lưu giữ lại thành phần dinh dưỡng của mật rỉ VEDAGRO dạng lỏng chứa nhiều chất dinh dưỡng hơn so với mật rỉ, vì trong quá trình lên men tạo cácchất acid amin, Vitamin, protein và các chất dinh dưỡng khác Do đó VEDAGRO dạng lỏng ngoài khả năng cung cấp hàm lượng đạm, kali Nó còn cung cấp các loạiAcid amin giúp cây trồng sinh trưởng và phát triển, bao gồm: Aspartic acid, Threonine, Serine, Glutamic Acid, Glycine, Alanine, Valine, Isoleucine, Leucine, Tyrosine,Phenylalanine, Lycine, Argenine, …

1.5.3.2 Phân hữu cơ khoáng VEDAGRO dạng viên

Figure Phân hữu cơ khoáng VEDAGRO dạng viên 9

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Nguyên liệu chủ yếu dùng để sản xuất phân bón VEDAGRO dạng viên là CMS Sau quá trình thủy phân CMS bằng dung dịch Acid Sulfuric và được trung hòa bằngCaO và Urea để điều chỉnh hàm lượng NPK và độ pH sau đó sẽ tiến hành phun và tạo hạt Sản phẩm phân bón VEDAGRO có hương vị thơm của mật rỉ, chứa hàm lượngNPK, các chất Humic Acid, Fulvic Acid và các loại Acid Amin giúp cho cây trồng hấp thu và phát triển tốt hơn

1.5.3.3 VEDAFEED dạng viên

Vedafeed-CMS có chứa hàm lượng protein cao, giá trị năng lượng và hiệu quả cao thu được từ mật rỉ qua công nghệ lên men tiên tiến Bao gồm nhiều loại amino acid,các chất vi dinh dưỡng (acid hữu cơ, chất khoáng, vitamin, …) Có thể được sử dụng như một sắc tố bổ sung, chất kết dính, chất hấp dẫn và hợp chất bổ sung proteintrong ngành công nghiệp thức ăn chăn nuôi

1.5.3.4 VEDAFEED dạng lỏng

CMS là chất có hàm lượng protein cao, đường cao, thức ăn dạng lỏng này có hiệu quả cao được làm từ mật rỉ thông qua quá trình lên men công nghệ cao Nó được lưu lạihương vị ngọt của mật rỉ và trong đó rất giàu các loại amino acid và các chất dinh dưỡng (acid hữu cơ, chất khoáng, vitamin, …) Có thể được sử dụng như một sắc tố,chất kết dính, chất hấp dẫn và hợp chất bổ sung protein trong ngành công nghiệp thức ăn chăn nuôi

- Đóng gói: Bồn composite từ 10.000 Kg đến 30.000 Kg, can nhựa 30 Kg, thùng nhựa 250 Kg, thùng sắt 300 Kg

- Ứng dụng: Được sử dụng làm nguyên liệu chính trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm sản xuất giấy, sản xuất chất tẩy rửa, dệt nhuộm, công nghiệpthực phẩm (dầu ăn, sản xuất đường, tinh bột, chất làm ngọt), xử lý nước, mạ điện, chitin, nhà máy điện, thuộc da và sản xuất silicat

Sản phẩm H2S O4

- Công thức phân tử: H2SO4

- Màu sắc: Không màu hoặc hơi vàng

- Nồng độ: ≥ 98%

- Trạng thái: Chất lỏng

- Mật độ: 1,8 Kg/lít

- Đóng gói: Can nhựa 30 kg, phuy nhựa 250 kg, thùng thép sơn PU chịu tải từ 10.000 kg đến 20.000 kg

- Ứng dụng: Chủ yếu được sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau: lọc nước, sản xuất sắt thép, dệt nhuộm, xử lý nước, sản xuất pin, công nghiệp thựcphẩm (nhà máy lọc đường, sản xuất gia vị), nhà máy điện, xưởng thuộc da, v.v

