LỜI CẢM ƠNĐầu tiên em xin cảm ơn đến toàn thể các anh chị trong Công ty TNHH Pro Trans Logistics Hồ Chí Minh, đặc biệt cô Joanna – Giám đốc công ty đã tạo điều kiện cho em có thể đến côn
Lý do kiến tập
Khi việc giao lưu văn hoá – kinh tế – xã hội đang rất sôi nổi, trở nên phổ biến được biểu hiện ngay trong cuộc sống hằng ngày của mỗi quốc gia Hoạt động trao đổi hàng hoá cũng là một trong những việc không thể thiếu đem lại giá trị thặng dư cho các quốc gia và tối ưu hoá con người hội nhập quốc tế Để hàng hoá có thể đến những nơi cần hiện hữu thì dịch vụ giao nhận hàng hoá đóng vai trò then chốt trong chuỗi vận hành thương mại quốc tế Nhờ có dịch vụ giao nhận hàng hoá, việc giao thương hàng hoá từ quốc gia này đến quốc gia kia hoặc từ khu vực này đến khu vực kia trở nên nhộn nhịp đa dạng hơn cũng như là đảm bảo đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đặt ra
Về dịch vụ vận tải hàng hoá được hiểu là sau khi hai bên mua bán đã thoả thuận ký kết hợp đồng thương mại, tuỳ thuộc vào điều kiện thoả thuận với nhau thì trách nhiệm vận tải sẽ được quy về phía bên đó Sau đó người nhận trách nhiệm vận tải sẽ trực tiếp đi tìm đơn vị vận tải hoặc thông qua đơn vị làm dịch vụ để thực hiện hành trình chuyên chở hàng hoá Tuỳ vào nhu cầu và tính chất của lô hàng sẽ đưa ra được phương thức vận tải cho phù hợp
Hiểu được tình hình ngành dịch vụ vận tải hiện nay, đã có nhiều công ty lớn nhỏ lần lượt xuất hiện để phục vụ cho nhu cầu giao nhận hàng hoá nội địa và quốc tế. Chính lẽ đó cùng với sự hỗ trợ của công ty TNHH PRO TRANS LOGISTICS HỒ CHÍ MINH đã tạo điều kiện cho em có thể kiến tập tại công ty, để tìm hiểu về ngành dịch vụ vận tải.
Mục tiêu kiến tập
Thông qua quá trình học tập lý thuyết ở trường và thời gian kiến tập thực tế tại công ty em mong muốn đạt được mục đích:
- Củng cố lại kiến thức trong quá trình học tập tại nhà trường.
- Học hỏi được những kinh nghiệm thực tế khi kiến tập tại công ty.
- Phân tích những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tế từ đó đút kết ra bài học kinh nghiệm cho bản thân.
Phạm vi kiến tập
Đối tượng nghiên cứu: Bộ phận hiện trường tại Công Ty TNHH Pro Trans Logistics Hồ Chí Minh
Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Pro Trans Logistics Hồ Chí Minh (PROTRANS LOGISTICS HCM CO.,LTD)
Phương pháp tiếp cận công việc
Để thu nhập những thông tin, đưa ra dẫn chứng, luận cứ chính xác và mang tính thuyết phục, em đã sử dụng kết hợp những phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu có sẵn
- Phương pháp điều tra: Quan sát, phỏng vấn
- Phương pháp phân tích số liệu, tổng hợp và so sánh
Bố cục bài kiến tập
Chương 1: Tổng quan về Công Ty TNHH Pro Trans Logistics Hồ Chí Minh Chương 2: Thực trạng tổ chức tại bộ phận
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PRO TRANS LOGISTICS HỒ CHÍ MINH
Giới thiệu chung về Công ty TNHH Pro Trans Logistics Hồ Chí Minh
Tên công ty: Công ty TNHH Pro Trans Logistics Hồ Chí Minh
Tên quốc tế: Pro Trans Logistics Ho Chi Minh Company Limited
Tên viết tắt: PRO TRANS LOGISTICS HCM CO.,LTD
Mã số thuế doanh nghiệp: 0313983647
Địa chỉ công ty: Phòng 820, Lầu 8, Toà nhà Sài Gòn Paragon, Số 3 Nguyễn Lương Bằng, Phường Tân Phú, Quận 7, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN.
Công ty TNHH Pro Trans Logistics Hồ Chí Minh đã hoạt động hơn 7 năm trong lĩnh vực kinh tế Vận tải hàng hoá ven biển và viễn dương Với vốn điều lệ 200.000.000đ Và hiện nay, doanh nghiệp đang hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh tế.
Hình 1-1: Logo của Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM
Nguồn: Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Pro Trans Logistics được thành lập vào ngày 29 tháng 8 năm
2016 Tuy chỉ mới trải qua 7 năm hoạt động nhưng công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững chắc trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa.
Với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics và hệ thống quản lý chuyên nghiệp , Công ty TNHH Pro Trans không ngừng phấn đấu để trở thành một trong những công ty hàng đầu về dịch vụ kê khai hải quan, dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa, ủy thác xuất nhập khẩu, dịch vụ gom hàng… Ngoài ra, công ty còn có quan hệ mật thiết với các hãng tàu uy tín, các dịch vụ của công ty luôn đảm bảo đúng lịch trình với giá cước phù hợp, đáp ứng yêu cầu riêng của từng khách hàng, để hướng đến mục tiêu trở thành cầu nối uy tín giữa công ty với các đại lí, các đối tác nước ngoài và khách hàng Những thành quả mà công ty đã gặt hái được đến hôm nay chứng tỏ rằng thấy công ty đã có những phương hướng, chiến lược kinh doanh đúng đắn, phù hợp với các mục tiêu đã đề ra
1.1.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty
1.1.3.1 Dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển và hàng không
PTL cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến khắp các nơi trên thế giới như Hàn Quốc, Hồng Kông, Châu Âu, Châu Mỹ,… cũng như đưa các hàng hóa từ những quốc gia đó về Việt Nam bằng cả đường biển và hàng không. Ngoài ra, PTL cũng đóng vai trò như một đại lý vận chuyển và nhận ủy thác giao nhận hàng hóa từ những đại lý nước ngoài, nhiều nhất là Hàn Quốc Hơn nữa, PTL cũng cung cấp các dịch vụ vẩn chuyển đa phương thức phù hợp với nhu cầu của khách hàng như vận chuyển đường bộ, vận chuyển đường thủy trong nội địa Việt Nam Các nhóm hàng hóa mà PTL đảm nhận như thời trang, nguyên – vật liệu thô, thức uống (bia) … Những khách hàng của công ty PTL: Công ty TNHH RF Global Việt Nam; Công ty TNHH Daeyun Vina; Công ty TNHH Vina Doorumore; Công ty TNHH Bia Tsingtao Việt Nam;…
Hiện nay, công ty PTL chỉ cung cấp các dịch vụ vận chuyển nội địa bằng đường bộ Công ty đảm nhận việc lấy cont từ cảng giao cho khách hoặc ngược lại, lấy cont từ kho của khách hàng sau đó sẽ hạ cont ở cảng để xuất cont đi PTL cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ, theo từng điều kiện Incoterm cụ thể với mức giá cạnh tranh trên thị trường hiện tại.
Nếu khách hàng yêu cầu hoặc có nhu cầu khai báo hải quan để lô hàng được thông quan thì PTL vẫn sẽ cung cấp dịch vụ với giá cả cạnh tranh Nhân viên OPS có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ cùng với kinh nghiệm dày dặn của mình, PTL tin chắc rằng sẽ xử lý hầu hết tất cả chứng từ và khai báo một cách nhanh chóng, linh hoạt
1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1-1: Cơ cấu tổ chức điều hành công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp 1.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Ban giám đốc: Đây là ban có quyền lực cao nhất tại công ty, họ luôn đi tìm khách hàng mới và đàm phán cùng với các khách hàng bên nước ngoài để có được những thỏa thuận tốt nhất cho công ty.
Bộ phận kế toán: Bộ phận này chịu trách nhiệm ghi chú, xây dựng và đánh giá hoạt động tài chính của Công ty Lập báo cáo tài chính cho Công ty Cung cấp và chi tiền cho việc trả cước phí, chi tiền tạm ứng cho các nhân viên giao nhận đi làm hàng.