Figure 10 NaOH container

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

- Đóng gói: Bồn nhựa từ 500 kg đến 5.000 kg, thùng nhựa 250 kg, can nhựa 30 kg, bồn composite từ 10.000 kg đến 30.000 kg

- Ứng dụng: Dùng trong các ngành công nghiệp: sản xuất sắt thép, xưởng mạ điện, sản xuất chitin, nhà máy luyện kim, xưởng hàn điện, sản xuất cao su, công nghiệpchế biến thực phẩm (nhà máy lọc đường, sản xuất hạt nêm, nước tương), nhà máy xử lý nước, công nghiệp hóa chất, điện lực các nhà máy và công nghiệp khaikhoáng

- Đóng gói: Thùng nhựa từ 500 kg đến 5.000 kg, can nhựa 20 kg và thùng phuy nhựa 250 kg

- Ứng dụng: Được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp và du lịch: tẩy vải, dệt nhuộm, xử lý giấy và khử trùng, diệt khuẩn trong nuôi trồng thủy sản, chăn nuôi,sản xuất tinh bột, tinh bột biến tính, xử lý nước thải, xử lý nước hồ bơi, xưởng gốm sứ

1.6 Hệ thống quản lý sức khỏe môi trường của VEDAN Việt Nam năm 2017

1.6.1 Chính sách

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chúng tôi luôn nỗ lực tích cực triển khai các hoạt động liên quan đến Hệ thống quản lý sức khỏe môi trường (ISO 14001 vàOHSAS 18001) Được sự hướng dẫn, hỗ trợ tích cực từ các cơ quan hữu quan và bằng việc triển khai nghiêm túc Tháng 12/2009, VEDAN Việt Nam đã chính thức nhậnđược chứng chỉ ISO 14001 và OHSAS 18001 từ tổ chức quốc tế BSI tại Vương quốc Anh

Thứ nhất, liên quan đến chứng nhận ISO 14001, đây là tiêu chuẩn quản lý môi trường hiện được áp dụng trên toàn thế giới, với mục tiêu khuyến khích các doanh nghiệpđạt được “Phát triển bền vững, Thân thiện với môi trường” Chính sách môi trường của VEDAN Việt Nam là: “Trân trọng môi trường, theo đuổi hoạt động kinh doanhlâu dài” Thứ hai, liên quan đến chứng nhận OHSAS 18001, yêu cầu này đảm bảo an toàn vệ sinh tại nơi làm việc của công ty Chính sách an toàn và sức khỏe nghềnghiệp của VEDAN Việt Nam là: “Công ty an toàn – Nhân viên khỏe mạnh”

1.6.2 Mục tiêu

Figure 11 NaOCl container

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

- Tăng cường nhận thức về 3R (Giảm thiểu, Tái sử dụng, Tái chế) và thực hiện tái chế, giảm thiểu và tái sử dụng

- Bảo vệ sức khỏe người lao động

- Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến sức khỏe và an toàn môi trường

- Cải thiện điều kiện làm việc

- Thúc đẩy chính sách an toàn và sức khỏe môi trường (ISO 14001 và OHSAS 18001) đến các tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan

2 Mục đích thực tập

Em đã tích luỹ được kỹ năng quản lý và hợp tác thông qua việc tham gia vào nhiều dự án tại Trường Đại học Quốc tế và đảm nhận vai trò quản lý dự án và cộng tác trongnhiều hoạt động ngoại khóa khác nhau Vì vậy, khi bắt đầu sự nghiệp của mình, em đang tìm kiếm một vị trí thực tập mà em có thể áp dụng những kiến thức đã học tạitrường đại học, học được kinh nghiệm thực tế và đóng góp cho Công ty CPHH Vedan Việt Nam Thực tập có thể cung cấp cho em kinh nghiệm thực tế trong một vai tròchuyên nghiệp khi tôi mới bước chân vào ngành sản xuất Nó cũng giúp em hiểu về văn hóa và hoạt động hàng ngày doanh nghiệp, cũng như giúp em nâng cao các kỹnăng cho công việc trong tương lai Chương trình thực tập tại Công ty CPHH Vedan Việt Nam rất phù hợp với mục tiêu của em Vì vậy em đã quyết định chuẩn bị vànộp đơn cho vị trí thực tập sinh tại công ty Mục tiêu của chương trình này là huấn luyện các thực tập sinh thông qua việc trải nghiệm môi trường làm việc thực tế,nghiêm túc của Công ty CPHH Vedan Việt Nam Do đó, có thể nâng cao sự cạnh tranh của em bằng cách cung cấp cho tôi cơ hội tiếp cận môi trường kinh doanh đa dạng

và đa văn hóa của Công ty CPHH Vedan Việt Nam

3 Giới Thiệu Khối QL sự nghiệp sản phẩm hóa học đặc biệt

Figure 12 Khối QL sự nghiệp sản phẩm hóa học đặc biệt

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Khối QL sự nghiệp sản phẩm hóa học đặc biệt bao gồm: Khối QL sản xuất sản phẩm hóa học đặc biệt & Khối QL kinh doanh sản phẩm hóa học đặc biệt Khối QLsản xuất sản phẩm hóa học đặc biệt có 3 xưởng và Khối QL kinh doanh sản phẩm hóa học đặc biệt có 7 Phòng kinh doanh Em thực tập ở Phòng kinh doanh sản phẩmCMS (Mã đơn vị: V1B4200) thuộc Khối QL kinh doanh sản phẩm hóa học đặc biệt và được trải nghiệm 04 ngày ở Xưởng gia công sản phẩm phụ (Xưởng sản xuất phẩmphân bón và Vedafeed) thuộc Khối QL sản xuất sản phẩm hóa học đặc biệt

Phòng kinh doanh sản phẩm CMS thuộc Khối QL kinh doanh gồm 02 bộ phận chính là bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ & Logistics Trong 2 tháng thực tập

ở phòng kinh doanh sản phẩm CMS, và thời gian trải nghiệm 4 ngày ở xưởng gia công sản phẩm phụ, em được tìm hiểu về làm thế nào để hoàn thành một bộ chứng từ

xuất khẩu, quy trình logistics, quy trình sản xuất các sản phẩm phân bón, cũng như cách phối hợp giữa các phòng ban khác nhau trong công ty để việc xuất hàng diễn ramột cách nhanh chóng và suôn sẽ

4 Thu hoạch sau quá trình thực tập

4.1 Lịch trình thực tập

Figure 13 Lịch trình thực tập

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

4.2 Quy trình làm bộ chứng từ xuất khẩu (export documents)

4.2.1 Quy trình làm bộ chứng từ xuất khẩu

Figure Quy trình làm chứng từ của đội chứng từ 14

4.2.2 Giải thích quy trình hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu

Bước 1: Tìm kiếm và Đàm phán với Khách hàng

Nhân viên kinh doanh của Vedan bắt đầu quy trình bằng việc tìm kiếm và tương tác với khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng Họ có thể sử dụng các trang web B2B nhưAlibaba hoặc Tradekey để tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới Họ cũng có thể tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế để tạo ra cơ hội gặp gỡ khách hàng và đối tác tiềmnăng Sau khi xác định được khách hàng quan tâm, nhân viên kinh doanh sẽ bắt đầu đàm phán với họ để thương thảo các điều kiện và chi tiết trong hợp đồng thương mại

Bước 1: Khách hàng xác nhận đặt hàng

Bước 2: Làm Hợp Đồng (Tùy điều kiện incoterm, Vedan book tàu (CIF,

CFR) hoặc khách hàng book tàu (FOB)

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu hợp đồng ( Commercial

Invoice, Packing List, )