Bộ phận chứng từ: Đây là nơi xử lý các vấn đề liên quan đế thủ tục hải quan như thông quan hàng hóa, xin giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch thực vật, giấy phép
BỘ PHẬN HIỆN TRƯỜNG xuất khẩu,… cùng nhiều loại giấy tờ liên quan Bộ phận này chủ yếu được sự chỉ định từ ban giám đốc và các đơn hàng được yêu cầu, sẽ được xử lý theo từng quy trình riêng biệt.
Bộ phận hiện trường: Nhân viên làm ở bộ phận này chủ yếu làm việc tại kho bãi,cảng biển, cảng hàng không, cơ quan nhà nước,… để làm các thủ tục thông quan, tiếp nhận và xử lý thủ tục, giấy tờ để xuất – nhập khẩu hàng hoá.
Thông tin về tình hình hoạt động doanh nghiệp giai đoạn 2020 – 2022
Bqng 1-1: Quy mô tài sqn Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM Đơn vị tính: VNĐ
Số tiền (%) Số tiền (%) Số tiền (%)
Nguồn: Bộ phận kế toán, Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM, 2023
Dựa vào bảng số liệu trên thì ta thấy được tỷ trọng cơ cấu TSDH luôn cao hơn TSNH và có sự chênh lệch khá lớn Cụ thể:
Ở năm 2020 TSNH hơn TSDH là 699.859.997 VNĐ
Ở năm 2021 TSNH hơn TSDH là 936.973.907 VNĐ
Ở năm 2022 TSNH hơn TSDH là 1.135.370.779 VNĐ
Bqng 1-2: So sánh quy mô tài sqn của Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM Đơn vị tính: VNĐ
Chênh lệch 2020 so với 2021 Chênh lệch 2021 so với 2022
Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%)
Dựa vào bảng xử lý số liệu trên ta thấy được Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM giai đoạn năm 2020 – 2022, TSNH và TSDH đều tăng dần qua các năm, vượt bậc nhất vào năm 2021 Cụ thể:
TSNH của năm 2022 tăng nhẹ 9,6% so với năm 2021 và năm 2021 tăng khá mạnh 18% so với năm 2020.
TSDH của năm 2022 tăng cũng đáng kể so với năm 2021 khoảng 5,5% và năm
2021 tăng 13,2% so với cùng kỳ 2020.
Tổng tài sản năm 2022 tăng 15,1% so với năm 2021 và năm 2021 tăng 31,2% so với năm 2020.
Bqng 1-3: Quy mô nguồn vốn Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM Đơn vị tính: VNĐ
Số tiền (%) Số tiền (%) Số tiền (%)
Nguồn: Bộ phận kế toán, Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM,2023
Dựa vào bảng 1.3 có thể dễ dàng nhận thấy được tỉ trọng vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng lớn trong nguồn vốn của doanh nghiệp Cụ thể như sau:
Năm 2020 Vốn CSH hơn Nợ phải trả là 2.925.682.513 VNĐ
Năm 2021 Vốn CSH hơn Nợ phải trả là 3.615.543.637 VNĐ
Năm 2022 Vốn CSH hơn Nợ phải trả là 3.845.784.659 VNĐ Điều này chứng tỏ khả năng kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả, tạo ra lợi nhuận và ít phải vay nợ.
Bqng 1-4: So sánh quy mô nguồn vốn Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM giai đoạn năm 2020 – 2022 Đơn vị tính: VNĐ
Chênh lệch 2020 so với 2021 Chênh lệch 2021 so với 2022
Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%)
Dựa vào bảng 1.4, Nợ phải trả và Vốn CSH tăng qua các năm trong giai đoạn 2020 –
Nợ phải trả năm 2022 tăng 9,9% so với năm 2021 và năm 2021 tăng nhẹ khoảng 6,8% so với năm 2020.
Vốn CSH năm 2022 tăng 7,3% so với năm 2021 và năm 2021 tăng cũng đáng kể là 18,6% so với cùng kỳ năm 2020.