Bước 4: Cung cấp bộ chứng từ cho phòng thuế quan để khai hải quan hàng

xuất khẩu

Bước 5: Cung cấp chi tiết SI cho hãng tàu/ đại lý hãng tàu

Bước 6: Kiểm tra B/L nháp, cung cấp Invoice, Packing List cho khách hàng

trước ngày tàu chạy để khách hàng mua bảo hiểm (nếu incoterm CFR,

FOB) hoặc mua bảo hiệm (nếu incoterm CIF)

Bước 7: Sau khi tàu chạy, hoàn thành các chứng từ còn lại quy định trên

hợp đồng (C/O, Phyto, )

Bước 8:Cung cấp chứng từ cho khách hàng (scan/gốc) để khách hàng hoàn

thành thủ tục hải quan nhập khẩu

Bước 9: Nhân viên chứng từ sẽ hoàn thành các công việc trên hệ thống

SAP/EXACT của Vedan

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Bước 2: Đặt chỗ và Giao dịch Vận chuyển

Sau khi hợp đồng đã được xác nhận, quá trình đặt chỗ cho vận chuyển bắt đầu Nếu điều kiện giao hàng được thỏa thuận là CIF hoặc CFR (Cost and Freight), Vedan sẽtiến hành đặt chỗ cho tàu hoặc vận chuyển bằng đường biển Trong trường hợp điều kiện giao hàng là FOB (Free on Board), Vedan sẽ liên hệ với hãng tàu hoặc đại lýhãng tàu để đặt chỗ cho vận chuyển biển

Bước 3: Chuẩn bị Chứng từ Xuất khẩu

Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu cơ bản như Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) và Packing List (Danh sách đóng gói) Cácchứng từ này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa và giá trị của chúng, và chúng được cung cấp cho khách hàng để họ có thể thực hiện các thủ tục hải quan và tàichính

Bước 4: Khai báo Hải quan

Commercial Invoice và Packing List sẽ được gửi cho phòng thuế quan để thực hiện khai báo hải quan cho hàng hóa xuất khẩu Khai báo hải quan là quá trình bắt buộc đểđảm bảo rằng hàng hóa được theo dõi và kiểm soát theo quy định của cơ quan hải quan Việc này phải được hoàn thành trước khi hàng hóa được hạ xuống tại cảng

Bước 5: Chuẩn bị Chứng từ Vận chuyển (Bill of Lading)

Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ cung cấp Shipping Instruction (S/I) cho hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để chuẩn bị Bill of Lading (B/L) Bill of Lading là chứng từ quantrọng trong giao dịch xuất khẩu, chứng nhận rằng hàng hóa đã được giao cho hãng tàu và sẵn sàng để vận chuyển

Bước 6: Mua Bảo hiểm (nếu cần)

Ngoài ra, nhân viên chứng từ cung cấp Commercial Invoice, Packing List và phiên bản nháp của Bill of Lading cho khách hàng Khách hàng có thể sử dụng thông tin này

để mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu nếu điều kiện giao hàng là FOB hoặc CFR Nếu điều kiện là CIF, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm để muabảo hiểm hàng hóa

Bước 7: Chuẩn bị Chứng từ Xuất khẩu Khác

Sau khi tàu đã khởi hành, các chứng từ xuất khẩu khác như Chứng nhận xuất xứ (COO), Chứng nhận kiểm dịch thực vật, Chứng nhận kiểm dịch động vật và các tài liệuliên quan sẽ được thực hiện theo quy định trong hợp đồng mua bán Các chứng từ này có thể cần thiết để đảm bảo rằng hàng hóa được nhập khẩu một cách hợp pháp tạiquốc gia đích

Bước 8: Cung cấp Chứng từ Xuất khẩu cho Khách hàng hoặc Ngân hàng

Kề tiếp, tùy thuộc vào điều kiện thanh toán được quy định trong hợp đồng, nhân viên chứng từ sẽ cung cấp bộ chứng từ xuất khẩu cho khách hàng nếu thanh toán trước(T/T in advance) hoặc trình cho ngân hàng nếu sử dụng L/C (Letter of Credit), D/P (Documents against Payment) và các phương thức thanh toán khác Điều này đảm bảorằng khách hàng sẽ nhận được chứng từ cần thiết để thực hiện thanh toán cho hàng hóa

Bước 9: Tiến hành Các Thủ tục Nội bộ

Cuối cùng, Vedan sẽ tiến hành các thủ tục nội bộ trên hệ thống SAP/Exact để đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi nhận và quản lý một cách chính xác trong hệ thống

4.2.3 Cách thức làm và thông tin cần chú ý của một số chứng từ thường dùng trong xuất khẩu hàng hoá

Packing List và Commercial Invoice:

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Để xuất khẩu hàng hóa, bạn cần làm hai tài liệu quan trọng là Packing List (Danh sách đóng gói) và Commercial Invoice (Hóa đơn xuất khẩu) Dưới đây là hướng dẫntổng quát về cách làm cả hai tài liệu này:

- Packing List (Danh sách đóng gói):

Thông tin cơ bản: Bắt đầu bằng việc ghi rõ tên và địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu

Thông tin đóng gói: Liệt kê danh sách chi tiết về hàng hóa được đóng gói, bao gồm tên hàng, số lượng, đơn vị đo lường (thường là thùng, hộp, bao, pallet), trọnglượng tịnh (net weight), và trọng lượng gộp (gross weight) Điều này giúp người nhập khẩu biết chính xác những gì trong các gói hàng

Kích thước và số lượng đóng gói: Ghi rõ kích thước của các gói hàng, ví dụ: chiều dài, chiều rộng, chiều cao Cung cấp số lượng gói hàng và trọng lượng tổngcộng của các gói này

Mô tả hàng hóa: Đưa ra mô tả chi tiết về các sản phẩm bao gồm mã sản phẩm (nếu có), chất liệu, kích thước, màu sắc, và các thông tin quan trọng khác Xuất xứ hàng hóa: Nêu rõ nơi sản xuất của hàng hóa, quốc gia xuất xứ, và các thông tin liên quan đến nguồn gốc của sản phẩm

- Commercial Invoice (Hóa đơn xuất khẩu):

Thông tin cơ bản: Ghi tên và địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu Cung cấp thông tin về đơn đặt hàng, số hóa đơn, và ngày xuất hàng Thông tin về hàng hóa: Liệt kê chi tiết về hàng hóa bao gồm tên hàng, số lượng, đơn vị đo lường, giá trị sản phẩm, tổng giá trị của đơn hàng, và tiền tệ được sửdụng

Xuất xứ và tiêu chuẩn: Đưa ra thông tin về xuất xứ của hàng hóa và thực hiện các yêu cầu tiêu chuẩn nếu có

Điều khoản giao hàng: Nêu rõ các điều khoản vận chuyển và thanh toán, bao gồm Incoterms (ví dụ: EXW, FOB, CIF)

Thông tin thanh toán: Cung cấp thông tin về cách thanh toán, ví dụ: số tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, hoặc các thông tin khác liên quan đến thanh toán Chữ ký và dấu của người xuất khẩu: Để hóa đơn có giá trị pháp lý, cần có chữ ký và dấu của người xuất khẩu

Lưu ý rằng cách làm Packing List và Commercial Invoice có thể thay đổi tùy theo quốc gia và loại hàng hóa bạn xuất khẩu, vì vậy nên tham khảo thêm các quy định vàhướng dẫn cụ thể từ cơ quan chức năng của quốc gia bạn xuất khẩu đến

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

Figure 15 Mẫu Packing list và Commercial Invoice

Gởi chi tiết Shipping Instruction cho hãng tàu/ đại lý hãng tàu làm chi tiết B/L:

Shipping Instruction là tài liệu quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa và dùng để thông báo cho hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu về các chi tiết cụ thể về việc vận

chuyển hàng hóa Dưới đây là hướng dẫn tổng quát về cách làm Shipping Instruction:

Thông tin cơ bản:

- Thông tin người gửi hàng (Shipper): Bắt đầu bằng việc ghi rõ tên và địa chỉ của người xuất khẩu (shipper)

- Thông tin người nhận hàng (Consignee): Ghi tên và địa chỉ của người nhập khẩu hoặc người nhận hàng

- Thông tin đại lý hãng tàu (Shipping Agent): Nếu bạn sử dụng dịch vụ của một đại lý hãng tàu cụ thể, cung cấp thông tin về họ bao gồm tên, địa chỉ và thông tinliên hệ

Thông tin về tàu và container:

- Thông tin về tàu (Vessel Information): Ghi tên tàu, số hiệu tàu (vessel number), và ngày dự kiến khởi hành

- Thông tin về container (Container Information): Liệt kê danh sách các container sẽ được sử dụng, bao gồm số hiệu container và loại container (ví dụ: 20 feet, 40feet)

Mô tả hàng hóa:

- Thông tin về hàng hóa (Cargo Information): Liệt kê các loại hàng hóa, mô tả chi tiết về sản phẩm, số lượng, trọng lượng (net và gross weight), và thể tích của hànghóa Điều này giúp đảm bảo rằng tải trọng và trọng lượng của container được tính toán chính xác

- Đặc điểm đóng gói (Packing Details): Ghi rõ cách đóng gói hàng hóa vào container, ví dụ: pallet, carton, hoặc các chi tiết đóng gói khác

Thông tin về vận chuyển và địa điểm giao nhận:

- Địa điểm nhận hàng (Place of Receipt): Nêu rõ địa điểm và tên cảng hoặc điểm thu thập hàng hóa

- Địa điểm trả hàng (Place of Delivery): Ghi rõ nơi bạn muốn hàng hóa được giao đến

Engineer Internship School of Industrial Engineering & Management

- Hình thức vận chuyển (Mode of Transport): Chọn phương tiện vận chuyển, ví dụ: biển, đường bộ, đường sắt, hàng không

Thông tin về thanh toán:

- Điều khoản thanh toán (Payment Terms): Xác định cách bạn sẽ thanh toán chi phí vận chuyển, ví dụ: thanh toán trước (prepaid) hoặc thanh toán khi nhận hàng(collect)

- Thông tin về mức cước phí (Freight Charges): Ghi rõ ai sẽ chịu trách nhiệm và chi phí vận chuyển

Điều khoản và chữ ký:

- Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions): Cung cấp các điều khoản và điều kiện cụ thể của giao dịch, bao gồm các quy định về bảo hiểm, thiệt hại, và sự

cố

- Chữ ký (Signature): Kết thúc tài liệu với chữ ký của người xuất khẩu hoặc người ủy quyền

Figure 16 Mẫu S/I

Bill of Lading (B/L) là một tài liệu vận chuyển quan trọng trong quá trình xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa B/L bao gồm các phần chính sau:

Tiêu đề "Bill of Lading": Phần đầu của B/L thường chứa tiêu đề "Bill of Lading" để xác định tên tài liệu

Thông tin vận chuyển:

- Tên và biểu trưng của hãng tàu (Tên và Logo của hãng tàu)

- Số hợp đồng vận chuyển hoặc số booking (nếu có)

- Cảng ngày đóng (Port of Loading): Nơi hàng hóa được gửi đi

- Cảng ngày đến (Port of Discharge): Nơi hàng hóa sẽ đến

Thông tin bên gửi (Shipper):

- Tên và địa chỉ của người gửi hàng (người xuất khẩu)

- Thông tin liên hệ của người gửi hàng