Tổng nguồn vốn năm 2022 tăng 17,2% so với năm 2021, tổng nguồn vốn năm
1.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh
Bqng 1-5: Kết quq hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Pro Trans Logistics
HCM giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: VNĐ
Các khoqn mục Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Nguồn: Bộ phận kế toán, Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM,2023
Bqng 1-6: So sánh kết quq hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Pro Trans
Logistics HCM giai đoạn năm 2020 – 2022 Đơn vị tính: VNĐ
Các khoqn mục so sánh
Chênh lệch 2020 so với 2021 Chênh lệch 2021 so với 2022
Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%)
LNST 194.408.871 90 128.351.963 31,29 Đánh giá chung về tnh hnh hoạt động của công ty:
Nhìn chung trong giai đoạn năm 2020 – 2022, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty PTL tương đối là ổn định, có hiệu quả và có khuynh hướng tiếp tục sẽ tăng trưởng trong tương lai Dựa vào 2 bảng dữ liệu trên, thấy năm 2021 là năm mà công ty đã đạt được kết quả hoạt động tốt nhất, có lẽ là năm nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đã hồi phục và trở lại đường đua kinh tế một cách mạnh mẽ sau khoảng thời gian khủng hoảng đóng cửa vì đại dịch COVID-19 Cụ thể, là doanh thu của công ty từ năm 2020 tăng mạnh 34,3% so với doanh thu của công ty năm 2021 Sau năm 2021 đến năm 2022 thì hoạt động kinh doanh của công ty PTL vẫn tiếp tục tăng nhưng tăng nhẹ khoảng 12,8% Bên cạnh những thành tựu và kết quả như vậy,không thể không kể đến sự lãnh đạo tài tình và những chiến lược của ban lãnh đạo, đội ngũ nhân viên trẻ có trình độ chuyên môn tốt, cũng như là chất lượng phục vụ … những điều này thu hút được một lượng khách hàng tin tưởng và hợp tác lâu dài với công ty.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI BỘ PHẬN HIỆN TRƯỜNG TẠI CÔNG TY TNHH PRO TRANS LOGISTICS HỒ CHÍ MINH
Giới thiệu bộ phận hiện trường
Nhân viên hiện trường có tên quốc tế là Operation Staff (viết tắt OPS) đây là một vị trí rất quan trọng trong ngành logistics Nhân viên ở bộ phận này có nhiệm vụ là tiếp nhận, xử lý chứng từ, thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá, đảm bảo được hàng hoá được nhập – xuất đúng tiến độ mà khách hàng yêu cầu Đặc thù của bộ phận này là thường làm việc tại các cảng, kho bãi, các cơ quan thuế và hải quan…
Bộ phận hiện trường sẽ trực tiếp tham gia các hoạt động giao nhận Là người làm việc trực tiếp với các hãng tàu, cơ quan nhà nước để làm các thủ tục thông quan hàng hoá, cũng như là làm các thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất nhập khẩu mà công ty đảm nhiệm Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hoá trong quá trình vận chuyển
2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận
Sơ đồ 2-2: Cơ cấu tổ chức bộ phận hiện trường Công ty TNHH Pro Trans
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
TRƯỞNG BỘ PHẬN HIỆN TRƯỜNG
2.1.2 Nhiệm vụ từng vị trí
Trưởng bộ phận hiện trường:
Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm, quản lý và điều hành công tác giao nhận Triển khai, tổ chức giám sát, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch công tác đã được chỉ đạo đảm bảo đúng tiến độ, đáp ứng yêu cầu của các đơn vị.
Giải quyết các phản ánh, khiếu nại từ phía khách hàng hoặc các bên có liên quan Cũng như là các vấn đề phát sinh từ hàng hoá trong quá trình giao nhận.
Làm những công việc mà trưởng bộ phận giao cho, nhưng thông thường các nhân viên hiện trường sẽ làm các công việc như:
Tiếp nhận và xử lý thông tin, các chứng từ với những bên có liên quan Các bên liên quan sẽ bao gồm: khách hàng, các đơn vị vận tải, các cơ quan nhà nước (Tổng cục hải quan, cơ quan thuế, …) Đế có thể tiến hành vận chuyển và thông quan hàng hoá
Hỗ trợ làm các nghiệp vụ xuất nhập khẩu khác như: làm C/O, kiểm tra chất lượng…
Nhận chứng từ từ các bộ phận trong công ty sau đó sẽ kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của chứng từ
Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu.
Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hoá với Cơ quan Hải quan.
Làm thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, giám định và kiểm tra chất lượng tuỳ theo yêu cầu của từng lô hàng
Liên hệ với bên vận tải giao nhận làm việc đúng tiến độ, giao nhận chứng từ, nộp thuế phí và lệ phí với các bên liên quan như: hải quan, cảng vụ, hãng tàu.
Làm các thủ tục giao nhận hàng hoá/cont với các nhà vận chuyển tại cảng Theo dõi việc thực hiện của các nhà vận chuyển với lô hàng đã được giao phó
Xử lý các phát sinh liên quan đến lệnh hàng nhập, xuất tại cảng, bãi.
Ngoài ra, còn có các công việc khác: đi nhận, đổi hoá đơn dưới cảng, kho hàng, lấy lệnh, chứng từ,…
2.1.3 Mối quan hệ tác nghiệp của bộ phận hiện trường với các bộ phận khác tại Công ty TNHH Pro Trans Logistics HCM
Các bộ phận trong công ty đều đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau, nhưng luôn có sự hỗ trợ qua lại lẫn nhau để giúp cho tiến trình giao nhận một lô hàng hiệu quả và nhanh chóng nhất có thể Điều này giúp cho công ty nhận được những đánh giá tốt từ phía khách hàng, từ đó công ty sẽ phát triển vững mạnh và bền lâu hơn.
Tổ chức công việc tại bộ phận kiến tập
Hình 2-2: Bố trí mặt bằng của bộ phận hiện trường
2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực
Bqng 2-7: Bố trí nguồn nhân lực của bộ phận hiện trường tại Công ty TNHH Pro
STT Nguồn nhân lực Số lượng
1 Trưởng bộ phận hiện trường 1
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
2.2.3 Mô tq quy trình nhận một lô hàng lẻ ( hàng CFS) ở cqng Cát Lái tại bộ phận hiện trường.
Sơ đồ 2-3: Quy trình nhận lô hàng lẻ (hàng CFS) ở cqng Cát Lái của bộ phận hiện trường
Bước 1: Lấy lệnh điện tử EDO
Tại bước này, nhân viên hiện trường sẽ đến đại lý vận chuyển để đóng các loại phí cần thiết để có thể nhận được lệnh điện tử EDO Để tiến hành bước tiếp theo.
EDO từ đại lý vận chuyển Đăng nhập vào trang eWMs tạo yêu cầu nhận hàng Điều xe lấy hàng Nhận hàng tại cửa kho
Hình 2-3: Ví dụ minh hoạ Lệnh giao hàng (EDO)
Nguồn: Bộ phận hiện trường công ty PTL,2023
Bước 2: Đăng nhập vào trang eWMs để tạo yêu cầu nhận hàng.
Sau khi nhận được lệnh điện tử EDO, nhân viên hiện trường đăng nhập vào trang web eWMs tạo yêu cầu nhận hàng trên trang web đó Tạo xong yêu cầu thì sẽ nhận được phiếu xuất kho
Hình 2-4: Hình trang web đăng ký xuất kho
Nguồn: Bộ phận hiện trường công ty PTL,2023
Hình 2-5: Ví dụ minh hoạ Phiếu xuất kho
Nguồn: Bộ phận hiện trường công ty PTL,2023
Bước 3: Điều xe lấy hàng
Trước khi điều xe xuống cảng lấy hàng nhập, thì cần phải lên trang web eWMs tạo phiếu tải trọng cho xe Để có thể tạo phiếu này thì nhân viên hiện trường cần có các thông tin của xe vận chuyển, như là: số xe, trọng tải của xe, tên tài xế,… Nếu mà xe vào cảng không có phiếu tải trọng sẽ không được vào cảng
Hình 2-6: Hình trang web đăng ký tqi trọng
Hình 2-7: Hình trang web đăng ký tqi trọng (thông tin xe)
Nguồn: Bộ phận hiện trường công ty PTL,2023
Hình 2-8: Ví dụ minh hoạ Phiếu tqi trọng
Nguồn: Bộ phận hiện trường công ty PTL,2023 Bước 4: Nhận hàng tại cửa kho.
Sau khi hoàn tất các bước trên, nhân viên hiện trường và xe vận chuyển sẽ cùng xuống cảng Vào đúng kho đúng cửa giao hàng được ghi trên phiếu xuất kho để lấy hàng Nhân viên chứng từ trình phiếu xuất kho cho thủ kho để họ giao hàng cho nhân viên, xe nâng sẽ đem hàng ra và xếp hàng lên xe tải Cuối cùng, xe tải tiến hành vận chuyển hàng hoá về kho cho khách hàng.
